تقارير مسبقة عن كيفية التصرف بشكل صحيح. تقرير مسبق ، نموذج تقرير مسبق ، تعبئة الاستمارة
يمكن لموظف الشركة استلام الأموال التي يجب أن ينفقها للأغراض المحددة في طلب الإصدار في مكتب النقدية الخاص بالمؤسسة في المساءلة. في غضون ثلاثة أيام بعد نهاية فترة تنفيذ النفقات (يشار إليها في الطلب) ، يجب على الموظف الإبلاغ. ولهذه الغاية ، يقوم بإعداد تقرير مسبق ، يجب تأكيد بياناته من خلال الوثائق ذات الصلة.
تقرير المصروفات هو مستند يتم إعداده بواسطة شخص مسؤول من أجل حساب أموال الشركة التي تم استلامها مسبقًا لأغراض محددة بدقة.
يمكن للأشخاص المسؤولين فقط أن يكونوا موظفين في المؤسسة. قائمتهم ، والتي تشير أيضًا إلى: لأي أغراض يمكن إصدار الأموال ، والمدة القصوى لعمل النفقات ، والوقت الذي يلزم خلاله تقديم تقرير إلى قسم المحاسبة.
يحدد الإجراء الجديد لإجراء العمليات في السجل النقدي قائمة بالمصروفات التي يتم إصدار النقد من أجلها في الحساب. هذا هو شراء القرطاسية والسلع المنزلية والوقود والسفر والأعمال العامة ونفقات التمثيل وما إلى ذلك.
يمكن استلام الأموال من قبل الشخص المسؤول عن طريق التحويل المصرفي إلى بطاقته. في هذه الحالة ، يجب عليه أيضًا تقديم تقرير مسبق إلى قسم المحاسبة في الوقت المحدد.
بعد إجراء النفقات ، يحتاج الموظف إلى الحضور إلى قسم المحاسبة وإعداد هذا المستند. يمكنه القيام بذلك يدويًا عن طريق ملء نموذج مطبوع ، أو إعطاء جميع المستندات الداعمة لمحاسب يقوم ، بحضوره ، بإعداد مستند مسبق في برنامج متخصص. في الحالة الأخيرة ، بعد إصدار المستند ، يتحقق الشخص المسؤول من امتثال التقرير للمستند المقدم ويوقع عليه.
تستخدم المؤسسة النموذج الموحد لتقرير مصاريف AO-1 أو نموذج الشركة الخاص الذي تم تطويره على أساسها.
إذا تم إنفاق الأموال لغرض الحصول على الأصول المادية ، فيجب إرفاق فواتير الاستلام (أمر الاستلام) للمواد بالمستندات الداعمة ، مع ملاحظة بشأن تسليمها إلى المستودع.
يتم فحص التقرير المسبق من قبل كبير المحاسبين للشركة ويوافق عليه المدير.
بعد التقرير ، يجب دفع رصيد الأموال غير المنفقة إلى أمين الصندوق من قبل ، ويجب تعويض الإنفاق الزائد الذي وافق عليه المدير للموظف من خلال.
ملء نموذج التقرير المسبق
دعنا نلقي نظرة فاحصة على كيفية ملء تقرير مسبق.
في الجزء العلوي من المستند ، اسم المؤسسة حيث تم تسجيل كيان إعداد التقارير ، وكودها مكتوب ، أسفل اسم الوحدة الهيكلية. يجب أن يشير الموظف إلى بياناته الشخصية ومنصبه ورقم موظفيه. من الضروري هنا أيضًا ملء سطر يحتوي على معلومات حول الغرض من الدفعة المقدمة التي تم استلامها مسبقًا.
يشير الجزء المجدول إلى الرصيد أو التجاوز في التقرير ، إن وجد ، لهذا الموظف. ومع ذلك ، يجب أن نتذكر أنه لا يُسمح بإصدار النقد كحساب إذا لم يكن الموظف قد قام مسبقًا بحساب الأموال التي تم إصدارها. أي أن وجود رصيد نقدي في حساب هذا الشخص يشير إلى حدوث انتهاك لإجراءات إجراء المعاملات النقدية.
