قِرَان 

كيفية تنسيق التطبيقات في المحتوى. تصميم التطبيقات. مرفقات للمستندات


أحد العناصر المهمة في مشروع الدبلوم هي التطبيقات التي تعرض بوضوح البحث الذي أجراه الطالب. تعزز التطبيقات انطباعات المعلمين الإيجابية عن مستوى إعداد المؤلف وجودة العمل نفسه. بالإضافة إلى محتوى التطبيقات، من المهم للغاية تنسيقها بشكل صحيح ووفقًا لقواعد GOST. القواعد الأساسية لتصميم التطبيقات موضحة أدناه.

ملحق الدبلوم ما هو ولماذا يحتاجه الطالب؟

الملحق عبارة عن قسم منفصل يحتوي على مواد إضافية، غالبًا ما تكون مرئية، حول أساليب البحث والخوارزميات التي طورها المؤلف. يحتوي على معلومات لا يمكن تنسيقها وفقًا لمعايير العمل بأكمله، على سبيل المثال، الرسومات أو الصور التي لا تتناسب مع تنسيق ورقة A4.

يعد هذا القسم إضافة ممتازة تعمل على تحسين جودة العمل والانطباع العام عنه. على الرغم من أن محتوى التطبيقات قد لا يتم تنسيقه وفقًا للمعايير، فمن المهم تنسيق المعلومات حول هذا التطبيق بشكل صحيح، بالتشاور مع المعلم والاسترشاد بالمتطلبات الواردة في الدليل (GOST).

ما هو مدرج في ملحق الدبلوم

أنها تحتوي على أي معلومات إضافية عن مشروع الدبلوم. تعتبر كل من المواد الرسومية والنشرات وأمثلة الأدوات المستخدمة لإجراء البحث والحسابات الأكثر تفصيلاً وما إلى ذلك مقبولة.

يتضمن قسم "التطبيق" في أغلب الأحيان ما يلي:

  • مخططات ورسوم؛
  • الطاولات كبيرة جدًا؛
  • حسابات مفصلة باستخدام الصيغ.
  • الحسابات المتوسطة.
  • معلومات عن الأدوات والمعدات المستخدمة في البحث؛
  • استنتاجات ذات طبيعة مترولوجية.
  • وصف تفصيلي لأساليب بحث المؤلف أو حلول المشكلات المطروحة؛
  • معلومات رسومية داعمة إضافية في شكل خرائط وصور فوتوغرافية ورسومات وما إلى ذلك؛
  • نسخ من المواد المرجعية (التقارير الإحصائية للمؤسسة، الخ)

جميع المواد المقدمة في الطلب تجعل الأطروحة أكثر تفصيلاً وتفصيلاً. أنها تعطي فكرة عن قطار أفكار الطالب عند إجراء البحث. غالبًا ما تقوم لجنة الدبلوم بتقييم مدى صحة ومهارة الطالب في استخدام التطبيقات عند الدفاع عن الدبلوم، مما يؤثر على الدرجة.

كيفية إكمال ملحق الدبلوم وفقًا لقواعد ومتطلبات GOST

على الرغم من أن الطلبات يتم إعدادها عادةً وفقًا لمتطلبات GOST، إلا أنها ليست معقدة على الإطلاق. المبدأ الأساسي هو الالتزام بالمتطلبات الأساسية.

ينص GOST 2.301 على أن تنسيق الورقة عند إعداد الطلب يمكن أن يكون A4، A3، A1، إلخ. ولكن لا يمكن استخدام تنسيقات الأوراق غير القياسية إلا إذا لم يكن من الممكن حقًا العثور على المعلومات على ورق بحجم A4 القياسي. يمكن أن يكون عدد الملاحق موجودًا، ولكنه كافٍ لتغطية موضوع الأطروحة بالكامل (GOST 2.109).

بشكل عام، عليك الالتزام بالقواعد التالية:

1. لا يلزم تقديم الطلبات مع النص الرئيسي للأطروحة. وينبغي وضعها في مجلد منفصل.

2. كل طلب عبارة عن ورقة جديدة مكتوبة في وسطها كلمة "ملحق" (بأحرف كبيرة).

3. لا يتم ترقيم الطلبات، ولكن يتم تمييزها بأحرف حسب الترتيب الأبجدي باستثناء ё، з، й، о، kh، ь، ъ، ы (GOST 2.109).

4. للتسمية، يمكنك استخدام الأبجدية اللاتينية، باستثناء الحروف i، o.

5. في الحالات القصوى، عندما لا يكون هناك أبجدية كافية، يكون استخدام الأرقام العربية مقبولاً، ولكن ليس من المستحسن.

6. حتى لو كان هناك طلب واحد فقط، فلا يزال يتعين الإشارة إليه بالحرف A.

7. في التطبيق يمكنك تقسيم النص إلى فقرات.

8. من الضروري الحفاظ على نفس نمط العناوين لجميع التطبيقات.

9. إذا تم وضع الطلب على عدة أوراق، فسيتم تعيين كل ورقة لاحقة على أنها "استمرار للملحق ب" و"نهاية الملحق ب".

تذكر أن التصميم المناسب للتطبيقات يمكن أن يؤثر بشكل كبير على درجة شهادتك.

مثال التصميم:

تنسيق ملحق في جدول محتويات الدبلوم

وينعكس هيكل الدبلوم في جدول محتوياته، حيث من الضروري أيضًا الإشارة إلى وجود الطلبات. يتم إدراج كافة المواد الإضافية الموجودة في الملاحق في آخر قائمة المراجع. من المهم جدًا إدراج جميع الطلبات، مع الإشارة إلى ترقيمها وأسمائها. على سبيل المثال، إذا كان لديك تطبيق A وB وC وD وE، فيجب إدراجها جميعًا بتسلسل واضح في المحتوى. بعد الحرف الذي يشير إلى الطلب (أ، ب، ج، إلخ)، يُكتب اسمه، أي. العنوان المحدد في التطبيق.

مثال التصميم:

تسجيل الروابط لطلب الدبلوم

يجب أن يحتوي نص الدبلوم على روابط لجميع الطلبات. ويتم ذلك على النحو التالي: "يمكن الاطلاع على معلومات أكثر تفصيلاً حول الميزانية العمومية في الملحق أ". يجب أن يحتوي الملحق أ نفسه على هذه الميزانية العمومية التفصيلية.

مهم!يتم تحديد تسلسل التطبيقات من خلال تسلسل ظهور الروابط الخاصة بها في النص.

مثال التصميم:

تعليمات تفصيلية حول كيفية ملء ملحق الدبلوم

  • عند ملء الجانب الأمامي، يجب عليك الإشارة إلى الاسم الأخير الكامل والاسم الأول والعائلي في الحالة الاسمية.
  • مطلوب تاريخ الميلاد الكامل للطالب. ويتم ذلك بترتيب محدد بدقة: يُكتب تاريخ الميلاد على شكل رقم كامل (10)، ويُشار إلى الشهر بالكلمات (ديسمبر)، ويُشار إلى السنة بدقة بصيغة مكونة من أربعة أرقام، بعد التي تشترط كلمة "سنة" في الكلمات - 1991.
  • يوجد عمود منفصل لتسجيل وثيقة الإنجاز، وعلى أساسه يصدر أمر بتسجيل الطالب في المؤسسة التعليمية المناسبة - "الوثيقة السابقة الخاصة بالتعليم". في هذا السطر، تحتاج إلى تحديد وكتابة الاسم الكامل لمكان الدراسة السابق، وكذلك سنة الانتهاء منه. يمكن أن يكون هذا: شهادة إتمام مؤسسة تعليمية - مدرسة.
  • في بعض الحالات، يتم توفير اختبارات القبول المناسبة لقائمة محددة من مجالات الدراسة. قد يظل هذا العمود فارغًا، حيث لا تتطلب جميع المناطق اختبارات القبول. وفقاً للمعلومات الواردة أعلاه، يتم ملء هذا العمود أو تخطيه عند ملئه.
  • يوجد سطر منفصل يشير إلى سنة القبول وسنة التخرج من مؤسسة التعليم العالي المقابلة. يتم الإشارة إلى جميع هذه التواريخ بصيغة رقمية مكونة من أربعة أرقام، وفقًا لسنوات الالتحاق والتخرج للطالب المعني.
  • يوجد عمود منفصل يوضح مدة الدراسة في المؤسسة التعليمية المعنية. اعتمادًا على شكل التدريب، يمكن أن تستمر فترة التدريب من 4 إلى 5 سنوات.
  • يتم ملء عمود "الاتجاه" بناءً على اتجاه الدراسة الذي يكمله الخريج في مؤسسة التعليم العالي ذات الصلة.
  • يتم ملء عمود "التخصص" حصريًا من قبل طلاب الماجستير والأشخاص الذين أكملوا التدريب في برنامج التخصص (5 سنوات). يملأ البكالوريوس هذا السطر بالكلمات "غير متوفرة". يمنع منعا باتا كتابة كود التخصص في هذا العمود.
  • يوجد عمود منفصل للدورات الدراسية المكتملة التي تم إكمالها خلال فترة الدراسة بأكملها. يجب إدراج جميع الأعمال هنا، مع الإشارة إلى أسمائها والتقييم المقابل لها، دائمًا في شكل كبير.
  • "الممارسة" - تتم الإشارة إلى جميع الممارسات، وكذلك أنواعها التي أكملها الطالب أثناء عملية التعلم، وكذلك توقيت تنفيذها والتقييمات المقابلة.
  • يوجد عمود منفصل لامتحانات الدولة النهائية، يُشار فيه إلى جميع عناوين الاختبارات ذات الصلة، بالإضافة إلى الدرجة المقابلة لكل منها، دائمًا في شكل كبير.
  • يوجد عمود منفصل يتعلق بمدة كتابة العمل المؤهل؛ وهنا من الضروري الإشارة بوضوح إلى الإطار الزمني للعمل على هذه الوثيقة. يُشار أيضًا إلى اليوم الذي تم فيه الدفاع عن العمل النهائي، واسمه الكامل، وكذلك الدرجة، بشكل صارم في شكل كبير.
  • في العمود المناسب، يجب عليك الإشارة إلى جميع مواضيع الاختبار بناءً على كتاب التقديرات ووضع علامة عليها.

