Testit

Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen laatimista koskevat säännöt. Luettelo ensisijaisista kirjanpitoasiakirjoista

Asiakirja latinasta käännettynä tarkoittaa todisteita, todisteita, joten kaikki liiketapahtumat laaditaan asiakirjalla, joka vahvistaa sen toteutumisen ja tekee kirjanpidosta lainmukaisen. Asiakirjan ansiosta tiedetään tarkasti paikka, aika, kirjanpidon kohde ja vastuuhenkilöt. Kirjanpidossa oleva asiakirja vahvistaa kaikkien käyttötilien laillisuuden ja pätevyyden.

Osana kirjanpitoasiakirjoja on (kuva 5.2):

Riisi. 5.2. Kirjanpitoasiakirjojen kokoonpano

Ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat

Alla ensisijainen kirjanpito ymmärtää kirjanpitoprosessin alkuvaiheen, joka mittaa liiketapahtuman tiedot ja rekisteröi ne asiakirjoihin. Asiakirjat on laadittava tapahtumahetkellä tai välittömästi sen jälkeen, ne ovat ensisijaisia kirjanpitoasiakirjoja, joiden perusteella kirjanpitoa pidetään.

Asiakirjat hyväksytään kirjanpitoon, jos ne on laadittu asianmukaisesti ja sisältävät vaaditut tiedot. Rekvisiitit ovat asiakirjan sisältämiä ominaisuuksia ja indikaattoreita, kuten:

Asiakirjan nimi;

asiakirjan laatimispäivämäärä;

sen organisaation nimi, jonka puolesta asiakirja on laadittu;

Liiketoimien mittarit fyysisinä ja rahallisesti;

liiketoimesta vastuussa olevien viranomaisten nimet ja sen toteuttamisen oikeellisuus;

mainittujen henkilöiden henkilökohtaiset allekirjoitukset salauksen purkulla.

Kaikilla ensisijaisilla asiakirjoilla on yhtenäiset eli vakiolomakkeet. Tärkeimmät ensisijaiset asiakirjat ovat: varojen vastaanottoa ja myöntämistä koskevat asiakirjat (saapuvat ja lähtevät käteismaksumääräykset), varojen siirto käyttötililtä (maksumääräykset), materiaalien vastaanottaminen ja myöntäminen (valtakirjat, vaatimukset, vastaanottotodistukset) jne. . Asiakirjat jaetaan myös sisäisiin, joita käytetään suoraan yrityksessä, ja ulkoisiin, jotka tulevat muilta yksityishenkilöiltä ja oikeushenkilöiltä.

Ensisijaisten asiakirjojen perusteella laaditaan kirjanpitokirjaukset ja tuotetaan alkutiedot, joita käytetään jatkokäsittelyyn, jotta "saataisiin erilaisia yrityksen toimintaa kuvaavia taloudellisia indikaattoreita.

Kirjanpitorekisterit

Tämän jälkeen perusasiakirjojen mukaisesti laaditut kirjanpitokirjaukset siirretään ja ryhmitellään kirjanpitorekistereihin. Näin ollen rekistereissä on toissijaista tietoa, jonka lähde oli asiakirjoja. Kirjanpitorekisterit ovat tilatun tiedon kantajia, joihin on systematisoitu liiketapahtumien merkit ja tunnusluvut.

Kirjanpitorekisterit eroavat ulkonäön, kirjanpitotavan ja sisällön osalta.

Tekijä: ulkomuoto kirjanpitorekisterit on jaettu kirjoihin, kortteihin ja ilmaislehtiin. Ensimmäisiä kirjanpitorekistereitä voidaan kutsua aittakirjoiksi, joita kauppiaat pitivät tavaroitaan tilittääkseen. Liiketoimien määrän lisääntyessä alettiin käyttää muunlaisia kirjoja: materiaalien, käteisen jne. vastaanoton ja kulutuksen kirjanpitoon. Myöhemmin työn jakamiseksi kirjanpitoa, kortteja ja ilmaislehtiä pitävien työntekijöiden kesken. alettiin käyttää kirjojen sijasta. Kortit on tarkoitettu pääsääntöisesti järjestämään erilaisten analyyttisen kirjanpidon kohteiden kirjanpitoa, esimerkiksi varastokortit käyttöomaisuuden kirjanpitoon, kortit varaston materiaalien kirjanpitoon. Ilmaiset lomakkeet ovat suurimuotoisia kirjanpitorekistereitä, jotka sisältävät enemmän tietoa kuin kortit. Ilmaislehti sisältää lausunnot, tilauspäiväkirjat jne.

Tekijä: tapa tehdä kirjanpitorekisterit on jaettu kronologisiin, systemaattisiin ja yhdistettyihin. Kronologisiin rekistereihin toiminnot kirjataan peräkkäin, niiden valmistuminen, tällaisiin rekistereihin kuuluvat rekisteröintipäiväkirjat. Järjestelmällisissä rekistereissä tapahtumat ryhmitellään lisäksi taloudellisen sisällön mukaan, esimerkiksi kassakirja, materiaalikirjanpitokortit jne.

Kirjanpitoasiakirjat

Kysymykseen siitä, mikä on kirjanpitäjän työn tulos, voidaan vastata yhdellä sanalla - raportointi. Raportointiasiakirjat laaditaan kunkin vuosineljänneksen lopussa kirjanpitorekisterien mukaisesti.

Raportointi- tämä on joukko lomakkeita ja indikaattoreita sekä niitä koskevia selittäviä materiaaleja, jotka heijastavat yrityksen taloudellisen ja taloudellisen toiminnan tuloksia.

Liittovaltion kirjanpitolain, 21. marraskuuta 1996 nro 129-FZ, mukaisesti yritys toimittaa neljännesvuosittaiset ja vuosittaiset tilinpäätökset tietyssä määrässä vakiolomakkeita. Nämä tilinpäätöslomakkeet toimitetaan verovirastolle kuukauden kuluessa vuosineljänneksen päättymisestä ja kolmen kuukauden kuluessa vuoden päättymisestä. Lisätiedot toimitetaan tilastotoimistolle.

Osavuosikatsaus sisältää taseen (lomake nro 1) ja tuloslaskelman (lomake nro 2). Vuosikertomuksen tulee sisältää myös:

laskelma oman pääoman muutoksista (lomake nro 3);

kassavirtalaskelma (lomake nro 4);

taseen liite (lomake nro 5);

selvityksen selitys.

