Lưu ý về dịch vụ khi mua một mẫu hộp mực. Bạn nên chú ý đến điều gì? Biên bản hoàn trả chi phí, phân bổ kinh phí đi công tác

bản ghi nhớ- Đây là một tài liệu nội bộ mà thông qua đó giao tiếp diễn ra giữa các nhân viên dưới dạng văn bản chính thức. Nội dung của nó được rút gọn thành các nhiệm vụ, việc thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào, v.v., tức là các vấn đề về công việc. Mặc dù thực tế là viết một bản ghi nhớ là một vấn đề đơn giản và không được quy định bởi các quy tắc quá nghiêm ngặt, tuy nhiên, bạn cần phải biết chúng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét quy trình biên dịch tài liệu này, các loại, v.v.

Đặc tính

Bản chất của ghi chú dịch vụ là thông tin và tham khảo, có nghĩa là nó chứa một số thông báo, tin nhắn, hướng dẫn, v.v. Các vấn đề được nêu ra trong đó liên quan đến nhân viên cụ thể mà nó được gửi đến. Nói cách khác, bản ghi nhớ là một bộ công cụ để giao tiếp trong doanh nghiệp.

Lưu ý: nghĩa vụ của một bản ghi nhớ chưa được thiết lập. Đây là một tài liệu bổ sung, mặc dù các đơn đặt hàng và hướng dẫn có thể được soạn thảo trên cơ sở của nó.

Luyện tập

Bản ghi nhớ được coi là tài liệu được sử dụng thường xuyên, đồng thời không nằm trong danh sách các giấy tờ quản lý được phân loại chính thức. Được sử dụng rộng rãi, nó trở thành một kết nối ở cấp độ ngang: nghĩa là nó được biên soạn bởi một nhân viên của một bộ phận để chuyển tải một yêu cầu hoặc đề xuất đến một nhân viên của bộ phận khác.

Quan trọng: trạng thái của các đối tượng điều khiển mà giao tiếp được thực hiện bằng ghi chú dịch vụ phải tương đương nhau. Nếu không, tài liệu không được coi là một bản ghi nhớ, mà là một bản ghi nhớ.

Mục đích sử dụng

Một bản ghi nhớ để làm việc có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau.

Dưới đây là một số ví dụ:

• để thưởng cho một nhân viên;
• cử nhân viên đi công tác;
• báo cáo với bộ phận hậu cần về sự cố thiết bị;
• thông báo của Trưởng bộ phận an ninh từ người đứng đầu bất kỳ đơn vị nào khác về việc phải để người không có thẩm quyền (không phải là nhân viên) vào tòa nhà công ty, nêu rõ lý do;
• một yêu cầu dưới dạng một bản ghi nhớ gửi cho bộ phận kế toán về việc phân bổ nguồn lực vật chất cho những nhu cầu nhất định, v.v.

Các trường hợp biên soạn bản ghi nhớ riêng biệt

Mặc dù bản ghi nhớ được coi là một tờ giấy nội bộ, nhưng một trong những giống của nó là một tài liệu được gửi đến ủy ban chứng thực. Tuy nhiên, việc sử dụng các ghi chú dành riêng cho giao tiếp trong công việc vẫn phổ biến hơn.

Làm thế nào để viết một bản ghi nhớ?

Các quy tắc cơ bản để biên soạn một bản ghi nhớ cũng tương tự như bất kỳ quy tắc nào khác. Chúng bao gồm viết trên một tờ A4, hướng dẫn từ ai và gửi cho ai, cam kết với ngày tháng và chữ ký. Nhưng làm thế nào để viết một bản ghi nhớ tuân thủ tất cả các yêu cầu?

• ở chính giữa (cũng có thể đặt ở bên trái tờ giấy) ghi tên tài liệu tương ứng;
• có hai tùy chọn để viết ngày - cách hoàn toàn Chữ số Ả Rập, và chỉ báo của tháng bằng chữ;
• trong tiêu đề cho tiêu đề chính, bạn có thể thêm Mô tả ngắn nội dung của tài liệu;
• thông tin về người gửi và người nhận phải đầy đủ: họ, tên và chữ đỡ đầu, họ và tên của chức vụ, bộ phận (bộ phận) mà chức vụ này phụ trách.

Để trả lời cho câu hỏi làm thế nào để viết một bản ghi nhớ, không chỉ bao gồm các chi tiết và thuộc tính của tài liệu này mà còn bao gồm nội dung của nó.

Giấy được đề cập không yêu cầu quá khô và Ngôn ngữ chính thức- được phép tường thuật tự do, tuy nhiên, phản ánh cụ thể lý do viết.

Nội dung được chia thành hai phần. Phần đầu tiên trong số này được gọi là phần mở đầu. Nó nói ngắn gọn về những gì đã thúc đẩy người khởi tạo cả hai viết một bản ghi nhớ và gửi nó cho một nhân viên cụ thể.

Phần thứ hai được coi là chính, nó cũng đồ sộ hơn phần mở đầu. Văn bản này bao gồm một tuyên bố về yêu cầu hoặc đề xuất trực tiếp. Với nó, bạn có thể thêm một phân tích về tình hình, kết luận và kết quả.

Hình thức

Một số công ty, khi được hỏi làm thế nào để viết một bản ghi nhớ, chỉ cần cung cấp cho nhân viên của họ một biểu mẫu đặc biệt. Nhưng, cần lưu ý, đây không phải là sự thống nhất bắt buộc - GOST chỉ cung cấp các điều khoản tư vấn (về phông chữ, kích thước và khoảng) mà không có mẫu được chấp thuận. Tuy nhiên, nếu điều này tồn tại trong một công ty cụ thể, tốt hơn là nên gắn bó với nó.

