Servicenota voor de aankoop van een patroonmonster. Waar moet je op letten? Memo voor onkostenvergoeding, toewijzing van middelen voor een zakenreis

memo- Dit is een intern document waarmee in officiële schriftelijke vorm wordt gecommuniceerd tussen medewerkers. De inhoud ervan is beperkt tot opdrachten, de uitvoering van eventuele taken, enz., Dat wil zeggen, werkkwesties. Ondanks het feit dat het schrijven van een memo een eenvoudige zaak is en niet wordt gereguleerd door zeer strikte regels, moet u ze toch kennen. In dit artikel gaan we in op de procedure voor het samenstellen van deze documentatie, typen, enz.

kenmerk

Het karakter van de servicenota is informatief en referentie, wat betekent dat deze bepaalde notificaties, berichten, instructies, enz. bevat. De problemen die erin aan de orde komen, hebben betrekking op de specifieke medewerker aan wie ze wordt verzonden. Met andere woorden, een memo is een toolkit voor communicatie binnen een onderneming.

Let op: de verplichting van een memo is niet vastgesteld. Dit is een aanvullend document, al kunnen op basis daarvan opdrachten en instructies worden opgesteld.

Oefening

Een memo wordt beschouwd als een veelgebruikte documentatie, die tegelijkertijd niet is opgenomen in de lijst van officieel geclassificeerde managementdocumenten. Op grote schaal gebruikt, wordt het een verbinding op horizontaal niveau: dat wil zeggen, het wordt samengesteld door een medewerker van de ene afdeling om een ​​verzoek of voorstel door te geven aan een medewerker van een andere afdeling.

Belangrijk: de statussen van besturingsobjecten waartussen door middel van een servicenota wordt gecommuniceerd, moeten gelijkwaardig zijn. Anders wordt het document niet als een memo beschouwd, maar als een memorandum.

Gebruiksdoeleinden

Een werkmemo kan in verschillende gevallen worden gebruikt.

Hier zijn enkele voorbeelden:

• een werknemer belonen;
• een medewerker op zakenreis te sturen;
• rapporteren aan de logistieke afdeling over storingen aan apparatuur;
• melding van het hoofd beveiliging door het hoofd van een andere eenheid over de noodzaak om onbevoegden (niet-werknemers) het bedrijfsgebouw binnen te laten, met opgave van de redenen;
• een verzoek in de vorm van een memo gestuurd naar de boekhoudafdeling voor de toewijzing van materiële middelen voor bepaalde behoeften, enz.

Afzonderlijke gevallen van het samenstellen van memo's

Hoewel een memo wordt beschouwd als een intern document, is een van de varianten een document dat naar de attesteringscommissie wordt gestuurd. Het gebruik van notities uitsluitend voor werkcommunicatie komt echter nog steeds vaker voor.

Hoe schrijf je een memo?

De basisregels voor het opstellen van een memo zijn vergelijkbaar met die van andere. Het gaat onder meer om het schrijven op een A4-blad, instructies van wie en aan wie het wordt verzonden, toezeggingen met een datum en een handtekening. Maar hoe schrijf je een memo die aan alle vereisten voldoet?

• in het midden (het is ook mogelijk om het aan de linkerkant van het blad te plaatsen), schrijf de bijbehorende titel van het document;
• er zijn twee opties om de datum te schrijven - hoe volledig? Arabische cijfers, en een aanduiding van de maand in woorden;
• in de titel van de hoofdkop, kunt u toevoegen korte beschrijving de inhoud van het document;
• gegevens over afzender en ontvanger moeten volledig zijn: voornaam, achternaam en patroniem, volledige naam van de functie en afdeling (afdeling) waaraan deze functie is gekoppeld.

In antwoord op de vraag hoe je een memo schrijft, worden niet alleen de details en attributen van dit document opgenomen, maar ook wat de inhoud ervan zou moeten zijn.

Het papier in kwestie heeft geen erg droge en officiële taal- gratis verhaal is echter toegestaan, waarbij specifiek de reden van schrijven wordt weerspiegeld.

De inhoud is opgedeeld in twee delen. De eerste hiervan wordt de preambule genoemd. Er wordt kort ingegaan op wat de opsteller ertoe heeft aangezet om zowel een memo te schrijven als deze naar een specifieke medewerker te sturen.

Het tweede deel wordt als het belangrijkste beschouwd, het is ook omvangrijker dan de preambule. Deze tekst bevat een opgave van het directe verzoek of voorstel. U kunt er een analyse van de situatie, conclusies en resultaten aan toevoegen.

Het formulier

Sommige bedrijven, wanneer gevraagd hoe ze een memo moeten schrijven, geven hun werknemers gewoon een speciaal formulier. Maar, het moet worden opgemerkt, dit is geen verplichte unificatie - GOST biedt alleen adviesbepalingen (met betrekking tot lettertypen, afmetingen en intervallen) zonder een goedgekeurd monster. Als dit echter in een bepaald bedrijf bestaat, is het beter om je eraan te houden.

