Правила за съставяне на първични счетоводни документи. Списък на първичните счетоводни документи

Първично счетоводствопредставлява начална фазасистемно възприемане на регистрацията на отделни транзакции, характеризиращи икономически процеси и явления, протичащи в организацията. Неговите обекти са: снабдяване, придобиване и потребление на материални ресурси, производствени разходи, движение на полуготови продукти и незавършено производство, обем на продукцията, нейната доставка и продажба, разплащания с доставчици, купувачи, клиенти, банки, финансови органи , учредители и др.

Първоначалната информация за икономическите процеси и явления се отразява в първичните документи.

Първичен счетоводен документе писмено удостоверение за завършен курс бизнес сделка, който има законова сила и не изисква допълнителни обяснения или подробности.

Първичният счетоводен документ трябва да съдържа:

• наименование - финансово-икономическо съдържание на стопанска сделка. Документ, който няма име, както и документ с неясно, трудно за четене име, няма да има правна сила;
• име, а в някои случаи адреси и банкови сметки на страните (юридически и лица), участващи в тази бизнес сделка. Първичен документ, който не съдържа името и съответните атрибути на поне една от страните по бизнес сделката, губи своята адресируемост и не може да бъде изпълнен;
• дата на съставяне. Ако датата липсва или е неясна, документът губи своята адресируемост във времето. Всъщност такъв документ няма правна сила;
• съдържанието на стопанска операция (обект на документация), произтичащо от наименованието на документа, в който се появява в общ вид;
• метра от извършваната бизнес транзакция. Липсата на измервателни уреди в документа го лишава от счетоводна и сетълмент база;
• подписи отговорни лица- директор на организацията и главен счетоводител.

Документите се попълват от счетоводни служители ясно и четливо с ръчно писане с мастило или паста. Химикалка, на пишеща машина или с помощта на компютърни технологии.

Като правило за документи се използват стандартни формуляри под формата на бланки от междуведомствен характер. Това включва формуляри за поръчки, фактури, фактури, талони, извлечения и др. Първичните документи трябва да бъдат съставени в момента на сделката, а ако това е невъзможно по обективни причини, веднага след нейното приключване.

Ако възникне грешка в сметките във фермата, можете да използвате метода на отрицателно или сторно въвеждане. В този случай грешният запис се повтаря с червено мастило или стандартни цветове (син, черен) и се огражда в правоъгълна рамка.

Червен цвят или правоъгълна рамка ще анулират грешно въведено, след което ще бъде направено правилно въвеждане. Възможно е да се коригират грешки в счетоводните записи чрез зачеркване и последваща корекция (грешното вписване се зачертава с един ред и под него се прави правилен запис, като се посочва датата на корекцията и подписът на счетоводителя; ако е необходимо, сертификат се съставя, като се разкрива необходимостта от корекция и причината за грешката).

Не трябва да има корекции, изтривания или петна в парични и банкови документи.

Когато работи с всеки документ, счетоводителят разчита на определени принципи и методическа основазакрепени в официални документи.

Въз основа на първични документи се правят записи в счетоводни регистри, карти, отчети, дневници, както и на дискове, дискети и други носители.

Счетоводните документи могат да бъдат външни и вътрешни

Външни документиидват в организацията отвън - от държавни органи, висши организации, банки, данъчни инспекции, от учредители, доставчици, купувачи и др., те се съставят по стандартни формуляри. Примери за такива документи включват искане за плащане-нареждане, искане за плащане, фактура на доставчик и др.

Вътрешни документисъставен директно от организацията.

Разграничете следните видовевътрешни документи:

• административна;
• оневинителен (изпълнителен);
• комбиниран;
• счетоводна регистрация.

Административни- това са документи, които съдържат заповеди, инструкции за производство, извършване на определени стопански операции. Те включват заповеди на ръководителя на организацията и лица, упълномощени от него да извършват бизнес сделки.

Оневиняващ(изпълнителни) документи удостоверяват факта на бизнес сделки. Те включват поръчки за получаване, актове за приемане на материали; актове за приемане и разпореждане с дълготрайни активи; документи за приемане на произведени продукти от работници и др.

Комбинирандокументи са разпоредителни и изпълнителни. Това включва входящи и изходящи касови ордери, ведомости за заплати за издаване заплатислужители на организацията, отчети за разходитеотговорни лица и др.