أدناه ، يملأ الموظف معلومات حول الرصيد الناتج أو الإنفاق الزائد للأموال الخاضعة للمساءلة. يجب أن يشير إلى عدد المستندات الداعمة وعدد الأوراق التي توجد عليها.
على الجانب الآخر ، يجب على الموظف كتابة معلومات حول كل مستند داعم ، مع الإشارة إلى رقمه وتاريخ التجميع والاسم والمبلغ الإجمالي.
ثم يوقع الشخص المسؤول على تقريره.
في المحاسبة ، يتم تعيين رقم للتقرير المسبق بالترتيب ، ويتم لصق تاريخ تجميعه.
يتم إعداد قسم "سجلات المحاسبة" من قبل محاسب يقوم بتوزيع التكاليف المتكبدة بين حسابات المحاسبة. يجب أن تتطابق هذه المعلومات مع البيانات الموجودة على الجانب الخلفي.
خلف المستند ، يملأ موظف المحاسبة جانبه من التقرير ("مقبول للمحاسبة") ، وبيانات المحاسبة التحليلية لكل مستند داعم.
بعد التحقق ، يجب على ضابط العد أن يسجل سلوكه وأن يشير بالكلمات إلى المبلغ المطلوب الموافقة عليه.
يتم التوقيع على التقرير المسبق من قبل كبير المحاسبين في الشركة الذي يتحكم في صحة التسجيل وهدف الإنفاق.
إذا تم إرجاع الأموال أو إصدارها ، بعد نتائج هذا التقرير ، يقوم أمين الصندوق أيضًا بالتوقيع عليها ، وملء البيانات الخاصة بالأوامر النقدية.
يحتوي الجزء السفلي من المستند على إيصال ، يجب على المحاسب فصله وتسليمه إلى الموظف عند قبوله للتحقق. يتضمن تفاصيل التقرير المسبق ومقداره وعدد نماذج التأكيد المقدمة.
عند الموافقة على التقرير المسبق ، يجب على المدير إجراء إدخال مناسب في الجزء العلوي الأيمن من المستند ، وكتابة المبلغ الإجمالي للمستند بالكلمات.
الفروق الدقيقة
يجوز إصدار الأموال في الحساب بالعملة الأجنبية. في هذه الحالة ، يتم ملء المعدل المرجعي الحالي في التقرير المسبق ، وعلى الجانب الآخر ، يجب إدخال إدخالات على إجمالي المؤشرات بالعملة الأجنبية وما يعادلها من الروبل ، والتي يتم حسابها بالسعر الموضح في الصفحة الأولى.
يحدث ملء التقرير المسبق في الحالات التي يتلقى فيها موظفو المؤسسات والمنظمات من قسم المحاسبة مبلغًا معينًا من المال مقابل النفقات المرتبطة بأنشطتهم المهنية.
ملفات افتح هذه الملفات على الإنترنت 2 ملف
في أغلب الأحيان ، يتم إصدار الأموال لتغطية نفقات السفر أو النفقات المتعلقة بالأنشطة المنزلية للشركة (شراء القرطاسية ، وأوراق المكتب ، والأثاث ، وما إلى ذلك). ولكن قبل إصدار الأموال ، يجب أن يتلقى المحاسب أمرًا أو أمرًا مناسبًا من مدير المؤسسة ، والذي سيشير إلى المبلغ الدقيق والغرض من الدفعة المقدمة.
بعد إجراء النفقات ، يلتزم الموظف الذي تلقى الأموال بإعادة الرصيد إلى مكتب النقد الخاص بالمؤسسة أو ، في حالة حدوث تجاوز ، لتلقي الأموال الزائدة من مكتب النقد. في هذه المرحلة تم استدعاء وثيقة "تقرير مسبق".
