Етикет на делова кореспонденция. Бизнес кореспонденция: език, етикет, правила

Глава 19 Брачен етикет Ако на сватбата са поканени голям брой гости, известията трябва да бъдат изпратени 2-3 седмици предварително.Такива известия могат да бъдат два вида: кратка информацияза самия факт, неговата дата и място или подробности с

Глава 20. СЕМЕЙНИЯТ ЕТИКЕТ ПРЕЗ 19 ВЕК се смяташе, че съпругът трябва да бъде главата, а съпругата - душата на къщата. Но за да може този принцип да действа в момента, е необходимо да се знаят и спазват основните правила на семейния етикет не само за съпругите, но и за техните съпрузи, деца, а също и за уважавани

Глава 21 Етикет на подаръците различни поводи- за рожден ден, за имен ден, в деня на получаване на диплома или защита на дисертация, за сватба, за Нова година. Подаръкът трябва да е израз на добро отношение към човек, а на празници -

Глава 22 Етикет на траура Никой не умира преди часът му. Времето, което ще остане след теб, не е повече твое от това, което е минало преди да се родиш; и вашия бизнес тук. Мишел дьо Монтен Нашият живот, за съжаление, се състои не само от празници, но и от тъжни

Глава 2 Бизнес етикет

Етикет на мобилна кореспонденция Една от най-разпространените форми на комуникация в мобилните комуникации е текстовото съобщение – SMS. Но понякога тази услуга създава на потребителите много неудобства. Най-често това се дължи на факта, че собствениците мобилни телефони

Глава 3 Религиозен етикет Тези, които действат според църквата, както трябва, непрекъснато преминават през науката за благоговение пред Бога с посвещаването на всичко на Него. Теофан Затворник Въпросите на вярата и извършването на религиозни обреди винаги са били дълбоко лични, тъй като се отнасят до такива

Глава 8 Общ граждански етикет Всички правила за прилично поведение са известни отдавна, спирайки за малко - способността да ги използвате. Блез Паскал Правила за учтивост Начин на поведение в обществото, външна формаповедение, отношение към други хора, използвани в

ГЛАВА 9 Етикет за вечеря Имаме много учени хора по света, велики писатели, философи и поети, имаме страхотни художници и умни администратори, но имаме много малко хора, които знаят как да вечерят. Трябва да се търсят с фенер посред бял ден, както е търсил Диоген

Глава 18 Брачен етикет Ако на сватбата са поканени голям брой гости, уведомленията трябва да бъдат изпратени 2-3 седмици предварително.

Глава 19 Семеен етикет през ХIХ век. се смяташе, че съпругът трябва да бъде главата, а съпругата - душата на къщата. Но за да може този принцип да действа в момента, е необходимо да се знаят и спазват основните правила на семейния етикет не само за съпругите, но и за техните съпрузи, деца, а също и за уважавани

Глава 20 Етикет при поднасяне на подаръци Подаръци се правят на близки и приятели по различни поводи - за рожден ден, за имен ден, в деня на получаване на диплома или защита на дисертация, за сватба, за Нова година. Подаръкът трябва да е израз на добро отношение към човек, а на празници -

Глава 21 Етикет на траура Никой не умира преди часът му. Времето, което ще остане след теб, не е повече твое от това, което е минало преди да се родиш; и вашия бизнес тук. Мишел дьо Монтен Нашият живот, за съжаление, се състои не само от празници, но и от тъжни

Никога не подценявайте бизнес кореспонденцията. Заедно с делови разговорможе да бъде добра помощ в кариерата. Или обратното, разваляйте партньорства. Освен това успехът на сделката или придобиването на съюзници може да зависи от една дума. Бизнес имиджът се основава на способността за компетентно водене на кореспонденция.

Добрият оратор не е задължително да бъде добър писател. Дори ако бизнесменът е в състояние да спечели доверието на конкурентите с един поглед, да говори с всеки партньор, ако той е брилянтен провежда срещи и бизнес разговори, писмените документи може да са сухи и избелели. Много хора просто седят с часове на чистоТе не знаят откъде да започнат. Делова кореспонденция - Това е набор от правила и инструменти, които трябва да знаете, за да съставите компетентно всякакви документи.

Основната характеристика на писмената реч е използването и постоянното повторение на еднообразни речеви средства. В официалната кореспонденция често се срещат печати. Те позволяват по-добре изразете идея, изключете различни интерпретациитекст, за да стане по-сбит. Само този набор от клишета може да се използва за написване на документ или писмо. Стандартните фрази се използват в писмена реч от много десетилетия, така че всеки може лесно да състави текст. Не е нужно да избирате формулировката дълго време, защото всички те ще бъдат под ръка. Документи, използващи фрази за печат, се пишат за минути и не изискват много усилия.

Бизнес кореспонденцията не приема прекомерна емоционалност в презентацията. Има неутрален тон. Вместо емоционални средства за оценка се използват логически. Не използвайте диалектизми или разговорни изрази в документи. Табу се налага и на междуметия или думи със субективни наставки за оценка (умалителни, например). Модалните думи също са нежелателни за използване в официалната реч. Когато пишете текст, е необходимо да се съсредоточите върху фактите, а не върху емоционалния компонент. Документът трябва да следва ясна логика на представяне.

