مذكرة خدمة لشراء عينة خرطوشة. ما الذي يجب أن تنتبه إليه؟ مذكرة لسداد النفقات وتخصيص الأموال لرحلة عمل

مذكرة- هذه وثيقة داخلية يتم من خلالها الاتصال بين الموظفين بشكل رسمي مكتوب. يتم تقليل محتواها إلى المهام ، وأداء أي مهام ، وما إلى ذلك ، أي قضايا العمل. على الرغم من أن كتابة المذكرة أمر بسيط ولا تخضع لقواعد صارمة للغاية ، إلا أنك تحتاج إلى معرفتها. في هذه المقالة ، سننظر في إجراءات تجميع هذه الوثائق والأنواع وما إلى ذلك.

صفة مميزة

إن طبيعة مذكرة الخدمة إعلامية ومرجعية ، مما يعني أنها تحتوي على إخطارات ورسائل وإرشادات معينة وما إلى ذلك. تتعلق القضايا المثارة فيها بالموظف المحدد الذي تم إرسال الرسالة إليه. بمعنى آخر ، المذكرة هي مجموعة أدوات للتواصل داخل المؤسسة.

ملاحظة: لم يثبت التزام المذكرة. هذه وثيقة إضافية ، على الرغم من أنه يمكن وضع الأوامر والتعليمات على أساسها.

ممارسة

تعتبر المذكرة من الوثائق المستخدمة بكثرة ، وفي الوقت نفسه ، لا يتم تضمينها في قائمة أوراق الإدارة المصنفة رسميًا. على نطاق واسع ، يصبح اتصالًا على المستوى الأفقي: أي أنه يتم تجميعه بواسطة موظف في قسم ما لنقل طلب أو اقتراح إلى موظف آخر.

هام: يجب أن تكون حالات كائنات التحكم التي يتم الاتصال بينها بواسطة مذكرة الخدمة مكافئة. خلاف ذلك ، لا تعتبر الوثيقة مذكرة ، ولكن مذكرة.

أغراض الاستخدام

يمكن استخدام مذكرة للعمل في حالات مختلفة.

وهنا بعض الأمثلة:

• لمكافأة موظف ؛
• لإرسال موظف في رحلة عمل ؛
• إبلاغ قسم اللوجستيات عن عطل في المعدات ؛
• إخطار رئيس الأمن من رئيس أي وحدة أخرى بضرورة دخول أشخاص غير مصرح لهم (غير موظفين) إلى مبنى الشركة ، مع توضيح الأسباب ؛
• طلب في شكل مذكرة مرسلة إلى قسم المحاسبة لتخصيص موارد مادية لاحتياجات معينة ، إلخ.

حالات منفصلة لتجميع المذكرات

على الرغم من أن المذكرة تعتبر ورقة داخلية ، إلا أن أحد أنواعها هو مستند يتم إرساله إلى لجنة التصديق. ومع ذلك ، لا يزال استخدام الملاحظات حصريًا لاتصالات العمل أكثر شيوعًا.

كيف تكتب مذكرة؟

القواعد الأساسية لتجميع المذكرة مماثلة لأي قواعد أخرى. وهي تشمل الكتابة على ورقة A4 ، والتعليمات من من وإلى من يتم إرسالها ، والتأكيدات مع التاريخ والتوقيع. ولكن كيف تكتب مذكرة مطابقة لجميع المتطلبات؟

• في الوسط (من الممكن أيضًا وضعه على الجانب الأيسر من الورقة) ، اكتب العنوان المقابل للمستند ؛
• هناك خياران لكتابة التاريخ - كيف تماما الترقيم العربيوبيان الشهر بالكلمات ؛
• في العنوان الرئيسي ، يمكنك إضافة وصف قصيرمحتوى الوثيقة
• يجب أن تكون المعلومات حول المرسل والمستلم كاملة: الاسم الأول واسم العائلة واسم العائلة والاسم الكامل للمنصب والقسم (القسم) الذي يرتبط به هذا المنصب.

ردًا على سؤال حول كيفية كتابة المذكرة ، لم يتم تضمين تفاصيل وسمات هذا المستند فحسب ، ولكن أيضًا المحتوى الذي يجب أن يكون عليه.

الورقة المعنية لا تتطلب جافة جدا و لغة رسمية- يُسمح بالسرد الحر الذي يعكس على وجه التحديد سبب الكتابة.

المحتوى مقسم إلى جزئين. أولها يسمى الديباجة. يتحدث بإيجاز عما دفع المنشئ لكتابة مذكرة وإرسالها إلى موظف معين.

يعتبر الجزء الثاني هو الجزء الرئيسي ، كما أنه أكثر ضخامة من المقدمة. يتضمن هذا النص بيانًا بالطلب أو الاقتراح المباشر. يمكنك إضافة تحليل للوضع والاستنتاجات والنتائج إليها.

النموذج

عندما تُسأل بعض الشركات عن كيفية كتابة مذكرة ، ما عليك سوى تزويد موظفيها بنموذج خاص. ولكن ، تجدر الإشارة إلى أن هذا ليس توحيدًا إلزاميًا - يوفر GOST أحكامًا استشارية فقط (فيما يتعلق بالخطوط والأبعاد والفواصل الزمنية) بدون عينة معتمدة. ومع ذلك ، إذا كان هذا موجودًا في شركة معينة ، فمن الأفضل التمسك به.