Tärkeimmät raportointivaatimukset ovat:

luotettavuus – raportoinnin tulee heijastaa todellisia liiketoimia, jotka voidaan helposti todentaa;

täydellisyys – raportin tulee sisältää kaikki asianomaisille osapuolille tarvittavat tiedot ja asiaankuuluvat huomautukset;

puolueettomuus – raportoinnin ei pitäisi heijastaa kenenkään henkilöiden etuja;

jatkuvuus - raportointilomakkeiden ja niiden sisällön soveltamisjärjestys raportointijaksosta toiseen.

Asiakirjan kulku

Alla asiakirjavirta kirjanpidossa he ymmärtävät asiakirjojen kulkujärjestyksen ja -polun kaikissa tapauksissa niiden laadinnasta arkistointiin asti.

Ensisijaisten asiakirjojen liikkumista kirjanpidossa säätelee työnkulkusuunnitelma, jonka kirjanpitäjä laatii ja jonka yrityksen johtaja hyväksyy. Työnkulkuaikataulussa määritellään ensisijaisten asiakirjojen käyttötarkoitus, niiden toteuttamismenettely ja arkistoon toimittamisen määräajat. Työnkulkuaikataulu voidaan laatia kaavion, aikataulun tai työluettelon muodossa, josta käyvät ilmi tekijät ja asiakirjojen siirron ajoitus. Jokaiselle toimeksiantajalle annetaan ote työnkulkusuunnitelmasta, jossa on lueteltu hänen toiminta-alaan liittyvät asiakirjat ja niiden toimittamisen määräajat.

Työnkulkuaikataulun toteutumista valvoo pääkirjanpitäjä.

Kaikki perusasiakirjat, kirjanpitorekisterit, kirjanpitoraportit ja taseet siirretään arkistoon. Asiakirjat arkistoon siirtämiseen asti säilytetään kirjanpitoosastolla erityisissä kaapeissa tai kassakaapeissa.

Asiakirjojen säilyttämiselle arkistossa on tiettyjä sääntöjä ja ehtoja. Esimerkiksi ensisijaisia ja kirjanpitoasiakirjoja säilytetään 5 vuotta, inventaarioasiakirjat, tilintarkastusraportit - 3 vuotta, kirjanpitoraportit ja taseet, neljännesvuosittaiset taseet - 3 vuotta, vuosittaiset - 10 vuotta, työntekijöiden ja työntekijöiden henkilökohtaiset tilit - 75 vuotta. , jne.

Kirjanpidon virheiden korjaus

Kirjanpitoasiakirjat on täytettävä oikein ja selkeästi, ilman täpliä ja korjauksia. Mutta joskus kirjanpidossa on virheitä.

Virheet voivat olla paikallisia, kun tiedot ovat vääristyneet yhdessä asiakirjassa, esimerkiksi päivämäärä on kirjoitettu väärin, tai transitiivisia - jos virhe kulkee automaattisesti useiden kirjanpitorekisterien läpi, esimerkiksi jos jonkin toimenpiteen summa on ilmoitettu väärin. Rahatapahtumia toteuttavissa asiakirjoissa oikaisut eivät ole sallittuja, vaan ne kirjoitetaan uudelleen.

Yleisimmät virheenkorjaustavat ovat:

oikoluku;

"punainen puoli";

lisämerkintä.

klo oikoluku menetelmällä virheellinen teksti tai määrä yliviivataan ohuella viivalla niin, että korjattu merkintä näkyy ja oikea teksti kirjoitetaan päälle. Tämäntyyppinen korjaus on määritelty marginaaleissa, jotka osoittavat korjauksen tehneen henkilön allekirjoituksen.

Menetelmä "punainen puoli" sovelletaan, kun laskelmissa ilmoitettu määrä on suurempi kuin sen pitäisi olla. Tällöin punaiseen tahnaan (kynään) tehdään lisämerkintä korjattavan määrän selventämiseksi tai se kehystetään. Punaista käänteismerkintää pidetään negatiivisena arvona, joten tämä summa vähennetään laskettaessa loppusummaa.

Esimerkiksi tilin 20 veloituksella ja tilin 70 hyvityksellä 528 r:n sijaan. määrä on 582 ruplaa. Kun virhe korjataan "punaisella peruutusmenetelmällä", ylimääräinen summa (54 ruplaa) kirjataan tileille punaisella tahnalla tai kehystettynä. Lopullisissa laskelmissa tämä summa vähennetään.

Tili 20 "Päätuotanto"

Menetelmä lisämerkintä käytetään, jos merkintä tehdään pienemmällä määrällä kuin sen pitäisi olla. Tässä tapauksessa summan erolle tehdään lisäkirjaus samoilla tilien kirjeenvaihdoilla.

Esimerkiksi liiketoimi saatettiin päätökseen, materiaalit kirjattiin tuotantoon 18615 ruplaa. Kirjanpitotileissä on 16 815 ruplaa. Kun virhe korjataan lisäkirjausmenetelmällä, puuttuva summa (1800 ruplaa) kirjataan tileille samalla kirjauksella.

Tili 20 "Päätuotanto"

Kaikki yrityksessä suoritetut liiketapahtumat on dokumentoitava virheettömästi. Jokaisesta liiketoimesta on laadittava asianmukaiset peruskirjanpitoasiakirjat.

Ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat - mikä koskee niitä?

Ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat on jaettu hallinnollisiin ja vastuussa oleviin.

Ensin mainitut sisältävät ennen kaikkea erilaiset tilaukset, tilaukset erilaisten toimintojen suorittamiseksi. Pääsääntöisesti yrityksen johto hyväksyy nämä lomakkeet.

Vapauttaviin tuomioihin kuuluvat asiakirjat, jotka vahvistavat liiketoimen tosiasian.

Myös hallinnolliset ja vapauttavat lomakkeet voidaan yhdistää yhdeksi kirjanpitoasiakirjaksi, joka sisältää sekä määräyksen toimenpiteen suorittamisesta että vahvistuksen tämän toimenpiteen suorittamisesta.

Vapauttavia kirjanpitoasiakirjoja voidaan muuten kutsua ensisijaiseksi kirjanpidoksi. Ensisijaiset kirjanpitolomakkeet ovat ensimmäinen todiste tapahtumasta, ja ne ovat pakollisia heijastamaan tapahtumaa kirjanpidossa. Kaikki kirjanpitoon tehdyt kirjaukset tulee ottaa huomioon vasta oikein laaditun tositteen saapumisen jälkeen. Tärkeä sääntö muistaa: "Ei asiakirjaa - ei johtoja!"

