Тестове 

Как да направите инвентаризация и да я документирате. Образец на акт за опис на стоково-материални ценности

Правилното съставяне на отчет за инвентаризация не е лесна задача. От една страна, процедурата за провеждане на процедурата по инвентаризация и приблизителните форми на актове са фиксирани със закон. Това е Заповед на Министерството на финансите № 49 от 13 юни 1995 г. „За утвърждаване на Методическите инструкции за инвентаризация на имуществото и финансовите пасиви“, Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 18 август 1998 г. № 88. Инвентаризация въпроси също са обхванати от Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 29 юли 1998 г. № 34n (за поддържане счетоводствои докладване).

В тази статия ще говорим за основните нюанси на съставянето на акт въз основа на резултатите от инвентаризацията, тъй като такъв документ е и основата за привличане финансова отговорностработници.

Пример за отчет за инвентаризация

Дружество с ограничена отговорност "СоюзПромТех"

Отделно подразделение в Новокузнецк

Основание за извършване на инвентаризация: Заповед № 49 от 06.07.2017г.

Начална дата на инвентаризацията: 07.07.2017г

Крайна дата на инвентаризацията: 07.07.2017 г

Дата на съставяне на акта: 07.07.2017г

КАСОВА БЕЛЕЖКА

До началото на инвентаризацията всички разходни и приходни документи за пари в бройпредаде в счетоводството и всички средства, различни ценности и документи, получени под моя отговорност, бяха капитализирани, а тези, които бяха изтеглени, бяха отписани като разходи.

Финансово отговорно лице: касиер Пархоменко Екатерина Владимировна

Актът е съставен от комисия, която установи следното:

1) пари в брой 42 000 rub. 37 копейки

2) белези – търкайте. - ченге.

3) ценни книжа - руб. - ченге.

4) – разтривайте. - ченге.

Обща действителна наличност в размер на 42 000 рубли. 37 копейки

_четиридесет и две хилядитъркайте. ____ коп.

Според счетоводни данни в размер на 44 000 рубли. 00 коп.

__четиридесет и четири хиляди _търкайте. ____ коп.

Резултати от инвентаризацията: излишък ___ – ___ търкайте. _ – __ коп.

недостиг __ 1999 ___ търкайте. _ 63 _ коп.

Последни номера на касови ордери:

номер на касовата бележка ___ 121 _____,

консуматив №___ 137 ________

Председател на комисията:

Заместник изпълнителен директор Polishchuk P.R.

Членове на комисията:

главен счетоводител Прокопенко М.В.

Заместник-началник на отдел "Човешки ресурси" В.С. Донцова

старши специалист от финансовия отдел Раскопова Д.В.

Потвърждавам, че средствата, посочени в акта, са на мое съхранение. Финансово отговорно лице: касиер Пархоменко Е.В. 07 юли 2017 г

Обяснение на причините за излишък или недостиг: невнимание.

Финансово отговорно лице е касиер Пархоменко Е.В.

Решение на ръководителя на организацията: назначаване

изпълнителен директорСуртаева У.П.

Кога се съставя протокол за инвентаризация?

Много мениджъри приемат, че имат право да провеждат или да не извършват инвентаризация съгласно по желание. Това не е съвсем вярно. В съответствие с нормите на действащото законодателство на Руската федерация такава процедура е задължителна в следните случаи:

  • преди съставянето на годишния финансови отчети, докато инвентаризацията на дълготрайните активи може да се извършва веднъж на 3 години, библиотечните колекции - веднъж на 5 години
  • когато организация прехвърля имущество за отдаване под наем, обратно изкупуване, продажба
  • при смяна на финансово отговорни лица (и др.)
  • идентифициране на факти за кражба, злоупотреба или повреда на имущество
  • по време на реорганизация (промяна на организационна и правна форма) или ликвидация на организацията
  • в случай на пожар, природно бедствие и други извънредни ситуации
  • ако организацията е въвела колективна (екипна) отговорност, тогава инвентаризация трябва да се извърши при смяна на ръководителя на такъв екип, когато повече от 50% от членовете му напуснат екипа, по искане на един или повече членове.

