Geld 

Personeelsformulier in Word. personeelsbezetting

Dit document is een plaatselijk regelgevende handeling die wordt gebruikt om de personeelsbezetting van een organisatie te registreren in overeenstemming met haar Charter (Reglement). Er moet aan worden herinnerd dat de personeelstafel niet zomaar een formaliteit is, maar een document dat nodig is voor werk, waarvan de aanwezigheid te wijten is aan de behoeften van de organisatie.

Het schema moet een lijst bevatten met structurele eenheden, functies, informatie over het aantal personeelseenheden, officiële salarissen, toelagen en maandelijkse loonlijsten, dus voordat u verder gaat met het opstellen van het document, moet u de organisatiestructuur van de onderneming bepalen.

Formulier nr. T-3 invullen

Het formulier voor de personeelstabel kan onafhankelijk door de organisatie worden ontwikkeld, op basis van haar behoeften, maar toch wordt aanbevolen om het uniforme formulier nr. T-3 als formulier te gebruiken.

Afhankelijk van de grootte en het personeelsbestand van de organisatie, kan de verantwoordelijkheid voor het samenstellen en invullen van formulier nr. T-3 worden toegewezen aan zowel medewerkers van de personeelsafdeling als accountants of zelfs managers.

De naam van de organisatie in het document moet worden vermeld in strikte overeenstemming met de samenstellende documenten.

Opgemerkt moet worden dat op formulier nr. T-3 ten minste twee data worden vermeld: de datum van compilatie (in de kolom "Datum van compilatie" in het formaat "dd.mm.jjjj"), evenals de datum waarop de document van kracht wordt, met vermelding van de geldigheidsduur (meestal goedgekeurd voor één jaar). In dit opzicht mogen deze data bij het invullen van het formulier niet worden verward, aangezien de datum van de personeelstabel vaak voorafgaat aan de begindatum van de geldigheid ervan.

De namen van structurele onderverdelingen moeten worden vermeld in overeenstemming met de goedgekeurde structuur van de organisatie. Een kenmerk van het invullen van deze kolom is dat commerciële organisaties alle namen van structurele eenheden kunnen invoeren die zij geschikt achten, alleen geleid door de vereisten voor terminologie en algemeen aanvaarde concepten en definities. Tegelijkertijd moeten staatsinstellingen en organisaties met schadelijke en (of) gevaarlijke werkomstandigheden zich bij het specificeren van afdelingen laten leiden door de vereisten van volledig Russische en industriële classificaties, evenals tarief- en kwalificatiereferenties en andere regelgevende documenten, aangezien een aantal voordelen die aan werknemers worden verstrekt hiervan afhankelijk zijn, zijn deze organisaties bij pensionering.

De code voor elke structurele eenheid wordt door de organisatie onafhankelijk ingesteld en is nodig voor documentbeheer, maar ook om de plaats van de structurele eenheid in de hiërarchie van de organisatie aan te geven.

Het wordt aanbevolen om de namen van functies te bepalen in overeenstemming met de "All-Russian Classifier of Professions of Workers, Positions of Employees and Loon Grades" (OKPDTR), die de namen van beroepen en functies bevat, evenals hun codeaanduidingen. De personeelslijst moet ook vacante posities vermelden, in de vorm van een overeenkomstige opmerking in de kolom "Notitie", of door het aantal vacante posities aan te geven met een voetnoot onderaan de pagina die aangeeft dat de positie vacant is.

Het aantal stafeenheden voor elke functie wordt bepaald door de behoeften van de organisatie bij bepaalde soorten werk, maar ook op basis van economische haalbaarheid.

In overeenstemming met de regels voor het invullen van "Albums van uniforme vormen van primaire boekhouddocumenten", worden kostenindicatoren aangegeven in roebels met een nauwkeurigheid van twee decimalen. En als uw organisatie bij het bepalen van het officiële salaris van werknemers niet verplicht is om zich alleen te houden aan het Unified tarief- en kwalificatieraster, dan kan niemand u verbieden in de goedgekeurde personeelstabel in de kolom "Salaris (tarieftarief)" om niet een specifiek salaris aangeven voor deze stafeenheid, maar mogelijke grenzen bepalen. Bijvoorbeeld: 1000-1500, hiermee kunt u differentieel betalen voor het werk van werknemers die functies met dezelfde naam bezetten volgens de personeelstabel, maar tegelijkertijd rekening houden met hun kwalificaties en verschillen in de arbeidsfunctie en niet schenden de eisen van de arbeidswetgeving inzake het verbod op "discriminatie" (overwin nivellering).

