Palume teil raha eraldada. palvekiri tüüpiline fraas - ärikõne riigiteenistujatele venekeelsete õpikute raamatukogu
Taotluskiri on ehk kõige levinum vorm äriline kirjavahetus. Olukordi, mis nõuavad juriidilise või füüsilise isiku nimel päringu esitamist, ei saa kokku lugeda. See on teabe hankimine, tootenäidised, tegevuste koordineerimine, tegevuse esilekutsumine jne.
Taotluskirja koostis ja struktuur ei erine palju tavalistest kirjadest. Taotluskirja tekst koosneb reeglina kahest osast:
1. Sissejuhatav osa, kus jutustavas vormis on ära öeldud asja olemus, selgitatakse taotluse esitamise motiive ja põhjuseid. Siin kasutatakse sageli järgmisi standardväljendeid:
avalduse põhjus
Laekumata jätmise tõttu... ;
Arvestades sotsiaalset tähtsust... ;
Arvestades (meie pikaajalist koostööd)... ;
Arvestades (meie ärisidemete pikaajalist ja viljakat iseloomu)... ;
Teie tegude ja varem aktsepteeritud kokkulepete lahknevuse tõttu... ;
Kauba kättesaamise viibimise tõttu... ;
Läbirääkimiste tulemuste põhjal teemal... jne.
Taotluse eesmärk
Tellimuse täitmiseks... ;
Probleemi võimalikult kiireks lahendamiseks...;
Küsimuste kooskõlastamiseks... ;
Kauba läbisõidu ohutuse tagamiseks... ;
Vältima konfliktsituatsioonid... ja nii edasi.
Vastavalt varem saavutatud kokkuleppele...;
Seoses meie poole pöördumisega... ;
Suulise kokkuleppe alusel... ;
Meie telefonivestluse põhjal... ;
Vastavalt valitsuse määrusele... ;
Vastastikuste tarnete protokolli järgi... jne.
Kõiki ülaltoodud väljendeid tuleb kasutada konteksti ja kõnesituatsiooni arvestades.
Peaaegu kõik standardväljendid algavad tuletatud eessõnaga või -ga eessõna kombinatsioon. Tähelepanu tuleks pöörata nende eessõnade õigele kasutamisele koos nimisõnadega, mis on peamiselt genitiivi- ja daatiivikäändes.
2. Tegelikult palve. Siin, sisse võtmefraas tähed hõlmavad sõnu, mis on moodustatud verbist küsima. Selle kasutamine on seletatav äritekstide etiketinõuete ja psühholoogiliste seadustega ärisuhtlus- isik on meelsamini nõus tegema nõude vormis väljendatud toimingut kui nõude vormis.
Mõnel juhul ei pruugi taotlus ise kirjeldavalt väljendatuna seda tegusõna sisaldada, näiteks: Loodame, et leiate võimaluse meie ettepanekut kindlaksmääratud aja jooksul kaaluda.
Taotluse saab esitada ainsuse esimeses isikus (“küsin...”), mitmuse esimeses isikus (“Küsime...”), ainsuse kolmandas isikus (antud juhul kollektiivse tähendusega nimisõnad kasutatakse: “Juhatus küsib...”, “Administratsioon küsib...”, “Töökollektiivi küsib...” jne), mitmuse kolmandast isikust, kui mitu kollektiivse tähendusega nimisõna kasutatakse (haldus ja töökollektiivi nõukogu küsivad.. .).
Kui taotluse kiri on mitmemõõtmeline, võib sellise kirja teise osa koosseis välja näha järgmisel viisil(kompositsiooni osad peavad vastama teksti lõigujaotusele):
Palun palun...)
Samas küsin... (Küsime ka...)
Ja ma küsin ka... (Ja me küsime ka...)
Taotluskirja koostamisel peaksite arvestama järgmiste soovitustega:
1. Taotluse esitamisel rõhuta enda või oma organisatsiooni huvi selle täitmise vastu.
2. Ärge mingil juhul alustage kirja sõnaga "Palun..." – taktitundelisem on kõigepealt selgitada oma soovi põhjused (isegi kui kõik üksikasjad on adressaadiga juba kokku lepitud).
3. Ära kiirusta saajat ette tänama. Seda tehes paned nii enda kui ka adressaadi ebamugavasse olukorda. Proovige tänada, kui saate teada, et teie taotlus on rahuldatud.
Päringu koostamisel kasutatakse sageli järgmisi standardväljendeid:
Pöördume Teie poole palvega...
Meie aadressile saatmise kohta...
Teave suuna kohta minu aadressile...
Meie organisatsioonile saatmise kohta...
Minu pakkumisest...;
Me küsime (küsime) teilt (teilt)...
Teavita (meile)...
Saada (mulle)...
Kiiresti kohal...
Anna kohe teada...
Teavita (ettevõtte juhtkonda)...
Anna mulle teada...;
Ma palun teie (teie) nõusolekut...
Saatmine aadressile...
Pakkudes meile...
Tutvumine...
