Ärikiri. Kuidas kirjutada ärikirja (näidis)

Kasutades äriline kirjavahetus Siin pole mitte ainult äritegevuse koordineerimine, vaid ka selle organisatsiooni jaoks vajaliku teabe kogumine, mis on nõutav erinevate aruandlusauditite käigus. Seetõttu kuulub ennekõike haldustöötajate ülesannete hulka äridokumentide korrektne pidamine, milleks töötatakse välja erinevad ettevõttesisesed juhised ja vormid. eelis standardvorm on see, et inimene täidab selle automaatselt, säästes sellega nii enda kui ka ettevõtte aega.

Ärikirjavahetus peaks sisaldama:

Usaldusväärne ja täielik teave;
- kokkuvõte jutustamise puudumise tõttu;
- neutraalne pöördumise toon, kuid sõbralikult;
- loogiline ahel, mitte emotsionaalne hinnang esitatud faktidele.

Kuidas kirjutada ärikirja?

Kõige tähtsam on otsustada, millist tüüpi ärikiri selles olukorras sobib. Seda on mitut tüüpi:

Meeldetuletus;
- kinnitus;
- keeldumine;
- saatekiri;
- kutse;
- garantii;
- teave;
- kiri teate ja korraldusega.

Reeglina nõuavad sellised ärikirjad vastust, mis sisaldavad oma sisus taotlust, pakkumist, pöördumist, taotlust või nõudmist.

Ärikirja kirjutamise reeglid.

Ärikirja toonil on väga oluline emotsionaalne koormus, kuna looritatud lugupidamatus tuleb ikka läbi laitmatute suhtlustehnikatega. Eriti ettevaatlik peaksite olema keeldumist sisaldava ärikirja kirjutamisel. Sel juhul ei tohiks te keeldumist kirja alguses märkida. Sõnumi esimeses osas peaksite oma seisukoha kasuks esitama veenvaid argumente, selleks võite kasutada valemeid nagu

- "Kahjuks ei saa me teie taotlust rahuldada";
- "Meil on väga kahju, kuid teie soovi pole võimalik rahuldada" jne.

Keeldumise korral on oluline meeles pidada, et meie ülesanne on keelduda, kuid mitte kaotada klienti, partnerit vms.

Niisiis, ärikirja kirjutamise põhireeglid:

Kirja olemuse õigeks assimileerimiseks on vaja adressaadile adresseeritud taotlust tekstis mitu korda korrata;
- keeldumiskirjas on oluline märkida põhjused, miks seda taotlust ei saa rahuldada;
- pakkumise tagasilükkamine on tagasilükkamise valem.

Ärikirjavahetuse keel.

On oluline, et ärikirjade lugeja jäädvustaks ainult selle olemust, mitte keelt, milles see on kirjutatud. Just selles seisundis peitub ärikirja kirjutamise reeglite valdamine, mis on välja töötatud paljude aastate jooksul.

Tuleb meeles pidada, et ärikirjas:

Tuleb ära tarbida lihtsad sõnad samal ajal sisu vaesustamata;
- kasutage tegusõnu sagedamini kui omadussõnu - see muudab tähe teksti dünaamilisemaks;
- püsida pöördumise tähenduse lähedal, laskumata detailidesse ja arutluskäikudesse;
- ära kasuta pikki lauseid, kuna need hajutavad lugeja tähelepanu;
- üleminek fraaside vahel peaks olema loogiline ja märkamatu;
- kasutage võimalikult vähe asesõnu.

Ärikirja eristab kirjaoskus ja stiil.

Ärikirjade koostamine.

Ärikirja kirjutades pidage seda meeles ülemine osa(1/4 lehte A4) peab jääma kirjaplangi jaoks vabaks. ka sisse ülemine nurk Kirjas on märgitud väljamineva kirja number ja kuupäev, mis registreeritakse spetsiaalses väljamineva posti päevikus.

