Suured kontrolli delegeerimise põhimõtete rikkumised. Volituste delegeerimine juhtimises – plussid ja miinused

Volituste delegeerimine on mõne ülesande üleandmine juhi poolt alluvale, mida ta suudab oma volitustest ja kvalifikatsioonist lähtuvalt tõhusalt täita. Juhi roll on just selleks, et jagada tööd töötajate vahel võimalikult tõhusalt lõplik eesmärk saavutati nii hästi ja nii kiiresti kui võimalik.

Olenevalt sellest, kui ratsionaalselt ja õigesti suudab juht oma töötajatele volitusi delegeerida, võib teda hinnata heaks või halvaks juhiks.

Volituste delegeerimise tähtsus

Mõelgem välja, miks seda protsessi vaja on ja kas see on tõesti nii oluline.

• Esiteks peab juht ettevõtte tõhusaks arendamiseks koondama oma tähelepanu erinevate projektide põhidetailidele, laskumata detailidesse. Pedantlik lähenemine kontrollile, soov kõike juhtida ja kõike teada toob kaasa liigse ajakadu. Kõike on võimatu jälgida. Ükski juht ei suuda kogu tööd üksi teha. Tekib loogiline küsimus: miks on tal vaja alluvaid, kes ei suuda ülemust “maha laadida”? Vastus on ilmne.
• Teiseks võimaldab noortele töötajatele ülesannete delegeerimine koolitada lootustandvaid töötajaid ja luua omamoodi personalireserv noortest talentidest.
• Kolmandaks võib juhtimisvolituste üleandmine mõnele töötajale toimida omamoodi mitteametlike suhete psühholoogilise näitajana meeskonnas. Tark juht jälgib, kui tõhusalt teatud töörühmad oma ülesandeid täidavad, ning hindab ka seda, milleks on võimeline töötaja, kellele on usaldatud teatud ülesande lahendamine.
• Neljandaks tähendab tõhus delegeerimine, et töötaja tuleb ülesandega paremini toime kui juht. Isemajandav juht peab suurepäraselt aru saama, et tema ülesanne on jagada tööd, mida tema alluvad paremini teeksid, kui siis, kui ta ise selle ülesande enda kanda võtaks. Sellise filosoofia julgustamine meeskonnas avaldab soodsat mõju tööviljakus. Töötaja silmade läbi tundub see ülemuse usaldusena. Kui käsitleme delegeerimist üheks meetodiks mittemateriaalne motivatsioon Selgub, et see on suurepärane meetod juhtkonna lojaalsuse suurendamiseks.

Lisaks, arvestades asjaolu, et madalama astme töötajad näevad ettevõtte probleeme sageli kainemalt ja värskemalt, võib volituste delegeerimine mis tahes projektide juhtimisel oluliselt parandada teatud äriprobleemide lahendamise efektiivsust.

Mõistete "juhtimine" ja "delegeerimine" vahele peate panema võrdusmärgi. Kuni juht ei mõista volituste delegeerimise olemust, jääb ta tavaliseks tegijaks, kes ei tea, millist tööd ette võtta.

Arvestades asjaolu, et mitte iga alluv ei tule talle pandud ülesandega toime, tuleb delegaadi valikusse suhtuda ettevaatlikult. Sellisel inimesel peab olema teatud omaduste kogum, mis võimaldab tal tõhusalt rakendada seda, mida juht on talle määranud.

Esiteks hõlmavad need minimaalset nõutavat kvalifikatsioonitaset, mis annaks tegijale võimaluse lahendada probleem tõhusalt ja selgelt määratletud aja jooksul.

Teiseks peab juht olema kindel, et alluv on juba sarnastesse projektidesse kaasatud. Ärge koormake algajat üle raskeid ülesandeid. Andke talle kogenum assistent.

Kolmandaks keskenduge konkreetse alluva hõivatusele. Tööga "ülekoormatud" inimene lihtsalt ei suuda kõike tõhusalt ja õigeaegselt saavutada seada eesmärgid.

Pöörake tähelepanu sellistele omadustele nagu pingetaluvus ja jõudlus. Väga oluline on, et töötaja oleks sellisteks ülesanneteks psühholoogiliselt ette valmistatud. Lisaks pidage meeles, et kõige rohkem parim valik on huvitatud alluv, kes soovib kirglikult teie ülesannet täita.

Samuti, kui töötate suur ettevõte, siis saate alati meelitada kolleege teistest osakondadest vastastikku kasulikel tingimustel.

Delegeerimise põhiprintsiibid

Kui olete delegaadi valinud, peate alustama otsene protsess volituste üleandmine. Et olla tõhusam, peate järgima järgmisi delegeerimise põhireegleid.

Esimene reegel on see, et peate alustama lõpptulemuse märkimisest. Töötaja arusaam sellest, mille nimel ta tööle hakkab, laeb teda entusiasmi ja sooviga tegutseda võimalikult tõhusalt. Proovige harmooniliselt ühendada ettevõtte eesmärgid selle konkreetse töötaja vajadustega. Nii saate saavutada häid tulemusi.