Service en memo's

Iets hoger in de notitie werd aangegeven hoe dienst- en nota's van elkaar verschillen. Maar veel mensen hebben nog steeds de neiging om ze met elkaar te verwarren.

De meest voorkomende fouten zijn:

• een memo voor een werknemer van een werknemer naar een baas (in feite een memorandum);
• over loonsverhogingen;
• over een promotie.

De laatste twee impliceren verwijzing niet op een horizontaal niveau, maar verticaal, wat de definitie van een memo ontkent.

Belangrijk: de indeling van memo's in memo's en toelichtingen is a priori onjuist.

Registratie

Alle memo's worden geregistreerd in het register. Afhankelijk van hoe de documentenstroom in elk specifiek bedrijf is georganiseerd, kan degene die het document heeft samengesteld of degene die het heeft ontvangen dit doen. In alle gevallen komt dit erop neer dat de memo een uniek nummer krijgt, dat in de tekst moet worden vermeld.

Voorbeeldmemo

"Verkoopafdeling, Divisiedirecteur informatie technologieën VA Kutsaku
memo
№ 19-43/102
13 april 2015
Over het testen van de staat van de pc op zijn prestaties
Sinds 04/10/2015 heeft de personal computer van R.D. Maksimenko, een medewerker van de verkoopafdeling, regelmatig last van storingen, namelijk: herstarten zonder dit pc-commando te geven, problemen met aan-/uitzetten en schermflikkering. Als gevolg van het bovenstaande vraag ik u om de nodige diagnostiek uit te voeren door de specialisten van uw afdeling om de oorzaken van problemen te identificeren en deze met succes te elimineren. Ik stel voor om de resultaten van de testen schriftelijk te verstrekken, met een opsomming van verdere acties: reparatie of vervanging van de machine.

Stel dat blijkt dat de pc niet te repareren is. In dit geval geven we een memo uit om de apparatuur af te schrijven.

Voorbeeld van een notitie om apparatuur af te schrijven

"Verkoopafdeling, directeur van de logistieke afdeling M. A. Oleinik
memo
№ 21-45/104
Vanaf 16 april 2015
Over het afschrijven van een niet-werkende pc
Vanaf 04/10/2015 ondervond R.D. Maksimenko, een medewerker van de verkoopafdeling, regelmatig storingen aan de personal computer. Diagnose uitgevoerd door specialisten van de afdeling informatietechnologie toonde daarom het volgende aan: de pc mag niet meer worden gebruikt. In dit verband vraag ik u om de bovenstaande apparatuur af te schrijven vanwege onbruikbaarheid.

Afdelingshoofd L. A. Kudryavtsev"

Daarnaast heeft u nog een notitie nodig - om ontmantelde apparatuur te vervangen.

Opmerking over vervanging van apparatuur:

"Verkoopafdeling, directeur van de logistieke afdeling M. A. Oleinik
memo
№ 22-46/104
Vanaf 17 april 2015
Over het vervangen van een kapotte pc
De personal computer van de specialist van de afdeling, Maksimenko R.D., werd buiten gebruik gesteld en moet worden vervangen wegens onbruikbaarheid (volgens doc. nr. 20-44/103 van 15-04-2015). Ik vraag u om nieuwe apparatuur te leveren die overeenkomt met de parameters van de ontmantelde. Oplevering graag schriftelijk melden. Bij de nota is een rapport gevoegd van de afdeling informatietechnologie over de uitgevoerde diagnostiek en de resultaten daarvan.

Afdelingshoofd L. A. Kudryavtsev"

Tenslotte

Meestal levert het schrijven van een memo geen problemen op. Dit interne document is een redelijk vertrouwd communicatiemiddel tussen verschillende niveaus beheer. Voorwaardelijke barrières kunnen alleen worden veroorzaakt door "verwarring" tussen memo's en servicenota's (het artikel geeft aan hoe ze verschillen).

In sommige bedrijven gebeurt het opstellen van memo's uitsluitend volgens het geïntroduceerde en goedgekeurde monster (in dit geval is het beter om speciale formulieren voor hen in te slaan), in andere is het meer dan gratis.

Bij het samenstellen van dit document moet u zich laten leiden door dezelfde regels als voor andere papieren - het lettertype en de spatiëring in overeenstemming met GOST, de datum en handtekening voor de geldigheid van de notitie.

Over het algemeen is een memo een zeer handige toolkit, die gemakkelijk te beheersen is en, indien correct gebruikt, een goed gecoördineerd en duidelijk werk van een team van organisaties wordt waargenomen. Het helpt om een ​​samenhangende relatie tussen afdelingen te behouden en versterkt ook de structuur die ze vormen.

Een memo is een informatie- en referentiedocument, een hulpmiddel Zakelijke correspondentie binnen de organisatie.

