Vi ber deg bevilge midler. forespørselsbrev typisk frase - forretningstale for embetsmenn biblioteket med russiske lærebøker
Et forespørselsbrev er kanskje den vanligste formen forretningskorrespondanse. Antall situasjoner som nødvendiggjør en forespørsel på vegne av en juridisk eller fysisk person kan ikke telles. Dette er å innhente informasjon, produktprøver, koordinere handlinger, indusere noen handlinger, etc.
Sammensetningen og strukturen til et forespørselsbrev er ikke mye forskjellig fra de vanlige. Som regel består teksten til et forespørselsbrev av to deler:
1. Innledningsdel, hvor sakens essens er angitt i en narrativ form, redegjøres for begrunnelser og begrunnelser for å fremsette anmodningen. Følgende standarduttrykk brukes ofte her:
årsaken til begjæringen
På grunn av manglende mottak... ;
Med tanke på den sosiale betydningen... ;
Tar hensyn til (vårt langsiktige samarbeid)... ;
Med tanke på (den langsiktige og fruktbare karakteren av våre forretningsforbindelser)... ;
På grunn av uoverensstemmelsen mellom handlingene dine og tidligere aksepterte avtaler... ;
På grunn av forsinkelsen i mottak av lasten... ;
Basert på resultatene av forhandlinger om spørsmålet om... mv.
Målet med forespørselen
For å utføre ordren... ;
For å løse problemet så raskt som mulig...;
For å koordinere saker... ;
For å sikre sikkerheten ved lastpassasje... ;
Å unngå konfliktsituasjoner... og så videre.
I henhold til tidligere oppnådd avtale...;
I forbindelse med appellen til oss... ;
Basert på en muntlig avtale... ;
Basert på vår telefonsamtale... ;
I følge regjeringsdekret... ;
I henhold til protokollen om gjensidige forsyninger... osv.
Alle de ovennevnte uttrykkene må brukes under hensyntagen til konteksten og talesituasjonen.
Nesten alle standarduttrykk begynner med en avledet preposisjon eller med preposisjonskombinasjon. Du bør være oppmerksom på riktig bruk av disse preposisjonene med substantiver, som hovedsakelig er i genitiv og dativ.
2. Egentlig en forespørsel. Her, i nøkkelfrase bokstaver inkluderer ord dannet fra verbet å spørre. Bruken er forklart av etikettekrav for forretningstekster og psykologiske lover forretningskommunikasjon- en person samtykker mer villig til å utføre en handling uttrykt i form av en forespørsel enn i form av et krav.
I noen tilfeller kan det hende at selve forespørselen, uttrykt beskrivende, ikke inneholder dette verbet, for eksempel: Vi håper at du vil finne det mulig å vurdere vårt forslag innen den angitte perioden.
Forespørselen kan gjøres i første person entall ("Jeg spør ..."), i første person flertall ("Vi spør ..."), i tredje person entall (i dette tilfellet substantiv med en kollektiv betydning brukes: «Ledelsen spør ..», «Administrasjonen spør...», «Ap ber...» osv.), fra tredje person flertall, hvis flere substantiv med samlet betydning. brukes (Administrasjonen og Arbeidstakerrådet spør.. .).
Hvis forespørselsbrevet er flerdimensjonalt, kan sammensetningen av den andre delen av et slikt brev se ut på følgende måte(deler av komposisjonen må samsvare med avsnittsinndelingen i teksten):
Vær så snill, vær så snill...)
Samtidig spør jeg... (Vi spør også...)
Og jeg spør også... (Og vi spør også...)
Når du utarbeider et forespørselsbrev, bør du vurdere følgende anbefalinger:
1. Når du sender en forespørsel, understreker du din eller organisasjonens interesse i å oppfylle den.
2. Begynn under ingen omstendigheter et brev med ordet "Vennligst..." - det er mer taktfullt å først forklare årsakene til forespørselen din (selv om alle detaljene allerede er avtalt med adressaten).
3. Ikke skynd deg å takke mottakeren på forhånd. Ved å gjøre dette setter du både deg selv og mottakeren i en vanskelig posisjon. Prøv å si takk når du finner ut at forespørselen din er innvilget.
Når du formulerer en forespørsel, brukes ofte følgende standarduttrykk:
Vi henvender oss til deg med en forespørsel...
Om frakt til vår adresse...
Om veibeskrivelsen til adressen min...
Om å sende til vår organisasjon...
Om å gi meg...;
Vi ber (spør) deg (du)...
Gi beskjed (oss)...
Send til meg)...
Introduser snarest...
Meld fra umiddelbart...
Varsle (bedriftsledelsen) om...
Informer meg om...;
Jeg ber om ditt (ditt) samtykke til...
Sender til...
Gir oss...
Bli kjent med...
Overføring... av følgende utstyr... ;
Vi ber om din (din) hjelp til...
