Сонник Удиловой 

Периодичность проверок кассовой дисциплины не ограничена. Новые полномочия налоговых органов: проверка кассовой дисциплины

Аудит кассовых операций необходим для обеспечения безопасности денежных средств при работе с аппаратом, улучшения условий транспортировки и хранения. Кроме этого проверка позволяет определить порядки и сроки внутренних ревизий предприятий. Любое предприятие должно внимательно относиться к ведению кассовых аппаратов, так как любое нарушение повлечет за собой штраф и административную ответственность.

Каждый предприниматель должен понимать, что проверка кассовых операций подразумевает под собой целый перечень процедур . О прибытии службы могут предупредить заранее соответствующие органы, либо провести проверку без оповещения. Процедура должна проводиться не только внешними проверяющими, но и внутренними подразделениями, созданными специально для личного аудита компании.

Если собственник или руководитель заподозрил лиц, работающих с наличностью, в нечестности, то он вправе направить прошение о проверке во внешние службы аудита, либо провести операцию собственными силами. Если организация выкладывает ценные бумаги на открытый рынок, то такие операции также попадают под аудит кассовых операций.

Этапы проводения

Методика аудита заключается в трех основных этапах , которые не могу существовать по отдельности. Вместе они позволяют организовать полноценную проверку . Методика, применяемая для аудита, наилучшим образом показывается достоверность выводов и отчетов, которые строятся по результатам проводимой процедуры.

Первый

Первый этап – планирование . Это самый важный шаг в аудите, так как он заключает в себе то, как будет проходить проверка в целом. Каждый последующий этап напрямую зависит от планирования, и если здесь была допущена ошибка, то весь аудит придется проводить заново.

Все начинается с определения стратегии контроля, создания аудиторской программы и оценивания объема предстоящей операции.

Аудитор, который будет заниматься проверкой, должен разработать и правильно оформить план , на основе которого будет строиться программа в целом. В этап будут входить множество процедур, необходимых для помощи в проведении эффективного аудита. Согласно собранной информации можно будет определить ошибки, после чего начинаются основные действия.

Второй

Второй этап – сбор и анализ информации , когда необходимо оценить все аспекты работы бухгалтеров, учесть риски и произвести мониторинг средств контроля. Вся полученная информация на этом этапе должна помочь получить целостный результат, согласно которому уже будет понятно, что необходимо предпринимать для решения возникших проблем.

Третий

Третий этап – заключение аудитора . По итогам двух предыдущих пунктов будет получена информация, которую нужно структурировать. В Российской Федерации акт проверки будет создаваться на русском языке. Документ должен содержать информацию об аудиторе и его профессиональном мнении по итогам.

Различные методики

Процедуру можно провести, основываясь на нескольких различных методиках аудита :

  • отраслевая.
  • специальная;
  • традиционная;
  • юридическая.

Отраслевая методика проверки применяется в соответствии с отраслевой принадлежностью субъекта.

Традиционная подразумевает под собой схему, которая основывается на различных разделах бухгалтерии. Проверка полностью соответствует юридическому законодательству. Именно она даст самые точные результаты. Для ее проведения необходимо разрабатывать специальную методику определения экономических групп, которые сортируются по общим чертам. Но для такой глубокой проверки метод используется только при особых налоговых режимах

Юридический подход основывается только на соответствующих пунктах законодательства.

К основным видам нарушений относят следующие :

  • излишки или недостача денег в кассе;
  • деньги, пришедшие в кассу, были несвоевременно оприходованы;
  • выдача денег была проведена без доверенности;
  • выплаты работникам проводятся без оформления авансовых отчетностей;
  • учетные регистры некорректно отображают кассовые операции.

Согласно практике аудита, существует ряд фактических нарушений , которые являются самыми частыми на предприятиях.

  • Инвентаризация кассы не проводилась в требуемых случаях:
  1. Перед составлением бухгалтерской годовой отчетности.
  2. Если поменялось лицо, ответственное за финансы.
  3. Если были замечены факты хищения или порчи ценностей, а также при злоупотреблении собственным положением.
  4. Если имущество было передано во владение другому лицу (продажа, аренда, выкуп, передача в муниципальное или государственное владение).
  5. После ситуаций, которые были вызваны экстремальными условиями (пожар, стихийные бедствия, аварии и так далее).
  6. Если предприятие было ликвидировано, реорганизовано или в любых других случаях, которые прописаны в законодательстве Российской Федерации.
  • Несоблюдение сроков денежной инвентаризации, которые устанавливаются в каждой компании личной учетной политикой.
  • Документы, подтверждающие результаты инвентаризации, имеют помарки, ошибки, неточности, подчистки, незаполненные строки.
  • Акт инвентаризации был составлен в несоответствии действующему законодательству страны.
  • Инвентаризационные описи подписаны не всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами.
  • При обнаружении излишек в ходе инвентаризации средства не были оприходованы, после чего их отправили на увеличение финансовых результатов организации.
  • Кассовая книга имеет записи о выплате заработной платы, но отсутствуют подписи работников, которые должны были получить денежные средства.
  • Расходные ордеры не имеют информации о документах, которые могли бы удостоверить личность получателя.
  • Работа проводится с использованием неисправных кассовых аппаратов.
  • Книга кассира-операциониста не ведется должным образом.

Цели, задачи, планирование

Главная цель – установить, есть ли в отдельно взятой организации проблемы с кассовыми операциями, движением денежных средств в пределах Российской Федерации, ведением бухгалтерии.

Задачи аудитора – проверить все хозяйственные операции и документы, которые регулируются законодательством страны. Вся процедура проводится в соответствии с Федеральными стандартами аудита.

Нормативная база и процесс организации

Нормативная база аудита кассовых операций:

  • ФЗ №54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использование платежных карт» ;
  • Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации;
  • Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств ;
  • Указание Банка России №3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» ;
  • Постановление Госкомстата РФ №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» .

Согласно этой базе проводится любая проверка кассовых операций.

Ознакомительный этап поможет аудитору понять, какой деятельностью занимается данный экономический субъект, какие возможности существуют для проведения проверки. После определения заключается договор , который должен соответствовать всем требованиям ГК РФ.

Проведение инвентаризации

Сразу же комиссия переходит к проверке самого ценного источника информации – кассе . При инвентаризации обязаны присутствовать кассир и главный бухгалтер. Если предприятие имеет несколько касс, то перед операцией каждый аппарат опечатывается, что поможет избежать попыток перекрытия недостач путем переноса денег или изменения данных в кассовой книге.

Работник, ответственный за ККТ, должен дать расписку, что все документы включены в отчет и в кассе нет лишних или несписанных средств.

Соблюдение лимита остатка наличных средств

Кассы предприятий могут хранить в себе наличные средства в том размере, который разрешает им их обслуживающий банк. Каждый год лимит обновляется всеми банками для предприятий, при этом неважно, насколько различаются между собой организации (по правовой форме, сфере деятельности, наличию касс и так далее).

Если организация имеет в кассе сумму, превышающую лимит, то средства сверх остатка должны передаваться в банк. Сдаются средства вечером или днем в кассу банка. Каждое предприятие может договориться с банком, чтобы выручка могла напрямую идти на оплату труда, льготы, закупку продукции и так далее.

К аудиторской проверке необходимо представить справки из банка , которые показывают установленный лимит, его превышение разрешается в течение трех рабочих дней.

Регистры отчетности

Для проверки правдивости и правильности отражения денежных средств в бухгалтерском балансе, аудитор обращается к регистрам и формам отчетности. Все данные в этих бумагах должны отражать деятельность не только по месту проведения, но и по всем филиалам и подразделеням фирмы.

Оформление первичной документации

При проверке нужно предоставить и первичные документы , которые должны быть правильно заполнены, иметь все необходимые подписи. Чтобы документы, необходимые для выдачи денежных средств, имели юридический вес, они должны иметь подписи руководителя и главного бухгалтера или уполномоченных лиц.

