Гадания 

Полезные сервисы для работы с документами. Совместное редактирование документов

2017. Google Docs порадовал любителей совместных правок

Вообще-то онлайн редактор Google Docs изначально делал упор на совместное редактирование документов в режиме реального времени. Но иногда бывает, что нужно совместно поработать над документом в асинхронном режиме. И вот тогда в игру вступают исправления, принятие/отклонение, версии документа. Теперь этот режим редактирования (обычный для Word) доступен и в Google Docs. Причем, правки можно вносить/принимать и в мобильном приложении. И в отличии от Word, в Google Docs лучше видно, кто вносил изменения. Также появилась возможность именовать версии документов, что очень удобно. Например, после утверждения первой части документа, можно назвать версию "1 часть утверждена" вместо "Версия от 3 августа".

2017. Приложение Dropbox Paper доступно на русском языке

Dropbox объявил о глобальном запуске своего приложения Paper на 21 языках, в т.ч. на русском. Это инструмент для совместной работы - нечто среднее между Evernote, Google Docs и Slack. Вы создаете страничку, приглашаете коллег (зарегистрированных в Dropbox) и можете совместно создавать и редактировать контент. При этом, видно кто что редактирует в данный момент. На страничку можно добавлять картинки, файлы, видео, списки задач и комментарии. Работать со страничкой можно в браузере или мобильном приложении. По окончании работы страничка сохраняется в вашем аккаунте Dropbox. На данный момент приложение Paper - бесплатно.

2015. Dropbox запустил сервис для онлайн заметок и совместной работы


Dropbox тихо запустил новый сервис Dropbox Notes . Он представляет собой простой текстовый редактор, с помощью которого вы можете создать заметку (или простой документ) и сохранить ее в своем онлайн хранилище. Текст можно немного форматировать, добавлять картинки и таблицы. К заметкам можно прикреплять файлы и задачи (to-do листы). Кроме того, странички можно расшаривать для коллег и совместно редактировать их в реальном времени. При этом вы видите, кто сейчас еще редактирует страничку и где находится его курсор. Конечно, этот редактор не будет конкурировать с Word, он предназначен для простой организации совместной работы. Тем более, что недавно Dropbox получил полноценную интеграцию с Microsoft Office.

2015. Dropbox позволяет совместно редактировать документы MS Office

Несколько лет назад, когда все уже думали, что будущее документов - в том, что они будут храниться только в онлайне, появился Dropbox и придумал синхронизировать копию документа между многими устройствами. Теперь, когда все уже смирились с тем, что для совместного редактирования документа нужен онлайн редактор типа Google Docs, Dropbox предлагает не паниковать и пользоваться привычными Word, Excel и PowerPoint, просто установив небольшой плагин для совместной работы. Этот плагин Dropbox badge позволяет в реальном времени синхронизировать копии одного и того-же документа на компьютерах сотрудников. При этом, вы можете видеть, кто в данный момент работает над данным документом, определить, последняя ли у вас версия, обновиться до самой свежей версии и быстро отправить коллеге ссылку на документ. Новая фича будет доступна сначала в бизнес-версии Dropbox for Business.

2012. Salesforce Stypi - онлайн блокнот для совместной работы в реальном времени


Допустим, вам с коллегами или партнерами нужно поработать над какой-то задачей, требующей писанины. Например, составить план проекта или написать коммерческое предложение клиенту. Если все участники совещания присутствуют в офисе, вы их просто собираете за одним столом, берете бумажку или флипчарт и записываете умные мысли. Но если участники совещания находятся в разных уголках планеты? Конечно есть Google Docs, Online Word или Zoho, но в них нужно всем регистрироваться, и они очень громоздкие для написания простых списков. (Иногда какие-то мелочи отталкивают людей от использования сервиса). Так вот, для таких онлайн совещаний отлично подойдет сервис Stypi . Это простой онлайн блокнот с чатом, в котором могут работать несколько человек одновременно.

2011. Google+ Hangouts превратился в полноценный сервис web-конференций


Хак ливанского программиста, который позволял совместно редактировать текст в Google+ Hangouts недолго оставался хаком. Сегодняшнее обновление Google+ добавило в сервис Hangouts гораздо больше новых возможностей. Во-первых, это возможность расшаривать свой экран (Screen-sharing). Во-вторых, это возможность совместно рисовать на экране (Whiteboard). В-третьих, это возможность совместно редактировать документы Google Docs. В-четвертых, это возможность устраивать видеотрансляции (вебинары) на неограниченное количество зрителей (число активных участников может быть до 10). В-пятых, видеочат Google Hangouts работает теперь и на Android-смартфонах. И наконец, в-шестых, Google открыл официальный API для Hangouts, так что теперь не нужно извращаться, как ливанский программист, чтобы создать собственное приложение для Hangouts. Кстати, социальная сеть Google+ теперь открыта для всех. Ваша компания уже подготовилась к этому?

2011. Совместное редактирование текста/кода в Google+ Hangouts


Некий разработчик Мохамед Мансур создал расширение к Google+ Hangouts - Hangout Pad for Google+ , которое позволяет совместно работать над текстом (или программным кодом), общаясь по видеосвязи. Хотя это расширение пока содержит кучу багов, оно интересно сразу по нескольким причинам. Во-первых, оно не использует официальный Google+ API (по той простой причине, что его еще не существует). Hangout Pad представляет собой плагин к браузеру Google Chrome и встраивается в видеочат Hangouts посредством хака (сервиса и протокола Google Wave). Тем не менее, этот инструмент уже сейчас показывает возможности расширения Google Hangouts (берегись Skype!). Окно для совместной работы (в данном случае редактор кода) расположено над видеопотоками пользователей и в нем может быть все что угодно. Кроме того, это наглядная демонстрация будущей интеграции Google Hangouts с Google Docs.

