Ennustamine 

Kasulikud teenused dokumentidega töötamiseks. Koostöödokumentide toimetamine

2017. Google Docs rõõmustab koostöös tehtavate muudatuste austajaid

Tegelikult keskendus Google Docsi veebiredaktor algselt reaalajas dokumentide koostööle redigeerimisele. Kuid mõnikord juhtub, et peate dokumendiga asünkroonselt koostööd tegema. Ja siis tulevad mängu muudatused, vastuvõtmine/tagalükkamine ja dokumendiversioonid. Nüüd on see redigeerimisrežiim (Wordis levinud) saadaval Google Docsis. Lisaks saab mobiilirakenduses muudatusi teha/aksepteerida. Ja erinevalt Wordist näete Google Docsis paremini, kes muudatused tegi. Samuti on võimalik nimetada dokumentide versioone, mis on väga mugav. Näiteks pärast dokumendi esimese osa kinnitamist saate versioonile nimeks "Osa 1 kinnitatud" asemel "Versioon dateeritud 3. augustiga".

2017. Rakendus Dropbox Paper on saadaval vene keeles

Dropbox teatas oma paberirakenduse ülemaailmsest käivitamisest 21 keeles, sealhulgas. Vene keeles. See on koostöötööriist, mis on Evernote'i, Google Docsi ja Slacki ristand. Loote lehe, kutsute kolleege (registreeritud Dropboxis) ning saate koos sisu luua ja redigeerida. Samas on näha, kes mida parajasti toimetab. Saate lehele lisada pilte, faile, videoid, ülesannete loendeid ja kommentaare. Lehega saate töötada brauseris või mobiilirakenduses. Kui olete lõpetanud, salvestatakse leht teie Dropboxi kontole. Rakendus Paper on praegu tasuta.

2015. Dropbox käivitas veebimärkmete ja koostöö teenuse


Dropbox on vaikselt käivitanud uue teenuse nimega Dropbox Notes. See on lihtne tekstiredaktor, mille abil saate luua märkme (või lihtsa dokumendi) ja salvestada selle oma veebimällu. Teksti saab veidi vormindada, lisada pilte ja tabeleid. Saate lisada märkmetele faile ja ülesandeid (ülesannete lehti). Lisaks saab lehti kolleegidega jagada ja koos reaalajas toimetada. Samal ajal näete, kes parajasti lehte toimetab ja kus asub tema kursor. Loomulikult ei konkureeri see redaktor Wordiga, see on mõeldud lihtsaks koostööks. Lisaks sai Dropbox hiljuti täieliku integreerimise Microsoft Office'iga.

2015. Dropbox võimaldab teil MS Office'i dokumentidega koostööd teha

Paar aastat tagasi, kui kõik juba arvasid, et dokumentide tulevik on see, et neid säilitatakse ainult võrgus, ilmus Dropbox ja tuli idee sünkroonida dokumendi koopia paljude seadmete vahel. Nüüd, kui kõik on leppinud tõsiasjaga, et dokumendi koos redigeerimiseks on vaja veebiredaktorit nagu Google Docs, soovitab Dropbox mitte sattuda paanikasse ja kasutada tavalisi Wordi, Exceli ja PowerPointi, installides lihtsalt koostööks väikese pistikprogrammi. See Dropboxi märgi pistikprogramm võimaldab teil reaalajas sünkroonida sama dokumendi koopiaid töötajate arvutites. Samal ajal saate vaadata, kes konkreetse dokumendi kallal parasjagu töötab, määrata, kas teil on uusim versioon, värskendada uusimale versioonile ja saata kiiresti kolleegile dokumendi link. Uus funktsioon on esmalt saadaval Dropbox for Businessi äriversioonis.

2012. Salesforce Stypi – võrgumärkmik reaalajas koostööks


Oletame, et teie ja teie kolleegid või partnerid peate töötama mõne ülesande kallal, mis nõuab kirjutamist. Näiteks koostage projektiplaan või kirjutage kliendile äriline ettepanek. Kui kõik koosolekul osalejad on kontoris kohal, koondad nad lihtsalt ühe laua taha, võtad paberi või pabertahvel ja paned kirja targad mõtted. Aga kui koosolekul osalejad on maailma eri paigus? Muidugi on olemas Google Docs, Online Word või Zoho, kuid need nõuavad kõigilt registreerumist ja on lihtsate loendite kirjutamisel väga tülikad. (Mõnikord tõukavad mõned pisiasjad inimesi teenuse kasutamisest eemale). Seega sobib Stypi teenus selliste veebikohtumiste jaoks suurepäraselt. See on lihtne veebipõhine vestlusega märkmik, milles saavad korraga töötada mitu inimest.

2011. Google+ Hangoutsist on saanud täisväärtuslik veebikonverentsiteenus


Liibanoni programmeerija häkkimine, mis võimaldas Google+ Hangoutsis teksti ühist redigeerimist, ei jäänud kauaks häkkimiseks. Tänane Google+ värskendus toob Hangoutsi palju rohkem uusi funktsioone. Esiteks on see ekraani jagamise võimalus (ekraani jagamine). Teiseks on võimalik ekraanile (Whiteboard) kokku joonistada. Kolmandaks on see võimalus Google Docsi dokumente ühiselt redigeerida. Neljandaks on see võimalus korraldada piiramatule arvule vaatajatele (aktiivsete osalejate arv võib olla kuni 10) videoülekandeid (veebiseminare). Viiendaks, Google Hangoutsi videovestlus töötab nüüd Android-nutitelefonides. Ja lõpuks, kuuendaks, avas Google Hangoutsi jaoks ametliku API, nii et nüüd ei pea te oma Hangoutsi rakenduse loomiseks Liibanoni programmeerija kombel keerduma. Muide, Google+ sotsiaalvõrgustik on nüüd kõigile avatud. Kas teie ettevõte on selleks juba valmistunud?

2011. Teksti/koodi koostöös muutmine Google+ Hangoutsis


Teatud arendaja Mohamed Mansour lõi Google+ Hangoutsile laienduse – Hangout Pad for Google+, mis võimaldab video kaudu suheldes tekstiga (või programmikoodiga) koostööd teha. Kuigi see laiendus sisaldab endiselt palju vigu, on see huvitav mitmel põhjusel. Esiteks ei kasuta see ametlikku Google+ API-t (sel lihtsal põhjusel, et seda pole veel olemas). Hangout Pad on Google Chrome'i brauseri pistikprogramm, mis on häkkimise (Google Wave'i teenus ja protokoll) abil integreeritud Hangoutsi videovestlusse. Kuid see tööriist näitab juba Google Hangoutsi laiendamise võimalusi (vaadake Skype'i!). Koostööaken (antud juhul koodiredaktor) asub kasutajate videovoogude kohal ja võib sisaldada kõike, mida soovite. See on ka visuaalne demonstratsioon Google Hangoutsi tulevasest integreerimisest Google Docsiga.

