Правилна и ефективна организация на работата организация на работата в офиса. Организация на работата на персонала
Работата със служителите е една от най-важните части в организацията на всяка компания. За компаниите, които разработват и внедряват продукти в областта на ИТ технологиите или уеб, е важно да могат компетентно да наемат персонал, да го мотивират и освобождават. Всичко това се добавя към единна системаорганизация на работата на служителите. Тук трябва да сте малко психолог, за да можете правилно да разрешите всички ситуации, възникнали в екипа, както и компетентно да управлявате персонала.
Задачата на ръководството на компанията е да мотивира служителите за постигане на целите на компанията. Ако компанията няма цели, то служителите няма да ги имат. За да организира правилно работата на служителите, компанията трябва да се ръководи от определени принципи и да въведе различни техники за управление, които ще дадат резултат.
И така, нека разгледаме 10 начина да организираме мотивиран и силен екип в компания, който ще бъде супер продуктивен и може да печели много повече за компанията от средно аритметичноНа пазара.
1. Разбиране на целта от служителите. Несигурността не носи нищо добро. Ако човек не знае къде трябва да се движи, най-вероятно ще стои и ще мисли какво да прави? Несигурността в една компания може да провали много добри инициативи. Ако не будите доверие като компания, ако нямате визия защо правите всичко това, тогава най-вероятно вашите служители няма да останат дълго. Особено обещаващи. Защото те ще се стремят към мястото, където могат да растат. Разрастването и определянето на пътната карта на компанията е нещо, което служителите трябва ясно да разберат. Разработване на система за насърчаване на служителите според кариерна стълба. Когато наемате човек, не го оставяйте в неведение какво го очаква като заплата, отговорности, възможности и т.н. Вашата компания също трябва да има цел. Нека служителите го знаят. Например, продайте 100 единици продукт следващия месец. Целите трябва да мотивират. Тоест, ако продадем 98 единици този месец и сме продали 96 миналия месец, тогава целта от 100 единици едва ли ще бъде вълнуваща. Вдигнете летвата до 120 или още по-добре до 150 единици продукция. Тогава ще има върху какво да работите!
2. Имайки ясна цел пред себе си, служителят винаги ще върши работата си много по-добре. В допълнение към основните цели за постигане на един голям резултат, компанията трябва да има и мотивиращи цели, които да насърчават служителите да постигат висококачествени междинни резултати. И тези междинни резултати трябва да бъдат възнаградени, за да бъдат по-добре мотивирани служителите. Освен това си струва да визуализирате как искате да възнаградите служителите. Например, можете да им обещаете пътуване до Европа или всякакви други мотивиращи награди и подаръци при изпълнение на определен план за продажби.
Основното в този принцип е да се празнуват победи, когато се постигнат междинни резултати. Можете да създадете мотивиран и успешен екип от служители в офиса, като успешно приложите този принцип във вашия бизнес.
3. Използвайте всичко, което научавате в проектите си. Много често служителите и ръководството на компанията се сблъскват с факта, че има много входяща информация, но реален резултатконсумацията му е практически невидима. Трябва да разберете, че цялата информация, която идва до вас, или трябва да бъде използвана от вас, или не трябва да губите време за нея! Колко често много хора прекарват половината от работния си ден в четене на имейли, разглеждане на акаунти в социални мрежи и т.н., като по този начин губят ценни работно времехора и производителността на труда намалява. Неспособността да реагирате адекватно на информацията, да не разглеждате онази част от данните, от която не се нуждаете, е едно от важните качества на продуктивния служител. И ако вече сте решили, че все пак ще проучите част от информацията, направете го по такъв начин, че всички данни да могат да бъдат използвани в полза на компанията. С други думи, ако сте научили нещо, приложете го на практика!
