Etiquette van zakelijke correspondentie. Zakelijke correspondentie: taal, etiquette, regels

Hoofdstuk 19 Huwelijksetiquette Als er een groot aantal gasten wordt uitgenodigd voor de bruiloft, moeten de aankondigingen 2-3 weken van tevoren worden verzonden. Dergelijke aankondigingen kunnen van twee soorten zijn: korte informatie over het feit zelf, de datum en plaats, of details met

Hoofdstuk 20 GEZINSETIQUETTE IN DE 19E EEUW men geloofde dat de man het hoofd moest zijn, en de vrouw - de ziel van het huis. Maar om dit principe op dit moment te laten werken, is het noodzakelijk om de basisregels van de gezinsetiquette te kennen en na te leven, en niet alleen voor echtgenotes, maar ook voor hun echtgenoten, kinderen en gerespecteerde

Hoofdstuk 21 Geschenketiquette verschillende gelegenheden- voor een verjaardag, voor een naamdag, op de dag van het behalen van een diploma of de verdediging van een proefschrift, voor een bruiloft, voor het nieuwe jaar. Een geschenk moet een uitdrukking zijn van een goede houding ten opzichte van een persoon, en op feestdagen -

Hoofdstuk 22 Etiquette van rouw Niemand sterft voor zijn uur. De tijd die na jou overblijft, is niet meer van jou dan de tijd die is verstreken voordat je werd geboren; en uw zaken hier kant. Michel de Montaigne Ons leven bestaat helaas niet alleen uit vakanties, maar ook uit verdrietig

Hoofdstuk 2 Zakelijke etiquette

Etiquette van mobiele correspondentie Een van de meest voorkomende vormen van communicatie in mobiele communicatie is tekstberichten - SMS. Maar soms bezorgt deze service gebruikers veel ongemak. Meestal is dit te wijten aan het feit dat de eigenaren mobieltjes

Hoofdstuk 3 Religieuze etiquette Degenen die handelen volgens de kerk, zoals het hoort, doorlopen voortdurend de wetenschap van eerbied voor God met de toewijding van alles aan Hem. Theophan de kluizenaar Geloofsvragen en de uitvoering van religieuze riten zijn altijd diep persoonlijk geweest, omdat ze zulke zaken betreffen

Hoofdstuk 8 Algemene burgerlijke etiquette Alle regels van fatsoenlijk gedrag zijn al heel lang bekend, maar stopten even - het vermogen om ze te gebruiken. Blaise Pascal beleefdheidsregels Een manier om je in de samenleving te gedragen, uiterlijke vorm gedrag, behandeling van andere mensen, gebruikt in

HOOFDSTUK 9 Tafeletiquette We hebben op de wereld veel geleerde mensen, geweldige schrijvers, filosofen en dichters, we hebben geweldige artiesten en slimme bestuurders, maar we hebben maar heel weinig mensen die weten hoe ze moeten dineren. Ze moeten op klaarlichte dag met een lantaarn worden gezocht, zoals Diogenes zocht

Hoofdstuk 18 Huwelijksetiquette Als er een groot aantal gasten wordt uitgenodigd voor de bruiloft, moeten de aankondigingen 2-3 weken van tevoren worden verzonden.

Hoofdstuk 19 Familie-etiquette in de negentiende eeuw. men geloofde dat de man het hoofd moest zijn, en de vrouw - de ziel van het huis. Maar om dit principe op dit moment te laten werken, is het noodzakelijk om de basisregels van de gezinsetiquette te kennen en na te leven, en niet alleen voor echtgenotes, maar ook voor hun echtgenoten, kinderen en gerespecteerde

Hoofdstuk 20 Etiquette van het aanbieden van geschenken Geschenken worden bij verschillende gelegenheden aan familie en vrienden gegeven - voor een verjaardag, voor een naamdag, op de dag van het behalen van een diploma of de verdediging van een proefschrift, voor een bruiloft, voor het nieuwe jaar. Een geschenk moet een uitdrukking zijn van een goede houding ten opzichte van een persoon, en op feestdagen -

Hoofdstuk 21 Etiquette van rouw Niemand sterft voor zijn uur. De tijd die na jou overblijft, is niet meer van jou dan de tijd die is verstreken voordat je werd geboren; en uw zaken hier kant. Michel de Montaigne Ons leven bestaat helaas niet alleen uit vakanties, maar ook uit verdrietig

Onderschat nooit zakelijke correspondentie. Net zoals zakelijk gesprek het kan een goede hulp zijn in een carrière. Of omgekeerd, partnerschappen bederven. Bovendien kan het succes van een deal of het verwerven van bondgenoten afhangen van één woord. Het bedrijfsimago is gebaseerd op het vermogen om op competente wijze correspondentie te voeren.

Een goede spreker hoeft dat niet te zijn een goede schrijver. Zelfs als een zakenman in één oogopslag het vertrouwen van concurrenten kan winnen, om met een partner te praten, als hij briljant is houdt vergaderingen en zakelijke gesprekken, geschreven documenten kunnen droog en vervaagd zijn. Veel mensen zitten gewoon urenlang schone lei Ze weten niet waar ze moeten beginnen. Zakelijke correspondentie - Dit is een set regels en hulpmiddelen die u moet kennen om vakkundig documenten op te stellen.

Het belangrijkste kenmerk van geschreven spraak is het gebruik en de constante herhaling van uniforme spraakmiddelen. Postzegels komen vaak voor in officiële correspondentie. Zij staan ​​toe beter een idee uitdrukken, uitsluiten verschillende interpretaties tekst om het beknopter te maken. Alleen deze set clichés kan worden gebruikt om een ​​document of brief te schrijven. Standaardzinnen worden al tientallen jaren in geschreven spraak gebruikt, dus iedereen kan gemakkelijk een tekst samenstellen. U hoeft de bewoording niet lang te kiezen, want ze zijn allemaal bij de hand. Documenten die gebruik maken van postzegelzinnen zijn in enkele minuten geschreven en vergen niet veel inspanning.

