Ennakkoraportit, kuinka toimia oikein. Ennakkoraportti, ennakkoilmoituslomake, lomakkeen täyttäminen

Yrityksen työntekijä voi vastaanottaa yrityksen kassalla tilivelvollisena varat, jotka hänen on käytettävä myöntämishakemuksessa mainittuihin tarkoituksiin. Työntekijän on raportoitava kolmen päivän kuluessa kulujen toteuttamisjakson päättymisestä (ilmoitetaan hakemuksessa). Tätä varten hän laatii ennakkoraportin, jonka tiedot on vahvistettava asianmukaisilla asiakirjoilla.

Kuluraportti on tilivelvollisen laatima asiakirja, jonka tarkoituksena on ottaa huomioon yhtiön aiemmin tiukasti määriteltyihin tarkoituksiin saadut varat.

Vastuuhenkilöt voivat olla vain yrityksen työntekijöitä. Heidän luettelonsa, joka osoittaa myös: mihin tarkoituksiin varoja voidaan myöntää, kulujen enimmäiskesto, aika, jonka aikana on tarpeen toimittaa raportti kirjanpitoon.

Uusi kassatoimintojen menettelytapa määrittelee listan kuluista, joita varten tilille lasketaan käteistä. Tämä on paperitavaroiden, taloustavaroiden, polttoaineiden, matka-, yleisyritysten, edustuskulujen jne. osto.

Tilivelvollisen henkilö voi saada varat pankkisiirrolla kortilleen. Tällöin hänen on myös toimitettava ennakkoilmoitus kirjanpitoon ajoissa.

Kulujen suorittamisen jälkeen työntekijän on tultava kirjanpitoon ja laadittava tämä asiakirja. Hän voi tehdä tämän manuaalisesti täyttämällä painetun lomakkeen tai antaa kaikki tositteet kirjanpitäjälle, joka hänen läsnä ollessaan laatii ennakkoasiakirjan erikoisohjelmassa. Jälkimmäisessä tapauksessa vastuuhenkilö tarkastaa asiakirjan antamisen jälkeen raportin yhteensopivuuden esitetyn asiakirjan kanssa ja allekirjoittaa sen.

Yritys käyttää AO-1 kuluraportin yhtenäistä muotoa tai sen pohjalta kehitettyä yhtiön omaa lomaketta.

Jos varat on käytetty aineellisen omaisuuden hankintaan, tositteisiin on liitettävä materiaalien kuittilaskut (kuittimääräys) ja merkintä, että ne on toimitettu varastoon.

Yrityksen pääkirjanpitäjä tarkastaa ennakkoraportin ja hyväksyy sen johtaja.

Raportoinnin jälkeen käyttämättä jääneiden varojen saldo on maksettava kassalle mennessä ja esimiesten hyväksymä ylikulutus on korvattava työntekijälle viimeistään.

Ennakkoraportin näytteen täyttö

Katsotaanpa tarkemmin, miten ennakkoraportti täytetään.

Asiakirjan yläreunaan kirjoitetaan sen yrityksen nimi, johon raportoija on rekisteröity, sen koodi, rakenneyksikön nimen alle. Työntekijän on ilmoitettava henkilötietonsa, asemansa, henkilöstönumeronsa. Myös täällä on täytettävä rivi, joka sisältää tiedot aiemmin saadun ennakkomaksun tarkoituksesta.

Taulukkoosa osoittaa tämän työntekijän raportin saldon tai ylityksen, jos sellainen on. On kuitenkin muistettava, että käteistä ei saa antaa tilille, jos työntekijä ei ole aiemmin tilittänyt liikkeeseen laskettuja varoja. Toisin sanoen kassasaldon läsnäolo tämän henkilön tilillä osoittaa käteismaksujen suorittamismenettelyn rikkomista.

Työntekijä täyttää alla tiedot tuloksena olevasta saldosta tai tilivelvollisten varojen ylikulutuksesta. Hänen on ilmoitettava tositteiden lukumäärä ja niiden arkkien lukumäärä, joilla ne sijaitsevat.

Kääntöpuolelle työntekijän on kirjoitettava muistiin tiedot kustakin tositteessa ja mainittava sen numero, laatimispäivämäärä, nimi ja kokonaissumma.

Vastuuhenkilö allekirjoittaa sitten raporttinsa.

