testen

Regels voor het opstellen van primaire boekhoudkundige documenten. Lijst met primaire boekhouddocumenten

Document vertaald uit het Latijn betekent bewijs, bewijs, daarom wordt elke zakelijke transactie opgesteld door een document dat het feit van de voltooiing ervan bevestigt en de boekhoudkundige boeking wettelijk legaal maakt. Dankzij het document zijn de plaats, het tijdstip, het voorwerp van de boekhouding en de verantwoordelijke personen precies bekend. Het document in de boekhouding bevestigt de wettigheid en geldigheid van alle zichtrekeningen.

Als onderdeel van boekhoudkundige documenten zijn er (Fig. 5.2):

Rijst. 5.2. Samenstelling van boekhoudkundige documenten

Primaire boekhouddocumenten

Onder primaire boekhouding de beginfase van het boekhoudproces begrijpen, dat de gegevens van een zakelijke transactie meet en in documenten registreert. Documenten moeten worden opgesteld op het moment van de transactie of onmiddellijk na de voltooiing ervan, het zijn de primaire boekhouddocumenten op basis waarvan de boekhouding wordt bijgehouden.

Documenten worden geaccepteerd voor boekhouding als ze correct zijn uitgevoerd en de vereiste details bevatten. Vereisten zijn een reeks functies en indicatoren in het document, zoals:

Titel van het document;

datum van opstelling van het document;

de naam van de organisatie namens wie het document wordt opgemaakt;

zakelijke transactiemeters in fysieke en monetaire termen;

de naam van de functionarissen die verantwoordelijk zijn voor de zakelijke transactie en de juistheid van de uitvoering ervan;

persoonlijke handtekeningen van de aangegeven personen met decodering.

Alle primaire documenten hebben uniforme, d.w.z. standaardformulieren. De belangrijkste primaire documenten zijn: documenten die de ontvangst en uitgifte van fondsen formaliseren (inkomende en uitgaande contante bestellingen), geldovermakingen van een lopende rekening (betalingsopdrachten), ontvangst en afgifte van materialen (volmachten, vereisten, acceptatiecertificaten), enz. . Documenten zijn ook onderverdeeld in intern, die direct bij de onderneming worden gebruikt, en extern, afkomstig van andere personen en rechtspersonen.

Op basis van primaire documenten worden boekhoudkundige boekingen opgesteld en initiële informatie gegenereerd, die wordt gebruikt voor verdere verwerking om "verschillende economische indicatoren te verkrijgen die de activiteiten van de onderneming kenmerken.

Boekhoudregisters

Boekhoudposten die zijn opgesteld in overeenstemming met primaire documenten, worden vervolgens overgedragen en gegroepeerd in boekhoudregisters. Registers bevatten dus secundaire informatie, waarvan de bron documenten waren. Boekhoudregisters zijn dragers van geordende informatie, waarin tekens en indicatoren van zakelijke transacties worden gesystematiseerd.

Boekhoudregisters verschillen in uiterlijk, wijze van boekhouden en inhoud.

Door uiterlijk boekhoudkundige registers zijn onderverdeeld in boeken, kaarten en gratis bladen. De eerste boekhoudkundige registers kunnen graanschuren worden genoemd, die door kooplieden werden bijgehouden om hun goederen te verantwoorden. Met een toename van het aantal zakelijke transacties, begonnen boeken met andere vormen te worden gebruikt: voor de boekhouding van de ontvangst en uitgaven van materialen, contant geld, enz. Later, om de arbeid te verdelen tussen werknemers die gegevens, kaarten en gratis bladen bijhouden begon te worden gebruikt in plaats van boeken. Kaarten zijn in de regel bedoeld om de boekhouding van verschillende objecten van analytische boekhouding te organiseren, bijvoorbeeld inventariskaarten voor de boekhouding van vaste activa, kaarten voor de boekhouding van materialen in een magazijn. Gratis bladen zijn boekhoudregisters op groot formaat; ze bevatten meer informatie dan kaarten. Gratis bladen zijn onder meer overzichten, besteljournalen, enz.

Door manier van doen boekhoudkundige registers zijn onderverdeeld in chronologische, systematische en gecombineerde. In chronologische registers worden bewerkingen op volgorde vastgelegd, hun voltooiing, dergelijke registers omvatten registratiejournalen. In systematische registers worden transacties bovendien gegroepeerd op economische inhoud, bijvoorbeeld kasboek, materiële boekhoudkaarten, enz.

Boekhoudkundige documenten

De vraag wat het resultaat is van het werk van een accountant is in één woord te beantwoorden: rapportage. Aan het einde van elk kwartaal worden rapportagedocumenten opgesteld volgens de boekhoudkundige registers.

Rapportage- dit is een reeks formulieren en indicatoren, evenals verklarend materiaal voor hen, die de resultaten van de financiële en economische activiteiten van de onderneming weerspiegelen.

In overeenstemming met de federale wet "On Accounting" van 21 november 1996 nr. 129-FZ, verstrekt de onderneming driemaandelijkse en jaarlijkse financiële overzichten in een bepaald aantal standaardformulieren. Deze formulieren worden binnen een maand na het einde van het kwartaal en drie maanden na het einde van het jaar bij de belastingdienst ingediend. Aanvullende informatie wordt aan het bureau voor de statistiek bezorgd.

Tussentijdse driemaandelijkse financiële overzichten bevatten een balans (formulier nr. 1) en een winst- en verliesrekening (formulier nr. 2). Het jaarverslag moet ook bevatten:

mutatieoverzicht van het eigen vermogen (formulier nr. 3);

kasstroomoverzicht (formulier nr. 4);

bijlage bij de balans (formulier nr. 5);

toelichting op het rapport.

De belangrijkste rapportagevereisten zijn:

betrouwbaarheid - rapportage moet echte zakelijke transacties weerspiegelen die gemakkelijk kunnen worden geverifieerd;

volledigheid - de rapportage moet alle noodzakelijke gegevens voor belanghebbenden bevatten en relevante opmerkingen bevatten;

neutraliteit - rapportage mag de belangen van geen enkele persoon weerspiegelen;

continuïteit - de volgorde van toepassing van rapportageformulieren en hun inhoud van de ene rapportageperiode naar de andere.

