testen

Vooraf rapporteert hoe goed te handelen. Vooraanmelding, voormeldingsformulier, formulier invullen

Een werknemer van het bedrijf kan aan de kassa van het bedrijf de verrekenbare gelden in ontvangst nemen die hij moet besteden voor de in de aanvraag tot uitgifte aangegeven doeleinden. Binnen drie dagen na afloop van de termijn voor de uitvoering van de kosten (staat aangegeven in de aanvraag) dient de werknemer zich te melden. Hiertoe stelt hij een voorrapport op, waarvan de gegevens moeten worden bevestigd door de relevante documenten.

Een voorschot is een document dat door een verantwoordelijke wordt opgesteld om de eerder ontvangen gelden van de onderneming voor strikt omschreven doeleinden te verantwoorden.

Verantwoordelijke personen kunnen alleen werknemers van de onderneming zijn. Hun lijst, die ook aangeeft: voor welke doeleinden fondsen kunnen worden uitgegeven, de maximale periode voor het maken van uitgaven, de tijd gedurende welke het nodig is om een rapport in te dienen bij de boekhoudafdeling.

De nieuwe procedure voor het uitvoeren van bewerkingen op de kassa definieert een lijst met uitgaven waarvoor contant geld op de rekening wordt uitgegeven. Dit is de aankoop van kantoorbenodigdheden, huishoudelijke artikelen, brandstof, reizen, algemene zaken, representatiekosten, enz.

Fondsen kunnen worden ontvangen door een verantwoordelijke persoon via een bankoverschrijving op zijn kaart. In dat geval moet hij ook tijdig een vooraanmelding indienen bij de boekhouding.

Na het maken van onkosten moet de werknemer naar de boekhoudafdeling komen en dit document opmaken. Hij kan dit handmatig doen door een gedrukt formulier in te vullen, of alle bewijsstukken overhandigen aan een accountant die in zijn aanwezigheid een voorschotdocument opmaakt in een gespecialiseerd programma. In het laatste geval controleert de verantwoordelijke na afgifte van het document de overeenstemming van het rapport met het voorgelegde document en ondertekent het.

De onderneming gebruikt de uniforme vorm van de onkostendeclaratie AO-1 of het op basis daarvan ontwikkelde eigen formulier van het bedrijf.

Als het geld is besteed aan het verwerven van materiële activa, moeten ontvangstfacturen (ontvangstorder) voor materialen bij de bewijsstukken worden gevoegd, met de opmerking dat ze in het magazijn zijn afgeleverd.

Het voorschotrapport wordt gecontroleerd door de hoofdaccountant van het kantoor en goedgekeurd door de directeur.

Na het rapport moet het saldo van niet-uitgegeven gelden aan de kassier worden betaald door, en de door de manager goedgekeurde overschrijding moet aan de werknemer worden gecompenseerd door.

Vooraf rapport monstervulling

Laten we eens nader bekijken hoe u een voorschotrapport invult.

Boven aan het document staat de naam van de onderneming waar de rapporterende entiteit is geregistreerd, de code ervan, onder de naam van de structurele eenheid. De werknemer dient zijn persoonsgegevens, functie, personeelsnummer op te geven. Ook hier is het noodzakelijk om een regel in te vullen die informatie bevat over het doel van het eerder ontvangen voorschot.

Het tabelgedeelte geeft het eventuele saldo of de overschrijding van het rapport voor deze medewerker aan. Houd er echter rekening mee dat het niet is toegestaan om contant geld als rekening uit te geven als de werknemer de uitgegeven gelden niet eerder heeft verantwoord. Dat wil zeggen, de aanwezigheid van een kassaldo op de rekening van deze persoon duidt op een overtreding van de procedure voor het uitvoeren van contante transacties.

Hieronder vult de medewerker informatie in over het resulterende saldo of overbesteding van verantwoorde gelden. Hij moet het aantal bewijsstukken en het aantal bladen waarop ze zich bevinden aangeven.

Op de achterkant moet de werknemer informatie over elk bewijsstuk noteren, met vermelding van het nummer, de opstellingsdatum, de naam en het totale bedrag.

De verantwoordelijke tekent vervolgens zijn rapport.

