لماذا هناك حاجة لشرح؟ التنسيق الصحيح للملاحظة التفسيرية. باليد أو على الكمبيوتر

المذكرة التفسيرية هي وثيقة. ليس لها حركة خارج عمل المنظمة ومتاحة فقط للتداول الداخلي. إنه يشير إلى سبب ارتكاب الجاني لهذا الفعل أو ذاك.

والتي كانت نتيجة ظاهرة سلبية أخرى. يمكن أن يكون التوضيحي مستندًا مستقلاً وإضافة إلى المستند الرئيسي. في الحالة الأخيرة ، يحتوي على تفسيرات للحالة الرئيسية.

عزيزي القارئ! تتحدث مقالاتنا عن طرق نموذجية لحل المشكلات القانونية ، ولكن كل حالة فريدة من نوعها.

إذا أردت أن تعرف كيف تحل مشكلتك بالضبط - اتصل بنموذج المستشار عبر الإنترنت على اليمين أو اتصل عبر الهاتف.

إنه سريع ومجاني!

الغرض من الملاحظة:توضيح الوضع الحالي من قبل الشخص الرئيسي. قد يكون أو لا يكون مذنبا. تم إعداده للإجراءات الداخلية. حدد الأسباب وتوصل إلى العثور على الشخص المذنب أو ، على العكس من ذلك ، تبريره.

وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي ، يجب على مدير المنظمة أن يطلب مذكرة توضيحية من المتهم.الموظف ، بدوره ، قد يرفض ، ثم صاحب العمل لديه الحق في فرض إجراءات تأديبيةبدون محاكمة.

وتجدر الإشارة إلى أن صاحب العمل فقط هو من يحق له طلب كتابة مذكرة تفسيرية. إذا تم اتباع هذا الاستئناف ، فمن الأفضل تنفيذه. يمكن تجاهل طلبات رئيس القسم أو مشرفك.

يجب أن تبلغ المذكرة التفسيرية صاحب العمل بالحادث.يجب تحديد رؤية الموقف من موقف المكون. في بعض الأحيان يتم كتابته لتوضيح مشروع أو تقرير. في هذه الحالة ، يتم كتابته بأي شكل ويتم إرفاقه بالمستند الرئيسي.

كيف تكتب ملاحظة توضيحية لوظيفة ما

النموذج ملاحظة توضيحية:

1. في الزاوية اليمنى العليا يشار إليه باسم الشخص الذي يتم وضع المذكرة التوضيحية باسمه (صاحب العمل).
2. وتحت دلالة من هو مكتوب ممن جمعت منه ، مع بيان الموقف.
3. في الوسط نكتب الاسم: "توضيحي".
4. في النص نفسه ، نشير إلى سبب ما حدث ونتائج الفعل.
5. قم بالتوقيع والتاريخ في الزاوية اليمنى السفلى.

تشمل القواعد الرئيسية لتجميع الملاحظات التفسيرية ما يلي:

1. اكتب الحقيقة فقط.إذا تم الكشف عن معلومات خاطئة ، فإن العواقب ستؤثر سلبًا على عملك.
2. لا تنقل اللوم إلى زملائك.إذا كان هناك عدة أشخاص متورطين ، يحق لصاحب العمل أن يطلب توضيحات منهم وسيحددون رؤيتهم للوضع. ستكون النتيجة تحديد الخلافات. وبالتالي ، سيكون لديك أيضًا أعداء - زملاء.
3. لا يجب أن تكتب: "لم يُطلب مني" ، "لم أتعلم" ، إلخ.عند التقدم لوظيفة ، تقوم بالتوقيع على وصف الوظيفة ، والذي يحتوي على قائمة بالمعارف والمهارات اللازمة للوظيفة.

عند كتابة ملاحظة توضيحية ، الاعتماد على المستندات ( وصف الوظيفةإلخ.). يمكنك الإشارة إلى أنك أساءت فهم الصياغة ، وما إلى ذلك ، إذا كان ذلك ممكنًا ، فمن الأفضل تسمية المستند ليس "ملاحظة توضيحية" ، ولكن "ملاحظة توضيحية".

إذا قمت بخطأ فادح ، يمكنك الاعتماد على قدر كبير من العمل أو سوء الحالة الصحية.في الختام ، يمكنك الإشارة إلى أنك تقر بهذا الخطأ ، وتتعهد بإزالته ومنع حدوثه في المستقبل.

نوع عرض الملاحظات التوضيحية:

1. العرض ممكن فقط في أسلوب العمل.
2. الإيجاز ، دون تفسيرات إضافية لا تتعلق بالحدث.
3. تفسير الشخص الأول.
4. التاريخ والتوقيع مطلوب.

في حالة وجود مخالفة تأديبية خطيرة وإمكانية عقد جلسة استماع في المستقبل ، من الأفضل الاتصال بمحام لكتابة مذكرة تفسيرية.

يُسمح برفض كتابة ملاحظة ، ولكن سيتم التعامل معها لاحقًا على أنها ميزة إضافية وليست في اتجاهك.من الأفضل أن توضح وجهة نظرك في الموقف. إذا لم يكن عليك اللوم ، فانظر إليه انتباه خاصعند إعطاء التفسيرات. يمكنك إضافة عبارة سحرية في مثل هذه الحالات: "في الوضع الحالي ، كان علي أن أتصرف وفقًا للظروف".

عند الكتابة ، أعط الأفضلية للكتابة على الكمبيوتر بدلاً من الكتابة باليد. إذا كانت الحالة خطيرة وسينظر المتخصصون في طلبك في شكل ونوع الرسالة ، فسيكون بمقدورهم استخلاص بعض الاستنتاجات.

مثال على ملاحظة توضيحية

يمكن صياغة مذكرة توضيحية وفقًا لـ أسباب مختلفة. على سبيل المثال ، التأخر عن العمل ، ارتكاب أخطاء في المستندات ، الانتهاك الجسيمالتخصصات ، إلخ.

ضع في اعتبارك ملاحظة تفسيرية حول التأخر عن العمل. وتجدر الإشارة إلى أنه في حالة غياب العمل لأكثر من أربع ساعات يحق لصاحب العمل فصل العامل.

مدير

PJSC "Gorodbank"

في ياروسلافل

O.G Petrov

من مراقب - أمين الصندوق للقسم

مبيعات الشركات

التأمين D. Yu.