ملحوظة

من الضروري الإشارة إلى جميع التسميات التي يجب الإشارة إليها عند الملء، سواء كان ذلك اسم التخصص أو اسم الدورة الدراسية - فمن الضروري بدون علامات الاقتباس، بالكلمات العادية.

إذا تم إكمال عدد كبير من الدورات الدراسية أثناء دراستك، والتي بدورها لا يمكن استيعابها في الأعمدة المحددة، فيمكن الإشارة إليها في الجزء الخلفي من ملحق الدبلوم بعد قائمة التخصصات المعتمدة.

بعد الانتهاء من ملء نموذج الطلب هذا، يتعين عليك مراجعته والتحقق منه مرة أخرى لتجنب أي حوادث.

خاتمة

لذا، فإن إعداد التطبيقات لأطروحتك ليس بالأمر الصعب على الإطلاق. الشيء الرئيسي هو أنها ذات مغزى، وذات جودة عالية، وجميعها تحتوي على روابط في نص العمل.

عند إنشاء مستند واحد، غالبًا ما نواجه الحاجة إلى إرفاق مستند آخر به. بالطبع، نرفق بالرسالة التقديمية كل ما ندرجه فيه. ولكن هناك أيضًا طلبات للأنشطة الأساسية والعقود والعديد من المستندات الأخرى. كيفية تقديم الطلب، بما في ذلك على وسائل الإعلام الإلكترونية؟ كيفية تسجيل التطبيق وكيفية وضع علامة على التطبيق نفسه؟ ابحث عن إجابات لهذه الأسئلة في المقالة.

تنسيق مرفق لرسالة الغلاف

كما تعلم، من المعتاد إرسال المستندات إلى المستلم مع ذلك، وهو نوع من الضمان لاستلام المعلومات المرسلة بالكامل. دعونا نتحدث عن كيفية القيام بشكل صحيح وبالامتثال الكامل لقواعد العمل المكتبي بوضع مرفقات لتغطية الرسائل.

من الأفضل تغطية قواعد تصميم التطبيقات في ليس هناك ما يمكن إضافته هنا، لذا سأقتبس المستند فقط:

"يتم وضع ملاحظة حول وجود المرفق المذكور في نص الرسالة على النحو التالي:

التطبيق: لمدة 5 لتر. في نسختين.

إذا كانت الرسالة تحتوي على مرفق غير مسمى في النص، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ؛ إذا كان هناك عدة تطبيقات يتم ترقيمها، على سبيل المثال:

الملحق: 1. اللائحة التنفيذية لقسم الإقراض الإقليمي لمدة 5 صفحات. في 1 نسخة.

2. قواعد إعداد وتنفيذ مستندات قسم الإقراض الإقليمي لعدد 7 صفحات. في نسختين.

إذا كانت التطبيقات ملزمة، فلن تتم الإشارة إلى عدد الأوراق.

إذا تم إرفاق مستند آخر بالمستند الذي يحتوي أيضًا على مرفق، يتم تحرير ملاحظة تشير إلى وجود المرفق على النحو التالي:

ملحق: رسالة من روسارخيف بتاريخ 06/05/2003 م رقم 02-6/172 وملحق لها، 3 صفحات فقط.

إذا لم يتم إرسال الطلب إلى جميع العناوين المحددة في المستند، فسيتم وضع ملاحظة حول توفره على النحو التالي:

التطبيق: لمدة 3 لتر. في 5 نسخ. فقط إلى العنوان الأول."

إذا كنا نتحدث عن تطبيق الوثائق، فإن المعلومات المقدمة هي ببساطة شاملة. ماذا لو قمت بإرفاق معلومات على الوسائط الإلكترونية؟ ليست هناك حاجة لاختراع أي شيء، فنحن نتصرف وفقًا لـ GOST تمامًا:

الملحق: اللوائح الخاصة بقسم الإقراض الإقليمي على بطاقة فلاش في نسخة واحدة.

كما ترون، نحن لا نشير إلى عدد أوراق الطلب، حيث لا يوجد خطر من فقدان العديد منها. يكفي الإشارة إلى عدد وسائط التخزين.

أخيرًا، إذا كنت ترسل معلومات ورقيًا وإلكترونيًا، فمن المعتاد كتابتها على النحو التالي:

الملحق: 1. اللائحة التنفيذية لقسم الإقراض الإقليمي لمدة 5 صفحات. في 1 نسخة.

2. نفس الشيء على بطاقة فلاش في نسخة واحدة.

وبالتالي فإن خطاب التقديم ومرفقاته هي وثائق مستقلة، ولكل منها بيانات التسجيل الخاصة بها.في نص رسالة الغلاف نكتب ما يلي: "نرسل لكم اتفاقية العقد بتاريخ 05/03/2013 رقم 45"وبعد ذلك تتلقى الرسالة فهرسها الخاص - الرقم الصادر. يمكن أن توجد الرسالة ومرفقاتها بدون بعضها البعض.

إعداد المرفقات للوثائق الأخرى

نحن نتحدث عن ملاحق العقود والتعليمات وما إلى ذلك. لقد تم تصميمها بشكل مختلف قليلاً عن تلك التي تمت مناقشتها أعلاه.

إذا كانت الوثيقة تتطلب وجود ملحق، فيجب أن تكون الإشارات إليها موجودة بالفعل في نص الأمر أو الاتفاقية أو التعليمات.

على سبيل المثال ذكر التطبيق في تعليمات العمل المكتبي:

يتم تسجيل المستندات في سجل المستندات الواردة (الملحق 10).

أو حسب ترتيب النشاط الرئيسي:

انا اطلب

1. …

2. تقوم مجموعة العمل بجمع المعلومات في النموذج رقم 1 (الملحق رقم 1 لهذا الأمر).

أو في العقد:

3.2. تم تحديد قائمة المواد والمعدات التي قدمها العميل لأداء العمل في الملحق رقم 1، والذي يعد جزءًا لا يتجزأ من هذه الاتفاقية.

لذلك، إذا كنت تخطط لإرفاق شيء ما بمستند، فيجب الإشارة إلى هذا المرفق في المستند. المرفقات والوثيقة (على عكس خطاب التقديم) هي وحدة واحدة هنا.بدون تطبيقات، لن يتمكن أحد من العمل بأمر، ولن يحتاج أحد إلى التطبيقات نفسها بدون أمر.

تصميم التطبيق

لا يتلقى التطبيق نفسه أي علامات إذا تم إرساله إلى المستلم مع خطاب تقديمي.

في الحالة الثانية، عندما لا يمكن فصل المستند ومرفقه عن بعضهما البعض، تتلقى المرفقات علامات.

سيخبرنا GOST R 6.30-2003 مرة أخرى بكيفية القيام بذلك:

"في ملحق الوثيقة الإدارية (مراسيم، أوامر، تعليمات، قواعد، تعليمات، أنظمة، قرارات)، في أول ورقتها في الزاوية اليمنى العليا يكتب "ملحق ن" مع الإشارة إلى اسم الوثيقة الإدارية وتاريخها وتسجيلها الرقم مثلا:

الملحق رقم 2

بأمر من روسارخيف

بتاريخ 05/06/2003 ن 319

يسمح بطباعة عبارة "ملحق ن" بالأحرف الكبيرة، وأيضاً أن يتوسط هذا التعبير اسم الوثيقة وتاريخها ورقم تسجيلها نسبة إلى السطر الأطول، على سبيل المثال:

بمناسبة وجود التطبيق– تفاصيل تحتوي على معلومات حول الوثيقة (المستندات) المرفقة بشكل إضافي. 1

علامة توفر التطبيق(تفصيل رقم 21)، المسمى في نص الرسالة، تم تنسيقه على النحو التالي: 2

إذا كانت الرسالة تحتوي على مرفق غير مسمى في النص، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ؛ إذا كان هناك عدة تطبيقات، يتم ترقيمها. 3

أرز. 1.
مثال على تفاصيل "ملاحظة وجود تطبيق" في رسالة

إذا كانت التطبيقات ملزمة، فلن تتم الإشارة إلى عدد الأوراق. 4

إذا تم إرفاق مستند آخر بالمستند الذي يحتوي أيضًا على مرفق، يتم تحرير ملاحظة تشير إلى وجود المرفق على النحو التالي: 5

رسالة من روسارخيف بتاريخ 05/06/2003 رقم 172-6/02 ومرفقها 3 صفحات فقط.