Alumises vasakus nurgas on märgitud juhi ametikoht, perekonnanimi ja allkiri ning lehe päris lõpus on ärikirja täitja perekonnanimi ja tema telefoninumber lisateabe saamiseks.

Seega koosneb ärikiri kolmest osast: päringu olemus, selle põhjendus ja lisateave.

Kirjale vastates peaks sisu esimene osa viitama adressaadi viimasele kirjale. Kui on välismaist kirjavahetust, siis parema selguse huvides on vaja kirjale lisada brošüür, mille link on selles kirjas märgitud. On väga oluline lõpetada selline kiri tänuga koostöö eest ja fraasiga "Lugupidamisega (nimi) ..."

AT viimastel aastakümnetel on muutunud iga ettevõtte lahutamatuks osaks. Lisaks lepingute, aktide ja nende lisade vormistamisele kaasatakse dokumendispetsialistid erinevate pöördumiste ja kirjade koostamisse. Seadusandlikul tasandil ei ole nende kujundamise põhimõtted ja üldine mall loomulikult määratletud. Sellises olukorras tekib küsimus: "Kuidas on õige koostada see või teine juriidiliselt nõrk, kuid äridokument?". Vastus sellele on äärmiselt lihtne ja taandub selliste paberite koostamisele vastavalt kontoritöös üldtunnustatud standarditele.

Täna otsustas meie ressurss kaaluda ametliku kirja kirjutamise põhimõtteid ja funktsioone see dokument. Teavet kokkuvõtliku teema ja töö enda malli kohta leiate altpoolt.

Ametlik või - see on üks põhilisi dokumente kontoritöö valdkonnas kaasaegne äri. See on universaalne viis teabe edastamiseks, mida rakendatakse võimalikult lihtsal viisil, kuid järgides kõiki reegleid ja määrusi. ärisuhted.

Loomulikult ei ole ametlikes kirjades esitatud teave meelelahutuslik. Sellised paberid võivad olla kutsed, osaliselt reklaam, informatiivsed ja muud, kuid mitte mingil juhul meelelahutuslikud.

Ametliku kirja ja tavakirja vahel on palju erinevusi. Peamine on eesmärk. Kui äridokumendil on alati täpne eesmärk adressaadile saatmiseks või edastamiseks, siis tavalisi kirju kasutatakse sageli "suhtlemiseks suhtluse huvides". Lisaks ärisõnumid:

ei ole anonüümsed - neil on alati teave saatja ja saaja kohta
on kirjutatud konkreetse isiku või tema poolt esindatud organisatsiooni, ühingu nimel
(kui saatjal on pitsat)
koostatud kontoritöös üldtunnustatud reeglite järgi
ei saa olla lõbus, nagu varem mainitud

Valikuline, kuid ka tavaline erinevus ametliku kirja ja tavakirja vahel on kirjaplangile esimese koostamine. Selline lähenemine annab ringluse kõrgeim tase usaldusväärsust ja näitab üldiselt tema ärilist staatust.

Paar sõna üksikasjadest ja dokumendi üldisest sisust

Välja antakse ametlikud kirjad erinevad põhjused, mille tulemusena nende sisaldus loomulikult varieerub. Sellele vaatamata ei saa ärisõnumitelt ära võtta ühtset struktuuri. Just tema on bürootöö valdkonnas defineeritud tõena, tema vastu ei vaielda ja ta kujundab põhinõuded asjakohastele dokumentidele. Ametliku kirja tüüpilised üksikasjad on järgmised:

saatva ettevõtte täisnimi või konkreetse kodaniku täisnimi
teave, kontrollpunkt ja OKUD (organisatsioonide jaoks)
aadress ja kõik võimalikud saatja kontaktid
sarnast teavet adressaadi kohta
sõnumi olemus
selle koostamise kuupäev
ja trükkimine (organisatsioonidele)

Tähtis! Tüüp on täna kaalumisel äridokumendid on üks väheseid, mis ei vaja märgistamist. Viimase puudumine pole sugugi viga, vaid kontoritöö põhistandardite järgimine.

