Защо е необходимо обяснение? Правилно оформяне на обяснителната записка. На ръка или на компютър

Обяснителната записка е документ. Той няма движение извън работата на организацията и е достъпен само за вътрешно обращение. Той посочва причината, поради която виновният е извършил това или онова действие.

Което беше резултат от друго негативно явление. Обяснителната може да бъде както самостоятелен документ, така и допълнение към основния. В последния случай той съдържа обяснения за основния.

Уважаеми читателю! Нашите статии говорят за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е уникален.

Ако искате да знаете как да решите точно вашия проблем - свържете се с формата за онлайн консултант вдясно или се обадете по телефона.

Това е бързо и безплатно!

Цел на бележката:изясняване на текущата ситуация от главното лице. Може да е виновен, а може и да не е. Съставен е за вътрешно производство. Идентифицирайте причините и стигнете до намирането на виновния или, обратно, неговото оправдание.

Според Кодекса на труда на Руската федерация директорът на организацията трябва да поиска обяснителна бележка от обвиняемия.Работникът от своя страна може да откаже, тогава работодателят има право да наложи дисциплинарни меркибез съдебен процес.

Трябва да се отбележи, че само работодателят има право да поиска написването на обяснителна бележка. Ако последва такъв призив, по-добре е да го изпълните. Исканията на ръководителя на отдела или вашия ръководител могат да бъдат игнорирани.

Обяснителната бележка трябва да информира работодателя за инцидента.Визията за ситуацията трябва да бъде заявена от позицията на компонента. Понякога се пише за изясняване на проект или доклад. В този случай той е написан във всякаква форма и е приложен към основния документ.

Как да напиша обяснителна бележка за работа

Формата обяснителна бележка:

1. В горния десен ъгъл се посочва на чие име се съставя обяснителната записка (работодател).
2. Под посочване на кого се изписва от кого е съставен, като се посочва длъжността.
3. В центъра пишем името: "Обяснителен".
4. В самия текст посочваме причината за случилото се и последицата от деянието.
5. Подпишете и поставете дата в долния десен ъгъл.

Основните правила за съставяне на обяснителна бележка включват:

1. Пиши само истината.Ако се разкрие невярна информация, последствията ще се отразят негативно на работата ви.
2. Не прехвърляйте вината на колегите си.Ако са замесени няколко души, работодателят има право да поиска обяснения от тях и те ще изложат своето виждане за ситуацията. Резултатът ще бъде установяването на несъгласия. Така допълнително ще получите врагове - колеги.
3. Не трябва да пишете: „Не бях подканен“, „Не бях научен“ и т.н.При кандидатстване за работа подписвате длъжностна характеристика, която съдържа списък с необходимите знания и умения за позицията.

Когато пишете обяснителна бележка, разчитайте на документи ( длъжностни характеристикии т.н.). Можете да посочите, че не сте разбрали формулировката и т.н. Ако е възможно, по-добре е да назовете документа не „Обяснителна бележка“, а „Обяснителна бележка“.

Ако направите сериозна грешка, можете да разчитате на голям обем работа или лошо здраве.В заключение можете да посочите, че признавате тази грешка, поемате ангажимент да я отстраните и да предотвратите появата й в бъдеще.

Тип представяне на обяснителна бележка:

1. Представянето е възможно само в бизнес стил.
2. Кратко, без допълнителни пояснения, несвързани със събитието.
3. Обяснение от 1-во лице.
4. Изискват се дата и подпис.

При сериозно дисциплинарно нарушение и възможност за бъдещо съдебно заседание е по-добре да се свържете с адвокат, който да напише обяснителна бележка.

Отказът от писане на бележка е разрешен, но впоследствие ще се третира като плюс не във ваша посока.По-добре е да изразите своята гледна точка в ситуацията. Ако не си виновен, погледни го Специално вниманиепри даване на обяснения. В такива случаи можете да добавите магическа фраза: „В настоящата ситуация трябваше да действам според обстоятелствата“.

Когато пишете, предпочитайте да пишете на компютър, а не да пишете на ръка. Ако случаят е сериозен и молбата ви ще бъде разгледана от специалисти по формата и вида на писмото, те ще могат да направят определени изводи.

Пример за обяснителна бележка

Съгласно може да се състави обяснителна записка различни основания. Например закъснение за работа, допускане на грешки в документите, грубо нарушениедисциплини и др.

Помислете за обяснителна бележка относно закъснението за работа. Трябва да се отбележи, че при липса на работа повече от четири часа работодателят има право да уволни служителя.

Управител

ПАО "Городбанк"

в Ярославъл

О. Г. Петров

От контрольор-касиер на отдела

корпоративни продажби

Застраховка Д. Ю.

