Английски фрази, които ще обрекат вашата бизнес кореспонденция на успех. Бизнес писмо на английски? лесно
Много е трудно да си представим съвременния бизнес без бизнес кореспонденция. Това е особено важно при сътрудничество с международни компании. Но често пишете бизнес писмо на английские доста трудно.
Не обичам да оставям нищо недовършено. Имам абсолютна нужда да се уверя, че всяко телефонно обаждане е върнато, всяко писмо – отговорено.
Не обичам да оставям нещо недовършено. Абсолютно трябва да се уверя, че на всяко телефонно обаждане се отговаря и нито един имейл не остава без отговор.
~ Алън У. Ливингстън
Както знаете, те имат свои собствени характеристики. В бизнес кореспонденцията на английски човек трябва не само да покаже познания по езика, но и да уреди работни въпроси, като се придържа към определена структура и се ръководи от нормите на бизнес етикета.
В тази статия ще разберете какви бизнес писма съществуват на английски език, ще се запознаете с фрази и клишета. Също така намерете примери и готови бизнес писмана английски с превод.
Бизнес писма на английски с превод
В бизнес кореспонденцията има различни шаблони за бизнес писма на английски език, в зависимост от темата и целта на писмото.
Има много видове бизнес писма, в нашата статия сме избрали най-често срещаните.
(Поздравително писмо)
Често се изпраща на служители или партньори, за да подчертае личния им принос за развитието на индустрията или да ги поздрави за лични постижения и паметни дати.
| Пример за поздравително писмо на английски | Превод на руски |
|---|---|
| Г-н Джон Луис управител Ховерни ЕООД 4567 Змийска улица Оукланд, Калифорния Хауърд Стенли 01 октомври 2015 г Уважаеми г-н Стенли, |
От: г-н Джон Луис, изпълнителен директор Ховерни ЕООД 4567 Snake Street, Оукланд, Калифорния До: Хауърд Стенли Уважаеми г-н Стенли, |
Писмо за покана
Най-често бизнес Писмо за поканаизпратени за покани за събития, свързани с дейността на фирмата.
| Пример за писмо-покана на английски език | Превод на руски |
|---|---|
| Уважаеми Чарлз Милтън, Бих искал да ви поканя на семинар, който съм убеден, че ще ви заинтересува. Семинарът за 3D технологии, който се проведе в московския конгресен център Crocus на 13 юни, ще включва лекции от няколко ключови програмисти и дизайнери в областта на 3D моделирането, като теми включват трилинейно филтриране, антиалиасинг и mipmapping. Прилагам ви 3 билета. Надявам се, че ще решите да присъствате и очаквам с нетърпение да ви видя там. Игор Петров, |
Уважаеми Чарлз Милтън, Бих искал да ви поканя на семинар, който съм сигурен, че ще ви заинтересува. Семинар по 3D технология, който ще се проведе в Московския конгресен център Crocus на 13 юни, ще включва лекции от няколко ключови програмисти и дизайнери за 3D моделиране, включително трилинейно филтриране, анти-алиасинг и mipmapping. Прилагам ви 3 билета. Надявам се, че ще вземете участие в семинара и очаквам с нетърпение срещата с вас. На Ваше разположение, Игор Петров, |
Писмо за приемане
Писмо за приеманемного желателно във вашата пощенска кутия, защото ви уведомява за предложение за работа.
| Примерно писмо за кандидатстване за работа на английски език | Превод на руски |
|---|---|
| Г-жа Джейн Тумин Мениджър човешки ресурси Sommertim 7834 Irving Street Денвър, Колорадо г-жа Лийн 15 февруари 2016 г Уважаема г-жо Лийн Джейн тумин, |
От: г-жа Джейн Тюмин, мениджър персонал Sommertim 7834 Irving Street, Денвър, Колорадо До: г-жа Лин Уважаема г-жо Лин На Ваше разположение, Джейн Тюмин, |
Писмо за кандидатстване
Съдържа вашите и предложете себе си като служител. Не го бъркайте с този, за който говорихме по-рано!
| Примерно писмо за кандидатстване на английски език | Превод на руски |
|---|---|
| Кира Стан 7834 Източна улица Чикаго, Илинойс Тенденция и мода Уважаеми господа Кира Стан |
От: г-жа Кира Стан 7834 East Street, Чикаго, Илинойс До: Тенденции и мода Уважаеми господа На Ваше разположение, Кира Стан |
Писмо с оферта (търговска оферта)
Такова писмо се изпраща до вашия потенциален бизнес партньор с вашите условия и предложения за сътрудничество.
| Примерно писмо с оферта на английски език | Превод на руски |
|---|---|
| Г-н Дийн Хип Генералният директор Рози за теб 4567 Camino Street Сан Диего, Калифорния Г-жа Олга Линет 10 март 2016 г Уважаема г-жо Линет искрено Ваш, Г-н Дийн Хип |
От: г-н Дийн Хип, изпълнителен директор Рози за теб 4567 Camino Street, Сан Диего, Калифорния До: г-жа Линет, Уважаема г-жо Линет На Ваше разположение, Дийн Хип, |
Жалба
Жалбасъдържа рекламация или претенции относно качеството на закупената стока или извършената услуга.
| Примерно писмо за оплакване на английски език | Превод на руски |
|---|---|
| Г-н Джак Лупин 7834 17-та улица Детройт, Мичиган Електроника ЕООД 25 април 2017 г Уважаеми господа, искрено Ваш, Джак Лупин |
От: г-н Джак Лупин 7834 17-та улица, Детройт, Мичиган До: Електроникс ЕООД Уважаеми господа, пиша, за да ви информирам, че вчера получих новия си телевизор, доставен от вашата служба за доставка. Опаковката беше без видими повреди, затова подписах всички документи и платих останалата сума. Но когато отворих опаковката, открих няколко драскотини по предния панел. Бих искал да сменя телевизора с друг или да ми върнат парите. Моля, уведомете ме за решението си в рамките на 2 дни. На Ваше разположение, Джак Лупин |
Извинително писмо
Извинително писмо Извинително писмо) обикновено се изпраща в отговор на писмо с оплакване, за да се извини на купувача или да изясни недоразумение.
| Пример за извинително писмо на английски | Превод на руски |
|---|---|
| Г-н Дерек Смит управител Електроника ЕООД Търговска улица 9034 Детройт, Мичиган САЩ, 90345 Г-н Джак Лупин 28 април 2017 г Уважаеми г-н Лупин, искрено Ваш, Г-н Дерек Смит |
От: г-н Дерек Смит, управител, Електроника ЕООД 9034 Commerce Street, Детройт, Мичиган САЩ 90345 До: г-н Джак Лупин Уважаеми г-н Лупин, С голямо съжаление научихме, че телевизорът, който ви доставихме на 24 април, се оказа надраскан. Нямаме представа как може да се случи това, затова поднасяме най-дълбоките си извинения за този неприятен инцидент и сме готови да сменим вашия надраскан телевизор с друг. На Ваше разположение, Дерек Смит |
Писмо за съжаление и съболезнование (съчувствено писмо)
За всеки човек е много важно да чувства подкрепа в трудни моменти, независимо дали става въпрос за ваш близък приятел, колега или бизнес партньор.
Бизнес съболезнователно писмо на английски обикновено се състои от следните части:
- Изразяване на съболезнования във връзка със смъртта на човек.
- Вашите спомени за него, изброяване на положителните му качества.
- Изказвам отново вашите съболезнования. Моля, свържете се с вас за съдействие, ако възникне нужда.
Препоръчително е да допълните такова писмо със собствените си спомени за човек или, ако не сте го познавали лично, тогава с доброто, което сте знаели или чували за него.
| Пример за съболезнователно писмо на английски език | Превод на руски |
|---|---|
| Уважаеми г-н Смит, Днес сутринта научихме тъжната новина за смъртта на съпругата ви... Всички служители на нашия отдел изпратиха своята подкрепа и съболезнования. Моля, не се тревожете за предстоящите проекти и срещи, които предстоят следващия месец. Ако има някакъв отчет, който се изисква, ще го получа от други членове на екипа. Ако има нещо, с което можем да ви помогнем, моля, не се колебайте да ни се обадите на 12345678. на Ваше разположение, |
Уважаеми г-н Смит Тази сутрин научихме тъжната новина за смъртта на съпругата ви... Всички членове на нашия отдел изразяват своята подкрепа и съболезнования. Моля, не се тревожете за предстоящи проекти и срещи следващия месец. Ако се изисква някакъв доклад, ще го получа от други членове на екипа. Ако можем да ви помогнем с нещо, моля, обадете ни се на 12345678. На Ваше разположение, |
Писмо-заявка/Писмо-запитване
Писмо-заявка или писмо-запитване се изпраща, когато е необходимо да се получи информация за услуга или продукт, да се разбере цена или условия на доставка.