رسالة تفسيرية

15/4/12 ، أنا ديانا يوريفنا ستراخوفا ، تأخرت عني مكان العمللمدة 30 دقيقة للسبب التالي. تعطلت الحافلة رقم 35 في محطة الحافلات ولم تصل في الموعد المحدد في محطة موسكوفسكايا في الساعة 7:35. نتج عن ذلك انتظار الحافلة التالية التي وصلت بعد 30 دقيقة.

في المستقبل ، أعدك ألا أتأخر عن العمل. غادر المنزل مبكرًا. في حالة وقوع حدث غير متوقع ، أبلغ مشرفك المباشر Yu. K. Popova عن سبب الاحتجاز. 30 دقيقة ، والتي تأخرت ، أتعهد بالتمرين.

ستراخوفا دي يو. (التوقيع)

بعد كتابة مذكرة تفسيرية ، يتم تقديمها إلى الرأس أو العمل مؤقتًا بصفته. على الوثيقة ، يضع قراره - قرار.

إذا تم تحديد عقوبة ، يتم وضع أمر أو مستند آخر.تم بالفعل إرفاق ملاحظة بهم.

ملاحظة تفسيرية للتأخر

مخرج

شركة " شركة بناء"أوميغا"

بافليتشينكو ج.

من السكرتيرة زفينتسوفا أو.ك.

رسالة تفسيرية

أنا ، أوكسانا كونستانتينوفنا زفينتسوفا ، تأخرت عن العمل لمدة 3 ساعات في 25 يونيو 2014. في الصباح ، أثناء نزول السلم من شقة في مبنى متعدد الطوابق ، شاهدت شجارًا. وصل ضباط الشرطة بزي إجباري وطلبوا مشاهدة الحادث. قدت السيارة برفقتهم إلى مركز الشرطة رقم 3 ، بمحاذاة شارع روماشكينا ، 1. استغرقت صياغة البروتوكول 2.5 ساعة. بعد ذلك ذهبت إلى العمل. تم تحذير نائب المدير إيفانوف أوليغ فيكتوروفيتش من تأخره. يرجى الأخذ بعين الاعتبار سبب جيديجري في وقت متأخر.

زفينتسوفا أو.ك (توقيع)

نموذج ملاحظة تفسيرية للتغيب عن العمل

رئيس MTS OJSC

أورلوف إس.

من مستشار المبيعات Igrov O.V.

رسالة تفسيرية

احتفلت أنا ، أوليغ فلاديميروفيتش إيغروف ، بعيد ميلادي العشرين مع أصدقائي في 19 مايو 2015. بسبب عدد كبير منتجات كحوليةاستمر الاحتفال حتى الصباح الباكر. بعد أن أغلقت عيني لبضع دقائق ، لم أستيقظ إلا في وقت الغداء في 20 مايو. لقد فات الأوان للذهاب إلى العمل. أطلب منكم مراعاة الظروف المحترمة للعطلة.

إيغروف أو في (توقيع)

يجب أن يكون لدى كل شخص حالات في العمل عندما كان عليه كتابة ملاحظة توضيحية. للوهلة الأولى يبدو أن كل شيء بسيط ، ولكن عندما تضطر إلى كتابته ، من الصعب جمع أفكارك وتقديم جوهر المشكلة إلى الإدارة. لذلك ، في هذه المقالة سوف نتحدث عن كيفية وضع مثل هذا المستند بشكل صحيح والنظر في مثال لملاحظة تفسيرية.

ما هذا؟

في البداية ، دعنا نحاول الإجابة على سؤال حول ماهية الملاحظة التفسيرية. يشرح هذا المستند بشكل أساسي قائدوجهة نظر مؤلفها فيما يتعلق بالحدث الذي وقع (التغيب أو انتهاك المواعيد النهائية لإكمال المهمة أو حجمها ، وأكثر من ذلك بكثير). أيضًا ، يمكن كتابة مذكرة توضيحية لشرح محتوى وجوهر أي مستند (تقارير ومشاريع ووثائق أخرى مماثلة). ومع ذلك ، يمكنك كتابتها قائمة موحدةالتي تستخدمها المنظمة. إذا ارتكب الموظف ، فوفقًا لقانون العمل ، يحق لصاحب العمل أن يطلب من الجاني شرح الموقف كتابةً. في حالة عدم تقديم مذكرة تفسيرية للعمل في الوقت المحدد ، يجوز لصاحب العمل وضع إجراء رفض وتطبيق الإجراءات التأديبية. لذلك ، من الأسهل كتابتها.

ملاحظة للعمل؟

بادئ ذي بدء ، يجب أن يشير النص إلى الحقائق التي ترتبط ارتباطًا مباشرًا بالحالة التي نشأت. بعد ذلك ، من الضروري ذكر أسباب النتيجة غير الناجحة للقضية (يجب أن تقر بأن القيادة لا تتطلب مذكرة توضيحية في حالة الفوز). اكتب أفضل لغة الأعماليجب التعبير عن الأفكار بإيجاز ووضوح. يجب عليك وصف الحقائق المتعلقة بالقضية فقط ، وتجنب الأعذار (في هذه الحالة تعترف صراحة بالذنب) والعرض غير الصحيح للحقائق. يجب أن تكون المذكرة ثقيلة ومعقولة. ليس سيئًا إذا كانت هناك فرصة للتشاور مع الزملاء أو الأقارب أو الأصدقاء. يمكن كتابة ملاحظة توضيحية ، عينة منها معروضة أدناه ، بخط اليد مع التفاصيل.

أنواع المذكرات التفسيرية

تقليديا ، يمكن تقسيم هذه الملاحظات إلى نوعين: نفي وتوضيحي. يقدم الموظف الخيار الأول في الحالة عندما يكون من الضروري توضيح أسباب تصرفه غير المشروع. يقوم الموظف بصياغة ملاحظات توضيحية لشرح أسباب الفعل ، مع الإشارة إلى الظروف والشروط التي لا تعتمد على إرادة مؤلف المذكرة.

