Lễ cưới 

Kiểm tra chính tả (chính tả và ngữ pháp) trong Word. Cách bật tính năng sửa ngữ pháp

Trình soạn thảo văn bản Microsoft Word tự động kiểm tra lỗi và đôi khi tự sửa lỗi, nhưng kiểm tra tiêu chuẩn không phải lúc nào cũng đủ, đặc biệt là khi ngôn ngữ nước ngoài được sử dụng trong văn bản.

Để tìm và sửa lỗi hiệu quả hơn trong trình chỉnh sửa, có các công cụ bổ sung mà chúng tôi sẽ xem xét sử dụng ví dụ về Word 2016. Tuy nhiên, giao diện hơi giống với các bản phát hành trước của ứng dụng.

lỗi gạch chân

Theo mặc định, Word sử dụng một đường màu đỏ để gạch dưới những từ không quen thuộc mà Word coi là lỗi. Khi bạn nhấp chuột phải vào một từ hoặc vùng được gạch chân, ứng dụng sẽ tự động đề xuất một tùy chọn sửa nếu có sẵn một tùy chọn thay thế phù hợp trong từ điển của nó. Nó cũng xảy ra rằng không có giải pháp thay thế nào hoặc tất cả các tùy chọn được cung cấp rõ ràng là không phù hợp với bạn.

Thông thường, Word không quen thuộc với tên công ty và địa điểm, cũng như một số tên và họ. Nếu bạn dự định sử dụng từ này hoặc từ đó nhiều lần trong tương lai, thì thông qua cùng một menu ngữ cảnh được gọi bằng cách nhấp vào nút chuột phải, bạn có thể chọn tùy chọn “Thêm vào từ điển” và từ được sử dụng trong tương lai trong cùng một mẫu trường hợp sẽ không còn được coi là một lỗi. Ngoài ra, bằng cách chọn mục "Bỏ qua tất cả" từ menu ngữ cảnh trong tài liệu hiện tại, bạn sẽ thoát khỏi những gạch chân khó chịu.

gạch chân ngữ pháp

Kiểm tra cấu trúc ngữ pháp hoạt động theo cách tương tự. Với sự khác biệt là các lỗi có thể được gạch chân không phải bằng màu đỏ mà bằng một đường lượn sóng màu xanh lam. Đây không phải lúc nào cũng thực sự là một sai lầm, nó thường chỉ là ý kiến ​​của người soạn thảo văn bản dựa trên một bộ quy tắc có sẵn, vì vậy bạn không nên tin tưởng một cách mù quáng vào những lựa chọn như vậy. Nhân tiện, các đề xuất sửa lỗi cũng có sẵn bằng cách nhấp chuột phải.

Bạn có thể định cấu hình bộ quy tắc ngữ pháp có sẵn, bật hoặc tắt tùy chọn này thông qua menu "Tệp" - "Tùy chọn" - tab "Chính tả".

Kiểm tra lỗi và ngữ pháp thủ công

Bạn có thể kiểm tra tuần tự tất cả các lỗi trong tài liệu bằng cách đi qua menu ribbon đến tab "Xem lại" và nhấp vào nút "Chính tả" (hoặc đơn giản bằng cách nhấn phím F7). Word sẽ lần lượt hiển thị cho bạn các lỗi và một cửa sổ đặc biệt sẽ mở ra ở bên phải tài liệu, nơi các tùy chọn chỉnh sửa và các nút quản lý quy trình sẽ được cung cấp. Tùy chọn này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian khi làm việc với các tài liệu lớn, chuyển từ lỗi này sang lỗi khác theo trình tự, thay vì tự mình tìm kiếm từng từ được người soạn thảo gạch chân.

Nếu trong quá trình làm việc trên tài liệu, bạn đã bỏ qua một số từ theo cách thủ công, bạn có thể hoàn tác thao tác này. "Tệp" - "Tùy chọn" - tab "Chính tả" và nút "Kiểm tra lại".

quản lý từ điển

Có thể bạn vô tình thêm một từ sai chính tả vào từ điển và muốn xóa nó đi, hoặc bạn chỉ muốn dọn sạch bộ có sẵn trong từ điển. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến menu "Tệp" - "Tùy chọn" - tab "Chính tả" và nút "Từ điển tùy chỉnh" - chọn từ điển được sử dụng và nhấp vào nút "Thay đổi danh sách từ".

Trong cửa sổ mở ra, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các từ được thêm thủ công từ trước đến nay. Bạn có thể loại bỏ bất kỳ trong số chúng, hoặc tất cả cùng một lúc. Tại đây, bạn cũng có thể thêm các từ mới, đặc biệt là sử dụng các dạng số và chữ hoa chữ thường khác nhau để sau này trình soạn thảo văn bản không mắc lỗi.

Thay đổi ngôn ngữ

Bạn có thể chạy trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp cho nhiều ngôn ngữ. Để thực hiện việc này, hãy chọn tab "Đánh giá" từ menu ruy-băng, nhấp vào nút "Ngôn ngữ" và chọn "Ngôn ngữ chính tả" từ menu thả xuống. Trong cửa sổ mở ra, bạn sẽ thấy danh sách các bộ ngôn ngữ có sẵn. Các ngôn ngữ đã cài đặt trước đó sẽ được đánh dấu bằng một biểu tượng đặc biệt ở bên trái tên của chúng.

Tại đây, bạn có thể chỉ định ngôn ngữ mà văn bản đã chọn được nhập để không bị nhầm lẫn trong quá trình kiểm tra. Cũng trong cửa sổ này, bạn có thể chỉ định ngôn ngữ mặc định, ngôn ngữ này cũng sẽ được sử dụng trong các tài liệu tiếp theo.