Документы нельзя исправлять, должны быть в наличии подписи получателей, штампы «Оплачено» и даты. Все должно вестись в соответствии с законодательством.

Правильность, своевременность и полнота оприходования

Деньги, которыми обладает касса предприятия, приходят в виде выручки от покупателей и работников для оплаты услуг по заявлениям и так далее. Аудитор проводит проверку на полноту и своевременность оприходования денег. Для этого сверяются все суммы из корешков чеков, выписок банка и так далее. Любая сумма, которая была «пропущена», будет считаться грубейшим нарушением правил.

Соблюдение предельного размера расчетов наличными средствами

Все предприниматели будут проверяться на соблюдение правил предельного размера расчетов наличными средствами. То есть, при услугах купли-продажи нельзя принимать суммы, превышающие размер, установленный законом, в независимости от количества платежей за один товар или услугу одним лицом или организацией. Если необходимо принять сумму сверх ограничения, то операцию нужно провести через банки .

Расход и инкассирование денежных сумм

Сдаваться средства могут через инкассаторские службы , имеющие соответствующую лицензию. Деньги, отправленные таким путем, максимально защищены, так как предпринимаются все средства для обеспечения безопасности. К каждой сумке выписывается денежная ведомость.

Порядок применения ККМ

Чтобы поставить аппарат на учет, необходимо зарегистрировать личный кабинет на сайте nalog.ru , откуда можно заключить договор на ОФД. После получения и проверки всех данных налоговая служба определяет регистрационный номер ККТ , который должен быть введен в аппарат в течение одного дня .

Система ККМ позволяет отправлять данные в налоговую службу сразу же после выдачи чека без дополнительных действий.

Заключительный этап

В конце аудитор составляет заключение , которое может иметь два варианта :

  • безоговорочно положительное;
  • модифицированное.

Ответственность за проведение

Любой экономический субъект будет нести ответственность за систему контроля внутри организации. Аудитор обязан убедиться в том, что система работает. Руководитель организации обязан:

  1. Оборудовать кассу и обеспечить сохранность денежных средств не только в пределах организации, но и при транспортировке в банк. В кассе не могут хранить ценные вещи и деньги, которые не принадлежат организации.
  2. Должна существовать одна кассовая книга.
  3. Прием наличных должен осуществляться только с применением ККМ.

Если аудитор найдет случаи нарушения дисциплины, то будут применяться финансовые санкции в зависимости от обстоятельств .

Из данного видео можно узнать подробности по бухгалтерскому учету кассовых операций.

Бухгалтерия – одно из ключевых звеньев в работе любого предприятия. Грамотное, чистое, высококвалифицированное бухгалтерское сопровождение гарантирует бесперебойную работу компании, тогда как непрофессиональный бухгалтер может поставить под удар всю организацию. Именно поэтому работе бухгалтерии на любом предприятии нужно уделять особое внимание. И отдельно руководству предприятия стоит держать под контролем соблюдение кассовой дисциплины. Именно о кассовой дисциплине пойдет речь в данном материале.

Что такое кассовая дисциплина и почему важно ее соблюдать

Если говорить простым и понятным языком, то под кассовой дисциплиной принято понимать ряд правил, норм, и ограничений по приему, выдаче, хранению наличных денежных средств на предприятии, а также, в случае безналичных расчетов – их учет в рамках проведения кассовых операций. Все операции, в которых присутствует наличка, в том числе выдача зарплаты и отпускных, прием оплаты за товары и услуги, а также их своевременное документальное оформление, на языке бухгалтеров называются кассовыми.

Как правило, кассой занимается либо кассир, либо штатный бухгалтер, либо же, в более редких случаях, сам директор и учредитель организации.

Любое предприятие, будь то ИП или ООО, при проведении каких-либо операций, связанных с оборотом наличных финансов, обязано вести кассу и соблюдать кассовую дисциплину.

Важно! Свод правил, по которым принято вести кассу, определяется не внутренними частными постановлениями организации, а устанавливается на уровне российского законодательства.

Кто проверяет кассовую дисциплину и что грозит нарушителям

Уже из одного того факта, что кассовая дисциплина регламентируется Законом РФ, понятно, что она подконтрольна государственным органам. За безупречным соблюдением кассовой дисциплины следит налоговая инспекция и иногда банк, в котором открыты расчетные счета организации.

  • налоговой инспекции . В каждом территориальном отделении Федеральной налоговой службы есть специальный Отдел оперативного контроля. Его служащие и выезжают на проверки предприятий и организаций по части бухгалтерского учета и соблюдения кассовой дисциплины.

    Малейшие изъяны и недочеты при ведении кассы, неизменно ведут к административным санкциям.

    Наиболее распространенными среди подобных нарушений являются пренебрежение к наличию и ведению кассовой книги, превышение лимита расчетов, связанных с наличными средствами, а также неправильный расчет кассовых остатков.

  • проверка кассовой дисциплины представителями обслуживающего банка . Каждые два года работники обслуживающего банка по закону обязаны проверять кассовый учет на предприятии. Обычно за период проверки берется один квартал. Банковские специалисты, как правило, проверяют организацию на предмет лимита денежных средств в кассе, а также на правильность и полноту ведения кассовой книги. После проведения контроля специалист банка пишет справку, которую впоследствии необходимо будет предъявить налоговому инспектору уже при налоговой проверке, если таковая последует.

    При отсутствии устранения нарушений выявленных представителем банка, налоговик может наложить денежный штраф.

Основные правила кассовой дисциплины: коротко

Для того, чтобы избежать административного наказания в виде наложения материальной ответственности и штрафов, достаточно того, чтобы ведение кассы соответствовало хотя бы некоторым критериям.

  • первое, что требуется сделать – завести кассовую книгу . В ней в обязательном порядке должны отражаться все денежные операции;
  • руководству предприятия для выполнения кассовых операций необходимо приобрести контрольно-кассовую машину . Впрочем, в некоторых случаях ее можно заменить выдачей товарных чеков и бланков строгой отчетности;
  • бухгалтеру или кассиру предприятия необходимо строго следить за тем, чтобы максимально разрешенный лимит денежной наличности ни при каких обстоятельствах не был превышен.

Именно эти три параметра неизменно должны соблюдаться на предприятии, во избежание наказания со стороны контролирующих структур.

Такие документы как и , журналы и справки кассира-операциониста не являются строго обязательными, а, значит, как правило, не подвергаются тщательному изучению со стороны налоговиков и не являются основанием для применения административных санкций.

Ошибки и неточности при ведении кассы

Ни один начальник не застрахован от небрежной или некачественной работы бухгалтерии. Но иногда в нарушениях кассового порядка бывает повинно само руководство предприятия. Практика показывает, что существует несколько наиболее часто встречаемых нарушений по части кассовой дисциплины:

  • отсутствие на предприятии контрольно-кассовой техники или работа с ней в обход установленного законом порядка, а также отсутствие товарных чеков или бланков строгой отчетности тогда, когда использование контрольно-кассовой машины не обязательно и может ими заменяться. Пренебрежение к соответствующему требованию закона довольно часто бывает спровоцировано руководством компании;
  • полное либо частичное отсутствие в кассовой книге записей о проведении операций и оприходовании наличных средств. Данное нарушение обычно допускают лица, непосредственно занимающиеся ведением кассы и кассовой книги;
  • превышение остатка наличных средств в кассе. Количество денежной налички в кассе регламентировано, и если оно больше максимально возможной суммы, то это также считается нарушением закона. Излишек наличных средств по концу рабочего дня должен сдаваться в банк для внесения на расчетный счет предприятия.

