Образец заполнения записки-расчета при увольнении

После принятия решения о прекращении действия трудового контракта с работником, независимо оттого кто является инициатором его расторжения, данному человеку необходимо рассчитать и выплатить в установленные сроки всю причитающуюся зарплату. Для этого должностные лица компании оформляют такой документ, как записка-расчёт при увольнении.

Заполнение этого бланка осуществляют сразу два отдела компании - кадровая служба и бухгалтерия. Он служит для определения окончательной зарплаты.

Форма Т-61 утверждена органами статистики специально для этого. Предприятие имеет право использовать ее, либо разрабатывать на ее основе с учетом имеющихся особенностей собственный документ. Программы по кадровому и бухучету содержат унифицированный вариант записки расчета.

Форма Т 61 записка расчет при увольнении выписывается инспектором по кадрам при составлении приказа на увольнение на каждого работника в отдельности. Конкретных сроков оформления данного документа не существует, однако, надо учитывать, что сотрудник должен получить расчет в заключительный день работы, при безналичных перечислениях - на следующий день.

С другой стороны сотрудник имеет право до истечения двухнедельного срока отозвать свое заявление. Поэтому ответственное лицо должно на свое усмотрение выбирать наиболее оптимальные сроки составления этого документа.

Специалист определяет количество дней отпуска, за которые надо произвести компенсацию. Бывает так, что работник уже использовал данное право, и поэтому ему необходимо вернуть часть отпускных. Далее бланк заверяется подписью кадровика и отправляется в бухгалтерию для непосредственного расчета и проведения начисления.

Расчетчик производит выборку всех необходимых сведений и вносит их в соответствующие графы. Затем он определяет среднедневной заработок и определяет либо компенсацию, либо сумму задолженности к возврату. Здесь же бухгалтер начисляет оплату труда за фактически отработанный работником период месяца. Произведя все нужные удержания, в том числе НДФЛ, специалист выписывает платежные документы или передает данные для перечисления.

Внимание! Записка расчет подшивается вместе с остальными документами к расчетно-платежной ведомости за текущий месяц. Помимо 2-х написанных заявлений сотрудника – на увольнение и отпуск издается также приказа на отпуск по форме Т-6 и приказ на увольнение по форме Т-8.

Порядок заполнения записки-расчета при увольнении

Лицевая сторона

Заполнение документа производит работник кадрового отдела на основании личной карточки и приказа на увольнение.

В верхней части записывается полное название фирмы и ее код согласно справочнику ОКПО. Немного ниже кода указываются номер и дата трудового соглашения с сотрудником.

После этого поставляются порядковый номер записки-расчета и ее дата составления.

В соответствующих полях записываются полные Ф.И.О. работника, его табельный номер, подразделение в котором он работал и наименование должности.

Затем в строке «Трудовой договор прекращен (работник уволен)» необходимо вычеркнуть ненужную фразу. Рядом проставляется дата увольнения.

В следующей строке подробно записывается на каком основании производится данное действие. После этого нужно указать дату и номер приказа на увольнение.

Ниже записывается сколько дней отпуска работником не использовано, либо было взято авансом. В последнем случае оплата за них будет удержана при начислении. Указывается период, за который рассчитывается отпуск.

Затем работник проверяет все указанные сведения, указывает должность, Ф.И.О., ставит подпись и дату заполнения.

Оборотная сторона

Эта сторона заполняется бухгалтером-расчетчиком. Сначала данные вносятся в раздел «Расчет оплаты отпуска».

Левая таблица заполняется построчно данными о зарплате за 12 предыдущих месяцев. В графе 1 и 2 указываются год и месяц расчета, а в графе 3 - начисления, которые соответствуют данному месяцу и году и принимают участие в определении среднего заработка. Затем подводится итог.

В правой верхней таблице указывается сколько дней (Графа 4) или часов (Графа 5) отработано в расчетном периоде. В графе 6 выводится средний заработок.

После этого заполняется правая нижняя таблица. В графах 7 и 8 нужно проставить количество дней отпуска, которые не использованы или взяты авансом, и в графе 9 записывается сумма оплаты за время отдыха.

В последнюю очередь вносится информация в таблицу «Расчет выплат». В блоке граф «Начислено» в графы 10-12 указываются суммы соответствующих начислений, и в графе 13 ставится итоговая сумма по ним.