2011. В TeamLab появился текстовый редактор и электронные таблицы


Сервис для совместной работы Teamlab продолжает удивлять. Хотя недавно в нем наконец-то платная версия, основной функционал остается абсолютно бесплатным и не ограниченным по количеству пользователей. И при этом у разработчиков есть время, деньги и желание на создание таких новых фич, как онлайн редакторы документов. Да, они решили не интегрировать уже готовые редакторы Google Docs или Zoho Docs, а создать свои собственные (конкурирующие) приложения. Текстовый редактор и редактор электронных таблиц уже доступны, в т.ч. в бесплатной версии. Скоро появится и редактор презентаций. Конечно, функционал этих приложений пока далек от Word, Excel и даже от Google Docs, в них есть только базовые функции. Но для большинства ежедневных операций по совместной работе с документами - они вполне подойдут. Созданные в Teamlab документы можно скачать в форматах DOC, XLS и отправить контрагентам. Можно также загружать документы в этих форматах и редактировать их в онлайне.

Сервис для совместной работы и управления проектами Teamlab получил новый модуль - Documents, который предназначен для хранения и совместного доступа к файлам и документам. Документы можно легко импортировать из Google Docs, Zoho Docs и Box.net, а для их редактирования можно использовать OpenOffice + специальный плагин Teamlab, которые позволяют открыть любой документ прямо из браузера. У каждого пользователя есть персональное хранилище документов и расшаренная папка, в которой происходит совместная работа. Кроме модуля документов в Teamlab появились шаблоны проектов (для быстрого создания типовых проектов), история переписки, мультичат и групповая рассылка в мессенджере TeamLab Talk, страница Мои задачи, сроки задач и кнопка-напоминание.


OffiSync - это плагин для редакторов MS Office, который позволяет сохранять офисные документы в аккаунте Google Docs, а затем их оттуда открывать. Т.е. идея сервиса - объединение функциональных редакторов MS Office с возможностями совместной работы Google Docs. C момента нашего последнего обзора, создатели прикрутили интеграцию с Google Sites (т.е. документ из MS Office можно сохранять как аттачмент к выбранной страничке в Google Sites и открывать документы оттуда). А вчера появилась еще более интересная фича - возможность одновременно редактировать один документ, работая в любой версии MS Office (2003, 2007, 2010) или в онлайн редакторе Google Docs. Конечно, это выглядит не так, круто, как в новой (вчерашней) версии Google Docs , зато объединяет пользователей обоих решений. ***

2010. Zoho Business позволяет ограничить доступ к приложениям по IP


Конечно, возможность доступа к бизнес-приложениям из любого места в мире - это стратегическое преимущество Zoho и других SaaS сервисов. Но с точки зрения безопасности, это может привести к большим проблемам. В Zoho решили устранить этот недостаток и для пользователей Zoho Business вводят возможность ограничить доступ к аккаунту по IP адресу. В контрольной панели появилась закладка, в которой можно ввести список разрешенных IP адресов - обычно это адреса офисов или домашние адреса сотрудников/фрилансеров. Т.к. приложения из Zoho Business часто предполагают доступ внешних контрагентов (клиентов, партнеров), то можно для них не запрещать доступ полностью, а лишь ограничить их права доступа. Напомним, Zoho Business - это пакет офисных приложений для работы с электронной почтой, документами и создания внутреннего портала для совместной работы.

2010. Box.net обновил мобильную версию для iPhone


Box.net был одним из первых сервисов, который создал клиент для iPhone. И теперь он продолжает совершенствовать свой мобильный клиент. Мобильный Box.net 2.0 добавил просмотрщик файлов (который недавно появился в web-версии), возможность комментировать файлы и папки, расшаривать файлы и папки и просматривать общую ленту событий. Кроме того, новый мобильный клиент интегрировали с редакторами документов Quickoffice для iPhone, так что документы а формате Word и Excel можно будет открывать и редактировать на iPhone. В свете недавнего появления эта возможность выглядит особенно привлекательно.

2010. Box.net достойно ответил Google Docs


Наверное, создатели Box.net были не очень рады узнать, что сервис Google Docs превратился в онлайн файлохранилище, а значит, стал их прямым конкурентом. Но их ответный ход не заставил себя долго ждать. На днях Box.net представил универсальный Flash-просмотрщик файлов, напоминающий Scribd , который позволяет просмотреть практически любой файл, хранящийся в Box.net аккаунте - прямо в онлайне, не загружая его на компьютер. Это может быть офисный документ, картинка, флэш, аудио или видео (всего 20 форматов). Кроме того, вы можете опубликовать любой файл (в flash-просмотрщике) на своем сайте или предоставить к нему доступ определенным сотрудникам и контрагентам, чтобы они могли с ним ознакомиться и оставить свои комментарии. Пожалуй, это идеальное решение, когда вы хотите отправить клиенту презентацию, схему, техническую документацию или макет дизайна. Вам не нужно заботиться о том, чтоб у клиента было установлено определенное ПО для того, чтоб открыть файл.

2009. Google купил EtherPad и вспомнил об имидже SaaS


Итак, онлайн сервис совместного редактирования документов в режиме реального времени EtherPad , созданный бывшими сотрудниками Гугла, возвращается туда, где он был рожден - в Google. Цель этой покупки - использовать некоторые технологии EtherPad для Google Wave и привлечь талантливых сотрудников обратно в компанию для работы над проектом, который должен изменить мир. Вчера, как только сделка была оформлена, создатели EtherPad (очевидно, по просьбе новых владельцев) отписали в своем блоге, что с этого момента создавать новые документы на сервисе нельзя, а 31 марта EtherPad будет закрыт. Разумеется, пользователи сервиса были несколько разочарованы таким положением вещей и высказали все что об этом думают в коментах. И тут в Гугле вспомнили об одной штуке, которая для них намного важнее, чем новое приобретение - доверие к SaaS.