Het uniforme formulier nr. T-3 bevat verschillende kolommen (6-8) verenigd door de algemene naam "Toeslagen". Ze registreren alle aanmoedigings- en compensatiebetalingen (vergoedingen, bonussen, aanvullende betalingen, enz.) die voor een bepaalde functie worden verstrekt. Bij het vaststellen van deze betalingen wordt in de betreffende kolom genoteerd - in welk bedrag en waarvoor de toeslag (toeslag) is vastgesteld.

Als het onmogelijk is om kolommen 5-9 in roebeltermen in te vullen vanwege het gebruik van andere loonsystemen (bijvoorbeeld tariefvrij, gemengd, enz.), worden deze kolommen ingevuld met de juiste meeteenheden (percentage, coëfficiënten , enz.).

De negende kolom "Totaal" wordt berekend door 5-8 kolommen toe te voegen en het resulterende bedrag te vermenigvuldigen met het aantal personeelsposities uit kolom 4. Het totale bedrag voor alle posities is de maandelijkse loonlijst.

Personeelstabel (voorbeeld 2017) voor LLC

Russische werkgevers houden documentatie bij met betrekking tot de noodzaak om het werk van werknemers te systematiseren en vast te leggen. Een voorbeeld van zo'n document is de personeelstabel (hierna ook - SR). Dit document is een lokale akte van de werkgever. Goedgekeurd door de SHR in opdracht van de werkgever. Dit document moet bij elke werknemer op het moment van indiensttreding bekend zijn. Voor dit document is er een normatief vastgestelde uniforme vorm, maar dit is niet verplicht. De personeelstabel voor LLC (voorbeeld 2017) kan via onderstaande link worden gedownload.

Het begrip personeelsbezetting

De personeelstabel is een noodzakelijk document voor elke werkgever, want. het moet informatie bevatten over de bestaande arbeidsverdeling tussen arbeiders.

Het belang van de personeelstabel voor met name de werkgever blijkt uit de afdelingspositie zoals aangegeven in de Brief van Rostrud van 21 januari 2014 N PG / 13229-6-1.

Met name uit genoemde brief volgt:

  • SR is een lokale verplichte wet voor de werkgever;
  • er zijn geen wettelijke regels voor het opstellen van de SR;
  • de positie in het te sluiten contract dient te worden aangegeven conform de SR.

Voorheen was er onder de verplichte vormen van primaire documentatie die waren goedgekeurd door de Staatsstatistiekcommissie, ook een personeelstabel. Tot 2013 was het gebruik van zelfstandige vormen van dergelijke documentatie niet toegestaan. Op dit moment heeft de verplichting om het juiste uniforme formulier te gebruiken voor commerciële organisaties echter haar relevantie verloren.

Tot op heden hebben deze organisaties het recht om onafhankelijk te bepalen welke vorm van dit document van toepassing is:

  • verenigd (formulier nr. T-3);
  • onafhankelijk ontwikkeld en goedgekeurd.

Als voorbeeld van het betreffende document raden we aan om de personeelstabel van een bouworganisatie te downloaden (een voorbeeld uit onderstaande link).

personeels sjabloon

De termijn, termijnen, gevallen van goedkeuring van de personeelstabel zijn niet bij wet vastgelegd. Daarom is de beslissing over deze kwesties het voorrecht van de werkgever.

De uitzending wordt erkend als een lokale regelgevende handeling van de werkgever, die rechtstreeks van invloed is op zijn arbeidsactiviteit. Daarom is er een verplichting om werknemers tijdens het dienstverband vertrouwd te maken met dit document tegen ondertekening alvorens een arbeidsovereenkomst te ondertekenen.

Vorming van de personeelstafel

De personeelstabel moet met name het volgende bevatten:

  • structuur van de organisatie met vermelding van functies, beroepen en (of) specialiteiten, specifieke soorten werk;
  • personeelsbezetting;
  • loon.

Arbeidsovereenkomsten met werknemers worden gesloten in overeenstemming met de informatie in de SR.

Om een ​​bepaald soort werk correct weer te geven in de SR, raden we je aan om de Procedure goedgekeurd te volgen. Besluit van het Staatsstatistiekcomité van Rusland van 24 maart 1999 N 20.

