Yêu và quý 

Lưu giữ hồ sơ kế toán chính. Tài liệu chính và quy trình tài liệu

Các tài liệu kế toán chính rất quan trọng trong cả vấn đề kế toán và xác định số tiền thuế phải trả. Điều quan trọng là chuyên viên của công ty chịu trách nhiệm biên soạn tài liệu kế toán chính phải hiểu rõ nội dung và hình thức của các tài liệu đó, cũng như biết các chi tiết cụ thể của việc duy trì sổ đăng ký kế toán.

Vai trò của chứng từ chính trong kế toán

Tài liệu chính là tài liệu giúp công ty tổng hợp các sự kiện kinh tế đã xảy ra tại doanh nghiệp (khoản 1 điều 9 luật “Kế toán” ngày 06.12.2011 số 402-FZ).

Điều đầu tiên mà người làm kế toán của bất kỳ tổ chức nào cũng cần hiểu rõ là ngày nay không có một danh mục cụ thể nào về các mẫu chứng từ kế toán chính bắt buộc áp dụng cho tất cả mọi người. Bất kỳ công ty nào cũng xác định cho mình các hình thức của tài liệu chính, tùy thuộc vào mục đích của ứng dụng của họ.

Tuy nhiên, đối với các tài liệu như vậy, một danh sách các chi tiết bắt buộc được thiết lập hợp pháp (khoản 2, điều 9 của Luật số 402-FZ).

QUAN TRỌNG! Các biểu mẫu được sử dụng trong kế toán nhất thiết phải được cố định trong chính sách kế toán của tổ chức (khoản 4 của PBU 21/2008, theo lệnh của Bộ Tài chính Liên bang Nga ngày 06.10.2008 số 106n).

Danh sách các tài liệu kế toán chính có thể có

Danh sách tài liệu kế toán chính năm 2018-2019 có thể như sau:

  1. Bảng kê hàng hóa. Đây là chứng từ phản ánh danh sách các mặt hàng tồn kho được điều chuyển. Hóa đơn được lập thành 2 liên và chứa các thông tin sau đó được phản ánh trong hóa đơn. Vận đơn do đại diện của hai bên tham gia giao dịch ký và đóng dấu xác nhận (nếu công ty sử dụng trong thực tế).
  1. Biên bản nghiệm thu. Nó được lập sau khi hoàn thành một số công việc (dịch vụ) để xác nhận rằng kết quả của công việc đó đáp ứng các yêu cầu ban đầu của hợp đồng.

Hãy xem một ví dụ về một hành động như vậy.

  1. Các tài liệu chính về quyết toán với nhân sự về thù lao (ví dụ: bảng sao kê bảng lương).

Để biết thêm thông tin về những tuyên bố này, hãy xem bài viết "Mẫu điền vào bảng lương T 49" .

  1. Các tài liệu liên quan đến sự hiện diện của các đối tượng OS - tại đây công ty có thể lấy các tài liệu đó từ danh sách các tài liệu kế toán chính:
  • Hành động nhận và chuyển giao tài sản cố định theo hình thức OS-1 - khi nhận hoặc thanh lý một đối tượng không liên quan đến các tòa nhà hoặc công trình kiến ​​trúc.

Để biết thêm thông tin về hành động này, hãy xem tài liệu "Mẫu thống nhất số OS-1 - Đạo luật chấp nhận và chuyển giao hệ điều hành" .

  • Nếu đối tượng OS là một tòa nhà hoặc cấu trúc, thì việc nhận hoặc xử lý nó được ghi lại bằng một hành động ở dạng OS-1a.

Để biết thêm chi tiết, hãy xem bài viết "Mẫu thống nhất số OS-1a - mẫu và mẫu" .

  • Việc xóa bỏ một đối tượng OS được chính thức hóa bằng một hành động ở dạng OS-4.

Xem tài liệu để biết thêm chi tiết. "Mẫu thống nhất số OS-4 - Hành động ngừng hoạt động của đối tượng OS" .

  • Nếu cần phải lập hồ sơ thực tế của việc kiểm kê, thì một danh sách kiểm kê tài sản cố định được lập theo mẫu INV-1.

Để biết thêm thông tin về một tài liệu chính như vậy, hãy xem bài viết "Mẫu thống nhất số INV-1 - biểu mẫu và mẫu" .

  • Nếu kiểm kê được thực hiện liên quan đến tài sản vô hình, thì kiểm kê sẽ được lập dưới dạng INV-1a.

Xem điều này trong tài liệu "Mẫu thống nhất số INV-1a - mẫu và mẫu" .

  1. Một nhóm riêng của các chứng từ chính là chứng từ tiền mặt. Đặc biệt, chúng bao gồm danh sách các tài liệu kế toán chính cho năm 2018-2019:
  • Lệnh chuyển tiền đến.

Để biết thêm thông tin về biên dịch của nó, hãy xem bài viết "Lệnh nhận tiền mặt (PKO) được điền như thế nào?" .

  • Chứng quyền tiền mặt tài khoản.
  1. Đề nghị thanh toán.

Đọc về các quy tắc phát hành tài liệu này.

  1. báo cáo trước.
  1. Hành động bù trừ các yêu sách lẫn nhau.

Đọc về các tính năng của ứng dụng của tài liệu này.

  1. Thông tin kế toán.

Để biết các nguyên tắc thiết kế của nó, hãy xem tài liệu "Chứng chỉ kế toán sửa lỗi - mẫu".

Bảng liệt kê trên không làm hết toàn bộ khối lượng tài liệu chủ yếu dùng trong kế toán và có thể mở rộng tùy theo đặc điểm công tác kế toán trong từng tổ chức cụ thể.

QUAN TRỌNG! Chúng không phải là tài liệu kế toán chính từ danh sách 2018-2019 - danh sách đã được đề xuất ở trên:

  • Hiệp ước. Đây là tài liệu quy định các quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên liên quan đến giao dịch, các điều khoản và thủ tục giải quyết, các điều kiện đặc biệt, v.v. không phát sinh các giao dịch kế toán.
  • Kiểm tra. Chứng từ này phản ánh số tiền mà người mua đồng ý thanh toán bằng cách chấp nhận các điều khoản của nhà cung cấp. Hóa đơn có thể chứa thông tin bổ sung về các điều khoản của giao dịch (điều khoản, thủ tục thanh toán và giao hàng, v.v.), tức là nó bổ sung cho hợp đồng.
  • Hóa đơn. Tài liệu này được biên soạn cho mục đích thuế, vì trên cơ sở đó, người mua khấu trừ số thuế GTGT do nhà cung cấp xuất trình (khoản 1, điều 169 Bộ luật thuế của Liên bang Nga). Do đó, một hóa đơn, trong trường hợp không có các tài liệu khác đặc trưng cho một giao dịch nhất định, sẽ không thể xác nhận các chi phí của giao dịch này (thư của Bộ Tài chính Liên bang Nga ngày 25/06/2007 số-08/31 , Nghị quyết của Cơ quan Chống độc quyền Liên bang của Quận Đông Siberi ngày 19 tháng 4 năm 2006 số А78-4606 / 05-С2-20 / 317-Ф02-1135 / 06-С1).

Cần lưu ý rằng các mẫu tài liệu kế toán cơ bản thống nhất được liệt kê trong danh sách này không bắt buộc sử dụng, vì kể từ năm 2013 (sau khi Luật số 402-FZ được thông qua), các mẫu chứng từ đó có thể được phát triển độc lập. Nhưng trong hầu hết các trường hợp, chúng vẫn tiếp tục được sử dụng. Do đó, trong năm 2018-2019, danh sách các mẫu tài liệu kế toán cơ bản thống nhất trong các nghị quyết của Ủy ban Thống kê Nhà nước tiếp tục có liên quan.

