Hoe schrijf je een memo voorbeeld klacht. Elektronische rapporten. Het gebeurt? Doel van de memo

In de kern memo- een hulpmiddel voor zakelijke correspondentie binnen de organisatie, tussen medewerkers die niet ondergeschikt zijn aan elkaar. In het geval dat een medewerker een notitie schrijft aan een leidinggevende, wordt deze niet officieel genoemd, maar memorandum.

Het doel van de notitie is: aspecten van zakelijke aangelegenheden uitleggen en ermee instemmen met betrekking tot het werk van een medewerker of afdeling, en gerelateerd aan het werk van een andere medewerker of afdeling. Er wordt een notitie geschreven in gevallen waarin mondelinge communicatie niet voldoende is en een verzoek noodzakelijk is document.

Opgemerkt moet worden dat de memo slechts een hulpdocument is dat niet wordt gereguleerd door OKUD. Daarom bevat alle informatie in memo's geen bestellingen en instructies.

Het schrijfformulier is gratis. Zoals bij elk document, is het echter noodzakelijk om te voldoen algemene regels opmaken van documenten, namelijk om aan te geven:

voor wie het bedoeld is (volledige naam in datief geval en positie)
naam van het document, datum, notanummer;
kort onderwerp van de notitie of titel;
de "body" van de notitie beschrijft de huidige situatie en specificeert het verzoek, of beschrijft de acties van de samensteller in verband met de situatie;
de functie van de samensteller, zijn handtekening en volledige naam, soms zijn ook de handtekeningen van geïnteresseerden vereist.

Het is raadzaam om onnodige woorden, complexe spraakwisselingen in de notitie te vermijden. Het is noodzakelijk om in wezen de essentie van het probleem of de situatie te vermelden, indien mogelijk, doe het kort. Aangezien het biljet het serienummer aangeeft, is het logisch dat dergelijke aantekeningen worden vastgelegd in een speciaal journaal. Het ontwerp van de "koptekst" kan centraal of in een hoek zijn (bevestigd aan de rand van het document).

Om verschillende opties te vermijden, ontwikkelt elk bedrijf zijn eigen memoformulier. In dit geval kunt u zich laten leiden door de regels van de Russische Federatie GOST R 6.30-2003 "Unified Documentation Systems".

Werknemers kunnen gemakkelijker documenten opmaken als er een goedkeuring is in opdracht van het hoofd ontwerp instructies: en met algemene instructies voor het schrijven van verschillende soorten notities (rapport, service, verklarend).

De ideale mogelijkheid is om schrijfvoorbeelden naast dergelijke instructies te plaatsen en/of medewerkers kant-en-klare formulieren te geven.

Voor ondernemingen waarvan de workflow grotendeels geautomatiseerd is, kan het register van registraties, notitieformulieren en voltooide documenten worden opgeslagen in een aparte map die toegankelijk is voor lokaal netwerk voor alle geïnteresseerde gebruikers.

Voorbeeld van het schrijven van een memo

Automatiseringsafdeling
Hoofd van de Afdeling Verkoop

LLC "ADA" I. N. Slavyansky

MEMO

04.04.15 № 3-4/8

Over het informeren van pc-gebruikers

Op dinsdag 7 april 2017 is de installatie van een nieuwe software. We vragen u om managers op de hoogte te stellen van de noodzaak om alle werkinformatie over te zetten naar verwisselbare media om verlies tijdens het herinstallatieproces te voorkomen.

Afdelingshoofd Automatisering (handtekening)
A. P. Veniaminov

Is een memo een lege formaliteit?

Voor een klein bedrijf kan een memo natuurlijk een onnodige formaliteit zijn die tijd en moeite kost. Maar in een grote organisatie, waar veel medewerkers zijn, zijn er afdelingen, kan een memo wel van pas komen. In dit geval zal de memo de rol spelen een schriftelijke herinnering aan de noodzakelijke interacties tussen afdelingen.

In grote structuren kan nalatigheid bij het samenstellen van een memo of het niet compileren ervan resulteren in: afval tijd om eventuele omstandigheden op te helderen, zoek naar degenen die verantwoordelijk zijn voor het optreden van problemen, inconsistentie in het werk van afdelingen.