Cài đặt từ điển mới

Nếu bạn chưa cài đặt một hoặc một từ điển ngôn ngữ khác, thì đó không phải là vấn đề. Chỉ cần nhấp đúp vào tên thích hợp trong cửa sổ "Ngôn ngữ", được thảo luận trong đoạn trước, sau đó trong menu "Xem lại", nhấp vào "Ngôn ngữ" và chọn mục "Tùy chọn ngôn ngữ". Bạn sẽ thấy một tập hợp các ngôn ngữ đã chọn và thông tin về việc từ điển có được cài đặt cho chúng hay không. Nếu từ điển chưa được cài đặt, thì bạn sẽ được cung cấp một liên kết đang hoạt động, bằng cách nhấp vào liên kết đó, bạn sẽ được chuyển hướng đến trang web chính thức office.com.

Trên trang web, bạn có thể chọn một trong các ngôn ngữ có sẵn và tải xuống từ điển. Cũng sẽ có hướng dẫn cài đặt gói ngôn ngữ.

Vô hiệu hóa kiểm tra chính tả

Trình soạn thảo văn bản Word cung cấp tùy chọn tắt kiểm tra tự động. Ngoài ra, bạn có thể chọn tắt kiểm tra ngữ pháp hoặc chính tả hoặc cả hai. Điều này được thực hiện trong tab "Chính tả" đã quen thuộc với chúng tôi trong menu "Tham số".

Bỏ chọn "Kiểm tra chính tả trong khi gõ" và Word sẽ chỉ tìm lỗi khi bạn nhấp vào nút "Chính tả" thông qua menu "Xem lại". Các đường nguệch ngoạc màu đỏ sẽ không còn xuất hiện. Nếu bạn chỉ muốn tắt tùy chọn này cho tài liệu hiện tại, hãy sử dụng hộp kiểm "Chỉ ẩn tài liệu chính tả trong tài liệu này" ở cuối tab "Chính tả" trong "Tùy chọn".

Tương tự như vậy, kiểm tra ngữ pháp bị vô hiệu hóa. Ngoài ra, có thể hủy kiểm tra theo điểm mà bạn cần chọn một đoạn cụ thể, chuyển đến menu "Đánh giá" - nút "Ngôn ngữ", mục "Ngôn ngữ của trình kiểm tra chính tả" và trong cửa sổ mới, hãy kiểm tra Hộp kiểm "Không kiểm tra chính tả".

tự động sửa lỗi

Tùy chọn này có thể vừa hữu ích vừa can thiệp thẳng thắn. Nó tự động sửa những chỗ mà nó cho là sai. Nó được bật theo mặc định, nhưng có thể tùy chỉnh. Bạn có thể chỉ định thủ công trong trường hợp nào sẽ thực hiện chỉnh sửa tự động và trong trường hợp nào chúng sẽ không cần thiết.

Đặc biệt, tùy chọn này có thể cực kỳ hữu ích nếu bạn thường xuyên nhập cùng một nhóm từ. Ví dụ: nếu bạn thường xuyên sử dụng tên đầy đủ của một doanh nghiệp hoặc tổ chức giáo dục, thì bạn có thể cung cấp cho nó một dạng rút gọn, tên này sẽ tự động chuyển thành một phiên bản chính thức.

Điều này được thực hiện trong "Tùy chọn", trên tab "Chính tả", bằng cách nhấp vào nút "Tùy chọn Tự sửa". Đã có năm tab trong cửa sổ mở ra và sau khi nghiên cứu nội dung, bạn có thể khám phá ra rất nhiều điều thú vị và hữu ích.

Các ứng dụng văn phòng khác

Các ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office cũng được tích hợp sẵn trình kiểm tra chính tả. Ví dụ: trong PowerPoint, các từ sẽ được gạch chân theo cách tương tự và khi làm việc với bảng tính Excel, bạn sẽ phải sử dụng menu ribbon để kiểm tra chính tả - tab Xem lại và nút Chính tả.

Kiểm tra chính tả trong Word có thể được thực hiện tự động khi gõ. Word kiểm tra cả chính tả và ngữ pháp. Chính tả là cách viết đúng của các từ không có lỗi và ngữ pháp là sự tổng hợp chính xác các câu, cụm từ và mối quan hệ ngữ nghĩa của chúng.
Cách bật kiểm tra chính tảtừ.
Nhấp vào nút "Office" ở góc trên bên trái. Trong hộp thoại xuất hiện, nhấp vào nút "Tùy chọn Word". Từ danh sách bên trái của hộp thoại mới, chọn chức năng "Chính tả". Và ở đây chúng tôi đánh dấu vào các chức năng cần thiết. Chúng ta có dấu tích bên cạnh chức năng "Tự động kiểm tra chính tả".
Nhấp vào "OK". Bây giờ Word sẽ tự động kiểm tra tất cả các từ chúng ta đã viết và gạch chân những từ sai chính tả.
Kiểm tra chính tả trong Word.
Nếu chúng ta gõ văn bản trong Word mà viết sai thì từ viết sai chính tả sẽ được gạch chân bằng đường lượn sóng màu đỏ. Ví dụ: Để tìm ra lỗi trong từ này là gì, hãy nhấp vào từ này bằng chuột phải. Một hộp thoại như thế này sẽ xuất hiện.
Trong hộp thoại xuất hiện ở trên cùng, các tùy chọn cho các từ được viết đúng chính tả sẽ được cung cấp. Nhấp vào từ đã chọn bằng chuột trái. Và từ có lỗi của chúng ta sẽ được thay thế bằng từ đã chọn không có lỗi.
Nó xảy ra rằng từ này được viết đúng chính tả, nhưng dù sao thì nó cũng được gạch chân bằng một đường lượn sóng màu đỏ, giống như một lỗi sai. Tại sao điều này xảy ra và cách khắc phục, hãy xem bài viết " Kiểm tra chính tả trong Word".
Ngoài ra còn có một từ viết đúng chính tả được gạch chân là một lỗi sai, p.ch. từ này không có trong từ điển mà tất cả các từ được kiểm tra. Nếu chúng ta viết từ này thường xuyên, thì chúng ta có thể thêm nó vào từ điển. Để làm điều này, chỉ cần chọn chức năng "Thêm vào từ điển “. Và nếu từ này đã được viết một lần và chúng ta sẽ không viết nó thường xuyên, thì hãy chọn chức năng “Bỏ qua” trong menu ngữ cảnh.
Để tự động sửa lỗi ở những từ được gạch chân, bạn cần thiết lập tính năng tự động sửa lỗi. Làm thế nào để thiết lập nó, đọc bài viết "AutoCorrect trong Word".
Cách xóa một từ sai chính tả vô tình được nhập vào từ điển, xem bài viết "Cách xóa một từ khỏi từ điển Word".
Tuy nhiên, bạn có thể nhấp vào chức năng "Chính tả" trong cùng một hộp thoại. Sau đó, hộp thoại sau sẽ xuất hiện.