В блоке «Удержано» в графах 14-15 проставляют суммы соответствующих удержаний (НДФЛ, алименты и т. д.) и подводят итог в графе 16. Если на момент расчета есть задолженность по зарплате за организацией – ее записывают в графу 17, если за работником - в графу 18. В графе 19 указывают сумму к получению на руки.

31.08.2018, 4:10

Госкомстатом введена в оборот типовая форма Т-61 – записка-расчет при увольнении, при помощи которой работодатель обозначает весь спектр причитающихся работнику начислений. Документ содержит исходные данные по начислениям и итоговые графы, просуммировав которые можно получить сумму окончательного расчета.

Бланк может видоизменяться коммерческими организациями. Измененные формы должны быть утверждены внутренними актами предприятия. Подробности и актуальный бланк – в материале.

Основные сведения

Справка-расчет должна быть подготовлена к последнему рабочему дню увольняемого работника. На ее основе производятся окончательные выплаты. Этот бланк дополняется формой Т-49, в которой осуществляется расчет основной и дополнительной зарплаты по табелю за последний месяц.

Основное назначение справки-расчета – раскрытие поэтапного алгоритма вычисления компенсации по неиспользованным дням отпуска. Документ состоит из двух страниц:

Работники, заполняющие бланк справки-расчета при увольнении (Т-61) должны удостоверить правильность внесенных сведений собственноручными подписями. Скачать типовую форму можно бесплатно по прямой ссылке на .

Структура документа позволяет производить начисления как в пользу работника, так и в пользу работодателя. Последний вариант возможен при условии, что за работником числятся непогашенные долги, ему выдавались отпускные авансом, а на дату увольнения не все отгулянные дни были заработаны человеком.

Как заполнить справку-расчет

Компенсация по отпуску рассчитывается по правилам, которые применяются при начислении отпускных. За основу расчетов берется усредненная величина дохода увольняемого работника.

Средний заработок сотрудника вычисляется по его заработку за последние 12 календарных месяцев. Алгоритм расчета приведен в постановлении Правительства от 24.12.2007 № 922.

Теперь перечислим, какие данные должны присутствовать в форме Т-61:

сведения, необходимые для идентификации получателя средств – увольняемого работника;
краткая информация о работодателе;
реквизиты расторгаемого трудового соглашения;
фамилии, должности и подписи лиц, которые занимались заполнением формуляра;
расчетная информация.

Для проведения расчетов специалист отдела кадров вписывает количество дней отпуска, которые должны быть оплачены работнику в форме компенсации. Если за сотрудником значится перерасход оплачиваемых дней отдыха, это должно быть выражено в количественных показателях в соответствующем поле. Бухгалтером вносятся такие сведения:

помесячное перечисление общих доходов работника с выделением сумм, засчитываемых в расчете средней величины заработка;
количество дней в календарном исчислении, приходящихся на расчетный интервал;
результат деления суммы дохода на количество указанных дней – средний заработок за день;
размер компенсационной выплаты;
итоги по начисленной заработной плате и другим компенсационным выплатам (переносятся из расчетной ведомости в форму Т-61);
вписываются данные по обязательным удержаниям из заработка (алименты, административные взыскания, погашение ущерба, налог);
вычисляется сумма, подлежащая выплате в кассе или перечислению на банковский счет работника.

В документе вычисленная сумма выплат дублируется прописью. Если деньги будут выданы через кассу, в нижней части бланка указываются реквизиты платежной формы – платежной ведомости или расходного ордера. Завершающий этап – заверение формуляра подписями ответственных лиц.

В момент увольнения фирма-работодатель обязана передать сотруднику ряд документов: трудовую книжку, справки 2-НДФЛ, документ для расчета больничного листа, а также составить документ для расчета. Записка-расчет при увольнении (форма Т-61) вызывает больше всего вопросов. Давайте с ней разберемся, обязательный ли это документ, как его заполнять и где хранить.

Что такое записка-расчет?

Это документ, который позволяет бухгалтеру сделать расчет всех необходимых сумм, которые причитаются сотруднику при увольнении (по собственной инициативе или по инициативе работодателя).

