Sollicitatiebrief voor documenten. Sollicitatiebrief voor cv met voorbeeld en voorbeeld. Voorbeelden van sollicitatiebrieven voor cv's

Zakelijke etiquette dicteert het schrijven van begeleidende brieven (of, zoals ze ook worden genoemd, begeleidende brieven) bij het verzenden van documenten naar partners, overheidsinstanties en in andere gevallen. Dit is vooral handig in situaties waarin het nodig is om de overdracht van een pakket aan de geadresseerde te bevestigen, aandacht te besteden aan fundamentele punten, een verzoek of een actiegids te sturen en ook de timing van responsacties vast te leggen. Alle belangrijke gegevens kan worden vermeld in de bijgaande.

Meestal wordt ondersteuning verleend:

bij het overdragen van belangrijke documenten (bijvoorbeeld terugsturen na ondertekening);
aan de verzoeningsakte;
tot commercieel aanbod;
naar de documentatie naar de belastingdienst;
op rapporten, formulieren en verzoeken van regelgevende instanties;
tot uitvoerende documentatie;
naar personeelsdossiers.

U kunt ze zowel schrijven bij het persoonlijk overdragen van documenten als bij verzending per koerier, gewone post of e-mail.

Samengesteld in de regel door de medewerker die verantwoordelijk is voor de verzonden documenten of de secretaris van de organisatie. Voor certificering is een handtekening voldoende, maar er kan ook een zegel worden aangebracht. Vandaag zijn organisaties niet verplicht om een rond zegel te hebben (82-FZ van 04/06/2015). Stempelen is naar goeddunken van het bedrijf, tenzij vereist door de ontvanger (zoals financiële instellingen).

Afzonderlijk pikken we er nog een uit belangrijke functie begeleidende documenten - een inventaris van documenten die naar de geadresseerde worden gestuurd. Het is raadzaam om alle papieren zorgvuldig te vermelden, waarbij niet alleen hun volledige naam wordt vermeld, maar ook hoeveel vellen ze zijn opgemaakt, of er bijlagen zijn en welke, hoeveel exemplaren van elk document zijn verzonden. Als het papier vervolgens verloren gaat, bevestigt het begeleidende papier dat u het aan de geadresseerde hebt doorgegeven. Daarom is het belangrijk om een begeleiding in tweevoud te maken en de ontvanger te vragen om op uw kopie de datum en het tijdstip van ontvangst aan te geven, evenals akkoord te gaan met de inventaris.

Sollicitatiebrief structuur

Correspondentie van organisaties wordt geregeld door GOST R 6.30-2003 van 03.03.2003. De structuur en vereisten kunnen in detail variëren, afhankelijk van het type escort, maar over het algemeen zien ze er als volgt uit:

Geadresseerde (naam en adres van de organisatie, naam en functie van de medewerker aan wie de documenten worden verzonden).
Nummer en datum van aanvraag.
Inhoud.
Lijst met bijgevoegde documenten.
De persoon die de authenticiteit bevestigt.
Contacten.

Begeleidingen zijn genummerd volgens de kantoorregels van de organisatie, evenals andere correspondentie. Momenteel hebben kantoorwerkregels betrekking op interne aangelegenheden van de onderneming en zijn vastgesteld door lokale wetten. De Gosstandart-regels vereisen dat bedrijven de principes van kantoorwerk formuleren en vastleggen (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID). Bij het sturen van een escorte naar aanleiding van een verzoek van een geadresseerde kunt u onder het vertreknummer het uitgaande nummer en de datum aangeven. U kunt de tekst ook beginnen met de zin: “Op uw beroep, ref. Nee. ... van ... ".

In gevallen waarin met de direct uitvoerder gecommuniceerd dient te worden, dienen diens contacten te worden aangegeven. Deze informatie wordt meestal aangebracht in de linkerbenedenhoek van het formulier. Het wordt aanbevolen om de achternaam, voorletters (vol of kort), telefoonnummer of e-mailadres te vermelden.

Laten we eens kijken wat we in een begeleidende brief moeten schrijven. Het wordt aanbevolen om de tekst te beginnen met de zinnen: "We sturen u ...", "We sturen u ..." gevolgd door een korte algemene naam van de papieren waaraan de begeleiding is gehecht. Het is niet nodig om elk element bij naam op te sommen in dit specifieke deel van de tekst, omdat hiervoor een andere sectie is voorzien.

Gelieve ontvangst te bevestigen;
gelieve te ondertekenen en op tijd terug te keren;
Ik vraag u akkoord te gaan en terug te komen met opmerkingen of een protocol van meningsverschillen te sturen;
gebruik in overeenstemming met het beoogde doel;
Ik vraag u om de veiligheid van vertrouwelijke informatie te waarborgen;
laat het me dan tijdig weten.

Het is niet verboden om belangrijke plaatsen vet of cursief te maken om te benadrukken.

Lijst met bijgevoegde documentatie

Een inventaris van de papieren die aan de ontvanger worden overgedragen, wordt na de tekst gegeven in een eenvoudige lijst met de nummering van elke positie. Bij het ontwerpen van een lijst is het belangrijk om rekening te houden met het unieke karakter van elk item. In dit geval is het wenselijk om de details volledig te specificeren. Afhankelijk van het doel van de begeleidende brief, kan de aanvraag worden opgesteld met vermelding van het aantal exemplaren en vellen van elk document, of door een totaaltelling.

