Мотивационно писмо за документи. Мотивационно писмо за автобиография с пример и образец. Примери за мотивационни писма за автобиография

Бизнес етикетът диктува писането на мотивационни писма (или, както още ги наричат, придружаващи писма) при изпращане на документи до партньори, държавни агенции и в други случаи. Това е особено полезно в ситуации, когато е необходимо да се потвърди прехвърлянето на пакет до адресата, да се обърне внимание на основни точки, да се изпрати заявка или ръководство за действие, както и да се фиксира времето на действията за отговор. всичко важна информацияможе да бъде посочено в придружаващите.

Най-често подкрепата се издава:

при прехвърляне на важни документи (например връщане след подписване);
към акта за помирение;
да се търговско предложение;
към документацията до данъчната служба;
към отчети, формуляри и искания на регулаторни органи;
към екзекутивна документация;
към кадровата документация.

Можете да ги напишете както при лично прехвърляне на документи, така и при изпращане по куриер, обикновена поща или електронна поща.

Съставя се, като правило, от служителя, отговорен за изпратените документи, или от секретаря на организацията. За заверка е достатъчен подпис, но може да се постави и печат. Днес от организациите не се изисква да имат кръгъл печат (82-FZ от 04.06.2015 г.). Подпечатването е по преценка на бизнеса, освен ако не се изисква от получателя (като финансови институции).

Отделно отделяме друг важна функцияпридружаващи документи - опис на документите, които се изпращат на адресата. Препоръчително е внимателно да изброите всички документи, като посочите не само пълното им име, но и колко листа са съставени, дали има приложения и кои, колко копия от всеки документ са изпратени. Ако впоследствие документът бъде изгубен, придружаващата го документ ще потвърди, че сте го предали на адресата. Ето защо е важно да направите придружител в два екземпляра и да помолите получателя да посочи на вашето копие датата и часа на получаване, както и съгласието с описа.

Структура на мотивационното писмо

Кореспонденцията на организациите се регулира от GOST R 6.30-2003 от 03.03.2003 г. Структурата и реквизитите могат да варират в детайли в зависимост от вида на ескорта, но като цяло изглеждат така:

Адресат (име и адрес на организацията, име и длъжност на служителя, на когото се изпращат документите).
Номер и дата на кандидатстване.
Съдържание.
Списък на приложените документи.
Лицето, което потвърждава автентичността.
Контакти.

Съпроводите се номерират според правилата за работа в офиса на организацията, както и друга кореспонденция. Понастоящем правилата за работа в офиса се отнасят до вътрешните въпроси на предприятието и са установени с местни актове. Правилата на Госстандарт изискват компаниите да формулират и фиксират принципите на работата в офиса (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID). Когато изпращате ескорт в отговор на искане на адресат, можете да посочите неговия изходящ номер и дата под номера на заминаване. Можете също да започнете текста с фразата: „По вашата жалба, изх. Не ... от ... ".

В случаите, когато трябва да се осъществи комуникация с прекия изпълнител, трябва да се посочат неговите контакти. Тази информация най-често се поставя в долния ляв ъгъл на формуляра. Препоръчително е да посочите фамилия, инициали (пълни или кратки), телефонен номер или имейл адрес.

Нека да разберем какво да напишем в мотивационно писмо. Препоръчително е текстът да започне с фразите: "Изпращаме ви...", "Изпращаме ви...", последвано от кратко обобщено наименование на документите, към които е приложен придружението. Не е необходимо да се изброява всеки елемент по име в тази конкретна част от текста, тъй като за това е предвиден друг раздел.

Моля, потвърдете получаването;
моля, подпишете и върнете навреме;
Моля ви да се съгласите и да се върнете с коментари или да изпратите протокол за разногласия;
моля, използвайте в съответствие с предназначението му;
Моля ви да гарантирате безопасността на поверителна информация;
моля, уведомете ме своевременно.

Не е забранено удебеляването или курсивът на важни места за подчертаване.

Списък на приложената документация

След текста в прост списък с номерация на всяка позиция се дава опис на книжата, които се предават на получателя. При проектирането на списък е важно да се има предвид уникалността на всеки елемент. В този случай е желателно да се уточнят напълно детайлите. В зависимост от целта на мотивационното писмо, заявлението може да се изготви, като се посочи броят на копията и листовете на всеки документ, или чрез общ брой.