2009. EtherPad имитирует функцию PlayBack из Google Wave


30 сентября Google начнет раздачу 100000 приглашений в Google Wave . С момента презентации этого суперсервиса прошло всего 3 месяца, но за это время сторонние разработчики уже успели воплотить в жизнь некоторые его оригинальные идеи. Недавно мы говорили о Zenbe, который реализовал идею "волны ", а сегодня сервис для совместного редактирования документов, EtherPad представил фичу "PlayBack", которая является одним из самых замечательных изобретений в Google Wave. Смысл ее в том, что в любой момент можно проиграть всю историю изменения документа, подобно как вы смотрите фильм.

2009. OffiSync: Google Docs и MS Office - не конкуренты


У большинства пользователей, наверно, сложился стереотип, что Google Docs и MS Office - принципиальные конкуренты. Продвинутые пользователи онлайн сервисов постоянно спорят со сторонниками Microsoft о том, что ценнее, многофункциональный и мощный редактор, или возможность глобального доступа и совместной работы в онлайне. Свежим взглядом на этот вопрос посмотрели ребята из OffiSync . Они подумали, ведь все равно почти у всех есть MS Office, и любой юзер может без проблем создать себе аккаунт в Google Docs. Почему бы не использовать эти офисные пакеты вместе, объединяя их преимущества? ***

2009. DocVerse - оперативная совместная работа в MS Office


Два бывших сотрудника Microsoft создали вспомогательный вэб-сервис (+ плагин) DocVerse , предназначенный для совместной работы над документами MS Office через интернет. Зачем они это сделали? Быть может им нечем занять себя? Ведь у Microsoft уже есть (бесплатный) сервис, предлагающий подобную функциональность - Office Live Workspace . А кроме того, Microsoft уже показала онлайн версии своих редакторов и объявила, что следующий Office 14 будет web-ориентированным. И вряд-ли эти ребята надеятся, что Microsoft купит их проект, иначе бы не строили его на вражеской платформе Adobe AIR. ***

2008. EtherPad - текстовый редактор для совместной работы в Real Time


Преимущества онлайн редакторов типа Google Docs или Zoho Writer над десктопным Вордом до сих пор сомнительна. В первую очередь из-за их неспособности (пока) обеспечить полную совместимость с форматом.doc (что очень важно для обмена файлами с контрагентами). На этом фоне очень умным кажется стартап EtherPad , создатели которого решили забить на совместимость и форматирование и сосредоточиться на том факторе, который делает онлайн-редактор намного более ценным, чем Word - совместная работа в режиме реального времени. ***

2008. Gobby - сделаем вместе

Что такое Gobby? Gobby - свободный совместный (коллаборативный) редактор, поддерживающий множество открытых документов для одной сессии и многопользовательский чат. Он может работать в Windows, Mac OSX, Linux. Редактор позволяет нескольким пользователям одновременно редактировать один и тот же документ. ***

2007. Новые возможности служб Google доступны уже сегодня


IMAP для Gmail, документы Google для мобильных устройств, новые функции для электронных таблиц, новые возможности в Профессиональном пакете и в Пакете для учебных заведений и многое другое в официальном релизе.

2007. Google запустит wiki-приложение: Google Wiki

В Сети появилась информация о том, что Google готовится перезапустить сервис Jotspot, который был куплен компанией в 2006 г. Jotspot является приложением, которое предназначено для работы с онлайновыми wiki-сервисами - базами данных наподобие Wikipedia.После сделки с Google сервис Jotspot не позволял регистрироваться новым пользователям, однако старые клиенты сохранили доступ к своим аккаунтам. Как сообщает Google Blogoscoped, сервис Jotspot войдет в набор онлайновых приложений для офиса Google Apps под названием Google Wiki.О новом названии говорит также и логотип Google Wiki, который появляется при попытке войти на сайт.Представители Google не давали официальных комментариев по поводу этой информации.

2007. Central Desktop интегрировал электронные таблицы


Только недавно мы написали о сильном конкуренте Google Spreadsheets - EditGrid . А сегодня (видимо прочитав этот пост) Central Desktop объявил об интеграции этого сервиса в свою офисную платформу. Так что теперь пользователи Central Desktop получили возможности:

2006. Коллективный редактор зарабатывает на вики-технологиях


Американская компания Numanila разработала сервис Approver , призванный облегчить работу над одним документом нескольких пользователей. Для начала работы нужно загрузить документ на сайт и выбрать из списка своих контактов тех людей, которые будут над ним работать. Таким образом, вместо организации почтовой рассылки с прикрепленным к нему документом и дальнейшей переписки по электронной почте, можно просмотреть на одной странице всю нужную информацию. Сервис покажет, кто и когда вносил в документ правки, кто уже утвердил его, а также напомнит всем участникам работы о сроках «дедлайна».В тестовом режиме пользователь может создать только один документ и принимать участие в работе над неограниченным количеством чужих документов. Для того, чтобы получить возможность создания большего количества документов (до 50-ти), необходимо купить платный аккаунт за $6 в месяц или 40$ в год. При этом сервис работает только на ОС Mac и Windows, и только с браузерами Internet Explorer и Firefox.