In de boekhouding krijgt het voorschotrapport een nummer in volgorde en wordt de datum van opstelling aangebracht.

De rubriek "Boekhouding" wordt opgemaakt door een accountant die de gemaakte kosten verdeelt over de boekhoudkundige rekeningen. Deze informatie moet overeenkomen met de gegevens op de achterzijde.

Achter het document vult de rekenplichtige zijn kant van het verslag (“Aanvaard voor boekhouding”) en analytische boekhoudgegevens voor elk ondersteunend document in.

Na de verificatie moet de rekenplichtige aantekening maken van zijn gedrag en in woorden het goed te keuren bedrag aangeven.

Het voorschotrapport wordt ondertekend door de hoofdaccountant van de vennootschap, die toeziet op de juistheid van de registratie en de doelmatigheid van de besteding van gelden.

Als naar aanleiding van de resultaten van dit rapport geld is teruggegeven of uitgegeven, ondertekent de kassier het ook en vult de gegevens over contante bestellingen in.

Het onderste deel van het document bevat een ontvangstbewijs, dat de accountant moet scheiden en aan de werknemer moet overhandigen wanneer hij hem ter controle accepteert. Het bevat de details van het voorschotrapport, het bedrag, het aantal verstrekte bevestigingsformulieren.

Bij het goedkeuren van het voorschotrapport moet de beheerder rechtsboven in het document een passende vermelding maken en het totale bedrag van het document in woorden opschrijven.

nuances

Tegoeden op de rekening kunnen in vreemde valuta worden uitgegeven. In dit geval wordt de huidige referentiekoers ingevuld in het voorschotrapport en op de achterkant moeten de totale indicatoren in vreemde valuta en het roebelequivalent ervan worden ingevoerd, dat wordt berekend tegen de koers die op de eerste pagina wordt vermeld.

Het invullen van een voorschot komt voor in gevallen waarin werknemers van ondernemingen en organisaties van de boekhouding een bepaald bedrag ontvangen voor de uitgaven die verband houden met hun professionele activiteiten.

BESTANDEN Open deze bestanden online 2 bestanden

Meestal vindt de uitgifte van fondsen plaats voor reiskosten of uitgaven die verband houden met de huishoudelijke activiteiten van het bedrijf (aankoop van briefpapier, kantoorpapier, meubels, enz.). Maar voordat de financiën worden verstrekt, moet de accountant een passende bestelling of bestelling ontvangen van de directeur van de onderneming, waarin het exacte bedrag en het doel van het voorschot worden vermeld.

Nadat de onkosten zijn gemaakt, is de werknemer die het geld heeft ontvangen, verplicht het saldo terug te geven aan de kassa van de onderneming of, in geval van overschrijding, het teveel uitgegeven geld van de kassa te ontvangen. Het is in dit stadium dat een document genaamd "Advanced rapport".

Hoe uitgaven te verifiëren?

Het is onmogelijk om het resterende geld zomaar terug te storten aan de kassa van de onderneming. Het is noodzakelijk om papieren over te dragen aan de specialisten van de boekhoudafdeling die bevestigen dat de verantwoorde fondsen precies zijn besteed voor de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt. Als zodanig worden voornamelijk contanten en bonnetjes, treinkaartjes, strikte meldingsformulieren, enz. gebruikt. Alle bovenstaande documenten moeten duidelijk leesbare gegevens, data en bedragen bevatten.

Regels voor het samenstellen van een rapport

Tot op heden is er geen uniform, strikt verplicht rapportvoorbeeld, maar de meeste accountants op de ouderwetse manier gebruiken liever het voorheen algemeen geldende formulier. Dit is begrijpelijk: het bevat alle benodigde informatie, inclusief −

informatie over de organisatie die het geld heeft uitgegeven,
werknemer die ze heeft ontvangen
exacte hoeveelheid geld
de doeleinden waarvoor ze bestemd waren.
gemaakte kosten worden hier ook weergegeven met de bijlage van alle bewijsstukken. Daarnaast bevat het rapport de handtekeningen van het boekhoudkundig personeel dat het geld heeft uitgegeven en het saldo heeft geaccepteerd, evenals de medewerker voor wie het verantwoorde geld is uitgegeven.

