Език и стил на бизнес документи. Език и стил на различни видове документи

Какви характеристики на езика и стила на официалните документи трябва да се вземат предвид при съставянето на официални документи? Как да напишем компетентен текст в съответствие с общоприетите езикови норми? Какво трябва да знае секретарката за бизнес стила на реч?

От статията ще научите:

В разговорната реч повечето от нас допускат използването на неясен език или фрази, които имат двойно значение. Често сме прекалено многословни или, обратно, прекалено сдържани в изявленията си. На ежедневен език това поведение е напълно приемливо. Когато става въпрос за писмен документ, особено официален, трябва да се придържате към строги правила. Всеки бизнес документ има определена правна стойност. Ето защо е толкова важно формулировката, която се съдържа в него, да бъде недвусмислена, точна и безупречна. За тези цели и се използва официално бизнес стилофициални документи, позволяващи максимално точен и кратък обмен на информация.

С какво стилът на офис документи се различава от другите?

През дългите години на еволюция в руския език се появиха няколко основни функционални стила. Всеки от тях е система от определени речеви средства и се използва в различни области. . Всички те имат редица специфични лексикални, синтактични и морфологични особености.

В съвременната наука е обичайно да се разграничават пет основни езикови жанра:

		Обхват на употреба
разговорен	Комуникация, обмен на информация по битови въпроси	Неформална атмосфера
Изкуство	Въздействие върху въображението на читателя, предаването на емоциите на автора, естетиката	Измислица
журналистически	Предоставяне на информация до широка аудитория, формиране на общественото мнение	съоръжения средства за масова информация
	Прехвърляне на информация и потвърждение на нейната истинност	Научна среда
Официален бизнес	Информация, документация	Официална обстановка, бизнес среда

Всички изброени функционални разновидности се различават една от друга по формата на изпълнение, характеристики на стилаизползван речник.

Ако говорим за езика и стила на официалните документи, е доста лесно да го различим от другите. Най-често се използва в , законодателство, административна и правна дейност. Най-често се реализира писмено под формата на разсъждения, монолог. Основната му функция е предаването на информация. В бизнес езика няма място за емоционалност, той е доста стандартизиран и използва различни речеви клишета, "офиси". Погрешно е да се смята, че високото ниво на стандартизация на бизнес езика позволява използването само на стандартни конструкции. Този жанр е доста гъвкав и овладяването му на високо ниво е изкуство.

Общи правила за издаване на официални документи

Редът за издаване на официална документация се определя на законодателно ниво. Различни GOST, разпоредби стриктно регулират състава и местоположението на детайлите, а в някои случаи и съдържанието на отделни части от текста. От друга страна, законът не задължава използването на официално делови стил при издаване на официални документи.

Въпреки това, за да може официалната хартия да отговаря на всички съществуващи норми и да има юридическа сила, използването на този тип език става необходимост.

За да бъде документацията официална, трябва да се спазват следните изисквания за представяне на информация:

отговарят на общоприетите норми литературен езики официален бизнес стил;
използвайте предимно използвани думи (типични завои);
прилага професионална терминология, в зависимост от предмета;
за да изразите стандартни аспекти на съдържанието, използвайте нарицателни предлози, например: „за да окажем помощ“, „за да проведем среща“;
ограничаване на използването на изречения с изброявания, причастни и наречни конструкции, както и други сложни синтактични конструкции.

Защо е необходимо да се унифицира езикът на служебните документи?

Една от забележителните особености на езика на служебните документи е неговата унификация. Този процес продължава без прекъсване и засяга преди всичко езика на стандартната документация. Стандартизацията дава възможност за постигане на краткост в представянето на текста и улеснява не само съставянето му, но и възприемането му. В резултат на това времето за неговата регистрация и обработка се намалява. Горните процеси в много отношения са подобни на извличането на информация. Те също така са ефективно оптимизирани с помощта на ключови думи и въведени завои на литературния език. За официални документи пример за унификация могат да се считат за всички видове заповеди, щатни таблици, регистрационни дневници и счетоводна документация. Тези. тези, за които законът предвижда наличието на унифицирани форми.

Друга причина за уеднаквяването на бизнес езика може да се счита за тенденция . Използването на стандартни вербални формули и синтактични модели улеснява съставянето на стандартни текстове. Стандартната конструкция на такъв текст служи като своеобразна рамка за него. Задачата на автора се свежда само до нейното конкретизиране по скалата на независимост, която се определя от вида на примерния текст.

Официален бизнес стил на официални документи: характерни черти

Основната функция на езика на служебните документи е да направи възможно обективно, кратко и ясно отразяване на определени събития. Обменът на информация в бизнес среда има редица специфични характеристики. Участниците в този процес са юридически лица: фирми, длъжностни лица и персонал на организации. Характерът на информационните взаимоотношения се определя от съдържанието на неговата основна дейност, компетентност, място в йерархията и много други фактори.

За предаване на информация от този вид е препоръчително да се използват речевите средства на официалния бизнес език.

ДА СЕ характеристикиЕзикът, използван за комуникация и документиране в бизнес среда, може да включва:

Точност и яснота	Думите и термините се използват в традиционни значения, които не позволяват двойно тълкуване.
	Презентацията е възможно най-кратка, без да се описват второстепенни подробности и повторения.
достоверност	Информацията трябва да е надеждна. Логиката е лесно проследена в изложението, използвани са тежки аргументи, подкрепени с препратки към нормативни актове. Формулировката трябва да е безупречна от правна гледна точка.
Неутрален тон	Текстът е написан от 3-то лице. Не се допуска емоционално оцветяване на събития и факти.
Използването на определени фрази	Повечето думи се използват само с ограничена група думи. Примери за езикови клишета в официални документи: във връзка със заповедта ..., за да се гарантира ..., считаме за необходимо ..., като се има предвид ... и т.н.
Използване на общи съкращения	Съкращенията трябва да са ясни за адресата. Използваните съкращения трябва да са еднакви в целия текст.

Изборът на речник при съставяне на официални документи

При съставянето на официални документи се обръща специално внимание на внимателния подбор на лексика и терминология. Особеностите на речника на деловия език са: наличието на фразеологични единици, съкращения, канцеларизми и архаизми. Използваната професионална терминология трябва да е общоприета и разбираема и за двете страни в обмена на информация. Всички думи трябва да се използват в традиционното лексикално значение. Това е важно, за да се избегнат различни тълкувания на една и съща формулировка. Тази възможност може да повлияе неблагоприятно на правната сила на официалния документ.

Морфологични и синтактични особености на деловия стил

При съставянето и проектирането на офис документи е важно да се вземат предвид морфологичните и синтактичните особености на официалния бизнес стил.

Характерни морфологични характеристики на официалния език:

честа употреба на инфинитив (глаголи в неопределена форма);
използването на модални думи („според мен ...“, „със сигурност...“, „първо...“);
преобладаването на относителните прилагателни;
наличието на голям брой производни предлози и отглаголни съществителни;
употреба сложни думиобразуван от няколко основи.

Що се отнася до синтактичните характеристики на езика и стила на сервизните документи, те включват:

използването на съществителни в родителен падеж във възходяща конструкция: „ръководителят на подразделението на предприятието“;
преобладаването на сложните изречения.

При съставянето на официална документация трябва да се има предвид, че тя е част от имиджа на организацията. Както неграмотната реч на събеседника ни отблъсква от общуването с него, така и неправилно съставените документи могат да ни накарат да се съмняваме в компетентността на компанията. Ето защо всяка трябва да владее езика на официалните документи и да има представа за неговите характеристики.

Изпратете вашата добра работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу

Студенти, специализанти, млади учени, които използват базата от знания в своето обучение и работа, ще Ви бъдат много благодарни.

публикувано на http://www.allbest.ru/

Министерство на образованието на Омска област

Бюджетна професионална образователна институция в Омска област

„Омски държавен колеж по управление и професионална технология» (BPOU OGKUiPT)

Катедра по мениджмънт и хуманитарни науки

Курсова работа

Език и стил на офис документи

Пивина Вероника Андреевна

Въведение

1. Понятия за сервизен документ. Мястото и ролята на официалния документ в управлението

1.1 Сервизен документ

2.3 Редактиране, редактиране на официални документи

2.4 Често срещани грешки

Заключения

Приложение

Въведение

Всеки от нас трябва да пише бизнес текстове. Когато кандидатстваме за работа, ние пишем заявления за прием, много трябва да подготвят текста на служебно писмо, да съставят акт, да съставят протокол или да напишат доклад.

Но за да се състави правилно и бързо такъв текст, е важно поне в в общи линиипознават особеностите на езика на служебните документи и изискванията към него. Неспазване на тези изисквания най-добрият случайзатруднява работата с документа, в най-лошия - лишава го от практическо и правно значение.

Документирането на управленските дейности е в основата на деловодството и един от най-трудните въпроси за решаване в процеса на работа с документи. Словесното формулиране на решенията и действията играе важна роля. Езикът не е засегнат от пасивен фиксатор взети решения, но изпълнява активна стимулираща роля в управленските дейности.

Езикът на професионалното общуване изисква недвусмислено тълкуване на основните ключови понятия, изразени в термини. За документалната подкрепа на управлението това е особено важно: езикът на бизнес комуникацията е тясно свързан с речника на законодателните и подзаконовите актове, разчита на него и неточното използване на конкретен термин може да има правни последици.

Типът език, използван в дадена област човешка дейност, се нарича езиков стил.

Стилът е функционален вид език. Всяка информация се нуждае от език, на който ще се записва, предава и получава. Този сложен процес може да се извърши с помощта на специална терминология - основният компонент на всеки функционален стил. Езикът и стилът на сервизната документация са подчинени на законите за съставяне на текстови документи от гледна точка на така наречения официално делови стил на речта. Този стил има свои специфични разлики от разговорната реч и други стилове на литературния език (научен, публицистичен, художествен). Стилът на официалното и делово общуване на хората в различни сфери на живота: икономическа, социално-политическа и културна се развива под влиянието на необходимостта да се представят фактите с максимална точност, краткост, конкретност и избягване на двусмислието.

Въз основа на гореизложеното можем да заключим, че темата на изследването е актуална, както от теоретична, така и от практическа гледна точка.

Целта на тази работа: да се идентифицират отличителни чертисъвременен език и стил на сервизните документи.

1. Проучете концепцията за служебен документ. Определете мястото и ролята на официалния документ в управлението.

2. Дайте кратко описание на стиловете на съвременния руски език. Да се идентифицират отличителните черти на съвременния бизнес стил на езика, използван за писане на официални документи.

Обект: сервизни документи.

Предмет: език и стил на служебните документи.

Структура на работата: първата глава е посветена на разглеждането на особеностите на съставянето на текста на официалните документи и техните функции, както и на установяване на мястото и ролята на официалните документи в управлението.

Във втората глава ще бъдат разгледани стиловете на съвременния руски език, ще бъдат идентифицирани отличителните черти на съвременния бизнес стил като стила на езика, използван за писане на официални документи.

В хода на решаването на задачите на курсовата работа бяха използвани следните методи на изследване:

· анализ на научноизследователската литература;

Сравнения

анализ и синтез;

система;

Практическа значимост: неспазването на изискванията на езика на служебните документи в най-добрия случай може да доведе до трудности при работата с документа, а в най-лошия - да го лиши от практическо и правно значение. Следователно, за да не бъдем в такава позиция, тази курсова работа ще изясни някои практически въпроси по тази тема.

