Unenägude tõlgendamine Udilova 

Elamu- ja kommunaalmajanduse sekretäri ametijuhend. Sekretäri ülesanded. Sekretäri ametijuhend

Töö kirjeldus sekretär

Käesolev ametijuhend on välja töötatud ja kinnitatud alusel tööleping Ivanova Natalja Vladimirovnaga ja vastavalt
tööseadustiku sätted Venemaa Föderatsioon ja muud regulatiivsed
Vene Föderatsiooni töösuhteid reguleerivad aktid.

1. Üldsätted

1.1. Sekretär kuulub tehniliste täitjate kategooriasse, võetakse tööle ja vabastatakse ametist ettevõtte direktori korraldusel.
1.2. Inimene, kellel on kõrgem erialane haridus, esitamata nõudeid töökogemusele või keskeriharidust ja töökogemust erialal vähemalt 2 aastat.
1.3. Juhataja sekretär allub otse ettevõtte juhile.
1.4. Oma tegevuses juhindub juhataja sekretär:
normdokumendid tehtud tööde kohta;
asjakohaste küsimustega seotud metoodilised materjalid;
ettevõtte põhikiri;
reeglid töögraafik;
ettevõtte direktori (vahetu juhendaja) korraldused ja korraldused;
see ametijuhend.

1.5. Juhataja sekretär peab teadma:
ettevõtte tegevuse ja arvestuse pidamisega seotud otsused, korraldused, korraldused ja muud juhendmaterjalid ning regulatiivdokumendid;
ettevõtte ja selle allüksuste struktuur ja juhtimine;
kontoritöö korraldamine;
dokumentide registreerimise ja töötlemise meetodid;
arhiiviäri;
masinakiri;
vastuvõtu- ja sisesideseadmete kasutamise eeskirjad;
organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi standardid;
trükireeglid ärikirjad standardvormide kasutamine;
eetika ja esteetika alused;
määrused ärisuhtlus;
töökorralduse ja -juhtimise alused;
tegevusreeglid arvutiteadus;
haldusõiguse ja tööseadusandluse alused;
sisemised tööeeskirjad;
töökaitse eeskirjad ja eeskirjad.
1.6. Juhataja sekretäri äraoleku ajal täidab tema ülesandeid ettenähtud korras määratud asetäitja, kes vastutab täielikult talle pandud ülesannete nõuetekohase täitmise eest.

2. FUNKTSIOONID

Tegevsekretär vastutab järgmise eest:
2.1. Ettevõtte juhi haldus- ja haldustegevuse organisatsioonilise ja tehnilise toe tööde elluviimine.
2.2. Arvestuse pidamine.
2.3. Külastajate vastuvõtu korraldamine.

3. TÖÖKOHUSTUSED

Temale pandud ülesannete täitmiseks peab ettevõtte juhi sekretär:
3.1. Teostada töid ettevõtte juhi haldus- ja haldustegevuse organisatsioonilise ja tehnilise toetamisega.
3.2. Võtta kirjavahetus vastu vaatamiseks juhatajale, edastada see vastavalt tehtud otsusele struktuuriüksustele või konkreetsetele teostajatele töö või vastuste koostamise protsessis kasutamiseks.
3.3. Tehke kontoritööd, tehke erinevaid toiminguid kasutades arvutitehnoloogia, mis on mõeldud teabe kogumiseks, töötlemiseks ja esitamiseks ettevalmistamisel ja otsuste tegemisel.
3.4. Aktsepteerida ettevõtte juhi allkirja andmiseks dokumendid ja isiklikud avaldused.
3.5. Valmistada ette juhataja tööks vajalikud dokumendid ja materjalid.
3.6. Jälgima täitmiseks laekunud dokumentide õigeaegset läbivaatamist ja esitamist struktuuriüksuste ja konkreetsete täitjate poolt, kontrollima juhile allkirjastamiseks esitatud ettevalmistatud dokumentide kavandite täitmise õigsust ning tagama nende kvaliteetse toimetamise.
3.7. Korraldada telefonivestlused pea, fikseerima tema äraolekul saadud teabe ja juhtima tema tähelepanu selle sisule, edastama ja vastu võtma teavet vastuvõtu- ja sisesideseadmete (telefaks, teleks jne) kaudu, samuti telefonisõnumeid, viima õigeaegselt tema tähelepanu side teel saadud teabele kanalid.
3.8. Juhataja nimel kirjutada kirju, taotlusi, muid dokumente, koostada vastuseid kirjade autoritele.
3.9. Tehke tööd koosolekute ja juhataja poolt peetavate koosolekute ettevalmistamisel (kogu vajalikke materjale, osalejate teavitamine koosoleku toimumise ajast ja kohast, päevakorrast, nende registreerimisest), pidada ja koostada koosolekute ja koosolekute protokolle.
3.10. Teostada kontrolli ettevõtte töötajate poolt antud korralduste ja juhiste täitmise ning kontrolli alla võetud ettevõtte juhi juhiste ja juhiste täitmise tähtaegadest kinnipidamise üle.
3.11. Säilitage kontroll- ja registreerimisfaili.
3.12. Pakkuda töökoht pea vajalike vahenditega organisatsiooni tehnoloogia, kirjatarbed, luua soodsad tingimused tema tõhus töö.
3.13. Printige juhataja korraldusel välja tema tööks vajalikud kontorimaterjalid või sisestage jooksev info andmepanka.
3.14. Korraldada külastajate vastuvõtmist, aidata kaasa töötajate soovide ja ettepanekute kiirele läbivaatamisele.
3.15. Vormista kohtuasjad vastavalt kinnitatud nomenklatuurile, tagama nende ohutuse ja esitama arhiivile kehtestatud tähtaegadel.
3.16. Kopeerige dokumendid isiklikule koopiamasinale.