إذا لم يتم إرسال الطلب إلى جميع العناوين المحددة في الوثيقة، فسيتم وضع ملاحظة حول توفره على النحو التالي: 6

التطبيق: لمدة 3 لتر. في 5 نسخ. فقط إلى العنوان الأول.

في ملحق الوثيقة الإدارية (مرسوم، أمر، أمر، قواعد، تعليمات، أنظمة، قرار)، في أول ورقتها في الزاوية اليمنى العليا يكتب "ملحق رقم". رقم. 7

إذا كان هناك طلب واحد فقط، فلن يتم الإشارة إلى الرقم التسلسلي. 8

يسمح بطباعة عبارة "رقم الملحق" بالأحرف الكبيرة، كما يجوز أن يتوسط هذا التعبير اسم الوثيقة وتاريخها ورقم تسجيلها بالنسبة لأطول سطر. 9

يتم رسم تفاصيل "ملاحظة حول وجود التطبيق" من الحقل بدون مسافة بادئة للفقرة. إذا كان اسم التطبيق يمتد لعدة أسطر، فسيتم طباعته مع تباعد سطر واحد. في حالة وجود عدة تطبيقات، يتم فصل أسماء التطبيقات عن بعضها البعض بمسافة 1.5-2 بين الأسطر. 10

يظهر تخطيط سمة "علامة توفر التطبيق" في الشكل 2.


__________
1 غوست آر 7.0.8-2013. نظام معايير المعلومات وعلم المكتبات والنشر. حفظ السجلات والأرشفة. المصطلحات والتعاريف. - يدخل. 01/03/2014. - م: FSUE "ستانداردينفورم"، 2014. - البند 68.
2 غوست آر 6.30-2003. أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. - يدخل. 01/07/2003. - م.: Gosstandart من روسيا: دار النشر للمعايير، 2003. - الفقرة 3.21.
3-7 المرجع نفسه. - البند 3.21.
8 الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات إعداد الوثيقة: المبادئ التوجيهية لتنفيذ GOST R 6.30-2003. / روسارخيف؛ فنييداد؛ شركات: م.ل. جافلين، أ.س. كراسافين، إل.في. كوزنتسوف وآخرون؛ عام إد. م.ف. لارين، أ.ن. سوكوفا. – م.، 2003. – 90 ص.
9 غوست آر 6.30-2003. - البند 3.21.
10 كوزنتسوف إس. التقنيات الحديثة لدعم التوثيق للإدارة: الطبعة الثانية، المنقحة والموسعة – م: دار النشر “تيرميكا”، 2014 – 288 ص.

معلومات إضافية:

كيفية تقديم مرفق إلى وثيقة

عند إنشاء مستند واحد، غالبًا ما نواجه الحاجة إلى إرفاق مستند آخر به. بالطبع، نرفق بالرسالة التقديمية كل ما ندرجه فيه. ولكن هناك أيضًا طلبات للأنشطة الأساسية والعقود والعديد من المستندات الأخرى. كيفية إعداد مرفق لرسالة تعريفية، بما في ذلك على الوسائط الإلكترونية؟ كيفية ملء مرفق بالأمر وكيفية وضع علامة على المرفق نفسه؟ ابحث عن إجابات لهذه الأسئلة في المقالة.

تنسيق مرفق لرسالة الغلاف

كما تعلمون، من المعتاد إرسال المستندات إلى المرسل إليه مع خطاب تقديمي، وهو نوع من الضمان بأن المعلومات المرسلة قد تم استلامها بالكامل. دعونا نتحدث عن كيفية القيام بشكل صحيح وبالامتثال الكامل لقواعد العمل المكتبي بوضع مرفقات لتغطية الرسائل.

"يتم وضع ملاحظة حول وجود المرفق المذكور في نص الرسالة على النحو التالي:

إذا كانت الرسالة تحتوي على مرفق غير مسمى في النص، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ؛ إذا كان هناك عدة تطبيقات يتم ترقيمها، على سبيل المثال:

إذا كانت التطبيقات ملزمة، فلن تتم الإشارة إلى عدد الأوراق.

ملحق: رسالة من روسارخيف بتاريخ 06/05/2003 م رقم 02-6/172 وملحق لها، 3 صفحات فقط.

التطبيق: لمدة 3 لتر. في 5 نسخ. فقط إلى العنوان الأول."

إذا كنا نتحدث عن تطبيق الوثائق، فإن المعلومات المقدمة هي ببساطة شاملة. ماذا لو قمت بإرفاق معلومات على الوسائط الإلكترونية؟ ليست هناك حاجة لاختراع أي شيء، فنحن نتصرف وفقًا لـ GOST تمامًا:

الملحق: اللوائح الخاصة بقسم الإقراض الإقليمي على بطاقة فلاش في نسخة واحدة.

كما ترون، نحن لا نشير إلى عدد أوراق الطلب، حيث لا يوجد خطر من فقدان العديد منها. يكفي الإشارة إلى عدد وسائط التخزين.

أخيرًا، إذا كنت ترسل معلومات ورقيًا وإلكترونيًا، فمن المعتاد كتابتها على النحو التالي:

2. نفس الشيء على بطاقة فلاش في نسخة واحدة.

وبالتالي فإن خطاب التقديم ومرفقاته هي وثائق مستقلة، ولكل منها بيانات التسجيل الخاصة بها. نكتب في نص خطاب التقديم: "نرسل لك عقدًا بتاريخ 05/03/2013 رقم 45"، وبعد ذلك تتلقى الرسالة فهرسًا خاصًا بها - رقمًا صادرًا. يمكن أن توجد الرسالة ومرفقاتها بدون بعضها البعض.

إعداد المرفقات للوثائق الأخرى

نحن نتحدث عن ملاحق العقود، وأوامر الأنشطة الأساسية، والتعليمات، وما إلى ذلك. لقد تم تصميمها بشكل مختلف قليلاً عن تلك التي تمت مناقشتها أعلاه.

إذا كانت الوثيقة تتطلب وجود ملحق، فيجب أن تكون الإشارات إليها موجودة بالفعل في نص الأمر أو الاتفاقية أو التعليمات.

على سبيل المثال ذكر التطبيق في تعليمات العمل المكتبي:

يتم تسجيل المستندات في سجل المستندات الواردة (الملحق 10).

أو حسب ترتيب النشاط الرئيسي:

2. تقوم مجموعة العمل بجمع المعلومات في النموذج رقم 1 (الملحق رقم 1 لهذا الأمر).

أو في العقد:

3.2. تم تحديد قائمة المواد والمعدات التي قدمها العميل لأداء العمل في الملحق رقم 1، والذي يعد جزءًا لا يتجزأ من هذه الاتفاقية.

ولذلك، إذا كنت تخطط لإرفاق شيء ما بمستند، فيجب الإشارة إلى هذا المرفق في المستند. المرفقات والوثيقة (على عكس خطاب التقديم) هي وحدة واحدة هنا. بدون تطبيقات، لن يتمكن أحد من العمل بأمر، ولن يحتاج أحد إلى التطبيقات نفسها بدون أمر.

لا يتلقى التطبيق نفسه أي علامات إذا تم إرساله إلى المستلم مع خطاب تقديمي.

في الحالة الثانية، عندما لا يمكن فصل المستند ومرفقه عن بعضهما البعض، تتلقى المرفقات علامات.

كيفية القيام بذلك، سيخبرنا GOST R 6.30-2003 مرة أخرى:

"في ملحق الوثيقة الإدارية (مراسيم، أوامر، تعليمات، قواعد، تعليمات، أنظمة، قرارات)، في أول ورقتها في الزاوية اليمنى العليا يكتب "ملحق ن" مع الإشارة إلى اسم الوثيقة الإدارية وتاريخها وتسجيلها الرقم مثلا:

بأمر من روسارخيف

بتاريخ 05/06/2003 ن 319

يسمح بطباعة عبارة "ملحق ن" بالأحرف الكبيرة، وأيضاً أن يتوسط هذا التعبير اسم الوثيقة وتاريخها ورقم تسجيلها نسبة إلى السطر الأطول، على سبيل المثال:

thebestsecretary.ru

بعض التفاصيل الدقيقة لتصميم التطبيق


  1. أين بالضبط في المستندات يجب وضع سمة "علامة توفر الملحق"؟
  2. هل من الضروري دائما كتابة "ملحق" على الورقة الأولى من الطلب في الزاوية اليمنى العليا مع الإشارة إلى الوثيقة وتاريخها ورقم التسجيل؟

    3. يمكن العثور على إجابات لهذه الأسئلة، ولكن في وثائق أخرى. دعونا نحاول القيام بذلك معًا.