| Превод на руски | |
|---|---|
| Г-н Кен Смит Търговска улица 9034 Детройт, Мичиган САЩ, 90345 Хотел Парк Ин Уважаеми господине или госпожо Очаквам вашия отговор, |
От: г-н Кен Смит 9034 Commerce Street, Детройт, Мичиган САЩ 90345 До: хотел ParkInn Уважаеми г-н (г-жо), бих искал да резервирам единична стая във вашия хотел от 1 до 10 август. Бихте ли ми казали цената за една нощувка, включително закуска и вечеря, ако е възможно? Имате ли услуга за взимане от летището и коли под наем? Очакваме Вашия отговор, |
Писмо-отговор на искане за информация (Отговор на запитване за информация / Отговор на оферта)
Това писмо съдържа исканата информация. Основно правило за Отговор на запитване за информацияотговорете ясно на въпросите в писмото за запитване.
| Примерно писмо за заявка на английски език | Превод на руски |
|---|---|
| Г-жа Дженифър Уотсън мениджър продажби Хотел Парк Ин 7834 17-та улица Тампа, Флорида Г-н Кен Смит Уважаеми г-н Смит искрено Ваш, Дженифър Уотсън |
От: г-жа Дженифър Уотсън, мениджър продажби, Хотел ParkInn 7834 17-та улица, Тампа, Флорида До: г-н Кен Смит Уважаеми г-н Смит На Ваше разположение, Дженифър Уотсън |
Как да напиша бизнес писмо на английски
Днес бизнес имейлите на английски почти напълно изместиха традиционния начин на кореспонденция.
Съвременната бизнес кореспонденция се провежда предимно онлайн, особено ако вашите колеги или партньори работят в други часови зони. Комуникацията чрез бизнес имейли е неразделна част от глобалния бизнес процес.
Ето защо е много важно да знаете не само общите правила за писане на бизнес писма, но и техните културни и стилови особеностиимейли на английски.
Планиране на бизнес писмо на английски език.
Преди да започнете да пишете бизнес писмо на английски, трябва да си отговорите на следните въпроси:
- На кого пиша това писмо?
- Защо пиша това писмо?
- Трябва ли да бъдат включени конкретни подробности в писмото?
- Имам ли нужда от отговор на писмо?
Бъдете особено внимателни с информацията, която изпращате по имейл. Няма нужда да изпращате поверителни данни по имейл, защото пощата често е хакната.
Структурата на бизнес имейл на английски език
Структурата на бизнес писмо на английски език.
Основните предимства на електронната поща (e-mail) в сравнение с обикновената поща или охлювна поща, "snail" пощата, както я наричат шеговито на английски, е нейната бързина и директна, без посредници, комуникация с адресата.
Изпращаме имейл, за да получим бърз отговор или да очакваме бързо действие от адресата.
важно!
Електронното писмо трябва да е кратко и да съдържа информация за основното съдържание на съобщението, разбираема за адресата.
Независимо дали имейлът е официален или неформален, той трябва да има ясна, логична структура, както е посочено по-долу.
Адресът на изпращача на писмото и адресът на получателя на писмото (заглавие)
Въведете вашия имейл адрес в горния ред на формуляра за имейл ( имейл адрес).
Уверете се, че е правилно, защото ако липсва само една долна черта или точка, писмото няма да стигне до адресата.
Тема на имейла (Тема)
Театърът започва със закачалка, а имейлът започва с тема, която се поставя на специален ред в горната част.
Опитайте се да останете в рамките на 5-7 думи и в същото време не забравяйте да включите най-важния детайл в темата, например: Дневен ред на маркетинговата среща(Руски план за маркетингова среща)
Ако за вас е важно на писмото да се отговори бързо или да му се обърне специално внимание, използвайте думата СПЕШНО(Руски Спешно!) или фраза МОЛЯ ПРОЧЕТИв началото на реда за тема на вашия имейл.
Можете също да използвате иконата, за да подчертаете важността на писмото. Голямо значение (руски много важно), което ще добави червен удивителен знак към темата на вашия имейл.
Поздрав и обръщение (поздрав)
В бизнес писмо на английски език е много важно да изпишете правилно името и пола на получателя. Използвайте за жени обръщението мадам ( Госпожица) и господин ( г-н) за мъже.
В по-малко официална обстановка или след дълъг период на кореспонденция е приемливо да се обръщате към получателя с малкото му име.
Използвайте запетая (двоеточие в Северна Америка) след лечението. Изобщо не можете да поставяте препинателни знаци, стана модерно в буквите на английски.
Основно съдържание (Основен текст)
Във въвеждането на бизнес писмо на английски обикновено се използва приятелски поздрав, благодарност за оказаното внимание или понякога започва да се формулира основната идея на съобщението.
Например:
Благодаря Ви за бързия отговор(англ. Благодаря за бързия отговор)
След презентацията от миналата седмица, реших да ви пиша...(англ. След презентацията миналата седмица реших да ви пиша...)
Пиша ви относно...(рус. Пиша ви за ...)
След кратко въведение, първият параграф формулира основната идея на вашето писмо в едно или две изречения. Използвайте няколко кратки параграфа, за да опишете по-подробно основните точки на вашето съобщение.
Ако един параграф е достатъчен за това, тогава не пишете допълнителни, само за да направите писмото да изглежда по-дълго.
Заключителна част (закриване)
В последния параграф на бизнес писмо на английски трябва да направите напомняне, да посочите спешността на заявката или да ви благодарим за вниманието, трябва да посочите какви действия очаквате от събеседника.
Например:
Очакваме Вашия отговор(Руски. Очакваме вашия отговор)
Не се колебайте да се свържете с мен, ако имате въпроси(англ. Чувствайте се свободни да се свържете с мен, ако имате въпроси.)
Край на писмото (подпис)
В края на бизнес писмо на английски преди името се поставя последна фраза, обикновено тази дума на Ваше разположение(искрено руски).
За писма до Обединеното кралство, които започват с фрази Уважаеми господине, уважаеми господа, уважаема госпожо, уважаеми господине или госпожо, последната фраза - Искрено Ваш(Руски с уважение).
За Съединените щати е подходяща учтива и неутрална фраза - Искрено твой(Руски. Искрено Ваш). Ако пишете на стар познат, най-подходящата заключителна фраза би била - С уважение(руски сърдечно ваш).
Ако ти използвани препинателни знаци(запетая или двоеточие) в английски бизнес поздрав, трябва също да поставите запетая след последната фраза, преди вашето име.
Ако не сте използвали препинателни знаци във вашия английски поздрав, не ги използвайте след последната фраза, например: Искрено Ваш…или Много благодаря…
Бизнес писмо с английски фрази, клише
Писането на официално писмо на английски е лесно, ако знаете клишетата и фразите за бизнес писмо и знаете как да ги използвате.
Избрали сме най-популярните фрази, използвани в бизнес кореспонденцията. По-подробен списък с фрази за бизнес писма можете да намерите в нашата статия „Фрази за бизнес кореспонденция на английски език“. Можете също да използвате готови клишетаот нашите примери за бизнес писма.
Фрази и клишета за бизнес кореспонденция на английски език с превод
Съкращения в деловата кореспонденция
Но използвайте такива съкращения внимателно, тъй като не всички хора са запознати с тях и може да бъдете погрешно разбрани.
Имейл адрес на английски
Първата част на имейл адреса(вече говорим за служебни адреси, а не за лични) се състои от фамилното име и инициалите на лицето, към което се обръщате, или името на отдела/подразделението, или евентуално неговото съкращение.
Втората част, който следва непосредствено знака @ (произнася се при) е името на ISP (доставчик на интернет услуги), организация или съкращение от това име.
Обикновено последната част от адресавключва име на домейн в зависимост от вида на организацията (напр. .coза компания, .ac– академичен – за университет) или името на държавата, от която е изпратено съобщението (напр. .неза Норвегия, .ukза Обединеното кралство и др.).
Ето няколко други примера за имена на домейни:
- .biz - бизнес;
- .gov е правителствена организация;
- .org е организация с нестопанска цел (например благотворителна организация);
- .pro - професия (например медицина, право)
Готово бизнес писмо на английски език с превод
образец на бизнес писмо на английски език
Използвайки примери за готови бизнес писма с превод, можете да съставите свое собствено отлично писмо на английски език. По-долу е даден пример за имейл с искане на информация.
| Шаблон за английски букви | Превод на руски |
|---|---|
| Да се: [имейл защитен] CC: BCC: Дата: 30.10.2012 г Относно: Получаване на ценовата листа Уважаеми г-н. Роджър Гил, Вашата реклама в майския брой на списание Aquarium Plants представлява голям интерес за нас. Бихме искали да научим повече за продуктовите оферти на вашата компания и бихме се радвали да получим вашата ценова листа на едро. Нашето желание е да предложим на нашите клиенти най-широк избор от аквариумни растения и затова се интересуваме от нови растения. Ще се радваме на вашия бърз отговор. Благодаря ти. Александър Попов, |
На кого: [имейл защитен] Копие: Скрити: Дата: 30.10.2017г Тема: Вземете ценова листа Уважаеми г-н Роджър Гил, Бихме искали да научим повече за продуктите на вашата компания и бихме искали да получим вашата ценова листа на едро. Ние се стремим да предложим на нашите клиенти най-широк избор от аквариумни растения и затова се интересуваме от нови растения. Очакваме бърз отговор. Благодаря ти. Александър Попов, |
Съвети за писане на бизнес писмо на английски език
Спазването на прости правила за писане на бизнес писма на английски ще подобри качеството на комуникацията в компанията и с клиентите и агентите.
