Näidismemo kasseti ostmiseks. Millele peaksite tähelepanu pöörama? Kulude hüvitamise märge, raha eraldamine lähetusse

Teenindusmemo on sisedokument, mille kaudu toimub töötajatevaheline suhtlus ametlikus kirjalikus vormis. Selle sisu taandub juhistele, teatud ülesannete täitmisele jne, see tähendab tööprobleemidele. Hoolimata asjaolust, et memo kirjutamine pole keeruline ja seda ei reguleeri väga ranged reeglid, peate neid siiski teadma. Selles artiklis käsitleme selle dokumentatsiooni koostamise korda, tüüpe jne.

Iseloomulik

Memo on oma olemuselt informatiivne ja viitav, mis tähendab, et see sisaldab teatud teateid, sõnumeid, juhiseid jne. Selles tõstatatud probleemid puudutavad konkreetset töötajat, kellele see saadetakse. Teisisõnu on memo ettevõttesisese suhtlusvahendi komplekt.

Märkus: memo kohustuslikkus ei ole kindlaks tehtud. See on lisadokument, kuigi selle alusel saab koostada korraldusi ja juhiseid.

Harjuta

Memot peetakse sageli kasutatavaks dokumendiks, kuid samas ei kuulu see ametlikult salastatud juhtimispaberite nimekirja. Laialdaselt kasutatav, muutub see suhtluseks horisontaalsel tasandil: see tähendab, et selle koostab ühe osakonna töötaja, et edastada taotlus või ettepanek teise osakonna töötajale.

Tähtis: nende juhtobjektide olekud, mille vahel toimub side läbi teenindusteate, peavad olema samaväärsed. Vastasel juhul ei loeta dokumenti ametlikuks märgukirjaks, vaid aruandeks.

Kasutamise eesmärgid

Töömemot saab kasutada erinevatel juhtudel.

siin on mõned näidised:

• töötajate preemiateks;
• töötaja lähetusse saatmiseks;
• teade logistikaosakonnale seadmete rikke kohta;
• muu osakonna juhataja teavitamine turvajuhile kõrvaliste isikute (mitte töötajate) ettevõtte hoonesse lubamise vajadusest, näidates ära põhjused;
• raamatupidamisele saadetud märgukirja vormis taotlus materiaalsete vahendite eraldamiseks teatud vajadusteks jne.

Memode koostamise üksikjuhud

Kuigi memo peetakse sisemiseks paberiks, on üks selle sortidest sertifitseerimiskomisjonile saadetud dokument. Siiski on märkmete kasutamine ainult töösuhtluseks endiselt levinum.

Kuidas memo kirjutada?

Memo kirjutamise põhireeglid on samad, mis teistegi. Nende hulka kuuluvad kirjutamine A4 lehele, juhised, kellelt ja kellele see saadetakse, kuupäeva ja allkirjaga tõend. Kuidas aga kirjutada kõikidele nõuetele vastav memo?

• keskele (lubatud on ka asukoht lehe vasakus servas) tuleks kirjutada vastav dokumendi nimi;
• Kuupäeva kirjutamiseks on kaks võimalust – mõlemad täismahus Araabia numbrid ja kuu tähistamine sõnadega;
• pealkirjas saate lisada põhipealkirja Lühike kirjeldus dokumendi sisu;
• andmed saatja ja saaja kohta peavad olema täielikud: eesnimi, perekonnanimi ja isanimi, ametikoha ja osakonna (osakonna) täisnimi, millega see ametikoht on seotud.

Vastus küsimusele, kuidas memo kirjutada, ei sisalda mitte ainult selle dokumendi üksikasju ja atribuute, vaid ka seda, milline peaks olema selle sisu.

Kõnealune paber ei nõua probleemi olemuse väga kuiva ja kuiva esitlemist. ametlik keel- vaba jutustamine on lubatud, kuid see kajastab konkreetselt kirjutamise põhjust.

Sisu on tavaliselt jagatud kaheks osaks. Esimest neist nimetatakse preambuliks. See räägib lühidalt sellest, mis ajendas kirjutajat nii memo kirjutama kui ka konkreetsele töötajale saatma.

Teist osa peetakse põhiosaks, see on ka suurem kui preambul. See tekst sisaldab avalduse või ettepaneku enda avaldust. Sellele saab lisada olukorra analüüsi, järeldused ja tulemused.

Vorm

Mõned ettevõtted, kui neilt küsitakse, kuidas memo kirjutada, pakuvad oma töötajatele lihtsalt spetsiaalset vormi. Kuid tuleb märkida, et see ei ole kohustuslik ühendamine - GOST pakub ainult soovituslikke sätteid (fondide, suuruse ja vahekauguste kohta) ilma kinnitatud mudelita. Kui see aga konkreetses ettevõttes on olemas, on parem sellest kinni pidada.