Sekretäril on õigus:
4.1. Tutvuda ettevõtte tegevust puudutavate juhatuse otsuste eelnõudega.
4.2. Esitada ettepanekuid seaduses sätestatud kohustustega seotud töö parandamiseks see juhend.
4.3. Saada struktuuriüksuste juhtidelt, spetsialistidelt nende tööülesannete täitmiseks vajalikku teavet ja dokumente.
4.4. Nõuda ettevõtte juhtkonnalt abi oma kohustuste ja õiguste täitmisel.

5. VASTUTUS

Sekretär vastutab:

5.1. Käesolevas ametijuhendis sätestatud ametiülesannete täitmata jätmise (ebaõige täitmise) eest kehtivates piirides tööõigus.
5.2. Oma tegevuse käigus toimepandud süütegude eest - kehtivate haldus-, kriminaal- ja tsiviilseadusandlusega määratud piirides.
5.3. Materiaalse kahju tekitamise eest - kehtivate töö-, kriminaal- ja tsiviilseadustega määratud piirides.

Tutvunud selle töökirjeldusega: Kuupäev. Allkiri.

Sekretäri ametijuhend peaks nägema ette kohustused, mis sellele töötajale organisatsioonis pandud on (sekretäri töö ei piirdu ju mingil juhul kõnedele vastamise ja külastajatega kohtumisega). Vaatame, kuidas selline juhend koostatakse ja mida see peaks sisaldama.

Millised on tegevsekretäri kohustused?

Kohe tuleb märkida, et sekretärid on erinevad. Nii et väikestes organisatsioonides pole juhataja sekretär mitte ainult tema isiklik assistent, vaid tegelikult ka kogu kontoritöö ja kantselei juht. Suurtes ettevõtetes ja valitsusorganid sekretär võib olla mitte ainult pealiku, vaid ka tema asetäitjatega. See tähendab, et sellel ametikohal töötavate inimeste vastutusalad võivad olla väga erinevad.

Teatavat selgust toob Vene Föderatsiooni tööministeeriumi poolt 1998. aastal heaks kiidetud töötajate KSD. Selle dokumendi kohaselt on juhataja sekretär:

  • tegeleb juhi töö tehnilise ja organisatsioonilise toetamisega;
  • viib läbi kontoritööd, eelkõige registreerib juhataja nimele saabunud kirjavahetust ja edastab tema korraldusel esinejatele dokumente;
  • tagab täitmiseks esitatud dokumentide õigeaegse läbivaatamise;
  • esitab juhatajale allakirjutamiseks avalduste, korralduste kavandite ja muu dokumentatsiooni;
  • korraldab telefonivestlusi;
  • pea puudumisel tabab sissetulevat infot ja juhib sellele pea tähelepanu;
  • valmistab ette koosolekuid või koosolekuid, koostab protokolle;
  • korraldab külastajate vastuvõttu jne.

Igas konkreetses organisatsioonis võib sekretärile ette näha ka muid ülesandeid – nii Väärtpaberikeskuse poolt ette nähtud kui ka sellesse mittekuuluvaid ülesandeid. Eelkõige võib sekretärile panna büroojuhataja ülesanded: büroo varustamine kulumaterjalidega, remondimeeste kutsumine jne. sel juhul KSD on vaid miinimum, millele peate keskenduma ja mida saab samal ajal täiendada.

Juhataja sekretäri ametijuhendi koostamine

Registreerimine, nagu mis tahes muu dokument, tuleb läbi viia vastavalt kontoritöö reeglitele, eriti vastavalt standardile GOST R 6.30-2003. Vastavalt oma standarditele peaks see dokument sisaldama:

  • asutuse nimi, mille jaoks dokument välja töötati;
  • dokumendi pealkiri ("Tööjuhend");
  • väljatöötamise ja koostamise kuupäeva märkimine;
  • registreerimisnumber vastavalt organisatsiooni sisemise kontoritöö reeglitele;
  • märge koostamise koha kohta;
  • tüübikinnitusmärk;
  • juhendi tegelik pealkiri ja tekst;
  • märge taotluste olemasolu kohta;
  • märkused dokumendi sisemise kooskõlastamise kohta organisatsiooni talituste ja osakondadega (tavaliselt toimub kooskõlastamine personaliosakonna, õigusteenistuse, finantsosakonnaga, kuigi sellise vajaduse korral võib kooskõlastusse kaasata ka teisi osakondi).

Sellise ametijuhendi näidise leiate meie veebisaidilt.

