Nghi thức của thư từ kinh doanh. Thư từ kinh doanh: ngôn ngữ, nghi thức, quy tắc

Chương 19 Các nghi thức trong hôn nhân Nếu một số lượng lớn khách được mời đến dự đám cưới, thì thông báo nên được gửi trước 2-3 tuần. thông tin ngắn về bản thân sự việc, ngày tháng và địa điểm, hoặc chi tiết với

Chương 20 GIA ĐÌNH ETIQUETTE TRONG THẾ KỶ 19 Người ta tin rằng người chồng phải là người đứng đầu, và người vợ - linh hồn của ngôi nhà. Nhưng để nguyên tắc này vận hành trong thời điểm hiện tại, cần phải biết và tuân thủ những quy tắc cơ bản của phép tắc trong gia đình, và không chỉ người vợ mà cả chồng con cũng phải tôn trọng.

Chương 21 Nghi thức quà tặng những dịp khác nhau- ngày sinh nhật, ngày xướng danh, ngày nhận bằng tốt nghiệp, bảo vệ luận văn, đám cưới, ngày Tết. Một món quà phải là một biểu hiện của thái độ tốt đối với một người và vào các ngày lễ -

Chương 22 Nghi thức để tang Không ai chết trước giờ của mình. Thời gian sẽ còn lại sau khi bạn không còn là thời gian của bạn hơn là những gì đã qua trước khi bạn được sinh ra; và doanh nghiệp của bạn ở đây. Michel de Montaigne Thật không may, cuộc sống của chúng ta không chỉ có những ngày nghỉ mà còn có cả những nỗi buồn

Chương 2 Nghi thức kinh doanh

Nghi thức của thư từ di động Một trong những hình thức giao tiếp phổ biến nhất trong thông tin di động là nhắn tin văn bản - SMS. Nhưng đôi khi dịch vụ này mang đến cho người dùng nhiều bất tiện. Thông thường, điều này là do chủ sở hữu điện thoại di động

Chương 3 Nghi thức tôn giáo Những người hành động theo nhà thờ, khi họ nên làm, liên tục trải qua khoa học về sự tôn kính trước mặt Đức Chúa Trời với sự dâng hiến mọi sự cho Ngài. Theophan Những câu hỏi ẩn dật về đức tin và việc thực hiện các nghi thức tôn giáo luôn mang tính cá nhân sâu sắc, vì họ quan tâm đến như vậy

Chương 8 Các nghi thức dân sự chung Tất cả các quy tắc cư xử tử tế đã được biết đến từ lâu, chỉ dừng lại một chút - khả năng sử dụng chúng. Blaise Pascal Quy tắc lịch sự Một cách cư xử trong xã hội, hình thức bên ngoài hành vi, đối xử với người khác, được sử dụng trong

CHƯƠNG 9 Nghi thức trên bàn Chúng ta có rất nhiều người uyên bác, những nhà văn, triết gia và nhà thơ vĩ đại, chúng ta có những nghệ sĩ vĩ đại và những nhà quản trị thông minh, nhưng chúng ta có rất ít người biết dùng bữa. Họ phải được tìm kiếm bằng một chiếc đèn lồng trong ánh sáng ban ngày, như Diogenes đã tìm kiếm

Chương 18 Nghi thức kết hôn Nếu một số lượng lớn khách được mời đến dự đám cưới, thì thông báo nên được gửi trước 2-3 tuần.

Chương 19 Các nghi thức trong gia đình thế kỷ XIX. Người ta tin rằng người chồng phải là người đứng đầu, và người vợ - linh hồn của ngôi nhà. Nhưng để nguyên tắc này vận hành trong thời điểm hiện tại, cần phải biết và tuân thủ những quy tắc cơ bản của phép tắc trong gia đình, và không chỉ người vợ mà cả chồng con cũng phải tôn trọng.

Chương 20 Nghi thức tặng quà Quà tặng được tặng cho người thân và bạn bè trong nhiều dịp - sinh nhật, ngày xướng danh, ngày nhận bằng tốt nghiệp, bảo vệ luận án, đám cưới, năm mới. Một món quà phải là một biểu hiện của thái độ tốt đối với một người và vào các ngày lễ -

Chương 21 Nghi thức để tang Không ai chết trước giờ của mình. Thời gian sẽ còn lại sau khi bạn không còn là thời gian của bạn hơn là những gì đã qua trước khi bạn được sinh ra; và doanh nghiệp của bạn ở đây. Michel de Montaigne Thật không may, cuộc sống của chúng ta không chỉ có những ngày nghỉ mà còn có cả những nỗi buồn

Đừng bao giờ đánh giá thấp thư từ kinh doanh. Cũng như cuộc trò chuyện kinh doanh nó có thể là một trợ giúp tốt trong sự nghiệp. Hoặc ngược lại, làm hỏng quan hệ đối tác. Hơn nữa, sự thành công của một thương vụ hay việc thu phục được các đồng minh có thể phụ thuộc vào một từ. Hình ảnh doanh nghiệp dựa trên khả năng ứng xử thư từ một cách thành thạo.

Một người nói tốt không nhất thiết phải là một nhà văn giỏi. Ngay cả khi một doanh nhân có thể chiếm được lòng tin của đối thủ cạnh tranh trong nháy mắt, nói chuyện với bất kỳ đối tác nào, nếu anh ta xuất sắc tổ chức các cuộc họp và các cuộc đàm phán kinh doanh, tài liệu viết có thể bị khô và mờ. Nhiều người chỉ ngồi hàng giờ đá phiến sạch Họ không biết bắt đầu từ đâu. Thư từ kinh doanh - Đây là một tập hợp các quy tắc và công cụ mà bạn cần biết để vẽ thành thạo bất kỳ tài liệu nào.

Đặc điểm chính của lời nói viết là việc sử dụng và lặp lại liên tục các phương tiện lời nói thống nhất. Con dấu thường được tìm thấy trong thư từ chính thức. Họ cho phép tốt hơn diễn đạt một ý tưởng, loại trừ các cách giải thích khác nhau văn bản để làm cho nó ngắn gọn hơn. Chỉ bộ khuôn sáo này mới có thể được sử dụng để viết một tài liệu hoặc một lá thư. Các cụm từ tiêu chuẩn đã được sử dụng trong bài nói trong nhiều thập kỷ, vì vậy bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng soạn văn bản. Bạn không cần phải chọn từ ngữ trong một thời gian dài, bởi vì tất cả chúng sẽ có trong tầm tay. Các tài liệu sử dụng cụm từ đóng dấu được viết trong vài phút và không cần nhiều nỗ lực.

Thư tín kinh doanh không chấp nhận cảm xúc thái quá trong trình bày. Nó có một giai điệu trung tính. Thay vì các phương tiện đánh giá cảm tính, các phương tiện logic được sử dụng. Không sử dụng phép biện chứng hoặc cách diễn đạt thông tục trong các tài liệu. Ngoài ra, điều cấm kỵ cũng được áp dụng đối với các xen từ hoặc các từ có hậu tố đánh giá chủ quan (ví dụ: nhỏ nhất). Các từ ngữ trang trọng cũng không được khuyến khích sử dụng trong bài phát biểu trang trọng. Khi viết một văn bản, cần phải tập trung vào các sự kiện, không tập trung vào thành phần cảm xúc. Tài liệu phải tuân theo một lôgic trình bày rõ ràng.