В допълнение към тези случаи инвентаризацията се извършва по решение на управителя. Целта на събитието е да се установи реалната наличност на имуществото и да се сравни със счетоводните данни. В същото време, когато има промяна на финансово отговорните лица, в допълнение към протокола за инвентаризация се съставя акт за приемане и предаване на повереното имущество.

Какво имущество подлежи на опис? дълготрайни активи, финансови инвестиции, готова продукция, стоки, нематериални активи, парични средства и други финансови активи, заеми, заеми и резерви.

Как се съставя протокол за инвентаризация

Процедурата се провежда с решение на председателя на комисията, чийто състав е задължителенодобрен със заповед. Освен това съставът на такава комисия по правило е постоянен. Включва представители на администрацията на организацията, счетоводство, икономисти, техници и др., вкл. Възможно е включване на независими одиторски организации. Отсъствието на поне един член на комисията по време на инвентаризацията може да бъде основание за обезсилване на резултатите от нея.

В зависимост от целта на инвентаризацията, дали е планирана или непланирана, актовете за инвентаризация могат да имат различни формии съдържание: акт за опис на парични средства, акт за опис на изпратени стоки и др. Формата на всеки такъв акт за одобрение със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация. Тези форми са приблизителни, но много удобни за използване.

Протоколът за инвентаризация се съставя най-малко в 2 екземпляра; не се допускат заличавания, поправки и зацапвания. Фактическата наличност на имуществото се извършва изключително с участието на материално отговорни лица, от които могат да бъдат поискани обяснения по време на процедурата.

Документът трябва да бъде подписан от всички членове на комисията и материално отговорното лице, което в края на протокола за инвентаризация дава разписка, че няма претенции към членовете на комисията.

Попълнете формата без грешки за 1 минута!

Безплатна програма за автоматично попълване на всички търговски и складови документи.

Business.Ru - бързо и удобно попълване на всички първични документи

Свържете се безплатно с Business.Ru

Този формуляр се използва за отразяване на данни за действителната наличност на инвентарни позиции ( материални запаси, Завършени продукти, стоки, други запаси и др.) в складовите площи и на всички етапи от движението им в организацията.

Единният формуляр № INV-3 е одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 18 август 1998 г. № 88.

(Изпращайте документи без грешки и 2 пъти по-бързо чрез автоматично попълване на документи в програмата Class365)

Как да опростите работата с документи и да поддържате записи лесно и естествено

Вижте как работи Business.Ru
Влезте в демо версия

Как да попълните правилно формуляра INV-3

IN горна частИнвентаризацията включва разписка, която се взема от всеки от служителите, отговорни за извършване на инвентаризацията.

Всяко отделно наименование на материал се вписва в описа, като се посочва вид, група, артикул, количество или друга необходима информация.

Действителната наличност на материалите се определя чрез преброяване, претегляне и измерване.

Описът се съставя в два екземпляра и се подписва от отговорните лица на комисията и материално отговорните лица. Едно копие се изпраща на счетоводния отдел за изготвяне на съвпадаща декларация, а другото остава на финансово отговорното лице (служител на склад).

Инвентаризацията се съставя за всеки участък, отдел и цех на предприятието поотделно, според разпределението на структурните звена на конкретно отговорно лице (или група лица).

Непосредствено преди началото на процеса на инвентаризация се взема съответна разписка от всяко от финансово отговорните лица, която трябва да бъде включена в заглавната част на INV-3. В случай на откриване на устройства, оборудване, неподходящи за по-нататъшна употреба, повредени или дефектни материали, както и напълно завършени продукти, които не са били отчетени преди това, се съставя акт за отписване (или се включва в отчета, ако ние говорим заотносно готовите продукти).