Счетоводни документисе съставят в случаите, когато липсват стандартни документи за вписване на стопански операции, както и при обобщаване и обработка на оправдателни и разпоредителни документи. Това са удостоверения, разпределителни листове и др.

Счетоводните документи също се делят на еднократни и натрупващи се. При извършване на всяка стопанска операция се използват еднократни първични документи. Документите за натрупване се съставят през определен период на постепенно натрупване на еднородни стопански операции. В края на периода тези документи изчисляват резултатите по съответните показатели. Примери за кумулативни документи са двуседмични, месечни работни поръчки, лимитни карти за освобождаване на материали от складовете на организацията и др.

Счетоводните документи се делят на първични и обобщени

Изходни документисъставен по време на бизнес транзакция. Пример за такива документи са фактурите за освобождаване на материали от складовете на организацията до цеховете.

Обобщени документисъставени въз основа на първични документи, например извлечения за заплати.

В момента на записване на данни в първичните документи се появява счетоводна информация, която не се записва автоматично. Всички негови количествени и качествени характеристики подлежат на логически, аритметичен и юридически контрол преди съставяне на първични документи. Такъв контрол се извършва както от служители, участващи в поддържането на първично счетоводство, така и от служители на управленските служби.

Подписвайки входящи и изходящи касови ордери, ведомости за заплати, платежни нареждания и искания и други банкови документи, ръководителят на организацията внимателно анализира всяка бизнес сделка.

В процес на получаване счетоводна информацияРазграничават се следните етапи:

• предварителна работа преди изготвяне на първични документи;
• изготвяне на първични документи;
• одобряване на първични документи;
• работата на счетоводния отдел по изготвяне и обработка на първични документи.

Събирането на счетоводна информация включва подходящата работа на различни служби на организацията. Този етап се характеризира с най-високо нивоаналитично и ефективно счетоводство.

Вторият етап от счетоводния процес е обработката на счетоводната информация. Това включва прякото участие на служителите на функционалните служби за управление при получаване на счетоводна информация. Така че, когато отчитате стоките- материални активиВъз основа на първични документи е предвидено групиране и обобщаване на данните в складови карти за материали. Всеки месец данните от картите и книгите се прехвърлят в отчети за движението на материални активи. Своевременно ръководителите на складове и ръководителите на отдели предават тези отчети на счетоводния отдел на организацията.

Мениджърите също участват в обработката на данните. По този начин, с помощта на служители на различни управленски служби, се идентифицират виновниците за недостиг и загуби.

След проверка на аритметичните изчисления, законосъобразността и целесъобразността на извършените стопански операции, счетоводните документи се регистрират, след което се извършва икономическото групиране на данните им в система от синтетични и аналитични сметки. счетоводствочрез записване в счетоводни регистри.

Счетоводните регистри са таблици за преброяване на определена форма, изградени в съответствие с икономическата групировка на данните за имуществото и източниците на неговото формиране. Те служат за отразяване на бизнес транзакции на.

Счетоводните регистри в зависимост от тяхната структура се делят на хронологични и систематични. В хронологичните регистри стопанските операции се отразяват в последователността на тяхното извършване. Систематичните счетоводни регистри служат за групиране на стопанските операции по установени признаци.

Счетоводните регистри се поддържат под формата на дневници, картони, отчети, дневници, както и на компютърни носители.

Синтетичното счетоводство се води в систематични регистри, а аналитичното - в аналитични регистри. Вписванията в регистрите се извършват както ръчно, така и чрез компютърна техника.

Съвкупността и местоположението на данните в регистъра определят неговата форма, която зависи от характеристиките на обектите, които се вземат предвид, предназначението на регистрите и методите на счетоводна регистрация. Счетоводната регистрация се отнася до записването на бизнес операции в счетоводни регистри.

В счетоводните книги всички страници са номерирани и подвързани. Номерът се посочва на последната страница и се заверява с подписите на упълномощените лица. В някои книги, например касови книги, страниците са не само номерирани, но и завързани с канап и запечатани с восъчен печат. В зависимост от обема на сметките в книгата, една или повече страници се разпределят за определена сметка. Счетоводните книги се използват за синтетично и аналитично счетоводство.