Độ chính xác về ngữ nghĩa không phải là một quy tắc đơn giản, nó là điều kiện quan trọng đảm bảo giá trị thực tiễn của một văn bản. Sự trình bày hợp lý cũng đóng vai trò như một thành phần pháp lý. Nếu bạn chọn một từ sẽ diễn giải nội dung theo hai cách, thì nghĩa có thể thay đổi đáng kể. Toàn bộ văn bản sẽ có một âm sắc không mong muốn.

Trong thư từ kinh doanh, một vai trò quan trọng không chỉ được đóng bởi việc xây dựng các cụm từ, mà còn bởi thành phần thực tế. Mọi nhận định, mọi suy nghĩ được thể hiện trong một văn bản phải được hỗ trợ bởi đủ số lượng dữ kiện. Bản thân các dữ kiện không được cùng loại hoặc không đáng kể. Khi biên soạn tài liệu, cần phải lựa chọn thông tin cẩn thận, kiểm tra tất cả các dữ liệu và chú ý đến độ tin cậy của chúng. Nếu tất cả các dữ kiện tương ứng với các tham số này, thì người đọc sẽ dễ dàng hiểu được ý nghĩa của những gì được viết, anh ta sẽ không cần nỗ lực hoặc thông tin bổ sung để hiểu.

Hơn nữa, ý nghĩa của hầu hết tài liệu kinh doanhđể thuyết phục người đọc, truyền tải quan điểm của mình cho anh ta. Lập luận có thẩm quyền và thuyết phục là công cụ chính để đạt được mục tiêu này. Dữ liệu đã được xác minh, đủ số lượng dữ kiện và bằng chứng là thành phần chính của bất kỳ tài liệu nào: thư, bản ghi nhớ hoặc cung cấp thương mại.

Nghi thức phát biểu của thư tín kinh doanh

Giống như phép xã giao nghi thức giao tiếp kinh doanh là một tập hợp các quy tắc được cố định trong xã hội. Quy chuẩn yêu cầu tuân thủ các quy tắc này trong việc chuẩn bị tài liệu, trong giao tiếp bằng văn bản với đồng nghiệp và đối tác.

Trong nhiều năm, thư từ kinh doanh được gắn liền với thư từ cá nhân, vì vậy động từ ngôi thứ nhất đã được sử dụng trong các văn bản. Sau đó, các lá thư bắt đầu có tính cách công khai, và các hình thức thư từ cá nhân không còn tương quan với tính cách này. Do đó, theo thời gian, các công thức ngôn từ được sử dụng trong thư tín kinh doanh bắt đầu biến đổi.

Biểu hiện của lịch sự bằng lời nói trở thành đối tượng của sự chuyển đổi. Họ bắt đầu chuyển ra khỏi lối nói kinh doanh, nhường chỗ cho những cách diễn đạt cố định. Ngày nay, có những hình thức ổn định đặc biệt cho phép bạn thể hiện yêu cầu hoặc từ chối, nhắc nhở hoặc thông báo. Chúng tôi sẽ bắt đầu giải thích các tính năng của thư từ kinh doanh với việc sử dụng đại từ.

Khi viết tài liệu, cảm nhận cá nhân không được áp dụng, vì thông tin truyền đi là tiêu chuẩn. Quyền lợi được thể hiện trong thư từ kinh doanh không được thể hiện bởi một người cụ thể, mà bởi toàn bộ tổ chức hoặc doanh nghiệp. Tất cả các yêu cầu hoặc kiến ​​nghị được mô tả trong các tài liệu đều ở ngôi thứ nhất số nhiều, không phải số ít. Đó là, đại từ "chúng tôi" được đảm nhận, không phải "tôi". Tuy nhiên, bản thân đại từ "chúng tôi" không được đánh vần. Tính chất công khai của địa chỉ được thể hiện thông qua việc sử dụng hình thức động từ. Phần kết thúc của động từ xác định chính xác kiểu trình bày ở ngôi thứ nhất số nhiều.

Đặc biệt chú ý đến các hình thức tài sản đảm bảo. Việc sử dụng giọng bị động được ưu tiên. Ví dụ, cụm từ "Bạn chưa hoàn thành nghĩa vụ của mình, thay thế pin sưởi ấm không được sản xuất ”trông quá khắc nghiệt, như thể người viết đang đổ lỗi cho một người cụ thể về điều này. Việc sử dụng giọng bị động - "Nghĩa vụ thay thế bộ tản nhiệt không được thực hiện" cho phép bạn chỉ ra thực tế của việc không thực hiện nghĩa vụ và không mang tính buộc tội. Thủ phạm được ngụ ý, nhưng không được xác định cụ thể.

Việc sử dụng một cam kết hợp lệ được khuyến khích khi chỉ ra một quan chức là nguồn gốc của các hành động được mô tả. Ví dụ, "dịch vụ pháp lý giải thích ..." Trong trường hợp này, tốt hơn là sử dụng trật tự từ trực tiếp và chọn thì hiện tại làm dạng động từ.

Việc sử dụng giọng nói bị động có liên quan đến bản chất của thông tin được cung cấp. Nếu cần tập trung vào hành động chứ không phải người biểu diễn thì có thể sử dụng các hình thức thoại bị động: một lá thư đã được gửi đi, một lá đơn đã được nhận, v.v. Cũng thế giọng thụ động thích hợp trong câu mà đối tượng là hiển nhiên. Ví dụ, "thời hạn cho công việc đã được xác định."

Hơn nữa, quy tắc thư từ kinh doanh quy định sự lựa chọn của dạng động từ. Khía cạnh không hoàn hảo được dùng để nhấn mạnh hành động không mong muốnđược lặp đi lặp lại liên tục. Ví dụ: "Nhân viên thường xuyên phá vỡ các quy tắc an toàn." Một cái nhìn hoàn hảo có thể nhấn mạnh tính hoàn chỉnh của hành động, ví dụ, "Nhân viên đã bắt đầu nhiệm vụ của họ."

Mặc dù các tài liệu có tông màu trung tính, nhưng đôi khi cần thêm các điểm nhấn bổ sung. Đối với điều này, các từ và biểu thức giới thiệu được sử dụng. Thông thường các cấu trúc giới thiệu cho phép bạn giảm bớt căng thẳng trong giọng điệu của câu chuyện. Ví dụ, cụm từ "Vui lòng gửi tài liệu trong văn phòng của bạn" nghe có vẻ quá phân loại. Nếu bạn thay đổi câu, hãy thêm một từ giới thiệu: “Vui lòng gửi tài liệu có vẻ như ở văn phòng của bạn,” khi đó giọng điệu sẽ trở nên trung tính, tính phân biệt và căng thẳng sẽ biến mất. Do đó, toàn bộ đề xuất sẽ tuân thủ các tiêu chuẩn của sự tế nhị và lịch sự.

