الوصف الوظيفي لسكرتير الإسكان والخدمات المجتمعية. واجبات السكرتير. الوصف الوظيفي للسكرتير

المسمى الوظيفيسكرتير

تم تطوير هذا الوصف الوظيفي واعتماده على أساس عقد التوظيفمع إيفانوفا ناتاليا فلاديميروفنا ووفقًا لـ
أحكام قانون العمل الاتحاد الروسيوالتنظيمية الأخرى
القوانين المنظمة لعلاقات العمل في الاتحاد الروسي.

1. أحكام عامة

1.1 ينتمي السكرتير إلى فئة المنفذين التقنيين ، ويتم تعيينه وفصله بأمر من مدير المؤسسة.
1.2 يتم تعيين منصب السكرتير من قبل شخص أعلى التعليم المهني، دون تقديم متطلبات الخبرة في العمل ، أو التعليم المهني الثانوي والخبرة العملية في التخصص لمدة لا تقل عن سنتين.
1.3 يقدم سكرتير الرئيس تقاريره مباشرة إلى رئيس المؤسسة.
1.4 يسترشد سكرتير الرئيس في أنشطته بما يلي:
الوثائق المعيارية على العمل المنجز ؛
المواد المنهجية المتعلقة بالقضايا ذات الصلة ؛
ميثاق الشركة ؛
قواعد جدول العمل;
أوامر وأوامر مدير المؤسسة (المشرف المباشر) ؛
هذا الوصف الوظيفي.

1.5 يجب أن يعرف سكرتير المدير:
القرارات والأوامر والأوامر والمواد الإرشادية الأخرى والوثائق التنظيمية المتعلقة بأنشطة المؤسسة وحفظ السجلات ؛
هيكل وإدارة المؤسسة وأقسامها ؛
تنظيم العمل المكتبي.
طرق التسجيل ومعالجة الوثائق ؛
أرشيف الأعمال
مطبوعة.
قواعد استخدام أجهزة الاستقبال والاتصال الداخلي ؛
معايير النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري ؛
قواعد الطباعة الرسائل التجاريةباستخدام النماذج القياسية ؛
أسس الأخلاق وعلم الجمال.
أنظمة علاقات عمل;
أساسيات تنظيم العمل وإدارته ؛
قواعد التشغيل علوم الكومبيوتر;
أساسيات القانون الإداري وتشريعات العمل ؛
لوائح العمل الداخلية ؛
قواعد وأنظمة حماية العمل.
1.6 أثناء غياب سكرتير الرئيس ، يتم تنفيذ واجباته بالطريقة المنصوص عليها من قبل النائب المعين ، وهو مسؤول مسؤولية كاملة عن الأداء السليم للمهام الموكلة إليه.

2. الوظائف

السكرتير التنفيذي مسئول عما يلي:
2.1. تنفيذ العمل على الدعم التنظيمي والفني للأنشطة الإدارية والإدارية لرئيس المؤسسة.
2.2. حفظ السجلات.
2.3 تنظيم استقبال الزوار.

3. مسؤوليات الوظيفة

لأداء المهام الموكلة إليه ، يجب على سكرتير رئيس المؤسسة:
3.1 القيام بأعمال الدعم التنظيمي والفني للأنشطة الإدارية والإدارية لرئيس المؤسسة.
3.2 قبول المراسلات للنظر فيها من قبل الرئيس ، ونقلها وفقًا للقرار المتخذ إلى الأقسام الهيكلية أو فناني الأداء المحددين لاستخدامها في عملية العمل أو إعداد الإجابات.
3.3 إجراء الأعمال المكتبية ، وتنفيذ العمليات المختلفة باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر، مصممة لجمع ومعالجة وتقديم المعلومات في الإعداد واتخاذ القرار.
3.4. قبول المستندات والبيانات الشخصية لتوقيع رئيس المؤسسة.
3.5 تحضير المستندات والمواد اللازمة لعمل الرئيس.
3.6 راقب النظر في الوقت المناسب وتقديمه من قبل الوحدات الهيكلية والمنفذين المحددين للوثائق المستلمة للتنفيذ ، والتحقق من صحة إعداد مسودات المستندات المقدمة إلى الرئيس للتوقيع عليها ، وضمان تحريرها عالي الجودة.
3.7 تنظم محادثات هاتفيةرئيس ، تسجيل المعلومات الواردة في غيابه ولفت انتباهه إلى محتواها ، ونقل واستقبال المعلومات عبر أجهزة الاستقبال والاتصال الداخلي (الفاكس ، والتلكس ، وما إلى ذلك) ، وكذلك الرسائل الهاتفية ، ولفت انتباهه في الوقت المناسب إلى المعلومات التي تلقاها قنوات الاتصال.
3.8 نيابة عن الرئيس ، اكتب الرسائل والطلبات والمستندات الأخرى ، وقم بإعداد إجابات لمؤلفي الرسائل.
3.9 القيام بأعمال التحضير للاجتماعات والاجتماعات التي يعقدها الرئيس (تحصيل المواد اللازمة، إخطار المشاركين بوقت ومكان الاجتماع ، وجدول الأعمال ، وتسجيلهم) ، وحفظ وإعداد محاضر الاجتماعات والاجتماعات.
3.10. لممارسة الرقابة على تنفيذ موظفي المؤسسة للأوامر والأوامر الصادرة ، فضلاً عن مراعاة المواعيد النهائية لتنفيذ التعليمات والتعليمات الصادرة عن رئيس المؤسسة التي يتم السيطرة عليها.
3.11. الاحتفاظ بملف التحكم والتسجيل.
3.12. تزود مكان العملرئيس مع الوسائل اللازمة للتكنولوجيا التنظيمية ، والقرطاسية ، وخلق الظروف المواتية له عمل فعال.
3.13. اطبع ، بتوجيه من الرئيس ، المواد المكتبية اللازمة لعمله أو أدخل المعلومات الحالية في بنك البيانات.
3.14. تنظيم استقبال الزوار والمساهمة في سرعة النظر في طلبات ومقترحات الموظفين.
3.15. تشكيل القضايا وفق التسميات المعتمدة والتأكد من سلامتها وتقديمها للأرشيف في الآجال المحددة.
3.16. نسخ المستندات على آلة تصوير شخصية.