Er wordt een memo opgesteld om eventuele zakelijke problemen met betrekking tot het werk van een afdeling of een bepaalde medewerker aan de kaak te stellen, waarvan de oplossing afhankelijk is van een andere structurele eenheid van de organisatie of medewerker.

Het schrijven van memo's wordt, in tegenstelling tot memo's, uitgevoerd tussen structurele eenheden of werknemers met een gelijkwaardige officiële status die niet direct ondergeschikt zijn.

Voor werknemersbonussen

Een bonusnota vormt de basis voor het geven van een bevel tot aanmoediging van een werknemer, wordt opgesteld door het afdelingshoofd in naam van het hoger management, vermeldt de redenen en gronden voor bonussen, de gegevens van de werknemer en de compiler. Om ervoor te zorgen dat het hoofd erover nadenkt, is het noodzakelijk om een ​​notitie te registreren. Nadat de beslissing over de bonus is genomen, wordt een bestelling uitgegeven.

Over salarisverhoging

LLC "Bedrijf"

BESTELNUMMER 25\10982 van 25 november 2010

over de salarisverhoging van Ivanov V.A.

Door de goede verkoopprestaties van de zaakvoerder Ivanov V.A. volgens de resultaten van het eerste derde kwartaal van 2010

IK BESTEL:

1. Stel vanaf 01 december 2010 een officieel salaris vast van 25.000 (vijfentwintigduizend) roebel aan de manager van de verkoopafdeling, Ivanov Viktor Aleksandrovich.

2. Hoofdaccountant Vasilyeva A.V. Zorgdragen voor tijdige betaling van het in lid 1 van dit besluit genoemde salaris en andere op basis daarvan berekende bedragen.

3. Naar de baas personeelsdienst Fedorov GI:

3.1. BIJ personeelsbezetting breng wijzigingen aan door het salaris voor de functie van verkoopmanager vast te stellen op 25.000 (vijfentwintigduizend) roebel.

3.2. Sluit af met Ivanov V.A. aanvullende overeenkomst bij de arbeidsovereenkomst d.d. [datum arbeidscontract] [Nr. van de arbeidsovereenkomst] bij de vaststelling van een salaris van 25.000 (vijfentwintigduizend) roebel vanaf 01 december 2010.

2.4. Om kennis te maken met deze bestelling Ivanov V.A. onder schilderen.

Algemeen directeur van LLC "Bedrijf"

Zhdanov V.V.

Ik ben bekend met de bestelling van ____________________ Vasilyeva A.V.

Bekend met de bestelling ____________________ Fedorov G.I.

Ik maakte kennis met de bestelling ____________________ Ivanov V.A.

De grondslag voor een salarisverhoging kan ook dienen als:

- een memo van het hoofd van de afdeling waartoe de medewerker behoort

- stijging van de prijzen in het land en als gevolg daarvan de noodzaak om de salarissen voor het bedrijf opnieuw te indexeren - verhoging van de salarissen van werknemers

- toewijzing van nieuwe officiële taken medewerker.

Bij niet-nakoming van verplichtingen

MEMORANDUM
04.10.2013 № 6

Over het niet uitvoeren van taken

Ik breng onder uw aandacht dat de expediteur Sokolov Ivan Igorevich de aan hem toegewezen auto (staatsnummer C 042 MK 83) niet heeft aangeboden voor een geplande technische inspectie, en daarmee de bepalingen overtreedt functieomschrijving vanaf 06.10.2010

In verband met de gepleegde overtreding, stel ik voor om Sokolov I.I. een berisping te geven.

Op een A4-tje wordt een nota over niet-vervulling van ambtsplichten opgemaakt.

Over schendingen op het werk

INFORMATIEAFDELING Algemeen directeur

TECHNOLOGIE Beseda LLC

MEMORANDUM

09.12.2014 № 10-23/158

Over overtreding arbeidsdiscipline

Ik deel u mee dat gisteren, 08.12.2014, binnen 2 uur van 16-00 tot het einde van de werkdag, de specialist van de informatietechnologie-afdeling Roman Viktorovich Fregatov afwezig was op de werkplek.

Ondersteunende documenten, die getuigen van de geldigheid van de redenen voor de afwezigheid, Fregatov R.The. niet gepresenteerd.

In verband met de overtreding, gezien het herhaalde karakter, stel ik Fregatov R.V. een berisping geven.

Afdelingshoofd E.S. Lyubimchikov

Op basis van de gegeven voorbeelden van notities is het nu eenvoudig om uw eigen voorbeelden te maken.

Evgenia Streep

Voor de aankoop van briefpapier

De memo "Voor de aankoop van briefpapier" zet de feiten uiteen van de productiebehoefte voor de aankoop van een bepaalde hoeveelheid briefpapier, een lijst van briefpapier (naam, hoeveelheid) is bijgevoegd.

