لغة وأسلوب وثائق العمل. لغة وأسلوب أنواع المستندات المختلفة

ما هي سمات لغة وأسلوب الوثائق الرسمية التي يجب مراعاتها عند تجميع الأوراق الرسمية؟ كيف تكتب نصًا كفؤًا وفقًا لمعايير اللغة المقبولة عمومًا؟ ما الذي يحتاج السكرتير إلى معرفته عن أسلوب الكلام في العمل؟

من المقال سوف تتعلم:

في العامية ، يسمح معظمنا باستخدام لغة أو عبارات غامضة لها معنى مزدوج. غالبًا ما نكون في إسهاب مفرط أو ، على العكس من ذلك ، مقيدين بشكل مفرط في بياناتنا. في لغة الحياة اليومية ، هذا السلوك مقبول تمامًا. عندما يتعلق الأمر بوثيقة مكتوبة ، خاصة الوثيقة الرسمية ، عليك الالتزام بقواعد صارمة. كل ورقة عمل لها قيمة قانونية معينة. وهذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان أن تكون الصياغة الواردة فيه واضحة ودقيقة ولا تشوبها شائبة. لهذه الأغراض ، ويستخدم رسميا أسلوب العملالوثائق الرسمية ، مما يسمح بتبادل المعلومات الأكثر دقة وإيجازًا.

كيف يختلف اسلوب المستندات المكتبية عن الاخرين؟

على مدى سنوات التطور الطويلة ، ظهرت عدة أساليب وظيفية أساسية في اللغة الروسية. كل واحد منهم هو نظام لبعض وسائل الكلام ويستخدم في مختلف المجالات. . كل منهم لديه عدد من السمات المعجمية والنحوية والصرفية المحددة.

في العلم الحديث ، من المعتاد التمييز بين خمسة أنواع رئيسية من اللغات:

			نطاق الاستخدام
	عامية	الاتصالات وتبادل المعلومات حول القضايا المحلية	جو غير رسمي
	فن	التأثير على خيال القارئ ، نقل انفعالات المؤلف ، جمالي	خيال
	صحفي	إيصال المعلومات إلى جمهور عريض ، تشكيل الرأي العام	أموال وسائل الإعلام الجماهيرية
		نقل المعلومات وتأكيد حقيقتها	البيئة العلمية
	عمل رسمي	المعلومات والتوثيق	الإعداد الرسمي ، بيئة الأعمال

تختلف جميع الأصناف الوظيفية المدرجة عن بعضها البعض في شكل التنفيذ ، ميزات النمطالمفردات المستخدمة.

إذا تحدثنا عن لغة وأسلوب الوثائق الرسمية ، فمن السهل تمييزها عن غيرها. غالبا ما يستخدم في والتشريعات والأنشطة الإدارية والقانونية. غالبًا ما يتم إدراكه في الكتابة في شكل التفكير ، مونولوج. وظيفتها الرئيسية هي نقل المعلومات. لا يوجد مكان للعاطفية في لغة الأعمال ، فهي موحدة تمامًا وتستخدم متنوعة كليشيهات الكلام، "المكاتب". من الخطأ الاعتقاد بأن المستوى العالي من توحيد لغة الأعمال يسمح باستخدام التركيبات القياسية فقط. هذا النوع مرن للغاية ، وإتقانه على مستوى عالٍ هو فن.

القواعد العامة لإصدار الوثائق الرسمية

يتم تحديد إجراءات إصدار الوثائق الرسمية على المستوى التشريعي. تنظم أنظمة GOST المختلفة واللوائح تنظيمًا صارمًا تكوين وموقع التفاصيل ، وفي بعض الحالات محتوى الأجزاء الفردية من النص. من ناحية أخرى ، لا يلزم القانون استخدام أسلوب العمل الرسمي عند إصدار الوثائق الرسمية.

ومع ذلك ، من أجل أن تمتثل الورقة الرسمية لجميع القواعد القائمة ولها قوة قانونية ، يصبح استخدام هذا النوع من اللغة ضرورة.

لجعل التوثيق رسميًا ، يجب اتباع المتطلبات التالية لتقديم المعلومات:

• تمتثل للمعايير المقبولة عمومًا لغة أدبيةوأسلوب العمل الرسمي ؛
• استخدام الكلمات المستخدمة في الغالب (المنعطفات النموذجية) ؛
• تطبيق المصطلحات المهنية حسب الموضوع ؛
• للتعبير عن الجوانب القياسية للمحتوى ، استخدم حروف الجر الوصفية ، على سبيل المثال: "من أجل تقديم المساعدة" ، "من أجل عقد اجتماع" ؛
• الحد من استخدام الجمل مع التعداد والتركيبات التشاركية والظرفية ، بالإضافة إلى التركيبات النحوية المعقدة الأخرى.

لماذا من الضروري توحيد لغة مستندات الخدمة؟

من السمات البارزة للغة مستندات الخدمة توحيدها. تستمر هذه العملية دون انقطاع وتؤثر في المقام الأول على لغة الوثائق القياسية. يجعل التوحيد القياسي من الممكن تحقيق الإيجاز في عرض النص ويسهل ليس فقط تجميعه ، ولكن أيضًا إدراكه. نتيجة لذلك ، يتم تقليل وقت تسجيلها ومعالجتها. العمليات المذكورة أعلاه تشبه في نواح كثيرة استرجاع المعلومات. يتم تحسينها أيضًا بشكل فعال باستخدام الكلمات الرئيسية والمنعطفات المكتوبة للغة الأدبية. بالنسبة إلى المستندات الرسمية ، يمكن اعتبار مثال للتوحيد جميع أنواع الطلبات وجداول التوظيف ودفاتر التسجيل والوثائق المحاسبية. أولئك. تلك التي ينص القانون على وجود أشكال موحدة.

يمكن اعتبار سبب آخر لتوحيد لغة الأعمال اتجاهًا . إن استخدام الصيغ اللفظية القياسية والنماذج النحوية يجعل من السهل تكوين نصوص قياسية. يعمل البناء القياسي لمثل هذا النص كنوع من الإطار له. يتم تقليل مهمة المؤلف فقط إلى تجسيدها على مقياس الاستقلالية ، والذي يتم تحديده حسب نوع النص النموذجي.

أسلوب العمل الرسمي للوثائق الرسمية: السمات المميزة

تتمثل الوظيفة الرئيسية للغة مستندات الخدمة في إتاحة تغطية أحداث معينة بشكل موضوعي ودقيق وواضح. تبادل المعلومات في بيئة الأعمال لديها عدد من مواصفات خاصة. المشاركون في هذه العملية هم الكيانات القانونية: الشركات والمسؤولين وموظفي المنظمات. يتم تحديد طبيعة علاقات المعلومات من خلال محتوى نشاطها الرئيسي وكفاءتها ومكانتها في التسلسل الهرمي والعديد من العوامل الأخرى.

لنقل معلومات من هذا النوع ، يُنصح باستخدام وسائل الكلام للغة العمل الرسمية.

