Jäljendamatu kontakt saada mulle koopia. Saatekiri dokumentidele. E-kirjavahetus kui sobimatu suhtlusviis

IT-alal töötades on suur kiusatus säästa aega e-kirjavahetuse kvaliteedilt, saates kirju “vastavalt vajadusele”. Siiski selleks suured ettevõtted see põhjustab sageli kehva suhtlust ja projektiga tehtava töö efektiivsuse vähenemist (otsuste tegemisega seotud inimeste suure arvu tõttu).

Selle vältimiseks soovitan teha järgmist valik soovitusi meilivahetuseks, mille olen valinud tosinast allikast. Märgin kohe ära, et üks meilisuhtluse tõhususe kriteerium on saada, mida sa tahad. minimaalse tähelepanu kõrvalejuhtimisega teised kolleegid.

Niisiis, üldiselt:

1. Vaikimisi oodatakse reageerimisaega mitte hiljem kui 24 tundi.
2. Kui saatsid kaks kirja ja vastust ei tulnud, siis helista. Kui helistamine probleemi ei lahenda, leppige kokku kohtumine.
3. Kui te ei saa vastata, kirjutage kohe üles ja öelge, et vastate siis XX.XX.
4. Kui kiri pole teie jaoks, vastake "tõenäoliselt on teil vale adressaat". Vastasel juhul jääb inimene vastust ootama ja raiskab aega sinu peale lootma.

Adressaadid:

1. Kui võimalik, ärge tehke kõigist koopiaid. Kopeerige teised, kui:
   • nad ise küsisid sinult selle kohta;
   • nad peaksid selle kirja kätte saama.
2. Kui probleem on selgelt lahendatud ühe koopias oleva inimesega, vastake kõigile, et lahendate selle koos nendega ja öelge kõigile ainult lõpptulemus. Pidage meeles, et kui rohkem inimesi ahelas, seda väiksem on vastutus sellele reageerida.
3. Kuid olge valmis selleks, et peaaegu keegi ei loe kirju, kus need on kopeeritud.

Kirja teema:

1. Üks teema – üks kiri. Kui kirja teema on kirjavahetuse tulemusena muutunud, muutke kirja teemat ja pealkirja.
2. Lühikokkuvõte: Teema reale kirjutage kohe, mida soovite saada.
3. Lisage oma meili teemareale olekusildid. , , [Pole kiireloomuline], [Dokumendid], "Teadmiseks" – kirjade puhul, mis ei nõua saaja toimingud. Säästa tema aega.

Kirjaketid (niidid)

1. Vaheta lõime. Ärge "varastage" kirjavahetuse teemat, kiiludes kirjavahetusse teiste aruteluteemadega. Looge lihtsalt oma teemaga uus lõim (e-posti ahel).
2. Välja arvatud saajad. Kui teil on vaja mõnda probleemi arutada ainult mõne adressaadiga, jätke ülejäänud välja ja lisage kirja algusesse eraldi rida „- Semjon, Igor”, et adressaadid sellest muudatusest aru saaksid.
3. Samuti, kui kedagi enam kirjavahetuses vaja pole, siis saab ta sinna panna BCC(bcc) ja teavitage teda sellest:

   @Ivan, tänan arutelus osalemise eest, panen teid BCC-sse, et mitte teie tähelepanu segada

4. Saajate lisamine. Samuti ärge unustage kirja alguses märkida "+ Aleksei".
5. Kasutage aktsepteeritud koode EOM või NNTR. Lisades sõnumi teemale sümbolid EOM (= sõnumi lõpp), ütlete, et arutelu on suletud. Ja NNTR (= Pole vaja vastata) – et pole vaja vastata. See säästab nii adressaadi kui ka teie aega ja te ei saa enam kirja järgmise küsimusega:
   

   Mida sa siis minult vajad?

6. Vastused teiste inimeste kirjades:
   Segaduste vältimiseks vastake kirja põhiosas, initsiaalides:
   

   Kas olete paigutuse muudatusega nõus?
   [A. S.]: Jah, olen nõus.