Например:

Споразумение № 4 от 01.06.2017 г. в 2 екземпляра. на 10 листа.
Техническо задание с/н от 01.06.2017 г. в 1 екземпляр. на 3 листа.

Общо 2 документа на 13 листа.

Писане на мотивационно писмо

Съгласно общоприетите норми за кореспонденция, цялата изходяща кореспонденция се съставя на официалната бланка на организацията, като се посочват името, подробностите, пълния пощенски адрес (това е особено важно, ако се очаква отговор по обикновена поща) и други данни за контакт .

Няма изисквания към дизайна и съдържанието на текста, писмото е съставено в свободна форма. Но трябва да спазвате правилата делова кореспонденцияи избягвайте неяснотите във формулировката.

Защо имате нужда от мотивационно писмо

Всеизвестен факт е, че тези, които пишат мотивационни писма, имат повече предимства.

Много често вашето мотивационно писмо, приложено към автобиографията ви, може да каже на работодателя повече от самата автобиография.

Този документ е в състояние да покаже на работодателя колко много знаете как да се представите и може да се окаже, че добре написано мотивационно писмо може да привлече вниманието на работодателя (все още потенциален) към вашата личност.

Също толкова важно е мотивационното писмо да е добра възможност да се откроите от фона. общо теглокандидати и покажете, че имате достатъчен етикет бизнес комуникация.

Това не е толкова трудно, колкото може да изглежда на пръв поглед. Точно преди да изпратите автобиографията си на посочения адрес, вие пишете обжалване до съответното лице, като по този начин ясно давате да се разбере, че не се свързвате сляпо с никого, а с конкретния работодател.
Не забравяйте, че той се интересува от вас точно толкова, колкото и вие от него, защото има нужда от човек, който срещу определено заплащане ще реши проблема, възникнал в неговата компания. Помолете го любезно да обърне внимание на автобиографията ви и се опитайте да докажете, че можете с право да кандидатствате за вакантна позиция. Като аргументи дайте вашите реални постижения и ключови умения. Това трябва да се направи въз основа на приоритетите и нуждите на работодателя.
В края на мотивационното си писмо можете накратко да изразите благодарността си за проявения интерес към вашата кандидатура.

„Въз основа на гореизложеното, имам честта да кандидатствам за тази позиция, моля, вземете предвид искреното ми желание да работя във вашата компания.“
„...преди месец от новинарската секция на вашата компания научих, че спечелихте търга... и успешно затвърдихте позицията си на пазара... във връзка с което изразявам искреното си уважение към вие... знам за скорошното ви свободно място, така че бих искал да предложа кандидатурата си..."

Структура на мотивационното писмо

По-долу е дадена типична структура на мотивационно писмо, в началото на което е класическата версия на заглавието на бизнес писмо:

На кого:
позиция
Фирмено подразделение
Името на фирмата
Име за контакт
Скъпи, ...!

Тяло на буквата

Първи параграф.Тук кажете защо кандидатствате този човеки как научихте за съществуващата свободна позиция. Също така накратко дайте информация за себе си, посочете какво знаете за компанията, в която кандидатствате, нейните продукти, история и т.н.

Втори и трети параграф.В този раздел вие описвате себе си подробно, обобщавате своя опит и образование и, като се позовавате на тях, описвате защо сте идеалният кандидат за определената позиция. Именно тук трябва да поставите информация, която може да предизвика най-голям интерес у работодателя към вас. Кажете ни какво правите сега. Предприеме Специално вниманиевашите качества и умения. Обяснете защо пишете на тази конкретна компания и кандидатствате за тази позиция. Обяснете интереса си да работите за тази компания.

Мога да се опиша като ... (посочете накратко вашата професионална принадлежност и професия)
Имам... години опит (моля, посочете трудовия си опит)
Работих в.../Основни знания и умения, получени в... (посочете областта, в която сте компетентен)
Най-важният опит беше натрупан от мен през... години работа в... (име на фирма)
Тази работа включваше...
Интересувам се от позиция... (моля посочете за коя позиция кандидатствате)

Цел на параграфа- покажете, че сте подходящ кандидат за покана за интервю.