Картите се изработват от плътна хартия или свободен картон, без да се закрепват една към друга. Те се съхраняват в специални кутии, наречени картотечни шкафове. Картите се отварят за една година и се регистрират в специален регистър, за да се осигури контрол върху тяхната безопасност.

Листовете се различават от картите по това, че са направени от по-малко плътна хартия и имат по-голям формат. Те се съхраняват в специални папки, наречени регистратори. Изявленията се отварят, като правило, за месец или тримесечие.

Записите в счетоводните регистри трябва да бъдат ясни, кратки, ясни и четливи. След регистриране на стопанска операция в счетоводния регистър върху първичния документ се прави подходяща маркировка, за да се улесни последващата проверка на правилното осчетоводяване. В края на месеца се сумират резултатите за всяка страница от счетоводните регистри. Окончателните записи на систематичните и аналитичните регистри трябва да бъдат проверени чрез съставяне на оборотни ведомости.

След одобрение годишен докладсчетоводните регистри се групират, подвързват и депозират в текущия архив на организацията.

Методи за коригиране на грешни записи в счетоводните регистри

Съществуват три начина за коригиране на грешни записи в счетоводните регистри: корекция, допълнителен запис, сторно.

Коригиращ методможе да се прилага само ако грешките са открити преди съставянето на баланса или са възникнали в счетоводните регистри, без да се засяга кореспонденцията на сметките. Този метод се състои в зачеркване тънка линиянеправилен текст, цифри, суми и надписи до или над правилния текст или сума с подходяща клауза.

Например, ако вместо 100 рубли. Ако са отразени 200 рубли, тогава 200 рубли трябва да бъдат задраскани. и напишете „100 рубли“ отгоре, а отстрани посочете: „200 рубли зачеркнати и 100 рубли написани отгоре, коригирано вярване (дата, подпис).“

Не се допускат корекции или зацапвания върху паричните документи, дори и посочените, особено в цифри.

Допълнителни записисе правят в случаите, когато сумата на бизнес транзакция е погрешно подценена. Например, доставчикът преведе 150 рубли от текущата сметка. Тази бизнес транзакция е отразена в правилната кореспонденция на сметките, но сумата й е подценена до 100 рубли. Беше направено следното счетоводен запис: дебит на сметката "Разплащания с доставчици", кредит на сметката "Разплащателна сметка" - 100 рубли.

Но тъй като доставчиците трябва да прехвърлят 150 рубли, тогава липсващата сума от 50 рубли. е необходимо да направите допълнителни записи: дебит към сметката „Разплащания с доставчици“, кредит към сметката „Разплащателна сметка“ - 50 рубли.

Допълнителни публикации се правят през текущия или следващия месец. Това правило за коригиране на грешки се прилага в два случая: ако данните от първичния документ не са записани в отделен ред в счетоводния регистър и когато в счетоводния регистър е отразена погрешно занижена сума на бизнес операция.

Метод на обръщанее, че неправилният запис, главно цифров, е елиминиран отрицателно число, т.е. неправилното съответствие и сумата се повтарят с червено мастило. В същото време се прави правилен запис с обикновено мастило. Сторниране възниква, когато сметките са осчетоводени неправилно или когато е записана преувеличена сума.

При сумиране на резултатите от операциите, записите, направени с червено мастило, се изваждат.

Първичната документация заема доста важно място сред цялата документация, поддържана от счетоводния отдел. Той постоянно се проверява от данъчната служба и трябва да бъде съставен в съответствие с необходимите норми и закони, действащи в Руската федерация. Какво се отнася за първична документацияВ нашата статия ще разгледаме как да го формализираме и съставим правилно, за да нямаме проблеми с данъчната служба по-късно.

Първична документация в счетоводството - какво е това?

Първичните документи са основата, върху която могат да се извършват счетоводни записвания и да се вписват в общия регистър. Това е важна част от управленската документация на предприятие или организация.

Във всички предприятия, които държавата принуди да водят счетоводни записи, бизнес транзакциите трябва да бъдат формализирани в съответствие с първичната документация. Под бизнес операция се разбира всяка дейност на предприятие, която включва движение Париили структурата на неговите активи.