Một ví dụ khác thể hiện sự tôn trọng đối với một tài liệu. Cụm từ "Yêu cầu của bạn không thể được chấp nhận" khác đáng kể với cụm từ "Rất tiếc, yêu cầu của bạn không thể được chấp nhận". Tùy chọn thứ hai được chấp nhận nhiều hơn cho các nghi thức của thư từ kinh doanh. Vì vậy, bạn có thể thể hiện sự tôn trọng của mình, tránh thô lỗ quá mức.

Ngoài ra, các cấu trúc giới thiệu làm cho văn bản bớt khô khan hơn. Câu "Vui lòng gửi, nếu có thể, một đại diện với tư cách là chuyên gia xác định chất lượng sản phẩm của chúng tôi" sẽ phù hợp với các quy tắc về nghi thức kinh doanh.

Sử dụng lời giới thiệu và các cấu trúc làm cho văn bản kinh doanh bớt khô khan và mang tính phân loại. Với sự giúp đỡ của họ, bạn có thể thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận, thể hiện thiện chí và sự tế nhị của mình. Điều này cho phép bạn duy trì niềm tự hào nghề nghiệp của người nhận.

Thông thường, trong các tài liệu và văn bản chính thức khác, các hình thức của từ "tôn trọng" được sử dụng. Nếu bạn đặt dấu phẩy sau lời kháng cáo, thì câu đó sẽ được hiểu là trung lập, hàng ngày. Nếu đặt dấu chấm than, thì nó sẽ cho biết tầm quan trọng của tài liệu, ý nghĩa của nó.

Khi đề cập đến những người cùng nghề, cụm từ "đồng nghiệp thân mến" (hoặc "đồng nghiệp thân mến" khi nói đến một nhóm người) được sử dụng. Cụm từ " Đồng nghiệp thân mến”Thường được sử dụng nhiều hơn khi viết lời chúc mừng chính thức, vì nó mang hàm ý cảm xúc. Địa chỉ trung lập chỉ đơn giản sử dụng từ "đồng nghiệp".

Không phải tất cả các thư kinh doanh đều là tài liệu chính thức. quy định rằng khi viết một văn bản có tính chất cá nhân, thì nên xưng hô một người bằng họ tên và tên người thân. Họ sẽ thêm trang trọng, làm cho lời kêu gọi lịch sự và trang trọng hơn.

Để làm rõ mối quan hệ giữa các đối tác hoặc tổ chức, các văn bản được soạn thảo, bao gồm hai phần. Phần đầu tiên chứng minh quyết định, phần thứ hai là kết luận về quyết định này. Tùy theo tính chất của văn bản, các phần này có thể được sắp xếp theo một thứ tự khác nhau. Về mặt tâm lý, tốt hơn là nên chuyển quyết định tiêu cực xuống cuối bức thư, bắt đầu bằng lời biện minh. Nếu quyết định là tích cực, thì bạn có thể bắt đầu bằng văn bản và sau đó viết lời biện minh.

Khi soạn thảo một tài liệu với một quyết định tiêu cực, điều đáng Đặc biệt chú ýđưa ra lời biện minh. Việc luận chứng chính xác và chi tiết nhất sẽ giúp cho văn bản đúng hơn, tạo nên giọng điệu trân trọng. Sự từ chối đột ngột có thể ảnh hưởng đến lòng tự trọng của người nhận, điều này thường gây ảnh hưởng xấu đến các mối quan hệ sau này. Nếu bạn đặt một lời biện minh chi tiết và cụ thể ở đầu tài liệu, thì bản thân lời từ chối đó sẽ không bị nhìn nhận một cách tiêu cực một cách rõ ràng.

Các quy tắc của thư từ kinh doanh không chấp nhận tình cảm thái quá trong trình bày. Các tài liệu và thư từ nên giữ cho câu chuyện trung lập. Điều này làm cho họ khách quan hơn. Bạn không thể sử dụng các cách diễn đạt thô lỗ, thể hiện sự thiếu tôn trọng hoặc thiếu tế nhị của mình với người nhận. Cũng tránh lịch sự quá mức. Trong thư từ kinh doanh không nên có những cụm từ như "đừng từ chối một phép lịch sự." Tốt hơn là bạn nên tuân theo một cách trình bày khô khan và chặt chẽ hơn là lạm dụng các hình thức lịch sự.

Tính trung lập và tính công khai của bài phát biểu kinh doanh không có nghĩa là người đối thoại không quan tâm đến việc ai đã gửi thư từ kinh doanh cho anh ta. quy định thể lệ ký văn bản. Có một mệnh lệnh chính thức phải được tuân thủ. Nếu thư do giám đốc công ty ký thì thư trả lời cũng phải có chữ ký của giám đốc hoặc cấp phó của người đó. Nếu thư do cấp phó ký thì giám đốc có thể trả lời theo nghi thức.

Một trong những chủ đề chính được đề cập khi viết thư thương mại là các yêu cầu. Cùng với yêu cầu, cần phải đưa vào cơ sở lý luận của nó. Đơn thư yêu cầu được viết theo cùng một đề án với các hình thức đơn của cá nhân hoặc tập thể. Có một số tùy chọn để trình bày một yêu cầu trong một bức thư kinh doanh:

• sử dụng ngôi thứ nhất dạng số ít (Please ...);
• sử dụng ngôi thứ nhất dạng số nhiều (Please ...);
• sử dụng ngôi thứ ba dạng số ít (Tổ chức đang yêu cầu ...);
• sử dụng ngôi thứ ba dạng số nhiều (Chủ tịch và hội đồng quản trị yêu cầu).

Các nghi thức của thư từ kinh doanh cho thấy rằng các bức thư phải được trả lời. Bản chất của phản hồi phụ thuộc vào bản chất của thư yêu cầu.

Nếu một lá thư yêu cầu đã được nhận, phản hồi phải bao gồm lý do và quyết định xem liệu yêu cầu có được chấp nhận hay không. Nếu một lá thư kèm theo lời đề nghị đã được nhận, thì thư trả lời phải có quyết định liệu lời đề nghị có được chấp nhận hay không. Bất kỳ email trả lời nào sẽ bao gồm một liên kết đến email yêu cầu. Khi biên soạn một tài liệu, cần phải nêu chính xác và nhất quán bản chất, quan sát sự đồng nhất của nội dung.

Nếu bạn tìm thấy lỗi, vui lòng đánh dấu một đoạn văn bản và nhấp vào Ctrl + Enter.