Om de noodzaak van een juiste houding ten opzichte van officiële documentatie te visualiseren, stelt u zich de volgende situatie voor. In verband met een vakantie wijst de economische afdeling een extra werkdag toe aan haar werknemers voor het tijdig schoonmaken van het grondgebied.

Als u de medewerkers van de beveiligingsafdeling niet op de hoogte stelt, kan er een misverstand ontstaan. Medewerkers mogen simpelweg de controlepost niet betreden, omdat de afdeling beveiliging niets weet van de gebeurtenissen in verband met de vakantie.

Vragen over memo's

Hoe schrijf je een memo om de directeur te overtuigen om de aankoop van een computer (abonnement op een boekhoudkundig tijdschrift), enz. te financieren?

Een beroep op de directeur is geen horizontale mededeling, en een dergelijke nota wordt dan ook niet als een officiële nota beschouwd. Beroep bij de chef - memorandum.

Waar wordt het papierformaat voor gebruikt? memo's?

Volgens GOST R 6.30-2003 zijn documenten opgesteld op A4-vellen.

Is het correct om de stempel "Ik keur het goed" op een memo te plaatsen?

Nee. Een memo is een communicatiemiddel tussen afdelingen. Het antwoord op de vraag of het voorstel van een memo wordt als antwoordmemo uitgegeven. In dit geval geeft de antwoordkop het nummer aan van de notitie waarop het antwoord is gegeven.

Dit is nodig zodat de werkelijke hoeveelheid goederen en materialen overeenkomt met de boekhoudgegevens. boekhouding. De redenen kunnen verschillen - vervaldatum, breuk, materiële schade, enz.

Voorraad en materialen worden afgeschreven volgens de door de onderneming ontwikkelde instructies. Alle financieel verantwoordelijke personen die met goederen en materialen werken, moeten schriftelijk bevestigen hiermee bekend te zijn.

Meestal vullend primaire documentatie afschrijvingen worden afgehandeld door medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het verifiëren van de informatie in de rapporten. Bijvoorbeeld boekhoudkundig personeel.

Bij ontdekking van materiaal verantwoordelijk persoon beschadigde eigendommen, is een inventarisatie noodzakelijk. Het kan worden gestart door een schriftelijk verzoek aan het hoofd te sturen. Hiervoor wordt een memo opgesteld voor de afschrijving van goederen en materialen.

Voorbeeldformulier:

Hoe een SZ opmaken?

Een servicenota is als zelfstandig documenttype niet opgenomen in de All-Russian Classifier of Management Documents (OKUD). Maar het wordt vaak gebruikt in de zakelijke praktijk. Het is wenselijk om het uit te geven in overeenstemming met de vereisten van GOST R 6.30-2003 "Uniforme documentatiesystemen. Uniform systeem van organisatorische en administratieve documentatie. Vereisten voor papierwerk".

Het document waar we het in dit artikel over hebben is opgesteld door de medewerker die verantwoordelijk is voor de inventarisatie in naam van het afdelingshoofd.

Het moet een verzoek tot afboeking bevatten, geeft tevens de grondslag hiervoor aan en voegt bij complete lijst materiële activa. SZ bestaat uit de volgende kolommen:

naam van goederen en diensten,
hoeveelheid,
boekwaarde,
inventaris nummer.

Na opstelling wordt het document ter ondertekening voorgelegd aan het hoofd. Na overweging, als een beslissing wordt genomen over de noodzaak van verificatie, geeft en tekent de directeur een bevel tot inventarisatie in het INV-22-formulier. Het keurt de samenstelling van de commissie, de timing van de inventaris goed en geeft aan welk eigendom moet worden gecontroleerd. Op basis van de bestelling begint de inventarisatieprocedure. Na de uitvoering ervan wordt een akte opgemaakt op basis waarvan de beschadigde zaak wordt afgeschreven.

memovoorbeelden

Bekijk een paar voorbeelden van het ontwerp van SZ. Dankzij de voorbeelden kunt u zelfstandig het document samenstellen dat u nodig heeft.