Het is niet nodig om een stempel op het document te drukken, aangezien het deel uitmaakt van de interne documentenstroom van het bedrijf, bovendien hebben sinds 2016 rechtspersonen, zoals voorheen en individuele ondernemers, het volledige wettelijke recht om geen zegels en stempels te gebruiken voor goedkeuring van papieren.

Een document wordt gemaakt in een enkele originele kopie en het is niet de moeite waard om het invullen ervan uit te stellen - volgens de wet, het moet binnen maximaal drie dagen worden afgegeven nadat het geld is uitgegeven.

Aangezien het voorschotrapport verwijst naar de primaire boekhoudkundige documentatie, moet het zeer zorgvuldig worden ingevuld en moet worden geprobeerd geen fouten te maken. In gevallen waarin dit niet vermeden kon worden, is het beter om een nieuw formulier in te vullen.

Een voorbeeld van het opstellen van een voorschotbericht

Ondanks de serieuze naam en het belang van het document, is het invullen ervan geen probleem.

Het eerste deel van het document wordt ingevuld door de medewerker die het geld voor de melding heeft ontvangen.

Aan het begin wordt de naam van het bedrijf geschreven en de OKPO-code () aangegeven - deze gegevens moeten overeenkomen met de registratiepapieren van het bedrijf. Voer vervolgens het nummer van het boekhoudverslag en de datum van opstelling in.
Aan de linkerkant worden enkele regels overgelaten voor goedkeuring door de directeur van de onderneming: hier moet de manager, na het invullen van het volledige rapport, het bedrag in woorden, het ondertekenen en de datum van goedkeuring van het document invoeren.
Dan komt informatie over de werknemer: de structurele eenheid waartoe hij behoort, zijn personeelsnummer, achternaam, voornaam, patroniem, de functie en het doel van het voorschot worden vermeld.

Naar de linker tafel de verantwoordelijke medewerker voert informatie in over de uitgegeven fondsen, in het bijzonder geeft het totale bedrag aan, evenals informatie over de valuta waarin het is uitgegeven (als valuta's van andere landen worden gebruikt). Hieronder vult u het bedrag van het saldo of de overschrijding in.

naar de juiste tafel gegevens worden ingevoerd door een boekhoudkundig specialist. Informatie over boekhoudkundige rekeningen en transacties wordt hier ingevoerd, met name subrekeningen worden aangegeven waar geld en bepaalde bedragen doorheen gaan.

Geef onder de tabel het aantal bijlagen bij de onkostennota aan (dwz documenten die onkosten bevestigen).

Na het invullen van alle benodigde gegevens moet het rapport en de daarbij behorende papieren worden gecontroleerd door de hoofdaccountant en in de daarvoor bestemde regel (in woorden en cijfers) het voor het rapport goedgekeurde bedrag aangeven.

Vervolgens worden de handtekeningen van de accountant en de hoofdaccountant in het rapport ingevoerd, evenals informatie over de resterende of te veel uitgegeven fondsen - de vereiste cellen geven het specifieke bedrag aan en de contante bestelling waardoor het gaat. De kassier die het saldo heeft geaccepteerd of de overschrijding heeft uitgegeven, zet ook zijn handtekening op het document.

Op de achterkant van het voorschotrapport staat informatie over alle bijgevoegde documenten:

hun volledige lijst met details, datums van uitgifte, namen, het exacte bedrag van elke uitgave (uitgegeven en geaccepteerd voor boekhouding),
evenals het nummer van de boekhoudkundige subrekening waarop ze betrekking hebben.

Onder de tafel moet de verantwoordelijke zijn handtekening zetten, die zal getuigen van de juistheid van de ingevoerde gegevens.

Het laatste deel (cut-off gedeelte) bevat een kwitantie van de accountant aan wie de verantwoordelijke medewerker documenten heeft overhandigd waaruit de kosten blijken. Hier zijn aangegeven

achternaam, naam, patroniem van de werknemer,
nummer en datum van het rapport,
het bedrag dat is uitgegeven voor uitgaven (in woorden),
evenals het aantal documenten dat de kosten bevestigt.

