Поздравления 

Требования к счету-фактуре на аванс. Нумерация авансовых счетов-фактур Нумерация авансовых счет фактур

Нумерация по счетам-фактурам в течение нескольких лет приводит к тому, что цифры на бумагах становятся все больше и больше. Это не очень удобно при ведении учета, так как приходится оперировать объемными номерами. По этой причине некоторые предприятия, как правило, крупные, начинают нумерацию с единицы каждый месяц, год или квартал. Однако согласно Письму Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427 политика организации в этой сфере имеет некоторые нюансы. В том же документе не было разъяснено, как именно вести нумерацию. По этой причине данная операция до сих пор вызывает массу вопросов.

Законодательная база

Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.

Порядок нумерации не редактируется уже много лет. Одни из последних новшеств были внесены в 2014 году: в постановлении был указан разделительный символ, который используется при составлении документации. Данный закон касается следующих структур:

  • Обособленных подразделений.
  • Доверительных менеджеров.
  • Лиц, участвующих в товариществе.

В частности, для разделения нужно использовать знак «/».

Правила нумерации

Главное правило нумерации – присвоение цифр в хронологическом порядке: номера указываются по мере выставления. Возобновлять нумерацию разрешается. Это неизбежно, если компания работает долгое время. Обязательно нужно отразить периоды возобновления в учетной политике компании. Период может быть следующим:

  • Месяц.
  • Квартал.

Однако постановление правительства ограничивает возобновление нумерации: ежедневно начинать ее сначала нельзя. Это будет считаться нарушением.

Периодичность обновления зависит от документооборота конкретного предприятия. Чем больше бумаг заполняется, тем чаще происходит возобновление номеров.

Разновидности номеров счетов-фактур

Номера могут состоять как из цифр, так и букв. Буквенные обозначения обязательно должны быть при документообороте в следующих структурах:

  • Обособленные подразделения. После номера нужно указать индекс в цифрах. Значения разделяются слешем (/). Индекс определяется компанией и прописывается по конкретному договору.
  • Люди, состоящие в товариществе, или доверительные менеджеры. Индекс через слеш должен быть указан и в этом случае.

Соблюдение правил важно не только для исполнения нормативных актов. Правильная нумерация обеспечивает упорядоченный документооборот, предупреждает путаницу.

Особенности проставления буквенных значений

Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.

Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.

ВНИМАНИЕ! Существует компромиссный метод. Можно присваивать счету-фактуре одновременно и официальный, и вспомогательный номер. Данная мера нарушением считаться не будет. Указывать вспомогательный номер можно не только в бухгалтерской программе, но и в самом документе. Однако дополнительное значение не нужно упоминать в графе «Номер». Оно указывается после всех реквизитов в графе «Справочно». Разрешение на использование дополнительных номеров дано в письмах Минфина.

Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?

Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.

Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».

Существуют также отдельные нормы заполнения корректировочных СФ. Они обязательно должны быть указаны в хронологическом порядке.

Наказание за неправильную нумерацию

При присвоении номеров счетам-фактурам довольно часто возникают ошибки. Наиболее распространенные из них:

  • Пропуск номеров.
  • Игнорирование необходимости хронологии.
  • Присвоение одного и тоже же номера одному и тому же документу.

Последняя ошибка встречается довольно редко, так как большинство бухгалтеров пользуются специальными программами. ПО предупреждает раздвоение.

Нарушение порядка нумерации – самый сложный случай. Для исправления нарушения придется потратить немало времени и сил. Ошибка в хронологии одного номера приводит к тому, что «ползут» и другие цифры. Получается, что в счетах-фактурах, уже переданных покупателю, указаны неверные номера.

Нужно ли исправлять нумерацию? Данная мера имеет смысл, если ошибка допущена в последнем номере документа, который пока не передан покупателю. Если же ошибка касается позднего номера, исправлять ее необязательно. Никаких наказаний продавец за данное нарушение не несет.

ВНИМАНИЕ! В статье 120 НК РФ указано, что отсутствие счетов-фактур по выполненным операциям влечет за собой штраф. Эти наказания не касаются неправильных номеров. Однако правильная нумерация важна в любом случае. На это обращается внимание при проверках.

Как отражается неправильная нумерация на покупателе?

В большинстве случаев неправильная нумерация не оказывает никакого влияния на покупателя. Ошибки не мешают:

  • идентификации сторон договора;
  • названию ТРУ, их стоимости;
  • ставке и совокупности НДС.

То есть покупатель не получит отказ в вычете, о чем говорится в пункте 2 статьи 169 НК РФ. Если контролер предъявит свои претензии, их можно оспорить, о чем свидетельствует судебная практика. Исходя из судебных решений, можно сделать вывод о том, что даже полное отсутствие нумерации не может являться основанием для вычета НДС.

У меня в учетной политике оговорено, что авансовые счета-фактуры имеют отдельную нумерацию в хронологическом порядке с буквой А. Может ли это послучить основанием в отказе на вычет входного НДС у контрагентов, приславших мне аванс?

Нумерация всех счетов-фактур должна быть единой, счетам-фактурам на предоплату отдельные порядковые номера присваивать нельзя, поскольку проверяющие могут отказать покупателям в вычетах НДС. Нумеровать авансовые счета-фактуры нужно в общем хронологическом порядке, но для удобства можно присваивать им буквенный код (см. пример ниже). Такой порядок не будет являться ошибкой, в связи с которой налоговики могут отказать покупателю в вычете.

Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух», в статье журнала «Главбух», которую Вы можете найти в закладке «Журналы»

Заполнение счета-фактуры начинайте с указания порядкового номера и даты составления документа. Нумеровать счета-фактуры (включая счета-фактуры на полученные авансы) нужно в хронологическом порядке по мере их составления (подп. п. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ , п. 1 приложения 1 к , письмо Минфина России от 10 августа 2012 г. № 03-07-11/284).*

Ольга Цибизова

2.Ситуация: какие ошибки в счете-фактуре можно считать допустимыми (не препятствующими праву на вычет «входного» НДС)

Допустимыми считаются ошибки, не мешающие идентифицировать продавца или покупателя, наименование и стоимость товаров, налоговую ставку и сумму НДС.

Налоговые инспекции не вправе отказать покупателю (заказчику) в вычете, если в счете-фактуре отражена неполная информация или допущены ошибки, которые не мешают идентифицировать:

  • продавца (исполнителя) или покупателя (заказчика). В частности, если в счете-фактуре правильно указан ИНН, то неточный почтовый индекс или сокращенное наименование субъекта РФ в строке 2а «Адрес» не могут быть основаниями для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре (письмо Минфина России от 7 июня 2010 г. № 03-07-09/36);
  • наименование и стоимость реализованных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав). Например, если в счете-фактуре указано сокращенное наименование товара (письмо Минфина России от 10 мая 2011 г. № 03-07-09/10) или не проставлен код единицы измерения (письмо ФНС России от 18 июля 2012 г. № ЕД-4-3/11915), это не может служить основанием для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре;
  • налоговую ставку и сумму НДС, предъявленную покупателю.*

Такой порядок предусмотрен пунктом 2 статьи 169 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, по мнению контролирующих ведомств, не являются основанием для отказа в вычете НДС грамматические (орфографические, синтаксические) ошибки и технические дефекты, которые не искажают содержание реквизитов счета-фактуры. Например, такие как:

  • указание почтового индекса не в начале, а в конце строк, предназначенных для внесения соответствующего адреса;
  • указание какого-либо наименования (улицы, фамилии, товара) с нарушением правил орфографии, принятых в русском языке (в т. ч. опечатки, описки), например: «ул. Гочарова» вместо «ул. Гончарова»;
  • сокращение слов «проспект», «дом»;
  • проставление запятой между названием улицы и номером дома;
  • несоответствие цифрового кода и наименования страны происхождения товаров.

Об этом, в частности, сказано в письмах Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/41 , ФНС России от 4 сентября 2012 г. № ЕД-4-3/14705 . Такой же позиции представители финансового ведомства придерживаются и в частных разъяснениях.

При этом дополнительные требования по оформлению счетов-фактур, которые предусмотрены в приложении 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 , должны выполняться неукоснительно. Даже если эти требования прямо не прописаны в пунктах , 5.1 , 5.2 и статьи 169 Налогового кодекса РФ.

Ольга Цибизова
начальник отдела косвенных налогов департамента налоговой и
таможенно-тарифной политики Минфина России

3.Статья : Разъяснения чиновников, которые помогут вам оформлять без ошибок новые счета-фактуры

Какие изменения учесть: Нумерация всех счетов-фактур должна быть единой. Разделительные знаки можно использовать, только если компания реализует товары через филиалы. Счета-фактуры при посреднических сделках надо теперь выписывать по новым правилам.

Новые счета-фактуры стали обязательными не так давно - с 1 апреля, но наверняка успели вызвать у вас уже много вопросов. В частности, как правильно нумеровать счета-фактуры? А как должен выглядеть такой документ, если отгрузка идет через посредников или закупка - через обособленные подразделения компании?

Готовые ответы на все эти вопросы вы найдете в статье. А в таблице ниже - ряд важных разъяснений чиновников для неоднозначных ситуаций, прямых подсказок для которых в самих правилах нет.

Как заполнять новые счета-фактуры, следуя разъяснениям чиновников

Какую нумерацию счетов-фактур сейчас признают контролеры

Начнем с проблем, связанных с нумерацией счетов-фактур. Если в старом порядке по поводу того, как присваивать номера счетам-фактурам, практически ничего не говорилось, то в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 на этот счет появилось несколько правил.

Как вы нумеруете авансовые счета-фактуры?

Источник: опрос на сайте www.сайт

Допустимо ли начинать нумерацию счетов-фактур с начала квартала или месяца

В новых правилах не сказано о том, с какого момента начинать нумерацию счетов-фактур. Часто компании ведут такой отсчет с начала года. И кстати, это наиболее безопасный вариант.

В то же время, если у организации много отгрузок, можно обновлять нумерацию с любого периода - квартала или месяца. Правда, здесь нужно иметь в виду следующее. Чем меньший период выбран для нумерации, тем выше вероятность, что при проверке налоговики обнаружат у покупателя счета-фактуры одного и того же продавца с одинаковыми номерами. Это может вызвать у них вопросы.

Важная деталь

Новые правила не запрещают нумеровать счета-фактуры с начала каждого квартала.

Однако судьи подтверждают право поставщика присваивать номера не с начала года. Например, это указано в постановлении ФАС Уральского округа от 13 мая 2008 г. № Ф09-3337/08-С2 . Конечно, речь шла еще о старых правилах, но выводы судей можно применить и к новым счетам-фактурам. Раз уж постановление № 1137 этот вопрос не регламентировало.