1. Концепцията за служебен документ. Мястото и ролята на официалния документ в управлението

1.1 Сервизен документ

Помислете за определението за сервизен документ:

Официален документ е официален документ, който се използва в текущата дейност на организация. Документите се наричат официални, т.к. те се съставят от името на предприятие или учреждение и се подписват от техни упълномощени представители. Официалният документ трябва да използва официален бизнес стил. Този документ трябва да бъде кратък, последователен и точен в представянето на фактите и взетите решения.

Сервизният документ има елементи от форма и съдържание. Формата на официален документ е съвкупност от елементи от неговия дизайн и съдържание, оценени по отношение на техния състав, обем, последователност на разположение и взаимна връзка. Елементите на дизайна включват: име, различни адреси, дати, регистрационни номера и др.

Има език на служебните документи, който трябва да отговаря на следните изисквания:

1. Спазване на нормите на официалния делови стил и съвременния литературен език, особено тези, които помагат да се изрази идеята по-ясно и пълно.

2. Като норма често има такива варианти на езика, които са най-целесъобразни, подходящи и следователно за предпочитане. Например, когато избирате опции като "помощ - помощ", "направете грешка - направете грешки", трябва да вземете предвид стиловите традиции, използвани в този случай.

3. Наличието на думи, използвани в официални документи, закрепени в административната и чиновническата реч.

4. Използване на термини и професионализъм, предимно правни и счетоводни.

5. Широко използване на сложни нарицателни предлози, изразяващи стандартни аспекти на съдържанието.

6. Ограничено използване на сложни синтактични конструкции - изречения с причастни и причастни фрази, с различни видове изброявания.

А също така официалните документи имат следните задължителни качества:

Надеждност и обективност;

Точност, с изключение на двусмисленото разбиране на текста;

Максимална краткост, лаконизъм на формулировката;

Правна безупречност;

Стандартизиране на езика при представяне на типични ситуации на делово общуване;

Неутрален тон на презентацията;

Спазване на нормите на официалния етикет, което се проявява в избора на устойчиви форми на обръщение и думи и фрази, съответстващи на жанра, в изграждането на фразата и целия текст.

Официалните документи трябва да се съставят и изпълняват въз основа на правилата, определени в Единната държавна система за водене на записи (EGSD).

Основната характеристика на състава на официалните документи е, че има единни изисквания и правила за него, които са установени с държавни разпоредби. Спазването на тези правила гарантира тяхната юридическа сила, бързо и качествено изготвяне и изпълнение на документи, организиране на бързо търсене на документи, както и по-активно използване на персонален електронен компютър (PC) при изготвянето на официални документи.

Видове официални документи:

Сервизна бележка (Приложение 1);

Докладна бележка (Приложение 2);

Заявление (Приложение 3);

Акт (Приложение 4);

Споразумение;

Договор за работа;

Поръчка.

Дизайнът на всички тези документи е унифициран, но по съдържание те могат да бъдат напълно различни:

1. По място на съставяне: вътрешни (документи, идващи от други предприятия, организации и физически лица).

3. По форма: индивидуална - съдържанието на всеки документ има свои собствени характеристики, шаблон - част от документа се отпечатва, а част се попълва при съставяне, стандарт - създаден за група хомогенни предприятия (всички стандартни и шаблонни документи са отпечатани по типографски начин или на размножители).

4. По срокове: спешни, изискващи изпълнение в определен срок, и неспешни, за които не е определен срок.

5. По произход: служебни, засягащи интересите на предприятие, организация и лични, отнасящи се до конкретно лице и са номинални.

6. По вид дизайн: автентични, графични, фото- и филмови документи и др.

Функции на сервизните документи:

Всеки документ е многофункционален, т.е. съдържа различни функции, които променят доминиращата си стойност с течение на времето. Има общи и специални функции. Общ - е информационен, социален, комуникативен, културен; специални - управленска, правна, историческа изворна функция, счетоводна функция.

Информационната функция се определя от необходимостта от улавяне на информация с цел съхранение и предаване и е присъща на всички документи без изключение. Причината за появата на всеки документ е необходимостта от записване на информация за факти, събития, явления, практически и умствени дейности. Информацията, съдържаща се в документите, може да бъде разделена на:

1. Съответен (отнасящ се към миналото).

2. Оперативен (текущ).

3. Перспектива (свързана с бъдещето).

Има и други класификации на информацията. Например разделянето на първични и вторични; по жанр; видове; превозвачи и други.

Всеки документ има информационен капацитет.

Информационният капацитет се характеризира с такива показатели: пълнота, обективност, надеждност, оптималност, уместност на информацията, нейната полезност и новост. Колкото по-високи са тези показатели, толкова по-ценен е документът.

Социалната функция е присъща и на много документи, т.к те са създадени, за да отговорят на различните потребности както на обществото като цяло, така и на отделните му членове. Самият документ може да влияе и върху социалните им отношения в зависимост от предназначението, ролята им в дадено общество и може не само да стимулира развитието на социалните процеси, но и да ги забави. Комуникативната функция изпълнява задачата за предаване на информация във времето и пространството, информационна комуникация между членовете на обществото. Без обмен на информация, мнения и идеи социалните връзки не могат да се поддържат. Има две категории документи, в които комуникативната функция е ясно изразена:

1. Документи, ориентирани в една посока (закон, укази, заповеди, заповеди и др.)

2. Двустранни документи (служебна и лична кореспонденция, договорни документи и др.)

3. Културна функция - способността на документа да съхранява и предава културни традиции, естетически норми, приети в обществото (филм, фотография, научно-технически документ и др.).

4. Управленската функция се изпълнява от официални документи, които са специално създадени за целите и в процеса на управление (закони, правилници, харти, протоколи, решения, резюмета, отчети и др.) Тези документи играят голяма роля в информационна поддръжкауправление, те са разнообразни, отразяват различни нивавземане на решение.

5. Правната функция е присъща на документи, които фиксират промени в правните норми и нарушения. Възможно е да се отделят две категории документи, надарени с правна функция: първоначално притежаване и придобиване за известно време. Първата група включва всички документи, които установяват, консолидират, променят правни норми и правоотношения или ги прекратяват, както и други документи, които пораждат правни последици. Това включва всички правни актове на властите държавна власт(закони, постановления, решения и т.н.), съдебни, прокурорски, нотариални и арбитражни актове, всички договорни, удостоверителни документи (паспорти, пропуски, удостоверения и др.) и подкрепящи финансови документи (пътни листи, разписки за получаване на счетоводни и платежни искания, и др.) Втората категория включва документи, които временно придобиват тази функция, като доказателство за всякакви факти в съда, следствените органи и прокурорите, нотариусите и арбитража. По принцип всеки документ може да бъде доказателство и по този начин временно да бъде надарен с правна функция.

6. Счетоводната функция дава не качествена, а количествена характеристика на информацията, свързана с икономически, демографски и други социални процеси с цел техния анализ и контрол. Авторът на документа, като правило, го надарява с някаква функция, но обективно този документ носи и други функции и с течение на времето пропорцията на тази или онази функция се променя.

1.2 Място и роля на официален документ в управлението

В управленските дейности е много важно да можете да говорите писмено, което е отразено в официалните документи. Сервизните документи се използват официално в процеса на организиране на управлението на производствените и обслужващите дейности. Набор от официални документи, използвани в определена област на дейност и отразяващи нейната специфика, системата от официална документация. Използването на официална документация е една от основните форми на организационна дейност.

Основният елемент на служебната документация при управлението на дейностите на почти всяка организация е писмен документ, който консолидира информация чрез писмена езикова комуникация в съответствие с лексикалните и граматически правиладържавният език, държавните стандарти, ведомствените инструкции, както и установените традиции и установената процедура за офис работа в определена организация.

Така че офис документите са важен елемент в управленските дейности. За служител, работещ в сферата на деловодството, е много важно да познава характеристиките и функциите на офис документите. Без познаване на характеристиките и функциите, процесът на съставяне на официални документи може да отнеме много време.

2. Видове и кратко описание на стиловете на съвременния руски език. Отличителни черти на съвременния бизнес стил на езика, използван за писане на официални документи

2.1 Видове и кратко описание на стиловете на съвременния руски език

Стилът е функционален вид език. Има 5 вида стилове на съвременния руски език:

1. Научен стил - функционален стилречта на книжовния език, която има редица особености: предварително съзерцаване на твърдението, монологичен характер, строг подбор на езикови средства, склонност към нормативна реч. Научният стил се характеризира с логическа последователност на изложението, подредена система за комуникация между части на изложението, стремеж на авторите към точност, лаконичност, недвусмисленост при запазване и наситеност на съдържанието. Логиката е, ако е възможно, наличието на семантични връзки между последователни единици (блокове) на текста. Само такъв текст има последователност, в която изводите следват от съдържанието, те са последователни, текстът е разделен на отделни смислови сегменти, отразяващи движението на мисълта от частното към общото или от общото към частното. Яснотата като качество научна реч, предполага яснота, достъпност.

Под научни стилове:

1) научни и бизнес;

2) научно-популярни;

3) научно-технически;

4) образователни и научни;

5) научно-публицистични.

2. Литературно-художествено – основната особеност е стилистично художествена речсе превръща в търсене на спецификата на художествения текст, на творческата изява на словото на художника. Характеристиките на езика на художествената литература като цяло се определят от няколко фактора. Характеризира се с широка метафоричност, образност на езиковите единици от почти всички нива, използване на синоними от всякакъв вид, многозначност, различни стилистични пластове на лексика. В художествения стил (в сравнение с други функционални стилове) има закони за възприемане на думата. Значението на думата до голяма степен се определя от авторовата цел, жанрови и композиционни особености на художественото произведение, от които тази дума е елемент: първо, в контекста на дадено литературно произведение, тя може да придобие художествена многозначност, т.е. не е записано в речниците. Второ, тя запазва връзката си с идейно-естетическата система на това произведение и се оценява от нас като красива или грозна, възвишена или долна, трагична или комична.

Под стилове на литературен и художествен стил:

1) поетичен;

2) прозаичен;

3) драматичен.

3. Официално - делови стил - това е арсенал от лексикално - словесни и граматически средства, които помагат на говорещия и писателя да подчертаят официалния характер на комуникацията. Изборът на дума и нейната форма, изграждането на изречение - всички тези техники, с помощта на които авторът на теста не само предава информация, но и сигнализира на адресата за нейното значение, за това как да отговори на получаването съобщение. Тя обхваща международните отношения, юриспруденцията, военната индустрия.

Има следните подстилове на официалния бизнес стил:

1) законодателен (използва се в областта на управлението);

2) административно - деловодство (това е поддържането на лични делови книжа на организацията);

3) дипломатически (проявява се на международно ниво).

Официалният бизнес стил се използва в такива документи като:

· Справка

· Разяснително писмо

· Изявление

Инструкция

Указ

· Пълномощно

· Законодателен акт

Много характеристики в официалния бизнес стил, като специфична лексика, фразеология, синтактични обрати, му придават консервативен характер. Отличителна черта е наличието в него на множество речеви стандарти - клишета.