إلى مميزاتيمكن أن تتضمن اللغة المستخدمة للتواصل والتوثيق في بيئة الأعمال ما يلي:

الدقة والوضوح	تستخدم الكلمات والمصطلحات في المعاني التقليدية التي لا تسمح بتفسير مزدوج.
	يكون العرض قصيرًا قدر الإمكان ، دون وصف التفاصيل الثانوية والتكرارات.
مصداقية	يجب أن تكون المعلومات موثوقة. يتم تتبع المنطق بسهولة في العرض التقديمي ، ويتم استخدام الحجج القوية ، مدعومة بالإشارات إلى الأفعال المعيارية. يجب أن تكون الصياغة خالية من العيوب من الناحية القانونية.
لهجة محايدة	النص مكتوب بضمير الغائب. غير مسموح بالتلوين العاطفي للأحداث والحقائق.
استخدام عبارات ثابتة	يتم استخدام معظم الكلمات فقط مع مجموعة محدودة من الكلمات. أمثلة على الكليشيهات اللغوية في الوثائق الرسمية: فيما يتعلق بالترتيب ... ، من أجل ضمان ... ، نعتبرها ضرورية ... ، مع مراعاة ... ، إلخ.
استخدام الاختصارات الشائعة	يجب أن تكون الاختصارات واضحة للمرسل إليه. يجب أن تكون الاختصارات المستخدمة هي نفسها في جميع أنحاء النص.

اختيار المفردات عند تجميع الوثائق الرسمية

عند تجميع الأوراق الرسمية ، يتم إيلاء اهتمام خاص للاختيار الدقيق للمفردات والمصطلحات. خصوصيات مفردات لغة الأعمال هي: وجود وحدات لغوية ، ومختصرات ، وكتابات ، ومفاهيم قديمة. يجب أن تكون المصطلحات المهنية المستخدمة مقبولة بشكل عام ومفهومة لكلا طرفي تبادل المعلومات. يجب استخدام جميع الكلمات بالمعنى المعجمي التقليدي. هذا مهم لتجنب التفسيرات المختلفة لنفس الصياغة. قد يؤثر هذا الاحتمال سلبًا على القوة القانونية لوثيقة الخدمة.

السمات المورفولوجية والنحوية لأسلوب العمل

عند تجميع الأوراق المكتبية وتصميمها ، من المهم مراعاة السمات المورفولوجية والنحوية لأسلوب العمل الرسمي.

السمات المورفولوجية المميزة للغة الرسمية:

1. الاستخدام المتكرر للمصادر (الأفعال في شكل غير محدد) ؛
2. استخدام الكلمات النمطية ("في رأيي ..." ، "بالتأكيد ..." ، "أولاً ...") ؛
3. غلبة الصفات النسبية ؛
4. وجود عدد كبير من حروف الجر المشتقة والأسماء اللفظية ؛
5. الاستخدام كلمات مركبةتتكون من عدة قواعد.

بالنسبة للخصائص النحوية للغة وأسلوب مستندات الخدمة ، فهي تشمل:

• استخدام الأسماء في الحالة المضافة في البناء التصاعدي: "رئيس قسم المؤسسة" ؛
• غلبة الجمل المركبة.

عند تجميع الوثائق الرسمية ، يجب مراعاة أنها جزء من صورة المنظمة. نظرًا لأن الخطاب الأمي للمحاور يبعدنا عن التواصل معه ، فإن الأوراق التي تم إعدادها بشكل غير صحيح يمكن أن تجعلنا نشك في كفاءة الشركة. هذا هو السبب في أي يجب أن يتقن لغة الوثائق الرسمية وأن يكون لديه فكرة عن ميزاتها.

إرسال عملك الجيد في قاعدة المعرفة أمر بسيط. استخدم النموذج أدناه

سيكون الطلاب وطلاب الدراسات العليا والعلماء الشباب الذين يستخدمون قاعدة المعرفة في دراساتهم وعملهم ممتنين جدًا لك.

نشر على http://www.allbest.ru/

وزارة التربية والتعليم في منطقة أومسك

المؤسسة التعليمية المهنية الميزانية لمنطقة أومسك

"كلية ولاية أومسك للإدارة و التكنولوجيا المهنية»(BPOU OGKUiPT)

قسم الإدارة والعلوم الإنسانية

عمل الدورة

لغة وأسلوب مستندات الخدمة

بيفينا فيرونيكا أندريفنا

مقدمة

1. مفاهيم حول وثيقة الخدمة. مكانة ودور الوثيقة الرسمية في الإدارة

1.1 وثيقة الخدمة

2.3 تحرير وتحرير الوثائق الرسمية

2.4 الأخطاء الشائعة

الاستنتاجات

طلب

مقدمة

يجب على كل واحد منا كتابة نصوص تجارية. عند التقدم لوظيفة ، نكتب طلبات القبول ، ويحتاج الكثيرون إلى إعداد نص خطاب الخدمة ، أو إعداد قانون ، أو وضع بروتوكول أو كتابة تقرير.

ولكن من أجل تأليف مثل هذا النص بشكل صحيح وسريع ، فمن المهم على الأقل في بعبارات عامةمعرفة خصوصيات لغة مستندات الخدمة ومتطلباتها. عدم الامتثال لهذه المتطلبات أفضل حالةيجعل من الصعب العمل مع الوثيقة ، في أسوأ الأحوال - يحرمها من الأهمية العملية والقانونية.

توثيق أنشطة الإدارة هو أساس العمل المكتبي وواحد من أصعب القضايا التي يجب حلها في عملية التعامل مع المستندات. تلعب الصياغة اللفظية للقرارات والإجراءات دورًا مهمًا. لا يتأثر اللسان بالمثبت السلبي القرارات المتخذة، لكنه يؤدي دورًا تحفيزيًا نشطًا في أنشطة الإدارة.

تتطلب لغة الاتصال المهني تفسيرًا لا لبس فيه للمفاهيم الأساسية الرئيسية المعبر عنها من حيث المصطلحات. بالنسبة للدعم الوثائقي للإدارة ، فإن هذا مهم بشكل خاص: ترتبط لغة الاتصال التجاري ارتباطًا وثيقًا بمفردات القوانين التشريعية والتنظيمية ، وتعتمد عليها ، ويمكن أن يكون للاستخدام غير الدقيق لمصطلح معين عواقب قانونية.

نوع اللغة المستخدمة في منطقة معينة النشاط البشري، يسمى أسلوب اللغة.