Kiri ise peaks eelistatavalt olema kirjaplank, muidugi juhul, kui saatja on mõni firma. Valitsusasutuste jaoks on sellistel vormidel vapi kujutis, eest äriorganisatsioonid- nende embleem.

Selge ja saajale arusaadav.
Ilma roppusi kasutamata, solvangutest ja roppustest rääkimata.
Korralik, sisutihe ja tark.

Põhimõtteliselt ei sea dokumendispetsialistid ametlikele kirjadele muid nõudeid. Piisav vastavus märgitud normidele, reeglitele ja dokumendi üldisele sisule.

Ametliku kirjamalli saate alla laadida allolevale organisatsioonile:

Ametlike kirjade liigid

Ametlik kiri on üsna ulatuslik äridokumentide rühm. Nende hulgas on enim kasutatud:

peegeldades saatja soovi midagi adressaadi heaks ära teha
Taotlege kirju
Taotlused
Ürituse kutsed
Kutsed koostööks
Paberid, mis kingisaajale midagi meelde tuletavad
Kommertspakkumised
Nõuded
Juhised
Reklaam- ja infokirjad

Iga ametliku kirjatüübi nimetuse järgi saab aru selle üldisest eesmärgist ja sõnumi saatmise eesmärgist. Nagu näitab praktika, edastatakse ärikeskkonnas mitmesuguseid kaebusi erinevatel põhjustel ja ülaltoodud nende tüüpide loetelu pole kaugeltki lõplik.

Sõnumi kujundamise ja adressaadile edastamise tunnused

Tänase artikli lõpus pöörame tähelepanu ametlike kirjade edastamisele Vene Föderatsioonile. Kõigepealt tuleb märkida edukate ärisuhete peamist nüanssi - see on pädev lähenemine nende juhtimisele. Vastavate dokumentide vormistamise korral me räägime nende kohta:

täpsust
ärireeglite täielik järgimine
sihitud (kellelegi saadetud ametlik kiri rämpsposti kujul kahjustab oluliselt saatja usaldusväärsust)

Lisaks on soovitav läheneda sõnumi ettevalmistamisele väga vastutustundlikult. Selle tekst peaks olema kirjaoskaja, lühike ja arusaadav. Keeruliste verbaalsete struktuuride ja terminite kasutamine on ebasoovitav. Pöördumise üldine toon peaks jääma piiridesse. Tagasihoidlikkus on teretulnud, kuid tuttavlikkus mitte kunagi.

Mis puudutab ärikirjade edastamist, siis siin ei ole saatjal piiranguid. Saate sõnumi adressaadile edastada:

Interneti kaudu elektrooniliselt
posti teel
kulleriga või isegi isiklikult

Ametlike kirjade edastamine on lai valdkond. Kõik saatjad saavad valida endale sobiva sõnumi.

Sellega on lõpetatud selle artikli teema olulisemad sätted. Loodame, et esitatud teave on aidanud kõigil lugejatel mõista Vene Föderatsiooni ametlike kirjade olemust ja nende täitmise reegleid.

Kirjutage oma küsimus allolevasse vormi

Kirja vorm, sõltuvalt organisatsiooni asutamisdokumentidest, sisaldab üksikasju:

01 – Riigivapp Venemaa Föderatsioon(02 - Vene Föderatsiooni moodustava üksuse vapp või 03 - organisatsiooni embleem või kaubamärk(teenindusmärk));
04 - organisatsiooni kood
05 - põhiolek registreerimisnumber(OGRN) juriidilise isiku
06 - maksumaksja identifitseerimisnumber / registreerimise põhjuse kood (TIN / KPP)
08 - organisatsiooni nimi
09 - viiteandmed organisatsiooni kohta
samuti piiravad märgid üksikasjade jaoks:
11 - dokumendi kuupäev
12 - dokumendi registreerimisnumber
13 - link dokumendi registreerimisnumbri ja kuupäeva juurde
Ja vajadusel detailide paiknemise tsoonide ülemiste piiride piirmärgid.
15 - adressaat
18 - teksti pealkiri
19 - kontrollmärk
20 - dokumendi tekst

Kirja vormi saab teha detailide piki- või nurgelise paigutuse alusel.