Over de toewijzing van fondsen

Medewerker __________________________/_____________/

AKKOORD

Afdelingshoofd ____________________________/______________/

AANDACHT

De verantwoordelijkheid voor de boekhouding en opslag van speciaal voor afdelingen ingekochte literatuur ligt bij de hoofden van deze afdelingen.

Het besluit om middelen toe te kennen voor de aankoop van literatuur:

Leidinggevende

Bedrijfsuniversiteit ___________________________/____________ /

Hoeveelheid in grootte

Roebels ______________ / _____________ / "__" _______ 200_

Ik verbind mij ertoe om goederen en cheques van de kassier, evenals niet-bestede fondsen tot 25 "____________" 200_g. ___________________________/______________/

Grondstoffen- en geldontvangsten, evenals niet-uitgegeven gelden ter waarde van

Roebels _______________ / _____________ / "__" _______ 200_

Als niet elke medewerker van de organisatie memo's of memo's hoeft op te stellen, dan kan vroeg of laat door bijna elke medewerker een voorbeeldverklaring worden gevraagd. Elk van deze soorten officiële documentatie heeft zijn eigen specifieke doel van informatie- en referentiekarakter. Overweeg welke soorten notities het meest geschikt zijn voor een bepaald geval.

Het type document voor informatieve of referentiedoeleinden dat is gericht aan een bevoegde persoon, bijvoorbeeld het hoofd van een afdeling of het hoofd van een onderneming, wordt een rapport genoemd. De wetgeving geeft het geen duidelijke definitie, het is bedoeld om conclusies, voorstellen te presenteren om het hoofd aan te moedigen een beslissing te nemen.

Het kan zowel op initiatief van de werknemer als in overeenstemming met de mondelinge in opdracht van het hoofd. Meestal worden met zijn hulp suggesties gedaan met betrekking tot de verbetering technisch materiaal in productie, het niet eens zijn met een beslissing van het management, hun standpunt kenbaar maken bij conflicten met collega's.

Toelichting voorbeeld

In de hoofdtekst van dit document wordt uitgegaan van een standpuntbepaling en een heldere uiteenzetting van de argumenten ten gronde van de kwestie.

Zich onderscheiden de volgende soorten: memo's:

• Rapportage. Veronderstel dat u informeert over de voltooiing van werkzaamheden of fasen, de uitvoering van opdrachten, enz.;
• Informatief. Samengesteld om de resultaten, details, voortgang en methoden voor het uitvoeren van werk te presenteren. zijn regelmatig;
• Initiatief. Bevat initiatieven, suggesties, aanbevelingen, enz.

Memorandum voorbeeld

Rapportages kunnen extern of intern zijn, afhankelijk van wie de geadresseerde van het document is.

Externe adressen zijn gericht aan het hoofd van een hogere onderneming of organisatie. Om dit document samen te stellen, gebruik algemene formulieren ondernemingen. Volgens het voorbeeld moet de nota uit de volgende elementen bestaan:

• de naam van de instelling, onderneming;
• datums
• inhoudsopgave;
• registratie adressen;
• geadresseerde gegevens;
• titel van het onderwerp van het rapport;
• de vermelde tekst;
• handtekeningen van de bestuurder;
• Volledige naam van de artiest, met een telefoonnummer voor contact.

Memorandum inzake niet-vervulling van officiële taken

Op naam van het hoofd van de organisatie worden interne nota's opgesteld, voor het ontwerp worden gewone bladen gebruikt. Een dergelijk document bevat de volgende elementen:

• afdelingsaanduiding;
• Titel van het document;
• datum en registratienummer;
• onderwerp titel;
• tekst;
• volledige naam van de geadresseerde;
• handtekening, achternaam en voorletters, evenals de positie van de samensteller.

Een van de soorten interne documenten is een nota over niet-vervulling van officiële taken. Het is bedoeld om te informeren over het niet of niet behoorlijk vervullen door de werknemer van zijn directe taken, en omvat tevens een voorstel om deze werknemer aan te stellen disciplinaire maatregelen.

Servicenota - een voorbeeld van schrijven en een boekhoudkundig journaal

Een van de varianten van nota's is service. Het is een informatief document en wordt gebruikt voor de interactie van verschillende horizontale (d.w.z. niet aan elkaar ondergeschikte) objecten van de managementstructuur om problemen op te lossen die verband houden met hun competentie. Hoe wordt een memo geschreven?

De All-Russische classificatie van managementdocumentatie (OKUD) voorziet niet in dit type documentatie. Tegelijkertijd worden ze voor verschillende industriële doeleinden gebruikt:

• informatie opvragen;
• bij het geven van instructies;
• als begeleidend document;
• als informatiebrief.

De tekst van dit type document bevat gegevens over de oorzaak van de afgifte, d.w.z. aanvraag, aanvraag, offerte, etc. Het kan informatie bevatten over gehouden vergaderingen, personeelsbewegingen van werknemers, eventuele wijzigingen in het werk van de organisatie en haar divisies, enz. Het document kan ook informatie bevatten voor de veiligheidsdienst over werknemers die in het weekend werken om hen toegang te geven tot de bedrijfsruimten.