الخدمة والمذكرات

أعلى قليلاً في الملاحظة تمت الإشارة إلى كيفية اختلاف مذكرات الخدمة ومذكرات المذكرة. لكن الكثير من الناس ما زالوا يميلون إلى الخلط بينهم.

الأخطاء الأكثر شيوعًا هي:

• مذكرة لموظف من موظف إلى رئيس (في الواقع ، مذكرة) ؛
• حول زيادات الأجور ؛
• عن ترقية.

الأخيرين يشيران إلى الإشارة ليس على المستوى الأفقي ، ولكن على المستوى الرأسي ، مما ينفي تعريف المذكرة.

هام: يعد تقسيم المذكرات إلى مذكرات وملاحظات توضيحية أمرًا غير صحيح مسبقًا.

التسجيل

يتم تسجيل جميع المذكرات في السجل. اعتمادًا على كيفية تنظيم تدفق المستندات في كل شركة معينة ، يمكن للشخص الذي قام بتجميع الورقة أو الشخص الذي استلمها القيام بذلك. في أي من الحالات ، يتلخص هذا في حقيقة أن المذكرة مخصصة لرقم فريد يجب الإشارة إليه في نصها.

مذكرة عينة

"قسم المبيعات مدير الشعبة تقنيات المعلوماتفي أ. كوتساكو
مذكرة
№ 19-43/102
13 أبريل 2015
حول اختبار حالة جهاز الكمبيوتر لأدائه
اعتبارًا من 04/10/2015 ، واجه الكمبيوتر الشخصي لـ R.D. Maksimenko ، موظف قسم المبيعات ، أعطالًا منتظمة ، وهي: إعادة التشغيل دون إصدار أمر الكمبيوتر هذا ، ومشاكل تشغيل / إيقاف تشغيله ، ووميض الشاشة. نتيجة لما سبق ، أطلب منكم إجراء التشخيصات اللازمة من قبل المتخصصين في قسمكم من أجل تحديد أسباب المشاكل ، وكذلك القضاء عليها بنجاح. أقترح إصدار نتائج الاختبار كتابيًا ، مع تلخيص إجراءات أخرى: إصلاح أو استبدال الجهاز.

افترض أنه اتضح أنه لا يمكن إصلاح جهاز الكمبيوتر. في هذه الحالة ، نصدر مذكرة لشطب المعدات.

مثال على ملاحظة لشطب المعدات

"قسم المبيعات ، مدير إدارة اللوجستيات M. A. Oleinik
مذكرة
№ 21-45/104
من 16 أبريل 2015
حول شطب جهاز كمبيوتر لا يعمل
اعتبارًا من 04/10/2015 ، تعرض R.D. Maksimenko ، موظف قسم المبيعات ، لأعطال منتظمة في الكمبيوتر الشخصي. نتيجة لذلك ، أظهرت التشخيصات التي أجراها متخصصون في قسم تكنولوجيا المعلومات ما يلي: لا ينبغي استخدام الكمبيوتر الشخصي. في هذا الصدد ، أطلب منك شطب المعدات المذكورة أعلاه بسبب عدم قابليتها للتشغيل.

رئيس القسم L. A. Kudryavtsev "

بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج إلى ملاحظة أخرى - لاستبدال المعدات التي تم إيقاف تشغيلها.

مذكرة استبدال المعدات

"قسم المبيعات ، مدير إدارة اللوجستيات M. A. Oleinik
مذكرة
№ 22-46/104
من 17 أبريل 2015
حول استبدال جهاز كمبيوتر مكسور
تم إيقاف تشغيل الكمبيوتر الشخصي لأخصائي القسم ، Maksimenko R. D. ، ويلزم استبداله بسبب عدم قابليته للتشغيل (وفقًا للوثيقة رقم 20-44 / 103 بتاريخ 15/04/2015). أطلب منك توفير معدات جديدة تتوافق مع معايير الجهاز الذي تم إيقاف تشغيله. الرجاء الإبلاغ عن الانتهاء كتابة. مرفق بالمذكرة تقرير من قسم تكنولوجيا المعلومات عن التشخيصات التي تم إجراؤها ونتائجها.

رئيس القسم L. A. Kudryavtsev "

أخيرا

عادة لا تسبب كتابة المذكرة مشاكل. هذه الوثيقة الداخلية هي وسيلة مألوفة إلى حد ما للاتصال بين مراحل مختلفةإدارة. يمكن أن تحدث الحواجز الشرطية فقط بسبب "الخلط" بين المذكرات وملاحظات الخدمة (تشير المقالة إلى كيفية اختلافها).

في بعض الشركات ، يتم إعداد المذكرات حصريًا وفقًا للعينة المقدمة والمعتمدة (في هذه الحالة من الأفضل تخزين نماذج خاصة لها) ، وفي حالات أخرى يكون أكثر من مجاني.

عند تجميع هذا المستند ، يجب أن تسترشد بنفس القواعد المطبقة على الأوراق الأخرى - الخط والتباعد وفقًا لـ GOST والتاريخ والتوقيع لصحة الملاحظة.

بشكل عام ، المذكرة عبارة عن مجموعة أدوات مريحة للغاية ، يسهل إتقانها ، وإذا تم استخدامها بشكل صحيح ، يتم ملاحظة عمل جيد التنسيق وواضح لفريق من المنظمات. يساعد في الحفاظ على علاقة متماسكة بين الإدارات ويقوي أيضًا الهيكل الذي تشكله.

المذكرة هي وثيقة معلومات ومرجعية ، وأداة المراسلات التجاريةداخل المنظمة.