2006. Writeboard - работаем вместе


Коллективное создание текстовых документов не является чем-то из ряда вон выходящим: многим из нас это приходилось делать не раз в условиях офисной работы. Но что делать, если соавторы находятся вне интранет сети и даже более того - живут в другой стране или вообще на другом континенте? Обмен рабочими материалами посредством электронной почты рано или поздно приведёт к такой путанице, что можно легко потерять несколько важных дополнений, сделанных коллегами. Конечно, можно найти массу способов избежать проблем и организовать коллективную работу через интернет, но все они будут связаны с определёнными затратами времени и сил. Поэтому предлагаем познакомиться с проектом под названием Writeboard , позволяющим легко и непринуждённо готовить несложные текстовые документы с участием неограниченного числа соавторов.Для начала работы достаточно пройти несложную регистрацию, после чего можно сразу переходить к собственно работе над документом. Средства форматирования предоставляются довольно аскетичные: пара типов заголовков, два вида списков, жирный и наклонный шрифт, вставка текстового блока. Доступно также добавление в документ гиперссылок и изображений. Правда, не без неудобств: картинки предварительно нужно выложить в интернет, т.к. в текст помещается только ссылка на изображение. Редактировать местоположение и размер графических объектов невозможно, поэтому лучше заранее подготовить рабочие материалы, чтобы в дальнейшем готовый вариант статьи выглядел более эстетично. Правка документа не составляет труда, кириллические тексты выглядят вполне прилично как во время редактирования, так и в готовом документе (впрочем, это заслуга, скорее, браузера, чем собственно Writeboard, т.к. выбор шрифтов в программе отсутствует):Готовый документ сохраняется на сервере разработчиков и становится доступным для редактирования другим пользователям. Для отслеживания внесённых изменений предусмотрена система, аналогичная той, что используется в системах Wiki, поэтому находить правки, сделанные другими участниками проекта, можно очень легко. Также остаются доступными и промежуточные версии рабочего документа, благодаря чему всегда можно вернуться к любой из предыдущих версий. Особо следует отметить способ выделения изменённого текста: это позволяет сразу обнаруживать свежие правки, а не искать их по тексту всего документа.Для обсуждения текущих рабочих моментов вы можете обмениваться с коллегами текстовыми сообщениями, организованными в виде комментариев. Выделение промежуточных версий документа, которые являются своего рода отправными точками для начала следующего этапа редактирования, или просто оказались удачными, но не совсем готовыми к финальному релизу версиями, можно осуществлять с помощью установки соответствующих флагов. Если кто-то соавторов ещё не в курсе о том, что над документом уже вовсю кипит работа, в которой его помощь очень даже приветствуется, можно переслать ему приглашение по электронной почте. В сообщении будет содержаться ссылка на текущую версию документа, а также необходимый для доступа к функции редактирования пароль.Помимо вышеперечисленных действий над документом, можно переслать рабочие материалы любому адресату по электронной почте. Для того, чтобы не заниматься рассылками постянно, можно использовать RSS. Если же понадобится копия документа на локальном компьютере, её можно скачать с сервера разработчиков Writeboard, при этом документ автоматически конвертируется в один из двух форматов: простой текст или HTML. Невозможность помещения графических объектов непосредственно в текст создаваемого документа на данном этапе окажет своё негативное влияние: если в тексте присутствовали изображения, то экспортированный вариант будет содержать лишь ссылки на них.Каких-либо особых средств шифрования документов разработчиками Writeboard не предусмотрено, поэтому осуществлять с помощью подобного инструмента внутренний документооборот компании, конечно, не стоит. Но найдётся немало проектов, которым данный сервис окажется как нельзя кстати. Авторы ресурса предлагают воспользоваться своим детищем таким категориям пользователей, как студенты и поэты, свободные журналисты и PR-менеджеры. В любом случае, раз подобный проект предлагает свои услуги - почему бы не попробовать им воспользоваться?

2002. Протокол WebDAV для управления файлами в Web

Компания Software AG выпустила WebDAV - набор расширений протокола HTTP, обеспечивающего функции совместного редактирования и управления файлами на удаленных Web-серверах. Протокол WebDAV дает офисным работникам возможность мгновенно размещать в Web информацию при помощи обычных офисных программ. Сервер Tamino WebDAV Server интегрирует XML-базу данных Tamino в Windows-приложения

Что на Ваш взгляд является основной проблемой в условиях удаленной работы? Коммуникация — пожалуй, это первое, что приходит в голову. Представьте, что Вы по ошибке отправили своим сотрудникам неверную информацию или — еще хуже — забыли прикрепить нужный файл. А теперь представьте, сколько времени и усилий Вам потребуется, чтобы объяснить каждому, что это была ошибка и уже после этого отправить на все эти ящики письмо с необходимой информацией!

А что если Ваши удаленные коллеги не разделяют Вашей позиции по текущему проекту и установленным приоритетам? Как вы собираетесь прийти к компромиссу? Ответ прост: единства мнений Вы добьетесь, лишь собрав всю свою команду в одном месте. К счастью, всех этих проблем можно избежать, используя онлайн системы для совместной работы.

Подобные решения для совместной работы способны не только значительно сократить дистанцию между теми, кто работает над проектами из разных концов страны, но и предоставляет возможность хранения, редактирования и обмена файлами — в одном месте и в реальном времени!

Чтобы немного сэкономить Ваше время, мы предоставляем обзор 10 систем для управления проектами, функциональность которых производит наибольшее впечатление. Забудьте о проблемах, с которыми Вы сталкивались раньше, ведь теперь Вам останется лишь выбрать наиболее подходящую онлайн платформу и зарегистрироваться на раз-два-три!