Последен параграфе благодарност към читателя за прочитане на писмото, информация за възможна обратна връзка, както и възможността за демонстрация Бизнес етикет, вашата насоченост към резултатите и интерес към работата.

| Повече ▼ подробна информацияМоят опит ще намерите в приложената автобиография.
Ще се радвам да се срещнем по всяко удобно за вас време и да отговоря на всички ваши въпроси.
Благодаря ви за вниманието към писмото ми
С ваше разрешение ще ви се обадя следващата седмица.
Ще съм благодарен ако ми се обадите
На Ваше разположение, ...! Подпис
С Най-добри пожелания, ...!
Подпис, вашите данни за контакт (телефон, e-mail)

Приложениесъдържа списък с документи, приложени към писмото.

Примери за мотивационно писмо

Опция 1.
Здравейте, скъпи (име на ръководителя на компанията). Казвам се (посочете вашето име и фамилия). Специалист съм в областта (вашата сфера на дейност). Имам професионално образование и опит в тази посока ___ година(и). Пиша ви с цел възможна работа във вашата организация, на позиция, свързана с (избройте желаните функционални отговорности, само много накратко, като се започне от целта на вашата дейност в компанията, завършва със средствата за постигането й) .

Впечатлен съм / интересувам се от вашата компания (избройте предимствата на компанията, в която кандидатствате, това, което знаете: например, конкурентоспособност, престиж, стремеж към лидерство, добра репутация, грижа за служителите, вашият ценоразпис се сравнява благоприятно с подобни компании , качество на продукта и много други). В такава структура бих искал да развивам професионалните си умения, носейки осезаема възвръщаемост на компанията.

Мога да бъда полезен (представям аргументи и факти, обяснявам какви ползи наистина можете да донесете на компанията, каква е ползата за работодателя, например: мога да организирам висококачествена структура на продажбите, да внедря финансова схема, да осигуря информационна сигурност , изграждане на дилърска мрежа, привличане на допълнителни клиенти, отстраняване на грешки в системата за доставка и др.).

Затова ви моля да разгледате автобиографията ми и при интерес да насрочите лично интервю. Приоритетен контакт: тел. _____ С уважение, (фамилия, собствено име).

Вариант 2.
Здравейте, скъпи (име на лицето, което се занимава със свободната позиция). Казвам се (представете се). Интересувам се от свободното място (име на свободното място) и искам да участвам в конкурса за неговото заместване.

След като разгледах посочените изисквания, стигнах до заключението, че напълно мога да отговарям на тази позиция, тъй като (избройте доказателствата, например: съответствието на опит, специализирано образование, вие сте от съответната област, вие сте подходящи за други параметри ).

След като проучих подробно сайта на вашата организация, оцених (избройте предимствата на компанията и причините, поради които бихте искали да работите за тях). Бих искал да приложа своя опит и знания в такава структура.

Затова ви моля да разгледате автобиографията ми и при интерес да насрочите лично интервю. Приоритетен контакт: тел. _____

С уважение и надежда за взаимноизгодно сътрудничество, (фамилия).

Вариант 3.
AT последен брой Moscow Times прочете съобщение за програма за набиране на млади специалисти. Чуван много пъти положителни отзивиотносно работата за вашата компания. Считам, че отговарям на изискванията за допустимост за тази програма. Поради тази причина ви изпращам автобиографията си.

Тази година получих бакалавърска степен. Обучението продължава Стопански факултет RSUH ми даде необходимите знания в областта на маркетинга и финансите, които мога успешно да приложа, докато работя във вашата компания.

През 2000г Преминал летателно обучение във фирма "Компания". Работата в отдела за персонал ми даде възможност да овладея основните методи за работа с персонал: набиране и обучение, както и работния процес на персонала.

Компютърно грамотен съм и мога да говоря и пиша свободно английски езикИмам валидна шофьорска книжка.

Стажът в чужбина потвърди желанието ми да работя в мултинационална компания. Благодаря ви, че разгледахте кандидатурата ми за Програмата за набиране на млади професионалисти. С удоволствие ще отговоря на вашите въпроси. Очаквам вашето мнение.

С уважение, Иван Иванов
приложения:
Резюме
Препоръчителни писма - 2 бр.