On tärkeää, että sillä on vapauttava muoto, vaan myös sen oikea muotoilu. Virheiden esiintyminen voi tehdä siitä virheellisen, joten minkä tahansa lomakkeen vastaanottamisen jälkeen on välttämätöntä tarkistaa kaikki rivit oikein. Muista tarkistaa vastuuhenkilöiden allekirjoitukset, sinetin olemassaolo ja sen on oltava selkeä ja luettava. Vain oikealla suunnittelulla voit olla varma, ettei sinulla ole jatkossa ongelmia tarkastusviranomaisten kanssa. Asianmukaisesti toteutettujen kirjanpitoasiakirjojen on sisällettävä tietyt tiedot.

Ensisijaisten asiakirjojen pakolliset tiedot:

lomakkeen nimi ja koodi;
Valmistuspäivämäärä;
yrityksen nimi;
liiketoimen tyyppi ja sisältö;
operaation luonnolliset ja rahamittarit;
vastuuhenkilöiden allekirjoitukset.

Venäjän valtion tilastokomitea on vahvistanut yhtenäiset lomakkeet ensisijaisista asiakirjoista, joita tulee käyttää liiketoimien käsittelyssä.

Vakiomuotoisia ensisijaisia kirjanpitoasiakirjoja käytetään kassatapahtumien, käyttöomaisuuden, aineettomien hyödykkeiden, vaihto-omaisuuserien, kaupankäyntitoimintojen sekä niihin liittyvien liiketoimien kirjanpitoon.

Jos olemassa oleviin yhtenäisiin lomakkeisiin on tehtävä muutoksia, täydennettävä niitä tiedoilla ja tarvittavilla riveillä, yrityksen on annettava tilaus tai tilaus lisätietojen syöttämiseksi. Kun vaihdat ensisijaisen kirjanpitotositteen vakiomuotoa, on syytä muistaa, että jo olemassa olevia tietoja ei voi poistaa, voit vain täydentää niitä.

Jos yhtenäistä lomaketta ei hyväksytä millekään ensisijaiselle kirjanpitoasiakirjalle, organisaatio kehittää itsenäisesti itselleen sopivan lomakkeen, tässä tapauksessa muunneltujen lomakkeiden päävaatimukset ovat kaikkien edellä mainittujen pakollisten tietojen läsnäolo.

Perusasiakirjojen allekirjoitusoikeus voidaan antaa vain tietylle henkilöpiirille, jonka nimi- ja asemaluettelon tulee näkyä vastaavassa asiakirjassa tietyn asiakirjan allekirjoitusoikeuden saamiseksi (voit ladata esim. asianajaja linkistä).

Jos jo laaditussa ensisijaisessa kirjanpitotositteessa on virhe, sen muokkaaminen on sallittua, jos se ei ole kassa- tai pankkilomake. Jälkimmäisen osalta korjauksia ei sallita. Jos rahalomakkeissa tehdään virheitä, tällainen lomake yliviivataan ja heitetään pois, minkä jälkeen täytetään uusi lomake. Esimerkkejä lomakkeista, jotka eivät salli oikaisua, ovat kassakuitti- ja menomääräys, kassasekki ja ilmoitus käteismaksusta.

Korjaukset ensisijaisiin kirjanpitoasiakirjoihin tehdään seuraavasti: on tarpeen yliviivata väärin ilmoitetut tiedot ja kirjoittaa oikeat tiedot päälle, sen vieressä on ilmoitettava muutoksen päivämäärä, allekirjoitus. Lomakkeen korjauksista on sovittava tämän lomakkeen laatineiden ja allekirjoittaneiden henkilöiden kanssa. Sovittaessa korjauksen viereen on ilmoitettava lause: "korjattu ja sovittu".

Ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat. Hoito

Yritykseen tullessa tarkastetaan ensisijaisten kirjanpitotositteiden täytön oikeellisuus: ovatko kaikki rivit täytetty, ovatko summat laskettu oikein, onko allekirjoituksia ja sinettejä, onko kaikki tiedot syötetty oikein. Tämän jälkeen lomake on rekisteröitävä erityisiin päiväkirjoihin. Esimerkiksi palkkalomake T-53 rekisteröidään palkkarekisterilomakkeella T-53a, ja saapuvat ja lähtevät kassamääräykset rekisteröidään saapuvien ja lähtevien kassatositteiden rekisteriin lomakkeella KO-3. Rekisteröinnin jälkeen asiakirjat siirretään säilytettäväksi kirjanpitoon, jossa ne arkistoidaan asianmukaisiin kansioihin ja säilytetään siellä tietyn ajan. Tietyn ajan kuluttua asiakirja siirretään arkistoon. Ensisijaisten asiakirjojen säilytysajan määrää ja säätelee arkistolaki. Kirjanpitoasiakirjojen säilytystä ja systematisointia yrityksessä kutsutaan dokumenttien hallitukseksi. Lue lisää asiakirjojen säilyttämisestä ja tuhoamisesta.

Lakia, joka määrittää ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen säilyttämisen ehdot, kutsutaan liittovaltion laiksi 22. lokakuuta 2004 nro 125-ФЗ "Arkistointi Venäjän federaatiossa".

Järjestön johtaja vastaa varastoinnin ja hävittämisen asianmukaisesta järjestämisestä. Pääkirjanpitäjä on vastuussa asiakirjojen turvallisuudesta ja asianmukaisesta toteuttamisesta.

Verkkosivustoltamme voit ladata monia lomakkeita ja lomakkeita ensisijaisista kirjanpitoasiakirjoista "" -osiossa, josta löydät sekä tyhjiä lomakkeita että näytteitä niiden täyttöstä ja lyhyitä rekisteröintisuosituksia. Oikean lomakkeen löytämisen helpottamiseksi ne on jaettu osiin, joista voit helposti ymmärtää ja löytää oikean lomakkeen.

Video oppitunti. Asiakirjojen poistaminen 1C-kirjanpidossa: vaiheittaiset ohjeet

Käytännön video-opastus asiakirjojen poistamisesta 1C-kirjanpidossa 8.3. Johtaja Likina Olga: "Accounting for dummy" -sivuston asiantuntija, LLC:n "M.video management" palkkakirjanpitäjä. Oppitunti sisältää vaiheittaiset ohjeet asiakirjojen poistamiseen.

Videotunti "Kuinka laaditaan ensisijainen dokumentaatio yritykselle"

Katso videotunti sivuston "Nukkejen kirjanpito" opettaja Gandeva N.V.

Ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat ovat tärkeitä sekä kirjanpidossa että verovelan määrää määritettäessä. Ensisijaisten kirjanpidon tositteiden laatimisesta vastaavan yrityksen asiantuntijan on tärkeää ymmärtää selkeästi niiden sisältö ja muoto sekä kirjanpitorekisterien ylläpidon erityispiirteet.

Ensisijaisen asiakirjan rooli kirjanpidossa

Ensisijaiset asiakirjat ovat asiakirjoja, joiden avulla yritys laatii yrityksessä tapahtuneet taloudelliset tapahtumat (6.12.2011 nro 402-FZ kirjanpitolain 1 §, 9 §).

Ensimmäinen asia, jonka minkä tahansa organisaation kirjanpitäjien tulisi ymmärtää selvästi, on, että nykyään ei ole olemassa erityistä luetteloa kaikille pakollisista ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen muodoista. Jokainen yritys määrittää itse ensisijaisten asiakirjojen muodot niiden hakemuksen tarkoituksen mukaan.

Tällaisille asiakirjoille on kuitenkin laillisesti vahvistettu luettelo pakollisista tiedoista (lain nro 402-FZ pykälä 2, 9 artikla).

TÄRKEÄ! Kirjanpidossa käytettävät lomakkeet on välttämättä vahvistettava organisaation kirjanpitopolitiikassa (lauseke 4 PBU 21/2008, hyväksytty Venäjän federaation valtiovarainministeriön määräyksellä 06.10.2008 nro 106n).

Luettelo mahdollisista ensisijaisista kirjanpitoasiakirjoista

Luettelo ensisijaisista kirjanpitoasiakirjoista vuosina 2018-2019 voi olla seuraava:

Pakkauslista. Tämä on asiakirja, joka kuvastaa siirrettyjen varastoerien luetteloa. Lasku on laadittu 2 kappaleena ja sisältää tiedot, jotka näkyvät myöhemmin laskussa. Rahtikirja on molempien kaupan osapuolten edustajien allekirjoittama ja sinetillä varmennettu (jos yritys käyttää sitä käytännössä).

Hyväksymispöytäkirja. Se laaditaan tiettyjen töiden (palvelujen) päätyttyä sen varmistamiseksi, että työn tulos vastaa alkuperäisiä sopimuksen vaatimuksia.

Katso esimerkki tällaisesta toiminnasta.

Ensisijaiset asiakirjat henkilöstön kanssa palkitsemisesta (esim. palkkalaskelmat).

Lisätietoja näistä lausunnoista on artikkelissa "Palkkaluettelon näytäyttö T 49" .

OS-objektien läsnäoloon liittyvät asiakirjat - täällä yritys voi laatia tällaiset asiakirjat ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen luettelosta:

Käyttöomaisuuden vastaanotto- ja siirtotoimi OS-1-muodossa - vastaanotettaessa tai hävitettäessä esine, joka ei liity rakennuksiin tai rakenteisiin.

Lisätietoja tästä toimista löytyy materiaalista "Yhdistetty lomake nro OS-1 - Käyttöjärjestelmän hyväksymis- ja siirtoasiakirja" .

Jos käyttöjärjestelmäobjekti on rakennus tai rakennelma, niin sen vastaanotto tai hävittäminen dokumentoidaan OS-1a-muodossa olevalla säädöksellä.

Katso lisätietoja artikkelista "Yhdistetty lomake nro OS-1a - lomake ja näyte" .

OS-objektin poistaminen virallistetaan OS-4-muodossa olevalla säädöksellä.

Katso lisätietoja materiaalista. "Yhdistetty lomake nro OS-4 – laki käyttöjärjestelmäobjektin käytöstä poistamisesta" .

Mikäli inventoinnin tosiasia on dokumentoitava, laaditaan INV-1-lomakkeella käyttöomaisuuden inventointiluettelo.

Lisätietoja tällaisesta ensisijaisesta asiakirjasta on artikkelissa "Yhdistetty lomake nro INV-1 - lomake ja näyte" .

Jos inventointi on tehty aineettomien hyödykkeiden osalta, inventointi laaditaan INV-1a-lomakkeella.

Katso tämä materiaalista "Yhteinen lomake nro INV-1a - lomake ja näyte" .

Erillinen pääasiakirjojen ryhmä ovat käteisasiakirjat. Näitä ovat erityisesti luettelo ensisijaisista kirjanpitoasiakirjoista vuosille 2018-2019:

Saapuva kassatilaus.

Lisätietoja sen kokoamisesta on artikkelissa "Kuinka kassakuittimääräys (PKO) täytetään?" .

Tilin käteistodistus.

Maksumääräys.

Lue tämän asiakirjan myöntämissäännöt.

ennakkoraportti.

Keskinäisten vaateiden kuittaaminen.

Lue tämän asiakirjan sovelluksen ominaisuuksista.

Kirjanpitotiedot.

Katso sen suunnittelun periaatteet materiaalista "Kirjanpitotodistus virheen korjaamiseen - näyte".

Yllä oleva luettelo ei tyhjennä kirjanpidossa käytettyjen ensisijaisten asiakirjojen koko määrää, ja sitä voidaan laajentaa kunkin organisaation kirjanpidon ominaisuuksien mukaan.

TÄRKEÄ! Ne eivät ole ensisijaisia kirjanpitoasiakirjoja luettelosta 2018-2019 - luetteloa ehdotettiin yllä:

Sopimus. Tämä on asiakirja, joka määrittelee tapahtumaan osallistuvien osapuolten oikeudet, velvollisuudet ja vastuut, selvitysehdot ja -menettelyn, erityisehdot jne. Sen tietoja käytetään kirjanpidon järjestämisessä vastapuolten kanssa tehtyjen selvitysten analytiikkaa varten, mutta se tekee ei synnytä kirjanpitotapahtumia.
Tarkistaa. Tämä asiakirja kuvastaa summaa, jonka ostaja suostuu maksamaan hyväksymällä toimittajan ehdot. Lasku voi sisältää lisätietoja kaupan ehdoista (ehdot, maksu- ja toimitustavat jne.), eli se täydentää sopimusta.
Lasku. Tämä asiakirja on laadittu verotusta varten, koska sen perusteella ostajat vähentävät tavarantoimittajien esittämät ALV-määrät (Venäjän federaation verolain 169 artikla). Siten, koska muita tiettyä tapahtumaa kuvaavia asiakirjoja ei ole, tämän tapahtuman kustannuksia on mahdotonta vahvistaa laskulla (Venäjän federaation valtiovarainministeriön kirjeet 25.6.2007 nro -08/31 , Itä-Siperian piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun päätös, päivätty 19. huhtikuuta 2006 nro А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

On pidettävä mielessä, että luettelossa lueteltujen ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen yhtenäiset lomakkeet eivät ole pakollisia käytettäväksi, koska vuodesta 2013 lähtien (lain nro 402-FZ hyväksymisen jälkeen) tällaisten lomakkeiden muotoja voidaan kehittää itsenäisesti. Mutta useimmissa tapauksissa niitä käytetään edelleen. Siksi vuosina 2018-2019 tilastokomitean päätöslauselmiin sisältyvien yhtenäisten tilinpäätösasiakirjojen luettelo on edelleen ajankohtainen.