Общи характеристики на официалния бизнес стил:

1) сбитост, икономично използване на езиковите инструменти;

2) стандартна подредба на материала;

3) широко използване на терминология;

4) частна употреба на отглаголни съществителни, нарицателни предлози;

5) повествователният характер на презентацията.

4. Журналистическият стил е функционален стил на реч, който се използва в жанрове: статия, есе, репортаж, интервю и др.

Публицистичният стил служи за въздействие върху хората чрез медиите (вестници, списания, плакати, брошури). Характеризира се с наличието на социално-политически речник, логика, емоционалност, оценка, привлекателност.

Освен неутралната, висока, тържествена лексика и фразеология, в нея са широко използвани емоционално оцветени думи, използването на кратки изречения, нарязана проза, безглаголни фрази, реторични въпроси, възклицания, повторения и други. Езиковите характеристики на този стил се влияят от широчината на темите: има нужда от включване на специална лексика, която изисква обяснение. От друга страна, редица такива теми са в центъра на общественото внимание, а речникът, свързан с тези теми, придобива публицистична окраска. Сред тези теми трябва да се откроят политиката, икономиката, образованието, здравеопазването, криминалистиката и военните теми.

Под стилове на журналистически стил:

1) информация;

2) действително журналистически;

3) художествено-публицистични.

Функции на журналистическия стил:

1) информационни - това е желанието да се информират хората за новините възможно най-скоро;

2) оказване на влияние – това е желанието да се влияе върху мнението на хората.

5. Разговорният стил е функционален стил на реч, който служи за неформална комуникация, когато авторът споделя своите мисли или чувства с другите, обменя информация по ежедневни въпроси в неформална обстановка. Често използва разговорна и разговорна лексика.

В стила на разговор жестовете, израженията на лицето и средата играят важна роля. По-голямата свобода в избора на емоционални думи и изрази се дължи на спокойна атмосфера на общуване.

Формата на изпълнение е диалог, този стил се използва най-често в устната реч. Стилът на разговор има функция на обобщаване.

2.2 Отличителни черти на съвременния бизнес стил на езика, използван за писане на официални документи

При съставянето на официални документи правилният избор на думи играе важна роля, предавайки точно значението на информацията. Изборът на дума и нейната форма, изграждането на изречение - всичко това са техники, чрез които авторът на текста не само предава информация, но и сигнализира на адресата за нейната важност, за това как да отговори на полученото съобщение. За да направите това, трябва да запомните няколко основни правила на речника.

Много е важно правилно да използвате термини - думи или фрази, които назовават специално понятие от всяка област на човешката дейност. Ако се съмнявате, че значенията на използваните от вас термини са ясни за адресата, преписът трябва да бъде даден в текста. Когато дешифрирате, трябва да използвате речник (например: обяснителни, терминологични, чужди думи и други). Ако не използвате речника си, преводът може да е неточен. Например, "договорът предвижда форсмажорни обстоятелства (а именно случаи на природни бедствия)"

При използване на термини в бизнес документацията е необходимо да се предвиди, че терминът трябва да е ясен както за автора, така и за адресата и, ако е необходимо, съдържанието на термина трябва да бъде разкрито, което може да стане по няколко начина:

1) декриптиране;

2) дайте официално определение на термина;

3) заменете термина с общоразбираема дума или израз.

Тълкуването на термина трябва да бъде точно, ясно и пълно.

Едно от най-честите заболявания на официалния стил е плеоназмът (излишък). Тя се крие във факта, че във фразата има излишни, ненужни от гледна точка на значението на думата. Например:

фин нюанс (съществителното "нюанс" произлиза от френското Nuance - сянка, фина разлика);

· да принуждавам с ускорено темпо (глаголът "сила" произлиза от фр. Forcer - да ускорявам темпото на дейност);

през месец декември (декември не може да бъде друго освен месец);

· 375 хиляди рубли пари (само парите се изчисляват в рубли);

· ценоразпис (в думата "ценоразпис" има френски корен prix - цена). Но изразът "ценоразпис на цените на дребно" е приемлив;

· Основната точка(„същността“ е основното) и т.н.

Някои плеонастични фрази обаче влязоха в употреба и придобиха нюанси на значение, които оправдават тяхното съществуване. Например, "реалност", "послание", "опит", изясняват тяхното значение.

Често в служебните речници има и тавтология - повторение на еднокоренни думи в рамките на една и съща фраза. Тази стилистична грешка прави текста дисонансен и го прави труден за разбиране. Например: полза от използването на нещо; трябва да се вземат предвид следните фактори, адрес на адреса. Такива фрази трябва да се заменят с други без загуба на значение: „полза от използването на нещо“, „трябва да се вземат предвид следните фактори“, „изпращане на адреса“.

Когато подготвяте документ, трябва да се помни, че не всички думи се комбинират помежду си по удобния за нас начин. В езика има правила за съвместимост.

Можете да ги изясните според „Речник на съвместимостта на думите на руския език“. Някои от типичните делова речсловосъчетания:

заповед - издадена

служебна заплата - комплект

порицание – обявено

порицание - издава се и др.

Особено внимание трябва да се обърне на комбинацията от „направете разлика“ и „играйте роля“ и никога да не разменяте техните компоненти.

Когато се използват двусмислени термини, трябва да се има предвид, че във всеки конкретен случай терминът се използва само в едно от неговите значения. Ако едно и също понятие се обозначава с няколко термина, има синонимия на термините.

Термини – синонимите имат различно звучене, но същото значение. Например термините "въпросник" и "въпросник". Те могат да бъдат пълни или частични. Когато използвате синонимни термини, е важно да се обърне внимание коя страна или свойства на концепцията трябва да бъдат обозначени, подчертани в контекста.

Например термини като „споразумение“, „договор“, „споразумение“ се различават в практиката на използване: в трудовото законодателство многостранните сделки се наричат договори и т.н.

Когато работите с текст, трябва да се разграничават пароними - свързани думи, сходни по звук, но различни по значение и съвместимост. Понякога замяната на дума с пароним води до значителни изкривявания на значението. Особено чести са грешките с пароними:

Плащай - плащай (разликата се състои в граматичната съвместимост на тези глаголи: думата "плащам" изисква директно допълнение: "плащам за нещо"; "плащам" - непряко: "плащам за нещо").

Съставителите на официални документи често злоупотребяват със съкращения, без да вземат предвид факта, че това може да усложни процеса на изучаване на документа.

Трудно е да се отгатне, че съкращението за загуба означава потенциални загуби, че LU на BV е линеен ускорител на заредени частици върху бягаща вълна. Такова съкращение не е позволено в делово писане.

Правила за съкращения:

1. Съкращението не трябва да съвпада по форма с съществуваща дума, пресичат се с известен модел на колокация или съвпадат с друго съкращение.

2. Свиването трябва да бъде обърнато, т.е. така че винаги може да се разшири до пълното име, на което е еквивалентно. Това правило обаче не важи за съкращения, които вече са станали самостоятелни думи.

3. Съкращенията трябва да отговарят на нормите на руското произношение и правопис.

В съвременния руски има три начина за образуване на съкращение:

1) по първите букви на думите, включени в съкращението;

2) по началните срички на думите, включени в редукцията;

3) връзката на една или две начални срички на първата дума с пълната втора дума.

Видове съкращения:

начални съкращения - съкращения, образувани от началните букви на думи, обозначаващи понятие; те от своя страна се делят на:

ь Писма: Министерство на извънредните ситуации, МП, КБ;

l Звук (звуците се произнасят при четене): GOST, КАТ, ТЕЦ;

ь Буква-звук (при четене се произнася с букви, а другата част със звуци): GUVD, LLP.

съкращения на срички - образувани от части, срички на думи;

частично съкратени думи - образувани от част или части от думи и пълна дума;

телескопични съкращения - образувани от началото и края на съставните думи.

Правописът е от не по-малко значение при изготвянето на официални документи.

Най-често учредителният документ има затруднения при изписването на имената на институции, организации, предприятия. Трябва да се помни, че в имената на най-висшите правителствени, най-важните международни организации всички думи се изписват с Главна буква. Например:

Обединените нации.

В повечето имена първата дума е с главна буква:

Федерална архивна служба на Русия.

В имената на руските териториално-административни образувания думите край, област, национален окръг, област се пишат с малка буква.

В съставните имена на документи и паметници на културата с Главна буквасе изписват първата дума и всички собствени имена:

Конституция на Руската федерация, Исакиевска катедрала, Храм Христос Спасител.

Правописните трудности са причинени от изписването на имена, свързани с собствени имена, което е съвсем естествено, тъй като в този раздел на руския правопис няма пълно еднообразие и постоянно се извършват промени.

2.3 Редактиране на служебни документи за редактиране

Редактирането - (това е проверка и коригиране на текста) е един от най-важните етапи на работа върху документ.

Когато започнете да редактирате текста, е важно ясно да разберете какви цели са поставени пред вас. Редактирането може да бъде както чисто стилистично, така и семантично. В първия случай от редактора се изисква преди всичко безупречна грамотност, тънък усет към думата. Във втория – наред с това, фундаменталната важност на същността на въпроса, притежаването на фактически материал.

Официално - деловият стил има своите специфики. Едно от основните изисквания за езика на официалните документи е точността и недвусмислеността на изявлението. И въпреки че обикновено повторението на една и съща дума в малък текст се счита за стилистична грешка, но това е приемливо, когато става въпрос за повторение на термини. Специалният речник има редица характеристики, които трябва да се вземат предвид. Значението на термина е специфично, той най-често няма абсолютни синоними и не може да бъде заменен с друга дума, без да се промени същността на твърдението. Следователно не е необичайно да се правят изключения за текстове, богати на терминология, и да се запазват словесните повторения в името на точността на значението.

Важни принципи редакционни промени:

· запазване на съдържанието на документа непроменено;

способността да се докаже, че намесата в текста е необходима;

почтеност и последователност;

Яснота и точност

Редакционните функции се считат за завършени, след като всички съмнения бъдат разрешени и само бележки, предназначени за корекции, остават в полетата на документа.

Има четири основни типа редакционни промени (Приложение 5);

· Редактиране - корекция;

· Редактиране – обработка;

· Редактиране-промяна.

документът коригиран квалифициран редактор, трябва да:

· Бъдете напълно грамотни по отношение на правописа и пунктуацията;

Имат оптимален обем;

Бъдете изградени според законите на логиката;

2.4 Често срещани грешки

Грешки в използването на пълни и кратки форми на прилагателни. Съставителите на официални писма трябва да имат предвид, че кратките форми на прилагателни се използват по-често в официалната делова реч.

Изготвянето на текст на официални документи е работа, която включва доста високо ниво на езикова компетентност. Не можете да научите как да пишете документи правилно, без да знаете характеристиките на официалния бизнес стил. Съвременният руски език е натрупал безценен опит в областта на деловата писмена комуникация, представена от унифицирани и шаблонни форми.

Заключение

В курсовата работа бяха изпълнени следните задачи:

1. Проучено е понятието служебен документ. Определят се мястото и ролята на официалния документ в управлението.

2. Показани са видовете и единичните характеристики на стиловете на съвременния руски език. Да се идентифицират отличителните черти на съвременния бизнес стил като стил на езика, използван за писане на офис документи.