Kirjanpidossa ennakkoraportille annetaan numero järjestyksessä ja siihen liitetään sen laatimispäivämäärä.

Osion "Kirjanpito" laatii kirjanpitäjä, joka jakaa syntyneet kulut kirjanpitotilien kesken. Näiden tietojen on vastattava kääntöpuolen tietoja.

Tilinpitäjä täyttää tositteen taakse oman puolensa ("Hyväksytty kirjanpitoon") ja kunkin tositteen analyyttiset kirjanpitotiedot.

Tarkastuksen jälkeen ääntenlaskijan on kirjattava menettelystään ja ilmoitettava sanoin hyväksyttävä määrä.

Ennakkoraportin allekirjoittaa yhtiön pääkirjanpitäjä, joka valvoo kirjaamisen oikeellisuutta ja varojen käytön tarkoituksenmukaisuutta.

Jos tämän raportin tulosten perusteella varoja on palautettu tai annettu, myös kassanhoitaja allekirjoittaa sen ja täyttää kassamääräystiedot.

Asiakirjan alaosassa on kuitti, joka kirjanpitäjän on erotettava ja luovutettava työntekijälle hyväksyessään hänet tarkastettavaksi. Se sisältää tiedot ennakkoraportista, sen määrästä ja toimitettujen vahvistuslomakkeiden lukumäärästä.

Ennakkoraporttia hyväksyessään johtajan on tehtävä asiakirjan oikeaan yläosaan asianmukainen merkintä, jossa kirjataan tosite kokonaismäärästä.

Vivahteita

Tilillä olevat varat voidaan laskea liikkeeseen ulkomaan valuutassa. Tällöin ennakkoraportissa täytetään nykyinen viitekorko, ja kääntöpuolelle on tehtävä merkinnät kokonaisindikaattoreista ulkomaan valuutassa ja sen rupla-arvossa, joka lasketaan ensimmäisellä sivulla ilmoitetulla kurssilla.

Ennakkoraportin täyttäminen tapahtuu tapauksissa, joissa yritysten ja organisaatioiden työntekijät saavat kirjanpitoosastolta tietyn määrän rahaa ammatilliseen toimintaansa liittyvistä kuluista.

TIEDOSTOT Avaa nämä tiedostot verkossa 2 tiedostoa

Useimmiten varoja myönnetään matkakuluihin tai yrityksen kotitaloustoimintoihin liittyviin kuluihin (paperitarvikkeiden, toimistopaperin, huonekalujen jne. osto). Mutta ennen rahoituksen myöntämistä kirjanpitäjän on saatava asianmukainen tilaus tai määräys yrityksen johtajalta, joka osoittaa ennakkomaksun tarkan määrän ja tarkoituksen.

Kulujen suorittamisen jälkeen rahat vastaanottanut työntekijä on velvollinen palauttamaan loppusumman yrityksen kassalle tai ylityksen tapahtuessa noutamaan ylimenetyt rahat kassalta. Tässä vaiheessa asiakirja nimeltä "Ennakkoraportti".

Kuinka tarkistaa kulut

Jäljellä olevia rahoja on mahdotonta palauttaa yrityksen kassalle vain sillä tavalla. Kirjanpitoosaston asiantuntijoille on siirrettävä paperit, jotka vahvistavat, että tilitettävät varat on käytetty täsmälleen niihin tarkoituksiin, joihin ne on annettu. Todisteena käytetään ensisijaisesti käteistä ja kuitteja, junalippuja, tiukkoja ilmoituslomakkeita jne. Kaikissa yllä olevissa asiakirjoissa on oltava selvästi luettavissa olevat tiedot, päivämäärät ja määrät.

Raportin laatimista koskevat säännöt

Toistaiseksi yhtenäistä, ehdottoman pakollista raporttinäytettä ei ole, mutta useimmat kirjanpitäjät vanhaan tapaan käyttävät mieluummin aiemmin yleisesti soveltuvaa lomaketta. Tämä on ymmärrettävää: se sisältää kaikki tarvittavat tiedot, mukaan lukien −

• tiedot rahan myöntäneestä organisaatiosta,
• ne vastaanottanut työntekijä
• tarkka rahamäärä
• tarkoituksiin, joihin ne on tarkoitettu.
• aiheutuneet kulut näkyvät myös tässä kaikkien tositteiden liitteenä. Lisäksi raportti sisältää rahat myöntäneen ja saldon hyväksyneen kirjanpitäjän sekä sen työntekijän, jolle tilivarat on myönnetty, allekirjoitukset.