Mitä tietoja tulee sisältää perusasiakirjojen lomakkeet

Huolimatta siitä, että tällä hetkellä kaikille lomakkeille ei ole pakollisia perusasiakirjoja, lainsäätäjä on asettanut vaatimukset tällaisten asiakirjojen sisällölle. Luettelo pakollisista tiedoista, jotka on sisällytettävä kuhunkin ensisijaiseen asiakirjaan, on annettu 2 artiklan 2 kohdassa. 9 lain nro 402-FZ. Näitä ovat erityisesti:

asiakirjan nimi;
päivämäärä, jolloin tällainen asiakirja laadittiin;
tiedot asiakirjan laatineesta henkilöstä (yrityksen tai yksittäisen yrittäjän nimi);
taloudellisen elämän tosiasian ydin, joka virallistettiin tällä asiakirjalla;
rahalliset, numeeriset ominaisuudet, tapahtuneen tapahtuman metrit (esimerkiksi missä määrässä, missä yksiköissä ja millä määrällä kaupallisia tuotteita myytiin asiakkaille);
tiedot tapahtuman toteuttaneista vastuullisista asiantuntijoista sekä tällaisten asiantuntijoiden allekirjoitukset.

Perusasiakirjat ja kirjanpitorekisterit

Miten kirjanpidon ensisijaiset asiakirjat voidaan luokitella?

Jos ensisijainen asiakirja on yrityksen itsensä myöntämä, se voi kuulua joko sisäisten tai ulkoisten ryhmään. Asiakirja, joka laaditaan yrityksen sisällä ja ulottaa vaikutuksensa laativaan yritykseen, on sisäinen ensisijainen asiakirja. Jos asiakirja on vastaanotettu ulkopuolelta (tai yrityksen kokoama ja ulkopuolinen), tämä on ulkoinen ensisijainen asiakirja.

Yrityksen sisäiset asiakirjat on jaettu seuraaviin luokkiin:

Hallinnolliset perusasiakirjat ovat ne, joilla yritys antaa toimeksiantoja mille tahansa rakenneyksikölleen tai henkilöstölleen. Tämä luokka sisältää yrityksen tilaukset, ohjeet jne.
Pääasiakirjat. Niissä yritys heijastaa sitä tosiasiaa, että tietty taloudellinen tapahtuma on tapahtunut.
Kirjanpitoasiakirjat. Heidän avullaan yritys systematisoi ja tiivistää muiden hallinto- ja tukiasiakirjojen sisältämät tiedot.

Sen jälkeen kun liiketapahtuma on virallistettu ensisijaisella asiakirjalla, sen tulee näkyä kirjanpitorekistereissä. Itse asiassa ne ovat tilatun tiedon kantajia, niihin kertyy ja jakaantuu liiketapahtumien merkkejä ja indikaattoreita.

Ulkonäöltään seuraavat rekisterit erotetaan:

kirjat;
kortit;
ilmaiset lakanat.

Rekisterin ylläpitotavan perusteella erotetaan seuraavat ryhmät:

Kronologiset rekisterit. Ne tallentavat tapahtumat, jotka ovat tapahtuneet peräkkäin - ensimmäisestä viimeiseen.
Systemaattiset rekisterit. Niissä yritys luokittelee suoritetut tapahtumat taloudellisen sisällön mukaan (esimerkiksi kassakirja).
Yhdistetyt rekisterit.

Rekistereihin heijastuvan tiedon sisällön kriteerin mukaan erotetaan seuraavat:

synteettiset rekisterit (esimerkiksi päiväkirjajärjestys);
analyyttiset rekisterit (palkkalaskenta);
yhdistetyt rekisterit, joiden yhteydessä yritys harjoittaa sekä synteettistä että analyyttistä kirjanpitoa.

Lisätietoja kirjanpitorekistereistä on artikkelissa "Kirjanpitorekisterit (lomakkeet, näytteet)" .

Tulokset

Kaikille lomakkeille ja ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen luetteloa ei tällä hetkellä ole pakollisia: jokaisella liiketoimintayksiköllä on oikeus määrittää itsenäisesti itse toiminnassaan käyttämiensä ensisijaisten asiakirjojen muodot.

Samaan aikaan yleisimmät ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat ovat ne, joilla on analogeja valtion tilastokomitean hyväksymien yhtenäisten lomakkeiden joukossa.

Kun ensisijainen tosite on suoritettu, on tiedot siirrettävä siitä kirjanpitorekisteriin.

Ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat tai ensisijaiset kirjanpitäjät, kuten niitä kutsutaan, ovat kirjanpidon perusteiden perusta, sekä kirjanpidon että verotuksen. Ilman asianmukaista rekisteröintiä, ylläpitoa ja perusasiakirjoja on mahdotonta harjoittaa laillista liiketoimintaa.

Kirjanpitolaissa 6.12.2011 nro 402-FZ todetaan, että "kaikki taloudellisen elämän tosiasiat on rekisteröitävä ensisijaisella kirjanpitoasiakirjalla".

Varmistaaksesi, että sinulla on kaikki tarvittavat asiakirjat, sinun tulee tarkistaa kirjanpito säännöllisesti, ja niille, joilla ei ole siihen aikaa, suosittelemme maksutonta kirjanpitopalvelua.

Pääorganisaatio todistaa kirjallisesti liiketoimen tosiasian, vahvistaa liiketoiminnan kulut veropohjaa laskettaessa, vahvistaa toiminnanharjoittajien vastuun heidän suorittamasta liiketoiminnastaan. Verotarkastajat pyytävät ensisijaiset asiakirjat ilmoituksia ja raportteja tarkastellessaan, ja ne ovat välttämättömiä tarkastuksen läpäisseessä.

Koska kirjanpitäjien lisäksi myös johtajat, yksittäiset yrittäjät, myyntipäälliköt ja muut työntekijät täyttävät ja laativat ensisijaisia asiakirjoja, suosittelemme, että tutustut näiden asiakirjojen vaatimuksiin.