Kế hoạch. 1. Giới thiệu2. quy tắc đạo đức 3. những điều cơ bản về phép xã giao thư tín trong kinh doanh4. kết luận5. giới thiệu thư mục.
Nghi thức hội thoại, về bản chất, đề cập đến đạo đức học - khoa học về luân lý và đạo đức. Trong thế giới hiện đại, khi ở trong khu kinh doanh, đời sống, giới chính phủ, trong sản xuất, trong quan hệ quốc tế, xung đột nảy sinh, ngày càng nhiều hơn việc giải quyết của họ thường được thực hiện thông qua các cuộc đàm phán kinh doanh, đàm phán. Bản chất của xung đột, nguyên nhân xảy ra xung đột trong lĩnh vực kinh doanh và cách giải quyết xung đột liên quan đến khoa học quản lý - quản lý. các phương pháp giải quyết chúng. Phương pháp đàm phán là cơ sở để giải quyết các bất đồng và xung đột, về mặt chiến lược được chia thành ba loại: mềm, cứng và nguyên tắc. Phương pháp mềm bao gồm chiến lược nhượng bộ, phương pháp cứng là tranh giành ý chí, phương pháp nguyên tắc kết hợp cả hai và giải quyết các vấn đề về bản chất của chúng, giúp bạn có thể đạt được mục tiêu trong giới hạn cho phép. Nhiều yếu tố ảnh hưởng đến kết quả của các cuộc đàm phán, cũng như các tranh chấp: nhận thức, cảm xúc, vị trí của các bên khác nhau và những bên khác. Để giải quyết các tranh chấp khác nhau, việc làm rõ cách nghĩ, cách nghĩ của đối phương là rất quan trọng, rất có lợi cho việc đàm phán thành công, một điểm quan trọng trong đàm phán cũng là cảm xúc cần được kìm nén bởi cái gọi là "xả hơi" phương pháp này cho phép bạn thoát khỏi cảm giác tức giận, sợ hãi nảy sinh trong các cuộc tranh chấp. Ngoài ra, một tình huống thù địch được xóa bỏ bằng những lời xin lỗi, bày tỏ sự hối tiếc, những cái bắt tay, những món quà rẻ tiền. Hành vi của đàm phán có nguyên tắc liên quan đến hai câu hỏi: làm thế nào để phát triển các tiêu chí khách quan? Làm thế nào để áp dụng chúng trong tranh chấp. Các tiêu chí khách quan phải hợp pháp và thực tế, không phụ thuộc vào mong muốn của các bên.

Đạo đức học là một ngành triết học, đối tượng nghiên cứu của nó là đạo đức. Đạo đức là thành phần quan trọng nhất của văn hóa, là một trong những phương thức chính để điều chỉnh hành vi của con người. Vì vậy, theo nhiều nhà tư tưởng, đạo đức là bộ phận quan trọng nhất của triết học. Cô ấy coi những vấn đề đạo đức mà tất yếu mỗi người phải đối đầu: ý nghĩa của sự sống và cái chết là gì; thực chất của thiện và ác là gì và tiêu chí để phân biệt chúng là gì; làm thế nào để đối phó với đau khổ; liệu có thể kết hợp giữa việc hoàn thành bổn phận đạo đức và việc đạt được hạnh phúc; cách đánh giá hành động của mọi người - theo ý định hoặc theo kết quả; tiêu chí cho sự công bằng là gì; đâu là chỗ dựa của tình yêu trong đời người; tại sao lòng vị tha lại thích vị kỷ hơn; liệu tốt và hữu ích có tương thích không, v.v.

Đạo đức không chỉ mô tả các mối quan hệ thực sự hiện có giữa con người, mà còn tìm cách tạo ra một lý tưởng về những mối quan hệ này, tức là không chỉ phân tích những gì tồn tại, mà còn vạch ra những phác thảo của những gì nên có. Ý tưởng đạo đức là sự hiện thực hóa nhu cầu của một người về lý tưởng và giá trị.

Đạo đức tìm kiếm sự biện minh hợp lý giá trị đạo đức, mặc dù sự hợp lý hóa của chúng không tránh khỏi những khó khăn, vì những giá trị này không chỉ gắn liền với tâm trí của con người, mà còn với tình cảm, niềm tin, đạo đức của người đó. Mỗi thời đại lịch sử, mỗi nhà tư tưởng làm phong phú thêm các câu hỏi đạo đức bằng những tìm kiếm tâm linh, trải nghiệm của mình, cho thấy những khía cạnh mới của chúng. Vì vậy, cần phải nghiên cứu đạo đức thông qua việc xem xét các quan điểm lý luận và cuộc sống đa dạng. Sau khi đề cập đến các vấn đề của đạo đức, chúng ta làm quen với các chuẩn mực đạo đức, tức là các định đề về đạo đức nghề nghiệp của một doanh nhân. Những định đề như vậy tạo thành cơ sở cho những gì có thể được định nghĩa là quy tắc đạo đức của doanh nhân.

Doanh nhân văn minh:

Tôi tin chắc rằng công việc của tôi không chỉ hữu ích cho bản thân mà còn cho người khác, cho xã hội, cho nhà nước;

Anh ấy tiến bộ từ việc những người xung quanh anh ấy muốn và biết cách làm việc, phấn đấu để nhận ra bản thân cùng với doanh nhân;

Niềm tin vào kinh doanh, coi đó là sự sáng tạo hấp dẫn,

kinh doanh cũng như nghệ thuật;

Nhận thức được nhu cầu cạnh tranh, nhưng cũng hiểu nhu cầu hợp tác;

Tôn trọng bản thân như một con người, và bất kỳ người nào - với tư cách là chính mình;

Tôn trọng bất kỳ tài sản nào quyền lực nhà nước, phong trào xã hội, trật tự xã hội, luật pháp;

Tin tưởng bản thân, cũng như những người khác, tôn trọng tính chuyên nghiệp và năng lực;

Coi trọng giáo dục, khoa học và công nghệ, khoa học máy tính, văn hóa, tôn trọng môi trường;

Nỗ lực đổi mới;

Là một nhà nhân văn.

Bản thân là một doanh nhân, chúng ta phải nhận thức rõ rằng những nét ứng xử như lịch sự, tế nhị, tế nhị không chỉ cần thiết đối với “khả năng ứng xử trong xã hội” mà còn đối với cuộc sống bình thường hàng ngày. Chúng ta không được quên văn hóa giao tiếp, ý thức tương xứng, thiện chí, bạn cần tiết chế hoàn toàn cảm xúc và căng thẳng của mình. Có phong cách ứng xử văn minh, văn minh nhưng chắc chắn là hình ảnh cao quý của riêng mình. Chính hình ảnh của một doanh nhân, không chỉ đảm bảo cho chúng ta một nửa thành công, mà còn là sự hài lòng liên tục từ hoạt động này.

Trong cuộc sống hiện đại đang có xu hướng đơn giản hóa những hình thức ràng buộc trong quan hệ với con người. Nó cũng thể hiện trong mối quan hệ với quần áo, tuy nhiên, có những quy tắc nhất định.

Tính đặc hiệu hoạt động kinh doanhđưa ra những yêu cầu rất nghiêm túc về vẻ bề ngoài các thành viên của nó. Một doanh nhân phải luôn gọn gàng: một chiếc cà vạt buộc sơ sài hoặc một đôi giày không sạch sẽ là bằng chứng của việc không biết yêu cầu bản thân hoặc thờ ơ với người khác, lơ đãng và thiếu tập trung. Quần áo được lựa chọn cẩn thận, tương ứng với thời gian trong ngày, minh chứng cho tình yêu trật tự và thẩm mỹ, mang lại sức khỏe tốt, là dấu hiệu của gu thẩm mỹ, sự sang trọng và cũng là sự tôn trọng đối với những người mà chúng ta đang có.