Работа в Assembla построена на базе тикетов. Это значит, что сотрудники, работающие удаленно, получают тикеты с заданиями от менеджера проекта. Сперва это может показаться немного странным, но, разобравшись с системой, многие пользователи находят именно этот метод распределения обязанностей очень удобным. Система тикетов напоминает форум, в котором сотрудники обсуждают конкретные вопросы, а главным модератором выступает менеджер проекта. Также Assembla предоставляет встроенную корпоративную энциклопедию Wiki, которая обеспечит в компании единство мысли и замотивирует пользователей читать инструкции, написанные коллегами.

Teamlab — это бесплатная система для совместной работы онлайн, ориентированная в первую очередь на малые и средние компании. Работать в Teamlab — это все равно, что иметь собственную социальную сеть для бизнеса. Вы можете не только вести корпоративный блог, доступный всем сотрудникам, но и за считанные минуты узнать мнение коллег по тому или иному вопросу, устроив публичный опрос и даже голосование. Кроме того, сотрудники самостоятельно могут создавать ветки на форумах так, что никто не остается без участия. Все новости компании анонсируются на главной странице в «Сообществе», а значит, информированность работников благодаря системе оповещения Teamlab стремится к 100%

Опять же, встроенный клиент мгновенных сообщений позволяет обсуждать насущные вопросы, не выходя из портала. Особенно удобным представляется то, что все сотрудники изначально занесены в контактный лист, а это значит, что Вам не придется проводить несколько часов, принимая и отклоняя заявки на «добавление в друзья»

Созданный чикагскими разработчиками 37 signals, Basecamp фокусируется в первую очередь именно на эффективной коммуникации. Вместо того, чтобы рассылать информацию нескольким пользователям, менеджер проекта может просто опубликовать сообщение прямо в Basecamp, сделав его доступным для всех сотрудников. Таким образом Basecamp позволит Вам избежать всей этой волокиты с длинными историями сообщений от каждого пользователя.

Что касается обмена файлами, Basecamp поддерживает все наиболее распространенные форматы, начиная с документов MS Word, заканчивая всевозможными изображениями. При загрузке файла с таким же именем, существовавший документ не будет удален безвозвратно — система отправит его в архив, заменив на более новую версию так, что при необходимости пользователи могут обратиться к истории внесенных исправлений.

Как и любая другая онлайн система для совместной работы, Central Desktop позволит Вам работать, где бы Вы ни находились и до тех пор, пока рядом есть Интернет-соединение. С этим решением, основанным на облачных технологиях, Вы сможете работать в условиях, которые устраивают именно Вас.

Пользователи получают доступ к учету рабочего времени, возможность проводить веб-конференции онлайн(что имеет колоссальное значение для любого коллектива), встроенный клиент для обмена мгновенными сообщениями, а также редактор документов (типа Google)

Но, пожалуй, самая оригинальная возможностьCentral Desktop — это быстрые публикации, аналогичные постам в Twitter, позволяющие сотрудникам вносить обновления, сделанные по проектам на всеобщее обозрение. Ну и, конечно, форумы, на которых ведется обсуждение текущих вопросов, никогда не утратят своей ценности для тех, кто работает в разных временных зонах.

Если Вы ярый фанат Wiki, то освоение Confluence не составит для Вас труда! У этой системы действительно много общего со всем известной свободной энциклопедией: возможность создания контента, редактирования и обсуждения, «умный» поиск информации и многое другое. Обмен файлами организован по принципу drag and drop (перетаскивания). В отличие от остальных систем для управления проектами, Confluence максимально сфокусирован на файлообмене, что безусловно является ключевым моментом в крупномасштабных проектах с большим количеством документации.

Как и в WordPress, здесь есть множество плагинов, которые пользователи без труда установят на свои системы, но самым весомым аргументом «ЗА» Confluence является возможность интегрировать платформу с Microsoft Office. Согласитесь, это много.

Ящик с входящим сообщениями совсем выбился из рук? Teambox решит эту проблему, как бы подсказывая, на что нужно обратить внимание и как расставить приоритеты.

Teambox, также как и Central Desktop, шагает в ногу со временем и перенял некоторые возможности у Facebook. Например, пользователи могут публиковать статусы с той только разницей, что касаться они будут их рабочего прогресса. Teambox — возможно, одна из немногих онлайн систем, с которой Вам не придется долго искать необходимую информацию или файл. Здесь все настолько просто, что интуиция сама подскажет Вам, на какую кнопочку нужно нажать.

С удовольствием возьмет на себя проблему времени, потраченного впустую, ведь каждый из нас знает о том, что время — ключевой фактор в бизнесе и зачастую руководителю необходимо знать, на что потрачена каждая минута.

Итак, ключевая возможность Timedoctor — это мониторинг деятельности удаленный работников посредством… скриншотов! Кому-то этот метод может показаться нарушением личного рабочего пространства, но никто не станет отрицать того, что система работает он безотказно. Автоматическое генерирование ежедневных отчетов, список посещаемых сайтов, используемых приложений и множество других возможностей, которые позволят отследить малейшее действие на конкретном компьютере. Если Вы хотите иметь отчет о каждой потраченной вашим работником минуте, то Timedoctor — это то, что Вы ищете.

Открытие доступа к файлам и документам

Работать с офисными документами можно как самостоятельно, так и совместно с другими пользователями. Для этого, после создания нового документа, будь то текст, таблица или презентация, необходимо добавить доступ другим пользователям, кликнув по кнопке «Настройка доступа», и указать какие именно действия они смогут выполнять с вашими файлами. Так есть возможность открыть доступ конкретным людям только для просмотра содержимого, то есть для чтения, для просмотра с возможностью оставлять комментарии или же для последующего редактирования.

Просто введите список электронных адресов для пользователей, которым будет предоставлен доступ и из выпадающего списка выберете уровень доступа.