Teine reegel on selgelt määratleda raamistik, mille raames teie kolleeg tegutseb. Sageli tekib palju probleeme just seetõttu, et töötaja ja juht ei leppinud kokku ülesande täitmise korras, vastutuse piirides, tähtaegades ja projekti elluviimise ajakavas.

On 5 peamist taset, millel alluv saab erineval määral initsiatiivi näidata:

• Esimene tase töötab "juhiste ootamise" põhimõttel. Töötajale antakse ülesande täitmiseks minimaalselt loomingulisi võimalusi. Selles delegeerimisvormingus ei ole vaja kontrollida töö ajastust ja mahtu.
• Teine tase tähendab, et töötajatele antakse teatud vabadus valida tulemuste saavutamiseks ajakava, kuid nende tegevust kontrollib rangelt juhtkond. Juhiga on võimalik arutada ülesande täitmise variante, kuid lõpliku otsuse teeb juht.
• Kolmas tase hõlmab põhimõtet "saada soovitusi ja asuda tööle". Esinejatele on antud teatud vabadus ülesande täitmise aja ja meetodite valikul.
• Neljas tase võimaldab töötajatel ise otsustada, kuidas konkreetset projekti ellu viia, kuid samal ajal kohustuslikud tingimused on stabiilne oma tegevusest juhile aru andmas, et ta saaks veenduda valitud suuna õigsuses.
• Viies tase eeldab täielikku tegevusvabadust, mida piirab ainult juhi kavandatud kontroll. Seda tüüpi volituste üleandmine võimaldab töötajal oma loomingulist potentsiaali täielikult realiseerida.

Igal juhil peaks olema selge ettekujutus, millises formaadis ta kavatseb alluvatele ülesandeid delegeerida.

Volituste delegeerimise kolmas reegel ütleb, et antud ülesannete efektiivseks täitmiseks on vaja kõik küsimused otse töötajaga läbi arutada. Las ta ütleb ise, millistest tähtaegadest ta on valmis kinni pidama ja milliseid võimalusi näeb oma eesmärgi saavutamiseks. Selle lähenemisviisiga ei tohiks te inimesele peale suruda projekti juba väidetavalt aktsepteeritud versiooni. Suhtlemine peaks toimuma koostöö, mitte juhtimise ja alluvuse vormis.

Usalduslik õhkkond juhi ja töötaja vahel võib mängida igaühe kätesse, sest suhtlusprotsessi käigus võivad tekkida huvitavad võimalused teatud probleemide lahendamiseks. Samas on siiski vaja anda töötajale teatud iseseisvus. Kui töötaja pisiasjades ülemust pidevalt “tõmbab”, läheb kogu delegeerimise mõte kaotsi.

Volituste ja vastutuse delegeerimise neljas reegel on õiguste delegeerimine töötajatele ilma rikkumiste riskita. Hinnake ise, milliseid võimeid on konkreetse ülesande täitmiseks vaja ja millised on mittevajalikud. Filtreerige teavet, mis võib teie alluvateni jõuda. Valige ainult see, mida on projekti vajaduste rahuldamiseks tõesti vaja. Näidake oma kolleegidele vastutust, mida nad teie ees kannavad, kui ülesande vaheetapid ei suuda täita.

Delegeerimise viies põhimõte ütleb, et kõige parem on ülesandeid delegeerida madalama astme töötajatele, pidades silmas nende täitmise võimalust. Kuna juhid näevad probleemi laias laastus, detailidesse süvenemata, võib kuluda palju aega täiendava täpsustava teabe kogumisele. Samas saavad konkreetse nähtusega otseselt seotud madalama taseme töötajad pakkuda ülesannete lahendamiseks palju tõhusamaid võimalusi.

Kuues delegeerimise reegel on anda esinejatele otsejuhilt kõikvõimalik tugi. Töötaja, kellele on pandud uued kohustused, olles kindel, et ta pole probleemiga üksi jäänud, täidab oma tööülesandeid palju tõhusamalt.

Seitsmendat põhimõtet järgides peaksite selgelt teavitama kõiki kolleege, kellele ja milliseid volitusi te delegeerite. Kui märkate märke vastumeelsusest kuuletuda uuele vahejuhile või mobingi ilmingud, korrake oma tellimust uuesti, et kõik sellest üksmeelselt aru saaksid.

Kaheksandast põhimõttest lähtudes peab juht oma volitused delegeerima järk-järgult. Lisaks pole vaja anda alluvatele ainult ebahuvitavat rutiinset tööd. Jagage neid ülesandeid, mis nõuavad loomingulist lähenemist. Kui teie alluvad mõistavad, et annate neile vaid tühist tööd, kaotavad nad selle vastu igasuguse huvi ja nende tootlikkus langeb.

Üheksas reegel on kõikvõimalikud autoriteedi tagastamise katsed maha suruda. Teie alluvad peavad harjuma mõttega, et nad peavad suutma probleeme kiiresti ja ilma juhi osaluseta lahendada. Peaksite mõistma, et meeskond peaks koosnema professionaalsetest esinejatest, mitte "pimedatest kassipoegadest". Selgitage püsivalt ja siiralt, miks te konkreetse ülesande annate, andes töötajatele ruumi omaalgatuslikuks teostamiseks. Selgitage neile, kes soovivad töölt põgeneda, et ülesanded on vajalikud töötaja enda oskuste parandamiseks.