Documentstroom

Onder documentstroom in de boekhouding begrijpen ze de volgorde en het pad van het passeren van documenten door alle instanties vanaf het moment dat ze worden opgesteld tot ze worden gearchiveerd.

De verplaatsing van primaire documenten in de boekhouding wordt geregeld door een werkstroomschema, dat wordt opgesteld door een accountant en goedgekeurd door het hoofd van de onderneming. Het workflowschema bepaalt het doel van primaire documenten, de procedure voor hun uitvoering en de deadlines voor indiening bij het archief. Het workflowschema kan worden opgesteld in de vorm van een diagram, schema of lijst van werken, met vermelding van de uitvoerders en de timing van de verplaatsing van documenten. Elke uitvoerder krijgt een uittreksel uit het workflowschema, dat de documenten vermeldt die betrekking hebben op het domein van zijn activiteit, en de deadlines voor het indienen van deze documenten.

De regie over de uitvoering van het werkstroomschema wordt uitgevoerd door de hoofdaccountant.

Alle primaire documenten, boekhoudregisters, boekhoudverslagen en balansen zijn onderworpen aan overdracht naar het archief. Tot de overdracht van documenten naar het archief worden ze op de boekhoudafdeling bewaard in speciale kasten of kluizen.

Er zijn bepaalde regels en voorwaarden voor het bewaren van documenten in het archief. Primaire en boekhoudkundige documenten worden bijvoorbeeld 5 jaar bewaard, inventarisdocumentatie, auditrapporten - 3 jaar, boekhoudkundige rapporten en balansen, driemaandelijkse balansen - 3 jaar, jaarlijkse - 10 jaar, persoonlijke rekeningen van werknemers en werknemers - 75 jaar , enz. .

Correctie van fouten in de boekhouding

Boekhoudkundige documenten moeten correct en duidelijk worden ingevuld, zonder vlekken en correcties. Maar soms zijn er fouten in de boekhouding.

Fouten kunnen lokaal zijn, wanneer informatie in één document is vervormd, bijvoorbeeld als de datum verkeerd is geschreven, of transitief - als de fout automatisch door verschillende boekhoudregisters gaat, bijvoorbeeld als het bedrag van een bewerking onjuist is aangegeven. In documenten die geldtransacties uitvoeren, zijn correcties helemaal niet toegestaan, dergelijke documenten worden opnieuw herschreven.

De meest voorkomende foutcorrectiemethoden zijn:

proeflezen;

"rode kant";

extra invoer.

Bij proeflezen methode wordt de onjuiste tekst of het onjuiste bedrag doorgestreept met een dunne lijn zodat de gecorrigeerde invoer zichtbaar is en de juiste tekst bovenaan wordt geschreven. Dit type correctie wordt vermeld in de kantlijn met vermelding van de handtekening van de persoon die de correctie heeft aangebracht.

Methode "rode kant" is van toepassing wanneer het in de berekeningen aangegeven bedrag groter is dan zou moeten. In dit geval wordt een extra vermelding gemaakt om het te corrigeren bedrag te verduidelijken in rode pasta (pen) of omlijst. De rode tegenboeking wordt als een negatieve waarde beschouwd, dus dit bedrag wordt afgetrokken bij het berekenen van de totalen.

Bijvoorbeeld voor het debet van rekening 20 en het tegoed van rekening 70, in plaats van het bedrag van 528 r. het bedrag van 582 roebel is aangegeven. Bij het corrigeren van een fout met behulp van de "rode omkering" -methode, wordt het overtollige bedrag (54 roebel) in de rekeningen geboekt met rode pasta of ingelijst. Bij de definitieve berekening wordt dit bedrag in mindering gebracht.

Rekening 20 "Hoofdproductie"

Methode extra invoer wordt gebruikt als de boeking wordt gemaakt in een lager bedrag dan zou moeten. In dit geval wordt een extra boeking gemaakt voor het verschil in het bedrag met dezelfde correspondentie van rekeningen.

Er werd bijvoorbeeld een zakelijke transactie voltooid, materialen werden afgeschreven voor productie voor een bedrag van 18615 roebel. De boekhoudkundige rekeningen geven het bedrag van 16815 roebel aan. Bij het corrigeren van een fout met behulp van de aanvullende boekingsmethode, wordt het ontbrekende bedrag (1800 roebel) met dezelfde boeking op de rekeningen geboekt.

Rekening 20 "Hoofdproductie"

Alle zakelijke transacties die in de onderneming worden uitgevoerd, moeten absoluut worden gedocumenteerd. Voor elke transactie moeten passende ondersteunende primaire boekhoudkundige documenten worden opgesteld.

Primaire boekhoudkundige documenten - wat is erop van toepassing?

Primaire boekhoudkundige documenten zijn onderverdeeld in administratieve en ontlastende.

De eerstgenoemde omvatten in de eerste plaats verschillende soorten opdrachten, opdrachten om verschillende bewerkingen uit te voeren. In de regel worden deze formulieren goedgekeurd door de directie van de onderneming.

Vrijspraken omvatten documenten die het feit van de transactie bevestigen.

Ook kunnen bestuurs- en vrijspraakformulieren worden gecombineerd tot één boekhoudkundig document, dat zowel een bevel tot het uitvoeren van een handeling als een bevestiging van de voltooiing van deze handeling zal bevatten.

Ontlastende boekhoudkundige documenten kunnen anders primaire boekhoudkundige boekhouding worden genoemd. Primaire boekhoudformulieren zijn het eerste bewijs van een transactie en ze zijn verplicht om de transactie in de boekhouding weer te geven. Alle boekingen in de boekhoudafdeling moeten pas worden weergegeven nadat een correct uitgevoerd bewijsstuk is ontvangen. Een belangrijke regel om te onthouden is: "Geen document - geen bedrading!"