Dịch vụ và ghi nhớ

Cao hơn một chút trong ghi chú, nó đã cho biết dịch vụ và ghi chú ghi nhớ khác nhau như thế nào. Nhưng nhiều người vẫn có xu hướng nhầm lẫn chúng với nhau.

Những sai lầm phổ biến nhất là:

• bản ghi nhớ cho một nhân viên từ nhân viên đến sếp (thực chất là bản ghi nhớ);
• về việc tăng lương;
• về một chương trình khuyến mãi.

Hai tham chiếu cuối cùng ngụ ý tham chiếu không ở cấp độ ngang, mà là theo chiều dọc, phủ nhận định nghĩa của bản ghi nhớ.

Quan trọng: việc phân chia ghi nhớ thành ghi nhớ và ghi chú giải thích là không chính xác trước.

Sự đăng ký

Tất cả các bản ghi nhớ được đăng ký trong sổ đăng ký. Tùy thuộc vào cách tổ chức dòng tài liệu trong từng công ty cụ thể, người biên soạn bài báo hoặc người nhận nó có thể thực hiện việc này. Trong bất kỳ trường hợp nào, điều này dẫn đến thực tế là bản ghi nhớ được gán một số duy nhất, số này phải được chỉ ra trong văn bản của nó.

Bản ghi nhớ mẫu

"Phòng kinh doanh, Giám đốc bộ phận công nghệ thông tin V. A. Kutsaku
bản ghi nhớ
№ 19-43/102
Ngày 13 tháng 4 năm 2015
Giới thiệu về kiểm tra trạng thái của PC để biết hiệu suất của nó
Bắt đầu từ ngày 10/04/2015, máy tính cá nhân của R.D. Maksimenko, nhân viên phòng kinh doanh, thường xuyên gặp trục trặc, cụ thể: khởi động lại mà không ra lệnh PC này, tắt / mở máy và màn hình nhấp nháy. Kết quả của những điều trên, tôi yêu cầu bạn thực hiện các chẩn đoán cần thiết bởi các chuyên gia của bộ phận của bạn để xác định nguyên nhân của vấn đề, cũng như loại bỏ chúng thành công. Tôi đề nghị ban hành kết quả kiểm tra bằng văn bản, kèm theo tổng hợp các hành động tiếp theo: sửa chữa hoặc thay thế máy.

Giả sử rằng nó bật ra rằng máy tính không thể được sửa chữa. Trong trường hợp này, chúng tôi đưa ra một bản ghi nhớ để xóa thiết bị.

Ví dụ về một lưu ý để xóa thiết bị

"Bộ phận Bán hàng, Giám đốc Bộ phận Hậu cần M. A. Oleinik
bản ghi nhớ
№ 21-45/104
Từ ngày 16 tháng 4 năm 2015
Giới thiệu về cách xóa PC không hoạt động
Bắt đầu từ ngày 04/10/2015, R.D. Maksimenko, một nhân viên của phòng kinh doanh, thường xuyên gặp sự cố máy tính cá nhân. Do đó, các chẩn đoán do các chuyên gia của bộ phận công nghệ thông tin thực hiện cho thấy những điều sau: không nên sử dụng thêm PC. Về vấn đề này, tôi yêu cầu bạn xóa thiết bị trên do không hoạt động được.

Trưởng phòng L. A. Kudryavtsev "

Ngoài nó, bạn sẽ cần một lưu ý khác - để thay thế thiết bị ngừng hoạt động.

Ghi chú thay thế thiết bị

"Bộ phận Bán hàng, Giám đốc Bộ phận Hậu cần M. A. Oleinik
bản ghi nhớ
№ 22-46/104
Từ ngày 17 tháng 4 năm 2015
Giới thiệu về việc thay thế một chiếc PC bị hỏng
Máy tính cá nhân của chuyên viên Phòng, Maksimenko R. D., đã ngừng hoạt động và cần được thay thế do không hoạt động được (theo tài liệu số 20-44 / 103 ngày 15/04/2015). Tôi yêu cầu bạn cung cấp thiết bị mới phù hợp với các thông số của chiếc đã ngừng hoạt động. Vui lòng báo cáo hoàn thành bằng văn bản. Kèm theo ghi chú là một báo cáo từ bộ phận công nghệ thông tin về các chẩn đoán được thực hiện và kết quả của nó.

Trưởng phòng L. A. Kudryavtsev "

Cuối cùng

Thông thường viết một bản ghi nhớ không gây ra vấn đề gì. Tài liệu nội bộ này là một phương tiện giao tiếp khá quen thuộc giữa các cấp độ khác nhau ban quản lý. Rào cản có điều kiện chỉ có thể được gây ra bởi sự "nhầm lẫn" giữa ghi nhớ và ghi chú dịch vụ (bài báo cho biết chúng khác nhau như thế nào).

Ở một số công ty, việc chuẩn bị các bản ghi nhớ chỉ diễn ra theo mẫu đã được giới thiệu và phê duyệt (trong trường hợp này tốt hơn là nên dự trữ các mẫu đặc biệt dành cho họ), ở những công ty khác thì còn hơn cả miễn phí.

Khi biên soạn tài liệu này, bạn nên được hướng dẫn theo các quy tắc tương tự như đối với các giấy tờ khác - phông chữ và khoảng cách phù hợp với GOST, ngày tháng và chữ ký cho tính hợp lệ của ghi chú.

Nhìn chung, bản ghi nhớ là một bộ công cụ rất tiện lợi, dễ sử dụng và nếu được sử dụng đúng cách sẽ cho thấy sự phối hợp nhịp nhàng và rõ ràng trong công việc của một nhóm các tổ chức. Nó giúp duy trì mối quan hệ gắn kết giữa các phòng ban và củng cố cấu trúc mà họ tạo nên.