Kuka kehittää perusasiakirjojen lomakkeet?

Ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat ovat yhtenäinen(jonka muodon on kehittänyt Rosstat (entinen Venäjän federaation Goskomstat) tai keskuspankki) ja veronmaksajien itsenäisesti kehittämä.

Lain nro 402-FZ 9 artikla sisältää seuraavan luettelon pakollisista tiedoista perusasiakirjoista (yhtenäistetty tai itsenäisesti kehitetty):

Asiakirjan nimi;
asiakirjan laatimispäivämäärä;
asiakirjan laatineen taloudellisen yksikön nimi;
taloudellisen elämän tosiasian sisältö;
taloudellisen elämän tosiasian luonnollisen ja (tai) rahallisen mittarin arvo, joka ilmoittaa mittayksiköt;
liiketoimen, toiminnan suorittaneen ja sen toteuttamisesta vastanneen henkilön aseman nimi;
näiden henkilöiden allekirjoitukset.

Mitä tulee sinettiin, vaikka sitä ei ole lueteltu vaadittujen tietojen joukossa, mutta jos siellä on kenttä "M.P." (painatuspaikka) sen painatus on pakollinen.

Jos veronmaksaja on tyytyväinen valtion tilastokomitean yhtenäisiin lomakkeisiin (onneksi luettelo niistä on valtava), ei ole tarpeen kehittää omia lomakkeita. On myös käsite "modernisoitu ensisijainen", ts. yhtenäiset perusasiakirjat, joihin verovelvollinen on tehnyt lisäyksiä.

Huomautus, ei voida kehittää ja hyväksyä itsenäisesti seuraavien perusasiakirjojen lomakkeet:

käteisellä asiakirjat;
maksumääräys ja muut selvityspankkiasiakirjat;
yhtenäiset lomakkeet kassakonetta käyttäville maksuille;
rahtikirja;
palkanlaskenta ja palkkalaskenta.

Tällaiset ensisijaiset asiakirjat voidaan vain yhdistää.

Mistä löydän näytteitä yhdistetyistä ensisijaisista asiakirjoista?

Ensisijaisten asiakirjojen lomakkeiden kehittäminen ja hyväksyminen kuuluu valtion tilastokomitean (nykyään Rosstatin) toimivaltaan. Tähän mennessä viime vuosisadan 90-luvulla kehitettyjä yhtenäisiä muotoja käytetään edelleen. Ainoastaan Venäjän keskuspankin kehittämistä selvitys- (maksu-)asiakirjoista on suhteellisen uusi painos - päivätty 2012.

Tällaisia asiakirjoja kutsutaan eri tavoin: asiakirjat, aikakauslehdet, laskut, lausunnot, todistukset, kirjat, ohjeet, laskelmat, valtakirjat, määräykset jne. Tämän taulukon avulla näet, missä valtion tilastokomitean päätöksessä on yhtenäiset muodot ensisijaisista muodoista. tarvitsemasi asiakirjat julkaistaan.

Ensisijaisten asiakirjojen tarkoitus	Oikeustoimi
Henkilöstö-, työaika- ja palkkalaskelmat	Venäjän federaation valtion tilastokomitean asetus 1.5.2004 N 1
Käteismaksujen kirjanpito	Venäjän federaation valtion tilastokomitean asetus, 18.8.1998 N 88; Venäjän federaation valtion tilastokomitean asetus, 8.1.2001 N 55;
Selvitysten kirjanpito CCP:tä käyttäen
Selvitys (maksu) asiakirjat	Asetus varojen siirtoa koskevista säännöistä (hyväksytty Venäjän keskuspankin 19. kesäkuuta 2012 N 383-P muutettuna 29. huhtikuuta 2014)
Kaupan ja ravintolatoiminnan kirjanpito	Venäjän federaation valtion tilastokomitean asetus 25. joulukuuta 1998 N 132
Pääomarakentamisen sekä korjaus- ja rakennustyön kirjanpito	Venäjän federaation valtion tilastokomitean asetus 11. marraskuuta 1999 N 100
Tieliikenteen töiden kirjanpito
Rakennuskoneiden ja -mekanismien toiminnan kirjanpito	Venäjän federaation valtion tilastokomitean asetus 28. marraskuuta 1997 N 78
Käyttöomaisuuden ja aineettomien hyödykkeiden kirjanpito	Venäjän federaation valtion tilastokomitean asetus 21. tammikuuta 2003 N 7
Vähäarvoisten tavaroiden kirjanpito
Tuotteiden ja varastotavaroiden kirjanpito	Rosstatin asetus, päivätty 9.8.1999 N 66
Materiaalikirjanpito	Venäjän federaation valtion tilastokomitean asetus 30. lokakuuta 1997 N 71a
Varaston tulosten kirjanpito	Venäjän federaation valtion tilastokomitean asetus, 18.08.1998 N 88

Verkkosivustoltamme voit ladata yhtenäisten ensisijaisten asiakirjojen lomakkeita ja .

Tiukka raportointilomake (BSO) on myös ensisijainen asiakirja, mutta sen vaatimukset ovat erityiset. Luettelo BSO:n pakollisista tiedoista on laajempi kuin tavallisten ensisijaisten asiakirjojen luettelo, erityisesti on pakollista ilmoittaa TIN-tunnus ja sinetin jäljennös.

Artikkelista "" voit selvittää, missä tapauksissa on tarpeen soveltaa tämän asiakirjan yhtenäistä muotoa ja milloin sitä voidaan kehittää itsenäisesti.

Virheet alkuperäisissä asiakirjoissa

Ensinnäkin perusasiakirjoissa on oltava oikein määritellyt pakolliset tiedot. Valtiovarainministeriön mukaan veronmaksaja voi ottaa huomioon alkulähteen kustannukset, jos siinä on vain vähäisiä virheitä.

Tällaiset virheet eivät saisi estää myyjän ja ostajan täsmällistä tunnistamista, tavaran nimeä ja arvoa, muita taloudellisen elämän dokumentoidun tosiasian olosuhteita (valtiovarainministeriön 4.2.2015 päivätystä kirjeestä nro 03). -03-10 / 4547).

Valitettavasti virkamiesten selityksien tyypillinen virtaviivainen sanamuoto ei useinkaan anna selkeää käsitystä siitä, mitkä perusasiakirjojen epätarkkuudet tai virheet katsotaan merkityksettömiksi.