2011. TeamLabil on nüüd tekstiredaktor ja arvutustabelid


Teamlabi koostööteenus üllatab jätkuvalt. Kuigi hiljuti on sellel lõpuks tasuline versioon, on põhifunktsioonid täiesti tasuta ja kasutajate arv ei piira seda. Ja samal ajal on arendajatel aega, raha ja soovi luua uusi funktsioone, näiteks veebipõhiseid dokumendiredaktoreid. Jah, nad otsustasid mitte integreerida valmis Google Docsi või Zoho Docsi toimetajaid, vaid luua oma (konkureerivad) rakendused. Tekstiredaktor ja tabeliredaktor on juba saadaval, sh. tasuta versioonis. Esitluse redaktor on peagi saadaval. Loomulikult on nende rakenduste funktsionaalsus veel kaugel Wordist, Excelist ja isegi Google Docsist, neil on ainult põhifunktsioonid. Kuid enamiku igapäevaste dokumentide koostöötoimingute jaoks on need üsna sobivad. Teamlabis loodud dokumente saab alla laadida DOC, XLS formaadis ja saata töövõtjatele. Samuti saate nendes vormingutes dokumente üles laadida ja neid võrgus redigeerida.

Koostöö- ja projektihaldusteenus Teamlab on saanud uue mooduli – Dokumendid, mis on mõeldud failide ja dokumentide salvestamiseks ja juurdepääsu jagamiseks. Dokumente saab hõlpsasti importida Google Docsist, Zoho Docsist ja Box.netist ning nende redigeerimiseks kasutada OpenOffice + spetsiaalset Teamlabi pluginat, mis võimaldab avada mis tahes dokumendi otse brauserist. Igal kasutajal on isiklik dokumentide salvestusruum ja jagatud kaust, milles toimub koostöö. Lisaks dokumendimoodulile on Teamlabil nüüdsest projektimallid (standardprojektide kiireks loomiseks), kirjavahetuse ajalugu, multi-chat ja grupipostitus TeamLab Talk messengeris, leht Minu ülesanded, ülesannete tähtajad ja meeldetuletusnupp.


OffiSync on MS Office'i redaktorite pistikprogramm, mis võimaldab salvestada kontoridokumente oma Google Docsi kontole ja seejärel neid sealt avada. Need. Teenuse idee on ühendada funktsionaalsed MS Office'i redaktorid Google Docsi koostöövõimalustega. Alates meie viimasest ülevaatusest on loojad lisanud integratsiooni Google Sitesiga (st MS Office'i dokumendi saab Google Sites'is valitud lehe manusena salvestada ja sealt dokumente avada). Ja eile ilmus veelgi huvitavam funktsioon - võimalus üheaegselt redigeerida ühte dokumenti, töötades mis tahes MS Office'i versioonis (2003, 2007, 2010) või veebiredaktoris Google Docs. Muidugi ei näe see nii lahe välja kui Google Docsi uus (eilne) versioon, kuid ühendab mõlema lahenduse kasutajaid. ***

2010. Zoho Business võimaldab piirata juurdepääsu rakendustele IP kaudu


Loomulikult on Zoho ja teiste SaaS-teenuste strateegiline eelis võimalus pääseda juurde ärirakendustele kõikjalt maailmast. Kuid turvalisuse seisukohast võib see kaasa tuua suuri probleeme. Zoho otsustas selle puuduse kõrvaldada ja tutvustab Zoho Businessi kasutajatele võimalust piirata juurdepääsu oma kontole IP-aadressi järgi. Juhtpaneelile on ilmunud vahekaart, kuhu saab sisestada lubatud IP-aadresside loendi – tavaliselt on need kontoriaadressid või töötajate/vabakutseliste koduaadressid. Sest Zoho Businessi rakendused nõuavad sageli juurdepääsu välistelt töövõtjatelt (kliendid, partnerid), nii et te ei saa neile juurdepääsu täielikult keelata, vaid ainult piirata nende juurdepääsuõigusi. Tuletame meelde, et Zoho Business on kontorirakenduste komplekt e-posti ja dokumentidega töötamiseks ning siseportaali loomiseks koostööks.

2010. Box.net värskendas oma iPhone'i mobiiliversiooni


Box.net oli üks esimesi teenuseid, mis lõi iPhone'ile kliendi. Ja nüüd jätkab ta oma mobiilikliendi täiustamist. Mobile Box.net 2.0 lisas failivaaturi (mis ilmus hiljuti veebiversioonis), võimaluse kommenteerida faile ja kaustu, jagada faile ja kaustu ning vaadata üldist sündmuste voogu. Lisaks on uus mobiiliklient integreeritud iPhone'i Quickoffice'i dokumendiredaktoriga, nii et Wordi ja Exceli formaadis dokumente saab iPhone'is avada ja redigeerida. Arvestades selle hiljutist esilekerkimist, tundub see võimalus eriti atraktiivne.

2010. Box.net vastas Google Docsi väärikalt


Tõenäoliselt ei olnud Box.neti loojad eriti õnnelikud, kui said teada, et Google Docsi teenus on muutunud veebipõhiseks failisalvestusteenuseks ja seetõttu sai nende otsene konkurent. Kuid nende vastust ei tulnud kaua oodata. Hiljuti tutvustas Box.net universaalset Scribdi meenutavat Flash-failivaaturit, mis võimaldab vaadata peaaegu kõiki Box.net kontole salvestatud faile – otse võrgus, ilma seda arvutisse alla laadimata. See võib olla kontoridokument, pilt, välklamp, heli või video (kokku 20 vormingut). Lisaks saate avaldada oma veebisaidil mis tahes faili (Flash-vaaturis) või anda sellele juurdepääsu teatud töötajatele ja töövõtjatele, et nad saaksid selle üle vaadata ja oma kommentaare jätta. See on ehk ideaalne lahendus, kui soovite saata kliendile esitlust, diagrammi, tehnilist dokumentatsiooni või disainimaketti. Te ei pea muretsema selle pärast, et kliendile on faili avamiseks installitud teatud tarkvara.

2009. Google ostis EtherPadi ja jättis SaaS-i pildi meelde


Seega naaseb endiste Google'i töötajate loodud reaalajas veebipõhine dokumentide redigeerimise teenus EtherPad oma sünnikohta – Google'isse. Selle ostu eesmärk on tuua osa EtherPadi tehnoloogiast Google Wave'i ja tuua andekad töötajad tagasi ettevõttesse, et nad töötaksid projekti kallal, mis eeldatavasti muudab maailma. Eile, kohe pärast tehingu sõlmimist kirjutasid EtherPadi loojad (ilmselgelt uute omanike soovil) oma blogis, et nüüdsest ei saa teenusesse uusi dokumente luua ning 31. märtsil hakkab EtherPad olla suletud. Loomulikult olid teenuse kasutajad sellises olukorras mõnevõrra pettunud ja avaldasid kommentaarides kõike, mida nad selle kohta arvavad. Ja siis meenus Google'ile üks asi, mis on neile palju olulisem kui uus omandamine – usaldus SaaS-i vastu.