Обяснителна бележка

04/12/15, аз съм Диана Юриевна Страхова, закъснях работно мястоза 30 минути поради следната причина. Автобус номер 35 се повреди на автогарата и не пристигна по разписание на спирка Московская в 7:35. Това доведе до чакане на следващия автобус, който пристигна 30 минути по-късно.

За в бъдеще обещавам да не закъснявам за работа. Излезте от вкъщи рано. В случай на непредвидено събитие, уведомете своя преки ръководител Ю. К. Попова за причината за задържането. 30 минути, което беше късно, се ангажирам да тренирам.

Страхова Д.Ю. (подпис)

След написването на обяснителна бележка, тя се предоставя на ръководителя или временно действащ в негово качество. Върху документа той записва своето решение – резолюция.

При определяне на наказание се съставя заповед или друг акт.Към тях вече е приложена бележка.

Обяснителна бележка за закъснение

Директор

ТЪРГОВСКО ДРУЖЕСТВО " Строителна компания"Омега"

Павличенко Г. Р.

От секретар Звенцова О.К.

Обяснителна бележка

Аз, Оксана Константиновна Звенцова, закъснях за работа с 3 часа на 25 юни 2014 г. Сутринта, слизайки по стълбите от апартамента на многоетажна сграда, станах свидетел на битка. Полицаи пристигнаха със засилени униформи и поискаха да станат свидетели на инцидента. Карах с тях до полицейски участък № 3, по улица Ромашкина, 1. Изготвянето на протокола отне 2,5 часа. След това отидох на работа. Заместник-директорът Иванов Олег Викторович е предупреден за закъснението си. Моля, вземете предвид добра причиназакъснявам.

Звенцова О. К. (подпис)

Образец на обяснителна бележка за отсъствия

Ръководител на МТС OJSC

Орлов С.С.

от продавач-консултант Игров О.В.

Обяснителна бележка

Аз, Олег Владимирович Игров, отпразнувах 20-ия си рожден ден с приятели на 19 май 2015 г. Поради Голям брой алкохолни продуктиТържеството продължи до ранна сутрин. След като затворих очи за няколко минути, се събудих едва на обяд на 20 май. Беше твърде късно да отида на работа. Моля ви да вземете предвид уважителните обстоятелства на празника.

Игров О. В. (подпис)

Всеки трябва да е имал случаи на работа, когато е трябвало да напише обяснителна бележка. На пръв поглед изглежда, че всичко е просто, но когато трябва да го напишете, е трудно да съберете мислите си и да донесете същността на проблема на ръководството. Така че в тази статия ще говорим как правилно да съставим такъв документ и ще разгледаме пример за обяснителна бележка.

Какво е?

Като начало нека се опитаме да отговорим на въпроса какво е обяснителна бележка. По същество този документ обяснява водещо лицегледната точка на неговия автор относно настъпилото събитие (отсъствие или нарушаване на сроковете за изпълнение на задачата или нейния обем и много други). Също така може да се напише обяснителна бележка, за да се обясни съдържанието и същността на всеки документ (доклади, проекти и други подобни документи). Можете обаче да го напишете обща формаизползвани от организацията. Ако служител се е ангажирал, тогава в съответствие с Кодекса на труда работодателят има право да поиска от нарушителя да обясни ситуацията писмено. В случай, че обяснителна бележка за работа не е предоставена навреме, работодателят може да състави акт за отказ и да приложи дисциплинарни мерки. Следователно е по-лесно да го напишете.

бележка за работа?

На първо място, текстът трябва да посочи фактите, които са пряко свързани с възникналата ситуация. След това е необходимо да се посочат причините за неуспешния изход на делото (трябва да признаете, че ръководството не изисква обяснителна бележка в случай на победа). пиши по добре бизнес езикМислите трябва да се изразяват кратко и ясно. Трябва да описвате само фактите, свързани със случая, да избягвате оправдания (в този случай изрично признавате вината си) и невярно представяне на факти. Бележката трябва да е тежка и аргументирана. Не е лошо, ако има възможност да се консултирате с колеги, роднини или приятели. Обяснителна бележка, чийто образец е представен по-долу, може да бъде написана на ръка с подробности.

Видове обяснителни записки

Условно такива бележки могат да бъдат разделени на два вида: оневиняващи и обяснителни. Служителят предоставя първата възможност в случай, че е необходимо да посочи причините за собственото си неправомерно действие. Обяснителни бележки се съставят от служителя, за да се обяснят причините за акта, като се посочват обстоятелствата и условията, които не зависят от волята на автора на бележката.