كيفية التحقق من النفقات
من المستحيل إعادة الأموال المتبقية إلى مكتب النقدية الخاص بالمؤسسة تمامًا مثل هذا. ضرورة إحالة الأوراق إلى المختصين بقسم المحاسبة تؤكد أن الأموال الخاضعة للمساءلة قد أنفقت بالضبط للأغراض التي قدمت من أجلها. على هذا النحو ، يتم استخدام النقد والإيصالات وتذاكر القطار ونماذج الإبلاغ الصارمة وما إلى ذلك في المقام الأول. يجب أن تحتوي جميع المستندات المذكورة أعلاه على تفاصيل وتواريخ ومبالغ مقروءة بوضوح.
قواعد لتجميع التقرير
حتى الآن ، لا توجد عينة تقرير موحدة إلزامية بشكل صارم ، ومع ذلك ، يفضل معظم المحاسبين بالطريقة القديمة استخدام النموذج المعمول به سابقًا بشكل عام. هذا أمر مفهوم: فهو يتضمن جميع المعلومات الضرورية ، بما في ذلك -
- معلومات عن المنظمة التي أصدرت الأموال ،
- الموظف الذي استقبلهم
- المبلغ المحدد من المال
- الأغراض التي قصدت من أجلها.
- تنعكس المصاريف المتكبدة هنا أيضًا مع إرفاق جميع المستندات الداعمة. بالإضافة إلى ذلك ، يحتوي التقرير على توقيعات موظفي المحاسبة الذين أصدروا الأموال وقبلوا الرصيد ، وكذلك الموظف الذي صدرت له الأموال الخاضعة للمساءلة.
ليس من الضروري وضع ختم على المستند ، نظرًا لأنه جزء من تدفق المستندات الداخلي للشركة ، علاوة على ذلك ، منذ عام 2016 ، تتمتع الكيانات القانونية ، كما في السابق ورجال الأعمال الأفراد ، بالحق القانوني الكامل في عدم استخدام الأختام والطوابع للمصادقة من الأوراق.
يتم إنشاء المستند من نسخة أصلية واحدة ، ولا يستحق التأخير في ملئه - وفقًا للقانون ، يجب أن يتم إصداره في غضون ثلاثة أيام كحد أقصىبعد إنفاق المال.
نظرًا لأن التقرير المسبق يشير إلى وثائق المحاسبة الأساسية ، فيجب ملؤه بعناية فائقة ومحاولة عدم ارتكاب الأخطاء. في الحالات التي لا يمكن فيها تجنب ذلك ، من الأفضل ملء نموذج جديد.
مثال على إعداد تقرير مسبق
على الرغم من جدية اسم المستند وأهميته ، إلا أن ملئه ليس بالأمر الكبير.
يتم ملء الجزء الأول من المستند من قبل الموظف الذي تلقى المال للتقرير.
- في البداية ، يتم كتابة اسم الشركة والإشارة إلى رمز OKPO الخاص بها () - يجب أن تتوافق هذه البيانات مع أوراق تسجيل الشركة. بعد ذلك ، أدخل رقم التقرير المحاسبي وتاريخ إعداده.
- على اليسار ، يتم ترك بضعة أسطر للموافقة عليها من قبل مدير المؤسسة: هنا ، بعد ملء التقرير بالكامل ، سيحتاج المدير إلى دفع المبلغ بالكلمات والتوقيع وتاريخ الموافقة على المستند.
- ثم تأتي معلومات عن الموظف: الوحدة الهيكلية التي ينتمي إليها ، ورقم أفراده ، واسم العائلة ، والاسم الأول ، والعائلة ، والوظيفة والغرض من الدفعة المقدمة.
إلى الطاولة اليسرىيقوم الموظف المسؤول بإدخال معلومات حول الأموال الصادرة ، على وجه الخصوص ، تشير إلى المبلغ الإجمالي ، بالإضافة إلى معلومات حول العملة التي تم إصدارها بها (إذا تم استخدام عملات دول أخرى). يتم إدخال مبلغ الرصيد أو الإنفاق الزائد أدناه.