2009. EtherPad jäljendab Google Wave'i PlayBack funktsiooni


Google hakkab 30. septembril jagama 100 000 Google Wave'i kutset. Selle superteenuse esitlemisest on möödunud vaid 3 kuud, kuid selle aja jooksul on kolmandatest osapooltest arendajatel õnnestunud juba mõned selle algsed ideed ellu viia. Hiljuti rääkisime Zenbest, mis viis "laine" idee ellu ning täna tutvustas koostöös töötav dokumentide redigeerimisteenus EtherPad funktsiooni "PlayBack", mis on Google Wave'i üks põnevamaid leiutisi. Selle tähendus on see, et saate igal hetkel taasesitada kogu dokumendimuudatuste ajalugu, nagu vaatate filmi.

2009. OffiSync: Google Docs ja MS Office ei ole konkurendid


Tõenäoliselt on enamikul kasutajatel stereotüüp, et Google Docs ja MS Office on põhimõttelised konkurendid. Kogenud võrguteenuste kasutajad vaidlevad Microsofti toetajatega pidevalt selle üle, mis on väärtuslikum, kas funktsioonirikas ja võimas redaktor või globaalne juurdepääs ja veebis koostööd teha. OffiSynci poisid vaatasid sellele probleemile uue pilgu. Nad arvasid, et lõppude lõpuks on peaaegu kõigil MS Office ja iga kasutaja saab hõlpsasti Google Docsis konto luua. Miks mitte kasutada neid kontorikomplekte koos, ühendades nende eelised? ***

2009. DocVerse – kiire koostöö MS Office'is


Kaks endist Microsofti töötajat lõid abiveebiteenuse (+ pistikprogrammi) DocVerse, mis on mõeldud koostööks MS Office'i dokumentidega Interneti kaudu. Miks nad seda tegid? Võib-olla pole neil millegagi tegeleda? Microsoftil on ju juba olemas (tasuta) sarnast funktsionaalsust pakkuv teenus – Office Live Workspace. Ja pealegi on Microsoft juba näidanud oma toimetajate veebiversioone ja teatanud, et järgmine Office 14 on veebipõhine. Ja on ebatõenäoline, et need poisid loodavad, et Microsoft ostab nende projekti, vastasel juhul ei ehitaks nad seda vaenlase Adobe AIR-i platvormile. ***

2008. EtherPad – tekstiredaktor reaalajas koostööks


Interneti-toimetajate, nagu Google Docs või Zoho Writer, eelised töölaua Wordi ees on endiselt küsitavad. Peamiselt seetõttu, et nad ei suuda (veel) tagada täielikku ühilduvust .doc-vorminguga (mis on vastaspooltega failide vahetamisel väga oluline). Sellel taustal tundub väga nutikas startup EtherPad, mille loojad otsustasid unustada ühilduvuse ja vormindamise ning keskenduda faktorile, mis muudab veebitoimetaja Wordist palju väärtuslikumaks – reaalajas koostöö. ***

2008. Gobby – teeme seda koos

Mis on Gobby? Gobby on tasuta koostööredaktor, mis toetab ühe seansi ja mitme kasutajaga vestluse jaoks mitut avatud dokumenti. See võib töötada opsüsteemides Windows, Mac OSX, Linux. Redaktor võimaldab mitmel kasutajal sama dokumenti korraga redigeerida. ***

2007. Täna saadaval uued Google'i teenuste funktsioonid


IMAP Gmailile, Google Docs mobiilseadmetele, uued funktsioonid arvutustabelite jaoks, uued funktsioonid Professional Packis ja Education Packis ning palju muud ametlikus versioonis.

2007. Google käivitab wiki rakenduse: Google Wiki

Internetti on ilmunud info, et Google valmistub taaskäivitama Jotspoti teenust, mille ettevõte ostis 2006. aastal. Jotspot on rakendus, mis on loodud töötama veebivikiteenustega – andmebaasidega nagu Wikipedia. Pärast tehingut Google'iga on Jotspoti teenus ei võimaldanud uute kasutajate registreerimist, kuid vanad kliendid säilitasid juurdepääsu oma kontodele. Google Blogoscopedi andmetel lisatakse Jotspoti teenus Google Appsi kontori veebirakenduste komplekti nimega Google Wiki. Uuele nimele viitab ka Google Wiki logo, mis ilmub saidile sisselogimisel. Google esindajad selle teabe kohta ametlikke kommentaare ei andnud.

2007. Central Desktopis on integreeritud arvutustabelid


Just hiljuti kirjutasime Google Spreadsheetsi tugevast konkurendist – EditGridist. Ja täna (ilmselt pärast selle postituse lugemist) teatas Central Desktop selle teenuse integreerimisest oma kontoriplatvormiga. Nüüd on Central Desktopi kasutajatel võimalus:

2006. Kollektiivne toimetaja teenib wikitehnoloogiatega raha


Ameerika ettevõte Numanila on välja töötanud teenuse nimega Approver, mille eesmärk on hõlbustada mitme kasutaja ühe dokumendiga töötamist. Alustamiseks peate saidile üles laadima dokumendi ja valima oma kontaktide loendist inimesed, kes sellega tegelevad. Seega saate selle asemel, et korraldada postitamist koos sellele lisatud dokumendiga ja edasist kirjavahetust e-posti teel, vaadata kogu vajalikku teavet ühelt lehelt. Teenus näitab, kes ja millal dokumendis muudatusi tegi, kes on selle juba kinnitanud, samuti tuletab kõikidele töös osalejatele tähtaeg meelde.Testrežiimis saab kasutaja luua ainult ühe dokumendi ja osaleda dokumendi kallal töötamises. piiramatu arv teiste inimeste dokumente. Selleks, et saaksite luua rohkem dokumente (kuni 50), peate ostma tasulise konto hinnaga 6 dollarit kuus või 40 dollarit aastas. Teenus töötab aga ainult Macis ja Windows OS-is ning ainult Internet Exploreri ja Firefoxi brauserites.