10 най-често срещани грешки

Изпращайте автобиография без мотивационно писмо
Всъщност някои работодатели (вероятно мнозинството) не четат мотивационни писма. Това обаче не означава, че трябва напълно да изоставите мотивационното писмо, тъй като работодателят може да не го хареса.
Изпратете имейл без да знаете името на работодателя
Да, понякога просто е твърде мързеливо да разберете името/фамилията на човека, на когото изпращате писмо и автобиография. Тогава изглежда доста странно „Уважаеми собственик на компанията“ или „Уважаеми HR директор“. По принцип можете също да изпращате писма по този начин, но е хубаво човек да получи документ с името си, а не автобиография, адресирана до неразбираем човек. Дори такава дреболия може да повлияе на решението на същия HR директор.
прекомерно "аз"
Вашето мотивационно писмо не е автобиография. Съсредоточете се върху това колко добре отговаряте на нуждите на работодателя, а не на вашата житейска история. Избягвайте прекомерната употреба на местоимението "аз", особено в самото начало на връзката ви.
Веднага поискайте нещо от компанията
Повечето кандидати се измъчват от мисълта откъде да започнат мотивационно писмо. Често те не измислят нищо по-добро от това да направят нещо като петиция или молба, казват: „Ударих те с челото си ...“. Не само, че изглежда като слабост. Освен това не ви отличава и не предизвиква интереса на читателя.
Например:
- Слаба опция: Моля, разгледайте моята автобиография за свободното си място.
- По-добре е: Вашата нужда от най-ефективните търговски представители е чудесна възможност за мен да докажа тригодишния си опит и да увелича продажбите на вашата компания..
Не забравяйте своите ключови конкурентни предимства.
Ефективно писмо подчертава най-важните ви постижения в минали работни места и съдържа бързи фактипотвърждаване на съответствието с изискванията на свободното място. Например:
Изискване за работа:комуникационни умения.
Пишеш:пет години опит ораторствои богат опит в преговорите с ключови клиенти.
Изискване за работа:напреднал потребител на компютър.
Пишеш:познаване на всички MS Office приложения и участие в разработката на уеб сайтове.
Шаблонни фрази за ефективност, общителност и стрес и много неща-устойчивост не трябва да се пишат - бъдете индивидуални.
Завършете писмото си с " Благодаря предварително за вашия отговор»
Работодателите получават писма, завършващи с такава фраза, почти на партиди. Струва си да измислите нещо по-оригинално – ами, например, „Надявам се скоро на интервю, което ще покаже колко много се нуждае вашата компания от мен“. Общо взето нещо подобно.
Напишете официално, скучно писмо
Не губете енергията си за писане на официален, скучен параграф, който е въведение към тема. Най-хубавото е, привлечете вниманието на работодателя с нещо интересно, например веднага избройте какво можете да направите. Между другото, също не трябва да пишете „Както виждате, моята автобиография е в приложението“. Човекът, който получава вашето писмо, не е сляп, той така или иначе ще види това резюме.
Пишете неграмотни
Ако се страхувате, че може да направите грешки в писмо, най-добре е да оставите компетентен приятел/приятелка да го провери, а още по-добре - да го провери с Word-a. Повярвайте ми, нищо не отблъсква човека така, както неграмотността.
Не повтаряйте автобиографията си в мотивационното си писмо.
Вашето мотивационно писмо не трябва да е повторение на факти, намерени в автобиография. Когато говорите за вашите ключови постижения и предимства, пишете за това с други думи и по-афористично, отколкото в автобиографията си. Можете накратко да разкажете история, която потвърждава вашата квалификация и която не може да бъде включена в автобиографията, например „моят най- успешна продажбаили „как реших технически проблем“.
Не изпращайте едни и същи имейли до различни компании.
Ако кандидатствате за няколко различни позиции, не забравяйте да подготвите няколко версии на мотивационните си писма. различни свободни работни места, различни изисквания, различни примери... Не забравяйте да промените и уточните името на фирмата, длъжността и името на адресата. Ако Уважаеми господинеИванов ще получи писмо, адресирано до г-жа Петрова, няма да бъде впечатлен от вашата кандидатура.

Изпращайки много кореспонденция през деня, често се чудим как да напишем мотивационно писмо за документи?

Мотивационно писмо за документи- Това е бизнес писмо, което описва пакет от документи, изпратени до адресата. Въз основа на това мотивационното писмо към документите потвърждава факта на изпращане на документацията, дава нейния списък и инструкции за работа с нея и ви позволява да определите крайния срок.

Съставете мотивационно писмоса необходими документи за бланка, оставяйки изходящите регистрационен номеризпращач. Самият текст на документа е разделен на два основни блока: съобщение за изпращане на документи, искане за навременен отговор на него (запознаване, отговор, одобрение и др.).