Главное соблюдать хронологический порядок, чтобы не было счетов-фактур от одной даты с одинаковыми номерами. Пропускать номера тоже нежелательно. Лишние претензии со стороны проверяющих вам ни к чему.

Вправе ли поставщик использовать разделительные знаки и цифровые индексы в номере счета-фактуры

Компании вправе ставить разделительные знаки в номерах счетов-фактур только в ситуациях, которые прямо прописаны в пункте 1 Правил заполнения счета-фактуры. Это подчеркнули сотрудники Минфина России в письмах от 22 мая 2012 г. № 03-07-09/59 и от 15 мая 2012 г. № 03-07-09/53 . То есть цифровой индекс к номеру счета-фактуры через разделительную черту нужно добавлять, лишь когда компания реализует товары через обособленные подразделения. Либо если является участником товарищества или доверительным управляющим.

Кстати, о том, что понимать под разделительной чертой, правила умалчивают. Скорее всего это косая черта. Впрочем, инспекторы могут заявить, что это также, например, и дефисы. Так что, если вы хотите полностью исключить придирки со стороны контролеров, лучше вообще избегать составных номеров, части которых как-либо отделены друг от друга.

Все эти рекомендации относятся и к цифровым индексам. Ведь их обычно вводят в номера как раз через косую или дефис. Так вот, цифровые коды тоже безопаснее использовать только в тех ситуациях, которые указаны в пункте 1 Правил.

Поясним на примере. Допустим, несмотря на мнение контролеров, бухгалтер компании дополняет номер счета-фактуры через знак «/» кодом, который присвоен конкретному контрагенту. Скажем, это код «15». И номер счета-фактуры, выставленного этому покупателю, выглядит так: «470/15». Как могут трактовать такой номер налоговики? Скорее всего они посчитают, что счет-фактура составлен на товары, реализованные через обособленное подразделение продавца с кодом «15». То же самое относится и к ситуации, когда поставщик добавляет номер месяца, в котором составлен счет-фактура.

В общем, чтобы избежать путаницы, советуем не дополнять счета-фактуры подобными индексами. Лучше нумеровать счета-фактуры максимально просто, без разделительных знаков и цифровых кодов, которые не предусмотрены новыми правилами. Тогда покупатель сможет спокойно заявлять налог к вычету. Но предположим, что поставщик все же использует другую, удобную ему, систему нумерации. О том, насколько правомерны претензии со стороны ревизоров в такой ситуации, рассказано в комментарии ниже.

Налоговики не вправе отказать покупателю в вычете из-за ошибки в номере счета-фактуры

Ошибка в нумерации счета-фактуры не влияет на право покупателя принять НДС к вычету. Ведь такая погрешность не мешает определить продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, ставку и сумму налога. Причем даже если неточность связана с кодом обособленного подразделения. Так как идентифицировать продавца, которым является компания, а не филиал, контролеры могут исходя из строки 2 счета-фактуры.*

Если же местные инспекторы будут придерживаться другого мнения, компании придется подавать жалобу в УФНС или в суд. Так, по старым счетам-фактурам покупателям нередко удавалось отстоять вычеты, когда поставщик присваивал номера не в хронологическом порядке. Пример - постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 марта 2009 г. по делу № А05-8288/2008 .

Для продавца ошибки в номерах счетов-фактур не должны привести к негативным последствиям. В статье 120 Налогового кодекса РФ установлен штраф лишь за отсутствие самих счетов-фактур.

Может ли компания как-то выделять авансовые счета-фактуры

Нередко по авансовым счетам-фактурам компании ведут свою нумерацию. Но это неверно. Дело в том, что все счета-фактуры, включая авансовые и корректировочные, нужно нумеровать в общем хронологическом порядке. Это установлено в пункте 1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 .

Скажем, компания выставила счет-фактуру на отгрузку № 155. Затем она выписывает счет-фактуру на предоплату. Значит, по общим правилам он должен иметь номер № 156.

Другой вопрос. Можно ли вводить в номер авансовых счетов-фактур какой-нибудь специальный признак? Вообще, как мы видели, ситуации, в которых номер счета должен содержать какие-либо индексы, приведены в пункте 1 Правил заполнения счета-фактуры. И про авансовые счета в этой норме не сказано. Но многим бухгалтерам удобно все же как-то выделять счета-фактуры на предоплату. Мы считаем, что для этого можно использовать буквенный код. Во всяком случае, существенной ошибкой это точно не будет.

Важная деталь

Нумеровать авансовые счета-фактуры нужно в общем хронологическом порядке. Но для удобства можно присваивать им буквенный код.

Как это может выглядеть? Предположим, вы составили счет-фактуру на отгрузку № 304. Следующий счет-фактуру вы выписываете на предоплату и присваиваете ему № 305А. При таком варианте соблюдается требование единой нумерации счетов-фактур. Кроме того, в номере нет никаких разделительных знаков и цифровых кодов. Так что налоговики вряд ли будут придираться к такой системе нумерации.

Какой-нибудь специальный признак можно добавлять и в корректировочные счета-фактуры. Например, буквенный код «К».*

4.Статья : «Счета-фактуры на аванс мы нумеруем отдельно. Что нам будет?»

Чем рискуете: За отдельную нумерацию счетов-фактур на аванс штраф компании не грозит. Но инспекторы могут отказать вашим покупателям в вычетах НДС. Поэтому есть риск, что не желающие спорить потребуют от вас исправить документы.

Но допустим, вы по какой-либо причине присваивали счетам-фактурам на предоплату отдельные порядковые номера. И кстати, это очень распространенная ошибка среди компаний. К чему она может привести?