2006. Kirjutahvel – koos töötamine


Tekstidokumentide kollektiivne loomine pole midagi erakordset: paljud meist on pidanud seda kontoritöö tingimustes tegema rohkem kui korra. Aga mis siis, kui kaasautorid on väljaspool intranetivõrku ja veelgi enam, elavad mõnes teises riigis või isegi teisel kontinendil? Töömaterjalide jagamine meili teel toob varem või hiljem kaasa sellise segaduse, et on lihtne kaotada mitu olulist kolleegide panust. Muidugi võite Interneti kaudu leida palju võimalusi probleemide vältimiseks ja meeskonnatöö korraldamiseks, kuid kõik need on seotud teatud aja- ja vaevainvesteeringuga. Seetõttu kutsume teid tutvuma projektiga nimega Writeboard, mis võimaldab hõlpsalt ja loomulikult koostada lihtsaid tekstidokumente piiramatu arvu kaasautorite osalusel.Alustamiseks tuleb lihtsalt läbida lihtne registreerimine, mille järel saate kohe asuda dokumendiga tegelema. Pakutavad vormindustööriistad on üsna askeetlikud: paari tüüpi pealkirjad, kahte tüüpi loendid, paksus ja kaldkirjas kirjad, tekstiploki sisestamine. Samuti saate dokumendile lisada hüperlinke ja pilte. Tõsi, mitte ilma ebameeldivusteta: pildid tuleb enne internetti üles riputada, sest Tekstis on ainult pildi link. Graafiliste objektide asukohta ja suurust on võimatu redigeerida, seetõttu on parem töömaterjalid eelnevalt ette valmistada, et tulevikus näeks artikli valmis versioon esteetiliselt meeldivam. Dokumendi redigeerimine pole keeruline, kirillitsa tekstid näevad nii redigeerimise ajal kui ka valmis dokumendis üsna korralikud välja (see on siiski pigem brauseri kui Writeboardi enda eelis, kuna programmis pole fonte valida): Valmis dokument salvestatakse arendaja serverisse ja muutub teistele kasutajatele redigeerimiseks kättesaadavaks. Tehtud muudatuste jälgimiseks on ette nähtud Wiki süsteemides kasutatavale sarnane süsteem, nii et teiste projektis osalejate tehtud muudatusi on väga lihtne leida. Samuti jäävad kättesaadavaks töödokumendi vaheversioonid, nii et saate alati naasta mis tahes eelmiste versioonide juurde. Eriti tähelepanuväärne on muudetud teksti esiletõstmise viis: see võimaldab teil kohe tuvastada hiljutisi muudatusi, mitte otsida neid kogu dokumendi tekstist. Praeguste tööprobleemide arutamiseks saate kolleegidega tekstisõnumeid vahetada, mis on korraldatud kommentaaride vormis. Dokumendi vaheversioonide, mis on omamoodi lähtepunktid redigeerimise järgmise etapi alustamiseks või osutusid lihtsalt edukaks, kuid lõplikuks väljalaskmiseks mitte päris valmis, saab valida vastavate lipikute seadmisega. . Kui keegi kaasautoritest ei ole veel teadlik, et töö dokumendi kallal juba täies hoos käib, milleks tema abi on väga teretulnud, võite saata talle e-kirjaga kutse. Sõnum sisaldab linki dokumendi praegusele versioonile, samuti redigeerimisfunktsioonile juurdepääsuks vajalikku parooli.Lisaks ülaltoodud toimingutele dokumendiga saate saata töömaterjale igale adressaadile meili teel. Selleks, et mitte pidevalt uudiskirju välja saata, võite kasutada RSS-i. Kui vajate dokumendi koopiat kohalikus arvutis, saate selle Writeboardi arendajaserverist alla laadida ja dokument teisendatakse automaatselt ühte kahest vormingust: lihttekst või HTML. Kui selles etapis ei saa paigutada graafilisi objekte otse loodava dokumendi teksti, on sellel negatiivne mõju: kui tekst sisaldas pilte, siis eksporditav versioon sisaldab ainult linke neile. Kirjutustahvli arendajad ei paku selleks mingeid erilisi vahendeid. krüpteerida dokumente, nii et seda saab teha kasutades midagi sellist Ettevõtte sisemine dokumendivoo tööriist muidugi ei ole seda väärt. Kuid on palju projekte, mille jaoks see teenus on kasulik. Ressursi autorid pakuvad oma vaimusünnitust kasutada sellistele kasutajakategooriatele nagu üliõpilased ja luuletajad, vabakutselised ajakirjanikud ja suhtekorraldusjuhid. Igal juhul, kuna selline projekt pakub oma teenuseid, siis miks mitte proovida seda kasutada?

2002. WebDAV-protokoll veebis failide haldamiseks

Software AG on välja andnud WebDAV-i, HTTP-protokolli laienduste komplekti, mis pakub kaugveebiserverites ühist redigeerimis- ja failihaldusfunktsiooni. WebDAV-protokoll annab kontoritöötajatele võimaluse standardsete kontoriprogrammide abil kohe teavet veebi postitada. Tamino WebDAV Server integreerib Tamino XML-i andmebaasi Windowsi rakendustesse

Mis on teie arvates kaugtöötingimuste peamine probleem? Suhtlemine on ilmselt esimene asi, mis pähe tuleb. Kujutage ette, et saatsite oma töötajatele ekslikult valet teavet või, mis veelgi hullem, unustasite vajaliku faili lisada. Kujutage nüüd ette, kui palju aega ja vaeva peate kõigile selgitama, et see oli viga, ja pärast seda saata kõikidesse nendesse postkastidesse kiri koos vajaliku teabega!

Mis saab siis, kui teie kaugkolleegid ei jaga teie seisukohta praeguse projekti ja seatud prioriteetide osas? Kuidas kavatsete kompromissile jõuda? Vastus on lihtne: arvamuste ühtsuse saavutate ainult kogu meeskonna ühte kohta koondades. Õnneks saab kõiki neid probleeme vältida, kasutades veebipõhiseid koostöösüsteeme.

Sellised koostöölahendused ei saa mitte ainult oluliselt vähendada kaugust riigi eri piirkondadest pärit projektidega tegelejate vahel, vaid pakuvad ka võimalust faile salvestada, redigeerida ja jagada – ühes kohas ja reaalajas!

Aja säästmiseks anname ülevaate 10 projektijuhtimissüsteemist, mille funktsionaalsus on kõige muljetavaldavam. Unustage probleemid, millega varem kokku puutusite, sest nüüd pole vaja teha muud, kui valida sobivaim veebiplatvorm ja registreeruda ühele, kahele, kolmele!

Töö Assemblas toimub piletite alusel. See tähendab, et kaugtööd tegevad töötajad saavad projektijuhilt piletid koos ülesannetega. See võib alguses tunduda veidi kummaline, kuid kui olete süsteemist aru saanud, peavad paljud kasutajad seda konkreetset kohustuste jaotamise meetodit väga mugavaks. Piletisüsteem meenutab foorumit, kus töötajad arutavad konkreetseid küsimusi ning peamiseks moderaatoriks on projektijuht. Assembla pakub ka sisseehitatud ettevõtte entsüklopeedia Wiki, mis loob ettevõtte mõtte ühtsuse ja motiveerib kasutajaid lugema kolleegide kirjutatud juhiseid.