Съгласно закона за счетоводството изготвянето на първична документация трябва да се извършва едновременно с бизнес действията, тоест трябва да бъде незабавно документирано. Но ако това не е възможно, можете да направите документация веднага след края на действието.

Първичната документация може да бъде съставена както на хартия, така и в в електронен формат. Но във втория вариант всички документи трябва да бъдат заверени електронен подпис, в противен случай те просто няма да имат правна сила. Но ако договорът ясно посочва наличието на хартиена версия на документа, тогава той трябва да е наличен.

Първичните документи ще се съхраняват 4 години. През този период данъчната служба има право да поиска от тях по всяко време да проверят Вас и Вашия контрагент. Трябва да сте особено внимателни към документите, в които купувате каквото и да било. Не забравяйте, че благодарение на тях ще можете да се обърнете към съда, ако възникне необходимост.

Разделяне на документи по бизнес етап

Всички транзакции, извършвани от предприятие или организация, могат да бъдат разделени на 3 етапа:

1. Обсъждане на условията по сделката. По това време трябва да обсъдите всички нюанси и да стигнете до общо мнение. Резултатът от този етап ще бъде подписване на договор и издаване на фактура за плащане.
2. Заплащане според сделката. Трябва да бъде потвърдено с извлечение от разплащателната ви сметка, ако плащането е извършено по банков път или чрез чекове и формуляри строга отчетностако плащането е извършено в брой.
   Вторият вариант често се използва от служители на организация, когато вземат средства по сметка.
3. Получаване на платени стоки или услуги. Трябва да има доказателства, които потвърждават, че стоките са получени или услугата е предоставена, в противен случай данъчната служба просто няма да ви позволи да намалите размера на събирането на данъци.

Потвърждението може да бъде товарителница или разписка в случай на получаване на стоки или сертификат за завършена работа в случай на предоставяне на услуга.

Какви документи са необходими?

В зависимост от операцията, която ще се извърши, списъкът необходими документиможе да варира. Нека да разгледаме най-често срещания списък необходими документи. Обикновено всички документи се изготвят или от изпълнителя, или от доставчика на стоките.

Списъкът с документи изглежда така:

Характеристики на счетоводния регистър

След изготвянето на първичните документи се извършва проверка на формата и съдържанието им. След това, ако всичко е направено правилно, те се формализират и се извършва икономическото групиране на съдържащите се в него данни. обща системасчетоводство. За да направите това, цялата информация за баланса на имуществото, паричните средства и бизнес транзакциите на дружеството от първични (безплатни) документи се прехвърля в счетоводни регистри.

Самите счетоводни регистри са специализирани таблици, които се съставят в строго определена форма, в пълно съответствие с икономическата групировка на информацията за имуществото на фирмата и източниците на нейното възникване.

Всички съществуващи регистри са разделени на 3 групи:

• С уговорка. В зависимост от този критерий регистрите се делят на хронологични, систематични и комбинирани. Всеки отделни видовеима собствен ред за запазване на данни.
• Въз основа на обобщението на данните регистрите се разделят на интегрирани и диференцирани. Всеки може да се разглежда от конкретното към общото или обратно, от отчета към първичните документи.
• от външен вид. Те могат да имат почти произволна форма: книга, списание, карта, печатни листове.

Счетоводните регистри трябва да съдържат:

• Пълно заглавие.
• Посоченият период от време за регистриране на бизнес транзакции и за кой период на фактуриране се отнася.
• Подписи и инициали на отговорните лица. Това прави възможно, в случай на спорни въпросинамери и посочи лицата, участвали в сделката.

Извършените стопански операции трябва да бъдат отразени именно в периода, в който са извършени. Ако документалното отразяване не може да се извърши директно по време на бизнес транзакция, тогава регистрацията трябва да се извърши веднага след нейното приключване.

Като цяло счетоводните регистри се създават с цел натрупване и систематизиране на информация за първичните документи, приети за регистрация, за показване финансови отчети. Ако финансовата и първичната документация на предприятието се съхранява в печатна форма, след това по искане на други участници в стопански операции или правоохранителните органи(ако е от тяхна компетентност) копия трябва да се предоставят от лицето, което ги е съставило и представило за подпис.