Семантичната точност не е просто правило, тя е важно условие, което гарантира практическата стойност на документа. Логическото представяне действа и като правен компонент. Ако изберете дума, която ще тълкува съдържанието по два начина, тогава значението може да се промени драматично. Целият текст ще придобие нежелана тоналност.

В бизнес кореспонденцията важна роля играе не само конструкцията на фрази, но и действителният компонент. Всяко съждение, всяка мисъл, изразена в документ, трябва да бъде подкрепена с достатъчен брой факти. Самите факти не трябва да са еднотипни или незначителни. При съставянето на документи е необходимо внимателно да подберете информация, да проверите всички данни и да обърнете внимание на тяхната надеждност. Ако всички факти отговарят на тези параметри, тогава читателят лесно ще разбере смисъла на написаното, няма да има нужда от допълнителни усилия или информация, за да разбере.

Освен това смисълът на повечето бизнес документида убеди читателя, да му предаде своята гледна точка. Компетентната и убедителна аргументация е основният инструмент за постигане на тази цел. Проверените данни, достатъчен брой факти и доказателства са основните компоненти на всеки документ: писма, бележкаили търговско предложение.

Етикет на речта на деловата кореспонденция

Като социалния етикет етикет на бизнес общуванее набор от правила, които са утвърдени в обществото. Нормата изисква спазването на тези правила при изготвяне на документи, при писмена комуникация с колеги и партньори.

В продължение на много години бизнес кореспонденцията е била свързана с лична кореспонденция, така че глаголите от първо лице са били използвани в документи. Тогава писмата започнаха да придобиват публичен характер и личните форми на кореспонденция престанаха да корелират с този характер. Следователно с течение на времето словесните формули, използвани в бизнес кореспонденцията, започнаха да се трансформират.

Изразите на вербална учтивост станаха обект на трансформация. Те започнаха да излизат от деловата реч, давайки път на фиксирани изрази. Днес има специални стабилни форми, които ви позволяват да изразите искане или отказ, напомняне или уведомление. Ще започнем да обясняваме характеристики на бизнес кореспонденциятас използването на местоимения.

При писане на документи личното възприятие не се прилага, тъй като предаваната информация е стандартна. Интересите, изразени в деловата кореспонденция, се изразяват не от конкретно лице, а от цяла организация или предприятие. Всички искания или петиции, описани в документите, са в първо лице множествено число, а не в единствено число. Тоест предполага се местоимението „ние“, а не „аз“. Самото местоимение "ние" обаче не се изписва. Публичният характер на обръщението се изразява чрез използването на глаголната форма. Окончанието на глагола точно определя вида на представяне в първо лице множествено число.

Специално внимание се обръща на формите за обезпечение. Използването на страдателен залог е за предпочитане. Например фразата „Не сте изпълнили задълженията си, подмяна на отоплителни батериине е произведен” изглежда твърде грубо, сякаш писателят обвинява конкретно лице за това. Използването на пасивния глас - "Задълженията за подмяна на радиаторите не са изпълнени" ви позволява да посочите самия факт на неизпълнение на задълженията и не носи обвинение. Виновниците са загатнати, но не са конкретно посочени.

Използването на валиден залог е препоръчително, когато се посочва длъжностно лице, което е източникът на описаните действия. Например "правната служба обяснява ..." В този случай е за предпочитане да използвате директния словоред и да изберете сегашно време като глаголна форма.

Използването на страдателен залог е свързано с естеството на предоставената информация. Ако е необходимо да се съсредоточите върху действието, а не върху изпълнителя, тогава можете да използвате пасивни гласови форми: изпратено е писмо, получено е заявление и др. Също страдателен залогподходящо в изречения, където обектът е очевиден. Например „сроковете за работата вече са определени“.

Освен това, правила за бизнес кореспонденциярегулират избора на глаголната форма. Несъвършеният аспект се използва за подчертаване нежелано действиекоето постоянно се повтаря. Например „Служителите рутинно нарушават правилата за безопасност“. Перфектният външен вид може да подчертае пълнотата на действието, например „Служителите са започнали своите задължения“.

Въпреки че документите са с неутрален тон, понякога е необходимо да се добавят допълнителни акценти. За това се използват уводни думи и изрази. Често уводните конструкции ви позволяват да облекчите напрежението в тона на историята. Така например твърде категорично звучи фразата „Моля, изпращайте документи във вашия офис“. Ако промените изречението, добавете уводна дума: „Моля, изпратете документи, които изглежда са във вашия офис“, тогава тонът ще стане неутрален, категоричността и напрежението ще изчезнат. Следователно цялото предложение ще отговаря на нормите на такт и учтивост.