إلى الجدول الصحيحيتم إدخال البيانات من قبل أخصائي محاسبة. يتم إدخال معلومات حول الحسابات والمعاملات المحاسبية هنا ، ولا سيما الحسابات الفرعية التي يتم من خلالها تمرير الأموال والمبالغ المحددة.
تحت الجدول حدد عدد المرفقات بتقرير المصاريف (أي المستندات التي تؤكد النفقات).
بعد ملء جميع المعلومات اللازمة ، يجب مراجعة التقرير والأوراق المرفقة به من قبل كبير المحاسبين وفي السطر المناسب (بالكلمات والأرقام) يشير إلى المبلغ المعتمد للتقرير.
ثم يتم إدخال توقيعات المحاسب وكبير المحاسبين في التقرير ، بالإضافة إلى معلومات حول الأموال المتبقية أو المبالغ التي تم إنفاقها - تشير الخلايا المطلوبة إلى المبلغ المحدد والأمر النقدي الذي يمر من خلاله. يقوم أمين الصندوق الذي قبل الرصيد أو أصدر التجاوز بتوقيعه أيضًا على المستند.
يحتوي الجزء الخلفي من التقرير المسبق على معلومات حول جميع المستندات المرفقة به:
- قائمتهم الكاملة مع التفاصيل وتواريخ الإصدار والأسماء والمبلغ الدقيق لكل حساب (تم إصداره وقبوله للمحاسبة) ،
- وكذلك رقم الحساب الفرعي المحاسبي الذي يذهبون إليه.
تحت الجدول ، يجب على الشخص المسؤول أن يضع توقيعه الذي سيشهد على دقة البيانات المدخلة.
يتضمن القسم الأخير (الجزء المقطوع) إيصالًا من المحاسب الذي قام الموظف المسؤول بتسليمه مستندات تثبت التكاليف. يشار هنا
- اسم العائلة ، الاسم ، اسم العائلة للموظف ،
- رقم وتاريخ التقرير ،
- مقدار الأموال الصادرة للإنفاق (بالكلمات) ،
- وكذلك عدد المستندات التي تؤكد التكاليف.
بعد ذلك يجب على المحاسب وضع توقيعه وتاريخ تعبئة المستند تحت المستند وتحويل هذا الجزء إلى الموظف الذي قدم التقرير.
القواعد العامة لملء التقرير المسبق هي كما يلي:
- يتم إعداد التقرير خلال 3 أيام عمل من تاريخ:
- انتهاء الفترة التي تم إصدار الأموال من أجلها ، المحددة في طلب الموظف لإصدار الأموال بموجب التقرير ؛
- خروج الموظف من العمل إذا انتهت مدة صرف الأموال أثناء مرضه أو إجازته ؛
- عودة موظف من رحلة عمل.
يمكن معاقبة انتهاك مدة الموظف ماليا.
"الموظف مرة أخرى تأخر الاجتماع الابتدائي؟ معاقب بالروبل " .
- يتم إعداد التقرير في النموذج الموحد AO-1 أو بالشكل المعتمد من قبل المنظمة.
يمكنك تنزيل نموذج التقرير من موقعنا على الإنترنت. "النموذج الموحد رقم AO-1 - تقرير مسبق (تنزيل)" .
- يتم ملؤها بالجهود المشتركة للموظف والمحاسب.
- معتمد من قبل المدير.
- المستندات التي تؤكد النفقات التي تكبدها الموظف - الشيكات والفواتير والتذاكر وما إلى ذلك مطلوبة كمرفقات بالتقرير.