1в счетоводна първична документация

По време на финансовото управление - стопанска дейностЕдин счетоводител ще трябва да работи с огромно количество документация. Това са различни видове формуляри, договори, отчетна документация, оценки и изчисления. Някои от тях не са от голямо значение и са второстепенни, но има и много важни документи, в които дори една малка грешка може да доведе до пагубни последици за цялото предприятие и за отделни служители. Това са основните документи на организацията.

С помощта на програмата 1C ще можете да ги контролирате и управлявате много по-лесно. Функциите му включват управление на товарителни и парични документи, складови документи и такива, свързани с търговията на дребно.

Към днешна дата софтуерКомпанията 1C заема водеща позиция сред счетоводните програми, които се използват постоянно у нас.

Сред най-популярните функции на 1C са следните:

• Пълна автоматизация на всички видове счетоводство.
• Изчисляване на заплатите на служителите.
• Управление на счетоводството на персонала и производството.

Програмата има голям бройрежими и настройки, с помощта на които можете напълно да го персонализирате за себе си, да го настроите по удобен за вас начин.

Подготовката на първичната документация е сложна и старателна задача, но просто необходима. Модерни, за да ви помогнат Компютърни технологиии висококвалифицирани служители. Ако подходите към него с цялата отговорност и познаване на въпроса, тогава няма да има проблеми.

Във връзка с

Първичният документ се съставя на същата дата като стопанската операция. Например комисионна за разплащателно и касово обслужване. Извлечение и мемориална заповед трябва да бъдат издадени в същия ден.

По правило първичните документи се съставят на разработени унифицирани формуляри руското законодателство. Но не всички формуляри са предоставени; например, счетоводен сертификат се съставя във всякаква форма. Въпреки това, когато се регистрирате, е необходимо да посочите задължителна информация: име и данни на организацията, заглавие на документа, съдържание на операцията, имена на длъжности, имена на служители, подпис и печат на организацията.

Защо е необходима първична документация? Главно за да се записват всички текущи бизнес транзакции. Документацията може да бъде вътрешна и външна. Вътрешен е необходим за отчитане и контрол на всички движения, например, дълготраен актив се прехвърля в експлоатация - съставя се акт, който е първичният документ. За работа с доставчици и купувачи е необходима външна документация, например издавате фактура за плащане на купувача.

Има и първични документи за отчитане и заплащане на труда, те включват: заповеди за наемане и уволнение, щатно разписание, график за отпуски и други. Предоставя се и документация за осчетоводяване на ДМА; например сертификат за приемане на ОС, инвентарна карта и други. Документацията, която се съставя за отразяване на касови операции, съдържа документи като авансов отчет, приходи и разходи касов ордер.

В някои първични документи корекциите не са разрешени, например в извлечение от разплащателна сметка или в платежно нареждане. Но например фактурите могат да съдържат корекции, но до тях трябва да има подпис на лицето, което е направило корекцията, дата и печат на организацията.

източници:

• каква е основната документация?
• Първични счетоводни документи през 2013г

Съвет 2: Кои документи са първични в счетоводството

Първичните документи в счетоводството са тези, въз основа на които се оформя определена стопанска операция в момента на нейното приключване или непосредствено след нейното приключване. Именно на тази основа се извършва по-нататъшното осчетоводяване на конкретни транзакции.

Ще имаш нужда

• фактура, касов ордер, акт, удостоверение, заявление, регистрационен дневник, заповед, счетоводна книга, списък, график, заявление, инвентарна карта, ведомост, лична сметка и др.

Инструкции

Първичните документи са изходната основа за започване на счетоводно отчитане на конкретни операции и извършване на записи в счетоводните регистри. Първичният документ е писмено доказателство за търговска сделка, например издаване на пари по сметка, плащане на стоки и др.

Формулярите на първичната документация се одобряват от ръководителя на предприятието, но всички задължителни данни, установени от закона, трябва да присъстват в документа.

Първичните счетоводни документи се съставят на на хартияи са подкрепени с подпис за идентифициране на лицата, съставили документа. Ако документът е съставен в електронен вид, той трябва да бъде подписан с електронен подпис.

Формулярите на първичните документи, съдържащи се в албуми на унифицирани формуляри, не са задължителни за използване, освен касови документи, установени от оторизирани органи на осн.