Thông tin nào nên chứa các dạng tài liệu chính

Mặc dù thực tế là hiện tại không có văn bản chính bắt buộc cho tất cả các hình thức, nhà lập pháp đã thiết lập các yêu cầu đối với nội dung của các văn bản đó. Danh sách các chi tiết bắt buộc phải có trong mỗi tài liệu chính được nêu trong đoạn 2 của Điều khoản. 9 của Luật số 402-FZ. Cụ thể là:

  • tên tài liệu;
  • ngày tài liệu đó được soạn thảo;
  • thông tin về người soạn thảo hồ sơ (tên công ty hoặc cá nhân doanh nghiệp);
  • bản chất của thực tế đời sống kinh tế, được chính thức hóa bằng tài liệu này;
  • đặc điểm tiền tệ, số lượng, thước đo của sự kiện xảy ra (ví dụ, với khối lượng bao nhiêu, đơn vị nào và với số lượng bao nhiêu, các sản phẩm thương mại đã được bán cho khách hàng);
  • thông tin về các chuyên gia chịu trách nhiệm đã thực hiện sự kiện, cũng như chữ ký của các chuyên gia đó.

Chứng từ chính và sổ đăng ký kế toán

Tài liệu kế toán chính có thể được phân loại như thế nào?

Nếu tài liệu chính do chính công ty phát hành thì tài liệu đó có thể thuộc nhóm nội bộ hoặc nhóm bên ngoài. Một tài liệu được soạn thảo trong công ty và mở rộng hiệu lực của nó cho công ty biên soạn là một tài liệu chính nội bộ. Nếu tài liệu được nhận từ bên ngoài (hoặc do công ty biên soạn và phát hành ra bên ngoài) thì đây sẽ là tài liệu chính bên ngoài.

Các tài liệu nội bộ của công ty được chia thành các loại sau:

  • Tài liệu chính hành chính là những tài liệu mà công ty đưa ra lệnh cho bất kỳ đơn vị cơ cấu hoặc nhân viên nào của mình. Danh mục này bao gồm các đơn đặt hàng, chỉ thị của công ty, v.v.
  • Tài liệu chính điều hành. Trong đó, công ty phản ánh sự thật rằng một sự kiện kinh tế nào đó đã diễn ra.
  • Tài liêu kế toán. Với sự giúp đỡ của họ, công ty hệ thống hóa và tóm tắt thông tin có trong các tài liệu hành chính và hỗ trợ khác.

Sau khi sự kiện kinh doanh đã được chính thức hóa bằng tài liệu chính, thì sự kiện đó được yêu cầu phải phản ánh sự kiện đó trong sổ đăng ký kế toán. Trên thực tế, chúng là những người vận chuyển thông tin theo thứ tự; các dấu hiệu và chỉ số của các giao dịch kinh doanh được tích lũy và phân phối trong chúng.

Về hình thức, các thanh ghi sau được phân biệt:

  • sách;
  • thẻ;
  • tờ miễn phí.

Dựa trên phương pháp duy trì sổ đăng ký, các nhóm sau được phân biệt:

  • Sổ đăng ký theo thứ tự thời gian. Chúng ghi lại các sự kiện đã xảy ra tuần tự - từ lần đầu tiên đến lần cuối cùng.
  • Các thanh ghi có hệ thống. Trong đó, công ty phân loại các giao dịch đã hoàn thành theo nội dung kinh tế (ví dụ sổ tiền mặt).
  • Các thanh ghi kết hợp.

Theo tiêu chí của nội dung thông tin được phản ánh trong sổ đăng ký, những điều sau đây được phân biệt:

  • thanh ghi tổng hợp (ví dụ, thứ tự tạp chí);
  • sổ đăng ký phân tích (bảng lương);
  • sổ đăng ký kết hợp, trong bối cảnh đó công ty thực hiện cả kế toán tổng hợp và phân tích.

Để biết thêm thông tin về sổ đăng ký kế toán, hãy xem bài viết "Sổ đăng ký kế toán (biểu mẫu, mẫu)" .

Các kết quả

Hiện tại không có quy định bắt buộc đối với tất cả các biểu mẫu và danh mục tài liệu kế toán chính: bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có quyền tự quyết định một cách độc lập các hình thức tài liệu kế toán chính mà mình sẽ sử dụng trong các hoạt động của mình.

Đồng thời, chứng từ kế toán cơ bản phổ biến nhất là chứng từ có sự tương đồng giữa các mẫu thống nhất đã được Ủy ban Thống kê Nhà nước phê duyệt.

Sau khi chứng từ chính được thực hiện, cần chuyển thông tin từ nó vào sổ đăng ký kế toán.

Hàng chục hoạt động được thực hiện tại doanh nghiệp mỗi ngày. Kế toán gửi tiền cho nhà thầu, quỹ và người sáng lập, tính toán tiền lương, máy tính và đồ đạc đến nơi, tính phí phạt, tính khấu hao, v.v. Đối với mỗi nghiệp vụ như vậy, cần phải lập một tài liệu chính (khoản 1, điều 9 của Luật Liên bang ngày 6 tháng 12 năm 2011 số 402-FZ “Về Kế toán”, sau đây gọi là Luật số 402-FZ).

Tài liệu chính được tạo tại thời điểm hoạt động hoặc khi kết thúc hoạt động như một xác nhận về thực tế của hoạt động (khoản 3, điều 9 của Luật số 402-FZ). Trên cơ sở các kế toán chính thực hiện đăng bài.

Hóa đơn, hành động cung cấp dịch vụ tạo trang web, báo cáo kế toán - tất cả đều là những tài liệu chính mà kế toán sử dụng trong công việc hàng ngày của họ. Có rất nhiều loại sơ cấp, và sự đa dạng của nó tùy thuộc vào đặc điểm của công ty. Ví dụ, trong một công ty vận tải, một trong những loại tài liệu chính chính sẽ là vận đơn, và trong thư viện, một hành vi viết tắt tài liệu.

Các tài liệu chính phải được lưu trữ tại doanh nghiệp ít nhất năm năm, trong khi khoảng thời gian bắt đầu được tính sau năm báo cáo (khoản 1, điều 29 Luật số 402-FZ). Có nghĩa là, một tài liệu ngày 07/03/2016 phải được lưu giữ ít nhất cho đến năm 2021. Thời hạn lưu trữ riêng đối với hồ sơ sơ cấp được lập theo Danh mục phê duyệt theo Lệnh của Bộ Văn hóa ngày 25 tháng 8 năm 2010 số 558. Để bảo quản tài liệu kế toán, tại doanh nghiệp thường tạo ra các kho lưu trữ đặc biệt.

Chính có thể là giấy hoặc điện tử. Trên thực tế, ngày càng nhiều công ty sử dụng quản lý tài liệu điện tử (EDF). Đặc biệt, các công ty trao đổi hợp đồng, hóa đơn thanh toán, hành vi, vận đơn và hóa đơn.

EDI đơn giản hóa đáng kể thủ tục xử lý các tài liệu chính từ khi chúng được tạo cho đến thời điểm kế toán và tăng tốc độ làm việc giữa các bên đối tác. Một điểm cộng lớn là tài liệu điện tử không cần phải in ra, nếu điều này không mâu thuẫn với pháp luật hoặc các điều khoản của hợp đồng (khoản 6 Điều 9 Luật số 402).

Một tài liệu điện tử được chứng nhận bằng chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn. Nếu các bên đưa ra quyết định phù hợp, bản chính có thể được ký bằng chữ ký đơn giản hoặc không đủ tiêu chuẩn (thư của Cục Thuế và Chính sách Hải quan thuộc Bộ Tài chính Nga ngày 12 tháng 9 năm 2016 số 03-03-06 / 2 / 53176).