كيفية ملء تقرير مسبق
يمكن تقسيم التقرير المسبق بشكل مشروط إلى 3 أجزاء:
- يتم ملء الجزء الأول (الأمامي) من قبل المحاسب. تعكس تفاصيل الوثيقة (رقمها وتاريخها) ، ومعلومات عن المنظمة والشخص الخاضع للمساءلة ، وعن الدفعة المقدمة الصادرة إليه ، ومعلومات موجزة عن الأموال التي أنفقت والحسابات المحاسبية التي تعكس حركتها وشطبها ، وكذلك معلومات عن إصدار زيادة في الإنفاق للموظف أو عن استلام سلفة غير مستخدمة منه.
- الجزء الثاني هو إيصال مقطوع عند قبول التقرير للتحقق منه. المحاسب يملأها ويقطعها ويعطيها للمحاسب.
- يتم ملء الجزء الثالث من المستند (الجانب الخلفي من نموذج AO-1) بشكل جماعي. يعكس الموظف الخاضع للمساءلة سطراً بسطر فيه تفاصيل المستندات التي يؤكد بها النفقات التي قام بها ، فضلاً عن مبلغ المصروف "وفقًا للتقرير". ويحدد المحاسب المبلغ المقبول للمحاسبة ، والحساب المحاسبي ، حيث سيتم "تعليق" المصروفات.
يتم التوقيع على التقرير من قبل الموظف والمحاسب وكبير المحاسبين. ثم يتم تقديمه إلى المدير للموافقة عليه - يكون الختم المقابل على الجانب الأمامي من المستند.
ملاحظة! يمكن إعداد التقرير المسبق ليس فقط على الورق ، ولكن أيضًا في شكل إلكتروني.
اقرأ المزيد عن هذا في المقال "يمكن توقيع التقرير المسبق بتوقيع إلكتروني" .
تقارير المصروفات في عام 2019: أين يمكنك الاطلاع على مثال وتنزيل نموذج ملء مجانًا
لم تكن هناك تغييرات على التقارير المسبقة في عام 2019 (وكذلك في 2017-2018) - لا يزال يتعين استكمال هذه الوثيقة. إذا تم إعداد التقرير المسبق في شكل إلكتروني ، فمن الضروري استخدام توقيع إلكتروني لجميع الموظفين المشاركين في ملئه (خطاب وزارة المالية بتاريخ 08.20.2015 رقم 03-03-06 / 2/48232).
يمكنك التعرف على مثال وعينة لملء تقرير مسبق على موقعنا. لنفكر في مثال افتراضي.
لنفترض أنه في 21 يناير 2019 ، أصدرت شركة X LLC أموالًا لموظفها O. D. Smirnov بمبلغ 20000 روبل. لشراء 5 خراطيش للطابعات. لم تكن هناك أي سلف غير مستخدمة. تم الشراء في نفس اليوم ، وقدم الموظف التقرير في اليوم التالي ، أي 22 يناير.
أنفق الموظف 18950 روبل فقط. (لم يكن الشراء خاضعًا لضريبة القيمة المضافة لأن البائع يطبق نظام الضرائب المبسط). الأموال غير المستخدمة بمبلغ 1050 روبل. عاد إلى أمين الصندوق فور تسليم التقرير إلى قسم المحاسبة.
فيما يلي مثال لملء تقرير مسبق لهذا الموقف.
وفقا للفقرة 1 من الفن. 9 من قانون 21 نوفمبر 1996 N 129-FZ (المشار إليه فيما بعد - القانون رقم N 129-FZ) ، يجب توثيق جميع المعاملات التجارية التي تجريها المنظمة من خلال المستندات الداعمة. على هذا النحو ، يتم استخدام مستندات المحاسبة الأولية. ترد المتطلبات التي يجب أن تفي بها من أجل قبولها للمحاسبة في الفقرة 2 من الفن. 9 من القانون رقم 129-FZ. لذلك ، كقاعدة عامة ، يجب وضع "الأساسي" بالشكل الوارد في ألبومات النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية. الاستثناءات هي الحالات التي لا توفر فيها هذه الألبومات نموذجًا خاصًا. ثم يكفي أن الوثيقة تحتوي على التفاصيل الإلزامية الواردة في نفس الفقرة 2 من الفن. 9 من القانون رقم 129-FZ.