Задължителни реквизити на първичните документи в счетоводството:
- наименование на документа (фактура, акт, списък, поръчка и др.);
- дата на сделката (съставяне на документа);
- съдържание на стопанска сделка в стойностно отношение и в натура;
- името на организацията, от името на която се изготвя този документ;
- данни на лицата, извършили сделката и отговарящи за правилното изпълнение на документа (длъжност, трите имена, подпис).

Първичните документи в счетоводството се разделят на документи според:
- счетоводство и възнаграждения: заповед за приемане на работа, щатно разписание, работен график, командировъчен лист, трудова книжка, фиш за заплатаи така нататък.
- счетоводно отчитане на ДМА: акт за приемане и предаване, инвентарна карта, фактура за вътрешно движение, инвентарна книга, акт за ДМА и др.
- осчетоводяване на касови операции: касова книга, авансов отчет, касов ордер, регистър на касови документи, разходен касов ордер, касова счетоводна книга и др.
- осчетоводяване на ремонти и строителни дейности: актове за приемане на изпълнена работа, спиране на строителството, въвеждане в експлоатация на обекта; общ работен дневник; дневник на извършената работа и други подобни документи.

Забележка

Ако в съответствие със закона се изтеглят първични счетоводни документи, копия от тези документи, направени в съответствие със закона, се включват вместо оригиналите в счетоводните документи.

Полезен съвет

IN стандартна форма, при необходимост могат да бъдат включени допълнителни колони и редове, което се определя от определени видове икономически дейности.

източници:

• Закон за счетоводството
• Консолидираните документи се съставят въз основа на предишни

Юридически лица– предприятия, организации, различни видове институции и банки са в постоянна комуникация помежду си в процеса на своята дейност. Бизнес разговоризвършва се чрез различни документи: писма, искания, искания, платежни нареждания и др. Правната валидност на тези документи се потвърждава от техните данни.

Какви са подробностите?

Реквизити - от латински requisitum - „необходим“, това е набор от информация и данни, установени от стандартите за даден вид документ, без които този тип документ няма да има юридическа сила и не може да се счита за основание за извършване операции и транзакции. С други думи, колкото и официално да се нарича документът, ако няма необходимите реквизити, той може да се счита просто за лист хартия, на който никой не е длъжен да отговаря. Следователно подробностите в задължителенпосочени във всеки документ.

Някои подробности са посочени само в документи от един тип, а някои са задължителни за всички бизнес документ. Последните включват: името на организацията, датата на съставяне на документа и неговото име. Името на организацията трябва да посочва нейното кратко и пълно име в съответствие с учредителните документи, организационната и правната форма. Датата на изготвяне на документа се посочва както в цифрова, така и в устно-цифрова форма. Името на документа се посочва във всички случаи, като единственото изключение е служебното писмо.

В допълнение към задължителните се използват счетоводни и банкови специални реквизити, установени за един вид документ. В счетоводните документи се посочват: наименованието и адресът на предприятието; неговите банкови данни; посочване на страните по сделката - участници в стопанската сделка; неговото наименование, съдържание и основание; стойността на сделката в парично или натурално изражение.

Банкирането включва: номер на разплащателна сметка на фирмата; наименованието на банката, в която се обслужва, и нейния адрес; банков код - BIC и кореспондентската му сметка. IN банкова информацияТрябва също да се посочи TIN на предприятието и банката, KPP и OKPO кодове.

Поставяне на детайли в документа

За всеки артикул в различни видоведокументите имат собствено поле за поставяне. Съставът на детайлите и изискванията за тяхното изпълнение във всеки отделен случай се определят от стандарти. Детайли, състоящи се от няколко реда, се отпечатват с едноредово разстояние. Детайлите са отделени един от друг с два или три разстояния.

Същото важи и за формулярите на документи, за които са предвидени специални изисквания за тяхното производство, записване и съхранение, особено тези, върху които е възпроизведен държавният герб. Руска федерация, както и гербове на съставните образувания на Руската федерация. Тази мярка се налага, тъй като данните, посочени във формулярите, ги превръщат в документ с правна сила, от който измамниците могат да се възползват.

Съвет 4: Какви документи са необходими при кандидатстване за работа?