للسكرتير الحق في:
4.1 تعرف على مشاريع قرارات إدارة المؤسسة المتعلقة بأنشطتها.
4.2 تقديم مقترحات تحسين العمل المتعلقة بالمسؤوليات التي نصت عليها هذا الدليل.
4.3 تلقي من رؤساء الأقسام الهيكلية والمتخصصين المعلومات والوثائق اللازمة لأداء مهامهم.
4.4 مطالبة إدارة المؤسسة بالمساعدة في أداء واجباتهم وحقوقهم.

5. المسؤولية

السكرتير مسؤول:

5.1 لعدم الوفاء (غير لائق) من واجباتهم الرسمية المنصوص عليها في هذا الوصف الوظيفي ، في حدود التي يحددها الحالي قانون العمل.
5.2 بالنسبة للجرائم المرتكبة أثناء ممارسة أنشطتهم - ضمن الحدود التي تحددها التشريعات الإدارية والجنائية والمدنية الحالية.
5.3 للتسبب في ضرر مادي - ضمن الحدود التي يحددها قانون العمل الحالي والجنائي والمدني.

تعرف على هذا الوصف الوظيفي: التاريخ. التوقيع.

الوصف الوظيفي للسكرتير يجب أن تنص على المسؤوليات الموكلة إلى هذا الموظف في المنظمة (بعد كل شيء ، لا يقتصر عمل السكرتير بأي حال من الأحوال على الرد على المكالمات ومقابلة الزوار). دعونا نرى كيف يتم وضع مثل هذه التعليمات وما يجب أن تحتوي عليه.

ما هي مسؤوليات السكرتير التنفيذي؟

على الفور تجدر الإشارة إلى أن الأمناء مختلفون. لذلك ، في المنظمات الصغيرة ، لا يكون سكرتير الرئيس مساعده الشخصي فحسب ، بل هو ، في الواقع ، رئيس جميع الأعمال المكتبية والشؤون الكتابية. في الشركات الكبيرة و الهيئات الحكوميةلا يمكن أن يكون السكرتير مع الرئيس فقط ، ولكن أيضًا مع نوابه. هذا يعني أن نطاق مسؤوليات أولئك الذين يعملون في هذا المنصب يمكن أن يكون مختلفًا تمامًا.

يتم تقديم بعض الوضوح من قبل KSD للموظفين ، والتي وافقت عليها وزارة العمل في الاتحاد الروسي في عام 1998. وبحسب هذه الوثيقة فإن سكرتير الرئيس:

• تشارك في الدعم الفني والتنظيمي لعمل الرئيس ؛
• يجري الأعمال المكتبية ، على وجه الخصوص ، يسجل المراسلات الواردة باسم الرئيس ، وينقل المستندات إلى فناني الأداء بناءً على طلبه ؛
• يضمن النظر في المستندات المقدمة للتنفيذ في الوقت المناسب ؛
• يقدم إلى الرئيس لتوقيع الطلبات وأوامر المسودة والوثائق الأخرى ؛
• ينظم المحادثات الهاتفية.
• في حالة عدم وجود الرأس ، يلتقط المعلومات الواردة ويوجه انتباه الرأس إليها ؛
• التحضير للاجتماعات أو الاجتماعات ، وتحرير المحاضر ؛
• ينظم استقبال الزوار ، إلخ.

في كل منظمة محددة ، قد يتم توفير واجبات أخرى للسكرتير - سواء المنصوص عليها من قبل CSD أو غير المدرجة فيها. على وجه الخصوص ، يمكن تعيين واجبات مدير المكتب إلى السكرتير: تزويد المكتب بالمواد الاستهلاكية ، واستدعاء المصلحين ، إلخ. هذه القضية KSD هو مجرد حد أدنى تحتاج إلى التركيز عليه ويمكن استكماله في نفس الوقت.

اعداد الوصف الوظيفي لسكرتير الرئيس

يجب أن يتم التسجيل ، مثل أي مستند آخر ، وفقًا لقواعد العمل المكتبي ، ولا سيما وفقًا لـ GOST R 6.30-2003. وفقًا لمعاييرها ، يجب أن تحتوي هذه الوثيقة على:

• اسم المؤسسة التي تم تطوير الوثيقة من أجلها ؛
• عنوان الوثيقة ("تعليمات العمل") ؛
• بيان تاريخ التطوير والتجميع ؛
• رقم التسجيل وفقًا لقواعد عمل المكتب الداخلي للمنظمة ؛
• إشارة إلى المكان الذي تم فيه التجميع ؛
• علامة الموافقة
• العنوان الفعلي ونص التعليمات ؛
• علامة على ما إذا كانت هناك تطبيقات ؛
• ملاحظات حول التنسيق الداخلي للوثيقة مع الخدمات والإدارات داخل المنظمة (عادة ما يتم التنسيق مع إدارة شؤون الموظفين ، والخدمات القانونية ، والإدارة المالية ، على الرغم من أنه إذا دعت الحاجة إلى ذلك ، فقد تشارك إدارات أخرى في التنسيق).

يمكن العثور على عينة من هذا الوصف الوظيفي على موقعنا على الإنترنت.