Từ sai chính tả của chúng tôi được viết ở đầu hộp thoại. Và ở dưới cùng của cửa sổ trong phần "Tùy chọn" là các biến thể của các từ không có lỗi. Chọn phiên bản mong muốn của từ và nhấn nút "Thay thế" hoặc "Thay thế tất cả" nếu có một số từ như vậy trong văn bản.
Từ điển kiểm tra chính tảtừ.
Ghi chú , theo từ điển của ngôn ngữ mà văn bản của chúng tôi được kiểm tra. Chúng tôi xem "Ngôn ngữ của từ điển" - chúng tôi có "Tiếng Nga (Nga)". Bạn có thể sử dụng mũi tên để chọn ngôn ngữ khác (tiếng Anh, tiếng Đức, v.v.) Đôi khi, Word hiển thị lỗi, đơn giản vì ngôn ngữ từ điển không đúng.
Kiểm tra ngữ pháp trong Word.
Khi chúng ta không soạn câu theo quy tắc của ngôn ngữ, mắc lỗi soạn câu (ngữ pháp) thì các từ trong văn bản sẽ được gạch chân bằng đường lượn sóng màu xanh lục. Trong ví dụ của chúng tôi, đây là những từ "văn bản trong Word". Nhấp chuột phải vào những từ này và chọn Ngữ pháp.
Trong hộp thoại Ngữ pháp, toàn bộ câu của chúng tôi được viết ở trên cùng và các tổ hợp từ sai chính tả được đánh dấu bằng màu xanh lá cây. Ở dưới cùng của hộp thoại, giải thích về lỗi được viết.
Chúng tôi đã thay đổi từ "giấy phép" thành từ "làm". Mọi thứ. Không có lỗi. Nếu chúng ta đặc biệt cần viết theo cách này, thì trong hộp thoại Ngữ pháp, hãy nhấp vào nút Bỏ qua câu. Đường lượn sóng gạch dưới từ sẽ biến mất.
Nếu chúng ta bắt đầu kiểm tra chính tả của tài liệu từ giữa trang thì sau khi kiểm tra đến cuối trang của tài liệu sẽ xuất hiện câu hỏi “Kiểm tra từ đầu trang?”. Nếu chúng ta cần, hãy nhấp vào "Có".
Bạn có thể kiểm tra một câu hoặc một phần của văn bản, để làm điều này, chúng tôi chọn một đoạn văn bản và nhấn nút "Chính tả" trên tab "Đánh giá".
Tính năng kiểm tra từ có thể được bật ngay cả khi chúng không được gạch dưới. Hãy làm nổi bật những từ này. Trên tab "Đánh giá", nhấp vào nút "Chính tả".
Chú ý!
Nếu các từ được gạch chân bằng đường lượn sóng màu xanh lá cây, thì câu được viết đúng - rất dài, thiếu dấu phẩy, v.v. Bấm vào từ được gạch chân và một hộp gợi ý sẽ xuất hiện.
Một khoảnh khắc nữa.
Word được thiết lập sao cho chữ cái đầu tiên của từ đầu tiên trong câu luôn được viết hoa. Và, nếu chúng tôi đã viết và chúng tôi cần viết ở đây bằng một chữ nhỏ, nhưng cô ấy đã tự sửa lại bằng một chữ in hoa. Chúng tôi có thể hủy tính năng sửa lỗi này. Ví dụ: chúng tôi đã viết một chữ cái nhỏ "a)", nhưng Word đã sửa nó thành một chữ "A) lớn", p.h chữ cái này ở đầu câu, theo như anh ấy nghĩ. Đặt con trỏ vào chữ cái này. Một hình chữ nhật màu xanh xuất hiện dưới chữ cái này.Di chuyển con trỏ bên dưới hình chữ nhật này và hơi sang bên phải. Một nút mũi tên sẽ xuất hiện.Bấm vào mũi tên và trong hộp thoại bấm vào chức năng “Hủy viết hoa tự động”. Bức thư sẽ được sửa thành chữ nhỏ, như chúng tôi đã viết ban đầu ("a)").

Vô hiệu hóa kiểm tra chính tả trong Word Bạn có thể bằng cách bỏ chọn hộp "Chính tả" trong phần "Tùy chọn Word" bằng cách đi qua nút "Office".
Bạn có thể đặt mật khẩu trong Word. Xem bài viết "

Để bật kiểm tra chính tả trong Microsoft Office, hãy mở sản phẩm phần mềm Word bằng lối tắt trên màn hình hoặc mục menu "Bắt đầu" - "Tất cả chương trình" - Microsoft Office - Microsoft Word. Nhấp vào tab Tệp (Microsoft Office 2013) hoặc nhấp vào nút Office (Microsoft Office phiên bản 2010 và 2007). Chuyển đến phần "Tùy chọn" và nhấp vào mục "Chính tả". Chọn menu "Ngoại lệ" và nhấp vào trường "Tên tệp hiện tại". Sau đó, bỏ chọn các dòng "Ẩn lỗi chính tả" và "Ẩn lỗi ngữ pháp".