غالبًا ما تكون المستندات التوضيحية مطلوبة في الحالات التالية: التأخر عن العمل ، أو الظهور في مكان العمل في حالة تسمم كحولي أو مخدر أو سام ، أو ارتكاب سرقة ممتلكات من مكان العمل ، أو ارتكاب جريمة غير أخلاقية ، أو التغيب عن مكان العمل أو التغيب عن العمل ، انضباط العملتقديم معلومات خاطئة للجهات المخولة. بالطبع ، من الأسهل كتابتها عندما يكون هناك مثال لملاحظة توضيحية أمام عينيك.

نموذج المذكرة التفسيرية

من الناحية العملية ، يقوم المرؤوس برسم المستند في نسخة واحدة على ورقة بتنسيق قياسي (A4). كقاعدة عامة ، يتم وضع ملاحظة باسم رئيس الشركة أو المنظمة. هناك أشكال موحدة لمثل هذه الوثائق ، لكنها استشارية فقط في طبيعتها. بناءً على طلب الرئيس ، يمكن إصدار مرسوم بشأن استخدام نموذج واحد وثيقة تفسيريةفي المنظمة. إذا كتب الموظف ملاحظة بشكل تعسفي يختلف عن الملحوظة المعتمدة ، فلا ينبغي للمدير اعتبارها غير صالحة ، لأن هذا لا يؤثر على جوهر التفسير.

تسجيل

جوهر المذكرة التفسيرية هو أن تشرح للإدارة العليا أسباب عدم تنفيذ الأمر ، وانتهاك الانضباط التكنولوجي أو العمل. يجب أن تشير التفاصيل بالضرورة إلى: الاسم الكامل للمؤسسة ، والاسم الكامل للرئيس الذي يتم توجيه الملاحظة إليه ، والاسم ("ملاحظة توضيحية") ، ورقم تسجيل المستند وتاريخ تجميعه ، وصغير العنوان الفرعي للنص نفسه ("فيما يتعلق ..." ، "حول ...") ، الاسم الكامل للمترجم. ويلي ذلك نص توضيحي وتوقيع شخصي. يجب تقسيم هيكل النص التوضيحي إلى جزأين: واقعي (يشير إلى الحقائق التي أدت إلى كتابة الملاحظة) وتوضيحي (مع الإشارة إلى الأسباب التي توضح الموقف أو حقيقة الانتهاك). وتجدر الإشارة أيضًا إلى أن تفاصيل الخدمة والملاحظات التوضيحية متشابهة مع بعضها البعض.

في أي الحالات يكون من الضروري طلب ملاحظة توضيحية؟

ينظم قانون العمل العقوبة التأديبية وفرضها. قبل فرض عقوبة على الموظف ، من المهم توثيق حقيقة الانتهاك. بعد ذلك فقط ، يمكن أن يُطلب من الموظف كتابة ملاحظة توضيحية تحدد أسباب سلوكه.

علاوة على ذلك ، تحلل الإدارة الأسباب وتتخذ قرارًا فيما إذا كانت تعتبرها صحيحة أم لا. في حالة عدم تقديم تفسيرات مكتوبة بعد يومي عمل ، يجب أن يوقعها شاهدين على الأقل. في حالة وجود مثل هذا الفعل ، يحق للمدير فرض عقوبة تأديبية على الموظف حتى بدون توضيحات من الموظف نفسه. يجوز توقيع عقوبة تأديبية في موعد لا يتجاوز عقوبة واحدة تقويم الشهرمن وقت اكتشاف الانتهاك. يتم تعليق العد التنازلي لهذه الفترة إذا كان الموظف في إجازة أو في إجازة مرضية. لا يجوز تطبيق العقوبة بعد ستة أشهر من تاريخ اكتشاف المخالفة.

مثال على ملاحظة توضيحية

1. إعداد مذكرة بشأن مخالفة نظام العمل

رئيس Energosbyt LLC

بيتروف ب.

20.10.2010 № 23-45/12

رسالة تفسيرية

حول التأخير في تسليم المواد

أنا إيفانوف إيفان إيفانوفيتش ، المسؤول عن توريد المواد والمواد الاستهلاكية ، وأنا في هذا المنصب منذ 15 يوليو 2010. في يوم الاثنين 18 أكتوبر 2010 ، كان من المفترض أن أقدم المواد إلى Energetik IP. ولكن بسبب عطل في الشاحنات ، تم تسليمها في 19 أكتوبر فقط.

توقيع شخصي

2. مثال على ملاحظة توضيحية مع الدعابة (يتم ملء التفاصيل كما في المثال الأول). "تأخرت عن العمل في 19 مارس 2013 لسبب وجيه. في الصباح قبل الذهاب إلى روضة أطفال، أراد الابن حقًا الذهاب إلى المرحاض (لحاجة فسيولوجية). يتوافق وقت تأخري تمامًا مع مدة بقاء الطفل في المرحاض. أعتقد أن هذه القضيةيمكن تصنيفها على أنها حالة (قوة قاهرة) ، لأنها لا تعتمد على رغبتي في القدوم للعمل في الوقت المحدد.

يجب ألا تكتب ملاحظة توضيحية بلمسة من الفكاهة إلا إذا كنت متأكدًا من أن مديرك سيفهمها بشكل صحيح.

المذكرة التفسيرية هي وثيقة يجب إرفاقها بالمواد المتعلقة بسوء السلوك. في بعض الأحيان يمكن أن تلعب التفسيرات دور مهمفي مصير الموظف: يمكنه البقاء في العمل ، وعدم طرده بسبب مخالفة الانضباط ، إذا عرض وجهة نظره بشكل صحيح على المدير وبرر تصرفه.

لا توجد متطلبات في التشريع للتجميع الإلزامي للملاحظات ، لكن الأعذار الكتابية لا تزال وثيقة يجب مراعاتها وفقًا للمتطلبات قانون العمل. يجب أن يكون ضابط شؤون الموظفين المهتم بالموظف قادرًا على كتابة ملاحظات توضيحية بكفاءة.

ما هي المذكرة التفسيرية

يحتوي قانون العمل على قاعدة: يتم تحليل جميع المواد المتعلقة بانتهاك الانضباط في الشركة فقط مع مراعاة تفسيرات الجاني. وهذا يعني أن درجة ذنب الموظف ومقاضاته المحتملة لا تتحدد إلا بعد أن يشرح الجاني ظروف وأسباب سلوكه.

