خطاب تغطية للمستندات. خطاب تغطية للسيرة الذاتية مع المثال والعينة. أمثلة على خطابات الغلاف للسير الذاتية

تملي آداب العمل كتابة خطابات الغلاف (أو ، كما يطلق عليها أيضًا ، الرسائل المصاحبة) عند إرسال المستندات إلى الشركاء والوكالات الحكومية وفي حالات أخرى. هذا مفيد بشكل خاص في الحالات التي يكون فيها من الضروري تأكيد نقل الحزمة إلى المرسل إليه ، والاهتمام بالنقاط الأساسية ، وإرسال طلب أو دليل للعمل ، وكذلك تحديد توقيت إجراءات الاستجابة. الجميع معلومات مهمةيمكن ذكرها في المصاحبة.

في أغلب الأحيان ، يتم إصدار الدعم:

• عند نقل المستندات المهمة (على سبيل المثال ، العودة بعد التوقيع) ؛
• لقانون المصالحة ؛
• ل عرض تجاري;
• إلى الوثائق لمكتب الضرائب ؛
• لتقارير واستمارات وطلبات السلطات التنظيمية ؛
• إلى الوثائق التنفيذية ؛
• لسجلات الموظفين.

يمكنك كتابتها عند نقل المستندات شخصيًا وعند إرسالها عن طريق البريد العادي أو البريد العادي أو البريد الإلكتروني.

يتم تجميعها ، كقاعدة عامة ، من قبل الموظف المسؤول عن المستندات المرسلة أو سكرتير المنظمة. التوقيع كافٍ للحصول على الشهادة ، ولكن يمكن أيضًا لصق الختم. اليوم ، المنظمات غير مطالبة بالحصول على ختم دائري (82-FZ بتاريخ 04/06/2015). يخضع الختم لتقدير الشركة ، ما لم يطلبه المتلقي (مثل المؤسسات المالية).

بشكل منفصل ، نفرد الآخر وظيفة مهمةالمستندات المصاحبة - جرد المستندات التي يتم إرسالها إلى المرسل إليه. يُنصح بسرد جميع الأوراق بعناية ، مع الإشارة ليس فقط إلى الاسم الكامل ، ولكن أيضًا عدد الأوراق التي تم إعدادها عليها ، وما إذا كانت هناك مرفقات وأيها ، وعدد نسخ كل مستند تم إرسالها. إذا فقدت الورقة بعد ذلك ، فستؤكد الورقة المصاحبة أنك مررتها إلى المرسل إليه. لذلك ، من المهم عمل مرافقة في نسختين واطلب من المستلم أن يشير في نسختك إلى تاريخ ووقت الاستلام ، وكذلك الاتفاق مع المخزون.

هيكل رسالة الغلاف

يتم تنظيم مراسلات المنظمات بواسطة GOST R 6.30-2003 بتاريخ 03.03.2003. قد يختلف الهيكل والمتطلبات في التفاصيل ، اعتمادًا على نوع المرافق ، ولكن بشكل عام تبدو كما يلي:

1. المرسل إليه (اسم وعنوان المنظمة واسم ومنصب الموظف الذي يتم إرسال المستندات إليه).
2. رقم وتاريخ الطلب.
3. محتوى.
4. قائمة الوثائق المرفقة.
5. الشخص الذي يؤكد الأصالة.
6. جهات الاتصال.

يتم ترقيم المرافقين وفقًا لقواعد عمل مكتب المنظمة ، بالإضافة إلى المراسلات الأخرى. حاليًا ، تتعلق قواعد العمل المكتبي بالمسائل الداخلية للمؤسسة ويتم وضعها بموجب قوانين محلية. تتطلب قواعد Gosstandart من الشركات صياغة وإصلاح مبادئ العمل المكتبي (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID). عند إرسال مرافق استجابة لطلب المرسل إليه ، يمكنك الإشارة إلى رقمه الصادر وتاريخه تحت رقم المغادرة. يمكنك أيضًا بدء النص بالعبارة: "في الاستئناف الخاص بك ، المرجع. رقم ... من ... ".

في الحالات التي يجب أن يتم فيها الاتصال بالمنفذ المباشر ، يجب الإشارة إلى جهات الاتصال الخاصة به. غالبًا ما يتم لصق هذه المعلومات في الزاوية اليسرى السفلية من النموذج. يوصى بالإشارة إلى اسم العائلة أو الأحرف الأولى (كاملة أو قصيرة) أو رقم الهاتف أو عنوان البريد الإلكتروني.

دعنا نتعرف على ما نكتبه في خطاب الغلاف. يوصى ببدء النص بعبارات: "نرسل لك ..." ، "نرسل لك ..." متبوعًا باسم معمم مختصر للأوراق المرفقة بها. ليس من الضروري سرد ​​كل عنصر بالاسم في هذا الجزء المحدد من النص ، حيث يتم توفير قسم آخر لهذا الغرض.

• رجاء تأكيد الإستلام؛
• يرجى التوقيع والعودة في الوقت المحدد ؛
• أطلب منك الموافقة والعودة بتعليقات أو إرسال بروتوكول الخلافات ؛
• الرجاء الاستخدام وفقًا للغرض المقصود منه ؛
• أطلب منك التأكد من سلامة المعلومات السرية ؛
• يرجى إعلامي في الوقت المناسب.

لا يُمنع كتابة الأماكن المهمة بالخط العريض أو المائل للتأكيد عليها.

قائمة الوثائق المرفقة

يتم تقديم قائمة جرد بالأوراق التي يتم نقلها إلى المستلم بعد النص في قائمة بسيطة مع ترقيم كل موضع. عند تصميم قائمة ، من المهم أن تضع في اعتبارك الطابع الفريد لكل عنصر. في هذه الحالة ، من المستحسن تحديد التفاصيل بالكامل. اعتمادًا على الغرض من خطاب الغلاف ، يمكن تقديم الطلب مع الإشارة إلى عدد نسخ وأوراق كل مستند ، أو من خلال العدد الإجمالي.