Dan moet de accountant zijn handtekening en de datum van invullen van het document onder het document zetten en dit onderdeel overmaken aan de medewerker die de melding heeft gedaan.

Voormelding (formulier nr. AO-1)

Vooraf rapport- dit is een primair boekhoudkundig document dat de uitgaven bevestigt van de verantwoorde bedragen die vooraf zijn uitgegeven met bijgevoegde bewijsstukken. Het voorschotrapport wordt in eerste instantie ingevuld door de verantwoordelijke (ontvangen contante) persoon en voorgelegd aan de boekhoudafdeling voor verdere verificatie, goedkeuring door het hoofd en afschrijving van de gemaakte kosten. Vooraf meldingsformulier staat in het album met uniforme formulieren voor de boekhouding van contante transacties en resultaten van de contante inventaris, genaamd - Formulier nr. AO-1.

De uitgifte van contant geld onder de melding vindt plaats via de kassa van de organisatie volgens de bestedingscontant, die het beoogde doel van dit bedrag aangeeft. De boekhoudafdeling van de organisatie moet een bestelling hebben met daarin een lijst van personen die recht hebben op geld tegen een rapport over huishoudelijke uitgaven (inclusief de aankoop van brandstoffen en smeermiddelen). De overeenkomstige bestelling moet ook de voorwaarden goedkeuren waarvoor dergelijke voorschotten worden verstrekt (ze zijn niet wettelijk beperkt). De basis voor de afgifte van gelden voor reiskosten is een reiscertificaat of een opdracht van het hoofd om een medewerker op zakenreis te sturen.

Uiterlijk 3 werkdagen na de datum van het verstrijken van de periode waarvoor het voorschot is verstrekt, of terugkeer van een zakenreis, moet de verantwoordelijke zich melden bij de boekhoudafdeling voorrapport met documenten die de kosten bevestigen en de laatste betaling doen. Het vooraanmeldingsformulier wordt in één exemplaar opgemaakt.

Vooraf meldingsformulier bilateraal. Op de voorzijde vermeldt de verantwoordelijke de naam van de organisatie, het nummer van het voorschot en de datum waarop het is ingevuld, zijn volledige naam, de afdeling waar hij is ingeschreven en het eventuele personeelsnummer zoals evenals zijn positie en het doel van de opmars. Hieronder, aan de linkerkant van het voorblad van het voorschotrapport, vult de verantwoordelijke een tabel in waarin hij informatie aangeeft over het vorige voorschot, momenteel ontvangen gelden, hun uitgaven, te hoge uitgaven of saldo.

Op de achterkant van het AO-1-formulier schrijft de verantwoordelijke persoon een lijst met documenten die de gemaakte kosten bevestigen (reiscertificaat, bonnen, vervoersdocumenten, kassacheques, verkoopbonnen en andere ondersteunende documenten) en het bedrag van de kosten voor hen (kolommen 1 - 6). De documenten die bij het voorschotrapport zijn gevoegd, zijn genummerd in de volgorde waarin ze in het rapport zijn vastgelegd. Regel 1a van de voorzijde, formulieren en kolommen 6 en 8 van de achterzijde van het voorschotformulier zijn ingevuld indien het voorschot is verstrekt in vreemde valuta (bijvoorbeeld voor een zakenreis), conform de regels en geldende wetgeving.

Verdere verwerking van de vooraanmelding uitgevoerd door een accountant. In de tabel "Boekhoudingsboeking" op de voorzijde vult hij de nummers van de overeenkomstige rekeningen en de bedragen in, op de achterkant van het formulier de bedragen van de voor de boekhouding aanvaarde uitgaven (kolommen 7 - 8) en de rekeningen (subrekeningen ) die voor deze bedragen worden gedebiteerd (kolom 9) worden aangegeven . Na controle van de juistheid van het invullen van het voorschotrapport, het opstellen van bewijsstukken en geoormerkte besteding van gelden, dient de accountant te noteren dat het rapport is geverifieerd en goedgekeurd in het daarvoor bestemde bedrag (in cijfers en in woorden), een ontvangstbewijs op de voorzijde van het formulier en overhandigen aan de verantwoordelijke. Verder worden op de voorzijde van het voorschotformulier de handtekeningen van de accountant en de hoofdaccountant met hun afschriften gezet, indien nodig, de bedragen van het saldo of de overschrijding en de details van de uitgaven of ontvangst contante opdrachten, voor waarop de eindafrekening plaatsvindt.