يتم وضع مذكرة من أجل تسليط الضوء على أي قضايا عمل تتعلق بعمل قسم أو موظف معين ، يعتمد حلها على وحدة هيكلية أخرى في المنظمة أو الموظف.

تتم كتابة المذكرات ، على عكس المذكرات ، بين الوحدات الهيكلية أو الموظفين الذين لهم صفة رسمية معادلة وليسوا تابعين مباشرة.

لمكافآت الموظفين

المذكرة الخاصة بالمكافآت هي الأساس لإصدار أمر لتشجيع الموظف ، ويضعها رئيس القسم باسم الإدارة العليا ، وتحدد أسباب وأسباب المكافآت ، وبيانات الموظف و المترجم. لكي ينظر الرئيس في ذلك ، من الضروري تسجيل ملاحظة. بعد اتخاذ القرار بشأن المكافأة ، يتم إصدار أمر.

عن زيادة الراتب

LLC "شركة"

الأمر رقم 25 \ 10982 بتاريخ 25 نوفمبر 2010

على زيادة راتب إيفانوف ف.

نظرًا لأداء المبيعات الجيد للمدير Ivanov V.A. بحسب نتائج الربع الأول من عام 2010

انا اطلب:

1. تحديد راتب رسمي بمبلغ 25000 (خمسة وعشرون ألف) روبل اعتبارًا من 1 ديسمبر 2010 لمدير قسم المبيعات إيفانوف فيكتور أليكساندروفيتش.

2. كبير المحاسبين Vasilyeva A.V. ضمان الدفع في الوقت المناسب للراتب المحدد في الفقرة 1 من هذا الأمر والمبالغ الأخرى المحسوبة على أساسه.

3. إلى رئيسه خدمة الأفرادفيدوروف جي:

3.1 في التوظيفإجراء تغييرات بتحديد الراتب لمنصب مدير المبيعات عند 25000 (خمسة وعشرون ألف) روبل.

3.2 اختتم مع إيفانوف ف. اتفاقية إضافية على عقد العمل بتاريخ [التاريخ عقد التوظيف] [رقم عقد العمل] بشأن إنشاء راتب قدره 25000 (خمسة وعشرون ألف) روبل اعتبارًا من 1 ديسمبر 2010.

2.4 للتعرف على هذا الطلب ، قام Ivanov V.A. تحت الرسم.

المدير العام لشركة ذات مسؤولية محدودة "شركة"

زدانوف ف.

أنا على علم بالطلب من قبل ____________________ Vasilyeva A.V.

على دراية بالترتيب ____________________ Fedorov G.I.

تعرفت على الأمر ____________________ Ivanov V.A.

يمكن أن يكون أساس زيادة الراتب بمثابة:

- مذكرة من رئيس الدائرة التي ينتمي إليها الموظف

- زيادة الأسعار في الدولة ونتيجة لذلك الحاجة إلى إعادة فهرسة رواتب الشركة - زيادة رواتب الموظفين

- احالة جديدة الواجبات الرسميةالموظف.

على عدم الوفاء بالالتزامات

مذكرة
04.10.2013 № 6

عن الفشل في أداء الواجبات

أوجه انتباهكم إلى أن سائق الشحن سوكولوف إيفان إيغوريفيتش لم يقدم السيارة المخصصة له (رقم C 042 MK 83) لإجراء فحص تقني مجدول ، وبالتالي انتهاك الأحكام المسمى الوظيفيمن 06.10.2010

فيما يتعلق بالانتهاك المرتكب ، أقترح إعلان توبيخ سوكولوف الأول.

يتم وضع مذكرة بشأن عدم الوفاء بالواجبات الرسمية على ورقة A4.

حول المخالفات في العمل

مدير عام قسم المعلومات

التكنولوجيا شركة بيسيدا ذ

مذكرة

09.12.2014 № 10-23/158

حول الانتهاك انضباط العمل

أبلغكم أنه بالأمس ، 12/08/2014 ، ولمدة ساعتين من الساعة 16-00 حتى نهاية يوم العمل ، غاب المتخصص في قسم تكنولوجيا المعلومات رومان فيكتوروفيتش فريغاتوف عن مكان العمل.

المستندات الثبوتية التي تثبت صحة أسباب الغياب ، فريغاتوف ر. لم تقدم.

فيما يتعلق بالانتهاك ، نظرًا لطبيعته المتكررة ، أقترح على Fregatov R.V. إصدار توبيخ.

رئيس القسم إي. ليوبيمشيكوف

بناءً على أمثلة المذكرات المقدمة ، أصبح من السهل الآن إنشاء الأمثلة الخاصة بك.

إيفجينيا ستريب

لشراء القرطاسية

توضح المذكرة "لشراء القرطاسية" حقائق الحاجة إلى الإنتاج لشراء كمية معينة من الأدوات المكتبية ، كما يتم إرفاق قائمة بالقرطاسية (الاسم والكمية).

حول تخصيص الأموال

الموظف __________________________/_____________/

متفق عليه

رئيس القسم __________________________/_____________/

اهتمام

تقع مسؤولية المحاسبة وتخزين الأدبيات المشتراة خصيصًا للأقسام على عاتق رؤساء هذه الأقسام.