Việc không có các tài liệu chính trong công ty có thể dẫn đến khoản tiền phạt nghiêm trọng từ 10.000 đến 30.000 rúp (Điều 120 của Bộ luật thuế của Liên bang Nga). Cơ quan thuế cũng sẽ phạt nếu sai sót trong đăng ký. Ngoài ra, những người chịu trách nhiệm về thủ tục giấy tờ có thể bị phạt theo Điều 15.11 của Bộ luật Xử lý vi phạm hành chính của Liên bang Nga với số tiền từ 2.000 đến 3.000 rúp. Có một nguy cơ khác là nếu trong quá trình kiểm toán, cơ quan thuế không tìm thấy tài liệu cần thiết thì họ có thể loại một phần chi phí ra khỏi cơ sở chịu thuế, do đó, công ty sẽ phải nộp thêm thuế thu nhập.

Chi tiết bắt buộc của tài liệu chính

Chỉ tài liệu chính với tất cả các chi tiết được yêu cầu mới có hiệu lực pháp lý (khoản 4, điều 9 của Luật số 402-FZ):

  1. tên (ví dụ: "Hành động cung cấp dịch vụ", "Lệnh thanh toán", "Báo cáo kế toán");
  2. Ngày, tháng, năm chuẩn bị;
  3. tên của người khởi tạo tài liệu (ví dụ: SKB Kontur OJSC, Soyuz LLC, IP Ivanova E.V.);
  4. nội dung của tài liệu hoặc giao dịch kinh doanh (ví dụ: “Dịch vụ truy cập Internet”, “Nguyên vật liệu được chuyển đi xử lý”, “Thanh toán trên hóa đơn mua văn phòng phẩm”, “Tiền lãi phát sinh theo hợp đồng vay”);
  5. các chỉ số tự nhiên và tiền tệ (miếng, mét, rúp, v.v.);
  6. các vị trí chịu trách nhiệm (ví dụ: “Kế toán”, “Thủ kho”, “Trưởng phòng Nhân sự”, “Trưởng phòng Kinh doanh”, v.v.);
  7. chữ ký của các bên.

Một tài liệu được thực thi đúng cách sẽ giúp ích, nếu cần, trong kiện tụng, chẳng hạn, khi người mua không trả nợ hoặc cố gắng làm vô hiệu giao dịch. Nhưng một tài liệu có sai sót hoặc chữ ký hư cấu có thể là một trò đùa độc ác - vì vậy bạn không bao giờ nên ký cho nhà cung cấp nếu anh ta đột nhiên quên ký. Lưu trữ cẩn thận tất cả các tài liệu chính và luôn kiểm tra cẩn thận tất cả các chi tiết trong các tài liệu đến.

Cho đến nay, trong thực tế, bạn có thể gặp phải những phàn nàn của khách hàng về việc in thiếu. Xin nhắc lại rằng từ ngày 04/07/2015, đối với hầu hết các tổ chức, con dấu đã bị hủy bỏ và bạn có thể sử dụng nó theo ý muốn (Luật Liên bang ngày 04/06/2015 số 82-FZ). Thông tin về sự hiện diện của con dấu của tổ chức phải được ghi rõ trong điều lệ. Nếu bên đối tác nhất quyết yêu cầu con dấu và bạn không có con dấu đó một cách hợp pháp, bạn có thể thông báo bằng văn bản cho bên đối tác về sự vắng mặt của họ và đưa ra trích dẫn từ chính sách kế toán.

Các hình thức của tài liệu chính

Trong công việc, bạn có thể sử dụng các mẫu tài liệu chính thống nhất và của riêng bạn (khoản 4, điều 9 của Luật Liên bang ngày 6 tháng 12 năm 2011 số 402-FZ “Về Kế toán”). Trong trường hợp này, bản chính do nhà sản xuất phải có tất cả các chi tiết bắt buộc. Nhiều công ty buộc phải phát triển phiên bản riêng của họ về hành động xóa tài liệu, vì không có hình thức thống nhất của tài liệu.

Cho phép sử dụng hình thức kết hợp của tài liệu chính khi lấy hình thức thống nhất làm cơ sở và bổ sung các cột hoặc dòng cần thiết. Đồng thời, tất cả các chi tiết bắt buộc phải được lưu giữ (Nghị quyết của Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga ngày 24 tháng 3 năm 1999 số 20).

Sự lựa chọn của công ty về các hình thức chính được sử dụng phải được quy định trong chính sách kế toán.

Trong quá trình hoạt động có thể phát sinh nhu cầu về các chứng từ sơ cấp mới thì chúng mới được xây dựng và thông qua chính sách kế toán.

Ghi chú! Vì đối tác của bạn cũng có thể sử dụng các tài liệu chính được phát triển độc lập, nên trong chính sách kế toán cần phải chỉ rõ rằng bạn cũng chấp nhận các tài liệu này để hạch toán.

Đối với hầu hết các tài liệu, bạn có quyền không sử dụng các biểu mẫu thống nhất, nhưng các giao dịch tiền mặt chỉ nên được thực hiện theo các mẫu chứng từ đã được phê duyệt (thông tin của Bộ Tài chính Liên bang Nga số PZ-10/2012).

Các loại tài liệu chính

Các chuyên gia có thể tìm thấy các hình thức chính của tài liệu chính trong các album của các hình thức thống nhất đã được phê duyệt bởi các nghị quyết của Ủy ban Thống kê Nhà nước của Liên bang Nga. Chúng ta hãy xem xét những cái phổ biến nhất.

Tài liệu Kế toán Thương mại

  • TORG-12;
  • Nhãn sản phẩm;
  • Chứng từ chuyển giao phổ quát.

Tài liệu kế toán tài sản cố định

  • OS-1 "Đạo luật về việc chấp nhận và chuyển giao tài sản cố định (trừ các tòa nhà, công trình kiến ​​trúc)";
  • OS-4 "Đạo luật xóa sổ tài sản cố định";
  • OS-6 "Phiếu xuất kho kế toán tài sản cố định."

Tài khoản chính tiền mặt

Các giao dịch tiền mặt được thực hiện độc quyền theo Quy trình thực hiện các giao dịch tiền mặt (Hướng dẫn của Ngân hàng Trung ương Liên bang Nga ngày 11 tháng 3 năm 2014 số 3210-U). Chẳng hạn, không thể phát hành “hàng tiêu dùng” ở dạng miễn phí hoặc phát triển phiên bản của riêng bạn.

Các hình thức chứng từ tiền mặt chính được phê duyệt theo Nghị định của Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga ngày 18 tháng 8 năm 1998 số 88:

  • KO-1 "Lệnh chuyển tiền đến";
  • KO-2 "Lệnh chi tiền mặt";
  • KO-3 “Sổ đăng ký chứng từ tiền mặt đến và đi”;
  • KO-4 "Sổ quỹ tiền mặt";
  • KO-5 "Sổ kế toán các quỹ do thủ quỹ nhận và phát hành."

Các chứng từ tiền mặt cần được kiểm tra rất cẩn thận, bởi vì tổ chức chính như vậy có liên quan trực tiếp đến sự luân chuyển của tiền mặt và luôn thu hút sự chú ý của các cơ quan kiểm tra. Ví dụ, cơ quan thuế chắc chắn sẽ chú ý đến PKO, trong đó số tiền vượt quá 100.000 rúp. Và tất cả vì không thể thanh toán bằng tiền mặt với một đối tác với số tiền vượt quá 100.000 rúp. Việc không có chữ ký trong các chứng từ tiền mặt cũng sẽ trở thành lý do cho các thủ tục tố tụng với Sở Thuế Liên bang.