الوصف الوظيفي للسكرتير المساعد - ما الفرق؟

في بعض المنظمات ، بدلاً من السكرتير العادي ، هناك منصب سكرتير مساعد. في الواقع ، من الصعب التمييز بوضوح بين هذه المواقف ، حيث يمكن أيضًا أن يشارك المرجع في الدعم التنظيمي والتقني لعمل الرئيس وأداء واجبات السكرتارية الأخرى. وعليه ما يقال عنه الوصف الوظيفي للسكرتيرمدير ، في كثير من النواحي ينطبق أيضا على وثيقة مماثلة للسكرتير المساعد.

ومع ذلك ، عادة ما يعني عمل المرجع أنه متخصص من مستوى أعلى. ببساطة ، إذا قام السكرتير العادي بطباعة رسائل أو أوامر من المدير ، فإن المساعد يعدها بنفسه وبعد ذلك فقط يقوم بتمريرها إلى الرأس للتوقيع.

يجب أن يعني ذلك أن المرجع لا يمتلك فقط العمل المكتبي ، ولكنه أيضًا يفهم بجدية المنطقة التي تعمل فيها المؤسسة. عادة ، تشمل مسؤوليات المرجع بالإضافة إلى ذلك:

• اختيار المواد التي يجب أن تتعرف عليها الإدارة ؛
• صياغة التقارير حول الموضوعات المطلوبة ؛
• تقديم المشورة للإدارة بشأن القضايا التي يكون المرجع متخصصًا فيها.

كقاعدة عامة ، يجب أن يكون المرجع تعليم عالىوالمعرفة لغات اجنبية(على الأقل الإنجليزية). في الواقع ، المرجع هو مساعد للرئيس (ولكن ليس نائبا ، لأن المرجع عادة لا يملك سلطة إدارية في المنظمة).

نظرًا لأن مهنة المرجع لا تنظمها اللوائح ، فهذا هو الاسم الذي يطلق على الأمناء العاديين للرئيس أو نوابه في بعض المنظمات. وهذا يؤدي إلى بعض الالتباس ولكن القانون لا يحظره. لذلك ، عند تطوير التعليمات الخاصة بالسكرتير المساعد ، من الممكن تمامًا اتخاذ تعليمات السكرتير العادي للرأس كنموذج.

تعمل مجموعة العمل في أي منظمة ، بالاعتماد بشكل مباشر على وثيقة تنظم علاقة ومسؤوليات كل موظف في مكان العمل. مثل هذه التعليمات هي وصف وظيفي.

هي التي تحدد الحقوق وتتحمل قدرًا من المسؤولية ، وتحدد السلطات. يتم حل جميع مهام العمل ، والتعارضات المحتملة ، بالإضافة إلى مستوى عبء العمل بناءً على هذا المستند.

منصب سكرتير - مسؤول

من أجل وضع التعليمات بشكل صحيح وصحيح ، يجب أن تأخذ في الاعتبار العديد من الفروق الدقيقة:

1. أولاً ، ينتبه المطورون بالضرورة إلى أهميتها ، ويحددون هيكل المنظمة ذاته.
2. ثانيًا ، هناك كتب مرجعية خاصة - مصنفات ، وثالثًا ، يتم النظر في المعايير الرئيسية للإدارة.

دعنا نحاول دراسة هذه المشكلة بمزيد من التفصيل باستخدام مثال منصب السكرتير. كقاعدة عامة ، يعتبر هذا الشاغر نموذجيًا ، لذلك يحتوي المستند على عدة أقسام قياسية رئيسية:

• "أحكام عامة" - هنا يتم وصف تخصص العمل نفسه ، وخضوعه ، والشروط الرئيسية للتوظيف. بالإضافة إلى ذلك ، يتم توضيح وجود بعض المعرفة والمهارات المكتسبة سابقًا ، كما يتم الكشف عن مسألة استبدال الموظف أثناء غيابه.
• « مسؤوليات العمل»- يوضح هذا القسم قدرات الموظف. في جوهرها ، ينظم السكرتير الاجتماعات والعروض التقديمية والاجتماعات. بالإضافة إلى ذلك ، فهو يتحكم في التنفيذ عن طريق الهياكل الخطية لجميع الأوامر الصادرة عن الرئيس ، وإجراء المحادثات الهاتفية ، وتحديد المواعيد ، وهو مسؤول عن المراسلات الواردة والصادرة. اعتمادًا على تفاصيل نشاط المؤسسة ، يمكن توسيع واجبات الموظف.
• "الحقوق" - هنا يتم شرح المواقف الرئيسية ، مما يجعل من الممكن تأكيد صلاحيات المرء. أي أن السكرتير لديه الحق في الوصول إلى المستندات والمعلومات من نوع معين ، وكذلك العمل على التحسين الأكثر صحة لعمليته ، والعناية بمستوى التأهيل وتحسينه بانتظام.
• "المسؤولية" - فيما يلي المجالات التي يصبح فيها الموظف مسؤولاً أمام رئيسه. بالنسبة للجزء الأكبر ، يكون هذا القسم دائمًا قياسيًا.

المهام الرئيسية للسكرتير - مرجعي

واجب السكرتير الرئيسي هو تنفيذ تعليمات رئيسه

الوصف الوظيفي لهذه الوظيفة الشاغرة ، كما ذكرنا سابقًا ، نموذجي. لذلك ، تعتبره معظم المنظمات كأساس لها. إذن ، ما الذي لا يزال مدرجًا في اختصاصات السكرتير؟

• أولاً ، هذا هو تنفيذ أوامره. النقطة الأساسية هنا هي أنه يجب إرسال الأوامر التي تم إنشاؤها بشكل كامل إلى الموظفين التنفيذيين.
• ثانياً ، العمل بالمراسلة إلزامي. يتم عرض جميع الرسائل الواردة وتحليلها وإرسالها إلى وحدات هيكلية مختلفة أو إلى مكتب المدير.
• ثالثًا ، إنها مسؤولية حفظ السجلات. بمعنى ، يجب ترجمة جميع المعلومات الواردة إلى نموذج إلكتروني. ورابعًا ، تتم الإشارة هنا إلى وظائف إضافية.