Bản ghi nhớ là một thông tin và tài liệu tham khảo, một công cụ thư từ kinh doanh trong tổ chức.

Một bản ghi nhớ được soạn thảo để làm nổi bật bất kỳ vấn đề kinh doanh nào liên quan đến công việc của một bộ phận hoặc một nhân viên cụ thể, giải pháp của vấn đề này phụ thuộc vào một đơn vị cơ cấu khác của tổ chức hoặc nhân viên.

Việc viết các bản ghi nhớ, không giống như bản ghi nhớ, được thực hiện giữa các đơn vị cơ cấu hoặc các nhân viên có địa vị chính thức tương đương không trực tiếp cấp dưới.

Đối với tiền thưởng của nhân viên

Bản ghi nhớ về tiền thưởng là cơ sở để ra lệnh động viên nhân viên, do trưởng bộ phận nhân danh quản lý cấp trên lập ra, nó nêu lý do và căn cứ để thưởng, số liệu của nhân viên và trình biên dịch. Để người đứng đầu xem xét, bắt buộc phải đăng ký ghi chú. Sau khi quyết định về tiền thưởng được thực hiện, một lệnh được đưa ra.

Về tăng lương

LLC "Công ty"

ĐƠN HÀNG SỐ 25 \ 10982 ngày 25 tháng 11 năm 2010

về việc tăng lương của Ivanov V.A.

Do thành tích bán hàng tốt của trưởng phòng Ivanov V.A. theo kết quả quý 1 năm 2010

TÔI ĐẶT HÀNG:

1. Thiết lập mức lương chính thức với số tiền 25.000 (hai mươi lăm nghìn) rúp từ ngày 01 tháng 12 năm 2010 cho người quản lý bộ phận bán hàng, Ivanov Viktor Aleksandrovich.

2. Kế toán trưởng Vasilyeva A.V. Đảm bảo thanh toán kịp thời tiền lương quy định tại khoản 1 của đơn đặt hàng này và các khoản khác được tính toán trên cơ sở đó.

3. Gửi ông chủ dịch vụ nhân sự Fedorov G.I:

3.1. TẠI nhân sự thực hiện thay đổi bằng cách đặt mức lương cho vị trí giám đốc bán hàng là 25.000 (hai mươi lăm nghìn) rúp.

3.2. Kết luận với Ivanov V.A. thỏa thuận bổ sung cho hợp đồng lao động ngày [ngày hợp đồng lao động] [Số của hợp đồng lao động] về việc thiết lập mức lương với số tiền 25.000 (hai mươi lăm nghìn) rúp từ ngày 01 tháng 12 năm 2010.

2.4. Để làm quen với đơn đặt hàng này, Ivanov V.A. dưới bức tranh.

Tổng giám đốc LLC "Company"

Zhdanov V.V.

Tôi làm quen với đơn đặt hàng của ____________________ Vasilyeva A.V.

Đã quen với đơn đặt hàng ____________________ Fedorov G.I.

Tôi đã làm quen với đơn đặt hàng ____________________ Ivanov V.A.

Cơ sở để tăng lương cũng có thể là:

- một bản ghi nhớ của người đứng đầu bộ phận mà nhân viên trực thuộc

- tăng giá trong nước và do đó, cần phải chỉ số lại tiền lương cho công ty - tăng lương cho nhân viên

- chuyển nhượng mới nhiệm vụ chính thức Nhân viên.

Do không hoàn thành nghĩa vụ

MEMORANDUM
04.10.2013 № 6

Về việc không thực hiện nhiệm vụ

Tôi xin lưu ý rằng tài xế giao nhận Sokolov Ivan Igorevich đã không xuất trình chiếc xe được giao cho anh ta (số nhà nước C 042 MK 83) để kiểm tra kỹ thuật theo lịch trình, do đó vi phạm quy định mô tả công việc từ 06.10.2010

Liên quan đến vi phạm đã xảy ra, tôi đề nghị tuyên bố khiển trách Sokolov I.I.

Bản ghi nhớ về việc không hoàn thành công vụ được viết trên một tờ giấy A4.

Về vi phạm tại nơi làm việc

PHÒNG THÔNG TIN Tổng giám đốc

CÔNG NGHỆ Beseda LLC

MEMORANDUM

09.12.2014 № 10-23/158

Về vi phạm kỷ luật lao động

Tôi xin thông báo với các bạn rằng ngày hôm qua, 08.12.2014, trong vòng 2 tiếng từ 16 giờ đến hết ngày làm việc, chuyên viên phòng công nghệ thông tin Roman Viktorovich Fregatov đã vắng mặt tại nơi làm việc.

Tài liệu hỗ trợ, chứng thực tính hợp lệ của lý do vắng mặt, Fregatov R.The. không được trình bày.

Liên quan đến vi phạm, với tính chất lặp đi lặp lại của nó, tôi đề nghị Fregatov R.V. ra lệnh khiển trách.

Trưởng phòng E.S. Lyubimchikov

Dựa trên các ví dụ về các bản ghi nhớ đã cho, bây giờ thật dễ dàng để tạo các ví dụ của riêng bạn.

Evgenia Stripe

Để mua văn phòng phẩm

Bản ghi nhớ “Mua văn phòng phẩm” đưa ra thực tế của nhu cầu sản xuất về nhu cầu mua một lượng văn phòng phẩm nhất định, kèm theo danh mục văn phòng phẩm (tên, số lượng).