الأسلوب هو نوع وظيفي من اللغة. أي معلومات تحتاج إلى لغة يتم بها تسجيلها وإرسالها واستلامها. يمكن تنفيذ هذه العملية المعقدة بمساعدة المصطلحات الخاصة - المكون الرئيسي لأي أسلوب وظيفي. تخضع لغة التوثيق وأسلوبه لقوانين تجميع الوثائق النصية من وجهة نظر ما يسمى بأسلوب الكلام الرسمي للأعمال. هذا الأسلوب له اختلافاته الخاصة عن الخطاب العامي وأنماط اللغة الأدبية الأخرى (العلمية والصحفية والفنية). تطور أسلوب الاتصال التجاري الرسمي للأشخاص في مختلف مجالات الحياة: الاقتصادية والاجتماعية والسياسية والثقافية ، تحت تأثير الحاجة إلى بيان الحقائق بأقصى درجات الدقة والإيجاز والخصوصية وتجنب الغموض.

بناءً على ما سبق ، يمكننا أن نستنتج أن موضوع البحث وثيق الصلة ، سواء من الناحية النظرية أو العملية.

الغرض من هذا العمل: التعرف السمات المميزةلغة حديثة وأسلوب مستندات الخدمة.

1. دراسة مفهوم وثيقة الخدمة. تحديد مكان ودور الوثيقة الرسمية في الإدارة.

2. إعطاء وصف موجز لأنماط اللغة الروسية الحديثة. التعرف على السمات المميزة لأسلوب العمل الحديث للغة المستخدمة في كتابة المستندات المكتبية.

الكائن: وثائق الخدمة.

الموضوع: لغة وأسلوب مستندات الخدمة.

هيكل العمل: يخصص الفصل الأول للنظر في سمات تجميع نصوص الوثائق الرسمية ووظائفها ، وكذلك تحديد مكان ودور الوثائق الرسمية في الإدارة.

في الفصل الثاني ، سيتم النظر في أنماط اللغة الروسية الحديثة ، وسيتم تحديد السمات المميزة لأسلوب العمل الحديث كأسلوب اللغة المستخدمة في كتابة الوثائق الرسمية.

في سياق حل مهام عمل المقرر ، تم استخدام طرق البحث التالية:

· تحليل الأدبيات البحثية.

مقارنات

التحليل والتوليف.

النظام؛

الأهمية العملية: عدم الامتثال لمتطلبات لغة مستندات الخدمة ، في أحسن الأحوال ، يمكن أن يؤدي إلى صعوبات في التعامل مع المستند ، وفي أسوأ الأحوال ، يحرمه من الأهمية العملية والقانونية. لذلك ، من أجل عدم التواجد في مثل هذا الموقف ، سيوضح عمل هذه الدورة التدريبية بعض القضايا العملية حول هذا الموضوع.

1. مفهوم وثيقة الخدمة. مكانة ودور الوثيقة الرسمية في الإدارة

1.1 وثيقة الخدمة

ضع في اعتبارك تعريف مستند الخدمة:

الوثيقة الرسمية هي وثيقة رسمية تستخدم في الأنشطة الحالية للمؤسسة. تسمى الوثائق الرسمية ، لأن. يتم إعدادها نيابة عن مؤسسة أو مؤسسة وموقعة من قبل ممثليها المعتمدين. يجب أن تستخدم الوثيقة الرسمية أسلوب العمل الرسمي. يجب أن تكون هذه الوثيقة موجزة ومتسقة ودقيقة في عرض الحقائق والقرارات المتخذة.

يحتوي مستند الخدمة على نموذج وعناصر محتوى. شكل الوثيقة الرسمية عبارة عن مجموعة من عناصر تصميمها ومحتواها ، يتم تقييمها من حيث تكوينها وحجمها وتسلسل الموقع والاتصال المتبادل. تشمل عناصر التصميم: الاسم ، والعناوين المختلفة ، والتواريخ ، وأرقام التسجيل ، وما إلى ذلك.

هناك لغة من مستندات الخدمة يجب أن تفي بالمتطلبات التالية:

1. التقيد بمعايير أسلوب العمل الرسمي واللغة الأدبية الحديثة وخاصة تلك التي تساعد على التعبير عن الفكرة بشكل أوضح وكامل.

2. كقاعدة عامة ، غالبًا ما توجد أشكال مختلفة من اللغة تكون أكثر ملاءمة وملاءمة وبالتالي مفضلة. على سبيل المثال ، عند اختيار خيارات مثل "مساعدة - مساعدة" ، "ارتكب خطأ - ارتكب أخطاء" ، يجب أن تأخذ في الاعتبار تقاليد الأسلوب المستخدمة في هذه القضية.

3. وجود الكلمات المستخدمة في الوثائق الرسمية ، المترسخة في الخطاب الإداري والكتابي.

4. استخدام المصطلحات والمهنية ، في المقام الأول القانونية والمحاسبية.

5. الاستخدام الواسع لحروف الجر المعقدة التي تعبر عن الجوانب المعيارية للمحتوى.

6. الاستخدام المحدود للتركيبات النحوية المعقدة - جمل مع عبارات تشاركية وتشاركية ، مع أنواع مختلفة من التعداد.

وكذلك الوثائق الرسمية لها الصفات الإلزامية التالية:

الموثوقية والموضوعية.

الدقة ، مع استبعاد الفهم الغامض للنص ؛

أقصى قدر من الإيجاز ، الاختصار في الصياغة ؛

عدم الدقة القانونية

توحيد اللغة في عرض المواقف النموذجية للاتصالات التجارية ؛

لهجة محايدة للعرض.

الامتثال لمعايير الآداب الرسمية ، والتي تظهر في اختيار أشكال ثابتة من العنوان والكلمات والعبارات المقابلة للنوع ، في بناء العبارة والنص بأكمله.

يجب إعداد الوثائق الرسمية وتنفيذها على أساس القواعد المنصوص عليها في النظام الموحد لحفظ السجلات الحكومية (EGSD).

السمة الرئيسية لتكوين الوثائق الرسمية هي أن هناك متطلبات وقواعد موحدة لها ، والتي تحددها لوائح الدولة. يضمن الامتثال لهذه القواعد قوتها القانونية ، وإعداد المستندات وتنفيذها بشكل سريع وعالي الجودة ، وتنظيم البحث السريع عن المستندات ، فضلاً عن الاستخدام النشط لجهاز الكمبيوتر الإلكتروني الشخصي (PC) في إعداد المستندات الرسمية.

أنواع الوثائق الرسمية:

مذكرة الخدمة (الملحق 1) ؛

مذكرة الإبلاغ (الملحق 2) ؛

التطبيق (الملحق 3) ؛

قانون (الملحق 4) ؛

اتفاق؛

عقد العمل

ترتيب.

تصميم كل هذه المستندات موحد ، لكن في المحتوى يمكن أن تكون مختلفة تمامًا:

1. حسب مكان التجميع: داخلي (وثائق واردة من مؤسسات ومنظمات وأفراد آخرين).

3. حسب النموذج: فردي - محتوى كل مستند له خصائصه الخاصة ، استنسل - تتم طباعة جزء من المستند ، ويتم ملء جزء عند التجميع ، بشكل قياسي - تم إنشاؤه لمجموعة من المؤسسات المتجانسة (جميع المستندات القياسية والاستنسل هي مطبوعة بطريقة مطبعية أو على آلات نسخ).