Het is niet alleen belangrijk om een ontlastende vorm te hebben, maar ook om het juiste ontwerp. De aanwezigheid van fouten kan het ongeldig maken, daarom is het bij ontvangst van een formulier absoluut noodzakelijk om alle regels te controleren op correcte vulling. Controleer de aanwezigheid van handtekeningen van verantwoordelijke personen, de aanwezigheid van een zegel en deze moet duidelijk en leesbaar zijn. Alleen met het juiste ontwerp weet u zeker dat u in de toekomst geen problemen krijgt met de keuringsinstanties. Correct uitgevoerde primaire documenten op de boekhoudafdeling moeten een bepaald aantal details bevatten.

Verplichte details van primaire documenten:

naam en code van het formulier;
Datum van voorbereiding;
naam van het bedrijf;
soort zakelijke transactie en de inhoud ervan;
natuurlijke en monetaire meters van de operatie;
handtekeningen van verantwoordelijke personen.

Het State Statistics Committee van Rusland heeft uniforme vormen van primaire documenten opgesteld die moeten worden gebruikt bij het verwerken van zakelijke transacties.

Standaardvormen van primaire boekhouddocumenten worden gebruikt om contante transacties, vaste activa, immateriële activa, voorraadartikelen, handelsactiviteiten en transacties met betrekking tot.

Als het nodig is om wijzigingen aan te brengen in de bestaande uniforme formulieren, deze aan te vullen met details en de benodigde regels, dan moet de onderneming een order of een order geven om aanvullende details in te voeren. Bij het wijzigen van de standaardvorm van het primaire boekhoudingsdocument, is het de moeite waard eraan te denken dat het onmogelijk is om reeds bestaande details te verwijderen, u kunt ze alleen aanvullen.

Als een uniform formulier niet is goedgekeurd voor een primair boekhouddocument, ontwikkelt de organisatie onafhankelijk een formulier dat voor zichzelf geschikt is, in dit geval zijn de belangrijkste vereisten voor de gewijzigde formulieren de aanwezigheid van alle hierboven vermelde verplichte details.

Het recht om primaire documenten te ondertekenen kan alleen worden toegewezen aan een bepaalde kring van personen, waarvan de lijst met namen en functies moet worden weerspiegeld in het bijbehorende document voor het recht om een bepaald document te ondertekenen (u kunt bijvoorbeeld een voorbeeldmacht downloaden advocaat uit de link).

Als er een fout wordt gemaakt in een reeds uitgevoerd primair boekhoudingsdocument, dan is bewerken toegestaan als het geen contant- of bankformulier is. Voor deze laatste zijn geen correcties toegestaan. Als er fouten worden gemaakt in de geldformulieren, wordt zo'n formulier doorgestreept en weggegooid, waarna een nieuw formulier wordt ingevuld. Voorbeelden van formulieren die geen correcties toestaan, zijn een kassabon en een betalingsopdracht, een contante cheque en een aankondiging van een contante bijdrage.

Correcties in de primaire boekhouddocumenten worden als volgt uitgevoerd: het is noodzakelijk om de onjuist aangegeven gegevens door te strepen en de juiste informatie bovenaan te schrijven, daarnaast is het noodzakelijk om de datum van de wijziging, de handtekening, aan te geven. Correcties op het formulier moeten worden overeengekomen met de personen die dit formulier hebben opgesteld en ondertekend. Bij akkoord is het noodzakelijk om naast de correctie de zin: “gecorrigeerd en akkoord” aan te geven.

Primaire boekhoudkundige documenten. Behandeling

Bij het binnenkomen van de onderneming worden de primaire boekhoudkundige documenten gecontroleerd op juistheid van vulling: zijn alle regels ingevuld, zijn de bedragen correct berekend, zijn er handtekeningen en zegels, zijn alle gegevens correct ingevuld. Daarna moet het formulier worden geregistreerd in speciale tijdschriften. Zo wordt een salarisformulier T-53 geregistreerd in het salarisregister formulier T-53a en worden inkomende en uitgaande contante opdrachten geregistreerd in het register van inkomende en uitgaande contante documenten formulier KO-3. Na registratie worden de documenten voor opslag overgedragen aan de boekhoudafdeling, waar ze in de daarvoor bestemde mappen worden gearchiveerd en daar voor een bepaalde tijd worden bewaard. Na een bepaalde tijd wordt het document overgebracht naar het archief. De bewaartermijn van primaire documenten wordt bepaald en geregeld door de archiefwetgeving. Opslag en systematisering van boekhoudkundige documenten bij de onderneming wordt documentbeheer genoemd. Lees meer over het bewaren en vernietigen van documenten in.

De wet die de voorwaarden voor de opslag van primaire boekhouddocumenten bepaalt, wordt de federale wet van 22 oktober 2004 nr. 125-ФЗ "Over archivering in de Russische Federatie" genoemd.

Het hoofd van de organisatie is verantwoordelijk voor een goede organisatie van opslag en vernietiging. De hoofdaccountant is verantwoordelijk voor de veiligheid en correcte uitvoering van documenten.

Op onze website kunt u vele formulieren en formulieren van primaire boekhoudkundige documenten downloaden in de "" sectie, daar vindt u zowel blanco formulieren als voorbeelden om ze in te vullen met korte aanbevelingen voor registratie. Voor het gemak van het vinden van de juiste vorm, zijn ze onderverdeeld in secties waarin u de juiste vorm gemakkelijk kunt begrijpen en vinden.

Video les. Documenten verwijderen in 1C Accounting: stapsgewijze instructies

Praktische video-tutorial over het verwijderen van documenten in 1C Boekhouding 8.3. Uitgevoerd door Likina Olga: expert van de site “Accounting for dummies”, payroll accountant van LLC “M.video management. De les biedt stapsgewijze instructies voor het verwijderen van documenten.

Videoles “Hoe maak je primaire documentatie voor een onderneming”

Bekijk de videoles van de docent van de site “Accounting for dummies” Gandeva N.V.

Primaire boekhoudkundige documenten zijn belangrijk, zowel op het gebied van boekhouding als bij het bepalen van het bedrag aan belastingverplichtingen. Het is belangrijk dat een bedrijfsspecialist die verantwoordelijk is voor het samenstellen van primaire boekhouddocumenten, de inhoud en vormen van dergelijke documenten duidelijk begrijpt, evenals de bijzonderheden van het bijhouden van boekhoudregisters.