Най-доброто нещо, разбира се, е да се избягват информационните потоци, доколкото е възможно. Прекарвате ли много време в имейли и новини? Вие сериозни проблемис производителност. Първо, ако работата ви вече е свързана с компютър и монитор, тогава вашата производителност ще намалее с часовете, които работите. Защото твоята е ниска физическа дейност, тогава ще направите по-малко за същия период от време. Така че е по-добре да ограничите времето, което прекарвате в социалните мрежи и времето, което прекарвате в имейли. По време на работното време се опитайте да консумирате само информация, която може да ви бъде полезна. Използвайте всичко, което научавате в дейностите си. Научете на това своите служители.
4. Ограничете броя на информационните потоци. И също така следете качеството на входящите данни. Това е много важно от гледна точка на продуктивността. Първо, като консумирате само информация, която може да ви бъде полезна, вие, волю или неволю, ще подобрите работните си умения и способности. Ако изключите от ежедневното информационно меню всякакъв пух като новини и статии извън темата, можете не само да увеличите производителността на служителите, но и значително да повишите техните компетенции и образователно ниво. Също така се опитайте да ограничите броя на информационните потоци. По този начин ще бъдете по-малко изкушени да се разсейвате от дейности, които не са свързани с работата, както и да четете и гледате всичко, което волю или неволю ви попадне под ръка.
5. Поддържайте служителите си здрави и активни. Ако имате здравословна офис среда, ще се изненадате колко по-продуктивни са вашите служители. Насърчаването на здравословното хранене сред вашите собствени служители, както и предоставянето им на възможност да спортуват по време на почивките между работата, прави възможно много по-мотивирането на всеки отделен служител да изпълнява задълженията си. Отдавна е доказано, че ако човек редува умствен стрес с физическа активност, тогава той работи по-продуктивно. Също здравословно храненеви позволява да намалите риска от заболяване сред служителите и просто да увеличите мозъчната активност, както и постоянството и производителността.
6. Ефективно използванеработни часове. Всеки от вашите служители може потенциално да увеличи производителността си с поне 25 процента. Помислете как можете да намалите времето, което вашите служители прекарват в разговори по телефона, общуване помежду си и т.н. Обучението за управление на времето обикновено помага много. Между другото, всяко интензивно обучение може да се използва като илюстрация на това колко е важно да работите бързо, ефективно във всеки екип и при почти всякакви условия. Когато дойдеш на тренировка, не остава време да говориш с някого, да пишеш писма и съобщения до някого, които нямат нищо общо с работата. Де да беше така на работа! Можете поне частично да организирате такъв процес във вашия офис, ако проведете няколко обучения за управление на времето и обясните на служителите защо трябва да работят възможно най-ефективно и как това ще се отрази на тяхната заплата.
7. Споделяйте тайни един с друг. Това се отнася за търговски тайни, които могат да ви помогнат да вършите работата си по-ефективно. Можете да създадете атмосфера на доверие в компанията, работейки в която производителността на всеки служител се увеличава. В същото време професионалните тайни са важни не само от гледна точка на информационното съдържание, но и от гледна точка на предоставянето на възможност на всеки служител да действа като лектор, учител, съветник и т.н. Изберете удобен за вас формат, в който всеки участник да сподели наученото. Ще видите, че служителите са станали много по-дружелюбни, както и че всеки ще има по-високо ниво на възприемане на работата, която върши.
8. Развивайте синтетични служители. Това са хората, които могат да направят почти всичко във вашата компания. Естествено има специфични позиции като юридически или счетоводни услуги. Но, ако желаете, тази работа може да бъде възложена на външни изпълнители и във вашата компания можете да правите само това, което генерира приходи, тоест производство и продажби на продукта. Почти всяка компания може да обучи т. нар. синтетичен служител, който да изпълнява много различни интересни функции. Какво дава това на компанията? Производителност на работа, тъй като с преминаването от един вид дейност към друг производителността често се увеличава. Това също така позволява да се намали нуждата от персонал като секретари и офис мениджъри, чиито функции и роли в компанията много често са размити. Трето, като отгледате синтетичен служител, който има представа как работи компанията и как печели пари, ще бъдете по-малко изложени на рисковете от понасяне на загуби поради факта, че един от служителите напусне.