По този начин целта на тази работа - да се идентифицират отличителните черти на съвременния език и стил на служебните документи - е постигната.

В работата бяха направени следните изводи.

Първо, за служител, работещ в областта на офисната работа, е много важно да познава характеристиките и функциите на офис документите. Документите трябва да бъдат съставени и изпълнени въз основа на правилата, определени в Единната държавна система за водене на записи (EGSD). Сервизните документи представляват система от служебна документация, която формира една от основните форми на организационна дейност.

Второ, подготовката на документи е труден и сложен процес, който отнема много работно време. Познавайки правилата на съвременния руски език и отличителните черти на официалния бизнес стил на документите, можете значително да намалите времето за тяхното изготвяне.

Отличителни черти на съвременния бизнес стил са:

Правилно използване на термини - думи или фрази, които назовават специално понятие от която и да е област на човешката дейност.

Познаване на основните правила на граматиката, като използването на пасивни и безлични изречения, използването на наречни фрази и други.

умението за подреждане, представяне на материала по такъв начин, че да го направи възможно най-достъпен за адресата.

офис документ бизнес език

Списък с препратки и източници

1. федералния законот 26 декември 1995г № 208-FZ „Вкл акционерни дружества„(изменен и допълнен на 13 юни 1996 г., 24 май 1999 г.).

2. Федерален закон № 21 ноември 1996 г № 129-FZ "За счетоводството" (с измененията на 23 юли 1998 г.).

3. Кузнецов S.L. Офис работа на компютър. -- М.: ЗАО "Бизнес училище "Интел-Синтез", 1999, 208 стр.

4. Кузнецова Т.В. Офис работа (Документална поддръжка на управлението). -- М.: ЗАО "Бизнес училище "Интел-Синтез", 1999, 818 стр.

5. Речник на съвместимостта на думите на руския език. / Под. Изд. П.Н. Денисова, В.В. Морковкин. М., 1983

6. Изготвяне и изпълнение на официални документи: Практическо ръководство за търговски фирми / Т.В. Кузнецова: ЗАО "Бизнес училище", 1997.

7. Михалкина И.В. Спазване на нормите на руския език в официалната бизнес кореспонденция и официални документи // Наръчник на секретаря и офис мениджъра 2012. - № 4. - С. 61-67.

8. GOST R 51141-98. Офис работа и архивиране. Термини и определения

9. И.Н. Кузнецов. Офис работа: Учебно и справочно ръководство. - М .: "Дашков и Ко", 2007. - 520 с.

10. Н. Кушнаренко. Документация: Учебник. – Киев: Знание, 2008. – 459с.

11. Н.С. Ларков. Документация: Учебник. - М.: АСТ: Изток - Запад, 2006. - 427, с.

12. М.Ю. Рогожин. Офис работа. Лекционен курс: урок. - М.: TK Velby, Издателство "Проспект", 2008. - 240 с.

13. К.Б. Гелман-Виноградов. Трудности в научното тълкуване на понятието "документ" и начини за преодоляването им // Otechestvennye архиви. 2005. бр.6.

14. A.S. Демушкин. Разпознаване на фалшиви документи // Секретар-референт. 2003. бр.4

15. Л.Н. Мазур. Бюрократични цикли на руската държавност през XVIII-XX век. и еволюция на системата за офис работа // 16. Офис работа. 2011. No2.

17. В.Ф. Янкова. Оригинал, копие, дубликат // Секретар-референт. 2005. бр.11

Приложение 1

Шаблон за бележка

Приложение 2

Образец на докладна бележка

Приложение 3

Примерен формуляр за кандидатстване

Директор на LLC "Desire"

Степанов G.N.

мениджър продажби

Ларионов Василий Иванович

Изявление

Моля ви да ме освободите от длъжността ми собствена воля 19.09.2013 г

Ларионова

Приложение 4

Образец за регистрация на акта

Приложение 5

Видове редакционни промени

Тип редактиране	кратко описание на
Редактиране-Коректура	Колкото е възможно по-близо до коректорската работа. Това е корекция на правописни и пунктуационни грешки и печатни грешки. Такива корекции обикновено не изискват съгласието на лицето, подписващо документа.
Редактиране-съкращения	Произвежда се в два основни случая: Първо, когато е необходимо да се направи документът по-кратък по някакъв начин; Второ, когато текстът съдържа излишна информация - повторения и "общи места". Редакторът е длъжен да премахне от документа общоизвестни факти, общи истини, ненужни уводни думии дизайни. Важно е редакторът да е добре запознат с материала и да може да определи дали повторението на едни и същи думи е оправдано и дали е приемлива замяната им със синоними.
Редактиране - обработка	Представлява подобрение на стила на документа. Отстраняват се грешки и недостатъци, свързани с нарушаване на съвместимостта на думите, неразграничаване между пароними, използването на обемисти структури и др.
Редактиране-римейк	Използва се при подготовката за печат на ръкописи на онези автори, които слабо владеят литературния език. Редактирането-промяната се използва широко в редакциите на вестници, особено в отделите за писма, тъй като материали, изпращани от читатели, според различни причиниможе да е трудно да се изпрати за печат във вида, в който са пристигнали.

Приложение 6

Примери за синтактични грешки

Тип грешки	Характеристика
Грешки, свързани с неправилен словоред в изречение	В текстовете на официалните писма има грешки, което показва, че техните съставители не спазват реда на думите в руската писмена реч.	Първото изречение съдържа индикация за датата, до която OJSC е изпълнила поръчката. Второто изречение гласи, че OJSC е изпълнило поръчката. Третото изречение показва кое АД е изпълнило поръчката
Нарушаване на спецификата на използването на наречните фрази	Наречният оборот служи като средство за предаване на действие, което се случва едновременно или във връзка с друго действие. Използвайки това обстоятелство, различни етични моменти могат да бъдат предадени чрез наречието.	Неправилно: "Изучавайки проблемите на градския транспорт, учените са получили интересни резултати." вдясно: „При изучаване на проблемите на градския транспорт учените са получили интересни резултати“
Неправилно използване на предлози	В официалната писмена реч фразата с предлог и със зависими съществителни в предлог е много разпространена.	Неправилно: „Директорът на завода отбеляза важността на проблема. вдясно: „Режисьорът отбеляза важността на проблема.
Неправилно споразумение	Съставителите на официални документи често правят неправилно споразумение в случая. Най-често срещаното е неправилното използване на съществително в родителен падеж вместо дателен	Неправилно: "Според молбата ви..." вдясно: "Според молбата ви..."

Правило 7

Примери за морфологични грешки

Хоствано на Allbest.ru

Подобни документи

Регистрация на бланка на предприятието по ъглов и надлъжен начин в съответствие с GOST R6.30-2003. Характеристики на писане на бизнес писмо и отговор на него, бележки и бележки. Пример за регистрация на удостоверения, акт, протокол, резюме и обяснителна бележка.

тест, добавен на 05/09/2013

История на развитието и съвременното държавно регулиране на деловодството. Регистрация на административни документи: подробности, форми на документи. Характеристики на езика и стила на служебните документи. Изготвяне на организационни и административни документи.

урок, добавен на 04.08.2010

Регистриране на реквизити на документи, попълване на детайли на формуляра, съгласуване на официални документи. Видове форми на документи и изпълнение на определени видове документи; примерни документи: заповед, инструкция, протокол, акт, меморандум, бележка.

тест, добавен на 17.12.2009 г

Процедурата за съставяне на официални документи: изисквания към текста на документа и неговите елементи. Текущо съхранение на документи: концепцията за номенклатурата на делата, образуването и съхранението на делата. Документи за информационно-справочно обслужване - техните видове, съставяне и изпълнение.

контролна работа, добавена 27.07.2008г

Процедурата за въвеждане на писмо, акт и удостоверение на лист А4 с ъглово разположение на детайлите на печата, правилата за обработка на тези документи и тяхната правна сила. Процедурата за съставяне на меморандум, заповед за персонала, протокол, телефонно съобщение.

тест, добавен на 18.02.2011

Нормативно-правна база на деловодството, регламентация на работата на службата по деловодство. Изисквания за регистрация на данни в служебното поле на документи. Обработка на входящи документи, характеристики на регистрационната форма. Изготвяне на доклад.

тест, добавен на 04/03/2010

Систематизиране на документите в предприятието. Стандартен формуляр за поръчка и видове поръчки. Организиране на документи в дела. Части от бизнес писмо и тяхното местоположение. Основни изисквания към текста на писмото. Изготвяне и изпълнение на заявление за преместване на друга работа.

контролна работа, добавен 07/11/2011

Документиране на управленските дейности. Формуляри на документи, регистрация на техните данни. Изготвяне и изпълнение на основните видове документи. Изготвяне на документи, съдържащи търговска тайна. Характеристики на работа с документи в електронен вид.

презентация, добавена на 07.08.2013

Общи изисквания към текстовете на служебните документи. Правила за използване на лексикални и графични съкращения и сложни думи в текстовете на официални документи. Стандартизиране на някои приети видове съкращения, писане на дати в бизнес документи.

резюме, добавено на 02.08.2013

Понятието за документи, тяхното значение. Видове счетоводни документи в предприятието, тяхната класификация. Отчитане на образуването и използването на амортизационния фонд. Състав и подреждане на детайлите на документите. Допуснати грешки при изготвянето на документи.

Използва се за изготвяне на документи, писма и делови документи в институции, съдилища и при всякакъв вид устна бизнес комуникация, това е официален бизнес стил на реч.

основни характеристики

Това е отдавна установен, стабилен и доста затворен стил. Разбира се, той също претърпя някои промени с времето, но те бяха незначителни. Исторически развили се жанрове, специфични синтактични обрати, морфология и лексика му придават доста консервативен характер.

За да се характеризира официалният бизнес стил, е необходимо да се даде на езика сухота, компактност на речта, сбитост и премахване на емоционално заредени думи. Езикови инструменти вече съществуват в пълен набор за всеки повод: това са така наречените езикови печати или клишета.

Списък с някои документи, които изискват официален бизнес стил:

международни договори;
държавни актове;
правни закони;
различни разпоредби;
военни харти и харти на предприятия;
инструкции от всякакъв вид;
официална кореспонденция;
различни бизнес документи.

Обща характеристика на езиковия стил

Жанровете могат да бъдат разнообразни, съдържанието може да бъде различно, но официалният бизнес стил има и най-важните общи черти. Първо и най-важно: твърдението трябва да е точно. Ако се допуска възможността за различни интерпретации, това вече не е официален бизнес стил. Примери има дори в приказките: екзекуцията не може да бъде помилвана. Липсва само запетая, но последствията от тази грешка могат да стигнат много далеч.

За да се избегнат подобни ситуации, има втора основна характеристика, която съдържа официалния бизнес стил на документите - това е локалът. Именно той помага при избора на лексикални, морфологични, синтактични езикови средства в дизайна бизнес документи.

Редът на думите в изречението е особено строг и консервативен, тук много противоречи на присъщата структура на руския език директна поръчкадуми. Субектът предхожда предиката (например стоките се освобождават), а дефинициите стават по-силни от дефинираната дума (например кредитни отношения), контролната дума е пред контролираната (например разпределете заем).