De rol van het primaire document in de boekhouding

Primaire documenten zijn documenten met behulp waarvan het bedrijf de economische gebeurtenissen opstelt die zich in de onderneming hebben voorgedaan (clausule 1, artikel 9 van de wet "Over de boekhouding" van 06.12.2011 nr. 402-FZ).

Het eerste dat accountants van elke organisatie duidelijk moeten begrijpen, is dat er tegenwoordig geen specifieke lijst is met vormen van primaire boekhouddocumenten die voor iedereen verplicht zijn. Elk bedrijf bepaalt zelf de vormen van primaire documenten, afhankelijk van het doel van hun toepassing.

Voor dergelijke documenten is echter wettelijk een lijst met verplichte details vastgesteld (clausule 2, artikel 9 van wet nr. 402-FZ).

BELANGRIJK! De formulieren die bij de boekhouding worden gebruikt, moeten noodzakelijkerwijs worden vastgelegd in het boekhoudbeleid van de organisatie (clausule 4 PBU 21/2008, goedgekeurd in opdracht van het ministerie van Financiën van de Russische Federatie van 06.10.2008 nr. 106n).

Lijst met mogelijke primaire boekhouddocumenten

De lijst met primaire boekhouddocumenten in 2018-2019 kan als volgt zijn:

Paklijst. Dit is een document dat de lijst met overgedragen voorraadartikelen weergeeft. De factuur wordt opgemaakt in 2 exemplaren en bevat informatie die vervolgens terug te vinden is op de factuur. De vrachtbrief wordt ondertekend door vertegenwoordigers van beide partijen die bij de transactie betrokken zijn en gecertificeerd door een zegel (als het bedrijf het in zijn praktijk gebruikt).

Aantekening van aanvaarding. Het wordt opgesteld na voltooiing van bepaalde werkzaamheden (diensten) om te bevestigen dat het resultaat van de werkzaamheden voldoet aan de oorspronkelijke eisen van het contract.

Zie een voorbeeld van zo'n handeling.

Primaire documenten van afrekening met personeel voor beloning (bijvoorbeeld loonstaten).

Zie het artikel voor meer informatie over deze verklaringen "Voorbeeld van het invullen van de loonlijst T 49" .

Documenten met betrekking tot de aanwezigheid van OS-objecten - hier kan het bedrijf dergelijke documentatie opstellen uit de lijst met primaire boekhouddocumenten:

De handeling van acceptatie en overdracht van vaste activa in de vorm van OS-1 - bij ontvangst of vervreemding van een object dat geen verband houdt met gebouwen of constructies.

Voor meer informatie over deze act, zie het materiaal "Unified Form No. OS-1 - Akte van acceptatie en overdracht van OS" .

Als het OS-object een gebouw of structuur is, wordt de ontvangst of verwijdering ervan gedocumenteerd door een handeling in het OS-1a-formulier.

Voor meer details, zie het artikel "Uniform formulier nr. OS-1a - formulier en voorbeeld" .

De afschrijving van een OS-object wordt geformaliseerd door een handeling in de OS-4-vorm.

Zie het materiaal voor meer details. "Unified Form No. OS-4 - Act op de ontmanteling van het OS-object" .

Als het nodig is om het feit van de inventarisatie te documenteren, wordt een inventarislijst van vaste activa opgesteld in het INV-1-formulier.

Voor meer informatie over zo'n primair document, zie het artikel "Uniform formulier nr. INV-1 - formulier en voorbeeld" .

Indien de inventarisatie is uitgevoerd met betrekking tot immateriële activa, wordt de inventarisatie opgemaakt in het formulier INV-1a.

Zie dit in het materiaal "Uniform formulier nr. INV-1a - formulier en voorbeeld" .

Een aparte groep primaire documenten zijn kasdocumenten. Deze omvatten in het bijzonder een dergelijke lijst van primaire boekhouddocumenten voor 2018-2019:

Inkomende contante bestelling.

Zie het artikel voor meer informatie over de samenstelling ervan "Hoe wordt een kassabonopdracht (PKO) ingevuld?" .

Rekening kasbevel.

Betalingsopdracht.

Lees over de regels voor het uitgeven van dit document.

verslag vooraf.

De handeling van het compenseren van wederzijdse vorderingen.

Lees over de kenmerken van de toepassing van dit document.

Boekhoudkundige informatie.

Voor de principes van het ontwerp, zie het materiaal "Boekhoudingscertificaat voor het corrigeren van een fout - voorbeeld".

De bovenstaande lijst omvat niet het volledige volume van primaire documenten die in de boekhouding worden gebruikt, en kan worden uitgebreid afhankelijk van de kenmerken van de boekhouding die in elke specifieke organisatie wordt uitgevoerd.

BELANGRIJK! Het zijn geen primaire boekhouddocumenten uit de lijst 2018-2019 - de lijst werd hierboven voorgesteld:

Verdrag. Dit is een document waarin de rechten, verplichtingen en verantwoordelijkheden van de partijen die bij de transactie betrokken zijn, de voorwaarden en procedures voor afwikkeling, speciale voorwaarden, enz. worden gespecificeerd. De gegevens worden gebruikt bij het organiseren van de boekhouding voor de analyse van afwikkelingen met tegenpartijen, maar het geen boekhoudtransacties genereren.
Controleren. Dit document geeft het bedrag weer dat de koper ermee instemt te betalen door de voorwaarden van de leverancier te accepteren. De factuur kan aanvullende informatie bevatten over de voorwaarden van de transactie (voorwaarden, betalings- en leveringsprocedures, enz.), d.w.z. het vormt een aanvulling op het contract.
Factuur. Dit document is opgesteld voor belastingdoeleinden, aangezien kopers op basis hiervan btw-bedragen aftrekken die door leveranciers worden gepresenteerd (clausule 1, artikel 169 van de belastingwet van de Russische Federatie). Bij gebrek aan andere documenten die een bepaalde transactie kenmerken, is het dus onmogelijk om de kosten van deze transactie te bevestigen met een factuur (brieven van het Ministerie van Financiën van de Russische Federatie van 25/06/2007 nr. -08/31 , Resolutie van de Federale Antimonopoliedienst van het Oost-Siberische District van 19 april 2006 nr. А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Houd er rekening mee dat de uniforme vormen van primaire boekhoudkundige documenten die in de lijst worden vermeld, niet verplicht zijn voor gebruik, aangezien sinds 2013 (na de goedkeuring van wet nr. 402-FZ) vormen van dergelijke formulieren onafhankelijk kunnen worden ontwikkeld. Maar in de meeste gevallen worden ze nog steeds gebruikt. Daarom blijft in 2018-2019 de lijst van uniforme vormen van primaire boekhouddocumenten in de resoluties van de commissie voor de staatsstatistieken relevant.