قرار تخصيص الأموال لشراء الأدب:

مشرف

جامعة الشركات ___________________________ / ____________ /

المبلغ في الحجم

روبل ______________ / _____________ / "__" _______ 200_

أتعهد بتوفير السلع و شيكات أمين الصندوق، وكذلك الأموال غير المنفقة حتى 25 "____________" 200_g. ___________________________ / _____________ /

المقبوضات السلعية والنقدية ، وكذلك الأموال غير المنفقة بمبلغ

روبل _______________ / _____________ / "__" _______ 200_

إذا لم يكن كل موظف في المؤسسة بحاجة إلى إعداد مذكرات أو مذكرات ، فقد يطلب أي موظف تقريبًا عينة توضيحية عاجلاً أو آجلاً. كل نوع من هذه الأنواع من الوثائق الرسمية له غرضه الخاص المتمثل في طبيعة المعلومات والمرجعية. ضع في اعتبارك أنواع الملاحظات الأنسب لحالة معينة.

يُطلق على نوع المستند لأغراض إعلامية أو مرجعية موجه إلى شخص مخول ، على سبيل المثال ، رئيس قسم أو رئيس مؤسسة ، تقرير. التشريع لا يعطيها تعريفا واضحا ، والغرض منه هو تقديم الاستنتاجات والمقترحات من أجل تشجيع الرئيس على اتخاذ أي قرار.

يمكن إعداده بمبادرة من الموظف ووفقًا للشفقة بأمر من الرأس. في أغلب الأحيان ، بمساعدتها ، يتم تقديم اقتراحات تتعلق بالتحسين معدات تقنيةفي الإنتاج ، يعبرون عن عدم موافقتهم على أي قرار تتخذه الإدارة ، ويذكرون موقفهم في التعارض مع الزملاء.

عينة المذكرة التوضيحية

يفترض في النص الرئيسي لهذه الوثيقة صياغة موقف الفرد وتقديم عرض واضح للحجج بشأن مزايا القضية.

يميز الأنواع التاليةالمذكرات:

• الإبلاغ. لنفترض الإبلاغ عن اكتمال أي عمل أو مراحل ، وتنفيذ الأوامر ، وما إلى ذلك ؛
• معلوماتية. تم تجميعها لعرض النتائج والتفاصيل والتقدم وطرق أداء العمل. منتظمة
• مبادرة. تحتوي على المبادرات والاقتراحات والتوصيات وما إلى ذلك.

عينة مذكرة

يمكن أن تكون التقارير خارجية أو داخلية ، اعتمادًا على من هو المرسل إليه من المستند.

يتم توجيه العناوين الخارجية إلى رئيس مؤسسة أو مؤسسة أعلى. لتجميع هذا المستند استخدم أشكال عامةالشركات. وبحسب المثال ، يجب أن تتكون المذكرة من العناصر التالية:

• اسم المؤسسة أو المؤسسة ؛
• تواريخ
• فهرس؛
• عناوين التسجيل
• بيانات المرسل إليه ؛
• عنوان موضوع التقرير ؛
• النص المذكور ؛
• توقيعات الشخص المسؤول ؛
• الاسم الكامل لفناني الأداء مع رقم هاتف جهة الاتصال.

مذكرة بشأن عدم الوفاء بواجبات رسمية

يتم وضع المذكرات الداخلية باسم رئيس المنظمة ؛ وتستخدم الأوراق العادية لتصميمها. يحتوي هذا المستند على العناصر التالية:

• تعيين القسم؛
• عنوان الوثيقة ؛
• التاريخ ورقم التسجيل ؛
• عنوان الموضوع
• نص؛
• الاسم الكامل للمرسل إليه ؛
• التوقيع واللقب والأحرف الأولى من الاسم وكذلك موقف المترجم.

من أنواع الوثائق الداخلية مذكرة عدم الوفاء بواجبات رسمية. الغرض منه هو الإبلاغ عن عدم وفاء الموظف بواجباته المباشرة أو الوفاء بها بشكل غير لائق ، ويتضمن أيضًا اقتراحًا بتعيين هذا الموظف إجراءات تأديبية.

مذكرة الخدمة - مثال على الكتابة ومجلة محاسبة

أحد أنواع المذكرات هو الخدمة. إنها وثيقة إعلامية وتستخدم للتفاعل بين كائنات أفقية مختلفة (أي ليست تابعة لبعضها البعض) لهيكل الإدارة من أجل حل المشكلات المتعلقة بكفاءتها. كيف يتم كتابة المذكرة؟

لا يوفر المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة (OKUD) هذا النوع من الوثائق. في الوقت نفسه ، يتم استخدامها لأغراض صناعية مختلفة:

• لطلب المعلومات ؛
• عند إصدار التعليمات ؛
• كوثيقة مصاحبة ؛
• كرسالة معلومات.

يحتوي نص هذا النوع من المستندات على بيانات حول سبب إصداره ، أي طلب ، تطبيق ، عرض ، إلخ. قد يحتوي على معلومات حول الاجتماعات المنعقدة ، وتحركات الموظفين ، وأي تغييرات في عمل المنظمة وأقسامها ، إلخ. قد يحتوي المستند أيضًا على معلومات لخدمة الأمن حول الموظفين الذين يعملون في عطلات نهاية الأسبوع للسماح لهم بدخول مباني الشركة.

من أجل النجاحات العمالية للموظفين ، يمكنهم ، مع هدية قيمة أو لقب ، الحصول على دبلوم. لهذا الغرض ، يتم وضع مذكرة للجائزة من قبل رئيس القسم أو النقابة أو الفريق.