Teamlab on tasuta veebipõhine koostöösüsteem, mis on suunatud eelkõige väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele. Teamlabis töötamine on nagu oma sotsiaalvõrgustik ettevõtte jaoks. Saate mitte ainult pidada ettevõtte ajaveebi, mis on juurdepääsetav kõigile töötajatele, vaid ka mõne minutiga teada saada oma kolleegide arvamusi konkreetses küsimuses, korraldades avaliku küsitluse ja isegi hääletades. Lisaks saavad töötajad iseseisvalt foorumites lõime luua, et keegi ei jääks osalemata. Kõik ettevõtte uudised antakse teada avalehel “Kogukonnas”, mis tähendab, et tänu Teamlabi teavitussüsteemile on töötajad 100% teadlikud.

Jällegi võimaldab sisseehitatud kiirsuhtlusklient arutada pakilisi probleeme portaalist lahkumata. Eriti mugav on see, et kõik töötajad on algselt kaasatud kontaktide nimekirja, mis tähendab, et te ei pea kulutama mitu tundi "sõbraks lisamise" taotluste vastuvõtmisele ja tagasilükkamisele.

Chicagos asuvate arendajate 37 signaali loodud Basecamp keskendub peamiselt tõhusale suhtlusele. Selle asemel, et saata teavet mitmele kasutajale, saab projektijuht lihtsalt postitada sõnumi otse Basecampi, muutes selle kõigile töötajatele kättesaadavaks. Seega võimaldab Basecamp vältida kogu seda bürokraatiat iga kasutaja pika sõnumite ajalooga.

Mis puutub failide jagamisse, siis Basecamp toetab kõiki levinumaid vorminguid alates MS Wordi dokumentidest kuni igasuguste piltideni. Samanimelise faili üleslaadimisel olemasolevat dokumenti jäädavalt ei kustutata – süsteem saadab selle arhiivi, asendades selle uuema versiooniga, et kasutajad saaksid vajadusel ligipääsu tehtud paranduste ajaloole.

Nagu iga teine ​​veebipõhine koostöösüsteem, võimaldab ka Central Desktop töötada kõikjal, kus viibite ja seni, kuni läheduses on Interneti-ühendus. Selle pilvepõhise lahendusega saate töötada teile sobivates tingimustes.

Kasutajad saavad juurdepääsu aja jälgimisele, võimalusele korraldada veebikonverentse (mis on iga meeskonna jaoks tohutult oluline), sisseehitatud kiirsuhtluskliendile ja dokumendiredaktorile (nagu Google)

Kuid võib-olla on Central Desktopi kõige originaalsem funktsioon selle Twitteri-laadsed kiirpostitused, mis võimaldavad töötajatel teha projektidele värskendusi, et kõik seda näeksid. Ja loomulikult ei kaota foorumid, kus päevakajalisi probleeme arutatakse, kunagi oma väärtust nende jaoks, kes töötavad erinevates ajavööndites.

Kui olete tulihingeline Wiki fänn, pole Confluence'i valdamine teile keeruline! Sellel süsteemil on tõesti palju ühist tuntud vaba entsüklopeediaga: sisu loomise, redigeerimise ja arutlemise võimalus, “tark” teabeotsing ja palju muud. Failivahetus on korraldatud pukseerimise põhimõttel. Erinevalt teistest projektijuhtimissüsteemidest on Confluence äärmiselt keskendunud failide jagamisele, mis on kindlasti võtmepunkt suuremahuliste ja rohke dokumentatsiooniga projektide puhul.

Sarnaselt WordPressile on palju pistikprogramme, mida kasutajad saavad hõlpsasti oma süsteemidesse installida, kuid Confluence'i suurim müügiargument on selle võime integreerida platvorm Microsoft Office'iga. Nõus, seda on palju.

Kas teie postkast on täiesti käest ära? Teambox lahendab selle probleemi, justkui soovitades, millele peaksite tähelepanu pöörama ja kuidas tähtsuse järjekorda seada.

Teambox, nagu ka Central Desktop, käib ajaga kaasas ja on võtnud kasutusele mõned Facebooki funktsioonid. Näiteks saavad kasutajad avaldada olekuid ainult selle erinevusega, et need puudutavad nende töö edenemist. Teambox on võib-olla üks väheseid võrgusüsteeme, millega ei pea kulutama kaua aega vajaliku teabe või faili otsimisele. Siin on kõik nii lihtne, et teie intuitsioon ise ütleb teile, millist nuppu vajutada.

Võtab hea meelega raisatud aja probleemi käsile, sest igaüks meist teab, et aeg on ettevõtluses võtmetegur ja sageli peab juht teadma, kuidas iga minut kulutatakse.

Niisiis, Timedoctori põhifunktsiooniks on kaugtöötajate tegevuse jälgimine... ekraanipiltide kaudu! Mõnele võib see meetod tunduda isikliku tööruumi rikkumisena, kuid keegi ei eita, et süsteem töötab laitmatult. Igapäevaste aruannete automaatne genereerimine, külastatud saitide loend, kasutatud rakendused ja palju muid funktsioone, mis võimaldavad teil jälgida väikseimat tegevust konkreetses arvutis. Kui soovite saada aruannet iga teie töötaja veedetud minuti kohta, siis Timedoctor on see, mida otsite.

Juurdepääsu avamine failidele ja dokumentidele

Kontoridokumentidega saate töötada kas iseseisvalt või koos teiste kasutajatega. Selleks tuleb pärast uue dokumendi loomist, olgu selleks tekst, tabel või esitlus, lisada juurdepääs teistele kasutajatele, klõpsates nuppu “Juurdepääsu sätted” ja määrata, milliseid toiminguid nad saavad teie failidega teha. Seega on võimalik avada juurdepääs konkreetsetele inimestele ainult sisu vaatamiseks, see tähendab lugemiseks, vaatamiseks kommentaaride jätmise võimalusega või hilisemaks redigeerimiseks.

Lihtsalt sisestage nende kasutajate e-posti aadresside loend, kellele antakse juurdepääs, ja valige ripploendist juurdepääsutase.

Vahetult ülal on nupp "Luba juurdepääs lingi kaudu", mille järel saate selle valiku konfigureerida, valides toimingud, mis on saadaval kõigile teie dokumendi lingi omanikele. Selle meetodi eeliseks on see, et ei ole vaja iga konkreetset osalejat käsitsi lisada, kuid puudus on ilmne – igaüks, kes kogemata lehele satub, pääseb ka sellele ligi.