Voor de arbeidssuccessen van werknemers kunnen zij, met een waardevolle gift of titel, een diploma behalen. Hiertoe wordt door het afdelingshoofd, vakbond of team een ​​nota voor de toekenning opgemaakt.

Servicenota voor de prijs

Er zijn geen strikte eisen aan de uitvoering van een memo in de wetgeving. Een voorbeeld van het invullen van een memo is echter vergelijkbaar met een memorandum; het kan rechtstreeks in de organisatie worden ontwikkeld en samengesteld, rekening houdend met de specifieke kenmerken van de onderneming.

Om de documentatie te controleren, moet een speciaal logboek worden bijgehouden. Volgens het voorbeeldlogboek van servicenotities kan het gegevens bevatten over: registratienummers documenten, hun datum, naam of samenvatting, informatie over de functionaris die het document heeft ondertekend, enz.

Journaal van registratie van servicenota's voorbeeld

Naast journaalregistratie wordt ook voorzien in kaart- of automatische boekhouding van documentatie.

Toelichting formulier

Om de omstandigheden van eventuele gebeurtenissen en feiten te verduidelijken, wordt een dergelijk document verstrekt als toelichting, opgesteld door een werknemer van de onderneming in naam van een hogere ambtenaar.

Het is de bedoeling dat het in één exemplaar met de hand wordt geschreven op een gewoon vel papier op naam van de persoon die erom heeft gevraagd. Sommige organisaties zorgen voor het uitvoeren van een toelichting op een computer. De vorm van een toelichting is niet vastgelegd op wetgevend niveau, maar in sommige instellingen zijn er standaardformulieren voor de uitvoering ervan. Tegelijkertijd is een toelichting die niet in het formulier is opgesteld geldig.

Volgens de arbeidswet van de Russische Federatie (artikel 193) moet voordat een disciplinaire sanctie op een werknemer wordt toegepast, hem een ​​toelichting worden gevraagd, waarin de werknemer de omstandigheden en redenen voor de ondernomen acties kan melden.

Toelichtingen kunnen zowel door een medewerker als door een structurele eenheid als geheel worden opgesteld.

Om verschillende industriële en organisatorische problemen bestaan interne zakelijke correspondentie. In het proces van het bijhouden van documentatie worden verschillende memo's samengesteld.

Het kunnen ook rapporten, bestellingen, enz. zijn. In de meeste gevallen zijn deze interne documenten heel dicht bij het karakter van schrijven, alleen afhankelijk van uiteindelijke doel en de redenen voor het schrijven zijn van een andere organisatorische en juridische aard.

Als de memo een specifiek doel heeft of de kosten van financiële middelen vastlegt, dan is het in zonder falen gehecht aan de generaal jaarrekening(op basis van een bepaald feit registreert en voert de boekhouding uitgaven- en inkomstentransacties uit).

Memo's van andere aard helpen om verschillende actuele problemen snel op te lossen en zijn een ondersteunend document van specifieke feiten.

Servicenota's moeten, afhankelijk van het type en de aard van het schrijven, een bepaald aantal jaren worden bewaard (termijnen kunnen variëren van 1 jaar, 3, 5 jaar of permanent worden bewaard).

Vereisten voor het indienen van een memo

Volgens het wetgevend kader (GOST 6.30-2003 "Uniforme documentatiesystemen" Uniform systeem van organisatorische en administratieve documentatie. Vereisten voor papierwerk") memo moet hebben:

1. een indicatie aan wie het document is gericht (een ambtenaar, een structurele eenheid of een specifieke organisatie);
2. naam van de geadresseerde (in het bijzonder aan wie het document is verzonden);
3. titel van het document (in deze zaak"Memorandum" is aangegeven);
4. registratienummer van de servicenota;
5. datum van schrijven;
6. koptekst naar de tekst (voorbeeld: "Over de aankoop van briefpapier voor de afdeling", "Over disciplinaire maatregelen", enz.);
7. de tekst zelf;
8. datum en handtekening, die de memo heeft opgesteld (het is noodzakelijk om de positie aan te geven);

Bij het schrijven van een memo moet u zich aan de volgende regels houden:

• juiste aanduiding van alle details;
• zich strikt houden aan de officiële schrijfstijl;
• het document in de juiste volgorde ordenen;

Wie kan een memo schrijven

Een memo kan zowel door gewone werknemers als door het management van de organisatie worden gemaakt. Dit is het document dat regeert verbinding van objecten met horizontale bediening.

Elektronisch documentbeheer

De belangrijkste doelen van het schrijven van memo's zijn het oplossen van huidige organisatorische problemen met betrekking tot economisch management, materiële en technische basis, informatie ondersteuning, disciplinaire maatregelen, enz.