Riis. 1. Kirjaplangi detailide asukoht (nurgaversioon) (mõõtmed on millimeetrites)

Riis. 2. Kirjaplangi detailide asukoht (pikisuunaline versioon) (mõõtmed on näidatud millimeetrites)

Kõige mugavam töötlemiseks ja lehepinna kasutamise seisukohalt ökonoomsem on nurgatoorik. Sel juhul saab lehe ülemise osa paremat külge kasutada andmete "Aadress", "Resolutsioon" paigutamiseks

Tähe pikisuunalise vormi kasutamine on soovitatav juhtudel, kui organisatsiooni nimi sisaldab suur hulk trükitud tähemärgid võivad olla näiteks juhul, kui vormi üksikasjad on esitatud kahes või enamas keeles. Samal ajal tuleks detailid trükkida vasakule vene keeles ja paremale - riigikeeles, samal tasemel. Kui kasutatavaid riigikeeli on rohkem kui üks, tuleb ülaltoodud üksikasjad näidata vene keeles ja allpool - sisse riigikeel, pikendades joont parema veerise piirini.

Kirja vormi saab teha organisatsioonile, struktuuriüksusele ja ametnikule.

Kirjaplankide näited:

Riis. 3. Nurgelise (keskse) detailide paigutusega organisatsiooni vorm.

Riis. 4. Organisatsiooni vormikiri detailide nurga (lipu) paigutusega.

Riis. 5. Organisatsiooni vormikiri detailide pikisuunalise paigutusega.

Näidised ühine vorm dokumente tsiteeritakse ka järgmistes dokumentides:
GOST R 6.30-2003 "Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentidele" (lisa B, joonised B.2, B.3, B.4);
- Standardne juhis kontoritöö kohta föderaalorganites täitevvõim, kinnitatud Vene Föderatsiooni Kultuuri- ja Ma8. novembri 2005 korraldusega nr 536 (lisad nr 13, 14, 15, 16, 17, 18).

Mida saadavad üksteisele hea käekirjaga ja palju vaba aega omavad inimesed. Kui teil on vaja ehitada ärisildu või armastuse ja sõpruse sildu - kirjutage kiri. Kui soovid huvi pakkuda, tänada, intrigeerida - kirjuta kiri. Ainult see tuleb õigesti kirjutada, see pole üleskutse paisuma, vaid peaaegu dokument.

Olge lühidalt

Esitage oma ametliku kirja eesmärk juba esimeses lõigus ja ärge kalduge teemast kõrvale. Püüdke vältida tarbetult pikki ja pretensioonikaid sõnu – kiri on siiski asjalik. Olge võimalikult lühike ja täpne. Kellelegi ei meeldi, kui ametlikud paberid sisaldavad liiga palju sõnu ja vähe üksikasju. Sest kellelegi ei meeldi asjadele palju aega kulutada. Lisaks, mida lühem on sõnum, seda kiiremini seda loetakse ja seega ka vastatakse.

Laused ei tohi sisaldada tarbetuid sõnu, lõigud ei tohi sisaldada mittevajalikke lauseid. Samal põhjusel, et autol pole lisaosi ja joonisel pole lisajooni. Püüdke hoida laused võimalikult lühikesed, ilma omadussõnade ja epiteetideta. Ärge vajage liiga palju üksikasju, kaaluge esemeid üldiselt, kuid mõte peaks olema selge. Ametlikke tähti on vaja ainult probleemi või ülesande tähistamiseks. See ei ole aruanne ega aruanne – te ei tohiks liiga sügavale minna.