Всеки член на изречението обикновено има свое собствено място, което се определя от структурата на изречението и неговия вид, собствената му роля сред другите думи, взаимодействието и взаимоотношенията с тях. НО черти на характераофициален бизнес стил - дълги вериги от родни падежи, например: жалбата на ръководителя на регионалната администрация.

Стилна лексика

Речниковата система включва освен често използвани неутрални книжни думи и определени клишета – клерикализъм, тоест езикови клишета. Това е включено в характеристиките на официалния бизнес стил. Например: въз основа на решението, входящи документи, изходящи документи, след изтичане на срока, последващи действия и т.н.

Тук не е пълно без професионален речник, който включва неологизми: бизнес в сянка, просрочени задължения, черни пари, алибита и т.н. Официалният бизнес стил включва и включването на някои архаизми в лексикалната структура, например: този документ, удостоверявам го.

Въпреки това, използването на двусмислени думи и думи, които имат преносно значение, абсолютно не е позволено. Има много малко синоними и те се включват в официалния бизнес стил изключително рядко. Например платежоспособност и кредитоспособност, доставка и доставка, както и обезпечение, амортизация и амортизация, субсидии и бюджетни кредити.

Той отразява социалния опит, а не индивидуалния, така че речникът има генерализиран характер. Концептуалната поредица предпочита общи концепции, които се вписват добре в официалния бизнес стил. Примери: пристигам вместо да пристигам, идвам, летяме и т.н.; превозно средствовместо кола, самолет, влак, автобус или кучешка шейна; селище вместо село, град, столица на Сибир, село на химиците и т.н.

И така, следните елементи на лексикални конструкции принадлежат към официалния бизнес стил.

Висок процент на терминология в текстове: юридически - закон, собственик и собственост, регистрация, прехвърляне и приемане на обекти, приватизация, акт, лизинг и др.; икономически - разходи, субсидии, бюджет, продажба и покупка, приходи, разход и т.н.; икономически и правни - секвестиране, срок на изпълнение, имуществени права, погасяване на кредита и т.н.
Номиналният характер на конструкцията на речта се дължи на големия брой отглаголни съществителни, най-често обозначаващи обективирано действие: изпращане на стоки, отложено плащане и т.н.
висока честота предложни комбинациии именни предлози: по адрес, по силата на, по отношение на случая, до степен и т.н.
Преходът на причастия в прилагателни и местоимения за подобряване на чиновническите значения: този договор (или правила), текущи ставки, подходящи мерки и т.н.
Регулирана лексикална съвместимост: сделката е само сключена и цената се определя, правото се предоставя и плащането се извършва.

Морфология на стила

Морфологичните особености на официалния делови стил включват преди всичко честата (повтаряща се) употреба на определени части на речта, както и техните видове, които помагат на езика в стремежа към точност и двусмисленост на твърденията. Например тези:

съществителни, които назовават хора въз основа на техните действия (наемател, данъкоплатец, свидетел);
съществителни, които наричат хората по длъжност или ранг, включително жените строго в мъжки род (продавач Сидоров, библиотекар Петров, сержант Иванова, инспектор Красуцкая и т.н.);
частица не- в глаголни съществителни (несъответствие, неразпознаване);
използването на производни предлози в широк диапазон (поради, във връзка с, до степен, по силата на, въз основа на, във връзка с и т.н.);
конструкции в инфинитив (да помагам, да проверявам);
сегашно време на глаголи в различно значение (за неплащане се начислява глоба);
сложни думи с две или повече основа (работодател, наемател, поддръжка, логистика, по-долу наименован, по-горе и т.н.).

Синтаксис на стил

Характеристиката на официалния бизнес стил се състои от следните синтактични характеристики:

Простите изречения се използват с много редове от еднородни членове. Например: Глобите за нарушаване на охраната на труда и безопасността в строителството, промишлеността, селското стопанство и транспорта в съответствие със законодателството на Руската федерация могат да се превърнат в административно наказание.
Има пасивни структури от този тип: плащанията се извършват стриктно в определеното време.
Съществителните предпочитат родния падеж и са нанизани с мъниста: резултатите от дейността на звената за митнически контрол.
Сложните изречения са изпълнени с условни клаузи: в случаи на несъгласие на абонатите с обработката на личните им данни по отношение на методите и целите на обработката или изцяло, абонатите подписват съответно изявление при сключване на споразумение.

Сферата на официалния бизнес стил в жанровото разнообразие

Тук първо трябва да подчертаете две области на тематика: официално-документален и ежедневен бизнес стил.

1. Официалният документален стил се разделя на две категории: законодателни документи, свързани с работата на държавните органи - Конституцията, хартите, законите са на един език (J), и дипломатически актове, свързани с международните отношения, - меморандуми, комюникета, изявления, конвенции - това е друг език (К).

2. Ежедневният бизнес стил също е подразделен: кореспонденцията между организации и институции е езикът j, а частните бизнес документи са езикът k. Жанровете на всекидневния бизнес стил включват цялата официална кореспонденция - търговска кореспонденция, делови писма, както и делови книжа - автобиография, удостоверение, акт, удостоверение, изявление, протокол, разписка, пълномощно и скоро. Характеристиката на стандартизацията на тези жанрове улеснява изготвянето на доклади, спестява езикови ресурси и не позволява излишък на информация.

Стандартизиране на бизнес документи

Специално подбрани официални думи в бизнес стил осигуряват комуникативна точност, която придава юридическа сила на документите. Всеки текст трябва да има уникална интерпретация и значение. За такава висока точност едни и същи думи, термини, имена се повтарят много пъти.

Формата на глаголното съществително допълва характеристиките на официалния бизнес стил с аналитичен израз на действията и процесите: вместо думата „завършване“ се използва фразата „направи допълнения“, вместо „реши“ – „взема решения“ и скоро. Колко по-сурово звучи да си „отговорен“, вместо просто да „отговаряш“.

Обобщението и абстрактността в най-висока степен и в същото време специфичното значение на цялата лексикална система са основните характеристики на официално деловия стил. Тази немислима комбинация, използвана едновременно, дава на документа възможност за еднократно тълкуване и, в съвкупността от информация, правна сила. Самите текстове са наситени с термини и процедурен речник, а например приложенията към договорите съдържат номенклатурна лексика. Въпросниците и регистрите, приложенията и спецификациите помагат за дешифрирането на терминологията.

В допълнение към емоционално оцветения текст, използването на всякакви псувни, намален речник, жаргон, разговорни изрази е неприемливо в документите. Дори професионалният жаргон не е на място в езика делова кореспонденция. И най-вече, защото не отговаря на изискванията за точност, тъй като е отнесен само към сферата на устното общуване.

Устна делова реч

Беземоционалност и суха логика на текстовете, стандартната подредба на материала на хартия се различава значително от устната реч, която обикновено е емоционално оцветена и асиметрична според принципите на организация на текста. Ако устната реч е подчертано логична, комуникационната среда е очевидно официална.

Особеностите на официалния бизнес стил са, че устното делово общуване, въпреки професионалната тематика, трябва да протича в сферата на положителните емоции - съчувствие, доверие, уважение, добронамереност.

Този стил може да се разглежда в неговите разновидности: чиновническият и деловият стил е по-прост, но езикът на правителството, дипломатически или юридически изисква специално внимание. Сферите на комуникация в тези случаи са напълно различни, следователно стилът на общуване също трябва да бъде различен. Изявления, протоколи, заповеди, постановления – всичко, което се мисли, записва, чете, не е толкова опасно, колкото устните преговори, делови срещи, публични изказвания и т.н. Думата, като врабче, не може да се хване, ако излети.

Основните характеристики на официалния бизнес стил на речта са краткост, точност и влияние. За постигането на тези цели ще е необходимо да се използва подходящ избор на думи, правилните конструкции, правилният синтаксис и стандартизацията в съзнанието на цели блокове от подготвена реч. Точно както в писмен бизнес текст, в устната реч няма място за емоционално оцветена лексика. По-добре е да изберете неутрален, да бъдете по-близо до стандартите на канцеларските езикови средства, за да изложите плана си възможно най-точно.

Реквизити

Най-ярката характеристика на официалния бизнес стил дори не е самият текст, а всички незаменими елементи от неговия дизайн - детайлите. Всеки тип документ има собствен набор от информация, предоставен от GOST. Всеки елемент е строго фиксиран на определено място във формата. Датата, името, регистрационният номер, информацията за компилатора и всички други данни винаги са разположени по един и същи начин - единият в горната част на листа, другият в долния.

Броят на детайлите зависи от съдържанието и вида на документа. Примерният формуляр показва максималните детайли и реда, в който те са разположени в документа. Това са държавният герб на Руската федерация, емблемите на организация или предприятие, изображения на правителствени награди, кодът на организация, предприятие или институция (Общоруският класификатор на предприятия и организации - OKPO), кодът на формуляра на документа (Общоруският класификатор на управленските документи - OKUD) и т.н.

Шаблониране

Машинна обработка, компютъризирана офис работа - нова ера в процеса на стандартизация. Икономическият и социално-политическият живот става все по-сложен, технологичният прогрес набира скорост, следователно особеностите на официалния бизнес стил са икономически да оправдае избора на един език от всички възможни и да го консолидира на практика.

Използвайки стабилна формула, прието съкращение, еднакво подреждане на целия материал, е много по-бързо и по-лесно да се състави документ. Така се съставят всички стандартни и шаблонни писма, таблици, въпросници и др., което позволява кодиране на информация, осигуряваща информативен капацитет на текста, с възможност за разгръщане на пълната му структура. Такива модули се въвеждат в текста на договорите (за лизинг, изпълнение на работа, покупко-продажба и др.)

Петдесет до седемдесет процента от употребата на думи в документ е процедурен речник и терминология. Темата на документа определя недвусмислеността на контекста. Например: Страните се задължават да спазват горните правила. Думата "партии", използвана извън документа, е много двусмислена, но тук се чете чисто правен аспект- лица, които сключват договор.

Бизнес стилът е арсенал от лексикално - словесни и граматически средства, които помагат на говорещия и писателя да подчертае официалния характер на комуникацията. Изборът на дума и нейната форма, изграждането на изречение - всичко това са техники, чрез които авторът на текста не само предава информация, но и сигнализира на адресата за нейната важност, за това как да отговори на полученото съобщение.

При съставянето на официални документи правилният избор на думи играе важна роля, предавайки точно значението на информацията. Има няколко основни правила за речника, които трябва да имате предвид.

Много е важно да се използва правилно термини(от латинския terminus - граница, граница) - думи или фрази, които назовават специално понятие от която и да е област на човешката дейност.

Ако се съмнявате, че значенията на използваните от вас термини са ясни за адресата, тяхното декодиране трябва да бъде дадено в текста. При дешифриране използвайте речник (обяснителен, терминологичен, чужди думи или други). В противен случай вашата интерпретация може да е неточна. Например „Договорът предвижда форсмажорни обстоятелства (а именно случаи на природни бедствия)“.