Welke informatie moet vormen van primaire documenten bevatten?

Ondanks dat er momenteel geen verplichte primaire documenten zijn voor alle formulieren, heeft de wetgever eisen gesteld aan de inhoud van dergelijke documenten. De lijst met verplichte details die in elk primair document moeten worden opgenomen, wordt gegeven in paragraaf 2 van art. 9 van wet nr. 402-FZ. Dit zijn met name:

de naam van het document;
de datum waarop dit document is opgesteld;
informatie over de persoon die het document heeft opgesteld (naam van het bedrijf of individuele ondernemer);
de essentie van het feit van het economische leven, dat door dit document werd geformaliseerd;
monetaire, numerieke kenmerken, meters van de gebeurtenis die heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld in welk volume, in welke eenheden en voor welk bedrag, commerciële producten werden verkocht aan klanten);
informatie over de verantwoordelijke specialisten die het evenement hebben uitgevoerd, evenals de handtekeningen van dergelijke specialisten.

Primaire documenten en boekhoudkundige registers

Hoe kunnen primaire boekhouddocumenten worden geclassificeerd?

Als het primaire document door het bedrijf zelf is uitgegeven, kan het tot de groep intern of tot de groep extern behoren. Een document dat binnen het bedrijf wordt opgesteld en zijn werking uitbreidt naar het samenstellende bedrijf is een intern primair document. Als het document van buitenaf is ontvangen (of door het bedrijf is samengesteld en aan de buitenkant is uitgegeven), dan is dit een extern primair document.

De interne documenten van het bedrijf zijn onderverdeeld in de volgende categorieën:

Administratieve primaire documenten zijn documenten waarmee het bedrijf opdrachten geeft aan een van zijn structurele eenheden of werknemers. Deze categorie omvat bedrijfsorders, richtlijnen, enz.
Uitvoerende primaire documenten. Daarin weerspiegelt het bedrijf het feit dat een bepaalde economische gebeurtenis heeft plaatsgevonden.
Boekhoudkundige documenten. Met hun hulp systematiseert en vat het bedrijf de informatie in andere administratieve en ondersteunende documenten samen.

Nadat de zakelijke gebeurtenis is geformaliseerd door het primaire document, is het vereist om de gebeurtenis in de boekhoudregisters weer te geven. Ze zijn in feite dragers van geordende informatie; tekens en indicatoren van zakelijke transacties worden erin verzameld en verspreid.

Qua uiterlijk worden de volgende registers onderscheiden:

boeken;
kaarten;
gratis lakens.

Op basis van de wijze van bijhouden van het register worden de volgende groepen onderscheiden:

Chronologische registers. Ze registreren de gebeurtenissen die opeenvolgend hebben plaatsgevonden - van de eerste in de tijd tot de laatste.
Systematische registers. Daarin classificeert het bedrijf voltooide transacties op economische inhoud (bijvoorbeeld een kasboek).
Gecombineerde registers.

Volgens het criterium van de inhoud van de informatie die in de registers wordt weergegeven, wordt het volgende onderscheiden:

synthetische registers (bijvoorbeeld journaalorder);
analytische registers (salaris);
gecombineerde registers, in het kader waarvan de vennootschap zowel synthetische als analytische boekhouding voert.

Voor meer informatie over boekhoudregisters, zie het artikel "Boekregisters (formulieren, monsters)" .

Resultaten

Er zijn momenteel geen verplichte voor alle formulieren en een lijst van primaire boekhoudkundige documenten: elke zakelijke entiteit heeft het recht om onafhankelijk voor zichzelf de vormen van primaire documenten te bepalen die zij bij haar activiteiten zal gebruiken.

Tegelijkertijd zijn de meest voorkomende primaire boekhouddocumenten die met analogen onder de uniforme formulieren die zijn goedgekeurd door het Comité voor de Statistiek van de Staat.

Nadat het primaire document is uitgevoerd, is het noodzakelijk om de informatie ervan over te dragen naar het boekhoudregister.

Primaire boekhouddocumenten of primaire accountants, zoals ze worden genoemd, vormen de basis van de basisprincipes van boekhouding, zowel boekhouding als belasting. Zonder de juiste registratie, onderhoud en primaire documenten is het onmogelijk om juridische bedrijfsactiviteiten uit te voeren.

De wet "On Accounting" van 06.12.2011 nr. 402-FZ geeft aan dat "elk feit van het economische leven onderworpen is aan registratie door een primair boekhoudkundig document."

Om er zeker van te zijn dat u over alle nodige documenten beschikt, dient u uw boekhouding regelmatig te controleren, en voor wie hier geen tijd voor heeft, raden wij u een gratis boekhoudkundige auditdienst aan.

De primaire organisatie bewijst schriftelijk het feit van de zakelijke transactie, bevestigt de zakelijke kosten bij het berekenen van de belastinggrondslag, stelt de verantwoordelijkheid van de uitvoerende kunstenaars vast voor de uitvoering van de bedrijfsvoering door hen. Primaire documenten worden door de belastinginspecteurs opgevraagd bij het controleren van aangiften en rapporten en zijn nodig bij het passeren van inspecties.

Aangezien niet alleen accountants, maar ook managers, individuele ondernemers, salesmanagers en andere medewerkers primaire documenten invullen en opstellen, raden wij u aan om u vertrouwd te maken met de vereisten voor deze documenten.