Чуть выше есть кнопка «Включить доступ по ссылке», после чего можно настроить опцию, выбрав действия, которые будут доступны всем обладателям ссылки на ваш документ. Плюсом данного способа является отсутствие необходимости вручную добавлять каждого конкретного участника, однако минус очевиден – любой случайно попавший на страницу, также получит к ней доступ.

Впрочем, иногда бывает удобно сделать документ публичным, открыв доступ по ссылке только для чтения, а затем дополнительно указать список email адресов для тех, кто будет работать над редактированием файла.

Нажав по ссылке «Расширенные», можно увидеть список пользователей, которым в настоящий момент уже открыт доступ к документу, а также какими именно правами эти пользователи обладают. Здесь же владелец документа может поменять права любому участнику, добавить или удалить пользователя.

Предоставив доступ новым участникам, каждый из них получит соответствующее уведомление на электронную почту и сможет перейти по ссылке к новому файлу. Кроме того, каждый будет иметь доступ ко всем файлам, которыми с ним поделились, на вкладке Google Диска – «Доступные мне». При необходимости можно добавить общий файл в любой раздел своего Хранилища, чтобы не выискивать желаемый документ в «Доступных мне», когда их там уже достаточно много.

Совместное редактирование документов

При совместной работе с документом в режиме онлайн всегда можно видеть иконки пользователей, одновременно работающих с файлом, а также есть возможность устроить обсуждение документа, нажав на кнопку чата. Кроме того, можно оставлять комментарии, причем после добавления комментария любым участником, иконка с пометкой будет отображаться на полях до тех пор, пока не будет отмечена как решенная. При этом список всех комментариев к документу всегда можно посмотреть, нажав на соответствующую кнопку «Комментарии».

Помимо иконок в верху экрана действия каждого участника над документом также отображаются в реальном времени. Можно увидеть где именно находится курсор того или иного пользователя, а также те действия, что он производит – ввод или удаление текста, редактирование и многое другое. Рядом с курсором каждого коллеги отображается его имя.

Те пользователи, которые не имеют прав на редактирование, но могут комментировать документ, могут оставить пожелания по изменениям в документе – они будут оформлены в виде комментариев. Обладатели прав на редактирование могут принять правку или отклонить ее.

Список активных действий над файлом можно посмотреть в его свойствах, выделив документ в Гугл Диске и кликнув на соответствующую пиктограмму. Во вкладке статистика будет информация по действиям участников.

При разработке крупных проектов зачастую не хватает сил одного сотрудника. К такой работе привлекается целая группа специалистов. Естественно, что у каждого из них должен быть доступ к документу, который является объектом совместного труда. В связи с этим очень актуальным становится вопрос обеспечения одновременного коллективного доступа. Программа Excel имеет в своем распоряжении инструменты, которые могут его предоставить. Давайте разберемся в нюансах работы приложения Эксель в условиях одновременной работы нескольких пользователей с одной книгой.

Эксель может не только предоставить общий доступ к файлу, но решить некоторые другие задачи, которые появляются по ходу совместной работы с одной книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, производимые различными участниками, а также утверждать либо отклонять их. Выясним, что может предложить программа пользователям, столкнувшимся с подобной задачей.

Предоставление совместного доступа

Но начнем мы все же с выяснения вопроса, как предоставить общий доступ к файлу. Прежде всего, нужно сказать, что процедура включения режима совместной работы с книгой не может быть проведена на сервере, а только на локальном компьютере. Поэтому, если документ хранится на сервере, то, прежде всего, его нужно перенести на свой локальный ПК и там уже производить все нижеописанные действия.


После указанных выше действий совместный доступ к файлу с разных устройств и под различными учетными записями пользователей будет открыт. На это указывает то, что в верхней части окна после названия книги отображается наименование режима доступа – «Общий» . Теперь файл снова можно переносить на сервер.

Настройка параметров

Кроме того, все в том же окне доступа к файлу можно настроить параметры одновременной работы. Это можно сделать сразу же во время включения режима совместной работы, а можно отредактировать параметры чуть позже. Но, естественно ими управлять может только главный пользователь, который координирует общую работу с файлом.

Открытие общего файла

Открытие файла, в котором включен совместный доступ, имеет некоторые особенности.


Теперь можно приступать к работе с документом.

Просмотр действий участников

Совместная работа предусматривает постоянный контроль и координацию действий всех участников группы.


Рецензирование действий пользователей

Главный пользователь имеет возможность применять или отклонять правки других участников. Для этого требуется совершить следующие действия.


Удаление пользователя

Существуют случаи, когда отдельного пользователя нужно удалить. Это может быть связано с тем, что он выбыл из проекта, так и чисто по техническим причинам, например, если учетная запись была внесена неправильно или участник начал работать с другого устройства. В Экселе существует такая возможность.


Пользователь будет удален.

Ограничения по использованию общей книги

К сожалению, одновременная работа с файлом в Экселе предусматривает целый ряд ограничений. В общем файле ни один из пользователей, включая главного участника, не может выполнять следующие операции:

  • Создавать или изменять сценарии;
  • Создавать таблицы;
  • Разделять или объединять ячейки;
  • Манипулировать с XML-данными;
  • Создавать новые таблицы;
  • Удалять листы;
  • Производить условное форматирование и ряд других действий.

Как видим, ограничения довольно существенны. Если, например, без работы с XML-данными зачастую можно обойтись, то без создания таблиц работа в Экселе вообще не мыслится. Что же делать в том случае, если нужно создать новую таблицу, объединить ячейки или выполнить любое другое действие из вышеуказанного перечня? Выход есть, и он довольно простой: нужно временно отключить общий доступ к документу, выполнить нужные изменения, а затем подключить возможность совместной работы снова.