Viimane reegel põhineb töötaja kvalitatiivsel motiveerimisel lõpptulemuse saavutamiseks. Sõltumata sellest, kuidas kavatsete töötajat premeerida (rahaliselt või moraalselt), rääkige sellest, kuidas ta aitab kaasa kogu ettevõtte arengule.

Kui oma volituste delegeerimisel neist kümnest põhimõttest kinni pidada, siis enamasti ei teki olukordi, kus tuleb halvale tegijale “auke lappida”. Pea meeles, et paljud probleemid tekivad seetõttu, et töötaja ei saa täpselt aru, mida teha tuleb.

Põhilised vead volituste üleandmisel

Suutmatus selgitada, mida soovite saavutada, võib olla tõsine takistus vastastikusele mõistmisele. Kui teile tundub, et olete kõik korda seadnud, ei tähenda see sugugi, et teie hoolealune teist mõistis. Proovige dialoogi ajal sagedamini esitada küsimusi selle kohta, kas väljendate oma mõtteid piisavalt selgelt.

Juhtimisteoorias on volituste ja vastutuse fiktiivse delegeerimise kontseptsioon, kui juht püüab töötajale üle anda volitused, mis tal juba on. Sellised sammud võivad oluliselt kahjustada teie autoriteeti teie alluvate seas.

Samuti võite eksida inimese valimisel, kellele volitusi delegeerite. Sel juhul peate õppima, kuidas rohkem käituda üksikasjalik analüüs inimese võimeid ja iseloomuomadusi, enne kui annate talle killukese oma võimust.

Te ei tohiks oma alluvate üle ohjeldamatust üles näidata ja nuriseda. Konstruktiivne kriitika ei saa haiget teha, kuid üldiselt jääge rahulikuks ja positiivseks.

Kui delegeerite volitused mitte ühele inimesele, vaid rühmale, peaksite kohe esile tooma igaühe vastutuse piirid. Projekt, mille puhul keegi millegi eest ei vastuta, on enamikul juhtudel määratud läbikukkumisele.

Ärge kartke tunnistada oma kolleegidele, et nad võivad olla milleski paremad kui sina. See ei alanda teid nende silmis kuidagi. Vastupidi, kui proovite iseseisvalt teha midagi, mida te ei tea, ja ebaõnnestute, võib teie autoriteet õõnestada.

Ärge unustage oma volitusi liiga palju delegeerida, kuna see võib põhjustada ootamatuid probleeme. Jääge juhtima, jälgides samal ajal võimaluse korral alluvate tööd.

Milliseid volitusi ei tohiks delegeerida?

• Esiteks, ärge jätke üldplaneeringut valedesse kätesse. Mõnda detaili võid arutada kolleegidega, aga plaan ise kinnitada, sest vastutad selle eest ainult sinul.
• Teiseks, kõik personali palkamise ja vallandamisega seotud küsimused peaks samuti juht otsustama. Demokraatlik juht võib teatud personaliküsimustes kolleegidega nõu pidada, kuid otsuseid peab tegema autoritaarselt.
• Kolmandaks, kui soovite ettevõtte ja meeskonna nimel töötajale tänu avaldada, siis peate seda tegema isiklikult.
• Jätke kiireloomulised, konfidentsiaalsed, riskantsed ja eriti olulised asjad ka endale.

Tõhus volituste delegeerimine juhtimises põhineb kõigil ülaltoodud postulaatidel. Te ei tohiks seda pidada viisiks, kuidas end vastutusest vabastada või "mustast" tööst vabaneda. Volituste delegeerimine tähendab tööülesannete adekvaatset jaotamist meeskonnaliikmete vahel, et tõsta töö kui terviku efektiivsust. See tööriist võimaldab halduril keskendu tööle, mis on ettevõtte jaoks strateegiliselt oluline, hajutamata tähelepanu kõrvalülesannetele.

Kui leiate vea, tõstke esile mõni tekstiosa ja klõpsake Ctrl+Enter.

Asutus esindavad piiratud õigust ja vastutust kasutada organisatsiooni ressursse, teha iseseisvalt otsuseid, anda korraldusi ja ellu viia.

Võimud on antud ametikohale, mitte seda omavale isikule.

Volitusi on kahte üldist tüüpi:

• lineaarne;
• riistvara (peakorter).

Liini autoriteet

Need edastatakse otse ülemuselt alluvale ja ahelas edasi teistele alluvatele. Liinivolitusega juhil on ka õigus teha otsuseid ja tegutseda teatud küsimustes ilma teiste juhtide kooskõlastuseta, näiteks seaduse või organisatsiooni põhikirjaga kehtestatud piirides.

Tekkivate lineaarsete jõudude järjestikune ahel loob juhtimistasandite hierarhia. Enamik selge näide käsuliin – hierarhia sõjaline organisatsioon. Kui käsuahel on pikk, aeglustub oluliselt infovahetuse kiirus.