Geverifieerd voorschotrapport dient ondertekend te zijn (met een afschrift) door het hoofd van de organisatie of een bevoegde persoon, waarvoor bovenaan de voorzijde van het vooraanmeldingsformulier een overeenkomstige regel is voorzien. Na goedkeuring wordt het document geaccepteerd voor boekhoudkundige afschrijving van verantwoorde fondsen. Het saldo van het ongebruikte voorschot moet worden bijgeschreven op de kassier, het teveel uitgegeven bedrag wordt op de voorgeschreven manier aan de verantwoordelijke verstrekt.

Het is niet toegestaan - de uitgifte van contant geld aan een verantwoordelijke persoon die een schuld heeft op het vorige voorschot, en de overdracht van contant geld uitgegeven onder het rapport aan een andere persoon.

Zie ook:

De algemene regels voor het invullen van een voorschot zijn als volgt:

Het rapport wordt opgesteld binnen 3 werkdagen vanaf de datum van:

verstrijken van de periode waarvoor de fondsen zijn uitgegeven, gespecificeerd in de aanvraag van de werknemer voor de uitgifte van geld op grond van het rapport;
uitdiensttreding van de werknemer indien de periode waarvoor het geld is uitgegeven tijdens zijn ziekte of vakantie is verstreken;
terugkeer van een werknemer van een zakenreis.

Overtreding van de termijn van de werknemer kan financieel worden bestraft.

“De werknemer heeft het eerste gesprek opnieuw uitgesteld? Straffen met een roebel " .

Het rapport wordt opgesteld in de uniforme vorm AO-1 of in de door de organisatie vastgestelde vorm.

U kunt het meldingsformulier downloaden van onze website. "Uniform formulier nr. AO-1 - voorrapport (download)" .

Het wordt ingevuld door de gezamenlijke inspanning van de medewerker en de accountant.
Goedgekeurd door de beheerder.
Documenten die de door de werknemer gemaakte kosten bevestigen - cheques, rekeningen, tickets, enz. zijn vereist als bijlagen bij het rapport.

Hoe vult u een voorschot in?

Het voorschotbericht kan voorwaardelijk worden opgedeeld in 3 delen:

Het eerste (voorste) deel wordt ingevuld door de accountant. Het geeft de details van het document weer (nummer en datum), informatie over de organisatie en de verantwoordelijke persoon, over het voorschot dat aan hem is uitbetaald, beknopte informatie over de bestede middelen en boekhoudkundige rekeningen die hun beweging en afschrijving weerspiegelen, zoals evenals informatie over het verstrekken van te hoge uitgaven aan de werknemer of over het van hem ontvangen van een niet-gebruikt voorschot.
Het tweede deel is een afscheurbewijs bij acceptatie van het rapport ter verificatie. De accountant vult het in, knipt het af en geeft het aan de accountant.
Het derde deel van het document (achterkant van het AO-1-formulier) wordt collectief ingevuld. De verantwoordelijke medewerker geeft daarin regel voor regel de details weer van de documenten waarmee hij de gemaakte kosten bevestigt, evenals het bedrag van de uitgave “volgens het rapport”. En de accountant schrijft het bedrag op dat voor de boekhouding wordt geaccepteerd, en de boekhoudrekening, waarop de kosten zullen worden "opgehangen".

Het rapport wordt ondertekend door de medewerker, accountant en hoofdaccountant. Vervolgens wordt het ter goedkeuring voorgelegd aan de beheerder - de bijbehorende stempel staat op de voorzijde van het document.

OPMERKING! Het voorschotbericht kan niet alleen op papier, maar ook in elektronische vorm worden opgesteld.

Lees hier meer over in het artikel "Het voorschot kan worden ondertekend met een elektronische handtekening" .