علي سبيل المثال:

1. اتفاقية رقم 4 بتاريخ 06/01/2017 من نسختين. على 10 ملاءات.
2. الشروط المرجعية بتاريخ 06/01/2017 في نسخة واحدة. على 3 أوراق.

مجموع 2 وثائق في 13 ورقة.

كتابة خطاب تغطية

وفقًا لقواعد المراسلات المقبولة عمومًا ، يتم وضع جميع المراسلات الصادرة على الورق الرسمي الخاص بالمنظمة ، مع الإشارة إلى الاسم والتفاصيل والعنوان البريدي الكامل (هذا مهم بشكل خاص إذا كان الرد متوقعًا عن طريق البريد العادي) وتفاصيل الاتصال الأخرى .

لا توجد متطلبات لتصميم ومحتوى النص ، فالرسالة مكتوبة بشكل حر. لكن عليك اتباع القواعد المراسلات التجاريةوتجنب الغموض في الصياغة.

لماذا تحتاج خطاب تغطية

إنها حقيقة معروفة أن أولئك الذين يكتبون خطابات الغلاف يتمتعون بمزايا أكثر.

في كثير من الأحيان ، يمكن لرسالة الغلاف المرفقة بسيرتك الذاتية أن تخبر صاحب العمل أكثر من السيرة الذاتية نفسها.

يمكن لهذا المستند أن يُظهر لصاحب العمل مدى معرفتك بكيفية تقديم نفسك ، وقد يكون من الجيد أن خطاب الغلاف المكتوب جيدًا يمكن أن يلفت انتباه صاحب العمل (لا يزال محتملاً) إلى شخصك.

من المهم أيضًا أن تكون رسالة الغلاف فرصة جيدة للتميز عن الخلفية. الحجم الكليالمتقدمين وإثبات أن لديك آداب السلوك الكافية علاقات عمل.

هذا ليس بالصعوبة التي قد تبدو للوهلة الأولى. قبل إرسال سيرتك الذاتية إلى العنوان المحدد ، تكتب استئنافًا إلى الشخص المعني ، مما يوضح أنك لا تتصل بشكل أعمى بأي شخص ، ولكن مع صاحب العمل هذا.
لا تنس أنه مهتم بك تمامًا كما تهتم به ، لأنه يحتاج إلى شخص ، مقابل أجر معين ، سيحل المشكلة التي نشأت في شركته. اطلب منه بأدب الانتباه إلى سيرتك الذاتية ومحاولة إثبات أنه يمكنك التقدم بشكل صحيح لشغل وظيفة شاغرة. كحجج ، أعط إنجازاتك الحقيقية ومهاراتك الأساسية. يجب أن يتم ذلك بناءً على أولويات واحتياجات صاحب العمل.
في نهاية خطاب التغطية الخاص بك ، يمكنك التعبير بإيجاز عن امتنانك لاهتمامك بترشيحك.

• "بناءً على ما تقدم ، يشرفني أن أتقدم لهذا المنصب ، يرجى مراعاة رغبتي الصادقة في العمل في شركتك."
• "... في الآونة الأخيرة ، قبل شهر ، من قسم الأخبار بشركتك ، علمت أنك فزت بالمناقصة ... وعززت مكانتك في السوق بنجاح ... أنت ... أنا على علم بوظيفتك الشاغرة مؤخرًا ، لذلك أود أن أقدم ترشيحي ... "

هيكل رسالة الغلاف

يوجد أدناه هيكل نموذجي لرسالة تغطية ، في بدايتها هي النسخة الكلاسيكية لعنوان خطاب العمل:

إلى من:
موضع
تقسيم الشركة
أسم الشركة
اسم جهة الاتصال

عزيزي، ...!

نص الرسالة

الفقرة الأولى.هنا تخبر لماذا تتقدم إلى هذا الشخصوكيف سمعت عن الوظيفة الحالية. قدم أيضًا معلومات موجزة عنك ، وضح ما تعرفه عن الشركة التي تتقدم إليها ، ومنتجاتها ، وتاريخها ، وما إلى ذلك.

الفقرتان الثانية والثالثة.في هذا القسم ، تصف نفسك بالتفصيل ، وتلخص خبرتك وتعليمك ، وبالرجوع إليها ، تصف سبب كونك المرشح المثالي للمنصب المحدد. هنا تحتاج إلى وضع المعلومات التي قد تثير اهتمام صاحب العمل بك. اخبرنا ماذا تفعل الان يأخذ انتباه خاصصفاتك ومهاراتك. اشرح لماذا تكتب إلى هذه الشركة المعينة وتتقدم لشغل هذا المنصب. اشرح اهتمامك بالعمل لهذه الشركة.

يمكنني أن أصف نفسي بـ ... (أشر بإيجاز إلى انتمائك المهني ومهنتك)
لدي ... سنوات من الخبرة (يرجى تحديد خبرتك في العمل)
عملت في ... / المعارف والمهارات الأساسية التي حصلت عليها في ... (حدد المجال الذي أنت مختص به)
أهم خبرة اكتسبتها خلال ... سنوات من العمل في ... (اسم الشركة)
وشمل هذا العمل ...
أنا مهتم بوظيفة ... (يرجى الإشارة إلى الوظيفة التي تتقدم لها)

الغرض من الفقرة- أظهر أنك مرشح مناسب لدعوة مقابلة.

الفقرة الأخيرةهو امتنان للقارئ لقراءة الرسالة ، معلومات حول ممكن ردود الفعل، فضلا عن فرصة للتظاهر آداب العمل، تركيزك على النتائج واهتمامك بالعمل.

أكثر معلومات مفصلةسوف تجد تجربتي في السيرة الذاتية المرفقة.
سأكون سعيدًا بلقائك في أي وقت يناسبك والإجابة على جميع أسئلتك.
شكرا لك على اهتمامك برسالتي
بعد إذنك ، سأتصل بك الأسبوع المقبل.
سأكون ممتنا لو اتصلت بي
بإخلاص، ...! التوقيع
من أطيب التمنيات, ...!
التوقيع ، تفاصيل الاتصال الخاصة بك (الهاتف ، البريد الإلكتروني)

الملحقيحتوي على قائمة الوثائق المرفقة بالرسالة.