Kasutage õiget tooni

Äri- või ametlik kiri tuleks kirjutada toonil, mis on tavalisest keelest veidi ametlikum. "Elav" keel tajutakse alati lihtsalt ja soodsalt. Aga loomulikult peab sõnum vastama etiketireeglitele. Vältige slängi, žargooni, lühendeid ja mitmetähenduslikke sõnu. Tulenevalt vajadusest vältida detaile, võib selliseid sõnu valesti mõista. Üldiselt rohkem tegusõnu ja vähem omadussõnu. Ole viisakas ja lugupidav, isegi kui kurdad millegi või kellegi üle.

Kasutage lihtsaid sõnu: nutikaid termineid tajutakse halvasti ja need põhjustavad sageli ärritust inimeses, kes on sunnitud neid lugema ja lahti mõtestama.

Parandus ja veel parandus

Paljud alahindavad kohandamist põhimõtteliselt, kuid asjata. Pärast ametliku kirja kirjutamist kontrollige hoolikalt oma grammatikat ja õigekirja. Kasutage oma arvuti õigekirjakontrolli ja proovige seejärel vead ise üles leida, sest kõike pole näha tehisintellekt. Vajadusel kasutage sõnastikku või tesaurust. Kontrollige õiget grammatikat ja kirjavahemärke ning veenduge, et laused oleksid loogiliselt lõppenud.

Kui keeleoskusest ei piisa isegi sõna "loh" vigadeta kirjutamiseks, siis on parem anda oma kiri kontrollimiseks kellelegi, kes on vähemalt kirjaoskaja. Fakt on see, et kui adressaadil läheb vene keelega hästi, rikuvad teie vead oluliselt muljet kirja sisust. Nii et ärge kiirustage saatmisega. Seda siis, kui mida vaiksemaks lähed, seda kaugemale jõuad.

Esmamulje

Natuke lähemalt esmamuljest. Lisaks grammatikale, suur väärtus on visuaalne aspekt. Ekraanilt lugemine on kahtlane nauding. Paberkirja saab kätte ja ainuüksi seetõttu võetakse seda teadvuseta tasandil tõsisemalt kui elektroonilist. Kaaluge seda. Aga kui ainus viis kirja toimetama, välja arvatud seebi saatmiseks, pole olemas, siis hoolitsege visuaalse osa eest. Täitke alati väli "Teema". Sellest reast sõltub, kas inimene avab sissetuleva sõnumi. Kui kirjutate võõrale inimesele, peaksite proovima leida huvitava pealkirja. Kuid ärge üle pingutage - teemad "Akhtung! Ava või sure! põhjustada soovi saata rämpsposti. Pealkiri peaks koosnema 3-5 sõnast ja kajastama sõnumi sisu.

Noh, kui printisite kirja paberile ja ei saatnud seda postiga, siis hoolitsege paberi kvaliteedi eest. Ei ole vaja võtta templipaberit, piisab kvaliteetsest paberist: hea ja valge. Ja ärge unustage oma allkirja panna, vastasel juhul muutub kiri maalitud paberitükiks. Ja pidage meeles, ärge katsetage õrnalt fonti, vaid mängige valikuga. Parem on jagada tekst lõikudeks, mille vahel on intervallid.

Peamine sisu

Hea kirjutamise ja kaasahaarava esitluse tavapäraste tavade järgimine tagab, et teie salmid saavad väärilist tähelepanu. tõsine suhtumine nad väärivad. Nii et siin on see, millele peate tähelepanu pöörama.