Ответственность при выявлении нарушений кассовой дисциплины

Вне зависимости от того, по чьему недосмотру и упущению возникли проблемы с кассовой дисциплиной, при обнаружении нарушений налоговые специалисты могут либо на первый раз вынести предупреждение, либо сразу наложить штраф. Степень меры административного и финансового воздействия зависит от того, насколько велика ошибка.

  • Предупреждение может быть вынесено исключительно за отсутствие или неправильное использование контрольно-кассовой техники, и только при условии, что в течение проверяемого периода, не было выявлено других серьезных нарушений.

    Также отделаться предупреждением может организация, руководство которой вовремя направило в налоговую службу ходатайство с просьбой о вынесении предупреждения и обязательства устранить найденные нарушения.

  • Штраф накладывается при нарушении таких норм ведения кассы, как неправильное оприходование выручки и превышение максимально возможного лимита наличных средств. Размеры штрафов зависят от организационно-правовой формы предприятия. Если это индивидуальный предприниматель, то, как физическое лицо, выполняющее определенные должностные функции, он будет подвержен штрафу от 4 до 5 тыс. рублей.

    Если нарушения выявлены в ходе выездной проверки юридического лица, то есть предприятия или организации в статусе, например, ООО, то штраф будет в десять раз выше: от 40 до 50 тыс. рублей.

    В последнем случае, должностное лицо, допустившее ошибку, к примеру, главный бухгалтер, старший кассир или даже директор предприятия, также может понести финансовую ответственность за неправомерность своих действий – штраф для него составит сумму от 4 до 5 тыс. рублей.

Как свидетельствует практика работы организаций и предприятий различных сфер деятельности, гораздо выгоднее сразу наладить правильное профессиональное ведение бухгалтерии. В противных случаях, выявление нарушений и ответственность при проверках неизбежна. При этом следует помнить о том, что выездные налоговые проверки проводятся, как правильно в самые неподходящие моменты.

Нерадивых представителей бизнеса, особенно тех, кто не в первый раз попался на пренебрежении к закону, налоговики «берут на карандаш» и проверяют чаще, чем законопослушных предпринимателей.

Л. Морозова эксперт журнала  Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение

Как известно, с 2012 года действует Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденный Банком России 12.10.2011 № 373‑П (далее – Порядок № 373‑П). Какие органы контролируют соблюдение данного порядка государственными (муниципальными) учреждениями? Каковы особенности проведения ими проверок кассовой дисциплины? Рассмотрим эти вопросы в статье.

Кто вправе проверять кассовые операции?

Порядок ведения кассовых операций могут проверить уполномоченные лица:

– являющиеся работниками учреждения (внутренний контроль);

– органов Росфиннадзора;

– налоговых органов.

Кроме того, в целях проверки финансово‑хозяйственной деятельности и ведения бухгалтерского учета, в том числе соблюдения порядка ведения кассовых операций, учреждения вправе прибегать к услугам аудиторских фирм или частных аудиторов. Стоит отметить, что согласно ранее действовавшему Порядку № 401 проверку соблюдения учреждениями требований кассовой дисциплины систематически могли осуществлять банки. В Порядке № 373‑П такое положение отсутствует. То есть теперь кредитные организации не уполномочены осуществлять такие проверки. Далее рассмотрим особенности проведения проверки кассы указанными проверяющими органами.

Проверки, осуществляемые в рамках внутреннего контроля

В соответствии с п. 1.11 Порядка № 373‑П порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом. Порядок проверки кассовой дисциплины (ревизии кассы) разрабатывается на местах и прописывается в локальных нормативных актах, например в положении о внутреннем финансовом контроле, положении о кассовых операциях. Как правило, в таком порядке устанавливается:

– периодичность проведения ревизии кассы;

– лица, уполномоченные на проведение ревизии кассы;

– перечень проверяемых кассовых документов;

– перечень объектов проверки;

– правила оформления актов ревизии;

– лица, ответственные за расхождения, выявленные в ходе ревизии кассы;

Отметим, ревизия кассы осуществляется с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денег сверяется с остатками по кассовой книге. Помимо пересчета денег, в ходе ревизии кассы проверяется:

– правильность заполнения кассовых документов;

– достоверность документов, на основании которых осуществляются кассовые расходы;

– соблюдение установленного лимита кассы и размера расчетов

Наличными деньгами;

– правильность оформления операций по депонированным суммам и т. д.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Результаты ревизии фиксируются в акте проверки. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Приведем фрагмент положения о внутреннем финансовом контроле, в котором отражен порядок проведения ревизии кассы. 4. Порядок проведения ревизии кассы4.1. Ежемесячно, а также при смене бухгалтера‑кассира на основании приказа руководителя в учреждении проводится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток наличных денег в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. В рамках ревизии кассы также проводится проверка правильности работы программных средств по обработке кассовых документов. Ревизия кассы проводится ревизором, выполняющим обязанности по внутреннему финансовому контролю в учреждении, или комиссией, назначаемой приказом руководителя. 4.2. По результатам ревизии оформляется акт, содержащий:

– предмет проверки;

– фамилию и инициалы проверяемого материально ответственного лица;

– фактическое наличие денежных средств, находящихся в кассе на момент

Проверки;

– количество денежных средств по учетным данным;

– результаты ревизии (излишки, недостачи при их обнаружении);

– объяснение причин возникновения излишков

(недостач) денежных средств (если таковые имеются);

– подписи проверяемого материально ответственного лица и ревизора

(членов комиссии);

– решение руководителя учреждения, принятое по результатам проверки.

4.3. При проведении внутренней ревизии кассы ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на бухгалтера‑кассира. 4.4. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ.

Проверка органами Росфиннадзора

Согласно п. 5.14.1 Положения о Федеральной службе финансово‑бюджетного надзора, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15.06.2004 № 278, Положения о территориальных органах Федеральной службы финансово‑бюджетного надзора, утвержденного Приказом Минфина РФ от 11.07.2005 № 89н, Росфиннадзор, а также его территориальные органы в целях реализации своих полномочий вправе проверять в организациях, получающих средства федерального бюджета, средства государственных внебюджетных фондов, в организациях, использующих материальные ценности, находящиеся в федеральной собственности, в организациях – получателях финансовой помощи из федерального бюджета, гарантий Правительства РФ, бюджетных кредитов, бюджетных ссуд и бюджетных инвестиций денежные документы, регистры бухгалтерского учета, отчеты, планы, сметы и иные документы, фактическое наличие, сохранность и правильность использования денежных средств, ценных бумаг, материальных ценностей, а также получать необходимые письменные объяснения должностных, материально ответственных и иных лиц, справки и сведения по вопросам, возникающим в ходе ревизий и проверок, и заверенные копии документов, необходимых для проведения контрольных и надзорных мероприятий. Росфиннадзор и его территориальные органы осуществляют финансовый контроль путем проведения ревизий и проверок. В зависимости от темы ревизии (проверки) в ходе ревизии (проверки) проводится комплекс контрольных действий по документальному и фактическому изучению финансовых и хозяйственных операций, совершенных проверяемой организацией в проверяемый период (п. 82 Административного регламента № 75н2). Контрольные действия по изучению документов проводятся по финансовым, бухгалтерским, отчетным и иным документам проверяемой и иных организаций, в том числе путем анализа и оценки полученной из них информации. Контрольные действия по фактическому изучению проводятся путем осмотра, инвентаризации, пересчета и т. п. Контрольные действия могут проводиться сплошным или выборочным способом (п. 83 Административного регламента № 75н). В соответствии с п. 69, 70 Административным регламентом № 75н срок проведения ревизии (проверки), численный и персональный состав ревизионной группы устанавливаются исходя из темы ревизии (проверки), объема предстоящих контрольных действий, особенностей финансово‑хозяйственной деятельности проверяемой организации и других обстоятельств. При этом он не может превышать 45 рабочих дней. Проверки Росфиннадзора и территориальных органов могут быть как плановые, так и неплановые. Целью проверок (ревизий) кассовых операций является устранение нарушений в операциях, связанных с использованием наличных денежных средств учреждений. Прежде чем приступить к инвентаризации наличных денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности, хранящихся в кассе, член ревизионной группы (ревизор), проверяющий кассовые операции, обязан предъявить руководителю проверяемого учреждения документ, удостоверяющий полномочия на проведение ревизии. Кассовые операции подвергаются сплошной проверке, в ходе которой проверяется соблюдение основных требований, предъявляемых к ведению кассовых операций, а именно:

– наличие договора с кассиром о его полной материальной ответственности и его ознакомление с положением о ведении кассовых

Операций;

– обеспечение сохранности денежных средств;

– порядок хранения чековых книжек, выписки чеков и получения по ним денежных средств;

– документальное оформление операций, связанных с получением и выдачей наличных денежных средств;

– своевременность и полнота сдачи денежных средств в ОФК;

– предельный размер расчетов наличными денежными средствами3, непревышение данного размера;

– правильность ведения кассовой книги;

– наличие утвержденного распорядительного документа об установленном лимите остатка наличных денег, соблюдение установленного лимита остатка денежной наличности в кассе, своевременность сдачи в банк денег сверх лимита;

– отсутствие остатка денежной наличности в кассе на начало ревизии;

– отсутствие в кассе денежных средств и других ценностей,

не принадлежащих данному учреждению;

– проведение внезапных ревизий кассы с составлением актов

по результатам ревизии;

– составление реестра депонированных сумм, своевременность

сдачи в банк депонированных сумм;

– правильность оформления операций, связанных с приемом

и выдачей из кассы денежных документов;

– правильность ведения накопительных ведомостей по кассовым операциям;

– наличие и достоверность оправдательных документов, являющихся основанием для списания расходов по кассе, законность

Произведенных расходов;

– наличие и ведение журналов регистрации приходных и расходных ордеров, кассовой книги;

– правильность оформления ведомостей на выдачу заработной

платы и проведения других расходов, предусмотренных сметой доходов и расходов. Основными документами, которые подвергаются изучению ревизорами, проводящими проверку кассовых операций, являются:

– Журнал операций по счету Касса;

– Баланс главного распорядителя, распорядителя, получателя

Бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503130);

– Отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121);

– заявки на кассовый расход;

– заявки на получение наличных денег;

– чековые книжки;

– карточки учета лимитов бюджетных обязательств;

– анализ счета 0 201 34 000 Касса;

– Кассовая книга (ф. 0504514);

– отчеты кассира;

– Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003);

– приходные кассовые ордеры (ф. 0310001);

– расходные кассовые ордеры (ф. 0310002);

– инвентаризационные

описи наличных денежных средств (ф. 0504088);

– Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам

(ф. 0504501);

– платежные ведомости;

– оправдательные документы к кассовым документам;

– авансовые отчеты и др.

Результаты проведенной ревизии кассы оформляются отдельным актом ревизии (проверки). Если при проверке выявлены недостача или излишек денежной наличности, кассир обязан в письменном виде объяснить причины выявленных отклонений. Достоверность таких объяснений тщательно проверяется ревизором. Недостачи денежных средств взыскиваются с кассира, а излишки приходуются. После проверки непосредственно кассовых операций, как правило, ревизор проверяет соблюдение условий хранения денежных средств. Напомним, что правила по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, условия их хранения и транспортировки утверждаются юридическим лицом, то есть непосредственно устанавливаются самим учреждением и закрепляются в локальном нормативном акте (п. 1.11 Порядка № 373‑П). В связи с этим ревизор проверяет, выполняются ли условия хранения денежных средств, установленные в учреждении.

Проверки налоговыми органами

Налоговыми органами проводятся проверки кассовых операций в рамках осуществления контроля за применением контрольно кассовой техники. Иными словами, налоговые органы наделены полномочиями по контролю за полнотой учета выручки в организациях (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54‑ФЗ О применении контрольно‑кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, п. 5.1.7 Положения о Федеральной налоговой службе, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 № 506). Факт полноты учета выручки денежных средств в организациях устанавливается налоговыми органами в соответствии с Административным регламентом № 133н4. В рамках проверки полноты учета выручки денежных средств специалистами налоговой инспекции рассматриваются документы, связанные с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно‑кассовой техники. В случае если проверяемое учреждение оказывает услуги населению и осуществляет наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно‑кассовой техники при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности, приравненного к кассовому чеку, то проверяющим представляются документы, связанные с изготовлением, приемкой, учетом, хранением, выдачей, инвентаризацией и уничтожением бланков строгой отчетности. Кроме того, в данном случае проверяющие имеют право получать информацию из автоматизированных систем, формирующих бланк строгой отчетности, о выпущенных документах (п. 28, 29 Административного регламента № 133н). Таким образом, в ходе проверки полноты учета денежных средств в зависимости от проверяемого периода и особенностей осуществления наличных денежных расчетов налоговиками рассматриваются следующие документы:

– журнал кассира‑операциониста;

– акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;

– журнал

Регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно‑кассовых машин, работающих без кассира‑операциониста;

– распечатки отчетов из фискальной памяти контрольно‑кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;

– контрольные ленты контрольно‑кассовой техники на бумажном носителе и (или) распечатки контрольной ленты, выполненные на электронном носителе;

– приходные и расходные кассовые ордера;

– журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

– авансовые отчеты;

– кассовая книга;

– справка‑отчет кассира‑операциониста;

– сведения о показаниях счетчиков контрольно‑кассовых машин

и выручке организации;

– бланки строгой отчетности, копии бланков строгой отчетности, корешки документов;

– информация из автоматизированной системы о выпущенных

Документах;

– акт приемки бланков строгой отчетности;

– книга учета бланков строгой отчетности;

– акт о списании бланков строгой отчетности;

– книга учета доходов и расходов организаций;

– распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег;

– иные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, которые необходимы для проверки.

В учреждении, применяющем ККТ, проверка полноты учета выручки денежных средств осуществляется методом сравнения суммы наличных денежных средств, установленной при проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике ККТ, с данными, отраженными в фискальном отчете, контрольной ленте ККТ, и записями в журнале кассира‑операциониста. Записи в журнале кассира‑операциониста сверяются с приходными кассовыми ордерами, кассовыми отчетами и данными кассовой книги, книги учета доходов и расходов (п. 37 Административного регламента № 133н). В учреждении, применяющем бланки строгой отчетности, определяется количество использованных бланков строгой отчетности за проверяемый период на основании книги учета бланков документов, актов приемки бланков строгой отчетности и актов инвентаризации бланков строгой отчетности для сопоставления с фактическим количеством копий использованных бланков строгой отчетности (корешков документов), хранящихся у проверяемого объекта. При этом сумма выручки денежных средств, отраженная в учете учреждения, сопоставляется с суммами, отраженными в копиях использованных бланков строгой отчетности (корешках документов), хранящихся у учреждения (п. 41 Административного регламента № 133н). Если сумма выручки наличных денежных средств по данным проверки больше или меньше, чем сумма выручки денежных средств по учетным данным учреждения, выясняются причины, вызвавшие расхождения, берутся подробные объяснения и делаются выводы о полноте учета выручки наличных денежных средств проверяемого объекта, а также о применении (неприменении) ККТ, бланков строгой отчетности и иных возможных причинах сложившейся недостачи (наличии излишков) (п. 40 Административного регламента № 133н). Максимальный срок проверки полноты учета выручки денежных средств не может превышать 20 рабочих дней с даты предъявления проверяемому учреждению поручения на проверку. Результатом такой проверки является установление (выявление, фиксация) фактов неполного (полного) учета выручки денежных средств, что отражается в акте проверки.