Zakelijke correspondentie accepteert geen overmatige emotionaliteit in de presentatie. Het heeft een neutrale toon. In plaats van emotionele evaluatiemiddelen worden logische middelen gebruikt. Gebruik geen dialectismen of alledaagse uitdrukkingen in documenten. Ook wordt een taboe opgelegd op tussenwerpsels of woorden met subjectieve evaluatie-achtervoegsels (bijvoorbeeld verkleinwoorden). Modale woorden zijn ook ongewenst om in officiële redevoeringen te gebruiken. Bij het schrijven van een tekst is het noodzakelijk om te focussen op feiten, en niet op de emotionele component. Het document moet een duidelijke presentatielogica volgen.

Semantische nauwkeurigheid is geen eenvoudige regel, het is een belangrijke voorwaarde die de praktische waarde van een document waarborgt. De logische presentatie fungeert tevens als juridisch onderdeel. Als je een woord kiest dat de inhoud op twee manieren interpreteert, kan de betekenis drastisch veranderen. De hele tekst krijgt een ongewenste tonaliteit.

In zakelijke correspondentie wordt niet alleen een belangrijke rol gespeeld door de constructie van zinnen, maar ook door de eigenlijke component. Elk oordeel, elke gedachte uitgedrukt in een document moet worden ondersteund door een voldoende aantal feiten. De feiten zelf mogen niet van hetzelfde type of onbeduidend zijn. Bij het samenstellen van documenten is het noodzakelijk om informatie zorgvuldig te selecteren, alle gegevens te controleren en aandacht te besteden aan hun betrouwbaarheid. Als alle feiten overeenkomen met deze parameters, zal de lezer gemakkelijk de betekenis begrijpen van wat er is geschreven, hij heeft geen extra inspanningen of informatie nodig om te begrijpen.

Bovendien is de betekenis van de meeste zakelijke documenten om de lezer te overtuigen, om zijn standpunt aan hem over te brengen. Competente en overtuigende argumentatie is het belangrijkste instrument om dit doel te bereiken. Geverifieerde gegevens, voldoende feiten en bewijzen zijn de belangrijkste componenten van elk document: brieven, memo of commercieel aanbod.

Spraaketiquette van zakelijke correspondentie

Zoals sociale etiquette zakelijke communicatie-etiquette is een reeks regels die in de samenleving zijn verankerd. De norm vereist naleving van deze regels bij het opstellen van documenten, in schriftelijke communicatie met collega's en partners.

Zakelijke correspondentie wordt al jaren in verband gebracht met persoonlijke correspondentie, dus werkwoorden in de eerste persoon werden in documenten gebruikt. Toen begonnen brieven een openbaar karakter te krijgen en persoonlijke vormen van correspondentie hielden op met dit karakter te correleren. Daarom begonnen de verbale formules die in zakelijke correspondentie werden gebruikt in de loop van de tijd te veranderen.

Uitingen van verbale beleefdheid werden objecten van transformatie. Ze begonnen af ​​te wijken van zakelijke spraak en maakten plaats voor vaste uitdrukkingen. Tegenwoordig zijn er speciale stalformulieren waarmee u een verzoek of weigering, aanmaning of melding kunt uiten. We zullen beginnen uit te leggen kenmerken van zakelijke correspondentie met het gebruik van voornaamwoorden.

Bij het schrijven van documenten is persoonlijke perceptie niet van toepassing, aangezien de verzonden informatie standaard is. De belangen die in zakelijke correspondentie worden uitgedrukt, worden niet door een bepaalde persoon geuit, maar door een hele organisatie of onderneming. Alle verzoeken of verzoekschriften die in de documenten worden beschreven, zijn in de eerste persoon meervoud, niet in het enkelvoud. Dat wil zeggen, het voornaamwoord "wij" wordt aangenomen, niet "ik". Het voornaamwoord "wij" zelf is echter niet gespeld. Het openbare karakter van het adres wordt uitgedrukt door het gebruik van de werkwoordsvorm. De uitgang van het werkwoord bepaalt precies het type presentatie in de eerste persoon meervoud.

Bijzondere aandacht wordt besteed aan onderpandformulieren. Het gebruik van de passieve stem heeft de voorkeur. Bijvoorbeeld de zin "U hebt uw verplichtingen niet nagekomen, vervanging van verwarmingsbatterijen niet geproduceerd” ziet er te hard uit, alsof de schrijver een specifiek persoon hiervoor de schuld geeft. Het gebruik van de passieve stem - "Verplichtingen om de radiatoren te vervangen zijn niet vervuld" stelt u in staat om het feit zelf aan te geven van niet-nakoming van verplichtingen, en draagt ​​geen beschuldiging met zich mee. De daders worden geïmpliceerd, maar niet specifiek geïdentificeerd.

Bij het uitkiezen van een functionaris die de bron is van de beschreven handelingen is het gebruik van een geldige onderpand aan te raden. Bijvoorbeeld "de juridische dienst legt uit ..." In dit geval verdient het de voorkeur om de directe woordvolgorde te gebruiken en de tegenwoordige tijd als werkwoordsvorm te kiezen.

Het gebruik van de passieve stem hangt samen met de aard van de verstrekte informatie. Als het nodig is om te focussen op de actie, en niet op de uitvoerder, kunnen passieve stemformulieren worden gebruikt: er is een brief verzonden, een aanvraag is ontvangen, enz. Ook lijdende vorm passend in zinnen waar het object duidelijk is. Bijvoorbeeld: "de deadlines voor het werk zijn al bepaald."

Verder, regels voor zakelijke correspondentie regel de keuze van de werkwoordsvorm. Het imperfecte aspect wordt gebruikt om te benadrukken ongewenste actie die voortdurend wordt herhaald. Bijvoorbeeld: "Werknemers overtreden routinematig veiligheidsregels." Een perfecte look kan de volledigheid van de actie benadrukken, bijvoorbeeld "Werknemers zijn begonnen met hun taken."

Hoewel de documenten neutraal van toon zijn, is het soms nodig om extra accenten toe te voegen. Hiervoor worden inleidende woorden en uitdrukkingen gebruikt. Vaak kun je met inleidende constructies de spanning in de toon van het verhaal wegnemen. De zin "Stuur alstublieft documenten naar uw kantoor" klinkt bijvoorbeeld te categorisch. Als je de zin verandert, voeg dan een inleidend woord toe: "Stuur alstublieft documenten die in uw kantoor lijken te zijn", dan wordt de toon neutraal, categorischheid en spanning verdwijnen. Daarom zal het hele voorstel voldoen aan de normen van tact en hoffelijkheid.