Mottar...
Rask utsendelse...
Gir tilleggsinformasjon relativt...
Leder... ;
Jeg ber om dine (dine) instruksjoner...
Å inngå en avtale om...
For levering fra bedriftslageret... til en representant...
For å forberede dokumenter for...
Til vurdering... ;
Vi ber deg om ikke å nekte høflighet og... .
Med et følgebrev er det snill forretningsbrev, som er nødvendig for å beskrive en pakke med dokumenter sendt til adressaten dersom disse dokumentene ikke inneholder adressedelen.
Dermed, informasjonsmengde følgebrev ikke, men utfører tre viktige funksjoner:
- bekrefter sendingen;
- gir en liste over sendte dokumenter og instruksjoner for håndtering av dem;
- Takket være registreringsdata lar det deg bestemme fristen.
Som de fleste forretningsbrev utstedes et følgebrev på brevpapir og mottar et utgående brev registreringsnummer avsender. Regler for å skrive offisielle brev i mer detalj Vi har diskutert dette mer enn én gang i magasinet, så nå skal vi fokusere på funksjonene i følgebrevet.
En detaljert analyse av et servicebrev med mange eksempler på dets sammensetning er tilgjengelig i artikkelen "Vi lager et servicebrev"
Talemønstre
Grunnlaget for følgebrevet er en liste over vedlegg. Teksten til dokumentet er kort og betinget delt inn i to deler:
- melding om sending av dokumenter,
- be om et rettidig svar (lesing, godkjenning, retur av en signert kopi, etc.).
Den første delen starter vanligvis slik:
- "I oppfyllelse ... veileder vi deg ...",
- "Vi sender deg..."
- "Vi presenterer for deg ..."
Deretter kan du angi formålet med å sende dokumenter: "til godkjenning", "til informasjon", "for signatur", "for å fylle"(Hvis vi snakker om om undersøkelsesskjemaet eller spørreskjemaet). Vi anbefaler å bruke klisjeen "vi sender deg" eller "vi sender deg", fordi... Du kan sende inn noe kun for informasjon, men ikke for signering eller godkjenning.
Den andre delen kan inneholde følgende ord:
- "Vennligst signer, forsegl og send en kopi til vår adresse..."
- "Vi ber deg vurdere og sende til oss innen fristen fastsatt ved lov ...",
- "Vennligst send til vår adresse en kopi av en behørig utført ...".
Krav "Merk om tilstedeværelsen av applikasjoner"
Som vi allerede har bestemt, er hovedsaken i et følgebrev for dokumenter vedleggene. Derfor Spesiell oppmerksomhet Vi vil fokusere på spørsmålet om å designe denne spesielle rekvisitten. Uansett hvordan søknaden er formatert, krever forretningspraksis en fullstendig liste over dokumentene som er vedlagt brevet, med angivelse av antall kopier og antall ark i hvert av dem. Uten denne informasjonen vil følgebrevet miste all mening.
Så, når dokumentene som sendes allerede er rapportert i selve brevet, er det ingen vits i å liste opp navnene deres igjen. Det er nok å angi antall ark og kopier. Se eksempel 1.
Eksempel 1
Et fragment av tekst og en merknad om tilstedeværelsen av en applikasjon (navnet på applikasjonen er angitt i teksten til brevet)
Hvis søknaden ikke er angitt i selve brevet, må du i tillegg til kvantitative data angi navnet. Dersom en pakke inneholder flere dokumenter, er vedleggene nummerert. Se eksempel 2.
Skjul Vis
Eksempel 2
Et fragment av tekst og et merke som indikerer tilstedeværelsen av applikasjonen (navnet på applikasjonen er angitt i merket som indikerer tilgjengeligheten)
Skjul Vis
Selv om GOST R 6.30-2003 sier det når du oppgir flere applikasjoner i et merke om deres tilstedeværelse det generaliserende ordet før kolon er i entall “Appendix:”, i slike tilfeller anbefaler vi fortsatt å skrive det i flertall"Applikasjoner:" som vi viste i eksempel 2.
For det første er dette riktig fra synspunktet til reglene for det russiske språket. Og for det andre, utviklerne av denne GOST selv senere "korrigerte seg selv" da de begynte å gi forklaringer angående bruken i deres metodiske anbefalinger. Se sitater fra disse to dokumentene nedenfor. Men mange fortsetter hardnakket å skrive ordet "Søknad:" i entall, selv om det etterfølges av en liste med flere dokumenter. Ikke gjør dette, og vi har forklart hvorfor.