Най-често обяснителни документи се изискват в следните случаи: закъснение за работа, явяване на работното място в алкохолно, наркотично или токсично състояние, извършване на кражба на имущество от работното място, извършено неморално престъпление, отсъствие от работното място или отсъствие, трудова дисциплинапредоставяне на невярна информация на оторизирани органи. Разбира се, по-лесно е да го напишете, когато пред очите ви има пример за обяснителна бележка.

Формуляр на обяснителна бележка

На практика подчиненият съставя документа в един екземпляр на лист със стандартен формат (А4). По правило се съставя бележка на името на ръководителя на фирмата или организацията. Има унифицирани форми на такива документи, но те имат само консултативен характер. По искане на ръководителя може да бъде издадено постановление за използването на един формуляр обяснителен документВ организацията. Ако служителят е написал бележка в произволна форма, която се различава от одобрената, мениджърът не трябва да я счита за невалидна, тъй като това не засяга същността на обяснението.

Декор

Същността на обяснителната бележка е да обясни на висшето ръководство причините за неизпълнение на поръчката, нарушение на технологичната или трудова дисциплина. Подробностите трябва задължително да посочват: пълното име на организацията, пълното име на ръководителя, до когото е адресирана бележката, името („Обяснителна бележка“), регистрационния номер на документа и датата, на която е съставен, малък подзаглавие към самия текст („Относно ...“, „За ...“), пълно име на съставителя. Следват обяснителен текст и личен подпис. Структурата на обяснителния текст трябва да бъде разделена на две части: фактическа (посочване на фактите, довели до написването на бележката) и обяснителна (посочване на причините, обясняващи ситуацията или самия факт на нарушението). Трябва също да се отбележи, че подробностите за услугата и обяснителните бележки са подобни една на друга.

В какви случаи е необходимо да се изисква обяснителна бележка?

Дисциплинарното наказание и неговото налагане се уреждат от Кодекса на труда. Преди да наложите наказание на служител, е важно да документира факта на нарушението. Едва след това от служителя може да се изиска да напише обяснителна бележка, в която да посочи причините за поведението си.

Освен това ръководството анализира причините и взема решение дали да ги счита за основателни или не. При непредоставяне на писмени обяснения след два работни дни, които трябва да бъдат подписани от поне двама свидетели. При наличие на такъв акт ръководителят има право да наложи дисциплинарно наказание на служителя и без обяснения от самия служител. Дисциплинарно наказание може да бъде наложено не по-късно от едно календарен месецот момента на установяване на нарушението. Отброяването на този период се спира, ако служителят е в отпуск или в отпуск по болест. Наказанието не може да бъде приложено след шест месеца от датата на откриване на нарушението.

Пример за обяснителна бележка

1. Съставяне на бележка за нарушение на трудовата дисциплина

Ръководител на Energosbyt LLC

Петров П.П.

20.10.2010 № 23-45/12

Обяснителна бележка

За забавянето на доставката на материали

Аз, Иванов Иван Иванович, отговарящ за доставката на материали и консумативи, съм на тази длъжност от 15 юли 2010 г. В понеделник, 18 октомври 2010 г., трябваше да предам материалите на ИП „Енергетик“. Но поради неизправност на камиони, той беше доставен едва на 19 октомври.

Личен подпис

2. Пример за обяснителна бележка с хумор (данните се попълват както в първия пример). „Закъснях за работа на 19 март 2013 г. по уважителна причина. Сутринта преди да отидете на Детска градина, синът много искаше да отиде до тоалетната (за физиологична нужда). Времето на моето закъснение съвпада точно с продължителността на престоя на детето в тоалетната. мисля, че този случайможе да се класифицира като ситуация (непреодолима сила), тъй като не зависи от желанието ми да дойда на работа навреме.

Трябва да напишете обяснителна бележка с нотка на хумор само ако сте сигурни, че ще бъде разбрана правилно от вашия мениджър.

Обяснителната бележка е документ, който трябва да бъде приложен към материалите за нарушението. Понякога обясненията могат да играят важна роляв съдбата на служителя: той може да остане на работа и да не бъде уволнен за нарушение на дисциплината, ако правилно представи своята гледна точка на директора и оправдае поведението си.

В законодателството няма изисквания за задължително съставяне на бележки, но писмените извинения все пак са документ, който трябва да се вземе предвид според изискванията Кодекс на труда. Служител по персонала, който се интересува от служител, трябва да може компетентно да съставя обяснителни бележки.

Какво е обяснителна бележка

Кодексът на труда съдържа правило: всички материали за нарушение на дисциплината в предприятието се анализират само като се вземат предвид обясненията на виновния. А това означава, че степента на вина на служителя и евентуалното му наказателно преследване се определят едва след като виновният обясни обстоятелствата и причините за поведението си.