Kontor ja memod

Sedelis veidi kõrgemal oli kirjas, kuidas ametlikud märgukirjad ja memod erinevad. Kuid paljud inimesed kipuvad neid ikkagi omavahel segamini ajama.

Kõige levinumad vead on järgmised:

• töötaja memo töötajalt ülemusele (tegelikult memo);
• palgatõusude kohta;
• edutamise kohta.

Viimased kaks viitavad tsirkulatsioonile mitte horisontaalsel, vaid vertikaalsel tasemel, mis eitab memo määratlust.

Tähtis: memode jaotus aruanneteks ja seletuskirjadeks on a priori vale.

Registreerimine

Kõik ametlikud märkmed registreeritakse registris. Olenevalt sellest, kuidas on igas konkreetses ettevõttes dokumendivoog korraldatud, võib seda teha kas paberi koostaja või vastuvõtja. Igal juhul taandub see asjaolule, et memole on määratud kordumatu number, mis tuleks selle tekstis ära näidata.

Memo näidis

"Müügiosakond, osakonna direktor infotehnoloogiad V. A. Kutsaku
Teenindusmemo
№ 19-43/102
Alates 13. aprillist 2015. a
Arvuti oleku testimise kohta selle toimivuse osas
Alates 04.10.2015 on müügiosakonna töötaja Maksimenko R.D. personaalarvutil esinenud regulaarseid tõrkeid, nimelt: taaskäivitamine ilma seda arvutikäsku andmata, probleemid sisse-/väljalülitamisel, samuti ekraani värelemine. Eelnevast tulenevalt palun Teie osakonna spetsialistidel teha vajalik diagnostika probleemide põhjuste avastamiseks, aga ka nende edukaks kõrvaldamiseks. Teen ettepaneku dokumenteerida testimise tulemused kirjalikult koos edasiste toimingute kokkuvõttega: masina remont või asendamine.

Oletame, et selgub, et arvutit ei saa parandada. Sel juhul väljastame memo seadmete mahakandmiseks.

Näide seadmete kasutusest kõrvaldamise märkusest

"Müügiosakonna materjali- ja tehnikaosakonna direktor M. A. Oleynik
Teenindusmemo
№ 21-45/104
Alates 16. aprillist 2015
Mittetöötava arvuti mahakandmisest
Alates 10. aprillist 2015 esines müügiosakonna töötaja R.D.Maksimenko personaalarvutis regulaarseid häireid. Selle tulemusena näitas infotehnoloogia osakonna spetsialistide poolt läbi viidud diagnostika järgmist: arvutit ei tohiks edasi kasutada. Sellega seoses palun ülaltoodud seadmed töövõimetuse tõttu maha kanda.

Osakonnajuhataja L. A. Kudrjavtsev"

Lisaks sellele on teil vaja veel ühte märkust - kasutuselt kõrvaldatud seadmete asendamiseks.

Märkus seadmete vahetamise kohta

"Müügiosakonna materjali- ja tehnikaosakonna direktor M. A. Oleynik
Teenindusmemo
№ 22-46/104
Alates 17. aprillist 2015. a
Katkise arvuti asendamise kohta
Osakonna spetsialisti R.D.Maksimenko personaalarvuti kanti maha ja vajab töövõimetuse tõttu väljavahetamist (15.04.2015 dokumendi nr 20-44/103 järgi). Palun esitage uued seadmed, mis vastavad kasutusest kõrvaldatud seadmete parameetritele. Lõpetamisest palun teavitada kirjalikult. Märkmele on lisatud infotehnoloogia osakonna aruanne tehtud diagnostika ja selle tulemuste kohta.

Osakonnajuhataja L. A. Kudrjavtsev"

Lõpuks

Tavaliselt memo kirjutamine probleeme ei tekita. See sisedokument on üsna levinud suhtlusvahend erinevad tasemed juhtimine. Tingimuslikke takistusi saab tekitada ainult memode ja ametlike memode “segadus” (artikkel näitab, kuidas need erinevad).

Mõnes ettevõttes toimub ametlike memode koostamine eranditult sisestatud ja kinnitatud malli järgi (sel juhul on parem varuda nende jaoks spetsiaalseid vorme), teistes on see enam kui tasuta.

Selle dokumendi koostamisel peaksite juhinduma samadest reeglitest, mis teiste paberite puhul - font ja vahed vastavalt GOST-ile, kuupäev ja allkiri märkuse kehtivuse tagamiseks.

Üldiselt on memo väga mugav tööriist, mille valdamine pole keeruline ning õigel kasutamisel jälgitakse organisatsioonide meeskonna koordineeritud ja selget tööd. See aitab säilitada ühtset sidet osakondade vahel ja tugevdab ka nende struktuuri.