Alati tuleb arvestada kahe mõistega: käsu ühtsuse põhimõte ja vajadus piirata kontrollinormi.

Vastavalt käsu ühtsuse põhimõte töötaja peab saama volitused ainult ühelt ülemalt ja vastama talle.

Kontrollitavuse määr— see on töötajate arv, kes alluvad otse sellele juhile.

Personali volitused

Need volitused aitavad organisatsioonil kasutada spetsialiste, rikkumata käsu ühtsuse põhimõtet, et lahendada nõuande- või teenindusprobleeme.

Personali volituste põhiliigid jagunevad soovitamiseks, koordineerimiseks, kontrolliks ja aruandluseks ning lepitamiseks.

Soovitused volitused seisnevad selles, et nende valdaja saab vajadusel anda nõu juhtidele või esinejatele, kes neid vajavad, kuidas seda või teist kitsalt erialast probleemi kõige paremini lahendada.

Koordineerimine volitused on seotud ühisotsuste väljatöötamise ja vastuvõtmisega.

Kontroll ja aruandlus volitused annavad nende omanikele võimaluse teostada ametlikult kehtestatud raamistikus juhtide ja esinejate tegevuse kontrollimist, nõuda neilt kohustusliku teabe esitamist, selle analüüsi läbiviimist ja saadud tulemuste koos saadud järeldustega saatmist asjaomased asutused.

Volituste delegeerimise põhimõte

Juhtimisstruktuuri raames toimub õiguste, kohustuste ja vastutuse ratsionaalne jaotus ja ümberjagamine oma subjektide vahel. See protsess, mille põhimõtted töötati välja 1920. aastatel. P.M. Kerzhentsevit nimetati "organisatsiooniliste volituste ja vastutuse delegeerimiseks".

Delegatsioon- on protsess, mille käigus juht annab osa oma ametlikest funktsioonidest alluvatele üle ilma nende tegevusse aktiivselt sekkumata.

Volituste delegeerimise põhimõte seisneb selles, et juht annab osa talle antud volitustest, õigustest ja kohustustest üle oma pädevatele töötajatele.

Tavaliselt delegeeritud järgmised tüübid töötab:

• rutiinne töö;
• spetsialiseeritud tegevused;
• era- ja pisiküsimused;
• ettevalmistustööd.

Siiski on juhtimisülesannete kogum, mille lahendamine tuleks jätta juhi hooleks. Ettevõtte esimese inimese kohustus on võtta ette kõrge riskiastmega ülesandeid, mis sisaldavad strateegilise tähtsusega ja konfidentsiaalseid aspekte ning kõiki ebatavalisi, mis väljuvad kehtestatud reeglitest ja tegutsemise traditsioonidest.

Ja sellised küsimused nagu:

• asutamine ;
• organisatsioonipoliitika väljatöötamine;
• töötajate juhtimine ja motiveerimine;
• ülesandeid kõrge aste risk;
• ebatavalised ja erandlikud juhud;
• rangelt konfidentsiaalseid ülesandeid.

Volituste delegeerimisel delegeerib (kehtestab) vastutuse juht; määrab volituste teostamisel õigused ja vastutuse taseme.

Volituste delegeerimise eelised:

• oskus tegeleda ülesannetega, mis nõuavad juhi isiklikku osalust;
• keskendumine ettevõtte strateegilistele eesmärkidele ja pikaajalistele plaanidele;
• See Parim viis loominguliste ja aktiivsete töötajate motiveerimine;
• see on parim viis õppimiseks;
• see on viis professionaalseks karjääriks.

Volituste delegeerimise tõhusus on ilmne, kuid mitte kõik juhid ei kiirusta seda rakendama järgmistel põhjustel:

• kahtlus teiste töötajate kompetentsuses, hirm, et neil läheb halvemini;
• hirm võimu ja positsiooni kaotamise ees;
• alluvate usaldamatus, nende võimete madal hindamine;
• ambitsioonikus ja kõrge enesehinnang;
• hirm, et kolleegid ja ülemused tõlgendavad tema tegevust valesti.

Mõelgem üksikasjalikumalt delegeerimise praktilise rakendamise olulisusele ettevõtte juhtimises.

Delegeerimise praktiline rakendamine ettevõtte juhtimisel

Volituste delegeerimine ei toimu mitte ainult ametnike, vaid ka enamjaolt poolametlikul või isegi mitteametlikul alusel ning eeldab soodsa moraalse ja psühholoogilise kliima olemasolu meeskonnas ning vastastikust usaldust juhtide ja esinejate vahel. Volituste delegeerimisele eelneb märkimisväärne ettevalmistustöö. See koosneb kindlaksmääramisest: miks, kellele ja kuidas volitusi delegeerida? Milliseid hüvesid on võimalik saada temale, tema alluvatele endile ja organisatsioonile tervikuna? Millised takistused võivad tekkida?