Форма Т-61 – это универсальная унифицированная форма, которая используется для подобной цели.

Кто должен оформлять записку-расчет?

Заполнение формы т-61 возлагается на сотрудников двух служб предприятия:

кадровой;
бухгалтерской.

В обязанности сотрудника кадровой службы входит заполнение граф, расположенных на лицевой части бланка. Это дата заключения трудового контракта и его номер, Ф.И.О. сотрудника, наименование должности, на которой он состоял, подразделения. Затем вносится информация об увольнении: дата составления приказа о прекращении контракта и номер, основание, на котором трудовые отношения были прерваны.

Затем специалист кадровой службы рассчитывает, сколько дней заслуженного отпуска оказались неиспользованными для начисления компенсации, или сумму дней отпуска, взятых сотрудником авансом для расчета удержания.

После того как все кадровые данные занесены, специалист кадровой службы заверяет записку своей подписью и передает ее для дальнейшего оформления в бухгалтерию.

Заполнение формы Т-61 бухгалтером

Бухгалтер заполняет оборотную сторону документа, которая содержит таблицу. Графы таблицы с номерами от 1 до 9 заполняются для того, чтобы выполнить расчет компенсации за дни неиспользованного сотрудником отпуска.

Графы с 10 по 19 заполняются для того, чтобы рассчитать сумму заработной платы, которая полагается увольняющемуся сотруднику за отработанный им период. Также в таблицу нужно внести номер и дату документа, на основании которого был произведен окончательный расчет с сотрудником.

После того как вся затребованная информация в документ внесена, бухгалтер заверяет записку своей подписью.

Записка-расчет при увольнении (форма Т-61) может быть заполнена вручную, но современные компьютерные программы позволяют этого избежать. Если все данные внесены в программу правильно, то они автоматически переносятся в записку-расчет. Сотруднику бухгалтерской и кадровой службы остается только провести проверку, распечатать документ и заверить личной подписью.

Обязательно ли оформление записки?

Т-61 относится к кадровым документам, срок нахождения в архиве которых составляет 75 лет. Однако допускается хранение документации в электронном виде.

Если же правила хранения или оформления документа нарушены, то это считается административным правонарушением, которое повлечет штрафные санкции. Сумма небольшая, до 500 рублей на должностное лицо, но тоже неприятно.

Форма Т-61: образец заполнения

Давайте последовательно рассмотрим процедуру заполнения. В шапке документа нужно написать название организации в соответствии с регистрационными документами. Справа от наименования нужно заполнить колонки с датой и номером трудового договора. Далее записке присваивается порядковый номер и ставится дата ее заполнения.

Проставляется табельный номер сотрудника, вписывается его ФИО, наименование должности и отдела, в котором он работал. Затем нужно вписать дату прекращения отношений с сотрудником, внести номер и дату приказа о прекращении трудовых отношений.

В кадровых программах это все проставляется автоматически после того, как будет оформлен и проведен приказ об увольнении сотрудника, поэтому и записка-расчет при увольнении (форма Т-61) тоже формируется почти автоматически.

Затем заполняется общий период работы с даты начала трудовых отношений до даты их расторжения включительно. Теперь нужно произвести подсчет дней отпуска, оказавшихся за этот период не использованными или, наоборот, перерасходованными. Ставится дата заполнения и подпись кадрового сотрудника.

Заполняем расчётную часть

Для расчета компенсации по оставшимся дням отпуска нужно заполнить графы 1,2 и 3 в таблице на оборотной стороне документа. В первой колонке указывается год, во второй - наименование месяца, в третьей указывают суммы выплат, которые используют при расчете средней оплаты за труд.

Допустим, сотрудник увольняется 15 декабря 2015 года. Значит, для расчета среднего заработка нужно взять период с декабря 2014 года по ноябрь 2015 года. Общую сумму заработка за этот период нужно разделить на сумму календарных дней. Так вы получите среднедневную оплату. Затем ее нужно умножить на сумму дней неиспользованного отпуска, которую предварительно уже рассчитал кадровик. Так вы получили сумму компенсации.

Теперь нужно рассчитать общую сумму выплат к выдаче. Компенсация уже рассчитана, осталось рассчитать заработную плату, удержать НДФЛ, и вы получите сумму к выдаче. Для расчета этой суммы унифицированная форма Т-61 имеет отдельную таблицу.