Bijvoorbeeld:

Overeenkomst nr. 4 dd 06/01/2017 in 2 exemplaren. op 10 vellen.
Taakomschrijving w / n gedateerd 06/01/2017 in 1 exemplaar. op 3 vellen.

Totaal 2 documenten op 13 vellen.

Een sollicitatiebrief schrijven

Volgens de algemeen aanvaarde correspondentienormen wordt alle uitgaande correspondentie opgemaakt op het officiële briefhoofd van de organisatie, met vermelding van naam, gegevens, volledig postadres (dit is vooral belangrijk als een reactie per gewone post wordt verwacht) en andere contactgegevens .

Er zijn geen eisen aan de vormgeving en inhoud van de tekst, de brief is in vrije vorm opgesteld. Maar je moet je aan de regels houden Zakelijke correspondentie en dubbelzinnigheid in de formulering te vermijden.

Waarom je een sollicitatiebrief nodig hebt

Het is een bekend feit dat degenen die sollicitatiebrieven schrijven meer voordelen hebben.

Heel vaak kan uw begeleidende brief bij uw cv de werkgever meer vertellen dan het cv zelf.

Dit document kan de werkgever laten zien hoeveel je weet hoe je jezelf moet presenteren, en het kan zijn dat een goed geschreven sollicitatiebrief de aandacht van de (nog potentiële) werkgever op jouw persoon kan vestigen.

Het is ook net zo belangrijk dat de sollicitatiebrief een goede gelegenheid is om op te vallen van de achtergrond. totale gewicht sollicitanten en laat zien dat je over voldoende etiquette beschikt zakelijke communicatie.

Dit is niet zo moeilijk als het op het eerste gezicht lijkt. Vlak voordat je je cv naar het opgegeven adres stuurt, schrijf je een oproep aan de betrokkene, waarmee je duidelijk maakt dat je niet blindelings contact opneemt met zomaar iemand, maar met deze specifieke werkgever.
Vergeet niet dat hij net zo geïnteresseerd is in jou als jij in hem, want hij heeft iemand nodig die, tegen een bepaalde vergoeding, het probleem oplost dat zich in zijn bedrijf heeft voorgedaan. Vraag hem beleefd om aandacht te besteden aan je cv en probeer te bewijzen dat je terecht kunt solliciteren op een vacante functie. Geef als argumenten uw werkelijke prestaties en belangrijkste vaardigheden. Dit moet gebeuren op basis van de prioriteiten en behoeften van de werkgever.
Aan het einde van uw begeleidende brief kunt u kort uw dank uitspreken voor uw interesse in uw kandidatuur.

“Op basis van het voorgaande heb ik de eer om te solliciteren op deze functie, houdt u alstublieft rekening met mijn oprechte wens om in uw bedrijf te werken.”
“...nog maar een maand geleden hoorde ik uit de nieuwssectie van uw bedrijf dat u de aanbesteding hebt gewonnen ... en met succes uw positie in de markt hebt versterkt ... in verband waarmee ik mijn oprechte respect betuig aan jij ... Ik ben op de hoogte van je recente vacature, daarom bied ik je graag mijn kandidatuur aan ... "

Sollicitatiebrief structuur

Hieronder ziet u een typische structuur van een begeleidende brief, met aan het begin de klassieke versie van de kop van een zakelijke brief:

Aan wie:
Positie
Bedrijfsafdeling
De naam van het bedrijf
Contactnaam
Beste, ...!

Letterlichaam

Eerste paragraaf. Hier vertel je waarom je solliciteert op: deze persoon en hoe heb je van de bestaande vacature gehoord. Geef ook kort informatie over uzelf, geef aan wat u weet over het bedrijf waarvoor u solliciteert, de producten, de geschiedenis, enz.

Tweede en derde alinea. In dit gedeelte beschrijf je jezelf in detail, vat je je ervaring en opleiding samen en aan de hand daarvan beschrijf je waarom jij de ideale kandidaat bent voor de gespecificeerde functie. Het is hier dat u informatie moet plaatsen die de werkgever de grootste interesse in u kan wekken. Vertel ons wat je nu doet. Nemen Speciale aandacht jouw kwaliteiten en vaardigheden. Leg uit waarom u naar dit specifieke bedrijf schrijft en naar deze functie solliciteert. Leg uit dat je interesse hebt om voor dit bedrijf te werken.

Ik kan mezelf omschrijven als ... (geef in het kort uw professionele affiliatie en beroep aan)
Ik heb...jaren ervaring (gelieve uw werkervaring te specificeren)
Ik heb gewerkt in.../Basiskennis en vaardigheden opgedaan in... (geef aan op welk gebied je bekwaam bent)
De belangrijkste ervaring heb ik opgedaan tijdens... jarenlange werkzaamheden in... (bedrijfsnaam)
Dit werk omvatte...
Ik ben geïnteresseerd in een functie... (geef aan op welke functie je solliciteert)

Doel van de alinea- laat zien dat je een geschikte kandidaat bent voor een uitnodiging voor een gesprek.

Laatste paragraaf is een dank aan de lezer voor het lezen van de brief, informatie over een mogelijke feedback, evenals de mogelijkheid om te demonstreren Zakelijke etiquette, jouw focus op resultaat en interesse in werk.