Muốn ăn mặc hợp gu, chúng ta phải tuân thủ những nguyên tắc nhất định:

1. Tất cả các bộ phận của tủ quần áo phải luôn sạch sẽ, là phẳng, theo thứ tự hoàn hảo.

2. Khi chọn quần áo, chúng tôi tính đến chiều cao, dáng người, màu da, tóc, mắt. Đừng mua quần áo chỉ vì chúng hợp thời trang.

3. Mọi tình huống cần trang phục phù hợp.

4. Không mặc quần áo màu sáng hoặc hoa văn quá sặc sỡ. Đối với nhà lãnh đạo, sự bảo thủ trong trang phục được ưu tiên: những bộ vest có màu sắc nhẹ nhàng và kiểu dáng cổ điển, áo sơ mi trơn màu, cà vạt được lựa chọn cẩn thận và không đeo trang sức.

5. Không đặt bút, bút chì, kính mắt, lược, hoặc các vật dụng khác trong túi bên ngoài.

Các cuộc chiêu đãi chính thức yêu cầu trang phục nhất định như được nêu trong thư mời: - mặc chính thức, áo đuôi tôm, tuxedo hoặc bộ đồ thông thường. Một bộ vest mặc trong những dịp trang trọng không nên mang phong cách thể thao, mà là áo khoác và quần tây màu khác. Phụ nữ cho bữa trưa, bữa tối, buổi tiếp tân buổi tối được khuyến khích đi vệ sinh buổi tối.

Khi lái xe ô tô, không chỉ nhớ các quy tắc giao thông mà còn về hành khách. Không nhất thiết phải giải trí cho họ, nhưng cần quan tâm đến sự thoải mái của họ. Lái xe bình tĩnh và trôi chảy, không bình luận về hành vi của người lái xe khác và người đi bộ.

Bạn cần để ý dáng đi: bước đi chắc chắn, thẳng, không lạch bạch và không cúi gập người, đàng hoàng.

Bỏ các thói quen xấu: bạn không nên ngồi "thơ thẩn" trên ghế bành, đu trên ghế, ngồi nghiêng, bắt chéo chân, lắc lư chân khi nói chuyện, v.v.

Giữ bàn tay của bạn trong tầm kiểm soát - các cử chỉ nên được kiềm chế và phù hợp. Không chạm tay vào người đối thoại - điều này có thể gây khó chịu cho họ.

Đừng bao giờ quên rằng ngoại hình và cách cư xử của bạn luôn được chú ý. Lịch sử thế giới chứng minh rằng trong tổ chức của con người sức quyến rũ cá nhân là kỳ diệu. Nhiều người "kiếm" được sự quyến rũ cá nhân khi tham gia vào cuộc tranh cãi. Hôm nay là thời gian cho những trận chiến bằng lời nói. Những người chiến thắng của họ, như một quy luật, gây ra thiện cảm và thích thú. Trong cuộc thảo luận, hình ảnh tổng thể của người nói đặc biệt có ý nghĩa. Nó càng hiển thị, càng hoạt động có một quá trình nhận thức bên ngoài của mình.

Có ý thức về tỷ lệ - bất kỳ sự sai lệch nào cũng làm phiền người khác và chống lại bạn. Đừng quá sôi nổi, ồn ào, cuồng nhiệt, cũng như đừng quá uể oải, trầm lặng và thờ ơ.

Hãy chắc chắn làm theo ấn tượng mà bạn tạo ra đối với người khác, nhưng không phải vì lòng tự ái mà để tự sửa chữa bản thân. Và quan trọng nhất, bạn cần nhớ một số quy tắcđược coi là một con người - một hình mẫu trong kinh doanh và trong cuộc sống.

1. Hãy nhớ rằng một doanh nhân đẳng cấp có thể biến có hại thành có ích.

2. Phát triển thói quen nhìn mọi thứ bạn gặp phải vì lợi ích của nó cho chính bạn.

3. Giữ lời hứa đúng giờ. Nếu bạn không thể hoàn thành nó, đừng viện cớ, hãy đặt thời hạn mới và giữ lời, dù là muộn màng.

4. Hãy chú ý và khách quan trước những lời đề nghị "vô bổ"

5. Từ chối những lời đề nghị không cần thiết, nhưng một cách tế nhị và lịch sự.

6. Tự tin, tránh tự tin thái quá.

7. Không chuyển trách nhiệm đưa ra quyết định đúng đắn cho cấp dưới nếu việc này không thuộc thẩm quyền của họ hoặc họ chưa nhận được nhiệm vụ phù hợp từ bạn.

8. Hãy nhớ rằng không có gì thỏa hiệp với một doanh nhân hơn sự bối rối của anh ta.

9. Để cấp dưới hiệu quả, hãy biết cách phục tùng ít nhất trong hoàn cảnh.

10. Đừng bao giờ quên rằng ý kiến ​​hoặc vị trí của bạn không phải lúc nào cũng tốt, vẫn có những người khác.

11. Không được bỏ đi khi chưa phân tích kỹ lưỡng mọi trường hợp hỏng hóc, bỏ sót.

12. Đừng quên rằng kiến ​​thức về động cơ cá nhân của con người là một trong những nền tảng quan trọng nhất để tương tác hiệu quả với cấp dưới.

13. Trong giao tiếp với mọi người, hãy học cách hiểu những gì không được nói.

14. Được hướng dẫn trong công việc của bạn bằng ba "không": không bực mình, không lạc lối, không phun thuốc.

15. Hình thức tối cao thiếu tôn trọng đối tác và cấp dưới - trì hoãn việc bắt đầu công việc do đến muộn hoặc không chuẩn bị cho sự kiện.

Tất cả chúng tôi đều phải tự mình nhận hoặc viết và gửi thư công việc. Chúng được gọi là kinh doanh bởi vì chúng được viết hoặc gửi đi một cách nghiêm ngặt. Những người thích kinh doanh nhất là người Anh. Chính họ, một thế kỷ rưỡi trước, là những người đầu tiên gửi thư thương mại theo hình thức mà chúng ta thấy ngày nay. Người Anh đã làm việc chăm chỉ về các quy tắc soạn thảo những bức thư như vậy và các nghi thức trao đổi thư từ kinh doanh. Điều này có thể được đánh giá chỉ vì những quy tắc này được sử dụng bởi các doanh nghiệp và không phải là rất nhiều người cho đến ngày nay.

Tôi không chắc - dữ liệu như vậy có lẽ không tồn tại - nhưng đối với tôi, có vẻ như nhiều giao dịch và đề xuất tuyệt vời đã không đi đến kết quả cuối cùng chỉ vì thư đề xuất kinh doanh được định dạng không chính xác. Tôi có thể nói chắc chắn rằng - sếp của tôi thậm chí sẽ không nghiên cứu kỹ nếu lá thư được viết mà không tuân theo các quy tắc về thư từ kinh doanh. Tại sao lại lãng phí thời gian cho một người thậm chí không thèm viết một lá thư theo quy tắc? Kết luận: điều này cho thấy anh ta xử lý công việc kinh doanh một cách bất cẩn.