Друг пример демонстрира придаването на уважителен тон на документ. Фразата „Вашата заявка не може да бъде удовлетворена“ е значително различна от фразата „За съжаление, вашата заявка не може да бъде удовлетворена“. Вторият вариант е по-приемлив за етикета на бизнес кореспонденцията. Така че можете да покажете уважението си, избягвайте прекомерната грубост.

Освен това уводните конструкции правят текста по-малко сух. Изречението „Моля, изпратете, ако е възможно, представител като експерт, който да определи качеството на нашите продукти“ би било в съответствие с правилата на бизнес етикета.

Използване уводни думии конструкциите правят бизнес текста по-малко сух и категоричен. С тяхна помощ можете да демонстрирате уважение към адресата, да покажете своята добра воля и деликатност. Това ви позволява да запазите професионалната гордост на адресата.

Най-често в документи и други официални текстове се използват форми на думата "уважаван". Ако поставите запетая след обжалването, тогава изречението ще се тълкува като неутрално, ежедневно. Ако се постави Удивителен знак, тогава ще посочи важността на документа, неговото значение.

Когато се говори за хора от една и съща професия, се използва изразът „скъпи колега“ (или „скъпи колеги“, когато става въпрос за група хора). фраза " Скъпи колеги” се използва по-често при писане на официални поздравления, тъй като носи емоционална конотация. Неутралният адрес просто използва думата "колеги".

Не всички бизнес писма са официални документи. регламентират, че при писане на текст от личен характер е за предпочитане да се обръщате към лице по име и бащино име. Фамилното име ще добави официалност, ще направи обжалването по-учтиво и официално.

За изясняване на отношенията между партньори или организации се изготвят текстове, състоящи се от две части. Първата част обосновава решението, втората е заключението по това решение. В зависимост от естеството на текста тези части могат да бъдат подредени в различен ред. Психологически е по-добре да преместите отрицателното решение в края на писмото, като започнете с обосновката. Ако решението е положително, тогава можете да започнете текста с него и след това да напишете обосновка.

При изготвяне на документ с отрицателно решение си струва Специално вниманиедайте обосновка. Най-точната и подробна обосновка ще помогне да направите документа по-правилен, да създадете уважителен тон. Внезапният отказ може да повлияе на самочувствието на получателя, което често се отразява негативно на бъдещите взаимоотношения. Ако поставите подробна и подробна обосновка в началото на документа, тогава самият отказ няма да се възприема рязко негативно.

Правилата на бизнес кореспонденцията не приемат прекомерна емоционалност в презентацията. Документите и писмата трябва да поддържат разказа неутрален. Това ги прави по-обективни. Не можете да използвате груби изрази, да демонстрирате своето неуважение или нетактичност към адресата. Също така избягвайте да бъдете прекалено учтиви. В бизнес кореспонденцията не трябва да има фрази като „не отказвайте любезност“. По-добре е да се придържате към сухо и строго представяне, отколкото да злоупотребявате с учтиви форми.

Неутралността и публичният характер на деловата реч не означава, че събеседникът не се интересува от това кой му е изпратил бизнес кореспонденция. урежда правилата за подписване на документи. Има официален ред, който трябва да се спазва. Ако писмото е подписано от директора на компанията, тогава отговорът към него трябва да включва и подписа на директора или неговия заместник. Ако писмото е подписано от заместника, тогава директорът може да му отговори според етикета.

Една от основните теми, които се засягат при писането на бизнес писма, са заявките. Заедно с искането е необходимо да се включи и неговата обосновка. Молбите се пишат по същата схема с формулярите за лично или колективно заявление. Има няколко опции за представяне на заявка в бизнес писмо:

• използване на форма за първо лице единствено число (Моля ...);
• използване на форма за първо лице множествено число (Моля ...);
• използване на форма за трето лице единствено число (Организацията иска...);
• използване на форма на трето лице множествено число (искане на президента и борда на директорите).

Етикетът на бизнес кореспонденцията предполага, че на писмата трябва да се отговаря. Естеството на отговора зависи от естеството на писмото със заявка.

Ако е получено писмо с искане, отговорът трябва да включва обосновката и решението дали искането ще бъде удовлетворено или не. Ако е получено писмо с оферта, тогава отговорът трябва да съдържа решение дали офертата ще бъде приета или не. Всеки имейл с отговор ще включва връзка към имейла със заявка. При съставяне на документ е необходимо точно и последователно да се изложи същността, да се спазва идентичността на съдържанието.

Ако намерите грешка, моля, маркирайте част от текста и щракнете Ctrl+Enter.