4. بالمواعيد النهائية: عاجل ، يتطلب التنفيذ خلال فترة معينة ، وليس عاجلاً ، ولم يتم تحديد موعد نهائي لها.

5. حسب الأصل: رسمي ، يؤثر على مصالح مؤسسة ، ومنظمة ، وشخصية ، تتعلق بشخص معين وكونه اسميًا.

6. حسب نوع التصميم: مستندات أصلية ورسومات وصور وأفلام ، إلخ.

وظائف وثائق الخدمة:

أي مستند متعدد الوظائف ، أي يحتوي على وظائف مختلفة تغير قيمتها المهيمنة بمرور الوقت. هناك وظائف عامة وخاصة. عام - إعلامي ، اجتماعي ، تواصلي ، ثقافي ؛ خاص - وظيفة المصدر الإدارية والقانونية والتاريخية والوظيفة المحاسبية.

يتم تحديد وظيفة المعلومات من خلال الحاجة إلى التقاط المعلومات لغرض الحفظ والإرسال وهي متأصلة في جميع الوثائق دون استثناء. سبب ظهور أي وثيقة هو الحاجة إلى تسجيل المعلومات حول الحقائق والأحداث والظواهر والأنشطة العملية والعقلية. يمكن تقسيم المعلومات الواردة في المستندات إلى:

1. محترم (يتعلق بالماضي).

2. التشغيلية (الحالية).

3. منظور (متعلق بالمستقبل).

هناك تصنيفات أخرى للمعلومات. على سبيل المثال ، التقسيم إلى الابتدائي والثانوي ؛ حسب النوع أنواع. الناقلون وغيرهم.

كل وثيقة لديها القدرة على المعلومات.

تتميز القدرة على المعلومات بمثل هذه المؤشرات: الاكتمال والموضوعية والموثوقية والأمثل وأهمية المعلومات وفائدتها وحداثة. وكلما ارتفعت هذه المؤشرات ، زادت قيمة الوثيقة.

الوظيفة الاجتماعية متأصلة أيضًا في العديد من المستندات ، لأن يتم إنشاؤها لتلبية الاحتياجات المختلفة لكل من المجتمع ككل وأفراده. يمكن أن تؤثر الوثيقة نفسها أيضًا على علاقاتهم الاجتماعية ، اعتمادًا على الغرض منها ، ودورها في مجتمع معين ، ولا يمكنها فقط تحفيز تطوير العمليات الاجتماعية ، ولكن أيضًا إبطائها. تؤدي وظيفة التواصل مهمة نقل المعلومات في الزمان والمكان ، وتواصل المعلومات بين أفراد المجتمع. بدون تبادل المعلومات والآراء والأفكار ، لا يمكن الحفاظ على الروابط الاجتماعية. هناك نوعان من الوثائق التي يتم التعبير عن وظيفة التواصل بوضوح:

1. وثائق موجهة في اتجاه واحد (قانون ، مراسيم ، أوامر ، أوامر ، إلخ.)

2- المستندات الثنائية (المراسلات التجارية والشخصية والوثائق التعاقدية وما إلى ذلك)

3. الوظيفة الثقافية - قدرة المستند على الحفاظ على التقاليد الثقافية ونقلها ، والمعايير الجمالية المقبولة في المجتمع (فيلم ، صورة فوتوغرافية ، وثيقة علمية وتكنولوجية ، إلخ).

4. يتم تنفيذ وظيفة الإدارة من خلال وثائق رسمية تم إنشاؤها خصيصًا للأغراض وفي عملية الإدارة (القوانين واللوائح والمواثيق والبروتوكولات والقرارات والملخصات والتقارير وما إلى ذلك) تلعب هذه المستندات دورًا كبيرًا في دعم المعلوماتالإدارة ، فهي متنوعة ، تعكس مستويات مختلفةصناعة القرار.

5. الوظيفة القانونية متأصلة في الوثائق التي تحدد التغييرات في القواعد القانونية والجرائم. من الممكن تحديد فئتين من الوثائق التي تتمتع بوظيفة قانونية: امتلاكها في البداية والحصول عليها لفترة من الوقت. تشمل المجموعة الأولى جميع الوثائق التي تنشئ وتوحد وتغير القواعد القانونية والعلاقات القانونية أو إنهائها ، بالإضافة إلى الوثائق الأخرى التي يترتب عليها عواقب قانونية. وهذا يشمل جميع الإجراءات القانونية للسلطات سلطة الدولة(القوانين والمراسيم والقرارات وما إلى ذلك) ، والقضاء ، والنيابة العامة ، والتوثيق والتحكيم ، وجميع المستندات التعاقدية والمصادقة (جوازات السفر ، والجوازات ، والشهادات ، وما إلى ذلك) والمستندات المالية الداعمة (سندات الشحن ، وأوامر الاستلام الخاصة بالمحاسبة وطلبات الدفع ، الخ) تشمل الفئة الثانية المستندات التي تكتسب هذه الوظيفة مؤقتًا ، كدليل على أي وقائع في المحكمة ، وسلطات التحقيق والمدعين العامين ، وكتاب العدل ، والتحكيم. من حيث المبدأ ، يمكن أن تكون أي وثيقة دليلاً ومن ثم تُمنح مؤقتًا وظيفة قانونية.

6. لا تعطي وظيفة المحاسبة خاصية نوعية ، بل خاصية كمية للمعلومات المتعلقة بالعمليات الاقتصادية والديمغرافية وغيرها من العمليات الاجتماعية بغرض تحليلها ومراقبتها. يمنح مؤلف المستند ، كقاعدة عامة ، بعض الوظائف ، ولكن بشكل موضوعي ، يحمل هذا المستند أيضًا وظائف أخرى ، وبمرور الوقت ، تتغير نسبة هذه الوظيفة أو تلك.

1.2 مكان ودور الوثيقة الرسمية في الإدارة

في الأنشطة الإدارية ، من المهم جدًا أن تكون قادرًا على التحدث كتابة ، وهو ما ينعكس في الوثائق الرسمية. تستخدم وثائق الخدمة رسميًا في عملية تنظيم إدارة أنشطة الإنتاج والخدمات. مجموعة من الوثائق الرسمية المستخدمة في مجال معين من النشاط وتعكس خصوصياته ، نظام التوثيق الرسمي. يشكل استخدام الوثائق الرسمية أحد الأشكال الرئيسية للنشاط التنظيمي.

العنصر الرئيسي لتوثيق الخدمة في إدارة أنشطة أي منظمة تقريبًا هو مستند مكتوب يدمج المعلومات عن طريق الاتصال اللغوي المكتوب وفقًا للمعجم و قواعد النحولغة الولاية ، ومعايير الولاية ، وتعليمات الإدارات ، فضلاً عن التقاليد الراسخة والإجراءات المعمول بها للعمل المكتبي في منظمة معينة.