Правилно оформените документи за нов служител при наемане са гаранция, че той впоследствие няма да има проблеми с изчисляването на пенсията си, а работодателят няма да има проблеми с комисия по трудаи данъчната служба. Основният документ, потвърждаващ старшинство, е История на заетостта.

Спецификата на работа в някои предприятия изисква представянето на всякакви други допълнителни документи. Тези случаи са предвидени в Кодекса на труда на Руската федерация, наредбите, указите на президента и постановленията на правителството. Служителите по човешки ресурси нямат право да изискват други документи, които не са предвидени в закона. Същото важи и за изискването за постоянна регистрация по местонахождение на предприятието. Но работодателят има право да изиска сертификат за здраве в установената форма. За професии, свързани с продукти и потребителски услугинаселение, задължително е и наличието на санитарен и медицински лист. Ако е наето лице с увреждания, може да се изисква препоръчително писмо от VTEK и в случай, че трудова дейностна нов служител е свързано с търговска или държавна тайна, от него може да се изиска разписка и други документи, потвърждаващи приемането му.

В настоящата практика под първични счетоводни документи се разбират документи, отразяващи фактите икономически живот(сключване на сделки, преместване на инвентар и др.). Те се съставят по време на сделките или след тяхното приключване, за да потвърдят фактите, които са се случили. Въз основа на тях счетоводителят прави записи в счетоводната програма на предприятието и приема сумите за данъчно счетоводство.

В каква форма се съставя „първичният“?

Според разясненията на Министерството на финансите дружеството има право самостоятелно да определя кои форми на „първично” да използва. Решениее фиксирано в счетоводната политика на организацията. Практиката показва, че бизнес субектите използват една от трите възможности:

• Унифицирани формуляри, предлагани от Goskomstat.
• Мостри, разработени от компанията независимо и обезпечени с вътрешни правила.
• Комбинирани опции: първични документи в унифициран формат, допълнени с определени полета.

Правото на стопански субекти самостоятелно да разработват „първични“ формуляри не се прилага за следните видове документи:

• касови документи (по-специално консумативи и разписки);
• формуляри за строга отчетност;
• транспортни фактури.

За тях Министерството на финансите въвежда като задължителни унифицирани формуляри.

Ако дружеството, което е сключило сделката, не е посочило формулярите на „първичния документ“ в договора, контрагентът има право да представи документи, използвайки свои образци. За да избегне въпроси от страна на регулаторните органи, компанията трябва да посочи в счетоводната си политика, че приема документи по формуляри, разработени от нейните доставчици и клиенти.

важно! Наличието на „основна“, която опосредства конкретна операция, е задължително изискване за нейното отразяване в счетоводството и данъчното счетоводство.

Задължителни данни за „основното“

Съгласно чл. 9 402-FZ първичните счетоводни документи трябва да съдържат следните задължителни данни:

• името на бизнес документа, например „Сертификат за приета работа“;
• номер съгласно вътрешните правила за номериране на първоначалната компания;
• дата на изготвяне на документа;
• пълно наименование на фирмата, издала „първичната регистрация”;
• същността на извършената бизнес сделка (например изпращане на стоки до купувача, внасяне на пари в касата, приемане на извършената работа и др.);
• измерване на настъпил икономически факт в пари или в натура;
• длъжност и пълно име на служителя, отговорен за изпълнението или обработката на сделката;
• саморъчен подпис на упълномощено лице.

Списъкът на лицата, които имат право да подписват първични счетоводни документи, се определя от ръководителя на организацията. Обезпечава се с негова заповед.

Някои формуляри съдържат допълнителни подробности във връзка със стандартния списък. Например в пътни листовеТрябва да се въведе информация за автомобила, неговия собственик и шофьор.

Необходимо ли е да поставите печата на организацията върху „първичния“ документ? Това не е задължителен реквизит, не може без него само ако е предвидено в образеца, заложен в счетоводната политика на компанията.

Видове първични документи

Действащото законодателство не установява затворен списък от първични счетоводни документи за 2018 г. Разнообразието им се определя от обхвата на дейност на икономическия субект. За една фирма ще ви трябва товарителница, за друга - акт за отписване на литература от библиотеката.