Asiakirjaan ei tarvitse laittaa leimaa, koska se on osa yrityksen sisäistä asiakirjavirtaa, ja lisäksi vuodesta 2016 lähtien oikeushenkilöillä, kuten ennen ja yksittäisillä yrittäjillä, on täysi laillinen oikeus olla käyttämättä sinettejä ja leimoja vahvistamiseen papereista.

Asiakirja luodaan yhtenä alkuperäiskappaleena, eikä sen täyttämistä kannata viivytellä - lain mukaan se on annettava kolmen päivän kuluessa sen jälkeen kun rahat on käytetty.

Koska ennakkoraportti viittaa ensisijaiseen kirjanpitodokumentaatioon, se tulee täyttää erittäin huolellisesti ja yrittää välttää virheitä. Tapauksissa, joissa tätä ei voitu välttää, on parempi täyttää uusi lomake.

Esimerkki ennakkoraportin laatimisesta

Huolimatta asiakirjan vakavasta nimestä ja tärkeydestä, sen täyttäminen ei ole iso asia.

Asiakirjan ensimmäisen osan täyttää raportista rahat vastaanottanut työntekijä.

1. Alkuun kirjoitetaan yrityksen nimi ja sen OKPO-koodi () - näiden tietojen tulee vastata yrityksen rekisteröintipapereita. Syötä seuraavaksi kirjanpitoraportin numero ja sen laatimispäivämäärä.
2. Vasemmalla on muutama rivi yrityksen johtajan hyväksyttäväksi: täällä johtajan on koko raportin täyttämisen jälkeen maksettava summa sanoilla, allekirjoitettava ja päivättävä asiakirjan hyväksymispäivä.
3. Sitten tulee tiedot työntekijästä: ilmoitetaan rakenneyksikkö, johon hän kuuluu, hänen henkilöstönumeronsa, sukunimi, etunimi, sukunimi, ennakkomaksun asema ja tarkoitus.

Vasemmalle pöydälle vastuullinen työntekijä syöttää tiedot liikkeeseen lasketuista varoista, erityisesti ilmoittaa kokonaismäärän sekä tiedot valuutasta, jossa se on laskettu liikkeeseen (jos käytetään muiden maiden valuuttoja). Alla on saldon tai ylikulutuksen määrä.

oikeaan pöytään tiedot syöttää kirjanpitoasiantuntija. Tähän syötetään tiedot kirjanpitotileistä ja tapahtumista, erityisesti ilmoitetaan alatilit, joiden kautta rahat ja tietyt summat kulkevat.

Ilmoita taulukon alle kuluraportin liitteiden (eli kuluja vahvistavien asiakirjojen) määrä.

Kaikkien tarvittavien tietojen täytön jälkeen on pääkirjanpitäjän tarkastettava raportti ja siihen liitetyt paperit ja mainittava asianmukaisella rivillä (sanoin ja numeroin) raportille hyväksytty määrä.

Sitten raporttiin kirjataan kirjanpitäjän ja pääkirjanpitäjän nimikirjoitukset sekä tiedot jäljellä olevista tai ylikäytetyistä varoista - vaaditut solut osoittavat tietyn summan ja kassamääräyksen, jonka kautta se kulkee. Kassa, joka hyväksyi saldon tai myönsi ylityksen, allekirjoittaa myös asiakirjan.

Ennakkoraportin takapuolella on tiedot kaikista siihen liitetyistä asiakirjoista:

• niiden täydellinen luettelo, jossa on yksityiskohdat, myöntämispäivät, nimet, kunkin kulun tarkka summa (myönnetty ja hyväksytty kirjanpitoon),
• sekä sen kirjanpidon alatilin numero, jolle ne menevät.

Pöydän alle tilivelvollisen tulee laittaa allekirjoitus, joka todistaa syötettyjen tietojen oikeellisuuden.

Viimeinen osa (katkaisu-osa) sisältää kuitin kirjanpitäjältä, jolle vastuullinen työntekijä luovutti kuluja todistavat asiakirjat. Tässä on ilmoitettu

• työntekijän sukunimi, nimi, sukunimi,
• raportin numero ja päivämäärä,
• kulutukseen myönnettyjen varojen määrä (sanoin),
• sekä kustannukset vahvistavien asiakirjojen lukumäärä.