Със заповед директорът има право да иска разяснения, като виновният трябва да ги заяви писмено, като състави по правилата. Съдбата на нарушителя зависи от това как е оформена обяснителната бележка и как са представени обясненията: директорът ще реши дали да накаже служителя или да прояви снизходителност.

Всъщност, обяснителната записка е официален документ, който съгласно нормата на чл.193 от Кодекса на труда се прилага към заповедта за даване на обяснения.. Обясненията са като последната думаподсъдимият. Въпреки че не решават проблема, те ще бъдат взети под внимание и вероятно ще повлияят на решението.

важно

Поръчайте около дисциплинарно наказание ще се считат за невалидни , ако два дни преди публикуването му (или по-рано) не са поискани обяснения от виновния.

Служителят по персонала не трябва да забравя за необходимостта да напомня на ръководителя за искането за обяснения, така че в случай на дисциплинарно наказание действията да са законни.

важно

Виновният няма задължение да пише обяснение, но заповедта за даване на обяснения трябва да му се връчи срещу подпис!

Ако нарушителят откаже да подпише заповедта, в негово присъствие се съставя акт за отказ от подписване. Има и друга възможност: изпратете поръчка с препоръчана пощас обратна разписка. В този случай служителят по персонала ще има доказателство, че са изпълнени изискванията на Кодекса на труда.

Видове обяснителни записки

Има два вида бележкикойто може да действа като:

• обясняване на поведението на другите;
• оправдания за собственото си поведение.

Първият тип се прилага, ако извънредна ситуация или нарушение на дисциплината са възникнали по вина на външни лица. Такава бележка описва обстоятелствата, настъпили без участието на адресата.

За по-голяма яснота, пример за обяснителна бележка от служител по персоналаприложено към графика на отпуските:

Вторият тип обяснителни бележки е изявление от служителя на обстоятелствата за всяко нарушение на дисциплината или извънредна ситуация, настъпила по негова вина. Тъй като нашата държава е основана на върховенството на закона, във всеки случай участникът в спора трябва да бъде подчинен на презумпцията за невиновност. И следователно е невъзможно категорично да се признае служителят за виновен, ако не е участвал в анализа на ситуацията.

Например, не можете да бъдете укорени за закъснение за работа, ако закъснелият не бъде помолен да обясни причината за закъснението.

В същото време трябва да се изготвят обяснителни бележки по такъв начин, че адресатът да може да разбере причините за нарушението на дисциплината и самата същност на ситуацията, от която пряко зависи решението: екзекуция или помилване.

Разлики на обяснителна бележка от услуга, доклад или обяснителна бележка

Обясненията не са обяснения и не са доклад, а обяснение на гледна точка, понякога различна от общоприетата, вид обосновка. От своя страна меморандумът е доклад за нарушение, обяснителната бележка е приложение към документа, съдържащ разширен изглед към него и бележка- искане.

Както можете да видите, тези четири вида бележки са напълно различни, но имат една и съща цел: да предадат информация. Междувременно формата и изискванията за дизайна на тези видове бележки са сходни.

Как се прави бележка

Както всеки друг официален документ, трябва да има обяснителна бележка ясно структуриран. Необходимите елементи са:

• шапка (посочване на пълното име и длъжност на директора и виновника);
• препратка към заповедта или известието на ръководителя;
• същността на проблема;
• обяснения;
• молба за смекчаване или освобождаване от наказание;
• номер и подпис на адресата.

Можете да направите бележка както на компютър, така и ръкописно. Впечатлението на автора обаче не трябва да се разваля от недостатъци:

• трябва да напишете бележка на плоска хартия;
• без грешки и зачертания;
• с уважителен тон.

важно

Служител по персонала може да подготви формуляр за бележка, като го структурира, и ако е необходимо, просто го отпечатайте и го предайте на адресата: той самостоятелно ще въведе обстоятелствата и данните си.

Образец на обяснителна бележка

Уведомяване на служителя за даване на обяснение

Не напразно в обяснителната записка трябва да има линк към поръчката
режисьори. Наистина, според едно от указанията на Кодекса на труда при регистриране на нарушение на дисциплината на виновния трябва да се връчи срещу подпис искане за обяснение.

Изискването е направено така:

• най-отгоре се посочва името на фирмата;
• поставят се датата и регистрационният номер (съвпадащи със записите в регистрационния дневник);
• името е изписано („Поръчка“ или „Искане“ за даване на обяснения);
• описва се същността на проблема (кога и защо е съставен актът за нарушение на дисциплината);
• посочено е самото изискване („Нареждам: на ключаря на GC Trubin A.D. да предостави на секретаря писмени обяснения за нарушението в рамките на 2 дни от датата на връчване на това изискване“);
• документът е заверен от директора;
• под текста се поставя подписът на виновния при запознаване с документа (или връзка към акта за отказ за подписване, или към пощенска разписка за изпращане на препоръчано писмо до виновния).