Järgmiste seadmete üleandmine... ;
Palume teie (teie) abi...
Vastuvõtmine...
Kiire saatmine...
Pakkumine Lisainformatsioon suhteliselt...
Dirigeerib... ;
Ma palun teie (teie) juhiseid...
Lepingu sõlmimiseks...
Ettevõtte laost kohaletoimetamiseks... esindajale...
Dokumentide ettevalmistamiseks...
Ülevaatamiseks... ;
Palume viisakusest mitte keelduda ja... .
Kaaskirjaga – see on selline ärikiri, mis on vajalik adressaadile saadetud dokumentide paketi kirjeldamiseks, kui need dokumendid ei sisalda aadressiosa.
Seega teabe koormus kaaskiri mitte, kuid täidab kolme olulist funktsiooni:
- kinnitab saatmise fakti;
- annab saadetud dokumentide nimekirja ja juhised nende käsitlemiseks;
- Tänu registreerimisandmetele võimaldab see määrata tähtaja.
Nagu enamik ärikirju, väljastatakse kaaskiri kirjaplangil ja saadetakse välja registreerimisnumber saatja. Ametlike kirjade kirjutamise reeglid täpsemalt Oleme seda ajakirjas rohkem kui korra arutanud, seega keskendume nüüd saatekirja omadustele.
Teenuskirja üksikasjalik analüüs koos paljude näidetega selle koostise kohta on saadaval artiklis "Koostame teeninduskirja"
Kõnemustrid
Kaaskirja aluseks on lisade loetelu. Dokumendi tekst on lühike ja tinglikult jagatud kaheks osaks:
- sõnum dokumentide saatmise kohta,
- õigeaegse vastuse taotlemine (lugemine, kinnitamine, allkirjastatud koopia tagastamine jne).
Esimene osa algab tavaliselt nii:
- "Täites... suuname teid...",
- "Me saadame teile..."
- "Esitleme teile..."
Järgmisena saate märkida dokumentide saatmise eesmärgi: "kinnitamiseks", "teabe saamiseks", "allkirja eest", "täidiseks"(Kui me räägime küsitlusvormi või küsimustiku kohta). Soovitame kasutada klišeed "me saadame teile" või "me saadame teile", sest... Saate midagi esitada ainult teabe saamiseks, kuid mitte allkirjastamiseks või kinnitamiseks.
Teine osa võib sisaldada järgmisi sõnu:
- "Palun allkirjastage, pitseerige ja saatke üks eksemplar meie aadressile..."
- "Palume kaaluda ja saata meile seadusega kehtestatud tähtaja jooksul...",
- "Palun saatke meie aadressile üks koopia nõuetekohaselt vormistatud...".
Rekvisiidid "Märkige rakenduste olemasolu kohta"
Nagu oleme juba kindlaks teinud, on dokumentide kaaskirjas peamine asi manused. Sellepärast Erilist tähelepanu Keskendume selle konkreetse rekvisiidi kujundamise küsimusele. Olenemata taotluse vormingust nõuab äripraktika kirjale lisatud dokumentide täielikku loetelu, märkides ära eksemplaride arvu ja lehtede arvu igas neist. Ilma selle teabeta kaotab kaaskiri igasuguse mõtte.
Niisiis, kui saadetavad dokumendid on juba kirja sisus ära toodud, pole mõtet nende nimesid uuesti loetleda. Piisab lehtede ja koopiate arvu märkimisest. Vaata näidet 1.
Näide 1
Teksti fragment ja märge rakenduse olemasolu kohta (rakenduse nimi on märgitud kirja tekstis)
Kui taotlust ei ole kirja sisus märgitud, peate lisaks kvantitatiivsetele andmetele märkima selle nime. Kui pakett sisaldab mitut dokumenti, on lisad nummerdatud. Vaata näidet 2.
Ahenda saadet
Näide 2
Teksti fragment ja märk, mis näitab rakenduse olemasolu (rakenduse nimi on märgitud selle olemasolu tähistavale märgile)
Ahenda saadet
Kuigi GOST R 6.30-2003 väidab, et kui loetlete mitu rakendust nende saadavuse kohtaüldistussõna enne koolonit on ainsuses “lisa:”, sellisel juhul soovitame siiski kirjutada mitmuses"Rakendused:", nagu näitasime näites 2.
Esiteks on see vene keele reeglite seisukohast õige. Ja teiseks, selle GOST-i arendajad ise hiljem “parandusid”, kui hakkasid oma metoodilistes soovitustes selle rakendamise kohta selgitusi andma. Vaadake allpool tsitaate nendest kahest dokumendist. Kuid paljud inimesed jätkavad kangekaelselt sõna "taotlus:" kirjutamist ainsuses, isegi kui sellele järgneb mitme dokumendi loend. Ärge tehke seda ja me oleme selgitanud, miks.