Een ander voorbeeld laat zien hoe je een respectvolle toon aan een document kunt geven. De zin "Uw verzoek kon niet worden ingewilligd" verschilt aanzienlijk van de zin "Helaas kan uw verzoek niet worden ingewilligd". De tweede optie is acceptabeler voor de etiquette van zakelijke correspondentie. Zodat u uw respect kunt tonen en buitensporige onbeschoftheid kunt vermijden.

Ook maken inleidende constructies de tekst minder droog. De zin "Stuur, indien mogelijk, een vertegenwoordiger als deskundige om de kwaliteit van onze producten te bepalen" zou in overeenstemming zijn met de regels van de zakelijke etiquette.

Gebruik inleidende woorden en constructies maken de zakelijke tekst minder droog en categorisch. Met hun hulp kunt u respect tonen voor de geadresseerde, uw goede wil en delicatesse tonen. Zo behoudt u de beroepstrots van de geadresseerde.

Meestal worden in documenten en andere officiële teksten vormen van het woord "gerespecteerd" gebruikt. Zet je een komma achter het beroep, dan wordt de zin elke dag als neutraal geïnterpreteerd. indien gezet Uitroepteken, dan zal het het belang van het document aangeven, de betekenis ervan.

Bij het verwijzen naar personen met hetzelfde beroep wordt de uitdrukking "geachte collega" (of "geachte collega's" als het om een ​​groep mensen gaat) gebruikt. Zin " Beste collega's” wordt vaker gebruikt bij het schrijven van officiële felicitaties, omdat het een emotionele connotatie heeft. Het neutrale adres gebruikt gewoon het woord "collega's".

Niet alle zakelijke brieven zijn officiële documenten. regel dat bij het schrijven van een tekst van persoonlijke aard een persoon bij voorkeur met naam en patroniem wordt aangesproken. De achternaam voegt formaliteit toe, maakt het beroep beleefder en formeler.

Om de relatie tussen partners of organisaties te verduidelijken worden teksten opgesteld, bestaande uit twee delen. Het eerste deel onderbouwt het besluit, het tweede deel is de conclusie over dit besluit. Afhankelijk van de aard van de tekst kunnen deze delen in een andere volgorde worden gerangschikt. Psychologisch gezien is het beter om de negatieve beslissing naar het einde van de brief te verplaatsen, te beginnen met de grondgedachte. Als de beslissing positief is, kun je de tekst ermee beginnen en vervolgens een motivering schrijven.

Bij het opstellen van een document met een negatieve beslissing is het de moeite waard Speciale aandacht onderbouwing geven. De meest nauwkeurige en gedetailleerde motivering helpt het document correcter te maken en een respectvolle toon te creëren. Abrupte afwijzing kan het gevoel van eigenwaarde van de ontvanger aantasten, wat vaak een negatief effect heeft op toekomstige relaties. Als u een gedetailleerde en gedetailleerde motivering aan het begin van het document plaatst, zal de weigering zelf niet scherp negatief worden ervaren.

De regels van zakelijke correspondentie accepteren geen overmatige emotionaliteit in de presentatie. Documenten en brieven moeten het verhaal neutraal houden. Dit maakt ze objectiever. U mag geen onbeschofte uitingen gebruiken, uw gebrek aan respect of tactloosheid tonen aan de geadresseerde. Vermijd ook overdreven beleefd te zijn. In zakelijke correspondentie mogen geen zinnen als "weiger een beleefdheidsdienst" voorkomen. Het is beter om je aan een droge en strikte presentatie te houden dan om beleefde vormen te misbruiken.

De neutraliteit en het openbare karakter van zakelijke spraak betekent niet dat de gesprekspartner niet geïnteresseerd is in wie hem zakelijke correspondentie heeft gestuurd. regelt de regels voor het ondertekenen van documenten. Er is een officieel bevel dat moet worden nageleefd. Indien de brief is ondertekend door de directeur van de vennootschap, dient in de reactie daarop ook de handtekening van de directeur of zijn plaatsvervanger te worden vermeld. Als de brief is ondertekend door de plaatsvervanger, kan de directeur deze beantwoorden volgens de etiquette.

Een van de belangrijkste onderwerpen die aan bod komen bij het schrijven van zakelijke brieven zijn verzoeken. Samen met het verzoek is het noodzakelijk om de reden ervan op te nemen. Verzoekbrieven worden volgens hetzelfde schema geschreven met de formulieren van een persoonlijke of collectieve aanvraag. Er zijn verschillende mogelijkheden om een ​​verzoek in een zakelijke brief te presenteren:

• gebruik van de eerste persoon enkelvoud (Gelieve ...);
• gebruik van de eerste persoon meervoud (Gelieve ...);
• het gebruik van de derde persoon enkelvoud (de organisatie vraagt ​​om...);
• gebruik van de derde persoon meervoud (verzoek van de voorzitter en de raad van bestuur).

De etiquette van zakelijke correspondentie suggereert dat brieven moeten worden beantwoord. De aard van de reactie is afhankelijk van de aard van de verzoekbrief.

Als een verzoekschrift is ontvangen, moet in het antwoord de motivering worden vermeld en moet worden besloten of het verzoek wordt ingewilligd of niet. Als er een brief met een aanbod is ontvangen, dan moet in de reactie een beslissing worden genomen over het al dan niet accepteren van het aanbod. Elke antwoord-e-mail bevat een link naar de e-mail met het verzoek. Bij het samenstellen van een document is het noodzakelijk om de essentie nauwkeurig en consistent weer te geven, om de identiteit van de inhoud te observeren.

Als u een fout vindt, markeer dan een stuk tekst en klik op Ctrl+Enter.