1 in handelsorganisaties vaak beschadigde goederen moeten afvoeren. In dat geval stellen de winkelmedewerkers een memo op om de goederen af te schrijven, die ter ondertekening wordt voorgelegd aan de winkeldirecteur.

2. Bij de productie kan het nodig zijn om materialen af te schrijven die niet geschikt zijn voor het vervaardigen van producten. Als het materiaal om wat voor reden dan ook niet kan worden gebruikt, wordt een memo uitgegeven om materialen af te schrijven, voorbeeld:

3. Elke werkgever is verplicht zijn werknemers een overall te verstrekken, in overeenstemming met de ontwikkelde. Als de werkkleding versleten is, wordt deze afgeschreven en krijgt de werknemer in ruil daarvoor een nieuwe. Hiervoor wordt een memo ingevuld om werkkleding af te schrijven:

4. Medewerkers maken bij het verrichten van werkzaamheden gebruik van de vaste activa van het bedrijf, die ook kunnen verouderen en aan vervanging toe zijn. Dientengevolge moeten dergelijke eigendommen worden afgeschreven en moeten werknemers worden voorzien van moderne apparatuur. Hieronder ziet u hoe een notitie afschrijving vaste activa eruitziet, een voorbeeld.

samenvatting feiten en redenen die de auteur ertoe hebben aangezet een memo te schrijven. De tweede is een analyse van deze feiten en oorzaken, de gevolgen die ze kunnen hebben.

Dit semantische blok is niet van toepassing op verplichte secties en kan in sommige gevallen worden overgeslagen. De derde is specifieke conclusies en voorstellen, verzoeken en motivaties voor het ondernemen van actie op basis van de betekenis van het bovenstaande.

Het gebruik van begroetingen, wensen, garanties van respect en andere die niet direct verband houden met de essentie van semantische tussenvoegsels is uitgesloten.

We geven voorbeelden van het ontwerp van verschillende notities. Alfa Limited Liability Company Accounting Aan de algemeen directeur van Alfa LLC I.I.

Stasov Afdelingshoofd Personeelszaken S.V. KlimovaErken de redenen vermeld in de toelichting als respectloos.Toepassen disciplinaire maatregelen de vorm van opmerkingen aan T.I.

Bogdanova Hoofdaccountant A.D.

Memo's, memo's en referenties: wat is het verschil?

Uit het artikel leer je:

wat is een memo;
hoe een memo te schrijven;
volgens welke regels een memo wordt opgesteld;
Waarom heb je een sjabloon nodig voor het schrijven van een memo.

Wat is een memo Effectief productie activiteit van elke onderneming, ongeacht de eigendomsvorm en het werkterrein, wordt in de eerste plaats gegarandeerd dankzij de tijdigheid en geletterdheid van de genomen managementbeslissingen. Dat wil zeggen, over hoe effectief informatie-interactie tot stand wordt gebracht in de onderneming. Bovendien hebben de deelnemers aan deze uitwisseling van informatie zijn allemaal medewerkers van het bedrijf - van lijnpersoneel tot topmanagement.

Download documenten over het onderwerp: Elke werknemer die bij de onderneming werkt, voert een bepaald arbeidsfunctie de verantwoordelijkheden die aan de functie zijn toegewezen.

Memo-sjablonen

Instructie van het Centraal Bureau voor de Statistiek van de USSR van 11.24.82 nr. 613 Voor belastingdoeleinden zijn allerlei soorten notities van belang. In sommige gevallen kan een notitie, samen met andere documenten, fungeren als primair document voor onderbouwing en documentaire bevestiging in de fiscale verantwoording van onkosten. 1 st. 252 van het belastingwetboek van de Russische Federatie, bijvoorbeeld:

een memo van zijn eigen advertentieservice, volgens welke de periode van daadwerkelijk gebruik van advertentievideo's niet langer was dan 12 maanden, hielp het bedrijf te bewijzen dat de video's geen immateriële activa zijn en de kosten tegelijk af te schrijven.
om de kilometerstand van de auto te bevestigen met de aflezingen van de GPS-navigator (ipv de kilometerteller) en de herkenning van brandstofkosten is een notitie nodig van het hoofd van de transportafdeling van de voorman waarin staat dat inspectie voorafgaand aan de reis bleek een defecte kilometerteller. 1 st. 252, onder. 5 blz. 1 art. 254 van het belastingwetboek van de Russische Federatie.