Dokumendi fragment
Ahenda saadet
GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentide vormistamisele"
3.21. ...Kui kirjal on manus, mida tekstis ei nimetata, siis märkige selle nimi, lehtede arv ja eksemplaride arv; Kui taotlusi on mitu, on need nummerdatud:
Dokumendi fragment
Ahenda saadet
Organisatsiooniline ja haldusdokumentatsioon. Nõuded dokumentidele. Juhised GOST R 6.30-2003 rakendamise kohta
3.16. ...Kui kirjal on manus, mida tekstis ei nimetata, siis märkida selle nimi, lehtede arv ja eksemplaride arv, kui manuseid on mitu, siis need nummerdatakse:
Samuti on lahknevusi selles, kuidas sõna "manus" kirja sisusse kirjutada: vähese või suured tähed, kas märgiga "Ei" või ilma selleta. Fakt on see, et saate kaaskirja tekstis märkida lisatud dokumendi nime erineval viisil; võrrelge ise, vaadates näidet 3: teisel juhul on kohane sulgudes märkida, et tegemist on rakendusega, ja järgmistel juhtudel näitame, kuidas seda erineval viisil teha. Kõik valikud on õiged, oluline on vaid säilitada kirja ühtsus. Või veel parem, oma organisatsiooni kontorihaldusjuhistes (või muudes kohalikes normatiivakt, mis on pühendatud sarnastele probleemidele) valige ja parandage üks variant, siis on kõigis dokumentides ühtlus ja esinejate seas on vähem segadust.
Näide 3
Erinevaid viise taotluse nimetuse täpsustamine kirja tekstis
Ahenda saadet
Köidetud taotluse puhul ei pea lehtede arvu täpsustama (näide 4).
Näide 4
Köidetud rakenduse kirjeldus
Ahenda saadet
Kui manuseid on nii palju, et mugavam on need eraldi lehel loetleda (selle nimeks saab “Kirja manuste loetelu kuupäevaga... Ei...”), piisab, kui viidata sellisele inventuur kirjas (näide 5).
Näide 5
Kui rakendusi on nii palju, et mugavam on need eraldi inventari nimekirja panna
Ahenda saadet
Kui lisate oma kirjale teise kirja, millel on oma manus, peate sellest adressaati teavitama (näide 6).
Näide 6
Kirja manusele on oma manus
Ahenda saadet
Lõpuks, kui teie kiri on adresseeritud korraga mitmele organisatsioonile ja manus on adresseeritud ainult ühele neist (teised saavad kirja ainult läbivaatamiseks), tuleks ka seda öelda (näide 7).
Näide 7
Manus saadetakse ainult ühele meili adressaadile mitmest
Ahenda saadet
Märkus manuste olemasolu kohta pannakse kirja teksti alla ja allkirja kohale. Tavaliselt tehakse need kaugused (taanded) identseks ja võrdseks ligikaudu 2-3 reavahega (see on selgelt näidatud näites 9 toodud terve tähe kujunduse näites).
Kõrval üldreegel, kui dokumendil on manuseid, siis tehakse sellele teksti alla ja allkirja kohale nende olemasolu näitav märge ning lisatud dokumentidele (igaüks esimese lehe paremas ülanurgas) kirjutatakse, millise dokumendiga on tegemist. manus (koos manuse numbri tähisega, kui see on olemas) mitmele), nagu näites 8.
Näide 8
Taotluse number ja põhidokumendi andmed 1 avalduse lehel
Ahenda saadet
Kuid saatekirjal on saadetavate dokumentide arvestuslik funktsioon, mis toimib omamoodi ümbrikus olevate lisade inventuurina, tegelikkuses saadetakse sellises kirjas manustena nimetatud dokumendid. Kui kirjal oleks mõni muu funktsioon (näiteks pakkumine, lepingu allkirjastamise pakkumise tegemine ja kavandatava koostöö tingimuste loetelu), siis selle tähenduses oleks “võtmedokument” kiri ja lisatud dokumendid ainult aitaksid tal oma ülesannet täita. Kuid me räägime kaaskirjast ja sel juhul ei tohiks te saadetavaid dokumente "rikkuda" teabega "ümbriku sisuloendi" kohta - s.t. Neile pole sellist märki vaja panna!
Allkirjastamine ja registreerimine saatja juures
Ärikirja allkirjastajaks on sama ametnik, kes tavapärases ärikirjavahetuses (tavaliselt kas organisatsiooni juht või volitatud tippjuht). Kui räägime raamatupidamise esmaste dokumentide saatmisest, saab pearaamatupidaja kirja ka allkirjastada.
Et kirja saaja ei esitaks hiljem kõiki täpsustavaid küsimusi selle allkirjastajale (näites 9 tähistatud numbriga 1), tuleks selles dokumendis ära märkida ka täitja (samas, vt number 2).
Enne saatmist tuleb kaaskirjale määrata väljamineva number (näidatud numbriga 3).
Ja adressaat määrab talle oma sissetulev number dokumendi kättesaamise fakti registreerimisel saab sellele märkida kättesaamise kuupäeva ja sissetuleva numbri (käekirjaliselt või templi abil, nagu näites 9 - vt number 4).