Ако извлечението се попълва автоматично, попълването на първите 9 колони не е необходимо. INV-3 се издава с вече попълнени машинно полета или на хартияинформация. Включването на неотразени в протокола материали и оборудване се извършва на място, след съставяне на съответния протокол и оценка.

Важно условие за попълване на инвентарния списък е точното посочване на всички номера на оборудването, както и техните техническо състояние. Не трябва да има грешки в номерирането. След съставянето на инвентаризацията данните, получени от всички структурни подразделения, се обединяват в общ отчет.

*Складовата програма Class365 ще ви помогне да опростите поддържането на складова счетоводна документация.

Как да автоматизираме работата с документи и да избегнем ръчното попълване на формуляри

Автоматично попълване на формуляри за документи. Спестете си време. Отървете се от грешките.

Свържете се с CLASS365 и се възползвайте от пълната гама от функции:

  • Автоматично попълване на текущи стандартни формуляри за документи
  • Печат на документи с изображение на подпис и печат
  • Създавайте бланкис вашето лого и детайли
  • Композирайте най-доброто търговски предложения(включително използване на ваши собствени шаблони)
  • Качвайте документи във формати Excel, PDF, CSV
  • Изпращайте документи по имейл директно от системата
  • Водете количествени записи в склада

С CLASS365 можете не само автоматично да подготвяте документи. CLASS365 ви позволява да управлявате цялата компанияв една система, от всяко устройство, свързано с интернет. Лесен за организиране ефективна работас клиенти, партньори и персонал поддържа търговска, складова и финансова документация. CLASS365 автоматизира цялото предприятие.

Започнете с Business.Ru още сега! Използвайте модерен подход за управление на бизнеса и увеличете доходите си.

Свържете се безплатно с Business.Ru

За да разберат дали действителният размер на материалните запаси, нетекущите активи, парите или ценните книжа съответства на това, което е посочено в счетоводните записи на организацията, фирмите започват преизчисления с честота, определена от тях. За извършване на ревизии се назначава специална комисия, която въз основа на резултатите от извършената работа съставя специален документ - акт за инвентаризация. Той систематизира резултатите и заключенията от одита. Въз основа на него се правят промени в счетоводната програма, ако е необходимо.

Инвентаризацията е процесът на преизчисляване на активите на организацията, за да се гарантира, че те съответстват на действителната наличност и счетоводните данни. В същото време за тази цел се изпълняват допълнителни задачи: изясняват се условията за съхранение на материалните запаси, спазването на оперативните техники и се идентифицират остарели, ненужни материални запаси и материали.

Процесът на одит изисква строго регулиране. Първо се издава резолюция, заповед за извършване на инвентаризация (ИНВ-22), в която се посочват видът на активите, които ще бъдат преизчислени, съставът на комисията и сроковете на контролната мярка. Ръководени от разпоредбите на този документ, служителите започват работа и резултатите от нея се записват в документи, чиито форми са одобрени от закона.

Формите на първичната счетоводна документация за счетоводството са одобрени с Резолюция № 88 на Държавния комитет по статистика. Има много форми, изборът на които зависи от вида на активите, които се преизчисляват. Възможни са например следните форми на INV:

  • INV-1 и 1a са проби, разработени за записване на резултатите от преизчисляването на нетекущи активи (дълготрайни активи и нематериални активи).
  • INV-4 – ведомост на складовите наличности.
  • INV-4 – резултати от преизчисляване на стоки, прехвърлени на клиенти.
  • INV-5 е опис на резултатите от тестване на продукти, които са на сигурно съхранение на организацията.
  • INV-8 – резултати от одит на изделия от благородни метали и др.

Общо INV формулярите включват 21 позиции, от които компанията трябва да избере тази, която е най-подходяща за конкретен случай. Например етикетът за инвентар INV-2 се използва от организации, които имат толкова много инвентар, че е невъзможно да се преброят за един ден. Това междинен документ, записване на резултатите от един цикъл на работа.