أمثلة على خطاب الغلاف

الخيار 1.
مرحبا عزيزي (اسم رئيس الشركة). اسمي (اذكر اسمك الأول والأخير). أنا متخصص في المجال (مجال نشاطك). لدي تعليم وخبرة مهنية في هذا الاتجاه ___ سنوات). أكتب إليكم لغرض العمل المحتمل في مؤسستك ، في منصب مرتبط بـ (ضع قائمة بالمسؤوليات الوظيفية المطلوبة ، لفترة وجيزة جدًا ، بدءًا من هدف نشاطك داخل الشركة ، وانتهاءًا بوسائل تحقيقه) .

أنا معجب / مهتم بشركتك (اذكر مزايا الشركة التي تتقدم إليها ، ما تعرفه: على سبيل المثال ، التنافسية ، والهيبة ، والسعي للقيادة ، والسمعة الطيبة ، والاهتمام بالموظفين ، وقائمة الأسعار الخاصة بك تقارن بشكل إيجابي مع الشركات المماثلة وجودة المنتج وغيرها الكثير). في مثل هذا الهيكل ، أود تطوير مهاراتي المهنية ، وتحقيق عوائد ملموسة للشركة.

يمكنني أن أكون مفيدًا (اعرض الحجج والحقائق ، واشرح الفوائد التي يمكنك تحقيقها حقًا للشركة ، وما هي الفائدة التي تعود على صاحب العمل ، على سبيل المثال: يمكنني تنظيم هيكل مبيعات عالي الجودة ، وتنفيذ مخطط مالي ، وضمان أمن المعلومات ، أو بناء شبكة تاجر ، أو جذب عملاء إضافيين ، أو تصحيح أخطاء نظام التوريد ، وما إلى ذلك).

لذلك ، أطلب منك التفكير في سيرتي الذاتية وتحديد موعد مقابلة شخصية ، إذا كنت مهتمًا. أولوية الاتصال: هاتف. _____. مع خالص التقدير (الاسم الاخير والاسم الاول).

الخيار 2.
مرحبا عزيزي (اسم الشخص الذي يتعامل مع الوظيفة الشاغرة). اسمي (عرّف عن نفسك). أنا مهتم بالوظيفة الشاغرة (اسم الوظيفة الشاغرة) ، وأريد المشاركة في المسابقة لاستبدالها.

بعد فحص المتطلبات المذكورة ، توصلت إلى استنتاج مفاده أنني أستطيع أن أتوافق تمامًا مع هذا الموقف ، حيث (اذكر الأدلة ، على سبيل المثال: تطابق الخبرة ، والتعليم المتخصص ، أنت من المجال ذي الصلة ، أنت مناسب لمعايير أخرى ).

بعد أن درست بالتفصيل موقع مؤسستك ، أقدر (اذكر مزايا الشركة والأسباب التي تجعلك ترغب في العمل لديها). أود تطبيق خبرتي ومعرفي في مثل هذا الهيكل.

لذلك ، أطلب منك التفكير في سيرتي الذاتية وتحديد موعد مقابلة شخصية ، إذا كنت مهتمًا. أولوية الاتصال: هاتف. _____

مع الاحترام والأمل للتعاون متبادل المنفعة ، (الاسم الأخير).

الخيار 3.
في أحدث إصدارقرأت صحيفة موسكو تايمز إعلانًا عن برنامج توظيف للمهنيين الشباب. سمعت عدة مرات ملاحظات إيجابيةعن العمل في شركتك. أعتقد أنني أفي بمتطلبات الأهلية لهذا البرنامج. لهذا السبب ، أرسل سيرتي الذاتية إليك.

هذا العام حصلت على درجة البكالوريوس. تدريب على كلية الإقتصادأعطتني RSUH المعرفة اللازمة في مجال التسويق والتمويل ، والتي يمكنني تطبيقها بنجاح أثناء العمل في شركتك.

في 2000 اجتاز تدريب الطيران في شركة "الشركة". منحني العمل في قسم شؤون الموظفين الفرصة لإتقان الأساليب الأساسية للعمل مع الموظفين: التوظيف والتدريب ، بالإضافة إلى سير عمل الموظفين.

أنا متعلم الكمبيوتر ويمكنني التحدث والكتابة بطلاقة اللغة الانجليزيةلدي رخصة قيادة سارية.

أكد التدريب في الخارج رغبتي في العمل في شركة متعددة الجنسيات. شكرًا لك على النظر في ترشيحي لبرنامج توظيف المهنيين الشباب. سأجيب بكل سرور على أسئلتك. أنا في انتظار رأيك.

مع خالص التقدير ، إيفان إيفانوف
التطبيقات:
ملخص
خطابات التوصية - 2 قطعة.