Sitten kirjanpitäjän on laitettava allekirjoitus ja asiakirjan täyttöpäivä asiakirjan alle ja siirrettävä tämä osa raportin jättäneelle työntekijälle.

Ennakkoraportti (lomake nro AO-1)

Ennakkoraportti- tämä on ensisijainen kirjanpitoasiakirja, joka vahvistaa etukäteen myönnettyjen tilittävien määrien menot ja liitteenä olevat tositteet. Ennakkoraportin täyttää ensin tilivelvollinen (saanut raha) ja se toimitetaan kirjanpitoon lisätarkistusta, johtajan hyväksyntää ja aiheutuneiden kulujen kirjaamista varten. Ennakkoraporttilomake on yhtenäisten lomakkeiden albumissa kassatapahtumien ja kassavaraston tulosten kirjanpitoon nimellä - Lomake nro AO-1.

Raportin mukaisen käteisen liikkeeseenlasku tapahtuu organisaation kassan kautta meno-kassamääräyksen mukaisesti, joka osoittaa tämän summan käyttötarkoituksen. Organisaation kirjanpidolla on oltava määräys, joka sisältää luettelon henkilöistä, joilla on oikeus saada varoja liiketoiminnan kuluraporttia vastaan ​​(mukaan lukien polttoaineiden ja voiteluaineiden osto). Vastaavassa määräyksessä tulee myös hyväksyä ehdot, joille ennakkomaksuja myönnetään (ne eivät ole laillisesti rajoitettuja). Matkakulurahojen myöntämisen perusteena on matkatodistus tai päällikön määräys lähettää työntekijä työmatkalle.

Viimeistään 3 työpäivän kuluessa sen ajanjakson päättymisestä, jolta ennakkomaksu on myönnetty, tai palattuaan työmatkalta, on tilivelvollisen toimitettava kirjanpitoon ennakkoraportti kulut vahvistavat asiakirjat ja suorita loppumaksu. Ennakkoraporttilomake laaditaan yhtenä kappaleena.

Ennakkoraporttilomake kahdenvälinen. Tilivelvollisen tulee etupuolelle merkitä organisaation nimi, ennakkoraportin numero ja täyttöpäivämäärä, koko nimensä, osasto, johon hän on rekisteröity, sekä mahdollinen henkilöstönumero, kuten sekä hänen asemansa ja ennakon tarkoituksensa. Alle ennakkoraportin etusivun vasemmalle puolelle vastuuhenkilö täyttää taulukon, jossa hän ilmoittaa tiedot edellisestä ennakosta, tällä hetkellä saaduista varoista, niiden kuluista, ylikulutuksesta tai saldosta.

AO-1-lomakkeen kääntöpuolelle vastuullinen henkilö kirjoittaa luettelon aiheutuneet kulut vahvistavista asiakirjoista (matkustustodistus, kuitit, kuljetusasiakirjat, kassasekit, myyntikuitit ja muut tositteet) sekä kustannusten suuruudesta. heille (sarakkeet 1-6). Ennakkoraporttiin liitetyt asiakirjat on numeroitu siinä järjestyksessä, jossa ne on kirjattu raporttiin. Ennakkoilmoituslomakkeen etupuolen rivi 1a, lomakkeet sekä kääntöpuolen sarakkeet 6 ja 8 täytetään, jos ennakko on annettu ulkomaan valuutassa (esimerkiksi työmatkaa varten), sääntöjen ja voimassa olevien lainsäädäntöä.

Ennakkoraportin jatkokäsittely kirjanpitäjän suorittama. Etupuolen taulukkoon "Kirjanpitokirjaus" hän kirjoittaa vastaavien tilien numerot ja summat, lomakkeen taakse kirjanpitoon hyväksyttyjen kulujen määrät (sarakkeet 7 - 8) ja tilit (alatilit) ), jotka veloitetaan näistä summista (sarake 9), on merkitty . Tarkastettuaan ennakkoraportin täytön, tositteiden laatimisen ja varojen käyttötarkoituksensa oikeellisuuden, kirjanpitäjän on tehtävä huomautus, että raportti on tarkastettu ja hyväksytty sopivassa määrässä (numeroin ja sanoin), täytettävä kuitti lomakkeen etupuolelle ja siirrä se tilivelvolliselle. Edelleen ennakkoilmoituslomakkeen etupuolelle merkitään kirjanpitäjän ja pääkirjanpitäjän allekirjoitukset otekirjoineen, tarvittaessa saldon tai ylimenon määrät sekä meno- tai kuittimaksumääräykset, esim. jossa lopullinen selvitys tehdään.