   
   Samuti saate muuta värvi/fondi (kuid mõnel adressaadil võib olla kirja vormindamine keelatud ja neile on nähtav ainult lihttekst!)
7. Ärge lohistage kogu kirjavahetust sabaga. Paljud kirjavahetused venivad ja möödunud kirjade tohutu saba kasvab. Ärge tõmmake neid. Kujutage vaid ette, mis ootab äsja SS-i saabunud kolleegi või partnerit. Parem on jätta viimased 3-4 vastust ja jutustada varasemad kokkulepped oma sõnadega ümber.

Kiri:

1. Sisuliselt: see, mida te küsite või pakute, peaks olema kirja sisu esimeses 15 sõnas. Märkige ka tähtajad, kui vajate vastust – tähtajata ülesanne võtab igaviku.
2. Kontekst: Pika kirja alguses kirjeldage ühe lausega konteksti ja ühe lausega seda, millest allpool juttu tuleb. Eriti esimese tähe puhul või siis, kui lisada inimene, kes kirjavahetusest teadlik pole.
3. Ole täpne. Väldi avatud abstraktseid küsimusi, küsi kinniseid küsimusi. Küsimuse korral, et saada võimalikult kiiresti vastus, paku adressaadile võimalikke lahendusi:
   

   On selline ja selline probleem, pakume järgmisi lahendusi:

   • Lahendus A
   • Lahendus B
   • Vajab arutelu

   Milline lahendus on teie jaoks õige?

Koosoleku protokoll:

Kirjutage kõigepealt edasised toimingud, seejärel järeldused ja kokkulepped, kuna need on vähem olulised ja neid ei pruugita lugeda.

Kirjade manused:

1. Kirjale vastamisel lisatud faile ei saadeta. Kasuta edasi/edasi.
2. Teatage kirja põhiosas olevatest manustest (Mac OS-is on kirjades olevaid manuseid lihtne märkamata jätta).
3. Laadige suured failid (üle 5 Mb) üles dropboxi või google drive ja esitage see lingi kaudu. Lisaks visatakse kirja kehas olevad pildid sageli meiliprogrammide poolt kirja ajaloost välja, nii võidab taas link pilve.

Allkiri:

Ärge kirjutage piltidega laiaulatuslikku pealkirja, mis sageli kulub ära rohkem ruumi kui teie sõnum. Kerimine on ebamugav. Jah, ja pildid on kirjale lisatud manuste kujul ja neid tuleb pidevalt kontrollida, kas midagi olulist on lisatud.

Enne saatmist:

1. Enne esitamist lugege uuesti ja kontrollige õigekirja.
2. Keerulised/emotsionaalsed kirjad - kirjuta, pane tunniks kõrvale, siis loe uuesti ja kui oled kindel, siis saada.
3. Saate seadistada MS Outlookis reegli, mis viivitab iga saadetud meili N minutit spetsiaalses kaustas Väljund. Nende N minuti jooksul saate kirja tühistada/muuta, kaitstes sellega end vigade eest.

"See on nagu muinasjutt poisist, kes nuttis pidevalt hunti." Kui kuritarvitate märgendit "kiireloomuline", lõpetavad inimesed teie meilidele vastamise. Ja tõeliselt oluline kiri võib seetõttu jääda märkamatuks.

Tuttavus

Jah, teie kirja toon võib peegeldada teie suhet adressaadiga. Sind võidakse aga pidada ebaprofessionaalseks, kui lubad endale kirjavahetuses liiga mitteametlik olla. Ärge ülekasutage hüüumärgid, emotikonid, värviline tekst, ebatavalised fondid ja sõnumite liigne lühidus.

Olge eriti ettevaatlik, kui peate inimestega töötama erinevas vanuses, keelebarjääriga või nendega, kes eelistavad rohkem traditsiooniline vorm suhtlemine.

Liiga kuiv toon

Samas pole ka robotiks olemine seda väärt. Pole hullu, kui näitad kirjades välja oma iseloomu või entusiasmi – mõistlikes piirides.

Vasta kõigile

Töömeil pole meelelahutuseks, vaid suhtlemiseks. Seega, kui vastate inimeste rühmale saadetud meilile, mõelge enne "vasta kõigile" klõpsamist kaks korda järele. Selleks peab sinu vastus olema kõigile ülimalt oluline.