На свой ред общият алгоритъм за прилагане на наказанието съгласно правилата на член 193 е следният:

• се съставя акт за нарушение (а именно акт, който фиксира времето на нарушението и неговата същност - събитие и прех. актьориа не искане за обяснение);
• издава се заповед, която изисква от служителя да обясни обстоятелствата: извършителят трябва да я подпише за запознаване или да я получи по пощата (в идеалния случай трябва да е с дата на същата дата като акта за нарушение);
• актът и обясненията се разглеждат от директора и се взема решение (директно върху акта директорът може да постави виза, например „порицание“);
• два дни по-късно можете да издадете дисциплинарна заповед или изобщо да не я издавате, ако директорът сметне за необходимо да прояви снизходителност (трябва да се има предвид, че не трябва да изтичат повече от 30 дни от момента на съставяне на акта до деня на издаване на заповедта). Този период не включва ваканция или болест на виновния).

Всички материали трябва да бъдат приложени в съответните номенклатурни папки. Въпреки това, ако отделът за персонал за различни видоведокументи предвиждат отделни случаи, след това копия от акта, заповедта за даване на обяснения и обяснителна бележка трябва да бъдат прикрепени към оригиналната заповед за дисциплина.

важно

Ако виновният не е сметнал за необходимо да се обясни в рамките на два дни, е необходимо да се състави акт, в който се посочва, че заповедта е предадена, но обяснителната бележка не е предоставена навреме.

В работата на всяко предприятие или организация винаги има моменти, когато е необходимо да се установи степента на вина на служител в извънредна ситуация. При изясняване на причините за случилото се ръководителят трябва да вземе писмени обяснения от своите служители. Такива показания на служители се документират в обяснителна (обяснителна) бележка.

Кога да напиша обяснителна бележка

Трудовото законодателство предвижда задължението на ръководителя да вземе обяснения от служителя в два случая - разглеждане на заявлението и разследване на причините за щетите, причинени на имуществото на работодателя (Кодекс на труда на Руската федерация, чл. 193, 247 ). Обясненията на служителя трябва да бъдат направени в писмена форма под формата на обяснителна (обяснителна) бележка. Формата му, като правило, се разработва във всяко предприятие от отдела по персонала.

Законодателството не установява под каква форма ръководството на дружеството задължава служителя да дава обяснения.

Съдебната практика обаче показва, че за да се избегне съдебно дело, е необходимо такова искане да се направи писмено.

Това може да стане например при съставяне на акт за закъснение на служител за работа. В самия акт, който е подписан от провинилия се служител, те просто допълнително посочват задължението му да даде обяснения за неправомерното си поведение.

Или формализира необходимостта от писмени обяснения като отделен елемент на разположение на ръководителя за провеждане на разследване на причините за недостига на имущество.

На служителя се дават 2 работни дни, за да завърши обясненията и да ги прехвърли на ръководството.

Ако това не бъде направено, тогава се съставя акт за отказ от даване на обяснения. В този случай служителят ще бъде наказан, тъй като отказът да обясни причините за постъпката си се счита от работодателя за признание на вината на служителя.

Необходимо е да се напише обяснителна бележка, дори ако служителят е сигурен, че не е виновен за случилото се.

В обяснителна (обяснителна) бележка той може да аргументира своята невинност или съществеността на причините, поради които например е закъснял за работа. Най-добре е да се срещнете с ръководството наполовина и да дадете обяснения при поискване.

Кога ръководителят може да поиска обяснение от служител

Въпреки факта, че законът установява две основания за получаване на обяснения от служител, има много повече причини, поради които ръководителят може да реши да ги изиска.

Примери за такива ситуации са:

В някои ситуации служителят може да не изчака началото на процедурата по издаване, например дисциплинарно наказание или разследване на причините, причинили щети на организацията, но самостоятелно да даде обяснения за предприетите действия, като издаде това с меморандум адресирани до ръководството.

Например, счетоводител направи печатна грешка в детайлите, на платежно нареждане. Тя забеляза грешката, след като плащането отиде в банката, за да преведе пари. Служителят може да издаде меморандум, адресиран до ръководителя, и да даде обяснения за грешката. Ако документът е бил изтеглен от банката, преди да е извършен преводът на средствата, и е заменен с правилния, тогава всъщност предприятието не е претърпяло никакви щети от действията на служителя.

Когато случаите на грешки са редки и не са довели до неприятни последици за организацията, тогава служителят, съобщил за собствената си грешка, няма да бъде наказан.

Как да напишем обяснителна бележка

Ръководството изисква от служителя да обясни действията или пропуските, довели до негативни последициза предприятието или предизвика дисциплинарно наказание.