Peamine praktiline väärtus Volituste delegeerimise põhimõte seisneb selles, et juht vabastab oma aja vähem keerukatest igapäevaasjadest, rutiinsetest toimingutest ning saab koondada oma jõupingutused probleemide lahendamisele keerukamal juhtimistasandil. Samal ajal on see meetod töötajate koolituse sihipärane vorm, soodustab nende töö motiveerimist, algatusvõime ja iseseisvuse avaldumist.

Juhataja põhiülesanne- mitte teha tööd ise, vaid tagada jõududega tööprotsessi korraldus, võtta vastutus ja kasutada jõudu eesmärgi saavutamiseks.

Delegeerimise põhimõtte eriti tundlik aspekt on kontrolli korraldamine alluvate tegevuse üle. Pidev eestkoste teeb ainult haiget. Kontrolli puudumine võib põhjustada häireid ja anarhiat. Kontrolliprobleemi lahendus peitub hästi väljakujunenud tagasisidet, kolleegidevahelises vabas infovahetuses ja loomulikult juhi üsna kõrges autoriteedis ja juhtimisoskuses.

Psühholoogilise valiku probleem kerkib sageli esile: Millise ülesande tuleks usaldada tuttavale või põhimõtteliselt uuele esinejale?. Enamasti on täitmine delegeeritud uus ülesanne, eriti kui see tundub juhile ebaatraktiivne ja rutiinne. See otsus ei ole alati õige. Probleem seisneb selles, et olles delegeerinud ülesande lahenduse kellelegi teisele, vastutab juht ikkagi selle elluviimise ja kontrollimise eest ning veelgi enam on palju lihtsam lihtsalt jälgida (nn jälgida) juurutamise kulgu. tuttavast probleemist.

Kogenud administraatorid usaldavad võimekale tegijale sageli veidi enamat keerulised ülesanded kui ta on harjunud tegema. Sel juhul on soovitav ülesanne koostada kirjaliku korralduse vormis. Olles saanud raske ülesanne, ilmutab täitja end täielikumalt ja saab siirast rahulolu ülesande täitmisest ja tema vastu suunatud usaldusest.

Tuleb märkida, et volituste delegeerimise põhimõtet kasutavad hiljuti ametikõrgenduse saanud inimesed vähe, sest Neil on raske loobuda tavapärasest minevikutegevuse stereotüübist. Ise kirjavahetust sorteeriv ja tüdinud sekretäri ees kirjutusmasinal trükkiv juht kutsub aga esile kahetsuse, aga mitte kaastunde.

Mõnikord volituste delegeerimise põhimõte ei anna oodatud efekti: esineja ei täida täielikult talle pandud juhtimisfunktsioone. Enamasti juhtub see juhtudel, kui meeskonnas on vaja teha ebapopulaarseid otsuseid: rikkumiste eest karistuste määramine töödistsipliini; lisatasude äravõtmine; töötajate ebamoraalsete tegude uurimine jne. Erinevatel ettekäänetel proovib esineja nende probleemide lahendust oma juhile üle anda, et näida meeskonna silmis, nagu talle tundub, parimal poolel. Muude põhjustena tuuakse kõige sagedamini välja ebakindlust vastutava otsuse õigsuses, ebapiisavat kogemust ja põhimõttelist mittenõustumist juhi arvamusega.

Organisatsioonis juhtimisvolituste jaotamisel tuleb arvestada mitmete oluliste asjaoludega:

• Volitustest peab piisama uuritavale seatud eesmärkide saavutamiseks. Seetõttu tuleb meeles pidada, et eesmärgid on alati esmased ja määravad antud volituste ulatuse.
• Iga subjekti volitused peavad olema seotud nende volitustega, kellega ta peab koostööd tegema, et tagada nende koostoime ja lõppkokkuvõttes kogu juhtimissüsteemi tasakaal.
• Autoriteet organisatsioonis peab olema selge, et iga töötaja teaks, kellelt ta selle saab, kellele ta selle üle annab, kelle ees ta vastutab ja kes peab talle vastama.
• Esinejad peavad iseseisvalt lahendama kõik oma pädevuse piires olevad probleemid ning kandma täielikku vastutust oma tegevuse ja selle tulemuste eest.

Delegeerimine on vahend, mille abil juht jaotab töötajate vahel hulga ülesandeid, mis tuleb täita kogu organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks. Kui mõni ülesanne on delegeeritud teisele isikule, on juht sunnitud seda ise täitma. Paljudel juhtudel on seda lihtsalt võimatu teha, sest juhi aeg ja võimalused on piiratud. Juhtimise klassikutest M. Follett märkis, et juhtimise olemus seisneb alluvate töövõimes. Kvaliteetse delegeerimise teostamiseks on vaja järgida teatud põhimõtteid. Volituste delegeerimine põhineb järgmistel põhimõtetel: käsu ühtsus; juhtimisnormide piirangud; määratud vastutus; õiguste vastavus kohustustele; kõrvalekallete aruandlus; töö eest vastutuse üleandmine madal tase.