Memo on teabe- ja viitedokument, tööriist äriline kirjavahetus organisatsiooni sees.

Osakonna või konkreetse töötaja tööga seotud äriliste probleemide esiletõstmiseks koostatakse memo, mille lahendamine sõltub mõnest muust organisatsiooni või töötaja struktuuriüksusest.

Memode kirjutamine toimub erinevalt memodest struktuuriüksuste või nendega samaväärse ametiseisundiga töötajate vahel, kes ei allu otseselt.

Töötajate lisatasude eest

Töötaja premeerimise korralduse andmise aluseks on preemiate sisemine memorandum, mille koostab osakonnajuhataja kõrgemale juhtkonnale adresseeritud preemia määramise põhjused ja alused, töötaja andmed ja preemia määramise põhjus. koostaja. Selleks, et juhataja seda kaaluks, on vaja märge registreerida. Pärast lisatasude kohta otsuse tegemist väljastatakse korraldus.

Palgatõusust

OÜ "Ettevõte"

25.11.2010 TELLIMUS nr 25\10982

Ivanov V.A. palga tõstmise kohta.

Tänu heale müügitulemusele juhataja Ivanov V.A. 2010. aasta esimese ja kolmanda kvartali tulemuste põhjal

MA TELLIN:

1. Kehtestada müügiosakonna juhataja Viktor Aleksandrovitš Ivanovi töötasu summas 25 000 (kakskümmend viis tuhat) rubla alates 1. detsembrist 2010. a.

2. Pearaamatupidaja Vassiljeva A.V. Tagada käesoleva korralduse lõikes 1 nimetatud töötasu ja selle alusel arvestatud muude summade õigeaegne maksmine.

3. Ülemusele personaliteenus Fedorov G.I.:

3.1. IN personali tabel teha muudatusi, määrates müügiosakonna juhataja ametikoha palgaks 25 000 (kakskümmend viis tuhat) rubla.

3.2. Lõpetuseks Ivanov V.A. töölepingu täiendav kokkulepe kuupäevaga [kuupäev tööleping] [töölepingu nr] töötasu kehtestamise kohta summas 25 000 (kakskümmend viis tuhat) rubla alates 1. detsembrist 2010. a.

2.4. Tutvuge V.A. Ivanoviga selle tellimusega. värvimiseks.

LLC "Ettevõte" peadirektor

Ždanov V.V.

Lugesin korraldust ____________________ Vasilieva A.V.

Tellimuse on läbi vaadanud ____________________ Fedorov G.I.

Korralduse on läbi vaadanud ____________________ Ivanov V.A.

Palgatõusu aluseks võib olla ka:

- osakonnajuhataja märgukiri, kuhu töötaja kuulub

— hinnatõus riigis ja sellest tulenevalt vajadus kogu ettevõtte palgad ümber indekseerida; — tõsta töötajate palku

- uue määramine töökohustused töötaja.

Kohustuste täitmata jätmisest

ARUANNE
04.10.2013 № 6

Ametlike kohustuste täitmata jätmine

Juhin teie tähelepanu, et ekspediitor Ivan Igorevitš Sokolov ei esitanud talle määratud autot (riiginumber C 042 MK 83) plaanilisele tehnoülevaatusele, rikkudes sellega eeskirju. töö kirjeldus alates 06.10.2010

Seoses rikkumisega teen ettepaneku teha I. I. Sokolovile noomitus.

Ametiülesannete täitmata jätmise kohta koostatakse protokoll A4 paberilehele.

Ebakorrapärasustest töös

INFOOSAKOND Peadirektor

TECHNOLOGY OÜ "Beseda"

ARUANNE

09.12.2014 № 10-23/158

Rikkumise kohta töödistsipliin

Teatan, et eile, 8. detsembril 2014, 2 tundi kella 16-00 kuni tööpäeva lõpuni puudus infotehnoloogia osakonna spetsialist Roman Viktorovich Fregatov oma töökohalt.

Puudumise põhjuse paikapidavust tõendavad dokumendid, R. V. Fregatov. ei esitata.

Seoses rikkumisega, võttes arvesse selle korduvat iseloomu, teen ettepaneku Fregatov R.V. noomitus.

Osakonnajuhataja E.S. Ljubimtšikova

Antud memonäidiste põhjal on nüüd lihtne oma näiteid luua.

Jevgenija Polosa

Kirjatarvete ostmiseks

Märgukirjas “Kirjatarvete ostmiseks” on välja toodud tootmisvajaduse faktid teatud koguse kirjatarvete ostmiseks ning lisatud on kontoritarvete loetelu (nimetus, kogus).

Raha eraldamise kohta

Töötaja ___________________________/____________________/

NÕUSTUD

Osakonnajuhataja __________________________/_________________/

TÄHELEPANU

Spetsiaalselt osakondadele ostetud kirjanduse arvestuse ja säilitamise eest vastutavad osakondade juhatajad.