В съвременния свят бизнес кореспонденцията придоби малко по-различен цвят, защото вече не е необходимо да чакате отговор дълго време и с помощта на електронната поща можете бързо да разрешите необходимите проблеми. Но и в имейл на английскиима свои правила и табута.
Добри маниери в бизнес комуникацията на английски език
За да избегнете грешки и недоразумения в комуникацията, следвайте много прости и ефективни правила за кореспонденция.
Едно писмо до един адресат.
Попълнете полето "Тема" адекватно на съдържанието му.
Формулировката на темата трябва точно да отразява предмета на кореспонденцията. Посочването на темата спестява време на адресата, като му позволява незабавно да оцени съдържанието на полученото писмо и бързо да вземе решение за неговия приоритет при четене.
точност на адресиране.
Коректното попълване на полетата "До" (TO), "Копие" (CC), "Bcc" (BCC) е най-важният инструмент за ефективност и етична комуникация.
За да избегнете грешки при работа с тези полета, трябва да знаете тяхното предназначение, което е общоприето в съвременната бизнес среда:
- ако вашето име е в полето за директен адрес („ДО“), това означава, че подателят на писмото очаква отговор на въпроса си от вас;
- ако в това поле са поставени няколко получатели, това означава, че подателят на писмото чака отговор от всеки или от някой от получателите;
- ако вашето име е поставено в полето "CC" (carbon copy), това означава, че подателят иска да сте наясно с въпроса, но не очаква отговор от вас. Не трябва да въвеждате темата на кореспонденцията, ако името ви е в полето "SS". Ако все пак решите да влезете в кореспонденция, тогава ще бъде знак за добра форма да започнете писмото с извинение за намесата;
- в полето "BCC" (скрито копие) се поставят адресати (скрити адресати), които трябва да са запознати с кореспонденцията, но знанието им да не е очевидно за преките адресати;
- изпращането на писмо с попълнено поле "BCC" предполага предварително съгласуване или последващо уведомяване на автора на писмото и скритите адресати за причината и целите на такава форма на уведомяване;
- скрития получател не трябва да въвежда в темата на кореспонденцията от полето "BCC".
Използвайте поздрав и лично обръщение към адресата в писмото.
Единственото изключение е много бърз вариант на кореспонденция (въпрос-отговор), който прилича на комуникация във формат ISQ.
Личното обръщение придава на писмото индивидуален фокус, увеличава „включването“ на вашия адресат в предмета на кореспонденцията.
Адресатът получил писмото - ТРЯБВА ДА ОТГОВОРИ.
Цикълът на кореспонденция се състои от писмо и отговор. Ако кореспонденцията нарасне до пет до десет или повече съобщения, това вече е чат или форум.
Текстът на вашия отговор трябва да бъде поставен в горната част (в началото) на писмото, а не в долната му част. Това спестява на получателя необходимостта да "превърта" предишния текст на кореспонденцията в търсене на отговора, който сте написали.
Спестете вашето време и времето на вашия респондент - пишете писма, които изискват минимум обяснения и разяснения.
Запазете историята на разговорите си.
Не трябва да започвате отговор на писмото на адресата като ново писмо (без да запазвате историята на кореспонденцията). Такъв отговор ще принуди получателя да прекара време в търсене на оригиналното съобщение.
Оставете подпис и информация за контакт след всяко писмо. Това ще предостави на получателя възможност за допълнителна оперативна комуникация при необходимост.
Винаги проверявайте правописа на буквата!
Ужасно впечатление оставят писма от специалисти, с грешки.
Това са малките неща, по които нашите клиенти ни съдят и по които се формира мнението на служителите във фирмата.
Обемът на изпратените прикачени файлове не трябва да надвишава 3 MB.
По-големите файлове могат да създадат проблеми, защото не може да премине през мейл сървъра на получателя.
Използвайте универсални кодировки: Zip или rar за качени файлове. Други разширения може да бъдат блокирани или отрязани при пренос и да причинят проблеми на получателя.
7 основни табута на бизнес кореспонденцията на английски
Бизнес кореспонденцията е капризна и взискателна дама. Можете да общувате с партньорите си по електронната поща или да изпращате официални писма с логото на компанията в красиви пликове на корпоративна цветна хартия, но само няколко нюанса могат да провалят всичките ви усилия да установите комуникация с хората, от които се нуждаете.
Табу №1 Писане надълго и нашироко за нищо.
Краткостта в света на бизнеса е не само сестра на таланта, но и най-добрият приятел на ефективното сътрудничество. Най-удобният при четене е обемът на писмото, който се побира "в един екран", максимум - в обема на текста на един лист формат А-4.
Ако получателят не се интересува от вашето писмо от първите редове, той едва ли ще си направи труда да състави отговор или да обмисли вашето бизнес предложение.
Ако сте бизнес партньори, тогава дългите съобщения могат да се възприемат като неуважение към получателя - в крайна сметка сте безразлични към един от най-ценните ресурси в света на бизнеса - времето. Така че струва ли си да правя бизнес с вас?
Не пишете дълги, объркващи писма. Дългите писма не дават възможност на кореспондента да разбере същността на проблема. Следователно редактирането на готово писмо е задължителен етап от работата, който ще помогне да се избегнат недоразумения и объркване. Прочетете отново текста и се уверете, че не съдържа двуцифрени фрази или изречения.
Табу № 2 Започване отрицателно
Не започвайте писмо с думите: За съжаление, страхувам се, че Съжалявам да ви информирам, че Със съжаление ви съобщаваме, чеи подобни.
Колкото и да искате първо да ви разкаже за проблема, не трябва да правите това веднага след поздрава, в противен случай вашият Уважаеми г-н. Смит"може внезапно да придобие алергия към началните писма от вашата компания, въпреки цялата сдържаност на истински английски джентълмен.
Табу #3 Използвайте съкращения
Сладките фрази, които спестяват време и добавят топлина към вашето съобщение, се използват най-добре в приятелска неформална кореспонденция.
Ето примери за такива фрази:
CU(Руски. Ще се видим)
thx/TX(руско благодаря)
ДОБРЕ ЛИ СИ?(Руски. Добре ли си?)
FYI(руски за информация)
Забравете за тях, когато пишете бизнес писмо. Изключения могат да бъдат съкращенията за бизнес имейл. Но първо трябва да се уверите, че получателят е добре запознат с цялото разнообразие от съкращения.
Наличието на емотикони в бизнес писмо не се обсъжда. Само помислете дали бихте се отнасяли сериозно към бизнес партньор, който е украсил посланието си с изкуство като това: :-O:-(:-<:-/ ?
Табу #4 Забравете за инвестициите
Забравянето да предупреди получателя за прикачените файлове (в електронна кореспонденция) е недопустимо! В хартиената версия на бизнес писмо, като правило, също е обичайно да се придружават обемни документи с кратка информация за тяхното съдържание.
Ако изпратите писмо по имейл и не се съсредоточите върху факта, че към писмото са прикачени документи, гаранцията, че получателят ще ги отвори, е почти нулева.
Полезни фрази:
Прилагаме / прилагаме(Руски Ние прикачваме / инвестираме ...)
Изпращаме ви ... под отделна корица(англ. Изпращаме ви... в отделен документ)
Моля, приложете ... към вашия отговор(англ. Моля, прикачете/изпратете... с отговор)
Приложено ще намерите копие от договора...(англ. Приложено ще намерите копие от договора...)
Табу № 5 Да се шегуваш и да иронизираш.
Не си позволявайте ирония в писмата. Това граничи с грубост. В деловата кореспонденция такива свободи като остроумие са абсолютно недопустими.
Табу №6 Експериментирайте с формата
Не е желателно да си играете с форматирането и да използвате цветен или нестандартен шрифт.
Това няма да добави оригиналност към вашето писмо, освен това ще покаже вашата лекомислие.
Табу #7 Познаване
Използвайте довиждане „С най-добри пожелания / най-добри пожелания“(Руски. Всичко най-добро) в писмо до непознати или непознати хора не се допуска!
Дори всяка сряда да изпращате писмо до някого Г-н. Фрийман, не прави горното Г-н. Фриймантвой близък приятел.
По-добре е да завършите писмото с неутрално Искрено Ваш(ако не знаете името на получателя) или Искрено Ваш(ако знаете името на получателя).