بأمر ، يحق للمدير طلب الإيضاحات، وعلى الجاني أن يذكرها كتابة ، مع مراعاة القواعد. يعتمد مصير المخالف على كيفية صياغة المذكرة التفسيرية وكيفية تقديم التفسيرات: سيقرر المدير ما إذا كان سيعاقب الموظف أو يُظهر التساهل.

حقيقة، المذكرة التفسيرية هي وثيقة رسمية يجب ، وفقًا لمعيار المادة 193 من قانون العمل ، إرفاقها بأمر لتقديم الإيضاحات.. التفسيرات مثل الكلمة الأخيرةالمدعى عليه. على الرغم من أنها لا تحل المشكلة ، إلا أنها ستؤخذ في الاعتبار ، وربما تؤثر على القرار.

الأهمية

تأمر حول العقوبة التأديبية سيعتبر غير صالح ، إذا لم يتم طلب تفسيرات من الجاني قبل يومين من نشره (أو قبل ذلك).

يجب ألا ينسى ضابط شؤون الموظفين ضرورة تذكير المدير بطلب الإيضاحات ، بحيث تكون الإجراءات قانونية في حالة وجود عقوبة تأديبية.

الأهمية

الجاني ليس عليه أي التزام بكتابة تفسير ، ولكن الأمر بإعطاء الإيضاحات يجب أن يسلم إليه مقابل التوقيع!

إذا رفض الجاني التوقيع على الأمر ، يحرر أمر رفض التوقيع بحضوره. هناك خيار آخر: إرسال طلب عن طريق البريد المسجلمع إشعار الاستلام. في هذه الحالة ، سيكون لدى ضابط شؤون الموظفين دليل على استيفاء متطلبات قانون العمل.

أنواع المذكرات التفسيرية

هناك نوعان من الملاحظاتوالتي يمكن أن تكون بمثابة:

• شرح سلوك الآخرين.
• مبررات لسلوكهم.

يتم تطبيق النوع الأول في حالة حدوث حالة طارئة أو انتهاك للنظام بسبب خطأ الغرباء. تصف هذه المذكرة الظروف التي حدثت دون مشاركة المرسل إليه.

من أجل الوضوح ، مثال لملاحظة توضيحية من ضابط شؤون الموظفينمرفق بجدول الإجازة:

النوع الثاني من الملاحظات التفسيرية هو بيان من قبل الموظف بظروف أي انتهاك للانضباط أو الطوارئ التي حدثت بسبب خطأ منه. نظرًا لأن دولتنا تقوم على سيادة القانون ، في كل حالة ، يجب أن يخضع المشارك في النزاع لافتراض البراءة. وبالتالي ، من المستحيل الاعتراف بشكل قاطع بأن الموظف مذنب إذا لم يشارك في تحليل الموقف.

علي سبيل المثال، لا يمكن توبيخك لتأخرك في العمل إذا لم يُطلب من المتأخر شرح سبب التأخير.

في الوقت نفسه ، يجب صياغة الملاحظات التفسيرية بطريقة تمكن المرسل إليه من فهم أسباب انتهاك النظام وجوهر الموقف الذي يعتمد عليه القرار بشكل مباشر: التنفيذ أو العفو.

الاختلافات في المذكرة التفسيرية من الخدمة أو التقرير أو المذكرة التفسيرية

التفسيرات ليست تفسيرات وليست تقريرًا ، ولكنها تفسير لوجهة نظر المرء ، تختلف أحيانًا عن تلك المقبولة عمومًا ، وهي نوع من التبرير. المذكرة بدورها هي تقرير عن انتهاك ، والمذكرة التوضيحية هي ملحق بالوثيقة تحتوي على رؤية موسعة لها ، و مذكرة- طلب.

كما ترون ، هؤلاء أربعة أنواع من الملاحظات مختلفة تمامًا ، لكن لها نفس الهدف: نقل المعلومات. وفي الوقت نفسه ، فإن شكل ومتطلبات تصميم هذه الأنواع من الملاحظات متشابهة.

كيف يتم عمل ملاحظة

مثل أي وثيقة رسمية أخرى ، يجب أن تكون الملاحظة التفسيرية منظم بشكل واضح. العناصر المطلوبة هي:

• قبعة (الإشارة إلى الاسم الكامل للمخرج والجاني ومنصبه) ؛
• إشارة إلى ترتيب أو إشعار الرأس ؛
• جوهر المشكلة.
• تفسيرات
• طلب التخفيف أو الإعفاء من العقوبة ؛
• رقم وتوقيع المرسل إليه.

يمكنك تدوين ملاحظة سواء على الكمبيوتر أو بخط اليد. ومع ذلك ، لا ينبغي أن يفسد انطباع المؤلف أوجه القصور:

• تحتاج إلى كتابة ملاحظة على ورق مسطح ؛
• بدون أخطاء ويتوسطه خط.
• بنبرة محترمة.

الأهمية

يمكن لضابط شؤون الموظفين إعداد نموذج مذكرة من خلال هيكلته، وإذا لزم الأمر ، ما عليك سوى طباعتها وتسليمها إلى المرسل إليه: سيدخل الظروف وبياناته بشكل مستقل.

عينة المذكرة التوضيحية

إخطار الموظف لإعطاء تفسير

ليس عبثًا أن تحتوي الملاحظة التفسيرية على رابط إلى الطلب
المخرجين. في الواقع ، إحدى تعليمات قانون العمل ، عند تسجيل انتهاك للانضباط ، يجب تسليم الجاني مقابل التوقيع طلبًا للحصول على تفسير.

الشرط مصنوع على النحو التالي:

• يشار إلى اسم الشركة في الأعلى ؛
• يتم وضع التاريخ ورقم التسجيل (بالتزامن مع الإدخالات في سجل التسجيل) ؛
• الاسم مكتوب ("طلب" أو "طلب" لتقديم توضيحات) ؛
• يتم وصف جوهر المشكلة (متى ولماذا تم وضع فعل انتهاك الانضباط) ؛
• يُشار إلى المطلب نفسه ("أطلب: إلى صانع الأقفال التابع لـ GC Trubin A.D. تزويد السكرتير بتوضيحات مكتوبة حول الانتهاك في غضون يومين من تاريخ تسليم هذا المطلب") ؛
• يتم اعتماد الوثيقة من قبل المدير ؛
• بموجب النص ، يتم وضع توقيع الجاني على الإلمام بالوثيقة (أو رابط لفعل رفض التوقيع ، أو إيصال بريدي لإرسال خطاب مسجل إلى الجاني).