Otsus eraldada vahendeid kirjanduse ostmiseks:

Juhendaja

Ettevõtlusülikool ______________________________/_______________ /

Kogus

Rublad ______________/_________________/“__”____________200_g.

Kohustun andma toote ja sularaha laekumised, samuti kasutamata raha kuni 25 "___________" 200_g. ____________________________/_______________/

Müügi- ja kassalaekumised, samuti kulutamata vahendid summas

Rublad _______________/_______________/“__”____________200_g.

Kui mitte iga organisatsiooni töötaja ei pea kirjutama ametlikke või memosid, siis varem või hiljem võib peaaegu iga töötaja vajada näidist seletuskirja. Igal seda tüüpi ametlikul dokumentatsioonil on oma konkreetne teabeeesmärk ja viide. Mõelgem, millist tüüpi märkmed sobivad konkreetse juhtumi jaoks kõige paremini.

Teabe- või viitedokumenti, mis on suunatud volitatud isikule, näiteks osakonnajuhatajale või ettevõtte juhile, nimetatakse aruandeks. Seadusandlus ei anna sellele selget definitsiooni, see on mõeldud järelduste ja ettepanekute esitamiseks, et julgustada juhti otsust langetama.

Selle võib koostada kas töötaja algatusel või suulise avalduse alusel pea korraldusel. Kõige sagedamini kasutatakse seda parendusettepanekute tegemiseks tehniline varustus tööl väljendama mistahes juhtimisotsusega mittenõustumist ja kolleegidega konfliktide korral oma seisukohta välja ütlema.

Seletuskirja näidis

Selle dokumendi põhiteksti eesmärk on sõnastada teie seisukoht ja selgelt esitada teie argumendid probleemi sisu kohta.

Eristama järgmised tüübid aruanded:

• Aruandlus. Need hõlmavad teavitamist mis tahes tööde või etappide lõpetamisest, tellimuste täitmisest jne;
• Informatiivne. Koostatud tulemuste, detailide, töö edenemise ja teostamise meetodite tutvustamiseks. on korrapärased;
• Initsiatiiv. Sisaldab algatusi, ettepanekuid, soovitusi jne.

Memorandumi näidis

Aruanded võivad olla välised või sisemised olenevalt sellest, kes on dokumendi saaja.

Välised on adresseeritud kõrgema taseme ettevõtte või organisatsiooni juhile. Selle dokumendi loomiseks kasutage üldvormid ettevõtetele. Näite kohaselt peaks memorandum koosnema järgmistest elementidest:

• asutuse, ettevõtte nimed;
• kuupäevad;
• indeks;
• registreerimisaadressid;
• adressaadi andmed;
• ettekande teema pealkiri;
• märgitud tekst;
• juhi allkirjad;
• Esineja täisnimi koos kontakttelefoni numbriga.

Memo ametikohustuste täitmata jätmise kohta

Sisememod koostatakse organisatsiooni juhi nimele, nende täitmiseks kasutatakse tavalisi lehti. Selline dokument sisaldab järgmisi elemente:

• osakonna määramine;
• Dokumendi pealkiri;
• kuupäev ja registreerimisnumber;
• teema pealkiri;
• tekst;
• adressaadi täisnimi;
• allkiri, perekonnanimi ja initsiaalid, samuti koostaja ametikoht.

Üks sisedokumentide liik on memorandum ametikohustuste täitmata jätmise kohta. Selle eesmärk on teavitada töötaja vahetute tööülesannete mittetäitmisest või ebaõigest täitmisest ning sisaldab ka ettepanekut selle töötaja määramiseks distsiplinaarkaristus.

Hooldusmemo - kirjutamise näide ja logiraamat

Üks memo tüüpidest on ametlik. See on teabedokument ja seda kasutatakse juhtimisstruktuuri erinevate horisontaalsete (st üksteisele mittealluvate) objektide koostoimeks, et lahendada nende pädevusega seotud küsimusi. Kuidas memo kirjutada?

Ülevenemaaline juhtimisdokumentatsiooni klassifikaator (OKUD) seda tüüpi dokumentatsiooni ette ei näe. Samal ajal kasutatakse neid erinevatel tööstuslikel eesmärkidel:

• nõuda teavet;
• juhiste andmisel;
• saatedokumendina;
• infokirjana.

Seda tüüpi dokumendi tekst sisaldab andmeid selle kohta, mis oli selle täitmise põhjuseks, s.t. taotlus, taotlus, ettepanek jne. See võib sisaldada teavet peetud koosolekute, töötajate personali liikumise, organisatsiooni ja selle allüksuste töös toimunud muudatuste jms kohta. Samuti võib dokument sisaldada teavet turvateenistuse jaoks nädalavahetustel töötavate töötajate kohta eesmärgiga lubada nad ettevõtte ruumidesse.