Също така ще бъде възможно да се създаде структура на работа в компанията, която ще зависи малко от броя на персонала, но до голяма степен ще зависи от системата за организация на труда, която можете да изградите. Това е ключът към успеха на компанията.
Инструкции
Проучете работата на поверения ви отдел, запознайте се с методите и технологиите, използвани в работата, помислете как могат да бъдат използвани. Разделете целия процес на технологични блокове, които можете да възложите да изпълняват различни групиот хора. Решете какво имате като вход и какво трябва да получите като изход.
Опознайте по-добре служителите на вашия отдел. Определете действителната степен и опит на всеки човек. Погледнете по-отблизо техния характер и поведение, изучете техните психотипи. Знаейки това, ще можете да се държите в различни ситуациитози или онзи служител, каква работа може да му бъде поверена, така че да е най-подходяща за него и да съответства на неговия психотип. С оглед на това сформирайте работни групи, в които всеки да допълва психологически своите колеги, за да оптимизирате работните процеси.
Говорете с всеки един от вашите служители, обяснете им колко важна е тяхната работа и креативност в технологичната верига, която изпълнява вашият отдел. Разкажете ни за надеждите, които имате за него, очертайте перспективите. Вашите служители трябва да чувстват, че много зависи от тях и че могат да участват в дискусии, в които се вземат окончателни решения. Това е един от най-мощните стимули за всеки служител.
Вашата задача е да обедините всичките си подчинени в един екип, така че всеки да има зона на отговорност и всеки да чувства важността на задачата, която изпълнява. Провеждайте редовни срещи за планиране в отдела, така че работният процес да се обсъжда и работата на всеки да е видима. В този случай самите колеги няма да допуснат някой от служителите да работи лошо или некачествено.
Мотивирайте служителите си и ги възнаградете справедливо финансово. Всеки трябва да е сигурен, че цената на труда му пряко зависи от качеството на работата. Не галете гордостта си, като насърчавате ласкателите, не играйте на любимци. Това ще допринесе за спокойна, работна среда във вашия отдел и най-много по положителен начинще се отрази на производителността на труда.
Няколко силни и опитни служители може никога да не постигнат отлични работни резултати без подходяща организация. Компетентната и обмислена координация на работата на подчинените ще помогне значително да ускори постигането на поставените цели и да предпази от провали.
Ще имаш нужда
Инструкции
Определете работния план на цялата компания или отдел за определен отчетен период. Трябва да имате ясна представа какви ресурси са необходими за изпълнението му. Въз основа на това можете да разберете как най-добре да разпределите работата между подчинените.
Анализирайте съществуващите дейности на служителите. Ако работите в тази компания от дълго време, вероятно няма да ви е трудно да оцените потенциала на служителите, способността им да действат в екип и тяхната ефективност. Използвайте получените данни за последващо планиране на работата.
Запишете длъжностни характеристики за всеки служител. Този документне трябва да бъде формално: служителят трябва ясно да разбира своята функционалност и да отговаря напълно на изискванията.
Поставете конкретни цели като част от цялостната стратегия за развитие. Това може да бъде работа по конкретен проект или изпълнение на план през отчетния период (месец, тримесечие). Всеки служител трябва да получи своите личен списъкзадачи, посочващи очаквани резултати и показатели. Този подход помага на подчинения да структурира работата си, както и да се настрои конкретен резултат.
Въведете система за отчитане. Това може да бъде редовно подаване на отчети до в електронен формат, или колективно обсъждане на резултатите от работата устно. Вторият вариант ще помогне да се коригира обща работаподразделения или цялата компания. Никога не оставяйте работата на подчинените си на случайността, дори ако имате работа с опитен служител. Навременното докладване ще ви помогне винаги да държите ситуацията под контрол.
Помислете за система за мотивация на служителите, която също е важен организиращ фактор. Например, въведете прогресивна система на плащане или стимулирайте персонала с определени бонуси за надвишаване на плана.