Сразу скажем, оштрафовать вашу организацию за несоблюдение единой нумерации счетов-фактур инспекторы не вправе. Такое наказание налоговым законодательством не предусмотрено. А штраф по статье 120 Налогового кодекса РФ возможен, только если счетов-фактур нет как таковых.

Тут риск в другом. Проверяющие могут отказать вашим контрагентам в вычетах НДС, поскольку счета-фактуры оформлены с нарушением правил. Поэтому не желающие спорить покупатели станут требовать от вас исправленные счета-фактуры.

Конечно, вы можете пойти навстречу. Но чтобы наладить единую нумерацию, вам понадобится исправить буквально все документы. И значит, выписать чуть ли не каждому контрагенту исправленные счета-фактуры. Благо у вас это не повлияет на налоговую базу по НДС. Вы лишь зарегистрируете исправления в квартале, в котором получили аванс или отгрузили товары.

Но вот покупатель будет вынужден снять вычеты за период, в котором зафиксировал первоначальный счет-фактуру, и перенести их на тот, когда получил исправленный. И если это разные кварталы, он подаст уточненку по НДС и доплатит налог с пенями. Вряд ли такой вариант устроит тех, кто не требовал от вас исправить документы.

Так что подобные просьбы проще игнорировать. Мол, неверный номер не мешает идентифицировать продавца, покупателя, наименование и стоимость товаров, ставку и сумму НДС. И значит, не лишает покупателя права на вычеты (п. 2 ст. 169 Налогового кодекса РФ).

Чтобы исключить споры в дальнейшем, начните единую нумерацию всех счетов-фактур сейчас, не дожидаясь 2013 года. Можно с начала месяца или квартала. Новый вариант нумерации пропишите в учетной политике. Подробнее о требованиях к номерам счетов-фактур мы писали в статье «Разъяснения чиновников, которые помогут вам оформлять без ошибок новые счета-фактуры» (опубликована в журнале «Главбух» № 13, 2012).*

С уважением,

эксперт «Системы Главбух» Чекалова Наталья.

Ответ утвержден:

ведущий эксперт Горячей линии "Системы Главбух" Колосова Наталья.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://www.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=14

  • Скачайте формы

Благодаря Закону от 26 ноября 2008 г. N 224-ФЗ с 1 января 2009 г. плательщики НДС получили право на вычет "входного" налога не только по отгрузке, но и при внесении предоплаты в счет таковой. Одновременно в целях обеспечения такой возможности была введена обязанность продавца не позднее пяти календарных дней с момента получения аванса выставить покупателю счет-фактуру на полученную предоплату (п. 3 ст. 168 НК). Впрочем, по сути, оформлять и регистрировать данный документ в книге продаж налогоплательщик должен был и раньше. Такая обязанность вытекала из п. 18 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914. Просто покупателю в данном случае счет-фактура не выставлялся.
Конечно, ни налоговых, ни административных санкций за нарушения требования о , в том числе относительно "авансового" документа, законодательство не содержит. Более того, по сути, у покупателя нет никаких инструментов, которые позволили бы ему воздействовать на продавца в этом смысле (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24 сентября 2008 г. по делу N А11-11888/2007-К1-9/605-40). Однако вполне очевидно, что халатное отношение поставщика к данному вопросу вряд ли поможет удержать найденных заказчиков. Никто из них не захочет терять право на вычет по НДС, разве что в том случае, если правом на вычет налога, перечисленного в составе предоплаты, покупатель не пользуется, а счета-фактуры на отгрузку продавец выставляет исправно. Но стоит ли ограничивать круг клиентов, если необходимо лишь своевременное и верное оформление счетов-фактур, в том числе и по предоплате?

Форма и реквизиты

Обязательные для оформления счетов-фактур реквизиты установлены ст. 169 Налогового кодекса. Причем для "авансовых" документов и счетов-фактур на отгрузку предусмотрены разные их перечни. Согласно п. 5.1 ст. 169 Налогового кодекса счет-фактура "по предоплате" в обязательном порядке должен содержать следующие реквизиты:
- порядковый номер и дату составления счета-фактуры;
- наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
- номер платежно-расчетного документа;
- наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг), имущественных прав;
- наименование валюты;
- сумма оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- налоговая ставка;
- сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок.
Форму счета-фактуры в рассматриваемой ситуации следует использовать стандартную, то есть утвержденную Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914 (Письмо Минфина России от 6 марта 2009 г. N 03-07-15/39). Конечно, Кабинетом министров должен быть разработан специальный "авансовый" бланк, так же как и в принципе новая форма счета-фактуры, предусматривающая, в том числе, место для отражения наименования валюты (п. 8 ст. 169 НК, Письмо Минфина России от 12 октября 2010 г. N 03-07-09/46). Однако до сих пор, как говорится, воз и ныне там. Впрочем, применять на практике "авансовый" вычет НДС данный факт покупателю не мешает.
Рассмотрим порядок отражения обязательных реквизитов в строках счета-фактуры.