Het betreffende schema wordt goedgekeurd door een administratief document, dat wordt ondertekend door het hoofd van de organisatie of een andere persoon met de juiste autoriteit.

Het uniforme formulier bevat details die aangeven dat de personeelslijst moet worden ondertekend door het hoofd van de personeelsafdeling en de hoofdaccountant.

Bij gebrek aan relevante functies in de organisatie worden beide functies vervuld door het hoofd.

Het personeelsformulier voorziet in zijn eigen vulfuncties. Ontdek of u zonder het uniforme T-3-formulier kunt en download een voorbeeld van het invullen van het formulier en T-3-personeelsformulieren in Excel en Word.

Lees ons artikel:

Welke informatie bevat het T-3 Unified Staffing-formulier

Sinds 2013 zijn uniforme documentvormen niet langer verplicht, maar veel werkgevers blijven ze gebruiken. Allemaal omdat ze vertrouwd, handig en volledig voldoen aan de eisen van de wet. En indien nodig kan de werkgever ze steeds aanvullen met de nodige gegevens.

Het T-3-personeelsformulier is vereist voor de werkgever (artikel 57 van de arbeidswet van de Russische Federatie). De SR wordt goedgekeurd in opdracht van het hoofd en de geldigheidsduur is onbeperkt. Het schema vervalt vanaf het moment dat een nieuw document wordt afgegeven.

Shtatka is een handig mechanisme om de samenstelling van het personeel en de loonlijst te analyseren. Het weerspiegelt niet alleen bezette functies, maar ook vacante. Het formulier is opgesteld voor de gehele organisatie als geheel (inclusief afzonderlijke divisies en vestigingen).

We zullen het T-3-personeelsformulier en een voorbeeld van de voltooiing ervan voor 2018 in detail bekijken.

Conventioneel kan het document in 3 delen worden verdeeld:

  • basisinformatie (details van het document);
  • tabulair deel (direct regelmatig);
  • verantwoordelijke handtekeningen.

Lees ook:

Basis informatie

Allereerst wordt in formulier nr. T-3 de naam van het bedrijf aangegeven, die exact moet overeenkomen met de samenstellende documenten. Een aanduiding van bijvoorbeeld een merk is onaanvaardbaar. Als het bedrijf een afgekorte naam heeft, wordt deze tussen haakjes vermeld.

OKUD-code - documentformuliernummer van de algemene classificatie van uniforme documenten. Het hoeft niet te worden gewijzigd, het is hetzelfde voor alle werkgevers.

OKPO-code - organisatiecode. Het is te vinden in de informatiebrief van de statistische autoriteiten. Zo'n brief wordt meestal bewaard in de map met samenstellende stukken. Als u het niet kunt vinden, neem dan contact op met de hoofdaccountant.

Rekwisieten "Documentnummer". Hier kunt u doorlopende nummering toepassen, wat handig is voor bedrijven die zelden van "staf" wisselen. Met deze optie krijgt het originele document het nummer 1, de volgende 2 enzovoort, ongeacht het jaartal.

Het toepassen van nummering binnen het huidige jaar en volgend jaar vanaf #1 is een andere optie. Het is handig wanneer gedurende het jaar.

De datum wordt ingevoerd als actueel. De geldigheidsduur van het document kan verschillende intervallen zijn, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf (maand, zes maanden, jaar).

Het uniforme formulier T-3 personeelsbezetting is goedgekeurd. Op het formulier zijn alleen de details van het document aangebracht. Hieronder staat het totale aantal personeelsposities uit het tabelformulier.

Lees ook:

Het tabelgedeelte van de personeelstabel

Het tabelgedeelte van het T-3-formulier bestaat uit 10 kolommen. Het aantal regels is rechtstreeks afhankelijk van het aantal berichten. Groeperen gebeurt het gemakkelijkst door structurele divisies en binnen divisies - door hiërarchie. Dit is de snelste manier om de vereiste tekenreeks te vinden.

Kolom 1. Naam van de structurele eenheid. Het is handiger om de indeling van structurele afdelingen langs de lijnen te vormen volgens het principe van ondergeschiktheid - van de hogere managementniveaus tot het werkende personeel. Voor sommige bevoorrechte beroepen is de naam van de afdeling (werkplaats, enz.) niet onbelangrijk. Als de naam onjuist is, kan de werknemer bepaalde voordelen verliezen. Raadpleeg daarom bij het benoemen van afdelingen brancheclassificaties.