Видео по темата
Лидерът е важен интегрална частекип, той е специален служител на организацията и изпълнява няколко основни функции. Това са планиране, организация, мотивация и контрол. Екипът ще постигне целта си само когато лидерът може правилно да организира работата си.
Инструкции
Планирането се състои от няколко опции. Планирайте работния си график, като вземете предвид спецификата на организацията. По правило работникът не е ограничен. През деня се провеждат срещи и сесии, телефонни разговори и проверка на документацията, обиколки на обекти и др. Времето, изразходвано за всеки артикул от работния ден, трябва да бъде съобразено с производствените нужди.
Основата на работата на всяка организация е планирането на работния процес. За да направи това, мениджърът трябва ясно да разбере мисията и функциите на предприятието, както и да види крайния резултат. Направете план за развитие, опишете очакваните резултати по тримесечие, тримесечие и месец. Разпределете плана между отдели или конкретни служители, в зависимост от размера на организацията.
Организирайте координирано взаимодействие между структурните подразделения. За да направите това, задайте задачи на всеки отдел или цех, които заедно ще доведат до желания резултат. Донесете тези задачи на ръководителите на структурни отдели, разпределете ги според срокове и обеми.
За да сте сигурни, че поставените от вас задачи ще бъдат изпълнени точно по обем и срокове, запишете мотивацията на служителите. В допълнение към посоченото в трудов договор заплати, изчислете системата от допълнителни награди. Това могат да бъдат месечни или тримесечни бонуси, ваучери с отстъпка за санаториуми и др. Поддържайте системата за мотивация под контрол; тя може да се променя периодично за всеки служител. За да направите това, инструктирайте кадрово обслужваневодят бележки в лични досиета; Ако компанията е малка и няма отделен отдел за човешки ресурси, водете сами записи за мотивация.
Контролът върху процеса на изпълнение на разработената от Вас стратегия се осъществява съвместно от ръководителите на отдели. За да направите това, въведете система, месечна, седмична или тримесечна, в зависимост от спецификата на организацията. На тези срещи ремонтниците отчитат изпълнението на плана, който сте изготвили. Излагат се причините за неизпълнението и преизпълнението и се обсъждат мерките, насочени към подобряване на показателите за ефективност на предприятието. Взема се предвид не само ръстът на печалбата, но и намаляването на разходите.
Постоянно анализирайте текущото състояние на организацията. Сравнете го със стандарта, който сте разработили в началото на вашата дейност. Определете силните страни и слаби страни, вземете своевременни мерки за повишаване на ефективността на вашето предприятие. Понастоящем Светътподлежи на бърза и радикална промяна и успешният лидер трябва винаги да е наясно със събитията.
Често наемането на нов продавач не решава проблема съществуващ проблем, но създава редица нови: конфликти в отбора, намалена мотивация на „старите” и много други. Как да организираме процеса на адаптация по такъв начин, че да се възползват всички служители и компанията като цяло?
Бавно и стабилно
Мениджърите много често правят сериозна грешка: когато наемат човек, те веднага го хвърлят „в гъстотата на нещата“. В резултат на това не показва очакваните резултати, а мениджърите се оплакват, че „ добри специалистиНе". Проблемът тук обаче не е, че подчиненият „не е такъв“.
За да нов служителработи добре, трябва да го въведем в позицията му постепенно - има нужда от трамплин. Наричам този етап „стажантски корпус“.
За кратък период от време служителят опознава компанията, а тя него. Те му дават прости задачи, които се отнасят до длъжността, за която е нает (степента на опростеност зависи от длъжността и квалификацията на специалиста). За продавача това може да бъде изготвяне на споразумение, интервюиране на редовни клиенти, работа на изложения, събиране на някои анализи, наблюдение на пазара и писане на отчет и т.н. Всичко това показва колко способен е новодошлият да изпълнява цикли, а също така ви позволява едновременно да оцените скоростта на изпълнение на задачите и лоялността към компанията. Мениджърът ще може да види дали подчиненият се справя, дали получава резултатите, които се очакват от него.