بدوره الخوارزمية العامة لتطبيق العقوبة وفق أحكام المادة 193 هي كالتالي:

• يتم وضع فعل الانتهاك (أي فعل يحدد وقت الانتهاك وجوهره - حدث ونقل ممثلينوليس طلب تفسير) ؛
• إصدار أمر يطلب من الموظف شرح الظروف: يجب على الجاني التوقيع عليه للتعريف به أو استلامه بالبريد (من الناحية المثالية ، يجب أن يكون مؤرخًا في نفس تاريخ فعل الانتهاك) ؛
• يتم النظر في الفعل والتفسيرات من قبل المدير ويتم اتخاذ القرار (مباشرة على الفعل ، يمكن للمدير وضع تأشيرة ، على سبيل المثال ، "التوبيخ") ؛
• بعد يومين ، يمكنك إصدار أمر تأديبي أو عدم إصداره على الإطلاق ، إذا رأى المدير أنه من الضروري إظهار التساهل (يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه لا ينبغي أن ينقضي أكثر من 30 يومًا من لحظة تحرير القانون إلى يوم إصدار الأمر). هذه الفترة لا تشمل إجازة الجاني أو مرضه).

يجب إرفاق جميع المواد في مجلدات المصطلحات المناسبة. ومع ذلك ، إذا كان قسم شؤون الموظفين أنواع مختلفةتنص المستندات على حالات منفصلة ، ثم نسخ من القانون ، ويجب أن يتم تعليق الأمر بإعطاء تفسيرات ومذكرة توضيحية بالترتيب الأصلي عند التأديب.

الأهمية

إذا لم يعتبر الجاني أنه من الضروري شرح نفسه في غضون يومين ، فمن الضروري وضع قانون ينص على أنه تم تسليم الأمر ، لكن المذكرة التفسيرية لم تقدم في الوقت المحدد.

في عمل أي مؤسسة أو مؤسسة ، هناك دائمًا لحظات يكون فيها من الضروري تحديد درجة ذنب الموظف في حالة الطوارئ. عند توضيح أسباب ما حدث ، يجب على المدير أن يأخذ تفسيرات مكتوبة من موظفيه. يتم توثيق شهادات الموظفين هذه في ملاحظة تفسيرية (توضيحية).

متى تكتب ملاحظة توضيحية

ينص قانون العمل على التزام المدير بأخذ تفسيرات من الموظف في حالتين - النظر في التطبيق والتحقيق في أسباب الضرر الذي لحق بممتلكات صاحب العمل (قانون العمل في الاتحاد الروسي ، المادة 193 ، 247 ). يجب أن تكون تفسيرات الموظف مكتوبة في شكل ملاحظة تفسيرية (توضيحية). يتم تطوير شكلها ، كقاعدة عامة ، في كل مؤسسة من قبل قسم شؤون الموظفين.

لا يحدد التشريع الشكل الذي تلزم به إدارة الشركة الموظف لتقديم تفسيرات.

ومع ذلك ، يبين الفقه أنه من أجل تجنب التقاضي ، من الضروري تقديم مثل هذا الطلب كتابة.

يمكن القيام بذلك ، على سبيل المثال ، عند وضع قانون بشأن تأخر الموظف عن العمل. في القانون نفسه ، الذي تم توقيعه من قبل الموظف الجانح ، يشيرون ببساطة بالإضافة إلى ذلك إلى التزامه بشرح سوء سلوكه.

أو إضفاء الطابع الرسمي على الحاجة إلى تفسيرات مكتوبة كبند منفصل تحت تصرف الرئيس لإجراء تحقيق في أسباب النقص في الممتلكات.

يُمنح الموظف يومي عمل لاستكمال الإيضاحات وتحويلها إلى الإدارة.

إذا لم يتم ذلك ، فسيتم عمل رفض لإعطاء تفسيرات. في هذه الحالة ، سيتم معاقبة الموظف ، لأن رفض شرح أسباب تصرفه يعتبره صاحب العمل اعترافًا بذنب الموظف.

من الضروري كتابة ملاحظة توضيحية حتى لو كان الموظف متأكدًا من أنه غير مذنب بما حدث.

في ملاحظة تفسيرية (تفسيرية) ، يمكنه أن يجادل في براءته أو في الأهمية المادية للأسباب التي أدت ، على سبيل المثال ، إلى تأخره عن العمل. من الأفضل مقابلة الإدارة في منتصف الطريق وإصدار التفسيرات عند الطلب.

عندما يطلب المدير تفسيرًا من الموظف

على الرغم من حقيقة أن القانون يؤسس سببين للحصول على تفسيرات من الموظف ، إلا أن هناك أسبابًا أكثر بكثير تجعل المدير يقرر طلبها.

أمثلة على مثل هذه الحالات هي:

في بعض الحالات ، قد لا ينتظر الموظف بدء إجراءات الإصدار ، على سبيل المثال ، عقوبة تأديبية أو تحقيق في الأسباب التي تسببت في إلحاق الضرر بالمنظمة ، ولكن يقدم بشكل مستقل تفسيرات حول الإجراء المتخذ ، مع إصدار ذلك بمذكرة. موجهة إلى الإدارة.

على سبيل المثال ، أخطأ محاسب في التفاصيل ، في أمر دفع. لاحظت الخطأ بعد أن ذهبت الدفعة إلى البنك لتحويل الأموال. يمكن للموظف إصدار مذكرة موجهة إلى الرئيس وإيضاح الخطأ. إذا تم سحب المستند من البنك قبل إجراء تحويل الأموال واستبداله بالوثيقة الصحيحة ، فإن الشركة في الواقع لم تتعرض لأي ضرر من تصرفات الموظف.

عندما تكون حالات الأخطاء نادرة ولا تؤدي إلى عواقب غير سارة على المنظمة ، فلن تتم معاقبة الموظف الذي أبلغ عن خطأه.

كيف تكتب ملاحظة توضيحية

طلبت الإدارة من الموظف شرح الإجراءات أو الإغفالات التي أدت إلى ذلك عواقب سلبيةللمشروع أو تسبب في إجراء تأديبي.