أكثر 10 أخطاء شيوعًا

1. إرسال السيرة الذاتية بدون خطاب تغطية
   في الواقع ، لا يقرأ بعض أصحاب العمل (ربما الأغلبية) تغطي الرسائل. ومع ذلك ، هذا لا يعني أنه يجب عليك التخلي تمامًا عن خطاب الغلاف ، حيث قد لا يعجب صاحب العمل.
2. إرسال بريد إلكتروني دون معرفة اسم صاحب العمل
   نعم ، أحيانًا يكون من الكسول جدًا معرفة اسم / لقب الشخص الذي ترسل إليه خطابًا واستئنافه. ثم يبدو غريبًا إلى حد ما "عزيزي صاحب الشركة" أو "عزيزي مدير الموارد البشرية". بشكل عام ، يمكنك أيضًا إرسال الرسائل بهذه الطريقة ، ولكن من الجيد أن يتلقى الشخص مستندًا باسمه ، وليس سيرة ذاتية موجهة إلى شخص غير مفهوم. حتى مثل هذا التافه يمكن أن يؤثر على قرار مدير الموارد البشرية نفسه.
3. مفرط "أنا"
   خطاب الغلاف الخاص بك ليس سيرة ذاتية. ركز على مدى ملاءمتك لاحتياجات صاحب العمل ، وليس قصة حياتك. تجنب الإفراط في استخدام الضمير "أنا" ، خاصة في بداية علاقتكما.
4. اطلب على الفور شيئًا من الشركة
   يعذب معظم المتقدمين بفكرة من أين يبدأ خطاب الغلاف. في كثير من الأحيان لا يأتون بأي شيء أفضل من تقديم شيء مثل التماس أو طلب ، فيقولون ، "أضربك بجبهتي ...". لا يبدو فقط كنقطة ضعف. كما أنه لا يميزك ولا يثير اهتمام القارئ.
   علي سبيل المثال:
   • خيار ضعيف: يرجى النظر في سيرتي الذاتية للوظيفة الشاغرة الخاصة بك.
   • أفضل: إن حاجتك إلى مندوبي المبيعات الأكثر فاعلية هي فرصة عظيمة بالنسبة لي لإثبات خبرتي التي امتدت لثلاث سنوات وزيادة مبيعات شركتك..
5. لا تنس مزاياك التنافسية الرئيسية.
   رسالة فعالة تسلط الضوء على أهم إنجازاتك في الوظائف السابقة وتحتوي على حقائق سريعةتأكيد الامتثال لمتطلبات الوظيفة الشاغرة. علي سبيل المثال:
   متطلبات العمل:مهارات التواصل.
   انت تكتب:خمس سنوات من الخبرة الخطابة العامةوخبرة واسعة في التفاوض مع العملاء الرئيسيين.
   متطلبات العمل:مستخدم كمبيوتر متقدم.
   انت تكتب:معرفة جميع تطبيقات MS Office والمشاركة في تطوير مواقع الويب.
   لا ينبغي كتابة العبارات النموذجية حول الكفاءة والتواصل الاجتماعي والتوتر والعديد من الأشياء - المرونة - كن فرديًا.
6. قم بإنهاء رسالتك بـ " شكرا مقدما على ردك»
   يتلقى أصحاب العمل خطابات تنتهي بمثل هذه العبارة على دفعات تقريبًا. يجدر بنا ابتكار شيء أكثر إبداعًا - حسنًا ، على سبيل المثال ، "أتمنى إجراء مقابلة قريبًا ، والتي ستوضح مدى احتياج شركتك إلي." بشكل عام ، شيء من هذا القبيل.
7. اكتب رسالة رسمية مملة
   لا تضيع طاقتك في كتابة فقرة رسمية مملة تكون مقدمة لموضوع ما. أفضل ما في الأمر هو جذب انتباه صاحب العمل بشيء مثير للاهتمام ، على سبيل المثال ، قم بإدراج ما يمكنك فعله على الفور. بالمناسبة ، يجب أيضًا ألا تكتب "كما ترى ، سيرتي الذاتية موجودة في التطبيق". الشخص الذي يتلقى رسالتك ليس أعمى ، سيرى هذا الملخص على أي حال.
8. اكتب أمي
   إذا كنت تخشى ارتكاب أخطاء في خطاب ما ، فمن الأفضل السماح لصديق / صديقة مختصة بالتحقق من ذلك ، والأفضل من ذلك - التحقق من ذلك باستخدام Word-a. صدقني ، لا شيء يصد إنساناً مثل الأمية.
9. لا تكرر سيرتك الذاتية في خطاب التقديم الخاص بك.
   لا ينبغي أن يكون خطاب الغلاف الخاص بك تكرارًا للحقائق الموجودة في السيرة الذاتية. عندما تتحدث عن إنجازاتك ومزاياك الرئيسية ، اكتب عنها بعبارة أخرى وحُكمًا أكثر من سيرتك الذاتية. يمكنك سرد قصة بإيجاز تؤكد مؤهلاتك ولا يمكن تضمينها في السيرة الذاتية ، على سبيل المثال ، "أكثر ما لدي بيع ناجحأو "كيف حللت مشكلة فنية."
10. لا ترسل نفس رسائل البريد الإلكتروني إلى شركات مختلفة.
    إذا كنت تتقدم لشغل عدة وظائف مختلفة ، فتأكد من إعداد نسخ متعددة من خطابات الغلاف الخاصة بك. وظائف شاغرة مختلفة ، متطلبات مختلفة، أمثلة متنوعة ... لا تنسى تغيير وتوضيح اسم الشركة ومنصب واسم المرسل إليه. إذا سيدى العزيزسيتلقى إيفانوف رسالة موجهة إلى السيدة بتروفا ، ولن يتأثر بترشيحك.

عند إرسال الكثير من المراسلات خلال اليوم ، غالبًا ما نتساءل عن كيفية كتابة خطاب تغطية للمستندات؟

خطاب تغطية للمستندات- هذا خطاب عمل يصف حزمة من المستندات المرسلة إلى المرسل إليه. بناءً على ذلك ، يؤكد خطاب الغلاف الخاص بالوثائق حقيقة إرسال الوثائق ، ويعطي قائمتها وتعليمات التعامل معها ، ويسمح لك بتحديد الموعد النهائي.

يؤلف خطاب تغطيةالمستندات المطلوبة ل ترويسة، اخماد المنتهية ولايته رقم التسجيلمرسل. ينقسم نص المستند نفسه إلى كتلتين رئيسيتين: رسالة حول إرسال المستندات ، وطلب الاستجابة في الوقت المناسب (التعارف ، والاستجابة ، والموافقة ، وما إلى ذلك).

يبدأ الجزء التمهيدي من خطاب الغلاف بالكلمات:"نقدم لك ..." أو "نرسل لك ..." أو "نرسل لك ..." وتستمر الكلمات "للتوقيع" ، "للمراجعة" ، "للموافقة" ، " لملء "، إلخ. في الجزء الثاني ، يحتوي خطاب الغلاف الخاص بالمستندات على معلومات حول ما يجب القيام به مع المستندات المرفقة: "الرجاء التوقيع ..." ، "الرجاء النظر وإرسال ..." ، إلخ.