Plan. 1. Inleiding2. gedragsregels 3. basisprincipes van zakelijke correspondentie-etiquette4. conclusie5. bibliografie Inleiding.
De etiquette van conversatie verwijst in wezen naar ethiek - de wetenschap van moraliteit en moraliteit moderne wereld, wanneer binnen zakenwijk, leven, regeringskringen, in productie, in internationale betrekkingen, conflicten ontstaan, steeds vaker wordt hun oplossing uitgevoerd door zakelijke gesprekken, onderhandelingen. De essentie van conflicten, de oorzaken van hun optreden in zakelijke gebieden en manieren om conflicten op te lossen zijn gerelateerd aan de wetenschap van management - management.Managers classificeerden zelfs conflicten: "doelconflicten, kennisconflicten, zintuiglijke conflicten (emoties)" en ontwikkelde methoden om ze op te lossen. Onderhandelingsmethoden vormen de basis voor het oplossen van meningsverschillen en conflicten, die strategisch zijn onderverdeeld in drie soorten: zacht, hard en principieel. De zachte methode bestaat uit een strategie van concessies, de harde uit een wilsstrijd, de principiële combineert beide en lost problemen in hun essentie op, waardoor het mogelijk wordt om het doel te bereiken binnen de grenzen van het fatsoen.Veel factoren beïnvloeden de resultaten van onderhandelingen, maar ook van geschillen: perceptie, emoties, standpunten van verschillende partijen en anderen. Om verschillende geschillen op te lossen, is het erg belangrijk om de manier van denken, denken van tegenstanders, te verduidelijken, wat zeer bevorderlijk is voor succesvolle onderhandelingen. Een belangrijk punt bij het onderhandelen zijn ook emoties die onderdrukt moeten worden door de zogenaamde "stoomafgifte" methode, waarmee u zich kunt ontdoen van gevoelens van woede, angst die ontstaan ​​​​in geschillen . Bovendien wordt een vijandige situatie weggenomen door verontschuldigingen, betuigingen van spijt, handdrukken, goedkope geschenken. Het gedrag van principiële onderhandeling omvat twee vragen: hoe kunnen objectieve criteria worden ontwikkeld? Hoe ze toe te passen in geschillen Objectieve criteria moeten juridisch en praktisch zijn, ongeacht de wensen van de partijen.

Ethiek is een filosofische discipline, waarvan de moraal het object van studie is. Moraliteit is het belangrijkste onderdeel van cultuur, een van de belangrijkste manieren om menselijk gedrag te reguleren. Daarom is ethiek volgens veel denkers het belangrijkste onderdeel van de filosofie. Ze beschouwt die morele problemen die onvermijdelijk elke persoon confronteert: wat is de zin van leven en dood; wat is de essentie van goed en kwaad en wat zijn de criteria voor hun differentiatie; hoe om te gaan met lijden; is het mogelijk om het vervullen van morele plichten en het bereiken van geluk te combineren; hoe de acties van mensen te evalueren - door intenties of door resultaten; wat zijn de criteria voor eerlijkheid; wat is de plaats van liefde in het menselijk leven; waarom altruïsme te verkiezen is boven egoïsme; of goed en nuttig compatibel zijn, enz.

Ethiek beschrijft niet alleen de werkelijk bestaande relaties tussen mensen, maar probeert ook een ideaal van deze relaties te creëren, d.w.z. analyseert niet alleen wat bestaat, maar schetst ook de contouren van wat zou moeten zijn. Ethische ideeën zijn de realisatie van iemands behoefte aan idealen en waarden.

Ethiek zoekt rationele rechtvaardiging morele waarden, hoewel hun rationalisatie onvermijdelijk moeilijkheden ondervindt, omdat deze waarden niet alleen worden geassocieerd met de geest van een persoon, maar ook met zijn gevoelens, overtuigingen, moreel geloof. Elk historisch tijdperk, elke denker verrijkt ethische vragen met zijn spirituele zoektochten, zijn ervaring, onthult hun nieuwe aspecten. Daarom is het noodzakelijk om ethiek te bestuderen door rekening te houden met verschillende theoretische en levensposities. Nadat we de ethische problemen hebben aangeroerd, maken we kennis met de ethische norm, dat wil zeggen de postulaten van de beroepsethiek van een ondernemer. Dergelijke postulaten vormen de basis van wat kan worden gedefinieerd als de ethische code van de ondernemer.

Beschaafde ondernemer:

Ik ben ervan overtuigd dat mijn werk niet alleen nuttig is voor mezelf, maar ook voor anderen, voor de samenleving, voor de staat;

Hij gaat uit van het feit dat de mensen om hem heen willen en weten te werken, ernaar streven om samen met de ondernemer zichzelf te realiseren;

Gelooft in zaken, beschouwt het als aantrekkelijke creativiteit, behandelt

voor zaken als voor kunst;

erkent de noodzaak van concurrentie, maar begrijpt ook de noodzaak van samenwerking;

Respecteert zichzelf als persoon, en elke persoon - als zichzelf;

Respecteert elk eigendom staatsmacht, sociale bewegingen, sociale orde, wetten;

Vertrouwt zichzelf, maar ook anderen, respecteert professionaliteit en competentie;

Waardeert onderwijs, wetenschap en technologie, informatica, cultuur, respecteert het milieu;

Streeft naar innovatie;

Is een humanist.

Omdat we ons als ondernemer vormen, moeten we ons er duidelijk van bewust zijn dat gedragskenmerken als beleefdheid, tact, delicatesse absoluut noodzakelijk zijn, niet alleen voor "het vermogen om zich in de samenleving te gedragen", maar ook voor het gewone dagelijkse leven. We mogen de communicatiecultuur, het gevoel voor verhoudingen, de goede wil niet vergeten, je moet je emoties en stress volledig beheersen. Een eigen, maar zeker een beschaafde gedragsstijl hebben, een eigen, maar zeker een nobel beeld. Het imago van een ondernemer zelf, dat ons niet alleen de helft van het succes garandeert, maar ook constante tevredenheid van de activiteit.

In het moderne leven is er een tendens om de vormen die bindend zijn in relaties met mensen te vereenvoudigen. Het manifesteert zich ook in relatie tot kleding, er zijn echter bepaalde regels.