Всички обяснения за случилото се трябва да бъдат направени в писмен вид, удостоверени със собственоръчен подпис.

Можете обаче да въвеждате текст на компютър и след това да го отпечатвате съдебна практикаимаше случаи, когато служителят отказва такава обяснителна бележка.

Бележката се съставя на името на ръководителя, който я е поискал, в нея се посочват данните на служителя, който я е съставил.

Текстът трябва да съдържа информация за инцидента, обяснения на служителя за действията му, признание или отричане на вина за случилото се. Необходимо е също така да посочите всички документи, потвърждаващи липсата на вина на служителя или обстоятелства, които могат значително да повлияят на решението за възстановяване. Копия от тези документи също се предоставят заедно с обяснителна бележка.

Документът описва само фактическата страна на въпроса, по-добре е да не включвате емоционалния компонент в текста на обяснението.

Ако служителят е виновен за случилото се, тогава е по-добре да посочите в текста на обяснителния документ, че той е осъзнал последиците от неправомерното поведение и ситуацията няма да се повтори в бъдеще. Това може да повлияе на степента на дисциплинарно наказание или да помогне за избягване на наказание.

Също така е необходимо в документа да се посочи дали не действията на служителя, а други лица са довели до негативни последици и той е бил наясно с това.

Бележката се регистрира като входящ документ. Служителят, който го е написал, може да запази копие от документа при регистрационен номери дата.

Към документите за инцидента се поставя обяснителна (обяснителна) бележка и се съхранява в продължение на три години.

Как да напишем обяснителна бележка на работа за отсъствие или закъснение

Най-честата причина шефът да иска обяснения от служителя е отсъствието му от работното място без предварително уведомяване на ръководството.

Ако служителят не иска да даде обяснения за причините за закъснение или отсъствие или не посочи уважителна причина за отсъствие от работа, тогава той ще бъде привлечен към отговорност. дисциплинарна отговорностдо уволнение включително.

За да избегнете негативни последици от отсъствието ви от работното място, по-добре е да предупредите ръководството предварително и да напишете заявление в почивния ден за ваша сметка. Ако причината за закъснение или липса на работа се появи внезапно, трябва да се опитате да предупредите прекия си ръководител.

При съставянето на обяснения е необходимо да се потвърди фактът на отсъствие от работното място и да се посочи причината за инцидента, както и, ако е възможно, да се документира.

Основният текст на обяснението може да изглежда така:

„22.05.2018 г. Закъснях за работа 40 минути, тъй като излизайки от къщи се спънах и си нараних ръката. За потвърждение на случилото се прилагам удостоверение от лечебно заведение за получените щети и факта на търсене на медицинска помощ.

Документите, които потвърждават валидността на основанието, могат да бъдат следните:

• информация за кандидатстване за медицинска помощ;
• удостоверения за отпуск по болест за служителя и неговите малки деца;
• протоколи за транспортни инциденти, в които служителят е станал участник;
• референции от правоохранителните органии съдилища;
• актове на управляващи дружества и Министерството на извънредните ситуации за щети на имуществото на служител в случай на наводнение или пожар;
• актове за брак или смърт, както на самия служител, така и на негови близък роднинаи т.н.

Всеки официален документ може да се превърне в оправдание за отсъствие от работното място, но в повечето случаи ръководството самостоятелно решава относно основателността на причините за закъснение или отсъствие.

Как правилно да издавате обяснения в случай на липса или излишък

При установяване на несъответствия в документите и действителното наличие на някакви ценности или имущество се изисква обяснение от служителя, който носи финансова отговорност за тях.

Причината може да е банално невнимание при обработка на документи или преизчисляване на пари, например при изплащане на заплати през касата на предприятието.

Понякога няма грешка или умисъл на служителя в случилото се и неизправност в работата на счетоводните програми може да доведе до несъответствия.

В този случай ръководителят на организацията дава писмена заповед за извършване на разследване и установяване на причините за несъответствието, както и за искане на обяснения от всички участници в инцидента.

Текстът на обяснителната бележка посочва кога е образуван недостиг или излишък (когато е идентифициран), както и предположения за причината за случилото се.

Например, складовият служител може да посочи, че е посочил действителното количество в първичните документи за получаване на ценности в склада и след това при въвеждане на данни в счетоводната програма може да възникне повреда и данните са били запазени два пъти. Или финансов служител, отговорен за депозирането първични документинаправи грешка, като постави частично количество материал за тегло като цяло.

Освен това причината може да бъде виновни действия на други лица, например кражба е извършена в склада и служителят, който е трябвало да отговаря за безопасността на ценностите, не е взел всички необходими мерки за сигурност или, напротив, , преди това докладва на своя шеф за необходимостта от засилване на тези мерки.