Aantekeningen leren schrijven: rapportage, service, verklarend

Initiatief. Bevat initiatieven, voorstellen, aanbevelingen, enz. Voorbeeld van een memorandum Memorandums kunnen extern of intern zijn, afhankelijk van wie de geadresseerde van het document is.

Externe adressen zijn gericht aan het hoofd van een hogere onderneming of organisatie. Om dit document samen te stellen, gebruik algemene formulieren ondernemingen.

Volgens het voorbeeld moet de nota uit de volgende elementen bestaan:

de naam van de instelling, onderneming;
datums
inhoudsopgave;
registratie adressen;
geadresseerde gegevens;
titel van het onderwerp van het rapport;
de vermelde tekst;
handtekeningen van de bestuurder;
Volledige naam van de artiest, met een telefoonnummer voor contact.

Memorandum van niet-naleving officiële taken Op naam van het hoofd van de organisatie worden interne nota's opgesteld, voor het ontwerp worden gewone bladen gebruikt.

Toelichting - voorbeeld- en vulregels

Andere gerelateerde artikelen:

terug: Referentie- en informatiedocumenten (protocol, voorstel, enz.) - soorten, volgorde van voorbereiding en uitvoering
verder: Zakelijke (dienst)brieven - concept, typen, opmaak en uitvoering
Voorbeelden van zakelijke notities (rapport, service, verklarend)

Lijst met gebruikte bronnen

Organisatorische en administratieve documentatie. Documentatie-eisen. Richtlijnen voor de implementatie van GOST R 6.30-2003. (goedgekeurd door Rosarkhiv);
Richtlijnen voor de ontwikkeling van instructies voor kantoorwerk in de federale uitvoerende autoriteiten.
Goedgekeurd in opdracht van het Federaal Archief van 23 december 2009 nr. 76. - Bijlage nr. 16;
Loginova N.K. Kantoorwerk en correspondentie. Leerhulp. USUE, 2007.;
Encyclopedie van kantoorwerk.

Het eerste deel, waarin wordt vermeld, beschrijft de redenen, feiten en gebeurtenissen die plaatsvonden en diende als voorwendsel om het te schrijven.

Het tweede deel, analyseren, bevat een analyse van de huidige situatie, mogelijke opties haar beslissingen.

Het derde deel, samenvattend, bevat conclusies en voorstellen voor concrete acties die naar het oordeel van de samensteller dienen te worden ondernomen.

Tegelijkertijd staat het tweede deel misschien niet in het memorandum, en nadat de essentie van het probleem is vermeld, zullen onmiddellijk voorstellen voor de oplossing worden beschreven.

Als de memo's de geadresseerde informeren over de voortgang van de werkzaamheden, kunnen deze regelmatig worden opgesteld. Dit zijn de zogenaamde informatieve nota's.

Een memo komt qua doel dicht bij een memorandum, maar heeft anders dan een intern, officieel karakter.

Servicenota's soorten servicenota's en regels voor hun uitvoering

Aandacht

Journaal van registratie van servicenota's voorbeeld Naast journaalregistratie, is er ook een kaart of automatische boekhouding van documentatie.

Vorm van een toelichting Om de omstandigheden van eventuele gebeurtenissen en feiten te verduidelijken, wordt een dergelijk type document verstrekt als: toelichting, opgesteld door een werknemer van de onderneming op naam van een hogere ambtenaar.

Het is de bedoeling dat het in één exemplaar met de hand op een gewoon vel papier wordt geschreven op naam van de persoon die het heeft aangevraagd.

Sommige organisaties zorgen voor het uitvoeren van een toelichting op een computer.