Wie ontwikkelt de formulieren van primaire documenten?

Primaire boekhouddocumenten zijn: Verenigd(waarvan de vorm is ontwikkeld door Rosstat (de voormalige Goskomstat van de Russische Federatie) of de Centrale Bank) en onafhankelijk ontwikkeld door belastingbetalers.

Artikel 9 van wet nr. 402-FZ bevat de volgende lijst met verplichte details van primaire documenten (geünificeerd of onafhankelijk ontwikkeld):

Titel van het document;
datum van opstelling van het document;
de naam van de economische entiteit die het document heeft opgesteld;
de inhoud van het feit van het economische leven;
de waarde van de natuurlijke en (of) monetaire meting van het feit van het economische leven, met vermelding van de meeteenheden;
de naam van de functie van de persoon die de transactie heeft verricht en verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan;
de handtekeningen van deze personen.

Wat betreft het zegel, hoewel het niet wordt vermeld bij de vereiste details, maar als er een veld "M.P." (plaats voor afdrukken) de afdruk ervan is verplicht.

Als de belastingbetaler tevreden is met de uniforme formulieren van de State Statistics Committee (gelukkig is de lijst ervan enorm), dan is het niet nodig om uw eigen formulieren te ontwikkelen. Er is ook het concept van "gemoderniseerd primair", d.w.z. uniforme primaire documenten, waarin de belastingplichtige zijn aanvullingen heeft gedaan.

Opmerking, kan niet onafhankelijk worden ontwikkeld en goedgekeurd vormen van de volgende primaire documenten:

contante documenten;
betalingsopdracht en andere bankdocumenten voor afwikkeling;
uniforme formulieren voor afrekeningen met behulp van een kassa;
vrachtbrief;
salarisadministratie en salarisadministratie.

Dergelijke primaire documenten kunnen alleen worden verenigd.

Waar kan ik voorbeelden van uniforme primaire documenten vinden?

De ontwikkeling en goedkeuring van formulieren van primaire documenten valt onder de jurisdictie van het State Statistics Committee (nu Rosstat). Tot op heden worden de uniforme vormen die in de jaren 90 van de vorige eeuw zijn ontwikkeld, nog steeds gebruikt. Alleen afwikkelings- (betalings) documenten die zijn ontwikkeld door de Bank of Russia hebben een relatief nieuwe editie - gedateerd 2012.

Dergelijke documenten worden anders genoemd: akten, tijdschriften, facturen, verklaringen, bevelschriften, boeken, instructies, berekeningen, volmachten, orders, enz. Aan de hand van deze tabel vindt u in welke resolutie van de Staatsstatistiekencommissie de verenigde vormen van primaire benodigde documenten worden gepubliceerd.

Doel van primaire documenten	rechtshandeling
Verantwoording van personeels-, werkuren- en loonberekeningen	Decreet van de Staatsstatistiekencommissie van de Russische Federatie van 01/05/2004 N 1
Boekhouding van contante transacties	Decreet van de Staatsstatistiekencommissie van de Russische Federatie van 18.08.1998 N 88; Decreet van de staatscommissie voor statistiek van de Russische Federatie van 08/01/2001 N 55;
Boekhouding van afwikkelingen met behulp van CCP
Afrekening (betalings)documenten	Verordening betreffende de regels voor het overmaken van geld (goedgekeurd door de Bank of Russia op 19 juni 2012 N 383-P zoals gewijzigd op 29 april 2014)
Boekhouding van handelsactiviteiten en operaties in openbare catering	Decreet van de staatscommissie voor statistiek van de Russische Federatie van 25 december 1998 N 132
Boekhouding van werk in kapitaalconstructie en reparatie- en constructiewerkzaamheden	Decreet van de Staatsstatistiekencommissie van de Russische Federatie van 11 november 1999 N 100
Boekhouding van werkzaamheden in het wegvervoer
Boekhouding voor de werking van bouwmachines en -mechanismen	Decreet van de staatscommissie voor statistiek van de Russische Federatie van 28 november 1997 N 78
Boekhouding van vaste activa en immateriële activa	Decreet van de Staatsstatistiekencommissie van de Russische Federatie van 21 januari 2003 N 7
Boekhouding van items met een lage waarde
Boekhouding van producten en voorraadartikelen	Besluit van Rosstat van 09.08.1999 N 66
Materiaalboekhouding	Decreet van de Staatsstatistiekencommissie van de Russische Federatie van 30 oktober 1997 N 71a
Boekhouding van voorraadresultaten	Decreet van de Staatsstatistiekencommissie van de Russische Federatie van 18.08.1998 N 88

Op onze website kunt u formulieren van uniforme primaire documenten downloaden en bij .

Het strikte meldingsformulier (BSO) is ook een primair document, maar de vereisten daarvoor zijn bijzonder. De lijst met verplichte gegevens van de BSO is breder dan de lijst met gewone primaire documenten, met name is het verplicht om het FIN en de aanwezigheid van een zegelafdruk te vermelden.

In het artikel "" kunt u lezen in welke gevallen het nodig is om de uniforme vorm van dit document toe te passen en wanneer het onafhankelijk kan worden ontwikkeld.

Fouten in originele documenten

Allereerst moeten primaire documenten correct gespecificeerde verplichte gegevens bevatten. Volgens het ministerie van Financiën kan de belastingplichtige rekening houden met de kosten van de primaire bron, als deze slechts kleine fouten bevat.

Dergelijke fouten mogen de exacte identificatie van de verkoper en de koper, de naam van de goederen en hun waarde, andere omstandigheden van het gedocumenteerde feit van het economische leven niet in de weg staan (uit de brief van het ministerie van Financiën van 4 februari 2015 nr. 03 -03-10 / 4547).

Helaas maakt de typische gestroomlijnde formulering van de uitleg van ambtenaren het vaak niet mogelijk om duidelijk te begrijpen welke onnauwkeurigheden of fouten in primaire documenten als onbeduidend zullen worden beschouwd.