Toonaangevende organisaties gebruiken het systeem vaak elektronisch documentbeheer voor het vastleggen van verschillende gegevens en feiten: programmeurs ontwikkelen een speciaal programma, het werk van de organisatie wordt geregistreerd met een login en wachtwoord (ze worden verstrekt door de personeelsafdeling) en, na een bepaald gedeelte van het documentbeheerprogramma te hebben ingevoerd, selecteert de medewerker de sectie “Memorandum” en vult al de ontbrekende velden in.

Het gemak van het gebruik van elektronisch documentbeheer werd door veel bedrijven gewaardeerd, aangezien:

• het nummer van het document (de kaart) wordt automatisch toegekend;
• Alle documenten worden bewaard in elektronisch archief(voornamelijk door jaren);
• om naar een specifiek document te zoeken, volstaat het om te weten minimale set informatie;
• besparingen op papier en opslagruimte huren, enz.;

Maar veel organisaties gebruiken nog steeds papieren media bij het schrijven van memo's.

Op de personeelsafdeling zijn er vaak al kant-en-klare voorbeelden memo's voor verschillende doeleinden en de werknemer hoeft alleen contact op te nemen met de verantwoordelijke personeelsfunctionaris en de reden voor het schrijven van zijn memo aan te geven.

De procedure voor het overwegen van een memo

Na het schrijven van een memo wordt deze geregistreerd door verantwoordelijke medewerkers en vervolgens ter overweging voorgelegd verantwoordelijke personen(die het lezen markeren en de juiste notities plaatsen) en na dit alles wordt het naar de geadresseerde gestuurd. De geadresseerde legt zijn resolutie al vast (“Overeengekomen”, “Afgewezen”, “Beoordeeld”, “Voltooid”, enz. Afhankelijk van het doel van het schrijven van de memo en het uiteindelijke resultaat van de actie na het beroep van de bedrijfsmedewerker).

Strenge eisen van wetgevingskader nee tegen het schrijven van memo's, maar toch moet je alle punten correct aangeven (volgens Algemene vereisten werkstroom).

Een voorbeeld van het schrijven van een memo

Directeur van Rostok LLC
Samelyuk Anatoly Petrovich
sales manager bij Rostok LLC
Kuznetsova Oksana Ivanovna
(u kunt paspoortgegevens, woon- of werkadres, personeelsnummer van de werknemer opgeven, dat wordt toegekend bij sollicitatie)
25 december 2014
nr. 31 van 25 december 2014 (registratienummer)

memo

In verband met de verlenging van de zakenreis naar Moskou, volgens de gegevens van document nr. 27 van 15 december 2014: de duur van de zakenreis had moeten zijn van 17 december 2014 tot 20 december 2014, maar de werkelijke duur van de zakenreis: van 17 december 2014 tot 23 december 2014 jaar, in verband met het oplossen van relevante organisatorische vraagstukken. Het rapport over het verrichte werk werd ingediend bij het hoofd van de verkoopafdeling van Rostok LLC Kramar Nikolay Nikolaevich.
Vertrek- en aankomsttickets zijn bijgevoegd. Ik vraag u om het juiste bedrag aan reiskostenvergoeding toe te wijzen - voor een bedrag van 10.000 roebel.

25.12.2014
sales manager bij Rostok LLC
Kuznetsova O. I. (en persoonlijke handtekening).

Als een memo meerdere A4-vellen beslaat, wordt elk ervan genummerd.

inspringen

Een memo maken aan kopie, moet u zich houden aan de volgende streepjes:

• linker streepje (marge) - van 2,5 tot 3,5 cm (plaats voor het archiveren van het document);
• rechter streepje - van 1,25 tot 2,5 cm;
• bovenste streepje - minimaal 2 cm;
• onderste streepje - minimaal 2 cm;

Als we overwegen: algemene principes het schrijven van een memo, dan is dit document uitsluitend hulpgevend van aard, specifieke informatie en initieert daarmee een bepaalde managementbeslissing.

Noskova Elena

Ik ben 15 jaar werkzaam in het accountantsberoep. Ze werkte als chief accountant in een groep van bedrijven. Ik heb ervaring met het passeren van inspecties, het verkrijgen van leningen. Bekend met de vakgebieden productie, handel, dienstverlening, bouw.

Een formaliteit die tijd en moeite kost - zo behandelen velen memo's, service- en toelichtingen en zien vaak het verschil niet tussen hen. Algemeen wordt aangenomen dat rapportages en toelichtingen gepaard gaan met het toepassen van disciplinaire sancties. Sterker nog, ze worden hier niet alleen voor gebruikt. Wij vertellen u in welke situatie het passend is om een ​​notitie op te stellen en hoe u dit op de juiste manier doet.

Waarom notities nodig zijn?