خلال يوم العمل ، يتعامل السكرتير مع المستندات ، وقبول أنواع مختلفة من الطلبات ، وجمع المواد المطلوبة ، وإعداد الأوراق للتوقيع. يجب فحص جميع مشاريع القرارات التي تمر بين يديه للتأكد من عدم وجود أخطاء وإمكانية وجود أوجه قصور. هنا ، يعد التحكم في التصميم نفسه أمرًا مهمًا ، وكذلك التحرير إذا لزم الأمر.

بالإضافة إلى ذلك ، جميع المتقدمين اتصالات هاتفيةتخضع للتسجيل ، ويتم تسجيل المعلومات الواردة أثناء غياب الرأس بعناية لمزيد من الإرسال والنظر. العمل مع جهاز فاكس وآلة نسخ والرسائل الهاتفية يصبح مهمًا أيضًا. لكي تتوافق مع هذا الموقف ، من المهم أن يكون لديك رباطة جأش ، والالتزام بالمواعيد ، والدقة ، ومعرفة القراءة والكتابة.

منصب سكرتير المنظمة ينطوي على عمل تنظيم الاجتماعات.

هنا تحتاج إلى جمع المواد اللازمة ، وتوفيرها للتحليل ، وتحديد دائرة المشاركين في المستقبل ، وإخطارهم. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الحدث الذي يعقد في الموعد المحدد ينطوي على إعداد بروتوكول خاص ، والذي يتم التعامل معه من قبل السكرتير. تتضمن الوظيفة الشاغرة الأخرى ملء ملفات التسجيل ، وتقديم الأوامر إلى المنفذين ، والتحكم في الحدود الزمنية ، بالإضافة إلى تزويد مديرك بأدوات مكتبية ومعدات مكتبية صالحة للاستعمال.

وتجدر الإشارة إلى أن العمل مع المعلومات للسكرتير يجعله مسؤولاً عن التصميم المثالي لبنك البيانات ، والقيام بالأعمال التجارية والأرشفة والمحافظة عليها. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك الاتصال المباشر بفريق الإدارة المساعدة في النظر في الطلبات التشغيلية وحلها أسئلة مهمةوإدارة الزوار الذين يحددون المواعيد.

إذا لزم الأمر ، يذهب هذا الشخص في رحلات عمل ، يتم تحديد مدتها مباشرة من قبل الرئيس. الجدول الزمني العام يوم العمل عيد العمالهو المعيار ويفترض 40 ساعة عمل في الأسبوع مع فترات راحة لتناول طعام الغداء و. اعتمادًا على تفاصيل أنشطة المنظمة ، يمكن تعديل ساعات العمل.

حقوق ومسؤوليات السكرتير - المرجع

سكرتير - اليد اليمنىرئيس

ضع في اعتبارك مجموعة الحقوق القياسية التي يمكن طلبها من الرئيس ، الذي يشغل هذا المنصب:

• ظروف العمل - يجب أن تكون طبيعية ولا تتعارض مع التشريعات الروسية.
• المساعدة في العمل هي المساعدة في أداء واجبات الفرد من أجل تحقيق أفضل النتائج.
• دعم المعلومات - يشمل الوصول إلى أي نوع من الوثائق التصميم الصحيحالأوامر والاتفاقيات والمراسلات.
• التدريب المتقدم - اجتياز الدورات اللازمة.
• الاتصال بالإدارة - العمل عن كثب بشأن القضايا الحالية وتقديم المقترحات ومناقشتها.
• توقيع المستندات - تصدق الأوراق المرجعية أو المعلوماتية من قبل السكرتير ضمن اختصاصه.

تكمن مسؤولية هذا المنصب الشاغر في الحاجة إلى أداء واجباتك بشكل صحيح ، لإجراء الأنشطة وفقًا لـ قانون العمل، لا ترتكب جرائم ومراقبة أفعالهم بانتظام حتى لا تسبب ضررًا للمنظمة.

موظف بالمحكمة

العمل مع الوثائق مثل وظيفة السكرتير

تعتبر أقسام التعليمات الخاصة بوصف الحقوق والمسؤوليات نموذجية تقريبًا ، لكن المسؤوليات لها فروقها الدقيقة اعتمادًا على الشركة التي تحددها. لذلك إذا لمست العدالة الروسية، فمن الممكن تحديد بعض السمات الرئيسية لمثل هذا العمل.

إن المهمة الأولى والأكثر أهمية لسكرتير جلسة المحكمة هي ضمان عمل غير متقطع ومنسق بشكل جيد لهذا الجهاز. من الضروري هنا إعداد جميع الوثائق ، وجمع التوقيعات ، وإنشاء خطابات وإرسالها إلى المستلمين ، واستقبال المواطنين ، والعمل على استخراج ، واستدعاء الشهود ، إلخ.

بالإضافة إلى ذلك ، يقوم هذا الموظف بتحليل قوائم القضايا ، وتجميعها ووضعها لمزيد من المراجعة ، وتسليم نسخ من الاستنتاجات ، والتحكم في ظهور جميع الشهود ، مع ملاحظة وقت التواجد. يتم تسجيل جميع جلسات المحكمة المنعقدة في السجل ، وعند الانتهاء منها ، يتم تحرير المحاضر. كما يقوم بعمل نسخ الأحكام، مواد تنفيذ الحكم ، أمر التنفيذ.