Dokumentfragment
Skjul Vis
GOST R 6.30-2003 “Enhetlige dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til dokumentutarbeidelse"
3.21. ...Hvis brevet har et vedlegg som ikke er navngitt i teksten, angi navn, antall ark og antall kopier; Hvis det er flere søknader, er de nummerert:
Dokumentfragment
Skjul Vis
Organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Dokumentasjonskrav. Retningslinjer om implementering av GOST R 6.30-2003
3.16. ...Hvis brevet har et vedlegg som ikke er navngitt i teksten, angi navn, antall ark og antall eksemplarer, hvis det er flere vedlegg, er de nummerert:
Det er også uoverensstemmelser med hensyn til hvordan du skriver ordet "vedlegg" i hoveddelen av brevet: med lite eller store bokstaver, med eller uten "Nei"-tegnet. Faktum er at du kan angi navnet på det vedlagte dokumentet i teksten til følgebrevet på forskjellige måter; sammenlign selv ved å se på eksempel 3: i det andre tilfellet er det hensiktsmessig å angi i parentes at dokumentet er en søknad, og i etterfølgende tilfeller viser vi hvordan dette kan gjøres på ulike måter. Alle alternativer er riktige, det er bare viktig å opprettholde enhetlighet i brevet. Eller enda bedre, i organisasjonens ko(eller andre lokale normativ handling, dedikert til lignende problemer) velger og fikser ett alternativ, så vil det være ensartethet i alle dokumenter og det vil være mindre forvirring blant utøvere.
Eksempel 3
Ulike måter spesifisere navnet på søknaden i teksten til brevet
Skjul Vis
For en innbundet søknad trenger ikke antall ark spesifiseres (eksempel 4).
Eksempel 4
Beskrivelse av den bundne søknaden
Skjul Vis
Når det er så mange vedlegg at det er mer hensiktsmessig å føre dem opp på et eget ark (det vil hete «Inventar over vedlegg til brevet datert... Nei...»), vil det være nok å vise til en slik inventar i brevet (eksempel 5).
Eksempel 5
Hvis det er så mange applikasjoner at det er mer praktisk å liste dem i en egen inventar
Skjul Vis
Hvis du legger ved et annet brev som har et eget vedlegg til brevet ditt, må du informere adressaten om dette (eksempel 6).
Eksempel 6
Brevvedlegget har et eget vedlegg
Skjul Vis
Til slutt, hvis brevet ditt er adressert til flere organisasjoner samtidig, og vedlegget er adressert til kun én av dem (andre mottar brevet kun for vurdering), bør dette også sies (eksempel 7).
Eksempel 7
Vedlegget sendes kun til én e-postmottaker av flere
Skjul Vis
En merknad om tilstedeværelsen av vedlegg er plassert under teksten i brevet og over signaturen. Vanligvis gjøres disse avstandene (innrykk) identiske og lik omtrent 2-3 linjeavstander (dette er tydelig vist i eksempelet med utformingen av en hel bokstav i eksempel 9).
Av generell regel, hvis dokumentet har vedlegg, er det laget et merke som indikerer deres tilstedeværelse på det under teksten og over signaturen, og på de vedlagte dokumentene (hver i øvre høyre del av det første arket) er det skrevet hvilket dokument de er et vedlegg til (med betegnelsen på vedleggsnummeret, hvis noen), som i eksempel 8.
Eksempel 8
Søknadsnummer og hoveddokumentdata på 1 søknadsark
Skjul Vis
Men følgebrevet har den regnskapsmessige funksjonen til dokumentene som sendes, og fungerer som en slags inventar over vedleggene i konvolutten i virkeligheten, dokumentene som er navngitt i et slikt brev som vedlegg. Hvis brevet hadde en annen funksjon (det var for eksempel et tilbud, å gi et tilbud om å signere en avtale og liste opp vilkårene for det foreslåtte samarbeidet), så ville "nøkkeldokumentet" i sin betydning være brevet, og vedlagte dokumenter vil bare hjelpe den til å oppfylle sin funksjon. Men vi snakker om et følgebrev, og i dette tilfellet bør du ikke "ødelegge" dokumentene som sendes med informasjon om "innholdsfortegnelsen i konvolutten" - dvs. Det er ingen grunn til å sette et slikt merke på dem!
Signering og registrering hos avsender
Underskriveren av et forretningsbrev er den samme tjenestemannen som i vanlig forretningskorrespondanse (vanligvis enten lederen av organisasjonen eller en autorisert toppleder). Hvis det er snakk om å sende primære regnskapsdokumenter, kan også regnskapssjefen signere brevet.
For å forhindre at mottakeren av brevet senere stiller alle oppklarende spørsmål til sin underskriver (angitt med nummer 1 i eksempel 9), bør eksekutør også angis i dette dokumentet (ibid., se nummer 2).
Før sending skal følgebrevet tildeles et utgående nummer (angitt med tallet 3).
Og adressaten vil tildele ham sitt innkommende nummer når du registrerer faktum om mottak av et dokument, kan datoen for mottak og det innkommende nummeret angis på det (i håndskrift eller ved å bruke et stempel, som i eksempel 9 - se nummer 4).