Hãy tóm tắt lại. Vì vậy, chứng từ sơ cấp là một bộ phận không thể thiếu trong kế toán thuế và kế toán. Các hoạt động không thể được thực hiện nếu không có các tài liệu hỗ trợ. Thông thường, kế toán lập các bài đăng trong kế toán dựa trên một bản sao hoặc bản quét của bản chính. Việc thay thế các bản sao bằng các tài liệu gốc là rất quan trọng, nếu không các cơ quan quản lý có thể coi giao dịch hoặc giao dịch đó là hư cấu. Chỉ những tài liệu được lập theo quy định của pháp luật mới là bảo đảm cho sự an toàn và đáng tin cậy của hoạt động kế toán trong công ty.

Một vị trí khá quan trọng trong số tất cả các tài liệu do bộ phận kế toán lưu giữ là tài liệu chính. Nó liên tục được kiểm tra bởi cơ quan thuế và phải được soạn thảo theo các quy tắc và luật cần thiết có hiệu lực tại Liên bang Nga. Hồ sơ sơ cấp liên quan gì, cách lập và biên soạn như thế nào để sau này không gặp khó khăn với cơ quan thuế, chúng tôi sẽ phân tích trong bài viết của chúng tôi.

Tài liệu chính trong kế toán nó là gì?

Chứng từ chủ yếu là căn cứ để lập hồ sơ kế toán, nó có thể được nhập vào sổ đăng ký chung. Đây là một phần quan trọng trong tài liệu quản lý của một doanh nghiệp, tổ chức.

Trong tất cả các doanh nghiệp mà nhà nước buộc phải lưu giữ sổ sách kế toán, các giao dịch kinh doanh phải được thực hiện theo các tài liệu chính. Giao dịch kinh doanh là bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp bao gồm sự di chuyển của quỹ hoặc cấu trúc tài sản của doanh nghiệp.

Theo quy định của pháp luật về kế toán, việc lập chứng từ chủ yếu phải diễn ra đồng thời với các hoạt động kinh tế, tức là phải lập tức chứng từ. Nhưng nếu không được, bạn có thể lập tài liệu ngay sau khi kết thúc thao tác.

Tài liệu chính có thể được phát hành cả trên giấy và dưới dạng điện tử. Nhưng ở phương án thứ hai, tất cả các giấy tờ phải được chứng thực bằng chữ ký điện tử, nếu không đơn giản là chúng sẽ không có hiệu lực pháp lý. Nhưng, nếu thỏa thuận nêu rõ sự tồn tại của một phiên bản giấy của tài liệu, thì nó phải có sẵn.

Các tài liệu chính phải được lưu giữ trong 4 năm. Trong thời gian này, cơ quan thuế có quyền yêu cầu họ kiểm tra bạn và đối tác của bạn bất cứ lúc nào. Bạn nên đặc biệt cẩn thận về các tài liệu mà bạn mua một cái gì đó. Hãy nhớ rằng chính nhờ họ mà bạn mới có thể ra tòa nếu có nhu cầu như vậy.

Tách chứng từ theo các giai đoạn nghiệp vụ

Tất cả các giao dịch được thực hiện bởi một doanh nghiệp hoặc tổ chức có thể được chia thành 3 giai đoạn có điều kiện:

  1. Đàm phán các điều khoản của thỏa thuận. Lúc này, bạn nên thảo luận về tất cả các sắc thái, và đi đến thống nhất. Kết quả của giai đoạn này sẽ là việc ký kết hợp đồng và xuất hóa đơn để thanh toán.
  2. Thanh toán theo giao dịch. Nó phải được xác nhận bằng một trích xuất từ ​​tài khoản hiện tại của bạn, nếu thanh toán được thực hiện bằng chuyển khoản ngân hàng hoặc sử dụng séc và các hình thức trách nhiệm giải trình nghiêm ngặt nếu thanh toán được thực hiện bằng tiền mặt.
    Phương án thứ hai thường được nhân viên của tổ chức sử dụng khi họ lấy tiền theo báo cáo.
  3. Nhận một sản phẩm hoặc dịch vụ phải trả phí. Phải có bằng chứng xác nhận rằng hàng hóa đã được nhận hoặc dịch vụ đã được cung cấp, nếu không cơ quan thuế chỉ đơn giản là sẽ không cho phép bạn giảm số tiền thuế phí.

Như một xác nhận, một phiếu gửi hàng hoặc một biên lai, trong trường hợp nhận hàng hóa, hoặc một hành động đã thực hiện, trong trường hợp cung cấp một dịch vụ, có thể hành động.

Cần những giấy tờ gì?

Tùy thuộc vào hoạt động sẽ được thực hiện, danh sách các tài liệu yêu cầu có thể khác nhau. Hãy cùng xem danh sách các loại giấy tờ cần thiết phổ biến nhất. Thông thường, tất cả các tài liệu do nhà thầu hoặc nhà cung cấp hàng hóa chuẩn bị.

Danh sách các tài liệu như sau:

Đặc điểm của sổ đăng ký kế toán

Sau khi các tài liệu chính đã được soạn thảo, chúng được kiểm tra về hình thức và nội dung. Sau đó, nếu mọi thứ được thực hiện chính xác, chúng sẽ được lập và việc phân nhóm dữ liệu kinh tế của dữ liệu trong hệ thống kế toán chung sẽ diễn ra. Để thực hiện điều này, tất cả các thông tin về số dư tài sản của công ty, tiền mặt, các giao dịch kinh doanh từ các tài liệu chính (miễn phí) được chuyển đến sổ đăng ký kế toán.

Bản thân sổ đăng ký kế toán là các bảng chuyên dụng được lập theo một hình thức cụ thể chặt chẽ, phù hợp với việc phân nhóm thông tin kinh tế về tài sản của công ty và nguồn gốc hình thành tài sản của công ty.

Tất cả các thanh ghi hiện có được chia thành 3 nhóm:

  • Theo lịch hẹn. Tùy thuộc vào tiêu chí này, sổ đăng ký được chia thành thứ tự thời gian, hệ thống và kết hợp. Mỗi chế độ xem riêng lẻ có cách lưu trữ dữ liệu riêng.
  • Theo sự tổng quát hóa của dữ liệu, các thanh ghi được chia thành tích hợp và phân biệt. Mỗi loại có thể được xem xét từ cụ thể đến chung, hoặc ngược lại, từ báo cáo thành tài liệu chính.
  • Theo vẻ bề ngoài. Chúng có thể có hầu hết mọi hình thức: sách, tạp chí, thẻ, tờ in.

Sổ đăng ký kế toán phải có:

  • Tiêu đề đầy đủ.
  • Khoảng thời gian được chỉ định để đăng ký giao dịch kinh doanh, nó thuộc về thời hạn thanh toán nào.
  • Chữ ký và tên viết tắt của người có trách nhiệm. Điều này giúp bạn có thể tìm và chỉ ra những người đã tham gia giao dịch trong trường hợp có tranh chấp.

Các giao dịch kinh doanh đã thực hiện nhất thiết phải được phản ánh trong thời kỳ mà chúng được thực hiện. Nếu việc phản ánh bằng văn bản không thể thực hiện trực tiếp trong quá trình giao dịch kinh doanh thì việc đăng ký phải được thực hiện ngay sau khi hoàn thành.

Nói chung, sổ đăng ký kế toán được tạo ra nhằm mục đích tích lũy và hệ thống hóa thông tin về các tài liệu chính được chấp nhận cho kế toán, để hiển thị báo cáo tài chính. Nếu hồ sơ tài chính và tài liệu chính của doanh nghiệp được lưu trữ dưới dạng bản cứng thì theo yêu cầu của những người tham gia hoạt động kinh tế hoặc cơ quan pháp luật khác (nếu thuộc thẩm quyền của họ), người lập và xuất trình phải cung cấp bản sao. họ cho chữ ký.