Töötajate edukuse eest võivad nad saada väärtusliku kingituse või tiitli või tunnistuse. Selleks koostatakse lisatasu memo, mille koostab osakonnajuhataja, ametiühingu või meeskonna juht.

Memo auhinna kohta

Seadusandluses ei ole rangeid nõudeid ametliku noodi vormistamiseks. Memo täitmise näidis on aga vormilt sarnane aruandega, seda saab ettevõtte spetsiifikat arvestades välja töötada ja koostada otse organisatsioonis.

Dokumentatsiooni kontrollimiseks tuleks luua spetsiaalne päevik. Teenusmärkmete näidislogi kohaselt võib see sisaldada teavet selle kohta registreerimisnumbrid dokumendid, nende kuupäev, nimi või kokkuvõte, andmed dokumendile alla kirjutanud ametniku kohta jne.

Ametlike memode näidislogi

Lisaks päeviku registreerimisele pakutakse ka dokumentatsiooni kaardi- või automaatset salvestamist.

Seletuskirja vorm

Mis tahes sündmuste ja faktide asjaolude selgitamiseks esitatakse teatud tüüpi dokument, näiteks ettevõtte töötaja koostatud seletuskiri, mis on adresseeritud kõrgemale ametnikule.

See on mõeldud käsitsi kirjutamiseks ühes eksemplaris tavalisele paberile, mis on adresseeritud selle soovijale. Mõned organisatsioonid näevad ette seletuskirja koostamist arvutis. Seletuskirja vorm ei ole seadusandlikul tasandil fikseeritud, kuid mõnes asutuses on selle täitmiseks tüüpvormid. Samas kehtib vormikohaselt vormistamata seletuskiri.

Vene Föderatsiooni tööseadustiku (artikkel 193) kohaselt tuleb enne töötaja suhtes distsiplinaarkaristuse kohaldamist nõuda temalt seletuskirja, kus töötaja saab teatada tehtud toimingute asjaoludest ja põhjustest.

Seletuskirja võib koostada kas töötaja või struktuuriüksus tervikuna.

Et lahendada erinevaid tootmis- ja korralduslikud küsimused on olemas sisemine ametlik kirjavahetus. Dokumentatsiooni korrashoiu käigus koostatakse erinevaid memosid.

Need võivad olla ka aruanded, korraldused jne. Enamasti need sisedokumendid kirjutise olemusele väga lähedane, olenevalt ainult ülim eesmärk ja kirjutamise põhjused on erineva organisatsioonilise ja juriidilise iseloomuga.

Kui memo on kindla eesmärgiga või fikseerib rahaliste vahendite kulu, siis on kohustuslik lisatud kogusummale finantsaruanded(konkreetsest faktist lähtuvalt kajastab raamatupidamine ja teostab tulu- ja kulutehinguid).

Erinevat tüüpi kontorimemod aitavad kiiresti lahendada erinevaid jooksvaid probleeme ja on konkreetsete faktide tõendavaks dokumendiks.

Olenevalt kirjutamise tüübist ja laadist tuleb ametlikke memod säilitada teatud arv aastaid (tähtajad võivad olla alates 1 aastast, 3, 5 aastast või püsivalt).

Nõuded memo koostamiseks

Vastavalt seadusandlikule raamistikule (GOST 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid” Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentide koostamisele) memos peab olema:

1. märge selle kohta, kellele dokument on suunatud (ametnikule, struktuuriüksusele või konkreetsele organisatsioonile);
2. adressaadi nimi (täpsemalt kellele dokument saadetakse);
3. dokumendi pealkiri (in sel juhul märgitud on "Kontori memo");
4. teenuslehe registreerimisnumber;
5. kirjutamise kuupäev;
6. teksti pealkiri (näide: “Osakonnale kirjatarvete ostmisest”, “Ditsiplinaarkaristuse kohta” jne);
7. tekst ise;
8. memo koostaja kuupäev ja allkiri (tuleb märkida ametikoht);

Memo kirjutamisel peate järgima järgmisi reegleid:

• kõigi üksikasjade õige märkimine;
• järgige rangelt ametlikku kirjutamisstiili;
• koostage dokument õiges järjekorras;

Kes oskab memo kirjutada

Memo võivad koostada nii lihttöölised kui ka organisatsiooni juhtkond. See on dokument, mis reguleerib objektide ühendamine horisontaalse juhtimisega.

Elektrooniline dokumendihaldus

Memode kirjutamise peamisteks eesmärkideks on lahendada jooksvaid organisatsioonilisi probleeme, mis on seotud majandusjuhtimise, materiaal-tehnilise baasiga, teabe tugi, distsiplinaarkaristus jne.