Eksempel 9
Følgebrev
Skjul Vis
Eksempel 11
Følgebrevskjema for søkere – enkeltpersoner
Skjul Vis
Overraskelse for søkere - enkeltpersoner
Behovet for å skrive følgebrev til dokumenter angår alle, uansett om det er en organisasjon eller individuell. I mellomtiden, når han kommer til organisasjonen en vanlig person, som regel blir det ikke utarbeidet noe brev som skal følge dokumentene hans. Det er synd, fordi det ville være mer praktisk for deg å ikke huske og på en eller annen måte registrere det selv, men å ha informasjon skrevet av besøkende: fra hvem, hvilke dokumenter, til hvilke av dine ansatte og hvorfor du skal overføre. Hvis du systematisk forholder deg til enkeltpersoner, spesielt på en rekke standardsaker, og samtidig mottar dokumenter fra dem som din organisasjon da må gjøre noe med, så anbefaler vi at du utvikler et følgebrevskjema for slike saker og spør hver slik person til å fylle det ut besøkende. Se eksempelskjema i eksempel 11.
Du vil registrere det utfylte skjemaet og gi en kopi av brevet med det innkommende nummeret til søkeren, og sende pakken med dokumenter mottatt fra ham langs riktig rute. Deretter, når du ringer for å spørre om dokumentene dine, vil personen ikke lenger spørre om "dacha i Malinovka", men om et bestemt brev med en unik indeks.
Vennligst svar innen en viss tidsramme
Mange organisasjoner liker å umiddelbart sette en frist for adressaten i følgebrevene, og metodene kan variere fra høflige "Vennligst signer dokumentene og returner dem innen ti dager." til imperativ "Svartiden på et brev er 5 virkedager". Er det verdt å skrive slik? Og hvordan skal man reagere på slike forhold?
La oss huske det i henhold til reglene for forretningsforbindelser. Denne retningslinjen bør huskes hvis det ikke er noen annen frist i følgebrevet.
Bare en høyere, kontrollerende organisasjon eller en annen person kan sette en obligatorisk frist. offentlig etat, et forskriftsdokument som er bindende for deg. Partene kan selv avtale og dokumentere de frivillig påtatte forpliktelsene:
Eksempel 10
Frist for å svare på brev kan fastsettes i kontrakten
Skjul Vis
Kontrakten gir obligatorisk førrettssaksprosedyre løsning av tvister og uenigheter. En part som mener at dens rettigheter i henhold til denne avtalen er krenket, er forpliktet til å sende et skriftlig begrunnet krav til den andre parten. Den som har mottatt et skriftlig begrunnet krav plikter å vurdere det og gi et skriftlig begrunnet svar innen 10 (ti) kalender dager fra det øyeblikket den ble mottatt...
Når likeverdige i selskapsstatus kommuniserer (hvis tidligere ingen over dem eller de ikke har etablert regler for samhandling for seg selv), kan du be om et raskere svar, men du trenger en god grunn for dette. For eksempel: "Vennligst send det utfylte spørreskjemaet innen fjorten dager, siden vi må gi et svar til helsedepartementet i Den russiske føderasjonen innen 1. oktober 2013.". Bestillinger i slike tilfeller er feil, også ut fra et forretningsetikettesynspunkt.
Oppbevaring av følgebrev
Et følgebrev blir unødvendig så snart utøveren henter søknadene sine og forsikrer seg om at de er komplette. Fra nå av skal det jobbes med dem, og brevet skal merkes som fullført og legges i filen.
Spørsmålet oppstår ofte om hvordan du lagrer følgebrev og vedlegg til dem: hver for seg eller sammen? Vanligvis legges et vedlegg til et brev i en spesiell fil som er reservert spesielt for denne typen dokumenter. Det er ikke plass for følgebrev: attester for utført arbeid, fakturaer, kontrakter og mange andre dokumenter lagres separat og ofte i forskjellige tidsperioder.
Dette punktet bør tas i betraktning når man utarbeider en saksliste. Noen selskaper (med et lite volum av dokumentflyt) oppretter én fil "Følgebrev" og legger alle brev av denne typen i den, uavhengig av hva som er knyttet til dem. Andre må opprette flere saker ved hjelp av følgebrev og plassere dem i sakslistene over strukturelle inndelinger. Da vil for eksempel den tilsendte kontrakten gå inn i filen «Tjenesteavtaler», og følgebrevet til den vil gå inn i filen «Følgebrev for kontrakter for kjernevirksomhet».
Det hender også at brevet blir liggende på oppbevaring hos bedriften, men det gjør ikke vedlegget. Dette gjelder for eksempel utkast til dokumenter (som i eksempel 9). Forskriftsutkastet er ennå ikke et dokument og vil mest sannsynlig bli gjenstand for rettelser mer enn én gang det er ikke nødvendig å lagre det.