    أين يجب أن أضع سمة "علامة توفر التطبيق"؟

    كما تعلم، يحتوي الملحق أ من GOST R 6.30–2003 على مخططات تخطيطية لتفاصيل المستندات التنظيمية والإدارية. إذا نظرت إليهم، يمكنك التوصل إلى استنتاج مفاده أن 21 يجب أن تكون سمة "علامة وجود التطبيق" في حدود 60-40 ملم من حدود الحقل السفلي(انظر الشكل 1). في الواقع، هذا ليس صحيحا. يمكن تحريك الحدود، التي تم تمييزها بخطوط منقطة في هذه المخططات، لأعلى ولأسفل. علاوة على ذلك، هناك حالات عندما تسجيل الدعائم « بمناسبة وجود التطبيق» في نطاق 60-40 ملم من حدود المجال السفلي يمكن أن يؤدي إلى عواقب وخيمة (انظر المثال 1).

    تخيل موقفًا يتم فيه إعداد خطاب إخطار حول مؤتمر معرض، يتكون من صفحتين، ولا يشغل النص الموجود في الصفحة الثانية أكثر من ربع المساحة الإجمالية للورقة. وبناء على ذلك، إذا الدعائم « بمناسبة وجود التطبيق» توضع في فاصل 60-40 مم من حدود الحقل السفلي، ثم هناك مساحة كبيرة بين هذه الدعامة والنص (انظر الشكل أعلاه). في هذه المساحة الحرة يمكن "للحرفيين الماكرين"، سواء من جانب المنظمة - مؤلف الوثيقة أو من جانب المنظمة المتلقية، إضافة أي نص يسمح لهم بالحصول على منفعتهم بعد التدريب. . وفي الوقت نفسه، قد لا تعلم إدارة كلتا المنظمتين حتى أنه تم إجراء أي إضافات على نص الرسالة. قارن بين نسختين من نفس الحرف الموضح في هذا الحيز.

    لذا، لمنع أي شخص من إضافة أي نص جديد إلى مستند موقع بالفعل، ولا ينبغي وضعه بالقرب من حدود الهامش السفلي، ولكن بعد نص المستند. علاوة على ذلك، يجب أن تكون المسافة البادئة 2-4 أسطر، وحجم المسافة البادئة ثابت في التوصيات المنهجية لتنفيذ GOST R 6.30–2003 1، والتي نشرها مطور GOST - معهد البحث العلمي لعموم روسيا التوثيق والأرشفة (VNIIDAD). 2

    إذا نظرت مرة أخرى إلى تخطيط تفاصيل المستندات التنظيمية والإدارية (انظر الشكل 1)، يمكنك ملاحظة ذلك الدعامة 21 - "علامة وجود التطبيق" والدعامة 22 - "التوقيع"تقع على نفس المستوى. ومع ذلك، يجب وضع التوقيع تحت المطلوب "علامة وجود التطبيق" على فترات 2-4. ويجب أن يتم ذلك حتى لا يتمكن أي شخص من إضافة مرفق آخر إلى المستند بعد التوقيع على المستند.

    الحديث عن الموقع "علامة توفر التطبيق" مطلوبة، تجدر الإشارة إلى عدد من النقاط الأخرى. إذا نظرت إلى جزء GOST R 6.30–2003، المنشور في بداية المقال، فسترى أن GOST يقدم أمثلة على التصميم، حيث من الواضح أن الدعائم التي ندرسها تقع من حدود اليسار هامش مع مسافة بادئة . ومع ذلك، لا توجد مؤشرات واضحة على ذلك في نص GOST. لكنهم موجودون في التوصيات المنهجية لتنفيذ GOST R 6.30-2003، وهذا ما هو مكتوب هناك:

    ومن ثم، يمكننا أن نستنتج أن الترتيب الذي أوضحناه في المثال 2 سيكون صحيحًا.

    في أي الوثائق التنظيمية والإدارية يمكن استخدام سمة "ختم وجود التطبيق"؟

    ينص نص GOST R 6.30-2003 على ذلك "علامة توفر التطبيق" مطلوبةيمكن إصدارها برسائل (انظر الفقرة 3.21 الواردة في بداية المقال). هذا إذا كانت الرسالة تحتوي على أي طلب، فيجب إضفاء الطابع الرسمي على هذه التفاصيل دون فشل. علاوة على ذلك، في الرسائل التقديمية، التي يكون الغرض الرئيسي منها هو إرسال المستندات التي لا تحتوي على جزء عنوان، "علامة توفر التطبيق" مطلوبةيجب أن يتم إكماله دائمًا (انظر المثال 2).

    أيضًا الدعائم « علامة توفر التطبيق"، إذا لزم الأمر، قد تكون موجودة في الأنواع التالية من المعلومات والوثائق المرجعية: الشهادات والمذكرات والمذكرات التوضيحية والمذكرات.

    ولكن هناك أنواع من الوثائق التنظيمية والإدارية التي الدعائم « بمناسبة وجود التطبيق» لا يصدر، لأن تتم الإشارة إلى المعلومات حول التطبيقات مباشرة في النص. جاء ذلك في التوصيات المنهجية لتنفيذ GOST R 6.30-2003 وفي التعليمات القياسية للعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية. مثل هذه الوثائق، على سبيل المثال، تتضمن بروتوكولا.

    الدعائم « بمناسبة وجود التطبيق"لا يتم إضفاء الطابع الرسمي عليها في المستندات الإدارية: الأوامر والتعليمات والتعليمات والقرارات والمقررات.

    عادةً، إذا كانت الوثيقة الإدارية تحتوي على مرفقات مرجعية أو تحليلية (رسوم بيانية ورسوم بيانية وجداول وقوائم)، ففي النص الموجود في الفقرات ذات الصلة من الجزء الإداري توجد روابط: "(الملحق 1)"، "(الملحق 2)" أو "وفقًا للملحق 1"، "وفقًا للملحق 2". إذا كان ملحق الوثيقة الإدارية وثيقة معتمدة (أنظمة، قواعد، تعليمات، إلخ)، توضع العلامة التالية في الفقرة المقابلة من الجزء الإداري: "(مرفق)" (انظر المثال 3).

    هل من الضروري دائمًا كتابة "ملحق" على الورقة الأولى من الطلب؟

    هل من الضروري دائمًا القيام بذلك على الورقة الأولى من التطبيق في الزاوية اليمنى العليا نقش « طلب» 3 مع بيان الوثيقة وتاريخها ورقم التسجيل؟ للوهلة الأولى يبدو نعم. ولكن هذا ليس صحيحا. ولذلك، يخطئ الكثير من الأشخاص عندما يضعون هذه التسمية على جميع التطبيقات بشكل عشوائي.

    دعونا نفكر في الحالات التي نقش "التطبيق"مع الإشارة إلى المستند وتاريخه ورقم تسجيله، ولا ينبغي لصقه.

    أولاً، من غير المناسب إرسال أي شيء وثيقة مستقلة لا تحتوي على جزء عنوان، بالإضافة إلى خطاب تقديمي .

    تحتاج إلى إرسال مسودة اتفاقية للتوقيع. لا ينص العقد على جزء من العنوان، ولكي يصل بسرعة إلى المسؤول المطلوب في المنظمة المراسلة، يتم إعداد خطاب توضيحي يشير إلى الموظف المتلقي المحدد (انظر المثال 2). ومع ذلك، فإن العقد الذي يتم إرساله هو وثيقة مستقلة، بل يمكن القول أنها أكثر أهمية من خطاب التقديم. أي أن الاتفاقية لا يمكن أن تكون مرفقة بالرسالة. لذلك، في هذه الحالة، من غير الصحيح والغبي أن نكتب في الزاوية اليمنى العليا من الصفحة الأولى من العقد:

    ومع ذلك، إذا لم يتم إرسال خطاب تقديمي، ولكن، على سبيل المثال، خطاب إخطار أو خطاب دعوة، وكان المرفق يتضمن مواد إضافية تم إعدادها خصيصًا لهذه الرسالة، فيجب وضع النقش أعلاه على المرفق .

    يتم الآن إعداد خطاب دعوة لاجتماع "نادي المدققين" (بتاريخ 18 سبتمبر 2006 برقم 857-03/06)، ويقدم ملحق الرسالة خريطة طريق أو برنامج الاجتماع. في هذه الحالة، يجب وضع نقش إعلامي على المرفق، مع الإشارة إلى الحرف الذي يتعلق به هذا المرفق.