Abisekretäri ametijuhend – mis vahet sellel on?

Mõnes organisatsioonis on tavalise sekretäri asemel abisekretäri ametikoht. Tegelikult on neid ametikohti raske selgelt eristada, kuna referent võib tegeleda ka juhataja töö korraldusliku ja tehnilise toetamisega ning täita muid sekretäri ülesandeid. Vastavalt sellele, mida räägitakse sekretäri ametijuhend juht, kehtib paljuski ka abisekretäri sarnase dokumendi kohta.

Tavaliselt viitab aga referendi töö sellele, et tegemist on kõrgema taseme spetsialistiga. Lihtsamalt öeldes, kui tavaline sekretär prindib lihtsalt välja direktori kirjad või korraldused, siis referent valmistab need ise ette ja annab alles siis juhile allkirja andmiseks.

See peaks tähendama, et referent ei oma mitte ainult kontoritööd, vaid mõistab üsna tõsiselt ka valdkonda, kus ettevõte tegutseb. Tavaliselt hõlmavad referendi kohustused lisaks:

  • materjalide valik, millega juhtkond peaks tutvuma;
  • aruannete koostamine vajalikel teemadel;
  • juhtkonna nõustamine küsimustes, milles referent on spetsialist.

Reeglina nõutakse referendi olemasolu kõrgharidus ja teadmisi võõrkeeled(vähemalt inglise keeles). Tegelikult on referent juhataja abi (aga mitte asetäitja, kuna referendil ei ole tavaliselt organisatsioonis haldusõigust).

Kuna referendi elukutse ei ole määrustega reguleeritud, siis nii mõneski organisatsioonis nimetatakse nii juhataja või tema asetäitjaid tavalistele sekretäridele. See tekitab segadust, kuid ei ole seadusega keelatud. Seetõttu on abisekretäri juhiste väljatöötamisel täiesti võimalik eeskujuks võtta tavajuhi sekretäri juhiseid.

Mis tahes organisatsiooni töökollektiivi töötab, tuginedes otseselt dokumendile, mis reguleerib iga töötaja suhteid ja kohustusi töökohal. Selline juhend on ametijuhend.

Just tema määrab õigused ja võtab teatud määral vastutust, määrab volitused. Kõik tööülesanded, võimalikud konfliktid, samuti töökoormuse tase lahendatakse selle dokumendi alusel.

Sekretäri ametikoht – vastutav

Juhiste korrektseks ja korrektseks koostamiseks peate arvestama mitmete nüanssidega:

  1. Esiteks pööravad arendajad tingimata tähelepanu selle asjakohasusele, määratledes organisatsiooni struktuuri.
  2. Teiseks on olemas spetsiaalsed teatmeteosed - klassifikaatorid ja kolmandaks võetakse arvesse juhtimise peamisi standardeid.

Proovime seda küsimust üksikasjalikumalt uurida sekretäri ametikoha näitel. Reeglina peetakse sellist vaba ametikohta tüüpiliseks, seega on dokumendil mitu peamist standardset jaotist:

  • "Üldsätted" - siin kirjeldatakse tööala ennast, selle alluvust, töötamise põhitingimusi. Lisaks selgitab see teatud teadmiste, varem omandatud oskuste olemasolu ning paljastab ka töötaja asendamise küsimuse tema äraoleku ajal.
  • « Töökohustused» - see jaotis näitab töötaja võimeid. Selle tuumaks on sekretär koosolekute, esitluste, koosolekute korraldamine. Lisaks kontrollib ta kõikide juhi antud korralduste täitmist liinistruktuuride kaupa, viib läbi telefonivestlusi, lepib kokku kohtumisi ning vastutab sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse eest. Sõltuvalt ettevõtte tegevuse spetsiifikast võib töötaja tööülesandeid laiendada.
  • "Õigused" - siin on selgitatud peamised seisukohad, mis võimaldavad kinnitada oma volitusi. See tähendab, et sekretäril on õigus juurde pääseda teatud tüüpi dokumentidele ja teabele, samuti töötada oma protsessi kõige õigema optimeerimise nimel, hoolitseda kvalifikatsiooni taseme eest ja seda regulaarselt parandada.
  • "Vastutus" – siin on valdkonnad, milles töötaja hakkab juhi ees vastutama. Enamasti on selline jaotis alati standardne.

Sekretäri põhiülesanded - referent

Sekretäri põhiülesanne on täita ülemuse juhiseid

Selle vaba ametikoha ametijuhend, nagu varem mainitud, on tüüpiline. Seetõttu võtab enamik organisatsioone selle oma aluseks. Mis siis ikkagi sekretäri ülesannetes sisaldub?

  • Esiteks on see tema korralduste täitmine. Siin on põhipunkt selles, et loodud korraldused tuleb tegevpersonalile täielikult edastada.
  • Teiseks on töö kirjavahetusega kohustuslik. Kõik saabuvad kirjad vaadatakse läbi, analüüsitakse ja saadetakse erinevatesse struktuuriüksustesse või direktori lauale.
  • Kolmandaks on see kohustus arvestuse pidamise eest. See tähendab, et kogu sissetulev teave tuleb tõlkida elektrooniline vorm. Ja neljandaks on siin näidatud lisafunktsioonid.