Käsu ühtsuse põhimõte on see, et töötaja peab saama volitused ainult ühelt juhilt ja vastama ainult talle. Töötajal ei ole määratud tööd täites õigust pöörduda kõrgema juhi poole ilma oma otsese ülemuse loata. Tippjuht omakorda ei saa ilma oma otsese ülemuseta oma korraldusi töötajale anda.

Kontrollnormi piiramise põhimõte tähendab, kui palju töötajaid juht saab vahetult juhtida. Teaduslikud uuringud On kindlaks tehtud, et parim norm on 7-10 alluvat, kuigi kõrgemad tasemed juhtkond, nende arv jääb vahemikku 4 kuni 8 ja madalatel 8 kuni 15. Juhi poolt vahetult ja tõhusalt kontrollitavate isikute arvu, juhtimise taseme, probleemide lahendamise olemuse, alluvate kvalifikatsiooni tunnustamisel ja juhi võimed mängivad olulist rolli. Kui juhtimisstandardeid ei järgita piisavalt madalal tasemel, siis ei suuda juhtkond täita koordineerimis- ja kontrollikohustusi ning tõsta alluvate motivatsiooni.

Ühele juhile vahetult alluvate töötajate optimaalse arvu määravad: juhi organisatoorsed võimed; töötajate kvalifikatsioon; töö tüüp; territoriaalne asukoht; töötajate motivatsioon; töö tähtsust.

Kohustustele vastavate õiguste põhimõte tähendab, et delegeeritud volituste suurus peab vastama kohustustele. Oma alluvale ülesande andmine tähendab talle teatud volituste andmist, mis vastavad antud ülesandele kasutamiseks vajalikke ressursse. Juhid ei anna oma alluvatele piisavalt õigusi järgmistel põhjustel: puudub usaldus oma alluvate võimete vastu ja töö tuleb ise ära teha; juhtide vastumeelsus oma õigustest loobuda; poliitilised hetked.

Määratud vastutuse põhimõte delegeerimisel tähendab see, et ainult tema ülemus saab juhi vastutusest vabastada. Delegeerimine on alluvatele vastutuse jagamise protsess. Kuid vastutuse delegeerimine alluvale ei eemalda vastutust juhilt.

Töö eest vastutuse ülekandmise põhimõte madalamale juhtimistasemele viitab suutlikkusele tagada selle edukas rakendamine. Kuid seda põhimõtet rikutakse sageli põhjustel: loomulik vastumeelsus naasta tavatööle või teha olulisemat tööd.

Hälvete teatamise põhimõte kohustab juhte olema informeeritud kõigist tegelikest või eeldatavatest muudatustest nende eesmärkide ja eesmärkide saavutamisel. See tähendab, et alluv peab teavitama oma ülemust kavandatud ülesandest kõrvalekaldumisest.

Organisatsioonis on volituste delegeerimine personalijuhtimise süsteemi üks olulisemaid aspekte. Just volituste ja vastutuse delegeerimisel toimub tõhus tööjaotus ja kogu toimimine hierarhiline struktuur ettevõtte sees. Ja iga tavatöötaja, aga ka personaliosakonna juhid ja esindajad peaksid teadma, kuidas volituste delegeerimine peaks olema korrektselt tagatud.

Volituste delegeerimine – mis see on?

Klassikalise juhtimisteooria seisukohalt on volituste delegeerimine protsess, mille käigus ülemuse käsutuses olevad funktsioonid ja volitused või osa neist antakse ühel või teisel kujul üle alluvale töötajale. Samas on töötajale pandud ka teatud vastutus talle pandud ülesannete täitmise eest, kuid sama vastutust jagab täielikult juht. Kuid enne teatud volituste delegeerimise põhimõtete kaalumist on vaja tutvuda selle mõiste tähendusega.

Seega peame volituse all silmas seda, et töötajal on teatud õigused tööandja ressursside käsutuses. Töötajate ja juhtide volitused peavad olema sätestatud organisatsiooni sisemistes normatiivdokumentides - ja. Samal ajal võib käesolevas dokumentatsioonis kehtestada ka nende delegeerimise põhimõtted.

Volituste delegeerimine kõrgemale juhtkonnale või teistele töötajatele mitte ainult ettevõttesiseselt, vaid ka välistegevus ettevõtet saab vajadusel kinnitada ka vastava volikirja andmisega.

Tuleb märkida, et kaasaegne teooria jagab olemasolevate volituste tüübid. Niisiis, need võivad olla:

• Lineaarne. Need volitused hõlmavad neid ülesandeid ja eesmärke, mis kantakse tööprotsessi raames otse kõrgemalt juhtkonnalt mööda hierarhilist redelit järjest üle lõplikele teostajatele. Lineaarne autoriteet võimaldab tõhusalt korraldada tööprotsessi tervikuna, kuid juhul suured suurused töötajate jaoks võib kõigi ülesannete täitmine ainult määratud asutuse tüübi piires oluliselt aeglustada, mis mõjutab üldist tulemuslikkust majanduslik tegevus ettevõtetele.
• Personal. Personali volitused viitavad konkreetsetele õigustele ja kohustustele, mis on pandud üksikutele struktuuriüksustele väljaspool üldist lineaarset hierarhiat. Sellest tulenevalt võimaldavad personali volitused kiiresti otsustada olulised küsimused mis tahes individuaalse pädevuse raames. Seega vastutab personaliosakond personalivolituste eest personaliküsimuste lahendamisel, mis vabastab tööandja vajadusest omada kõigis struktuuriüksustes eraldi personalispetsialiste ning vahetult tagada personaliotsuste elluviimine kõigi teiste allüksuste poolt vaid ühe struktuuri kaudu.