Vahvistettu ennakkoraportti tulee olla organisaation johtajan tai valtuutetun henkilön allekirjoittama (otteella), jota varten on vastaava rivi ennakkoilmoituslomakkeen etusivun yläreunassa. Hyväksynnän jälkeen asiakirja hyväksytään kirjanpitoon tilitettävien varojen poistosta. Käyttämättömän ennakon saldo on hyvitettävä kassalle, ylikulutus maksetaan tilivelvolliselle määrätyllä tavalla.

Ei ole sallittua - käteisen liikkeellelasku tilivelvolliselle, jolla on velkaa edellisestä ennakosta, ja ilmoituksen perusteella myönnettyjen käteisvarojen siirto toiselle henkilölle.

Katso myös:

Yleiset säännöt ennakkoilmoituksen täyttämisestä ovat seuraavat:

1. Selvitys laaditaan 3 arkipäivän kuluessa siitä, kun:

• sen ajanjakson päättyminen, jolle varat myönnettiin, ja joka on määritelty työntekijän hakemuksessa rahan liikkeeseenlaskua koskevassa raportissa;
• työntekijän töistä poistuminen, jos aika, jolle rahat myönnettiin, päättyi hänen sairautensa tai lomansa aikana;
• työntekijän paluu työmatkalta.

Työntekijän toimikauden rikkomisesta voidaan tuomita taloudellisesti.

"Työntekijä viivytti jälleen ensikokousta? Rangaista ruplalla" .

1. Selvitys laaditaan yhtenäisessä muodossa AO-1 tai organisaation hyväksymässä muodossa.

Voit ladata raporttilomakkeen verkkosivuiltamme. "Yhdistetty lomake nro AO-1 - ennakkoraportti (lataus)" .

1. Se täytetään työntekijän ja kirjanpitäjän yhteisillä ponnisteluilla.
2. Johtajan hyväksymä.
3. Raportin liitteenä vaaditaan asiakirjat, jotka vahvistavat työntekijälle aiheutuneet kulut - sekit, laskut, liput jne.

Kuinka täyttää ennakkoilmoitus

Ennakkoraportti voidaan jakaa ehdollisesti kolmeen osaan:

• Ensimmäisen (etuosan) täyttää kirjanpitäjä. Se kuvastaa asiakirjan tiedot (sen numero ja päivämäärä), tiedot organisaatiosta ja tilivelvollisesta, hänelle myönnetystä ennakkomaksusta, yhteenvetotiedot käytetyistä varoista ja kirjanpitotileistä, jotka kuvastavat niiden liikkumista ja poistumista, kuten sekä tiedot ylikulutuksen myöntämisestä työntekijälle tai häneltä käyttämättömän ennakon saamisesta.
• Toinen osa on repäisykuitti raportin hyväksymisestä tarkistettavaksi. Kirjanpitäjä täyttää sen, leikkaa sen pois ja antaa kirjanpitäjälle.
• Asiakirjan kolmas osa (AO-1-lomakkeen takapuoli) täytetään kollektiivisesti. Vastuullinen työntekijä heijastaa siihen rivi riviltä tiedot asiakirjoista, joilla hän vahvistaa tekemänsä kulut, sekä kulujen määrän "selvityksen mukaan". Ja kirjanpitäjä laittaa muistiin kirjanpitoon hyväksytyn summan ja kirjanpitotilin, jolle kulu "riitetään".

Raportin allekirjoittavat työntekijä, kirjanpitäjä ja pääkirjanpitäjä. Sitten se toimitetaan johtajalle hyväksyttäväksi - vastaava leima on asiakirjan etupuolella.

MERKINTÄ! Ennakkoraportti voidaan laatia paitsi paperilla myös sähköisessä muodossa.

Lue lisää tästä artikkelista "Ennakkoraportti voidaan allekirjoittaa sähköisellä allekirjoituksella" .