Тълкуването на термина трябва да бъде точно, ясно и пълно. Едно от най-честите заболявания на официалния стил е плеоназъм(гръцки pleonasmos - излишък). Тя се крие във факта, че във фразата има излишни, ненужни от гледна точка на значението на думата. Например:

тънъкнюанс (съществителното "нюанс" произлиза от френското nuance - сянка, фина разлика);

сила с ускорено темпо(глаголът "сила" произлиза от френския forcer - да ускорявам темпото на дейност);

през декември месец(Декември не може да бъде нищо друго освен месец); 375 хиляди рубли пари(само парите се изчисляват в рубли); ценова листа цени(в думата "ценоразпис" има френски корен prix - цена). Но изразът "ценоразпис на цените на дребно" е приемлив;

У домасъщност ("същност" - това е основното) и т.н.

Някои плеонастични фрази обаче влязоха в употреба и придобиха нюанси на значение, които оправдават тяхното съществуване. Например "реалност", "практически опит", "информационно съобщение". Те не са напълно идентични по значение на думите "реалност", "послание", "опит", изясняват значението им.

Често се среща в официални думи и тавтология(на гръцки tauto - същото, logos - дума) - повторение на сродни думи в рамките на една фраза. Тази стилистична грешка прави текста дисонансен и го прави труден за разбиране. Например: ползаот използвайтенещо; Трябвавземете под внимание следнотофактори на адресв адресът.Такива фрази трябва да се заменят с други, без да губят значението си: „полза от използването на нещо“, „трябва да се вземат предвид следните фактори“, „изпращане на адреса“.

Когато подготвяте документ, трябва да се помни, че не всички думи Пасват заеднопо начин, който ни подхожда. В езика има правила за съвместимост. Можете да ги изясните според "Речник на съвместимостта на думите на руския език". Ето някои типични комбинации от думи за бизнес реч: поръчка - публикувани

служебна заплата - постановява се порицание - се обявява порицание - изнесении т.н.

Особено внимание трябва да се обърне на комбинациите „направете разлика“ и „играйте роля“ и никога да не разменяте техните компоненти.

Когато се работи с текста на документ, трябва да се прави разлика пароними (гръцки рага - близо, при; край - име) - сродни думи, сходни по звук, но различни по значение и съвместимост. Понякога замяната на дума с пароним води до значителни изкривявания на значението. Особено чести са грешките с пароними: плащат - плащат (разликата се крие в граматическата съвместимост на тези глаголи: думата „плащам“ изисква пряк обект: „плащам за нещо“; „плащам“ - непряко: „плащам за нещо“;

командирован - командировка (причастието "командир" се образува от глагола "до второ"; "командиран" - "този, който е командирован", например командирован служител; прилагателното "командиране" е получено от съществителното "командиране" и има значението „свързано с командировка“: „удостоверение за пътуване“).

Правописът е от не по-малко значение при изготвянето на официални документи.

Най-често съставящият документ изпитва затруднения при писането наименования на институции, организации, предприятия. Не забравяйте, че в имената на най-висшите правителствени, най-важните международни организации всички думи са с главни букви. Например: Обединените нации; Администрация на президента на Руската федерация.

В повечето имена първата дума е с главна буква: Федерална архивна служба на Русия.

В допълнение към първата дума, първата дума от частта на фразата, която самата се използва като име, може да бъде изписана с главни букви:

Държавна Третяковска галерия (Третяковска галерия);

Централна къща на актьора (Къщата на актьора).

IN длъжности и звания имената на най-високите длъжности и най-високите почетни звания се изписват с главна буква: президент на Руската федерация.Други длъжности и заглавия се пишат с малки букви: началник отдел "Човешки ресурси".

В композитни наименования на документи и паметници на културата първата дума е с главна буква (ако не обозначава родово понятие) и всички собствени имена:

Конституцията на Руската федерация, Исаакиевската катедрала, катедралата Свети Вит, катедралата на Христос Спасител, Първата симфония на Чайковски.

Правописните трудности са причинени от изписването на имена, свързани с собствени имена, което е съвсем естествено, тъй като в този раздел на руския правопис няма пълно еднообразие и постоянно се извършват промени. Новите институции, организации, предприятия, длъжности получават нови имена. Следователно, никакви компютърна програмаПроверката на правописа не обхваща всички собствени имена. За да не се допускат грешки при изписването на имена и заглавия, е необходимо да се спазват няколко общи правила.

Прилагателните, образувани от фамилни имена, се пишат с малка буква (стихотворението на Некрасов, наследството на Третяков) - с изключение на прилагателните на -sky, което означава "името на някого", "споменът на някого": Четенията на Булгаков.

IN географски имена всички думи се пишат с главна буква, с изключение на функционалните думи и общите имена, включени в тях: Северна Африка, Арктически океан.

Общите съществителни в заглавията се пишат с главна буква, ако не се използват в пряко значение: град Нижни Тагил.

Но в имената на улиците: Патриаршеските езера, Каретни Ряд, Кузнецки мост, Покровски порти, Кравия Вал,- пишат се с малка буква, тъй като исторически са имали пряко значение.

В имената на щатите обикновено всички думи се пишат с главна буква. По-рядко - в неофициални версии на имена - отделни думи - с малки букви: Кралство Нидерландия, Велико херцогство Люксембург, Обединеното кралство.

Използването на съкратени думи и фрази (съкращения - от него. abbreviating) стана широко разпространено в официалните документи, което намалява обема на документите и ускорява възприемането на информацията.

Съкращенията могат да се състоят от срички (zavkhoz), началните звуци на думите, включени във фразата, или техните начални букви (GPU, PVO). Най-важните причини за използването на съкращения са не само, че ви позволяват да спестите място и да избегнете тромави фрази, но също така, че ви позволяват да избегнете словесното повторение. За да не се затруднява адресатът на документа да ги дешифрира, авторът трябва стриктно да гарантира, че в официалните документи влизат само общоразбираеми съкращения или тези, които обикновено се използват в тази област.

Необходимо е да се разграничат графичните съкращения от собствените съкращения - условни писмени символи, които не се произнасят. Те включват графични съкращения:

1) пощенски съкращения на думи, обозначаващи населени места (област, област, град, село (село - на името), г., поз.);
2) имена на месеци (януари);
3) телеграфни съкращения (точка);
4) символи на величини и мерни единици (m, mm, kg, g, c, t, ha, atm, A (ампер), s); милион, милиард, хиляда, руб. (три.);
5) съкращения, възприети в счетоводната и отчетна документация (рек. No, фактура №; сетълмент сметка №);
6) текстови съкращения (и т.н.; др.; напр.; виж; напр.; напр.; други; стр. (точка);
7) имена на длъжности, звания, степени (проф.; чл.-кор.; к.т.н.; ст. научен сътрудник; ръководител; зам.; и.д.; ас.).Някои от тях показват тенденция да се превръщат в акроними;
8) обжалване г-н (господин)

и някои други.

Правописът на общоприетите съкращения е посочен в речника на съкращенията на руския език.

Също толкова важно е мениджърът да знае основните правила на граматиката.

При съставянето на документи много често е трудно да се приложи каузални предлози: с оглед, поради, поради, във връзка с, поради, поради, поради.Намек за техния избор трябва да бъдат нюансите на значенията, които имат тези предлози:

с оглед - по-често за причината, която се очаква в бъдеще: с оглед на предстоящата сесия;
в резултат - по-често за свършен факт: Моля ви да промените плана поради промени в лихвените проценти на Централната банка;
благодаря - по-често за причините, довели до желания резултат: благодарение на навременната доставка на стоките, проблемът с доставката беше решен.

Предлозите обикновено управляват съществително в един конкретен случай.

не мога да кажа: според указанията, според вашето предложение.Необходимо: според вашето предложение(съществително в дателен падеж).

При съставяне на официални документи, съдържащи цифри,трябва да се има предвид, че в повечето случаи кардиналното число е в съгласие със съществителното в падеж (с изключение на именителния и винителния падеж):

Липсват пет стола, изложени на четири страници;

Думата "хиляда" най-често управлява съществителното: доход, в размер на триста хиляди рубли.

В съставните числа всички части намаляват:

Подаръци на стойност хиляда и петстотин рубли.

Когато се подготвят речи, предназначени за произношение в официална обстановка, се дава устно декодиране на цифрови обозначения:

В университета са приети 1150 (хиляда сто и петдесет) студенти.

Сред най-важните характеристики на официалния бизнес стил са яснотата и последователността на представянето на материала. Необходимо е да се стремим към лаконичност, но не за сметка на яснотата на съдържанието. Познаването на редица езикови правила помага да се справите с тази трудна задача.

При работа върху текст е изключително важно да се намери правилната форма на сказуемото. Трябва да избирате между активна конструкция: „Разгледахме вашите предложения“ и пасивна: „Разгледахме вашите предложения“. Разликата е, че в първия случай субектът назовава производителя на действието (той действа като активно лице), във втория случай обекта на действието.

Изборът на пасивна конструкция придава на текста повече формалност. Подчертава се самият факт на извършване на действието, независимо кой го е извършил. Това отношение на писателя се осъзнава още по-последователно при използване на безлична конструкция: "Офертите се разглеждат."

Пасивните и безлични завои отдавна са една от най-характерните черти на официалния стил. Въпреки това, не злоупотребявайте с пасивното. Първо, колкото по-малко глаголи в текста, толкова по-тежък е той, толкова по-трудно е да се разбере. Второ, пасивните и безлични конструкции сякаш премахват отговорността от този, който подписва документа.

Днешното делово писмо не изключва използването на пасивни и безлични изречения, но бих искал те да заемат скромното си място в текста.

Руският език е един от езиците със свободен, нефиксиран словоред.Говорителят и писателят са свободни да пренареждат думите в изречението и общото значение не се нарушава:

1. Докладът беше изготвен вчера.
2. Вчера беше изготвен докладът.
3. Докладът беше изготвен вчера.
4. Докладът беше изготвен вчера.
5. Подготвен доклад вчера.
6. Докладът беше изготвен вчера.

Въпреки че всички изречения съдържат едни и същи думи, не може да се каже, че всички опции са равни. Очевидно, в зависимост от словореда, ние наблягаме, наблягаме на една или друга част от съобщението. В този случай позицията в края на изречението е ударена. И така, в 1-ва и 6-та версия акцентът е върху самия доклад, във 2-ра и 3-та - върху факта на изготвянето му, в 4-та и 5-та - върху времето за подготовка.

Както виждате, словоредът ни дава определени стилистични възможности.

Тези свойства на руския синтаксис несъмнено изискват от лицето, което съставя документа, езиков инстинкт и специално внимание към конструкцията на фразата. Тъй като в писмената реч няма толкова важен езиков инструмент като интонацията, е възможно да се привлече вниманието на адресата към една или друга част от съобщението само като се постави в края на изречението - в актуализирана позиция.

На въпроса: " Ще бъде ли завършен ръкописът до крайния срок?- най-добрият отговор е:

Ако въпросът е зададен по различен начин: „Кога ще бъде завършен ръкописът?“- трябва да се предпочита различен словоред:

Съставителите на офис документи често са пристрастени причастни обрати.От една страна, е много удобно да използвате наречието, тъй като ви позволява да кажете за няколко действия в едно изречение и по този начин допринася за краткостта на презентацията. Например: Проучвайки изпратените до министерството допълнителни документи, УС стигна до извода, че предходните решения са незаконосъобразни.От друга страна, определени трудности са свързани с наречителния оборот. Наречният оборот може да се използва само когато действията, обозначени с него и сказуемото, се извършват от едно лице. Ако ситуацията е различна, вместо причастен оборот трябва да се използва подчинено изречение.