يجب تقديم جميع التفسيرات حول ما حدث كتابةً ، مصدقًا بتوقيع بخط اليد.

يمكنك كتابة نص على جهاز كمبيوتر ثم الطباعة ، مع ذلك ، بتنسيق الممارسة القضائيةكانت هناك حالات رفض فيها الموظف مثل هذه المذكرة التفسيرية.

يتم كتابة المذكرة باسم الرئيس الذي طلبها ، وهي تشير إلى بيانات الموظف الذي قام بتجميعها.

يجب أن يحتوي النص على معلومات حول الحادث ، وتوضيحات للموظف عن أفعاله ، والاعتراف بالذنب أو إنكاره فيما حدث. من الضروري أيضًا الإشارة إلى جميع المستندات التي تؤكد عدم وجود خطأ الموظف أو الظروف التي قد تؤثر بشكل كبير على قرار الاسترداد. يتم أيضًا توفير نسخ من هذه الأوراق جنبًا إلى جنب مع مذكرة توضيحية.

الوثيقة تصف فقط الجانب الواقعي من المسألة ، فمن الأفضل عدم تضمين المكون العاطفي في نص الشرح.

إذا كان الموظف هو المسؤول عن ما حدث ، فمن الأفضل أن يشير في نص الوثيقة التفسيرية إلى أنه أدرك عواقب سوء السلوك وأن الموقف لن يحدث مرة أخرى في المستقبل. قد يؤثر هذا على درجة الإجراءات التأديبية أو يساعد في تجنب العقوبة.

من الضروري أيضًا الإشارة في المستند إلى ما إذا كانت تصرفات الموظف ، ولكن الأشخاص الآخرين ، أدت إلى عواقب سلبية وكان على علم بذلك.

يتم تسجيل الملاحظة كمستند وارد. يجوز للموظف الذي كتبه الاحتفاظ بنسخة من المستند مع رقم التسجيلوالتاريخ.

يتم وضع مذكرة تفسيرية (توضيحية) على الوثائق الخاصة بالحادث والاحتفاظ بها لمدة ثلاث سنوات.

كيفية كتابة ملاحظة توضيحية في العمل للتغيب أو التأخر

السبب الأكثر شيوعًا للمطالبة بتفسيرات من الموظف هو غيابه عن مكان العمل دون إشعار مسبق للإدارة.

إذا كان الموظف لا يريد إعطاء تفسيرات حول أسباب التأخر أو التغيب ، أو لا يشير إلى سبب وجيه للتغيب عن العمل ، فسيتم تقديمه للعدالة. المسؤولية التأديبيةتصل إلى وتشمل الفصل.

لتجنب العواقب السلبية لغيابك من مكان العمل ، من الأفضل تحذير الإدارة مسبقًا وكتابة طلب في يوم الإجازة على نفقتك الخاصة. إذا ظهر سبب التأخير أو التغيب عن العمل فجأة ، يجب أن تحاول تحذير مشرفك المباشر.

عند تجميع التفسيرات ، من الضروري تأكيد حقيقة الغياب عن مكان العمل وبيان سبب الحادث ، وكذلك توثيقه إن أمكن.

قد يبدو نص التفسير الرئيسي كما يلي:

22/05/2018 تأخرت عن العمل لمدة 40 دقيقة ، فعند خروجي من المنزل تعثرت وأصابت يدي. لتأكيد ما حدث ، أرفق شهادة من مؤسسة طبية عن الضرر الذي حدث وحقيقة طلب المساعدة الطبية.

قد تكون المستندات التي تؤكد صحة الأسباب كما يلي:

• معلومات حول التقدم للحصول على الرعاية الطبية ؛
• شهادات الإجازة المرضية للموظف وأطفاله الصغار ؛
• بروتوكولات بشأن حوادث النقل التي أصبح الموظف مشاركًا فيها ؛
• مراجع من تطبيق القانونوالمحاكم.
• أعمال شركات الإدارة ووزارة حالات الطوارئ بشأن الأضرار التي لحقت بممتلكات الموظف في حالة حدوث فيضان أو حريق ؛
• شهادات الزواج أو الوفاة للموظف نفسه وله قريبإلخ.

يمكن أن تصبح أي وثيقة رسمية مبررًا للتغيب عن مكان العمل ، ومع ذلك ، في معظم الحالات ، تقرر الإدارة بشكل مستقل صحة أسباب التأخير أو التغيب عن العمل.

كيفية إصدار التفسيرات بشكل صحيح في حالة النقص أو الفائض

إذا تم تحديد التناقضات في المستندات والتواجد الفعلي لأي أشياء ثمينة أو ممتلكات ، يلزم تقديم توضيح من الموظف المسؤول ماليًا عنها.

قد يكون السبب هو عدم الانتباه بشكل عادي عند معالجة المستندات أو إعادة حساب الأموال ، على سبيل المثال ، عند دفع الرواتب من خلال مكتب النقدية للمؤسسة.

في بعض الأحيان لا يوجد خطأ أو نية للموظف فيما حدث ، ويمكن أن يؤدي الخلل في تشغيل البرامج المحاسبية إلى تناقضات.

في هذه الحالة ، يعطي رئيس المنظمة أمرًا كتابيًا لإجراء تحقيق وتحديد أسباب التناقض ، وكذلك طلب تفسيرات من جميع المشاركين في الحادث.

يشير نص الملاحظة التفسيرية إلى وقت تكوين النقص أو الفائض (عند تحديده) ، وكذلك الافتراضات حول سبب ما حدث.

على سبيل المثال ، قد يشير عامل المستودع إلى أنه أشار إلى الكمية الفعلية في المستندات الأولية عند استلام الأشياء الثمينة في المستودع ، ثم عند إدخال البيانات في برنامج المحاسبة ، يمكن أن يحدث فشل وتم حفظ البيانات مرتين. أو مسؤول مالي مسؤول عن الإيداع المستندات الأوليةأخطأ بوضع كمية جزئية من وزن المادة ككل.

بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون السبب هو أفعال الأشخاص الآخرين المذنبين ، على سبيل المثال ، حدثت السرقة في المستودع ، والموظف الذي كان من المفترض أن يكون مسؤولاً عن سلامة الأشياء الثمينة لم يتخذ جميع الإجراءات الأمنية المطلوبة أو على العكس من ذلك ، أبلغ رئيسه سابقًا عن الحاجة إلى تعزيز هذه الإجراءات.