Планирайте. 1. Въведение2. етични правила 3. основи на етикета на бизнес кореспонденцията4. заключение5. библиография Въведение.
Етикетът на разговора се отнася по своята същност до етиката - науката за морала и морала. модерен свят, когато в бизнес зона, живота, правителствените среди, в производството, в международните отношения възникват конфликти, все по-често разрешаването им се осъществява чрез делови разговори, преговори. Същността на конфликтите, причините за възникването им в бизнес областите и начините за разрешаване на конфликти принадлежат към науката за управлението - мениджмънт.Мениджърите дори класифицират конфликтите: „конфликти на целите, конфликти на знанието, сетивни конфликти (емоции)“ и разработени методи за разрешаването им. Методите за преговори са основата за разрешаване на разногласия и конфликти, които се разделят на три вида според стратегията: меки, твърди и принципни. Мекият метод се състои в стратегия на отстъпки, твърдият метод е в състезание на волята, принципният метод съчетава и двете и решава проблемите в тяхната същност, което прави възможно постигането на целта в границите на приличието Много фактори влияят върху резултатите на преговори, както и спорове: възприятия, емоции, позиции на различни страни и др. За разрешаване на различни спорове е много важно да се изясни начина на мислене, мислене на опонентите, което е много благоприятно за успешни преговори.Важен момент при преговорите са и емоциите, които трябва да бъдат потиснати чрез така нареченото "изпускане на пара" метод, който ви позволява да се отървете от чувствата на гняв и страх, които възникват в спорове. Освен това враждебната ситуация се премахва чрез извинения, изрази на съжаление, ръкостискания, евтини подаръци. Поведението на принципно преговаряне включва два въпроса: как да се разработят обективни критерии? Как да ги прилагаме при спорове Обективните критерии трябва да бъдат правни и практични, независимо от желанията на страните.

Етиката е философска дисциплина, чийто обект на изследване е моралът. Моралът е най-важният компонент на културата, един от основните начини за регулиране на човешкото поведение. Следователно, според много мислители, етиката е най-важната част от философията. Тя смята тези морални въпросикоито неизбежно се изправят пред всеки човек: какъв е смисълът на живота и смъртта; каква е същността на доброто и злото и какви са критериите за тяхното разграничаване; как да се справим със страданието; възможно ли е да се съчетаят изпълнението на морален дълг и постигането на щастие; как да оценяваме действията на хората - по намерения или по резултати; какви са критериите за справедливост; какво е мястото на любовта в човешкия живот; защо алтруизмът е за предпочитане пред егоизма; дали добро и полезно са съвместими и т.н.

Етиката не само описва реално съществуващите отношения между хората, но и се стреми да създаде идеал на тези отношения, т.е. не само анализира съществуващото, но и очертава контурите на това, което трябва да бъде. Етичните идеи са реализация на потребността на човека от идеали и ценности.

Етиката търси рационално оправдание морални ценности, въпреки че тяхната рационализация неизбежно е изправена пред трудности, тъй като тези ценности са свързани не само с ума на човек, но и с неговите чувства, вярвания и морална вяра. Всяка историческа епоха, всеки мислител обогатява етичните въпроси със своите духовни търсения, своя опит, разкрива техните нови аспекти. Следователно е необходимо да се изучава етиката чрез разглеждане на различни теоретични и житейски позиции. След като се докоснахме до проблемите на етиката, се запознахме с етичната норма, т.е. постулатите на професионалната етика на предприемача. Такива постулати формират основата на това, което може да се определи като етичен кодекс на предприемача.

Цивилизован предприемач:

Убеден съм, че работата ми е полезна не само за мен, но и за другите, за обществото, за държавата;

Той изхожда от факта, че хората около него искат и знаят как да работят, стремят се да се реализират заедно с предприемача;

Вярва в бизнеса, смята го за привлекателно творчество, лекува

към бизнеса като към изкуството;

Признава необходимостта от конкуренция, но също така разбира необходимостта от сътрудничество;

Уважава себе си като личност и всеки човек - като себе си;

Уважава всяка собственост държавна власт, социални движения, обществен ред, закони;

Доверява се на себе си, но и на другите, уважава професионализма и компетентността;

Цени образованието, науката и технологиите, компютърните науки, културата, уважава околната среда;

Стреми се към иновации;

Хуманист е.

Формирайки се като предприемач, ние трябва ясно да осъзнаваме, че такива поведенчески черти като учтивост, такт, деликатност са абсолютно необходими не само за „способността да се държим в обществото“, но и за обикновеното ежедневие. Не трябва да забравяме културата на общуване, чувството за мярка, добронамереността, трябва напълно да управлявате емоциите и стреса си. Да имаш свой, но със сигурност цивилизован стил на поведение, свой, но със сигурност благороден имидж. Самият образ на предприемач, който ни гарантира не само половината от успеха, но и постоянно удовлетворение от дейността.

В съвременния живот има тенденция да се опростяват формите, които са задължителни в отношенията с хората. Проявява се и по отношение на облеклото, но има определени правила.

Специфичност предприемаческа дейностпоставя много сериозни изисквания към външен виднеговите членове. Бизнесменът винаги трябва да бъде спретнат: лошо завързана вратовръзка или непочистени обувки е доказателство за невзискателност към себе си или безразличие към другите, разсеяност и липса на концентрация. Внимателно подбраните ежедневни облекла свидетелстват за любовта към реда и естетиката, дават добро здраве, признак са на вкус, елегантност, а също и уважение към хората, сред които сме.