"Авансовые" особенности

Прежде всего отметим те строки, которые заполняются в привычном порядке, то есть аналогично правилам, предусмотренным для оформления подобных документов на отгрузку. К таковым относятся строки 2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б. Иными словами, информация о продавце и покупателе, их адресе местонахождения, а также ИНН и КПП отражается в общем порядке.
Не вызовет много вопросов и порядок заполнения граф 7 "Налоговая ставка", 8 "Сумма налога", 9 "Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав - всего с учетом налога. В данном случае просто необходимо помнить, что НДС с предоплаты исчисляется расчетным путем (пп. 7 п. 5.1 ст. 169 НК), соответственно, и ставка указывается расчетная (18/118, 10/110). В качестве же стоимости товаров указывается сумма полученного аванса с учетом налога (пп. 5 п. 5.1 ст. 169 НК).
Сложность может представлять лишь ситуация, когда аванс перечислен под разные товары, облагаемые НДС по различным ставкам , и нельзя определить, какая часть предоплаты к какому виду продукции относится. Как поясняют специалисты Минфина, в этом случае ко всей сумме аванса следует применять ставку 18/118.
Не составит проблемы заполнение граф 2 - 6 и 10 - 11 счета-фактуры. Дело в том, что при оформлении такового на предоплату в данных графах попросту ставятся прочерки. Аналогичным образом прочеркиваются и строки 3, 4. Ведь поскольку отгрузки еще не было, то нет данных и о грузоотправителе с грузополучателем.
Обратите внимание! не выставляются, если предоплата поступила под товары, которые в силу тех или иных причин не облагаются НДС или к которым применяется "нулевая" ставка налога.
Что касается строки 1, то в данном случае просто следует продумать порядок нумерации счетов-фактур с учетом требования о ее хронологическом характере. Например, для удобства можно использовать буквенный код и к номерам всех авансовых счетов-фактур добавить букву "А". Дата документа должна "попадать" в пять календарных дней с момента получения продавцом предоплаты. В связи с этим не стоит пытаться уместить в счет-фактуру сразу несколько "авансов", если товар был оплачен в несколько заходов. Ведь скорее всего по какому-либо из них срок на выставление счета-фактуры все же будет нарушен.
Особое внимание стоит уделить такому реквизиту, как номер платежно-расчетного документа . Очевидно, что если он не будет заполнен, то о вычете покупателю можно и не мечтать, поскольку счет-фактура выставляется как раз таки по причине поступления аванса. При этом ошибок в указании реквизитов "платежки", конечно, лучше избежать. Вместе с тем есть весьма интересное судебное решение, когда оплошность в указании номера "платежки" не была признана ошибкой, автоматически лишающей права на вычет. Так, судьям ФАС Северо-Кавказского округа довелось рассмотреть дело N А53-13963/2009, в котором поводом для отказа в вычете НДС стало несовпадение номера платежного поручения N 1245, названного поставщиком общества в счете-фактуре в графе "К платежно-расчетному документу", с реальным номером N 245. При этом в Постановлении от 21 декабря 2009 г. по этому делу судьи пришли к выводу, что данный "огрех" вполне простителен. Даже при осуществлении платежа через расчетную сеть Банка России, указали они, номера "платежек" все равно идентифицируются по трем последним разрядам (Указание Центрального банка от 24 апреля 2003 г. N 1274-У).
Кстати говоря, номер "платежки" из "авансового" счета-фактуры придется указать и в итоговом "отгрузочном" документе. Об этом свидетельствует Письмо Минфина России от 28 марта 2007 г. N 03-02-07/1-140.
А вот на порядке заполнения графы 1 счета-фактуры стоит остановиться подробнее.

Наименование товаров

Даже несмотря на то что в рассматриваемом случае речь идет об "офактуривании" аванса, указание в графе 1 счета-фактуры фраз вроде "Предоплата", "Предварительный платеж" может привести к весьма плачевным последствиям (Письмо Минфина России от 25 февраля 2009 г. N 03-07-14/26). Как уже указывалось, обязательным реквизитом "авансового" счета-фактуры является именно "Наименование товаров (работ, услуг )". Из содержания абз. 2 п. 2 ст. 169 Налогового кодекса следует, что ошибки в счете-фактуре, которые препятствуют идентификации данного показателя, не относятся к "простительным". Проще говоря, они вполне могут служить основанием для отказа в вычете НДС.
Обратите внимание! По мнению Минфина России, в том случае, если отгрузка производится в пределах пятидневного срока с момента получения предоплаты, то в "авансовом" счете-фактуре нет необходимости (Письмо ведомства от 6 марта 2009 г. N 03-07-15/39). Однако представители ФНС считают, что данное обстоятельство не освобождает продавца от необходимости выставить счет-фактуру на предоплату (Письмо ФНС России от 10 марта 2011 г. N КЕ-4-3/3790).
В частности, и налоговики указывают, что при заполнении графы 1 "авансового" счета-фактуры необходимо руководствоваться наименованием товаров (описанием работ, услуг), имущественных прав, указанных в договорах , заключенных между продавцом и покупателем (Письмо УФНС России по г. Москве от 7 мая 2009 г. N 16-15/045429). Той же точки зрения придерживается и Минфин России (Письмо ведомства от 6 марта 2009 г. N 03-07-15/39).
Более того, не устраивает чиновников и формулировка "Выполнены работы по договору (акту)" (Письма Минфина России от 11 ноября 2009 г. N 03-07-05/55, от 21 сентября 2009 г. N 03-07-09/49, УФНС России по г. Москве от 15 августа 2008 г. N 19-11/76813). Необходимо, указывают они, именно подробное описание работ или услуг. Указанные разъяснения, конечно, приводились представителями финансового ведомства и налоговой службы в отношении "отгрузочных" счетов-фактур, однако учитывая, что в данном случае к "авансовому" документу предъявляются аналогичные требования, сбрасывать их со счетов не стоит.
Единственная "поблажка", на которую согласны финансисты, - в случае получения предоплаты по договорам поставки товаров, предусматривающим их отгрузку в соответствии с заявкой (спецификацией), оформляемой после оплаты, возможно указание лишь обобщенного наименования поставляемых товаров ("Нефтепродукты", "Кондитерские изделия", "Хлебобулочные изделия", "Канцелярские товары" и т.п.). Дело в том, что именно так, как правило, они указываются и в договоре (Письма Минфина России от 6 марта 2009 г. N 03-07-15/39, от 9 апреля 2009 г. N 03-07-11/103). Причем, судя по Письму финансового ведомства от 26 июля 2011 г. N 03-07-09/22, это единственное исключение. В иных случаях подобное заполнение графы 1 счета-фактуры, даже если в ней указана ссылка на документ, содержащий полный перечень товаров, неправомерно.