Kolom 2. Code. Toegekend door de werkgever zelfstandig en weerspiegelt de ondergeschiktheid van afdelingen binnen het bedrijf. Als er ondergeschikte elementen in de 015-structuureenheid zijn, worden deze genummerd 015.01, 015.02, enz.

Lees ook:

Kolom 3. Functietitel. Hoe deze of gene functie te noemen - de werkgever beslist zelf. Maar als een dergelijke positie is opgenomen in de lijst met "preferentieel", dan moet deze overeenkomen met de normatieve titel. Indien een categorie voorzien is in het specialisme van een werknemer, wordt elke categorie op een aparte regel geschreven (betonwerker van de 2de categorie, betonwerker van de 3de categorie, ..., betonwerker van de 7de categorie).

Kolom 4. Aantal staffuncties. Het kan zowel het werkelijke aantal werknemers in een bepaalde specialiteit aangeven als de prognose die het bedrijf nodig heeft voor normaal functioneren of met het vooruitzicht op ontwikkeling. Zo worden ook vacante functies in deze kolom weergegeven.

Indien nodig is het toegestaan ​​om niet alleen gehele getallen, maar ook breukwaarden te gebruiken. Dit is nodig wanneer de werknemer niet fulltime inzetbaar is. Meestal worden fractionele tarieven gegeven aan deeltijdwerkers. In SR wordt dit weergegeven als: 0,5; 0,25; 0,75 inzet.

De personeelstabel is een intern document van het bedrijf, dat informatie weergeeft over de structuur, het personeelsbestand, het aantal personeelseenheden en het tarief voor elke functie. De noodzaak van een dergelijke lokale handeling wordt uiteengezet in de bepalingen van de arbeidswet van de Russische Federatie. Maar ze hebben het specifiek over organisaties, terwijl individuele ondernemers niet genoemd worden. Eens kijken of individuele ondernemers dit document moeten opstellen. En bedenk ook hoe de personeelstabel voor individuele ondernemers op een “vereenvoudigde” basis wordt samengesteld, ingevuld en goedgekeurd aan de hand van een concreet voorbeeld.

Vermelding van de personeelstabel (SR) is alleen te vinden in artikel 57 van de arbeidswet van de Russische Federatie. Ze zegt dat bij het sluiten van een arbeidsovereenkomst (contract) de tekst de functie van de werknemer, zijn specialiteit, beroep moet specificeren, wat moet overeenkomen met de personeelstabel van het bedrijf. Anders moet u in detail alle arbeidstaken en -functies specificeren die zijn toegewezen aan de werknemer die wordt aangenomen.

Uit het voorgaande volgt dat in gevallen waarin de TD (arbeidsovereenkomst) alleen de functie van de werknemer (beroep, specialiteit) aangeeft, a priori wordt aangenomen dat de organisatie een personeelstabel heeft. En vice versa, als de bepalingen van de arbeidsovereenkomst met de werknemer duidelijk, punt voor punt, al zijn arbeidstaken beschrijven, de specifieke soorten werk aangeven die hij zal moeten uitvoeren, is er geen SR nodig.

Hetzelfde artikel 57 van de arbeidswet van de Russische Federatie verwijst naar de personeelsbezetting van organisaties, terwijl de noodzaak voor ondernemers om een ​​dergelijk document te hebben helemaal niet wordt genoemd. Maar dit gegeven kan op twee manieren worden opgevat, zowel door de individuele ondernemers zelf als door ambtenaren van de Arbeidsinspectie. En het ontbreken van een SHR voor een individuele ondernemer kan worden beschouwd als een grove niet-naleving van de arbeidswet en kan leiden tot strafmaatregelen waarin is voorzien in artikel 5.27 van het wetboek van administratieve overtredingen van de Russische Federatie.

  • het totaal aantal werkzame personen is meer dan 3 personen;
  • de taken van de ingehuurde werknemers komen overeen met de algemeen aanvaarde functies van standaardfuncties (specialiteiten, beroepen);
  • de staf van medewerkers heeft nood aan een duidelijke structuur en een strikte verdeling van verantwoordelijkheden.