Meer gedetailleerde informatie Mijn ervaring vind je in bijgevoegd CV.
Ik zal u graag ontmoeten wanneer het u uitkomt en al uw vragen beantwoorden.
Dank u voor uw aandacht voor mijn brief
Met uw toestemming bel ik u volgende week.
Ik zou het op prijs stellen als je me zou kunnen bellen
Eerlijk, ...! Handtekening
Met Beste wensen, ...!
Handtekening, uw contactgegevens (telefoon, e-mail)

Bijlage bevat een lijst met documenten die bij de brief zijn gevoegd.

Voorbeelden van sollicitatiebrieven

Optie 1.
Hallo, beste (naam van het hoofd van het bedrijf). Mijn naam is (vermeld je voor- en achternaam). Ik ben een specialist in het vakgebied (jouw werkveld). Ik heb professionele opleiding en ervaring in deze richting ___ jaar(en). Ik schrijf u met het oog op mogelijk werk in uw organisatie, in een functie die verband houdt met (lijst de gewenste functionele verantwoordelijkheden, slechts heel kort, beginnend met het doel van uw activiteit binnen het bedrijf, eindigend met de middelen om dit te bereiken) .

Ik ben onder de indruk/geïnteresseerd in uw bedrijf (noem de voordelen van het bedrijf waar u solliciteert, wat u weet: bijvoorbeeld concurrentievermogen, prestige, streven naar leiderschap, goede reputatie, zorg voor werknemers, uw prijslijst steekt gunstig af bij vergelijkbare bedrijven , productkwaliteit en vele andere). In een dergelijke structuur zou ik mijn professionele vaardigheden willen ontwikkelen en tastbaar rendement voor het bedrijf willen opleveren.

Ik kan nuttig zijn (argumenten en feiten presenteren, uitleggen welke voordelen je echt voor het bedrijf kunt brengen, wat het voordeel voor de werkgever is, bijvoorbeeld: ik kan een hoogwaardige verkoopstructuur organiseren, een financiële regeling implementeren, zorgen voor informatiebeveiliging , een dealernetwerk opbouwen, extra klanten aantrekken, het bevoorradingssysteem debuggen, enz.).

Daarom vraag ik je mijn cv te overwegen en bij interesse een persoonlijk gesprek in te plannen. Voorrangscontact: tel. _____. Met vriendelijke groet, (achternaam, voornaam).

Optie 2.
Hallo, beste (naam van de persoon die de vacature behandelt). Mijn naam is (stel jezelf voor). Ik heb interesse in de vacature (naam van de vacature) en wil deelnemen aan de prijsvraag voor vervanging.

Na bestudering van de gestelde eisen, kwam ik tot de conclusie dat ik goed kan overeenkomen met deze functie, aangezien (noem het bewijsmateriaal, bijvoorbeeld: de correspondentie van ervaring, gespecialiseerde opleiding, je komt uit het relevante vakgebied, je bent geschikt voor andere parameters ).

Na grondig de site van uw organisatie te hebben bestudeerd, stelde ik het op prijs (noem de voordelen van het bedrijf en de redenen waarom u voor hen zou willen werken). In zo'n structuur wil ik mijn ervaring en kennis graag toepassen.

Daarom vraag ik je mijn cv te overwegen en bij interesse een persoonlijk gesprek in te plannen. Voorrangscontact: tel. _____

Met respect en hoop op wederzijds voordelige samenwerking, (achternaam).

Optie 3.
BIJ laatste uitgave De Moscow Times las een aankondiging over een wervingsprogramma voor jonge professionals. Vaak gehoord positieve recensies over werken voor uw bedrijf. Ik geloof dat ik voldoe aan de toelatingsvoorwaarden voor dit programma. Om deze reden stuur ik u mijn cv.

Dit jaar heb ik mijn bachelor diploma gehaald. Trainen op faculteit Economie RSUH heeft mij de nodige kennis op het gebied van marketing en finance gegeven, die ik met succes kan toepassen in uw bedrijf.

In 2000 Geslaagd voor vliegopleiding in het bedrijf "Company". Het werk op de personeelsafdeling gaf me de kans om de basismethoden voor het werken met personeel onder de knie te krijgen: werving en training, evenals de personeelsworkflow.

Ik ben computervaardig en kan vloeiend spreken en schrijven de Engelse taal Ik heb een geldig rijbewijs.

De stage in het buitenland bevestigde mijn wens om bij een multinational te werken. Bedankt voor het overwegen van mijn kandidatuur voor het Young Professionals Recruitment Program. Ik beantwoord graag uw vragen. Ik wacht op je mening.

Met vriendelijke groet, Ivan Ivanov
Toepassingen:
Samenvatting
Aanbevelingsbrieven - 2 st.