De vorm van een toelichting is niet vastgelegd op wetgevend niveau, maar in sommige instellingen zijn er standaardformulieren voor de uitvoering ervan.

Tegelijkertijd is een toelichting die niet in het formulier is opgesteld geldig.

Volgens de arbeidswet van de Russische Federatie (art.
Toelichting in de boekhouding - document jaarrekening, met daarin:

de belangrijkste technische en economische indicatoren van de huidige, investerings- en financiële activiteiten ondernemingen;
een gedetailleerde beschrijving van de grondslagen voor financiële verslaggeving in termen van toepassing van waarderingsmethoden productie voorraden, afschrijvingen, enz.

Meestal, de bestelling: toelichting gereguleerd door de onderneming (instelling) waarin de gegeven vorm informatie en referentiedocument.

Zakelijke notities zijn dus informatie- en referentiedocumenten die beginnen met: managementbeslissingen en kunt u de ene of de andere methode van managementbeïnvloeding kiezen.

Servicenota's soorten servicenota's en regels voor de uitvoering ervan

In dit opzicht kan ze de verhoogde belasting niet aan. Ik vraag u om een nieuwe specialist voor de belangrijkste werkplek op de boekhoudafdeling te accepteren en met een deeltijdbaan de arbeidsrelaties te verbreken in overeenstemming met artikel 288 van de arbeidswet van Rusland.

Een memo wordt opgesteld door een medewerker of hoofd van een eenheid op naam van het hoofd of specialist van een andere eenheid. Dus, op basis van de naam, lost het puur serviceproblemen op, biedt het horizontale communicatie van besturingsobjecten.

De memo's weerspiegelen meestal de problemen van logistiek, economisch, informatie ondersteuning enzovoort.
De tekst van een memo bestaat in de regel uit een motivering (een opgave van de redenen voor het opstellen) en een voorstel, verzoek, aanvraag, etc.

Een accountant kan bijvoorbeeld in een memo informeren over de noodzaak tot reparatie van een computer of printer op de boekhoudafdeling. Zo'n memo moet naar het hoofd van de afdeling systeemondersteuning worden gestuurd met het verzoek om het apparaat te repareren.

Een memo wordt op dezelfde manier als een notitie opgemaakt op een A4-tje.

Velen verwijzen naar memo's als een formaliteit die tijd en zenuwen kost. Maar er zijn situaties waarin deze formaliteit de werknemer kan behoeden voor oneerlijke claims van het management. Gedocumenteerde verzoeken op elk moment zullen u verzekeren van problemen, wat niet gezegd kan worden over mondelinge verzoeken, waaraan niet eens altijd belang wordt gehecht. Deze documenten bevestigen dus het feit van de relatie, ze worden geregistreerd als uitgaande documentatie.

Een verslag schrijven

Wat is een memorandum?

Memorandum is een belangrijk document van interne communicatie, niemand kan zonder invloedrijke instelling. Voor het normaal functioneren van de organisatie dient voor bijna alle medewerkers een voorbeeldnota voorhanden te zijn. Het verschil met een memo is dat het een hiërarchische oriëntatie heeft, dat wil zeggen dat het altijd afkomstig is van een ondergeschikte aan een hoger management. De nota fungeert als informatief document, dat is geschreven om de autoriteiten van een hogere overheid of andere structurele afdeling tijdig te informeren over gebeurtenissen die de stabiliteit van het managementsysteem van de onderneming aantasten.

Het rapport heeft rechtskracht, omdat het niet alleen tot doel heeft het management van de organisatie te informeren, maar ook aan te zetten tot het nemen van een bepaald besluit over de geuite situatie. Op eigen initiatief van de medewerker of op verzoek van de leidinggevende wordt een document opgesteld. Noteer code volgens de classificatie van managementdocumentatie - 0286041 volgens OKUD. Het document moet het ontstane probleem duidelijk beschrijven en aangezien het rechtskracht heeft, moet het vrij zijn van spel- en juridische fouten.