Vaak zijn er situaties waarin een nieuw aangenomen werknemer een arbeidsovereenkomst sluit met de werkgever en wordt opgesteld voor een specifieke functie. Tegelijkertijd is er simpelweg geen huidige personeelstabel waarin deze functie in het bedrijf zou worden geregistreerd en vastgelegd. Het moet duidelijk zijn dat zelfs het feit dat de werkgever geen SR heeft, geen belemmering kan vormen voor de tewerkstelling van een werknemer, de uitvoering van zijn taken en de uitoefening van arbeidsrechten.

Het komt voor dat een medewerker wordt ingedeeld in een functie waarin de personeelstabel niet voorziet. De discrepantie tussen de informatie in de arbeidsovereenkomst en de SR vormt geen belemmering voor tewerkstelling, en de meningsverschillen die zijn ontstaan ​​op basis van artikel 8 van de arbeidswet van de Russische Federatie worden in de regel opgelost in het voordeel van de TD. En de werknemer wordt geacht te zijn ingeschreven voor de in de arbeidsovereenkomst genoemde functie.

Het verwaarlozen van registratie en het invullen van de personeelstabel kan problemen opleveren, vooral voor de werkgever zelf. Met name een organisatie of individuele ondernemer die niet beschikt over een geldige SR zal geen personeelsreducties kunnen doorvoeren. Het is natuurlijk mogelijk om dit nauwkeuriger te doen. Maar er is kans op een arbeidsconflict met een werknemer en verhoogde aandacht van de Arbeidsinspectie. Het is niet mogelijk om de legitimiteit van de vermindering aan te tonen en de procedure volgens alle regels te formaliseren zonder een goedgekeurde, actuele personeelstabel.

Personeelsregels

De personeelstabel is opgesteld en ingevuld volgens het uniforme formulier T-3, goedgekeurd bij besluit van de Staatsstatistiekcommissie van de Russische Federatie nr. 1 van 01/05/2004 Werkgevers, ongeacht hun status en vorm (LLC , OJSC, IP, etc.), wordt aanbevolen om dit specifieke formulier te gebruiken. Maar het is adviserend van aard en de werkgever kan desgewenst een eigen documentvorm met een eigen structuur ontwikkelen. En dat is waarom.

De federale wet "On Accounting" stelt dat primaire documenten als geldig worden beschouwd en alleen voor boekhouding kunnen worden geaccepteerd als ze strikt zijn opgesteld in de vorm die is opgenomen in het album met uniforme vormen van primaire boekhouddocumentatie. En alleen die handelingen waarvan de vormen niet in deze albums zijn opgenomen, kunnen in welke vorm dan ook worden opgesteld, maar moeten zeker alle verplichte details bevatten die worden vermeld in artikel 9 van de federale wet nr. 129-FZ.

Aangezien de federale wet "On Accounting" specifiek verwijst naar primaire documentatie, blijkt dat deze regel niets te maken heeft met de personeelstabel. Het is immers geen primair document en is dat ook nooit geweest. Dit blijkt uit het feit dat de SHR geen afspiegeling is van het huishouden. operaties die betrokken zijn bij de boekhouding, op basis van dit document worden geen salarissen berekend voor werknemers en wordt er geen boekhouding gevormd. bedrading.

Bovendien hebben bedrijven en ondernemers sinds begin 2013 het recht gekregen om zelfstandig vormen van primaire documentatie te ontwikkelen en te gebruiken in hun werk. Hiervoor hoeven ze enkel goedgekeurd te worden in opdracht van de algemeen directeur (voorzitter, andere uitvoerende macht) van de vennootschap of weergegeven in de bijlage bij de grondslagen voor financiële verslaggeving.

Het blijkt dat de werkgever helemaal niet verplicht is om een ​​personeelstabel op te stellen in het T-3-formulier, maar misschien zijn eigen tabel gebruikt, anders dan de uniforme.

Organisaties en individuele ondernemers voeren naar eigen goeddunken gewone functies (specialiteiten, beroepen) in de HR in; er kunnen willekeurige namen voor worden gebruikt. Als de arbeidsfuncties waarin bepaalde functies voorzien als gevaarlijk worden geclassificeerd, voorzien in het verstrekken van bepaalde voordelen of bepaalde beperkingen hebben, dan moeten dergelijke functies, specialiteiten, beroepen, evenals de vereisten voor de kwalificaties van werknemers die daarin werken, volledig voldoen aan de bepalingen van de kwalificatielijst (artikel 57 van de Arbeidswet RF).