Kuluraportit vuonna 2019: mistä voit nähdä esimerkin ja ladata näytetäytteen ilmaiseksi

Ennakkoraportteihin ei tehty muutoksia vuonna 2019 (sekä vuosina 2017-2018) - tämä asiakirja on vielä täytettävä. Jos ennakkoilmoitus laaditaan sähköisessä muodossa, on kaikkien sen täyttämiseen osallistuvien työntekijöiden käytettävä sähköistä allekirjoitusta (Valtiovarainministeriön kirje 08.20.2015 nro 03-03-06/2/48232).

Voit tutustua esimerkkiin ja näytteeseen ennakkoraportin täyttämisestä verkkosivuillamme. Tarkastellaanpa hypoteettista esimerkkiä.

Oletetaan, että 21. tammikuuta 2019 X LLC myönsi työntekijälleen O. D. Smirnoville rahaa 20 000 ruplaa. 5 tulostimien värikasetin ostoon. Käyttämättömiä ennakkomaksuja ei ollut. Osto tehtiin samana päivänä ja työntekijä teki ilmoituksen seuraavana päivänä eli 22.1.

Työntekijä käytti vain 18 950 ruplaa. (Osto ei ollut arvonlisäverovelvollinen, koska myyjä soveltaa yksinkertaistettua verotusjärjestelmää). Käyttämättömät varat 1 050 ruplaa. hän palasi kassalle välittömästi toimitettuaan raportin kirjanpitoon.

Tässä on esimerkki ennakkoraportin täyttämisestä tätä tilannetta varten.

Artiklan 1 kohdan mukaan 21. marraskuuta 1996 annetun lain N 129-FZ (jäljempänä laki N 129-FZ) 9 §:n mukaan kaikki organisaation suorittamat liiketoimet on dokumentoitava todistusasiakirjoilla. Sellaisenaan käytetään ensisijaisia ​​kirjanpitoasiakirjoja. Vaatimukset, jotka niiden on täytettävä, jotta ne voidaan hyväksyä kirjanpitoon, esitetään pykälän 2 momentissa. Lain N 129-FZ 9 §. Joten pääsääntöisesti "ensisijainen" olisi laadittava ensisijaisen kirjanpitoasiakirjan yhtenäisten lomakkeiden albumeihin sisältyvässä muodossa. Poikkeuksia ovat tapaukset, joissa tällaisissa albumeissa ei ole erityistä muotoa. Silloin riittää, että asiakirja sisältää samassa 2 momentissa annetut pakolliset tiedot. Lain N 129-FZ 9 §.
Art. 313 verokoodi ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat- yksi tavoista vahvistaa verokirjanpitotiedot. Esimerkiksi Art. Koodeksin 252 mukaan voittojen verotusta varten hyväksytään vain dokumentoidut kulut, nimittäin ne, jotka on vahvistettu Venäjän federaation lainsäädännön tai yritystapojen mukaisesti laadituilla asiakirjoilla. Toisin sanoen, jotta "ensisijainen organisaatio" voisi toimia "perusteena" verokirjanpidon kannalta, sen on myös täytettävä 2 momentin vaatimukset. Lain N 129-FZ 9 §.
Yksi ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen muodoista, joka on hyväksytty Venäjän valtion tilastokomitean 1. elokuuta 2001 annetulla asetuksella N 55, on (lomake N AO-1). Venäjän valtion tilastokomitean samalla asetuksella N 55 hyväksytyn yhtenäisen "Ennakkoraportti" -lomakkeen käyttöä ja täyttämistä koskevien ohjeiden (jäljempänä "ohjeet") mukaan sitä käytetään tilivelvollisille myönnettyjen varojen kirjanpitoon. henkilöitä hallinto- ja yrityskuluihin.
Joten käteismaksujen suorittamista koskevan menettelyn kohdan 11 mukaan (hyväksytty Venäjän keskuspankin hallituksen päätöksellä, päivätty 22. syyskuuta 1993 N 40, jäljempänä "menettely") organisaatioilla on oikeus laskea liikkeeseen käteistä rahaa. työntekijöille kassasta taloudellisiin ja toiminnallisiin tarpeisiin sekä kuluihin, jotka liittyvät . Samalla henkilöt, jotka ovat saaneet käteistä ilmoitusta vastaan, ovat velvollisia esittämään kirjanpidolle viimeistään kolmen työpäivän kuluttua sen määräajan päättymisestä, jolle ne on myönnetty, tai siitä päivästä, jona he palaavat työmatkalta. osastolle raportin käytetyistä määristä ja tehdä niistä lopullinen selvitys. Se on koottu vain muotoon N AO-1 yhdeksi kopioksi ja samalla se voidaan täyttää sekä manuaalisesti että tietokoneella. Sitä ei kuitenkaan missään tapauksessa voida tallentaa vain sähköisessä muodossa. Se on tulostettava ja allekirjoitettava paitsi kirjanpitäjän ja tilivelvollisen työntekijän, myös pääkirjanpitäjän ja organisaation johtajan toimesta.