لذا ، تعد المستندات المكتبية عنصرًا مهمًا في أنشطة الإدارة. بالنسبة للموظف الذي يعمل في مجال العمل المكتبي ، من المهم جدًا معرفة ميزات ووظائف مستندات المكتب. بدون معرفة الميزات والوظائف ، يمكن أن تستغرق عملية تجميع الوثائق الرسمية وقتًا طويلاً.

2. أنواع ووصف موجز لأساليب اللغة الروسية الحديثة. السمات المميزة لأسلوب العمل الحديث للغة المستخدمة في كتابة الوثائق الرسمية

2.1 أنواع ووصف موجز لأنماط اللغة الروسية الحديثة

الأسلوب هو نوع وظيفي من اللغة. هناك 5 أنواع من أنماط اللغة الروسية الحديثة:

1. الأسلوب العلمي - أسلوب وظيفيخطاب اللغة الأدبية ، الذي يحتوي على عدد من الميزات: التأمل المسبق للبيان ، الطابع الأحادي ، الاختيار الصارم لوسائل اللغة ، الميل نحو الكلام المعياري. يتميز الأسلوب العلمي بتسلسل منطقي للعرض ، ونظام اتصال منظم بين أجزاء البيان ، ورغبة المؤلفين في الدقة والإيجاز وعدم الغموض مع الحفاظ على المحتوى وتشبعه. المنطق ، إن أمكن ، هو وجود روابط دلالية بين الوحدات (الكتل) المتتالية من النص. فقط مثل هذا النص لديه اتساق ، حيث تتبع الاستنتاجات من المحتوى ، فهي متسقة ، والنص مقسم إلى مقاطع دلالية منفصلة ، تعكس حركة الفكر من الخاص إلى العام أو من العام إلى الخاص. الوضوح كجودة خطاب علمييعني الوضوح وإمكانية الوصول.

تحت الأنماط العلمية:

1) العلمية والتجارية ؛

2) العلوم الشعبية.

3) العلمية والتقنية ؛

4) التربوية والعلمية ؛

5) علمي وصحفي.

2. الأدبية والفنية - السمة الرئيسية أسلوبية خطاب فنييصبح البحث عن تفاصيل النص الفني ، التعبير الإبداعي لكلمة الفنان. يتم تحديد سمات لغة الرواية ككل من خلال عدة عوامل. يتميز باستعارة واسعة ، وصورة مجازية للوحدات اللغوية من جميع المستويات تقريبًا ، واستخدام المرادفات من جميع الأنواع ، والغموض ، وطبقات أسلوبية مختلفة من المفردات. في الأسلوب الفني (مقارنة بالأساليب الوظيفية الأخرى) توجد قوانين لإدراك الكلمة. يتم تحديد معنى الكلمة إلى حد كبير من خلال تحديد هدف المؤلف ونوعه وخصائصه التركيبية للعمل الفني ، والتي تعد هذه الكلمة عنصرًا فيها: أولاً ، في سياق هذا العمل الأدبي ، يمكن أن تكتسب غموضًا فنيًا ليس كذلك. مسجلة في القواميس. ثانيًا ، يحتفظ بصلته بالنظام الأيديولوجي والجمالي لهذا العمل ويقيمه لنا على أنه جميل أو قبيح ، سامي أو أساسي ، مأساوي أو كوميدي.

تحت أساليب الأسلوب الأدبي والفني:

1) شعرية.

2) نثري.

3) درامي.

3. الأسلوب الرسمي - العمل - هو ترسانة من الوسائل المعجمية - اللفظية والنحوية التي تساعد المتحدث والكاتب على التأكيد على الطبيعة الرسمية للاتصال. اختيار الكلمة وشكلها ، وبناء الجملة - كل هذه التقنيات ، والتي بمساعدة مؤلف الاختبار لا ينقل المعلومات فحسب ، بل يشير أيضًا إلى المرسل إليه حول أهميتها ، حول كيفية الرد على الاستلام رسالة. ويغطي العلاقات الدولية ، والفقه ، والصناعة العسكرية.

هناك الأنماط الفرعية التالية لأسلوب العمل الرسمي:

1) تشريعي (يستخدم في مجال الحكم) ؛

2) إداري - كتابي (هذا هو الاحتفاظ بأوراق العمل الشخصية للمنظمة) ؛

3) الدبلوماسية (تتجلى على المستوى الدولي).

يتم استخدام أسلوب العمل الرسمي في مستندات مثل:

· المرجعي

· ملاحظة توضيحية

· بيان - تصريح

تعليمات

مرسوم

· تفويض

· قانون تشريعي

العديد من الميزات في أسلوب العمل الرسمي ، مثل المفردات المحددة ، وعلم العبارات ، والمنعطفات النحوية ، تضفي عليه طابعًا متحفظًا. السمة المميزة هي وجود العديد من معايير الكلام - الكليشيهات.

الملامح العامة لأسلوب العمل الرسمي:

1) الإيجاز والاستخدام الاقتصادي لأدوات اللغة ؛

2) الترتيب القياسي للمواد ؛

3) استخدام واسع للمصطلحات ؛

4) الاستخدام الخاص للأسماء اللفظية وحروف الجر المذهبية ؛

5) الطابع السردي للعرض.

4. الأسلوب الصحفي هو أسلوب وظيفي للكلام يستخدم في الأنواع: مقال ، مقال ، ريبورتاج ، مقابلة ، إلخ.

يعمل أسلوب الدعاية على التأثير على الناس من خلال وسائل الإعلام (الصحف والمجلات والملصقات والكتيبات). يتميز بوجود مفردات اجتماعية وسياسية ومنطق وعاطفية وتقييم وجاذبية.

بالإضافة إلى المفردات والعبارات المحايدة والعالية والخطيرة ، تستخدم الكلمات الملونة عاطفياً ، واستخدام الجمل القصيرة ، والنثر المقطوع ، والعبارات غير اللفظية ، والأسئلة الخطابية ، والتعجب ، والتكرار وغيرها على نطاق واسع. تتأثر السمات اللغوية لهذا الأسلوب باتساع الموضوعات: هناك حاجة لتضمين مفردات خاصة تتطلب الشرح. من ناحية أخرى ، هناك عدد من هذه الموضوعات في مركز اهتمام الجمهور ، وتكتسب المفردات المتعلقة بهذه الموضوعات تلوينًا صحفيًا. من بين هذه الموضوعات ، يجب تحديد السياسة والاقتصاد والتعليم والرعاية الصحية والإجرام والمواضيع العسكرية.

تحت أساليب الأسلوب الصحفي:

1) المعلومات ؛

2) صحافي فعلا.

3) فني وصحفي.

وظائف الأسلوب الصحفي:

1) إعلامي - هذه هي الرغبة في إبلاغ الناس بالأخبار في أسرع وقت ممكن ؛

2) التأثير - هذه هي الرغبة في التأثير على آراء الناس.