Теперь нужно записать в итоговой строке эту сумму прописью и цифрами, внести номер документа, по которому сотрудник получил расчет. Затем заверить документ подписью. Все, работа окончена.

Записка-расчет при увольнении (форма Т-61) передается на хранение в бухгалтерию, так как именно этот документ является основанием для выплат увольняющемуся сотруднику. Обычно их хранят совместно с документами по заработной плате.

Скачать форму Т-61

необходима для того, чтобы правильно рассчитать оставшиеся к выплате деньги увольняющемуся работнику. Ниже размещен пошаговый образец заполнения записки-расчета при увольнении и комментарии по составлению документа.

Какие могут быть последствия, если неправильно составлена справка (форма Т-61)? Где можно скачать бланк ?

Исходя из ст. 84.1 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ), работодатель обязан произвести все окончательные выплаты увольняющемуся работнику в день увольнения. Для этого сотрудники организации готовят . По сути, этот документ представляет собой справку обо всех выплатах, причитающихся сотруднику.

Скачать форму записки-расчета

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сроки и порядок изготовления справки не регламентированы, однако составлять ее следует заранее, чтобы успеть осуществить расчеты до даты увольнения.

Форма № Т-61 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако она носит рекомендательный характер, поэтому предприятие имеет право разработать свой образец записки-расчета при увольнении .

Допущение ошибок при исчислении может нарушить права работника, ведь записка-расчет при увольнении является документом — основанием для окончательного расчета. В соответствии со ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях несоблюдение норм трудового права наказывается штрафом от 1 000 до 50 000 руб. — в зависимости от статуса виновного лица.

Ниже можно бесплатно скачать записку-расчет при увольнении (незаполненный бланк), а затем заполнить документ, руководствуясь дальнейшими рекомендациями.

Как заполнить первую сторону справки?

Сначала следует указать:

наименование организации;
ее код по ОКПО (приказ Росстата от 06.04.2012 № 107);
номер формы по ОКУД (постановление Госстандарта от 30.12.1993 № 299);
номер и дату трудового договора;
номер и дату записки.

В следующей части записки-расчета при увольнении подробно излагается информация о прекращении трудовых отношений: дата, основания и данные распорядительного документа (приказа).

И наконец, указывается количество отпускных дней — не использованных или использованных авансом. Эти данные исчисляются за весь период работы. За неиспользованные дни в дальнейшем бухгалтерия начислит компенсацию. За перерасход будет произведен вычет из причитающихся сотруднику денег.

Первая страница заверяется подписью кадровика, и документ передается в бухгалтерию.

Порядок заполнения второй страницы справки

Начнем с расчета оплаты отпуска. Для этого в гр. 1, 2, 3 вносится фактическая информация за последние 12 месяцев до месяца увольнения. При указании сумм ежемесячных выплат следует ориентироваться на пп. 2, 3 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Так, например, материальная помощь, оплата обучения и другие нетрудовые платежи не учитываются при расчетах.

В столбце 4 указываем количество календарных дней за год. При этом следует учитывать, что за количество дней в одном месяце принимается среднее число 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ). Если учет рабочего времени идет в часах, то в столбце 5 прописывается общее за год количество часов.

В гр. 6 пишем рассчитанную по формуле (гр. 3 / гр. 4 или гр. 3 / 12 / 29,3) среднюю дневную (или часовую) зарплату. И уже эту сумму умножаем на количество использованных сверх размера отпуска или неиспользованных отпускных дней, чтобы узнать размер компенсации или вычета за отпуск.

Теперь можем приступить к расчету окончательных выплат:

гр. 10 — зарплата за отработанные дни в месяц увольнения;
гр. 11, 12 (без разницы) — сумма за отпуск (из гр. 9) и другие начисления;
гр. 13 — общий итог гр. 10, 11, 12;
гр. 14 — НДФЛ;
гр. 15 — иные удержания;
гр. 16 — итоговая сумма гр. 14, 15;
гр. 17, 18 — суммы задолженностей;
гр. 19 — оставшаяся от начисленного сумма после вычитания/прибавления всех удержаний и задолженностей.