مذكرة خدمة للجائزة

لا توجد متطلبات صارمة لتنفيذ مذكرة في التشريع. ومع ذلك ، فإن عينة من ملء مذكرة تشبه في شكلها مذكرة ؛ يمكن تطويرها وتجميعها مباشرة في المنظمة ، مع مراعاة خصوصيات المؤسسة.

من أجل التحكم في الوثائق ، يجب الاحتفاظ بسجل خاص. وفقًا لعينة سجل ملاحظات الخدمة ، قد تحتوي على بيانات حول أرقام التسجيلالمستندات وتاريخها واسمها أو ملخص، معلومات حول المسؤول الذي وقع المستند ، إلخ.

عينة من مجلة تسجيل مذكرات الخدمة

بالإضافة إلى تسجيل دفتر اليومية ، يتم أيضًا توفير البطاقة أو المحاسبة التلقائية للوثائق.

نموذج المذكرة التفسيرية

لتوضيح ظروف أي أحداث ووقائع ، يتم تقديم مثل هذا النوع من المستندات كمذكرة توضيحية ، تم إعدادها بواسطة موظف في المؤسسة باسم مسؤول أعلى.

من المفترض أن تكتب بخط اليد في نسخة واحدة على ورقة عادية باسم الشخص الذي طلبها. تقدم بعض المنظمات لتنفيذ مذكرة توضيحية على جهاز الكمبيوتر. لم يتم تحديد شكل المذكرة التفسيرية على المستوى التشريعي ، ومع ذلك ، في بعض المؤسسات هناك أشكال موحدة لتنفيذها. في الوقت نفسه ، تعتبر الملاحظة التفسيرية التي لم يتم وضعها في النموذج صالحة.

وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي (المادة 193) ، قبل تطبيق عقوبة تأديبية على الموظف ، يجب طلب مذكرة توضيحية منه ، حيث يمكن للموظف الإبلاغ عن ظروف وأسباب الإجراءات المتخذة.

يمكن صياغة الملاحظات التوضيحية إما من قبل الموظف أو من قبل الوحدة الهيكلية ككل.

لحل مختلف الصناعية و القضايا التنظيميةموجود المراسلات التجارية الداخلية. في عملية الحفاظ على الوثائق ، يتم تجميع العديد من المذكرات.

يمكن أن تكون أيضًا تقارير وأوامر وما إلى ذلك. في معظم الحالات ، هذه المستندات الداخليةقريب جدًا من طابع الكتابة ، فقط بالاعتماد على الهدف الأسمىوأسباب الكتابة ذات طبيعة تنظيمية وقانونية مختلفة.

إذا كانت المذكرة لها غرض محدد أو تعمل على إصلاح تكاليف الموارد المالية ، فعندئذٍ تكون موجودة بدون فشلتعلق على الجنرال القوائم المالية(على أساس حقيقة محددة ، يقوم قسم المحاسبة بتسجيل وإجراء معاملات الإنفاق والدخل).

تساعد المذكرات ذات الطبيعة المختلفة على حل المشكلات الحالية المختلفة بسرعة وهي وثيقة داعمة لحقائق محددة.

يجب الاحتفاظ بملاحظات الخدمة ، وفقًا لنوعها وطبيعة كتابتها ، لعدد معين من السنوات (يمكن أن تكون الشروط من سنة واحدة أو 3 أو 5 سنوات أو يتم تخزينها بشكل دائم).

متطلبات إيداع مذكرة

وفقًا للإطار التشريعي (GOST 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة" نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات الأعمال الورقية ") يجب أن تحتوي المذكرة:

1. إشارة إلى من يتم توجيه الوثيقة إليه (مسؤول ، أو وحدة هيكلية ، أو منظمة معينة) ؛
2. اسم المرسل إليه (على وجه التحديد الذي تم إرسال المستند إليه) ؛
3. عنوان المستند (بتنسيق هذه القضيةيشار إلى "مذكرة") ؛
4. رقم تسجيل مذكرة الخدمة ؛
5. تاريخ الكتابة
6. العنوان إلى النص (مثال: "على شراء القرطاسية للدائرة" ، "في الإجراءات التأديبية" ، إلخ) ؛
7. النص نفسه ؛
8. التاريخ والتوقيع ، من قام بتجميع المذكرة (من الضروري الإشارة إلى الموقف) ؛

عند كتابة مذكرة ، يجب عليك الالتزام بالقواعد التالية:

• الإشارة الصحيحة لجميع التفاصيل ؛
• التقيد الصارم بأسلوب الكتابة الرسمي ؛
• ترتيب المستند بالتسلسل الصحيح ؛

من يمكنه كتابة مذكرة

يمكن عمل مذكرة من قبل كل من العمال العاديين وإدارة المنظمة. هذه هي الوثيقة التي تحكم اتصال الكائنات مع التحكم الأفقي.

إدارة المستندات الإلكترونية

تتمثل الأهداف الرئيسية لكتابة المذكرات في حل المشكلات التنظيمية الحالية المتعلقة بالإدارة الاقتصادية والقاعدة المادية والتقنية ، دعم المعلومات، الإجراءات التأديبية ، إلخ.

غالبًا ما تستخدم المنظمات الرائدة النظام إدارة المستندات الإلكترونيةلإصلاح البيانات والحقائق المختلفة: يقوم المبرمجون بتطوير برنامج خاص ، ويتم تسجيل عمل المنظمة باستخدام تسجيل الدخول وكلمة المرور (يتم توفيرهما من قبل قسم شؤون الموظفين) وبعد إدخال قسم معين من برنامج إدارة المستندات ، يختار الموظف قسم "المذكرة" ويملأ بالفعل الحقول المفقودة.