Административная ответственность за нарушения кассовой дисциплины

В случае выявления фактов нарушений законодательства РФ о порядке ведения кассовых операций проверяющие возбуждают и осуществляют производство по делу об административном правонарушении в порядке, установленном КоАП РФ. При этом стоит отметить, что постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев (по делу об административном правонарушении, рассматриваемому судьей, – по истечении трех месяцев) со дня совершения административного правонарушения (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Срок давности привлечения к ответственности исчисляется по общим правилам исчисления сроков: со дня, следующего за днем совершения административного правонарушения (за днем обнаружения правонарушения). В случае совершения административного правонарушения, выразившегося в форме бездействия, срок привлечения к административной ответственности исчисляется со дня, следующего за последним днем периода, предоставленного для исполнения соответствующей обязанности (п. 14 Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5 О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях). В настоящее время предусмотрена следующая административная ответственность за нарушения кассовой дисциплины: а) в соответствии с п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа:

– на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб.;

– на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.;

б) в соответствии с п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ неприменение в установленных федеральными законами случаях ККТ, применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям либо используется с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и применения, а равно отказ в выдаче по требованию покупателя (клиента) в случае, предусмотренном федеральным законом, документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

– на должностных лиц в размере от 3 000 до 4 000 руб.;

– на юридических лиц – от 30 000 до 40 000 руб.

Вопросы составления графика отпусков

Вот и наступил 2013 год. За время новогодних каникул мы с вами хорошо отдохнули и готовы трудиться с новыми силами. Начнем с того, что проверим: а все ли мы успели в прошлом году? Одним из документов, которыми кадровик закрывает год, является график отпусков. Хорошо, если он утвержден в срок, а если нет? Грозит ли работодателю ответственность за нарушение сроков утверждения графика отпусков, на что обратить внимание при составлении данного докуменита, мнение работников каких категорий необходимо учесть при определении периода отдыха, вы узнаете, прочитав статью. На основании ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Форма графика – Т‑7 унифицирована Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее – Постановление № 1). Но прежде чем говорить о самом графике, коротко расскажем о ежегодном оплачиваемом отпуске.

О ежегодном оплачиваемом отпуске

Итак, на основании ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

1 Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40.
2 Административный регламент исполнения Федеральной службой финансовобюджетного надзора государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением законодательства Российской Федерации при использовании средств федерального бюджета, средств государственных внебюджетных фондов, а также материальных ценностей, находящихся в федеральной собственности, утв. Приказом Минфина РФ от 04.09.2007 № 75н.
3 Согласно Указанию Банка России от 20.06.2007 № 1 843‑У О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее – индивидуальный предприниматель), между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб.
4 Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н.

Если компания производит наличные расчеты, то должна четко знать, что такое кассовая дисциплина. Порядок кассовой дисциплины и правила проведения кассовых операций строго определены российским законодательством.

В этой статье вы прочитаете:

  • Что такое кассовая дисциплина на предприятии.
  • Для кого соблюдение кассовой дисциплины обязательно.
  • Каковы основные правила ведения кассовой дисциплины.
  • Как осуществляется контроль кассовой дисциплины.
  • Как проводится проверка кассовой дисциплины на предприятии.
  • Какая ответственность предусмотрена за нарушение кассовой дисциплины.

Следовать законодательным нормам обязаны все организации и индивидуальные предприниматели. При несоблюдении порядка кассовой дисциплины виновных лиц привлекают к ответственности.

Лучшая статья месяца

Мы подготовили статью, которая:

✩покажет, как программы слежения помогают защитить компанию от краж;

✩подскажет, чем на самом деле занимаются менеджеры в рабочее время;

✩объяснит, как организовать слежку за сотрудниками, чтобы не нарушить закон.

С помощью предложенных инструментов, Вы сможете контролировать менеджеров без снижения мотивации.

Что значит кассовая дисциплина на предприятии

Те, кто не вел торговую деятельность, зачастую считают, что касса и кассовый аппарат - идентичные друг другу понятия. Но это не так. Чтобы лучше прочувствовать разницу между ними, определим оба термина.

Контрольно-кассовой машиной (ККМ) называют специальное оборудование, необходимое для получения денег от клиентов и заказчиков. Контрольно-кассовых машин в одной организации может быть неограниченное количество. Все определяется тем, сколько нужно аппаратов, чтобы удобно обслуживать клиентов. На каждую ККМ обязательно оформляют отдельную отчетную документацию.

У кассы компании (операционной кассы) назначение иное. Она необходима для проведения всех операций с наличностью, таких как принятие, отдача или хранение денег. Именно в операционную кассу отправляют выручку, полученную любыми путями. Это касается и тех средств, которые поступили через контрольно-кассовую машину.

Из операционной кассы предприятие берет средства на текущие расходы, необходимые для его нормального функционирования. Отсюда же извлекают деньги, которые в дальнейшем передают инкассатору. Инкассатор получает средства и отвозит их в банк. Некоторые организации выделяют для операционных касс отдельные помещения. Другие компании размещают их в сейфах или металлических шкафах, а кто-то и вовсе организует кассы в обычных ящиках письменных столов.

Кассовая дисциплина организации подразумевает четкое документальное сопровождение и верный учет всех операций по кассе. Следовательно, все операции с деньгами нужно подтверждать документально. Иными словами, кассовая дисциплина - это все требования и регламенты в совокупности относительно манипуляций по приему, хранению и выдаче финансовых средств из операционной кассы. Опираться в своей работе бизнесмен должен именно на них.

Кассовая дисциплина - процесс, в рамках которого следует соблюдать определенные условия.

  1. Правильно оформлять кассовые документы, точно отражающие все передвижения финансовых средств из операционной кассы.
  2. Контролировать ограничение денег в кассе; по завершении работы организации в операционной кассе не должна оставаться сумма, превышающая установленный максимум.
  3. Контролировать выдачу финансов на руки работникам предприятия - подотчетным лицам.
  4. Регламентировать расчетные операции, проводимые между субъектами бизнеса; каждое из соглашений не должно быть больше 100 тыс. руб.

Для кого соблюдение кассовой дисциплины обязательно

Кассовая дисциплина - непременное условие для каждого предприятия. При этом не важно, по какой системе налогообложения работает компания и есть ли у нее ККМ (контрольно-кассовая машина). Существует единственное правило, в соответствии с которым фирма может не располагать ККМ и использовать БСО (бланки строгой отчетности). Но оформление средств, которые проходят через кассу, является обязательной процедурой. Благодаря вступившим в силу нормативно-правовым актам, на основании которых должны работать индивидуальные предприниматели, вести кассовую дисциплину стало намного проще. С 01.06.2015 г. по новым правилам предприниматели не должны непременно оформлять кассовые документы.

Сегодня предприниматели главным образом должны вести финансовую документацию, напрямую связанную с выплатой зарплаты наемным работникам, которые оформлены по трудовому договору. К такой документации относятся:

  • расчетно-платежные ведомости;
  • платежные ведомости.

На первый взгляд, благодаря нововведениям предпринимательская отрасль должна развиваться более стремительно и успешно. К оформлению финансовых отчетов перестали предъявлять строгие требования, что значительно упростило процесс. Кроме того, индивидуальным предпринимателям не нужно устанавливать лимит остатка по кассе, если общее количество работников в компании не превышает 100 человек, а сумма годовой выручки - 800 млн руб. Но, несмотря на смягчение и упрощение правил к оформлению финансовых документов, количество штрафов за неправильное ведение кассовой дисциплины в 2017 г. не снизилось, а, напротив, увеличилось.

Не все формы бизнеса могут работать по упрощенной кассовой дисциплине. Именно поэтому каждый предприниматель должен знать, как вести кассу. Предположим, оформлять кассовые документы в организации не нужно. Но, если будет соблюдаться кассовая дисциплина, вести бухучет станет проще. Если бизнес перейдет на более высокую ступень, не потребуется кардинально менять процессы документального подтверждения финансовых операций.