Sekretär töötab tööpäeva jooksul dokumentidega, võtab vastu erinevaid avaldusi, kogub vajalikke materjale, vormistab paberid allkirjastamiseks. Kõiki tema käest läbivaid otsuse eelnõusid tuleb kontrollida vigade ja puuduste osas. Siin on oluline kontroll kujunduse enda üle, aga ka vajadusel toimetamine.

Lisaks kõik soovijad telefonikõned kuuluvad registreerimisele ning juhi äraoleku ajal saadud teave salvestatakse hoolikalt edasiseks edastamiseks ja kaalumiseks. Oluliseks muutub ka töö faksiaparaadi, paljundusmasinaga, telefoniteadetega. Sellele positsioonile vastamiseks on oluline rahulikkus, täpsus, täpsus ja kirjaoskus.

Organisatsiooni sekretäri ametikoht hõlmab koosolekute korraldamise tööd.

Siin peate koguma vajaliku materjali, andma selle analüüsiks, määrama tulevaste osalejate ringi, teavitama neid. Lisaks hõlmab määratud kuupäeval toimuv üritus spetsiaalse protokolli koostamist, millega tegeleb sekretär. Teine selline vaba töökoht hõlmab registreerimistoimikute täitmist, esinejatele tellimuste toomist, tähtaegade jälgimist, samuti oma direktorile kirjatarvete ja töökorras kontoritehnikaga varustamist.

Tuleks selgitada, et sekretäri jaoks teabega töötamine paneb ta vastutama andmepanga täiusliku kujunduse, ärijuhtimise, nende arhiveerimise ja ohutuse eest. Lisaks võimaldab otsekontakt juhtkonnaga aidata kaasa operatiivsoovide läbimõtlemisele, lahendamisele olulised küsimused ja hallata kohtumisi broneerivaid külastajaid.

Vajadusel läheb see inimene töölähetustele, mille kestuse määrab otse juht. Üldine ajakava tööpäev on standardne ja eeldab 40 töötundi nädalas koos lõunapausidega ja. Sõltuvalt organisatsiooni tegevuse spetsiifikast võib tööaeg muutuda.

Sekretäri – referendi õigused ja kohustused

Sekretär - parem käsi pealik

Mõelge standardsele õiguste komplektile, mida sellel ametikohal pea käest nõuda:

  • Töötingimused – need peavad olema normaalsed, mitte minema vastuollu Venemaa seadusandlusega.
  • Abistamine tööl on abistamine tööülesannete täitmisel parima tulemuse saavutamiseks.
  • Teabe tugi - juurdepääs mis tahes dokumentatsioonile, hõlmab õige disain korraldused, lepingud, kirjavahetus.
  • Täiustatud koolitus – vajalike kursuste läbimine.
  • Kontakt juhtkonnaga - tihe töö jooksvate küsimuste kallal, ettepanekute tegemine, nende läbi arutamine.
  • Dokumentide allkirjastamine - viite- või infopaberid kinnitab sekretär oma pädevuse piires.

Selle vaba ametikoha vastutus seisneb vajaduses täita oma tööülesandeid korrektselt, viia läbi tegevusi vastavalt Töökoodeks, ärge pange toime õigusrikkumisi ja jälgige regulaarselt nende tegevust, et mitte kahjustada organisatsiooni.

kohtusekretär

Töö dokumentidega nagu sekretäritöö

Õiguste ja kohustuste kirjeldamise juhendi jaotisi peetakse peaaegu tüüpilisteks, kuid kohustustel on oma nüansid olenevalt neid ettekirjutavast ettevõttest. Nii et kui puudutate Vene õiglus, on võimalik kindlaks teha mõned sellise töö põhijooned.

Kohtuistungi sekretäri kõige esimene ja kõige olulisem ülesanne on tagada selle aparaadi katkematu, hästi koordineeritud töö. Siin on vaja koostada kogu dokumentatsioon, koguda allkirju, koostada kirju ja saata need adressaatidele, võtta vastu kodanikke, töötada väljavõttega, kutsuda tunnistajaid jne.

Lisaks analüüsib see töötaja juhtumite loendeid, koostab need ja paneb need edasiseks läbivaatamiseks, annab järelduste koopiad, kontrollib kõigi tunnistajate ilmumist, märkides kohaloleku aja. Kõik toimunud kohtuistungid kantakse registrisse ja nende lõppemisel koostatakse protokollid. Ta teeb ka koopiaid kohtuotsused, karistuse täitmise materjalid, täitmisdokument.

Sekretäri kaudu käivad ka kõik kannatanute dokumendid.

Sekretär - kohtumasin

Juhataja sekretäri ametijuhendile märgitakse i

See on konkreetne vaba töökoht, mis nõuab juriidilist laadi teadmisi. Üldjuhul peab selline inimene olema piisavalt kvalifitseeritud, pädev, kogutud, suutma täita teatud keelde ja piiranguid.

Siin on olulised kogemused, seaduste õppimine nende kaasaegses kirjelduses, põhiseaduse, tööseadustikuga töötamine ja bürootöö juhiste täpne täitmine.