Ако данните за проверка и информацията, въведена в счетоводната програма, не съвпадат, се съставя протокол за инвентаризация INV-19 - декларация за съответствие. В него се записват тези позиции, за които се наблюдават несъответствия.

Компаниите имат право да изберат коя форма да използват: унифициран формуляр или собствен, разработен, като се вземат предвид законовите изисквания. Практиката показва, че предпочитанието към втория път се дава по-рядко, т.к стандартни опцииудобен и лесен за практическа употреба.

Правила за попълване на формуляра INV-3

На практика най-популярният формуляр, представен в заповедта на Държавния статистически комитет, е INV-3. Той е посветен на резултатите от преброяването на материалните запаси, физически разположени в организацията: в склада и на други места за движение на ценности.

Формулярът на акта се състои от два елемента: заглавна страница и основна част. Готова формаопис може да се намери в интернет. Ако е необходимо, можете да го преработите „по ваш вкус“, като запазите всички задължителни полета.

Заглавната страница съдържа следната информация:

  • наименование на фирмата и посочване на отдела, в който се извършва проверката;
  • време за инвентаризация;
  • No и дата на заповедта, регламентираща събитието;
  • вид на стойностите, които се преброяват;
  • постъпления от материално отговорни лица при създаване на условия за ревизия.

Основната част на документа е таблица, съдържаща следната информация:

  • наименование на стоки и материали;
  • инвентарен номер, номенклатурен код;
  • счетоводна сметка, където се отразяват стойностите;
  • действителният им брой;
  • цена и прогнозна стойност;
  • общ брой единици, серийни номера и обща цена;
  • подписи на всички упълномощени лица.

Ако организацията прибягва до контролна проверка на правилността на инвентаризацията на ценностите, в долната част на документа се поставя подписът на постконтролора, пълното му име, длъжността и датата на преизчисляване.

Документът се съставя в два еднакви екземпляра: 1-вият екземпляр се прехвърля в счетоводния отдел за съгласуване, 2-рият - на складодържателите на компанията.

Как се отразяват резултатите от инвентаризацията на нетекущите активи?

В търсенето изходни документиизползвани при инвентаризацията са формуляри INV-1 и INV-1a. Те са посветени на одита на нетекущи активи: материални и нематериални. Преизчисляването обикновено се извършва преди съставяне на годишния баланс, преди предстояща реорганизация на фирмата или продажба на бизнеса. Можете да намерите пример за попълване на тези формуляри в публичното пространство на уебсайтовете на информационните и правни системи.

Действащите правила изискват документите да се изготвят отделно за собствения и наетия (лизинг) имот на организацията.

Правилата за попълване на документ за инвентаризация са подобни на принципите за изготвяне на формуляра INV-3. Описанието гласи:

  • сериен номер на обекта на ОС;
  • неговото име;
  • година на производство (закупуване, завършване на строителството);
  • инвентарен и сериен номер, номер на паспорт на обекта;
  • фактическа наличност (според одитори и счетоводство).

Ако говорим за наета собственост, таблицата се попълва по същия начин, но данните се въвеждат в три допълнителни колони: име, дата и номер на документ, въз основа на който активите се държат от организацията.

Можете да изтеглите формуляра за дълготрайни активи в Интернет; можете да разработите собствен образец, който не противоречи на изискванията на закона. Документът за опис трябва да бъде подписан от ревизори и финансово отговорни лица.

Как да консолидираме резултатите от междинната инвентаризация?

Ако одитът не се побере в един ден, се съставя специален акт за инвентаризация - INV-2 - за записване на междинните резултати. Необходимо е за организации с голям брой стоки на склад. В документа се посочва:

  • местоположение на преброените стойности (брой клетка, стелаж и др.);
  • характеристики на стоките и материалите (марка, артикул);
  • броя на инвентарните единици, разположени на конкретен „адрес“.

Можете да изтеглите формуляри INV-2 от счетоводни уебсайтове. Документът се изготвя в един екземпляр, подписан от член на комисията и лицето, отговорно за съхранението, и се оставя там, където физически се намират посочените в него инвентарни позиции.