تمر جميع الوثائق الخاصة بالضحايا عن طريق السكرتير.

سكرتير - ميكانيكي محكمة

الوصف الوظيفي لسكرتير الرئيس سوف ينقط i

هذه وظيفة شاغرة محددة تتطلب معرفة طبيعة قانونية. بشكل عام ، يجب أن يكون هذا الشخص مؤهلاً ومختصًا ومجمعًا وقادرًا على الامتثال لبعض المحظورات والقيود.

الخبرة مهمة هنا ، دراسة القوانين في وصفها الحديث والعمل مع الدستور وقانون العمل والتنفيذ الدقيق لتعليمات العمل المكتبي.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يعرف الموظف أساسيات التفاعل مع الهياكل الإدارية ، وأن يكون قادرًا على الكتابة بشكل صحيح ، وإجراء التعديلات ، والفهم أسلوب العملوقواعد اللغة الروسية. تعتبر المهارات في المنطقة مهمة أيضًا. تقنيات المعلومات، مهارات إدارة الوثائق ، إلخ.

في الوقت نفسه ، يجب التخطيط ليوم العمل بالكامل بشكل صحيح لضمان حسن توقيت تنفيذ القضايا. تخضع جميع المعلومات الواردة لتحليل دقيق ، وتتم معالجتها باستخدام التقنيات الحديثة. من المهم أن تكون قادرًا على العمل بشكل صحيح مع الإنترنت ، واستخدام برامج خاصة.

حقوق السكرتير

أولا ، هذا الشاغر ينطوي على الإلمام بمشاريع المقررات التي تتعلق به مباشرة. ثانيًا ، هذا تحليل للأنشطة وتقديم مقترحات خاصة بالفرد ، بالإضافة إلى مناقشة أوجه القصور أو العوائق التي يمكن تحديدها في حل المشكلات.

ثالثاً: هناك حق العمل مع جميع التقسيمات الهيكلية ، مطالباً إياها بتنفيذ تعليمات الرأس ، وكذلك معلومات ضروريةوأداء واجباتهم. ورابعًا ، اعتمد على مساعدة المدير في تنفيذ إجراءات العمل.

ستخبرك استشارة الفيديو بكيفية كتابة وصف وظيفي للموظف:

السكرتير - الاسم الجماعي أنواع مختلفةمناصب ذات مسؤوليات وظيفية مختلفة. كقاعدة عامة ، السكرتارية هم متخصصون يضمنون عمل مسؤول أو هيئة أو مؤسسة. بناءً على هذه المهام ، يتم أيضًا صياغة مسؤوليات وظيفية محددة للسكرتير.

من المقال سوف تتعلم:

يمكن فهم المصطلح الجماعي "سكرتير" على أنه سكرتير الرئيس أو مسؤول آخر ، كاتب كاتب ، سكرتير جلسة المحكمة ، سكرتير اجتماع عامالمساهمين أو أعضاء الشركة وأنواع أخرى من المتخصصين الفنيين.

أي منظمة مع تدفق الوثائق الصادرة والواردة والموظفين والتسلسل الهرمي الهيئات الرئاسيةضروري سكرتير. هو الذي يتولى وظيفة ضمان سير العمل وأنشطة الرأس. حسب الحجم كيان قانونييمكن إنشاء خدمة كاملة من الأمناء. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تنطبق وظيفة هذا المتخصص على الشركة بأكملها ككل ، وأن تكون "مرتبطة" بمدير معين (وحيد الهيئة التنفيذيةأو رئيس وحدة هيكلية - إدارة ، قسم ، فرع ، مكتب تمثيلي ، إلخ).

ينعكس المسمى الوظيفي المحدد في التوظيفشركات. اعتمادًا على النقاط المذكورة أعلاه ، يتم أيضًا بناء وظائف الوظيفة. وظيفة السكرتير ثابتة في الوصف الوظيفي. لماذا من المهم صياغة واجبات السكرتير بالتفصيل وبشكل كامل قدر الإمكان؟ من أجل الموظف في هذا المنصب لفهم النطاق الكامل ل واجبات العمللتجنب سوء التفاهم بين صاحب العمل والموظف ، للحد من مخاطر الخلافات العمالية. يطرح السؤال أحيانًا ما إذا كان يجب على هذا الاختصاصي التأكد من أن المنظمة لديها أدوات مكتبية ومواد كيميائية منزلية وأشياء أخرى ضرورية لعمل أي شركة.

الجواب هنا واضح - تحتاج إلى النظر في الوصف الوظيفي ، حيث تشير واجبات السكرتير.

بالطبع ، ستكون وظائف المتخصصين ذوي المسميات الوظيفية المختلفة مختلفة.

مسؤوليات الأمين التنفيذي

في دليل التأهيل لمناصب المديرين والمتخصصين والموظفين الآخرين ، المعتمد بموجب مرسوم وزارة العمل الروسية بتاريخ 08.21.1998 N 37 ، يوجد وصف لمنصب "سكرتير الرئيس". عند تكوين قسم خاص بالمسؤوليات ، يمكن اعتبار وصف الوظيفة الواردة في الكتيب كأساس. لذا ، للتلخيص ، واجبات سكرتير المكتبينزل إلى ما يلي:

قبول المراسلات الموجهة لرئيس الشركة وكذلك الطعون المكتوبة لرئيس موظفي الشركة - ملاحظات المكتبوالبيانات والتقارير والتقارير.