За нов служител „стажантският корпус“ също е много полезен. В крайна сметка, ако дадем на човек не трудни задачи, тогава му позволихме да се почувства като победител от самото начало. И колкото повече лични победи, толкова по-високо е самочувствието и по-добро отношениекъм компанията. Служителите започват да се привличат към организацията не само от някакви перспективи за кариера или парични суми, но и атмосфера на комфорт. Мотивацията му расте – без никакви допълнителни усилия от ръководството.
Продължителността на „стажантския корпус“ може да варира средно от две седмици до два месеца (особено ако ние говорим заза дълги продажби - да речем недвижими имоти или земя). По един или друг начин, най-добрият начин да разберете колко дълго трябва да продължи „стажантският корпус“ във вашата компания е да опитате да използвате този инструмент. И да разбера от собствен опит: две седмици са много или малко. Не трябва да очаквате, че след „стажантския корпус“ мениджърът ще знае на 100% дали този човек е подходящ за него. Той обаче ще даде представа дали си струва да се опитвате да си сътрудничите с него по-нататък.
Този подход е приложим не само в продажбите, но и във всички други отдели на компанията. В крайна сметка, както показва практиката, ръководителите на различни отдели са еднакво склонни да забравят, че новодошлият ще бъде ефективен само ако въвеждането в позицията е гладко и удобно за него.
Пари или знания?
Най-често срещаният подход за плащане на продавачите е да им се даде минимална фиксирана ставка и променлива частпод формата на определен процент сключени сделки. Този процент може да варира за различни организации, но основният критерий е да е разбираем за служителите. Не твърде малки и не твърде големи: така че продавачите да разберат, че трябва да се преместят, за да правят пари. Но ако работят, ще получат достатъчно.
Естествено, начинаещият първоначално ще печели по-малко от по-опитните си колеги. Някои организации, за да компенсират поне частично тази разлика, плащат допълнително на новите служители през първите месеци. Според мен това не си струва да се прави. Въпреки това, на начална фазаможете да компенсирате хората ниско ниводоходи професионално обучение. За служителите, които са фокусирани върху дългосрочното развитие, това е много по-привлекателно от малките суми пари, които могат да бъдат платени. В крайна сметка, дори ако след един или два месеца от „стажантския корпус“ човек напусне компанията, придобитите знания ще останат с него. По същество човек придобива професия и получава пари за нея – макар и малки в началото.
Обучението за новодошлите може да включва присъствие на преговори, комуникация с ръководството и обучение. На първо място лидерът трябва да направи това. Въпреки това е много по-ефективно, ако в този процес участва съществуващият търговски екип.
Всеки човек има ментор
Новодошлият трябва да определи наставник сред опитни служители. Неговите отговорности ще включват поставяне на задачи, получаване на отчети, проверка и коригиране. Всичко това трябва да отнема на наставника час и половина на ден, не повече - в противен случай това може да повлияе на собствените му резултати. Но това време трябва да е достатъчно за растеж добър продавач- ако отделяте време за това всеки ден. И ако служителят „дърпа“, можете да му поверите повече от едно отделение.
Ако идеята за наставничество се съобщи правилно на служителите, това може дори да доведе до повишена мотивация. В края на краищата, когато човек е отговорен не само за себе си, но и за някой друг, това повишава статуса му в очите на другите и неговите собствени: за всички е очевидно, че той не само знае как да продава добре, но и помага други се учат как да го правят. Освен това, въз основа на моя опит, направих наблюдението, че служителите, които играят ролята на ментори, сами започват да продават по-добре. Може би защото им позволява да си починат от рутината.
Но за да постигнете такъв положителен резултат, трябва внимателно да изберете онези служители, на които можете да поверите обучението на новодошлите. В крайна сметка се случва продавачите да вярват, че отглеждат свои собствени конкуренти. Но това най-вероятно се отнася за не най-много силни служители. Обикновено успешните търговци не се страхуват да споделят знанията си. Те разбират, че ще имат полза само ако екипът като цяло е ефективен. Ако например в търговския отдел има двама отлични търговци и петима аматьори, то некомпетентните могат да развалят много сделки на колегите си. Аматьорите не създават най-добрия имидж за своята компания - и тогава дори и за най-успешните продавачи ще им бъде по-трудно да общуват с клиентите.