Näide 9
Kaaskiri
Ahenda saadet
Näide 11
Kaaskirja vorm taotlejatele – eraisikutele
Ahenda saadet
Üllatus taotlejatele – eraisikutele
Dokumentidele kaaskirja kirjutamise vajadus puudutab kõiki, olenemata sellest, kas tegemist on organisatsiooni või individuaalne. Vahepeal, kui ta tuleb organisatsiooni tavaline inimene reeglina tema dokumentidega kaasas kirja ei koostata. Sellest on kahju, sest teil oleks mugavam seda mitte ise meelde jätta ja kuidagi salvestada, vaid lasta külastajal kirja panna info: kellelt, millised dokumendid, kellele teie töötajatest ja miks üle kanda. Kui tegelete süstemaatiliselt üksikisikutega, eriti mitmes tüüpküsimuses, ja saate samal ajal neilt dokumente, millega teie organisatsioon peab siis midagi ette võtma, siis soovitame teil selliste juhtumite jaoks välja töötada kaaskirja vorm ja küsida igalt selliselt. isik, kes täidab selle külastaja. Vaata näidisvormi näites 11.
Registreerite täidetud ankeedi ja annate taotlejale sissetuleva numbriga kirja koopia ning saadate temalt saadud dokumentide paki õiget teed mööda. Siis, kui helistate ja küsite oma dokumentide kohta, ei küsi inimene enam "Malinovka suvila", vaid teatud unikaalse indeksiga kirja kohta.
Palun vastake teatud aja jooksul
Paljudele organisatsioonidele meeldib oma kaaskirjas koheselt määrata adressaadile tähtaeg ja meetodid võivad erineda viisakatest. "Palun allkirjastage dokumendid ja tagastage need kümne päeva jooksul." imperatiivseks “Kirjale vastamise aeg on 5 tööpäeva”. Kas tasub niimoodi kirjutada? Ja kuidas sellistele tingimustele reageerida?
Pidagem meeles, et äritegevuse reeglite järgi. Seda juhist tuleks meeles pidada, kui kaaskirjas pole muud tähtaega.
Kohustusliku tähtaja saab määrata ainult kõrgem, kontrolliv organisatsioon või mõni muu isik. riigiasutus, teile siduv normatiivdokument. Pooled saavad ise kokku leppida ja dokumenteerida vabatahtlikult võetud kohustused:
Näide 10
Kirjale vastamise tähtaja saab kehtestada lepingus
Ahenda saadet
Leping näeb ette kohustuslikku kohtueelne menetlus vaidluste ja erimeelsuste lahendamine. Pool, kes leiab, et tema käesolevast lepingust tulenevaid õigusi on rikutud, on kohustatud saatma teisele poolele kirjaliku põhjendatud pretensiooni. Kirjaliku põhjendatud pretensiooni saanud pool on kohustatud seda läbi vaatama ja andma kirjaliku põhjendatud vastuse 10 (kümne) jooksul. kalendripäevad kättesaamise hetkest...
Kui suhtlevad ettevõtte staatuses võrdsed isikud (kui varem polnud keegi neist kõrgemal või nad pole enda jaoks suhtlusreegleid kehtestanud), võite küsida kiiremat vastust, kuid selleks on vaja mõjuvat põhjust. Näiteks: "Palun saata täidetud küsimustik neljateistkümne päeva jooksul, kuna peame esitama vastuse Vene Föderatsiooni tervishoiuministeeriumile 1. oktoobriks 2013.". Sellistel juhtudel on korraldused valed, sealhulgas ärietiketi seisukohalt.
Kaaskirjade säilitamine
Kaaskiri muutub tarbetuks kohe, kui esitaja võtab oma taotlused üles ja veendub, et need on täielikud. Edaspidi käib töö nende kallal ning kiri tuleks märkida lõpetatuks ja panna faili.
Tihti tekib küsimus, kuidas kaaskirju ja nende manuseid säilitada: kas eraldi või koos? Tavaliselt paigutatakse kirja manus spetsiaalsesse faili, mis on spetsiaalselt seda tüüpi dokumendi jaoks reserveeritud. Kaaskirjadele pole kohta: tehtud tööde tõendeid, arveid, lepinguid ja palju muid dokumente hoitakse eraldi ja sageli erineva aja jooksul.
Seda punkti tuleks juhtumite loetelu koostamisel arvesse võtta. Mõned ettevõtted (väikese dokumendivooga) loovad ühe faili “Kaaskirjad” ja paigutavad sellesse kõik sedalaadi kirjad, olenemata sellest, mis neile oli lisatud. Teised peavad kaaskirjade abil looma mitu juhtumit ja paigutama need struktuurijaotuste juhtumiloenditesse. Seejärel läheb näiteks saadetud leping faili “Teenuselepingud” ja sellele saadetud kaaskiri faili “Põhitegevuste lepingute kaaskirjad”.
Juhtub ka nii, et kiri jääb ettevõttesse lattu, aga manus mitte. See kehtib näiteks dokumentide mustandite kohta (nagu näites 9). Määruse eelnõu ei ole veel dokument ja tõenäoliselt tehakse parandusi rohkem kui üks kord, seda ei ole vaja säilitada.