Specificiteit: ondernemersactiviteit stelt zeer ernstige eisen aan verschijning zijn leden. Een zakenman moet altijd netjes zijn: een slecht gestrikte stropdas of niet schoongemaakte schoenen getuigt van niet veeleisend voor zichzelf of onverschilligheid voor anderen, verstrooidheid en gebrek aan concentratie. Zorgvuldig gekozen kleding, die overeenkomt met het tijdstip van de dag, getuigen van de liefde voor orde en esthetiek, geven een goede gezondheid, zijn een teken van smaak, elegantie en ook respect voor de mensen onder wie we zijn.

Omdat we ons met smaak willen kleden, houden we ons aan bepaalde principes:

1. Alle delen van de kledingkast moeten altijd schoon, gestreken en in perfecte staat zijn.

2. Bij het kiezen van kleding houden we rekening met lengte, figuur, huidskleur, haar, ogen. Koop geen kleding alleen omdat ze trendy zijn.

3. Elke situatie vraagt ​​om passende kleding.

4. Draag geen kleding felle kleuren of te kleurrijke patronen. Voor de leider heeft conservatisme in kleding de voorkeur: pakken in rustgevende kleuren en klassieke stijlen, effen lichte overhemden, zorgvuldig geselecteerde stropdassen en geen sieraden.

5. Plaats geen pen, potlood, bril, kam of andere voorwerpen in de buitenste vakken.

Formele recepties vereisen bepaalde kleding zoals aangegeven in de uitnodiging: - formele kleding, rokkostuum, smoking of gewoon pak. Een pak dat bij formele gelegenheden wordt gedragen, mag niet sportief zijn, maar een jas en broek andere kleur. Vrouwen voor lunch, diner, avondreceptie worden 's avonds toilet aanbevolen.

Denk bij het besturen van een auto niet alleen aan de regels verkeer maar ook over de passagiers. Het is niet nodig om ze te vermaken, maar het is wel nodig om voor hun comfort te zorgen. Rijd rustig en soepel, geef geen commentaar op het gedrag van andere bestuurders en voetgangers.

Je moet op je manier van lopen letten: je moet stevig, recht lopen, niet waggelen en niet buigen, met waardigheid.

Ontwen uzelf van slechte gewoonten: u mag niet "leunend" in een fauteuil zitten, op een stoel schommelen, op de rand gaan zitten, uw benen kruisen, met uw been wiebelen terwijl u praat, enz.

Houd uw handen onder controle - gebaren moeten ingetogen en gepast zijn. Raak de gesprekspartner niet met uw handen aan - dit kan zeer onaangenaam voor hem zijn.

Vergeet nooit dat je uiterlijk en manieren altijd worden opgemerkt. De wereldgeschiedenis getuigt dat in de organisatie van mensen persoonlijke charme wonderbaarlijk is. Velen "verdienen" persoonlijke charme als deelnemers aan de controverse. Vandaag is het tijd voor verbale gevechten. Hun winnaars wekken in de regel sympathie en vreugde op. In de discussie is vooral het holistische beeld van de spreker van belang. Hoe zichtbaarder het is, hoe actiever er is een proces zijn uiterlijke waarneming.

Heb gevoel voor verhoudingen - eventuele afwijkingen irriteren anderen en werken tegen u. Wees niet te levendig, luidruchtig, gepassioneerd, en wees ook niet te traag, stil en onverschillig.

Zorg ervoor dat u de indruk volgt die u op anderen maakt, maar niet omwille van narcisme, maar voor zelfcorrectie. En het belangrijkste is dat je er een paar moet onthouden reglement gezien worden als een persoon - een model in zaken en rechtvaardig in het leven.

1. Onthoud dat een eersteklas ondernemer in staat is om schadelijk in nuttig om te zetten.

2. Ontwikkel de gewoonte om alles wat u tegenkomt te zien in het voordeel van uw zaak.

3. Kom beloftes op tijd na. Als je het niet kon waarmaken, verzin dan geen excuses, stel een nieuwe deadline en houd je woord, zij het laat.

4. Wees attent en objectief voor "nutteloze" aanbiedingen

5. Weiger onnodige aanbiedingen, maar tactvol en beleefd.

6. Wees zelfverzekerd, vermijd overmoedig te zijn.

7. Verschuif de verantwoordelijkheid voor het nemen van de juiste beslissing niet naar ondergeschikten als dit niet binnen hun bevoegdheid valt of als zij niet de juiste taak van u hebben gekregen.

8. Onthoud dat niets een ondernemer meer compromitteert dan zijn verwarring.

9. Om effectief ondergeschikt te zijn, moet u weten hoe u ten minste de omstandigheden moet gehoorzamen.

10. Vergeet nooit dat jouw mening of standpunt niet altijd goed is, er zijn er meer.

11. Vertrek niet zonder een grondige analyse van elk geval van mislukking, juffrouw.

12. Vergeet niet dat kennis van de persoonlijke motieven van mensen een van de belangrijkste fundamenten is voor effectieve interactie met ondergeschikten.

13. Leer in de communicatie met mensen te begrijpen wat er niet wordt gezegd.

14. Laat je in je werk leiden door drie "niet": irriteer je niet, verdwaal niet, spuit niet.

15. Opperste vorm gebrek aan respect voor partners en ondergeschikten - om de start van het werk uit te stellen vanwege te laat of onvoorbereid op het evenement.

Zakelijke brieven moesten we allemaal zelf ontvangen of schrijven en versturen. Ze worden zakelijk genoemd omdat ze uitsluitend voor zaken zijn geschreven of verzonden. De meest zakelijke waren de Britten. Zij waren het die anderhalve eeuw geleden als eersten zakelijke brieven stuurden in de vorm die we vandaag zien. De Britten hebben hard gewerkt aan de regels voor het opstellen van dergelijke brieven en de etiquette van zakelijke correspondentie. Dit kan alleen worden beoordeeld omdat deze regels tot op de dag van vandaag door het bedrijfsleven worden gebruikt en niet door mensen.

Ik weet het niet zeker - dergelijke gegevens bestaan ​​waarschijnlijk niet - maar het lijkt mij dat veel geweldige deals en voorstellen niet tot een effectieve finale zijn gekomen alleen omdat de brief met het zakelijke voorstel onjuist was opgemaakt. Ik kan het zeker zeggen - mijn baas zal niet eens ingaan op het feit of de brief is geschreven zonder de regels van zakelijke correspondentie in acht te nemen. Waarom tijd verspillen aan iemand die niet eens de moeite nam om een ​​brief te schrijven volgens de regels? Conclusie: dit geeft aan dat hij onzorgvuldig met zaken omgaat.