Paremas ülanurgas on märgitud organisatsiooni nimi, adressaadi ametikoht ja tema perekonnanimi koos initsiaalidega. Telefoninumbreid ja meiliaadresse siin tavaliselt ei kirjutata, kuid need on aktsepteeritavad.
Peaksite proovima viidata ametlikule konkreetsele isikule, aga kui te ei tea tema nime, siis proovige kirjutada ainult pealkiri.

Ülemises vasakus nurgas peate kirjutama:
- nimi (ja lühendatud nimi);
- tegelikud ja postiaadressid;
- E-posti aadress;
- Kontakttelefonid;
- Veebilehe aadress.

Jätke tühik (kui täht on trükitud, siis üks rida) ja kirjutage tervitus. Kui pöördute inimese poole esimest korda (või kui neid on puhtalt ametlikud suhted), peate selle kauguse määrama. Näiteks: "Kallis härra Ivanov!". Kui inimesega on pikka aega loodud usalduslik ärisuhe, on parem kutsuda teda ees- ja isanime järgi. Näiteks: "Kallis Askold Petrovitš!". Kollektiivselt pöördudes kasutage standardlauset "Austatud härrad!". Võite alustada sama fraasiga, kui te ei tea adressaadi sugu (noh, kõike võib juhtuda).
Muide, kui otsustate kirjutada e-kirja ega tea adressaati, kirjeldage lühidalt, kes te olete ja kuidas temast teada saite. Ilma selle kohustusliku sissejuhatuseta võidakse sõnum ekslikult rämpspostiks pidada ja see kohe kustutada.

Astuge samm tagasi ja minge otse asja juurde. Alustage sissejuhatavast osast (kirja kirjutamise põhjuste lühikirjeldus, selle eesmärk), seejärel liikuge sisuosa juurde (olukorra kirjeldus, lahenduste pakkumine, järelduste ja soovituste avaldus) ja lõpp – kokkuvõtlik osa (lühikokkuvõte, milles on selgelt näidatud, mida sa adressaadilt ootad?

Lõpp

See on kirja lõpp, selle viimane osa. Siin tuleb kasutada nn lõpufraasi: "Lugupidamisega" või "Lugupidamisega"; "ALT Parimate soovidega»; “Koostöö jätkumise lootusega”; "Teid teenindan alati hea meelega" jne.
Kõik sõltub teie maitsest ja eelistustest, see on kõik. Seejärel, nagu mäletate, peate tegema uue taande, kirjutama oma positsiooni, tegema suure taande, kujutama oma täisnime. ja allkirjastada.

Tõenäoliselt pidi igaüks vähemalt korra ärikirja kirjutamise vajadusega kokku puutuma. Seda koostades jõuad tahes-tahtmata järeldusele, et see pole sugugi lihtne. Ärikirjade kirjutamiseks on palju reegleid ja eeskirju, mida peate teadma. Artiklis kirjeldatakse üksikasjalikult dokumendi koostamise protsessi, esitatakse ärikirja näidised, käsitletakse nende tüüpe ja kujundust.

Vorm

Valmis vormid annavad kindluse ja näitavad ettevõtte usaldusväärsust. Need sisaldavad vajalikku teavet sellise organisatsiooni kohta nagu:

Nimi.
Aadress.
Kontakttelefonid.
Veebisait.
Meil.
Logo.
Muud kontaktandmed.

Vormidel puuduvad ranged reeglid. Seetõttu otsustab iga organisatsioon iseseisvalt, millist teavet neisse lisada.

Kuidas ärikirju õigesti kirjutada? Koolitus

Ärikirjad on kirjutatud ja koostatud teatud viisil, järgides nendele omaseid reegleid ja nõudeid. Olenevalt eesmärgist mõtleb autor sisu detailselt läbi, et saada välja arvutatav tulemus. Ta peab selgelt aru saama, millist infot adressaat kirja teema kohta juba teab, millest lähtuda ja mida selles uut saab. Argumendid sõltuvad sellest, millist eesmärki autor taotleb. Ärikirja koostamise protsessi võib jagada järgmisteks etappideks:

Probleemi uurimine.
Kirja mustandi kirjutamine.
Tema kokkulepe.
Allkirjastamine.
Registreerimine.
Saatmine adressaadile.