Nagu näete, pole kaaskirja koostamises midagi keerulist, kuid see võib säästa mitte ainult teie dokumente, vaid ka aega.
Tavapäraselt võib kerge raskus tekkida siis, kui ettevõte rakendab nõuetekohaselt vormistatud kaaskirja koos dokumentide paketiga koostamise ja esitamise reeglit. Kuid selle probleemi saab lahendada üsna lihtsalt seadistamisega sellest reeglist kohalikes määrustes. Ja selle eeliseid on raske üle hinnata.
Joonealused märkused
Ahenda saadet
Mida teha, kui teil on kiiresti vaja hankida olulised dokumendid, nõuda ajakohast teavet või otsida abi mõnelt ettevõttelt või ametnikult? Koostage palvekiri vastavalt ärikirjavahetuse reeglitele ja saate positiivse vastuse.
Artiklist saate teada:
Mille poolest ärisoovi kiri erineb teist tüüpi kirjadest?
Ärikirjavahetus on dokumendisuhtlussüsteemi kõige olulisem osa. Kirjad on tema kõige levinumad dokumendid. Ametlikku kirjavahetust on mitut tüüpi. Kõik see on kirjaliku dialoogi vorm, mis aitab lahendusele kaasa kriitilised probleemid organisatsioonide tegevust. Selle žanri ja temaatilist valikut iseloomustab suur mitmekesisus.
Taotluskiri on üks levinumaid ärikirjavahetuse liike. Selliste pöördumiste kirjutamise vajaduse võib põhjustada erinevatel põhjustel, ja neid kõiki pole võimalik loetleda. Siiski on mitmeid funktsioone, mis seda teevad kiri ametlike dokumentide hulgas.
Ametlik palvekiri võib olla taktitundeline või diplomaatiline nõudmine jooksva küsimuse kohta. See aitab saavutada autori konkreetset eesmärki ja on vajalik selleks, et adressaat saaks ärgitada pöördumise kirja kirjutajale vajalikke toiminguid.
Juhtimistegevuses on eriti palju olukordi, kus on vaja vormistada nõudekiri. Põhjuseks võib olla kas lihtne olukord, mis ei vaja tõhustatud argumenteerimist ja üksikasjalikke selgitusi, või probleem, mille olemust selgitamata on võimatu positiivset vastust saada. Teisel juhul peab autor oma soovi mitte ainult väljendama, vaid ka seda põhjendama, adressaadile selgitama, miks on vaja ühel või teisel viisil tegutseda.
Olemasolevad kontorimallid ja standardid muudavad ametliku taotluskirja kirjutamise lihtsamaks. Ükskõik milline äriline üleskutse peab järgima ärikirjavahetuse reegleid. Kirjavahetus on ennekõike saatva ettevõtte nägu. Selle disain nõuab tähelepanu detailidele ja ärietiketi reeglite järgimist. Organisatsiooni nimel palvekirja koostamiseks vajate kirjaplank märkides kõik vajalikud üksikasjad. Taotlus on kinnitatud volitatud ametniku allkirja ja ettevõtte pitseriga.
Kuidas kirjutada ametlikku palvekirja?
Ärikiri koostatakse kõigi ametliku kirjavahetuse reeglite kohaselt. Lõppkokkuvõttes positiivse vastuse saamiseks peaksite apellatsiooni kirjutamisel järgima teatud algoritmi. See võimaldab teil struktureerida kirja sisu, edastada adressaadile peamised ideed ning selgelt ja selgelt väljendada probleemi olemust.
Tehke kindlaks, kelle poole te täpselt pöördute?
Parem on adressaadiga isiklikult ühendust võtta. Järgides üldtunnustatud ärietiketi reegleid, kasutage oma ees- ja isanime. See aitab näidata austust. Lisaks paneb isiklik palve kirja saanud ametnikule teatud vastutuse. Isegi kui teil on vaja kirjutada soovikiri inimeste rühmale, on parem kaebus isikupärastada.
Miks pöördute just selle adressaadi poole?
Soovitatav on adressaadile eelnevalt selgitada, miks temaga ühendust võtsite. Võite teha talle komplimendi ja märkida tema äri- või isikuomadused, varasemad saavutused, mis on teie pöördumise kontekstis olulised. See tehnika julgustab teid palvega kirja hoolikamalt kaaluma ja leidma võimaluse selle rahuldamiseks. Oluline on olla siiras ja mitte ületada komplimendi ja meelituse piiri.
Kuidas saate oma taotlust põhjendada?
Mõelge oma argumendid eelnevalt läbi ja korraldage need tekstis kirju skeemi järgi tugev - keskmine - tugevaim. Huvitage adressaadi vastu, paljastage talle teie soovi täitmisega seotud võimalikud eelised. Rääkige tema jaoks olulisest probleemist ja näidake, kuidas seda teie huvide rahuldamiseks lahendada. Kirjeldage probleemi olulisust ja andke adressaadile teada, et selle lahendamine võib olla kasulik teile mõlemale.