Som du kan se, er det ikke noe komplisert å skrive et følgebrev, men det kan i seg selv spare ikke bare dokumentene dine, men også tid.
En liten vanskelighet, som vanlig, kan oppstå når et selskap implementerer regelen om å utarbeide og sende inn et korrekt utført følgebrev sammen med en pakke med dokumenter. Men dette problemet kan løses ganske enkelt ved å stille inn av denne regelen i lokale forskrifter. Og fordelene med det er vanskelig å overvurdere.
Fotnoter
Skjul Vis
Hva bør du gjøre hvis du akutt trenger å skaffe viktige dokumenter, be om oppdatert informasjon eller søke hjelp fra et selskap eller tjenestemann? Skriv et forespørselsbrev i henhold til alle reglene for forretningskorrespondanse og motta et positivt svar.
Fra artikkelen vil du lære:
Hvordan skiller et forretningsforespørselsbrev seg fra andre typer brev?
Forretningskorrespondanse er den viktigste delen av dokumentkommunikasjonssystemet. Brev er hennes mest utbredte dokumenter. Det finnes mange typer offisiell korrespondanse. Det hele er en form for skriftlig dialog som bidrar til en løsning kritiske spørsmål organisasjoners aktiviteter. Dens sjanger og tematiske rekkevidde er preget av stort mangfold.
Et forespørselsbrev er en av de vanligste typene forretningskorrespondanse. Behovet for å skrive slike klager kan være forårsaket av av ulike grunner, og det er ikke mulig å liste dem alle. Det er imidlertid en rekke funksjoner som gjør dette brev blant det generelle utvalget av offisiell dokumentasjon.
Et formelt forespørselsbrev kan være en taktfull forespørsel eller et diplomatisk krav om en aktuell sak. Det tjener til å oppnå det spesifikke målet til forfatteren og er nødvendig for å få adressaten til å ta de handlingene som er nødvendige for forfatteren av forespørselsbrevet.
Det er spesielt mange situasjoner når det er behov for å utarbeide et forespørselsbrev i ledelsesvirksomhet. Årsaken kan enten være en enkel situasjon som ikke krever forsterket argumentasjon og detaljerte forklaringer, eller et problem, uten å forklare essensen som det er umulig å få et positivt svar på. I det andre tilfellet må forfatteren ikke bare oppgi forespørselen sin, men også begrunne den, forklare mottakeren hvorfor det er nødvendig å handle på en eller annen måte.
Eksisterende kontormaler og standarder gjør det enklere å skrive et formelt forespørselsbrev. Noen forretningsappell må følge reglene for forretningskorrespondanse. Korrespondanse er først og fremst ansiktet til avsenderselskapet. Designet krever oppmerksomhet på detaljer og overholdelse av reglene for forretningsetikett. For å skrive et forespørselsbrev på vegne av organisasjonen trenger du brevpapir angir alle nødvendige detaljer. Søknaden er sertifisert med signaturen til en autorisert tjenestemann og selskapets segl.
Hvordan skrive et formelt forespørselsbrev?
Et forretningsbrev utarbeides i henhold til alle reglene for offisiell korrespondanse. For til slutt å få et positivt svar, bør du følge en viss algoritme når du skriver en anke. Det vil tillate deg å strukturere innholdet i brevet, formidle hovedideene til adressaten og klart og tydelig angi essensen av problemet.
Bestem hvem du henvender deg til?
Det er bedre å kontakte adressaten personlig. Følg generelt aksepterte regler for forretningsetikett, bruk ditt fornavn og patronym. Dette vil bidra til å vise respekt. I tillegg pålegger en personlig forespørsel tjenestemannen som mottok brevet et visst ansvar. Selv når du trenger å skrive et forespørselsbrev for en gruppe mennesker, er det bedre å tilpasse anken.
Hvorfor henvender du deg til denne spesifikke adressaten?
Det anbefales å forklare mottakeren på forhånd hvorfor du kontaktet ham. Du kan gi ham et kompliment og notere hans forretningsmessige eller personlige egenskaper, tidligere prestasjoner som er viktige i forbindelse med appellen din. Denne teknikken vil oppmuntre deg til å vurdere brevet med forespørselen mer nøye og finne en mulighet til å tilfredsstille den. Det er viktig å være oppriktig og ikke krysse grensen mellom kompliment og smiger.
Hvordan kan du begrunne forespørselen din?
Tenk over argumentene dine på forhånd og ordne dem i teksten bokstaver etter ordningen sterk - middels - sterkest. Interesser mottakeren, avslør ham de potensielle fordelene forbundet med å oppfylle ønsket ditt. Gi uttrykk for et problem som er relevant for ham og vis hvordan det kan løses for å tilfredsstille dine interesser. Beskriv betydningen av problemet og la mottakeren vite at å løse det kan være fordelaktig for dere begge.
Hvilken informasjon skal gis til mottakeren?