Уводната част на мотивационното писмо започва с думите:„Представяме Ви...”, „Изпращаме Ви...” или „Изпращаме Ви...” и продължава с думите „за подписване”, „за преглед”, „за одобрение”, „ за попълване” и др. Във втората част мотивационното писмо към документите съдържа информация какво трябва да се направи с приложените документи: „Моля, подпишете...”, „Моля, разгледайте и изпратете...” и т.н.

Да се напишете подходящо мотивационно писмо за документи, основното е да съставите правилно приложенията, тъй като това е основното в такава кореспонденция. За да направите това, мотивационното писмо към документите трябва да ги съдържа пълен списъкс посочване на броя на копията и листовете във всеки от тях. Името на заявлението се посочва само ако не е посочено в текста на писмото. Ако има няколко приложения, те са изброени след думата "Приложения:".

Ако мотивационното писмо към документите съдържа голям списък от заявления, те се съставят на отделен лист като опис на заявленията, който е свързан от писмото. Когато има нужда да се напише мотивационно писмо за документи за няколко получатели, а заявлението се изпраща само до един от тях, това също трябва да бъде упоменато в писмото.

Има още няколко правила как да напиша мотивационно писмо за документи. Ако писмото има приложения, върху него трябва да има съответна маркировка, като на всеки прикачен файл горе вдясно трябва да се посочи към кое мотивационно писмо принадлежи. Писмото е подписано от длъжностно лице, което има право на това. Но за да не го безпокоят по-късно за уточнения, трябва да се посочат и името и контактите на изпълнителя.

Също не се препоръчва да се уточнява точна датаспазвайте изискванията на писмото, ако вашата организация не е по-висок регулаторен орган. В практиката на бизнес комуникацията обикновено се дава месец за разглеждане на такива документи. Ако искате да получите отговор по-рано, по-добре е да го издадете под формата на заявка.

За да спестите време в бъдеще, когато се наложи отново да напишете мотивационно писмо към документи, се препоръчва да разработите формуляр за такова писмо и да го попълните при необходимост. Както виждате, въпросът как да напиша мотивационно писмо за документи, не е толкова сложно.

Образец на мотивационно писмо:

В допълнение към бизнес писма, предприемачът редовно трябва да изпраща до държавни служители и своите контрагенти различни документи. Това могат да бъдат договори, фактури, протоколи, рекламни материали... Понякога тези книжа могат да бъдат изпратени без придружаващи уведомления и обяснения, но е по-добре да бъдете по-предпазливи и да приложите мотивационно писмо към документите.

Какво е това и за какво е?

Мотивационното писмо за документи е вид бизнес писмо, което изброява и накратко описва документите (предимно тези, които нямат адресна част), изпратени до адресата. Придружаващото съобщение посочва имената на всички документи, които трябва да бъдат изпратени, а също така съдържа инструкции (или препоръки) какво трябва да направи получателят с тези документи.

Мотивационното писмо прави три неща:

Потвърждава, че документите са изпратени. Приложението посочва пълен списъкизпратил документи, така че адресатът няма да може да твърди, че не е получил никакъв важен акт.
Дава необходимите обяснения на получателя. Текстът трябва да съдържа инструкции как да работите с определени документи: подписвайте, подпечатвайте, правете промени и връщате на подателя и т.н.
Позволява ви да определите датата на падежа поради регистрационни данни.

В какви случаи този документ е незаменим?

в бизнес отношенията с контрагенти и партньори (тук документопотокът е неизбежен);
при изясняване връщане на данъци;
при предявяване на иск до арбитражен съд;
при контакт с банка (в някои случаи).

Нека разгледаме горните точки по-подробно.

Защо имате нужда от писмо до държавни служители?

Много често такова писмо се изисква от служители на Федералната данъчна служба. Най-интересното е, че в Данъчния кодекс няма такива изисквания, а самите инспектори неофициално въведоха практиката да се подава актуализирана декларация заедно с придружаващо съобщение. В мотивационното писмо те изискват да посочите причините за корекциите в изявленията. Освен това, колкото по-значителна е грешката, толкова повече подробности ще трябва да бъдат изяснени.

В идеалния случай предприемачът трябва да предостави обяснение за всеки коригиран ред от декларацията. Ако има твърде много от тях, тогава могат да се посочат само общите суми на данъка, допълнително изплатените задължения и неустойки. В случай на доплащане, заедно с тези данни, в писмото трябва да се посочат данните за съответните платежни нареждания(или дори прикачете копия на самите плащания). Като цяло, данъчните органи изискват почти дълъг обяснителна бележка, но все още се нарича мотивационно писмо. Не е правилно, но какво да правиш.