إعداد الوثائق اللازمة لعمل الرئيس ، بما في ذلك استخدام الكمبيوتر والنسخ وغيرها من المعدات المكتبية ؛

تتبع النظر في الوقت المناسب وتقديمها من قبل الأقسام الهيكلية والمنفذين للوثائق المقدمة لهم للتنفيذ ؛

التحقق من صحة تصميم مسودات المستندات المقدمة إلى الرئيس للتوقيع ؛

التحضير للاجتماعات والاجتماعات مع الرئيس (جمع المواد ، إخطار الموظفين حول وقت ومكان الاجتماع ، حول جدول الأعمال) ، تسجيل محاضر الاجتماعات ؛

تنظيم المحادثات الهاتفية للرئيس ، واستقبال وتثبيت المعلومات الواردة ، وتنظيم استقبال الزوار ؛

تشكيل القضايا حسب التسمية المعتمدة وضمان سلامتها ونقلها إلى الأرشيف.

وبالتالي ، يتم تقليل مسؤوليات الوظيفة الأساسية لسكرتير الرئيس إلى تنظيمية و دعم فنيأعماله.

إذا تمت إضافة الآخرين إلى الواجبات الأساسية المدرجة ، بناءً على تفاصيل كيان قانوني معين ، فيجب أيضًا تسجيلهم في الوصف الوظيفي الحالي.

اقرأ أيضا:

• الصفات الشخصية والمهنية الهامة للسكرتير

هذا الموظف يقدم تقاريره مباشرة إلى المدير. لأداء الوظائف الأساسية والإضافية بنجاح ، يجب أن يتمتع هذا الاختصاصي بمهارات ومعرفة معينة. على سبيل المثال ، المعرفة مطلوبة:

الهيكل التنظيمي للشركة

تنظيم العمل المكتبي وتدفق المستندات

قواعد العمل مع المعدات المكتبية والاتصالات

تطبيق البرمجيات

أخلاقيات العمل ومهارات الاتصال التجاري

قواعد حماية العمل وأساسيات تشريعات العمل والمهارات والكفاءات الأخرى.

السكرتير الكفء والمتعلم واللباق والمكتسب والمختص هو هبة من السماء للقائد. لا يقوم هؤلاء المتخصصون بتسهيل تنظيم عمل المشرف المباشر فحسب ، بل يقومون أيضًا ببناء سير العمل اللازم للشركة بأكملها. وغالبًا ما يكون السكرتير هو "وجه" المنظمة ، وحافظ على تقاليدها ، ومساعد لا غنى عنه لجميع الموظفين.

المسؤوليات الوظيفية لسكرتير الأعمال

مثل هذا الاختصاصي ليس "مرتبطًا" بمدير معين ، ولكنه يؤدي الوظائف اللازمة للشركة بأكملها. كقاعدة عامة ، يتم تقليل عمله إلى الحفاظ على تدفق المستندات للمنظمة. بشكل عام ، قد تبدو واجبات سكرتير الكاتب كما يلي:

• تسجيل ومعالجة المراسلات ، اتجاه تدفق المستندات وفقًا للقواعد والعادات المعتمدة في المؤسسة ؛
• ضمان التسجيل والمحاسبة والتنظيم وتخزين الكتلة الكاملة للوثائق - الداخلية والواردة والصادرة ؛
• الاحتفاظ بأرشيف ، وتتبع تنفيذ التسميات المعتمدة ؛
• إعداد مسودات الوثائق ، وتحريرها ، وتنظيم التوقيع من قبل الرئيس ؛
• العمل مع الخدمات البريدية والبريدية ؛
• العمل على عمل نسخ ، وصلات متقاطعة ، قوائم جرد أرشيفية ، إعداد شهادات وملخصات ووظائف أخرى.

هذه المجموعة وظائف العملقد لا يحتوي فقط على منصب كاتب السكرتير ، ولكن أيضًا سكرتير المرجع ، كاتب ، مساعد شخصي ، أمين أرشيف ، أخصائي توثيق ، إلخ. قد يحتوي الوصف الوظيفي لموظف معين في مؤسسة معينة على واجبات أخرى ، والتي يجب أن تنعكس في الوصف الوظيفي.

عند وصف واجبات سكرتير الكاتب ، يمكن للمرء أن يتخذ كأساس للوظائف الموضحة في دليل التأهيل لمناصب سكرتير الطباعة ، سكرتير مختزل. على الرغم من أن هذه المواقف في شكلها النقي لم تعد ذات صلة بسبب التطور تكنولوجيا الكمبيوترومعدات المكاتب. ويمكن الآن أداء بعض واجبات السكرتارية حتى عن بعد ، دون وجود دائم في المكتب.

نلفت انتباهك إلى مثال نموذجي لوصف وظيفي لسكرتير رئيس ، عينة من 2019. يجب أن تتضمن الأقسام التالية: الموقف العام، الواجبات الرسمية لسكرتير الرئيس ، حقوق سكرتير الرئيس ، مسؤولية سكرتير الرئيس.

الوصف الوظيفي لسكرتير الرأسينتمي إلى القسم خصائص التأهيل على مستوى الصناعة لمناصب الموظفين العاملين في الشركات والمؤسسات والمنظمات".