Mõnikord on aga mugav muuta dokument avalikuks, muutes selle lingi kaudu kirjutuskaitstuks ja seejärel lisaks määrata e-posti aadresside loend neile, kes faili redigeerimisega tegelevad.

Klõpsates lingil "Täpsemalt", näete kasutajate loendit, kellel on hetkel juurdepääs dokumendile, ja ka nende kasutajate konkreetseid õigusi. Siin saab dokumendi omanik muuta iga osaleja õigusi, lisada või kustutada kasutajat.

Uutele osalejatele juurdepääsu andmisel saab igaüks neist e-posti teel vastava teate ja saab jälgida uue faili linki. Lisaks on kõigil juurdepääs kõigile Google Drive'i vahekaardil „Minuga jagatud” nendega jagatud failidele. Vajadusel saate oma salvestusruumi mis tahes jaotisesse lisada jagatud faili, et mitte otsida soovitud dokumenti jaotisest "Mulle saadaval", kui neid on seal juba üsna palju.

Koostöödokumentide toimetamine

Dokumendiga võrgus koos töötades näete alati failiga samaaegselt töötavate kasutajate ikoone, samuti saate vestlusnupul klõpsates korraldada dokumendi arutelu. Lisaks saab jätta kommentaare ning peale suvalise osaleja kommentaari lisamist kuvatakse veeristel märgitud ikoon seni, kuni see lahendatuks märgitakse. Sel juhul saab alati vaadata kõigi dokumendi kommentaaride loendit, klõpsates vastaval nupul “Kommentaarid”.

Lisaks ekraani ülaosas olevatele ikoonidele kuvatakse reaalajas ka iga osaleja toimingud dokumendiga. Näete täpselt, kus konkreetse kasutaja kursor asub, aga ka toiminguid, mida ta teeb - teksti sisestamine või kustutamine, redigeerimine ja palju muud. Iga kolleegi nimi kuvatakse kursori kõrval.

Need kasutajad, kellel ei ole redigeerimisõigust, kuid saavad dokumenti kommenteerida, võivad jätta dokumendile muudatussoove – need vormistatakse kommentaaridena. Redigeerimisõigusega isikud saavad muudatuse vastu võtta või tagasi lükata.

Faili aktiivsete toimingute loendit saab vaadata selle atribuutides, valides Google Drive'is dokumendi ja klõpsates vastaval ikoonil. Statistika vahekaart sisaldab teavet osalejate tegevuste kohta.

Suurte projektide arendamisel ei piisa sageli ühe töötaja jõust. Sellisesse töösse on kaasatud terve grupp spetsialiste. Loomulikult peab igaühel neist olema juurdepääs dokumendile, mis on ühise töö objektiks. Sellega seoses muutub väga aktuaalseks samaaegse kollektiivse juurdepääsu tagamise küsimus. Exceli käsutuses on tööriistad, mis seda võimaldavad. Vaatame Exceli rakenduse nüansse, kui ühe töövihikuga töötab korraga mitu kasutajat.

Excel ei saa mitte ainult pakkuda jagatud juurdepääsu failile, vaid lahendada ka mõningaid muid probleeme, mis tekivad koostöös ühe töövihikuga. Näiteks võimaldavad rakendustööriistad jälgida erinevate osalejate tehtud muudatusi ning neid heaks kiita või tagasi lükata. Uurime välja, mida programm pakub kasutajatele, kes seisavad silmitsi sarnase probleemiga.

Jagamine

Kuid alustame sellest, kuidas faili jagada. Kõigepealt tuleb öelda, et raamatute koostöörežiimi lubamise protseduuri ei saa läbi viia serveris, vaid ainult kohalikus arvutis. Seega, kui dokument on serverisse salvestatud, peate selle esmalt üle kandma oma kohalikku arvutisse ja tegema seal kõik allpool kirjeldatud toimingud.


Pärast ülaltoodud toiminguid avatakse jagatud juurdepääs failile erinevatest seadmetest ja erinevate kasutajakontode alt. Sellele viitab asjaolu, et akna ülaosas pärast raamatu pealkirja kuvatakse juurdepääsurežiimi nimi - "Kindral". Nüüd saab faili uuesti serverisse üle kanda.

Seaded

Lisaks saate kõik samas failipääsuaknas konfigureerida samaaegse töö parameetreid. Seda saab teha kohe, kui lubate koostöörežiimi, või saate sätteid veidi hiljem muuta. Kuid loomulikult saab neid hallata ainult põhikasutaja, kes koordineerib üldist tööd failiga.

Jagatud faili avamine

Jagatud faili avamisel on mõned iseärasused.


Nüüd saate alustada tööd dokumendiga.

Vaadake liikmete tegevusi

Koostöö hõlmab kõigi rühmaliikmete tegevuse pidevat jälgimist ja koordineerimist.


Kasutajate tegevuste ülevaatamine

Põhikasutaja saab teiste osalejate muudatusi rakendada või tagasi lükata. Selleks peate tegema järgmised toimingud.


Kasutaja kustutamine

On juhtumeid, kus üksik kasutaja tuleb kustutada. Põhjuseks võib olla kas projektist väljalangemine või puhtalt tehnilistel põhjustel, näiteks kui konto oli valesti sisestatud või osaleja asus tööle mõnest teisest seadmest. Excelis on selline võimalus olemas.


Kasutaja kustutatakse.

Jagatud pearaamatu kasutamise piirangud

Kahjuks kaasneb Excelis failiga samaaegse tööga mitmeid piiranguid. Jagatud failis ei saa ükski kasutaja, sealhulgas põhiosaleja, teha järgmisi toiminguid.

  • Looge või muutke skripte;
  • Loo tabeleid;
  • Lahtrite tükeldamine või ühendamine;
  • XML-andmetega manipuleerimine;
  • Looge uusi tabeleid;
  • Kustuta lehed;
  • Tehke tingimusvormindus ja mitmeid muid toiminguid.

Nagu näete, on piirangud üsna märkimisväärsed. Kui sageli saab näiteks XML-andmetega töötamata hakkama, siis Excelis töötamine on tabelite loomiseta täiesti mõeldamatu. Mida peaksite tegema, kui teil on vaja luua uus tabel, ühendada lahtrid või teha mõni muu ülaltoodud loendi toiming? Lahendus on olemas ja see on üsna lihtne: peate ajutiselt keelama dokumentide jagamise, tegema vajalikud muudatused ja seejärel uuesti koostöö lubama.

Keela jagamine

Kui projektiga töötamine on lõppenud või kui teil on vaja teha muudatusi failis, mille loendist me eelmises jaotises rääkisime, peaksite koostöörežiimi välja lülitama.


Pärast ülaltoodud toiminguid faili enam ei jagata ja paiga ajalugu kustutatakse. Teavet varem tehtud toimingute kohta saab nüüd tabeli kujul näha ainult lehel "Ajakiri", kui selle teabe salvestamiseks on eelnevalt võetud asjakohaseid meetmeid.