Các quy tắc về nghi thức giao tiếp trong kinh doanh không chỉ áp dụng giữa tổ chức và cá nhân, mà còn áp dụng trong nội bộ công ty. Và việc truyền tải thông tin nào cho đồng nghiệp là điều vô cùng quan trọng. Không chỉ vậy - để chuyển tải, cần phải có và Nhận xét. Tôi không biết về bạn, nhưng cá nhân tôi rất khó chịu khi không có phản hồi nào về bức thư của bạn, trong đó có thông tin yêu cầu phản hồi. Từ CHUNG. Điều này đặc biệt xảy ra với những bức thư có nhiều người nhận. 40 phần trăm người được hỏi trả lời những bức thư như vậy. Chúng tôi phải gửi lại nó với ghi chú “Quan trọng” và kèm theo thông báo để biết chắc chắn chúng tôi đã nhận và đọc những gì. Điểm mấu chốt: thư đã gửi, câu trả lời đã nhận, thời gian và sự căng thẳng.

Nó cũng xảy ra: khi tìm ra một vấn đề cấp bách nào đó, thư từ giống như một “cuốn tiểu thuyết có phần tiếp theo”, bao gồm hàng chục bức thư với những câu hỏi rõ ràng và thậm chí hơn thế nữa, những câu trả lời rõ ràng và ngắn gọn. Vì vậy, thư từ kinh doanh biến thành trò chuyện.

Để tránh những sự cố và rắc rối như vậy, có những quy tắc rất đơn giản - Quy tắc giao tiếp trong kinh doanh - theo đó bạn sẽ làm cho cuộc sống của chính bạn và đối thủ trong thư của bạn trở nên dễ dàng hơn.

QUY TẮC 1. Thư cho một người nhận.

Theo các quy tắc không chỉ trong thư từ kinh doanh, mà còn cả cách cư xử tốt, chúng tôi khuyên bạn nên gửi thư cho một người nhận.

QUY TẮC # 2 . Nếu bạn nhận được một lá thư, bạn chỉ cần PHẢI trả lời.

Điều chính ở đây không phải là để truyền bá tư tưởng dọc theo cái cây. Phong cách thư từ kinh doanh khô khan, mang tính văn thư, và bạn chỉ cần trả lời phần cốt yếu của bức thư. Nếu bạn có thời gian rảnh để chơi Masha và Dubrovsky với các ghi chú, thì điều này không có nghĩa là phóng viên của bạn có thời gian này. Soạn thư hoặc phản hồi sao cho yêu cầu tối thiểu phải giải thích và làm rõ. Đừng quên: một lá thư - một câu trả lời. Chu kỳ đã hoàn tất.

QUY TẮC # 3. Nếu bạn cần một số người đối thoại hiểu được ý nghĩa của bức thư của mình, thì bạn chỉ cần thêm địa chỉ của họ vào dòng "Sao chép".

Trong trường hợp này, chỉ người gửi thư này mới nhất thiết phải trả lời. Đó là người có tên viết tắt ở dòng "Tới". Anh ta có nghĩa vụ trả lời (xem Quy tắc số 2), nếu chỉ vì phép lịch sự. Tất cả những người còn lại, có địa chỉ ở dòng "Sao chép", trong trường hợp này, không cần thiết phải trả lời. Nếu họ muốn trả lời - bạn được hoan nghênh. Và không - và không có tòa án. Họ vừa được thông báo

QUY TẮC # 4. Bạn có thể gửi thư hàng loạt cho nhiều người nhận trong trường hợp bạn không mong đợi một phản hồi cho thư của mình.

Ví dụ như việc này là gửi bảng giá cho khách hàng hoặc thông báo về lịch làm việc cho nhân viên, v.v. Trên thực tế, lý do cho những lá thư như vậy không nhiều, vì vậy bạn không nên gửi thư hàng loạt mà không có nhu cầu đặc biệt.

QUY TẮC # 5. Thư phải luôn bao gồm một dòng tiêu đề. Đó là mục đích của trường "Chủ đề".

Tiết kiệm thời gian của bạn! Chủ đề được chỉ định sẽ rút ngắn tìm kiếm của bạn cho bức thư của bạn hoặc câu trả lời cho bức thư của bạn trong số các thư từ khác.

QUY TẮC # 6. Trong thư - đầu tiên là lời chào, sau đó - lời kêu gọi gửi đến người nhận.

Không thành vấn đề - người nhận địa chỉ của bạn là ai: đồng nghiệp hay một người hoàn toàn xa lạ. Bạn xưng hô bằng tên và từ viết tắt và người đó hiểu rằng anh ấy quan trọng đối với bạn. Tin tôi đi, có rất nhiều lợi ích từ việc này!

QUY TẮC # 7. Biết viết - trước hết!

Bạn đã bao giờ nhận được những bức thư có lỗi chính tả chưa? Nó chỉ là một cơn ác mộng! Bạn viết một bức thư trên máy tính - đừng lười biếng, hãy kiểm tra chính tả để sau này bạn không phải đau đớn xấu hổ vì một bức thư thất học. Điều này, tưởng chừng sẽ là chuyện vặt vãnh, nhưng vẫn để lại dư vị khó chịu.

Đó, trên thực tế, là tất cả! Như bạn có thể thấy, không có gì phức tạp - mọi thứ đều rất đơn giản. Nếu bạn làm theo quy tắc đơn giản liên tục - chúng sẽ trở nên quen thuộc với bạn và bạn sẽ tự động theo dõi chúng. Và bằng ví dụ cá nhân của bạn, hãy dạy người khác tuân thủ những quy tắc đơn giản này.

Một lối viết đẹp, đúng đắn không chỉ nói lên phẩm chất kinh doanh của bạn mà còn nói lên con người của bạn. Ngoài ra, nó là kỷ luật tuyệt vời.

Hãy nhớ rằng: một lá thư kinh doanh thường là liên hệ đầu tiên sẽ hình thành ấn tượng đầu tiên về bạn và công ty của bạn. Do đó, hãy để lại ấn tượng về mình là một chuyên viên chuyên nghiệp và đẳng cấp!

Thư từ kinh doanh hiệu quả!

Thực tế kinh doanh hiện nay là chỉ có 15% doanh nhân quy mô vừa và lớn tìm cách củng cố vị thế trên thị trường đạt được mục tiêu. Chính vì lý do này mà mức độ phù hợp của các nghi thức kinh doanh tăng lên gấp nhiều lần, vì việc không tuân thủ các quy tắc của nó, vì một số lý do khác, thường dẫn đến phá vỡ các mối quan hệ hữu ích trong kinh doanh.

Các nguyên tắc chung của đạo đức thư tín trong kinh doanh

Theo cách hiểu rộng, đạo đức là một tập hợp các thái độ chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội. Theo đó, đạo đức kinh doanh giải quyết các vấn đề liên quan đến trật tự được chấp nhận và phong cách tương tác trong lĩnh vực kinh doanh.