Tot op heden zijn er drie hoofddirectories die moeten worden geleid door: ETKS, CEN, OKPDTR. In gevallen waarin het beroep (de functie) met voordelen of beperkingen niet in deze gidsen wordt vermeld, moet het in de arbeidsovereenkomst en andere documenten worden opgenomen op basis van documenten die recht op voordelen verlenen of beperkingen opleggen.

De moeilijkheid ligt in het feit dat verschillende wetgevingshandelingen van de Russische Federatie voorzien in een groot aantal zeer verschillende categorieën werknemers die recht hebben op bepaalde voordelen. Om te voorkomen dat per ongeluk een fout wordt gemaakt die door de Arbeidsinspectie wordt bestraft, is het daarom verstandiger voor werkgevers om amateuractiviteiten te staken en de namen van functies in de HR in te voeren in strikte overeenstemming met de aanbevolen mappen.

De procedure voor het invullen van de personeelstabel in de vorm van T-3

Kolom 1 geeft de naam aan van de structurele eenheid waar deze of gene positie is voorzien. Bijvoorbeeld boekhouding, personeelsafdeling enzovoort. In kolom 2 wordt de voor elke divisie vastgestelde code ingevuld. In kolom 3 staan ​​de namen van alle functies (specialiteiten, beroepen) waarin een bedrijf of een individuele ondernemer voorziet.

Kolom 4 van de SR bevat informatie over het aantal stafeenheden. Voor elke positie kan deze indicator zowel als een geheel getal als in aandelen worden aangegeven (bijvoorbeeld 0,5 of 0,25). In kolom 5 wordt het voor elke individuele functie (voor de gehele stafeenheid) vastgestelde salaris voorgeschreven. De kolommen 6 tot en met 8 bevatten informatie over de toelagen aan werknemers. Ze kunnen zowel in monetaire termen (roebels) als in percentages of coëfficiënten worden aangegeven.

Als de waarde van bepaalde vergoedingen geen vaste waarde heeft en varieert afhankelijk van sommige indicatoren, bijvoorbeeld de duur van het dienstverband, dan is het heel acceptabel om de kolommen 6-8 helemaal niet in te vullen. In plaats daarvan vermeldt u in kolom 10 als opmerking het document waarin de regels voor toekenning en de hoogte van de vergoedingen zijn geregeld.

Opvallend is dat het de toeslagen waren die tot uiting kwamen in de personeelstabel. Bonussen en andere aanmoedigingspremies worden op hun beurt niet vermeld in dit document. Waarom precies het extra deel van het salaris verdiende om revanche te nemen op de personeelslijst is niet helemaal duidelijk. Bovendien geeft de arbeidswetgeving geen duidelijke definitie van het begrip "toeslag".

Kolom 9 van de personeelstabel moet het totale loonbedrag weergeven dat verschuldigd is aan een werknemer die een specifieke functie bekleedt. Maar het is alleen mogelijk om de uiteindelijke waarde af te leiden op voorwaarde dat de gegevens in de kolommen 5-8 worden uitgedrukt in één equivalent - in roebels. Anders is het niet mogelijk om op te sommen.

Hoe de personeelsbezetting wordt goedgekeurd

Het recht om de personeelstabel goed te keuren wordt gegeven aan het hoofd van het bedrijf of de individuele ondernemer. Hiervoor wordt een passend bevel uitgevaardigd. Het afstempelen van de SHR is niet verplicht, het mag naar believen en wordt niet als een vergissing beschouwd.

De ingevulde en goedgekeurde personeelslijst wordt niet beschouwd als de definitieve vorm van het document en kan zo vaak als nodig worden gewijzigd. Het is niet nodig om de aangebrachte wijzigingen te rechtvaardigen. Ook in het geval van een betwistbare situatie met betrekking tot de afvloeiing van een werknemer, wordt door de rechtbanken geen rekening gehouden met de redenen en rationaliteit van wijzigingen in de SV.

Beschrijving

Met het gepresenteerde schema kunt u het personeel over de maand en de dag verdelen om een ​​gelijke werklast van de afdeling gedurende de hele tijd van zijn werk te verkrijgen.