При оформлении авансовых счетов-фактур

Не позднее пяти календарных дней со дня получения аванса поставщик должен предъявить покупателю НДС. Счет-фактура составляется в двух экземплярах: один передается покупателю, а второй — регистрируется в книге продаж (п. 3 ст. НК РФ). При решении вопроса о том, нужно ли выставлять счет-фактуру, бухгалтеры допускают ошибки в двух случаях.

  1. Когда один и тот же покупатель (заказчик) в течение налогового периода неоднократно перечисляет суммы предоплаты по одной или нескольким сделкам, выставляется единый счет-фактура по итогам месяца (квартала), что в такой ситуации неправомерно. По каждой полученной сумме счет-фактура должен быть оформлен с соблюдением указанного срока.
  2. Допустим, в течение квартала вы получили аванс, а затем в том же квартале отгрузили товар (передали работы, услуги). Между предоплатой и отгрузкой прошло больше пяти дней. Нужно выставить сначала авансовый счет-фактуру, а затем и счет-фактуру на реализацию предварительно оплаченных товаров (работ, услуг). Этого требуют положения абз. 2 п. 1, п. 3 ст. , п. 3 ст. НК РФ, если нет обстоятельств, предусмотренных абз. 3 п. 17 (здесь и далее в статье ссылаемся на Правила ведения книг покупок и книг продаж, заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011).

Минфин разрешает не выставлять счет-фактуру, если вы получили аванс в счет предстоящей поставки и в течение пяти календарных дней с момента его получения отгрузили товар, выполнили работу, оказали услугу (письма , п. 1). Однако мы все же рекомендуем и в этом случае выставлять два счета-фактуры: и на сумму полученной предоплаты, и при отгрузке. Поскольку такого мнения придерживается ФНС, а именно это ведомство будет проверять вашу декларацию (письма , от 15.02.2011 № КЕ-3-3/354@).

Обратите внимание, что для принятия к вычету НДС, уплаченного с аванса, продавец должен зарегистрировать в книге покупок авансовый счет-фактуру, который ранее был отражен в книге продаж (п. 22 Правил ведения книги покупок). Таким образом, авансовый счет-фактура является основанием для вычета не только у покупателя, но и у продавца (п. 1 ст. , п. 9 ст. НК РФ).

В реквизитах авансовых счетов-фактур

Ошибки, которые допускает продавец (поставщик) при заполнении реквизитов в авансовом счете-фактуре, могут оказаться критичными для покупателя, если он решит воспользоваться правом на вычет (пп. 1 и 5-6 ст. НК РФ). В авансовом счете-фактуре, как и в обычном, должны быть заполнены следующие реквизиты (п. 5.1 ст. НК РФ):

  • порядковый номер счета-фактуры, при этом авансовые счета-фактуры нумеруются в общем хронологическом порядке с отгрузочными (письмо Минфина );
  • дата составления счета-фактуры;
  • наименование, адрес, ИНН и КПП продавца и покупателя в соответствии с учредительными документами. Можно указывать как полные, так и сокращенные наименования.

Кроме того, в авансовых счетах-фактурах должны быть указаны:

  • по строке 5: номер и дата расчетно-платежного документа, по которому получен аванс. Если аванс получен в неденежной форме, ставится прочерк. Поскольку налоговые органы проводят встречную проверку начислений и вычетов, важно, чтобы и покупатель, и продавец в книгах покупок и продаж правильно указали данный реквизит;
  • по строке 7: наименование и код валюты, в которой получен аванс (по ОКВ). Если цена определена в иностранной валюте (у. е.), но оплата производится в рублях, указывается наименование валюты «российский рубль» и ее код «643» (письмо ФНС ).

Особое внимание следует уделить заполнению табличной части документа.

В графе 1 наименование товаров (описание выполненных работ или оказанных услуг), в счет поставки которых получена предварительная оплата, отражают так, как оно указано в договоре. Если покупатель перечислил предоплату не за определенный товар, а в целом под ассортимент продукции и конкретная спецификация или заявка будет составлена после оплаты, допустимо указывать в авансовом счете-фактуре обобщенное наименование товаров: нефтепродукты, канцелярские (кондитерские) изделия и т.д.

В ситуации, когда заключаются договоры, предусматривающие одновременно с поставкой товаров выполнение работ (оказание услуг), в графе 1 нужно привести как наименование поставляемых товаров, так и описание выполняемых работ (оказываемых услуг), см. письмо Минфина .

Далее в табличной части в графах 7, 8, 9 указывают: расчетную налоговую ставку — 18/118 или 10/110 (п. 4 ст. НК РФ); сумму исчисленного НДС; сумму полученного аванса. В остальных графах 2-6, 10-11 и строках 3 и 4 ставят прочерки (п. 4 ).