Memo definitie

Het document beschrijft niet alleen het incident, maar schrijft ook een conclusie met opties om de situatie op te lossen. Daarna is het hoofd verplicht het document te bestuderen en zijn resolutie op te leggen. Dit besluit dient vervolgens als basis voor de goedkeuring en uitvoering van verschillende maatregelen (opleggen van boetes, uitvaardigen van prikkels, etc.). Een memorandum is dus een element feedback tussen leider en ondergeschikte.

Doel van memo's

De belangrijkste doelen die bij de totstandkoming van dit document zijn nagestreefd:

Verhoog de effectiviteit van persoonlijke prestaties. Wanneer iets een werknemer hindert, en hij suggereert manieren om dit probleem op te lossen.
Corrigeer de situatie. Wanneer een werknemer bepaalde feiten kent die hem niet persoonlijk aangaan, maar die naar zijn mening een stabiele en effectief werk. Er wordt gerapporteerd aan de directie, zodat de situatie op korte termijn wordt opgelost.
Ontlast jezelf van verantwoordelijkheid. Als de werknemer bepaalde informatie aan meerderen heeft doorgegeven en zichzelf wil ontlasten van de verantwoordelijkheid voor het corrigeren van het incident. Daarna zouden er geen claims meer moeten zijn voor de compiler.
Bescherm uzelf wanneer rechten worden geschonden. Hier is de nota een poging tot een vreedzame regeling van het incident.

Een van de doelen van het memorandum is het afwijzen van verantwoordelijkheid

Soorten memo's

Ze zijn van twee soorten:

intern- is geschreven op vraag van de werknemer of zijn baas om de efficiëntie van het bedrijf te verhogen. De handtekening is gezet door de auteur. Aangezien het document als intern wordt beschouwd, wordt de uitvoering op A4-papier uitgevoerd.
extern- verzonden naar hogere autoriteiten. Dit type tekent alleen bedrijfsleider en Het is gedrukt op briefpapier van het bedrijf.

In beide gevallen wordt de datum vastgesteld op de dag van schrijven en ondertekenen.

Informatief - in de regel worden ze regelmatig opgesteld, ze informeren gedetailleerd over de methoden en kenmerken van het werk. Ze kunnen ook worden gebruikt om ideeën over te brengen aan het management om de workflow te verbeteren.
Rapportage- rapporteren over de resultaten van de uitgevoerde order in een bepaalde periode. Zij bestaan in de regel uit medewerkers van het laagste niveau.
Initiatief - die waarbij de werknemer de autoriteiten uitnodigt om een bepaalde beslissing te nemen in verband met specifieke gebeurtenissen - overtredingen, stilstand, enz.

Intern memorandum

Vaak moet men tussen de rapporten "repressieve" notities schrijven aan de autoriteiten, over de werknemers van boeren en luie mensen. Ze moeten zeer zorgvuldig worden opgesteld, omdat zelfs de kleinste fout in de toekomst tot problemen kan leiden. Overtreding van discipline is een reden voor een geldboete, alleen hiervoor moeten sterke argumenten in het document worden gegeven. Een onjuist geformuleerd document kan worden aangeklaagd, waarbij wordt geklaagd dat de autoriteiten kwaadwillig inbreuk maken op de rechten van een specialist. Daarom is het belangrijk om te weten hoe u een memo correct schrijft.

Documentstructuur

Het memorandum omvat twee of drie semantische secties:

werkelijke een deel waarin de oorzaken van het incident worden vermeld dat aanleiding gaf tot de totstandkoming ervan met een gedetailleerde opgave van de daarbij behorende omstandigheden.
Analytisch - presenteert een analyse van de situatie met de mogelijke gevolgen van het incident en verschillende opties probleemoplossen.
Samenvatten het deel waarin de spreker zijn mening beschrijft, een overtuigend argument aanbrengt en aanbeveelt om specifieke actie te ondernemen om het incident op te lossen. En dan bepaalt de leider zelf welke sancties hij neemt. Aangezien de autoriteiten geen tijd hebben voor processen, stemmen ze meestal in met de voorstellen van de auteur zonder in details te treden.