Когато се подава молба до арбитражния съд, това съобщение се прилага към исковата молба. Заедно със съдебно дело бизнесмените винаги трябва да представят купчина документи - извлечения, учредителни документи, копия от договори и т.н. Всички тези документи трябва да бъдат изброени в мотивационното писмо, в противен случай искът няма да бъде приет поради нарушение на установения ред.

Банките изискват писмо при откриване на разплащателна сметка или в случаите, когато има такива важни промени(например се променя съставът на участниците, организационно-правната форма и т.н.). Във всички тези случаи предприемачът носи пакет от основни документи, чийто списък е посочен в придружаващото съобщение.

Структура и детайли

Не бива да мислите, че мотивационното писмо е само допълнителна забележка, която няма особено значение. Не, това е пълноценно официално съобщение и следователно трябва да бъде съставено според същите принципи като класическото бизнес писмо. Трябва да бъде написано на бланка с присвояване на изходящ регистрационен номер. Няма унифицирана форма и единна извадка, така че при компилирането обикновено разчитат на основни принципибизнес съобщения.

Структурата е следната:

в горната част (в заглавката) посочете позицията, информацията за фирмата (или за териториалната държавна агенция) и пълното име на получателя и подателя;
датата на съставяне и номерът на документа се поставят отдолу, след което се изписва заглавието;
в съдържателната част следва обжалване към адресата;
след това - списък с приложения;
най-отдолу - длъжността, подписа и фамилията с инициалите на подателя.

Пълният списък с реквизити изглежда така:

име на вашата организация (пълно и съкратено);
справочни данни за фирмата;
организационен код;
OGRN / TIN;
регистрационен номер на писмото;
информация за адресата (не толкова пълна, колкото за вашата компания - достатъчно е да посочите длъжността, името на организацията и пълното име);
датата;
заглавие;
подпис;
марки за изпълнителя и наличността на приложения.

Тъй като няма установен шаблон за писмо, тези данни не могат да се нарекат задължителни. Ако изпратите писмо с документи до партньори и контрагенти, не можете да опишете напълно цялата информация за вашата компания. Заглавието също не винаги е написано - може да бъде заменено с призив като „Скъпи Иван Иванович!“. Но когато пишете мотивационно писмо за документи до данъчната служба, е по-добре да използвате всички подробности.

Основната част на писмото е списък с прикачени файлове. Текстът е кратък и включва две части:

уведомление за изпращане на документи;
искане за своевременен отговор (или за запознаване, одобрение, връщане на подписано копие - въз основа на целта на изпращане на документите).

Текстът на съобщението започва със стандартни фрази:

"изпращам до вас";
"Представяме ви";
"изпращаме ви".

Тук са посочени и имената на документите и техните данни: дата и номер. Във втората част на писмото трябва да кажете на получателя как трябва да се разпорежда с документите. Например:

“Моля, подпишете, подпечатайте и изпратете един екземпляр на наш адрес...”;
„Молим Ви да се запознаете с изпратените актове във възможно най-кратък срок и да ни информирате за решението си“;
„Моля Ви да изпратите един екземпляр от надлежно изпълнения...” с писмо с отговор;
и т.н.

Последната част се съставя по стандартната схема: отляво - позицията на подателя, отдясно - пълно име, в центъра - подпис. Или вие (като мениджър) можете да подпишете писмото, или Главен счетоводител(ако става дума за счетоводни документи, а получателят - IFTS). Дори в последната част можете да посочите художника, ако искате получателят да отправя въпроси към него.

Примерно мотивационно писмо за документи можете да намерите и изтеглите тук.

Когато пишете писмо, се придържайте към следните принципи.

Винаги пишете с каква цел изпращате документи и какво означава това за адресата. Неучтиво е да го принуждавате да си спомни за какво сте се договорили с него и защо изобщо му трябват тези документи. Инструктирайте получателя възможно най-конкретно. Няма нужда да пишете нещо от рода на „Моля, помислете какво може да се направи с това“. Трябва да има ясна цел - да се подпише, да се прехвърли на трето лице, да се състави споразумение въз основа на получените документи. Целта не е необходимо да се посочва само в мотивационни писма за съда и Федералната данъчна служба.
След отчитане на документите могат да се правят разяснения и допълнителни искания. Но всички коментари от този вид трябва да са "по делото", тоест да се отнасят само до изпращаните документи. Не си струва да споменаваме други бизнес въпроси.
Понякога има няколко получатели и някои от приложенията трябва да бъдат изпратени само до един от тях. В такива случаи може да се направи бележка към съответното приложение, например „Приложение 3: за 5 литра. в 2 екземпляра. само на втория адрес.
Има случаи, когато е необходимо не само да се докаже фактът на изпращане, но и да се спази конкретен срок. Ще говорим повече за това по-долу.