حظيت سهولة استخدام إدارة المستندات الإلكترونية بتقدير العديد من الشركات للأسباب التالية:

• يتم تعيين رقم المستند (بطاقته) تلقائيًا ؛
• يتم الاحتفاظ بجميع المستندات في أرشيف إلكتروني(بشكل رئيسي بالسنوات) ؛
• للبحث عن وثيقة معينة ، يكفي أن تعرف مجموعة الحد الأدنىمعلومة؛
• التوفير في إيجار الورق والتخزين ، وما إلى ذلك ؛

لكن العديد من المنظمات لا تزال تستخدم الوسائط الورقية عند كتابة المذكرات.

في قسم شؤون الموظفين ، هناك غالبًا بالفعل أمثلة جاهزةالمذكرات لأغراض مختلفة ويحتاج الموظف فقط إلى الاتصال بمسؤول شؤون الموظفين وبيان سبب كتابة مذكرته.

إجراءات النظر في المذكرة

بعد كتابة المذكرة ، يتم تسجيلها من قبل الموظفين المسؤولين ، ثم تقديمها للنظر فيها الأشخاص المسؤولين(التي تحدد حقيقة القراءة وتضع الملاحظات المناسبة) وبعد كل هذا يتم إرسالها إلى المرسل إليه. يضع المرسل إليه قراره بالفعل ("متفق عليه" ، "مرفوض" ، "تمت المراجعة" ، "مكتمل" ، إلخ. اعتمادًا على الغرض من كتابة المذكرة والنتيجة النهائية للإجراء بعد الاستئناف من قبل موظف الشركة).

مطالب جامدة من الإطار التشريعيلا لكتابة المذكرات ، ولكن ما زلت بحاجة إلى الإشارة إلى جميع النقاط بشكل صحيح (وفقًا لـ المتطلبات العامةسير العمل).

مثال على كتابة المذكرة

مدير شركة Rostok LLC
Samelyuk Anatoly Petrovich. صامليوك اناتولي بتروفيتش
مدير مبيعات في Rostok LLC
كوزنتسوفا أوكسانا إيفانوفنا
(يمكنك تحديد بيانات جواز السفر ، وعنوان الإقامة أو عنوان العمل ، ورقم موظفي الموظف ، والذي يتم تعيينه عند التقدم لوظيفة)
25 ديسمبر 2014
العدد 31 المؤرخ 25 ديسمبر 2014 (رقم التسجيل)

مذكرة

فيما يتعلق بتمديد رحلة العمل إلى موسكو ، وفقًا لبيانات الوثيقة رقم 27 بتاريخ 15 ديسمبر 2014: كان من المفترض أن تكون مدة رحلة العمل من 17 ديسمبر 2014 إلى 20 ديسمبر 2014 ، لكن مدة رحلة العمل: من 17 ديسمبر 2014 إلى 23 ديسمبر 2014 العام ، فيما يتعلق بحل القضايا التنظيمية ذات الصلة. تم تقديم تقرير العمل المنجز إلى رئيس قسم المبيعات في Rostok LLC Kramar Nikolay Nikolaevich.
تذاكر المغادرة والوصول مرفقة. أطلب منك تخصيص المبلغ المناسب من بدل السفر - بمبلغ 10 آلاف روبل.

25.12.2014
مدير مبيعات في Rostok LLC
Kuznetsova O. I. (والتوقيع الشخصي).

إذا احتلت إحدى المذكرات عدة أوراق بحجم A4 ، فسيتم ترقيم كل منها.

المسافة الفارغة

عمل مذكرة ل نسخة ورقية، يجب عليك الالتزام بالمسافات البادئة التالية:

• المسافة البادئة اليسرى (الهامش) - من 2.5 إلى 3.5 سم (مكان لحفظ المستند) ؛
• المسافة البادئة اليمنى - من 1.25 إلى 2.5 سم ؛
• المسافة البادئة العلوية - 2 سم على الأقل ؛
• مسافة بادئة أقل - 2 سم على الأقل ؛

إذا نظرنا مبادئ عامةعند كتابة مذكرة ، فإن هذه الوثيقة هي حصريًا مساعدة بطبيعتها ، ومعلومات محددة ، وبالتالي فهي تبدأ في اتخاذ قرار إداري معين.

نوسكوفا إيلينا

لقد كنت في مهنة المحاسبة لمدة 15 عاما. عملت كمحاسب رئيسي في مجموعة شركات. لدي خبرة في اجتياز عمليات التفتيش والحصول على القروض. على دراية بمجالات الإنتاج والتجارة والخدمات والبناء.

إجراء شكلي يستغرق وقتًا وجهدًا - هذا هو عدد المذكرات ، والخدمة والملاحظات التوضيحية ، وغالبًا لا ترى الفرق بينهما. من المقبول عمومًا أن التقارير والمذكرات التفسيرية مرتبطة بتطبيق العقوبات التأديبية. في الواقع ، لا يتم استخدامها لهذا الغرض فقط. سنخبرك بالموقف المناسب لكتابة ملاحظة وكيفية القيام بذلك بشكل صحيح.