يجب الإبلاغ عن جميع أوجه القصور أو الأعطال في تشغيل المعدات أو الأنظمة إلى الإدارة كتابةً فقط.

على سبيل المثال ، لم يعمل نظام الإنذار في المستودع ، والذي أبلغ الموظف الإدارة عدة مرات. في هذه الحالة ، يجب أن يشير نص الشرح إلى أرقام وتواريخ المذكرات. ومع ذلك ، في حالة إجراء محادثة شفهية حول عطل ما ، فقد "ينسى" المدير حقيقة التقرير.

كيف نفسر اصابة العمل

عند الاستلام من قبل أي من الموظفين في وقت العملفي حالة وقوع إصابات في المنشأة ، يقومون بالتحقيق في حالة الطوارئ واستخلاص النتائج بشأن أسبابها.

في الوقت نفسه ، لا يجوز أخذ تفسيرات من الموظف المصاب إذا كانت براءته فيما حدث واضحة.

إذا تم النظر في أسئلة حول الامتثال لقواعد حماية العمل ، عند تلقي الإصابة ، أو إذا كانت هناك شكوك في أن الموظف كان في حالة تسمم في وقت الطوارئ ، فإن توضيحاته ضرورية.

في حالة الاشتباه في حدوث تسمم ، فإن استنتاج الأطباء فقط ، وليس شهادة الموظفين الآخرين ، هو دليل على ذلك.

مثل هذا الفحص ضروري لأن سبب التنسيق غير الواضح للحركات أو الكلام غير الواضح قد يكون مشاكل صحية ، وليس الكحول أو المخدرات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لبعض الأدوية أيضًا أن تعطي قيمًا صغيرة من الكحول في الدم.

تؤخذ كل هذه الظروف في الاعتبار عند تحديد درجة ذنب الضحية نفسه في الإصابة.

يمكن للضحية أن يعطي توضيحاته عن الحادث دون تذكير من السلطات. على سبيل المثال ، أشار عامل إلى رئيس العمال مرارًا وتكرارًا إلى الحاجة إلى الاتصال بفني كهربائي ، لأن الآلية التي يعمل بها قد تسببت في تلف عزل الحالة. قدم طلبه كتابة. بعد مرور بعض الوقت ، حدثت إصابة كهربائية بسبب خلل في المعدات. يمكن للعامل كتابة ملاحظة تفسيرية بشكل مستقل ، تشير إلى عدد التقارير عن العزل المعيب.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تحدث الإصابة بسبب فشل أحد العمال في أداء واجباتهم. على سبيل المثال ، في فصل الشتاء ، انزلق أحد التقنيين ، أثناء انتقاله من مبنى الورشة إلى إدارة المصنع ، وتعرض لإصابة بسبب الجليد. في البداية ، تم إلقاء اللوم في الحادث على عامل النظافة ، الذي لم يرش الرمل على الطرقات. في ملاحظة توضيحيةوأشار البواب إلى أنه لم يتم إعطاؤه خليط الرمل والملح لعدم وجوده ، وبالتالي لم يستطع اتباع التعليمات الخاصة باستخدامه.

قد تطلب إدارة المنظمة شرحًا لإجراءات أو تقاعس موظفها في أي موقف أدى إلى عواقب سلبية على صاحب العمل أو تسبب في انتهاك تأديبي. من الأفضل الذهاب للقاء السلطات وشرح ما حدث. لإثبات براءة الموظف سيساعد مستندات رسميةمن المنظمات الأخرى ، وكذلك المذكرات المنفذة في الوقت المناسب حول أوجه القصور المحددة في العمل.

• مثال على ملاحظة توضيحية
• نموذج مذكرة توضيحية من أمين الصندوق

كيف تكتب ملاحظة توضيحية؟

المذكرة التفسيرية هي وثيقة عمل، والتي هي في التداول الداخلي للمنظمة. يتضمن محتوى المستند شرحًا للعلاقة السببية بين حدث أو فعل أو حقيقة ، عادة ما تكون ذات طبيعة سلبية ، والتي حدثت بالفعل. يمكن أن تكون الملاحظة التفسيرية مرفقة بالوثيقة الرئيسية ، ثم ستوفر محتوياتها تفسيرات لبعض أحكام هذه الوثيقة.

الغرض من المذكرة التفسيرية هو توضيح الموقف من قبل شخص هو الشخص الرئيسي في الأحداث التي وقعت ، وربما الجاني ؛ الغرض من المذكرة التفسيرية هو إجراء تحقيق داخلي في أسباب الحادث وفهمها واستخلاص النتائج الصحيحة.

في الفن. تنص المادة 193 من قانون العمل في الاتحاد الروسي على أن صاحب العمل يتعهد بأن يطلب كتابة مذكرة تفسيرية من الموظف في حالة وجود مخالفة تأديبية مزعومة. للموظف الحق في رفض كتابة مذكرة تفسيرية ، وينص القانون على ذلك ، ولصاحب العمل في هذه الحالة الحق في توقيع عقوبة تأديبية ضد الموظف ، دون مذكرته التفسيرية.

يتضمن النموذج ، نموذج المذكرة التوضيحية التفاصيل المطلوبة:

• - اسم الشركة؛
• - بيان اسم المسؤول الذي وجهت إليه المذكرة ، اسمه الكامل ؛
• - اسم الوثيقة - "ملاحظة توضيحية" ؛
• - تاريخ تجميع المذكرة ورقم تسجيلها ؛
• - عنوان النص ("بخصوص ..." ، "حول ...") ؛
• - نص شرح.
• - المترجم توقيعه.

مثال على ملاحظة توضيحية

عميد كلية التاريخ وفلسفة اللغة أورلوفا إن.
من طالب في المجموعة 218 Ivleva G.P.