ل اكتب خطاب تغطية مناسب للمستندات، الشيء الرئيسي هو وضع التطبيقات بشكل صحيح ، لأن هذا هو التطبيق الرئيسي في مثل هذه المراسلات. للقيام بذلك ، يجب أن يحتوي خطاب الغلاف على المستندات قائمة كاملةمع بيان عدد النسخ والأوراق في كل منها. يشار إلى اسم التطبيق فقط في حالة عدم ذكره في نص الرسالة. في حالة وجود تطبيقات متعددة ، يتم سردها بعد كلمة "التطبيقات:".

إذا كان خطاب الغلاف للمستندات يحتوي على قائمة كبيرة من التطبيقات ، فسيتم وضعها في ورقة منفصلة كجرد للتطبيقات ، والتي يتم ربطها من الحرف. عندما تكون هناك حاجة لكتابة خطاب تغطية للمستندات للعديد من المستلمين ، ويتم إرسال الطلب إلى واحد منهم فقط ، يجب ذكر ذلك أيضًا في الرسالة.

هناك عدد قليل من القواعد كيفية كتابة خطاب تغطية للمستندات. إذا كان الخطاب يحتوي على مرفقات ، فيجب أن يكون عليه علامة مقابلة ، وعلى كل مرفق ، في أعلى اليمين ، يجب الإشارة إلى حرف الغلاف الذي ينتمي إليه. يتم توقيع الخطاب من قبل مسؤول لديه الحق في القيام بذلك. ولكن حتى لا ينزعج لاحقًا بشأن التوضيحات ، يجب أيضًا الإشارة إلى اسم الفنان وجهات الاتصال به.

أيضا لا ينصح بتحديده التاريخ المحددالامتثال لمتطلبات الخطاب ، إذا لم تكن مؤسستك سلطة تنظيمية أعلى. في ممارسة الاتصالات التجارية ، عادة ما يتم إعطاء شهر للنظر في مثل هذه الوثائق. إذا كنت ترغب في الحصول على إجابة في وقت سابق ، فمن الأفضل إصدارها في شكل طلب.

لتوفير الوقت في المستقبل عندما يصبح من الضروري كتابة خطاب تغطية إلى المستندات مرة أخرى ، يوصى بتطوير نموذج لمثل هذا الخطاب وتعبئته حسب الضرورة. كما ترى ، السؤال كيفية كتابة خطاب تغطية للمستندات، ليس بهذه التعقيد.

نموذج رسالة الغلاف:

بالإضافة إلى الرسائل التجارية ، يجب على رائد الأعمال أن يرسل بانتظام إلى المسؤولين الحكوميين ونظرائه وثائق مختلفة. يمكن أن تكون هذه العقود ، والفواتير ، والبروتوكولات ، والمواد الترويجية ... في بعض الأحيان يمكن إرسال هذه الأوراق دون إخطارات وتفسيرات مصاحبة ، ولكن من الأفضل أن تكون أكثر حكمة وأن ترفق خطاب تغطية بالمستندات.

ما هو ولماذا؟

خطاب الغلاف للمستندات هو نوع من خطاب العمل يسرد ويصف بإيجاز المستندات (بشكل أساسي تلك التي لا تحتوي على جزء عنوان) المرسلة إلى المرسل إليه. تشير الرسالة المصاحبة إلى أسماء جميع المستندات التي سيتم إرسالها ، وتحتوي أيضًا على إرشادات (أو توصيات) حول ما يجب أن يفعله المستلم بهذه الأوراق.

تقوم رسالة الغلاف بثلاثة أشياء:

1. يؤكد أن المستندات قد تم إرسالها. يشير التطبيق القائمة الكاملةأرسل أوراقًا ، لذلك لن يتمكن المرسل إليه من الادعاء بأنه لم يتلق أي عمل مهم.
2. يعطي التفسيرات اللازمة للمتلقي. يجب أن يحتوي النص على تعليمات حول كيفية التعامل مع أوراق معينة: التوقيع والختم وإجراء التغييرات والعودة إلى المرسل ، إلخ.
3. يسمح لك بتحديد تاريخ الاستحقاق بسبب بيانات التسجيل.

في أي الحالات هذه الوثيقة لا غنى عنها؟

• في العلاقات التجارية مع المقاولين والشركاء (تدفق المستندات أمر لا مفر منه هنا) ؛
• عند التوضيح اقرار ضريبي;
• عند رفع دعوى أمام محكمة التحكيم ؛
• عند الاتصال بالبنك (في بعض الحالات).

دعنا نفحص النقاط أعلاه بمزيد من التفصيل.

لماذا تحتاج رسالة إلى المسؤولين الحكوميين؟

في كثير من الأحيان ، مثل هذا الخطاب مطلوب من قبل موظفي دائرة الضرائب الفيدرالية. الشيء الأكثر إثارة للاهتمام هو أنه لا توجد مثل هذه المتطلبات في قانون الضرائب ، وقد قام المفتشون أنفسهم بشكل غير رسمي بتقديم ممارسة تقديم إعلان محدث مع رسالة مصاحبة. في خطاب الغلاف ، يطلبون منك الإشارة إلى أسباب التعديلات في البيانات. علاوة على ذلك ، كلما كان الخطأ أكثر أهمية ، يجب توضيح المزيد من التفاصيل.

من الناحية المثالية ، يحتاج صاحب المشروع إلى تقديم تفسير لكل سطر معدل من الإعلان. إذا كان هناك الكثير منهم ، فيمكن الإشارة فقط إلى المبالغ الإجمالية للضرائب والديون الإضافية والعقوبات. في حالة وجود رسوم إضافية ، إلى جانب هذه البيانات ، يجب أن تشير الرسالة إلى تفاصيل ذات الصلة أوامر الدفع(أو حتى إرفاق نسخ من المدفوعات نفسها). بشكل عام ، تتطلب السلطات الضريبية فترة طويلة تقريبًا ملاحظة توضيحية، ولكن لا يزال يطلق عليه خطاب الغلاف. هذا ليس صحيحًا ، لكن ماذا يمكنك أن تفعل.