10 meest voorkomende fouten

CV verzenden zonder sollicitatiebrief
Inderdaad, sommige werkgevers (waarschijnlijk de meerderheid) lezen niet begeleidende brieven. Dit betekent echter niet dat u de begeleidende brief volledig moet verlaten, omdat de werkgever dit misschien niet leuk vindt.
Stuur een e-mail zonder de naam van de werkgever te kennen
Ja, soms is het gewoon te lui om de naam / achternaam van de persoon aan wie je een brief stuurt te achterhalen en te hervatten. Dan ziet het er nogal vreemd uit "Beste Bedrijfseigenaar" of "Geachte HR-directeur". Over het algemeen kun je op deze manier ook brieven versturen, maar het is prettig dat iemand een document met zijn naam ontvangt en geen cv gericht aan een onbegrijpelijk persoon. Zelfs zo'n kleinigheid kan de beslissing van diezelfde HR-directeur beïnvloeden.
overdreven "ik"
Je sollicitatiebrief is geen autobiografie. Concentreer u op hoe goed u past bij de behoeften van de werkgever, niet op uw levensverhaal. Vermijd overmatig gebruik van het voornaamwoord "I", vooral aan het begin van je relatie.
Vraag direct iets van het bedrijf
De meeste sollicitanten worden gekweld door de gedachte waar ze een sollicitatiebrief moeten beginnen. Vaak komen ze niet met iets beters dan om zoiets als een petitie of verzoek te doen, ze zeggen: "Ik sla je met mijn voorhoofd...". Het ziet er niet alleen uit als een zwaktebod. Het onderscheidt je ook niet en wekt niet de interesse van de lezer.
Bijvoorbeeld:
- Zwakke optie: Overweeg mijn cv voor uw vacature.
- Het is beter: Uw behoefte aan de meest effectieve verkopers is voor mij een geweldige kans om mijn drie jaar ervaring te bewijzen en de verkoop van uw bedrijf te vergroten..
Vergeet uw belangrijkste concurrentievoordelen niet.
Een effectieve brief benadrukt uw belangrijkste prestaties in eerdere banen en bevat: snelle feiten het bevestigen van de naleving van de vereisten van de vacature. Bijvoorbeeld:
Functie-eis: communicatie vaardigheden.
Jij schrijft: vijf jaar ervaring spreken in het openbaar en uitgebreide ervaring in het onderhandelen met belangrijke klanten.
Functie-eis: geavanceerde pc-gebruiker.
Jij schrijft: kennis van alle MS Office-toepassingen en deelname aan de ontwikkeling van websites.
Sjabloonzinnen over efficiëntie, gezelligheid en stress en veel-dingen-veerkracht mogen niet worden geschreven - wees individueel.
Sluit je brief af met " Alvast bedankt voor uw antwoord»
Werkgevers ontvangen brieven die eindigen met een dergelijke zin bijna in batches. Het is de moeite waard om met iets originelers te komen - nou ja, bijvoorbeeld: "Ik hoop snel op een interview, waaruit zal blijken hoeveel uw bedrijf mij nodig heeft." Over het algemeen zoiets als dit.
Schrijf een formele, saaie brief
Verspil uw energie niet aan het schrijven van een formele, saaie paragraaf die een inleiding is tot een onderwerp. Het beste van alles is dat je de aandacht van de werkgever trekt met iets interessants, bijvoorbeeld meteen opnoemen wat je kunt doen. Trouwens, je moet ook niet schrijven "Zoals je kunt zien, zit mijn cv in de sollicitatie." De persoon die uw brief ontvangt is niet blind, hij krijgt deze samenvatting toch te zien.
schrijven analfabeet
Als je bang bent dat je fouten maakt in een brief, kun je deze het beste door een competente vriend/vriendin laten controleren, en nog beter: controleer het met Word-a. Geloof me, niets stoot een persoon zo af als analfabetisme.
Herhaal je cv niet in je sollicitatiebrief.
Je sollicitatiebrief mag geen herhaling zijn van feiten die op een cv staan. Als je het hebt over je belangrijkste prestaties en voordelen, schrijf er dan met andere woorden over en meer aforistisch dan in je cv. U kunt kort een verhaal vertellen dat uw kwalificaties bevestigt en dat niet in het cv kan worden opgenomen, bijvoorbeeld "mijn meest" succesvolle verkoop of "hoe ik een technisch probleem heb opgelost."
Stuur niet dezelfde e-mails naar verschillende bedrijven.
Als u voor verschillende functies solliciteert, zorg er dan voor dat u meerdere versies van uw begeleidende brieven voorbereidt. diverse vacatures, verschillende eisen, diverse voorbeelden... Vergeet niet de bedrijfsnaam, functie en naam van de geadresseerde te wijzigen en te verduidelijken. Als een Geachte heer Ivanov zal een brief ontvangen gericht aan mevrouw Petrova, hij zal niet onder de indruk zijn van uw kandidatuur.

Als we overdag veel correspondentie verzenden, vragen we ons vaak af hoe we een begeleidende brief voor documenten moeten schrijven?

Sollicitatiebrief voor documenten- Dit is een zakelijke brief die een pakket documenten beschrijft dat naar de geadresseerde is verzonden. Op basis hiervan bevestigt de begeleidende brief bij de documenten het verzenden van de documentatie, geeft de lijst en instructies voor de behandeling ervan, en stelt u in staat om de deadline te bepalen.

Een begeleidende brief opstellen documenten zijn vereist voor briefhoofd, het uitgaande neerleggen registratie nummer afzender. De tekst van het document zelf is opgedeeld in twee hoofdblokken: een bericht over het verzenden van documenten, een verzoek om er tijdig op te reageren (informeren, reageren, goedkeuren, etc.).