De regels van de zakelijke correspondentie-etiquette gelden niet alleen tussen de organisatie en het individu, maar ook binnen het bedrijf. En het is erg belangrijk om alle informatie aan collega's over te brengen. Niet alleen dat - om over te brengen, is het noodzakelijk dat er en Feedback. Ik weet niet hoe het met u zit, maar persoonlijk vind ik het erg vervelend als er geen reactie komt op uw brief, die informatie bevat die om een ​​reactie vraagt. Van het woord ALGEMEEN. Dit gebeurt vooral vaak bij brieven met meerdere ontvangers. 40 procent van de respondenten reageert op dergelijke brieven. We moeten het opnieuw verzenden met de opmerkingen "Belangrijk" en met meldingen om zeker te weten wat we hebben ontvangen en gelezen. Bottom line: brieven verzonden, ontvangen antwoorden, tijd en zenuwen besteed.

Het gebeurt ook: bij het uitzoeken van een prangend probleem lijkt de correspondentie op een 'roman met een vervolg', bestaande uit enkele tientallen brieven met eenduidige vragen en vooral eenduidige en korte antwoorden. Zo verandert zakelijke correspondentie in chatten.

Om dergelijke incidenten en problemen te voorkomen, zijn er zeer eenvoudige regels - Zakelijke Correspondentie Etiquette - waarmee u het leven van uzelf en uw correspondentie-tegenstanders gemakkelijker zult maken.

REGEL 1. Brief aan één geadresseerde.

Volgens de regels van niet alleen zakelijke correspondentie, maar ook goede manieren, is het sterk aan te raden om een ​​brief naar één geadresseerde te sturen.

REGEL #2 . Als u een brief ontvangt, MOET u gewoon antwoorden.

Het belangrijkste hier is om geen gedachten langs de boom te verspreiden. De stijl van zakelijke correspondentie is droog, administratief en u hoeft alleen de essentie van de brief te beantwoorden. Als je vrije tijd hebt om Masha en Dubrovsky met noten te spelen, dan betekent dit helemaal niet dat je correspondent deze tijd heeft. Stel een brief of reactie zo op dat er een minimum aan uitleg en verduidelijking nodig is. Vergeet niet: één letter - één antwoord. De cyclus is voltooid.

REGEL #3. Als u wilt dat de betekenis van uw brief door meerdere gesprekspartners wordt begrepen, voegt u eenvoudig hun adressen toe aan de regel "Kopiëren".

In dit geval moet alleen de persoon aan wie deze brief is gericht, noodzakelijkerwijs reageren. Dat wil zeggen, de persoon wiens initialen in de "Aan"-regel staan. Hij is verplicht te antwoorden (zie regel nr. 2), al was het maar uit beleefdheid. Al de rest, waarvan de adressen in de regel "Kopieer" staan, hoeft in dit geval niet te worden beantwoord. Als ze een verlangen hebben om te antwoorden, bent u welkom. En nee - en er is geen rechtbank. Ze werden net geïnformeerd

REGEL #4. U kunt massamailing doen naar veel ontvangers in gevallen waarin u geen antwoord op uw brief verwacht.

Dit is bijvoorbeeld het sturen van prijslijsten naar klanten of notificaties over werkroosters naar medewerkers etc. De redenen voor dergelijke brieven zijn in feite niet zo veel, dus u moet geen massamailing doen zonder speciale noodzaak.

REGEL #5. De brief moet altijd een onderwerpregel bevatten. Daar is het veld "Onderwerp" voor.

Bespaar je tijd! Het opgegeven onderwerp zal uw zoektocht naar uw brief of het antwoord op uw brief en andere correspondentie verkorten.

REGEL #6. In de brief - eerst een groet, dan - een beroep op de geadresseerde.

Het maakt helemaal niet uit wie uw geadresseerde is: een collega of een volslagen vreemde. Je spreekt met naam en patroniem en de persoon begrijpt dat hij belangrijk voor je is. Geloof me, hier zitten veel voordelen aan!

REGEL #7. Geletterdheid van schrijven - in de eerste plaats!

Heeft u wel eens brieven met spelfouten ontvangen? Het is gewoon een nachtmerrie! Je schrijft een brief op een computer - wees niet lui, controleer de spelling zodat je je later niet pijnlijk schaamt voor een analfabete brief. Dit lijkt een kleinigheid, maar laat nog steeds een onaangename nasmaak achter.

Dat is eigenlijk alles! Zoals je kunt zien, niets ingewikkelds - alles is heel eenvoudig. Als je deze volgt eenvoudige regels constant - ze zullen u bekend worden en u zult ze automatisch volgen. En leer anderen door uw persoonlijke voorbeeld om zich aan deze eenvoudige regels te houden.

Een mooie, correcte schrijfstijl spreekt niet alleen over je zakelijke kwaliteiten, maar ook over jou als persoon. Bovendien is het een uitstekende discipline.

Onthoud: een zakelijke brief is vaak het eerste contact dat de eerste indruk van u en uw bedrijf vormt. Laat daarom een ​​indruk achter van jezelf als professional en specialist van het hoogste niveau!

Effectieve zakelijke correspondentie!

De huidige zakelijke realiteit is dat slechts 15% van de middelgrote en grote ondernemers die hun positie in de markt willen versterken, hun doel bereikt. Het is om deze reden dat de relevantie van de zakelijke etiquette vele malen groter wordt, aangezien niet-naleving van de normen, om een ​​aantal andere redenen, vaak leidt tot een breuk in nuttige zakelijke relaties.

Algemene beginselen van de ethiek van zakelijke correspondentie

In een brede interpretatie is ethiek een reeks attitudes algemeen gericht op het reguleren van sociale relaties. Dienovereenkomstig behandelt bedrijfsethiek kwesties die verband houden met de geaccepteerde volgorde en stijl van interactie in het bedrijfsleven.