حسب الفن. 313 رمز الضريبة وثائق المحاسبة الأولية- إحدى طرق تأكيد بيانات المحاسبة الضريبية. على سبيل المثال ، بحكم الفن. 252 من القانون ، لأغراض فرض الضرائب على الأرباح ، يتم قبول المصاريف الموثقة فقط ، أي تلك المؤكدة من خلال المستندات التي تم إعدادها وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي أو مع الجمارك التجارية. بعبارة أخرى ، لكي تعمل "المنظمة الأساسية" بمثابة "تبرير" لأغراض المحاسبة الضريبية ، يجب أن تفي أيضًا بمتطلبات الفقرة 2 من الفن. 9 من القانون رقم 129-FZ.
أحد أشكال وثائق المحاسبة الأولية ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 1 أغسطس 2001 رقم 55 ، هو (نموذج N AO-1). وفقًا للإرشادات الخاصة باستخدام وملء النموذج الموحد "التقرير المسبق" ، الذي تمت الموافقة عليه بموجب نفس المرسوم الصادر عن لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا N 55 (المشار إليها فيما يلي باسم المبادئ التوجيهية) ، فإنه يعمل على حساب الأموال الصادرة إلى الأشخاص المسؤولين عن المصاريف الإدارية والتجارية.
لذلك ، وفقًا للبند 11 من إجراءات إجراء المعاملات النقدية (تمت الموافقة عليه بموجب قرار مجلس إدارة بنك روسيا بتاريخ 22 سبتمبر 1993 N 40 ، المشار إليه فيما بعد باسم الإجراء) ، يحق للمنظمات إصدار النقد للموظفين من مكتب النقدية للاحتياجات الاقتصادية والتشغيلية ، وكذلك للنفقات المتعلقة ب. في الوقت نفسه ، يلتزم الأشخاص الذين تلقوا مبالغ نقدية مقابل تقرير ، في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام عمل بعد انتهاء الفترة التي تم إصدارها من أجلها ، أو من يوم عودتهم من رحلة عمل ، لتقديمها إلى المحاسبة تقرير عن المبالغ المصروفة وتسوية نهائية عليها. يتم تجميعها فقط في شكل N AO-1 في نسخة واحدة وفي نفس الوقت يمكن تعبئتها يدويًا وعلى جهاز كمبيوتر. ومع ذلك ، في أي حال ، لا يمكن تخزينها في شكل إلكتروني فقط. يجب طباعتها وتوقيعها ليس فقط من قبل المحاسب والموظف المسؤول ، ولكن أيضًا من قبل كبير المحاسبين ورئيس المنظمة.
طلب ملء
لذلك ، فإن التقرير المسبق عبارة عن وثيقة ذات وجهين لا يتم ملؤها فقط من قبل الشخص المسؤول ، ولكن أيضًا من قبل المحاسب.
يشير الموظف الذي تلقى الأموال الخاصة بالتقرير ، في الجزء الخلفي من النموذج في الأعمدة 2-4 ، إلى تفاصيل المستندات التي تؤكد النفقات المتكبدة (التاريخ والرقم والاسم) ، وفي العمود 5 - مبلغ تكاليف هم. إذا تم إصدار الأموال بعملة أجنبية ، فيجب أن يعكس العمود 6 أيضًا المبلغ بالعملة الأجنبية.
كل هذه المستندات ، والتي تشمل إيصالات النقد والمبيعات ، ووثائق الشحن ، ونماذج الإبلاغ الصارمة ، ووثائق النقل (تذاكر السفر ، والقسائم) ، وما إلى ذلك ، مرفقة بالتقرير. في الوقت نفسه ، يجب ترقيمها من قبل الشخص المسؤول بالترتيب الذي تم تسجيلها به في التقرير.