    ثانيا، لا ينبغي عليك أن تفعل ذلك نقش « طلب"على وثيقة معتمدة بوثيقة إدارية. عند تصميم مثل هذه التطبيقات يتم ارتكاب الأخطاء في أغلب الأحيان. وانظر ماذا سيحدث: هناك خيارات عندما تكون المعلومات الضرورية مفقودة (المثال 6) أو عندما تكون مكررة (المثالان 7 و8).

    لا تقتصر الخيارات الممكنة للتسجيل غير الصحيح على هذا. ومع ذلك، يتم تنظيم قواعد إعداد مرفقات الوثائق الإدارية باستخدام مثال المراسيم والأوامر الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي في التعليمات الموحدة للعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية.

    مما سبق، نستنتج أن المستندات المعتمدة يجب أن تحتوي على "بيان الموافقة على المستند" المطلوب، والذي تم إعداده وفقًا لـ GOST R 6.30-2003، وليس النقش "الملحق رقم". أما إذا كان الطلب ذا طبيعة مرجعية أو تحليلية (أي لم تتم الموافقة عليه)، فيجب كتابة "ملحق رقم" في الزاوية اليمنى العليا مع الإشارة إلى الوثيقة ذات الصلة وتاريخها ورقم تسجيلها.



    كيف ينبغي تصميم التطبيقات؟

    في تصميم التطبيقينبغي اتباع القواعد الأربعة البسيطة التالية:

  3. التطبيقاتدائماً تصدرعلى أوراق قياسية، وليس على المستندات ذات الرأسية.
  4. بما أن الطلبات لا يتم تسجيلها بشكل منفصل، فلا ينبغي أن تحتوي على تفاصيل "تاريخ المستند" و"رقم تسجيل المستند". بعد كل شيء، يمكن رؤية تاريخ ورقم تسجيل المستند الذي يتعلق به الطلب في الزاوية اليمنى العليا في الصفحة الأولى من الطلب في النقش "ملحق..." (انظر المثال 5) أو في التفاصيل " ختم الموافقة على الوثيقة" (انظر المثال 9).

تتم طباعة عنوان نص الطلب بطريقة مركزية؛ ولا توجد نقطة في نهاية العنوان. يتم تمييز اسم نوع التطبيق (الكلمة الأولى من عنوان التطبيق) بأحرف كبيرة ويمكن طباعته بمسافات (POSITION، LIST، LIST، وما إلى ذلك). يمكن زيادة تباعد الأسطر بين السطر الأول من العنوان والأسطر اللاحقة بمقدار 6 نقاط.

يقع عنوان الطلب تحت نقش "ملحق..." أو السمة "ختم الموافقة على المستند" ويفصل بينهما مسافة سطرين إلى أربعة أسطر.

  • أحجام الهوامش والخطوط وتباعد الأسطر عند طباعة التطبيقات مطابقة للأحجام المستخدمة عند طباعة نصوص المستندات.
  • يتم ترقيم أوراق الطلب بشكل مستقل، بدءاً من الورقة الثانية. يتم وضع أرقام الصفحات في منتصف الهامش العلوي للورقة. وفي هذه الحالة يتم كتابة الرقم بالأرقام العربية دون علامات الترقيم (النقاط)، دون الإشارة إلى كلمة “صفحة” أو نسختها المختصرة “صفحة”. أو مع." وشرطات.
  • الوثائق التنظيمية والقانونية - التعليمات والقواعد واللوائح واللوائح المعتمدة من الوثائق الإدارية والملاحق لها - يجب أن تكون موقعة من قبل رئيس الوحدة الهيكلية الذي قام بتطوير هذا الملحق. ويمكن أيضًا التوقيع على الطلبات الأخرى، إذا لزم الأمر، من قبل مسؤول معتمد. إذا لم يتم توقيع الطلب، فمن المستحسن إنهاءه بخط أفقي يقع في وسط النص على مسافة 3 أسطر تقريبًا. يجب أن يكون طول الخط عدة سنتيمترات. ستحميك هذه الخدعة البسيطة من إضافة أي نص إلى نهاية التطبيق بعد التوقيع على المستند الرئيسي (انظر المثال 5).

    • وفيما يلي مثال للتصميم الصحيح للصفحة الأولى من اللائحة على وحدة هيكلية، وهو ملحق للوثيقة الإدارية (انظر المثال 9).

    في ختام المقال، أود أن أشير إلى أنه في حالة ظهور أسئلة تتعلق بإعداد المستندات أو تنظيم العمل معها، فمن الأفضل البحث عن الإجابات في عدة وثائق أو مصادر تنظيمية في وقت واحد، بدلاً من التوقف عند واحدة. هذه هي الطريقة الوحيدة للحصول على الإجابة الأكثر اكتمالا لسؤالك.

    1 الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات إعداد الوثيقة: إرشادات لتنفيذ GOST R 6.30–2003. - فنييداد. - 2003.

    2 تتم الإشارة مباشرة إلى موقع بعض التفاصيل، التي ينبغي إصدارها فقط في مناطق محددة من صفحة الوثيقة، في نص GOST R 6.30-2003 والتوصيات المنهجية المذكورة أعلاه. تتضمن هذه التفاصيل: "تأشيرات الموافقة على المستند"، "ملاحظة حول تنفيذ المستند وإرساله إلى الملف"، "ملاحظة حول استلام المستند من قبل المنظمة"، "معرف النسخة الإلكترونية من المستند".

    3. إذا كان هناك عدة طلبات يتم ترقيمها، أي. يجب أن يتضمن نقش "الملحق" علامة "لا" والرقم التسلسلي للتطبيق (انظر المثال 5).

    4 الاستثناءات عبارة عن مستندات مستقلة لا تحتوي على جزء عنوان، ويتم إرسالها مع خطاب تقديمي إلى مؤسسة خارجية (انظر المثال 4) ويتم الإشارة إليها في الخطاب كمرفقات. يتم إعداد هذه الوثائق بطريقة قياسية، أي. وفقا للقواعد المطبقة على أنواع معينة من الوثائق.

    www.delo-press.ru

    مرفقات للمستندات

    تسجيل البيانات "علامة وجود التطبيق"

    عند إعداد مرفقات المستندات، يتم استخدام سمة "الختم على وجود مرفق". تم تحديد متطلبات إعداد هذه التفاصيل بواسطة GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق."

    ملاحظة تشير إلى وجود المرفق المسمى في نص الرسالة يتم تنسيقها على النحو التالي:

    التطبيق: لمدة 5 لتر. في نسختين.

    الملحق: 1. اللائحة التنفيذية لقسم الإقراض الإقليمي لمدة 5 صفحات. في 1 نسخة.

    2. قواعد إعداد وتنفيذ مستندات قسم الإقراض الإقليمي لعدد 7 صفحات. في نسختين.

    إذا كانت التطبيقات ملزمة، فلن تتم الإشارة إلى عدد الأوراق.

    إذا تم إرفاق مستند آخر بالمستند الذي يحتوي أيضًا على مرفق، يتم تحرير ملاحظة تشير إلى وجود المرفق على النحو التالي:

    ملحق: رسالة من روسارخيف بتاريخ 06/05/2003 رقم 02-6/172 وملحق لها، 3 صفحات فقط.

    إذا لم يتم إرسال الطلب إلى جميع العناوين المحددة في المستند، فسيتم وضع ملاحظة حول توفره على النحو التالي:

    في ملحق الوثيقة الإدارية (مراسيم، أوامر، تعليمات، قواعد، تعليمات، أنظمة، قرارات)، في أول ورقتها في الزاوية اليمنى العليا يكتبون "ملحق رقم". رقم التسجيل مثلا:

    بتاريخ 05/06/2003 العدد 319

    يسمح بطباعة عبارة "رقم الملحق" بالأحرف الكبيرة، كما يجوز أن يتوسط هذا التعبير اسم الوثيقة وتاريخها ورقم تسجيلها نسبة إلى السطر الأطول، على سبيل المثال:

    بأمر من وزارة الصحة الروسية

    بتاريخ 05/06/2003 العدد 251

    بعض مشاكل تصميم التطبيق

    يوفر معيار الولاية متطلبات إعداد المرفقات في خطابات التقديم والمستندات الإدارية، ولكن يتم إعداد المرفقات أيضًا في مستندات أخرى، بالإضافة إلى ذلك، عند إعداد المستندات، غالبًا ما تنشأ مشكلات لا تنعكس في المعيار. دعونا ننظر إلى بعض منهم.

    عند إعداد المستندات الإدارية، يجب عمل رابط للتطبيق في الفقرة المناسبة من الجزء الإداري من المستند. يتم تنسيقه على النحو التالي:

    - إذا كان هناك طلب واحد فقط:

    وفقًا لمرسوم حكومة موسكو المؤرخ 21 يناير 2003 رقم 18-PP "بشأن هيكل السلطات التنفيذية لمدينة موسكو"، تقرر حكومة موسكو ما يلي:

    1. الموافقة على لائحة لجنة العلاقات مع المنظمات الدينية لمدينة موسكو (الملحق).