Về việc phân bổ vốn

Nhân viên __________________________/_____________/

ĐÃ ĐỒNG Ý

Trưởng Bộ phận __________________________/_____________/

CHÚ Ý

Trách nhiệm hạch toán và lưu trữ tài liệu mua riêng cho các bộ phận thuộc về người đứng đầu các bộ phận này.

Quyết định phân bổ kinh phí để mua tài liệu:

Người giám sát

Đại học Công ty ___________________________ / ____________ /

Số lượng kích thước

Rúp ______________ / _____________ / "__" _______ 200_

Tôi cam kết cung cấp hàng hóa và séc thu ngân, cũng như các khoản tiền chưa sử dụng lên đến 25 "____________" 200_g. ___________________________ / _____________ /

Biên lai hàng hóa và tiền mặt, cũng như các khoản tiền chưa tiêu với số lượng

Rúp _______________ / _____________ / "__" _______ 200_

Nếu không phải mọi nhân viên của tổ chức đều cần soạn thảo các bản ghi nhớ hoặc ghi nhớ, thì hầu như bất kỳ nhân viên nào cũng có thể yêu cầu một bản giải trình mẫu sớm hay muộn. Mỗi loại tài liệu chính thức này có mục đích cụ thể của nó là thông tin và tính chất tham khảo. Hãy xem xét những loại ghi chú nào phù hợp nhất cho một trường hợp cụ thể.

Loại tài liệu nhằm mục đích cung cấp thông tin hoặc tài liệu tham khảo được gửi cho người có thẩm quyền, ví dụ, trưởng phòng hoặc người đứng đầu doanh nghiệp, được gọi là báo cáo. Pháp luật không đưa ra định nghĩa rõ ràng mà chỉ nhằm đưa ra kết luận, đề xuất nhằm khuyến khích người đứng đầu ra quyết định.

Nó có thể được lập ra cả theo sáng kiến ​​của nhân viên và theo lời nói theo lệnh của người đứng đầu. Thông thường, với sự trợ giúp của nó, các đề xuất được đưa ra liên quan đến việc cải tiến dụng cụ kỹ thuật trong sản xuất, bày tỏ sự không đồng tình với bất kỳ quyết định nào của cấp quản lý, nêu rõ quan điểm của mình khi mâu thuẫn với đồng nghiệp.

Bản thuyết minh mẫu

Trong văn bản chính của tài liệu này, người ta cho rằng lập trường của một người và trình bày rõ ràng các lập luận về giá trị của vấn đề.

Phân biệt các loại sau ghi nhớ:

• Báo cáo. Giả sử thông báo về việc hoàn thành bất kỳ công việc hoặc giai đoạn nào, việc thực hiện các đơn đặt hàng, v.v.;
• Thông tin. Được biên soạn để trình bày kết quả, chi tiết, tiến độ và phương pháp thực hiện công việc. đều đặn;
• Sáng kiến. Chứa các sáng kiến, đề xuất, khuyến nghị, v.v.

Mẫu ghi nhớ

Báo cáo có thể là bên ngoài hoặc bên trong, tùy thuộc vào người nhận tài liệu là ai.

Địa chỉ bên ngoài được gửi đến người đứng đầu của một doanh nghiệp hoặc tổ chức cao hơn. Để biên dịch tài liệu này, hãy sử dụng hình thức chung doanh nghiệp. Theo ví dụ, bản ghi nhớ nên bao gồm các yếu tố sau:

• tên của tổ chức, doanh nghiệp;
• ngày
• mục lục;
• các địa chỉ đăng ký;
• dữ liệu người nhận;
• tiêu đề cho chủ đề của báo cáo;
• văn bản đã nêu;
• chữ ký của người quản lý;
• Họ và tên người biểu diễn kèm theo số điện thoại liên hệ.

Bản ghi nhớ về việc không hoàn thành công vụ

Các biên bản ghi nhớ nội bộ được lập với tên của người đứng đầu tổ chức; các trang thông thường được sử dụng cho thiết kế của họ. Một tài liệu như vậy chứa các yếu tố sau:

• chỉ định bộ phận;
• Tiêu đề của tài liệu;
• ngày và số đăng ký;
• đề mục chủ đề;
• bản văn;
• họ và tên của người nhận;
• chữ ký, họ và tên viết tắt, cũng như vị trí của trình biên dịch.

Một trong những loại văn bản nội bộ là biên bản về việc không hoàn thành công vụ. Nó nhằm mục đích thông báo về việc nhân viên không hoàn thành hoặc hoàn thành không đúng các nhiệm vụ trực tiếp của anh ta, và cũng bao gồm một đề xuất bổ nhiệm nhân viên này xử lý kỷ luật.

Ghi chú dịch vụ - một ví dụ về viết và nhật ký kế toán

Một trong những loại biên bản ghi nhớ là dịch vụ. Đây là một tài liệu thông tin và được sử dụng cho sự tương tác của các đối tượng ngang khác nhau (tức là không cấp dưới lẫn nhau) của cơ cấu quản lý nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến thẩm quyền của họ. Một bản ghi nhớ được viết như thế nào?

Hệ thống phân loại tài liệu quản lý toàn tiếng Nga (OKUD) không cung cấp loại tài liệu này. Đồng thời, chúng được sử dụng cho các mục đích công nghiệp khác nhau:

• để yêu cầu thông tin;
• khi ban hành chỉ thị;
• như một tài liệu đi kèm;
• như một bức thư thông tin.