عند التقدم إلى محكمة التحكيم ، يتم إرفاق هذه الرسالة ببيان الدعوى. إلى جانب الدعوى القضائية ، يتعين على رجال الأعمال دائمًا تقديم كومة من المستندات - المقتطفات والأوراق التأسيسية ونسخ العقود وما إلى ذلك. يجب إدراج جميع هذه المستندات في خطاب الغلاف ، وإلا فلن يتم قبول المطالبة بسبب انتهاك الإجراء المعمول به.

تطلب البنوك خطابًا عند فتح حساب جاري أو في الحالات التي يوجد فيها تغييرات مهمة(على سبيل المثال ، يتغير تكوين المشاركين ، والشكل التنظيمي والقانوني ، وما إلى ذلك). في جميع هذه الحالات ، يقوم رائد الأعمال بإحضار حزمة من المستندات الأساسية ، والتي يشار إلى القائمة في الرسالة المصاحبة.

الهيكل والتفاصيل

يجب ألا تعتقد أن خطاب الغلاف هو مجرد إشعار إضافي لا يحتوي عليه أهمية خاصة. لا ، هذه رسالة رسمية كاملة ، وبالتالي يجب وضعها وفقًا لنفس مبادئ خطاب العمل الكلاسيكي. يجب أن تكون مكتوبة على ورق ذي رأسية مع تخصيص رقم تسجيل صادر. لا يوجد نموذج موحد وعينة واحدة ، لذلك عند التجميع ، عادة ما يعتمدون على مبادئ عامةرسائل الأعمال.

الهيكل هو هذا:

• في الجزء العلوي (في الرأس) يشير إلى المنصب ومعلومات حول الشركة (أو حول المنطقة الإقليمية وكالة حكومية) والاسم الكامل للمستلم والمرسل ؛
• يتم لصق تاريخ التجميع ورقم المستند أدناه ، ثم يتم كتابة العنوان ؛
• في الجزء المتعلق بالمحتوى ، يتبع ذلك استئناف إلى المرسل إليه ؛
• ثم - قائمة التطبيقات.
• في الجزء السفلي - الموضع والتوقيع واللقب بالأحرف الأولى من اسم المرسل.

تبدو القائمة الكاملة للدعائم كما يلي:

• اسم مؤسستك (كامل ومختصر) ؛
• بيانات مرجعية عن الشركة ؛
• كود المنظمة
• OGRN / TIN ؛
• رقم تسجيل الخطاب
• معلومات حول المرسل إليه (ليست كاملة مثل معلومات شركتك - يكفي الإشارة إلى المنصب واسم المنظمة والاسم الكامل) ؛
• تاريخ؛
• لقب؛
• التوقيع؛
• علامات حول الفنان وتوافر التطبيقات.

نظرًا لعدم وجود قالب خطاب ثابت ، لا يمكن تسمية هذه التفاصيل إلزامية. إذا أرسلت خطابًا به مستندات إلى الشركاء والمقاولين ، فلا يمكنك وصف جميع المعلومات المتعلقة بشركتك بشكل كامل. لا يُكتب العنوان دائمًا - فقد يتم استبداله بمناشدة مثل "عزيزي إيفان إيفانوفيتش!". ولكن عند كتابة خطاب تغطية للمستندات إلى مكتب الضرائب ، من الأفضل استخدام كل التفاصيل.

الجزء الرئيسي من الرسالة هو قائمة المرفقات. النص قصير ويتضمن جزأين:

• إخطار إرسال المستندات ؛
• طلب الرد في الوقت المناسب (أو للتعريف ، والموافقة ، وإعادة نسخة موقعة - بناءً على الغرض من إرسال الأوراق).

يبدأ نص الرسالة بعبارات قياسية:

• "إرسال لك" ؛
• "نقدم لكم" ؛
• "نحن نرسل لك".

يشار هنا أيضًا إلى أسماء المستندات وتفاصيلها: التاريخ والرقم. في الجزء الثاني من الخطاب ، عليك إخبار المستلم بكيفية التخلص من المستندات. علي سبيل المثال:

• "الرجاء التوقيع والختم وإرسال نسخة واحدة إلى عنواننا ..." ؛
• "نطلب منك التعرف على الأعمال المرسلة في أقرب وقت ممكن وإبلاغنا بقرارك" ؛
• "أطلب منك إرسال رسالة رد نسخة واحدة من المحضر حسب الأصول ..." ؛
• إلخ.

يتم وضع الجزء الأخير وفقًا للمخطط القياسي: على اليسار - موضع المرسل ، على اليمين - الاسم الكامل ، في الوسط - التوقيع. يمكنك إما (بصفتك المدير) التوقيع على الخطاب ، أو رئيس الحسابات(إذا كان الأمر يتعلق مستندات المحاسبة، والمتلقي - IFTS). في الجزء الأخير ، يمكنك تحديد الفنان إذا كنت تريد أن يوجه المستلم أي أسئلة إليه.

يمكن العثور على نموذج خطاب تغطية للمستندات وتنزيله هنا.

عند كتابة خطاب ، التزم بالمبادئ التالية.

1. اكتب دائمًا لأي غرض من إرسال الأوراق وما يعنيه هذا بالنسبة إلى المرسل إليه. من غير المهذب إجباره على تذكر ما اتفقت معه حوله ولماذا يحتاج إلى هذه المستندات على الإطلاق. إرشاد المستلم على وجه التحديد قدر الإمكان. لا حاجة لكتابة شيء مثل "من فضلك ضع في اعتبارك ما يمكن فعله بهذا." يجب أن يكون هناك هدف واضح - التوقيع ، النقل إلى طرف ثالث ، إبرام اتفاق بناءً على الأوراق الواردة. لا يلزم الإشارة إلى الغرض فقط في خطابات الغلاف للمحكمة ودائرة الضرائب الفيدرالية.
2. بعد الإبلاغ عن الوثائق ، يمكن تقديم الإيضاحات والطلبات الإضافية. لكن كل التعليقات من هذا النوع يجب أن تكون "على القضية" ، أي تتعلق فقط بالوثائق التي يتم إرسالها. لا يجدر ذكر الأمور التجارية الأخرى.
3. في بعض الأحيان يكون هناك العديد من المستلمين ، ويجب إرسال بعض الطلبات إلى واحد منهم فقط. في مثل هذه الحالات ، يمكن تدوين ملاحظة للتطبيق المقابل ، على سبيل المثال "الملحق 3: 5 لترات. في نسختين. فقط على العنوان الثاني.
4. هناك حالات يكون فيها من الضروري ليس فقط إثبات حقيقة الإرسال ، ولكن أيضًا للوفاء بموعد نهائي محدد. سنتحدث أكثر عن هذا أدناه.