1c tài liệu kế toán chính

Trong quá trình tiến hành các hoạt động kinh tế tài chính, kế toán sẽ phải làm việc với khối lượng tài liệu rất lớn. Đây là tất cả các loại biểu mẫu, hợp đồng, tài liệu kế toán, ước tính và tính toán. Một số tài liệu không quan trọng và chỉ là thứ yếu, nhưng cũng có những tài liệu rất quan trọng mà chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả tai hại cho cả doanh nghiệp và cho cá nhân cán bộ. Đây là những tài liệu chính của tổ chức.

Với sự trợ giúp của chương trình 1C, bạn có thể quản lý và vận hành chúng dễ dàng hơn nhiều. Trong chức năng của nó, có quản lý với các chứng từ vận chuyển và tiền tệ, với các chứng từ kho hàng và những chứng từ liên quan đến thương mại bán lẻ.

Ngày nay, phần mềm công ty 1C chiếm vị trí hàng đầu trong số các chương trình kế toán được sử dụng liên tục ở nước ta.

Trong số các chức năng phổ biến nhất của 1C là:

  • Tự động hóa hoàn toàn tất cả các loại kế toán.
  • Tính lương cho nhân viên.
  • Quản lý nhân sự và kế toán sản xuất.

Chương trình có một số lượng lớn các chế độ và cài đặt mà bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh nó cho chính mình, điều chỉnh nó sao cho thuận tiện cho bạn.

Đăng ký tài liệu chính là một công việc khó khăn và tốn nhiều công sức, nhưng đơn giản là cần thiết. Công nghệ máy tính hiện đại và nhân viên có trình độ cao sẽ giúp bạn. Nếu bạn tiếp cận nó với tất cả trách nhiệm và kiến ​​thức về vấn đề, thì sẽ không có vấn đề gì.

Liên hệ với

Ở Nga, luật pháp quy định các công ty và doanh nhân có nghĩa vụ đăng ký tất cả các giao dịch trong tài liệu chính. Nhiệm vụ của các tài liệu đó là xác nhận thực tế đã xảy ra (nghiệm thu sản phẩm, chuyển hàng từ kho, bán hàng, v.v.) và đăng ký hợp pháp của hoạt động được thực hiện.

Các yêu cầu chính cho việc đăng ký của họ bao gồm việc giới thiệu thông tin đáng tin cậy, biên dịch trong quá trình hoạt động hoặc sau khi hoàn thành.

Nó dùng để làm gì?

Tài liệu chính là tài liệu hỗ trợ, xác nhận hành vi của các doanh nhân và công ty đối với tất cả các hoạt động kinh doanh. Việc đăng ký được thực hiện theo trình tự của các hoạt động. Nếu chúng được tổng hợp không chính xác, tổ chức không thể tính toán đáng tin cậy làm cơ sở tính thuế, điều này gây ra sự bất đồng với cơ quan thuế và doanh nghiệp có thể bị phạt.

Tài liệu này được chấp nhận cho kế toán nếu nó được biên soạn theo hình thức quy định trong Quy định về kế toán và báo cáo tài chính ở Liên bang Nga.

Biểu mẫu chuẩn có thể bao gồm các cột và dòng bổ sung trong khi vẫn duy trì tất cả các chi tiết được cung cấp trong biểu mẫu đã được phê duyệt. Khi thực hiện các thay đổi, một lệnh hoặc hướng dẫn phải được lập ra. Bạn không thể chỉ thay đổi các hình thức giao dịch tiền mặt.

Các tài liệu chính cung cấp thông tin cho việc hình thành báo cáo và tài liệu kế toán. Chúng có thể được biên dịch trên một chương trình máy tính hoặc viết tay, chúng được tạo ra để giải quyết các giao dịch tài chính, vật chất hoặc tài chính ở bất kỳ quy mô nào.

Các giống của nó

Các chứng từ chính bao gồm và, hóa đơn, phiếu lấy hàng, vận đơn, v.v.

Trong kế toán, chúng được chia thành một số loại:

  • bên ngoài(thực hiện bên ngoài công ty);
  • nội địa(thực hiện trong công ty).

Tài liệu cũng có thể được tích lũy và sử dụng một lần:

  • Tích lũy các tài liệu (đơn đặt hàng, thẻ hàng rào giới hạn) được lập trong một thời gian dài và phản ánh các hoạt động lặp đi lặp lại giống nhau.
  • Một lần tài liệu (lệnh chuyển tiền, và) được sử dụng để báo cáo về hoạt động được thực hiện.

Tổ chức và hành chính hướng dẫn, lệnh, giấy ủy quyền và hướng dẫn được coi là tài liệu. Họ cấp quyền để thực hiện các hoạt động cụ thể. Thông tin của họ không được thêm vào sổ đăng ký kế toán.

TẠI sự tha bổng tài liệu (yêu cầu thanh toán, lệnh nhận hàng, hóa đơn, v.v.) phản ánh hoạt động. Thông tin về chúng được nhập vào sổ đăng ký kế toán.

Một số tài liệu kết hợp các tính năng của các loại biện minh và cho phép. Đây có thể là phiếu chi tiền mặt, bảng tính lương.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về tất cả báo cáo này trong video sau:

Làm thế nào để làm việc với cô ấy?

Đối với kế toán chính tương ứng, một lịch trình luân chuyển chứng từ được thống nhất với việc xác định thủ tục và điều khoản cho việc di chuyển của nó trong công ty và gửi cho bộ phận kế toán. Nó cần được kiểm tra về hình thức (tính đầy đủ và đúng đắn của việc biên soạn), nội dung (tương quan của các chỉ tiêu) và số học (bằng các giá trị tổng).

Đầu tiên bạn cần xác định đây có phải là chứng từ kế toán hay không. Nó phải chứa thông tin về giao dịch kinh doanh đã hoàn thành. Vì vậy, trong sự di chuyển của các khoản mục hàng tồn kho được chỉ ra, trong việc kiểm tra của thủ quỹ - chi phí tài chính.

Tài liệu kế toán không bao gồm bản nháp, ghi chú, trích từ báo chí và tài liệu không được lập theo quy tắc.

Tiếp theo, mối quan hệ của tài liệu với tổ chức được xác định. Các thông tin chi tiết về công ty hoặc chuyên gia được kiểm tra (tên tờ giấy, ngày lập, tên công ty, chi phí và nội dung tự nhiên của giao dịch kinh doanh, chức vụ của những người chịu trách nhiệm, chữ ký cá nhân). Tất cả các chữ ký phải được xác thực. Loại con dấu cũng được kiểm tra (ở một số công ty có thể có một số con dấu - cho các tài liệu và một con dấu).

Sau khi chấp nhận, thông tin được nhập vào sổ đăng ký kế toán và đánh dấu trên biểu mẫu. Các giao dịch kinh doanh cần được phản ánh theo trình tự, phân nhóm theo các tài khoản nhất định. Sổ đăng ký kế toán có hình thức bên ngoài là thẻ (cho tài liệu kế toán và), sổ (chính,) hoặc tạp chí. Theo loại hồ sơ, sổ đăng ký được chia thành tổng hợp (đơn đặt hàng), hệ thống (sổ tài khoản tổng hợp) và theo thời gian (sổ nhật ký).

Theo yêu cầu của Uỷ ban Thống kê Nhà nước, tài liệu kế toán chủ yếu phải được lập như sau:

  • được điền bằng bút bi, mực trên máy đánh chữ hoặc máy tính;
  • được vẽ gọn gàng với các con số rõ ràng và dễ đọc;
  • chứa tất cả các chi tiết;
  • trong các giấy tờ tài chính, tất cả các khoản đều được viết ra và ghi bằng số;
  • có chữ ký cá nhân của Thủ trưởng, Kế toán trưởng hoặc những người được ủy quyền;
  • được đóng dấu.