Накрая:
Добрият стил на писане е също толкова дисциплиниран, колкото ежедневното миене на зъбите. Затова се придържайте към бизнес стила, спазвайте всички правила на деловата кореспонденция и винаги ще бъде удоволствие да общуваме с вас.
И ако все още се чувствате неуверени в бизнес комуникацията, препоръчваме ви да отидете в нашето училище.
Във връзка с
Трябва ли да напишете перфектното бизнес писмо? По-долу са дадени правилата, които трябва да следвате, когато пишете бизнес писма.
пример за бизнес писмо
Започнете
Формат на писмото
- Бизнес писмото трябва да бъде написано с общ шрифт като Arial или Times New Roman. Не използвайте курсив. Не използвайте цветове, различни от черно и бяло.
- Използвайте абзац без отстъп. Това означава, че за всеки нов параграф трябва два пъти да натиснете клавиша "Enter". Не правете отстъп на нови абзаци.
- Всички полета трябва да са 2,5 см.
Размер на хартията
- Писмото трябва да бъде отпечатано на лист с размери 216х279 мм (размер на буквата). Извън САЩ е разрешена хартия A4. По-дълги букви могат да бъдат отпечатани на лист 216х356 мм (размер легал).
- Ако отпечатвате писмото на принтер, използвайте фирмена бланка. Това ще му придаде по-професионален вид.
Информация за вашата фирма
Напишете името на фирмата и нейния адрес (всяка част от адреса се изписва на нов ред). Ако притежавате собствен бизнес или сте независим изпълнител, добавете името си на мястото на името на компанията или над него.
- Ако компанията вече има готова бланка, използвайте я, за да избегнете отпечатването на името и адреса на фирмата.
- Ако въвеждате адрес, той трябва да бъде подравнен вляво или вдясно в горната част на страницата.
- Ако изпращате писмо в чужбина, въведете името на държавата главни букви.
Посочете дата
- Изписаната изцяло дата изглежда професионално. Например „1 април 2012 г.“ или „1 април 2012 г.“. Датата трябва да бъде подравнена вляво няколко реда под адреса на подателя.
- Ако писането на писмото е отнело няколко дни, включете датата, на която сте приключили с писането на писмото.
Информация за получателя
- Напишете пълното име на получателя, ранга (ако има такъв), името на компанията и адреса (в този ред, на нов ред). Ако е необходимо, посочете референтен номер. Информацията за получателя е подравнена вляво под датата (няколко реда надолу).
- Най-добре е да адресирате писмото до конкретно лице. По този начин този човек ще може да отговори на вашето писмо. Ако не знаете името му, опитайте се да разберете. Можете да се обадите на компанията и да получите името и заглавието.
Поздравления
Поздравът зависи от това колко добре познавате човека и каква връзка имате.
- Използвайте "T o W homМоже да се отнася"(За когото може да се отнася)самоако не знаете с кого говорите.
- Ако не сте запознати с получателя, по-добре е да дадете предпочитание на обжалването „Уважаеми господине / госпожо“ (Уважаеми / Уважаеми).
- Можете също така да се обърнете към получателя по ранг и фамилия. Например, „Уважаеми д-р Смит“ (Уважаеми д-р Смит).
- Ако познавате добре получателя и поддържате неформални отношения, можете да се обърнете по име. Например, „Скъпа Сюзън“ (Скъпа Сюзън).
- Ако не знаете пола на получателя, напишете трите му имена. Например, „Скъпи Крис Смит“ (Dear Chris Smith).
- Не забравяйте да поставите запетая/двоеточие след поздрав или двоеточие след поздрав„За когото може да се отнася“ (за представяне на мястото на търсенето).
Главна част
Задайте правилния тон
- Бизнесмените не искат да губят време. Писмото трябва да се чете бързо.Преминете направо към въпроса. Например, винаги можете да започнете с думите "Пиша ви относно..." (Пиша ви за ...)и продължете.
- Не използвайте помпозни думи и дълги богато украсени изречения – изразете мнението си ясно и кратко.
- Най-вероятно целта на вашето писмо е да убедите читателя да направи нещо: да промени мнението си, да разреши проблем или да предприеме действие. Бъдете убедителни.
- Ако очаквате някакъв резултат или действие, след като прочетете писмото си, уведомете ни. Обяснете своята гледна точка с няколко думи.
Използвайте лични местоимения
- Най-добре е да използвате местоименията "аз" (I), "ние" (ние) и "вие" (вие). Обозначете себе си като "Аз" (Аз), а се обърнете към читателя си - на "вие" (ти).
- Внимавайте, ако пишете писмо от името на фирма. Ако говорите за перспективите на компанията, използвайте "ние" (ние). Така читателят ще разбере, че зад вашите думи стои мнението на цялата компания. Когато изразявате собственото си мнение, използвайте местоимението "аз" (I).
Бъдете приказливи, когато е уместно
- Писмата се пишат от хора и за хора. Избягвайте официални писма, когато е възможно. Не можете да изграждате взаимоотношения върху шаблонни безлични писма.Въпреки това, не използвайте разговорен език или жаргон като "знаеш" (знаеш), "имам предвид" (имам предвид)или "искам" (искам). Бъдете делови, но бъдете приятелски настроени и учтиви.
- Ако познавате добре получателя, можете да добавите ред с приятелско пожелание за всичко най-добро.
- Използвайте чувствата си, за да определите колко лично ще бъде вашето писмо. Понякога малко хумор е полезно при развитието на бизнес отношения. Но помислете преди да се шегувате.
Бъдете учтиви
Дори ако се оплаквате или пишете за проблем, бъдете учтиви. Обмислете позицията на получателя и предложете да направите каквото можете.
За допълнителни листове използвайте "втората страница" на бланката
Желателно е писмото да се побере на една страница. Но ако текстът е дълъг, ще ви трябват допълнителни страници. Използвайте „втората страница“ на бланката, която обикновено има съкратен адрес и е от същия тип като първата страница на бланката.
Посочете номера на страницата на втория и следващите листове в горната част на листа. Можете също да добавите името и датата на получателя.
Дайте кратко заключение
В последния параграф обобщете вижданията си и ясно заявете какво ще направите или какво очаквате да направи получателят. Не забравяйте да му благодарите за вниманието към писмото.
Попълване на писмо
Последни думи
Заключението, подобно на поздрава, показва известна степен на уважение и формалност. "Искрено Ваш" (Искрено Ваш)или "С уважение" (С уважение)- добър избор.
Обърнете внимание и на „Сърдечно“ (Сърдечно Ваш), „С уважение“ (С уважение), „Поздрави“ (Всичко най-добро)и "Искрено Ваш" (С уважение).
По-малко официален: „Всичко най-добро“ (Всичко най-добро), „Най-добри пожелания“ (Най-добри пожелания), „Сърдечни поздрави“ (С добри пожелания)и "Благодаря" (Благодаря).
След финалните думи поставя се запетая.
Подпишете писмото
- Пропуснете около 4 реда, оставяйки това място за подписа. Подпишете писмото, след като го отпечатате. Ако изпращате имейл, сканирайте подписа си и го прикачете към имейла. За предпочитане е да използвате синьо или черно мастило.
- Ако подписвате писмо от чуждо име, напишете "pp" пред подписа си. Това означава „чрез пълномощник“, което означава „чрез агенция“ или „от името на“.
Напишете пълното си име и информация за контакт
Под подписа отпечатайте вашето име, ранг, телефонен номер, имейл адрес и всяка друга информация за контакт. Посочете всичко от нов ред.
Добавете инициалите на тези, които са работили по писмото
Ако писмото е написано от някой друг, трябва да добавите инициалите на това лице под мястото за подпис. Понякога се посочват и инициалите на лицето, което е написало писмото. Така става ясно кой е работил по това писмо.
- Ако изброявате само инициалите на лицето, което е написало писмото, напишете ги с малки букви. Например г-н (Мери Рейнър).
- Ако посочите инициалите на лицето, което е съставило писмото, те трябва да бъдат посочени с главни букви, а след тях посочете инициалите на лицето, което е написало писмото с малки букви: JB:mr. В някои букви тези инициали са разделени с наклонена черта: JB/mr. Джак Браун (JB) остави писмото и Мери Рейнър (г-н) го напечата.
Посочете прикачени файлове
- Ако сте приложили допълнителни документи, напишете за това няколко реда след данните за контакт, като посочите броя и видовете документи. Например: „Приложения (2): резюме, брошура“ (Приложения (2): резюме, брошура).
- За думата „Приложения“ можете да използвате съкращенията „Приложения“. или „Enc.“
Не забравяйте да добавите имената на другите получатели
Ако изпращате копие от това писмо на друго лице, трябва да включите тази информация в писмото. Това е отбелязано със съкращението "cc" под линията „Заграждения“и се декодира като Копие от любезното съдействие (копие от имейл).Това е последвано от името на лицето и неговия ранг (по-рано "cc" се използваше за означаване на "копие", когато се пишеха копия).