Is het bijvoorbeeld een kleine fout als de naam van de belastingplichtige kleine letters bevat in plaats van hoofdletters? In een andere brief van 05/02/2012 nr. 03-07-11 / 130 heeft het ministerie van Financiën aangegeven dat fouten als het vervangen van hoofdletters door kleine letters en vice versa; wisselende letters op plaatsen; een onjuiste aanduiding van de rechtsvorm vormt geen belemmering voor de identificatie van de belastingplichtige (mits het FIN en andere gegevens correct zijn aangegeven).

Maar de volgende fouten kunnen worden herkend als significant voor primaire documenten:

rekenfouten (verkeerd aangegeven de waarde/hoeveelheid goederen of het belastingbedrag);
verschillende namen van hetzelfde product (bijvoorbeeld in de specificatie voor de snoepleveringsovereenkomst worden ze "Wafelsnoepjes in chocolade" genoemd en op de factuur - "Mishka in het noorden");
onnauwkeurige functiebenamingen van degenen die de primaire documenten ondertekenen (de volmacht geeft bijvoorbeeld "adjunct-algemeen directeur" aan en in de handeling van acceptatie - "adjunct-directeur");
de bedragen in cijfers komen niet overeen met hetzelfde, maar worden in woorden aangegeven (in plaats van 155.000 roebel (honderdvijfenvijftigduizend roebel) wordt 155.000 roebel (vijfenvijftigduizend roebel) geschreven).

De Belastingdienst accepteert mogelijk geen uitgaven op dergelijke primaire documenten en de tegenpartij kan ook problemen hebben met de aftrek van btw.

Correctie van originele documenten alleen op corrigerende wijze(onjuiste tekst is doorgestreept met een dunne lijn, en de juiste tekst is bovenaan ingeschreven). Correcties gaan vergezeld van het opschrift "Corrected", de datum en handtekeningen van de verantwoordelijke personen. Correcties van inkomende en uitgaande opdrachten, bankdocumenten en BSO zijn niet toegestaan. Ze moeten opnieuw worden gemaakt.

Besteed aandacht aan het feit dat primaire documenten worden ondertekend tijdens de geldigheidsduur van de volmacht die is afgegeven voor hun ondertekening, anders zullen de inspecteurs van mening zijn dat de documenten zijn ondertekend door een onbevoegde werknemer. Hetzelfde moet worden gecontroleerd met betrekking tot handtekeningen op uw hoofdbureau van vertegenwoordigers van tegenpartijen: de aan hen verstrekte volmachten moeten up-to-date zijn.

Bij het opstellen van primaire documenten moet men erop letten deze niet alleen in te vullen, maar ook de data en andere details te matchen met andere documenten, bijvoorbeeld contracten en facturen. De aftrek van btw op een eerder opgestelde factuur dan een vrachtbrief zal dus controversieel zijn.

Vragen van de belastingdienst worden veroorzaakt door facturen of akten die vóór het contract zijn ondertekend en waarvan de uitvoering wordt bevestigd door primaire documenten. Er is een uitweg uit deze situatie, voorzien in paragraaf 2 van art. 425 van het burgerlijk wetboek van de Russische Federatie: geef in de tekst van de overeenkomst een dergelijke clausule aan "De voorwaarden van deze overeenkomst zijn ook van toepassing op de relaties van de partijen die zijn ontstaan vóór de sluiting ervan."

Of bijvoorbeeld staat in de wet dat het werk is afgerond van 10 maart tot 30 maart, terwijl het contract de werkperiode specificeert van 10 april tot 30 april. In dit geval kunt u een aanvullende overeenkomst bij het contract opstellen, waarin u de daadwerkelijke deadline voor de voltooiing van de werkzaamheden aangeeft of in de wet zelf aangeeft dat de werkzaamheden eerder zijn voltooid dan gepland.

Opdrachtnemers dienen voorzichtig te zijn bij het ondertekenen van handelingen op de uitvoering van werkzaamheden door de opdrachtgever. Indien onderaannemers betrokken waren in het kader van de opdracht, dan dient de aannemer met hen aktes te ondertekenen alvorens het werk aan de klant wordt overgedragen. Als deze data niet overeenkomen, kan de Belastingdienst de kosten van de onderaannemer als onredelijk beschouwen en niet opnemen bij de berekening van de belastbare grondslag.

Documentstroom van primaire documenten

Documentstroom van primaire documenten omvat de volgende stappen:

registratie van het primaire document;
overdracht van het document aan de boekhoudafdeling, waar het wordt gecontroleerd en in de registers wordt ingeschreven;
huidige opslag en daaropvolgende overdracht van het document naar het archief.

Verre van een nutteloze vraag - wanneer moeten primaire documenten worden opgesteld? Het antwoord hierop staat in artikel 9 van wet nr. 402-FZ "Het primaire boekhouddocument moet worden opgesteld" bij het plegen van een feit van het economische leven, en als dit niet mogelijk is - onmiddellijk na de voltooiing ervan.

Het is onaanvaardbaar om enkele dagen na de zakelijke transactie primaire documenten op te stellen. Alle medewerkers die het recht hebben om primaire documenten op te stellen, moeten zich houden aan het workflowschema, waarin u bijvoorbeeld de volgende deadlines kunt stellen voor het indienen van documenten bij de boekhouding:

inkomende en uitgaande contante bestellingen - op de dag van samenstelling;
documenten met betrekking tot registratie van verkopen - uiterlijk de volgende werkdag;
voorrapportages - uiterlijk drie werkdagen na besteding van gelden;
ziekteverzuimcertificaten - uiterlijk de volgende werkdag na het werk, enz.

Wat de door tegenpartijen ondertekende documenten betreft, kan de verplichting om deze tijdig over te dragen in de tekst van het contract worden geregeld, bijvoorbeeld als volgt: “De koper verbindt zich ertoe de originelen van de ondertekende vrachtbrieven aan de leverancier over te dragen , akten en facturen uiterlijk twee werkdagen na de datum van ondertekening.”