Chi tiết hóa các khía cạnh đạo đức của quan hệ kinh doanh là nghi thức kinh doanh, bao gồm, ví dụ, thủ tục đàm phán, quy tắc ứng xử của công ty, truyền thống và nghi lễ kinh doanh, các yếu tố của sự phục tùng, cách cư xử và phong cách giao tiếp và viết, cũng như các vấn đề về tính đúng đắn trong giao dịch với đối tác và đồng nghiệp kinh doanh.

Ý nghĩa của đạo đức và nghi thức, như một phần không thể thiếu của nó, nằm ở thực tế là khuôn khổ quy định hình thành do thực hành lâu dài giúp đơn giản hóa đáng kể việc giao tiếp, tạo ra một bối cảnh dễ hiểu và dễ tiếp cận trong lĩnh vực kinh doanh cho phép bạn đạt được mục tiêu một cách chính xác và tiết kiệm đáng kể thời gian.

Nói cách khác, chúng ta đang nói về một thuật toán đặc biệt để giải quyết các vấn đề kinh doanh cho phép bạn đặt ra một cách hợp lý và không có xung đột và đạt được thành công các mục tiêu kinh doanh mong muốn. Mức độ thành thạo trong thuật toán này cho phép bạn đưa ra kết luận trực tiếp về mức độ chuyên nghiệp của đối tác kinh doanh hoặc đối thủ trong tranh chấp kinh doanh.

Trong bối cảnh này, điều quan trọng là phải tuân thủ các nguyên tắc ban đầu về trật tự chung sau đây:

• đúng giờ ở mọi nơi và mọi thứ;
• tuân thủ bảo mật thông tin;
• âm thanh vị tha;
• hình ảnh thuận lợi tương ứng với môi trường kinh doanh;
• Ngôn ngữ nói và viết chính xác;
• tuân theo các quy tắc của văn hóa lời nói kinh doanh.

Các loại thư từ kinh doanh rất đa dạng và với một mức độ thông thường nhất định, chúng có thể được chia thành hai loại chính:

• giữa các tiểu bang- giữa các tổ chức nhà nước, cơ quan đại diện nước ngoài và các quan chức (các ghi chú, bản ghi nhớ và các hình thức khác) - các yếu tố của quan hệ ngoại giao;
• Quảng cáo- thư tình trạng bán chính thức được sử dụng trong lĩnh vực quan hệ kinh doanh giữa các cơ sở và tổ chức.

Nguyên tắc viết thư

Phong cách viết một bức thư thương mại, mặc dù có sự khác biệt về ngôn ngữ và một số khác biệt về truyền thống, nhưng có một số mặt bằng chung và một nhóm các quy định được phát triển bởi thực tiễn đã được thiết lập. Ví dụ, một số yêu cầu theo hướng giao thức, được xác định bởi vị trí của cấp bậc của người gửi và người nhận, dựa trên thái độ ban đầu là tôn trọng và đúng đắn lẫn nhau. Do đó, bất kể loại tài liệu nào, về mặt cấu trúc, nó phải chứa các yếu tố sau:

• kháng cáo (tình trạng chính thức của người nhận);
• lời khen (lịch sự cuối thư);
• Chữ ký;
• ngày (ngày, tháng, năm và nơi viết tin nhắn);
• địa chỉ của người gửi (họ, tình trạng chính thức, địa chỉ được đặt ở đầu hoặc cuối trang đầu tiên của bức thư).

Ngoài ra, có một số quy định liên quan trực tiếp đến chữ cái:

• thư kinh doanh chỉ được viết trên các biểu mẫu hoặc tờ giấy ở mặt trước của chúng;
• đánh số trang bằng chữ số Ả Rập;
• tin nhắn được thực hiện dưới dạng văn bản in;
• Không được phép tẩy xóa và sửa chữa trong nội dung của tài liệu;
• tài liệu được gấp văn bản bên trong;
• thời gian chờ trả lời thư không quá mười ngày.

Thông điệp kinh doanh phải có định hướng mục tiêu rõ ràng và chứa một câu hỏi và toàn bộ ý nghĩa của văn bản phải hoàn toàn phụ thuộc vào nội dung của nó, cho dù đó là một đề nghị giao dịch, một yêu cầu thương mại hay chỉ là thông tin cập nhật.

Tính lôgic và ngắn gọn, không có bất kỳ câu lạc đề "trữ tình" nào là những đặc điểm chính của hiệu quả.

Kiểu chữ thương mại

Việc phân loại các thông điệp kinh doanh rất đa dạng và phụ thuộc vào định hướng mục tiêu chức năng của chúng. Ví dụ, các chữ cái là:

• thông báo;
• làm nhớ lại;
• giấy mời;
• đánh giá thông tin;
• đơn đặt hàng;
• đồng hành cùng;
• các loại khác.

Là một trong những hình thức giao tiếp kinh doanh, theo nghĩa chặt chẽ của định nghĩa, thư được chia thành 2 loại - kinh doanh và tư nhân - chính thức.

Thư từ giữa các tổ chức và cơ quan được phân loại là kinh doanh. Thư chính thức là một thông điệp được gửi đến một tổ chức bởi một cá nhân, hoặc ngược lại, bởi một tổ chức cho một cá nhân.

Yêu cầu về thư từ

Có một số quy tắc để tiến hành trao đổi thư từ kinh doanh.

• Bức thư phải kích thích sự xuất hiện của mối quan tâm kinh doanh ở người nhận, rõ ràng và trên cơ sở bằng chứng thuyết phục, cho thấy lợi ích của quan hệ đối tác và khả năng phá vỡ quan hệ đối tác không thể tránh khỏi. Văn bản cần có tính động viên, thúc đẩy sự hợp tác.
• Việc thể hiện những cảm xúc cá nhân thái quá trong một bức thư thương mại không phải là Cách tốt nhất chứng minh trường hợp của bạn và giải quyết vấn đề.
• Để tránh quá tải và làm tắc nghẽn văn bản của bức thư, nên tránh mọi so sánh tượng hình, ẩn dụ, ngụ ngôn và cường điệu.
• Để trình bày chủ đề rõ ràng và ngắn gọn, tốt hơn nên sử dụng các câu đơn giản, tránh cụ thể và quá chi tiết. Ý tưởng chính của thông điệp cần được hỗ trợ bởi các đối số có liên quan riêng, thường được đặt trong các phụ lục của bức thư (sơ đồ, đồ thị, dữ liệu kỹ thuật số).
• Văn bản nên được chia thành các đoạn, mỗi đoạn, thể hiện một suy nghĩ độc lập, bắt đầu trên một dòng mới.

Một đoạn văn không nên quá 4 dòng, bởi vì khi đọc các đoạn văn dài hơn, văn bản dường như hợp nhất, và ý chính của thông điệp bị mất. Một đoạn văn được coi là bình thường, gồm 2-3 câu.