- Например: „cc: Мери Смит, вицепрезидент по маркетинга“ (cc: Mary Smith, вицепрезидент по продажбите).
- Ако искате да добавите повече от едно име, напишете второто директно под първото. Във втория случай използването на "cc" вече не е необходимо.
Проверка на писмото
Редактирайте писмото
Проверете правописа и прочетете имейла, преди да го изпратите.
- Запитайте се дали писмото е ясно и кратко? Има ли параграфи, които имат повече от 3-4 изречения? Ако да, опитайте се да ги намалите.
- Ако е възможно, нека приятел или колега прочете писмото. Понякога другият може да забележи грешките, които сте пропуснали.
Не използвайте телбод
Ако писмото има няколко страници, телбод обикновено не се използва.Ако искате страниците да са сгънати в ред, ги закрепете с кламер в горния ляв ъгъл.
Изпращане на писмо
Ако изпращате писмо, използвайте бизнес плик. Ако е възможно, използвайте такъв, върху който има логото на компанията. Въведете внимателно адреса си за връщане и адреса на получателя. Сгънете писмото на три, така че получателят първо да разгъне горната част, а след това долната.
Ако изпращате имейл, конвертирайте го в HTML или PDF, така че форматът да остане същият.
Използвани източници при подготовката на материала
- Оригинален текст за писане на бизнес писма. Сайт източник - wikiHow. Съдържанието на сайта wikiHow може да се разпространява под лиценз Creative Commons.
- Можете да разгледате Savvy-Business-Correspondence за друг пример за бизнес писмо с обяснения на английски език.
Електронните съобщения дават възможност за бърз обмен на информация на големи разстояния. По бързина на предаване на идеи това се приравнява на телефонен разговор. Имейлите обаче се съхраняват на пощенски сървъри и се използват като печатни доказателства за нашите думи. Следователно електронната кореспонденция изисква отговорно отношение.
Задачата става по-трудна, ако общувате на нероден английски с хора от други култури. В статията ще споделя на какво да обърнете внимание в този случай, как да избегнете грешки и да постигнете взаимно разбирателство с чуждестранни колеги и партньори.
Етикет
Независимо с кого и на какъв език кореспондирате, не забравяйте за правилата на имейл етикета.1. Ясно посочете темата на писмото (Subject).
Според проучване на агенция Radicati Group представителите на бизнеса получават до 80 имейла на ден. Как да ги убедите да прочетат писмото ви? Напишете заглавие, което напълно отразява съдържанието. Колкото по-ясно е казаното, толкова по-бързо събеседникът ще прочете съобщението.
Не: « идея».
да: „Х да увеличим онлайн продажбите с 15% до края на Q4 2017".
2. Използвайте професионален поздрав и избягвайте фамилиарничене.
Не:„Хей“, „Йо“, „Здравей“.
да: "Скъпи", "Здравей", "Здрасти".
3. Прочетете отново писмото, преди да го изпратите. Грешките и печатните грешки ще се отразят негативно на вашия образ в очите на събеседника.
4. Ако въвеждате нов събеседник в кореспонденцията, опишете накратко предисторията на въпроса. Не го принуждавайте да скролва надолу и да чете всички публикации по темата. Опишете същността на въпроса, какво сте обсъдили, какво искате да кажете по него.
5. Отговорете на съобщения. Ако нямате време да проучите темата в момента, потвърдете, че имейлът е получен и посочете кога можете да проучите проблема.
6. Не използвайте червено, за да привлечете вниманието към дадена идея. Червеното говори за опасност и предизвиква негативни емоции. Използвайте специални думи и фрази за подчертаване, а не графики или цвят:
- Бих искал да подчертая→ Бих искал да подчертая.
- Бих искал да обърна внимание→ Бих искал да обърна вниманието ви.
- Моля, обърни внимание→ Моля, обърнете внимание.
- Моля обърнете внимание→ Моля, имайте предвид.
Публиката
Английският език е универсалният език за комуникация за хора от различни страни. Но това не означава, че стилът на кореспонденция винаги ще бъде един и същ. Нека разгледаме разликите.Китай, Япония, арабските страни
Когато общувате с колеги и партньори от тези страни, особено в началото на запознанството, използвайте най-учтивите форми. Започвайте всяко писмо с учтив поздрав и форми на етикет, например:- Надяваме се, че този имейл ви намира добре→ Надявам се, че се справяте добре,
- Извинявай, че те притеснявам→ Извинявам се за разсейването.
- Мога ли да отделя малко от времето ви? →Мога ли да отделя минутка с вас?
- Ще бъда благодарен, ако можете…→ Ще бъда много благодарен, ако можете...
- Бихте ли били така любезни… →Ще бъдеш ли така мил...
Германия, Великобритания
Намалете модалността на фразите, но не се отказвайте от учтиви форми и форми на етикет:- Ако имате допълнителни въпроси, моля не се колебайте да се свържете с мен.→ Ако имате въпроси, моля свържете се с
- Ще се радвам на вашата помощ по този въпрос.→ Ще се радвам на вашата помощ.
- Очаквам отговор при първа възможност.→ Отговорете възможно най-скоро.
САЩ
Пропуснете формите на етикета, освен ако не общувате с по-висш колега или партньор. Опишете ясно какво се е случило и от какво имате нужда. Колкото по-малко структури бих, можех, можех, толкова по-добре.Африка, Южна Америка
Ако вече познавате колега или партньор от тези страни, попитайте как е той, как е семейството му. Обръщението към личното не се възприема като лош тон, а напротив, помага за установяване на добри отношения.Езикови принципи
Обмислете общите принципи за съставяне на имейл.Намалете
В деловата кореспонденция няма място за фигури на речта, сложни конструкции и сложни времена. Основната задача на писмото е да предаде вашето послание без загуба. Следователно всичко, което може да попречи на разбирането, трябва да бъде премахнато.Може би си спомняте Джон, когото срещнахме на конференцията, той беше в смешния си апартамент и говореше на глас. Когато наскоро го попитах как се справя, той каза, че работи по много интересен проект и ме помоли да му помогна.→ Вероятно си спомняте Джон, когото срещнахме на конференцията, той все още носеше смешното си яке и говореше на висок глас. Наскоро го попитах как се справя, а той ми отговори, че работи по много интересен проект и ме помоли да му помогна.
Джон Джонсън сега работи върху нова партньорска програма за своята компания. Той ни предложи да станем негов подизпълнител по проекта. →В момента Джон Джонсън работи върху нова партньорска програма за своята компания. Той ни покани да станем изпълнител на този проект.
Избягвайте жаргона
Откажете се от жаргон, дори ако общувате с колеги, които разбират проблема. Вашата кореспонденция може да бъде препратена на хора, които не са запознати с темата.Обърнете внимание на титлата, името и пола на събеседника
На руски всичко е просто: Иванова е жена, Иванов е мъж. На английски нещата не са толкова ясни. Например Джоди Джонсън, той мъж ли е или жена? Фамилното име не ни говори нищо. Освен това и мъжете, и жените носят името Джоди:
Ако не сте сигурни кой е вашият събеседник, консултирайте се с колеги, намерете акаунта му в социалните мрежи. Като наричате г-н Джонсън г-жа Джонсън, ще се поставите в неудобно положение.
Избягвайте шеги и лични коментари
Не е необходим строго официален стил, но е важно да звучи професионално.Премахнете предлозите, където е възможно
Голям брой предлози затруднява разбирането и създава ефекта на "вода" в текста. Например, вместо Срещата на 1 декември за маркетинговата стратегия→ „Среща на първи декември на тема маркетингова стратегия“, напишете Срещата за маркетингова стратегия на 1 декември→ „Среща за маркетингова стратегия на 1 декември“.Вместо фразови глаголи идва с- изобретяват и разбирам- разберете, използвайте техните безпредложни синоними генерирами определяне на.
Избягвайте удивителните знаци
Трудно е да се предадат емоции чрез имейл. Възклицание в текста се възприема като повишаване на тона.Ако съобщението има много удивителни знаци, те се обезценяват. Събеседникът вече няма да ги възприема като призив за внимание.
Ограничете се до пет изречения
Според Гай Кавазаки, ако съобщението се състои от по-малко от 5 изречения, звучи грубо, ако е повече, е загуба на време.Използвайте кратки думи, изречения и абзаци
Този принцип е особено подходящ за тези, които работят с поща от телефон или таблет: трябва бързо да прочетете писмото, да разберете и да отговорите, размерът на екрана въвежда ограничения. Колкото по-кратък е текстът в съобщението, толкова по-бързо ще бъде прочетено.Избягвайте страдателния залог
Не: Информацията ми беше изпратена от Питър→ Информацията ми беше изпратена от Питър.Да: Питър ми изпрати тази информация→ Питър ми изпрати тази информация.