Het inleidende deel van de begeleidende brief begint met de woorden:"We presenteren u ...", "We sturen u ..." of "We sturen u ..." en gaat verder met de woorden "ter ondertekening", "ter beoordeling", "ter goedkeuring", " voor het invullen”, enz. In het tweede deel bevat de begeleidende brief bij de documenten informatie over wat er met de bijgevoegde documenten moet gebeuren: "Graag ondertekenen ...", "Overwegen en verzenden ...", enz.

Tot schrijf een goede begeleidende brief voor documenten, het belangrijkste is om applicaties goed op te stellen, aangezien dit de belangrijkste is in dergelijke correspondentie. Om dit te doen, moet de begeleidende brief bij de documenten deze bevatten complete lijst met vermelding van het aantal exemplaren en vellen in elk ervan. De naam van de aanvraag wordt alleen vermeld als deze niet in de tekst van de brief is vermeld. Als er meerdere toepassingen zijn, worden deze vermeld achter het woord "Toepassingen:".

Als de begeleidende brief bij de documenten een grote lijst met sollicitaties bevat, worden deze als inventarisatie van de sollicitaties op een apart blad opgemaakt, dat vanuit de brief is gekoppeld. Wanneer het nodig is om een begeleidende brief te schrijven voor documenten voor meerdere ontvangers, en de aanvraag wordt naar slechts één van hen gestuurd, moet dit ook in de brief worden vermeld.

Er zijn nog een paar regels hoe schrijf je een begeleidende brief voor documenten?. Als de brief bijlagen heeft, moet er een overeenkomstig merkteken op staan en op elke bijlage, rechtsboven, moet worden aangegeven bij welke begeleidende brief deze hoort. De brief is ondertekend door een ambtenaar die daartoe gerechtigd is. Maar zodat hij later niet gestoord wordt door ophelderingen, moeten ook de naam en contacten van de uitvoerder worden vermeld.

Ook niet aanbevolen om te specificeren precieze datum voldoen aan de vereisten van de brief, als uw organisatie geen hogere regelgevende instantie is. In de praktijk van zakelijke communicatie wordt gewoonlijk een maand gegeven voor de behandeling van dergelijke documenten. Als u eerder een antwoord wilt krijgen, kunt u dit beter in de vorm van een verzoek doen.

Om in de toekomst tijd te besparen wanneer het nodig is om opnieuw een begeleidende brief naar documenten te schrijven, wordt aanbevolen om een formulier voor zo'n brief te ontwikkelen en dit zo nodig in te vullen. Zoals je kunt zien, is de vraag: hoe schrijf je een sollicitatiebrief voor documenten?, niet zo ingewikkeld.

Voorbeeld sollicitatiebrief:

Naast zakelijke brieven moet een ondernemer regelmatig sturen naar overheidsfunctionarissen en zijn tegenpartijen verschillende documenten. Dit kunnen contracten, facturen, protocollen, promotiemateriaal zijn... Soms kunnen deze papieren zonder begeleidende notificaties en uitleg verstuurd worden, maar het is beter om voorzichtiger te zijn en een begeleidende brief bij de documenten te voegen.

Wat is het en waar is het voor?

Een begeleidende brief voor documenten is een soort zakelijke brief waarin de documenten (voornamelijk die zonder adresgedeelte) die naar de geadresseerde zijn verzonden, worden opgesomd en kort beschreven. Het begeleidende bericht vermeldt de namen van alle te verzenden documenten en bevat ook instructies (of aanbevelingen) over wat de ontvanger met deze papieren moet doen.

Een sollicitatiebrief doet drie dingen:

Bevestigt dat documenten zijn verzonden. De applicatie geeft aan: volle lijst opgestuurde papieren, zodat de geadresseerde niet kan beweren dat hij geen belangrijke akte heeft ontvangen.
Geeft de nodige uitleg aan de ontvanger. De tekst moet instructies bevatten over hoe om te gaan met bepaalde papieren: ondertekenen, verzegelen, wijzigen en terugsturen naar de afzender, enz.
Hiermee kunt u de vervaldatum bepalen op basis van registratiegegevens.

In welke gevallen is dit document onmisbaar?

in zakelijke relaties met aannemers en partners (documentstroom is hier onvermijdelijk);
bij het verduidelijken belastingteruggave;
bij het indienen van een vordering bij een arbitragehof;
wanneer u contact opneemt met een bank (in sommige gevallen).

Laten we de bovenstaande punten in meer detail bekijken.

Waarom heb je een brief aan overheidsfunctionarissen nodig?

Heel vaak is zo'n brief vereist door medewerkers van de Federale Belastingdienst. Het meest interessante is dat dergelijke vereisten niet in de Belastingwet staan en de inspecteurs zelf officieus de praktijk hebben geïntroduceerd om een bijgewerkte aangifte samen met een begeleidend bericht in te dienen. Zij vragen u in de begeleidende brief de redenen voor de aanpassingen in de opgaven aan te geven. Bovendien, hoe groter de fout, hoe meer details moeten worden opgehelderd.

Idealiter geeft de ondernemer per aangepaste regel van de aangifte een toelichting. Zijn het er teveel, dan kunnen alleen de totale bedragen aan belasting, bijbetaalde schulden en boetes worden aangegeven. In geval van toeslagen dient de brief, naast deze gegevens, de gegevens te vermelden van de desbetreffende betalingsopdrachten(of zelfs kopieën van de betalingen zelf bijvoegen). Over het algemeen eist de belastingdienst bijna een langdurig toelichting, maar het wordt nog steeds een begeleidende brief genoemd. Het klopt niet, maar wat kun je eraan doen.