Millist teavet tuleks adressaadile edastada?
Kirjeldage probleemi võimalikult lühidalt ja selgelt. Vältige ebaselgust ja olge soovitud tulemuse osas võimalikult täpne: märkige täpne hind, kuupäev, protsent jne. Taotluskiri nõuab, et adressaat nõustuks juhtimisotsus. Selleks vajab ta täpset infot: kui palju, mida, millal ja mis hinnaga. Need detailid peavad olema täpselt sõnastatud, jätmata ruumi kahemõttelisusele. Vastasel juhul võib initsiatiiv üle minna adressaadile, taotlus rahuldatakse formaalselt, kuid algataja ei saa seda, mida soovis.
Milliseid järeldusi saab teha?
Pärast taotluse esitamist on vaja seda muuta ja uuesti korrata, suunates adressaadi tähelepanu võimalikule kasule. Samas ei pea võimalik kasu alati materiaalne olema.
Nõudekiri viitab eridokumentidele. Selle abil saab inimene pöörduda teise isiku (adressaadi) poole teabe andmise, toimingu sooritamise, abi (materiaalse või rahalise) osutamise, makse sooritamise vms nõudega. Selles materjalis vaatleme vormindamistaotluste kirjade näidiseid ja näiteid, mille saate alla laadida artikli allosas.
Kui adressaadiga puudub kontakt või muu võimalus temaga ühendust võtta, a palvekiri. Oma sisu järgi on sellisel kirjal ühiseid jooni kirjaliku palvega. See vormistatakse ettevõtte ametlikul kirjaplangil ja registreeritakse väljaminevate dokumentide ajakirjas. Vormil peab olema märgitud taotluskirja number ja registreerimise kuupäev. Kui mõni vastuolulisi küsimusi, siis saad alati tõestada, et taotluskiri on saadetud, täpsustades saatmise kuupäeva ja isegi täpse kellaaja.
Nõudekiri. Kuidas õigesti kirjutada?
(elektrooniline kirjavahetus)
Koostööpakkumise kiri
Teema: Koostööettepanek.
Andmed: 05.20.0216
Alates: [e-postiga kaitstud]
Saaja: [e-postiga kaitstud]
juhatuse esimees
Tootjate Liit alkohoolsed tooted
Dobrov D.E.
Kallis Dmitri Jevgenievitš!
Alkoholitootjate liit (UPAP) on kodumaise alkoholitööstuse juhtiv tööstusliidrite ühendus. Teie organisatsiooni aktiivne töö tsiviliseeritud alkoholi- ja likööritoodete turu loomisel Vene Föderatsioonis äratab lugupidamist.
Loomulikult on SPAP-i üks prioriteete mure valmistatavate toodete kvaliteedi ja ohutuse pärast ning selle osalejad on kohusetundlikud tootjad, kes maksavad. suurt tähelepanu need aspektid.
AIG on üks maailma suurimaid kindlustusasutusi. Rahvusvaheline ettevõte on kindlustusturul tegutsenud 90 aastat ja omab esindusi 160 riigis. Vene diviis Ettevõte on tegutsenud üle 15 aasta.
Koostöö toidu- ja joogitootjatega on prioriteetne suund meie firma. Juhendab palju aastaid rahvusvaheline kogemus Venemaal töötati välja ainulaadne kindlustusprogramm "AIG" alkoholitööstuse ettevõtetele (tootevastutuse kindlustus ja toote turult tagasivõtmine).
Me usume seda see programm pakub potentsiaalset huvi SPAP-i osalejatele, sest Selline toode nagu alkohol nõuab erilist lähenemist tooraine kvaliteedile, pakendile ja tarbija ohutusele.
Eelnevast tulenevalt pöördume teie poole kutsega arutada koostöövõimalusi selles valdkonnas.
Oleme tänulikud teie professionaalse hinnangu eest sellisele koostööle ja palume teil kehtestada kord meie ettevõtete edasiseks suhtluseks. Oleme valmis kaaluma kõiki teie ettepanekuid ühistöö vormi kohta.
Lugupidamisega
Andrejev Pavel
AIG asepresident
Tel.: 8-495-xxx-xx-xx
8-915-xxx-xx-xx
[e-postiga kaitstud]
Kutse
Teema: Kutse seminarile
Andmed: 25.06.2016
Saatja: Anna Simonova
Saaja: xxx-xxx-xxx
Kallid partnerid!
17. märts 2016 Kutsume teid liituma rahvusvaheliste kindlustusprogrammide ülesehitamise seminariga, mis toimub spetsiaalselt AIG partneritele Mark Goldenberg- AIG rahvusvaheliste kindlustusprogrammide piirkondlik nõustaja.
Mark tuleb Venemaale spetsiaalselt koolituste sarja läbiviimiseks, kuna tal on kõige ulatuslikum kogemus rahvusvaheliste ettevõtete kindlustamisel.