Beskriv problemet så kort og tydelig som mulig. Unngå tvetydighet og vær så spesifikk som mulig om ønsket resultat: angi nøyaktig pris, dato, prosentandel osv. Et forespørselsbrev krever at adressaten godtar ledelsesbeslutning. For å gjøre dette trenger han nøyaktig informasjon: hvor mye, hva, når og til hvilken pris. Disse detaljene må formuleres presist, og ikke gi rom for tvetydighet. Ellers kan initiativet gå over til mottakeren, forespørselen vil bli formelt innvilget, men opphavsmannen får ikke det han ønsket.
Hvilke konklusjoner kan trekkes?
Etter å ha oppgitt forespørselen, er det nødvendig å endre den og gjenta den igjen, og fokusere mottakerens oppmerksomhet på de potensielle fordelene. Samtidig trenger ikke den mulige fordelen alltid være vesentlig.
Forespørselsbrev viser til spesielle dokumenter. Med dens hjelp kan en person kontakte en annen person (adresser) med en forespørsel om å gi informasjon, utføre en handling, yte bistand (materiell eller økonomisk), foreta en betaling, etc. I dette materialet skal vi se på eksempler og eksempler på formatering av forespørselsbrev, som du kan laste ned nederst i artikkelen.
Hvis det ikke er kontakt med adressaten eller ingen annen mulighet til å kontakte ham, a forespørselsbrev. Etter sitt innhold har et slikt brev vanlige trekk med skriftlig forespørsel. Den er utarbeidet på foretakets offisielle brevpapir og registrert i journalen for utgående dokumentasjon. Skjemaet skal angi nummer og dato for registrering av forespørselsbrevet. Hvis noen kontroversielle saker, så kan du alltid bevise at forespørselsbrevet ble sendt, og spesifisere datoen og til og med det nøyaktige tidspunktet for sendingen.
Forespørselsbrev. Hvordan skrive riktig?
(elektronisk korrespondanse)
Brev om tilbud om samarbeid
Tema: Forslag til samarbeid.
Data: 20.05.0216
Fra: [e-postbeskyttet]
Til: [e-postbeskyttet]
styreleder
Sammenslutningen av produsenter alkoholholdige produkter
Dobrov D.E.
Kjære Dmitry Evgenievich!
Union of Alcohol Producers (UPAP) er den ledende sammenslutningen av industriledere i den innenlandske alkoholindustrien. Det aktive arbeidet som utføres av organisasjonen din i forhold til å skape et sivilisert marked for alkoholholdige og brennevinsprodukter i den russiske føderasjonen avtvinger respekt.
Selvfølgelig er bekymring for kvaliteten og sikkerheten til produserte produkter en av prioriteringene til SPAP, og deltakerne er samvittighetsfulle produsenter som betaler stor oppmerksomhet disse aspektene.
AIG er en av verdens største forsikringsinstitusjoner. Det internasjonale selskapet har vært i forsikringsmarkedet i 90 år og har kontorer i 160 land. russisk divisjon Selskapet har vært i drift i mer enn 15 år.
Samarbeid med mat- og drikkevareprodusenter er prioritert retning vårt selskap. Ledet av mange år internasjonal erfaring AIG i Russland har utviklet et unikt forsikringsprogram for alkoholindustribedrifter (produktansvarsforsikring og tilbakekalling av produkter fra markedet).
Vi tror at dette programmet er av potensiell interesse for SPAP-deltakere, fordi Et produkt som alkohol krever en spesiell tilnærming til kvalitet på råvarer, emballasje og sikkerhet for forbrukeren.
Basert på ovenstående henvender vi oss med en invitasjon til å diskutere potensialet for samarbeid på dette området.
Vi vil være takknemlige for din faglige vurdering av et slikt samarbeid og ber deg etablere en prosedyre for videre samhandling mellom våre selskaper. Vi er klare til å vurdere alle forslagene dine om formatet for felles arbeid.
Vennlig hilsen,
Andreev Pavel
Visepresident i AIG
Tlf.: 8-495-xxx-xx-xx
8-915-xxx-xx-xx
[e-postbeskyttet]
Invitasjonsbrev
Tema: Invitasjon til seminar
Data: 25.06.2016
Fra: Anna Simonova
Til: xxx-xxx-xxx
Kjære partnere,
17. mars 2016 Vi inviterer deg til å delta på seminaret om å bygge internasjonale forsikringsprogrammer, som vil bli holdt spesielt for AIG-partnere Mark Goldenberg- Regional rådgiver for AIGs internasjonale forsikringsprogrammer.
Mark kommer spesifikt til Russland for å gjennomføre en rekke treningsarrangementer, siden han har den mest omfattende erfaringen med å forsikre multinasjonale selskaper.