    - إذا كان هناك عدة تطبيقات:

    فيما يتعلق بتشكيل مكتب حكومة موسكو وفقًا لقانون مدينة موسكو الصادر في 21 نوفمبر 2001 رقم 63 "بشأن إدخال تعديلات وإضافات على قانون مدينة موسكو الصادر في 26 فبراير 1997 رقم 5 "بشأن حكومة موسكو" "حكومة موسكو تقرر:

    1. الموافقة على اللائحة:

    — في الإدارة التنظيمية والتحليلية لحكومة موسكو (الملحق 1) ؛

    — في الإدارة القانونية لحكومة موسكو (الملحق 2) ؛

    — حول إدارة تنظيم العمل مع وثائق حكومة موسكو (الملحق 3) ؛

    — حول إدارة البروتوكول في حكومة موسكو (الملحق 4)؛

    يتم إصدار ملاحظة حول الطلب في النموذج المحدد لكل طلب:

    لقرار الحكومة

    يتم إعداد ملاحق العقود والأفعال والخطط والتقارير والوثائق الأخرى (وليس خطابات التقديم) بطريقة مماثلة. في نص الوثيقة، في القسم المقابل من النص، يتم إنشاء رابط للتطبيق، وعلى التطبيق هناك ملاحظة حول التطبيق:

    إلى اتفاقية الشراء والبيع

    عند تحديد وجود مرفق في رسائل الغلاف، تتم طباعة كلمة "مرفق" مباشرة أسفل النص، دون خط أحمر، ولا يتم فصلها عن النص بتباعد أسطر إضافي:

    ونرسل للنظر في البرنامج التدريبي للمتخصصين في إدارة الأزمات، وكذلك اتفاقية التعاون في تدريب هؤلاء المتخصصين.

    الملحق: 1. برنامج تدريبي للمتخصصين في إدارة الأزمات لمدة 8 سنوات. في 1 نسخة.

    2. اتفاقية التعاون مكونة من 3 صفحات. في نسختين.

    عند إعداد الطلبات المرجعية للوثائق الإدارية والتخطيطية وإعداد التقارير وغيرها من الوثائق، يجب إعداد الطلبات كمستندات كاملة، أي أنها يجب أن تحتوي على اسم نوع الوثيقة (شهادة، جدول زمني، ملخص، قائمة، قائمة، خطة، وما إلى ذلك)، عنوان لنص المستند، على سبيل المثال:

    شهادة بمبالغ الخصم الضريبي

    شهادة بقيمة ديون المؤسسة

    قائمة أعضاء لجنة تقييم ممتلكات المؤسسة

    جدول العمل بموجب العقد

    خطة العمل لتنفيذ مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ... رقم.... "في..."وإلخ.

    تتم الموافقة على الطلبات من قبل المسؤولين المسؤولين عن إعدادها.

    تنسيق المرفقات بالحروف: كل التفاصيل الدقيقة والفروق الدقيقة

    مقالات حول هذا الموضوع

    يلزم إعداد مرفقات الرسالة إذا كان من الضروري إرسال مستندات إضافية معها. يعد ذلك ضروريًا حتى يتلقى المرسل إليه جميع المعلومات المرسلة إليه بالكامل ويستجيب بسرعة إذا لزم الأمر.

    تتضمن المرفقات العديد من مستندات الإدارة وبالطبع خطابات التقديم. علاوة على ذلك، يمكن أن يكون الطلب مستندًا منفصلاً أو جزءًا منه. في مقالتنا سنلقي نظرة على قواعد تصميم مرفقات الحروف، لأن الأمر ليس بهذه البساطة كما قد يبدو.

    من هذه المقالة سوف تتعلم:

  • هل من الضروري تجميع قائمة المستندات المرفقة في ورقة منفصلة؟
  • قواعد تنسيق مرفقات الحروف وفقًا لـ GOST؛
  • قواعد إصدار ملاحظة حول المرفق عند إرسال الوثائق ليس فقط على الورق أو عند إرسال مستندات سرية؛
  • المتطلبات العامة لإعداد خطابات التقديم.

    • القواعد الأساسية لتنسيق المرفقات بالحروف

    - هذه هي المسؤولية المباشرة لسكرتير المدير أو مفتش شؤون الموظفين أو الكاتب. تضمن خبرتهم ومهاراتهم واحترافيتهم تبادلًا سريعًا وعالي الجودة للمعلومات داخل الشركة ومع الشركاء أو السلطات التنظيمية.

    اليوم، GOST R.6.30-2003 المعمول به في بلدنا والتعليمات القياسية للعمل المكتبي توفر خيارين لمثل هذه التسجيلات، وهما:

  • الطلب مذكور في الوثيقة نفسها، على سبيل المثال: أمر الموافقة على جدول التوظيف مع نفسه؛
  • الوثائق المرفقة موجودة في الرسالة التعريفية.

    • في مقالتنا، سننظر إلى المواقف مع خطاب تغطية، لأن قواعد إعدادها لها العديد من الفروق الدقيقة التي يحتاج كل كاتب ممارس إلى معرفتها.

    إرفاق مرفقات برسالة تتطلب إعادة توجيه بريدية

    يتم إيلاء أهمية خاصة للتنسيق الصحيح إذا كان من الضروري إرسال خطاب تعريف عن طريق البريد. إن صحة تصرفات الكاتب لا تضمن وصول الرسالة إلى المرسل إليه فحسب، بل تضمن أيضًا أخذها في الاعتبار وتلقي الرد. والحقيقة هي أنه، كقاعدة عامة، إما المستندات المنفذة بالكامل أو مسوداتها تخضع لإعادة التوجيه البريدي، لذلك لا يمكنك وضع علامات عليها. لذلك، هناك حاجة إلى خطاب تقديمي يحتوي على هذه التفاصيل الإلزامية لهذا النوع من الشحنات. يتم تنظيم قواعد تصميمها بواسطة GOST R.6.30-2003. سيتم تخصيص القسم التالي لهم.

    تنسيق المرفقات بالحروفوفقًا لـ GOST R.6.30-2003

    يوفر GOST R.6.30-2003" عدة خيارات لتنسيق المستندات المرفقة بالرسالة:

  • عند ذكر اسم الطلب في النص يتم التأشير على النحو التالي: "ملحق على 3 أوراق في نسختين".
  • وفي حالة عدم وجود مثل هذا الذكر يشير النص إلى اسم الوثيقة المرفقة وعدد النسخ المرسلة والأوراق التي تحتوي عليها. إذا كان هناك العديد من هذه الوثائق، فيجب ترقيمها. تبدو هكذا:

    • 1. نسخة من ميثاق المؤسسة على 6 أوراق. في نسخة واحدة؛

    2. شهادة تسجيل الدولة للمؤسسة بمقدار 1 لتر في نسخة واحدة.

  • إذا كانت المستندات المرفقة مرقمة ومربوطة، فلا داعي للإشارة إلى عدد الأوراق. عندما يذكر التطبيق في النص، فإنه سيبدو مثل: "ملحق في نسختين"، وإذا لم يكن هناك مثل هذا الذكر: "ميثاق المؤسسة في نسخة واحدة".
  • إذا كانت الوثيقة المرفقة مرفقة، فسيتم وضع علامة عليها على النحو التالي: "المرفق: خطاب من Rospotrebnadzor بتاريخ 21 نوفمبر 2010 رقم 03/7-415 مع مرفق به، صفحتان فقط."
  • إذا تم إرسال المستند المرفق بالرسالة إلى واحد فقط من عدة مستلمين، فستبدو الملاحظة المتعلقة به كما يلي: "المرفق: ورقتان. في 1 نسخة. فقط للمستلم الأول."

    • لقد قمنا بإدراج خيارات مختلفة لإجراءات إعداد المستندات المرفقة بالرسالة، والتي تكون صالحة في المواقف القياسية. سيخبرك القسم التالي كيف يجب أن يتصرف الموظف في المواقف غير القياسية.

    تحتوي العديد من وثائق الإدارة على ملاحق - ويتم ذكر وجودها في نص المستند الرئيسي. سنخبرك بكيفية إعداد مرفق بالمستند.

    الوثائق ذات الصلة:

    إرفاق المستندات: نوعان من التصميم

    قد يكون المرفق بالوثيقة:

    • وثيقة مستقلة ونهائية وصالحة - نسخة من ميثاق المنظمة، نسخة من جدول التوظيف في المنظمة، نسخ موقعة ومسجلة من الاتفاقية المرسلة إلى الطرف المقابل
    • مسودة وثيقة - قرار أو أمر؛
    • جزء من الوثيقة يكشف محتوى الأحكام الفردية للوثيقة الرئيسية - قائمة أعضاء اللجنة التي تم إنشاؤها بأمر من الرئيس، وهي ملحق بهذا الأمر، أو خطة العمل التي تمت الموافقة عليها بالأمر.