Arvestades praegust kogemust rahvusvaheliste programmide pakkumisel Venemaa kliendid rahvusvahelise kohalolekuga olen kindel, et see seminar tuleb väga huvitav ja annab vastused paljudele selle valdkonna küsimustele.
Lisan kutse ja seminari programmi.
Palun edastada see kutse kolleegidele, keda see teema huvitab.
Registreerimine toimub sellele kirjale vastates. Osalemine on tasuta, kohtade arv on piiratud.
Seminari aadress: Venemaa, 125315, Moskva, Leningradski prospekt, 72, maja 2, korrus 3
Meil on hea meel teid näha!
Lugupidamisega
Anna Simonova
Koolitusprogrammide juht
AIG
Tel.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[e-postiga kaitstud]
Koosoleku korraldamise palvekiri
Teema: Kohtumise korraldamine Jelena Firsovaga
Andmed: 25.06.2016
Saatja: Tšerkesov Ilja
Saaja: Ivanova Galina
Kallis Galina Nikolaevna!
Kui teie pakkumine on kehtiv, järgmine nädal(06. juunist 10. juunini) Võin tulla igal Jelena Petrovnale sobival ajal.
Olen väga tänulik, kui teavitaksite mind pr Firsova otsusest.
Lugupidamisega
Vadim Tatarenko
AIG firma juht
[e-postiga kaitstud]
Kontaktisoovi kiri
Teema: Jelena Firsova telefoninumber
Andmed: 25.06.2016
Saatja: Tšerkesov Ilja
Saaja: Ivanova Galina
Kallis Galina Nikolaevna!
Tänan teid veel kord kohtumise ja konstruktiivse vestluse eest.
Oleksin väga tänulik, kui saadaksite selle määratud aadressile või teavitaksite mind telefoni teel.
Ette tänades!
Lugupidamisega
Vadim Tatarenko
AIG ettevõtte juht
Tel.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[e-postiga kaitstud]
Vastuskiri kliendi agressiivsele kirjale
Agressiivne kiri kliendilt:
Teema: Sa olid täiesti hull!
Andmed: 20.02.2016
Saatja: Petrov Andrei
Saaja: [e-postiga kaitstud]
Kuidas ma saan tagasi teie neetud teenuse eest makstud raha? Ma pigem kulutan selle millelegi muule kui teie pornograafilisele süsteemile. Kasutage ise oma neetud servis.tutu.net-i.
Andrei Petrov
Vastake agressiivsele kliendikirjale
Teema: Raha tagastamisest ja probleemi lahendamisest! | TÖÖALGORITM |
Tere Andrei! | |
Kui ma teist õigesti mõistan, pole te meie teenuse tööga rahul ja soovite oma raha tagasi saada. | 2. Selgitage adressaadiga meie arusaama taotlusest/nõudest/küsimusest. See on eriti vajalik, kui adressaadi kiri on kaootiline ja probleemi olemust on raske mõista. |
Annan teile teada, kuidas seda teha. | 3. Andke adressaadile väga selge ja täielik teave teda huvitava küsimuse kohta. |
Andrei, nagu sina, tunnen ma end olukorrast ebamugavalt, mille tulemusena oled sa valmis meiega suhtlemise lõpetama. Ma arvan, et nii meie kui ka teie oleme sees sel juhul Lõppkokkuvõttes kaotame: kaotame kliendi ja teie kaotate võimaluse meie teenust kasutada (kinnitan teile, teenus on üsna mugav ja tõhus!). Kui olete valmis olukorra lahendamiseks aega võtma, kirjutage mulle, mis juhtus, et vajate raha tagasi. Mõistame põhjuseid ja aitame teil muuta meie teenuste kasutamise teile võimalikult mugavaks ja tõhusaks. | 4. Kommentaarid ja emotsionaalne aspekt. |
P.S. Ainus palve: suhtlegem normatiivse sõnavara raames. | 5. Väljendage järelsõna abil oma suhtumist adressaadi ebaõige kirjastiili kasutamisesse. |
Lugupidamisega Jelena Ivaštšenko Klienditeeninduse juht |
Klišee palve väljendamiseks mitte kasutada kirjavahetuses roppusi:
Palun proovige mitte kasutada sobimatut keelt. See ei aita kaasa probleemi konstruktiivsele lahendamisele.
Teatame, et jätame endale õiguse mitte vastata ettevõttele või selle töötajatele suunatud kirjadele, mis sisaldavad vulgaarset või ebaviisakat keelt.
Keeldumiskiri
Kliendi kiri
Tere päevast, Andrey!
Kirjutan teile ametliku palvega.
Meie ettevõte tarnib ettevõtetele tööstusseadmeid, aga ka varuosasid Toidutööstus. Alates 2010. aastast oleme teie püsikliendid.
Täname teid juba ette mõistva suhtumise ja toetuse eest!