يجب أن تنعكس العناصر التالية في الوصف الوظيفي لسكرتير الرئيس:

مسؤوليات الأمين التنفيذي

1) مسؤوليات العمل.يقوم بأعمال الدعم التنظيمي والفني للأنشطة الإدارية والإدارية لرئيس المؤسسة. يستقبل المراسلات الواردة لينظر فيها الرئيس وينقلها بما يتوافق مع قرارإلى الأقسام الهيكلية أو المؤدين المعينين لاستخدامها في عملية العمل أو إعداد الإجابات. إجراء الأعمال المكتبية ، وتنفيذ العمليات المختلفة باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر المصممة لجمع ومعالجة وتقديم المعلومات في الإعداد واتخاذ القرار. يقبل المستندات والبيانات الشخصية لتوقيع رئيس المؤسسة. تعد الوثائق والمواد اللازمة لعمل الرئيس. يراقب النظر في الوقت المناسب وتقديمه من قبل الوحدات الهيكلية والمنفذين المحددين للوثائق المستلمة للتنفيذ ، والتحقق من صحة إعداد مسودات المستندات المقدمة إلى الرئيس للتوقيع ، ويضمن تحريرها عالي الجودة. ينظم إجراء المحادثات الهاتفية للرئيس ، ويسجل المعلومات الواردة في غيابه ويلفت انتباهه إلى محتواها ، وينقل ويتلقى معلومات عن أجهزة الاستقبال والاتصال الداخلي (الفاكس ، والتلكس ، وما إلى ذلك) ، وكذلك الرسائل الهاتفية ، ويجلب إلى علمه في الوقت المناسب المعلومات الواردة من خلال قنوات الاتصال. نيابة عن الرئيس ، يقوم بإعداد الرسائل والطلبات والوثائق الأخرى وإعداد إجابات لمؤلفي الرسائل. يقوم بالعمل على التحضير للاجتماعات والاجتماعات التي يعقدها الرئيس (جمع المواد اللازمة ، وإخطار المشاركين بوقت ومكان الاجتماع ، وجدول الأعمال ، وتسجيلهم) ، ويحافظ ويحرر محاضر الاجتماعات والاجتماعات. يتولى الرقابة على تنفيذ موظفي المؤسسة للأوامر والأوامر الصادرة ، فضلاً عن الامتثال للمواعيد النهائية لتنفيذ التعليمات والتعليمات الصادرة عن رئيس المؤسسة التي يتم التحكم فيها. يحتفظ بملف التحكم والتسجيل. يزود مكان عمل الرئيس بالوسائل اللازمة للتكنولوجيا التنظيمية ، والقرطاسية ، ويخلق الظروف المواتية لعمله الفعال. المطبوعات ، بتوجيه من الرئيس ، المواد المكتبية اللازمة لعمله أو إدخال المعلومات الحالية في بنك البيانات. ينظم استقبال الزوار ، ويساهم في سرعة النظر في طلبات ومقترحات الموظفين. تشكيل القضايا بالتصنيفات المعتمدة والتأكد من سلامتها ورفعها للأرشيف في الوقت المناسب. نسخ المستندات على آلة تصوير شخصية.

سكرتير المدير يجب أن يعرف

2) يجب أن يعرف أمين سر الرئيس في أداء مهامه الرسمية:القرارات والأوامر والأوامر والمواد الإرشادية الأخرى والوثائق التنظيمية المتعلقة بأنشطة المؤسسة وحفظ السجلات ؛ هيكل وإدارة المؤسسة وأقسامها ؛ تنظيم العمل المكتبي. طرق التسجيل ومعالجة الوثائق ؛ أرشيف الأعمال مطبوعة. قواعد استخدام الاستقبال والاتصال الداخلي ؛ معايير النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري ؛ قواعد طباعة خطابات العمل باستخدام النماذج القياسية ؛ أسس الأخلاق وعلم الجمال. قواعد الاتصال التجاري ؛ أساسيات تنظيم العمل وإدارته ؛ قواعد تشغيل تكنولوجيا الكمبيوتر ؛ أساسيات القانون الإداري وتشريعات العمل ؛ لوائح العمل الداخلية ؛ قواعد وأنظمة حماية العمل.

شروط تأهيل سكرتير الرئيس

3) متطلبات التأهيل.التعليم المهني العالي دون تقديم متطلبات الخبرة في العمل أو التعليم المهني الثانوي والخبرة العملية في التخصص لمدة لا تقل عن سنتين.

1. أحكام عامة

1. ينتمي السكرتير إلى فئة المنفذين الفنيين.

2. يتم قبول الشخص الحاصل على تعليم مهني عالي دون تقديم متطلبات الخبرة العملية أو التعليم المهني الثانوي والخبرة العملية في التخصص لمدة سنتين على الأقل لمنصب سكرتير.

3. يتم تعيين السكرتير وفصله من قبل مدير المنظمة.

4. يجب أن يعرف السكرتير:

• القرارات والأوامر والأوامر وغيرها من المواد الإرشادية والوثائق التنظيمية المتعلقة بأنشطة المنظمة وحفظ السجلات ؛
• هيكل وقيادة المنظمة وأقسامها ؛
• تنظيم العمل المكتبي.
• طرق التسجيل ومعالجة الوثائق ؛
• أرشيف الأعمال
• مطبوعة.
• قواعد استخدام أجهزة الاستقبال والاتصال الداخلي ؛
• معايير النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري ؛
• قواعد طباعة خطابات العمل باستخدام النماذج القياسية ؛
• أسس الأخلاق وعلم الجمال.
• قواعد الاتصال التجاري ؛
• أساسيات تنظيم العمل وإدارته ؛
• قواعد تشغيل تكنولوجيا الكمبيوتر ؛
• أساسيات القانون الإداري وتشريعات العمل ؛
• لوائح العمل الداخلية ؛
• قواعد وقواعد حماية العمال وتدابير السلامة والصرف الصحي الصناعي والوقاية من الحرائق.

5- يسترشد السكرتير في أنشطته بما يلي:

• تشريعات الاتحاد الروسي ،
• ميثاق المنظمة,
• أوامر وأوامر الموظفين الذين يخضع لهم وفقًا لهذه التعليمات ،
• هذا الوصف الوظيفي ،
• لوائح العمل الداخلية للمنظمة.

6. يقدم السكرتير تقاريره مباشرة إلى مدير المنظمة (مدير المنظمة ، رئيس القسم ، إلخ.)