تقع مسؤولية إعداد وإرسال خطاب التقديم في الوقت المناسب على عاتق رائد الأعمال ، وتنظيم إرسال المستندات بأنفسهم - إلى خدمة العمل المكتبي.

أخلاقيات العمل

كما هو الحال في خطاب العمل الكلاسيكي ، لا ينبغي نسيان الأخلاق في خطاب الغلاف. كلا من الاستئناف إلى المستلم وطلب تقديمه إجراءات معينةمع المستندات يجب أن تكون في شكل مهذب وصحيح. يحب بعض المديرين التنفيذيين العبارات المرتجلة مثل "الموعد النهائي للرد على خطاب هو 3 أيام عمل". لا يجب أن تكتب هكذا. تذكر أن وقت الاستجابة القياسي لـ الرسائل التجارية(حسب اللوائح أخلاقيات العمل) من يوم إلى ثلاثين يومًا. ليس لديك الحق في تقليله ، خاصة - الإنذار النهائي.

عبارة "الرجاء الرد في الداخل ثلاثة ايام'مقبول تمامًا. لكن فقط في الحالات التي توجد فيها أسباب وجيهة لتقييد المصطلح ، ويجب الإشارة إلى هذه الأسباب. ستبدو العبارة الأخيرة على النحو التالي: "يُرجى الرد ، إن أمكن ، في غضون ثلاثة أيام عمل ، حيث يتعين علينا إرسال رد إلى دائرة الضرائب الفيدرالية بحلول 10 تشرين الأول (أكتوبر) 2015." التأدب مطلوب ليس فقط في الرسالة المقدمة إلى محكمة التحكيم (أو الهيئات الحكومية الأخرى) ، ولكن أيضًا في الرسالة الموجهة إلى المقاولين والمستلمين الآخرين.

تخزين خطابات الغلاف

لقد تلقيت خطاب تغطية من شريكك ، وفحصت قائمة المستندات المستلمة مقابلها وتأكدت من صحة كل شيء. ماذا تفعل بالرسالة التالية؟ وضع علامة على التنفيذ ومكانه في القضية. من الأفضل الاحتفاظ بالخطاب منفصلاً عن المرفقات حتى لا يحدث التباس مع الأوراق.

تقوم العديد من الشركات ببساطة بإنشاء حالة "خطابات مقدمة" ، والتي يتم استخدامها "كسلة" لمثل هذه الرسائل. ما كان مرتبطا بهم لا صلة له بالموضوع. يوجد أيضًا خيار أكثر "حضاريًا" - لإنشاء عدة ملفات على خطابات الغلاف ووضعها في مصطلحات حالات التقسيمات الهيكلية. كيف تعمل؟

• يرسل لك الشريك عقد توريد (على سبيل المثال) ؛
• تضع هذا القانون في ملف "اتفاقيات التسليم" ؛
• وإرسال رسالة إليه في حالة "خطابات تغطية لعقود التوريد".

يحدث أيضًا أن تظل الرسالة للتخزين في الشركة ، لكن التطبيق نفسه لا يفعل ذلك.

في رسائل الغلاف ، كما هو الحال في الأعمال الأخرى التي تبدو بسيطة ، يكمن الشيطان في التفاصيل. عدم وجود هدف محدد بوضوح ، تصميم غير صحيح لقائمة التطبيقات ، معالجة غير صحيحة - كل هذا ينطبق الانتهاكات الجسيمة. بالطبع ، لن يعاقبك أحد على العنوان الخاطئ للرسالة ، ولكن حتى بعض العيوب الصغيرة يمكن أن تجعل من الصعب فهم الرسالة وإثارة رد الفعل الخاطئ عليها. هذا أمر محزن بشكل خاص إذا كنت "تتطابق" مع الضرائب أو غيرهم من ممثلي الدولة.

خطاب الإحالة - وثيقة عالميةتطبق في مختلف المجالات النشاط الاقتصاديالشركات. إن "المرافقة" المصممة بشكل صحيح ستنقذ جميع الأطراف من العديد من أوجه القصور والغموض. كيف تكتب خطاب تغطية للمستندات؟

متى هو مطلوب؟

يصاحب عمل المؤسسة ، لا سيما الأعمال الكبيرة ، مجموعة متنوعة من القضايا التي غالبًا ما يتعين صياغتها كتابيًا. يتبادل الأطراف المقابلة الرسائل والإخطارات فيما بينهم ، ويطلب البنك المستندات ، والضرائب ، صندوق التقاعدتدقيق. يكتب العملاء أيضًا طلبات لتوفير أكثر معلومات عامة و متنوعةوالتوثيق.

في جميع هذه الحالات ، سيصبح خطاب الغلاف منقذًا وفي نفس الوقت وجهًا جديرًا للشركة. مكتوبًا في نموذج صلب ومكتوب جيدًا ومنفذ بشكل صحيح ، لن يترك انطباعًا مناسبًا عن المرسل إليه فحسب ، بل سيؤدي أيضًا إلى عدد من الوظائف العملية للمرسل:

• يشرح للمستلم الذي يكتب له ولماذا ؛
• سوف تأخذ الدور الإعلامي ، وتحرير الوثائق المرفقة من الحمل الزائد الدلالي ؛
• إصلاح قائمة الوثائق المرفقة بالتفصيل ؛
• سوف تحفظ السيولة النقديةالتخلص من الطوابع البريدية غير الضرورية بجرد ؛
• سيكون بمثابة دليل مضغوط على تسليم مجموعة كاملة من المستندات.