Тъй като менторите прекарват работното си време в обучение на новодошлите, мениджърът трябва да се погрижи да промени системата за мотивация. Наставничеството трябва да бъде възнаградено и публично признато. Например един Руска компанияизползва тази практика: те дават на наставниците малки парични бонуси, когато техните наставлявани достигнат определен обем на продажбите. И тук е важна не толкова сумата, колкото обстановката: награждаването се провежда веднъж месечно в присъствието на целия екип. Мениджърът обобщава резултатите, всички пляскат...
Този подход към наставничеството позволява на тази компания да остане една от най-бързо развиващите се организации в своята бизнес област.
Суетене около основата
Много мениджъри вярват и с основателна причина, че позволяването на начинаещ да обучава на реални клиенти е доста опасно. Първо трябва да тествате колко добре може да общува, да преминава от един етап на продажби в друг и т.н. За да направите това, можете да предоставите на негово разположение малка база - да речем, клиенти, които по някаква причина са отказали услугите на компанията. И го инструктирайте да се опита да възстанови контакта с тях, да ги „раздвижи“. Ако на новодошъл веднага се предостави работеща база, това значително ще го отслаби - няма да има стимул да търси нови клиенти и компанията рискува да загуби ценни клиенти.
След завършване на „стажантския корпус“ служителят получава своята част от базата в резултат на нейното преразпределение. Разбира се, това може да предизвика недоволство от страна на други продавачи (особено ако новодошлият показва големи обещания).
Задачата на мениджъра е да забележи тази заплаха навреме, да защити служителя и да не позволява на другите да се намесват в работата му.
Можете да забележите саботаж, ако обърнете внимание на настроението на подчинените си. И ако видите, че нещо не е наред, струва си да извършите незабавна проверка и да зададете няколко въпроса на служителите какво се случва. Най-вероятно някой определено ще говори за конфликта - такива неща трудно се пазят в тайна. Основното е, че мениджърът не се страхува да види, че служителите не се разбират помежду си и не гледа своя отдел през розови очила.
Освен това има такъв модел: ако има проблем в екипа, тогава ефективността не само на този, на когото се намесва, но и на този, който му пречи, намалява. Той изразходва твърде много време и енергия за „война“. Когато резултатите му се понижат, той определено ще намери логична причина за това. Но за един мениджър сривът в показателите трябва да е сигнал за разбиране на ситуацията.
Нова оценка
Когато оценявате работата на новодошлите, трябва да се съсредоточите върху количествените показатели, а не върху такива субективни фактори като тяхната лоялност. Но доходът, който носят на компанията, не трябва да бъде основният фактор за оценка през първите месеци от работата на служителя. Мениджърът може да го има предвид, за да разбере колко пари вече е спечелил новодошлият за организацията, но не трябва да взема решения само въз основа на това.
По време на обучението на продавач в „стажантския корпус“ можете да го оцените по броя на завършените поръчки (или по процента завършени и неизпълнени), броя на направените презентации, направените обаждания, установени контакти, изпратено търговски предложения, според сумата по издадените фактури. С други думи, вземете предвид показатели, които водят до доходи (в бъдеще, когато служителят вече не се счита за новодошъл, мениджърът ще се интересува само от показатели за доходи и евентуално от размера на фактурите). Разбира се, възможно е начинаещ да прави много обаждания и да прави много презентации, но да не сключва сделка. В този случай трябва да обърнете внимание на качеството на работата му. Например проверете дали се обажда на правилните хора и дали комуникира правилно с тях.
Вечен двигател
За да може нов служител да се присъедини успешно към екипа, системата за мотивация в търговския отдел трябва да бъде изградена правилно. По мои наблюдения един от най ефективни методиМотивите на продавачите са статуси.