Как да подготвим изявление за съответствие?

Специален акт за инвентаризация е лист за съвпадение. Инструкции за попълване, формуляр - всичко това можете да намерите на уебсайтовете на информационните и правни системи. Това е логично продължение на формулярите INV-3 и INV-1, ако тези документи показват несъответствия между счетоводството и реалното състояние на нещата.

Изявлението за съвпадение се съставя по следната схема:

  • информация за организацията (име, структурна единица, където е извършен одитът);
  • номер и дата на заповедта за опис;
  • срокове за проверка;
  • таблична форма, показваща „несъответствия“;
  • подписи на счетоводителя и лицето, отговорно за съхранението на ценности.

Справката се изготвя в два еднакви екземпляра. Използва се за проверка на правилността на инвентаризацията на ценностите и отстраняване на грешки в текущото счетоводство.

Протоколът за инвентаризация е документ, съставен в съответствие с разпоредбите на закона и документиращ резултатите от ревизията. Формата му варира в зависимост от вида на стойностите, които се преброяват и характеристиките на ситуацията, но компанията винаги остава отговорна за подготовката му.

Ако намерите грешка, моля, маркирайте част от текста и щракнете Ctrl+Enter.

Не само търговски дружества, но и правителствени агенциии организации. органи държавна власт, местно самоуправление, управление на държавни извънбюджетни фондове, държавни и общински институции, както и някои други юридически лицаизпълнение на бюджетните правомощия на получателите бюджетни средства, се използват специални формуляри за документиране на резултатите от инвентаризацията счетоводни документи. Те са одобрени със Заповед на Министерството на финансите № 52н от 30 март 2015 г.

Изброените по-горе организации и органи използват специални формуляри за инвентаризация, изготвят протокол за несъответствия и доклад за резултатите от инвентаризацията. Пример за попълване на последния е даден по-долу.

Формуляр за отчет за резултатите от инвентаризацията

Регистриране на резултатите от инвентаризацията в органи и институции

Процедурата за извършване на инвентаризация в държавни агенции и институции е в много отношения подобна на процедурата за извършване на инвентаризация в търговски организации. Издава се заповед, с която се назначава инвентаризационна комисия, извършват се подготвителни дейности, отговорните лица издават разписки, че зачисленото им имущество е отписано или осребрено и в определения ден се извършва инвентаризация в присъствието на всички членове. на комисията и отговорни лица.

Но резултатите от инвентаризацията са документирани в други документи.

Тип на документа Инвентарен обект Код на формуляра
Инвентарен списък ценни книжа 0504081
салда по парични сметки 0504082
дълг по кредити, заеми (заеми) 0504083
BSO и парични документи 0504086
пари в брой 0504088
разплащания с купувачи, доставчици и други длъжници и кредитори 0504089
изчисления въз основа на разписки 0504091
Списък с инвентар (съответстващ лист) обекти на нефинансови активи 0504087
форми строга отчетности парични документи 0504086
Констатация за несъответствия въз основа на резултатите от инвентаризацията 0504092
Доклад за резултатите от инвентаризацията 0504835

Процедурата за съставяне на акт въз основа на резултатите от инвентаризацията

Според методически указания, одобрен със заповед 52n, формуляр № 0504835 „Акт за резултатите от инвентаризацията“ се съставя въз основа на инвентарни записи (декларации за съвпадение). Този документ включва три части:

  • заглавка, в която се посочва наименованието и кода на документа, датата на документа и наименованието на икономическия субект, който го е съставил;
  • съдържателна, която отразява информация за извършената инвентаризация (състав на комисията, обекти, време на проверка и резултати от инвентаризацията);
  • бланка, която съдържа подписите на членовете на инвентаризационната комисия с разбивка и посочване на длъжностите.

Актът се съставя от инвентаризационната комисия и се подписва от всички нейни членове, след което се представя за съгласуване на ръководителя на съответното учреждение или орган.