Ärikirjade struktuur

Kirja koostamisel on vaja see infoga küllastada ehk kõik sinna sisse panna. vajalikku teavet. See võib olla lihtne või keeruline. Lihtsas kirjas kuvatakse sisu selgelt ja lühidalt teavet, mis üldjuhul ei nõua adressaadilt vastust. Kompleks võib koosneda mitmest osast, lõigust ja lõigust. Iga lõik esitab teabe ühe aspekti. Seda tüüpi ärikirjade näidised koosnevad tavaliselt sissejuhatavast, põhi- ja viimasest osast.

Allpool on näide ärikirja kirjutamisest - selle sissejuhatav osa.

Põhiosas kirjeldatakse olukordi, sündmusi, nende analüüsi ja tõendeid. Just selles osas veenavad nad, et ühel või teisel viisil on vaja tegutseda, tõestavad, kuidas asjad olid ja teavitavad erinevatele argumentidele viidates vajadusest igal üritusel osaleda.

Järeldus sisaldab järeldusi, mis tehakse ettepanekute, taotluste, meeldetuletuste, keeldumiste jms kujul.

Ärikirja kirjutamise näide - selle viimane osa - on toodud allpool. See võtab kokku põhiosas esitatud nõude.

Kogu esitatud teave peaks olema optimaalselt järjepidev ja tajumiseks arusaadav.

Iga meil algab keskele joondatud sõnumiga. See väike osa on äärmiselt oluline. Selle valimisel peaks autor arvestama:

Adressaadi positsioon.
Suhte olemus.
Ametlikkus.
Etikett.

Kiri peab lõppema viisaka vormiga. Näiteks: "... avaldan lootust edasiseks koostööks (tänan kutse eest) ...". Nendele fraasidele järgneb autori allkiri.

Stiil

Kõik tähed peavad olema sees ametlik äristiil, mis tähendab kõnevahendite kasutamist ametlikeks ärisuheteks. Sellise keele tunnused kujunevad välja järgmistel asjaoludel:

Peamised ärisuhetes osalejad on juriidilised isikud, mille juhtide ja ametnike nimel kirju kirjutatakse.
Suhted organisatsioonides on rangelt reguleeritud.
Suhtlemise teemaks on ettevõtte tegevus.
Juhtivat laadi dokumentidel on üldjuhul konkreetne adressaat.
Sageli tuleb organisatsiooni tegevuse käigus ette samu olukordi.

Sellega seoses peaks ärikirjas sisalduv teave olema:

Ametlik, isikupäratu, rõhutades suhtluses osalejate vahelist distantsi.
Aadress, mõeldud konkreetsele adressaadile.
Kirjutamise hetkel kehtiv.
Usaldusväärne ja erapooletu.
Põhjendatud, et ärgitada vastuvõtjat midagi ette võtma.
Täielik otsuste tegemiseks.

Nõuded

Ärikiri peab vastama järgmistele nõuetele:

Kõne on standarditud kõigil tasanditel – leksikaalsel, morfoloogilisel ja süntaktilisel. See sisaldab palju pöördeid, termineid ja valemeid.
Kirja toon on neutraalne, vaoshoitud ja range, ilma emotsionaalsete ja ilmekate keeleväljendite kasutamiseta.
Teksti täpsus ja selgus, ilma loogikavead, selgus ja läbimõeldud sõnastus.
Ülevaatlikkus ja lühidus – lisatähendust kandvaid väljendeid kasutamata.
Korduvate olukordade tulemusena tekkinud keelevormelite kasutamine.
Terminite, st sõnade või fraaside kasutamine, millel on erilised mõisted.
Lühendite kasutamine, mis võivad olla leksikaalsed (st liitsõnad, mis on moodustatud sõnade osadest tähtede eemaldamisega: LLC, GOST jne) ja graafilised (st lühendatud sõnatähised: gr-n, zh-d ja palju muud ).
Konstruktsioonide kasutamine genitiivi- ja instrumentaalkäändes.
Fraasid verbaalsete nimisõnadega ("toetus" asemel "toetus").
Lihtsate levinud lausete kasutamine.