رسالة تفسيرية

بخصوص الصفوف المفقودة في 22 أكتوبر 2011.
أنا ، إيفليفا غالينا بتروفنا ، فاتني اليوم الدراسي في 22 أكتوبر (3 فصول وندوة عملية واحدة) ، بسبب حقيقة أن والدتي من قرية. الكسندروفكا.
والدتي مصابة بمرض في القلب ، وعليها أن تخضع للفحوصات عدة مرات في العام في مركز التشخيص الوظيفي ، وهو بالضبط ما أتت به لهذا الوقت. في 22 أكتوبر 2011 ، مرضت فجأة ، وبدأت في الاختناق ، اتصلت بسيارة إسعاف لوالدتي.
أعطى الطبيب والدتي الحقن التي تحتاجها وأخبرها أنها بحاجة للراحة طوال اليوم. قررت عدم الذهاب إلى الفصول الدراسية ، بقيت لأراقب حالة والدتي. كتب طبيب الإسعاف بروسيانيكوف إيه في ، بناءً على طلبي ، ملاحظة مفادها أن والدتي بحاجة إلى الملاحظة. مرفق بمذكرة من الطبيب. أطلب منكم النظر في سبب وجيه لتغيب عن الصفوف.

طالب المجموعة 218 Ivleva Ivleva G.P.

عينة من المذكرة التوضيحية للمدرسة

يتم إعداد مذكرة تفسيرية للمدرسة وفقًا للمتطلبات المعتادة ، ولا يمكن إلا لوالد الطالب ، أو ولي أمره الرسمي ، كتابتها ، ويتم كتابة ملاحظة مماثلة باسم المدير ، ومن الضروري الإشارة في الملاحظة التي يذهب إليها طفلك.

مدير مدرسة الكسندر الثانوية رقم 15 Nikitin S.A.
من Kotov A.A. ، الأب
طالب من الصف السادس "أ" ، سيرجي كوتوف.

رسالة تفسيرية

حول تخطي دروس سيرجي كوتوف في 2 أكتوبر 2012.
أنا ، كوتوف أليكسي ألكساندروفيتش ، مع عائلتي - زوجتي وابني سيرجي ، طالب من الصف السادس "أ" ، في 2 أكتوبر 2012 ، كان يسافر مع منطقة الضواحيحيث حصدنا. عندما كنا على بعد حوالي 5 كيلومترات من المدينة ، توقفت سيارتي. لم أتمكن من تشغيل السيارة لذلك اضطررت إلى استدعاء شاحنة سحب. نتيجة لهذا الحادث ، تأخر ابني 3 ساعات عن الفصل. في هذا اليوم ، كان لديه 4 دروس فقط ، ولم يكن هناك فائدة من الذهاب إلى الفصول الدراسية. اتصلت معلم الصفآنا بتروفنا أوسيبوفا ، أوضحت أن ابنه غاب عن الدروس لسبب وجيه.

ملاحظة تفسيرية بشأن عدم تنفيذ الخطة

نموذج ملاحظة تفسيرية للضريبة

رئيس القسم تدقيقات مكتبية IFTS رقم 2 من Artyom
Stafeeva A.O.
من المدير التنفيذي Yuzhnoye LLC Aleksandrova I.I.

رسالة تفسيرية

بخصوص مطالبات المديرية الضريبية
أنا ، الكسندروف إيفان إيفانوفيتش ، ردًا على ادعاءات قسم التدقيق المكتبي في دائرة الضرائب الفيدرالية رقم 2 حول التسليم المتأخرالتقارير ، أوضحت أنه بسبب مرض خطير لمحاسب Yuzhnoye LLC ، في أكتوبر 2010 ، كان علي التعامل مع ملء وإرسال التقارير ربع السنوية بنفسي.
تم إرسال التقرير إلى مكتب الضرائب شخصيًا عن طريق البريد المسجل ، مع إشعار ، في مكتب البريد رقم 3 لمدينة أرتيوم في 20 أكتوبر 2010 ، والذي لا يتعارض مع التشريعات القائمة ، والمواعيد النهائية لإرسال التقرير لم انتهكت من قبلي. ربما يقع اللوم على عمال البريد في التقرير المتأخر.
أرفق الإيصالات البريدية بالمذكرة التوضيحية ، والتي تشير إلى وقت إرسال الخطاب المسجل من قبلي.

عام
مدير شركة Yuzhnoye LLC Alexandrov Alexandrov I.I.

ملاحظة تفسيرية للتأخر

المقدم بافلينكو إس.
من موظف في وزارة الدفاع في الاتحاد الروسي ، كاتب قسم القتال
زايتسيفا أو.

رسالة تفسيرية

بشأن التأخر عن العمل في 26 تموز (يوليو) 2012
أنا ، زايتسيفا أولغا بتروفنا ، في 26 يوليو 2012 ، تأخرت ساعتين عن العمل. الحقيقة أنني هذا الصباح ، خلال رحلتي إلى محطة الحافلات ، أصبحت شاهداً ومشاركاً في حادثة غير سارة. تعرضت فتاة تبلغ من العمر عشر سنوات كانت تسير أمامي لهجوم مفاجئ من قبل كلب ضال وعضها. اضطررت للتدخل حيث كانت الفتاة خائفة جدا وتبكي وجرحها ينزف. أخذت الفتاة إلى أقرب غرفة طوارئ ، واتصلت بوالديها في العمل ، ثم ذهبت إلى العمل. يرجى النظر في سبب وجيه للتأخر.

نموذج ملاحظة تفسيرية للتغيب عن العمل

قائد الوحدة العسكرية 55555
المقدم بافلينكو إس.
من موظف في وزارة الدفاع في الاتحاد الروسي ، صانع أقفال في قسم اللوجستيات
بيتروفا أو إس.

رسالة تفسيرية

بشأن التغيب عن العمل في 29 يوليو 2010
أنا بتروف أوليج سيميونوفيتش ، في 29 يوليو 2010 ، لم أستطع الذهاب إلى العمل. مساء الأحد السابق كان هناك ضيوف في منزلي ، وكان هناك عدد قليل من الوجبات الخفيفة والكثير من الكحول. لم أفهم بنفسي ما حدث ، إلا أنني استيقظت في وقت متأخر من المساء مصابًا بصداع رهيب ، ولم يعد هناك ضيوف في المنزل. قررت إزالة الأطباق من الطاولة والاستلقاء أكثر قليلاً. عندما استيقظت في المرة التالية ، كان الوقت متأخرًا بالفعل من صباح الاثنين. أدركت أنني تأخرت كثيرًا عن العمل ، وما زال رأسي وجسمي كله يؤلمني. لم أذهب إلى العمل. أعترف أنني كنت مخطئا. لن يحدث هذا مرة أخرى.