Bij een aanvraag bij de arbitragerechter wordt dit bericht bij de vordering gevoegd. Samen met een rechtszaak moeten zakenlieden altijd een stapel documenten overleggen - uittreksels, constituerende documenten, kopieën van contracten, enz. Al deze documenten moeten in de begeleidende brief worden vermeld, anders wordt de claim niet geaccepteerd vanwege schending van de vastgestelde procedure.

Banken hebben een brief nodig bij het openen van een betaalrekening of in gevallen waarin er belangrijke veranderingen(bijvoorbeeld de samenstelling van deelnemers, de organisatie- en rechtsvorm etc. veranderen). In al deze gevallen brengt de ondernemer een pakket basisdocumenten mee, waarvan de lijst is aangegeven in het begeleidende bericht.

Structuur en details

Je moet niet denken dat de begeleidende brief slechts een aanvullende kennisgeving is die geen speciale betekenis. Nee, dit is een volwaardig ambtsbericht en moet daarom volgens dezelfde principes worden opgesteld als een klassieke zakenbrief. Het moet op briefpapier worden geschreven met de toekenning van een uitgaand registratienummer. Er is geen uniforme vorm en een enkele steekproef, dus bij het compileren vertrouwen ze meestal op algemene principes zakelijke berichten.

De structuur is deze:

bovenaan (in de kop) geven de positie, informatie over het bedrijf (of over de territoriale) overheid Agentschap) en volledige naam van de ontvanger en afzender;
de datum van samenstelling en het nummer van het document worden hieronder aangebracht, en vervolgens wordt de kop geschreven;
in het inhoudelijke deel volgt een beroep op de geadresseerde;
dan - een lijst met toepassingen;
helemaal onderaan - de functie, handtekening en achternaam met de initialen van de afzender.

De volledige lijst met rekwisieten ziet er als volgt uit:

naam van uw organisatie (volledig en afgekort);
referentiegegevens over het bedrijf;
organisatiecode;
OGRN / TIN;
registratienummer van de brief;
informatie over de geadresseerde (niet zo volledig als over uw bedrijf - het volstaat om de functie, de naam van de organisatie en de volledige naam aan te geven);
de datum;
titel;
handtekening;
cijfers over de kunstenaar en de beschikbaarheid van applicaties.

Aangezien er geen vastgesteld briefsjabloon is, kunnen deze gegevens niet verplicht worden genoemd. Als u een brief met documenten naar partners en aannemers stuurt, kunt u niet alle informatie over uw bedrijf volledig beschrijven. De titel is ook niet altijd geschreven - het kan heel goed worden vervangen door een oproep als "Dear Ivan Ivanovich!". Maar bij het schrijven van een begeleidende brief voor documenten aan de belastingdienst is het beter om alle details te gebruiken.

Het belangrijkste onderdeel van de brief is een lijst met bijlagen. De tekst is kort en bestaat uit twee delen:

kennisgeving van verzending van documenten;
een verzoek om tijdige reactie (of om kennisname, goedkeuring, terugzending van een ondertekend exemplaar - op basis van het doel van het verzenden van de papieren).

De tekst van het bericht begint met standaardzinnen:

"naar u verzenden";
"Wij presenteren u";
"we sturen je".

Ook de namen van de documenten en hun gegevens staan hier vermeld: datum en nummer. In het tweede deel van de brief vertelt u de ontvanger hoe hij over de documenten moet beschikken. Bijvoorbeeld:

“Gelieve te ondertekenen, te verzegelen en één exemplaar naar ons adres te sturen...”;
“Wij vragen u zo spoedig mogelijk kennis te nemen van de verzonden handelingen en ons uw beslissing mee te delen”;
“Ik verzoek u om één kopie van de naar behoren uitgevoerde …” per antwoordbrief te sturen;
enzovoort.

Het laatste deel is opgesteld volgens het standaardschema: links - de positie van de afzender, rechts - volledige naam, in het midden - handtekening. Ofwel kunt u (als manager) de brief ondertekenen, of Hoofdboekhouder(als het over Boekhoudkundige documenten, en de ontvanger - IFTS). Zelfs in het laatste deel kun je de artiest specificeren, als je wilt dat de ontvanger hem eventuele vragen stelt.

Een voorbeeldbrief voor documenten kunt u hier vinden en downloaden.

Houd je bij het schrijven van een brief aan de volgende principes.

Schrijf altijd op met welk doel u papieren verzendt en wat dit betekent voor de geadresseerde. Het is onbeleefd om hem te dwingen te onthouden waar u het met hem over had en waarom hij deze documenten überhaupt nodig heeft. Instrueer de ontvanger zo specifiek mogelijk. Het is niet nodig om iets te schrijven als "Overweeg alstublieft wat hiermee kan worden gedaan." Er moet een duidelijk doel zijn - ondertekenen, overdragen aan een derde partij, een overeenkomst opstellen op basis van de ontvangen papieren. Het doel hoeft niet alleen te worden aangegeven in begeleidende brieven voor de rechtbank en de federale belastingdienst.
Na rapportage over de documenten kunnen verduidelijkingen en aanvullende verzoeken worden gedaan. Maar alle opmerkingen van deze soort zouden "op de zaak" moeten zijn, dat wil zeggen, alleen betrekking hebben op de documenten die worden verzonden. Het is niet de moeite waard om andere zakelijke aangelegenheden te noemen.
Soms zijn er meerdere ontvangers en hoeven sommige aanvragen slechts naar één van hen te worden verzonden. In dergelijke gevallen kan een aantekening worden gemaakt bij de betreffende toepassing, bijvoorbeeld “Bijlage 3: voor 5 liter. op 2 exemplaren. alleen naar het tweede adres.
Er zijn gevallen waarin het niet alleen nodig is om het feit van verzending te bewijzen, maar ook om een specifieke deadline te halen. We zullen hier hieronder meer over vertellen.