Има още едно правило, което трябва да се спазва: оборотът на наречието може да се използва само в изречение, където има субект (т.е. актьорът е назован). Например: Подготвяйки текста на решението, членовете на УС се запознаха с различните предложени варианти.

Официалният стил се характеризира с използването на голям брой сложни изречения(изречения, състоящи се от две или повече части, всяка от които има собствена граматична основа (подмет и сказуемо или един от главните членове)), особено сложни, т.е. тези, в които едната част е главна, другата е подчинен (зависим). В документацията е невъзможно да се направи без подчинени конструкции с клаузи за време („След като средствата бъдат отпуснати, ще започнем строителството...”и др.), условия („Ако парите бъдат преведени, веднага ще сключим договор...”и др.), цели („Предполага се закупуване на разсад, за да се засади зеленина на територията на училището...”и др.) и др.

В много случаи е за предпочитане да се използват сложни изречения, а не конструкции с причастни и наречия. Това помага да се избегне такова сериозно заболяване на канцеларския стил като "безгласност". Именно липсата на глаголи води до „низването“ на косвени падежи („обсъждане на подобряването на провеждането на събития“),прави речта тежка, затруднява разбирането. Често замяната на причастния или причастния оборот с подчинено изречение ви позволява да придадете яснота и динамика на съобщението.

Наред с лексикалната, граматическата, стилистичната грамотност, човекът, който работи с дума, се нуждае от умението да подреди и представи материала по такъв начин, че да го направи възможно най-достъпен за адресата. Състав (от лат. compositio) е конструкцията, организацията на текста. Има ситуации, когато един документ, който е абсолютно правилен от гледна точка на езика и стила, е труден за възприемане, само защото в него цари хаос, няма логика в съчетаването на части и лоша композиция.

Текстът трябва да съдържа разумно количество информация. Не трябва да повтаряте добре познатото, затрупвайте документа с подробности.

Особено важно е да се подчертае и подчертае основното. За тази цел могат да служат подзаглавия, отстъпи на абзаци, увеличени интервали между редовете, подчертаване, промени в шрифта. Съвременните компютърни програми за редактиране дават много възможности за изразителен текст.

Трябва структурирайте текста според съдържанието.

Ако се използва номериране, трябва да се помни, че параграф 1 предполага наличието на параграф 2.

В днешната офис работа е възприет определен ред на номериране на части от документ: номерът на всяка част включва номерата на съответните съставни частипо-високи стъпки на разделяне: 1.2.1, 2.9.1.

Спазването на посочените лексикални, граматически, композиционни правила изисква служител от сферата на управление високо нивофилологическа култура и голяма концентрация.

Редакционна редакция на официални документи

Редактирането (с други думи, проверката и коригирането на текста) е един от най-важните етапи на работа върху документ.

Когато започнете да редактирате текста, е важно ясно да разберете какви цели са поставени пред вас. Редактирането може да бъде или чисто стилистично (тоест да не засяга съдържанието) или семантично. В първия случай от редактора се изисква преди всичко безупречна грамотност, тънък усет към думата. Във втория, наред с това, задълбочено познаване на същността на въпроса, притежаване на фактически материал. Има обаче общи принципи.

Общата схема на работата на редактора изглежда така:

възприятие - критика - корекции;
проверка на фактическия материал;
идентифициране на композиционни дефекти;
идентифициране на стилистични грешки и грешки;
откриване на правописни и пунктуационни грешки.

Първият етап на редактиране - възприемането на текста - има

изключително важно. Преди да промените нещо, трябва да прочетете документа като цяло. Някои от въпросите обикновено могат да бъдат премахнати в хода на четенето. Освен това, само с цялостно възприятие, редакторът е в състояние да оцени композицията, да открие противоречия, логически грешки, диспропорция на части от документа и т.н.

След като документът е прочетен и са отбелязани грешки и съмнения, най-сложният и деликатен въпрос на приемлива степен на намеса в текста.Оригиналността на редакционната работа се крие във факта, че се правят корекции в чужд текст. Следователно редакторът има право да променя формата, но не и съдържанието на документа. Далеч не винаги въпросът за допустимите граници на намеса в текста се решава просто. На първо място, това се отнася до проблема с вербалните повторения.

Официалният бизнес стил има своите специфики. Едно от основните изисквания за езика на документите е точността, недвусмислеността на твърдението. И въпреки че обикновено повторението на една и съща дума (или думи от същия корен) в рамките на малък текст се счита за стилистична грешка, но това е приемливо, когато става въпрос за повторение на термини. Специалният речник има редица характеристики, които трябва да се вземат предвид. Значението на термина е специфично, той най-често няма абсолютни синоними и не може да бъде заменен с друга дума, без да се промени същността на твърдението. Поради това често е необходимо да се правят изключения за текстове, богати на терминология, и да се запазят словесните повторения в името на точността на значението.

Например: След приключване на работата на ВАС, деканите въз основа на протоколите на ВАС съставят заповед за завършване на учебното заведение, която се представя в учебния отдел в срок от пет дни от датата на завършване на дейността на ВАС.

ГАК - държавната атестационна комисия не може да бъде заменена с близка по значение фраза. За да избегнете тройно повторение, можете да използвате само веднъж думата "комисионна" вместо съкращението.

Редакторът трябва да помни: ако трябва да запазите повторения, трябва да помислите за други начини за „олекотяване“ на текста. По-специално, можете да откажете дълги, тромави изречения. Най-често едно сложно изречение може лесно да се превърне в няколко прости.

Най-важните редакционни принципиможе да се дефинира така:

запазване на съдържанието на документа непроменено;
способността да се докаже, че намесата в текста е необходима;
почтеност и последователност (всички недостатъци се отбелязват и коригират незабавно, тъй като една промяна може да доведе до друга);
яснота и прецизност.

Последното изглежда очевидно. Въпреки това, не е необичайно редакторът да редактира на ръка и някои думи се оказват „нечетливи“. В бъдеще някой, който пише на компютър, може неволно да въведе нова грешка в документа.

Абсолютно недопустимо е оставянето на въпросителни знаци или други бележки в полетата след приключване на редакционната работа.

Има четири основни типа редактиране:

редактиране-коректура;
редактиране-редукция;
редактиране-обработка;
редактиране-промяна.

Редактирането-коригирането е възможно най-близо до коректорската работа. Това е корекция на правописни и пунктуационни грешки и печатни грешки. Такива корекции обикновено не изискват съгласието на лицето, подписващо документа.

Модерен компютърна технологияосвободи документалните работници от голяма част от тежестта на корекцията: текстовите редактори ви позволяват да проверявате правописа и да правите корекции директно, докато пишете. Но това не трябва да е основа за пълна небрежност. В този въпрос, както и в много други, човекът няма право да разчита изцяло на технологиите.

Трябва да имате предвид, че компютърните текстови редактори "не знаят" много собствени имена. С особено внимание трябва да се проверяват фамилните имена, инициалите, географските имена, имената на предприятия и институции.

Освен това компютърът не може да открие всички правописни грешки. Той "не забелязва", например, превръщането на предлога "на" в предлог "за", на частицата "не" в "нито": за него всичко това са еднакво правилни думи. Автоматичната проверка ще се провали, ако погрешно въведете „1897“ вместо „1997“. Само човек, който разбира смисъла на твърдението, е в състояние да открие такива грешки.

Редактиране-изрязванепроизвежда се в два основни случая:

първо, когато е необходимо да направите документа по-кратък по някакъв начин (тогава можете да отидете за известно намаляване на обема на съдържанието);

второ, когато текстът съдържа излишна информация - повторения и "общи места".

Редакторът е длъжен да елиминира от документа общоизвестни факти, общоприети истини, ненужни уводни думи и конструкции. Важно е редакторът да е добре запознат с материала и да може да определи дали повторението на едни и същи думи е оправдано и дали е приемлива замяната им със синоними.

Редактиране-Обработкапредставлява подобрение в стила на документа. Отстраняват се грешки и недостатъци, свързани с нарушаването на съвместимостта на думите, неразличимостта на пароними, използването на тромави синтактични конструкции и др.

Коригирането на документ от квалифициран редактор трябва:

не съдържат фактически или печатни грешки;
бъдете напълно грамотни по отношение на правописа и пунктуацията;
имат оптимален обем;
да бъдат изградени по законите на логиката;
спазват стилистичните норми на руския литературен език и специалните изисквания на официалния бизнес стил.

Контролни въпроси и задачи

1. Какви са особеностите на езика и стила на служебните документи?
2. Какви са предимствата на компилирането и обработката на документи на компютър?
3. Защо е необходимо да се познават термините, използвани при изготвянето на официален документ?
4. Каква е процедурата за използване на съкращения в официални документи?
5. Какво е значението на словореда в изречението?
6. Какви са изискванията за състава на официалните документи?
7. Посочете стъпките за редактиране.
8. Назовете видовете редакционни промени.
9. Какви са принципите на редакционното редактиране?

Речник за съвместимост на думите на руския език / Изд. П.Н. Денисова, В.В. Морковкина. М., 1983.
Нов речниксъкращения на руския език. М., 1995г.

Понятието официален документ (бизнес документ) се използва в административно-управленската сфера на публичната практика.

Език на служебните документи- това е вид официален делови писмен литературен език, използван в областта на бизнес комуникацията за изготвяне на документи. Фактите и събитията се отразяват обективно, кратко и ясно на езика на служебните документи.

Официален бизнес стил- това е стилът на официална комуникация, бизнес кореспонденция, заповеди, съобщения, документация, съдебни производства. Този стил е най-затвореният и консервативен в системата от стилове. Характеризира се със сухота и максимална точност на представяне на мисълта.

Този стил се характеризира с:

1) използването на официална лексика и фразеология, която практически не се използва в други стилове: ултиматум, анулиране, дипломатически корпус и др.Официалният бизнес стил се нуждае до известна степен от клерикализъм. В речника може да се отбележи и честата употреба на сложни думи, които са по-икономични от подобни фрази: съдебни производства, наемател и др.Широко разпространено използване на отглаголни съществителни: смисъл, решение, развитие; нарицателни предлози: по предмета, по линията, след изтичане (на срока) и др.
2) използването на сложни синтактични конструкции: През изминалата година нашите служители положиха много усилия и творческа инициатива за увеличаване на размера на оборотния капитал, разширяване на бизнес контактите, укрепване на позициите в бизнеса, което доведе до увеличаване на влиянието ни в икономическата и политическата сфера.
3) използването на номинативни изречения: Трудова награда. Безопасност и здраве при работа.

Текстът на документа по отношение на структура, приета формулировка, устойчиви синтактични конструкции е пряко свързан с вида (писмо, заповед, протокол, заповед, акт и др.) и вида на документа (заповед за основна дейност или заповед за персонал , предложение за писмо или гаранция, акт за ревизия на касата или акт за разпределение за унищожаване на документи с изтекли срокове на съхранение и др.).