Koopiate saatmine ilma loata

Teiste inimeste teabe jagamine teistega on pehmelt öeldes lubamatu. Pole vahet, kas saadate kliendile koopia oma ülemuse kirjast, kes talle kuidagi vastas, või kaasate ühe töötaja isikliku kirjavahetusse teisega. Vähestele inimestele võib meeldida, kui saadate kirja koopia ilma nende nõusolekuta.

Pimekoopiate saatmine

BCC saatmine tekitab usaldamatust. Kui soovite kellelegi kirja saata ja see inimene teoreetiliselt ei peaks töökirjavahetuses osalema, kopeerige tekst ja saatke see eraldi kirjana.

Täpsustamata meili teema

Sellised teemad nagu "See olen mina", "Tere" või "Teadmiseks" ei tõmba lihtsalt tähelepanu. Inimene ei saa öeldust aru ega taha kirjale vastata. Tööga seotud kirjad peaksid olema selged ja sisutihedad. Adressaat avab e-kirja tõenäolisemalt, kui ta mõistab, mida te temalt soovite.

Liiga paljude isiklike meilide saatmine

Mõnikord võite kasutada nalju puudutavad lood ja motiveerivaid tsitaate kellegi julgustamiseks. Kuid inimesed tüdivad sellest kiiresti, olenemata sellest, mis kavatsused teil neid kirjutades olid. Kui saadate liiga palju isiklikke e-kirju, seadistatakse need lihtsalt automaatsele kustutamisele.

Ole ebaviisakas

Mürki täis kirju ei tasu saata, sest inimesed jätavad selle võimaluse korral meelde. Selle asemel kirjutage kiri ja jätke see kaheks päevaks "Mustanditesse". Seejärel saate selle juurde tagasi tulla ja seda redigeerida, eemaldades ogad. Nii saavutate soovitud kiiremini. Lisaks koheldakse teid kui väga kannatlikku ja läbimõeldud professionaali.

Loll meiliaadress

Kui saadate meili kliendile, töötajale või potentsiaalsele tööandjale, ärge kasutage "ebaprofessionaalse" pealkirjaga kirju. Kui kirja pealkirjas on midagi, mis näib olevat vaimukas või sisaldab seksuaalset või vulgaarset varjundit (midagi nagu [e-postiga kaitstud]), riskite sellega, et teie vestluskaaslane tunneb end algusest peale negatiivselt. Looge eraldi e-kiri puhtalt professionaalsete vajaduste jaoks.

Kirjavead

See, et e-kiri saadeti iPhone'ist, ei ole vabandus lohakate meilide saatmiseks. Kui teete oma kirjas rohkem kui ühe vea, võidakse seda pidada ebaprofessionaalseks. Kui see on väga oluline kiri ja teil on kuhugi kiire, proovige seda enne saatmist vähemalt kontrollida.

Meilide saatmine varahommikul

Enamik inimesi vaatab kirju saades nende saatmise aega. Kui kiri saadetakse liiga vara, võidakse teid negatiivselt vaadata. Vähemalt peetakse teid töönarkomaaniks, kellel pole isiklikku elu. See on hullem, kui teid peetakse pealetükkivaks. Kui inspiratsioon sind öösel äratab, kirjuta kiri, salvesta see “Mustanditesse” ja saada tööajal.

Liiga palju kirjavahemärke

Inimesed lähevad mõnikord liiga ära ja kasutavad palju hüüumärke. Tulemus võib mõnele tunduda ebaküps või liiga emotsionaalne. Ärge kuritarvitage!!!

Mitteprofessionaalsed fondid

Purple Comic Sansi fontil on oma ulatus. Äris on parem kasutada klassikalisi fonte, värve ja suurusi. Teie kirjad peaksid olema kergesti loetavad.

Tavaliselt kasutatakse fondi suurust 10 või 12. Selle töö jaoks sobivad kõige paremini hõlpsasti loetavad fondid, nagu Arial, Calibri või Times New Roman. Eelistatav värv on must.

Liiga pikk kiri

Enamik inimesi kulutab e-kirjade lugemisele sekundeid, mitte minuteid. Paljud inimesed lihtsalt libisevad tekstist silmadega üle, nii et kirjutage oma kirjad selle põhjal. Inimestel on raske lugeda suuri lõike – jagage tekst väiksemateks plokkideks. Esiletõsteid ja täpploendeid on palju lihtsam lugeda. Peamised punktid võite esile tõsta ka paksus või kaldkirjas, kuid ärge tehke seda sageli.