Täyttötilaus

Ennakkoraportti on siis kaksipuolinen asiakirja, jonka täyttää paitsi vastuuhenkilö, myös kirjanpitäjä.
Raportista rahat vastaanottanut työntekijä ilmoittaa lomakkeen kääntöpuolella sarakkeissa 2 - 4 aiheutuneet kulut vahvistavien asiakirjojen tiedot (päivämäärä, numero ja nimi) ja sarakkeessa 5 - kulujen määrän. niitä. Jos rahat on laskettu liikkeeseen ulkomaanvaluuttana, sarakkeessa 6 tulee näkyä myös valuuttamääräinen määrä.
Kaikki nämä asiakirjat, mukaan lukien käteis- ja myyntikuitit, rahtikirjat, tiukat raportointilomakkeet, kuljetusasiakirjat (matkaliput, kupongit) jne., ovat raportin liitteenä. Samalla tilivelvollisen on numeroitava ne siinä järjestyksessä, jossa ne on kirjattu raporttiin.
Tarkastettuaan esitettyjen tietojen oikeellisuuden, varojen kohdennetun käytön, tositteiden saatavuuden, niiden toteuttamisen ja summien laskennan oikeellisuuden, kirjanpitäjä alkaa täyttää ennakkoraporttia. Hän antaa asiakirjalle sarjanumeron, merkitsee päivämäärän ja merkitsee lomakkeen etupuolelle sen rakenneyksikön nimen, jossa vastuuhenkilö työskentelee, sukunimensä ja nimikirjaimet, henkilönumeron, aseman sekä hänelle myönnetyn ennakkomaksun tarkoitus.
Samalla työntekijälle annetaan kuitti, jossa todetaan, että raportti ja sitä tukevat asiakirjat on hyväksytty tarkistettavaksi, joka on lomakkeen N AO-1 repäistävä osa, joka sijaitsee alla etupuolella. Tässä kirjanpitäjän on ilmoitettava koko nimi. tilivelvollisen tiedot ennakkoilmoituksesta, johon kuitti on liitetty, myönnettyjen varojen määrä sekä tositteiden ja niiden arkkien lukumäärä sekä allekirjoitus.
Ennakkoilmoituksen kääntöpuolelle sarakkeessa 7 kirjanpitäjän on kirjattava kunkin tositteen osalta kirjanpitoon hyväksytyt kulumäärät. Sarakkeeseen 9 merkitään kirjanpidon tilit (alatilit), joilta veloitetaan näitä määriä. Kaikki tiedot siirretään raportin etupuolella olevaan taulukkoon, joka sijaitsee oikealla. Takana oleva sarake 8 täytetään, jos tilivelvollisella on sarakkeen 6 tiedot, eli jos rahat on laskettu liikkeeseen ulkomaan valuutassa. Se osoittaa kirjanpitoon hyväksyttyjen kulujen määrän "valuuttana".
Syötä etupuolen vasemmalla olevaan taulukkoon tiedot edellisen ennakkomaksun saldosta tai ylikulutuksesta sekä tiedot nykyisestä ennakkomaksusta ("Saanut yhteensä", "Käytetty", "Saldo", " Ylikulutus"). Tässä tapauksessa rivi 1a täytetään vain, jos tilivelvolliselle on saatu rahaa ulkomaan valuutassa.
Taulukoiden alla on ilmoitettu ennakkoraportin kokonaismäärä tarkastuksen jälkeen ("Hyväksytään määränä") sekä siihen liitettävien tositteiden ja niiden arkkien lukumäärä. Seuraavaksi kiinnitetään kirjanpitäjän ja pääkirjanpitäjän allekirjoitukset, ja itse raportti toimitetaan organisaation johtajalle, joka laittaa allekirjoituksensa ja hyväksymänsä summan sanoin ja numeroin lomakkeen etupuolelle yläreunaan. oikea kulma.
Hyväksytyn raportin perusteella tehdään loppuselvitykset työntekijän kanssa ennakkoilmoituksen mukaan.
Menettelytavan 13 kohdan mukaan käteisen vastaanotto yritysten kassoihin tapahtuu pääkirjanpitäjän tai yrityksen päällikön kirjallisella määräyksellä siihen valtuutetun henkilön allekirjoittamien kassanottotodistusten mukaan. Saapuvan kassamääräyksen mukaan tilivelvollisen käyttämättä jäänyt ennakkomaksu on toimitettava kassalle.
Käteisen käteisen anto kassasta on Menettelyn kohdan 14 mukaisesti annettava tilin käteistodistuksella. Vastaavasti, jos ylimenoa on tapahtunut, se palautetaan työntekijälle tilille käteisvaroitusosuudella.
Luotto- tai veloitusmääräyksen tiedot sekä summa, jolle se on laadittu, on myös ilmoitettu kuluraportin etupuolella ja varmentaa kassan allekirjoituksella ja päivämäärällä.