Onkostendeclaraties in 2019: waar u een voorbeeld kunt zien en gratis een voorbeeldvulling kunt downloaden

In 2019 (en ook in 2017-2018) waren er geen wijzigingen in de voorrapportages - dit document moet nog worden ingevuld. Indien het voorschot in elektronische vorm wordt opgesteld, is het noodzakelijk om een elektronische handtekening te gebruiken voor alle betrokken medewerkers bij het invullen ervan (brief van het Ministerie van Financiën d.d. 20.08.2015 nr. 03-03-06/2/48232).

Op onze website kunt u kennis maken met een voorbeeld en een voorbeeld van het invullen van een voorrapportage. Laten we een hypothetisch voorbeeld bekijken.

Laten we zeggen dat X LLC op 21 januari 2019 geld heeft uitgegeven aan zijn werknemer O. D. Smirnov voor een bedrag van 20.000 roebel. voor de aankoop van 5 cartridges voor printers. Er waren geen ongebruikte voorschotten. De aankoop is dezelfde dag gedaan en de werknemer heeft het rapport de volgende dag, dus 22 januari, ingediend.

De werknemer besteedde slechts 18.950 roebel. (De aankoop was niet onderworpen aan btw aangezien de verkoper het vereenvoudigde belastingstelsel toepast). Ongebruikte fondsen voor een bedrag van 1.050 roebel. hij keerde onmiddellijk terug naar de kassier na overhandiging van het rapport aan de boekhoudafdeling.

Hier is een voorbeeld van het invullen van een voorschotrapport voor deze situatie.

Volgens lid 1 van art. 9 van de wet van 21 november 1996 N 129-FZ (hierna - Wet N 129-FZ), moeten alle zakelijke transacties die door de organisatie worden uitgevoerd, worden gedocumenteerd door ondersteunende documenten. Als zodanig worden primaire boekhouddocumenten gebruikt. De vereisten waaraan ze moeten voldoen om voor boekhouding te worden aanvaard, staan vermeld in paragraaf 2 van art. 9 van wet N 129-FZ. Dus als algemene regel moet de "primaire" worden opgesteld in de vorm die is opgenomen in de albums van uniforme vormen van primaire boekhouddocumentatie. De uitzonderingen zijn gevallen waarin dergelijke albums niet in een speciale vorm voorzien. Dan volstaat het dat het document de verplichte gegevens bevat die in hetzelfde lid 2 van art. 9 van wet N 129-FZ.
Volgens art. 313 Belastingcode primaire boekhouddocumenten- een van de manieren om fiscale boekhoudgegevens te bevestigen. Bijvoorbeeld op grond van art. 252 van de Code worden voor de belasting van winsten alleen gedocumenteerde uitgaven geaccepteerd, namelijk die welke zijn bevestigd door documenten die zijn opgesteld in overeenstemming met de wetgeving van de Russische Federatie of met zakelijke gebruiken. Met andere woorden, om de "primaire organisatie" te laten dienen als "rechtvaardiging" voor fiscale boekhouddoeleinden, moet zij ook voldoen aan de vereisten van paragraaf 2 van art. 9 van wet N 129-FZ.
Een van de vormen van primaire boekhoudkundige documentatie, goedgekeurd door het decreet van de State Statistics Committee van Rusland van 1 augustus 2001 N 55, is (Formulier N AO-1). Volgens de richtlijnen voor het gebruik en de voltooiing van het uniforme formulier "Advance Report", goedgekeurd door hetzelfde besluit van de Staatsstatistiekencommissie van Rusland N 55 (hierna de richtlijnen genoemd), dient het om fondsen te verantwoorden die zijn uitgegeven aan verantwoordelijke personen voor administratieve en zakelijke kosten.
Dus, volgens clausule 11 van de procedure voor het uitvoeren van contante transacties (goedgekeurd bij besluit van de raad van bestuur van de Bank of Russia van 22 september 1993 N 40, hierna de procedure genoemd), hebben organisaties het recht om contant geld uit te geven aan medewerkers van de kassa voor economische en operationele behoeften, evenals voor uitgaven met betrekking tot . Tegelijkertijd zijn personen die geld hebben ontvangen tegen een melding verplicht uiterlijk drie werkdagen na het verstrijken van de periode waarvoor ze zijn afgegeven, of vanaf de dag dat ze terugkeren van een dienstreis, bij de boekhouding afdeling verslag uitbrengen over de bestedingen en hierover een eindafrekening maken. Het is samengesteld in de vorm van N AO-1 in één exemplaar en kan tegelijkertijd zowel handmatig als op een computer worden ingevuld. Het kan echter in ieder geval niet alleen in elektronische vorm worden opgeslagen. Het moet niet alleen worden afgedrukt en ondertekend door de accountant en verantwoordelijke medewerker, maar ook door de hoofdaccountant en het hoofd van de organisatie.