Искайки да се обличаме с вкус, ние се придържаме към определени принципи:

1. Всички части на гардероба винаги трябва да са чисти, изгладени, в идеален ред.

2. При избора на дрехи се съобразяваме с ръста, фигурата, цвета на кожата, косата, очите. Не купувайте дрехи само защото са модерни.

3. Всяка ситуация изисква подходящо облекло.

4. Не носете дрехи ярки цветовеили твърде цветни шарки. За лидера консерватизмът в облеклото е за предпочитане: костюми в успокояващи цветове и класически стилове, обикновени светли ризи, внимателно подбрани вратовръзки и без бижута.

5. Не поставяйте химикал, молив, очила, гребен или други предмети във външните джобове.

Официалните приеми изискват определено облекло, както е посочено в поканата: - официално облекло, фрак, смокинг или обикновен костюм. Костюмът, който се носи на официални поводи, не трябва да бъде спортен, а сако и панталон различен цвят. На жените за обяд, вечеря, вечерен прием се препоръчва вечерна тоалетна.

Когато шофирате кола, помнете не само правилата трафикно и за пътниците. Не е необходимо да ги забавлявате, но е необходимо да се погрижите за техния комфорт. Карайте спокойно и спокойно, не коментирайте поведението на другите водачи и пешеходци.

Трябва да внимавате за походката си: трябва да вървите здраво, изправено, без да се клатите и да не се огъвате, с достойнство.

Откажете се от лошите навици: не трябва да седите „отпуснати“ в кресло, да се люлеете на стол, да седите на самия му ръб, да кръстосвате крака, да мърдате крака си, докато говорите и т.н.

Дръжте ръцете си под контрол - жестовете трябва да са сдържани и подходящи. Не докосвайте събеседника си с ръце - това може да бъде изключително неприятно за него.

Никога не забравяйте, че вашият външен вид и обноски винаги се забелязват. Световната история свидетелства, че в организацията на хората личният чар е чудотворен. Мнозина "печелят" личен чар като участници в полемиката. Днес е време за словесни битки. Техните победители, като правило, предизвикват съчувствие и наслада. В дискусията холистичният образ на оратора е особено важен. Колкото по-видим е, толкова по-активен има процеснеговото външно възприятие.

Имайте чувство за мярка - всякакви отклонения дразнят другите и работят срещу вас. Не бъдете твърде живи, шумни, страстни, както и не бъдете твърде мудни, тихи и безразлични.

Не забравяйте да следвате впечатлението, което правите на другите, но не в името на нарцисизма, а за самокорекция. И най-важното е, че трябва да запомните няколко правилада бъде смятан за човек - модел в бизнеса и просто в живота.

1. Не забравяйте, че един предприемач от висока класа е в състояние да превърне вредното в полезно.

2. Развийте навика да виждате всичко, което срещате, в полза на вашата кауза.

3. Спазвайте обещанията навреме. Ако не сте успели да го изпълните, не се оправдавайте, определете нов срок и спазете думата си, макар и със закъснение.

4. Бъдете внимателни и обективни към "безполезните" предложения

5. Отхвърляйте ненужните предложения, но тактично и учтиво.

6. Като сте уверени в себе си, избягвайте да бъдете прекалено самоуверени.

7. Не прехвърляйте отговорността за вземане на правилното решение на подчинени, ако това не е в тяхната компетентност или не са получили съответната задача от вас.

8. Помнете, че нищо не компрометира предприемача повече от неговото объркване.

9. За да подчините ефективно, знайте как да се подчинявате поне на обстоятелствата.

10. Никога не забравяйте, че вашето мнение или позиция не винаги са добри, има и други.

11. Не оставяйте без задълбочен анализ на всеки случай на повреда, госпожице.

12. Не забравяйте, че познаването на личните мотиви на хората е една от най-важните основи за ефективно взаимодействие с подчинените.

13. В общуването с хората се научете да разбирате това, което не се казва.

14. Ръководете се в работата си от три „не“: не се дразнете, не се губете, не пръскайте.

15. Висша форманеуважение към партньори и подчинени - забавяне на началото на работа поради закъснение или неподготвеност за събитието.

Всички ние сами трябваше да получаваме или пишем и изпращаме бизнес писма. Наричат ​​се бизнес, защото са написани или изпратени строго служебно. Най-делови бяха британците. Именно те преди век и половина първи изпращат бизнес писма във вида, който виждаме днес. Британците са работили усилено върху правилата за съставяне на такива писма и етикета на бизнес кореспонденцията. Това може да се съди само защото тези правила се използват от бизнеса, а не от много хора до ден днешен.

Не съм сигурен - такива данни вероятно не съществуват - но ми се струва, че много страхотни сделки и предложения не са стигнали до ефективен финал само защото писмото за бизнес предложение е било неправилно форматирано. Мога да кажа със сигурност - шефът ми дори няма да се задълбочи, ако писмото е написано без спазване на правилата за бизнес кореспонденция. Защо да губите време за човек, който дори не си направи труда да напише писмо според правилата? Заключение: това показва, че той третира бизнеса небрежно.