Lugupidamisega
Turundusdirektor
CJSC "Pishcheprom"
Roman Petrenko
Tel.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[e-postiga kaitstud]
Näidis 1. Keeldumiskiri kliendi soovile
TÖÖALGORITM |
|
Kallis Roman Petrovitš! | 1. Nimepidi helistamine on vestluskaaslase tähelepanu märk. Aitab vältida näotust. |
Avaldame teile siirast tänu pikaajalise koostöö eest meie ettevõttega. | 2. Täname teid ettevõttega koostöö eest (või lihtsalt kirja eest). |
Praegu on teie ettevõtte allahindlus 10%. Viimase 12 kuu jooksul on teie ettevõte tellinud teenuseid... rubla Järgmine allahindluslävi on…. rubla Sellest rakendub 15% allahindlus. Kui jõuate selle läveni, suureneb teie allahindlus automaatselt. | 3. Märkige konkreetsed põhjused, mis ei võimalda taotlust rahuldada (kasutage probleemi ajalugu, numbreid, tähtaegu, protseduure). |
Kui otsustate kasutada edasilükatud makseteenust, võtke ühendust Irina Mihhailovaga (tel: 495-777-89-21; [e-postiga kaitstud] ). | 4. Väljendage oma arusaamist, et päringu teema on tõeliselt oluline. 5. Võimalusel paku välja alternatiivne lahendus. |
6. Väljendage oma lootust partnerluse jätkumisele. |
|
Lugupidamisega Andrei Ivanov |
Näidis 2
Teema: Koostöö lõpetamisest
Andmed: 20.03.2016
Alates: [e-postiga kaitstud]
Saaja: Petrenko Ivan
Kallis Ivan Nikolajevitš!
Meil oli hea meel teie ettevõttega 7 aastat koostööd teha. Oleme alati rahul olnud hea teenindustaseme ja toodete kvaliteediga. Siiski selleks Eelmisel aastal esines mitmeid intsidente, näiteks: regulaarne tarnetähtaegade rikkumine, kauba ebarahuldav kvaliteet, teie ettevõtte töötajate ebaõige suhtumine nendesse olukordadesse. Kõige selle tulemusena on meie suhtlus jõudnud ummikusse.
Sellega seoses oleme kahjuks sunnitud lepingu lõppemisel teiega koostöö lõpetama. Aitäh aastatepikkuse teenistuse eest.
Lugupidamisega
Direktor
OÜ "Makulatura"
Malakhov Gennadi Viktorovitš
Tel.: 8-945-xxx-xx-xx
[e-postiga kaitstud]
_____________________________________________________________________________________________
Näidis 3
Teema: Hüvitise maksmisest keeldumine
Andmed: 20.06.2015
Alates: aig.ru
Saaja: Evgeniy Knysh
Kallis Jevgeni!
Täname teid pikaajalise koostöö eest meie ettevõttega!
Kahjuks oleme sunnitud keelduma teile nõutud hüvitise maksmisest... rubla ulatuses.
Peal Sel hetkel Kindlustushüvitise otsuste tegemiseks on ettevõttes kehtestatud teistsugune kord, millest on teid korduvalt teavitatud.
(Selle hoiatuse koopia leiate manustatud.)
Lisaks ei ole kindlustuseks Teie poolt hagiavalduses märgitud nõuded nr 4-6, kuna rikuti Lepingu p 12.1-12.2.
Mõistame teie olukorda hästi ja kui soovite edaspidi sarnaseid pretsedente vältida, pakume meie ettevõttega täiendava lepingu sõlmimist, mis võimaldab teil hüvitada teiega sarnaste äririskidega kaasnevad kahjud. (Vt lisakokkulepet lisast)
Loodame teie mõistvale suhtumisele ja jätkuvale koostööle!
Lugupidamisega
AIG juht
Tuchkov Vladimir
Tel.: 8-495-xxx-xx-xx
8-903-xxx-xx-xx
[e-postiga kaitstud]
Vastuskiri põhjendatud kaebusele
Teema: Vastus kaebusele.
Andmed: 12.05.2016
Alates: [e-postiga kaitstud]
Saaja: Anna Kolesnikova
Kallis Anna!
Soovin kogu meie tehase meeskonna nimel avaldada siirast kahetsust ja vabandust tekkinud olukorra pärast.
Meie tehas on rõivaste õmblus- ja remonditurul töötanud stabiilselt ja tõhusalt juba aastaid.
Teie olukord on seotud harvade juhtumitega, mis on süüdi nn inimfaktoris.
Viisime läbi uurimise ning tähtaegade rikkumise ja ebaviisakuse eest vastutajad said karistada. Vastavalt vabriku 13.04.2016 korraldusele nr 78/2 sai vahetusemeister V.V.Volkova noomituse, lõikaja A.P.Gusev viidi rätsepaks meeste ülerõivaste õmblemise meeskonda.
Administratsioon on teie tellimuse täitmiseks võtnud kiireloomulisi meetmeid. Ta on valmis 15.05.2016. Igal teile sobival ajal toimetab kuller selle teie määratud aadressile.
Uskuge mind, me oleme praeguse olukorraga sama rahul kui teie!