Отговорността за навременното изготвяне и изпращане на мотивационно писмо пада на предприемача, а организацията на изпращане на самите документи - на службата за работа в офиса.

Бизнес етика

Както в класическото бизнес писмо, етиката не трябва да се забравя в мотивационното писмо. Както обжалване до получателя, така и искане за отправяне определени действияс документи трябва да бъдат облечени в учтива и коректна форма. Някои ръководители харесват небрежни фрази като „Крайният срок за отговор на писмо е 3 работни дни“. Не бива да пишеш така. Не забравяйте, че стандартното време за реакция за бизнес писма(според наредбите бизнес етика) варира от един до тридесет дни. Нямаш право да го намаляваш, особено - толкова ултиматум.

Формулировката „Моля, отговорете в рамките на три дни“ е напълно приемливо. Но само в случаите, когато има основателни причини за ограничаване на срока и тези причини трябва да бъдат посочени. Последната фраза ще изглежда така: „Моля, ако е възможно, отговорете в рамките на три работни дни, тъй като трябва да подадем отговор до инспектората на Федералната данъчна служба до 10 октомври 2015 г.“. Вежливостта се изисква не само в мотивационното писмо към документите до арбитражния съд (или други държавни органи), но и в съобщението до контрагентите и други получатели.

Съхранение на мотивационни писма

Получихте мотивационно писмо от партньора си, проверихте списъка с получените документи срещу него и се уверихте, че всичко е правилно. Какво да правя със съобщението след това? Поставете отметка върху изпълнението и поставете в калъфа. По-добре е да съхранявате писмото отделно от прикачените файлове, за да не създавате объркване с документи.

Много фирми просто създават калъф "Мотивационни писма", който се използва като "кошница" за такива съобщения. Какво им е прикрепено е без значение. Има и по-„цивилизован“ вариант - да създадете няколко файла върху мотивационни писма и да ги поставите в номенклатурата на делата на структурните подразделения. Как работи?

партньорът ви изпраща договор за доставка (например);
поставяте този акт във файла „споразумения за доставка“;
и да му изпрати писмо до случая „мотивационни писма към договори за доставка“.

Също така се случва писмото да остане за съхранение в компанията, но самото приложение не.

В мотивационните писма, както и в други на пръв поглед прости действия, дяволът е в детайлите. Липсата на ясно дефинирана цел, неправилен дизайн на списъка с приложения, неправилно боравене - всичко това се отнася за груби нарушения. Разбира се, никой няма да ви накаже за грешно заглавие на писмото, но дори няколко малки недостатъка могат да затруднят разбирането на писмото и да провокират грешна реакция към него. Това е особено тъжно, ако "кореспонирате" с данъчните или други представители на държавата.

Писмо за предаване - универсален документприлагани в различни области икономическа дейностпредприятия. Правилно съставеният "акомпанимент" ще спаси всички страни от много недостатъци и неясноти. Как да напиша мотивационно писмо за документи?

Кога се изисква?

Работата на едно предприятие, особено голямо, е придружено от голямо разнообразие от въпроси, които най-често трябва да бъдат оформени в писмен вид. Контрагентите обменят съобщения и уведомления помежду си, документи се изискват от банката, данъчните, Пенсионен фондпроверка. Клиентите пишат и заявки за предоставяне на най-много различна информацияи документация.

Във всички тези случаи мотивационното писмо ще се превърне в спасител и в същото време достойно лице на компанията. Написан на солидна форма, добре написан и правилно изпълнен, той не само ще направи правилно впечатление на адресата, но и ще изпълнява редица практически функции за изпращача:

обясни на получателя кой му пише и защо;
ще поеме информационната роля, освобождавайки приложената документация от семантичното претоварване;
фиксира подробно списъка на приложените документи;
ще спаси пари в брой, отърваване от ненужни пощенски разходи с инвентаризация;
ще служи като компактно доказателство за доставката на цяла купчина документи.