Văn bản của loại tài liệu này chứa dữ liệu về nguyên nhân khiến nó được ban hành, tức là yêu cầu, ứng dụng, đề nghị, v.v. Nó có thể chứa thông tin về các cuộc họp được tổ chức, sự di chuyển nhân sự của nhân viên, bất kỳ thay đổi nào trong công việc của tổ chức và các bộ phận của nó, v.v. Tài liệu cũng có thể chứa thông tin cho dịch vụ bảo vệ về các nhân viên làm việc vào cuối tuần để cho phép họ vào cơ sở của công ty.

Đối với những thành công lao động của nhân viên, họ có thể, bằng một món quà hoặc danh hiệu, bằng tốt nghiệp có giá trị. Đối với điều này, một bản ghi nhớ cho giải thưởng do người đứng đầu bộ phận, công đoàn hoặc nhóm lập.

Ghi chú dịch vụ cho giải thưởng

Không có yêu cầu nghiêm ngặt nào đối với việc thực hiện một bản ghi nhớ trong luật pháp. Tuy nhiên, mẫu điền vào bản ghi nhớ có hình thức tương tự như bản ghi nhớ; nó có thể được phát triển và biên soạn trực tiếp trong tổ chức, có tính đến các chi tiết cụ thể của doanh nghiệp.

Để kiểm soát tài liệu, cần lưu một nhật ký đặc biệt. Theo nhật ký dịch vụ mẫu, nó có thể chứa dữ liệu về số đăng ký tài liệu, ngày tháng, tên hoặc tóm lược, thông tin về quan chức đã ký văn bản, v.v.

Nhật ký đăng ký mẫu ghi chú dịch vụ

Ngoài việc đăng ký nhật ký, thẻ hoặc tự động kế toán chứng từ cũng được cung cấp.

Mẫu phiếu giải trình

Để làm rõ hoàn cảnh của bất kỳ sự kiện và sự kiện nào, một loại tài liệu như vậy được cung cấp như một bản giải trình do nhân viên của doanh nghiệp nhân danh một quan chức cấp cao hơn soạn thảo.

Nó có nghĩa là được viết bằng tay thành một bản trên một tờ giấy thông thường với tên của người yêu cầu. Một số tổ chức cung cấp việc thực hiện ghi chú giải thích trên máy tính. Hình thức của một ghi chú giải thích không cố định ở cấp lập pháp, tuy nhiên, ở một số cơ quan có những hình thức tiêu chuẩn để thực hiện nó. Đồng thời, một bản giải trình không theo mẫu cũng có giá trị.

Theo Bộ luật Lao động của Liên bang Nga (Điều 193), trước khi áp dụng hình thức xử phạt kỷ luật đối với người lao động, người lao động phải yêu cầu một bản giải trình và người lao động có thể báo cáo hoàn cảnh và lý do cho những hành động đã thực hiện.

Các ghi chú giải trình có thể được lập bởi một nhân viên hoặc bởi một đơn vị kết cấu nói chung.

Để giải quyết các vấn đề công nghiệp và Vấn đề tổ chức hiện hữu thư từ nội bộ kinh doanh. Trong quá trình duy trì tài liệu, nhiều bản ghi nhớ khác nhau được biên soạn.

Nó cũng có thể là báo cáo, đơn đặt hàng, v.v. Trong hầu hết các trường hợp, những tài liệu nội bộ rất gần với đặc điểm của văn bản, chỉ tùy thuộc vào bàn thắng tuyệt đỉnh và lý do viết có tính chất tổ chức và pháp lý khác.

Nếu bản ghi nhớ có một mục đích cụ thể hoặc khắc phục các chi phí của nguồn tài chính, thì bản ghi nhớ đó sẽ không thất bại gắn liền với cái chung báo cáo tài chính(trên cơ sở thực tế cụ thể, phòng kế toán ghi chép và thực hiện các nghiệp vụ thu chi).

Bản ghi nhớ có tính chất khác giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề hiện tại khác nhau và là tài liệu hỗ trợ về các sự kiện cụ thể.

Các ghi chú dịch vụ, tùy thuộc vào loại và tính chất của văn bản, phải được lưu giữ trong một số năm nhất định (thời hạn có thể từ 1 năm, 3, 5 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn).

Yêu cầu để nộp một bản ghi nhớ

Theo khuôn khổ lập pháp (GOST 6.30-2003 "Hệ thống tài liệu thống nhất" Hệ thống thống nhất về tài liệu tổ chức và hành chính. Yêu cầu đối với thủ tục giấy tờ ") bản ghi nhớ phải có:

1. dấu hiệu cho biết tài liệu hướng đến ai (một quan chức, một đơn vị cơ cấu hoặc một tổ chức cụ thể);
2. tên của người nhận (cụ thể là người mà tài liệu đã được gửi đến);
3. tiêu đề của tài liệu (trong trường hợp này"Bản ghi nhớ" được chỉ ra);
4. số đăng ký ghi chú dịch vụ;
5. ngày viết;
6. đầu đề văn bản (ví dụ: “Về việc mua văn phòng phẩm cho bộ phận”, “Về việc xử lý kỷ luật”, v.v.);
7. chính văn bản;
8. ngày tháng và chữ ký, người biên soạn bản ghi nhớ (cần ghi rõ chức vụ);

Khi viết bản ghi nhớ, bạn phải tuân thủ các quy tắc sau:

• chỉ dẫn chính xác của tất cả các chi tiết;
• tuân thủ nghiêm ngặt văn phong chính thức;
• sắp xếp tài liệu theo đúng trình tự;

Ai có thể viết một bản ghi nhớ

Một bản ghi nhớ có thể được thực hiện bởi cả những người lao động bình thường và ban quản lý của tổ chức. Đây là tài liệu quản lý kết nối các đối tượng với điều khiển ngang.