Итоговую сумму прописывают ниже и указывают данные ведомости или иного платежного документа, по которому произведен окончательный расчет с работником. Так же, как и первая, вторая страница заверяется подписью, но уже бухгалтера.

Итак, справка-расчет при увольнении является внутренним документом организации и не выдается на руки работнику. После использования она хранится и в бухгалтерских, и в кадровых документах, поэтому лучше делать ее в 2 экземплярах. Заполняют записку-расчет при увольнении 2 специалиста:

лицевую сторону — кадровик;
обратную сторону — бухгалтер.

Изготовляется записка-расчет при увольнении либо вручную, либо с помощью специальных кадровых/бухгалтерских программ, где данные вставляются автоматически.

При увольнении сотрудника предприятие обязано полностью рассчитаться с ним, выдать на руки трудовую книжку и выплатить все положенные суммы в день, когда прекратилось действие трудового договора. Данные о выплатах вносятся в специальный документ, получивший название записка-расчет. Этот документ оформляется по форме № Т-61, установленной Приказом Госкомстата в 2004 году. Хотя эта форма не является обязательной, она стала наиболее удобной для использования и информативной. На ее основе можно разработать собственный вариант документации для окончательного расчета с персоналом.

Как заполнить форму Т-61?

Для заполнения формы Т-61 используются ведомости, а также иные расчетные и платежные документы, в которых зафиксирована выдача заработной платы и перечисление иных выплат сотруднику. Записка-расчет при увольнении – это основной документ, в котором фиксируются все переданные суммы, она составляется специалистом кадровой службы. При этом все расчеты по начислению зарплаты проводит бухгалтерия.

Записка-расчет – это двухсторонний бланк, лицевая сторона которого заполняется кадровиком, а оборотная – бухгалтером. На лицевой стороне прописываются данные работника. полное название организации, а также информация о договоре. который был заключен между работником и работодателем. На оборотной стороне бухгалтер указывает проведенные и расчеты и итоговую сумму, которая была выплачена сотруднику.

На лицевой стороне формы Т-61 также присутствуют следующие сведения:

ФИО, должность сотрудника, а также код подразделения, в котором он работал, если на предприятии есть несколько отделов.
Информация об увольнении работника. Необходимо указать дату увольнения, основание для него в соответствии со статьями Трудового кодекса, а также номер приказа и дату его опубликования.
Продолжительность неиспользованного отпуска. Указывается количество дней, которые сотрудник не успел взять, а также «лишние» дни, если отпуск был предоставлен заранее. В последнем случае из итоговой суммы расчета будет вычтена переплаченная сумма.
На документе ставится подпись сотрудника отдела кадров, указывается дата заполнения формы.

Оборотная сторона содержит 19 граф, которые заполняются сотрудником бухгалтерии. Они заполняются следующим образом:

Указывается расчетный год, необходимо указать 12 месяцев до даты увольнения сотрудника.
В третьей графе вписывается сумма выплат по каждому месяцу. В этой графе должны быть отражены все надбавки и повышения зарплаты за последний год.
Указывается число календарных отработанных дней, при этом за полностью отработанный месяц ставится 29,3 дня.
Рассчитывается сумма среднего дневного заработка. Для этого средний заработок необходимо поделить на количество отработанных дней.
Указывается количество неиспользованных дней отпуска и сумма выплат за них.
Прописывается сумма зарплаты, отпускных, а также прочие начисления, а также налог НДФЛ, удержанный из этой суммы.

В итоге под таблицами рассчитывается сумма, которую предприятие должно выплатить работнику, она должна быть прописана цифрами и прописью. Указываются данные платежной ведомости, на основании которой сотруднику выплачивалась заработная плата. На документе должна стоять подпись бухгалтера организации с расшифровкой. Вот образец записки-расчета при увольнении по форме Т-61.

Особенности расчета при увольнении

Записка-расчет – это документ, в котором отражаются все выплаты, положенные сотруднику в соответствии с законодательством. Иногда с его заполнением возникают сложности, а содержание документа может стать поводом для трудового спора. В определенных случаях работнику, помимо заработной платы, полагается еще и выходное пособие, а при увольнении по сокращению штатов – выплата среднемесячной оплаты труда. Суммы должны быть прописаны в документах, с которыми знакомится уволенный сотрудник.