Extern memorandum

U kunt een notitie maken in zowel tekst- als tabelvorm. Afhankelijk van het type vraag kan het analytische gedeelte in het document ontbreken. In dit geval heeft het document alleen het feitelijke gedeelte en een conclusie met oplossingen voor het probleem. Hiermee kunt u niet alleen suggesties doen voor het verbeteren van sommige productieprocessen maar ook om hun ongenoegen te uiten over Genomen maatregelen. Voordat u doorgaat met de presentatie van het rapport, moet u het probleem of uw standpunt duidelijk formuleren en pas daarna beginnen met het op papier te presenteren.

De meeste meerderjarigen zijn werknemers in een of andere organisatie. Mensen wenden zich tot meerderen met verzoeken of wensen via verklaringen of memo's. Laten we het proces van het samenstellen en verzenden van documenten voor de manager beschrijven.

Wat het is?

Eerst moet je begrijpen wat een memo is. Dit is een document dat intern of extern is, afhankelijk van de functies en de geadresseerde. Zo'n memo is meestal gericht aan een meerdere van zijn ondergeschikten en is een soort verzoek, opmerking of suggestie.

Afhankelijk van de betekenis van de memo kan deze rapport, verklarend, verklarend of analytisch zijn.

Dit document heeft meestal betrekking op technische of economische problemen, er wordt een beschrijving van geschillen gegeven of er wordt een toelichting gegeven die uw leidinggevenden van u verlangen. Het belangrijkste verschil tussen een memo is dat het niet alleen de essentie van het probleem specificeert, maar het ook geeft gedetailleerde beschrijving en soms oplossingen.

Service en rapportage: overeenkomsten en verschillen

Sommige medewerkers verwarren memorandum en memo, en dat is geen toeval. Er zijn overeenkomsten, maar er zijn ook verschillen. Laten we dit uitzoeken. Dus de betekenis van zowel dat als het andere briefje is om de autoriteiten te informeren over eventuele fouten in het werk. Het memorandum rapporteert echter meestal over het probleem, en het memo bevat ook een verzoek om het op te lossen, en soms worden ook manieren aangegeven om een bepaald probleem op te lossen.

Opstellen van memo's voor meerderen

Meestal worden dergelijke documenten naar het management gestuurd. Een memo is namelijk een document waarin interne problemen worden gemeld. Een voorbeeld van een memo is nergens geregistreerd, er is geen voorbeeldtekst, dus ze zijn in welke vorm dan ook samengesteld. Het belangrijkste is om de essentie van het probleem te beschrijven en de voorgestelde manieren om het op te lossen. Waar je verder op moet letten is dat je memo geregistreerd staat bij de organisatie. Zo weet je zeker dat het bij de autoriteiten terecht komt.

De situaties zijn echter anders. Stel, u schrijft een memo niet over een storing van apparatuur, maar bijvoorbeeld over een medewerker van uw bedrijf die iets fout heeft gedaan. De situaties zijn anders. Uw memo kan gewoon "verloren" zijn. Om dit te voorkomen, kunt u ervoor zorgen. Maak een memo in twee exemplaren. Geef ze aan de secretaris voor registratie en vraag uw exemplaar om te schrijven dat de notitie op dat en dat nummer, op die en die datum is geregistreerd en voor overweging is geaccepteerd. Dus zelfs als uw klacht om welke reden dan ook "niet bereikt" bij de autoriteiten, heeft u een bevestiging en de tekst ervan.

Uitwisseling van memo's tussen afzonderlijke afdelingen

Soms dienen memo's als communicatiemiddel tussen aparte divisies van hetzelfde bedrijf. Het opstellen van zo'n document voor een andere eenheid is niet anders dan een nota voor het management. Het enige verschil dat er is, is dat u de eenheden zelf moet specificeren, u kunt ook het adres opgeven. In dit geval is de memo nog steeds een intern document.

De kop van de memo moet worden opgesteld volgens het model van de aanvraag, die op naam van het hoofd staat. Vervolgens wordt de tekst zelf geschreven, waarin alle problemen van een bepaalde eenheid worden uitgelegd. Het is wenselijk om niet alleen de essentie van het probleem te beschrijven, maar ook in detail alle nuances. U kunt ook manieren voorstellen om het op te lossen.