Lisaks peab töötaja teadma juhtimisstruktuuridega suhtlemise põhitõdesid, oskama õigesti kirjutada, kohandada, mõistma äristiil ja vene keele normid. Oluliseks peetakse ka valdkonna oskusi. infotehnoloogiad, dokumendihaldusoskused jne.

Seejuures tuleb kogu tööpäev korralikult planeerida, et tagada juhtumite täitmise õigeaegsus. Kogu sissetulevat teavet analüüsitakse hoolikalt ja seda töödeldakse kasutades kaasaegsed tehnoloogiad. Oluline on osata Internetiga õigesti töötada, kasutada spetsiaalseid programme.

Sekretäri õigused

Esiteks hõlmab see vaba ametikoht sellega otseselt seotud otsuste eelnõudega tutvumist. Teiseks on see tegevuste analüüs ja omapoolsete ettepanekute tegemine, aga ka puudujääkide või võimalike tuvastatud takistuste arutelu probleemide lahendamisel.

Kolmandaks on õigus töötada kõigi struktuuriüksustega, nõudes neilt juhi juhiste täitmist, samuti vajalikku teavet ja oma ülesannete täitmiseks. Ja neljandaks loota direktori abile tööprotsesside läbiviimisel.

Videokonsultatsioon räägib teile, kuidas töötajale ametijuhendit kirjutada:

Sekretär – koondnimi mitmesugused erinevate funktsionaalsete kohustustega ametikohad. Sekretärideks on reeglina spetsialistid, kes tagavad ametniku, organi või asutuse tööd. Nendest ülesannetest lähtuvalt sõnastatakse ka konkreetsed sekretäri töökohustused.

Artiklist saate teada:

Koondmõiste "sekretär" all võib mõista juhataja või muu ametniku sekretäri, sekretäri-sekretäri, kohtuistungi sekretäri, sekretäri üldkoosolek ettevõtte aktsionärid või liikmed ja muud liiki tehnilised spetsialistid.

Iga organisatsioon, millel on väljaminevate ja sissetulevate dokumentide voog, personal, hierarhia juhtorganid vaja sekretär. Just tema võtab enda peale töövoo, juhi tegevuse tagamise funktsionaalsuse. Olenevalt suurusest juriidilise isiku võiks luua terve sekretäride talituse. Lisaks võib selle spetsialisti funktsionaalsus kehtida nii kogu ettevõttele tervikuna kui ka olla "kinnitatud" konkreetse juhiga (ainult täitevorgan või struktuuriüksuse juht - juhtkond, osakond, filiaal, esindus vms).

Konkreetne ametinimetus kajastub personali komplekteerimine ettevõtted. Sõltuvalt ülaltoodud punktidest ehitatakse üles ka tööfunktsioonid. Sekretäri funktsionaalsus on fikseeritud ametijuhendis. Miks on oluline sekretäri tööülesanded üksikasjalikult ja võimalikult põhjalikult sõnastada? Selleks, et sellel ametikohal olev töötaja mõistaks kõiki oma töökohustused vältida arusaamatust tööandja ja töötaja vahel, vähendada töövaidluste tekkeriske. Mõnikord tekib küsimus, kas see spetsialist peaks tagama, et organisatsioonis oleks kirjatarbed, kodukeemia ja muu mis tahes ettevõtte toimimiseks vajalik.

Vastus on siin ilmne - peate uurima ametijuhendit, kus see on märgitud sekretäri ülesanded.

Loomulikult on erinevate ametinimetustega spetsialistide funktsionaalsus erinev.

Tegevsekretäri kohustused

Venemaa Tööministeeriumi 08.21.1998 määrusega N 37 kinnitatud juhtide, spetsialistide ja muude töötajate ametikohtade kvalifikatsioonikataloogis on "juhataja sekretäri" ametikoha kirjeldus. Kohustuste osa moodustamisel võib võtta aluseks käsiraamatus toodud funktsionaalsuse kirjelduse. Niisiis, kokkuvõtteks büroosekretäri ülesanded taanduge järgmisele:

võtta vastu ettevõtte juhile suunatud kirjavahetust, samuti kirjalikke pöördumisi ettevõtte töötajate juhile - kontori märkmed, avaldused, aruanded, aruanded;

juhataja tööks vajalike dokumentide koostamine, sh arvuti-, paljundus- ja muu kontoritehnika kasutamine;

neile täitmiseks esitatud dokumentide õigeaegse läbivaatamise ja esitamise jälgimine struktuuriüksuste ja täitjate poolt;

juhatajale allkirjastamiseks esitatavate dokumentide kavandite kujunduse õigsuse kontrollimine;

koosolekute ja koosolekute ettevalmistamine juhatajaga (materjalide kogumine, töötajate teavitamine koosoleku toimumise ajast ja kohast, päevakorrast), koosolekute protokollide registreerimine;

juhataja telefonivestluste korraldamine, sissetuleva info vastuvõtmine ja fikseerimine, külastajate vastuvõtu korraldamine;

kinnitatud nomenklatuurile vastavate kohtuasjade vormistamine, nende ohutuse tagamine ja arhiivi üleandmine.