Người được ủy quyền có trách nhiệm chuẩn bị kịp thời và đáng tin cậy các tài liệu để phản ánh những thông tin sẵn có trong kế toán.

Sửa lỗi

Dưới đây là danh sách những lỗi thường gặp nhất khi soạn thảo văn bản:

  • việc sử dụng các biểu mẫu được lập trong công ty một cách độc lập, không có lệnh của người đứng đầu xác nhận và đăng ký tương ứng trong sổ đăng ký kế toán;
  • việc người đứng đầu thực hiện không đúng danh sách người được ủy quyền ký;
  • thiếu đạo cụ;
  • sự hiện diện của các thiếu sót trong việc chuẩn bị các chi tiết bắt buộc, các điểm hoặc sửa chữa, vi phạm các quy tắc;
  • viết bằng bút chì than chì;
  • điều chỉnh chứng từ tiền mặt;
  • sự hiện diện của các lỗi số học;
  • không có dấu gạch ngang trên các dòng trống.

Nếu có bất kỳ sai sót nào, tài liệu kế toán không được cơ quan kiểm tra chấp nhận hoặc được công nhận là giả mạo.

Việc chỉnh lý tiền mặt và chứng từ kế toán được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

  • không được phép sử dụng bảng chỉnh sửa, các blots và các bản sửa chữa tài liệu (các đơn đặt hàng, phiếu thu tiền gửi và đến);
  • nếu phát hiện có sai sót thì hủy bài và lập lại;
  • những tài liệu hư hỏng, hoàn thiện sai quy định không được tiêu hủy mà gạch bỏ và đính kèm vào sổ quỹ ngay trong ngày phát hành.

Các chỉnh sửa được đưa vào các tài liệu khác sau khi họ thống nhất với các bên đối tác và xác nhận bằng chữ ký.

Khi sửa các biểu mẫu thủ công, các chi tiết hoặc số tiền không chính xác phải được gạch bỏ và ghi giá trị chính xác lên trên. Trong các trường của dòng, từ "Đã sửa" được chỉ ra và được sự đồng ý của những người trước đó đã ký văn bản này. Chỉ định ngày điều chỉnh. Không được phép sử dụng sửa chữa, đốm màu và lau.

Trong trường hợp thực hiện sai và sửa chữa được chứng nhận, chúng sẽ được coi là không hợp lệ.

Khôi phục tài liệu

Trong trường hợp tài liệu chính bị hư hỏng, hủy hoại và mất mát (căn cứ vào hướng dẫn số 157 H), một ủy ban được chỉ định bởi người đứng đầu để phân tích lý do khôi phục chúng và xác định thủ phạm. Đôi khi người lãnh đạo hợp tác với các cơ quan điều tra, các cơ cấu giám sát hoặc bảo vệ phòng cháy chữa cháy. Kết quả của công việc được ghi lại trong một hành động được người đứng đầu phê duyệt. Nó được lưu vào thư mục nhật ký cho các hoạt động khác.

Theo hướng dẫn số 157 H, các giấy tờ chính có thể được lưu trữ cả trên giấy và trên phương tiện máy (sử dụng chữ ký điện tử).

Hạn sử dụng

Theo Art. 17 của Luật Liên bang “Về Kế toán”, mỗi công ty phải tổ chức lưu trữ thích hợp tài liệu, báo cáo kế toán và sổ đăng ký kế toán này phù hợp với thời hạn đã thiết lập, nhưng ít nhất 5 năm.

Việc lưu trữ các tài liệu điện tử được thực hiện theo các yêu cầu của pháp luật và với sự hiện diện của các phương tiện máy móc. Đồng thời, việc bảo vệ trước những điều chỉnh trái pháp luật được giao cho người đứng đầu công ty.

Hình phạt

Các sai sót trong các tài liệu chính hoặc sự vắng mặt của chúng có thể dẫn đến tổn thất tài chính của công ty. Theo Art. 120 của Bộ luật thuế của Liên bang Nga, đối với hành vi vi phạm nghiêm trọng các tiêu chuẩn về kế toán chi phí và lợi nhuận, sẽ bị phạt:

  • trong trường hợp vi phạm trong một kỳ tính thuế - lên đến 10 nghìn rúp;
  • trong trường hợp vi phạm trong nhiều kỳ tính thuế - lên đến 30 nghìn rúp;
  • với việc giảm các khoản nộp thuế - 20% số tiền đóng góp chưa thanh toán, từ 40 nghìn rúp.

Vi phạm tổng thể các nguyên tắc kế toán chi phí, lợi nhuận và đối tượng chịu thuế bao gồm việc không có sổ sách kế toán và chứng từ chính. Chúng cũng bao gồm việc phản ánh định kỳ trong hồ sơ kế toán, sổ đăng ký kế toán và báo cáo về các giao dịch kinh doanh, giá trị vật chất, tài chính và tài sản vô hình.

Trong trường hợp không có các tài liệu này, công ty có nghĩa vụ nộp thừa thuế. Việc rút tiền của họ có thể được thực hiện theo sự chỉ đạo của các cơ cấu liên quan, mà quyền hạn của họ tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Đồng thời lập sổ đăng ký tài liệu thu giữ.

Mỗi ngày, công ty thực hiện nhiều hoạt động. Kế toán xuất hóa đơn cho đối tác và gửi tiền, tính lương, phạt, tính khấu hao, lập báo cáo,… Hàng ngày phát hành hàng chục văn bản các loại: hành chính, điều hành, chính. Nhóm cuối cùng có tầm quan trọng lớn đối với hoạt động của doanh nghiệp.

"Tài liệu chính" là gì?

Mỗi sự kiện trong đời sống kinh tế của tổ chức phải được xác nhận bằng giấy tờ. Nó được hình thành tại thời điểm hoạt động hoặc ngay sau khi hoàn thành. Việc lập phiếu, báo cáo được thực hiện trên cơ sở các thông tin quy định tại chứng từ kế toán chính của kế toán. Danh sách của họ rất lớn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét các tài liệu chính, được sử dụng phổ biến nhất.

Tại sao cần có một cơ quan chính?

Chứng từ chính là một yếu tố không thể thiếu của kế toán. Như đã nói ở trên, nó được hình thành tại thời điểm giao dịch hoặc ngay sau khi kết thúc hoạt động và là bằng chứng xác thực về thực tế này hay thực tế khác của đời sống kinh tế của doanh nghiệp.

Danh sách các tài liệu kế toán chính cho một giao dịch có thể bao gồm:

  1. Hợp đồng.
  2. Kiểm tra.
  3. Séc của thủ quỹ hoặc chứng từ thanh toán khác.
  4. Vận đơn.
  5. Chứng chỉ hoàn tất.

Chi tiết bắt buộc

Hiện nay đã thống nhất các mẫu chứng từ kế toán chủ yếu. Chúng được sử dụng để phản ánh thông tin về các hoạt động khác nhau, tương ứng, danh sách các cột trong chúng là khác nhau. Trong khi đó, tất cả các tài liệu chính đều chứa các chi tiết bắt buộc thống nhất. Trong số đó:

  1. Tên công ty.
  2. Tiêu đề của tài liệu (tới
  3. Ngày hình thành.
  4. Nội dung của thao tác mà tài liệu được soạn thảo. Ví dụ, khi điền vào một hóa đơn, cột tương ứng có thể cho biết "Chuyển vật liệu để chế biến."
  5. Các chỉ số tiền tệ và tự nhiên. Cái trước được sử dụng để phản ánh chi phí, cái sau - số lượng, trọng lượng, v.v.
  6. Chức vụ của nhân viên chịu trách nhiệm ("kế toán trưởng", "thủ kho", v.v.).
  7. Chữ ký của những người tham gia giao dịch.