Отключение общего доступа

Когда работа над проектом закончена, или, в случае необходимости внесения изменений в файл, о списке которых мы говорили в предыдущем разделе, следует отключить режим совместной работы.


После вышеуказанных действий общий доступ к файлу будет закрыт, а журнал исправлений будет очищен. Информацию о ранее произведенных операциях теперь можно будет увидеть в виде таблицы только на листе «Журнал» , если соответствующие действия по сохранению данной информации были проведены ранее.

Как видим, программа Эксель предоставляет возможность включения общего доступа к файлу и одновременной работы с ним. Кроме этого, с помощью специальных инструментов можно отслеживать действия отдельных участников рабочей группы. Данный режим имеет все-таки некоторые функциональные ограничения, которые, впрочем, можно обойти, временно отключив общий доступ и проведя необходимые операции в обычных условиях работы.

Как вы обозначаете версию документа? Есть ли у вас файлы, содержащие в названии все варианты слова «финальный»? Ну, например, text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Это немного абсурдно выглядит, но если вы последите за документами у вас в системе, то обнаружите довольно много «хвостатых» названий. Особенно если файл редактируется несколькими авторами. Например, текст договора может правиться почти бесконечно, дай только волю. И в результате у вас скапливается десяток версий, каждая помечена нарастающим хвостом пометок - тут и даты правок, и инициалы участников, и сакраментальные «final» и «last».

Понятно, что с этим надо как-то справляться. И приводить работу с документами в систему, которая будет понятна всем. Основные требования к порядку просты:

  1. Обозначения должны быть понятны всем участникам.
  2. Должны храниться все (важные) версии документов.
  3. Документы должны принадлежать проектам, а не лежать в общей куче.
  4. Доступ к документам должен быть управляемым.
  5. Не обязательно, но удобно иметь инструменты для совместной работы над документом.

Мы не станем обсуждать офлайновые способы управления документами. Вы, конечно, можете написать регламент обозначения документов и пересылать вордовские и экселевские файлы почтой. Это приведет к разрастанию рабочих папок у каждого участника процесса, а со временем - к постоянным сверкам, кто какой док сейчас редактирует.

Поэтому давайте вознесемся в облака - именно там сейчас происходит самое интересное.

1. Google Drive

«Большой Брат» дает нам почти идеальный инструмент для управления документами.

  1. Google Docs - это не просто онлайновый редактор документов, тут хранятся старые версии, можно комментировать и редактировать доки «в три руки».
  2. Google Sheets - это и таблицы для расчетов, и хороший функционал для учета.
  3. Google Drive сам по себе - инструмент управления доками, вы можете организовать единую структуру для хранения документов четко назначить доступы к каждой папке.

Плюсы Google Drive

  1. Они очевидны. Это облако, со всеми его преимуществами.

Минусы

  1. Систему учета - вложенность папок, доступы к файлам и табличку для контроля - придется создать самим.
  2. Не всех устраивает использование столь открытой платформы - все-таки это целый Google, он индексирует все, что шевелится, и за приватность мы ему не заплатили.

Обратите внимание: практически в каждой уважающей себя системе есть интеграция с Google-доками - вы увидите это дальше в обзоре. И это разумно - экономнее использовать работающий функционал, нежели тратить усилия на создание своего аналога.

Однако мы хотим предупредить: конфиденциальную и коммерческую информацию, пароли и прочие важные сведения лучше хранить там, где доступ регулируется более жестко.

2. Trello

Виртуальная доска со списком задач и проектов. Доски можно называть как вам удобно - и наглядно видеть процесс выполнения заданий. К каждой задаче вы можете прикрепить документы: с компьютера, Google Диска, Dropbox и т.д. Из интересного - в Trello Business Class вы можете прикреплять не только документы, но и pull-запросы GitHub, Slack беседы и лиды из Salesforce. Для совместной работы вы можете использовать связку Trello + Google Docs: прикреплять файлы Google Docs, которые можно открыть на диске и там же редактировать - оставлять новые комментарии и т.д.

Плюсы решения:

  1. Trello - очень простая для освоения система. За час с ней способны разобраться люди, которые никогда не пользовались подобными решениями.
  2. Задачи и процесс их выполнения видны наглядно, как на пробковой доске. Дизайн удобный и современный, ничего лишнего.

Минусы:

  1. Нет инструмента для совместной работы с документами. Т.е. вы либо пользуетесь Google Docs, либо каждый загружает свою версию. Да, все документы в любом случае будут собраны в одной задаче, и вы ничего не потеряете. Но если нужна более серьезная автоматизация, то Trello не оптимальный вариант.
  2. Если проектов и задач действительно много, Trello может запутывать из-за особенностей структуры. Постоянно переключаться между досками не слишком удобно.

3. Worksection

Онлайн-система управления проектами с возможностью учета финансов. В каждую задачу вы можете добавить разные типы файлов - и затем редактировать их опять же с помощью Google. Или скачать и загрузить заново.

Источник: worksection.com

Для каждого файла вы можете сделать описание, выбрать метки (например, need review, urgent! и др), ограничить доступ - т.е. сделать файл видимым только для определенных пользователей. Если вы создаете задачу или комментарий с ограниченной видимостью, не для всех, то прикрепленные туда файлы автоматически получают те же настройки приватности.

Все файлы проекта можно сортировать по разным критериям: типу, дате, задачам, размеру, названию. Можно просмотреть только файлы, которые относятся к невыполненным задачам, а можно - все.

Вы также можете удалить, скачать, назначить метки группе файлов, просто выделяя их в разделе.

Новые версии документов можно загружать к старым - для этого достаточно навести мышкой на старый файл и нажать на значок слева от него. Новый документ загрузится и займет верхнее место в списке. При этом старая версия тоже сохранится.