7. أثناء غياب السكرتير (رحلة عمل ، إجازة ، مرض ، إلخ) ، يؤدي واجباته شخص يعينه مدير المنظمة بالطريقة المنصوص عليها ، والذي يكتسب الحقوق والواجبات المناسبة ويكون مسؤولاً عن أداء الواجبات المنوطة به.

2. المسؤوليات الوظيفية لسكرتير الرئيس

سكرتير:

1. يقوم بأعمال الدعم التنظيمي والفني للأنشطة الإدارية والإدارية لمدير المنظمة.

2. يقبل المراسلات المقدمة للنظر من قبل المدير ، وينقلها وفقا للقرار المتخذ إلى الأقسام الهيكلية أو منفذين معينين لاستخدامها في عملية العمل أو إعداد الإجابات.

3. إجراء الأعمال المكتبية ، وتنفيذ العمليات المختلفة باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر المصممة لجمع ومعالجة وتقديم المعلومات في الإعداد واتخاذ القرار.

4. يقبل المستندات والبيانات الشخصية لتوقيع مدير المنظمة.

5. إعداد الوثائق والمواد اللازمة لعمل المخرج.

6. يراقب النظر في الوقت المناسب وتقديمه من قبل الأقسام الهيكلية والمنفذين المحددين للوثائق الواردة للتنفيذ ، والتحقق من صحة تنفيذ مسودات الوثائق المعدة المقدمة إلى المدير للتوقيع ، ويضمن تحريرها عالي الجودة.

7. ينظم المحادثات الهاتفية للمدير ، ويسجل المعلومات الواردة في غيابه ويوجه انتباهه إلى محتوياتها ، وينقل ويتلقى المعلومات عبر أجهزة الاستقبال والاتصال الداخلي (الفاكس ، والتلكس ، وما إلى ذلك) ، وكذلك الرسائل الهاتفية ، وجلبها في الوقت المناسب. لمعلوماته الواردة من خلال قنوات الاتصال.

8. نيابة عن المدير ، يقوم بإعداد الرسائل والطلبات والوثائق الأخرى ، وإعداد إجابات لمؤلفي الرسائل.

9. يقوم بالعمل على التحضير للاجتماعات والاجتماعات التي يعقدها المدير (جمع المواد اللازمة ، وإخطار المشاركين حول وقت ومكان الاجتماع ، وجدول الأعمال ، وتسجيلهم) ، ويحافظ ويحرر محاضر الاجتماعات والاجتماعات.

10. يتولى الرقابة على تنفيذ موظفي المنظمة للأوامر والتعليمات الصادرة ، وكذلك الالتزام بالمواعيد النهائية لتنفيذ التعليمات والتعليمات الصادرة عن مدير المنظمة ، التي يتم السيطرة عليها.

11. يحتفظ بملف ضبط وتسجيل.

12- يزود مكان عمل المدير بالوسائل الضرورية للتكنولوجيا التنظيمية ، والقرطاسية ، ويخلق الظروف الملائمة لعمله الفعال.

13. طباعة ، بتوجيه من المدير ، المواد الرسمية اللازمة لعمله أو إدخال المعلومات الحالية في بنك البيانات.

14. ينظم استقبال الزوار ، ويساهم في سرعة النظر في طلبات واقتراحات الموظفين.

15. عمل نماذج للقضايا بالتسمية المعتمدة والتأكد من سلامتها ورفعها للأرشيف في الوقت المناسب.

16. نسخ المستندات على آلة التصوير الشخصية.

17. يتوافق مع لوائح العمل الداخلية والمحلية الأخرى أنظمةالمنظمات.

18. يتوافق مع القواعد واللوائح الداخلية لحماية العمال والسلامة والصرف الصحي الصناعي والحماية من الحرائق.

19. يضمن النظافة والنظام في مكان عمله.

20. يفي ، في إطار عقد العمل ، بأوامر الموظفين الذين يخضع لهم بموجب هذه التعليمات.

3. حقوق سكرتير الرئيس

للسكرتير الحق في:

1. تقديم مقترحات لمدير المنظمة لتحسين العمل المتعلق بالمهام المنصوص عليها في هذه التعليمات.

2. الطلب من الأقسام الهيكلية وموظفي المؤسسة المعلومات اللازمة له لأداء مهامه.

3. التعرف على الوثائق التي تحدد حقوقه والتزاماته في منصبه ومعايير تقييم جودة أداء المهام الرسمية.

4. التعرف على مشاريع قرارات إدارة المنظمة بشأن أنشطتها.

5. مطالبة إدارة المنظمة بتقديم المساعدة ، بما في ذلك توفير الشروط التنظيمية والفنية وتنفيذ الوثائق الموضوعة اللازمة لأداء المهام الرسمية.

6. الحقوق الأخرى المنصوص عليها في تشريعات العمل الحالية.

4. مسئولية سكرتير الرئيس

السكرتير مسئول عما يلي:

1. لأداء غير لائق أو عدم أداء واجباتهم الرسمية المنصوص عليها في هذا الوصف الوظيفي - ضمن الحدود التي تحددها تشريعات العمل في الاتحاد الروسي.

2. بالنسبة للجرائم المرتكبة في سياق أنشطتهم - ضمن الحدود التي نصت عليها التشريعات الإدارية والجنائية والمدنية الحالية للاتحاد الروسي.

3. للتسبب في ضرر مادي للمنظمة - ضمن الحدود التي وضعها قانون العمل والتشريعات المدنية الحالية في الاتحاد الروسي.

الوصف الوظيفي لسكرتير الرأس - عينة 2019. الواجبات الرسمية لسكرتير الرئيس ، حقوق سكرتير الرئيس ، مسئولية سكرتير الرئيس.