Използвайте списъци
Ако искате мнението на колега по даден въпрос и му предлагате избор от алтернативи, избройте ги в номериран списък. В противен случай рискувате да получите едносричен отговор. да. Събеседникът иска бързо да отговори на съобщението. За него е по-удобно да каже да, не или да посочи номера на опцията, която харесва. В други ситуации списъците структурират текста и подпомагат разбирането.Поставете краен срок
Ако имате нужда от обратна връзка до конкретна дата, моля, включете я в имейла си. Това дисциплинира събеседника и той няма да забави отговора.Структура на писмото
Един имейл се състои от пет семантични части:- Поздравления.
- Съобщение.
- Затваряне.
- Раздяла.
- Подпис.
Поздравления
Използвайте думи Скъпи, Здравейте, Поздрави(ако вече не познавате събеседника) и здрасти(по-близо до неформалното).Съобщение
Това е най-информативната част. В него ние съобщаваме информация, даваме подробности, спорим, предлагаме идеи и т.н. Обмислете полезни фрази за различни видове съобщения.Как да отворите съобщение
Използвайте неутрални фрази за ежедневна комуникация с колеги и официални фрази за съобщения до началници, клиенти и партньори.| Формално | Полу-формален | Неутрален |
|---|---|---|
| пиша на... пиша на... |
Само една бърза бележка, за да ви кажа, че... Кратка забележка... |
Благодаря ви за имейла... Благодаря Ви за писмото… |
| В съответствие с вашето искане… Според вашето искане… |
Това е да… Това писмо е до... |
Благодарим ви за имейла относно... Благодаря ви за писмото относно... |
| Ние се позоваваме на нашата поща относно... Позовавайки се на нашето писмо относно... |
Исках да ви уведомя, че / да ви разкажа за / да ви попитам дали... Исках да ви уведомя, че.../говорим за.../попитам ви... |
В отговор на вашата поща... В отговор на вашето писмо… |
| Пиша във връзка с... Пиша за... |
Позовавайки се на вашия имейл от... Позовавайки се на вашето писмо от... |
|
| Благодарим ви за имейла ви от (дата) относно... Благодарим ви за вашето писмо от (дата)... |
||
| Във връзка с нашия телефонен разговор в петък, бих искал да ви уведомя, че... Позовавайки се на нашия телефонен разговор в петък, искам да ви информирам, че... |
||
| Пиша, за да попитам за... /във връзка с.../за да Ви уведомя, че.../за да потвърдя... Пиша, за да разбера / Пиша във връзка с / Пиша, за да информирам за ... / Пиша, за да потвърдя ... |
Как да си поставим краен срок
Посочете часа и часовата зона. Без това крайният срок се размива и се възприема като желание:Моля, изпратете своя доклад (отговор) на 10 март EOB CET→ Моля, изпратете вашия доклад/отговор до 10 март до края на работния ден централноевропейско време.
Как да питате и давате подробности
Даваме подробности:Моля подробности:
Как да съобщите за проблем
1. За въвеждане на проблем глаголът to flag често се използва в значението на „посочване, подчертаване“:Сигнализиране за проблема на...→ Посочвам ви проблем с...
С това писмо искам да ви маркирам един проблем...→ С писмото си искам да ви посоча един проблем ...
2. За пояснение или коментар, използвайте фразите от моя/наша/ваша странаили от моя/наша/ваша страна- "от моя / наша / ваша страна."
3. Често съществително се използва в контекста на обсъждане на проблеми. работа около- изход от ситуацията, заобиколно решение.
Как да копирате колеги
1. За да поискате копие, използвайте фразата Копие на мен, където CCдейства като глагол "копиране", т.е. поставяне в ред CC. От словото CCе образувано причастие получено копие- обърнете внимание на правописа. фраза Получих копиесе превежда като „бях поставен в копие“.2. За да посочите на събеседника, че добавяте някого към дискусията, пишете Добавяне на (име) към нишката- Добавяне на (име) към разговора.
3. Използвайте знака @, ако дискусията е с няколко колеги, но трябва да се свържете с един от тях: @Steve, вярвам, че следващата стъпка е твоя, нали?- @Steve, мисля, че следващата стъпка е твоя, нали?
Как да се извиня
| Формално | Неутрален |
|---|---|
| Със съжаление ви съобщаваме, че... За съжаление трябва да ви информираме за... |
За жалост… За жалост… |
| Съжалявам да ви съобщя, че... Трудно ми е да ти кажа, но... |
Опасявам се че… Страхувам се, че… |
| Моля, приемете нашите извинения за... Моля, приемете нашите извинения за... |
Бих се радвал / с удоволствие / щастлив да… Бих се радвал/Ще се радвам... |
| Искрено съжалявам, че… | Съжалявам, но не мога да дойда утре. Съжалявам, но няма да мога да дойда утре. |
| Бих искал да се извиня за причиненото неудобство. Извинявам се за причиненото неудобство. |
Благодаря за разбирането. Благодаря за разбирането. |
| Извиняваме се за... Извиняваме се за... |
|
| (Изключително) съжалявам, че/за... Моля да ме извините за... |
Как да поискате и предложите помощ
Ние предлагаме помощ:| Формално | Неутрален |
|---|---|
| Ако желаете, ще се радвам да… Ако желаете, ще се радвам да... |
Ако имате някакви въпроси, моля не се колебайте да се свържете с мен. Ако имате въпроси не се колебайте да ми пишете. |
| Готови сме да организираме друга среща с... Бихме искали да си уговорим още една среща с... |
Били желал аз да…? Мога ли да (направя)...? |
| Ако имате нужда от допълнителна информация/съдействие, моля не се колебайте да се свържете с мен. Ако имате нужда от допълнителна информация/помощ, моля, свържете се. |
Какво ще кажеш да дойда и да ти помогна? Мога ли да дойда и да помогна? |
| Ако искате да продължите този разговор, моля не се колебайте да се обадите (свържете се) с мен. Ако искате да продължим нашия разговор, моля не се колебайте да се свържете с мен. |
|
| Моля, уведомете ме, ако мога да бъда полезна допълнително. Моля, уведомете ме, ако имате нужда от още помощ. |
|
| Кажете ми дали искате да... Уведомете ме, ако имате нужда от помощта ми... |
Преговори
Често имейл кореспонденцията има характер на пълноценни бизнес преговори. Използвайте следните фрази, за да ги завършите.Изразете задоволство:
Ние предлагаме:
Ние сме съгласни:
- Съгласен съм с вас по този въпрос.→ Съгласен съм с вас по този въпрос.
- Имаш силна страна там.→ Тук си прав.
- Мисля, че и двамата можем да се съгласим, че…→ Мисля, че и двамата можем да се съгласим, че...
- Не виждам никакъв проблем в това.→ Не виждам това като проблем.
Каним:
Изразяваме недоволство:
Как да прикачите допълнителни материали към писмо
Ако прикачите документ към писмото, насочете вниманието на събеседника към това с помощта на фрази:- Моля, вижте приложен →Приложено към това писмо.
- Можете да намерите в прикачения файл… →Можете да намерите в приложението...
- Прилагам…→ Слагам...
- Препращам ви...→ Изпращам ви...
- Имаме удоволствието да приложим…→ Радваме се да ви изпратим...
- Приложено ще намерите...→ В прикачения файл ще намерите...
закриване
Преди да се сбогувате със събеседника, благодарете му за отделеното време, изразете готовността си да помогнете и / или дайте разяснения и подробности.| Формално | Неутрален |
|---|---|
| Очаквам отговора ти с нетърпение. Чакам вашия отговор |
Очаквам с нетърпение да те чуя. Чакам вашия отговор |
| Очаквам с нетърпение вашия отговор. Чакам вашия отговор |
Надявам се да те чуя скоро. Надявам се скоро да получа съобщение от вас. |
| Не се колебайте да се свържете с мен, ако имате нужда от помощ. Свържете се, ако имате нужда от помощ. |
Уведомете ме, ако имате нужда от нещо друго. Уведомете ме, ако имате нужда от нещо друго. |
| Ако имате въпроси, моля не се колебайте да ме уведомите. Ако имате някакви въпроси, моля не се колебайте да се свържете с нас. |
Приятен ден/уикенд. Приятен ден/седмица. |
| Благодаря ви за любезното съдействие. Много благодаря за твоята помощ. |
Благодаря ти за помощта. Благодаря за помощта. |
| Благодаря ви предварително! Благодаря ви предварително. |
Благодаря за вашия имейл, беше чудесно/страхотно да ви чуя. Благодаря ви за писмото, много се зарадвах да ви чуя. |
| Извинете за причиненото неудобство! Извинявам се за неудобството! |
Как да разбираме съкращенията
Обърнете внимание на съкращенията, които чуждестранните събеседници използват в електронна кореспонденция, независимо от стила:- EOB (край на работния ден) → край на работния ден.
- SOB (начало на работния ден) → начало на работния ден.
- EOQ (края на тримесечието) → към края на тримесечието.
- TBD (ще бъде определено) или TBA (ще бъде обявено), използваме, когато информацията за условията или датата все още не е известна.
- PTO (платен отпуск) → ваканция.