Saatekiri dokumentidele- see on saadetavate dokumentidega kaasas olev kiri, mis sisaldab saadetava dokumendi nime ja saaja edasisi tegevusi.

Päris ülaosas, päises käesolevast dokumendist märgitakse kirja saaja ametikoht, firma nimi ja täisnimi.

Seejärel sisestatakse kuupäev ja dokumendi number ning kirjutatakse ka kirja pealkiri.

Allpool on sõnum adressaadile.

Tekst kaaskiri dokumendid algavad tavaliselt sõnadega:

• Saadame teile…
• Saadame teile...
• Esitame teile…

Siin tuleb märkida saadetavate dokumentide nimetus, kuupäev, number ja kirja panna juhised adressaadile: mida teha saabunud dokumentidega.

Dokumentide kaaskirja põhiosa võib sisaldada ka. IN sel juhul Kasutatakse järgmisi mallifraase:

• Kinnitage kättesaamine...
• Palun edastage...
• Palun teavitage...
• Palun tagastage...
• Palun juhendage... jne.

Kirja põhiteksti all võib olla ka märge manuste olemasolu kohta, et hõlbustada kirjade töötlemist ja vähendada saadetud dokumentide koopiate kaotamise tõenäosust (vt näidist).

Dokumentide kaaskirja viimane osa sisaldab saatja allkirja, ametikohta ja täisnime.

Dokumentide kaaskirja näidis

Direktorile
LLC "Standard"
E.S. Kuzmin

27.07.2013 № 23

Kallis Jevgeni Stanislavovitš!

Saadame Teile allkirjastatud ja pitseeritud lepingu nr 2013-25-07 25.07.2013 koos lahkarvamuste protokolliga. Palume allkirjastada lahkarvamuste protokoll, pitseerida see ja saata üks eksemplar meie aadressile 10 päeva jooksul.

Rakendused:
1) leping 2 eksemplaris. (kokku 6 lehel);
2) lahkarvamuste protokoll 2 eksemplaris. (ainult 2 lehel).

Direktor

Dykov

CM. Dykov

Dokumentide kaaskirja vormistamine toimub kl kirjaplank organisatsioonid.

Iga päev saadetakse üle maailma umbes 112,4 miljardit kirja, millest 122 “saabub” ühele inimesele. Vaatamata teiste online-suhtluskanalite populaarsuse kasvule, kasvab saadetavate meilide arv jätkuvalt. See viib selleni, et inimesed (sealhulgas kliendid) otsivad põhjuseid, miks eirata e-kirju, mis ei nõua erilist tähelepanu keskenduda olulisematele sõnumitele ja ülesannetele.

1. Väljendage end ebaselgelt ja ärge öelge konkreetselt, mida soovite

Mis on kirja eesmärk? Kas olete kirjutanud sõnumi, millest adressaat aru saab? Võib-olla inimesed, kellele sõnumi saatsid, ei vasta, sest nad ei tea, et ootate neilt vastust?

Küsige kirjavahetuses adressaadilt, mida vajate: toimik, lõplik otsus, selgitus; ja andke teada, millal seda vaja on – kirjutage tähtaeg. Kui vastust pole vaja, kuna jagate lihtsalt uudiseid, andke neile sellest samuti teada.

Sa sõnastasid oma taotluse selgelt, kuid millegipärast ei vasta nad sulle ikkagi... Loe uuesti. Kas kõige kirjas kirjutatu taustal on taotlust lihtne leida? Kas nad teavad, mida te konkreetselt neilt ootate ja mitte kelleltki teiselt?

Kirjutage konkreetselt ja selgelt ja ärge unustage vastamise tähtaegu.

2. Liiga pikk ja loetamatu

Igaüks meist on vähemalt korra elus saanud väga pikki kirju. Tekstilehti nähes tunneme end kurnatuna juba ainuüksi mõeldes, et seda sõnumit tuleb millegi olulise leidmiseks 100 korda uuesti lugeda. Kas sa ise loed selliseid kirju? Mida ootate klientidelt?

Lahti saama ohututest sõnadest ja fraasidest nagu "ma loodan", "kui saaksite", "kui teil on natuke aega" jne.

Eemalda ulatuslik ümberjutustamine olenemata sellest, kui suur teie ülesanne on.