Най-често срещаните видове документи включват:

• товарителница – посредничи при сделки по приемане и предаване на стоки и материали;
• сертификат за приемане - изготвя се в ситуации, когато едната страна приема резултатите от работата, извършена от другата;
• ведомост - изготвя се при изплащане на заплатите на персонала;
• OS-1 – отразява постъпването или изчерпването на обект от дълготрайни активи (с изключение на недвижими имоти);
• INV-1 – консолидира резултатите от инвентаризацията;
• авансов отчет – потвърждава разходите на служител, пристигащ от командировка;
• касови документи (чекове, PKO, RKO и др.);
• платежно нареждане;
• счетоводна справка и др.

Даденият списък на първичните счетоводни документи не е пълен. Фирмите в различни области на дейност използват необходимите формуляри за отразяване на своите сделки.

В зависимост от начина на изпълнение „първичният” може да бъде на хартиен или електронен носител. Вторият вариант се използва във фирми, където електронен документооборот. Помага за опростяване и ускоряване на обработката на бизнес документи и рационализиране на взаимодействието между контрагентите.

Съгласно действащото законодателство всички видове „първични материали” се съхраняват в дружеството в продължение на пет години. Обратното броене започва от края на отчетната година. Например книжата, издадени през 2018 г., трябва да се съхраняват до 2023 г. включително. Нарушаването на това правило ще доведе до производство пред данъчната служба и налагане на санкции на организацията.

1. Всеки факт от стопанския живот подлежи на регистриране с първичен счетоводен документ. Не се допуска приемането за счетоводни документи на документи, които документират неосъществени факти от стопанския живот, включително тези, които са в основата на мними и фиктивни сделки.

2. Задължителни реквизити на първичния счетоводен документ са:

1) име на документа;

2) дата на изготвяне на документа;

3) името на икономическия субект, съставил документа;

5) стойността на естественото и (или) паричното измерване на факт от икономическия живот, като се посочват мерните единици;

6) името на длъжността на лицето (лицата), извършило сделката, операцията и лицето (лицата), отговорно за нейното изпълнение, или името на длъжността на лицето (лицата), отговорно за изпълнението на извършеното събитие ;

(виж текста в предишното издание)

7) подписи на лицата, посочени в параграф 6 от тази част, с посочване на техните фамилни имена и инициали или други данни, необходими за идентифициране на тези лица.

3. Първичният счетоводен документ трябва да се състави при извършване на стопански факт, а ако това е невъзможно - веднага след приключването му. Лицето, отговорно за регистрацията на факта на икономическия живот, осигурява своевременното предаване на първичните счетоводни документи за регистриране на съдържащите се в тях данни в счетоводните регистри, както и надеждността на тези данни. Лицето, на което е възложено воденето на счетоводна документация, и лицето, с което е сключен договор за предоставяне на счетоводни услуги, не носят отговорност за съответствието на първичните счетоводни документи, съставени от други лица, с осъществени факти от стопанския живот.

(виж текста в предишното издание)

4. Формите на първичните счетоводни документи се определят от ръководителя на икономическия субект по препоръка на длъжностното лице, отговорно за поддържането на счетоводната документация. Формулярите на първичните счетоводни документи за организациите от публичния сектор се установяват в съответствие с бюджетното законодателство на Руската федерация.

(виж текста в предишното издание)

5. Първичният счетоводен документ се съставя на хартиен носител и (или) под формата на електронен документ, подписан с електронен подпис.

6. Ако законодателството на Руската федерация или споразумение предвижда предоставянето на първичен счетоводен документ на друго лице или на държавен орган на хартиен носител, икономическият субект е длъжен по искане на друго лице или държавна агенцияза своя сметка правете хартиени копия на първичния счетоводен документ, съставен под формата на електронен документ.

7. Допускат се корекции в първичния счетоводен документ, освен ако не е посочено друго федерални закониили регулаторни правни актоведържавни счетоводни регулаторни органи. Корекцията в първичния счетоводен документ трябва да съдържа датата на корекцията, както и подписите на лицата, съставили документа, в който е направена корекцията, като посочва техните фамилни имена и инициали или други данни, необходими за идентифициране на тези лица.

8. Ако в съответствие със законодателството на Руската федерация са иззети първични счетоводни документи, включително под формата на електронен документ, копия на иззетите документи, направени по начина, установен от законодателството на Руската федерация, се издават включени в счетоводните документи.