5. أسلوب المحادثة هو أسلوب وظيفي للكلام يخدم التواصل غير الرسمي ، عندما يشارك المؤلف أفكاره أو مشاعره مع الآخرين ، ويتبادل المعلومات حول القضايا اليومية في بيئة غير رسمية. غالبًا ما تستخدم المفردات العامية والعامية.

في أسلوب المحادثة ، تلعب الإيماءات وتعبيرات الوجه والبيئة دورًا مهمًا. حرية أكبر في اختيار الكلمات والتعبيرات العاطفية ناتجة عن جو من التواصل المريح.

شكل التنفيذ هو الحوار ، وغالبًا ما يستخدم هذا الأسلوب في الكلام الشفوي. أسلوب المحادثة له وظيفة التعميم.

2.2 السمات المميزة لأسلوب العمل الحديث للغة المستخدمة في كتابة الوثائق الرسمية

عند تجميع الوثائق الرسمية ، يلعب الاختيار الصحيح للكلمات دورًا مهمًا ، حيث ينقل بدقة معنى المعلومات. اختيار الكلمة وشكلها ، وبناء الجملة - كل هذه تقنيات لا يقوم مؤلف النص من خلالها بنقل المعلومات فحسب ، بل يشير أيضًا إلى المرسل إليه حول أهميتها ، حول كيفية الرد على الرسالة المستلمة. للقيام بذلك ، عليك أن تتذكر بعض القواعد الأساسية للمفردات.

من المهم جدًا استخدام المصطلحات بشكل صحيح - الكلمات أو العبارات التي تسمي مفهومًا خاصًا من أي مجال من مجالات النشاط البشري. إذا كنت تشك في أن معاني المصطلحات التي تستخدمها واضحة للمرسل إليه ، فيجب تقديم النص في النص. عند فك التشفير ، يجب عليك استخدام قاموس (على سبيل المثال: توضيحي ، ومصطلحات ، وكلمات أجنبية ، وغيرها). إذا كنت لا تستخدم القاموس الخاص بك ، فقد تكون الترجمة غير دقيقة. على سبيل المثال ، "ينص العقد على القوة القاهرة (أي حالات الكوارث الطبيعية)"

عند استخدام المصطلحات في وثائق الأعمال ، من الضروري النص على أن المصطلح يجب أن يكون واضحًا لكل من المؤلف والمرسل إليه ، وإذا لزم الأمر ، يجب الكشف عن محتوى المصطلح ، والذي يمكن القيام به بعدة طرق:

1) فك التشفير ؛

2) إعطاء تعريف رسمي للمصطلح ؛

3) استبدال المصطلح بكلمة أو تعبير مفهومة بشكل عام.

يجب أن يكون تفسير المصطلح دقيقًا وواضحًا وكاملًا.

أحد أكثر أمراض النمط الرسمي شيوعًا هو pleonasm (الزائد). يكمن في حقيقة أن العبارة تحتوي على فائض ، وغير ضروري من وجهة نظر معنى الكلمة. فمثلا:

الفروق الدقيقة (الاسم "الفروق الدقيقة" مشتق من الفروق الفرنسية - الظل ، الاختلاف الدقيق) ؛

· لفرض بوتيرة متسارعة (الفعل "القوة" مشتق من الفرنسية. Forcer - لتسريع وتيرة النشاط) ؛

في شهر ديسمبر (ديسمبر لا يمكن أن يكون سوى شهر) ؛

· 375 ألف روبل من النقود (يتم احتساب النقود فقط بالروبل) ؛

· قائمة الأسعار (يوجد في كلمة "قائمة الأسعار" جائزة الجذر الفرنسية - السعر). لكن التعبير "قائمة أسعار أسعار التجزئة" مقبول ؛

· النقطة الرئيسية("الجوهر" هو الشيء الرئيسي) ، إلخ.

ومع ذلك ، فقد دخلت بعض العبارات pleonastic حيز الاستخدام واكتسبت ظلال من المعنى تبرر وجودها. على سبيل المثال ، "الواقع" ، "الرسالة" ، "التجربة" ، توضيح معناها.

غالبًا ما يوجد في قواميس الخدمة حشو - تكرار الكلمات أحادية الجذر في نفس العبارة. هذا الخطأ الأسلوبي يجعل النص غير متناسق ويجعل من الصعب فهمه. على سبيل المثال: الاستفادة من استخدام شيء ما ؛ يجب مراعاة العوامل التالية ، العنوان إلى العنوان. يجب استبدال هذه العبارات بعبارات أخرى دون فقدان المعنى: "الاستفادة من استخدام شيء ما" ، "يجب مراعاة العوامل التالية" ، "إرسال إلى العنوان".

عند إعداد مستند ، يجب أن نتذكر أنه لا يتم دمج كل الكلمات مع بعضها البعض بالطريقة التي تناسبنا. توجد قواعد التوافق في اللغة.

يمكنك توضيحها وفقًا لـ "قاموس توافق كلمات اللغة الروسية". بعض نموذجي خطاب العملكلمة تركيبات:

أمر - صدر

الراتب الرسمي - مجموعة

توبيخ - أعلن

اللوم - صدر ، وما إلى ذلك.

يجب إيلاء اهتمام خاص للجمع بين "إحداث فرق" و "لعب دور" وعدم تبديل مكوناتهما أبدًا.

عند استخدام المصطلحات الغامضة ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه في كل حالة محددة ، يتم استخدام المصطلح في واحد فقط من معانيه. إذا تم الإشارة إلى نفس المفهوم بعدة مصطلحات ، فهناك مرادف للمصطلحات.

المصطلحات - المرادفات لها صوت مختلف ، لكن لها نفس المعنى. على سبيل المثال ، المصطلحات "استبيان" و "استبيان". قد تكون كاملة أو جزئية. عند استخدام مصطلحات مترادفة ، من المهم الانتباه إلى الجانب أو خصائص المفهوم التي يجب تحديدها ، وتسليط الضوء عليها في السياق.

على سبيل المثال ، تختلف مصطلحات مثل "الاتفاق" ، "العقد" ، "الاتفاق" في ممارسة الاستخدام: في تشريعات العمل ، تسمى المعاملات المتعددة الأطراف العقود ، إلخ.

عند العمل مع النص ، يجب التمييز بين الأسماء المستعارة - الكلمات ذات الصلة، متشابهة في الصوت ، لكنها مختلفة في المعنى والتوافق. في بعض الأحيان ، يؤدي استبدال كلمة باسم مرادف إلى تشويه كبير في المعنى. الأخطاء في الأسماء المستعارة شائعة بشكل خاص:

الدفع - الدفع (يكمن الاختلاف في التوافق النحوي لهذه الأفعال: تتطلب كلمة "دفع" إضافة مباشرة: "ادفع مقابل شيء ما" ؛ "ادفع" - غير مباشر: "ادفع مقابل شيء ما").

غالبًا ما يسيء جامعو الوثائق الرسمية استخدام الاختصارات ، دون اعتبار أن هذا قد يعقد عملية دراسة المستند.