Pakkuda sõnum piisava kontekstiga, et adressaat saaks aru, millest te räägite.

Kirjutage lühikesed kirjad ja ainult seda, mis on konkreetselt konkreetse teema või probleemiga seotud.

Kasutage lihtsad laused ja sõnad olenemata sellest, millest kirjutate. Lühikesed lõigud, täpploendid ja tühikud aitavad vältida sõnatsunamisid.

3. Liiga palju inimesi kopeeritakse

Kirja kopeerimisel on kaks peamist ohtu. suur hulk inimesed ja tahavad sellele vastust.

Esiteks, keegi ei vasta ega hooli sellest, mida te küsite, eeldades, et keegi teine ​​teie meililistis selle eest hoolitseb. Sellist inimkäitumist nimetatakse kõrvalseisja efektiks.

Teiseks on meilide saatmisel harjumuseks saanud liiga paljude inimeste kopeerimine. Kui teete seda, olete juba koolitanud inimesi oma e-kirju hilisemaks edasi lükkama, kuna meilid ei ole nende jaoks isiklikult olulised ja muutuvad madala prioriteediks.

4. Liiga paljude meilide saatmine või pikk kirjavahetuse ahel

Eelneva probleemiga on tihedalt seotud pidev kirjade saatmine vastuseahelaga pikale vestlusele, vastuste edastamine, samuti kirjade kopeerimine kõigile adressaatidele. Ära ole see tüütu kärbes, kes su postkastis sumiseb. Keegi ei loe neid kirju!

Kas soovite, et kliendid teie sõnumile vastaksid? Tee kindlaks et kiri oli täppi kirjutatud.

5. Halb teemarida

Müügikirjade reeglid kehtivad ka ärikirjavahetusele. Halva pealkirjaga oluline kiri ei tõmba tähelepanu. Teie meili teemarida peaks olema selge ja mõjuv.

Kirjutage teemarida, mis on kohandatud nutitelefonides lugemiseks. Tänapäeval sorteerivad paljud inimesed kirju Mobiiltelefonid. Sama kehtib ka teie kirja esimese rea kohta. Postiloenditeenuse MailChimp statistika põhjal peetakse ideaalseks pikkuseks 28-39 tähemärgi pikkust teemarida, kuid mitte rohkem kui 50 tähemärki.

Kasutage kirja esimene rida lugemise ajendiks.

6. Halvad kombed

Lühikeste ja liiga otsekoheste kirjade ebaviisakas toonis kirjutamine ei anna õigust jätta kõrvale kõik tsiviliseeritud käitumisnormid. Sõnum, mis ei ütle muud kui „saatke mulle tagasisidet e-raamat täna" on lühike ja nüri. Ja kes tahab sellele vastata?

Kirjavahetuse etikett on endiselt olemas, nagu ka tervitused ja allkirjad kirjadel. Meil on ka oma etikett, mida järgida. Grammatilised vead inimesi eemale peletada.

Inimestele meeldib aidata head inimesed. Saage neid.

7. E-kirjavahetus kui sobimatu suhtlusviis

Nad kasutavad klientidega suhtlemiseks erinevaid kanaleid. Ja teatud vajaduste jaoks pole e-kirjavahetus kaugeltki parim lahendus.

Kiireloomuliste probleemide lahendamiseks sobivad vestlused ja kiirsõnumid. Mõned ülesanded nõuavad läbimõeldud ühist arutelu, milleks e-post ei sobi. Parim variant on telefonikõne või videovestlus. Ja see on loogiline, kui arutelus osaleb korraga mitu inimest.

Sest sotsiaalne suhtlus tehnoloogiaid on suur hulk. Kuid teie eesmärk on saada oma kirjale vastus. Enne e-kirja saatmist mõtle selle üle kui tõhus see meetod teie eesmärgi saavutamisel on.

P.S. Oleme kindlad, et ülaltoodud vigade loend võimaldab teil oma tööd postiga ümber mõelda ja saada õigeaegselt vajalikke ja olulisi vastuseid.

Originaal HubSpoti artikkel. Teksti tõlkimisega tegeles INOSTUDIO PR-juht E. Gorbatenko; teksti toimetamine ja kohandamine - E. Polikanina, INOSTUDIO turundusspetsialist.