Bestelling vullen

Het voorschot is dus een tweezijdig document dat niet alleen door de verantwoordelijke wordt ingevuld, maar ook door de accountant.
De werknemer die het geld voor het rapport heeft ontvangen, geeft op de achterkant van het formulier in kolommen 2 - 4 de details aan van de documenten die de gemaakte kosten bevestigen (datum, nummer en naam), en in kolom 5 - het bedrag van de kosten voor hen. Als het geld in vreemde valuta is uitgegeven, moet kolom 6 ook het bedrag in vreemde valuta weergeven.
Al deze documenten, waaronder geld- en verkoopbonnen, vrachtbrieven, strikte meldingsformulieren, vervoersdocumenten (reisbewijzen, coupons), enz., zijn bij het rapport gevoegd. Tegelijkertijd moeten ze door de verantwoordelijke worden genummerd in de volgorde waarin ze in het rapport zijn vastgelegd.
Na het controleren van de juistheid van de weergegeven informatie, de gerichte besteding van gelden, de beschikbaarheid van bewijsstukken, de juistheid van de uitvoering en de berekening van bedragen, begint de accountant met het invullen van de voorschotnota. Hij kent een volgnummer toe aan het document, noteert de datum en vermeldt op de voorzijde van het formulier de naam van de structurele eenheid waarin de verantwoordelijke werkt, zijn achternaam en voorletters, personeelsnummer, functie, evenals de doel van het aan hem verstrekte voorschot.
Tegelijkertijd krijgt de werknemer een ontvangstbewijs waarin staat dat het rapport en de ondersteunende documenten zijn geaccepteerd voor verificatie, wat het afscheurgedeelte is van formulier N AO-1, dat zich op de voorkant hieronder bevindt. Hier dient de accountant de volledige naam op te geven. verantwoordelijke persoon, de details van het voorschotrapport, waaraan het ontvangstbewijs is gehecht, het bedrag van de uitgegeven fondsen en het aantal bewijsstukken en hun bladen, evenals uw handtekening.
Op de achterzijde van het voorschotverslag in kolom 7 moet de accountant voor elk van de bewijsstukken de voor de boekhouding aanvaarde bedragen noteren. In kolom 9 worden de rekeningen (subrekeningen) van de boekhouding ingevoerd, die voor deze bedragen worden gedebiteerd. Alle gegevens worden overgebracht naar de tabel aan de voorzijde van het rapport, aan de rechterkant. Kolom 8 op de achterzijde is ingevuld als de verantwoordelijke de gegevens in kolom 6 weergeeft, dus mits het geld in vreemde valuta is uitgegeven. Het geeft het bedrag van de voor de boekhouding geaccepteerde kosten aan in termen van "valuta".
Voer in de tabel aan de voorzijde, aan de linkerkant, informatie in over de aanwezigheid van een saldo of overbesteding op het vorige voorschot, evenals gegevens over het huidige voorschot ("Totaal ontvangen", "Uitgegeven", "Saldo", " overbesteding"). In dit geval wordt regel 1a alleen ingevuld als de verantwoordelijke geld in vreemde valuta heeft ontvangen.
Onder de tabellen wordt het totaalbedrag van het voorschotverslag na verificatie ("Toekeuring in het bedrag") en het aantal bewijsstukken en de daarbij behorende bladen vermeld. Vervolgens worden de handtekeningen van de accountant en hoofdaccountant aangebracht en wordt het rapport zelf ingediend bij het hoofd van de organisatie, die zijn handtekening en het door hem goedgekeurde bedrag in woorden en cijfers op de voorkant achter op het formulier in de bovenste rechter hoek.
Op basis van het goedgekeurde rapport worden eindafrekeningen gemaakt met de medewerker volgens het voorrapport.
Volgens paragraaf 13 van de procedure wordt de ontvangst van contant geld door de kassa's van ondernemingen uitgevoerd volgens de ontvangstbewijzen die zijn ondertekend door de hoofdaccountant of een persoon die daartoe gemachtigd is door een schriftelijke opdracht van het hoofd van de onderneming. Volgens de inkomende contante opdracht moet het saldo van het voorschot dat niet door de verantwoordelijke is besteed, worden overhandigd aan de kassa.
De uitgifte van contant geld aan de kassa, krachtens clausule 14 van de procedure, moet worden uitgegeven door een kasbevel op een rekening. Dienovereenkomstig, als er een te hoge uitgave is geweest, wordt deze aan de werknemer terugbetaald op de rekening kasbevel.
De details van de credit- of debetopdracht, evenals het bedrag waarvoor deze is opgesteld, worden ook vermeld op de voorzijde van de onkostennota en worden gewaarmerkt door de handtekening van de kassier met de datum.