De details van het document moeten worden vermeld: datum en nummer. Dit is nodig om het officieel te maken.

Memo's aan een andere organisatie

Soms gebeurt het echter dat ze zich gedraagt als: extern document. Een vrij algemeen geval van het schrijven van een memo is voor een andere organisatie. Zo wisselen bedrijven Nodige informatie. Ook in dit geval is de memo het bewijsstuk van de claim of het verzoek.

Dergelijke aantekeningen worden ook in willekeurige vorm opgemaakt. Ze kunnen vergezeld gaan van fotokopieën. vereiste documenten. Meestal worden dergelijke notities opgesteld in de naam van de directeur van het ene bedrijf vanuit het hoofd van een ander. Bij onderhandelingen met een tegenpartij is het verplicht om twee exemplaren van een memo op te stellen. Tweede exemplaar met zegel, handtekening en registratie nummer u dient dit document op te halen en te bewaren totdat het probleem is opgelost.

Als je een memo schrijft voor een andere organisatie, kan het zijn dat je dezelfde brief krijgt als reactie. Hier is niets mis mee. Misschien begreep het management het probleem of verzoek niet helemaal, of misschien hebben ze gewoon besloten om hun eigen versie van de ontwikkeling van verdere acties aan te bieden. Ook moet u zo'n notitie registreren en hierop reageren met een actie of een reactie op een verzoek. Daarom kan communicatie tussen organisaties via memo's vrij lang doorgaan.

Hoe schrijf je een memo

Het document begint met de naam van de organisatie en de gegevens van de persoon voor wie het bestemd is, daarna worden hun eigen gegevens vermeld. De woorden "Memorandum" zijn in het midden geschreven. Verder begint de tekst met een rode lijn. Zoals eerder vermeld, is het in een willekeurige vorm geschreven. Aan het einde wordt de datum vermeld en wordt een handtekening met een transcriptie gezet.

Als de tekst van de memo groot is, is deze verdeeld in verschillende alinea's. De eerste is een beschrijving van het probleem. De tweede is het verzoek zelf. Als het verzoek collectief is, kunt u in het derde lid de afdeling aangeven en de namen van de medewerkers die het hebben geschreven. In dat geval wordt de handtekening op de memo gezet door het afdelingshoofd. Los daarvan kunt u een blad bijvoegen met de handtekening van alle medewerkers.

Een memo wordt, zoals elke aanvraag, op een A4-blad geschreven. De handtekening moet handgeschreven zijn, niet fax. Het is ook wenselijk om een memo uit te geven met het serienummer en de datum van opstelling. Het kan ook op een computer worden afgedrukt, maar ook dan moet de handtekening persoonlijk zijn.

Een document verzenden via elektronische communicatie

Het is niet ongebruikelijk dat een organisatie elektronisch documentbeheer, en alle verzoeken en notities moeten via internet of intranet worden verzonden. In dit geval hoeft u niet bang te zijn, er is niets om u zorgen over te maken. Hiervoor is het echter wenselijk om een persoonlijke digitale handtekening zodat u uw aanvraag kunt bevestigen.

Of u kunt een memo op een stuk papier schrijven, ondertekenen en scannen. elektronische versie stuur naar het gewenste adres en wacht op een reactie.

Is het altijd nodig om uw bod schriftelijk uit te brengen?

Vaak rijst de vraag: is het mogelijk om mondeling contact op te nemen met de directie van de onderneming? Het antwoord is heel simpel: je kunt altijd mondeling solliciteren, maar het is niet bekend of dit resultaat geeft. Een geschreven bericht is altijd officieel document, ongeacht de inhoud en de geadresseerde. Maar een verbale boodschap is slechts woorden die niet beantwoord kunnen worden.

Daarom is het aan te raden om alle voorstellen, toelichtingen en toelichtingen voor de overheid uitsluitend op papier op te stellen. Anders krijgt u mogelijk geen reactie op uw verzoek of voorstel.