Seega taanduvad juhataja sekretäri põhilised töökohustused korralduslikele ja tehniline abi tema teosed.

Kui loetletud põhiülesannetele lisandub ka teisi, lähtudes konkreetse juriidilise isiku eripärast, siis tuleks ka need fikseerida kehtivas ametijuhendis.

Loe ka:

  • Sekretäri olulised isiku- ja ametialased omadused

See töötaja annab aru otse juhile. Funktsionaalsuse, nii põhi- kui ka lisafunktsioonide edukaks täitmiseks peavad sellel spetsialistil olema teatud oskused ja teadmised. Näiteks on vaja teadmisi:

ettevõtte organisatsiooniline struktuur

kontoritöö ja dokumendivoo korraldamine

kontoriseadmete ja sidega töötamise reeglid

rakendustarkvara

ärieetika ja ärisuhtlusoskused

töökaitse reeglid, tööseadusandluse alused ning muud oskused ja pädevused.

Pädev, haritud, taktitundeline, kogutud ja pädev sekretär on juhile taeva kingitus. Sellised spetsialistid mitte ainult ei hõlbusta oluliselt vahetu juhi töö korraldamist, vaid loovad ka kogu ettevõtte kui terviku jaoks vajaliku töövoo. Ja sageli on sekretär organisatsiooni "nägu", traditsioonide hoidja, kõigi töötajate asendamatu abiline.

Ärisekretäri tööülesanded

Selline spetsialist ei ole “kinnitatud” konkreetse juhi külge, vaid täidab kogu ettevõtte kui terviku jaoks vajalikke funktsioone. Tema töö taandub reeglina organisatsiooni dokumendivoo säilitamisele. Üldiselt võivad ametniku sekretäri tööülesanded välja näha järgmised:

  • kirjavahetuse registreerimine ja töötlemine, dokumentide liikumise suunamine vastavalt ettevõttes kehtestatud reeglitele ja tavadele;
  • kogu dokumentide massi - sisemise, sissetuleva, väljamineva - registreerimise, arvestuse, süstematiseerimise, säilitamise tagamine;
  • arhiivi pidamine, kinnitatud nomenklatuuri rakendamise jälgimine;
  • dokumentide kavandite koostamine, nende toimetamine, juhataja poolt allkirjastamise korraldamine;
  • töö posti- ja kullerteenustega;
  • koopiate tegemise, ristlinkide, arhiivinventuuride, tõendite ja kokkuvõtete koostamise ning muude funktsioonide töö.

Selline komplekt tööfunktsioonid võib sisaldada lisaks sekretär-sekretäri ametikohale ka sekretär-referentsi, ametniku, isikliku abistaja, arhivaari, dokumentatsioonispetsialisti jne ametikohta. Konkreetse ettevõtte konkreetse töötaja ametijuhend võib sisaldada muid tööülesandeid, mis igal juhul peaksid olema kajastuma ametijuhendis.

Kirjeldades sekretäri sekretäri tööülesandeid, võib aluseks võtta Sekretäri-masinakirjutaja, sekretäri-stenograafi ametikohtade kvalifikatsioonijuhendis kirjeldatud ülesanded. Kuigi puhtal kujul pole sellised positsioonid arenduse tõttu enam aktuaalsed arvutitehnoloogia ja kontoritehnika. Ja mõnda sekretäri ülesannet saab nüüd täita isegi eemalt, ilma püsivalt kontoris viibimata.

Juhime teie tähelepanu juhisekretäri ametijuhendi tüüpilisele näitele, 2019. aasta näidisele. peaks sisaldama järgmisi jaotisi: üldine seisukoht, juhataja sekretäri ametiülesanded, juhataja sekretäri õigused, juhataja sekretäri vastutus.

Juhataja sekretäri ametijuhend kuulub sektsiooni Ettevõtetes, asutustes ja organisatsioonides töötavate töötajate ametikohtade valdkonnaülesed kvalifikatsioonikarakteristikud".

Juhataja sekretäri ametijuhendis peaksid kajastuma järgmised punktid:

Tegevsekretäri kohustused

1) Töökohustused. Teostab töid ettevõtte juhi haldus- ja haldustegevuse organisatsioonilise ja tehnilise toe alal. Võtab sissetuleva kirjavahetuse vastu läbivaatamiseks juhile, edastab selle vastavalt otsus struktuuriüksustele või konkreetsetele teostajatele töö või vastuste koostamise protsessis kasutamiseks. Teostab kontoritööd, teeb erinevaid toiminguid, kasutades infotehnoloogiat, mis on mõeldud teabe kogumiseks, töötlemiseks ja esitamiseks ettevalmistamisel ja otsustamisel. Aktsepteerib dokumente ja isiklikke avaldusi ettevõtte juhi allkirja andmiseks. Valmistab ette juhataja tööks vajalikud dokumendid ja materjalid. Jälgib täitmiseks saabunud dokumentide õigeaegset läbivaatamist ja esitamist struktuuriüksuste ja konkreetsete täitjate poolt, kontrollib juhatajale allkirjastamiseks esitatavate koostatud eelnõude vormistamise õigsust, tagab nende kvaliteetse toimetamise. Korraldab juhataja telefonivestluste läbiviimist, salvestab tema äraolekul saadud teabe ja juhib tema tähelepanu selle sisule, edastab ja võtab vastu teavet vastuvõtu- ja sisesideseadmete (telefaks, teleks jne), samuti telefoniteate kohta, toob tema tähelepanu õigeaegselt sidekanalite kaudu saadud teabele. Juhataja nimel vormistab kirju, palveid, muid dokumente, koostab vastused kirjade autoritele. Teostab töid juhataja poolt peetavate koosolekute ja koosolekute ettevalmistamisel (vajalike materjalide kogumine, osalejate teavitamine koosoleku toimumise ajast ja kohast, päevakorrast, nende registreerimisest), peab ja koostab koosolekute ja koosolekute protokolle. Teostab kontrolli ettevõtte töötajate poolt antud korralduste ja juhiste täitmise ning kontrolli alla võetud ettevõtte juhi juhiste ja juhiste täitmise tähtaegadest kinnipidamise üle. Säilitab kontroll- ja registreerimisfaili. Varustab juhi töökohta vajalike organisatsioonitehnoloogia vahenditega, kirjatarvetega, loob tema tõhusat tööd soodustavad tingimused. Prindib juhataja korraldusel oma tööks vajalikud kontorimaterjalid või sisestab jooksva info andmepanka. Korraldab külastajate vastuvõttu, aitab kaasa töötajate soovide ja ettepanekute operatiivsele läbivaatamisele. Vormistab kohtuasju vastavalt kinnitatud nomenklatuurile, tagab nende ohutuse ja esitab need õigeaegselt arhiivi. Kopeerib dokumente isiklikule koopiamasinale.

Juhataja sekretär peab teadma

2) Juhataja sekretär peab oma ametikohustusi täites teadma: ettevõtte tegevuse ja arvestuse pidamisega seotud otsused, korraldused, korraldused ja muud juhendmaterjalid ning regulatiivdokumendid; ettevõtte ja selle allüksuste struktuur ja juhtimine; kontoritöö korraldamine; dokumentide registreerimise ja töötlemise meetodid; arhiiviäri; masinakiri; vastuvõtu ja sisetelefonide kasutamise eeskirjad; organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi standardid; reeglid ärikirjade trükkimiseks standardvormide abil; eetika ja esteetika alused; ärisuhtluse reeglid; töökorralduse ja -juhtimise alused; arvutitehnoloogia toimimise reeglid; haldusõiguse ja tööseadusandluse alused; sisemised tööeeskirjad; töökaitse eeskirjad ja eeskirjad.

Nõuded juhataja sekretäri kvalifikatsioonile

3) Kvalifikatsiooninõuded. Kutsekõrgharidus ilma töökogemuse või keskerihariduse nõudeid esitamata ja erialal töökogemus vähemalt 2 aastat.

1. Üldsätted

1. Sekretär kuulub tehniliste täitjate kategooriasse.

2. Sekretäri ametikohale võetakse vastu isik, kellel on erialane kõrgharidus ilma töökogemuse või keskerihariduse nõudeid esitamata ning erialal vähemalt 2-aastane töökogemus.

3. Sekretäri võtab tööle ja vabastab ametist organisatsiooni direktor.

4. Sekretär peab teadma:

  • organisatsiooni tegevuse ja arvestuse pidamisega seotud otsused, korraldused, korraldused ja muud juhendmaterjalid ning regulatiivdokumendid;
  • organisatsiooni ja selle allüksuste struktuur ja juhtimine;
  • kontoritöö korraldamine;
  • dokumentide registreerimise ja töötlemise meetodid;
  • arhiiviäri;
  • masinakiri;
  • vastuvõtu- ja sisesideseadmete kasutamise eeskirjad;
  • organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi standardid;
  • reeglid ärikirjade trükkimiseks standardvormide abil;
  • eetika ja esteetika alused;
  • ärisuhtluse reeglid;
  • töökorralduse ja -juhtimise alused;
  • arvutitehnoloogia toimimise reeglid;
  • haldusõiguse ja tööseadusandluse alused;
  • sisemised tööeeskirjad;
  • töökaitse reeglid ja normid, ohutusmeetmed, tööstuslik kanalisatsioon ja tulekaitse.

5. Sekretär juhindub oma tegevuses:

  • Vene Föderatsiooni õigusaktid,
  • Organisatsiooni põhikiri,
  • nende töötajate korraldused ja korraldused, kellele ta käesoleva juhise kohaselt allub,
  • see ametijuhend,
  • Organisatsiooni sisemised tööeeskirjad.

6. Sekretär allub otse organisatsiooni direktorile (organisatsiooni direktor, osakonnajuhataja jne)

7. Sekretäri äraoleku ajal (lähetus, puhkus, haigus jne) täidab tema ülesandeid organisatsiooni direktori poolt ettenähtud korras määratud isik, kes omandab vastavad õigused, kohustused ja vastutab selle eest, talle pandud ülesannete täitmist.