Quản lý tài liệu điện tử

Mục tiêu chính của việc viết bản ghi nhớ là giải quyết các vấn đề tổ chức hiện tại liên quan đến quản lý kinh tế, cơ sở vật chất kỹ thuật, hỗ trợ thông tin, hành động kỷ luật, v.v.

Các tổ chức hàng đầu thường sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tửđể sửa các dữ liệu và sự kiện khác nhau: lập trình viên phát triển một chương trình đặc biệt, công việc của tổ chức được đăng ký bằng thông tin đăng nhập và mật khẩu (chúng được cung cấp bởi bộ phận nhân sự) và khi đã vào một phần nhất định của chương trình quản lý tài liệu, nhân viên sẽ chọn phần "Bản ghi nhớ" và đã điền vào các trường còn thiếu.

Sự tiện lợi của việc sử dụng quản lý văn bản điện tử được nhiều công ty đánh giá cao, vì:

• số của tài liệu (thẻ của nó) được gán tự động;
• Tất cả các tài liệu được lưu giữ trong kho lưu trữ điện tử(chủ yếu theo năm);
• để tìm kiếm một tài liệu cụ thể, chỉ cần biết bộ tối thiểu thông tin;
• tiết kiệm tiền thuê giấy và kho, v.v ...;

Nhưng nhiều tổ chức vẫn sử dụng phương tiện giấy khi viết bản ghi nhớ.

Trong bộ phận nhân sự, thường đã có ví dụ làm sẵn các bản ghi nhớ cho các mục đích khác nhau và nhân viên chỉ cần liên hệ với nhân viên phụ trách nhân sự và nêu lý do viết bản ghi nhớ của mình.

Thủ tục xem xét một bản ghi nhớ

Sau khi viết một bản ghi nhớ, nó được đăng ký bởi các nhân viên có trách nhiệm, sau đó gửi đi xem xét Người có trách nhiệm(đánh dấu thực tế của việc đọc và ghi chú thích hợp) và sau tất cả điều này, nó được gửi đến người nhận. Người nhận đã đưa ra giải pháp của mình (“Đồng ý”, “Bị từ chối”, “Đã xem xét”, “Đã hoàn thành”, v.v. Tùy thuộc vào mục đích của việc viết bản ghi nhớ và kết quả cuối cùng của hành động sau khi nhân viên công ty kháng nghị).

Yêu cầu cứng rắn từ khung pháp lý không viết ghi nhớ, nhưng bạn vẫn cần chỉ ra tất cả các điểm một cách chính xác (theo yêu câu chung quy trình làm việc).

Một ví dụ về việc viết một bản ghi nhớ

Giám đốc Rostok LLC
Samelyuk Anatoly Petrovich
giám đốc bán hàng tại Rostok LLC
Kuznetsova Oksana Ivanovna
(bạn có thể ghi rõ dữ liệu hộ chiếu, địa chỉ cư trú hoặc địa chỉ làm việc, mã số nhân sự của người lao động, được chỉ định khi đi xin việc)
Ngày 25 tháng 12 năm 2014
Số 31 ngày 25 tháng 12 năm 2014 (số đăng ký)

bản ghi nhớ

Liên quan đến việc gia hạn chuyến công tác đến Matxcova, theo số liệu văn bản số 27 ngày 15/12/2014: lẽ ra thời gian của chuyến công tác từ ngày 17/12/2014 đến ngày 20/12/2014, nhưng thực tế Thời gian của chuyến công tác: từ ngày 17 tháng 12 năm 2014 đến ngày 23 tháng 12 năm 2014, liên quan đến việc giải quyết các vấn đề về tổ chức có liên quan. Báo cáo về công việc đã thực hiện được đệ trình lên trưởng phòng kinh doanh của Rostok LLC Kramar Nikolay Nikolaevich.
Vé đi và đến được đính kèm. Tôi yêu cầu bạn phân bổ số tiền trợ cấp đi lại thích hợp - với số tiền là 10 nghìn rúp.

25.12.2014
giám đốc bán hàng tại Rostok LLC
Kuznetsova O. I. (và chữ ký cá nhân).

Nếu một bản ghi nhớ chiếm nhiều tờ A4, thì mỗi tờ trong số chúng được đánh số.

Thụt lề

Tạo bản ghi nhớ cho bản cứng, bạn phải tuân thủ các thụt lề sau:

• thụt lề trái (lề) - từ 2,5 đến 3,5 cm (nơi để hồ sơ);
• thụt lề phải - từ 1,25 đến 2,5 cm;
• thụt lề trên - ít nhất 2 cm;
• thụt lề dưới - ít nhất 2 cm;

Nếu chúng ta xem xét nguyên tắc chung viết một bản ghi nhớ, sau đó tài liệu này chỉ mang tính chất bổ trợ, thông tin cụ thể và do đó khởi xướng một quyết định quản lý nhất định.

Noskova Elena

Tôi đã có 15 năm trong nghề kế toán. Cô làm kế toán trưởng trong một tập đoàn công ty. Tôi có kinh nghiệm trong việc vượt qua các cuộc kiểm tra, vay vốn. Quen thuộc với các lĩnh vực sản xuất, thương mại, dịch vụ, xây dựng.

Một hình thức tốn thời gian và công sức - đây là cách mà nhiều người xử lý các bản ghi nhớ, dịch vụ và ghi chú giải thích và thường không thấy sự khác biệt giữa chúng. Người ta thường chấp nhận rằng các báo cáo và thuyết minh gắn liền với việc áp dụng các biện pháp trừng phạt kỷ luật. Trên thực tế, chúng không chỉ được sử dụng cho việc này. Chúng tôi sẽ cho bạn biết trong tình huống nào thì nên ghi chú thích hợp và cách thực hiện chính xác.