Volituste delegeerimise peamised eesmärgid ja eesmärgid

Igas organisatsioonis võimaldab volituste delegeerimine lahendada mitu probleemi korraga ja on keeruline protsess, mille kasutamine on kaasaegses personalijuhtimises vajalik. Seega võimaldab see lahendada järgmisi äriüksuse või juhi põhiülesandeid:

Kuidas volituste delegeerimine toimub?

Volituste delegeerimise protsess ja selle praktiline rakendamine võib oluliselt erineda olenevalt majandusüksuse suurusest, tegevusulatusest ja paljudest muudest nüanssidest. Kuid sõltumata ülaltoodud teguritest, nende üldised põhimõtted see protseduur näeb välja selline:

1. Ülesande määratlus. Juht arvestab tema ees olevaid ülesandeid ja struktureerib need nii, et osa neist annab üle oma alluvatele.
2. Tellimuse üleandmine täitjale. Pärast konkreetse ülesande määratlemist annab juht selle täitjale üle. Lisaks peab ta selle menetluse läbiviimiseks andma kirjaliku või suulise korralduse.
3. Esitajale volituste andmine ülesande lahendamiseks. Töötajale tuleb delegeerida kõik tööülesande täitmiseks vajalikud volitused vastavalt tööeeskirjadele.

Kui delegeeritud volitusi ja ülesandeid töötaja ja teiste kohalikega kuidagi läbi ei arutata määrused, siis ei ole töötaja kohustatud neid täitma. Sellest tulenevalt on enne volituste delegeerimist vaja tagada selle protsessi täielik õiguslik alus ja selle vastavus tööseadusandluse nõuetele.

Volituste delegeerimise põhimõtted

Volituste delegeerimise protsess peab põhinema teatud kindlate põhimõtete kohustuslikul järgimisel. Nii tööandjad kui ka tavatöötajad peaksid neist teadlikud olema. Organisatsioonis volituste delegeerimise põhimõtted hõlmavad järgmist:

• Käsu ühtsuse põhimõte. See on üks põhiprintsiipe, millest volituste delegeerimisel tuleb kinni pidada. See tähendab, et igal töötajal peaks olema ainult üks vahetu juht. See tähendab, et ülesandeid saab töötajale delegeerida ainult isik, kes on tema ülemus, mitte teiste osakondade juhid nii horisontaal- kui ka vertikaalsüsteemis.
• Tingimusteta vastutuse põhimõte. Kuigi volituste delegeerimise raames läheb vastutus ülesande lahendamise eest üle töötajale, vastutab selle täitmise eest täielikult ka tema juht - nii seetõttu, et see ülesanne määrati talle algselt, kui ka asjaolu tõttu et juht on see, kes nõustub volituste delegeerimise otsusega.
• Eeldatavate tulemuste põhimõte. Volituste delegeerimisel peab juht alati täpselt aru saama, millist tulemust ja millise aja jooksul ta soovib saada töötajalt, kellele on teatud volitused delegeeritud.
• Volitustaseme põhimõte. Iga töötaja on kohustatud olema teadlik oma volitustest ja mitte andma neid tagasi kõrgemale juhtkonnale, välja arvatud hädaolukord ja määratud ülesannete täitmise täielik võimatus.
• Määratluse põhimõte. Iga volituste delegeerimise süsteemis osaleja peab olema täielikult teadlik oma volituste ulatusest ning teiste temaga kokku puutuvate töötajate õigustest ja kohustustest.
• Vastutuse omistamise põhimõte. Volituste piires üleantav vastutus peab vastama selle ulatusele. See tähendab, et töötaja peaks vastutama ainult talle antud volituste piires, mitte kogu probleemi põhimõttelise lahenduse eest.

Volituste ja vastutuse delegeerimise teatud nüansid ja tunnused

Volituste delegeerimisel peaks juht olema teadlik mitmest iseloomulikud tunnused sellest protsessist. Seega on kõigepealt vaja mõista, milliseid volitusi ja milliseid ülesandeid soovitatakse alluvatele delegeerida:

• Rutiinsed ülesanded. See hõlmab põhiliste igapäevaste tööülesannete täitmist tööprotsessi osana.
• Ebaolulised küsimused. Erinevad küsimused Samuti saab delegeerida ülesandeid, mis jäävad välja tüüptööülesannete üldisest raamistikust, kuid ei oma suurt tähtsust.
• Ettevalmistus- ja hooldustööd. Kui mõni tegevus nõuab lisakoolitust, siis võib olla soovitav ka see koolitus alluvatele üle kanda.
• Spetsialiseeritud tööjõud. Juhil ei ole alati kõiki vajalikke kutseoskusi, mis tema alluvatel on, seega on see spetsialiseerunud kohustuslik tuleb delegeerida, eriti kui selle rakendamisel puudub kogemus.