Nếu bạn muốn bật kiểm tra chính tả tự động cho tất cả tài liệu mà bạn mở Microsoft Office, trong phần "Ngoại lệ", hãy chọn tùy chọn "Tất cả tài liệu mới". Bỏ chọn các hộp kiểm "Ẩn" tương ứng và lưu các thay đổi đã thực hiện bằng cách nhấp vào nút "OK".

Trong PowerPoint, bạn có thể bật kiểm tra chính tả tự động từ menu tương tự "Tùy chọn" - "Chính tả". Bỏ chọn "Ẩn lỗi chính tả" và lưu các thay đổi của bạn.

cơ chế làm việc

Nếu có lỗi xảy ra trong văn bản, Word sẽ gạch dưới lỗi đó bằng đường màu đỏ, xanh lam hoặc xanh lục. Dòng màu đỏ dùng để sửa lỗi chính tả. Lỗi dấu câu được biểu thị bằng đường màu xanh lam và lỗi ngữ pháp được đánh dấu bằng đường lượn sóng màu xanh lá cây. Để xem các cách viết và cách sửa có thể có, nhấp chuột phải vào một từ hoặc cụm từ.

Nếu bạn chấp nhận tùy chọn Word được đề xuất, hãy chọn nó bằng cách nhấp vào mục menu thích hợp. Word sẽ tự động sửa lỗi và loại bỏ gạch chân. Nếu bạn cho rằng không có lỗi ở chỗ này trong văn bản và từ này được viết đúng chính tả, bạn có thể bỏ qua phần gạch chân hoặc nhấp vào menu ngữ cảnh "Bỏ qua tất cả", cũng có sẵn bằng cách nhấn nút chuột phải.

Tự động sửa lỗi

Bạn cũng có thể kích hoạt tính năng AutoCorrect có sẵn trong các chương trình của bộ Office. Tùy chọn này cho phép bạn tự động sửa các từ sai chính tả theo danh sách do người dùng tạo thủ công. Ở đó bạn có thể thêm các từ gây ra vấn đề về chính tả cho bạn.

Để bật tính năng tự động sửa lỗi, hãy chuyển đến phần "Tùy chọn" - "Chính tả" - "Tùy chọn Tự động Sửa lỗi". Chọn hộp kiểm "Thay thế khi bạn nhập". Trong trường "Thay thế", hãy chỉ ra các từ hoặc cụm từ khiến bạn gặp khó khăn khi viết. Viết từ sai chính tả vào cột bên trái và viết từ đúng chính tả vào cột bên phải. Sau khi thêm đủ từ và cụm từ, nhấp vào OK và lưu các thay đổi của bạn.

Khi viết một bài báo, trình soạn thảo văn bản Word sẽ gạch chân các từ, từ đó chỉ ra các lỗi ngữ pháp hoặc dấu câu. Nếu từ sai chính tả và đã tồn tại trong từ điển chương trình thì từ đó sẽ được thay thế (nếu bật tự động sửa lỗi). Có những trường hợp bạn cần kiểm tra chính tả trong Word nhưng tính năng tự động sửa lỗi không được bật và chương trình hoàn toàn không gạch chân những từ sai chính tả. Trong trường hợp này, hãy cân nhắc cách kiểm tra tài liệu để tìm lỗi về từ ngữ và dấu câu.

Cài đặt kiểm tra văn bản tự động

Để những chỗ có lỗi chính tả và ngữ pháp được tự động gạch chân, bạn cần:

  1. Chuyển đến tab "Tệp" và nhấp vào "Tùy chọn";
  2. Trong bảng điều khiển bên trái của cửa sổ mới, chọn "Chính tả";
  3. Trong khu vực "Khi sửa chính tả của Word", hãy đánh dấu vào các ô "Kiểm tra chính tả khi gõ", "Sử dụng ... kiểm tra chính tả" hoặc "Đánh dấu lỗi ngữ pháp ...";
  4. Bạn có thể chọn tất cả các hộp trong tiểu mục này, vì tất cả các biến thể được liệt kê sẽ giúp bạn làm việc với văn bản.

Chú ý! Nếu Word ngừng gạch chân các lỗi bằng một dòng màu đỏ, thì bạn phải bỏ chọn các hộp trong tiểu mục "Ngoại lệ tệp". Chuyển đến "Tệp" - "Tùy chọn" - "Chính tả" và cuối cùng là "Ngoại lệ tệp". Xóa các dấu kiểm khỏi dòng "Ẩn chính tả và ngữ pháp ... trong tài liệu này."

Sau cài đặt này, không chỉ lỗi chính tả mà cả lỗi dấu câu cũng sẽ được nhấn mạnh trong tài liệu.

Cách bật kiểm tra lỗi tự động

Nhờ tính năng này, bạn có thể dễ dàng sửa tất cả các lỗi cùng một lúc. Bạn có thể bật "Kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong văn bản" bằng cách nhấn F7 hoặc chuyển đến tab "Đánh giá" - trong phần "Chính tả" - nhấp vào "Chính tả".

Một cửa sổ mới sẽ mở ra và lỗi đầu tiên bạn mắc phải sẽ xuất hiện. Bạn có thể sửa nó trực tiếp trong khu vực "Không có trong từ điển" hoặc chỉ định biểu mẫu mong muốn trong phần "Tùy chọn" và nhấp vào thay thế.

Chú ý! MS Word không thể tự động sửa dấu câu. Do đó, nếu có một đường lượn sóng màu xanh lá cây hoặc xanh lam trong toàn bộ văn bản, thì bạn sẽ cần phải tự thực hiện các thay đổi, tức là theo cách thủ công. Hơn nữa, chương trình đưa ra các gợi ý sau từ nào thiếu dấu phẩy.