Какими нормативными документами регулируется кассовая дисциплина в 2017 г.

Существуют определенные правила для ведения кассовой дисциплины. Они отражены в ряде документов, среди которых:

  1. Указание Банка РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, устанавливающее правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП;
  2. Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У, содержащее условия наличных расчетов;
  3. Закон РФ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ, устанавливающий правила использования ККТ;
  4. Закон РФ от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ, или Закон об онлайн-кассах, который значительно изменил правила Закона № 54-ФЗ; основные этапы внедрения этих законов приходятся на 2017-2018 гг.

Последний Закон существенно изменился. Основным отличием стал переход на использование онлайн-касс. Такие кассы передают сведения о наличных и электронных расчетах через оператора фискальных данных в налоговые органы в электронном формате. Сведения поступают в момент расчета.

Произошли некоторые изменения кассовой дисциплины относительно онлайн-касс. Минфин в Письме от 16.06.17 г. № 03-01-15/37692 отметил, что после введения в компании онлайн-кассы вести журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) и оформлять справку-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6) необязательно.

Отметим, кассовая дисциплина с 01.07.2017 г. обязала большую часть компаний перейти на новые онлайн-кассы. За использование старых касс предприятия несут ответственность. За неприменение ККМ на предпринимателя или компанию налагают штраф от 75 % до 100 % суммы расчета, но не менее 30 тыс. руб. (ч. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ). Также компании или ИП может быть выписан штраф в случае использования контрольно-кассовой техники (ККТ), не отвечающей законодательным требованиям. Сумма штрафа в этом случае - от 5 до 10 тыс. руб. (ч. 4 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

Также на основании Указания Банка РФ от 19.06.2017 г. № 4416-У изменилась схема ведения кассовых операций. В данный момент для выдачи подотчетных средств не нужно полностью погашать задолженность по сумме, полученной ранее. Помимо этого, подотчетное лицо может не писать заявление. Оформление выдачи осуществляется на основании распорядительной документации (к примеру, приказа руководства).

Какие особенности имеет кассовая дисциплина для ИП и ООО

Более подробно остановимся на том, что собой представляет кассовая дисциплина ООО и ИП.

1. Особенности у ИП.

Множество бизнесменов не имеют понятия о правильном ведении кассы в соответствии с законодательными нормами. Если предприниматель решает использовать упрощенную дисциплину, то выпускает соответствующий приказ. Без него нельзя отказываться вести кассовые документы в полном объеме.

В соответствии с Указом № 3210-У индивидуальные предприниматели могут:

  • отказаться от составления ПКО в ходе приема наличных средств, в качестве подтверждающих документов будут выступать отчетность ККТ, БСО, чеки и т. д.;
  • не использовать РКО при передаче финансов: основанием для выдачи зарплаты становится платежная ведомость;
  • не пользоваться кассовой книгой (все операции, связанные с деятельностью ИП, включая поступление и выдачу денег, заносятся в книгу учета доходов и расходов (КУДиР); деньги, которые бизнесмен берет из кассы на личные цели, в книге учета доходов и расходов не фиксируются).

Отметим, расход наличных возможен не на все цели индивидуального предпринимателя. К примеру, нельзя их тратить на то, чтобы оплачивать кредиты, проводить операции с ценными бумагами, выдавать займы и т. д. В Указе приведен полный список ограничений. Для подобных расходов лучше пользоваться банковской картой, оформленной на физлицо. Кроме того, необходимое количество средств можно положить на расчетный счет, а затем снять для использования на данные цели.

2. Особенности у ООО.

Изменения в дисциплине позволяет ООО лишь не соблюдать лимиты по остаткам. Во всех остальных вопросах ООО должны следовать правилам, установленным для юрлиц.

Лимитом, или переходящим остатком, называют допустимую максимальную сумму наличных, которую можно оставлять в кассе каждый день по завершении работы компании. Средства свыше нормы лучше сдавать в банк. Исключения составляют лишь выходные, праздничные дни и дни, в которые выдается зарплата, если в это время поступали средства.

Раньше для ООО действовало правило об обязательной фиксации предела остатка по кассе. Если субъект малого бизнеса не определял его, налоговые органы устанавливали лимит в 0 рублей. Все средства по остатку на счете 50, выявляемые свыше нормы в ходе проверок, расценивались как нарушение.

С 01.06.2014 г. всем ООО с численностью персонала не более 100 сотрудников и выручкой не больше 800 млн рублей ежегодно разрешено не утверждать лимит. Действующий предел остатков при этом отменяют. Руководитель составляет специальный приказ, требования к которому отражены в Указе № 3210-У. Если предприятие ведет бухучет, решение отражают в учетной политике. Если компания этого не делает, превышение установленных лимитов расценивают как административное нарушение кассовой дисциплины в 2017 г. За такое нарушение на предприятие налагают штраф.

Какие документы обязует вести кассовая дисциплина

В соответствии с законодательством РФ все действия, так или иначе связанные с операционной кассой, может проводить только кассир. Также это может быть другой сотрудник предприятия, наделенный соответствующими полномочиями. При отсутствии такого работника в компании этим занимается непосредственно предприниматель.

Если в компании установлен не один, а несколько кассовых аппаратов, определяют старшего кассира. Документы формирует или главный бухгалтер, или иной сотрудник, отвечающий за это. Вести документацию могут и кассир, и администратор, и сам предприниматель. Но для этого требуется определенное соглашение, в соответствии с которым ведение бухучета поручают конкретному работнику.

Для оформления контрольно-кассового аппарата вам понадобятся определенные документы.

1. Приходный кассовый ордер. Его заполняют всегда, при поступлении денег в операционную кассу. Если операции по наличному расчету закрепляют выдачей кассовых чеков или бланками отчетности, создают документ, в котором учитывают всю сумму наличных, поступивших в течение рабочего периода.

2. Расходный кассовый ордер. Документ заполняют после выдачи денег из кассы организации. Если средства компания выдала сотруднику для того, чтобы он купил необходимые для рабочего процесса материалы, то после получения ответственным лицом от него ордера следует удостовериться, что на документе присутствует подпись главбуха или руководителя. Также проверяют паспорт сотрудника.

3. Кассовая книга. При оформлении кассовой книги следует придерживаться формата КО4. В документе отражают все сведения по приходным и расходным кассовым ордерам. По окончании рабочего дня кассир сравнивает информацию в книге со сведениями в кассовой документации, следит за тем, чтобы они совпадали. Далее выводится остаток средств в кассе. Если в течение дня никаких операций с наличными расчетами не проводилось, в книгу не заносят никаких данных. При этом отсутствие информации в ней не является нарушением кассовой дисциплины.

4. Учетная книга. Она нужна, только если в компании работает больше одного кассира. В учетную книгу заносят каждую операцию передачи наличных средств кассиром старшему кассиру и наоборот. При получении денег работники ставят в книге подпись, тем самым подтверждая получение и передачу средств.

5. Расчетно-платежная и платежная ведомость. Составление документа обязательно только при выдаче сотрудникам стипендии, зарплаты, премии и т. д.

Документы можно подавать не только в бумажном, но и в электронном формате. Если выбран бумажный формат, при составлении соблюдают определенные правила. Документ допускается писать от руки или печатать на компьютере. Основное условие - наличие на нем подписи ответственного лица.

Документы в электронном виде составляют на компьютере, однако утверждают их электронной подписью для исключения несанкционированного доступа. Отметим, у книг учета бланков, отчетов и журналов операционного кассира нет ничего общего с кассовыми документами.

Ведение кассовой дисциплины по строгим правилам

Кассовая дисциплина важна для любой организации. Благодаря правильному ведению кассовой документации можно избежать множества ошибок и штрафов. Ниже мы приведем главные требования к формированию кассовых бумаг.