Ако в резултат на проверката са установени несъответствия между счетоводните данни и действителното състояние на имуществото и изчисленията, тогава актът за резултатите от инвентаризацията трябва да съдържа приложение под формата на декларация за несъответствия (формуляр 0504092). Тази ведомост показва установените излишъци и липси за съответния счетоводен обект в тяхното стоимостно и количествено изражение.

Като пример сме изготвили акт въз основа на резултатите от инвентаризацията.

Пример за попълване на отчет за инвентаризация

Както във всяка компания, институциите от публичния сектор периодично извършват инвентаризации. За формализиране на получените резултати се използват специализирани формуляри на документи, използвани в съответствие със Заповед на Министерството на финансите № 52n от 30 март 2015 г. Научаваме за характеристиките на един от тях - формуляр 0504835 „Акт за резултатите от инвентаризацията“ от тази публикация.

Когато се прилага актът за резултатите от инвентаризацията f. 0504835

Алгоритъмът за извършване на инвентаризация на активите е идентичен за търговски дружества, и държавни агенции, и държавни институции. Това се случва на етапи, в следния ред:

  • със заповед на институцията ръководителят назначава инвентаризационна комисия;
  • извършва се подготовка за събитието (съставят се необходимите първични документи за получаване и разход на активи, съставят се счетоводни баланси);
  • отговорните лица изготвят разписки, потвърждаващи наличието на имущество на съхранение;
  • В определения със заповед ден се извършва инвентаризация. Необходимо е участието на комисията в пълен състав и присъствието на отговорни лица.

Спазването на изброените етапи е задължително, тъй като игнорирането на някой от тях може да доведе до протест срещу резултатите. от общ редрегистрацията се различава само във формулярите на инвентаризацията по вид собственост, а резултатите от инвентаризацията се формализират с акт на формуляр 0504835.

Доклад за резултатите от инвентаризацията: характеристики на дизайна

Формуляр № 0504835 се съставя въз основа на попълнени инвентаризационни записи. Актът се състои от три части:

  • заглавка с наименование и код на документа, наименование на лицето, извършило акта, дата на изготвяне;
  • съдържателната част, където се записва блок информация за инвентара. В него са посочени членовете на комисията, обектите на проверката и резултатите от нея;
  • официалната част, т.е. подписите на членовете на инвентаризационната комисия с препис от подписите и посочване на длъжностите.

Попълненият документ се предава за одобрение на ръководителя на институцията или държавната агенция. Доклад за резултатите от инвентаризацията – доста удобна и разбираема форма, която обобщава получените резултати.

Доклад за резултатите от инвентаризацията: попълване на проба

Съставят се инвентарни ведомости за подотчетни лица, площи и счетоводни сметки. Тоест, ако един служител, като материално отговорно лице, отговаря например за безопасността на нефинансови активи (инвентар и материали) в склад и в експлоатация, тогава инвентарните записи се съставят отделно за всяка област и резултатите от проверката са обединени в доклад за резултатите от инвентаризацията, пример за който представяме на читателя. Ако няма несъответствия между регистрационните данни и действителната наличност на чека, тогава въз основа на инвентаризациите се съставя протоколът от формуляр 0504835.

Ако по време на проверката са открити несъответствия между наличността на имущество и счетоводните данни, тогава към доклада за резултатите от инвентаризацията се прилага декларация за несъответствия (формуляр 0504092), приложена към съответния опис. Демонстрира констатираните несъответствия по всяка позиция, като се установяват излишъци и липси в количествено и парично изражение. И в този случай в акта освен инвентаризациите трябва да се включат и резултатите от констативния протокол. Предлагаме пример за попълване на документа:

Съставеният акт се подписва от членовете на комисията и се одобрява от ръководството. При несъответствия отговорното лице пише обяснителна бележка, който също е приложен към акта. В зависимост от установените резултати ръководителят взема решение: излишъците се кредитират, а недостатъците, като правило, се възстановяват от виновните страни.