Esimerkki . P.A. Polyus LLC:ssä sihteerinä työskentelevä Skvortsova sai tehtäväkseen ostaa paperitavarat tulevaan osakeyhtiön osallistujien kokoukseen. Näihin tarkoituksiin kirjanpitäjä-kasso antoi yrityksen päällikön määräyksestä Skvortsovalle 10 000 ruplaa. Tilauksen toteuttamiseen oli varattu viisi työpäivää, 26. heinäkuuta sihteeri osti paperitavarat 7380 ruplan arvosta ja 27. heinäkuuta hän laati yhdessä kirjanpitäjän kanssa ennakkoraportin. Yrityksen johtaja hyväksyi raportin samana päivänä ja Skvortsova maksoi käyttämättä jääneen saldon kassalle 27.7.2011 päivätyn kassamääräyksen N 54 mukaisesti.

Yhtenäinen muoto N AO-1

Lomakkeen N AO-1 kääntöpuoli

Optimoinnin rajat

Haluttaessa organisaatio voi viimeistellä minkä tahansa yhtenäisen perusdokumentaation. Tällaisen oikeuden antaa hänelle 24. maaliskuuta 1999 annetulla Venäjän valtion tilastokomitean asetuksella N 20 hyväksytty kirjanpidon yhtenäisten muotojen soveltamista koskeva menettely. Ennakkoraportti ei ole poikkeus. Erityisesti voit käsitellä sen muotoa täysin vapaasti: kaventaa tai laajentaa sarakkeita ja rivejä, sisällyttää lomakkeeseen lisärivejä ja irrallisia arkkeja tarvittavien tietojen sijoittamisen ja käsittelyn helpottamiseksi. Venäjän valtiovarainministeriö suostui tähän 8.7.2011 päivätyllä kirjeellä nro 03-03-06/1/414.
Lisäksi organisaatio voi tarvittaessa täydentää lomaketta N AO-1 vaadituilla tiedoilla, mitä rahoittajat eivät myöskään vastusta. Niitä tiedoista, jotka jo ennakkoraportissa on, yrityksellä ei kuitenkaan ole oikeutta poistaa siitä, viranomaiset korostavat (mukaan lukien koodi, lomakenumero, asiakirjan nimi). Näin ollen, vaikka LLC:llä on vain ei-käteinen maksutapa "tilinpidon" kanssa käyttämällä yritysten luotto- ja pankkikortteja, yritys ei voi sulkea pois lomakkeesta kenttiä, jotka kuvaavat rahan laskemista kassasta ja tallettamista se.
Erityisesti edellä mainitussa kirjeessä talousosaston asiantuntijat tulivat siihen tulokseen, että esimerkiksi voiton verotusta varten verovelvollisen on toimitettava ennakkoilmoitus joko tiukasti yhtenäisen lomakkeen N AO-1 mukaisesti, tai sen muunneltu versio, mutta tiukasti kohdan 2 vaatimusten mukaisesti rkl. Lain N 129-FZ 9 § ja Venäjän valtion tilastokomitean päätöslauselma N 20 pakollisten tietojen saatavuudesta. Samalla kaikkiin lomakkeeseen tehtyihin muutoksiin on liitettävä organisaation asianmukainen organisatorinen ja hallinnollinen asiakirja; Toisin sanoen ennakkoraportin lopullinen muoto tulee vahvistaa organisaation kirjanpitopolitiikassa.