Счета-фактуры на предоплату при освобождении от уплаты НДС не составляются в соответствии с нормами ст. и НК РФ. Аналогично действуют при получении аванса:

  • в счет будущей поставки товаров (работ, услуг), длительность производственного цикла изготовления которых свыше шести месяцев (абз. 3 п. 1 ст. НК РФ);
  • по операциям, которые облагаются НДС по ставке 0 % (абз. 4 п. 1 ст. НК РФ);
  • по операциям, которые не подлежат обложению НДС.

При заполнении книги продаж

Выставленный авансовый счет-фактуру, в том числе при безденежных расчетах, продавец должен зарегистрировать в книге продаж за квартал, на который приходится дата получения аванса (п. 17 ). Важно заполнить книгу правильно:

  • номер платежно-расчетного документа, по которому получен аванс, отражается в графе 11;
  • графы 4-6, 14-16, 19 не заполняются;
  • операция отражается кодом 02.

При заполнении книги покупок

Если отгрузка совершается одновременно с регистрацией в книге продаж счета-фактуры, который выставлен при этой операции, в книге покупок регистрируется счет-фактура, который выставлен при получении аванса (п. 8 ст. и п. 6 ст. НК РФ, п. 22 ).

НДС с аванса продавец примет к вычету в размере, соответствующем той его части, которая зачтена согласно условиям договора в оплату отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав. Вычет авансового НДС можно заявить только в том квартале, в котором выполнены для него условия. Переносить этот вычет на более поздние кварталы нельзя (письма Минфина , ).

В книге покупок указывается код операций 22, а в графе 7 — данные платежного поручения на полученный аванс. Сведения о платежке указываются также и в отгрузочном документе по строке 5. А в книге продаж по нему должна заполняться графа 11. Поэтому, если реквизиты заполнены верно, налоговая инспекция автоматически может все сверить и не будет предъявлять претензии.

Ошибки покупателя

При выборочном подходе к праву на вычет

Следует помнить, что вычет НДС по уплаченному авансу является правом покупателя, а не обязанностью (п. 1 ст. НК РФ). Если он использует свое право на вычет налога по полученным товарам (работам, услугам), а не по их предоплате, это не приводит к занижению налоговой базы и суммы НДС, подлежащей уплате в бюджет. Но если право на вычет используется выборочно, это может привести к ошибкам. При принятии к учету оплаченных товаров (работ, услуг) придется проверять, был ли заявлен вычет при перечислении соответствующего аванса.

При заполнении книги покупок

Для того чтобы принять НДС к вычету, покупатель должен зарегистрировать в книге покупок отгрузочный или авансовый счет-фактуру, полученный от продавца (пп. 1‑2 ).

Авансовый счет-фактура регистрируется в книге покупок за квартал, в котором он получен от получившего аванс продавца. Данные о платежке отражаются в графе 7 книги покупок покупателя. При этом графы 4, 6, 8а, 9а, 10-12 книги покупок не заполняются (п. 7 ).

Отгрузочный счет-фактуру можно зарегистрировать в книге покупок за любой квартал, начиная с квартала, в котором выполняются три условия (пп. 1, 1.1 ст. НК РФ):

1) у покупателя есть счет-фактура, полученный от продавца;

2) товары (работы, услуги) по этому счету-фактуре приняты к бухгалтерскому учету, то есть покупателем подписана товарная накладная, акт о выполнении работ или оказании услуг;

3) не истекли три года после принятия товаров (работ, услуг) к бухгалтерскому учету (письма Минфина от 06.08.2015 № 03-07-11/45515, ). Например, последним кварталом, в котором можно заявить вычет НДС по товарам, принятым к учету в I квартале 2015 года, будет I квартал 2018 года.

Возможна ситуация, когда счет-фактуру вы получите после окончания квартала, в котором товары (работы, услуги) приняты к учету, но до 25-го числа месяца, следующего за этим кварталом. Тогда НДС можно принять к вычету, зарегистрировав этот счет-фактуру в книге покупок в квартале принятия товаров (работ, услуг) к учету (п. 1.1 ст. НК РФ, письмо Минфина ).

Чтобы не было двойного вычета — и с аванса, и с поставки, — покупатель обязан восстановить принятый ранее к вычету НДС с аванса в том налоговом периоде, в котором принимаются к вычету суммы НДС по оприходованным товарам, работам или услугам (пп. 3 п. 3 ст. НК РФ). При восстановлении НДС покупателю следует зарегистрировать счет-фактуру, на основании которого применялся вычет по авансу, в книге продаж. Если покупатель ранее не применил вычет суммы НДС с аванса, восстанавливать впоследствии налог ему не нужно.

При ведении учета

Если покупатель осуществляет операции как облагаемые, так и не облагаемые НДС, он обязан вести раздельный учет сумм налога по приобретенным товарам (работам, услугам). При этом речь идет только о суммах налога по приобретенным товарам (работам, услугам), которые используются для осуществления как облагаемых НДС, так и не подлежащих налогообложению операций (п. 4 ст. НК РФ).