Gitt dagens erfaring med å tilby internasjonale programmer for Russiske kunder med internasjonal tilstedeværelse er jeg sikker på at dette seminaret vil være veldig interessant og vil svare på mange spørsmål på dette området.
Jeg legger ved invitasjon og seminarprogram.
Jeg ber deg videresende denne invitasjonen til kolleger som kan være interessert i dette emnet.
Registrering skjer ved å svare på dette brevet. Det er gratis å delta, antall plasser er begrenset.
Adresse til seminaret: Russland, 125315, Moskva, Leningradsky Prospekt, 72, bygning 2, etasje 3
Vi vil gjerne se deg!
Vennlig hilsen,
Anna Simonova
Leder for opplæringsprogrammer
AIG
Tlf.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[e-postbeskyttet]
Forespørselsbrev om å arrangere et møte
Emne: Organisering av et møte med Elena Firsova
Data: 25.06.2016
Fra: Cherkesov Ilya
Til: Ivanova Galina
Kjære Galina Nikolaevna!
Hvis tilbudet ditt er gyldig, neste uke(fra 6. juni til 10. juni) Jeg kunne komme når som helst som passer for Elena Petrovna.
Jeg vil være veldig takknemlig hvis du informerer meg om fru Firsovas avgjørelse.
Vennlig hilsen,
Vadim Tatarenko
AIG-selskapsleder
[e-postbeskyttet]
Brev med anmodning om kontakt
Emne: Elena Firsovas telefonnummer
Data: 25.06.2016
Fra: Cherkesov Ilya
Til: Ivanova Galina
Kjære Galina Nikolaevna!
Takk igjen for møtet og den konstruktive samtalen.
Jeg vil være veldig takknemlig om du sender den til den angitte adressen eller gir meg beskjed på telefon.
Takk på forhånd!
Vennlig hilsen,
Vadim Tatarenko
AIG Company Manager
Tlf.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[e-postbeskyttet]
Svarbrev på et aggressivt brev fra en klient
Aggressivt brev fra klienten:
Emne: Du var helt gal!
Data: 20.02.2016
Fra: Petrov Andrey
Til: [e-postbeskyttet]
Hvordan kan jeg få tilbake pengene jeg betalte for tjenesten din. Jeg vil heller bruke det på noe annet enn det pornografiske systemet ditt. Bruk din jævla servis.tutu.net selv.
Andrey Petrov
Svar på et aggressivt klientbrev
Emne: Om refusjon og løsning av problemet! | ARBEIDSALGORITME |
Hei Andrei! | |
Hvis jeg forstår deg rett, er du misfornøyd med arbeidet til tjenesten vår, og du vil gjerne få pengene tilbake. | 2. Avklare med adressaten vår forståelse av forespørselen/kravet/spørsmålet. Dette er spesielt nødvendig hvis adressatens brev er kaotisk og det er vanskelig å forstå essensen av problemet. |
Jeg skal fortelle deg hvordan dette kan gjøres. | 3. Gi adressaten veldig klar og fullstendig informasjon om saken som interesserer ham. |
Andrey, akkurat som deg, er jeg ukomfortabel med situasjonen, som et resultat av at du er klar til å slutte å samhandle med oss. Jeg tror både vi og du er med i dette tilfellet Vi ender opp med å tape: vi mister klienten, og du mister muligheten til å bruke tjenesten vår (jeg forsikrer deg om at tjenesten er ganske praktisk og effektiv!). Hvis du er klar til å ta deg tid til å ordne opp i situasjonen, skriv til meg hva som skjedde at du trenger refusjon. Vi vil forstå årsakene og hjelpe deg å gjøre bruken av tjenestene våre så komfortabel og effektiv som mulig for deg. | 4. Kommentarer og følelsesmessig aspekt. |
P.S. Den eneste forespørselen: la oss kommunisere innenfor rammen av normativt ordforråd. | 5. Bruk et etterskrift og uttrykk din holdning til mottakerens bruk av feil skrivestil. |
Vennlig hilsen, Elena Ivasjtsjenko Kundeservicesjef |
En klisjé for å uttrykke en forespørsel om ikke å bruke banning i korrespondanse:
Prøv å ikke bruke upassende språk. Det bidrar ikke til en konstruktiv løsning på problemet.
Vi informerer deg om at vi forbeholder oss retten til ikke å svare på brev som inneholder vulgært eller grovt språk adressert til selskapet eller dets personell.
Brev om avslag
Kundebrev
God dag, Andrey!
Jeg skriver til deg med en formell forespørsel.
Vårt firma leverer industrielt utstyr, samt reservedeler til bedrifter Mat industri. Siden 2010 har vi vært dine faste kunder.
Vi takker på forhånd for din forståelse og støtte!