• Trong một thông điệp viết về doanh nghiệp, không nên sử dụng các tính từ mô tả, giải thích rõ ràng và chi tiết không cần thiết. Khi viết xong, nên kiểm tra tài liệu và loại bỏ những cụm từ không mang nội dung ngữ nghĩa liên quan.
• Trình độ học vấn - phần tử cơ sở bản văn. Sự hiện diện của chính tả và các lỗi khác trong tin nhắn là không thể chấp nhận được.
• Dòng chủ đề của email là bắt buộc. Chủ đề trong tài liệu cần được phản ánh ngắn gọn và súc tích, điều này giúp tiết kiệm thời gian khi đọc và thể hiện tích cực tính cách của người gửi. Nếu bức thư được gửi bằng e-mail và chứa thông tin đặc biệt quan trọng, nó cần được cung cấp một "cờ" đặc biệt có sẵn trong dịch vụ điện tử.
• Khả năng đọc văn bản tốt được cung cấp bởi phông chữ Arial hoặc Times New Roman với cỡ chữ trung bình. Nếu cần, cho phép đánh dấu các ý chính bằng chữ in nghiêng hoặc in đậm.

• Trong văn bản, sẽ hữu ích khi sử dụng các tiêu đề phụ (3-4), giúp hiểu rõ hơn về văn bản đang được trình bày.
• Bảng kê, danh sách và danh sách được thiết kế tốt nhất bằng cách sử dụng các điểm đánh dấu đặc biệt.
• Một khuôn mẫu công ty (lược đồ) là một chỉ số tuyệt vời về hiệu quả và tính khách quan trong giao tiếp kinh doanh. Nó đặc biệt thích hợp trong khía cạnh công ty, vì nó cho phép bạn nổi bật trong điều kiện thuận lợi và duy trì tính chính thức cần thiết.

Trong một mẫu email, tốt hơn nên tối ưu hóa cho các độ phân giải màn hình khác nhau.

Cấu trúc thông điệp kinh doanh

Cấu trúc của một thông điệp kinh doanh là điển hình. Theo truyền thống, nó chứa:

• Giới thiệu;
• phần chính;
• phần kết luận.

Phần giới thiệu tóm tắt mục đích của bức thư. Phần chính mô tả bản chất của vấn đề. Để kết luận, nên tóm tắt nội dung của phần chính, ví dụ, dưới dạng kết luận. "Mô tả bài viết" và các loại chú thích khác nhau là không mong muốn.

Tóm lại, các cụm từ tương tự như thao túng trong hình thức là không phù hợp, chẳng hạn như: “Tôi hy vọng vào mối quan hệ hợp tác cùng có lợi”, v.v. Nói lời tạm biệt trong một lá thư kinh doanh thì tốt hơn cụm từ đơn giản- "Với sự tôn trọng", "Lời chúc tốt đẹp nhất" và như vậy.

Ở dưới cùng của thông báo được chỉ ra: họ tên, tình trạng chính thức, tên công ty, đã ký. Số liên lạc cũng được chỉ định.

Các bảng và đồ thị được đính kèm dưới dạng một tệp (gói) riêng biệt, với chỉ dẫn về điều này ở cuối thư. Nếu có một nhóm tệp đính kèm, thì mô tả của chúng với tên sẽ được đưa ra.

Chỉ có thể sử dụng chữ viết tắt và các chữ viết tắt đặc biệt nếu bạn chắc chắn rằng người nhận chắc chắn sẽ hiểu chúng.

Để cung cấp cho văn bản tính chặt chẽ và nhất quán hợp lý hơn trong từ vựng kinh doanh Các cụm từ sau được sử dụng làm chất kết dính:

• vì lý do này;
• dựa trên những điều trên;
• bởi vì điều này;
• theo dữ liệu;
• Dựa vào cái này;
• Đang cân nhắc;
• và những người khác.

Sẽ rất hữu ích khi gọi người nhận địa chỉ bằng tên trong toàn bộ thư. Nếu tin nhắn được giải quyết với một người lạ, sau đó ở đầu chỉ ra nguồn lấy địa chỉ của người nhận.

Các tính năng và sắc thái của thư từ kinh doanh ở định dạng điện tử

Trong không gian ảo, tương tác kinh doanh, đại diện cho giao tiếp thu nhỏ, là cụ thể, và không kém phần yêu cầu tuân thủ các quy tắc nghi thức liên quan. Công việc có thẩm quyền với một bức thư, theo thông lệ, liên quan đến việc thực hiện các nhận xét sau về khối lượng, chuẩn mực ngôn ngữ, cấu trúc và định dạng.

• Công thức của chủ đề phải hoàn toàn tương ứng với chủ đề được nêu trong văn bản. Điều này cho phép bạn nhanh chóng thiết lập trình đọc theo cách kinh doanh phù hợp.
• Khối lượng tối ưu của tài liệu được gửi qua e-mail vừa với “một màn hình”, với lượng văn bản tối đa - một tờ ở định dạng A4.
• Kích thước tối ưu của tệp đính kèm là không quá 3 MB.
• Các tệp gửi được khuyến nghị được "đóng gói" vào các kho lưu trữ mã hóa Zip hoặc Rar tiêu chuẩn. Những người khác thường bị chặn trong quá trình chuyển giao.
• Các siêu liên kết phải là tiêu chuẩn (màu xanh lam, gạch chân bên dưới).
• Câu trả lời cho người nhận phải được đặt ở trên cùng, ở đầu thư chứ không phải ở dưới cùng. Điều này giúp bạn bút khỏi việc cuộn văn bản trước đó không cần thiết và bị ép buộc.

• Cần sử dụng ngôn ngữ viết dễ hiểu nhất đối với đối tác. Câu hỏi về sự phù hợp của việc sử dụng các thuật ngữ chuyên môn, từ vựng nội bộ công ty, các cách diễn đạt tiếng lóng và chữ viết tắt (đặc biệt là trong thư từ bên ngoài) trong thư được quyết định riêng, tùy thuộc vào ngữ cảnh và phẩm chất của các đối tác thư từ.
• Điều quan trọng là phải thông báo cho đối tác về việc nhận được tin nhắn của anh ta - đây là một dấu hiệu của khẩu vị tốt và là một phần của nghi thức kinh doanh, thể hiện sự tôn trọng đối với anh ta.
• Bạn nên trả lời càng nhanh càng tốt. Nếu vì lý do nào đó mà không thể nhanh chóng trả lời, thì đối tác cần được thông báo về việc nhận được thư của mình và cho biết thời gian trả lời. Thời gian tạm dừng hợp lý và thoải mái trước khi đưa ra phản hồi là 48 giờ sau khi nhận được tin nhắn. Sau thời gian này, người đó thường cho rằng tin nhắn bị mất hoặc bị bỏ qua. Việc tạm dừng thư từ quá mức thường đi kèm với nguy cơ mất đối tác và được hiểu trong kinh doanh là vi phạm các tiêu chuẩn đạo đức.
• Ở cuối thư, các chi tiết liên lạc nên được đặt, được chỉ ra trong tất cả các thư, không có ngoại lệ, bất kể thứ tự gửi thư.
• Trong quá trình chuyển nhượng, cần đặc biệt lưu ý vấn đề bảo mật.