Het detailleren van de ethische aspecten van zakelijke relaties is de zakelijke etiquette, waaronder bijvoorbeeld de onderhandelingsprocedure, gedragsregels, zakelijke tradities en rituelen, elementen van ondergeschiktheid, manieren en stijlen van communicatie en schrijven, evenals kwesties van correctheid in omgaan met partners en zakelijke collega's.

Het belang van ethiek en etiquette, als integraal onderdeel ervan, ligt in het feit dat het regelgevingskader dat is ontstaan ​​als gevolg van langdurige praktijk de communicatie aanzienlijk vereenvoudigt, waardoor een begrijpelijke en algemeen toegankelijke context in het bedrijfsleven wordt gecreëerd die u in staat stelt om doelen correct te bereiken en aanzienlijk tijd te besparen.

Met andere woorden, we hebben het over een speciaal algoritme voor het oplossen van bedrijfsproblemen waarmee u rationeel en conflictvrij de gewenste bedrijfsdoelen kunt stellen en bereiken. Het vaardigheidsniveau van dit algoritme stelt u in staat om directe conclusies te trekken over de mate van professionaliteit van een zakenpartner of tegenstander in een zakelijk geschil.

In dit verband is het belangrijk om de volgende algemene basisprincipes in acht te nemen:

• stiptheid overal en in alles;
• naleving van informatiebeveiliging;
• gezond altruïsme;
• gunstig imago dat overeenkomt met de zakelijke omgeving;
• Correcte mondelinge en schriftelijke taal;
• volgens de regels van de zakelijke spraakcultuur.

De soorten zakelijke correspondentie zijn divers en, met een zekere mate van conventioneelheid, kunnen ze worden onderverdeeld in twee hoofdvarianten:

• interstatelijk- tussen staatsorganisaties, buitenlandse vertegenwoordigingen en ambtenaren (verschillende nota's, nota's en andere vormen) - elementen van diplomatieke betrekkingen;
• een reclamespot- semi-officiële brieven die worden gebruikt op het gebied van zakelijke relaties tussen instellingen en organisaties.

Principes van het schrijven van een brief

De stijl van het schrijven van een zakelijke brief, ondanks taalkundige en enkele traditionele verschillen, heeft een zekere gemeenschappelijke basis en een groep voorschriften ontwikkeld door de gevestigde praktijk. Zo is een aantal protocolgerichte eisen, bepaald door de positie van de afzender en geadresseerde, gebaseerd op de aanvankelijke houding van wederzijds respect en correctheid. Daarom moet het, ongeacht het type document, structureel de volgende elementen bevatten:

• beroep (officiële status van de geadresseerde);
• compliment (beleefd einde van de brief);
• handtekening;
• datum (dag, maand, jaar en plaats van schrijven van het bericht);
• het adres van de afzender (naam, officiële status, adres worden bovenaan of onderaan de 1e pagina van de brief geplaatst).

Daarnaast zijn er een aantal regelingen die direct verband houden met brieven:

• zakelijke brieven worden alleen op de voorzijde op formulieren of vellen papier geschreven;
• paginanummering is in Arabische cijfers;
• berichten worden uitgevoerd in gedrukte tekst;
• uitwissingen en correcties zijn niet toegestaan ​​in de hoofdtekst van het document;
• het document is binnen gevouwen tekst;
• de wachttijd voor een reactie op een brief is maximaal tien dagen.

Een zakelijke boodschap moet een uitgesproken doelgerichtheid hebben en één vraag bevatten, en de hele betekenis van de tekst moet volledig ondergeschikt zijn aan de inhoud, of het nu gaat om een ​​dealaanbod, een commercieel verzoek of gewoon actuele informatie.

Logica en beknoptheid, de afwezigheid van enige "lyrische" uitweidingen zijn de belangrijkste kenmerken van efficiëntie.

Typologie van zakelijke brieven

De classificatie van zakelijke berichten is gevarieerd en hangt af van hun functionele doeloriëntatie. Letters zijn bijvoorbeeld:

• informeren;
• herinnerend;
• uitnodigingen;
• informatie beoordelingen;
• bestellingen;
• begeleidend;
• andere types.

Als een van de vormen van zakelijke communicatie, in de strikte zin van de definitie, zijn brieven verdeeld in 2 soorten - zakelijk en privé-ambtenaar.

Correspondentie die tussen organisaties en instellingen loopt, wordt aangemerkt als zakelijk. Een particulier ambtsbrief is een bericht dat door een particulier aan een instelling wordt gestuurd, of omgekeerd door een instelling aan een particulier.

Correspondentievereisten

Voor het voeren van zakelijke correspondentie gelden een aantal regels.

• De brief moet het ontstaan ​​van een zakelijk belang bij de ontvanger stimuleren, duidelijk en op basis van overtuigend bewijs, de voordelen van partnerschap aantonen en de ondoelmatigheid van het verbreken van partnerschappen. De tekst moet motiverend zijn, motiverend voor samenwerking.
• De manifestatie van buitensporige persoonlijke emoties in een zakelijke brief is niet De beste manier bewijs uw zaak en los het probleem op.
• Om overbelasting en verstopping van de tekst van de brief te voorkomen, moeten figuurlijke vergelijkingen, metaforen, allegorieën en hyperbool worden vermeden.
• Voor een duidelijke en beknopte presentatie van het onderwerp is het beter om eenvoudige zinnen te gebruiken en bijzonderheden en overdreven details te vermijden. Het hoofdidee van de boodschap moet worden ondersteund door uitsluitend relevante argumenten, die meestal in de bijlagen bij de brief worden geplaatst (diagrammen, grafieken, digitale gegevens).
• De tekst moet worden verdeeld in alinea's, die elk een onafhankelijke gedachte vertegenwoordigen en op een nieuwe regel beginnen.

Eén alinea mag niet meer dan 4 regels beslaan, omdat bij het lezen van langere alinea's de tekst lijkt samen te vloeien en de hoofdgedachte van het bericht verloren gaat. Een alinea wordt als normaal beschouwd, inclusief 2-3 zinnen.