Vennlig hilsen,
Markedsdirektør
CJSC "Pishcheprom"
Roman Petrenko
Tlf.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[e-postbeskyttet]
Eksempel 1. Brev om avslag på en klients forespørsel
ARBEIDSALGORITME |
|
Kjære Roman Petrovich! | 1. Å ringe ved navn er et tegn på oppmerksomhet til samtalepartneren. Bidrar til å unngå ansiktsløshet. |
Vi uttrykker vår oppriktige takknemlighet for ditt langsiktige samarbeid med selskapet vårt. | 2. Takk for at du samarbeider med selskapet (eller bare for brevet). |
For øyeblikket er bedriftens rabatt på 10 %. I løpet av de siste 12 månedene har bedriften din bestilt tjenester for... rubler Neste rabattgrense er…. rubler 15% rabatt vil gjelde fra den. Når du når denne terskelen, vil rabatten øke automatisk. | 3. Oppgi de spesifikke årsakene som ikke tillater deg å tilfredsstille forespørselen (bruk historien til problemet, tall, frister, prosedyrer). |
Hvis du bestemmer deg for å bruke den utsatte betalingstjenesten, vennligst kontakt Irina Mikhailova (tlf.: 495-777-89-21; [e-postbeskyttet] ). | 4. Gi uttrykk for at du forstår at emnet for forespørselen er veldig viktig. 5. Foreslå en alternativ løsning hvis mulig. |
6. Uttrykk ditt håp om fortsatt partnerskap. |
|
Vennlig hilsen, Andrey Ivanov |
Eksempel 2
Emne: Om oppsigelse av samarbeid
Data: 20.03.2016
Fra: [e-postbeskyttet]
Til: Petrenko Ivan
Kjære Ivan Nikolaevich!
Vi var glade for å samarbeide med din bedrift i 7 år. Vi har alltid vært fornøyd med det gode servicenivået og kvaliteten på produktene. Imidlertid for I fjor en rekke hendelser skjedde, for eksempel: regelmessig brudd på leveringsfrister, utilfredsstillende kvalitet på varer, feil holdning hos ansatte i din bedrift til disse situasjonene. Som et resultat av alt dette har samhandlingen vår nådd en blindvei.
I denne forbindelse er vi dessverre tvunget til å avslutte samarbeidet med deg ved utløp av kontrakten. Takk for årene med tjeneste.
Vennlig hilsen,
Regissør
LLC "Makulatura"
Malakhov Gennady Viktorovich
Tlf.: 8-945-xxx-xx-xx
[e-postbeskyttet]
_____________________________________________________________________________________________
Eksempel 3
Emne: Nektelse av å betale erstatning
Data: 20.06.2015
Fra: aig.ru
Til: Evgeny Knysh
Kjære Evgeniy!
Takk for ditt langsiktige samarbeid med vårt firma!
Til vår beklagelse er vi tvunget til å nekte å betale deg den nødvendige kompensasjonen på... rubler.
På dette øyeblikket Selskapet har etablert en annen prosedyre for å fatte vedtak om forsikringserstatning, som du gjentatte ganger har blitt informert om.
(Se vedlagt for en kopi av dette varselet.)
I tillegg er krav nr. 4-6 angitt av deg i erstatningserklæringen ikke forsikring, siden punktene 12.1-12.2 i Avtalen ble brutt.
Vi forstår din situasjon godt, og hvis du ønsker å unngå lignende presedenser i fremtiden, tilbyr vi å inngå en tilleggsavtale med vårt selskap som lar deg kompensere for tap knyttet til forretningsrisiko som ligner din. (Se tilleggsavtale i vedlegg)
Vi håper på forståelse og fortsatt samarbeid!
Vennlig hilsen,
AIG-sjef
Tuchkov Vladimir
Tlf.: 8-495-xxx-xx-xx
8-903-xxx-xx-xx
[e-postbeskyttet]
Svarbrev på en begrunnet klage
Emne: Svar på klagen.
Data: 05.12.2016
Fra: [e-postbeskyttet]
Til: Anna Kolesnikova
Kjære Anna!
På vegne av hele teamet på fabrikken vår vil jeg uttrykke min oppriktige beklagelse og beklage den nåværende situasjonen.
Fabrikken vår har jobbet stabilt og effektivt i sy- og reparasjonsmarkedet for klær i mange år.
Din situasjon relaterer seg til sjeldne tilfeller, som er skyld i den såkalte menneskelige faktoren.
Vi gjennomførte en etterforskning, og de som var ansvarlige for brudd på frister og uhøflighet ble straffet. I følge ordre fra fabrikken datert 13. april 2016 nr. 78/2 ble skiftformann V.V Volkova irettesatt, kutter A.P. Gusev ble overført som skredder til laget for sying av yttertøy for menn.
Administrasjonen har iverksatt hastetiltak for å oppfylle din bestilling. Han vil være klar 15.05.2016. Når som helst som passer for deg, vil kureren levere den til adressen du spesifiserte.
Tro meg, vi er like misfornøyde med den nåværende situasjonen som deg!