Всички недостатъци или неизправности в работата на оборудването или системите трябва да се докладват на ръководството само в писмен вид.

Например алармената система в склада не работела, за което служителят няколко пъти докладвал на ръководството. В този случай текстът на обяснението трябва да посочи номерата и датите на меморандумите. Въпреки това, в случай на устен разговор за неизправност, шефът може да „забрави“ за факта на доклада.

Как да обясним трудова злополука

При получаване от някой от служителите в работно времеза всякакви наранявания в предприятието, те разследват аварията и правят заключения за причините за нея.

В същото време може да не се вземат обяснения от пострадалия служител, ако неговата невинност в случилото се е очевидна.

Ако при получаване на нараняване се разглеждат въпроси относно спазването на правилата за защита на труда или има подозрения, че служителят е бил в състояние на интоксикация по време на извънредната ситуация, тогава неговите обяснения са необходими.

Ако има подозрение за интоксикация, доказателство за това е само заключението на лекарите, а не показанията на други служители.

Такъв преглед е необходим, тъй като причината за неясна координация на движенията или неясна реч може да са здравословни проблеми, а не алкохол или наркотици. В допълнение, някои лекарства също могат да дадат ниски стойности на алкохол в кръвта.

Всички тези обстоятелства се вземат предвид при определяне на степента на вина на самия пострадал при нараняването.

Пострадалият може да даде своите обяснения за инцидента и без напомняне от властите. Например, работник многократно посочи на бригадира необходимостта да се обади на електротехник, тъй като механизмът, на който работи, има повреда в изолацията на корпуса. Той направи искането си писмено. Известно време по-късно е настъпила електрическа травма поради дефектно оборудване. Работникът може самостоятелно да напише обяснителна бележка, като посочи номерата на докладите за дефектна изолация.

Освен това може да възникне нараняване поради неизпълнение на задълженията на един от работниците. Например през зимата технолог, който се движеше от сградата на цеха към управлението на завода, се подхлъзна и получи нараняване от лед. Първоначално за инцидента беше обвинен чистачката, която не посипала пътеките с пясък. В неговия обяснителна бележкапортиерът посочи, че не му е дадена пясъчно-солевата смес поради липсата й и следователно не може да спазва инструкциите за нейното използване.

Ръководството на организацията може да поиска обяснение на действията или бездействието на своя служител във всяка ситуация, която е довела до негативни последици за работодателя или е причинила дисциплинарно нарушение. Най-добре е да отидете да се срещнете с властите и да обясните какво се е случило. Ще помогне да се докаже невинността на служителя официални документиот други организации, както и своевременно съставени протоколи за констатирани пропуски в работата.

• Пример за обяснителна бележка
• Примерна обяснителна бележка на касиер

Как да напиша обяснителна бележка?

Обяснителната записка е бизнес документ, който е във вътрешната циркулация на организацията. Съдържанието на документа включва обяснение на причинно-следствената връзка между събитие, действие или факт, обикновено с негативен характер, които вече са се случили. Обяснителна бележка може да бъде придружител към основния документ, след което съдържанието му ще предостави обяснения на определени разпоредби на този документ.

Целта на обяснителната бележка е да изясни ситуацията от лице, което е основното лице в настъпилите събития, може би техният виновник; целта на обяснителната бележка е да проведе вътрешно разследване на причините за инцидента, да ги разбере и да направи правилните заключения.

В чл. 193 от Кодекса на труда на Руската федерация се посочва, че работодателят се задължава да изиска написването на обяснителна бележка от служителя в случай на предполагаемо дисциплинарно нарушение. Служителят има право да откаже да напише обяснителна бележка, законът предвижда това, работодателят в този случай има право да наложи дисциплинарно наказание по отношение на служителя, без неговата обяснителна бележка.

Формулярът, образецът на обяснителната бележка включва необходимите подробности:

• - име на компания;
• - посочване на длъжностното лице, до което е адресирана бележката, трите му имена;
• - наименование на документа - "Обяснителна записка";
• - дата на съставяне и регистрационен номер на бележката;
• – заглавие на текста („Относно…“, „Относно…“);
• – пояснителен текст;
• - съставителят, неговият подпис.

Пример за обяснителна бележка

Деканът на Историко-филологическия факултет Орлова Н.И.
от ученичка от 218 група Ивлева Г.П.