• In een zakelijk geschreven bericht mogen beschrijvende bijvoeglijke naamwoorden, onnodige verduidelijkingen en details niet worden gebruikt. Aan het einde van het schrijven is het raadzaam om het document te controleren en zinnen te verwijderen die geen relevante semantische inhoud bevatten.
• Geletterdheid - basiselement tekst. De aanwezigheid van spel- en andere fouten in het bericht is onaanvaardbaar.
• De onderwerpregel van de e-mail is verplicht. Het onderwerp in de documenten moet kort en bondig worden weergegeven, dit bespaart tijd bij het lezen en kenmerkt de afzender positief. Als de brief per e-mail wordt verzonden en bijzonder belangrijke informatie bevat, moet deze worden voorzien van een speciale "vlag" die beschikbaar is in de elektronische dienst.
• Een goede leesbaarheid van de tekst wordt geboden door lettertypen Arial of Times New Roman met een gemiddelde lettergrootte. Indien nodig is het toegestaan ​​om belangrijke ideeën cursief of vetgedrukt te markeren.

• In de tekst is het handig om tussenkopjes (3-4) te gebruiken, die een beter begrip van de gepresenteerde tekst geven.
• Opsommingen, lijsten en lijsten kunnen het beste worden ontworpen met behulp van speciale markeringen.
• Een bedrijfssjabloon (schema) is een uitstekende indicator van efficiëntie en objectiviteit in zakelijke communicatie. Het is vooral geschikt in het zakelijke aspect, omdat het je in staat stelt om in een gunstig daglicht te staan ​​en de vereiste officieelheid te behouden.

In een e-mailsjabloon is het beter om te optimaliseren voor verschillende schermresoluties.

Structuur van zakelijke berichten

De opbouw van een zakelijke boodschap is typerend. Traditioneel bevat het:

• invoering;
• grootste deel;
• conclusie.

De inleiding vat het doel van de brief samen. Het grootste deel beschrijft de essentie van de kwestie. Concluderend is het wenselijk om de inhoud van het hoofddeel samen te vatten, bijvoorbeeld in de vorm van conclusies. "Naschrift" en verschillende soorten voetnoten zijn ongewenst.

Concluderend, uitdrukkingen die lijken op manipulaties in vorm zijn ongepast, zoals: "Ik hoop op een wederzijds voordelige samenwerking" enzovoort. Afscheid nemen in een zakelijke brief is beter eenvoudige zinnen- "Met respect", "Beste wensen" enzovoort.

Onderaan het bericht staan ​​vermeld: volledige naam, officiële status, bedrijfsnaam, ondertekend. Ook zijn er contactnummers aangegeven.

Tabellen en grafieken zijn als apart bestand (pakket) bijgevoegd met een aanduiding hiervan aan het einde van de brief. Als er een groep bijlagen is, wordt hun beschrijving met namen gegeven.

Een afkorting en speciale afkortingen kunnen alleen worden gebruikt als u zeker weet dat de ontvanger ze zeker zal begrijpen.

Om de tekst meer logische nauwkeurigheid en consistentie te geven in zakelijke woordenschat De volgende zinnen worden gebruikt als bindmiddel:

• om deze reden;
• gebaseerd op het bovenstaande;
• vanwege dit;
• volgens gegevens;
• Op basis hiervan;
• Overwegen;
• ander.

Het is handig om de geadresseerde in het hele bericht bij naam aan te spreken. Als het bericht is geadresseerd naar een vreemde, geef dan aan het begin de bron aan van het verkrijgen van het adres van de ontvanger.

Kenmerken en nuances van zakelijke correspondentie in elektronisch formaat

In de virtuele ruimte is zakelijke interactie, die communicatie in het klein voorstelt, specifiek en vereist niet minder naleving van de relevante normen van etiquette. Bevoegd werken met een brief, in overeenstemming met de praktijk, omvat de implementatie van de volgende opmerkingen met betrekking tot volume, taalnormen, structuur en formaat.

• De formule van het onderwerp moet absoluut exact overeenkomen met het onderwerp dat in de tekst wordt vermeld. Hiermee zet je de lezer snel op de juiste zakelijke manier.
• Het optimale volume van een document dat per e-mail wordt verzonden, past in "één scherm", met de maximale hoeveelheid tekst - één vel in A4-formaat.
• De optimale grootte van bijlagen is niet meer dan 3 MB.
• Het wordt aanbevolen om het verzenden van bestanden te "verpakken" in standaard Zip- of Rar-coderingsarchieven. Anderen worden vaak geblokkeerd tijdens de overdracht.
• Hyperlinks moeten standaard zijn (blauw, hieronder onderstreept).
• Het antwoord aan de geadresseerde moet bovenaan worden geplaatst, aan het begin van de brief en niet onderaan. Dit bespaart de penvriend onnodig en geforceerd scrollen van de vorige tekst.

• Het is noodzakelijk om de schrijftaal te gebruiken die het meest begrijpelijk is voor de partner. De vraag of het gebruik van professionaliteit, interne bedrijfsvocabulaire, slanguitdrukkingen en afkortingen (vooral in externe correspondentie) in het bericht gepast is, wordt afzonderlijk beslist, afhankelijk van de context en kwaliteiten van de correspondentiepartners.
• Het is belangrijk om de partner te informeren over de ontvangst van zijn bericht - dit is een teken van goede smaak en maakt deel uit van de zakelijke etiquette, waaruit respect voor hem blijkt.
• U dient zo snel mogelijk te reageren. Als het om wat voor reden dan ook niet mogelijk is om snel te antwoorden, moet de partner op de hoogte worden gesteld van de ontvangst van zijn brief en de reactietijd aangeven. Een ethische en comfortabele tijdspauze voor het geven van een reactie is 48 uur na ontvangst van het bericht. Na deze tijd gaat de persoon er meestal vanuit dat het bericht verloren is gegaan of wordt genegeerd. Een buitensporige pauze in correspondentie wordt vaak geassocieerd met het risico een partner te verliezen en wordt in het bedrijfsleven geïnterpreteerd als een schending van ethische normen.
• Aan het einde van het bericht moeten contactgegevens worden vermeld, die zonder uitzondering in alle brieven worden vermeld, ongeacht de volgorde van de verzending.
• Tijdens de overdracht is het belangrijk om speciale aandacht te besteden aan vertrouwelijkheidskwesties.