2. Juhataja sekretäri tööülesanded

Sekretär:

1. Teostab töid organisatsiooni direktori haldus- ja haldustegevuse korraldusliku ja tehnilise toetamisega.

2. Võtab vastu direktori poolt läbivaatamiseks esitatud kirjavahetust, annab selle vastavalt tehtud otsusele üle struktuuriüksustele või konkreetsetele täitjatele töö või vastuste koostamise protsessis kasutamiseks.

3. Teostab bürootööd, teeb erinevaid toiminguid, kasutades arvutitehnoloogiat, mis on mõeldud teabe kogumiseks, töötlemiseks ja esitamiseks ettevalmistamisel ja otsustamisel.

4. Aktsepteerib dokumente ja isiklikke avaldusi organisatsiooni direktori allkirja andmiseks.

5. Valmistab ette direktori tööks vajalikud dokumendid ja materjalid.

6. Jälgib täitmiseks saabunud dokumentide õigeaegset läbivaatamist ja esitamist struktuuriüksuste ja konkreetsete täitjate poolt, kontrollib direktorile allkirjastamiseks esitatavate dokumentide eelnõude koostamise õigsust ning tagab nende kvaliteetse toimetamise.

7. Korraldab direktori telefonivestlusi, salvestab tema äraolekul saadud teavet ja juhib tema tähelepanu selle sisule, edastab ja võtab vastu vastuvõtu- ja sisesideseadmete (telefaks, teleks jne) kaudu teavet, samuti telefoniteateid, toob õigeaegselt sidekanalite kaudu saadud teabele.

8. Vormistab direktori ülesandel kirju, taotlusi, muid dokumente, koostab vastused kirjade autoritele.

9. Teostab tööd direktori poolt peetavate koosolekute ja koosolekute ettevalmistamisel (vajalike materjalide kogumine, koosoleku toimumise aja ja koha, päevakorra, nende registreerimise kohta osalejate teavitamine), peab ja koostab koosolekute ja koosolekute protokolle.

10. Teostab kontrolli antud korralduste ja juhiste organisatsiooni töötajate poolt, samuti kontrolli alla võetud organisatsiooni direktori juhiste ja juhiste täitmise tähtaegadest kinnipidamise üle.

11. Peab kontroll- ja registreerimisfaili.

12. Varustab direktori töökoha vajalike organisatsioonitehnoloogia vahenditega, kirjatarvetega, loob tema tulemuslikku tööd soodustavad tingimused.

13. Prindib direktori korraldusel välja oma tööks vajalikud ametlikud materjalid või sisestab jooksva info andmepanka.

14. Korraldab külastajate vastuvõttu, aitab kaasa töötajate soovide ja ettepanekute operatiivsele läbivaatamisele.

15. Vormistab kohtuasju kooskõlas kinnitatud nomenklatuuriga, tagab nende ohutuse ja esitab need õigeaegselt arhiivi.

16. Kopeerib dokumente isiklikule koopiamasinale.

17. Täidab sisemisi tööeeskirju ja muid kohalikke määrused organisatsioonid.

18. Täidab töökaitse, ohutuse, tööstusliku kanalisatsiooni ja tulekaitse sise-eeskirju ja eeskirju.

19. Tagab puhtuse ja korra oma töökohas.

20. Täidab töölepingu raames nende töötajate korraldusi, kellele ta käesoleva juhendi kohaselt allub.

3. Juhataja sekretäri õigused

Sekretäril on õigus:

1. Esitada organisatsiooni direktorile ettepanekuid käesolevas juhendis sätestatud tööülesannetega seotud töö parandamiseks.

2. Nõuda organisatsiooni struktuuriüksustelt ja töötajatelt talle tööülesannete täitmiseks vajalikku teavet.

3. Tutvuda dokumentidega, mis määratlevad tema õigused ja kohustused ametikohal, ametiülesannete täitmise kvaliteedi hindamise kriteeriumid.

4. Tutvuda organisatsiooni juhtkonna selle tegevust puudutavate otsuste eelnõudega.

5. Nõuda organisatsiooni juhtkonnalt abi osutamist, sealhulgas organisatsiooniliste ja tehniliste tingimuste tagamist ning ametiülesannete täitmiseks vajalike kehtestatud dokumentide vormistamist.

6. Muud kehtivate tööseadusandlusega kehtestatud õigused.

4. Juhataja sekretäri vastutus

Sekretär vastutab järgmise eest:

1. Käesolevas ametijuhendis sätestatud ametiülesannete ebaõige täitmise või mittetäitmise eest - Vene Föderatsiooni tööseadusandlusega kehtestatud piirides.

2. Oma tegevuse käigus toimepandud süütegude eest - Vene Föderatsiooni kehtivate haldus-, kriminaal- ja tsiviilõigusaktidega kehtestatud piirides.

3. Organisatsioonile materiaalse kahju tekitamise eest - Vene Föderatsiooni kehtivate töö- ja tsiviilseadustega kehtestatud piirides.


Juhataja sekretäri ametijuhend - 2019 aasta näidis. Juhataja sekretäri kohustused, juhataja sekretäri õigused, juhataja sekretäri vastutus.