Sageli kasutavad seda süsteemi juhtivad organisatsioonid elektrooniline dokumendihaldus erinevate andmete ja faktide salvestamiseks: programmeerijad töötavad välja spetsiaalse programmi, organisatsiooni töö registreeritakse sisselogimise ja parooliga (need annab personaliosakond) ning pärast dokumendivoo programmi teatud jaotisse sisenemist valib töötaja „ Sisemine märkus” ja täidab puuduvad väljad.

Paljud ettevõtted on hinnanud elektroonilise dokumendihalduse kasutusmugavust, kuna:

• dokumendi number (selle kaardi) määratakse automaatselt;
• kõik dokumendid on salvestatud elektrooniline arhiiv(enamasti aasta lõikes);
• konkreetse dokumendi otsimiseks piisab teadmisest minimaalne komplekt teave;
• kokkuhoid paberi- ja laoruumide rentimisel jms;

Kuid paljud organisatsioonid kasutavad memode kirjutamisel endiselt paberkandjat.

Personaliosakonnas on sageli juba olemas valmis näited memosid erinevatel eesmärkidel ja töötajal tuleb ainult ühendust võtta vastutava personaliametnikuga ja näidata oma memo kirjutamise põhjus.

Memo läbivaatamise kord

Pärast memo kirjutamist registreerivad vastutavad töötajad selle ja esitavad seejärel ülevaatamiseks. vastutavad isikud(mis märgivad lugemise fakti ja panevad vastavad märkmed) ja pärast kõike seda saadetakse see adressaadile. Adressaat on oma resolutsiooni juba esitanud (“Kokkulepitud”, “Tagasi lükatud”, “Arvestatud”, “Lõpetatud” jne. Olenevalt memo koostamise eesmärgist ja toimingu lõpptulemusest pärast ettevõtte töötaja nõudmist).

Ranged nõuded alates õiguslik raamistik ei memode kirjutamiseks, kuid peate siiski kõik punktid õigesti märkima (vastavalt üldised nõuded dokumendivoog).

Näide memo kirjutamisest

Rostock LLC direktorile
Sameljuk Anatoli Petrovitš
Rostok LLC müügijuht
Kuznetsova Oksana Ivanovna
(võite märkida passi andmed, elu- või töökoha aadress, töötaja personalinumber, mis antakse töölevõtmisel)
kuupäevaga 25. detsember 2014
nr 31 25.12.2014 (registrinumber)

Teenindusmemo

Seoses Moskva lähetuse pikenemisega 15.12.2014 dokumendi nr 27 järgi pidi lähetuse kestus olema 17.12.2014 kuni 20.12.2014, kuid tegelik kestus 2014.a. lähetus: 17. detsembrist 2014 kuni 23. detsembrini 2014 aasta, seoses asjakohaste korralduslike küsimuste lahendamisega. Tehtud töö kohta esitati aruanne Rostock LLC müügiosakonna juhile Nikolai Nikolajevitš Kramarile.
Hinna sees on väljumis- ja saabumispiletid. Palun teil eraldada sobiv summa reisitoetusi - 10 tuhat rubla.

25.12.2014
Rostok LLC müügijuht
Kuznetsova O.I. (ja isiklik allkiri).

Kui memo võtab enda alla mitu A4 lehte, on igaüks neist nummerdatud.

Süvendid

Väljastades märgukirja paberil, peate kinni pidama järgmistest taandest:

• vasak taane (veeris) - 2,5–3,5 cm (dokumendi esitamise koht);
• parem taane - 1,25–2,5 cm;
• ülemine taane - vähemalt 2 cm;
• alumine taane - vähemalt 2 cm;

Kui arvestada üldised põhimõtted memo kirjutades, on see dokument eranditult abistava iseloomuga, spetsiifiline teave ja seeläbi algatab teatud juhtimisotsuse.

Noskova Jelena

Olen olnud raamatupidamise erialal 15 aastat. Ta töötas kontsernis pearaamatupidajana. Oman kogemust ülevaatuste läbimisel ja laenude saamisel. Tunnen tootmis-, kaubandus-, teenindus-, ehitusvaldkondi.

Aega ja vaeva nõudev formaalsus – nii suhtuvad paljud inimesed aruannetesse, ametlikesse ja seletuskirjadesse ega näe neil sageli vahet. Üldtunnustatud seisukoht on, et aruanded ja seletuskirjad on seotud distsiplinaarkaristuste kohaldamisega. Tegelikult ei kasutata neid mitte ainult selleks. Me ütleme teile, millises olukorras on otstarbekas konkreetne märkus koostada ja kuidas seda õigesti teha.

Miks on märkmeid vaja?