Ето колко полезен може да бъде обичайният „акомпанимент“ с правилния подход!

Как да напиша мотивационно писмо за документи?

Не всеки знае как да напише мотивационно писмо за документи, въпреки че е важно.

Съставянето на „придружаване“ трябва да започне с уводна фраза: посочете номера на входящата заявка или посочете същността на въпроса, по който се води кореспонденцията. В следващите параграфи на писмото е логично да се посочи основанието за документа: регламенти, клаузи от договора, актове за проверки, указания на регулаторни органи и др.

Изявлението завършва с молба, предложение или искане. След съставяне на текста се посочва списък на приложените документи с номерация, заглавие и данни, както и броят на приложените листове.

Задължителни данни от мотивационното писмо към документите

Как да напишете мотивационно писмо за документи, обсъдихме по-горе. Сега малко за неговия дизайн.

Заглавката на документа.Това посочва длъжността на ръководителя или друг представител на адресата, името на предприятието или пълното фамилно име, име и отчество на частно лице; пълен адрес и пощенски код.
Датата на написване на мотивационното писмоами ако подателят субект, след това изходящия номер на регистрацията.
Обжалвайте до адресата в съответствие с правилата на бизнес писмо.Независимо дали става дума за частно лице или за ръководител на предприятие, те се обръщат към него по име и бащино име, като добавят призива „уважаван“.
Подробен списък на приложените документи, тъй като от самото име следва, че буквата „придружава” определено основно отклонение.
Писмото се подписва от първото лице или упълномощен представител на организацията, на когото е предоставено такова право от ръководителя. Ако писмото е от частно лице, тогава самият изпращач или негов представител чрез пълномощник подписва "придружението". Преди подписа е обичайно да се добавя уверението "с уважение" на ръка.
Фамилия, инициали и средства за комуникация на изпълнителя на писмото.

Това са основните изисквания за формата на писмото.

Примерно мотивационно писмо за документи

Отлична насока при подготовката ще бъде изпитано на практика примерно мотивационно писмо за документи. Разбира се, съдържанието му ще се променя в зависимост от нуждите на компилатора, но общият план остава непроменен.

Хитрун И.В.

ул. Василиевская, 3,

Кукино - 31005

бр.562 от 05.04.2015г

Уважаеми Иван Василиевич!

В отговор на Ваша заповед № 12/389 от 01.04.2015 г. по въпроса за извършване на контра извънпланов оглед на място съобщаваме следното.

Част от документите за договорни правоотношения с ЧП от Гидеон са иззети въз основа на протокола за изземване от 03.02.2015 г. (копие е приложено) Изпращаме Ви документите, с които дружеството разполага под формата на надлежно заверени копия съгласно приложението.

Приложение (общо за 6 листа):

Копие от платежното нареждане с банкова отметка № 3 от 15.01.15 г. - 1 лист.
Копие от платежното нареждане с банкова отметка No 6 от 14.02.2015 г. - 1 лист.
Копие от акта за съгласуване по договор за доставка No 56 / П от 15.12.14 г. - 1 лист.
Копие от протокол за изземване от 02.03.15 г. - 3 л.

Голохвастов Ф. Е.

Художник: Pupko A.V.

Такъв "акомпанимент" е подходящ за много изходящи материали по искане на правителствени, регулаторни и правоприлаганеПросто трябва да го настроите малко, за да отговаря на вашите нужди.

Мотивационно писмо за договорни документи

При сключване на бизнес договори често възниква ситуация, когато контрагентите са географски отдалечени един от друг и не могат да си позволят да пътуват до друг град, за да подпишат споразумение.

В този случай дизайнът на мотивационното писмо се превръща в един вид маяк, който ви позволява да сключите правно правилен договор от разстояние, без лична среща на представители. С помощта на мотивационно писмо едната страна може не само да изпрати подписаните от нея формуляри на договори за разглеждане, но и да изложи писмено своята позиция по съществените въпроси на споразумението.

Освен това мотивационното писмо ви позволява да запишете какво и колко е било приложено и изпратено на адресата. Например съдържанието може да бъде посочено по следния начин.

„Изпращаме Ви два екземпляра от договора за предоставяне на информационни услугиподписан и подпечатан от нас. Предлагаме да разгледаме този проект и при съгласие да подпишем договорите, като върнем един от подписаните екземпляри на наш адрес. Приложение: проект на договор в 2 екземпляра по 6 листа.