Nagu näete, annab Exceli programm võimaluse võimaldada jagatud juurdepääsu failile ja samal ajal sellega töötada. Lisaks saate spetsiaalsete tööriistade abil jälgida töörühma üksikute liikmete tegevust. Sellel režiimil on mõned funktsionaalsed piirangud, millest saab siiski mööda minna, keelates ajutiselt jagamise ja tehes vajalikke toiminguid tavalistes töötingimustes.

Kuidas näidata dokumendi versiooni? Kas teil on faile, mis sisaldavad kõiki pealkirjas oleva sõna „final” variatsioone? No näiteks text_old_final_end(1)_!!!tõesti-lõplik.docx.

Tundub veidi absurdne, aga kui oma süsteemis dokumente jälgida, siis leiad päris palju “sabaga” nimesid. Eriti kui faili on toimetanud mitu autorit. Näiteks lepingu teksti saab peaaegu lõputult redigeerida, kui vaid sellele vabad käed anda. Ja selle tulemusel koguneb teil kümmekond versiooni, millest igaüks on tähistatud kasvava märkmete sabaga - siin on redigeerimise kuupäevad ja osalejate initsiaalid ning sakramendi "lõplik" ja "viimane".

Selge see, et sellega tuleb kuidagi toime tulla. Ja viige töö dokumentidega süsteemi, mis on kõigile arusaadav. Tellimuse põhinõuded on lihtsad:

  1. Sümbolid peavad olema kõigile osalejatele selged.
  2. Dokumentide kõik (olulised) versioonid tuleb säilitada.
  3. Dokumendid peaksid kuuluma projektidesse, mitte olema ühises virnas.
  4. Juurdepääsu dokumentidele tuleb kontrollida.
  5. See pole vajalik, kuid on mugav omada tööriistu dokumendi kallal koostöö tegemiseks.

Me ei käsitle dokumendihalduse võrguühenduseta meetodeid. Loomulikult saate kirjutada reegleid dokumentide nimetamiseks ning saata Wordi ja Exceli faile posti teel. See toob kaasa iga protsessis osaleja töökaustade kasvu ja aja jooksul pideva vastavusse viimise, kes millist dokumenti parajasti toimetab.

Nii et tõuseme pilvedesse – seal toimub praegu kõige huvitavam.

1. Google Drive

Big Brother annab meile peaaegu täiusliku dokumendihaldustööriista.

  1. Google Docs pole lihtsalt veebipõhine dokumendiredaktor, siin on salvestatud vanad versioonid, dokumente saab kommenteerida ja redigeerida “kolme käega”.
  2. Google Sheets on nii tabelid arvutuste tegemiseks kui ka hea funktsionaalsus raamatupidamiseks.
  3. Google Drive ise on dokihaldustööriist; saate dokumentide salvestamiseks korraldada ühtse struktuuri ja määrata selgelt juurdepääsu igale kaustale.

Google Drive'i plussid

  1. Need on ilmsed. See on pilv koos kõigi selle eelistega.

Miinused

  1. Arvestussüsteem – kaustade pesastamine, juurdepääs failidele ja juhtpaneel – tuleb ise luua.
  2. Mitte igaüks pole sellise avatud platvormi kasutamisega rahul – see on ju Google, see indekseerib kõik, mis liigub, ja me ei maksnud talle privaatsuse eest.

Pange tähele: peaaegu iga endast lugupidav süsteem on integreeritud Google Docsiga – näete seda hiljem ülevaates. Ja see on mõistlik - säästlikum on kasutada tööfunktsioone, kui raisata jõupingutusi oma analoogi loomisele.

Siiski hoiatame teid, et konfidentsiaalset ja ärilist teavet, paroole ja muud tundlikku teavet on parem hoida kohas, kus juurdepääs on rangemalt reguleeritud.

2. Trello

Virtuaalne tahvel ülesannete ja projektide loendiga. Saate tahvleid nimetada nii, nagu soovite - ja näete selgelt ülesannete täitmise protsessi. Iga ülesande juurde saate lisada dokumente: arvutist, Google Drive'ist, Dropboxist jne. Üks huvitav asi on see, et Trello äriklassis saate lisada mitte ainult dokumente, vaid ka GitHubi tõmbamistaotlusi, Slacki vestlusi ja müügivihjeid Salesforce'ist. Koostööks saab kasutada Trello + Google Docs kombinatsiooni: manustada Google Docsi failid, mida saab kettal avada ja seal toimetada – jätke uusi kommentaare jne.

Lahenduse plussid:

  1. Trello on väga lihtsalt õpitav süsteem. Tunniga saavad selle selgeks inimesed, kes pole selliseid lahendusi kunagi kasutanud.
  2. Ülesanded ja nende elluviimise protsess on selgelt näha nagu korktahvlil. Disain on mugav ja kaasaegne, ei midagi üleliigset.

Miinused:

  1. Dokumentide koostamise tööriist puudub. Need. kasutate Google Docsi või laadib igaüks alla oma versiooni. Jah, kõik dokumendid kogutakse igal juhul ühe ülesandega ja te ei kaota midagi. Aga kui vajate tõsisemat automatiseerimist, siis Trello pole parim valik.
  2. Kui projekte ja ülesandeid on tõesti palju, võib Trello oma ülesehituse tõttu segadust tekitada. Pidevalt plaatide vahel vahetamine pole eriti mugav.

3.Töölõik

Online projektijuhtimissüsteem finantsarvestuse võimalustega. Saate igale ülesandele lisada erinevat tüüpi faile ja neid seejärel Google'i abil redigeerida. Või laadige alla ja uuesti üles.

Allikas: worksection.com

Iga faili kohta saab teha kirjelduse, valida sildid (näiteks vaja ülevaatust, kiireloomuline! jne), piirata ligipääsu – st. muuta fail nähtavaks ainult teatud kasutajatele. Kui loote ülesande või kommentaari piiratud nähtavusega, mitte kõigile, saavad sinna lisatud failid automaatselt samad privaatsusseaded.

Kõiki projektifaile saab sorteerida erinevate kriteeriumide järgi: tüüp, kuupäev, ülesanded, suurus, nimi. Saate vaadata ainult faile, mis on seotud lõpetamata ülesannetega, või saate vaadata kõike.

Samuti saate failide rühmale kustutada, alla laadida ja silte määrata, tõstes need jaotises lihtsalt esile.

Dokumentide uusi versioone saab üles laadida vanadesse – selleks hõljutage kursorit vana faili kohal ja klõpsake sellest vasakul asuvat ikooni. Uus dokument laaditakse ja kuvatakse loendi ülaosas. Samas säilib ka vana versioon.