Samuti on vaja mõista, et kõiki ülesandeid ei saa delegeerida konkreetsetele töötajatele. Seega peab juht iseseisvalt määrama, milline ülesanne konkreetsele töötajale usaldada. Täitja määramisel, kellele antakse volitused, peaksite pöörama tähelepanu järgmistele nüanssidele:

• Töötaja peab suutma ülesande täita. Ilmselgelt võimatute ülesannete püstitamine ei motiveeri töötajat neid täitma ja püstitatud küsimus jääb lõpuks põhimõtteliselt lahendamata.
• Tööülesanne ei tohiks põhjustada töötaja tagasilükkamist. Ebameeldivate ülesannete delegeerimine töötajale – halb tava. Töötajate vallandamise otsuste tegemine või lihtsalt töötajate vähendamise teadete väljasaatmine või põhimõttelised erimeelsused määratud ülesannete täitmisel on põhjused, miks te ei tohiks tööd delegeerida.

Levinud viga, mida paljud algajad juhid teevad, on põhimõtteline keeldumine volituste delegeerimisest. Nad ei pruugi olla oma alluvates kindlad või, vastupidi, liiga enesekindlad enda jõud. Lisaks võib delegeerimist segada liigne vastutustunne ja hirm positsioonist ilma jääda, kui keeldutakse iseseisvalt määratud ülesannete lahendamisest. Nendest teguritest vabanemine on eluliselt tähtis nii juhi enda kui ka tema vahetute ülemuste jaoks.

Volituste delegeerimine on teatud ülesannete üleandmine ettevõtte juhtidelt nende alluvatele, võttes arvesse tema kvalifikatsiooni ja kogemuste taset.

See protsess hõlmab mitte oma vastutuse ja töö nihutamine alluvatele, vaid selle asjatundlik jaotamine kõigi ettevõtte töötajate vahel.

Seda tehakse selleks, et parandada kogu ettevõtte kui terviku tulemuslikkust.

Delegeerimise eesmärgid

Delegeerimise peamised eesmärgid on järgmised:

• Kõrgematele juhtivatele kohtadele töötajate mahalaadimine, käibest vabastamine ja optimaalsete tingimuste loomine olulisemate strateegiliste ja pikaajaliste juhtimisülesannete lahendamiseks;
• Madalamatel ametikohtadel töötajate võimekuse tõstmine;
• “Inimfaktori” aktiveerimine, töötajate kaasatuse suurendamine tööprotsessi.

Volituste delegeerimise põhimõtted juhtimises

Nagu igal juhtimisel, on ka volituste delegeerimisel oma põhimõtted. Tänu nende vastavusele saate tõsta ettevõtte tootlust 30-40%.

Delegeerimise põhiprintsiibid on järgmised:

1. Käsu ühtsuse põhimõte. Tema on võti. See tähendab, et igal töötajal peab olema üks ülemus, kellele ta allub.
2. Piirangud. Igale juhtival ametikohal töötavale töötajale tuleb määrata kindel arv töötajaid. Tal on õigus ainult neid kontrollida.
3. Kohustuste ja õiguste põhimõte. See tähendab, et te ei saa anda töötajale rohkem volitusi, kui on kirjas tema töökohustustes.
4. Vastutuse määramine. Volituste delegeerimise protsess ei vabasta ettevõtte juhilt vastutust.
5. Vastutuse üleandmise põhimõte. Volituste delegeerimisel peab juht teadma, et kõik ülesanded saavad täidetud.
6. Aruandluse põhimõte. Kui tööülesannete täitmisest esineb kõrvalekaldeid, on vaja koostada ettevõtte juhatajale akt.

Delegeerimise reeglid

Volituste delegeerimise protsess tuleb läbi viia vastavalt teatud reeglid. Peamised on järgmised:

• Arvestada tuleb töötaja töösuhtega. Hõivatud töötaja ei tule lisatööga tõhusalt toime. juhtkonnalt saadud ülesanded.
• Peate ettevõtte huvides volitusi delegeerima.
• Võimu ei pea koondama ühte kohta.
• Plaanid tuleb koostada delegaadi võimaliku vea tõenäosusega.
• Vastutus delegaadi töö tegemise eest lasub ettevõtte juhil.

Delegeerimise etapid

Volituste delegeerimine toimub mitmes etapis:

1. Teatud individuaalsete ülesannete määramine alluvatele.
2. Alluvatele ülesannete täitmiseks vajalike ressursside ja volituste tagamine.
3. Alluvate töötajate kohustuste sõnastamine neile pandud ülesannete täitmiseks.

Delegeerimise eelised

Delegeerimisprotsessil on järgmised eelised:

• Ettevõtte direktor vabaneb rutiinsete ülesannete täitmisest ja saab aega oluliste strateegiliste küsimuste lahendamiseks;
• Tänu delegeerimisele saavad töötajad oma oskusi täiendada.