Houd er rekening mee dat de overwogen optie niet canoniek is en mogelijk toevoegingen vereist voor specifieke zakelijke taken. Maar het kan ook worden gebruikt als een kant-en-klare oplossing en is getest in een van de Russische bedrijven, waar de effectiviteit van de implementatie de kosten vele malen overtrof.

Het doel van dit artikel is om de overgang van intuïtieve personeelsplanning naar een meer zinvolle personeelsplanning te demonstreren.

Structuur

Het planningsbestand bestaat uit één blad met daarin:

  • Een lijst met medewerkers;
  • Schema;
  • Informatietabel en grafieken.

Een lijst met medewerkers

De lijst met werknemers begint als een gewone lijst en eindigt met de uitdrukking "einde lijst". Dit wordt specifiek gedaan zodat u bij het toevoegen van een nieuwe medewerker niet per ongeluk het juiste formulebereik in de informatietabel kwijtraakt.

Incl. selecteer bij het toevoegen van een nieuwe regel voor een werknemer de regel met de zin "einde van de lijst".

Schema

Ploegendiensten van werknemers worden bepaald door uren geschreven door een koppelteken, bijvoorbeeld "9-18". Uren worden gespecificeerd in 24-uurs tijdformaat en kunnen een nul ervoor hebben, d.w.z. ploegen "7-16", "07-16" en "07-016" zijn equivalent, hoewel het wordt aanbevolen om de eerste optie te gebruiken, omdat. het is het meest leesbaar.

Het rooster wordt voor elke medewerker op een bepaalde dag vastgelegd, d.w.z. als u een nachtdienst moet instellen, bijvoorbeeld van 21.00 uur tot 9.00 uur de volgende dag, dan moet u op een dag "21-00" en in de volgende "00-09" specificeren.

Als ploegen in de verkeerde volgorde worden opgegeven, resulteert dit in onjuiste tellingen in de informatietabel en niet per se een fout. Een voorbeeld van een onjuiste ploegvolgorde is "15-07".

Informatie tafel

De informatietabel toont de resultaten voor elke dag en voor elk uur van de dag en bevat de volgende informatie:

  • "Werkende werknemers" - toont het maximum aantal gelijktijdig werkende werknemers per dag of per uur;
  • "Prod. per werknemer" - toont de gemiddelde productiviteit per werknemer per dag (voor een dag) en de gemiddelde productiviteit per werknemer in een bepaald uur. Het wordt uitgedrukt in kwantiteit (klanten, oproepen, vragenlijsten, brieven, enz.). De productiviteit per medewerker per uur wordt handmatig ingesteld op basis van specifieke statistieken van de afdeling;
  • "Algemene productiviteit" - toont de som van de productiviteit van alle werknemers;
  • "Belastingsprognose" - toont de belastingsprognose voor elke dag en elk uur. De prognose wordt manueel uitgevoerd, op basis van de specifieke statistieken van de afdeling, en wordt uitgedrukt in kwantiteit (klanten, oproepen, vragenlijsten, brieven, enz.);
  • "Laadsnelheid" - uitgedrukt als een percentage en handmatig aangegeven voor elk uur. Geeft aan hoe druk de afdeling zou moeten zijn om het werk zonder storingen, vertragingen en overuren te kunnen uitvoeren;
  • "Bezig met laden" - toont de werklast van de afdeling met het huidige rooster of geeft een foutmelding "err";
  • "Afwijkingssnelheid" - wordt ingesteld als een percentage en geeft de toegestane afwijking van de belastingssnelheid aan. De velden van de rij Bezig met laden hebben een voorwaardelijke opmaak waarmee u probleemgebieden in uw planning kunt opsporen. Als de belasting bijvoorbeeld binnen de normale belastingsafwijking valt, wordt de cel groen gemarkeerd. Als de belasting de opwaartse afwijkingssnelheid overschrijdt of als er een fout wordt gegenereerd, wordt de cel rood gemarkeerd. Als de belasting de neerwaartse afwijkingssnelheid overschrijdt, wordt de cel blauw gemarkeerd.

De beschikbare grafieken (twee voor elke dag) tonen duidelijk de dekking van de belasting van de afdeling door haar productiviteit en de afwijking van de belasting voor elk uur van de dag.

Gebruik de tips aan het einde van dit artikel om de grafieken beter te begrijpen en alle parameters in te stellen.