В същото време можем да подчертаем общите изисквания към текстовете на официални документи:

- краткост и точност на представянето на информацията, изключване на нееднозначно тълкуване;
- обективност и достоверност на информацията;
- изготвяне, ако е възможно, опростени, тоест съдържащи един въпрос, документи за улесняване и ускоряване на работата с тях;
- структуриране на текста на документа, разделянето му на такива семантични части като въведение, доказателство, заключение;
- широко използване на шаблонни и стандартни текстове при описание на повтарящи се управленски ситуации.

Езикът на служебните документи има свои собствени характеристики: рязко, в сравнение с други езикови стилове, стесняване на обхвата на използваните речеви средства; висока степен на повторение (честота) на отделни езикови форми в определени раздели от текстове на документи. Тези особености се отразяват в дизайна на делови книжа и документи: тяхната типология, композиция, подреждане на части от текста, рубрикация, шрифт и др. Стандартизирането на официалния бизнес стил включва използването на специални езикови инструменти, които образуват относително затворена система на делова реч.

При съставянето на текстовете на документи се използва бизнес стил със специфични характеристики:

- пълнота и актуалностинформация. Основната задача на съставителя на документа е ясно да отразява информацията, която има (придобива) юридическа сила.
- неутрален (без емоционални оттенъци) тонпрезентация, която предвижда представяне на текста от 3-то лице („фирмата изпраща“, „банката няма нищо против“); липса на емоционално оцветяване на факти, събития; липсата на личен подход към оценката на информацията, т.к авторът действа от името на организацията.

Неутралният тон на гласа е норма бизнес етикет. Личният, субективен момент трябва да бъде сведен до минимум. Следователно извън деловата реч са например форми, които имат емоционално експресивна окраска (съществителни и прилагателни със субективни оценъчни наставки, междуметия). Използването на разговорни, разговорни, диалектни и др. думи и фразеологични единици в деловата реч е неприемливо.

Разбира се, това не означава, че стилът на представяне в официалния текст винаги трябва да бъде абсолютно неутрален. Това не се случва. В документа може да се изрази молба или благодарност, да се направи искане (често в категорична форма) и т. н. Но във всеки случай първо трябва да се използват средствата за логическа, а не за емоционална експресивна оценка на ситуации и факти от всички.

- прецизност и яснотапредставяне (изключване на образни думи и изрази, използване на уточнения и допълнения и др.). Точността и яснотата на документите се постига чрез внимателен подбор на думите; използването на думи и термини в традиционни значения за нормите на общия книжовен език, които не позволяват друго тълкуване, освен предвиденото от автора; директен словоред в изречение (сказуемото следва субекта, атрибутът идва преди думата, която се дефинира).
- сбитост, краткост на текста и яснота на изложението, изключване на незначителни детайли и повторения, ненужни детайли, лаконизъм и др.). Текстовете на писма, доклади и бележки, както и други документи, като правило, не надвишават една страница.
- убедителностофициални документи се постига:
- наличието на достоверна информация;
- наличието на силни аргументи, които насърчават получателя на документа да извърши определени действия;
- логиката на представяне;
- безупречна формулировка в правно отношение;
- валидността на предложенията на автора (с препратки към нормативни актове).
-използване на устойчиви (шаблонни) фрази(стандартни завои). Зададените фрази са използването на повечето думи в официални документи само с една или ограничена група думи. Използването на стабилни или стандартни фрази (готови езикови клишета) прави възможно:
- автори - своевременно оформят документи;
- на адресатите - за улесняване на възприемането на документи,
- създаване на стандартни (шаблонни) форми на документи за стандартни ситуации.

Най-често използваните са следните фрази: възложен е контрол ..., обявява се порицание ..., служебна заплата се определя ..., поради затруднено положение ..., за да се осигури ..., в съответствие с вашето искане ... , считаме за необходимо ..., съгласно заповедта ..., като се има предвид ... са направени грешни изчисления ..., да се одобри и въведе в действие ..., ние Ви информираме, че през периода ..., изпращаме го за разглеждане и одобрение, е установено чрез проверка, какво и т.н.

Деловата реч става фразеологично устойчива, изпълнена с готови езикови формули, шаблони, печати. Пример за такива печати са по-специално конструкции с нарицателни предлози, които мотивират действия: в съответствие с решение (заповед, заповед), във връзка с началото (възможност, необходимост), с цел подобряване (ограничаване, спестяване), и др. изрази (независимо дали говорещият го осъзнава или не) често започват да функционират като термини, които отговарят на спецификата на конкретна управленска ситуация.

Същата роля играят и така наречените клерикализми: молба, одобрение, изслушване, надлежно, неприемане (на мерки), които са малко използвани в други стилове на езика.

- ограничена комбинация от думи.

правилно Неправилно

Правете предложения Правете предложения

Дайте заем Дайте заем

Притежавайте правото Притежавайте правото

Влиза в сила Влиза в сила

Ограничеността на видовете езикови единици, използвани в делови текстове, и общата регламентация на формата на документите обуславят и друга важна характеристика на деловата реч – високата честота на отделните езикови форми в определени раздели на документните текстове. Като най-прост пример може да се посочи абсолютното преобладаване на формите на именителен падеж в елементите на дизайна на документа, в текстове, изградени на принципа на въпросници или таблици.

Текстовете, базирани на „естествена“ съгласувана реч, разбира се, имат по-сложна граматическа организация. В този случай обаче възпроизводимостта на отделните езикови единици е много по-висока, отколкото в други разновидности на речта. Основната причина за това явление е съзнателното отношение към езиковата стандартизация при показване на типични ситуации на бизнес общуване.

Така че в документите по правило използването на неологизми (дори формирани по традиционни модели) не е разрешено, ако те нямат терминологично значение и могат да бъдат заменени с общолитературни думи. Ако се използват, тогава те се нуждаят от обяснения в текста (обикновено в скоби).

При използване на термини (а те са много разпространени в бизнес езика) не е позволено да се изкривява формата им или да се заменят с професионализъм, жаргон и т.н.

В деловата реч възможностите за лексикална съвместимост на думите са ограничени: официално писмо-- съставен(не написано)И изпратено(не изпратен), порицание-- обявено, порицание-- изтеглено, заплата-- инсталирании т.н.

- използване на отглаголни съществителни.

правилно Неправилно

Осигурете помощ Асист

Дайте подкрепа Поддръжка

Направете ремонт Ремонт

- използване на специални термини(„решено”, „решено”, „разпореждам”);
- използване на обичайни съкращения. Това ви позволява да намалите обема на документите, да ускорите възприемането на информацията. На намаление подлежат: отделни думи (например рубла - руб.); фрази (например и така нататък - и така нататък). Когато се използват съкращения, трябва да се има предвид, че те трябва да са разбираеми за адресата, еднакви в целия текст на документа (например е неприемливо да се използва съкращението на думата „господин“ като „г-н.“ и „Г-н.“ в един текст).
- използване на общи думи с неопределено значение;
- изключване от текста на архаизми(„тази година“, „с това режисираме“).

правилно Неправилно

Удължете преобръщането

обява съобщение

представляват представляват

Сравнението на бизнес, научни, публицистични (вестници) и литературни текстове ни позволява да подчертаем някои граматически характеристикиофициален бизнес стил:

1. Основна употреба прости изречения(обикновено разказ, личен, общ, пълен). Въпросителни и възклицателни изречения практически не съществуват. От едносложните активно се използват само безлични, а в някои видове документи (заповеди, официални писма) - определено лични:

За да... е необходимо да се подчертае...; В случай... трябва да отрежете...; заповядвам...; Обърнете внимание на...

От сложните изречения, несъединни и сложни изречения с подчинени обяснителни, атрибутивни, условни, причини и цели, както и конструкции като:

изпълни условията на договора, което позволява...

Широко използване на конструкции с нарицателни предлози.

По начин на надзор...; Във връзка с отказа ...; ...поради недостатъчно количество материали)ви позволява да избягвате използването на сложни изречения с подчинени изречения, причини, цели, условни. Подчинените части на място и време обикновено са от малка полза.

2. Използване на оферти с Голям бройдуми поради:
1) разпространението на предложенията. Много чести са например конструкции с последователно подчинение на един и същи тип падежни форми (обикновено форми на родов падеж):

Назначаване на заместник-началник на цех за термична обработка на метали Т.Н. Николаев на длъжността началник инженер на завода поддържан от целия екип на предприятието;

2) изобилие от изречения с еднородни членове (броят им, дори в линейно написани фрази, може да достигне двадесет или повече); Краен случай на сложни изброявания са конструкции от рубрика:

... решава:

1. Определете... но)... б)... в)...;
2. Организирайте... но)... б)... в)...;
3. Присвояване...,

освен това всяко заглавие може да бъде с всякаква сложност (включва еднородни членове на изречението, да бъде допълнено от независими изречения и т.н.); рубрикираните списъци могат да включват десетки или дори стотици думи.

Размерът на изреченията на бизнес език не се влияе много дори от наличието или отсъствието на отделни завои в тях. В същото време активно се използват само причастни фрази и изолирани добавки с мотивиращи номинативни предлози. Обръщания на причастиетоса редки и обикновено са стабилни конструкции от типа:

въз основа...; обърни внимание на...; предвид това...

3. Активно използване на пасивни конструкции като:

има възможност ..., констатира комисията ...

и безлични формуляри, въпреки че като цяло документът се съставя, като правило, от трета страна.

4. Използвайте нетипични за другите езикови стиловеначини на флексия, например, развитието на форми за множествено число в абстрактни съществителни. Много специфични методи за управление, като:

завършване на строителството, приема се качествено, предава по собствености т.н.

Въпреки факта, че подобни обороти са доста често срещани в деловата реч, очевидно, те трябва да се избягват, тъй като не отговарят на нормите на общата литературна употреба на думи.

Така процесът на стандартизиране на деловата реч обхваща всички нива на езика – речник, морфология и синтаксис. В резултат на това се формира устойчив речев стереотип, възприеман от говорещите като специален, функционално ориентиран тип езиково нормиране на текстове, тоест специален функционален стил.

Общата схема за стандартизиране на деловата реч като цяло е доста проста: типична ситуация е стандартизиран маниер на речта. Езиковите средства, използвани от деловата реч, обаче са доста разнообразни: освен това те са перфектно адаптирани за предаване на много специфична промишлена, правна, финансова, административна и управленска информация.

Деловата реч е натрупала огромен брой термини, формули, завои на речта, които са доказани от многогодишна практика. Освен това използването на готови словесни формули и конструкции, които са се утвърдили в бизнес употребата, позволява на говорещия (писателя) да не губи време в търсене на определения, които характеризират стандартните ситуации. Стандартизацията (по-точно терминологията) на деловата реч значително увеличава информационното съдържание на документите, значително улеснява тяхното възприемане и оценка от специалисти, което допринася за по-голяма ефективност на документооборота като цяло.

Абсолютно грешат тези, които виждат „обедняването“ и дори „увреждането“ на книжовния език в стандартизирането на деловата реч. Лошото не "чиновник" като такъв - напротив, неговото развитие съответства на общи моделиеволюцията на съвременното общество, например нарастващата автоматизация на труда, въвеждането на компютърни методи за обработка, предаване и съхранение на информация. Лошо е да се злоупотребява с "кацеларит" там, където е неуместно - в журналистиката, в художествената литература, в ежедневната комуникация.