Tiếp theo, một cửa sổ mới sẽ xuất hiện với một lỗi mới và cứ như vậy cho đến khi tất cả các lỗi được sửa. Sau khi tất cả các thay đổi, một cửa sổ sẽ bật lên với thông báo rằng việc kiểm tra chính tả đã hoàn tất, hãy nhấp vào "OK".

Tiếp theo, Word sẽ cung cấp số liệu thống kê về khả năng đọc. Ẩn thông báo này bằng cách nhấp vào "OK".

Kiểm tra lỗi thủ công

Gạch chân bằng dòng màu đỏ có nghĩa là từ đó có thể sai chính tả hoặc cụm từ không quen thuộc với Word và không được liệt kê trong từ điển. Bạn có thể dễ dàng sửa lỗi thủ công như sau:

1) Nhấp vào từ được đánh dấu bằng nút chuột phải và chọn tùy chọn đúng trong cửa sổ mở ra.

2) Thêm một từ Word mới vào từ điển chương trình. Nhấp vào từ sai bằng nút chuột phải và chọn "Thêm vào từ điển" và phần gạch chân sẽ biến mất. Với việc sử dụng thêm từ này, gạch chân sẽ không xuất hiện.

3) Tìm ở dưới cùng của chương trình Word, một cuốn sách có dấu chéo (nếu có lỗi) và nhấp vào.

Các cách viết đúng sẽ xuất hiện, bạn cần chỉ ra cách viết đúng của từ.

Cách thiết lập tính năng AutoCorrect

Tính năng “tự động sửa từ” rất hữu ích vì có lỗi chính tả trong các từ trong quá trình gõ nhanh. Chức năng này sẽ giúp tự động sửa cụm từ viết sai, để thực hiện điều này, bạn cần thực hiện các cài đặt sau:

1) Bằng cách nhấp vào phần "Tệp", chọn "Tùy chọn";

2) Trong cửa sổ bật lên ở bên trái, tìm "Chính tả", trong phần "Tùy chọn Tự sửa", nhấp vào nút "Tùy chọn Tự sửa ...";

3) Trong phần "Tự động sửa lỗi", hãy chọn hộp bên cạnh "Thay thế khi bạn nhập";

4) Thêm một cụm từ thường gõ sai. Ví dụ: “người trợ giúp” nhập vào trường “thay thế” dưới dạng tùy chọn không chính xác và trong trường “đến”, nhập dạng từ chính xác và nhấp vào “Thêm”. Như thể hiện trong hình dưới đây.

Bạn có thể thêm bất kỳ cụm từ nào và chỉ định cách viết đúng của cụm từ đó. Nó cũng có thể là viết tắt của các cụm từ hàng ngày, viết tắt hoặc tên của các phím nóng trong tiếng Anh. Dưới đây là một số ví dụ:

Cách thay đổi cụm từ trong danh sách tự động sửa lỗi

Cần phải cuộn qua toàn bộ danh sách và tìm cụm từ mong muốn, chọn nó để nó xuất hiện trong trường "thay thế" và trong trường "đến".

Bây giờ, bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào trường mong muốn và nhập cách viết của ký tự hoặc cụm từ của riêng bạn, thay thế và lưu. Hãy xem xét một ví dụ. Để viết nhanh ký tự (a) ở dạng "@", trước tiên bạn cần thêm và cho biết ký tự nào sẽ được thay thế.

Các hành động là tiêu chuẩn, như trước đây khi thêm một cụm từ mới. "Tệp" - "Tùy chọn" - "Chính tả" - "Tùy chọn Tự sửa". Trong phần "Tự động sửa" trong trường "thay thế" - nhập "(a)" và trong trường "đến" - viết "@". Thêm và bấm OK.

Bây giờ là lúc để kiểm tra. Chúng tôi in đoạn mong muốn của bài viết và viết "(a)" (trong hình bên dưới), việc thay thế bằng "@" xảy ra sau khi nhấn ")" của ký tự cuối cùng.

Làm việc với Word sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều nếu bạn thực hiện tất cả các cài đặt để tự động sửa các cụm từ khác nhau. Chỉ cần tưởng tượng rằng bạn có thể in (Đại học Bang Moscow) trong một giây chỉ bằng cách viết ba chữ cái "mgu". Nhờ một số tùy chọn nhất định, người dùng sẽ có thể tự động kiểm tra dấu câu chính xác rất nhanh chóng, vì sẽ mất nhiều thời gian để xem tài liệu 10 tờ A4 theo cách thủ công. Trong trường hợp này, chúng ta đang nói về việc sử dụng tùy chọn "Chính tả" trong phần "Đánh giá".

Trong quá trình kiểm tra chính tả, Word sẽ xem văn bản trong tài liệu (hoặc vùng lựa chọn) và so sánh tất cả các từ với các từ trong một số từ điển tích hợp sẵn. Nếu văn bản tài liệu chứa một từ không có trong từ điển, Word sẽ đánh dấu từ đó là có lỗi chính tả. Thông thường, các thuật ngữ cụ thể, họ của mọi người, tên địa lý, v.v. thuộc những từ như vậy. Nếu muốn, những từ như vậy có thể được đưa vào từ điển, trong khi Word sẽ "ghi nhớ" chúng và sẽ không đánh dấu chúng là sai trong tương lai.

Ngoài ra còn có một mặt trái của đồng xu. Word bỏ qua những từ viết đúng chính tả nhưng dùng sai ngữ cảnh. Ví dụ: "trái phiếu thu nhập", thay vì "thuế thu nhập".

Trình kiểm tra chính tả phát hiện và gắn cờ các từ trùng lặp trong tài liệu nối tiếp nhau.