Tâm điểm

Tài liệu chính chứa tất cả các chi tiết bắt buộc có hiệu lực pháp lý.

Xin lưu ý rằng các giấy tờ được thực thi đúng cách có thể được sử dụng trong các thủ tục pháp lý như một bằng chứng về tính hợp lệ (hoặc không hợp lệ) của các khiếu nại. Nhiều tài liệu do nhà thầu soạn thảo. Cần phải kiểm tra cẩn thận tính đúng đắn của việc thực hiện và không có trường hợp nào đưa chữ ký cho nhà cung cấp (nhà thầu, v.v.), nếu họ chưa thực hiện.

Cần lưu trữ cẩn thận tài liệu gốc.

Bạn có cần một bản in chính?

Trên thực tế, nhiều bên đối tác đưa ra yêu cầu về sự vắng mặt của mình trên mẫu TTN và một số tài liệu khác. Nhớ lại rằng kể từ năm 2015, hầu hết các tổ chức đã được miễn nghĩa vụ có con dấu. Doanh nghiệp có thể sử dụng nó theo quyết định của riêng mình. Nếu có, thì thông tin về sự hiện diện của nó phải được đăng ký trong chính sách kế toán.

Trong trường hợp bên đối tác nhất quyết sử dụng con dấu khi đăng ký chính và công ty có quyền không đưa nó vào cơ sở pháp lý, bên đối tác phải được gửi một thông báo bằng văn bản thích hợp kèm theo các quy định liên quan đến vấn đề này.

Hiệp ước

Nếu bên đối tác là một đối tác lâu dài, thì hoàn toàn có thể ký kết một thỏa thuận cho một số giao dịch. Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải xác định rõ thời hạn hoàn thành nghĩa vụ, trình tự và thủ tục tính toán và các sắc thái khác. Hợp đồng có thể được soạn thảo để bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện công việc. Điều đáng nói là luật dân sự cũng cho phép giao kết thỏa thuận bằng miệng. Tuy nhiên, trong hoạt động kinh doanh, theo quy định, các hình thức hợp đồng bằng văn bản được sử dụng.

Kiểm tra

Trong tài liệu này, nhà cung cấp chỉ ra số tiền được chuyển cho đối tác của sản phẩm, dịch vụ hoặc công việc. Khi thanh toán, mặc định, người ta cho rằng chủ thể đồng ý với giao dịch.

Hóa đơn phải bao gồm:

  1. Tiêu đề của tài liệu.
  2. Tên của các dịch vụ (hàng hoá, công trình) mà việc thanh toán được thực hiện.
  3. Giá.
  4. Tổng cộng.
  5. Chi tiết thanh toán.

Hiện tại, toàn bộ danh mục tài liệu kế toán được chứa trong chương trình 1C nên chúng được xử lý tự động.

Xin lưu ý rằng hóa đơn không có giá trị đặc biệt đối với cơ quan quản lý. Trong đó, người bán ấn định giá đã đặt. Từ vị trí của một kế toán, tài khoản là chứng từ chủ yếu quan trọng nhất trên cơ sở đó hình thành các bút toán kế toán.

Loại hóa đơn là hóa đơn. Bài báo này có một dòng đặc biệt để xác định số tiền VAT.

Chứng từ thanh toán

Bạn có thể xác nhận việc thanh toán bằng séc thu ngân hoặc tài liệu tương tự khác. Thanh toán xác nhận thực tế thanh toán cho việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ, công việc. Loại chứng từ cụ thể được lựa chọn tùy thuộc vào phương thức thanh toán: bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Một trong những chứng từ thanh toán phổ biến nhất là lệnh chi. Là lệnh của chủ tài khoản để ngân hàng chuyển tiền vào tài khoản được chỉ định. Chứng từ có thể được sử dụng khi thanh toán dịch vụ, hàng hóa, thanh toán tạm ứng, trả nợ vay, v.v.

Trong trường hợp khấu trừ vào ngân sách, trường 22 "Mã" được điền. Trong lệnh thanh toán, cột này chỉ ra UIN (mã định danh duy nhất). Nhờ anh ta, cơ quan tài chính công nhận người trả tiền.

Trường "Mã" trong lệnh thanh toán có thể được điền theo nhiều cách khác nhau. Nó phụ thuộc vào việc chủ thể thực hiện nghĩa vụ với ngân sách một cách chính xác như thế nào: tự nguyện hay theo yêu cầu của cơ quan quản lý.

Vận đơn

Mẫu TTN do người gửi hàng lập. là cơ sở để chuyển hàng cho người nhận. Tài liệu được soạn thành 4 bản. Theo TTN, người bán tính đến việc bán hàng, và người mua - việc giao hàng đến nơi.

Xin lưu ý rằng vận đơn được lập khi vận chuyển hàng hóa bằng chính nguồn lực của công ty. Nếu việc vận chuyển được thực hiện bởi một công ty bên thứ ba, biểu mẫu 1-T sẽ được phát hành.

Một điểm quan trọng nữa: thông tin trong TTN phải trùng khớp với thông tin trong hóa đơn.

Chứng chỉ hoàn tất

Tài liệu này được lập giữa khách hàng và nhà cung cấp. Hành vi là sự xác nhận việc thực hiện công việc, việc cung cấp dịch vụ với mức chi phí thoả thuận trong các điều khoản đã được thoả thuận xác lập. Nói một cách đơn giản, đây là một bản báo cáo của nhà thầu với khách hàng.

Hiện tại, một hình thức thống nhất của đạo luật vẫn chưa được phê duyệt. Doanh nghiệp có quyền tự phát triển một biểu mẫu và sửa chữa biểu mẫu đó trong chính sách kế toán.

Các chi tiết chính của hành động là:

  1. Số và ngày đăng ký trên tài liệu kế toán.
  2. Ngày, tháng, năm chuẩn bị.
  3. Các chi tiết của hợp đồng phù hợp với hành vi được hình thành.
  4. Thời gian, khối lượng, chi phí của công việc.
  5. Chi tiết về tài khoản mà khoản thanh toán sẽ được thực hiện.
  6. Tên của khách hàng và nhà thầu.
  7. Chữ ký của các bên tham gia giao dịch.

Hành động luôn được lập thành hai bản.

Mẫu M-15

Từ viết tắt này được sử dụng để chỉ hóa đơn phát hành hàng hóa cho một bên. Cần lưu ý rằng tài liệu này không bắt buộc, nhưng thường được các doanh nghiệp sử dụng.

Xuất hóa đơn xuất kho tài liệu cho bên nếu cần chuyển vật tư có giá trị từ trụ sở chính (trụ sở chính) đến các bộ phận ở xa hoặc các công ty khác (nếu có thỏa thuận đặc biệt).

Quy tắc đăng ký f. M-15

Phần đầu của tờ giấy có đóng một số phù hợp với quy trình chứng từ của doanh nghiệp. Ở đây bạn cũng nên cho biết tên đầy đủ của công ty và OKPO.

Bảng đầu tiên phản ánh ngày lập chứng từ, mã giao dịch (nếu sử dụng hệ thống thích hợp), tên đơn vị kết cấu và phạm vi doanh nghiệp phát hành hóa đơn.

Tương tự, thông tin về người nhận và người chịu trách nhiệm giao hàng được chỉ ra. Sau đây là liên kết đến tài liệu phù hợp với hóa đơn được phát hành. Nó có thể là một hợp đồng, một đơn đặt hàng, v.v.

Trong bảng chính, cột 1 và cột 2 chỉ ra tiểu khoản kế toán và mã kế toán phân tích cho tất cả các nguyên vật liệu được xóa sổ.