Onko esimerkiksi pieni virhe, jos verovelvollisen nimi sisältää pieniä kirjaimia isojen kirjainten sijaan? Toisessa 5.2.2012 päivätyssä kirjeessä nro 03-07-11 / 130 valtiovarainministeriö ilmoitti, että sellaiset virheet kuin isojen kirjainten korvaaminen pienillä kirjaimilla ja päinvastoin; kirjaimien vaihtaminen paikoissa; oikeudellisen muodon virheellinen ilmoittaminen ei ole este verovelvollisen tunnistamiselle (jos TIN-tunnus ja muut tiedot on ilmoitettu oikein).

Mutta seuraavat virheet voidaan tunnistaa merkittäviksi ensisijaisille asiakirjoille:

aritmeettiset virheet (virheellisesti ilmoitettu tavaran arvo / määrä tai veron määrä);
saman tuotteen eri nimet (esimerkiksi makeisten toimitussopimuksen eritelmissä niitä kutsutaan nimellä "vohvelimakeiset suklaassa" ja laskussa - "Mishka pohjoisessa");
ensisijaisten asiakirjojen allekirjoittajien epätarkat työnnimet (esimerkiksi valtakirjassa on "apulaisjohtaja" ja hyväksymisasiakirjassa - "apulaisjohtaja");
numeroissa olevat määrät eivät ole samat, mutta ne on ilmaistu sanoin (155 000 ruplan (sataviisikymmentäviisituhatta ruplaa) sijasta kirjoitetaan 155 000 ruplaa (viisikymmentäviisi tuhatta ruplaa).

Verotarkastus ei välttämättä hyväksy kuluja tällaisista ensiasiakirjoista, ja vastapuolella voi myös olla ongelmia arvonlisäveron vähentämisessä.

Alkuperäisten asiakirjojen korjaus vain korjaavalla tavalla(Väärä teksti on yliviivattu yhdellä ohuella viivalla ja oikea teksti kirjoitetaan päälle). Oikaisujen mukana on merkintä "Korjattu", päivämäärä ja vastuuhenkilöiden allekirjoitukset. Saapuvien ja lähtevien tilausten, pankkiasiakirjojen ja BSO:n korjaukset eivät ole sallittuja. Ne on luotava uudelleen.

Huomioi, että ensisijaiset asiakirjat allekirjoitetaan niiden allekirjoittamista varten annetun valtakirjan voimassaoloaikana, muuten tarkastajat katsovat, että asiakirjat on allekirjoittanut valtuuttamaton työntekijä. Samaa tulee seurata myös vastapuolten edustajien päätoimistossasi olevien allekirjoitusten suhteen: heille annettujen valtakirjojen tulee olla ajan tasalla.

Ensisijaisia asiakirjoja laadittaessa on huolehdittava paitsi niiden täyttämisestä, myös niiden päivämäärien ja muiden tietojen täsmäyttämisestä muihin asiakirjoihin, kuten sopimuksiin ja laskuihin. Joten rahtikirjaa aikaisemmin laaditun laskun arvonlisäveron vähentäminen tulee olemaan kiistanalainen.

Veroviranomaisen kysymyksiä aiheuttavat laskut tai ennen sopimusta allekirjoitetut asiakirjat, joiden toteutuminen vahvistetaan alustavilla asiakirjoilla. Tästä tilanteesta on ulospääsy, josta määrätään artiklan 2 kohdassa. Venäjän federaation siviililain 425: merkitse sopimuksen tekstiin tällainen lauseke "Tämän sopimuksen ehdot koskevat myös osapuolten suhteita, jotka syntyivät ennen sopimuksen tekemistä."

Tai esimerkiksi laissa todetaan, että työ on tehty 10. maaliskuuta - 30. maaliskuuta, kun taas sopimuksessa työaika on 10. huhtikuuta - 30. huhtikuuta. Tässä tapauksessa voit tehdä sopimukseen lisäsopimuksen, jossa ilmoitat töiden todellisen valmistumisen määräajan tai ilmoitat itse asiakirjassa, että työ valmistui etuajassa.

Urakoitsijoiden tulee olla varovaisia allekirjoittaessaan asiakirjoja asiakkaan työn suorittamisesta. Jos urakoitsija on mukana alihankkijoilla, urakoitsijan tulee allekirjoittaa heidän kanssaan asiakirjat ennen työn luovuttamista tilaajalle. Jos nämä päivämäärät eivät täsmää, veroviranomaiset voivat pitää alihankkijan kustannuksia kohtuuttomina eikä kirjata niitä veropohjaa laskettaessa.

Ensisijaisten asiakirjojen asiakirjavirta

Ensisijaisten asiakirjojen asiakirjavirta sisältää seuraavat vaiheet:

ensisijaisen asiakirjan rekisteröinti;
asiakirjan siirto kirjanpitoon, jossa se tarkastetaan ja kirjataan rekistereihin;
asiakirjan nykyinen säilytys ja myöhempi siirto arkistoon.

Ei suinkaan ole turha kysymys – milloin perusasiakirjat pitäisi laatia? Vastaus tähän on lain nro 402-FZ 9 §:ssä "Ensisijainen kirjanpitoasiakirja on laadittava kun tekee talouselämän tosiasian, ja jos tämä ei ole mahdollista - heti sen valmistumisen jälkeen.

Ensisijaisten asiakirjojen laatimista muutaman päivän kuluttua liiketapahtumasta ei voida hyväksyä. Kaikkien työntekijöiden, joilla on oikeus laatia ensiasiakirjoja, tulee noudattaa työnkulkuaikataulua, jossa voit asettaa esimerkiksi seuraavat määräajat asiakirjojen toimittamiselle kirjanpitoon:

saapuvat ja lähtevät käteismääräykset - laatimispäivänä;
myynnin rekisteröintiin liittyvät asiakirjat - viimeistään seuraavana työpäivänä;
ennakkoraportit - viimeistään kolmen työpäivän kuluessa varojen käyttämisestä;
sairauslomatodistukset - viimeistään seuraavana työpäivänä töihin lähtöä jne.

Mitä tulee vastapuolten allekirjoittamiin asiakirjoihin, velvoite siirtää ne oikea-aikaisesti voidaan määrätä sopimustekstissä esimerkiksi seuraavasti: ”Ostaja sitoutuu luovuttamaan toimittajalle allekirjoitettujen rahtikirjojen alkuperäiskappaleet. , asiakirjat ja laskut viimeistään kahden työpäivän kuluessa niiden allekirjoituspäivästä.”