Kiểm tra ngữ pháp

Chức năng này kiểm tra văn bản để tuân thủ các quy tắc ngữ pháp và phong cách. Kiểm tra các quy tắc ngữ pháp sẽ phát hiện ra các lỗi như sử dụng giới từ không chính xác, sự thống nhất của các từ trong câu, v.v.

Kiểm tra phong cách cho phép bạn xác định các từ và cách diễn đạt thông tục, ít được sử dụng trong tài liệu.

Nhìn chung, bạn không nên hoàn toàn dựa vào khả năng của chương trình để loại bỏ lỗi, nhưng nếu có thể, hãy tự kiểm tra sau khi nhập xong tài liệu.

Kiểm tra chính tả tự động

Khi nhập, Word sẽ gạch chân các từ có lỗi chính tả bằng một đường lượn sóng màu đỏ và các lỗi ngữ pháp và văn phong bằng một đường màu lục.

Để sửa lỗi chính tả, nhấp chuột phải vào từ được gạch chân. Thao tác này sẽ hiển thị menu ngữ cảnh trên màn hình.

Bạn có thể chọn cách viết đúng chính tả trong số các tùy chọn được đề xuất hoặc mở hộp thoại Spelling…, AutoCorrect hoặc Language để có các tùy chọn bổ sung cho các chức năng tương ứng.

Trường "Không có trong từ điển" hiển thị một đoạn văn bản chứa từ sai chính tả và trường "Tùy chọn" hiển thị danh sách các tùy chọn thay thế. Bạn có thể chỉnh sửa lỗi trực tiếp trong trường "Không có trong từ điển" hoặc chọn một trong các tùy chọn thay thế được đề xuất. Khi Word xử lý xong lỗi hiện tại, Word sẽ tiếp tục tìm kiếm và hiển thị lỗi tiếp theo.

Nút "Bỏ qua tất cả" được sử dụng để bỏ qua lỗi hiện tại và tất cả các lỗi sau đó. Nút "Thay thế" cho phép bạn thay thế lỗi bằng tùy chọn thay thế đã chọn hoặc chấp nhận các sửa chữa được thực hiện trong trường "Không có trong từ điển".

Nút "Thay thế tất cả" cho phép bạn thay thế tất cả các từ bị lỗi bằng tùy chọn thay thế đã chọn. Khi bỏ chọn hộp kiểm Ngữ pháp, Word không kiểm tra văn bản để tìm lỗi ngữ pháp. Điều này cho phép bạn chỉ tập trung vào kiểm tra chính tả.

Nút Tùy chọn cung cấp quyền truy cập vào các tùy chọn kiểm tra chính tả.

Nút Làm lại hoàn tác chỉnh sửa cuối cùng được thực hiện.

Nếu tìm thấy lỗi ngữ pháp hoặc văn phong trong văn bản của tài liệu, Word sẽ hiển thị cửa sổ sau trong hộp thoại "Ngữ pháp ...".

Trường "Tùy chọn" hiển thị mô tả về đoạn chứa lỗi ngữ pháp.

Cũng như sửa lỗi chính tả, khi kiểm tra ngữ pháp, bạn có thể chỉnh sửa văn bản trực tiếp trong trường có đoạn sai hoặc sử dụng một trong các tùy chọn thay thế.

    Nút "Bỏ qua tất cả" được sử dụng để bỏ qua tất cả các lỗi như vậy trong văn bản.

    Nút "Tiếp theo" cho phép bạn bỏ qua lỗi hiện tại và chuyển sang đoạn có vấn đề tiếp theo.

Dòng chữ trong một tài liệu Word có thể được coi là một thùng chứa lưu trữ các tài liệu lồng nhau. Bạn có thể thực hiện các thao tác chung trên tất cả các đối tượng trong vùng chứa như vậy: xóa, di chuyển, sao chép, v.v.

Để tạo chú thích trong tài liệu Word, hãy sử dụng lệnh Chú thích trên menu Chèn.

Vị trí của dòng chữ trong tài liệu có thể được điều chỉnh bằng cách chọn nó và chọn tùy chọn Định dạng dòng chữ từ menu ngữ cảnh được gọi trên đường viền của dòng chữ. Hộp thoại xuất hiện chứa một số tab mà bạn có thể thay đổi kích thước, vị trí của dòng chữ so với văn bản, cách phối màu của dòng chữ, v.v.

Các trang tài liệu Word có thể chứa đầu trang và chân trang- các khu vực nằm ở trên cùng và dưới cùng của mỗi trang và chứa văn bản cụ thể. Đầu trang và chân trang đơn giản nhất bao gồm một số trang. Tuy nhiên, nó cũng có thể bao gồm bất kỳ thông tin nào được hiển thị ở đầu hoặc cuối trang. Đầu trang và chân trang được tạo bằng cách sử dụng lệnh Đầu trang và Chân trang của menu Xem.

Khi lệnh này được thực thi, thanh công cụ Đầu trang và Chân trang được hiển thị, các nút cho phép bạn tạo và chỉnh sửa đầu trang và chân trang.