De verantwoordelijkheid voor het tijdig opstellen en verzenden van een begeleidende brief ligt bij de ondernemer, en de organisatie van het verzenden van de documenten zelf - naar de kantoorwerkdienst.

Bedrijfsethiek

Net als in een klassieke zakelijke brief, mag ethiek niet worden vergeten in een begeleidende brief. Zowel een beroep op de ontvanger als een verzoek om bepaalde acties met documenten moeten in een beleefde en correcte vorm gekleed zijn. Sommige leidinggevenden houden van nonchalante zinnen als "De deadline voor het reageren op een brief is 3 werkdagen." Zo moet je niet schrijven. Houd er rekening mee dat de standaard responstijd voor: zakelijke brieven(volgens regelgeving) bedrijfsethiek) varieert van één tot dertig dagen. Je hebt niet het recht om het te verminderen, vooral niet - dus een ultimatum.

De tekst "Reageer binnen a.u.b." drie dagen' is volkomen acceptabel. Maar alleen in gevallen waar er goede redenen zijn om de termijn te beperken en deze redenen moeten worden aangegeven. De laatste zin ziet er ongeveer zo uit: "Reageer indien mogelijk binnen drie werkdagen, aangezien we vóór 10 oktober 2015 een antwoord moeten indienen bij de federale belastingdienst." Beleefdheid is niet alleen vereist in de begeleidende brief bij de documenten aan de arbitragehof (of andere overheidsinstanties), maar ook in het bericht aan aannemers en andere ontvangers.

Bewaren van begeleidende brieven

U heeft een begeleidende brief van uw partner ontvangen, de lijst met ontvangen documenten gecontroleerd en gecontroleerd of alles klopte. Wat te doen met het bericht hierna? Zet een markering op de uitvoering en plaats in de koffer. Het is beter om de brief gescheiden te houden van bijlagen om verwarring met papieren te voorkomen.

Veel bedrijven maken gewoon een "sollicitatiebrieven"-case, die wordt gebruikt als een "mand" voor dergelijke berichten. Wat eraan vastzat, doet er niet toe. Er is ook een meer "beschaafde" optie - om verschillende bestanden op begeleidende brieven te maken en deze in de nomenclatuur van gevallen van structurele indelingen te plaatsen. Hoe het werkt?

de partner stuurt u een leveringscontract (bijvoorbeeld);
u plaatst deze handeling in het dossier “leveringsovereenkomsten”;
en stuur hem een brief naar het geval "sollicitatiebrieven voor leveringscontracten".

Het komt ook voor dat de brief voor opslag in het bedrijf blijft, maar de aanvraag zelf niet.

In begeleidende brieven, net als in andere schijnbaar eenvoudige handelingen, zit de duivel in de details. Het ontbreken van een duidelijk omschreven doel, het verkeerde ontwerp van de lijst met aanvragen, onjuiste behandeling - dit alles is van toepassing op grove schendingen. Natuurlijk zal niemand je straffen voor de verkeerde kop van de brief, maar zelfs een paar kleine gebreken kunnen het moeilijk maken om de brief te begrijpen en de verkeerde reactie erop uitlokken. Dit is vooral triest als u "correspondeert" met de belastingdienst of andere vertegenwoordigers van de staat.

Verzendbrief - universeel document toegepast op verschillende gebieden economische activiteit ondernemingen. Een goed opgestelde "begeleiding" bespaart alle partijen veel tekortkomingen en onduidelijkheden. Hoe schrijf je een begeleidende brief voor documenten?

Wanneer is het nodig?

Het werk van een onderneming, vooral een grote, gaat gepaard met een breed scala aan problemen die meestal schriftelijk moeten worden opgesteld. Wederpartijen wisselen onderling berichten en meldingen uit, documenten zijn verplicht door de bank, belastingdienst, Pensioen Fonds controleren. Klanten schrijven ook verzoeken voor de levering van de meest Overige informatie en documentatie.

In al deze gevallen wordt een begeleidende brief een redder in nood en tegelijkertijd een waardig gezicht van het bedrijf. Op een solide vorm geschreven, goed geschreven en correct uitgevoerd, zal het niet alleen een goede indruk maken op de geadresseerde, maar ook een aantal praktische functies vervullen voor de afzender:

aan de ontvanger uitleggen wie hem schrijft en waarom;
zal de informatieve rol op zich nemen en de bijgevoegde documentatie bevrijden van de semantische overbelasting;
repareert in detail de lijst met bijgevoegde documenten;
zal redden contant geld, het wegwerken van onnodige portokosten met een inventaris;
zal dienen als een compact bewijs van de levering van een hele stapel documenten.

Zo nuttig kan de gebruikelijke "begeleiding" zijn met de juiste aanpak!