1. Оформление первичных документов.

Все кассовые операции, связанные с приемом, выдачей, хранением финансовых средств, должен проводить кассир, то есть уполномоченное лицо. Если в компании такая должность отсутствует, индивидуальный предприниматель сам вправе заниматься этим или же перекладывать данные функции на бухгалтера, ведущего финансово-хозяйственную деятельность. Так или иначе, назначают ответственного работника. Кассовая дисциплина подразумевает ведение обязательной документации, ранее перечисленной в статье.

2. Установка лимита по остатку в кассе.

Если средства, оставшиеся в кассе по завершении рабочего процесса, превышают лимит, речь идет уже о нарушении кассовой дисциплины. Существует понятие так называемого переходящего остатка (или лимита). Это определенная сумма, которую остаток в кассе по завершении рабочего дня превышать не может. Все средства свыше максимума передают в банк. Превышение переходящего остатка допустимо лишь в тех случаях, если это выходной, праздник, или же в этот день выплачивались заработные платы, премии и начисления.

Установка лимита является обязательным условием. Если организация не делает этого, сумму переходящего остатка автоматически приравнивают к нулю. Соответственно, каждое поступление наличных расценивается как нарушение кассовой дисциплины в 2017 г., то есть превышение лимита. Из-за подобных действий на всю компанию или предпринимателя налагают штраф - кассовая дисциплина в таких случаях считается нарушенной. В 2014 г. в России было установлено, по какой схеме следует подсчитывать лимит остатка денег в кассе. Ниже приведены два способа, которыми бизнесмены могут пользоваться при расчете.

Вариант 1.

В основе подсчетов лежит сумма всех средств, ранее поступивших в кассу. При вычислении пользуются формулой:

Л=В/П*Нс,

Л здесь является допустимым значением переходящего остатка; В - количеством материальных ресурсов, поступивших в кассы после реализации продукции, проведения работ или оказания услуг в течение подотчетного периода. Если компания создана не так давно и еще не успела ничего заработать, за основу принимают сумму, которую планируется получить в перспективе. П в данном случае - период, выбранный для расчета. Это, к примеру, смена, неделя или календарный месяц. Все определяется тем, в течение какого срока компания получает больше средств. Подотчетным периодом может быть даже один день, однако срок не может превышать трех месяцев. Нс - это отрезок времени, разделяющий день получения средств и день их передачи в банк. Этот период не может длиться дольше недели. Если же банковского учреждения нет на территории населенного пункта, допустим срок в две недели. В этом случае коэффициент равен пяти. Для определения показателя следует учитывать, где расположено предприятие, какая у него организационная структура и специфика деятельности, а также график работы торговой точки.

Вариант 2.

Основа расчетов - сумма, выданная из касс. Таким способом могут пользоваться индивидуальные предприниматели и организации, не получающие средства наличными, но при этом вынужденные время от времени снимать определенную сумму в банке. Предположим, они должны приобретать материалы или оплачивать поставки сырья. В этом случае для расчета переходного остатка применяется формула:

Л=Р/П*Нп,

Л здесь является суммой переходного остатка; Р - суммой средств, выданных компании в течение подотчетного периода. Не учитываются деньги, направленные на выдачу заработной платы, стипендии и иных выплат сотрудникам. Если организация новая и еще не располагает средствами в достаточном количестве, за основу берется сумма, которую бизнесмен намеревается взять в банке. П - это отрезок времени, взятый за основу для анализа отчислений из банка. Этот период не может быть больше трех месяцев. Допустимый минимум при этом не установлен. В идеале за основу берут время, когда компания чаще всего обращалась за средствами в банк.

Нп - это временной отрезок между датами, когда бизнесмен брал средства в банке. Период не может превышать недели. Если же на территории населенного пункта нет банковского учреждения, допускается продление срока до двух недель. Если бизнесмен снимает деньги каждые четыре дня, коэффициент равен четырем.

После того как компания установила допустимый предел переходящего остатка, она заносит эту информацию во внутренний приказ, то есть прописывает рассчитанное значение. Также в документе указывают период, в течение которого лимит будет действительным, к примеру, 2017 г. В законодательстве ничего не сказано об обязательном ежегодном изменении лимита. В связи с этим, если бизнесмен не указывает срока действия приказов, лимит можно применять неограниченное время, и штраф за нарушение кассовой дисциплины на компанию не наложат.

Еще летом 2014 г. малые предприятия освободили от необходимости установок каких-либо лимитов. Но нужно помнить, что малые - это те организации, численность персонала в которых меньше 100, а годовая выручка - менее 800 млн рублей.

Если компания решает перестать использовать лимит, то выпускает соответствующий приказ.

3. Выдача наличных средств подотчетным сотрудникам.

Средства, которые выдают сотрудникам для поездки в командировку, называются подотчетными. Эти деньги предназначены для представительских расходов и хозяйственных нужд. Выплату подотчетных средств подтверждают соответствующие финансовые документы. Они доказывают тот факт, что финансы расходуются по предназначению. В роли таких документов могут выступать накладные, чеки и т. д.

Если сотрудник потратил личные деньги на те или иные цели из-за нехватки подотчетных средств, он пишет соответствующее заявление, на основании которого компания компенсирует ему расходы. Отчитаться об израсходованных деньгах работник должен в течение трех дней с даты окончания срока, на который ему были выданы средства, или с того момента, как он прибыл из командировки.

Очень важно контролировать своевременную подачу отчетности и формирование документов, подтверждающих расход средств. При нарушении сроков предоставления отчетов выданные средства невозможно занести в расходную часть, а значит, и снизить сумму уплачиваемых налогов на их значение. Кроме того, выплата с них НДФЛ и начисление страховых взносов становятся обязательными условиями.

4. Ограничение расчетов с использованием наличных средств.

В соответствии с Указанием 3073-У у экономических субъектов есть право совершения сделок за наличные средства в границах 100 тыс. руб. Установленное ограничение применяется для компаний и бизнесменов, за некоторыми исключениями. Для сделок с физическими лицами (то есть не ИП) не действует предел в 100 тыс. руб. В связи с этим компания может совершать расчеты с физическими лицами наличными в любом размере.

Лимит не учитывают, когда:

  • сотрудникам выдают заработную плату и социальные пособия;
  • персоналу предоставляют подотчетные средства;
  • индивидуальные предприниматели используют наличные на цели, не связанные с бизнесом.

Индивидуальный предприниматель вправе использовать все полученные деньги на собственные цели, взяв их под отчет в полном объеме. Если необходимо потратить средства, он может не направлять всю наличную выручку в банк. У бизнесмена есть возможность забрать все наличные из кассы, но израсходовать их на личные цели.

Юрлица и ИП вправе совершать взаиморасчеты наличными на основании заключенных соглашений. Но существует одно условие - размер денежных средств не должен превышать 100 тыс. руб. Это же требование распространяется на договоры, предусматривающие поэтапные выплаты (к примеру, договоры на аренду, в соответствии с которыми оплата осуществляется каждый месяц). Если в общей сложности сумма оплаты за весь срок аренды более 100 тыс. руб., то остаток, превышающий допустимый предел, передают арендодателю безналом. Нужно контролировать момент, когда сумма вносимых по договору средств достигнет отметки в 100 тыс. руб.

5. Взятие средств из кассы для личных целей.

Следует помнить об ограничениях и возможностях, действующих для любой формы юридической собственности. Например, если речь идет об ООО, брать средства из кассы для личных целей категорически запрещено даже в том случае, если в обществе всего один учредитель. Такое ограничение не касается индивидуальных предпринимателей. Они вправе использовать деньги из кассы так, как считают нужным. Главное - уплата всех налогов и начисление необходимых взносов по страхованию.