Источник: worksection.com

Фишка решения - в продвинутом тарифе вы можете подключить собственное FTP-хранилище. Тогда лимитов на загрузку файлов не будет вообще.

Плюсы решения:

  1. Worksection - современная система с широкими возможностями по управлению проектами и файлами. Фактически вам доступен весь функционал для удобной совместной работы.
  2. Отдельно отмечу расчет затрат - если определить стоимость часа работы специалиста, вы можете видеть себестоимость каждой отдельной задачи.
  3. Удобный интерфейс, возможность назначить дедлайн для всего проекта, не только по задачам. Наглядно виден % затраченного времени, комфортно контролировать.

Минусы:

  1. В бесплатной версии у вас всего 2 активных проекта и 50 Мб на диске для файлов. 10 Гб включены уже в корпоративный тариф, по цене 49$ в месяц. При этом тоже есть ограничение по активным проектам - 50 штук. Нам кажется, что даже для средней компании 50 проектов и 10 Гб недостаточно. Премиум стоит 99$, но и там активные проекты ограничены - 100.

4. Мегаплан

В Мегаплане реализован отдельный модуль «Документы», который позволяет хранить файлы с различным уровнем вложенности. Для каждого документа вы можете настроить видимость - открыть доступ только определенным сотрудникам.

При редактировании новый вариант файла допустимо загрузить к старому как версию. Сотрудники могут подписаться на уведомления о загрузке новой версии - по почте, SMS, в строке информера, каждый определяет это сам в настройках.

Источник: help.megaplan.ru

Текстовые документы можно создавать прямо в Мегаплане . Но просматривать и редактировать их можно будет тоже только в Мегаплане, нельзя скачать в каком-то другом формате.

Также в программе предусмотрены шаблоны для типовых документов.

Источник: help.megaplan.ru

Плюсы Мегаплана:

  1. Удобный и достаточно простой интерфейс.
  2. Возможности бесплатной работы для 10-ти пользователей, в том числе работы с документами.

Минусы Мегаплана:

  1. Нет полноценной возможности создавать разные типы документов прямо в системе.
  2. Стоимость тарифа всего на 10 пользователей достаточно высока - порядка 250$ за «все включено».

5. Битрикс24

Это комплексное решение с CRM-системой для бизнеса, где хорошо продуманы все возможности для совместного доступа и редактирования документов. К каждой задаче и комментарию вы можете прикреплять файлы - с компьютера или же с любого дискового хранилища, а также сразу создавать новые файлы в Google Docs или Microsoft Office Online.

Совместное редактирование документов онлайн доступно в . Если вы редактируете загруженный документ через Google Docs, можно его прикрепить к комментарию - и появится строчка о том, что пользователь загрузил новую версию документа. В Битрикс24 реализован умный поиск - все документы легко искать по названиям или проектам, выводятся подсказки.

Файлы, относящиеся к каждому проекту, можно сортировать по дате, по названию, по размеру. Приватность устанавливается также согласно настройкам папки проекта, где хранится документ. Вы можете запретить редактирование всем, кроме автора задачи.

Фишка Битрикс24 - каталог приложений. Например, бесплатно можно установить «Конструктор документов», который помогает создавать типовые файлы в форматах.docx, .pdf. Шаблоны легко редактируются, их можно отправить по электронной почте, вести журнал сохраненных документов.

В Битрикс24 к каждой задаче прикрепляется ссылка на документ, который пользователи могут совместно редактировать, комментировать и обсуждать в рамках задачи. Проще всего хранить документы на системном диске. Если по каким-то причинам вас не устраивает Битрикс24.Диск, можно использовать вместо него любое другое облачное хранилище. Но это удобно не всем и не всегда.

Плюсы Битрикс24

  1. Почти все возможности (кроме блокировки документов и отключения публичных ссылок на них) доступны в бесплатной версии комплексного решения. Также доступно 5 Гб в облачном хранилище. А за 199$ (верхний тариф) вы получаете неограниченный объем. Плюс экономия на лицензионных офисных программах.
  2. Большой выбор приложений для оптимизации работы с документами.
  3. Поддержка версий документов и уведомления о загрузке новых.
  4. Широкий функционал - в одном решении вы получаете все нужное для электронного документооборота.

Минусы решения:

  1. Настройки приватности файла задаются через группу или задачу, к которой он привязан, файл нельзя сделать видимым или невидимым для определенных пользователей, просто поставив метку.
  2. Нет функции добавления краткого описания к файлу.

Подведем итоги

Если у вас немного проектов и участников, а требования к документам не слишком сложны, можно остановиться на самом простом решении - например, Trello и подобные. Для простой работы с задачами этого вполне достаточно - каждый прикрепляет нужные файлы и при необходимости их заменяет.

Если речь идет о полноценной совместной работе и онлайн-согласовании, нужно рассматривать комплексные решения - такие, как и аналогичные системы управления. Все их возможности надо анализировать и сравнивать, а затем выбирать, опираясь на тот функционал, который вам нужен.

И пара советов - которые пригодятся при работе в любой системе:

  • Даже если вы используете сложную систему, которая «сама все упорядочит», следите за тем, чтобы документы и задачи назывались по одинаковым правилам. Это упростит навигацию по проектам.
  • Разделяйте доступы - рабочие документы стоит хранить во внутренних группах, а клиенту отдавать уже чистый документ без комментариев и правок.
  • Лайфхак : если вы используете Ворд в режиме редактирования, не забудьте перед отправкой файла зайти в Рецензирование и принять все исправления. Иначе клиент может заметить, как вы несколько раз поменяли сроки или цену.