- OOO (Извън офиса) → извън офиса, не на работа. Фразата се използва в автоматичните отговори.
- FUP (последване) → следване, поемане на контрол.
- POC (point of contact) → лице за контакт.
- FYI (за ваша информация) → за ваша информация.
- AAMOF (As A Matter Of Fact) → основно.
- AFAIK (Доколкото знам) → доколкото знам.
- BTW (между другото) → между другото.
- CU (да се видим) → ще се видим
- F2F (лице в лице) → сам.
- IMHO (по мое скромно (честно) мнение) → по мое скромно мнение.
Раздяла
За сбогуване използвайте фразите: най-добри пожелания, поздрави, мили поздрави, най-добри пожелания, топли пожелания, искрено ваши(официално).Подпис
Посочете собствено име, фамилия, длъжност и телефон за връзка. Това ще даде възможност на събеседника да се свърже директно с вас и да разбере необходимите подробности.Шаблони
Ако не владеете английски или често пишете еднотипни букви, е удобно да имате под ръка няколко готови шаблона. Нека да разгледаме някои от тях.Съобщение за промоция
Тема: Име, фамилия- Нова позиция
Имам удоволствието да обявя промоцията на от да се . е бил с за и е работил в . Той/тя ще получи тези нови отговорности .
присъстваха
и дойде на себе си
след дипломирането.
По време на нейния/неговия мандат тук,
е внедрил протоколи, които са подобрили ефективността в
и често е признаван за изключителни постижения.
Моля, присъединете се към мен в поздравленията за нейното/неговото повишение и приветствайки я/го в новия отдел/позиция.
Сърдечни поздрави,
Име
Заглавие
Тема: Име, фамилия- нова позиция
Радвам се да съобщя напредъка (Име, фамилия)от офиса (заглавие)на позиция (заглавие). (Име)работи във фирма (Име на фирмата) (брой години)години в катедрата (име на отдел).
(Име)учих в (име на университет)и дойде на себе си (Име на фирмата)след завършването му.
По време на времето си тук, (име)стартира протоколи, които подобряват ефективността в (име на отдел)и често получава признание за постиженията си.
Нека да поздравим заедно (име)с нова длъжност и го/я добре дошли в новия отдел на (име на отдел).
На Ваше разположение,
Име
Длъжност
Поздравления за новата позиция
Тема: Поздравления за повишението ви
скъпи
,
поздравления за повишението ви в
. Чух за вашето заслужено повишение чрез LinkedIn. Вършили сте добра работа там в продължение на много години и заслужавате признанието и отговорността на позицията.
С най-добри пожелания за продължаващ успех в кариерата.
на Ваше разположение,
Име
Заглавие
Тема: Поздравления за новата позиция
(Име)поздравления за повишението ви в позицията/отдела (име на длъжност/отдел). Разбрах за вашето заслужено повишение чрез LinkedIn. Вие сте работили добре на предишната си позиция в продължение на много години и заслужавате признанието и отговорността на новата позиция.
На Ваше разположение,
Име
Длъжност
Набиране на персонал (за кандидат)
Тема: Добре дошли!
скъпи
,
С удоволствие чух, че сте приели позицията в нашата фирма и че ще се присъедините към нас на 7 септември. Добре дошли на борда!
Ще работите в тясно сътрудничество с мен през първите две седмици, докато не опознаете рутината тук.
Очаквам с нетърпение да чуя вашите идеи. Не се колебайте да ми се обадите, да ми изпратите съобщение или имейл, ако имате въпроси преди първия си ден.
Най-добри пожелания,
Име
Заглавие
Тема: Добре дошли!
(Име), радвам се, че прие поканата за позиция в нашата компания и ще се присъедините към нас на 7 септември. Добре дошли!
Ще работим в тясно сътрудничество през първите две седмици, докато се запознаете с нашите процедури.
Очаквам вашите идеи. Обадете се, изпратете SMS, изпратете имейл, ако имате въпроси преди първия си ден.
На Ваше разположение,
Име
Длъжност
Наемане (за колеги)
Уважаеми служители:
се присъединява към нашия екип на 1 май.
ще работи като a
в
отдел.
Така че, ако видите ново лице на 1 май, нека знайте, че сте развълнувани от присъединяването му/тя към нашия екип.
е работил при други двама компании през последните десет години, така че той/тя носи богатство от знания за .
Бакалавърската степен е от където той/тя е специализирал .
има страст към .
Оценявам, че се присъединихте към мен в осигуряването на топло посрещане за .
С вълнение
Име на ръководителя на отдела / шефа
Скъпи колеги,
(Име, фамилия)ще се присъедини към нашия екип на 1 май. (Име)ще работи като (длъжност)в (име на отдел).
Така че, ако видите ново лице на 1 май, уведомете ме (Име)че сте щастливи да го/я имате във вашия екип.
(Име)работеше в други две (име на фирми)компании през последните десет години, така че той/тя ще ни донесе богатство от знания за (име на регион).
(Име)има бакалавърска степен (име на дисциплина) (име на университет).
(Име)харесва (заглавие).
Присъединете се към топлото ми посрещане (Име).
С вълнение
Името на ръководителя на отдела/ръководителя.
Напускане на компанията
Скъпи колеги,
Бих искал да ви уведомя, че напускам позицията си в
На
.
Наслаждавах се на мандата си и оценявам възможността да работя с вас. Благодаря ви за подкрепата и насърчението, което ми предоставихте през времето ми в
.
Въпреки че ще ми липсвате Вие, клиентите и компанията, очаквам с нетърпение да започна нова фаза от моята кариера.
Дръж ме в течение, моля. Мога да се свържа с мен на моя личен имейл адрес
или мобилния ми телефон
. Можете също да се свържете с мен в LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Благодаря отново. За мен беше удоволствие да работя с вас.
С Най-Добри Пожелания,
Вашият
Скъпи колеги,
Бих искал да ви информирам, че напускам позицията си в компанията (име на фирма) (дата).
Бях щастлив да работя в (Име на фирмата)и оценявам възможността
Работя с вас. Благодаря ви за подкрепата и вдъхновението, които ми дадохте по време
работата ми в (Име на фирмата).
Но въпреки че ще ми липсвате вие, клиенти и компания, искам да започна
нов етап в моята кариера.
Моля, останете свързани. Може да се свържете с мен на личен имейл (адрес
Електронна поща)или телефон (стая). Можете също да ме намерите в LinkedIn: (адрес на страница).
Благодаря отново. Радвах се да работя с вас.
На Ваше разположение,
Вашият (име)
рожден ден
Ако трябва да пожелаете честит рожден ден на колега, е полезно да имате под ръка няколко дежурни фрази:
- Нека всичките ти желания се сбъднат → Нека всичките ти мечти се сбъднат.
- Желая ти честит рожден ден → Желая ти честит рожден ден.
- Честит Рожден ден! Насладете се на прекрасен ден → Честит рожден ден! Насладете се на прекрасния ден.
- Искам да ти пожелая всичко най-добро! Надявам се да е толкова фантастично, колкото и ти, защото заслужаваш най-доброто → Искам да ти пожелая всичко най-добро! Надявам се този ден да е прекрасен като теб, защото заслужаваш най-доброто.
- Приятен ден! Пожелавам ви много хубави подаръци и много забавления! → Прекрасен ден! Желая ти много хубави подаръци и много забавления!
Пренасрочете или отменете среща/обаждане
Здравейте на всички,
поради
, времето на
е променен от
при
в
да се
при
в
.
Ако имате някакви въпроси, моля не се колебайте да се свържете с мен.
С Най-Добри Пожелания,
Име
Здравейте всички!
защото (име на проблема)време (заглавие на събитието)промени от (Време за среща)в (място на срещата)на (Време за среща)в (място на срещата).
Ако имате някакви въпроси, моля не се колебайте да се свържете с нас.
На Ваше разположение,
Име
Скъпи колеги,
Поради някои неизбежни обстоятелства трябва да пренасроча срещата ни за
при
. Надявам се, че вие/всички се чувствате комфортно с този нов график. Ако вие/някой от вас има проблем с тази нова програма, моля, информирайте ме при първа възможност.
Извинете за причиненото неудобство!
Поздрави,
Име
Заглавие
Скъпи колеги!
Поради неизбежни обстоятелства съм принуден да пренасроча срещата ни за (Време за среща)в (местоположение). Надявам се, че всички сте доволни от новия график. Ако вие/някой не харесва новата програма, моля, уведомете ме възможно най-скоро.
Извинявам се за неудобството!
На Ваше разположение,
Име
Длъжност
Подробни съвети относно принципите за конструиране на стандартни писма и други шаблони са достъпни на https://www.thebalance.com.