1. Wat is het minimum aantal werknemers dat tegelijkertijd moet werken?

Dat is nodig, want als een van de medewerkers tijdelijk arbeidsongeschikt raakt, hoeft er niet met spoed een vervanger te worden geselecteerd.

2. Hoe de prestaties van een medewerker correct bepalen?

De productiviteit van werknemers kan op verschillende manieren worden gemeten. Het hangt allemaal af van de prioriteit van de doelen.

Als het nodig is om de belasting van de afdeling zo nauwkeurig mogelijk te dekken, dan is het beter om de persoonlijke productiviteit van elke medewerker te bepalen, omdat. een medewerker met ervaring en een stagiair hebben een andere efficiëntie. Als u deze aanpak wilt gebruiken, verwijdert u de vakbond uit de cellen met de volledige naam van de werknemers en voert u de kwantitatieve indicator van de productiviteit van de werknemers in de vrijgekomen kolom in. Vervang vervolgens in de infotabel in de rij "Totale productiviteit" de formule door de SUMIF()-functie toe te passen met behulp van de werknemerswerktabel.

De hierboven beschreven aanpak stelt u in staat om te zien hoe de afdeling het nauwst zal samenwerken, maar het heeft zijn nadelen: de noodzaak om aanvullende statistieken te maken voor analyse; de moeilijkheid om de oorzaken van storingen in de efficiëntie van de afdeling te bewaken en vast te stellen; met deze methode kun je nog steeds niet nauwkeurig de prestaties van een medewerker bepalen, afhankelijk van verschillende situaties:

  • de werknemer werkt na vakantie;
  • werkefficiëntie voor en na de lunchpauze kan sterk variëren;
  • efficiëntie varieert afhankelijk van het type werklast (klanten met verschillende vragen, verschillende arbeidsintensiteit van taken die niet van hetzelfde type zijn, enz.).

Een eenvoudigere manier om de productiviteit te meten is de gemiddelde afdelingsproductiviteit over de voorgaande periode. Als volledige dekking van de inkomende belasting niet zo belangrijk is en afwijkingen mogelijk zijn, dan kun je beter een prestatienorm hanteren waar alle medewerkers naar zouden moeten streven. Houd bij het plannen van uw planning rekening met een kleine aftrekfactor voor stagiaires, werknemers die zijn teruggekeerd van vakantie, enzovoort. Onthoud ook dat de productiviteit op verschillende tijdstippen van de dag kan veranderen en dat werknemers pauzes nemen.

Het gebruik van de laatste methode vereenvoudigt de controle, aangezien het prestatietempo wordt voor iedereen bepaald en bij afwijkingen gebeurt het werken met medewerkers individueel.

3. Hoe de laadsnelheid en de afwijkingssnelheid te bepalen?

De belastingsgraad is vaak moeilijk direct te bepalen, vaak alleen empirisch, met behulp van verschillende soorten statistieken en analyses, observaties van buitenaf, persoonlijke enquêtes, enz. Ook is voor elk type afzonderlijk de beladingsgraad uniek, maar er zijn punten waar we uw aandacht op willen vestigen:

  • Gebruik geen 100% belastingspercentage als een dergelijke belasting zorgt voor enorme stress bij werknemers, wat uiteindelijk zal leiden tot "burn-out op het werk" en dienovereenkomstig tot een toename van het personeelsverloop;
  • Houd er rekening mee dat de belasting misschien niet geleidelijk komt, maar in "golven". Een afdelingsbelasting van 20 klanten op een bepaald uur kan bijvoorbeeld betekenen dat de eerste 5 binnen de eerste 30 minuten arriveren en de volgende in de laatste 30 minuten, waardoor een wachttijd ontstaat die kan voortduren tot het einde van het uur, of verplaatsen naar volgende uren, waardoor hun belasting toeneemt, en sommige klanten willen misschien later contact opnemen;
  • Bepaal empirisch onder welke belasting de prestatie-indicatoren van de afdeling niet veel veranderen en overeenkomen met de gewenste parameters, dus u krijgt een reeks belastingswaarden, waarbij het gemiddelde van dit bereik de norm is en de rest van hetzelfde bereik zal een aanvaardbare afwijking zijn.

Schema downloaden

  • Volgende >

Als de materialen van de site u hebben geholpen, steun dan alstublieft het project zodat we het verder kunnen ontwikkelen.

Je hebt niet genoeg rechten om commentaar te geven.