بعد التحقق من صحة المعلومات المنعكسة ، والإنفاق المستهدف للأموال ، وتوافر المستندات الداعمة ، وصحة تنفيذها وحساب المبالغ ، يبدأ المحاسب في ملء التقرير المسبق. يقوم بتعيين رقم تسلسلي للوثيقة ، ويضع التاريخ ويشير على الجانب الأمامي من النموذج إلى اسم الوحدة الهيكلية التي يعمل فيها الشخص المسؤول ، واسم عائلته وأحرفه الأولى ، ورقم الموظف ، والمنصب ، بالإضافة إلى الغرض من الدفعة المقدمة له.
في الوقت نفسه ، يتم إصدار إيصال للموظف يفيد بقبول التقرير والمستندات الداعمة للتحقق ، وهو الجزء المقطوع من النموذج N AO-1 ، الموجود على الجانب الأمامي أدناه. هنا يجب على المحاسب الإشارة إلى الاسم الكامل. الشخص المسؤول ، وتفاصيل التقرير المسبق ، والمرفق به الإيصال ، ومقدار الأموال الصادرة وعدد المستندات الداعمة وأوراقها ، وكذلك وضع توقيعك.
على الجانب الخلفي من التقرير المسبق في العمود 7 ، يجب على المحاسب تسجيل مبالغ النفقات المقبولة للمحاسبة لكل من المستندات الداعمة. في العمود 9 ، يتم وضع الحسابات (الحسابات الفرعية) للمحاسبة ، والتي يتم خصمها لهذه المبالغ. يتم نقل جميع البيانات إلى الجدول الموجود على الجانب الأمامي من التقرير ، الموجود على اليمين. يتم ملء العمود 8 في الجزء الخلفي إذا كان الشخص المسؤول يعكس البيانات الموجودة في العمود 6 ، أي بشرط أن يكون المال قد تم إصداره بعملة أجنبية. يشير إلى مقدار المصروفات المقبولة للمحاسبة بشروط "العملة".
في الجدول الموجود على الجانب الأمامي ، على اليسار ، أدخل معلومات حول وجود رصيد أو زيادة في الإنفاق على السلفة السابقة ، بالإضافة إلى بيانات عن السلفة الحالية ("إجمالي المبالغ المستلمة" ، "المستنفدة" ، "الرصيد" ، " الإفراط في الإنفاق "). في هذه الحالة ، يتم ملء السطر 1 أ فقط إذا تلقى الشخص الخاضع للمساءلة أموالاً بعملة أجنبية.
تحت الجداول ، يشار إلى المبلغ الإجمالي للتقرير المسبق بعد التحقق ("تتم الموافقة عليه بالمبلغ") وعدد المستندات الداعمة وأوراقها المرفقة بها. بعد ذلك يتم لصق توقيعات المحاسب وكبير المحاسبين ، ويرفع التقرير نفسه إلى رئيس المنظمة الذي يضع توقيعه والمبلغ المعتمد من قبله بالكلمات والأرقام في الجهة الأمامية من الخلف للنموذج بالأعلى. الزاوية اليمنى.
بناءً على التقرير المعتمد ، يتم إجراء التسويات النهائية مع الموظف وفقًا للتقرير المسبق.
وفقًا للفقرة 13 من الإجراء ، يتم استلام النقد من مكاتب النقد للمؤسسات وفقًا لأوامر استلام النقد الموقعة من قبل كبير المحاسبين أو شخص مخول للقيام بذلك بأمر كتابي من رئيس المؤسسة. وفقًا للأمر النقدي الوارد ، يجب تسليم رصيد الدفعة المقدمة التي لم ينفقها الشخص الخاضع للمساءلة إلى مكتب الدفع النقدي.
يجب أن يتم إصدار النقد من مكتب النقد ، بموجب البند 14 من الإجراء ، بموجب أمر نقدي للحساب. وبناءً على ذلك ، إذا كان هناك زيادة في الإنفاق ، فيتم ردها إلى الموظف على مذكرة الحساب النقدية.