Kun siirretään allekirjoitettu ensisijainen kirjanpito, he tarkistavat asiakirjan muodon; pakollisten tietojen saatavuus; liiketoimen laillisuus; aritmeettisia laskelmia. Varmennettujen perusasiakirjojen tiedot kirjataan kirjanpitorekistereihin.

Ensisijaisen nykyinen säilytys tapahtuu yleensä kirjanpidossa ja vuoden lopussa asiakirjat ryhmitellään päivämäärän mukaan, niputetaan ja siirretään arkistoon. Säilytä alkuperäiset asiakirjat vähintään viisi vuotta.

Nykykäytännössä kirjanpidon perusasiakirjat ymmärretään talouselämän tosiasioita (tapahtumat, tavaroiden ja materiaalien liikkeet jne.) kuvaaviksi papereiksi. Ne myönnetään tapahtumien yhteydessä tai sen jälkeen tapahtuneiden tosiasioiden vahvistamiseksi. Niiden perusteella kirjanpitäjä tekee kirjauksia yrityksen kirjanpitoohjelmaan, hyväksyy summia verokirjanpitoon.

Missä muodossa "ensisijainen"

Valtiovarainministeriön selvityksen mukaan yrityksellä on oikeus päättää itsenäisesti, mitä "ensisijaisia" muotoja se käyttää. Tehty päätös kirjataan organisaation kirjanpitopolitiikkaan. Käytäntö osoittaa, että liiketoimintayksiköt käyttävät yhtä kolmesta vaihtoehdosta:

Tilastokomitean tarjoamat yhtenäiset lomakkeet.
Yrityksen itsenäisesti kehittämät ja sisäisillä säädöksillä vahvistetut näytteet.
Yhdistetyt vaihtoehdot: ensisijaiset asiakirjat yhtenäisessä muodossa, joita täydentävät tietyt kentät.

Elinkeinoelämän oikeus kehittää itsenäisesti peruslomakkeita ei koske seuraavan tyyppisiä asiakirjoja:

käteisasiakirjat (erityisesti kulutustarvikkeet ja kuitit);
tiukat raportointilomakkeet;
toimituskulut.

Heille valtiovarainministeriö ottaa yhtenäiset lomakkeet pakollisten joukkoon.

Jos kaupan tehnyt yritys ei ole määrittänyt sopimuksessa ”ensisijaisen” muotoa, vastapuolella on oikeus antaa asiakirjoja omien näytteidensä perusteella. Sääntelyrakenteisiin liittyvien ongelmien välttämiseksi yrityksen tulee ilmoittaa laskentaperiaatteessaan, että se hyväksyy toimittajiensa ja ostajiensa laatimat lomakkeet.

Tärkeä! Tiettyä operaatiota välittävän "ensisijaisen" läsnäolo on pakollinen vaatimus sen heijastamiseksi kirjanpitoon ja verokirjanpitoon.

Pakolliset tiedot "ensisijaisesta"

Art. 9 402-FZ, ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen tulee sisältää seuraavat pakolliset tiedot:

liikepaperin nimi, esimerkiksi "Accepted Works";
numero laativan yrityksen sisäisten numerointisääntöjen mukaisesti;
asiakirjan laatimispäivämäärä;
"ensisijaisen" todistuksen myöntäneen yrityksen koko nimi;
tapahtuneen liiketapahtuman luonne (esimerkiksi tavaroiden lähetys ostajalle, käteistalletus kassalla, suoritetun työn vastaanottaminen jne.);
tapahtuneen taloudellisen tosiasian mittaaminen rahassa tai luonnollisessa muodossa;
toiminnan toteuttamisesta tai rekisteröinnistä vastaavan työntekijän asema ja täydellinen nimi;
valtuutetun henkilön käsinkirjoitettu allekirjoitus.

Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen allekirjoittamiseen oikeutettujen henkilöiden luettelon määrittää organisaation johtaja. Se on korjattu hänen määräyksellään.

Jotkin lomakkeet sisältävät vakioluetteloon liittyviä lisätietoja. Rahtikirjassa tulee esimerkiksi olla tiedot autosta, sen omistajasta ja kuljettajasta.

Onko välttämätöntä kiinnittää organisaation sinetti "ensisijaiseen"? Tämä ei ole pakollinen vaatimus, et tule toimeen ilman sitä vain, jos sen läsnäolo on säädetty yrityksen kirjanpitoperiaatteisiin sisältyvästä näytteestä.

Ensisijaisten asiakirjojen lajikkeet

Nykyinen lainsäädäntö ei luo suljettua luetteloa vuoden 2018 ensisijaisista kirjanpitoasiakirjoista. Niiden monimuotoisuuden määrää taloudellisen yksikön toimiala. Yhdeltä yritykseltä vaaditaan rahtikirja, toiselta kirjallisuuden poistaminen kirjastosta.

Yleisimmät asiakirjatyypit ovat:

rahtikirja - välittää tavaroiden ja materiaalien vastaanotto- ja siirtotapahtumia;
hyväksymistodistus - myönnetään tilanteissa, joissa toinen osapuoli hyväksyy toisen suorittaman työn tulokset;
palkkaluettelo - laaditaan henkilöstön palkkoja maksettaessa;
OS-1 - heijastaa kiinteän omaisuuden esineen vastaanottamista tai menetystä (paitsi kiinteistö);
INV-1 - konsolidoi inventaarion tulokset;
ennakkoraportti - vahvistaa työmatkalta saapuneen työntekijän kulut;
käteisasiakirjat (sekit, PKO, RKO jne.);
maksumääräys;
tilinpäätös jne.

Tämä ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen luettelo ei ole täydellinen. Eri toimialojen yritykset käyttävät tarvittavia lomakkeita heijastaakseen käynnissä olevia liiketoimia.

Toteutustavasta riippuen "ensisijainen" on paperi ja sähköinen. Toista vaihtoehtoa käytetään yrityksissä, joissa on konfiguroitu sähköinen dokumenttien hallinta. Se auttaa yksinkertaistamaan ja nopeuttamaan yritysasiakirjojen käsittelyä sekä korjaamaan vastapuolten välistä vuorovaikutusta.

Nykyisen lainsäädännön normien mukaan kaikentyyppisiä "ensisijaisia" säilytetään yrityksessä viisi vuotta. Lähtölaskenta on kertomusvuoden lopusta. Esimerkiksi vuonna 2018 myönnetyt paperit on säilytettävä vuoteen 2023 asti. Tämän säännön rikkominen johtaa menettelyyn verohallinnon kanssa, seuraamusten määräämiseen organisaatiolle.