Esiteks on kõik märkmed teabeks ja viitedokumendid operatiivjuhtimine. Nende abiga toimub infovahetus ettevõtte sees (näiteks erinevate osakondade vahel või filiaalide, esinduste ja peakontori vahel). Märkmetes olev teave ei sisalda korraldusi, kuid võib saada mõne vastuvõtmise aluseks juhtimisotsus, kuid seda saab ainult arvesse võtta.

Kuid nende kirjutamine pole sugugi lihtne. Normatiivis pole ju ei mõistete definitsioone ega märkuste koostamise reegleid õigusaktid. Proovime need ise sõnastada.

Kuidas noodid üksteisest erinevad?

Selguse huvides näitame tabelis peamised erinevused.

Omadused	Memorandum	Teenindusmemo	Seletuskiri
Märkme olemus	teavitab hetkeolukorrast, toimunud nähtusest või faktist, tehtud tööst; sisaldab koostaja järeldusi ja ettepanekuid	<или>annab teada operatiivprobleemide lahendamise vajadusest. Sel juhul ei ole vaja lisada märkusse küsimusi, mida saab lahendada suuliselt ja mis ei nõua dokumenteerimist; <или>sisaldab taotlust, teavet päringu kohta, ülesande täpsustust, täpsustust, taotlust, ettepanekut	Selgitab mis tahes sündmuse, fakti, tegevuse, intsidendi põhjuseid, sh töödistsipliini rikkumist, juhiste täitmata jätmist, kehtestatud tööreeglitest kõrvalekaldumist, eriolukordade (õnnetus, õnnetus, vargus jne) tekkimist. Soovi korral saab seletuskirjana anda ka kirjalikud seletused, mis on kohustuslikud töötajale distsiplinaarkaristuse määramiseks vormistada ja Art. 192, 1. osa art. 193 Vene Föderatsiooni töökoodeks; Rostrudi kiri 01.06.2011 nr 1493-6-1
Keskendu	Aadress juhtkonnale: <или>töötajalt osakonnajuhatajaks; <или>osakonna juhatajalt ettevõtte juhiks; <или>filiaali juhatajalt peakontori juhatajaks	Kirjavahetus juhtide või töötajate vahel üks juhtimistasand, ei allu üksteisele ametikoha järgi, nende pädevusse kuuluvates küsimustes	Alluva ametniku seletus (selgitus) ülemusele
Märkmete tüübid eesmärgi järgi	<или>otsuste tegemise algatamine; <или>puhtalt informatiivne; <или>aruandlus		<или>konkreetse töötaja (üksuse) tegevuse selgitamine; <или>sündmuse kirjeldamine
Struktuur	I jaotis– selle kirjutamise aluseks olnud põhjuste, faktide või sündmuste avaldus; II jaotis- vajadusel analüüsi hetkeolukorda ja too võimalikud variandid probleemi lahendamine; III jagu- konkreetsete leidude, arvamuste, taotluste või ettepanekute kirjeldus konkreetsete meetmete kohta, mida dokumendi koostaja arvates tuleks võtta		I jaotis- selle kirjutamise põhjuseks olnud faktide avaldus; II jaotis- hetkeolukorda selgitavate põhjuste kirjeldus. Ei sisalda järeldused ja ettepanekud
Märkmete tüübid juurdepääsetavuse astme järgi	<или>avatud dokument; <или>konfidentsiaalne dokument
Märkmete näited	Ettepanek konkreetse töötaja lisatasude kohta	Info turvateenistusele vabal päeval töötavate töötajate hoonesse sisenemise vajadusest	Tootmis- ja tehnikaosakonnale selgitus tootmisstandarditele vastava põhimaterjalide ületarbimise põhjuste kohta (lisa vormile nr M-29) heaks kiidetud ENSV Statistika Keskameti juhend 24.11.1982 nr 613

Maksustamise seisukohalt on olulised igasugused märkmed.

Teatud juhtudel võib märge koos muude dokumentidega toimida maksuarvestuses kulude põhjendamise ja dokumenteerimise esmase dokumendina. punkt 1 art. 252 Vene Föderatsiooni maksuseadustik, Näiteks:

• memo oma reklaamiteenus, mille kohaselt reklaamvideote tegelik kasutusperiood ei ületanud 12 kuud, aitas ettevõttel tõestada, et videod ei ole immateriaalne vara ja kanda kulud ühekordse summana maha. Moskva piirkonna föderaalse monopolivastase teenistuse resolutsioon 16. märtsist 2012 nr A40-100845/10-4-498;
• auto läbisõidu kinnitamiseks GPS-navigaatori näitude (odomeetri asemel) ja kütusekulu tuvastamise abil on vaja memo transpordiosakonna juhatajale töödejuhataja käest, et reisieelne ülevaatus odomeeter näitas viga punkt 1 art. 252, sub. 5 lk 1 art. 254 Vene Föderatsiooni maksuseadustik. Selle aruande (või muu dokumendi) alusel antakse välja korraldus auto juhtimiseks sisselülitatud navigaatoriga ja selle parandamiseks. saateleht tema tunnistust Föderaalse maksuteenistuse kiri 16. juulist 2010 nr ШС-37-3/6848;
• seletuskiri See võib olla kasulik:

• <или>lapse eest üksikisiku tulumaksusoodustuse saamiseks subp. 4 lõige 1 art. 218 Vene Föderatsiooni maksuseadustik, kui teie eelmisest töökohast pole 2-NDFL-i sertifikaati. Kui inimene pikka aega ei töötanud ja saab uuesti tööle, vajame tema selgitust sissetuleku puudumise kohta, tööajalugu ja kirjalik avaldus mahaarvamiseks Föderaalse maksuteenistuse kiri 30. juulist 2009 nr 3-5-04/1133@;
• <или>lahendada puhkusel viibimise sõidukulude tasumise küsimus. Kui töötaja teeb seda mitmes kohas või läbib läbisõidul peatuspunkte, on vaja töötaja seletuskirja ja tema reisidokumente. Tervise- ja Sotsiaalarengu Ministeeriumi kiri 20.02.2009 nr 194-13.

On selge, et kui noot on esmane dokument, siis peab see sisaldama kõiki sellise dokumendi üksikasju punkt 2 art. 21. novembri 1996. aasta seaduse nr 129-FZ artikkel 9.

Kuidas õigesti märkmeid kirjutada

Paljudel töötajatel on märkmete kirjutamine keeruline, sest see on nende jaoks ebatavaline töö. Ülesande lihtsustamiseks sätestage kohalikus õigustloovas aktis, näiteks büroojuhtimise juhendis, koostamise reeglid ja märkmete vormid ning tutvustage töötajaid. Juhendi fragment võib välja näha näiteks selline.

Kinnitatud Alpha LLC tellimusega
27.12.2011 nr 123

Juhised Alpha LLC kontori haldamiseks

4.10. Märkused (aruanded, ametlikud, selgitavad)

4.10.4. Iga märkus koostatakse järgmiste üksikasjadega:

• struktuuriüksuse nimetus - märkuse autor;
• dokumendi liigi nimetus - aruanne, ametlik või seletuskiri;
• dokumendi kuupäev - allkirjastamise kuupäev (araabia numbritega järjestuses: päev, kuu, aasta);
• adressaat - f. Ja. O. ja selle isiku asukoht, kellele märkus on adresseeritud (in daatiivne kääne);
• teksti pealkiri, mis peaks algama eessõnaga “O” või “About”;
• märkus rakenduse olemasolu kohta (kui see on olemas), näiteks: “Manus: 1 eksemplar. 3 l eest.”;
• koostaja allkiri (koostaja ametikoht; isiklik allkiri ja selle ärakiri (täisnimi)).

4.10.5. Tekst on kirjutatud ainsuse esimeses isikus.

Märkme tekst ei tohiks sisaldada tervitusi ega viimaseid soove.

4.10.6. Aruande, teeninduse ja selgitavad märkused on toodud juhendi lisades nr 15, 16, 17.

Kui töötaja peab märkuse kirjutama, andke talle valmis vorm, A parem proov. Toome näiteid erinevate nootide kujundusest.

Piiratud vastutusega äriühing "Alfa"

Raamatupidamine

tegevjuhile
Alpha LLC
I.I. Stasov

Personaliosakonna juhataja
S.V. Klimova
Seletuskirjas märgitud põhjused,
pidada lugupidamatuks.
Rakenda distsiplinaarkaristust
kommentaari vormis T.I. Bogdanova

Pearaamatupidaja
PÕRGUS. Žarova
Võtke meetmeid gaasiturbiinmootori taastamiseks

30.08.2012

SELETUSKIRI
kuupäevaga 30.08.2012 nr 12

Gaasi tollideklaratsiooni originaali kadumise põhjuste kohta

29.08.2012 kaotati selle dokumendi kopeerimisel 20.04.2012 (20.04.2012 nr 0007/5) roheliste herneste partii (Customs post Gatchinsky) tarne algne tollideklaratsioon. .

Kontorikoopiamasin ei ole mõeldud kerge paberitihedusega dokumentide automaatseks kopeerimiseks. Algne GTD, millel oli jälituspaberi tihedus, kopeeriti automaatselt koos teiste suurema paberitihedusega dokumentidega. Selle tulemusena tekkis ummistus ja algne gaasiturbiinmootor jäi koopiamasina rullide vahele kinni. Väljavõtmist püüdes rebenes dokument väikesteks, asendamatuteks ja loetamatuteks osadeks.

Dokumendiga on tutvutud:

30.08.2012

Pearaamatupidaja