Правилата на етикета за бизнес кореспонденция се прилагат не само между организацията и индивида, но и в рамките на компанията. И е много важно да се предава всяка информация на колегите. Не само това - за да предадем, е необходимо да има и Обратна връзка. Не знам за вас, но аз лично много се дразня, когато няма реакция на вашето писмо, което съдържа информация, която изисква отговор. От думата ОБЩО. Това се случва особено често с писма, които имат множество получатели. 40 процента от анкетираните отговарят на подобни писма. Трябва да го изпратим отново с бележки „Важно“ и с известия, за да знаем със сигурност какво сме получили и прочели. Извод: изпратени писма, получени отговори, изразходвани време и нерви.

Също така се случва: когато се разбере някакъв належащ проблем, кореспонденцията прилича на „роман с продължение“, състоящ се от няколко десетки писма с недвусмислени въпроси и, още повече, недвусмислени и кратки отговори. Така бизнес кореспонденцията се превръща в чат.

За да избегнете подобни инциденти и неприятности, има много прости правила - Етикет за бизнес кореспонденция - следвайки които ще улесните живота на себе си и на опонентите си в кореспонденцията.

ПРАВИЛО #1. Писмо до един адресат.

Според правилата не само на бизнес кореспонденцията, но и на добрите нрави, силно се препоръчва да изпратите писмо до един адресат.

ПРАВИЛО #2 . Ако получите писмо, просто ТРЯБВА да отговорите.

Основното тук е да не разпространявате мисълта по дървото. Стилът на бизнес кореспонденцията е сух, чиновнически и трябва да отговорите само на същността на писмото. Ако имате свободно време да играете на Маша и Дубровски с бележки, това изобщо не означава, че вашият кореспондент има това време. Съставете писмо или отговор така, че да изискват минимум обяснения и разяснения. Не забравяйте: едно писмо - един отговор. Цикълът е завършен.

ПРАВИЛО #3. Ако имате нужда значението на вашето писмо да бъде разбрано от няколко събеседници, просто добавете техните адреси към реда „Копиране“.

В този случай само лицето, до което е адресирано това писмо, трябва задължително да отговори. Тоест лицето, чиито инициали са в реда „До“. Той е длъжен да отговори (виж Правило № 2), макар и само от учтивост. Всички останали, чиито адреси са в реда "Копиране", в този случай не е необходимо да отговаряте. Ако имат желание да отговорят - заповядайте. А не – и съд няма. Просто са били информирани

ПРАВИЛО #4. Можете да направите масово изпращане до много получатели в случаите, когато не очаквате отговор на вашето писмо.

Това е например изпращане на ценоразписи до клиенти или известия за работни графици до служители и др. Причините за такива писма всъщност не са толкова много, така че не трябва да правите масово изпращане без специална нужда.

ПРАВИЛО #5. Писмото винаги трябва да включва тема. За това е предназначено полето "Тема".

Спестете си време! Посочената тема ще съкрати търсенето на вашето писмо или отговора на вашето писмо сред останалата кореспонденция.

ПРАВИЛО #6. В писмото - първо поздрав, след това - обръщение към адресата.

Няма никакво значение - кой е вашият адресат: колега или напълно непознат. Обръщате се по име и бащино име и човекът разбира, че е важен за вас. Повярвайте ми, има много ползи от това!

ПРАВИЛО #7. Грамотността на писането - преди всичко!

Получавали ли сте някога писма с правописни грешки? Това е просто кошмар! Пишете писмо на компютър - не бъдете мързеливи, проверете правописа, така че по-късно да не се срамувате болезнено от неграмотно писмо. Това, изглежда, би било дреболия, но все пак оставя неприятен послевкус.

Това всъщност е всичко! Както можете да видите, нищо сложно - всичко е много просто. Ако следвате тези прости правилапостоянно - те ще ви станат познати и ще ги следвате автоматично. И с личния си пример научете другите да се придържат към тези прости правила.

Красивият, правилен стил на писане говори не само за вашите бизнес качества, но и за вас като човек. Освен това е отлична дисциплина.

Запомнете: бизнес писмото често е първият контакт, който ще формира първото впечатление за вас и вашата компания. Затова оставете впечатление за себе си като професионалист и специалист от висока класа!

Ефективна бизнес кореспонденция!

Сегашната бизнес реалност е, че само 15% от средните и големите предприемачи, които се стремят да укрепят позициите си на пазара, постигат целта си. Поради тази причина значението на бизнес етикета се увеличава многократно, тъй като неспазването на неговите норми по редица други причини често води до разкъсване на полезни бизнес отношения.

Общи принципи на етиката на бизнес кореспонденцията

В широко тълкуване етиката е набор от нагласи общнасочени към регулиране на обществените отношения. Съответно бизнес етиката се занимава с въпроси, свързани с възприетия ред и стил на взаимодействие в сферата на бизнеса.