  • tên của vật liệu chỉ ra đặc tính riêng, nhãn hiệu, kích thước, cấp độ;
  • số mục (nếu không có thì ô đó không được điền);
  • mã đơn vị;
  • tên đơn vị đo;
  • số lượng hàng hóa chuyển đi;
  • thông tin về vật thực xuất kho (do thủ kho điền);
  • tổng chi phí nguyên vật liệu;
  • Giá chưa có VAT;
  • số thuế GTGT được phân bổ;
  • tổng chi phí đã có VAT;
  • số lượng vật tư tồn kho;
  • số hộ chiếu (nếu có);
  • ghi số phù hợp với thẻ tài khoản.

Hóa đơn có chữ ký của kế toán, nhân viên chịu trách nhiệm xuất kho các vật có giá trị và người nhận.

Báo cáo trước trong "1C"

Hình thành các tài liệu báo cáo là một trong những hành động phổ biến nhất của một kế toán viên. Nhiều cuộc thanh toán bằng tiền mặt được thực hiện bằng các chứng từ tạm ứng. Chúng bao gồm chi phí đi lại, mua hàng kinh doanh, v.v.

Thường nhân viên của doanh nghiệp nhận tiền từ bàn thu ngân để chi tiêu trong gia đình. Sau khi có được những vật có giá trị cần thiết (ví dụ, văn phòng phẩm), nhân viên báo cáo và cung cấp các tài liệu hỗ trợ cho bộ phận kế toán.

Kế toán, đến lượt nó, phải ghi lại tất cả các chi phí trong hệ thống kế toán. Bạn có thể mở "Báo cáo tạm ứng" trong mục "1C" trong mục "Ngân hàng và quầy thu ngân", tiểu mục "Thu ngân". Việc giới thiệu một tài liệu mới được thực hiện bằng nút "Tạo".

Ở đầu biểu mẫu là:

  1. Tên công ty.
  2. Kho nơi các vật có giá trị mới nhận được sẽ được ghi có.
  3. Một nhân viên chịu trách nhiệm về số tiền nhận được so với báo cáo.

Tài liệu có 5 dấu trang. Trong phần "Tạm ứng", hãy chọn tài liệu mà tiền đã được phát hành:

  1. chứng từ tiền bạc.
  2. Chứng quyền tiền mặt tài khoản.
  3. Rút tiền từ tài khoản.

Nếu hàng hóa được mua bằng tiền đã phát hành, chúng sẽ được phản ánh trên tab cùng tên. Trong phần "Hộp đựng", hãy cho biết thông tin về hộp đựng có thể trả lại (ví dụ: chai nước). Tab "Thanh toán" phản ánh thông tin về khoản tiền mặt được trả cho nhà cung cấp để mua một đồ vật hoặc được phát hành so với đợt giao hàng sắp tới.

Trong phần "Khác", dữ liệu về chi phí đi lại được chỉ ra: trợ cấp hàng ngày, chi phí nhiên liệu, vé, v.v.

Hình thức "phổ quát"

Trong danh sách các tài liệu kế toán chính, có một loại giấy có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Nó được sử dụng trong việc hình thành cả báo cáo kế toán và thuế. Đó là về kế toán. Nếu cần, biểu mẫu được yêu cầu để sửa chữa lỗi đã mắc phải. Ngoài ra, tài liệu cần thiết khi thực hiện các nghiệp vụ yêu cầu giải trình, phản ánh tính toán, xác nhận giao dịch, nếu không có các giấy tờ khác.

Nuance

Điều đáng nói là doanh nghiệp có quyền xác nhận việc thực hiện các giao dịch không yêu cầu thực hiện các biểu mẫu tiêu chuẩn (chuẩn mực, thống nhất), không cần sự trợ giúp của chứng chỉ mà thông qua các tài liệu kế toán chính được phát triển độc lập. Tuy nhiên, danh sách của họ nên được cố định trong chính sách tài chính của công ty.

Quy tắc biên dịch chứng chỉ

Một hình thức thống nhất duy nhất đã không được phê duyệt cho tài liệu này. Theo đó, các chuyên viên có thể biên dịch dưới dạng miễn phí hoặc sử dụng các mẫu được phát triển tại doanh nghiệp. Thông tin bắt buộc phải có trong chứng chỉ bao gồm:

  1. Thông tin về doanh nghiệp.
  2. Ngày và lý do biên soạn.
  3. Các tài liệu kế toán chính và sổ đăng ký kế toán có kèm theo chứng chỉ.
  4. Chữ ký của nhân viên có trách nhiệm.

Bạn có thể viết trên một tờ A4 trắng thông thường hoặc trên giấy tiêu đề của công ty.

Khi biên soạn phải hết sức cẩn thận để không mắc sai sót. Tài liệu tham khảo càng chi tiết, thanh tra viên càng có ít câu hỏi bổ sung.

Tất nhiên, tài liệu chỉ nên chứa thông tin đáng tin cậy. Nếu phát hiện thấy sai sót trong quá trình viết, việc lập lại chứng chỉ sẽ hợp lý hơn.

Các tính năng lưu trữ

Mọi thứ liên quan đến tài liệu kế toán chính phải được lưu giữ tại doanh nghiệp ít nhất 5 năm. Việc tính toán thời kỳ này bắt đầu từ ngày kết thúc kỳ báo cáo mà các giấy tờ đã được phát hành.

Ngoài ra

Chính có thể được phát hành dưới dạng giấy hoặc điện tử. Gần đây, ngày càng nhiều doanh nghiệp ưa chuộng quản lý văn bản điện tử. Điều này là dễ hiểu: mất ít thời gian hơn để xử lý và gửi giấy tờ.

Văn bản điện tử phải được chứng thực bằng chữ ký số (nâng cao hoặc thông thường - theo thỏa thuận giữa các bên).

Nhiệm vụ

Tài liệu chính là yếu tố quan trọng nhất của đời sống kinh tế của doanh nghiệp. Nếu vắng mặt, công ty sẽ phải đối mặt với các biện pháp trừng phạt nghiêm trọng từ các cơ quan quản lý. Các hình thức xử phạt cũng sẽ được áp dụng trong trường hợp phát hiện sai sót trong hồ sơ chính, thông tin không chính xác.

Vi phạm các quy định không chỉ bị trừng phạt theo Bộ luật thuế mà còn theo Bộ luật xử phạt vi phạm hành chính. Nếu có căn cứ, thủ phạm cũng có thể bị truy tố.

Sự kết luận

Nhiều loại tài liệu có thể được sử dụng trong công việc của một doanh nghiệp. Đồng thời, một số có thể có một hình thức thống nhất, và một số có thể được phát triển độc lập bởi công ty. Tuy nhiên, bất kể điều này là gì, tất cả các chi tiết bắt buộc phải có trong các tài liệu.

Một số doanh nghiệp thực hành sử dụng các tài liệu kết hợp. Chúng ta đang nói đến các hình thức thống nhất, được bổ sung phù hợp với đặc thù của tổ chức.

Điều quan trọng là phải phản ánh các loại tài liệu chính được lựa chọn trong chính sách kế toán của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động của công ty có thể phát sinh nhu cầu về tài liệu mới. Nếu chúng được phát triển bởi doanh nghiệp, thì chúng phải được đề cập trong chính sách kế toán.

Xin lưu ý rằng bên đối tác cũng có thể phát triển một cách độc lập các hình thức chứng khoán nhất định. Trong chính sách tài chính cần phải chỉ rõ rằng doanh nghiệp chấp nhận các tài liệu đó từ các đối tác.

Để khắc phục nhiều giao dịch, các tổ chức không được sử dụng các hình thức thống nhất của tài liệu chính. Tuy nhiên, nếu chúng ta đang nói về các giao dịch tiền mặt, thì chúng chỉ được tạo ra bởi các đơn đặt hàng đã được phê duyệt và các chứng từ thanh toán khác.