Bij het overdragen van een ondertekende primaire in de boekhoudafdeling, controleren ze de vorm van het document; beschikbaarheid van verplichte gegevens; de wettigheid van de zakelijke transactie; rekenkundige berekeningen. Gegevens uit geverifieerde primaire documenten worden ingevoerd in boekhoudregisters.

De huidige opslag van de primaire wordt meestal uitgevoerd op de boekhoudafdeling en aan het einde van het jaar worden de documenten gegroepeerd op datum, gebundeld en overgebracht naar het archief. Bewaar originele documenten minimaal vijf jaar.

In de huidige praktijk worden primaire boekhoudkundige documenten opgevat als documenten die de feiten van het economische leven weerspiegelen (transacties, goederen- en materiaalbewegingen, enz.). Ze worden uitgegeven op het moment van de transacties of na hun voltooiing, om de feiten te bevestigen die hebben plaatsgevonden. Op basis hiervan maakt de accountant boekingen in het boekhoudprogramma van de onderneming, accepteert bedragen voor belastingboekhouding.

In welke vorm is de "primaire"

Volgens de toelichting van het ministerie van Financiën heeft het bedrijf het recht om zelfstandig te bepalen welke vormen van 'primair' worden gebruikt. Het genomen besluit is vastgelegd in de grondslagen voor financiële verslaggeving van de organisatie. De praktijk leert dat bedrijfsentiteiten een van de volgende drie opties gebruiken:

Uniforme formulieren aangeboden door het State Statistics Committee.
Monsters ontwikkeld door het bedrijf onafhankelijk en vastgesteld door interne wetten.
Gecombineerde opties: primaire documenten in een uniform formaat, aangevuld met bepaalde velden.

Het recht van bedrijfsentiteiten om zelfstandig primaire formulieren te ontwikkelen is niet van toepassing op de volgende soorten documenten:

contante documenten (met name verbruiksartikelen en ontvangstbewijzen);
strikte rapportageformulieren;
verzend rekeningen.

Voor hen introduceert het ministerie van Financiën uniforme formulieren in de rangorde van verplichte formulieren.

Als het bedrijf dat de transactie heeft afgesloten de vorm van de "primaire" in het contract niet heeft bepaald, heeft de tegenpartij het recht om documenten uit te geven op basis van eigen monsters. Om problemen met regelgevingsstructuren te voorkomen, moet het bedrijf in zijn boekhoudbeleid vermelden dat het documenten accepteert op formulieren die zijn ontwikkeld door zijn leveranciers en kopers.

Belangrijk! De aanwezigheid van een "primair" die een bepaalde operatie bemiddelt, is een verplichte vereiste voor de weerspiegeling ervan in de boekhouding en fiscale boekhouding.

Verplichte details van de "primaire"

Volgens art. 9 402-FZ, primaire boekhoudbescheiden moeten de volgende verplichte gegevens bevatten:

de naam van het handelspapier, bijvoorbeeld "Act of Accepted Works";
nummeren volgens de interne nummeringsregels van het samenstellende bedrijf;
datum van opstelling van het document;
de volledige naam van het bedrijf dat de "primaire" uitgeeft;
de aard van de zakelijke transactie die heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld verzending van goederen naar de koper, contante storting aan de kassa, aanvaarding van verrichte werkzaamheden, etc.);
meting van het opgetreden economische feit in geldelijke of natuurlijke vorm;
functie en volledige naam van de medewerker die verantwoordelijk is voor de uitvoering of registratie van de transactie;
handgeschreven handtekening van de bevoegde persoon.

De lijst van personen die bevoegd zijn om primaire boekhouddocumenten te ondertekenen, wordt bepaald door het hoofd van de organisatie. Het wordt vastgesteld door zijn bestelling.

Sommige formulieren bevatten aanvullende gegevens ten opzichte van de standaardlijst. Zo moet de vrachtbrief informatie bevatten over de auto, de eigenaar en de bestuurder.

Is het nodig om een afdruk van het zegel van de organisatie op de "primaire" aan te brengen? Dit is geen verplichte vereiste, u kunt er alleen niet zonder als de aanwezigheid ervan wordt bepaald door het monster dat is vastgelegd in de boekhoudregels van het bedrijf.

Soorten primaire documenten

De huidige wetgeving stelt geen gesloten lijst van primaire boekhoudkundige documenten voor 2018. Hun diversiteit wordt bepaald door het werkterrein van de economische entiteit. Voor het ene bedrijf is een vrachtbrief vereist, voor het andere een handeling van het afschrijven van lectuur uit de bibliotheek.

De meest voorkomende soorten documentatie zijn:

vrachtbrief - bemiddelt bij transacties voor de aanvaarding en overdracht van goederen en materialen;
acceptatiecertificaat - wordt afgegeven in situaties waarin een partij de resultaten van door de tweede uitgevoerde werkzaamheden accepteert;
loonlijst - samengesteld bij uitbetaling personeelssalarissen;
OS-1 - weerspiegelt de ontvangst of het verlies van een object van vaste activa (behalve voor onroerend goed);
INV-1 - consolideert de resultaten van de inventaris;
voorrapport - bevestigt de onkosten van een werknemer die is aangekomen van een zakenreis;
contante documenten (cheques, PKO, RKO, enz.);
betalingsopdracht;
boekhoudkundige verklaring, enz.

Deze lijst met primaire boekhouddocumenten is niet volledig. Bedrijven met verschillende activiteiten gebruiken de nodige formulieren om de lopende transacties weer te geven.

Afhankelijk van de wijze van implementatie is het "primaire" papier en elektronisch. De tweede optie wordt gebruikt in bedrijven waar elektronisch documentbeheer is geconfigureerd. Het helpt om de verwerking van zakelijke documenten te vereenvoudigen en te versnellen, om de interactie tussen tegenpartijen te debuggen.

Volgens de normen van de huidige wetgeving worden alle soorten "primaire" vijf jaar in het bedrijf bewaard. Het aftellen is vanaf het einde van het verslagjaar. Zo moeten papieren uitgegeven in 2018 bewaard worden tot en met 2023. Overtreding van deze regel zal leiden tot een procedure bij de belastingdienst, het opleggen van boetes aan de organisatie.