Ülaltoodud ärikirjade näidised on näidatud allpool täisversioon(koos põhiosaga). Teave vastab kõigile ametliku äristiili nõuetele.

Ärikirjade tüübid

Parim on kirjutada ärikiri mis tahes konkreetse teema kohta. Kui teil on vaja lahendada mitu probleemi korraga, on soovitatav koostada mitu erinevat võimalust.

Ärikirjad võivad olla nende sisus:

Kaasas. Selliseid kirju on tavaliselt vaja selleks, et teavitada, kuhu dokumendid saata.
(Kuidas kirjutada ärikirja? Näidis kaaskiri aitab neid, kellel on vaja sellist dokumenti koostada.)

Garantii. Need on kirjutatud lubaduste või tingimuste kinnitamiseks. Sellele saab garanteerida näiteks töö eest tasumise, üüri, tarneajad jms.
Aitäh. Neid on eriti sageli kasutatud viimastel aegadel. Need kirjad näitavad hea toon partnerlussuhted. Neid saab väljastada tavalisel kirjaplangil või kauni trükiga värvilisel paberil.
(Kuidas kirjutada ärikirja? Tänusordi näidis koostatakse vabas vormis, sõltuvalt nende lahendatavatest ülesannetest. sel juhul kiri lühimal kujul väljendab selle olemust. Selline ornamendiga värvilisele paberile tehtud näidis võib riputada ettevõtte ruumides seinale aukohal.)

Informatiivne.
Õpetlik.
Õnnitlused.
Reklaam.

Samuti on kirjad:

Ettepanekud koostöö kohta. Viimasel ajal üsna levinud, organisatsioonidele saadetud, sageli reklaami iseloomuga, näiteks nagu see näidis. Kommertskirjade kirjutamine on üsna keeruline, tuleb arvestada paljude nüanssidega, et nad sellele tähelepanu pööraksid ja veelgi enam huvi tunneksid. Aga kui teete selle alloleva mudeli järgi, on sellel kõik eduvõimalused.

Kutsed. Neid saadetakse, pakkudes osalemist erinevatel üritustel. Tavaliselt on need adresseeritud juhile või ametnikule, kuid need võivad olla suunatud ka kogu meeskonnale.
Taotlused.
Märguanded.
taotlusi ja palju muud.

Kuidas kirjale vastust kirjutada. Näide

Vastus peaks algama esimeses kirjas esitatud päringu kordamisega. Seejärel antakse selle kaalumise tulemused ja väljendatakse heakskiitu või keeldumise põhjust. Ettevõtte vastuskiri võib sisaldada alternatiivset lahendust oodatud teabele. Tavaliselt järgitakse järgmisi põhimõtteid:

Esimese tähe ja selle sisu lingi olemasolu.
Sama keel tähendab.
Võrreldavad mahud ja sisu aspektid.
Teatud järjestuse järgimine.

Dekoratsioon

Lisaks kirjaplangi ärikirjade kasutamisele peate nende kujundamisel arvestama ka muude peensustega. Need on üksikasjad, lühendite reeglid, aadressi õigekiri, pealkiri, teksti pikkus, välja laius ja palju muud.

Ärikirja näidised aitavad seda koostada, võttes arvesse kõiki peensusi ja nüansse. Neid kasutavad nii algajad ametnikud kui ka kogenud töötajad. Tänu näidistele õpivad nad õigesti tähti kirjutama ja säästavad palju aega.