О необходимости вести раздельный учет по суммам НДС, которые относятся к предоплате, в п. 4 ст. НК РФ не сказано. Поэтому счета-фактуры на перечисленную сумму предоплаты в счет предстоящих поставок товаров, которые приобретаются для использования одновременно в облагаемых и не облагаемых НДС операциях (см. п. 2 ст. НК РФ), регистрируются в книге покупок на сумму, указанную в данном счете-фактуре. Это дает покупателю возможность принять к вычету налог со всей суммы предоплаты. При регистрации авансового счета-фактуры по товарам (работам, услугам), которые приобретаются для операций как облагаемых, так и не облагаемых НДС, в графе 16 книги покупок указывается вся сумма НДС, указанная в этом счете-фактуре (пп. «у» п. 6 ).

После отгрузки товаров (работ, услуг), передачи имущественных прав и получения счета-фактуры налог с предоплаты, ранее принятый к вычету, придется восстановить. При ведении раздельного учета облагаемых и не облагаемых НДС операций часть входного НДС принимается к вычету, а остальная сумма относится на увеличение стоимости приобретенных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

У многих бухгалтерская программа настроена так, что для счетов-фактур на аванс предусмотрена своя, обособленная, нумерация.

К примеру, от одной даты выписаны: счет-фактура N 145, счет-фактура N 146, а следом - авансовый счет-фактура N 38/А. То есть, по мнению компании - разработчика программы, в Постановлении Правительства N 1137 нет требования о том, чтобы авансовые счета-фактуры нумеровались "в общей очереди" вместе с обычными и корректировочными <1> . Бухгалтеры в недоумении: правильно ли это?

Как надо нумеровать авансовые счета-фактуры

Нумерация счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур должна быть единая. Это прямо закреплено в Постановлении N 1137 <2> .

То, что в бухгалтерской среде именуется авансовым счетом-фактурой, есть не что иное, как обычный счет-фактура, только заполненный в связи с поступлением предоплаты от покупателя. Постановлением N 1137 предусмотрены определенные особенности его заполнения <3> . Однако нумеровать такие счета-фактуры надо в общем порядке - здесь никаких особенностей нет. Получается, что для счетов-фактур, выставляемых продавцом при получении предоплаты, нельзя вести отдельную нумерацию.

Примечание. Если считать, что авансовый счет-фактура и счет-фактура на отгрузку - это разные документы, то получится, что у нас вообще нет ни утвержденной формы для авансового счета-фактуры, ни правил его заполнения, ни правил его регистрации где бы то ни было. Что, согласитесь, неправдоподобно.

ВИХЛЯЕВА ЕЛЕНА НИКОЛАЕВНА - Советник отдела косвенных налогов Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

"Постановлением N 1137 закреплен хронологический порядок присвоения номеров счетам-фактурам (в том числе корректировочным счетам-фактурам) <2> . По моему мнению, он предусматривает хронологию по дате их составления и/или выставления в порядке возрастания номеров. Таким образом, и счета-фактуры, выставляемые продавцом покупателю при получении от него предоплаты (авансовые счета-фактуры), должны нумероваться в рамках общей нумерации. Постановлением N 1137 их отдельная нумерация не предусмотрена".

В случае, если вам необходимо отделить авансовые счета-фактуры от отгрузочных и корректировочных, для удобства после номера можно проставлять буквенные обозначения, например "А". Таким образом, номер счета-фактуры будет составным (из цифр и буквы). Цифровая часть номера определяется в рамках единой хронологии, а буквенная лишь показывает особенность операции. Буквенную часть номера можно рассматривать как дополнительный реквизит счета-фактуры. Против таких реквизитов не возражают ни ФНС, ни Минфин <4> .

К примеру, номер счета-фактуры на отгруженные товары - 76, следом за ним выписан счет-фактура на аванс с номером 77/А. Против такой нумерации специалисты Минфина ничего не имеют против.

"По моему мнению, порядковые номера, присваиваемые счетам-фактурам и корректировочным счетам-фактурам в хронологическом порядке, могут быть составлены из цифр и букв. Главное, чтобы числовая часть номера присваивалась последовательно - в рамках хронологического порядка".

Что будет за неправильную нумерацию счетов-фактур

Цель единой нумерации, заложенной в Постановлении N 1137, довольно очевидна. Это борьба с теми, кто любит задним числом выписывать первичные документы. Наведение порядка в номерах счетов-фактур должно облегчить инспекторам проверку.

Правда, никаких штрафов за неправильную нумерацию счетов-фактур для продавца нет. Это подтвердили специалисты Минфина.

ВИХЛЯЕВА ЕЛЕНА НИКОЛАЕВНА, Минфин России

"За присвоение счетам-фактурам и корректировочным счетам-фактурам порядковых номеров не в хронологическом порядке нормами действующего законодательства о налоге на добавленную стоимость ответственности не предусмотрено".

У покупателя тоже не должно быть никаких проблем, даже если выявится, что полученный им счет-фактура пронумерован поставщиком неправильно. Налоговики не имеют права отказать из-за этого в вычете <5>.

Если вы хотите, чтобы ваши счета-фактуры были выписаны в полном соответствии с Постановлением N 1137, придется:

<или> обратиться к компании - разработчику программы для изменения настроек. Минус этого в том, что с вас могут попросить за такую эксклюзивную услугу дополнительные деньги;

<или> исправлять вручную номера счетов-фактур.

_________________________

  1. Постановление Правительства от 26.12.2011 N 1137 (далее - Постановление N 1137)
  2. подп. "а" п. 1 разд. II приложения N 2 к Постановлению N 1137
  3. Правила заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением N 1137
  4. Письма Минфина от 09.02.2012 N 03-07-15/17; ФНС от 26.01.2012 N ЕД-4-3/1193
  5. п. 2 ст. 169 НК РФ