لماذا هناك حاجة إلى الملاحظات

بادئ ذي بدء ، جميع الملاحظات هي معلومات ووثائق مرجعية لـ الإدارة التشغيلية. بمساعدتهم ، يتم تبادل المعلومات داخل الشركة (على سبيل المثال ، بين الإدارات المختلفة أو بين الفروع والمكاتب التمثيلية والمكتب الرئيسي). المعلومات الواردة في الملاحظات لا تحتوي على أوامر ، لكنها قد تصبح أساسًا لاعتماد بعضها قرار الإدارةولكن لا يمكن إلا أن تؤخذ في الاعتبار.

لكن كتابتها ليست سهلة. بعد كل شيء ، لا توجد تعريفات للمفاهيم ، ولا توجد قواعد لتجميع الملاحظات في المعيار الأعمال القانونية. دعونا نحاول تشكيلها بأنفسنا.

كيف تختلف الملاحظات؟

من أجل الوضوح ، نعرض الاختلافات الرئيسية في الجدول.

الخصائص	مذكرة	مذكرة	رسالة تفسيرية
جوهر المذكرة	يبلغ عن الوضع الحالي ، أو الظاهرة أو الحقيقة التي حدثت ، والعمل المنجز ؛ يحتوي على استنتاجات واقتراحات المترجم	<или>يبلغ عن الحاجة إلى حل القضايا التشغيلية. وفي الوقت نفسه ، ليس من الضروري أن تُدرج في المذكرة الأسئلة التي يمكن حلها شفهيًا والتي لا تتطلب توثيقًا ؛ <или>يحتوي على طلب ، معلومات عند الطلب ، توضيح المهمة ، توضيح ، طلب ، عرض	يشرح أسباب أي حدث أو حقيقة أو فعل أو حادث ، بما في ذلك انتهاك نظام العمل ، وعدم الامتثال للتعليمات ، والانحرافات عن قواعد العمل المعمول بها ، وحدوث حالات الطوارئ (حادث ، حادث ، سرقة ، إلخ). إذا رغبت في ذلك ، يمكن أيضًا إصدار التفسيرات المكتوبة المطلوب وضعها لفرض عقوبة تأديبية على الموظف كملاحظة توضيحية و فن. 192 ، الجزء 1 من الفن. 193 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ؛ كتاب روسترود بتاريخ 2011/06/06 رقم 1493-6-1
توجيه	إدارة الاتصال: <или>من الموظف إلى رئيس القسم ؛ <или>من رئيس القسم إلى رئيس الشركة ؛ <или>من رئيس الفرع إلى رئيس المكتب الرئيسي	المراسلات بين المديرين أو الموظفين واحد مستوى الإدارة, لا يخضعون لبعضهم البعض من حيث الموقف ، في القضايا التي تدخل في اختصاصهم	شرح (شرح) من مسؤول أدنى إلى أعلى
أنواع الملاحظات عن طريق التعيين	<или>الشروع في اتخاذ القرار ؛ <или>إعلامي بحت <или>التقارير		<или>شرح تصرفات موظف معين (قسم) ؛ <или>وصف حدث
هيكل	الجزء الاول- بيان بالأسباب أو الوقائع أو الأحداث التي أدت إلى كتابته ؛ القسم الثاني- إذا لزم الأمر - تحليل الوضع الحالي وجلبه والخياراتحل المشاكل؛ القسم الثالث- وصف الاستنتاجات أو الآراء أو الطلبات أو المقترحات المحددة لإجراءات محددة ينبغي ، في رأي المترجم ، اتخاذها		الجزء الاول- بيان بالوقائع التي أدت إلى كتابته ؛ القسم الثاني- وصف للأسباب موضحا الوضع الراهن. لا يحتويالاستنتاجات والاقتراحات
أنواع الملاحظات حسب درجة إمكانية الوصول	<или>وثيقة مفتوحة <или>وثيقة سرية
عينة من الملاحظات	عرض مكافأة لموظف معين	معلومات لدائرة الأمن حول الحاجة للسماح للعمال بدخول المبنى الذين سيعملون في يوم عطلة	شرح لقسم الإنتاج والتقنية حول أسباب تجاوز المواد الأساسية لمعايير الإنتاج (مرفق للاستمارة رقم M-29) وافق تعليمات من المكتب الإحصائي المركزي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 24/11/82 رقم 613

للأغراض الضريبية ، تعتبر جميع أنواع الملاحظات مهمة

في بعض الحالات ، يمكن أن تكون الملاحظة ، إلى جانب المستندات الأخرى ، بمثابة مستند أساسي للإثبات والتأكيد الوثائقي في المحاسبة الضريبية للمصروفات في الفقرة 1 من الفن. 252 قانون الضرائب للاتحاد الروسي، علي سبيل المثال:

• مذكرةمن الخدمة الإعلانية الخاصة بها ، والتي بموجبها لم تتجاوز فترة الاستخدام الفعلي لمقاطع الفيديو الإعلانية 12 شهرًا ، ساعدت الشركة على إثبات أن مقاطع الفيديو ليست أصولًا غير ملموسة وشطب التكاليف دفعة واحدة مرسوم FAS MO بتاريخ 16 مارس 2012 رقم A40-100845 / 10-4-498;
• لتأكيد المسافة المقطوعة بالسيارة بقراءات GPS-navigator (بدلاً من عداد المسافات) والتعرف على تكلفة الوقود ، فأنت بحاجة مذكرةإلى رئيس قسم النقل من السيد أن التفتيش قبل الرحلةأظهر عداد المسافات عطلًا الفقرة 1 من الفن. 252 ، الفرعية. 5 ص 1 فن. 254 قانون الضرائب للاتحاد الروسي. بناءً على هذه المذكرة (أو أي مستند آخر) ، سيتم إصدار أمر بضرورة تشغيل السيارة مع تشغيل الملاح وإصلاحه في بيان الشحنةشهادته خطاب دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 16 يوليو 2010 رقم ШС-37-3 / 6848;
• رسالة تفسيريةيمكن أن يكون مفيدًا:

• <или>لتلقي خصم ضريبة الدخل الشخصي لطفل الفرعية. 4 ص 1 فن. 218 قانون الضرائب للاتحاد الروسيفي حالة عدم وجود شهادة 2-NDFL من مكان العمل السابق. عندما الشخص منذ وقت طويللم يعمل وحصل على وظيفة مرة أخرى ، نحتاج إلى رسالته التوضيحية حول قلة الدخل ، تاريخ التوظيفوطلب مكتوب للخصم ق خطاب خدمة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 30 يوليو 2009 رقم 3-5-04 / [بريد إلكتروني محمي] ;
• <или>لحل مسألة دفع تكلفة السفر في الإجازة. إذا كان الموظف برفقته في عدة أماكن أو مر عبر نقاط توقف في العبور ، فيجب تقديم مذكرة توضيحية من الموظف ووثائق سفره. كتاب وزارة الصحة والتنمية الاجتماعية مؤرخ في 20 فبراير 2009 رقم 194-13.

من الواضح أنه إذا كانت المذكرة المستند الأساسي، إذًا يجب أن يحتوي على جميع تفاصيل مثل هذا المستند و الفقرة 2 من الفن. 9 من قانون 21 نوفمبر 1996 رقم 129-FZ.

كيف تكتب الملاحظات بشكل صحيح

يجد العديد من الموظفين صعوبة في كتابة الملاحظات ، لأن هذه وظيفة غير عادية بالنسبة لهم. لتسهيل المهمة ، قم بتوفير قواعد الصياغة ، بالإضافة إلى نماذج الملاحظات في قانون تنظيمي محلي ، على سبيل المثال ، في تعليمات عمل المكتب ، وتعريف الموظفين بها. قد يبدو جزء من التعليمات هكذا ، على سبيل المثال.

تمت الموافقة عليها بأمر لشركة Alpha LLC
بتاريخ 27 ديسمبر 2011 رقم 123

تعليمات العمل المكتبي ذ م م "ألفا"

4.10. ملاحظات (تقارير ، مكتبية ، توضيحية)

4.10.4. تتكون كل ملاحظة من التفاصيل التالية:

• اسم الوحدة الهيكلية - مترجم الملاحظة ؛
• اسم نوع المستند - مذكرة أو خدمة أو ملاحظة توضيحية ؛
• تاريخ الوثيقة - تاريخ التوقيع (بالأرقام العربية بالتسلسل: اليوم ، الشهر ، السنة) ؛
• المرسل إليه - f. و. حول. وموقف الشخص الذي يتم توجيه الملاحظة إليه (في مفعولية غير مباشرة);
• عنوان النص ، والذي يجب أن يبدأ بحرف الجر "حول" أو "حول" ؛
• ملاحظة حول وجود تطبيق (إن وجد) ، على سبيل المثال: "التطبيق: في نسخة واحدة. ل 3 لترات. "؛
• توقيع المترجم (منصب المترجم ؛ التوقيع الشخصي ونسخته (الاسم الكامل)).

4.10.5. النص مكتوب بضمير المتكلم المفرد.

يجب ألا يحتوي نص الملاحظة على التحيات والرغبات النهائية.

4.10.6. نماذج من التقارير وخدمة و ملاحظة توضيحيةترد في الملاحق رقم 15 ، 16 ، 17 للتعليمات.

عندما يحتاج الموظف إلى كتابة ملاحظة ، أعطه شكل جاهز، لكن عينة أفضل. نعطي أمثلة على تصميم الملاحظات المختلفة.

شركة ألفا المحدودة المسؤولية

محاسبة

إلى الرئيس التنفيذي
ألفا ذ
أنا. ستاسوف

رئيس الموارد البشرية
S.V. كليموفا
الأسباب الواردة في الشرح
يعتبر عدم الاحترام.
تطبيق الإجراءات التأديبية
في شكل ملاحظة إلى T.I. بوجدانوفا

رئيس الحسابات
الجحيم. زاروفوي
اتخذ الإجراءات اللازمة لاستعادة محرك التوربينات الغازية

30.08.2012

رسالة تفسيرية
بتاريخ 30.08.2012 رقم 12

حول أسباب فقدان GTD الأصلي

حدثت الخسارة في 2012/08/29 من CCD الأصلي للإمداد بموجب العقد المبرم مع Bonduelle ، فرنسا ، بتاريخ 04/20/2012 رقم 0007/5 لمجموعة من البازلاء الخضراء (Gatchinsky Customs Post) عندما كان هذا المستند تصويرها.

لم يتم تصميم آلة التصوير المكتبية لنسخ المستندات الورقية الخفيفة تلقائيًا. تم نسخ GTD الأصلي ، الذي كان له وزن ورق تتبع ، تلقائيًا مع مستندات أخرى ذات وزن ورق أعلى. نتيجة لذلك ، تم تشويش GTE الأصلي وانحشاره بين بكرات آلة التصوير. عند محاولة استخراجه ، تم تقسيم المستند إلى أجزاء صغيرة لا يمكن إصلاحها وغير مقروءة.

وثيقة مألوفة مع:

30.08.2012

رئيس الحسابات