Обяснителна бележка

Относно пропуснати часове на 22.10.2011г.
Аз, Ивлева Галина Петровна, пропуснах учебния ден на 22 октомври (3 часа и 1 практически семинар), поради факта, че майка ми от с. Александровка.
Майка ми има сърдечно заболяване и трябва да се подлага на прегледи няколко пъти в годината в центъра за функционална диагностика, точно за това дойде този път. На 22 октомври 2011 г. внезапно й стана лошо, започна да се задушава, извиках линейка за майка ми.
Лекарят постави на майка ми нужните инжекции и й каза, че трябва да почива цял ден. Реших да не ходя на уроци, останах да наблюдавам състоянието на майка ми. Лекарят на линейката Просянников А. В. по мое искане написа бележка, че майка ми се нуждае от наблюдение. Приложена е бележка от лекаря. Моля ви да помислите за основателна причина за пропускане на часове.

Студент от група 218 Ивлева Ивлева Г.П.

Примерна обяснителна бележка за училище

Обяснителна бележка до училището се съставя в съответствие с обичайните изисквания, само родителят на ученика или неговият официален настойник може да я напише, подобна бележка се пише на името на директора, необходимо е да се посочи в бележката класът, в който отива вашето дете.

Директор на Александровско средно училище № 15 Никитин С.А.
от Котов А.А., баща
ученик от 6 "А" клас Сергей Котов.

Обяснителна бележка

За пропускането на часове от Сергей Котов на 2 октомври 2012 г.
Аз, Котов Алексей Александрович, заедно със семейството ми - моята съпруга и син Сергей, ученик от 6-ти "А" клас, на 2 октомври 2012 г. пътувахме с крайградска зонакъдето сме събрали реколтата. Когато бяхме на около 5 километра от града, колата ми закъса. Не можах да запаля колата, така че трябваше да извикам влекач. В резултат на този инцидент синът ми закъсня за час с 3 часа. В този ден той имаше само 4 урока, нямаше смисъл да ходи на уроци. звънях класенАнна Петровна Осипова обясни, че синът му е пропуснал часовете по основателна причина.

Обяснителна записка за неизпълнение на плана

Примерна обяснителна бележка към данъците

Началник на отдел настолни одити IFTS № 2 на Артьом
Стафеева А.О.
от изпълнителен директорЮжное ООО Александрова И.И.

Обяснителна бележка

Относно претенциите на данъчната инспекция
Аз, Александров Иван Иванович, в отговор на твърденията на отдела за одити на бюро на Федералната данъчна служба № 2 относно закъсняла доставкадоклади, обяснявам, че поради тежко заболяване на счетоводителя на Южно ООД, през октомври 2010 г. трябваше да се справя самостоятелно с попълването и изпращането на тримесечни отчети.
Докладът до данъчната служба беше изпратен лично от мен с препоръчана поща, с уведомление, в пощенска станция № 3 на град Артьом на 20 октомври 2010 г., което не противоречи на съществуващото законодателство, сроковете за изпращане на отчета не са нарушени от мен. Може би пощенските служители са виновни за късния доклад.
Прилагам пощенските разписки с обяснителната бележка, в които е посочен часът на изпращане на препоръчаното писмо от мен.

Общ
директор на ООО "Южное" Александров Александров И.И.

Обяснителна бележка за закъснение

подполковник Павленко С.С.
от служител на Министерството на отбраната на Руската федерация, служител на бойния отдел
Зайцева О.П.

Обяснителна бележка

Относно закъснение за работа на 26.07.2012г
Аз, Зайцева Олга Петровна, на 26 юли 2012 г. закъснях за работа с 2 часа. Факт е, че тази сутрин, по време на пътуването ми до автобусната спирка, станах свидетел и участник в една неприятна случка. Десетгодишно момиче, което вървеше пред мен, беше внезапно нападнато от бездомно куче и ухапано. Наложи се да се намеся в ситуацията, тъй като момичето беше много уплашено и плачеше, а раната й кървеше. Заведох момичето до най-близкото спешно отделение, обадих се на родителите й на работа и след това отидох на работа. Моля, помислете за основателна причина за закъснението.

Образец на обяснителна бележка за отсъствия

Командир на военно поделение 55555
подполковник Павленко С.С.
от служител на Министерството на отбраната на Руската федерация, шлосер на логистичния отдел
Петрова О.С.

Обяснителна бележка

Относно неявяване на работа на 29.07.2010г
Аз, Петров Олег Семьонович, на 29 юли 2010 г. не можах да отида на работа. Предишната неделна вечер имаше гости в къщата ми, имаше малко закуски и много алкохол. Аз самият не разбрах какво се е случило, само че се събудих късно вечерта с ужасно главоболие, а в къщата вече нямаше гости. Реших да махна чиниите от масата и да полежа още малко. Когато се събудих следващия път, вече беше късно сутринта в понеделник. Разбрах, че много закъснявам за работа, главата и цялото тяло все още ме боляха. Не отидох на работа. Признавам, че сгреших. Това няма да се повтори.