    هناك نوعان من الارتباط بين الوثيقة الرئيسية وملحقاتها:

    1. يرتبط المستند الرئيسي والتطبيق بالحاجة إلى إرسال المستندات، أي تدفق المستندات.
    2. الوثيقة الرئيسية والتطبيق مرتبطان بالمحتوى.

    النوع الأول، على سبيل المثال، يتضمن الملحق الخاص به. النوع الثاني يشمل على سبيل المثال:

    • العقد ومرفقه في شكل تقدير التكلفة أو خطة التقويم أو أي مستند آخر؛
    • أمر وخطة عمل أو قائمة بأعضاء اللجنة تكشف محتوى الفقرات ذات الصلة من الجزء الإداري من الأمر؛
    • الأمر والأنظمة المعتمدة بهذا الأمر والملحقة بالأمر.

    في الحالة الأولى، يشكل خطاب التقديم ومستندات الطلب مجموعة واحدة من المستندات؛ وفي الحالة الثانية، تكون الوثيقة الرئيسية ومستندات الطلب أجزاء من مستند واحد. اعتمادًا على كيفية اتصال المستند الرئيسي والمرفقات، يتم تنسيق علامة المرفق بشكل مختلف. دعونا نلقي نظرة فاحصة على كل نوع من تصميم التطبيق.

    خطاب تقديمي مع مذكرة التطبيق

    قم بتنزيل نموذج الرسالة

    كيفية إعداد تطبيق عندما تكون الوثيقة الرئيسية والتطبيقات متصلة بالحاجة إلى إعادة التوجيه

    لنفكر في الخيار الأول، عند الجمع بين المستند الرئيسي والتطبيقات. يفعلون ذلك بشكل أساسي لضمان إرسال المستندات المستقلة بطبيعتها والتي لا ترتبط بأي شكل من الأشكال ببعضها البعض في المحتوى إلى المرسل إليه. نظرًا لأن المستندات ذات الطبيعة المستقلة يتم إرسالها مع خطاب تقديمي، والتي قد تكون وثائق نهائية أو مسودات مستندات معدة، فمن المستحيل تقديم أي ملاحظات إضافية أو وضع تفاصيل إضافية على هذه المستندات. وفي هذا الصدد، يتم وضع علامة على وجود تطبيقات تحتوي على معلومات حول الطلبات على خطاب التقديم.

    بمناسبة وجود التطبيق

    قم بتنزيل العينة

    يجب أن يتوافق تنسيق مرفقات الرسالة مع المتطلبات غوست آر 7.0.97-2016"التوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد المستندات" (تمت الموافقة عليها بأمر Rosstandart بتاريخ 8 ديسمبر 2016 N 2004-st)، والمشار إليها فيما يلي باسم المعيار. وعلى الرغم من أن GOST R 7.0.97-2016 يوفر العديد من الخيارات لتصميم العلامات، إلا أن هناك حالات غير منصوص عليها في المعيار. في هذا الصدد، من المنطقي النظر في جميع المواقف، سواء المنصوص عليها أو غير المنصوص عليها في المعيار.

    حالات إعداد مرفقات الرسالة المنصوص عليها في GOST R 7.0.97-2016

    يحدد المعيار الإجراء الخاص بإصدار مذكرة حول الطلب في خطابات التقديم وغيرها من المعلومات والوثائق المرجعية للحالات الخمس الأكثر شيوعًا.

    رقم 1. يتم تسمية التطبيق في النص .

    نموذج ملاحظة حول المرفق الموجود في نص الرسالة

    قم بتنزيل العينة

    رقم 2. لم يتم ذكر اسم التطبيق في النص أو أن هناك العديد من التطبيقات. يرجى الإشارة إلى أسماء وثائق الطلب وعدد الأوراق ونسخ كل طلب

    عدة مرفقات في متن الرسالة

    قم بتنزيل العينة

    رقم 3. التطبيق (التطبيقات) ملزمة. في هذه الحالة، لم يتم الإشارة إلى عدد الأوراق: "الملحق: تقرير البحث في نسخة واحدة".

    №4. تصميم التطبيق متى د يحتوي المستند الذي يمثل تطبيقًا على تطبيقات بترقيم خاص بها: " ملحق: رسالة من روسارخيف بتاريخ 06/05/2010 رقم 02-6/172 وملحقها، 3 صفحات فقط. »

    إذا لم يتم إرسال الطلب إلى جميع العناوين المحددة في المستند، ولكن فقط إلى المرسل إليه الرئيسي، فسيتم إعداد ملاحظة حول الطلب على النحو التالي: "المرفق: لمدة 3 أوراق. في 5 نسخ. فقط إلى العنوان الأول."

    رقم 5. التطبيق عبارة عن وسيلة إلكترونية منفصلة. "الملحق: قرص مضغوط في نسخة واحدة. في هذه الحالة، على الإدراج - المظروف الذي يتم وضع الوسائط فيه، تتم الإشارة إلى أسماء المستندات المسجلة على الوسائط وأسماء الملفات.

    الحالات غير القياسية لتصميم المرفقات لخطاب التقديم

    رقم 1. لا يتم إرسال التطبيق إلى كافة العناوين المحددة في المستند: « التطبيق: لمدة 2 لتر. في نسختين. فقط إلى العنوان الأول."

    رقم 2. يتم إرسال الطلب إلى المرسل إليه دون ترك نسخة في ملفات المرسل: « التطبيق: لمدة 2 لتر. فقط إلى المرسل إليه، نسخة. الوحيد".

    رقم 3. يحتوي التطبيق على معلومات مقيدة - المستندات التي تحتوي على سر رسمي يحمل علامة "للاستخدام الرسمي" أو سر تجاري يحمل علامة "سر تجاري" أو معلومات سرية أخرى تحمل علامة "سري" أو "سري للغاية" أو غيرها : "الملحق: رأي الخبراء حول جاهزية البنية التحتية لتطوير حقول النفط على جرف بحر بارنتس رقم 24/1 KT، السر التجاري، 25 ص. في نسخة واحدة."

    تصميم التطبيقات عندما يكون المستند والتطبيق مرتبطين بالمحتوى

    دعونا نفكر في تصميم التطبيقات في الحالات التي يكون فيها المستند الرئيسي والتطبيق مرتبطين بالمحتوى. يمكن أن يحتوي هذا النوع من التطبيقات على مجموعة متنوعة من المستندات:

    • الإدارية - القرارات والقرارات والأوامر والتعليمات؛
    • جميع أنواع العقود، وخاصة المدنية منها؛
    • أعمال مختلفة - عمليات التفتيش والتدقيق والامتحانات والخطط والبرامج والتقارير.

    وبما أن مستند الطلب في هذه الحالة هو جزء لا يتجزأ من المستند الرئيسي، فإن العلامات المتعلقة بوجود الطلب موجودة في كل من المستند الرئيسي ووثيقة الطلب، ولكن يتم تنسيقها بشكل مختلف، وليس بنفس الطريقة كما في خطابات التقديم .

    كقاعدة عامة، عند إعداد المستند الرئيسي، يتم توفير رابط للتطبيق في الفقرة المقابلة من المستند.

    جزء من نص الأمر مع ملاحظة حول التطبيق

    ملاحظة حول الطلب في نص تعليمات العمل المكتبي


    تحميل العينة في المجلة

    عندما يكون هناك العديد من المرفقات، يتم وضع ملاحظة حول المرفق على كل مرفق بالمستند الرئيسي بالشكل الذي أنشأه GOST R 7.0.97-2016.

    التفاصيل "ملاحظة حول التطبيق" في ملحق الأمر


    تحميل العينة في المجلة

    يمكن طباعة كلمة "تطبيق" بأحرف كبيرة مع رقم. من الممكن أيضًا توسيط خطوط السمات بالنسبة إلى السطر الأطول.

    قم بالتأشير على المرفق الموجود في الوثيقة المرفقة بتعليمات العمل المكتبي


    إذا كان الملحق مستندًا معتمدًا بموجب وثيقة إدارية، على سبيل المثال، أمر، فإلى جانب العلامة الموجودة على الملحق، يجب أن يحتوي الملحق المعتمد أيضًا على ختم موافقة. نظرًا لأن الختم يحتوي أيضًا على رابط للوثيقة الرئيسية، فإن التوصيات المنهجية لتطوير تعليمات العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الفيدرالية (تمت الموافقة عليها بأمر من روزارخيف بتاريخ 23 ديسمبر 2009 رقم 76) تنص على ما يلي: إذا كان الملحق إلى الوثيقة وثيقة معتمدة (اللوائح والقواعد والتعليمات واللوائح، وما إلى ذلك)، في الزاوية اليمنى العليا يتم وضع علامة على التطبيق، أدناه - ختم الموافقة على الوثيقة. عينة أدناه.