Езикова работа
Електронната комуникация не се ограничава до използването на стандартни фрази и модели. Съобщенията съдържат описание на уникален проблем или ситуация. Ако не говорите добре езика, как можете да сте сигурни, че писмото е написано правилно и е направено в бизнес стил?Използвайте тълковни речници
Двуезичните речници ще ви помогнат, ако не знаете превода на дадена дума. Но те са малко полезни, когато става въпрос за стил. Използвайте английски обяснителни речници: те посочват стила (официален и неофициален) и описват ситуации, в които се използва думата.Речници за преподаване на английски език от професионални издатели са достъпни онлайн: https://en.oxforddictionaries.com , http://dictionary.cambridge.org , http://www.ldoceonline.com , http://www.macmillanddictionary.com . Съкратената версия се предоставя безплатно, трябва да закупите пълната, но за целите на бизнес кореспонденцията е достатъчна и съкратената.
Структурата на речниковия запис:
- Част от реч,
- транскрипция с възможност за слушане на произношението,
- определение,
- примери за използване,
- синоними,
- често използвани фрази с думата и фразеологичните единици.
Обърнете внимание на бележката формално/неутрално/неформално(официален, неутрален, неофициален), използвайте официални или неутрални думи в стил. Ако избраната дума е маркирана като неофициална, проверете секцията за синоними.
Не пренебрегвайте примерите, те помагат да поставите избраната дума или фраза правилно в изречението.
Използвайте речници на активатора
Тези речници са изградени не на принципа на азбуката на думите, както традиционните речници, а на принципа на азбуката на понятията. Например, искате да предадете понятието „красиво“. Потърсете красиво в речника на активатора. Под него има списък със синоними за красиви с дефиниции, примери и обяснения за разликата между тях. Всички възможни начини за изразяване на идеята за „красиво“ са събрани на едно място и не е необходимо да търсите всяка дума поотделно.
Днес речникът на активатора се предлага на пазара под марката Longman: Longman Language Activator.
Проверете съвпадението на думата с Google търсене
Ако думите са комбинирани в руска фраза, съвместният им превод на английски не винаги е правилен. Въведете фрази на английски в търсачката и проверете дали думите са намерени една до друга.Проверете граматиката на текста
Ако не владеете езика, използвайте специални услуги за проверка на граматиката и пунктуацията, например Grammarly.Заключение
Ако водите имейл кореспонденция с чуждестранни колеги, партньори и клиенти, но вашият английски не е много добър, използвайте контролния списък:- Определете вашата аудитория. Вземете под внимание спецификата му, когато съставяте съобщение.
- Вижте дали съществуващ шаблон може да бъде адаптиран за вашата цел. Може би искате да пожелаете на колега честит рожден ден? Използвайте шаблон.
- Планирайте писмото си. Разчитайте на стандартна структура на имейл съобщение. Гледай да не пропуснеш нещо.
- Изберете общи фрази, които ще използвате. Когато избирате стил на фрази, фокусирайте се върху аудиторията.
- Допълнете изградената структура със собствени думи и изречения.
- Проверете цялото съобщение за правилния език чрез услуги, речници и търсене в Google. Обмислихте ли стила на избраните думи? Съвпадат ли помежду си?
- Уверете се, че не нарушавате принципите за съставяне на имейл. Може ли да се съкрати, без да се загуби смисълът му? Има ли жаргон?
- Прочетете отново съобщението. Проверете дали се спазва имейл етикетът. Ясно ли е посочена темата? Коригирани ли са всички правописни грешки?
- Щракнете върху Изпрати!
В нашата епоха на икономическо развитие, търговски отношения и бизнес бизнес кореспонденцията играе много важна роля. Бизнес партньорите комуникират чрез такава кореспонденция, дават отчети, уговарят срещи и други подобни. Днес ще ви кажем как да съставите бизнес писмо и как да отговорите на него на английски. Как се пише бизнес писмо на английски?
Бизнес кореспонденцията на английски изисква определени правила и разпоредби. Обърнете внимание на това как е обичайно да пишете бизнес писмо:
- Разделете целия текст на абзаци, без да използвате червена линия
- Въведете пълното име на изпращача или името на фирмата и нейния адрес в горния ляв ъгъл
- На нов ред въведете името на адресата и името на фирмата, до която е адресирано писмото, адреса му на нов ред
- Три реда под или в горния десен ъгъл показват датата на заминаване
- Поставете основния текст в центъра
- Започнете основната идея на писмото с причината за вашето обжалване: "Пиша ви на ..."
- Завършете писмото си с благодарност („Благодаря ви за помощта...“) и поздрав „Искрено Ваш“ или „С уважение“.
- Поставете пълното име и заглавието на автора четири реда по-късно.
- Поставете подписа на автора между поздрава и името.
Разбрахме правилата и вие имате определен план за писане на бизнес кореспонденция в главата си. Сега, за да напишете такова писмо, просто заменете точките от този план под вашия текст. Сега нека да разгледаме примери за бизнес писма на английски език.
Писане на бизнес писмо на английски език
Предлагаме на вашето внимание образци на бизнес писма на английски език, които ще ви помогнат да се ориентирате по-добре в нашия план и да напишете писмо според този план. Когато пишете писмо, опитайте се да бъдете кратки и стегнати, пишете веднага по същество, без излишни и дълги предговори. Не забравяйте да поздравите и да бъдете учтиви. Обърнете внимание на примерното съобщение с руски превод:
Г-н Андрю Джонсън
Лорак-компания
Офис 408, Вход 2Д
Главна улица
Лондон
Великобритания
Г-н Джонсън (г-н Джонсън),
Пиша ви, за да ви предложа някои въпроси относно нашата обща работа (Пиша ви, за да предложа някои решения в нашата обща работа). Знам къде можем да намерим достатъчно хора за нашата конструкция. (Знам къде можем да намерим достатъчно хора за нашата конструкция). Говорих с мой приятел, той е шеф на строителна фирма и каза, че може да ни даде толкова строители, колкото ни трябват. (Говорих с мой приятел, той е директор на строителна фирма, каза, че може да ни осигури толкова строители, колкото трябва). Но той би искал да се запознае с вас и други наши партньори. (Но той би искал да се срещне с вас и другите ни партньори.) Затова насрочих срещата ни в сряда. (Така че насрочих срещата ни в сряда). Моля, заповядайте в офиса ни в 7 часа. (Моля, бъдете любезни да дойдете в офиса ни в 7 часа).
Очаквам с нетърпение да получа вашето съгласие (надявам се да получа вашето съгласие). Моите най-добри поздрави към вашите родители и съпруга (най-добри пожелания към вашите родители и съпруга).
искрено Ваш,
Джон Браун
Управляващ директор
Сега да видим как можете да отговорите на такова писмо:
Г-н Джон Браун
Лорак-компания
Офис 407, Вход 2Д
Главна улица
Лондон
Великобритания
г-н Браун (г-н Джонсън),
Пиша ви, за да кажа, че обмислих вашето предложение (Пиша ви, за да кажа, че обмислих вашето предложение). Мисля, че е много добро (мисля, че това е много добро). Ако вашият приятел ни предложи толкова хора, колкото имаме нужда, ние успяваме да завършим строителството до януари Но се страхувам, че нашите партньори няма да могат да дойдат в сряда, защото още не са се върнали от Париж. Попитайте приятеля си дали е съгласен да се срещне с нас без тях (Попитайте приятеля си дали е съгласен да се срещне с нас без тях).
Очаквам с нетърпение да получа вашия отговор. Моите мили поздрави към вашето семейство (най-добри пожелания към вашето семейство).
искрено Ваш,
Андрю Джонсън
Управляващ директор
Както можете да видите, писането на бизнес писмо изобщо не е трудно, основното е да следвате основните правила. 
Примери за бизнес писма на английски с превод
Как да напиша имейл?
Вече знаете, че отдавна никой не пише писма на хартиен носител. Това е неудобно и обезпокоително. С появата на компютрите и интернет всички преминаха към имейл. Тази gizmo направи изпращането и получаването на поща по-бързо и по-лесно. Освен това предимството на имейла е, че към текста на самото съобщение можете да прикачите необходимия файл с документи, доклад, аудио и видео материал. Нека поговорим за това как да напишем имейл.
Има различни видове организации, на които искате да изпратите съобщение. Обърнете внимание на следните съкращения:
- gov - правителствена организация
- edu - учебно заведение
- org - организация
- com - корпорация, компания
- net - интернет компания
- mil - военно ведомство
Заглавката на бизнес имейл се състои от следните елементи:
- до (получател)
- от (подател)
- cc (копия)
- предмет (тема)
Бизнес имейлите започват с думите Уважаеми господине,но край Най-добри пожеланияили С Най-Добри Пожелания.
Има и правила, специфични за имейла:
- Не отпечатвайте текст с главни букви; получателят може да си помисли, че му крещите.
- Не бъди груб.
- Пишете по същество.
- Предупредете получателя за прикачени файлове, в противен случай той може да не ги забележи.
- Не злоупотребявайте със съкращения и емотикони.
- Пишете кратко и стегнато.
Ето най-добрите тенденции в писането на бизнес писма, за които искахме да говорим. Продължавай все така и ще успееш!