Allereerst zijn alle opmerkingen informatie- en referentiedocumenten voor: bedrijfsvoering. Met hun hulp wordt informatie uitgewisseld binnen het bedrijf (bijvoorbeeld tussen verschillende afdelingen of tussen vestigingen, vertegenwoordigingen en het hoofdkantoor). De informatie in de toelichting bevat geen orders, maar kan de basis worden voor de goedkeuring van sommige beslissing van de leiding maar kan alleen in aanmerking worden genomen.

Maar ze schrijven is niet gemakkelijk. Er zijn immers geen definities van begrippen, geen regels voor het maken van notities in het normatieve rechtshandelingen. Laten we proberen ze zelf te formuleren.

Waarin verschillen de noten?

Voor de duidelijkheid tonen we de belangrijkste verschillen in de tabel.

Eigenschappen	memorandum	memo	Toelichting
De essentie van de notitie	informeert over de huidige situatie, het fenomeen of feit dat heeft plaatsgevonden, de uitgevoerde werkzaamheden; bevat de conclusies en suggesties van de compiler	<или>informeert over de noodzaak om operationele problemen op te lossen. Tegelijkertijd is het niet nodig om in de notitie vragen op te nemen die mondeling kunnen worden opgelost en waarvoor geen documentatie nodig is; <или>bevat een verzoek, informatie op verzoek, verduidelijking van de taak, verduidelijking, verzoek, voorstel	Legt de redenen uit voor elke gebeurtenis, feit, handeling, incident, inclusief schending van arbeidsdiscipline, niet-naleving van instructies, afwijkingen van vastgestelde werkregels, noodsituaties (ongeval, ongeval, diefstal, enz.). Desgewenst kunnen schriftelijke toelichtingen die moeten worden opgesteld voor het opleggen van een disciplinaire sanctie aan een werknemer ook als toelichting worden gegeven en Kunst. 192, deel 1 van art. 193 van de arbeidswet van de Russische Federatie; Brief van Rostrud d.d. 06/01/2011 nr. 1493-6-1
Oriëntatie	Contact opnemen met het management: <или>van de medewerker naar het afdelingshoofd; <или>van het hoofd van de afdeling tot het hoofd van het bedrijf; <или>van het hoofd van het filiaal naar het hoofd van het hoofdkantoor	Correspondentie tussen managers of medewerkers een management niveau, niet ondergeschikt aan elkaar door functie, over onderwerpen die binnen hun bevoegdheid vallen	Toelichting (uitleg) van een lagere functionaris aan een hogere
Soorten notities op afspraak	<или>het initiëren van besluitvorming; <или>puur informatief; <или>verslaglegging		<или>het handelen van een bepaalde medewerker (afdeling) uitleggen; <или>een gebeurtenis beschrijven
Structuur	Sectie I- een opgave van de redenen, feiten of gebeurtenissen die aanleiding hebben gegeven tot het schrijven ervan; II sectie- indien nodig - analyse van de huidige situatie en brengen opties probleemoplossing; Sectie III- beschrijving van specifieke conclusies, meningen, verzoeken of voorstellen voor specifieke acties die naar het oordeel van de samensteller dienen te worden ondernomen		Sectie I- een uiteenzetting van de feiten die aanleiding hebben gegeven tot het schrijven ervan; II sectie- een beschrijving van de redenen die de huidige situatie verklaren. Bevat geen conclusies en suggesties
Soorten notities naar mate van toegankelijkheid	<или>document openen; <или>vertrouwelijk document
Voorbeeldnotities	Bonusaanbieding voor een specifieke medewerker	Informatie aan de veiligheidsdienst over de noodzaak om werknemers het gebouw binnen te laten die op een vrije dag zullen werken	Uitleg aan de productie- en technische afdeling over de redenen voor de overschrijding van basismaterialen ten opzichte van productienormen (bijlage bij formulier nr. M-29) goedgekeurd Instructie van het Centraal Bureau voor de Statistiek van de USSR van 24/11/82 nr. 613

Voor belastingdoeleinden zijn allerlei soorten notities belangrijk

In sommige gevallen kan een nota, samen met andere documenten, fungeren als een primair document voor onderbouwing en documentaire bevestiging in de fiscale boekhouding van uitgaven in lid 1 van art. 252 Belastingwetboek van de Russische Federatie, Bijvoorbeeld:

• memo van zijn eigen advertentiedienst, volgens welke de periode van daadwerkelijk gebruik van reclamevideo's niet langer was dan 12 maanden, hielp het bedrijf te bewijzen dat de video's geen immateriële activa zijn en de kosten in één keer af te schrijven Besluit van de FAS MO van 16 maart 2012 nr. A40-100845 / 10-4-498;
• om de kilometerstand van de auto te bevestigen met de aflezingen van de GPS-navigator (in plaats van de kilometerteller) en de brandstofkosten te herkennen, moet u memorandum aan het hoofd van de transportafdeling van de kapitein die: inspectie voorafgaand aan de reis de kilometerteller gaf een storing aan lid 1 van art. 252, onder. 5 blz. 1 art. 254 Belastingwetboek van de Russische Federatie. Op basis van dit rapport (of een ander document) zal een bevel worden gegeven over de noodzaak om de auto te bedienen met de navigator ingeschakeld en deze vast te zetten in vrachtbrief zijn getuigenis Brief van de federale belastingdienst van 16 juli 2010 nr. ШС-37-3/6848;
• toelichting Het kan handig zijn:

• <или>aftrek van de personenbelasting voor een kind krijgen sub. 4 blz. 1 art. 218 Belastingwetboek van de Russische Federatie als er geen 2-NDFL-certificaat is van de vorige werkplek. Wanneer een persoon lange tijd werkte niet en krijgt weer een baan, we hebben zijn verklarende brief nodig over het gebrek aan inkomen, Werkgeschiedenis en een schriftelijke aanvraag voor aftrek s Brief van de Federale Belastingdienst d.d. 30 juli 2009 nr. 3-5-04 / [e-mail beveiligd] ;
• <или>om het probleem van het betalen van de reiskosten op vakantie op te lossen. Als een werknemer hem op meerdere plaatsen begeleidt of onderweg langs stopplaatsen komt, is een toelichting van de werknemer en zijn reisdocumenten vereist. Brief van het ministerie van Volksgezondheid en Sociale Ontwikkeling van 20 februari 2009 nr. 194-13.

Het is duidelijk dat als de notitie is primair document, dan moet het alle details van een dergelijk document bevatten en lid 2 van art. 9 van de wet van 21 november 1996 nr. 129-FZ.

Hoe notities correct te schrijven

Veel medewerkers vinden het lastig om aantekeningen te maken, omdat dit voor hen een ongebruikelijke baan is. Om de taak te vergemakkelijken, zorg voor opmaakregels, evenals notitieformulieren in een lokale regelgeving, bijvoorbeeld in een kantoorwerkinstructie, en maak medewerkers hiermee bekend. Een fragment van een instructie kan er bijvoorbeeld zo uitzien.

Op bestelling goedgekeurd voor Alpha LLC
dd 27 december 2011 nr. 123

Instructies voor kantoorwerk LLC "Alpha"

4.10. Notities (rapportage, kantoor, toelichtend)

4.10.4. Elke notitie is gemaakt met de volgende details:

• de naam van de structurele eenheid - de compiler van de notitie;
• naam van het type document - een memorandum, betekening of toelichting;
• datum van het document - de datum van ondertekening (in Arabische cijfers in de volgorde: dag, maand, jaar);
• geadresseerde - f. en. wat betreft. en de positie van de persoon aan wie het briefje is gericht (in datief geval);
• titel van de tekst, die moet beginnen met het voorzetsel "Over" of "Over";
• een opmerking over de aanwezigheid van een aanvraag (indien aanwezig), bijvoorbeeld: “Aanvraag: in 1 exemplaar. voor 3 liter. ";
• handtekening van de compiler (positie van de compiler; persoonlijke handtekening en zijn transcriptie (volledige naam)).

4.10.5. De tekst is geschreven in de eerste persoon enkelvoud.

De tekst van de notitie mag geen groeten en laatste wensen bevatten.

4.10.6. Formulieren van rapportage, service en toelichting worden gegeven in de bijlagen nr. 15, 16, 17 bij de instructie.

Wanneer een werknemer een notitie moet schrijven, geef hem dan kant-en-klaar formulier, a beter voorbeeld. We geven voorbeelden van het ontwerp van verschillende notities.

Alpha Naamloze vennootschap

boekhouding

naar CEO
Alpha LLC
I.I. Stasov

hoofd personeelszaken
SV Klimova
De redenen gegeven in de toelichting
respectloos worden beschouwd.
Disciplinaire maatregelen toepassen
in de vorm van een opmerking aan T.I. Bogdanova

Hoofdboekhouder
HEL. Zharovoy
Maatregelen nemen om de gasturbinemotor te herstellen

30.08.2012

TOELICHTING
gedateerd 30.08.2012 nr. 12

Over de redenen voor het verlies van de originele GTD

Op 29 augustus 2012 ging de originele CCD voor de levering onder het contract met Bonduelle, Frankrijk, gedateerd 20 april 2012 nr. 0007/5 van een partij groene erwten (Gatchinsky Customs Post) verloren toen dit document werd gefotokopieerd.

Het kantoorkopieerapparaat is niet ontworpen om automatisch lichte papieren documenten te kopiëren. De originele GTD, die een overtrekpapiergewicht had, werd automatisch samen met andere documenten met een hoger papiergewicht gekopieerd. Het resultaat was dat de originele GTE klem kwam te zitten en klem kwam te zitten tussen de kopieerrollen. Bij een poging om het uit te pakken, werd het document in kleine, onherstelbare en onleesbare delen gescheurd.

Document vertrouwd met:

30.08.2012

Hoofdboekhouder