Рассказывает практик

Кого назначить ответственным за кассовую дисциплину в компании

Александр Осипов ,

финансовый директор Alaska Originale

В регламенте по обращению с наличными, сформированном в компании, лучше указать ответственных за кассовую дисциплину:

  • финансового директора или главного бухгалтера (как правило, они отвечают за общую организацию и контроль кассовой дисциплины);
  • директора филиала или подразделения предприятия, расположенного на отдельной территории (этот специалист отвечает за организацию работы локальной кассы, он следит, как она работает, выносит решения по возврату средств розничным покупателям, визирует их заявления, подписывает кассовую документацию и акты возврата денег по кассе (ф. КМ-3));
  • специалиста, который контролирует кассовую дисциплину в локальной кассе, функционирование счетчиков кассового аппарата, проверяет сведения в книге кассира-операциониста, пересчитывает и принимает наличные средства из кассового аппарата, проверяет информацию в справке-отчете кассира-операциониста, оформляет сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке предприятия (ф. КМ-7), акты о возврате финансовых средств по кассе (ф. КМ-3), подписывает расходные и приходные кассовые документы от имени главного бухгалтера;
  • кассира или кассира-операциониста (он отвечает за проведение кассовых операций, выдачу и прием денег, оформление кассовой документации и кассовых отчетов, подписывает все формы и акты, связанные с работой кассы).

Других специалистов, отвечающих за те или иные процедуры, на предприятиях часто назначают на основании отдельных приказов (к примеру, состава комиссии по инвентаризации, если планируется проверка налоговой кассовой дисциплины).

Как осуществляется контроль кассовой дисциплины

Все сотрудники компании должны четко следовать правилам ведения операций с наличными средствами. Однако контролировать кассовую дисциплину в целом должен главный бухгалтер (если, конечно, наличие такого специалиста предусматривает регламент организации). Если деятельность ведет индивидуальный предприниматель и он является единственным в бизнесе, то сам и отвечает за все.

Некоторые виды контроля за кассовой дисциплиной входят в обязанности государства. В соответствии с нормами п. 1 ст. 7 Закона РФ от 21.03.1991 г. № 943-1 проверять кассовую дисциплину должна Федеральная налоговая служба.

В рамках контроля налоговая инспекция планирует узнать:

  • имели ли место случаи, когда выручка приходовалась не в полном объеме или же нарушались сроки процедуры;
  • превышен ли допустимый лимит расчетов в 100 тыс. руб.;
  • превышен ли допустимый уровень переходящего остатка денег в кассе;
  • были ли какие-либо операции через ККТ проведены с нарушениями;
  • всегда ли выдавались положенные кассовые ордера, не было ли ошибок в их оформлении;
  • всегда ли, когда требовалось, в компании пробивали и выдавали кассовые чеки и оформляли в положенных случаях бланки строгой отчетности;
  • совпадают ли остатки в кассе со сведениями, отраженными в кассовой документации;
  • не предоставляли ли подотчетным лицам крупные суммы на сроки, превышающие допустимые.

Как проводится проверка кассовой дисциплины на предприятии

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 г. № 133н руководитель налоговой службы выступает с инициативой о проведении проверки на предмет соблюдения кассовой дисциплины, издавая соответствующий приказ. В нем обозначают время, в течение которого будет идти проверка налоговой кассовой дисциплины, и ее цели. В ходе контрольного мероприятия сотрудники налоговой службы изучают:

  • документацию, оформленную при проведении кассовых операций;
  • фискальную отчетность и контрольные ленты ККТ;
  • регистрационную и эксплуатационную документацию на ККТ;
  • документацию, отражающую информацию о получении БСО, их учете и утилизации;
  • регистры учета операций, связанных с бухгалтерской и хозяйственной деятельностью;
  • приказы, которые устанавливают лимиты кассовых остатков;
  • авансовую отчетность.

Представители налоговой службы вправе проверить не только перечисленную выше документацию и регистры. В соответствии с их требованием инспектируемая организация обязана пояснить и иные моменты, напрямую относящиеся к объекту контроля.

Какая ответственность предусмотрена за нарушение кассовой дисциплины в 2017 г.

При выявлении ряда нарушений применяется административная ответственность. Кассовая дисциплина должна соблюдаться всеми компаниями и индивидуальными предпринимателями. До 15.07.2016 г. ответственность наступала, если организации:

  1. нарушали правила работы с наличностью (превышали лимиты, не выполняли оприходования вырученных средств): штраф за нарушение кассовой дисциплины для должностных лиц составлял 4-5 тыс. руб., для юридических - от 40 до 50 тыс. руб. (п. 1 ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ);
  2. не применяли кассовые аппараты или использовали контрольно-кассовую технику, не отвечающую существующим нормам, не выдавали документ, подтверждающий оплату, что в зависимости от степени нарушения влекло за собой предупреждение или наложение штрафа: для физических лиц он составлял от 1500 до 2000 руб., для должностных лиц - от 3 до 4 тыс. руб., для юридических - от 30 до 40 тыс. руб. (п. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

Сейчас может применяться административная ответственность за нарушение кассовой дисциплины, совершенное до 15.07.2016 г.

В соответствии с ФЗ от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ с 2016 г. существенно выросли штрафы за нарушения кассовой дисциплины (в частности, ответственность за неиспользование контрольно-кассовой техники). Неприменение кассовых аппаратов с 15.07.2016 г. грозит:

  • штрафом для должностных лиц в размере от 25 до 50 % от суммы расчета, выполненного без использования ККТ, но не менее 10 тыс. руб.;
  • штраф для юрлиц в размере от 75 до 100 % от суммы расчета, выполненного без использования ККТ, но не менее 30 тыс. руб. (п. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ в ред. ФЗ № 290-ФЗ).

Если компания во второй раз нарушает законодательное требование, связанное с применением кассового аппарата, сумма расчетов без использования ККТ равняется (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, за чем следуют:

  • дисквалификация должностных лиц на 1-2 года;
  • остановка работы индивидуальных предпринимателей и организаций до 90 суток (п. 3 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ в ред. ФЗ № 290-ФЗ).

Меры ответственности за такое нарушение кассовой дисциплины в 2017 г., как использование ККТ, не соответствующей нормативам, применение ККТ, которое сопровождается нарушениями установленных законодательных норм и условий ее регистрации и применения до 01.02.2017 г., не изменились (п. 15 ст. 7 ФЗ № 290-ФЗ). Но с 01.02.2017 г. за эти нарушения, а также нарушения порядка, сроков и условий перерегистрации ККТ действуют следующие меры ответственности:

  • предупреждение или штраф за нарушение кассовой дисциплины на сумму от 1500 до 3000 руб. для должностных лиц;
  • предупреждение или штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб. для юрлиц (ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ, п. 15 ст. 7 Закона № 290-ФЗ).

По ФЗ от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ компании могут быть привлечены к ответственности и за иные нарушения при использовании контрольно-кассового аппарата. К примеру:

  • если не направляют покупателю кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронном формате или если не передают эти документы на бумаге по требованию клиента;
  • отвечать за нарушения также обязаны фискальные операторы, изготовители ККТ и экспертные организации.

Существует срок давности нарушения кассовой дисциплины. Так, с момента нарушения привлечь виновных к административной ответственности можно лишь в течение 2 месяцев (п. 1 ст. 4.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ). Не исключено, что в 2017 г. многие разовые нарушения кассовой дисциплины останутся ненаказанным. Но нарушение кассовой дисциплины в 2017 г. способно стать причиной для особенно тщательного наблюдения за налогоплательщиком и поводом для досрочной выездной проверки. Представители налоговой службы однозначно заинтересуются, если выручка будет оприходована не в полной мере и несвоевременно, а также если выявятся несоответствия между документальными и фактическими остатками денег в кассе.

Если была выдана подотчетная сумма финансовых средств в крупном размере на необоснованно длительный период, к ней могут доначислить НДФЛ (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 г. № 14376/12).