هذا هو مدى فائدة "المرافقة" المعتادة مع النهج الصحيح!

كيف تكتب خطاب تغطية للمستندات؟

لا يعرف الجميع كيفية كتابة خطاب تغطية للمستندات ، على الرغم من أهميته.

يجب أن يبدأ تجميع "مرافقة" بعبارة تمهيدية: قم بالإشارة إلى رقم الطلب الوارد أو حدد جوهر القضية التي تجري بشأنها المراسلات. في الفقرات التالية من الرسالة ، من المنطقي الإشارة إلى أسباب المستند: أنظمة، وبنود العقد ، وعمليات التفتيش ، وتعليمات السلطات التنظيمية والمزيد.

ينتهي البيان بطلب أو اقتراح أو طلب. بعد كتابة النص ، تتم الإشارة إلى قائمة المستندات المرفقة مع الترقيم والعنوان والتفاصيل ، بالإضافة إلى عدد الأوراق المرفقة.

التفاصيل الإلزامية لخطاب الغلاف للوثائق

كيفية كتابة خطاب تغطية للمستندات ، لقد ناقشنا أعلاه. الآن قليلا عن تصميمه.

• عنوان المستند.يشير هذا إلى منصب الرئيس أو ممثل آخر للمرسل إليه ، أو اسم المؤسسة أو اللقب الكامل ، والاسم والأصل العائلي للشخص العادي ؛ العنوان الكامل والرمز البريدي.
• تاريخ كتابة خطاب الغلافماذا لو المرسل شخصية، ثم رقم التسجيل الصادر.
• مناشدة إلى المرسل إليه وفقًا لقواعد خطاب العمل.سواء كان شخصًا خاصًا أو رئيسًا لمؤسسة ، فإنهم يخاطبونه بالاسم والعائلة ، مضيفين الاستئناف "محترم".
• قائمة مفصلة بالوثائق المرفقة، لأنه من الاسم نفسه يترتب على ذلك أن الحرف "يرافق" مغادرة رئيسية معينة.
• يتم توقيع الخطاب من قبل الشخص الأول أو الممثل المفوض للمنظمة ، والذي يمنحه هذا الحق من قبل الرئيس. إذا كانت الرسالة من شخص عادي ، فإن المرسل نفسه أو من ينوب عنه بالتوكيل يوقع على "المرافقة". قبل التوقيع ، من المعتاد إضافة التأكيد "مع الاحترام" باليد.
• اللقب والأحرف الأولى ووسائل الاتصال لمنفذ الرسالة.

هذه هي المتطلبات الأساسية لشكل الرسالة.

نموذج خطاب تغطية للمستندات

سيكون المبدأ التوجيهي الممتاز في الإعداد هو نموذج خطاب تغطية تم اختباره بالممارسة للوثائق. بالطبع ، سيتغير محتواه وفقًا لاحتياجات المترجم ، لكن المخطط العام يظل دون تغيير.

خترون ا.

شارع. Vasilievskaya، 3،

كوكينو - 31005

رقم 562 بتاريخ 2015/4/05

عزيزي إيفان فاسيليفيتش!

استجابة لطلبك رقم 12/389 بتاريخ 04/01/2015 بشأن إجراء فحص مضاد غير مجدول في الموقع ، أبلغنا بما يلي.

تم الاستيلاء على جزء من المستندات المتعلقة بالعلاقات القانونية التعاقدية مع PE من قبل Gideon على أساس بروتوكول الحجز المؤرخ 03/02/2015 (مرفق نسخة) نرسل لك المستندات الموجودة تحت تصرف الشركة في شكل نسخ مصدقة حسب الملحق.

التطبيق (إجمالي 6 أوراق):

1. نسخة من أمر الدفع بعلامة بنكية رقم 3 بتاريخ 15/01 / - ورقة واحدة.
2. نسخة من أمر الدفع بعلامة بنكية رقم 6 بتاريخ 14 فبراير 2015 - ورقة واحدة.
3. نسخة من مستند التوفيق بموجب اتفاقية التوريد رقم 56 / س بتاريخ 14/12/12 - ورقة واحدة.
4. نسخة من محضر الضبط مؤرخ في 02.03.15 - 3 أوراق.

Golokhvastov F. E.

الفنان: Pupko A.V.

هذه "المرافقة" مناسبة للعديد من المواد الصادرة بناءً على طلب الحكومة والتنظيمية و تطبيق القانونعليك فقط تعديله قليلاً ليناسب احتياجاتك.

خطاب تغطية لوثائق العقد

عند إبرام عقود العمل ، غالبًا ما ينشأ الموقف عندما يكون الأطراف المقابلة بعيدين جغرافيًا عن بعضهم البعض ولا يمكنهم تحمل تكاليف السفر إلى مدينة أخرى لتوقيع اتفاقية.

في هذه الحالة ، يصبح تصميم خطاب الغلاف نوعًا من المنارة التي تسمح لك بإبرام عقد صحيح قانونيًا عن بعد ، دون لقاء شخصي مع الممثلين. بمساعدة خطاب تغطية ، لا يمكن لأحد الأطراف فقط إرسال نماذج العقد الموقعة من قبله للنظر فيها ، ولكن أيضًا تحديد موقفه كتابةً بشأن القضايا الجوهرية للاتفاقية.

بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك خطاب الغلاف تسجيل ما تم إرفاقه وكميته وإرساله إلى المرسل إليه. على سبيل المثال ، يمكن ذكر المحتوى على النحو التالي.

"نرسل لك نسختين من العقد لتوفير خدمات المعلوماتموقعة ومختومة من قبلنا. نقترح النظر في هذه المسودة ، وفي حالة الاتفاق ، توقيع العقود من خلال إعادة إحدى النسخ الموقعة إلى عنواننا. المرفقات: مسودة عقد من نسختين على 6 أوراق لكل منهما.