Allikas: worksection.com

Lahenduse nipp seisneb selles, et täiustatud tariifis saate ühendada oma FTP-mälu. Siis pole failide allalaadimisel üldse piiranguid.

Lahenduse plussid:

  1. Worksection on kaasaegne süsteem, millel on ulatuslikud projekti- ja failihaldusvõimalused. Tegelikult on teil mugavaks koostööks juurdepääs kõigile funktsioonidele.
  2. Eraldi tahaksin märkida kulude arvestust - kui määrate spetsialisti töötunni maksumuse, näete iga üksiku ülesande maksumust.
  3. Mugav liides, võimalus määrata tähtaeg kogu projektile, mitte ainult ülesannetele. Ajakulu % on selgelt nähtav ja kergesti kontrollitav.

Miinused:

  1. Tasuta versioonis on teil ainult 2 aktiivset projekti ja 50 MB kettaruumi failide jaoks. 10 GB on juba ettevõtte plaanis, hinnaga 49 dollarit kuus. Samas on ka aktiivsetel projektidel limiit - 50 tk. Meile tundub, et isegi keskmise ettevõtte jaoks ei piisa 50 projektist ja 10 GB-st. Premium maksab 99 dollarit, kuid seal on aktiivsed projektid piiratud 100-ga.

4. Megaplaan

Megaplanil on eraldi moodul “Dokumendid”, mis võimaldab salvestada erineva pesitsustasemega faile. Iga dokumendi jaoks saate määrata nähtavuse - lubada juurdepääsu ainult teatud töötajatele.

Redigeerimisel saab faili uue versiooni laadida vanasse versioonina. Töötajad saavad tellida teatisi uue versiooni allalaadimise kohta - posti teel, SMS-i teel, teavitaja real, igaüks määrab selle seadetes ise.

Allikas: help.megaplan.ru

Tekstidokumente saab luua otse Megaplanis. Kuid neid saab vaadata ja redigeerida ka ainult Megaplanis, muus vormingus neid alla laadida ei saa.

Programm pakub ka standarddokumentide malle.

Allikas: help.megaplan.ru

Megaplani eelised:

  1. Mugav ja üsna lihtne liides.
  2. Võimalused tasuta tööks 10 kasutajale sh töö dokumentidega.

Megaplani miinused:

  1. Puudub täielik võimalus luua erinevat tüüpi dokumente otse süsteemis.
  2. Vaid 10 kasutaja tariifi hind on üsna kõrge - umbes 250 dollarit "kõik hinnas".

5. Bitrix24

Tegemist on CRM-süsteemiga tervikliku lahendusega ärile, kus kõik võimalused dokumentide jagamiseks ja toimetamiseks on hästi läbi mõeldud. Saate lisada faile igale ülesandele ja kommentaarile – oma arvutist või mistahes kettamäluseadmest ning luua ka kohe uusi faile Google Docsis või Microsoft Office Online’is.

Veebipõhine koostöödokumentide redigeerimine on saadaval . Kui muudate üleslaaditud dokumenti Google Docsi kaudu, saate selle lisada kommentaarile – kuvatakse rida, mis näitab, et kasutaja on dokumendist uue versiooni üles laadinud. Bitrix24 rakendab nutikat otsingut – kõiki dokumente saab hõlpsasti otsida pealkirja või projekti järgi ning kuvatakse vihjeid.

Iga projektiga seotud faile saab sorteerida kuupäeva, nime, suuruse järgi. Privaatsus määratakse ka vastavalt projekti kausta sätetele, kuhu dokument on salvestatud. Saate takistada muutmist kõigil, välja arvatud ülesande autoril.

Bitrix24 funktsioon on rakenduste kataloog. Näiteks saate tasuta installida "Document Designeri", mis aitab luua standardfaile .docx-, .pdf-vormingus. Malle on lihtne redigeerida, neid saab saata e-postiga ja salvestatud dokumentide kohta saate logida.

Bitrix24-s on iga ülesande juurde lisatud link dokumendile, mida kasutajad saavad ülesande raames ühiselt redigeerida, kommenteerida ja arutada. Lihtsaim viis dokumentide salvestamiseks on süsteemikettal. Kui te mingil põhjusel ei ole Bitrix24.Diskiga rahul, võite selle asemel kasutada mis tahes muud pilvesalvestust. Kuid see pole kõigile ja mitte alati mugav.

Bitrix24 plussid

  1. Peaaegu kõik funktsioonid (v.a dokumentide blokeerimine ja neile avalike linkide keelamine) on tervikliku lahenduse tasuta versioonis saadaval. Saadaval on ka 5 GB pilvesalvestust. Ja 199 dollari eest (kõrgeim hind) saate piiramatu mahu. Lisaks säästate litsentseeritud kontoriprogrammide pealt.
  2. Suur valik rakendusi dokumentidega töö optimeerimiseks.
  3. Dokumendiversioonide tugi ja teatised uute allalaadimise kohta.
  4. Lai funktsionaalsus – ühes lahenduses saad kõik elektrooniliseks dokumendihalduseks vajaliku.

Lahenduse miinused:

  1. Faili privaatsusseaded määratakse grupi või ülesande kaudu, millega see on lingitud; faili ei saa muuta teatud kasutajatele nähtavaks ega nähtamatuks lihtsalt sildi lisamisega.
  2. Failile lühikirjeldust lisada ei saa.

Võtame selle kokku

Kui teil on vähe projekte ja osalejaid ning dokumendinõuded pole liiga keerulised, võite jääda kõige lihtsama lahenduse juurde - näiteks Trello jms. Lihtsamaks tööks ülesannetega piisab sellest täiesti - igaüks lisab vajalikud failid ja vajadusel asendab.

Kui me räägime täisväärtuslikust koostööst ja veebipõhisest koordineerimisest, siis peame kaaluma keerukaid lahendusi – näiteks sarnaseid juhtimissüsteeme. Kõiki nende võimalusi tuleb analüüsida ja võrrelda ning seejärel valida vajalike funktsioonide alusel.

Ja paar näpunäidet - mis on kasulikud mis tahes süsteemis töötamisel:

  • Isegi kui kasutate keerulist süsteemi, mis "korrastab kõike ise", veenduge, et dokumendid ja ülesanded oleksid nimetatud samade reeglite järgi. See muudab projektides navigeerimise lihtsamaks.
  • Eraldi juurdepääs – töödokumente tuleks hoida sisemistes rühmades ning kliendile tuleb anda puhas dokument ilma kommentaaride ja muudatusteta.
  • Lifehack: kui kasutate Wordi redigeerimisrežiimis, ärge unustage enne faili saatmist minna ülevaatusse ja aktsepteerida kõiki parandusi. Vastasel juhul võib klient märgata, kuidas sa tingimusi või hinda mitu korda muutsid.