Voorbeeld . VADER. Skvortsova, die als secretaresse bij Polyus LLC werkt, werd belast met de aankoop van briefpapier voor de komende vergadering van deelnemers in een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Voor deze doeleinden heeft de accountant-kassier, in opdracht van het hoofd van het bedrijf, Skvortsova 10.000 roebel uitgegeven. Vijf werkdagen werden toegewezen voor de uitvoering van de bestelling, op 26 juli kocht de secretaresse briefpapier voor een bedrag van 7380 roebel en op 27 juli stelde ze samen met de accountant een voorschotrapport op. Op dezelfde dag werd het rapport goedgekeurd door het hoofd van het bedrijf en het ongebruikte saldo werd door Skvortsova aan de kassier betaald volgens de inkomende contante bestelling N 54 van 27 juli 2011.

Uniforme vorm N AO-1

Keerzijde van formulier N AO-1

Optimalisatielimieten

Desgewenst kan de organisatie elke uniforme vorm van primaire documentatie afronden. Een dergelijk recht wordt haar verleend door de procedure voor de toepassing van uniforme vormen van primaire boekhouddocumentatie, goedgekeurd door het decreet van de staatscommissie voor statistiek van Rusland van 24 maart 1999 N 20. Het voorafgaande rapport is geen uitzondering. In het bijzonder kunt u het formaat volledig vrij hanteren: kolommen en lijnen verkleinen of uitbreiden, extra regels en losse vellen in het formulier opnemen voor het gemak van het plaatsen en verwerken van de benodigde informatie. Het Ministerie van Financiën van Rusland stemde hiermee in in brief nr. 03-03-06/1/414 van 8 juli 2011.
Bovendien kan de organisatie indien nodig Form N AO-1 aanvullen met de benodigde gegevens, waar de financiers zich ook niet tegen verzetten. Die van de details die al in het voorrapport staan, mag het bedrijf er echter niet uit verwijderen, benadrukken ambtenaren (inclusief code, formuliernummer, documentnaam). Dus zelfs als de LLC alleen een niet-contante afwikkeling heeft met "accountables" die gebruik maken van bedrijfscreditcards en debetkaarten, kan het bedrijf de velden voor het weergeven van transacties voor het uitgeven van geld aan de kassa en het storten van geld op het formulier niet uitsluiten van het formulier. het.
Met name in voornoemde brief zijn de specialisten van de financiële afdeling tot de conclusie gekomen dat de belastingplichtige bijvoorbeeld voor het belasten van winst een voorrapportage moet indienen, hetzij strikt in overeenstemming met het uniforme formulier N AO-1, of de gewijzigde versie, maar in strikte overeenstemming met de vereisten van paragraaf 2 tbsp. 9 van wet N 129-FZ en resolutie van de staatscommissie voor statistiek van Rusland N 20 over de beschikbaarheid van verplichte details. Tegelijkertijd moeten eventuele wijzigingen in het formulier vergezeld gaan van een passend organisatorisch en administratief document van de organisatie; met andere woorden, de definitieve vorm van het voorschotverslag moet worden vastgelegd in de grondslagen voor financiële verslaggeving van de organisatie.