من الصعب تخمين أن اختصار الخسارة يعني خسائر محتملة ، وأن LU على BV هو معجل خطي للجسيمات المشحونة على موجة متنقلة. مثل هذا الاختصار غير مسموح به في كتابة الأعمال.

قواعد الاختصار:

1. يجب ألا يتطابق الاختصار في الشكل مع كلمة موجودةأو يتقاطع مع نموذج التجميع المعروف أو يتطابق مع اختصار آخر.

2. يجب عكس الانكماش ، أي بحيث يمكن دائمًا توسيعه إلى الاسم الكامل المكافئ له. ومع ذلك ، لا تنطبق هذه القاعدة على الاختصارات التي أصبحت بالفعل كلمات مستقلة.

3. يجب أن تتوافق الاختصارات مع معايير النطق والتهجئة الروسية.

في اللغة الروسية الحديثة ، هناك ثلاث طرق لتشكيل الاختصار:

1) بالحروف الأولى من الكلمات المدرجة في الاختصار ؛

2) بالمقاطع الأولية للكلمات المدرجة في الاختزال ؛

3) ربط مقطع أو مقطعين من الكلمة الأولى بالكلمة الثانية كاملة.

أنواع الاختصارات:

الاختصارات الأولية - الاختصارات المكونة من الأحرف الأولية للكلمات التي تدل على مفهوم ؛ هم بدورهم مقسمون إلى:

خطابات: وزارة حالات الطوارئ ، MP ، KB ؛

l الصوت (يتم نطق الأصوات عند القراءة): GOST ، شرطة المرور ، محطة الطاقة الحرارية ؛

ь - صوت الحروف (عند القراءة ، يتم نطقه بالأحرف ، والجزء الآخر بالأصوات): GUVD ، LLP.

اختصارات لفظية - تتكون من أجزاء ومقاطع من الكلمات ؛

الكلمات المختصرة جزئيًا - تتكون من جزء أو أجزاء من الكلمات وكلمة كاملة ؛

الاختصارات التلسكوبية - تتكون من بداية ونهاية الكلمات المكونة.

الإملاء لا يقل أهمية في إعداد الوثائق الرسمية.

في أغلب الأحيان ، تواجه الوثيقة التأسيسية صعوبة في كتابة أسماء المؤسسات والمنظمات والشركات. يجب أن نتذكر أنه في أسماء أعلى المنظمات الحكومية ، وأهم المنظمات الدولية ، كل الكلمات مكتوبة مع الحرف الكبير. فمثلا:

الأمم المتحدة.

في معظم الأسماء ، يتم كتابة الكلمة الأولى بأحرف كبيرة:

دائرة المحفوظات الفيدرالية في روسيا.

في أسماء التشكيلات الإدارية الإقليمية الروسية ، تتم كتابة الكلمات حافة ، المنطقة ، المقاطعة الوطنية ، المقاطعة بحرف صغير.

في مجمع أسماء الوثائق والمعالم الثقافية مع الحرف الكبيرالكلمة الأولى وكل أسماء العلم مكتوبة:

دستور الاتحاد الروسي ، كاتدرائية القديس إسحاق ، كاتدرائية المسيح المخلص.

تحدث الصعوبات الإملائية بسبب تهجئة الأسماء المرتبطة بـ أسماء العلم، وهو أمر طبيعي تمامًا ، لأنه في هذا القسم من الإملاء الروسي لا يوجد توحيد كامل ، وتحدث التغييرات باستمرار.

2.3 تحرير مستندات خدمة التحرير

التحرير - (هذا هو فحص النص وتصحيحه) أحد أهم مراحل العمل على مستند.

عند البدء في تحرير النص ، من المهم أن تفهم بوضوح الأهداف المحددة لك. يمكن أن يكون التحرير أسلوبيًا ودلاليًا بحتًا. في الحالة الأولى ، يُطلب من المحرر ، أولاً وقبل كل شيء ، أن يكون لديه معرفة القراءة والكتابة التي لا تشوبها شائبة ، بمعنى خفي للكلمة. في الثانية - إلى جانب هذا ، الأهمية الأساسية لجوهر القضية ، امتلاك المواد الواقعية.

رسمي - أسلوب العمل له خصائصه الخاصة. من المتطلبات الأساسية للغة الوثائق الرسمية دقة البيان وعدم غموضه. وعلى الرغم من أن تكرار نفس الكلمة في نص صغير يعتبر خطأً أسلوبيًا ، إلا أن هذا مقبول عندما يتعلق الأمر بتكرار المصطلحات. تحتوي المفردات الخاصة على عدد من الميزات التي يجب مراعاتها. معنى المصطلح محدد ، وغالبًا ما لا يحتوي على مرادفات مطلقة ولا يمكن استبداله بكلمة أخرى دون تغيير جوهر العبارة. لذلك ، ليس من غير المألوف إجراء استثناءات لنصوص غنية بالمصطلحات ، والحفاظ على التكرار اللفظي من أجل دقة المعنى.

مبادئ مهمة تغييرات تحريرية:

· الحفاظ على محتوى الوثيقة دون تغيير ؛

القدرة على إثبات أن التدخل في النص ضروري ؛

النزاهة والاتساق ؛

الوضوح والدقة

تعتبر وظائف التحرير مكتملة بعد حل جميع الشكوك وتبقى الملاحظات المخصصة للتصحيحات فقط في هوامش المستند.

هناك أربعة أنواع رئيسية من التغييرات التحريرية (الملحق 5) ؛

· التحرير - التدقيق اللغوي.

· التحرير - المعالجة؛

· التحرير - التعديل.

تم تصحيح المستند محرر مؤهل، يجب:

· أن يكون على دراية تامة بالقراءة والكتابة من حيث التهجئة وعلامات الترقيم.

احصل على الحجم الأمثل ؛

تُبنى وفق قوانين المنطق ؛

2.4 الأخطاء الشائعة

أخطاء في استخدام أشكال كاملة وقصيرة من الصفات. يجب على جامعي الرسائل الرسمية أن يأخذوا في الاعتبار أن الأشكال القصيرة من الصفات تستخدم أكثر في خطاب العمل الرسمي.

صياغة نصوص الوثائق الرسمية هو عمل ينطوي على مستوى عالٍ من الكفاءة اللغوية. لا يمكنك تعلم كيفية كتابة المستندات بشكل صحيح دون معرفة ميزات أسلوب العمل الرسمي. اكتسبت اللغة الروسية الحديثة خبرة لا تقدر بثمن في مجال الاتصالات الكتابية للأعمال ، ممثلة بأشكال موحدة ومستنسل.

استنتاج

تم الانتهاء من المهام التالية في عمل الدورة:

1. تم دراسة مفهوم وثيقة الخدمة. يتم تحديد مكان ودور الوثيقة الرسمية في الإدارة.

2. يتم عرض أنواع وخصائص أنماط اللغة الروسية الحديثة. التعرف على السمات المميزة لأسلوب العمل الحديث كأسلوب لغوي يستخدم في كتابة الوثائق الرسمية.