Các khu vực đầu trang và chân trang thường được đặt từ lề trái sang phải của trang theo chiều ngang và theo chiều dọc, vị trí của chúng được xác định bởi kích thước của đầu trang và chân trang cũng như khoảng cách từ mép trang đến đầu trang, được đặt trong Thiết lập trang hộp thoại. Nếu dữ liệu được chèn vào đầu trang và chân trang cần nhiều không gian hơn, Word sẽ tăng kích cỡ của lề trang tương ứng để mở rộng vùng đầu trang và chân trang. Đồng thời, các phần tử đầu trang và chân trang không được đặt chồng lên văn bản chính. Tuy nhiên, một phần của đầu trang và chân trang cũng có thể được đặt bên ngoài khu vực đầu trang và chân trang. Đối với điều này, các phương pháp sau đây được sử dụng:

    Để thay đổi vị trí của đầu trang hoặc chân trang, hãy kéo núm điều khiển trên thước dọc. Bạn cũng có thể điều chỉnh vị trí của vùng tiêu đề trên tab Lề của hộp thoại Thiết lập Trang;

    Để thụt lề văn bản trong đầu trang hoặc chân trang sang bên trái hoặc bên phải của lề, hãy đặt một hoặc nhiều đoạn đầu trang hoặc chân trang thành thụt lề âm bên trái hoặc bên phải. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng thước kẻ ngang hoặc hộp thoại Đoạn văn;

    Văn bản của đầu trang và chân trang có thể được chèn một phần hoặc toàn bộ vào chú thích Word và kéo đến bất kỳ vị trí nào trên trang. Mặc dù vậy, khung kết quả vẫn tiếp tục là một phần của tiêu đề, vì vậy bạn chỉ có thể thay đổi nó bằng cách thực hiện lệnh Đầu trang và Chân trang của menu Xem.

Thông thường, đầu trang và chân trang giống nhau được hiển thị trên mỗi trang của tài liệu. Tuy nhiên, có một số cách để hiển thị các đầu trang và chân trang khác nhau trong tài liệu. Trước hết, bạn có thể tạo đầu trang hoặc chân trang khác cho trang đầu tiên của tài liệu hoặc phần. Bạn có thể đặt các đầu trang và chân trang khác nhau cho các trang chẵn và lẻ của tài liệu. Những hành động này được chỉ định bằng cách chọn các hộp kiểm thích hợp trên tab Bố cục của hộp thoại Thiết lập Trang, menu Tệp. Lưu ý rằng một tiêu đề trang đầu tiên khác được đặt cho một phần của tài liệu, nhưng sự khác biệt giữa các tiêu đề trang lẻ và chẵn được đặt cho toàn bộ tài liệu. Cuối cùng, nếu tài liệu được chia thành các phần, đầu trang và chân trang của chúng có thể có nội dung khác nhau. Ban đầu, đầu trang và chân trang của mỗi phần tiếp theo được kết nối với đầu trang và chân trang của phần trước, nghĩa là chúng trông giống hệt nhau.

Bạn có thể thêm mục lục vào tài liệu Word, mục lục này sẽ liệt kê tất cả các tiêu đề và số trang chứa chúng. Để tạo một mục lục, hãy làm theo các bước sau:

    đảm bảo rằng mỗi tiêu đề có trong mục lục đều được chỉ định một kiểu. Cách dễ nhất là sử dụng các kiểu có sẵn Đầu đề 1 - Đầu đề 9,

    đặt con trỏ tại điểm trong tài liệu mà mục lục sẽ được chèn vào;

    thực hiện lệnh Chèn Mục lục và Con trỏ Menu;

    chọn tab Mục lục;

    nếu bạn muốn sử dụng các kiểu đầu đề khác thay vì các kiểu đầu đề tích hợp sẵn, hãy bấm vào nút Tùy chọn để mở hộp thoại Tùy chọn Mục lục. Trong cửa sổ này, bạn có thể chọn các kiểu để đưa vào mục lục và liên kết các cấp nhất định trong mục lục với chúng;

    để thay đổi giao diện của mục lục, hãy chọn các giá trị của tham số cho đến khi giao diện gần đúng của mục lục trong trường Mẫu khớp với giao diện mong muốn. Bạn có thể đặt định dạng mục lục, căn chỉnh số trang, số cấp độ và ký tự giữ chỗ. Bạn cũng có thể bật hoặc tắt hiển thị số trang.

Một số vị trí trong tài liệu có thể được đánh dấu để tham khảo nhanh sau này. Để đánh dấu bất kỳ vị trí nào trong tài liệu, bạn cần tạo một dấu trang. Việc tạo một dấu trang được thực hiện bằng cách sử dụng lệnh Dấu trang trên menu Chèn. Trong hộp thoại lệnh, nhập tên cho dấu trang sẽ được tạo. Phương pháp này có thể được sử dụng để đánh dấu bất kỳ số lượng địa điểm nào trong tài liệu. Dấu trang có thể được hiển thị bằng cách thực hiện lệnh Tùy chọn trên menu Công cụ và chọn hộp kiểm Dấu trang trên tab Xem.

Để di chuyển nhanh con trỏ đến vị trí được đánh dấu bằng dấu trang, hãy thực hiện lệnh Dấu trang của menu Chèn hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F5, trong hộp thoại Dấu trang mở ra, hãy chọn tên của nó được chỉ định khi đánh dấu văn bản và nhấp vào nút Theo dõi. Word sẽ di chuyển con trỏ đến vị trí đã đánh dấu. Thực thi lệnh Goto của menu Chỉnh sửa sẽ dẫn đến kết quả tương tự. Trong hộp thoại lệnh, trong danh sách Đối tượng chuyển tiếp, chọn Dấu trang.

Gói văn phòng MS. soạn thảo văn bản word. Chức năng tìm kiếm và thay thế cho các ký tự. Tìm và thay thế các ký tự đặc biệt (không in được). Tự động sửa lỗi khi bạn nhập. Cài đặt tùy chỉnh để tự động thay thế các ký tự đã nhập.

Khi tạo tài liệu mới, bạn cũng có thể sử dụng các mẫu đặc biệt - trình hướng dẫn cung cấp khả năng tùy chỉnh tài liệu đã tạo trong quá trình đối thoại với người dùng.

Trong trình xử lý văn bản Word, có ba cách để chèn nhanh thông tin văn bản hoặc đồ họa được sử dụng thường xuyên vào tài liệu, dựa trên việc sử dụng Văn bản tự động, Tự động sửa lỗi và Lợn tiết kiệm.