Препоръчвам система от пет стъпки: стажант, помощник-мениджър, мениджър, водещ мениджър, експерт. Преминавайки от едно ниво на друго, служителят може да получи финансови стимули (включително под формата на увеличение на заплатата) и други привилегии (добър стол, нов компютър, безплатни обяди, паркомясто, отделен офис и др.).
Повишаването от стажант до помощник-мениджър може да стане много бързо: просто изпълнете поредица от задачи. За да станете мениджър, трябва да постигнете определен обем продажби за определен период - например месец. Или сключете еднократна много изгодна сделка. А водещ мениджър и експерт може да бъде този, който е отгледал няколко мениджъра. Възможен е и преход към по-ниско ниво - по-специално, ако обемът на продажбите постоянно намалява в продължение на няколко месеца.
Друг полезен инструмент за мотивиране както на нови, така и на стари хора е конкуренцията. Това не трябва да се бърка с подхода „продавач на продавач е вълк“. В този случай хората просто се „ядат“ един друг и никой не печели. Конкуренцията ви позволява да увеличите мотивацията. Поканете служителите да се състезават за няколко награди - да речем, по отношение на продажбите за определен период. Можете също да измислите няколко други номинации: „най-бърз старт“, „най-голяма сделка“, „най-много“. голям бройпродажби за седмицата” и др. Тогава всеки ще може да участва в състезанието, включително новодошлите, които все още не могат да се конкурират с останалите служители по отношение на обема на продажбите.
Конкуренцията не позволява на хората да скучаят. Но за отдела по продажбите, повече от всеки друг отдел в компанията, е важно да не позволяват на служителите да „стагнират“. Те трябва да са постоянно в движение - само така могат да намерят нови клиенти и да сключат нови сделки.
Котов Евгений Игоревич
Генерален директор на фирма "Практикум груп"
- Лидерство, управление, управление на компанията
Често прекарваме 60 до 80 процента от времето си на работа. И, разбира се, много е важно да разпределите работното си време възможно най-компетентно, за да имате време да завършите всичко и да не закъснявате извън учебните часове и освен това да не носите задачи вкъщи. В крайна сметка това е изпълнено със стрес, неразбиране, кавги и в резултат на това животът започва да минава, изплъзвайки се безвъзвратно. И така, как можете да се възползвате максимално от работното си време?
Как да организирате работата си ефективно
Първо трябва да разберете какво е препятствието, „отсечете плевелите“. Това ще даде възможност и за намаляване стресови ситуации.
Не отлагайте нищо за по-късно.
Това най-важното правило. Следвайки го във всичко, ще видите, че всичко започва да се случва някак от само себе си. Изпълнявайте всички задачи веднага щом пристигнат, като по този начин няма да подведете никого и постепенно ще се превърнете в своеобразен „локомотив“ на работния процес.
Анализ на телефонни разговори.
Телефонът се е превърнал в неразделна част от всеки от нас, но често нямаме абсолютно никакъв контрол върху времето и важността на телефонните разговори, което може да е причината за нашата „недостатъчност“. Затова трябва да анализирате ситуацията с обажданията, като записвате телефонни разговори за около месец.
Трябва да сортирате по следните точки: дата и час, тип (входящи, изходящи), продължителност, кой се е обадил, тема, честота, важност (от 0 до 10) и малък коментар.
В резултат на получената информация е възможно да се подчертаят най-важните и да се сведе до минимум времето, прекарано в преговори, които не са свързани с работата. Но правете всичко трезво, без крайности.
Не се хаби.
Опитайте се да се концентрирате върху възложените ви задачи и не се разсейвайте от безкрайните молби на колегите си. Ти не си всемогъщ. И никой няма да върне времето и усилията ви.
Ред на работното място.
Опитайте се да поддържате работното си място (това важи и за компютъра) в ред. Това ще ви спести време и стрес при търсене на важни документи и записи. И ще бъде по-приятно да работите, а за поддържане на реда ви трябва само - нищо 10 минути на ден и веднага да поставите нещата на местата им. Подгответе пет папки или кутии. Ще разпределим най-голямата папка под кошче за боклук, а останалите ще обозначим като “Архив”, “До изясняване”, “Чужи документи” и “Текущи задачи”. Нека подредим всичко на мястото му и сега остава само да поддържаме ред и понякога да проверяваме съдържанието отново.