Детайлизиране на етичните аспекти на бизнес отношенията е бизнес етикетът, включително, например, процедурата за водене на преговори, правилата за корпоративно поведение, бизнес традиции и ритуали, елементи на подчинение, маниери и стилове на комуникация и писане, както и въпроси на коректността в работа с партньори и бизнес колеги.

Значението на етиката и етикета, като негова неразделна част, се състои в това, че регулаторната рамка, възникнала в резултат на дългогодишната практика, значително опростява комуникацията, създавайки разбираем и общодостъпен контекст в бизнес сферата, който ви позволява да правилно постигане на целите и значително спестяване на време.

С други думи, говорим за специален алгоритъм за решаване на бизнес проблеми, който ви позволява рационално и безконфликтно да поставяте и успешно да постигате желаните бизнес цели. Нивото на владеене на този алгоритъм ви позволява да направите директни изводи за степента на професионализъм на бизнес партньор или опонент в бизнес спор.

В този контекст е важно да се придържаме към следните основни общи принципи:

• точност навсякъде и във всичко;
• спазване на информационната сигурност;
• здрав алтруизъм;
• благоприятен имидж, съответстващ на бизнес средата;
• Правилен устен и писмен език;
• спазване на правилата на културата на деловата реч.

Видовете бизнес кореспонденция са разнообразни и с известна степен на условност могат да бъдат разделени на две основни разновидности:

• междущатски- между държавни организации, задгранични представителства и длъжностни лица (различни ноти, меморандуми и други форми) - елементи на дипломатическите отношения;
• реклама- писма с полуофициален статус, използвани в областта на бизнес отношенията между институции и организации.

Принципи на писане на писмо

Стилът на писане на бизнес писмо, въпреки езиковите и някои традиционни различия, има определени общо основаниеи група наредби, разработени от установената практика. Например, редица протоколно-ориентирани изисквания, определени от позицията на ранговете на подателя и адресата, се основават на първоначалните нагласи на взаимно уважение и коректност. Следователно, независимо от вида на документа, структурно той трябва да съдържа следните елементи:

• обжалване (официален статус на адресата);
• комплимент (учтив край на писмото);
• подпис;
• дата (ден, месец, година и място на написване на съобщението);
• адрес на изпращача (фамилията, длъжността, адресът се поставят в горната или долната част на 1-вата страница на писмото).

Освен това има редица разпоредби, пряко свързани с писмата:

• бизнес писмата се пишат върху бланки или листове само от лицевата им страна;
• номерацията на страниците е с арабски цифри;
• съобщенията се изпълняват в печатен текст;
• не се допускат изтривания и корекции в основната част на документа;
• документът е сгънат текст вътре;
• времето за изчакване за отговор на писмо е не повече от десет дни.

Бизнес съобщението трябва да има подчертана целева ориентация и да съдържа един въпрос, а целият смисъл на текста да е изцяло подчинен на съдържанието му, независимо дали става въпрос за оферта за сделка, търговска заявка или просто актуална информация.

Логиката и лаконичността, липсата на всякакви "лирични" отклонения са основните характеристики на ефективността.

Типология на бизнес писмата

Класификацията на бизнес съобщенията е разнообразна и зависи от функционалната им целева насоченост. Например буквите са:

• уведомяване;
• напомнящ;
• покани;
• информационни прегледи;
• поръчки;
• придружаващ;
• други видове.

Като една от формите на делово общуване, в тесния смисъл на определението, писмата се делят на 2 вида - делови и частно-служебни.

Кореспонденцията, която се води между организации и институции, се класифицира като бизнес. Частно-официалното писмо е съобщение, което се изпраща до институция от частно лице или, обратно, от институция до частно лице.

Изисквания за кореспонденция

Има редица правила за водене на бизнес кореспонденция.

• Писмото трябва да стимулира възникването на бизнес интерес у получателя, ясно и въз основа на убедителни доказателства, да показва ползите от партньорството и нецелесъобразността от разваляне на партньорства. Текстът трябва да бъде мотивиращ, мотивиращ за сътрудничество.
• Проявата на прекомерни лични емоции в бизнес писмо не е така По най-добрия начиндокажете своя случай и разрешите проблема.
• За да се избегне претоварване и задръстване на текста на писмото, трябва да се избягват всякакви образни сравнения, метафори, алегории и хиперболи.
• За ясно и кратко представяне на темата е по-добре да използвате прости изречения, като избягвате подробности и прекомерни подробности. Основната идея на съобщението трябва да бъде подкрепена от изключително подходящи аргументи, които обикновено се поставят в приложенията към писмото (диаграми, графики, цифрови данни).
• Текстът трябва да бъде разделен на абзаци, всеки от които, представляващ самостоятелна мисъл, започва на нов ред.

Един абзац трябва да заема не повече от 4 реда, тъй като при четене на по-дълги абзаци текстът сякаш се слива и основната идея на съобщението се губи. Абзац се счита за нормален, включващ 2-3 изречения.