Sử dụng lệnh AutoCorrect trên menu Tools, các thành phần đã tạo trước đó (đoạn văn bản, hình, bảng, v.v.) có thể được chèn tự động nhiều lần vào tài liệu. Lệnh này cũng có thể được sử dụng để giải mã các từ viết tắt và tự động sửa các lỗi chính tả phổ biến nhất. Trong hộp thoại lệnh, bạn có thể:

    tạo, áp dụng, xóa một phần tử tự động sửa lỗi;

    sử dụng tự động sửa lỗi trong khi gõ;

    thực hiện cài đặt chuyển đổi văn bản chung bằng các hộp kiểm thích hợp ở đầu hộp thoại.

Với lệnh Văn bản tự động Menu Chèn (hoặc thẻ AutoText trong hộp thoại lệnh) Tự động sửa lỗi menu Công cụ), các thành phần đã tạo trước đó (đoạn văn bản, hình, bảng, v.v.) có thể được chèn nhiều lần vào tài liệu theo lệnh của người dùng. Bạn có thể sử dụng hộp thoại lệnh để tạo và xóa các mục AutoText.

Hộp tiền là một công cụ để tích lũy và kết hợp các khối thông tin khác nhau từ các phần khác nhau của tài liệu và chèn chúng vào toàn bộ tài liệu. Con heo đất được tạo dựa trên autotext. Đoạn tài liệu đã chọn được chuyển đến con heo đất bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + F3. Một hành động đơn lẻ có thể được thực hiện trên một hoặc nhiều tài liệu được mở trong các cửa sổ khác nhau. Bạn có thể xem nội dung của con heo đất bằng cách sử dụng lệnh AutoText của menu Insert, chọn Piggy Bank trong danh sách tên. Để chèn nội dung của con heo đất vào văn bản, nhập từ heo đất và nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + F3 để chuyển nội dung của con heo đất hoặc phím F3 để sao chép nội dung.

Văn bản của tài liệu Word có thể được kiểm tra chính tả trong vài chục ngôn ngữ. Danh sách các ngôn ngữ được đặt bằng lệnh Ngôn ngữ của menu Dịch vụ. Có thể kiểm tra văn bản để tìm lỗi chính tả và ngữ pháp. Bạn có thể kiểm tra chính tả trực tiếp khi nhập văn bản hoặc trong văn bản đã nhập trước đó. Để tự động kiểm tra chính tả khi bạn nhập, bạn phải định cấu hình tab Chính tả trong hộp thoại Tùy chọn của lệnh trên menu Công cụ. Kiểm tra chính tả trong đoạn đã chọn của văn bản đã nhập trước đó được thực hiện bằng lệnh Chính tả của menu Công cụ hoặc bằng cách nhấp vào nút tương ứng trên thanh công cụ.

Khi kiểm tra chính tả, Word gạch chân lỗi chính tả có thể có bằng đường lượn sóng màu đỏ, lỗi ngữ pháp có thể có bằng đường lượn sóng màu xanh lục.

Công việc chính được thực hiện trong hộp thoại của lệnh Đánh vần bằng các nút lệnh. Người dùng có thể bỏ qua một từ, thay thế bằng một trong các từ trong trường Đề xuất, thêm từ đó vào từ điển tùy chỉnh, thêm từ đó vào danh sách tự động sửa lỗi để tự động sửa lỗi, v.v.

Đặt tùy chọn kiểm tra chính tả (chọn hộp kiểm mong muốn trong hộp thoại được gọi bằng cách nhấp vào nút Tùy chọn trong cửa sổ Chính tả và nhấp vào nút Cài đặt) cho phép bạn đạt được sự cân bằng tối ưu giữa mức độ nghiêm trọng và tốc độ kiểm tra.

Trong quá trình chỉnh sửa, đôi khi bạn cần tìm kiếm văn bản. Tìm kiếm văn bản thường được thực hiện để thay thế nó. Nhấp vào liên kết để tìm kiếm văn bản Tìm trong tài liệu trên bảng điều khiển Tìm kiếm trong ngăn tác vụ hoặc chọn lệnh Tìm thấy trên thực đơn Chỉnh sửa hoặc bấm phím ctrl+f. trong lĩnh vực Tìm thấy nhập văn bản tìm kiếm và nhấp vào nút " Tìm tiếp theo“. Sau đó, một tìm kiếm sẽ được thực hiện. Để ngừng tìm kiếm, hãy bấm phím Thoát ra.

Ghi chú. Để hiển thị trong cửa sổ tìm kiếm nâng cao, hãy nhấp vào nút "Thêm". Sau đó, cửa sổ tìm kiếm sẽ hiển thị các trường mà bạn có thể đặt hướng tìm kiếm, bật phân biệt chữ hoa chữ thường, đặt định dạng. Bằng cách nhấp vào nút "Đặc biệt", bạn có thể tìm kiếm các ký tự đặc biệt. Nếu bạn không cần chỉ định các tham số bổ sung cho mô tả của hình ảnh tìm kiếm, hãy nhấp vào nút "Nhỏ hơn" để thu nhỏ cửa sổ để ẩn các trường không cần thiết.

Để thay thế văn bản, hãy chọn từ menu Chỉnh sửa chỉ huy Thay thế. trong lĩnh vực Tìm thấy nhập văn bản bạn đang tìm kiếm và trong trường Thay thế sau đó nhập văn bản để thay thế. Nhấn vào " Tìm tiếp theo“. Nếu văn bản đã cho được tìm thấy, quá trình tìm kiếm sẽ dừng lại, văn bản được tìm kiếm sẽ được tô đậm. Nhấn vào " Thay thế' để thay thế văn bản. Nếu bạn muốn thay thế tất cả các lần xuất hiện của văn bản tìm kiếm, hãy nhấp vào nút " Thay thế tất cả».