يتم أيضًا الإشارة إلى تفاصيل أمر الائتمان أو المدين ، بالإضافة إلى المبلغ الذي تم إعداده من أجله ، على الجانب الأمامي من تقرير المصروفات ويتم التصديق عليها من خلال توقيع أمين الصندوق مع التاريخ.
مثال . ب. تم تكليف Skvortsova ، الذي يعمل في Polyus LLC كسكرتير ، بشراء أدوات مكتبية للاجتماع القادم للمشاركين في شركة ذات مسؤولية محدودة. لهذه الأغراض ، أصدر المحاسب - أمين الصندوق ، بأمر من رئيس الشركة ، Skvortsova 10000 روبل. تم تخصيص خمسة أيام عمل لتنفيذ الأمر ، في 26 يوليو ، اشترت السكرتيرة القرطاسية بمبلغ 7380 روبل ، وفي 27 يوليو ، قامت مع المحاسب بتجميع تقرير مسبق. في نفس اليوم ، تمت الموافقة على التقرير من قبل رئيس الشركة ، ودفع Skvortsova الرصيد غير المنفق إلى أمين الصندوق وفقًا للأمر النقدي الوارد N 54 بتاريخ 27 يوليو 2011.
نموذج موحد N AO-1
الجانب العكسي للنموذج N AO-1
حدود التحسين
إذا رغبت في ذلك ، قد تنهي المنظمة أي شكل موحد من الوثائق الأولية. يتم منحها هذا الحق من خلال إجراء تطبيق النماذج الموحدة لتوثيق المحاسبة الأولية ، الذي تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا بتاريخ 24 مارس 1999 N 20. والتقرير المسبق ليس استثناءً. على وجه الخصوص ، يمكنك التعامل بحرية مطلقة مع تنسيقها: تضييق أو توسيع الأعمدة والخطوط ، وتضمين سطورًا إضافية وأوراقًا فضفاضة في النموذج لسهولة وضع المعلومات الضرورية ومعالجتها. وافقت وزارة المالية الروسية على ذلك في الرسالة رقم 03-03-06 / 1/414 بتاريخ 8 يوليو 2011.
علاوة على ذلك ، إذا لزم الأمر ، يمكن للمنظمة استكمال النموذج N AO-1 بالتفاصيل المطلوبة ، والتي لا يعارضها المموّلون أيضًا. ومع ذلك ، فإن تلك التفاصيل الواردة بالفعل في التقرير المسبق ، لا يحق للشركة إزالتها منه ، كما يؤكد المسؤولون (بما في ذلك الرمز ورقم النموذج واسم المستند). وبالتالي ، حتى إذا كان لدى الشركة ذات المسؤولية المحدودة نوع تسوية غير نقدي فقط مع "خاضعين للمساءلة" باستخدام بطاقات الائتمان والخصم للشركات ، فلا يمكن للشركة أن تستبعد من النموذج الحقول المقدمة لعكس عمليات إصدار الأموال من مكتب النقد وإيداع الأموال في هو - هي.
على وجه الخصوص ، في الرسالة المذكورة أعلاه ، توصل المتخصصون في الإدارة المالية إلى استنتاج مفاده أنه ، على سبيل المثال ، لغرض فرض ضرائب على الأرباح ، يجب على دافع الضرائب تقديم تقرير مسبق إما وفقًا للنموذج الموحد N AO-1 ، أو نسخته المعدلة ، ولكن بما يتفق بدقة مع متطلبات الفقرة 2 ملعقة كبيرة. 9 من القانون N 129-FZ وقرار لجنة الإحصاءات الحكومية لروسيا N 20 بشأن توافر التفاصيل الإلزامية. في الوقت نفسه ، يجب أن تكون أي تغييرات يتم إجراؤها على النموذج مصحوبة بوثيقة تنظيمية وإدارية مناسبة للمنظمة ؛ بمعنى آخر ، يجب تحديد الشكل النهائي للتقرير المسبق في السياسة المحاسبية للمنظمة.