• В служебно писмено съобщение не трябва да се използват описателни прилагателни, ненужни уточнения и подробности. В края на писането е препоръчително да проверите документа и да елиминирате фрази, които не носят подходящо семантично съдържание.
• грамотност - базов елементтекст. Наличието на правописни и други грешки в съобщението е недопустимо.
• Темата на имейла е задължителна. Темата в документите трябва да бъде отразена кратко и стегнато, това спестява време при четене и положително характеризира подателя. Ако писмото е изпратено по електронна поща и съдържа особено важна информация, то трябва да бъде снабдено със специален "флаг", наличен в електронната услуга.
• Добрата четливост на текста се осигурява от шрифтове Arial или Times New Roman със среден размер. Ако е необходимо, е позволено да подчертавате ключови идеи в курсив или удебелен шрифт.

• В текста е полезно да се използват подзаглавия (3-4), които дават възможност за по-лесно разбиране на представения текст.
• Изброяванията, списъците и списъците са най-добре проектирани с помощта на специални маркери.
• Корпоративен шаблон (схема) е отличен показател за ефективност и обективност в бизнес комуникация. Той е особено подходящ в корпоративния аспект, тъй като ви позволява да се откроите в благоприятна светлина и да поддържате необходимата официалност.

В имейл шаблон е по-добре да се оптимизира за различни резолюции на екрана.

Структура на бизнес съобщението

Структурата на бизнес съобщението е типична. Традиционно съдържа:

• Въведение;
• Главна част;
• заключение.

Уводът обобщава целта на писмото. Основната част описва същността на проблема. В заключение е желателно да се обобщи съдържанието на основната част, например под формата на заключения. „Послеписите“ и различни бележки под линия са нежелателни.

В заключение, неуместни са фрази, наподобяващи манипулации по форма, като: „Надявам се на взаимноизгодно партньорство“ и т.н. По-добре е да се сбогувате в бизнес писмо прости фрази- "С уважение", "Най-добри пожелания" и т.н.

В долната част на съобщението са посочени: трите имена, официален статут, име на фирмата, подпис. Посочени са и телефони за връзка.

Таблиците и графиките са приложени като отделен файл (пакет), с указание за това в края на писмото. Ако има група прикачени файлове, тогава се дава тяхното описание с имена.

Съкращение и специални съкращения могат да се използват само ако сте сигурни, че получателят със сигурност ще ги разбере.

За да придадете на текста повече логическа строгост и последователност бизнес речникСледните фрази се използват като свързващи елементи:

• поради тази причина;
• въз основа на горното;
• заради това;
• по данни;
• Въз основа на това;
• Имайки в предвид;
• и други.

Полезно е да се обръщате към адресата по име в цялото съобщение. Ако съобщението е адресирано на непознат, след това в началото посочете източника на получаване на адреса на получателя.

Характеристики и нюанси на бизнес кореспонденцията в електронен формат

Във виртуалното пространство бизнес взаимодействието, представляващо комуникация в миниатюра, е специфично и не по-малко изисква спазването на съответните норми на етикета. Компетентната работа с писмо, в съответствие с практиката, включва изпълнението на следните коментари относно обема, езиковите норми, структурата и формата.

• Формулата на темата трябва абсолютно точно да отговаря на темата, посочена в текста. Това ви позволява бързо да настроите читателя по правилния бизнес начин.
• Оптималният обем на документ, изпратен по имейл, се побира в „един екран“, с максимално количество текст - един лист във формат А4.
• Оптималният размер на прикачените файлове е не повече от 3 MB.
• Препоръчително е изпращаните файлове да бъдат "опаковани" в стандартни Zip или Rar кодирани архиви. Други често са блокирани по време на трансфера.
• Хипервръзките трябва да са стандартни (сини, подчертани по-долу).
• Отговорът на адресата трябва да бъде поставен най-отгоре, в началото на писмото, а не в долната част. Това спестява приятеля по кореспонденция от ненужно и принудително превъртане на предишния текст.

• Необходимо е да използвате езика на писане, който е най-разбираем за партньора. Въпросът за целесъобразността на използването на професионализми, вътрешнокорпоративен речник, жаргонни изрази и съкращения (особено във външна кореспонденция) в съобщението се решава отделно, в зависимост от контекста и качествата на партньорите за кореспонденция.
• Важно е да информирате партньора за получаването на неговото съобщение - това е признак на добър вкус и част от бизнес етикета, демонстриращ уважение към него.
• Трябва да отговорите възможно най-бързо. Ако по някаква причина не е възможно бързо да се отговори, тогава партньорът трябва да бъде уведомен за получаването на писмото му и да посочи времето за отговор. Етична и удобна времева пауза преди даване на отговор е 48 часа след получаване на съобщението. След това време лицето обикновено приема, че съобщението е изгубено или игнорирано. Прекомерната пауза в кореспонденцията често е свързана с риск от загуба на партньор и се тълкува в бизнеса като нарушение на етичните стандарти.
• В края на съобщението трябва да се поставят данни за контакт, които са посочени във всички писма без изключение, независимо от реда на изпращане.
• По време на прехвърлянето е важно да обърнете специално внимание на въпросите, свързани с поверителността.