Tại sao cần ghi chú

Trước hết, tất cả các ghi chú đều là thông tin và tài liệu tham khảo cho quản lý hoạt động. Với sự giúp đỡ của họ, thông tin được trao đổi trong công ty (ví dụ, giữa các bộ phận khác nhau hoặc giữa các chi nhánh, văn phòng đại diện và trụ sở chính). Thông tin trong ghi chú không chứa đơn đặt hàng, nhưng có thể trở thành cơ sở để áp dụng một số Quyết định quản lý nhưng chỉ có thể được tính đến.

Nhưng viết chúng không hề đơn giản. Rốt cuộc, không có định nghĩa về khái niệm, không có quy tắc để biên soạn ghi chú trong quy chuẩn hành vi hợp pháp. Chúng ta hãy cố gắng hình thành chúng cho chính mình.

Các nốt nhạc khác nhau như thế nào?

Để rõ ràng, chúng tôi đưa ra những điểm khác biệt chính trong bảng.

Đặc trưng	bản ghi nhớ	bản ghi nhớ	Ghi chú giải thích
Bản chất của ghi chú	thông báo về tình hình thời sự, hiện tượng, sự việc đã diễn ra, công việc đã thực hiện; chứa các kết luận và đề xuất của trình biên dịch	<или>thông báo về sự cần thiết phải giải quyết các vấn đề hoạt động. Đồng thời, không cần thiết phải đưa vào ghi chú những câu hỏi có thể giải quyết bằng miệng và không cần tài liệu; <или>chứa một yêu cầu, thông tin theo yêu cầu, làm rõ nhiệm vụ, làm rõ, yêu cầu, đề nghị	Giải thích lý do của bất kỳ sự kiện, sự việc, hành vi, sự cố nào, bao gồm vi phạm kỷ luật lao động, không tuân thủ hướng dẫn, sai lệch so với nội quy làm việc đã lập, xảy ra các tình huống khẩn cấp (tai nạn, tai nạn, trộm cắp, v.v.). Nếu muốn, các giải trình bằng văn bản được yêu cầu soạn thảo để xử phạt kỷ luật đối với một nhân viên cũng có thể được đưa ra như một bản giải trình và Mỹ thuật. 192, phần 1 của Nghệ thuật. 193 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga; Thư Rostrud ngày 06/01/2011 số 1493-6-1
Sự định hướng	Liên hệ với ban quản lý: <или>từ nhân viên lên trưởng phòng; <или>từ trưởng phòng đến trưởng công ty; <или>từ người đứng đầu chi nhánh đến người đứng đầu trụ sở chính.	Thư từ giữa các nhà quản lý hoặc nhân viên một cấp quản lý, không phục nhau về chức vụ, về những vấn đề thuộc thẩm quyền.	Sự giải thích (giải thích) của một quan chức cấp dưới đối với một quan chức cao hơn
Các loại ghi chú theo cuộc hẹn	<или>khởi xướng việc ra quyết định; <или>thuần tuý cung cấp thông tin; <или>Báo cáo		<или>giải thích các hành động của một nhân viên (bộ phận) cụ thể; <или>mô tả một sự kiện
Cấu trúc	Phần I- một tuyên bố về lý do, dữ kiện hoặc sự kiện đã tạo ra văn bản của nó; Phần II- nếu cần - phân tích tình hình hiện tại và đưa tùy chọn giải quyết vấn đề; Mục III- mô tả các kết luận cụ thể, ý kiến, yêu cầu hoặc đề xuất cho các hành động cụ thể mà theo ý kiến ​​của người biên dịch, cần được thực hiện		Phần I- một tuyên bố về các sự kiện đã tạo ra văn bản của nó; Phần II- mô tả lý do giải thích tình hình hiện tại. Không chứa kết luận và đề xuất
Các loại ghi chú theo mức độ khả năng tiếp cận	<или>mở tài liệu; <или>Tài liệu mật
Ghi chú mẫu	Đề nghị thưởng cho một nhân viên cụ thể	Thông tin cho dịch vụ bảo vệ về sự cần thiết phải cho phép công nhân vào tòa nhà, những người sẽ làm việc vào một ngày nghỉ	Giải trình với bộ phận sản xuất và kỹ thuật về nguyên nhân dẫn đến việc sử dụng quá nhiều nguyên vật liệu cơ bản so với tiêu chuẩn sản xuất (phụ lục của mẫu số M-29) đã được phê duyệt Chỉ thị của Cục Thống kê Trung ương Liên Xô ngày 24/11/82 Số 613

Đối với mục đích thuế, tất cả các loại ghi chú đều quan trọng

Trong một số trường hợp, ghi chú, cùng với các tài liệu khác, có thể đóng vai trò là tài liệu chính để chứng minh và xác nhận tài liệu trong việc hạch toán thuế chi phí trong đoạn 1 của Nghệ thuật. 252 Mã số thuế của Liên bang Nga, Ví dụ:

• bản ghi nhớ của dịch vụ quảng cáo của riêng mình, theo đó thời gian sử dụng thực tế của các video quảng cáo không quá 12 tháng, đã giúp công ty chứng minh rằng các video không phải là tài sản vô hình và giảm trừ chi phí một lần Nghị định của FAS MO ngày 16 tháng 3 năm 2012 số A40-100845 / 10-4-498;
• để xác nhận quãng đường của xe bằng số đọc của định vị GPS (thay vì đồng hồ đo đường) và nhận biết chi phí nhiên liệu, bạn cần bản ghi nhớ cho trưởng bộ phận vận tải từ thạc sĩ rằng kiểm tra trước chuyến điđồng hồ đo đường cho thấy có sự cố đoạn 1 của Nghệ thuật. 252, phụ. 5 trang 1 điều. 254 Mã số thuế của Liên bang Nga. Dựa trên bản ghi nhớ này (hoặc tài liệu khác), một lệnh sẽ được ban hành về nhu cầu vận hành chiếc xe có bật thiết bị định vị và sửa chữa nó trong giấy gửi hàng lời khai của anh ấy Thư của Sở Thuế Liên bang ngày 16 tháng 7 năm 2010 số ШС-37-3 / 6848;
• ghi chú giải thích Nó có thể hữu ích:

• <или>để được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho một đứa trẻ phụ. 4 trang 1 điều. 218 Mã số thuế của Liên bang Nga nếu không có chứng chỉ 2-NDFL từ nơi làm việc trước đây. Khi một người thời gian dàiđã không làm việc và kiếm được việc làm trở lại, chúng tôi cần thư giải thích của anh ấy về việc thiếu thu nhập, lịch sử việc làm và đơn xin khấu trừ bằng văn bản s Thư của Sở Thuế Liên bang ngày 30 tháng 7 năm 2009 số 3-5-04 / [email được bảo vệ] ;
• <или>để giải quyết vấn đề thanh toán chi phí đi lại trong kỳ nghỉ. Nếu một nhân viên đi cùng anh ta ở một số nơi hoặc đi qua các điểm dừng trong quá trình vận chuyển, thì nhân viên đó phải có giấy giải trình và giấy thông hành. Thư của Bộ Y tế và Phát triển xã hội ngày 20 tháng 2 năm 2009 số 194-13.

Rõ ràng rằng nếu ghi chú là tài liệu chính, thì nó phải chứa tất cả các chi tiết của tài liệu đó và đoạn 2 của Nghệ thuật. 9 của Luật ngày 21 tháng 11 năm 1996 số 129-FZ.

Cách viết ghi chú chính xác

Nhiều nhân viên cảm thấy khó khăn khi viết ghi chú, vì đây là một công việc không bình thường đối với họ. Để tạo điều kiện thuận lợi cho nhiệm vụ, hãy cung cấp các quy tắc soạn thảo, cũng như các biểu mẫu ghi chú trong một đạo luật địa phương, ví dụ, trong một hướng dẫn công việc văn phòng và cho nhân viên làm quen với nó. Ví dụ, một đoạn của một chỉ dẫn có thể trông giống như thế này.

Được chấp thuận theo đơn đặt hàng cho Alpha LLC
ngày 27 tháng 12 năm 2011 số 123

Hướng dẫn cho công việc văn phòng LLC "Alpha"

4.10. Ghi chú (báo cáo, văn phòng, giải trình)

4.10.4. Mỗi ghi chú được thực hiện với các chi tiết sau:

• tên của đơn vị cấu trúc - trình biên dịch của ghi chú;
• tên của loại tài liệu - bản ghi nhớ, dịch vụ hoặc bản giải trình;
• ngày, tháng, năm ký văn bản (bằng chữ số Ả Rập theo thứ tự: ngày, tháng, năm);
• người nhận - f. và. Về. và vị trí của người mà ghi chú được gửi đến (ở trường hợp dative);
• tiêu đề cho văn bản, phải bắt đầu bằng giới từ "About" hoặc "About";
• ghi chú về sự hiện diện của ứng dụng (nếu có), ví dụ: “Đơn đăng ký: thành 1 bản. cho 3 lít. ";
• chữ ký của trình biên dịch (chức vụ của trình biên dịch; chữ ký cá nhân và bảng điểm của nó (họ tên)).

4.10.5. Văn bản được viết ở ngôi thứ nhất số ít.

Nội dung của ghi chú không được có lời chào và lời chúc cuối cùng.

4.10.6. Các hình thức báo cáo, dịch vụ và ghi chú giải thíchđược nêu trong các phụ lục số 15, 16, 17 của Hướng dẫn.

Khi một nhân viên cần viết ghi chú, hãy đưa cho họ mẫu làm sẵn, một mẫu tốt hơn. Chúng tôi đưa ra các ví dụ về thiết kế của các ghi chú khác nhau.

Công ty trách nhiệm hữu hạn Alpha

Kế toán

cho giám đốc điều hành
Alpha LLC
I.I. Stasov

Trưởng phòng Nhân sự
S.V. Klimova
Những lý do được đưa ra trong phần giải thích
bị coi là thiếu tôn trọng.
Áp dụng biện pháp kỷ luật
dưới dạng một nhận xét cho T.I. Bogdanova

Kế toán trưởng
ĐỊA NGỤC. Zharovoy
Thực hiện các biện pháp phục hồi động cơ tuabin khí

30.08.2012

LƯU Ý GIẢI THÍCH
ngày 30.08.2012 số 12

Về lý do mất GTD gốc

Việc mất CCD gốc ngày 29/08/2012 để cung cấp theo Hợp đồng với Bonduelle, Pháp, ngày 20/04/2012 số 0007/5 của một lô đậu xanh (Gatchinsky Customs Post) xảy ra khi chứng từ này được đã phô tô.

Máy photocopy văn phòng không được thiết kế để tự động sao chép các tài liệu giấy nhẹ. GTD gốc, có định lượng giấy theo dõi, được tự động sao chép cùng với các tài liệu khác có định lượng giấy cao hơn. Kết quả là GTE ban đầu bị kẹt và kẹt giữa các trục lăn của máy photocopy. Khi cố gắng giải nén nó, tài liệu đã bị xé thành nhiều phần nhỏ, không thể sửa chữa và không thể đọc được.

Tài liệu quen thuộc với:

30.08.2012

Kế toán trưởng