    الملحق رقم 1

    موافقة

    بأمر من روزارخيف بتاريخ 12 نوفمبر 2009 رقم 125

    إعداد ملاحق العقد: عينة

    يتم إعداد ملاحق العقود والأفعال والخطط والتقارير والوثائق الأخرى بطريقة مماثلة. يمكن إعداد ملحق للاتفاقية وفقًا لـ GOST كاستمرار للاتفاقية مع ترقيم الأوراق، أو إصدارها كوثيقة منفصلة. يجب أن يتضمن نص الاتفاقية إشارات إلى كافة التعديلات المرفقة بالاتفاقية، مع بيان أرقامها وبنودها وبنودها. إذا كان هناك عدة مرفقات، فإنها تبدأ جميعها في ورقة جديدة مع كتابة "الملحق" الإلزامي في الزاوية اليمنى العليا مع الإشارة إلى تفاصيل العقد.

    للحصول على درجة ممتازة في الدورات الدراسية، يجب أن يتم تنفيذ ورقة البحث وتنسيقها بشكل مثالي من صفحة العنوان إلى الملاحق. للحصول على مثل هذه النتيجة، من الضروري، حتى قبل البدء في كتابة الدورات الدراسية الخاصة بك، أن تدرس بعناية جميع متطلبات تنسيق المستندات التي يطرحها معلمو القسم الذي يتم إجراء البحث من أجله. في بعض الأحيان قد لا تتطابق التعليمات المنهجية للجامعات مع متطلبات GOST. سننظر في خيار التصميم المقبول عموما، على وجه الخصوص، للتطبيقات.

    كيفية تسجيل الطلب؟

    تعد التطبيقات الجزء الأخير من الدورة التدريبية، لذا وفر طاقتك ووقتك لإكمال هذا العنصر المطلوب بشكل صحيح. ربما تكون الملاحق بعيدة كل البعد عن كونها الجزء الأكثر أهمية في المقرر الدراسي، لكن عددها الكافي يشير إلى أن الطالب جمع الكثير من المواد حول هذا الموضوع لدرجة أنه كان لا بد من إخراج بعضها من نطاق النص الرئيسي للدراسة. بالإضافة إلى ذلك، هناك مواد لا يمكن تضمينها في النص الرئيسي للعمل، على سبيل المثال، الصور الفوتوغرافية، قصاصات الصحف، الخطط الهندسية، الميزانيات العمومية، إلخ. ما هي المواد التي يجب وضعها في قسم "الملاحق"؟

    الملاحق إلزامية وإعلامية، تشرح أو تثبت البحث ببيانات إضافية أو يمكن أن تكون ذات طبيعة مرجعية. أي أنه في قسم التطبيق، يمكنك وضع الجداول والرسوم البيانية والرسومات والرسوم البيانية التي تشغل أكثر من 2/3 من الورقة؛ يمكنك وضع نسخ من الوثائق والشهادات لجعل البحث أكثر حسما؛ يمكنك إضافة معلومات إضافية ذات صلة جدًا بهذا الموضوع، ولكنها لا تتناسب مع نص العمل الرئيسي، وما إلى ذلك. لا توجد قواعد صارمة بشأن المواد المحددة التي ينبغي إدراجها في قسم "الملاحق"؛ فالأمر يعتمد على موضوع البحث. على أية حال، يجب تقديم طلبين على الأقل في الدورة التدريبية حتى يبدو العمل مكتملاً.

    هناك عدة قواعد لوضع التطبيقات وتصميمها.

    1. توجد طلبات التقديم في نهاية الدورة التدريبية، بعد قسمي "الخاتمة" و"الببليوغرافيا". بعد تقديم الطلبات، يجب ألا يكون هناك المزيد من المواد البحثية.
    2. إذا كنت تخطط لإضافة أكثر من ملحقين، فمن المعتاد فصل هذا القسم عن النص الرئيسي للدورة عن طريق وضع ورقة منفصلة بعنوان "الملحق" أو "الملاحق". يتم وضع هذا العنوان تقريبًا في منتصف الصفحة، والخط هو نفس المستند بأكمله (Times New Roman)، وحجم الحرف أكبر بكثير (من 45 نقطة وما فوق)، ويمكنك تمييز العنوان بخط مائل غامق.
    3. يجب الإشارة إلى جميع الطلبات في نص عمل الدورة. في النص الرئيسي، ينبغي إضافة الحواشي بعد عبارة أو أطروحة أو خاتمة، على سبيل المثال (انظر الملحق 1). وبترتيب الذكر في الدراسة توجد الملاحق في نهاية أعمال الدورة.
    4. يجب أن يكون كل ملحق في صفحة جديدة، حتى لو قمت بإضافة فقرتين فقط (على سبيل المثال، بعض المصطلحات أو الرسم التخطيطي) في الملحق السابق. من المهم فصل الصفحات عن بعضها البعض ليس بالضغط المتكرر على مفتاح "Enter"، ولكن باستخدام أمر "Insert" - "Page Break"، بحيث لا تتغير المادة المنسقة بعد تعديل بسيط للوهلة الأولى .
    5. إذا لم يكن نص التطبيق مناسبًا على ورقة واحدة، فعند نقله إلى الصفحة التالية، في أعلى الصفحة، حدد "استمرار التطبيق" وكرر رقمه التسلسلي.
    6. صفحات الملاحق غير مرقمة؛ بل يتم ترقيم الملاحق نفسها بالأرقام العربية حسب ترتيب حدوثها في نص الدراسة. يعد ذلك ضروريًا حتى يتمكن المعلم من العثور بسرعة على المادة المشار إليها في النص، لأن الحاشية السفلية للملحق تشير أيضًا ليس إلى رقم الصفحة التي يمكن العثور عليها، ولكن إلى الرقم التسلسلي للملحق.
    7. في بعض الأحيان يتم استخدام الحروف الروسية، على سبيل المثال، "الملحق أ"، "الملحق ب"، وما إلى ذلك. مع هذه الطريقة للإشارة إلى الترتيب، من المهم أن تتذكر أنه لا يتم استخدام بعض الحروف، على سبيل المثال، E، J، CH، Z، ь، Ъ، И.
    8. يجب أن يكون لكل تطبيق عنوان. وهو مكتوب تحت الرقم التسلسلي للتطبيق، ولكن ليست هناك حاجة لتكراره عند الإشارة إليه في أعمال الدورة.
    9. يتم ترقيم الصيغ والجداول والرسوم البيانية المضمنة في الملاحق، كما هو الحال في النص الرئيسي للعمل البحثي، بالأرقام العربية، ولكن تتم الإشارة إلى تسميات الملاحق قبل الرقم التسلسلي. على سبيل المثال، "الجدول ب.3" أو "الشكل أ.2".
    10. إذا دعت الحاجة إلى ذلك، يمكن أيضًا تقسيم النص الضخم للتطبيق إلى أقسام وفقرات، يتم ترقيمها بالأرقام العربية، ولكن يبدأ الترقيم من جديد داخل التطبيق ويتم الإشارة إلى التسمية التسلسلية للتطبيق قبل رقم القسم.

    هذه هي القواعد الأساسية التي يجب مراعاتها عند تجميع قسم "الملاحق". دعونا نلقي نظرة بمزيد من التفصيل على أحد خيارات تنسيق التطبيقات وعناوينها.

    مثال لتصميم التطبيق

    المرفق 1

    عينة مفصلة من التطبيق

    في هذه الحالة، تتم كتابة كل من التعيين التسلسلي للتطبيق واسمه بأحرف كبيرة، ويتم الحفاظ على الخط وحجم الخط كما هو الحال بالنسبة للنص الرئيسي بأكمله لعمل الدورة التدريبية. يجب إبراز كلمة "التطبيق" ورقمه التسلسلي بالخط العريض أو المائل. لكي يبدو اسم التطبيق متناغمًا في عمل الدورة، يمكنك محاذاتها "إلى اليمين"، كما في المثال، أو "إلى المركز"، وهذا الخيار موجود أيضًا في التوصيات المنهجية. من المهم زيادة تباعد الأسطر قليلاً في المثال، تم تعيين الأمر "الفاصل الزمني - بعد - 10 نقاط". يرجى ملاحظة أنه لا يتم وضع علامات الترقيم في نهاية العناوين.

    غالبًا ما يفضل الطلاب عدم تضمين قسم "الملاحق" في مقرراتهم الدراسية، لأنهم يخشون عدم قدرتهم على تأليفه وتنسيقه بشكل صحيح. في الواقع، هذا خطأ كبير. إن وجود الملاحق يخبر المعلم أنه تم العثور على قدر كبير من المعلومات لعمل الدورة التدريبية بحيث لا يتناسب بعضها مع النص الرئيسي للدراسة. إذا قمت بتضمين المستندات والشهادات والجداول المقارنة وما إلى ذلك في المرفقات، فسيشير ذلك إلى أن بحثك قد تم إجراؤه بشكل قاطع. باستخدام النصائح المذكورة أعلاه، يمكنك بسهولة تنسيق طلباتك بشكل صحيح وإضافة علامة إضافية أخرى إلى درجتك الإجمالية لواجباتك الدراسية.