Hoe schrijf je een begeleidende brief voor documenten?

Niet iedereen weet hoe je een begeleidende brief voor documenten moet schrijven, hoewel het belangrijk is.

Het samenstellen van een "begeleiding" moet beginnen met een inleidende zin: verwijs naar het nummer van het binnenkomende verzoek of vermeld de essentie van de kwestie waarover de correspondentie gaande is. In de volgende alinea's van de brief is het logisch om de gronden van het document aan te geven: voorschriften, clausules van het contract, inspectiehandelingen, instructies van regelgevende instanties en meer.

De verklaring wordt afgesloten met een verzoek, voorstel of eis. Nadat de tekst is opgesteld, wordt een lijst van bijgevoegde documenten aangegeven met nummering, titel en details, evenals het aantal bijgevoegde bladen.

Verplichte details van de begeleidende brief bij de documenten

Hoe u een begeleidende brief voor documenten schrijft, hebben we hierboven besproken. Nu een beetje over het ontwerp.

De kop van het document. Dit geeft de functie van het hoofd of andere vertegenwoordiger van de geadresseerde aan, de naam van de onderneming of de volledige achternaam, naam en patroniem van een particulier; volledig adres en postcode.
De datum waarop de begeleidende brief is geschreven wat als de afzender entiteit, dan het uitgaande registratienummer.
Beroep bij de geadresseerde in overeenstemming met de regels van een zakelijke brief. Of het nu een particulier is of het hoofd van een onderneming, ze spreken hem bij naam en patroniem aan en voegen het beroep "gerespecteerd" toe.
Gedetailleerde lijst van bijgevoegde documenten, want uit de naam zelf volgt dat de letter "vergezelt" met een bepaald hoofduitgangspunt.
De brief wordt ondertekend door de eerste persoon of gemachtigde van de organisatie, die een dergelijk recht door het hoofd wordt verleend. Is de brief van een particulier, dan ondertekent de afzender zelf of zijn gemachtigde bij volmacht de "begeleiding". Voor de ondertekening is het gebruikelijk om de verzekering "met respect" met de hand toe te voegen.
Naam, voorletters en communicatiemiddelen van de uitvoerder van de brief.

Dit zijn de basisvereisten voor de vorm van de brief.

Voorbeeld sollicitatiebrief voor documenten

Een uitstekende richtlijn bij de voorbereiding is een in de praktijk geteste voorbeeldbrief voor documenten. Natuurlijk zal de inhoud veranderen afhankelijk van de behoeften van de compiler, maar de algemene opzet blijft ongewijzigd.

Khitrun I.V.

st. Vasilievskaja, 3,

Kukino - 31005

nr. 562 van 04/05/2015

Beste Ivan Vasilyevich!

Naar aanleiding van uw bestelling nr. 12/389 van 04/01/2015 over de kwestie van het uitvoeren van een ongeplande inspectie ter plaatse, melden wij het volgende.

Een deel van de documenten over de contractuele rechtsbetrekkingen met de PE door Gideon werd in beslag genomen op basis van het inbeslagnemingsprotocol van 03/02/2015 (een kopie is bijgevoegd) We sturen u de documenten die ter beschikking staan van het bedrijf in de vorm van naar behoren gewaarmerkte afschriften volgens de bijlage.

Toepassing (totaal voor 6 vellen):

Een kopie van de betalingsopdracht met een bankkenmerk nr. 3 d.d. 15/15/15 - 1 blad.
Een kopie van de betalingsopdracht met een bankmerk nr. 6 d.d. 14 februari 2015 - 1 blad.
Een kopie van de verzoeningsakte onder de leveringsovereenkomst nr. 56 / P van 15/12/14 - 1 blad.
Een kopie van het inbeslagnemingsprotocol d.d. 02.03.15 - 3 bladen.

Golokhvastov F.E.

Kunstenaar: Pupko A.V.

Dergelijke "begeleiding" is geschikt voor veel uitgaande materialen op verzoek van overheid, regelgevende en politie Je moet het alleen een beetje aanpassen aan je behoeften.

Sollicitatiebrief voor contractdocumenten

Bij het afsluiten van zakelijke contracten ontstaat vaak de situatie dat tegenpartijen geografisch ver van elkaar verwijderd zijn en het zich niet kunnen veroorloven om naar een andere stad te reizen om een overeenkomst te ondertekenen.

In dit geval wordt de vormgeving van de begeleidende brief een soort baken waarmee je op afstand een juridisch correct contract kunt afsluiten, zonder persoonlijk overleg van vertegenwoordigers. Met behulp van een begeleidende brief kan een partij niet alleen de door haar ondertekende contractformulieren ter overweging sturen, maar ook schriftelijk haar standpunt over de materiële onderwerpen van de overeenkomst kenbaar maken.

Daarnaast kunt u in de begeleidende brief vastleggen wat en hoeveel er is bijgevoegd en naar de geadresseerde is verzonden. De inhoud kan bijvoorbeeld als volgt worden vermeld.

"We sturen u twee exemplaren van het contract voor de levering van: informatie diensten ondertekend en afgestempeld door ons. Wij stellen voor dit concept in overweging te nemen en, indien overeengekomen, de contracten te ondertekenen door een van de ondertekende exemplaren naar ons adres terug te sturen. Bijlage: conceptcontract in 2 exemplaren op 6 bladen elk.