Най-трудното нещо.
Често за мениджъри от всякакъв ранг е много трудно да делегират, дори малко, своите правомощия на служителите. Дори и да осъзнават, че по този начин значително оптимизират работното си време и цялостния процес. Като се придържате само към две правила, можете ефективно да делегирате правомощия: първо, ако има нужда от делегиране, направете го веднага и второ, изберете изпълнителя разумно, като изложите същността на възлагането ясно, ясно, без двусмислие или пропуски, като се определят срокове за изпълнение.
И накрая, опитайте се да не се увличате в информационната „преса“ - невъзможно е да знаете всичко за всичко. Съсредоточете се само върху най-важните неща, като ги записвате с различни бележки и бележки. Това ще ви позволи да не държите всичко в ума си, ще бъде по-добре да знаете къде да получите информацията, от която се нуждаете в този момент, и как да организирате работата си вече няма да е трудно.
Постарахте се много, изпълнявахте задълженията си усърдно, останахте до късно в офиса за делнични днии ходеше на работа през уикендите. В крайна сметка ръководството на компанията забеляза това и ви назначи ръководител на отдела. След като преминете през първоначалната еуфория от назначението и така желаното (или нежелано) назначение, започвате да осъзнавате, че в тази трудна задача трябва да развиете лидерски умения и умения за управление на персонала от самото начало.
Първото нещо, с което начинаещият ръководител на отдел трябва да свикне, е, че не можете да свършите цялата работа сами, дори ако обективно разбирате, че можете да изпълните всички задачи, възложени от ръководството, по-бързо и по-качествено от целия ви отдел заедно. А това не може да стане по две причини. Първо, вашите служители трябва непрекъснато да учат нови неща и да растат професионално, и второ, те трябва да се чувстват отговорни. Ако сами изпълнявате всички трудни задачи, тогава те никога няма да започнат да растат като професионалисти и може просто да се „напрегнете“.
Второто нещо, което един начинаещ мениджър ще трябва да научи, е да постави задачата правилно. Тоест, спокойно и ясно обяснете на подчинения какво точно, под каква форма и до колко време трябва да се направи. На първия етап трябва да говорите всеки момент и да не очаквате, че служителите ще ви разберат перфектно. Всеки мениджър има свой собствен стил на представяне на задачите и отнема време за постигане на взаимно разбирателство в отдела.
Третото нещо, което един мениджър трябва да се научи да прави, е да разбира своите служители. Всеки от тях има свой темперамент, характер, професионален и житейски опит. От една страна, това затруднява работата на мениджъра, от друга страна, позволява на отдела да изпълнява задачите, възложени на отдела, възможно най-ефективно. В началния етап обаче трябва да разберете силните и слабите страни на всеки: някои вършат основната работа по-внимателно и отговорно, някои постоянно предлагат творчески идеи, други са различни висока скоростработа. Задача, която по своето вътрешно съдържание отговаря на нуждите и интересите на самия служител, значително повишава мотивацията и производителността.
Също толкова важно е начинаещият мениджър да се научи как правилно да контролира персонала. Постоянното „потрепване“ им причинява раздразнение, което постепенно може да прерасне в открито предизвикателство към властта. Когато разпределяте задачите, най-добре е да определите срокове за предоставяне на междинни отчети, като посочите както положителните аспекти, така и трудностите, възникнали по време на завършването на работата. Това ще позволи не само да се наблюдава дейността на служителя, но и да се разбере по-добре процеса, което е особено важно за онези мениджъри, които са нови за спецификата на тази работа.
И най-важното, научете се да уважавате служителите си, дайте им втори шанс, но в същото време помнете, че е важно не само да изпълните задачата, но и да създадете екип, който може да изпълнява сложни задачиотново и отново.