وهكذا ، فإن الغرض من هذا العمل - التعرف على السمات المميزة للغة الحديثة وأسلوب وثائق الخدمة - قد تحقق.

تم إجراء الاستنتاجات التالية في العمل.

أولاً ، بالنسبة للموظف الذي يعمل في مجال العمل المكتبي ، من المهم جدًا معرفة ميزات ووظائف مستندات المكتب. يجب إعداد المستندات وتنفيذها على أساس القواعد المنصوص عليها في النظام الموحد لحفظ السجلات الحكومية (EGSD). تشكل مستندات الخدمة نظامًا لتوثيق الخدمة ، والذي يشكل أحد الأشكال الرئيسية للنشاط التنظيمي.

ثانيًا ، يعد إعداد الوثائق عملية صعبة ومعقدة تستغرق الكثير من وقت العمل. من خلال معرفة قواعد اللغة الروسية الحديثة والسمات المميزة لأسلوب العمل الرسمي للوثائق ، يمكنك تقليل وقت إعدادها بشكل كبير.

السمات المميزة لأسلوب العمل الحديث هي:

الاستخدام السليم للمصطلحات - الكلمات أو العبارات التي تسمي مفهومًا خاصًا من أي مجال من مجالات النشاط البشري.

معرفة القواعد الأساسية للقواعد ، مثل استخدام الجمل المبنية للمجهول وغير الشخصية ، واستخدام الجمل الظرفية وغيرها.

القدرة على ترتيب وتقديم المواد بطريقة تجعلها في متناول المرسل إليه قدر الإمكان.

لغة الأعمال وثيقة المكتب

قائمة المراجع والمصادر

1. القانون الاتحاديبتاريخ 26 ديسمبر 1995 رقم 208-FZ "تشغيل الشركات المساهمة"(بصيغته المعدلة والمكملة في 13 يونيو 1996 ، 24 مايو 1999).

2 - القانون الاتحادي رقم 21 تشرين الثاني / نوفمبر 1996 رقم 129-FZ "في المحاسبة" (بصيغته المعدلة في 23 يوليو 1998).

3. Kuznetsov S.L. عمل المكتب على الكمبيوتر. - م: CJSC "Business School" Intel-Sintez "، 1999 ، 208 ص.

4. Kuznetsova T.V. العمل المكتبي (الوثائقي الدعم الإداري). - م: CJSC "Business School" Intel-Sintez "، 1999 ، 818 ص.

5. قاموس توافق كلمات اللغة الروسية. / تحت. إد. ب. دينيسوفا ، في. موركوفكين. م ، 1983

6. صياغة وتنفيذ الوثائق الرسمية: دليل عملي للشركات التجارية / T.V. كوزنتسوفا: ZAO "Business School" ، 1997.

7. Mikhalkina I.V. الامتثال لمعايير اللغة الروسية في المراسلات التجارية الرسمية والوثائق الرسمية / / كتيب السكرتير ومدير المكتب 2012. - رقم 4. - ص 61-67.

8. GOST R 51141-98. العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعريفات

9. I.N. كوزنتسوف. العمل المكتبي: دليل تعليمي ومرجعي. - م: "Dashkov and Co" ، 2007. - 520 ص.

10. ن. كوشنارينكو. التوثيق: كتاب مدرسي. - كييف: المعرفة ، 2008. - 459 ثانية.

11. ن. لاركوف. التوثيق: كتاب مدرسي. - م: AST: شرق - غرب ، 2006. - 427 ، ص.

12. M.Yu. روجوزين. عمل مكتبي. دورة محاضرة: الدورة التعليمية. - م: TK Velby، Prospekt Publishing House، 2008. - 240 صفحة.

13. ك. جيلمان فينوغرادوف. الصعوبات في التفسير العلمي لمفهوم "الوثيقة" وطرق التغلب عليها // أرشيف Otechestvennye. 2005. رقم 6.

14. أ. ديموشكين. التعرف على المستندات المزورة // أمين المرجع. 2003. رقم 4

15. ل. مازور. الدورات البيروقراطية للدولة الروسية في القرنين الثامن عشر والعشرين. وتطور نظام العمل المكتبي // 16. عمل المكتب. 2011. رقم 2.

17. V. يانكوفا. الأصل ، نسخة ، مكررة // أمين مرجعي. 2005. رقم 11

المرفقات 1

نموذج لمذكرة

الملحق 2

عينة من مذكرة التقرير

الملحق 3

نموذج طلب

مدير شركة ذات مسؤولية محدودة "ديزاير"

ستيبانوف ج.

مدير المبيعات

لاريونوف فاسيلي إيفانوفيتش

بيان - تصريح

أطلب منك إقصائي من منصبي بارادته 09/19/2013

لاريونوفا

الملحق 4

نموذج تسجيل الفعل

الملحق 5

أنواع التغييرات التحريرية

نوع التحرير	وصفا موجزا ل
التحرير والتدقيق اللغوي	في أقرب وقت ممكن من أعمال التدقيق اللغوي. إنه تصحيح الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم والأخطاء المطبعية. عادة لا تتطلب مثل هذه التصحيحات موافقة الشخص الذي يوقع الوثيقة.
تحرير الاختصارات	أنتج في حالتين رئيسيتين: أولاً ، عندما يكون من الضروري تقصير المستند بأي وسيلة ؛ ثانيًا ، عندما يحتوي النص على معلومات زائدة عن الحاجة - التكرار و "الأماكن المشتركة". يلتزم المحرر بإزالة الحقائق المعروفة والحقائق الشائعة وغير الضرورية من الوثيقة كلمات تمهيديةوالتصاميم. من المهم أن يكون المحرر على دراية جيدة بالمادة وأن يكون قادرًا على تحديد ما إذا كان تكرار نفس الكلمات له ما يبرره وما إذا كان استبدالها بمرادفات مقبول أم لا.
التحرير - المعالجة	يمثل تحسينًا على نمط المستند. يتم التخلص من الأخطاء وأوجه القصور المرتبطة بانتهاك توافق الكلمات ، وعدم التمييز بين الأسماء المستعارة ، واستخدام الهياكل الضخمة ، وما إلى ذلك.
تحرير- طبعة جديدة	يتم استخدامه في التحضير لطباعة مخطوطات المؤلفين الذين لا يجيدون اللغة الأدبية. يستخدم التحرير والتعديل على نطاق واسع في مكاتب تحرير الصحف ، وخاصة في أقسام الرسائل ، حيث أن المواد المرسلة من قبل القراء ، وفقًا لـ أسباب مختلفةقد يكون من الصعب إرسالها للطباعة بالشكل الذي وصلوا به.

الملحق 6

أمثلة على أخطاء في بناء الجملة

نوع الأخطاء	صفة مميزة
الأخطاء المتعلقة بترتيب الكلمات غير الصحيح في الجملة	توجد أخطاء في نصوص الرسائل الرسمية تشير إلى أن جامعيها لا يتبعون ترتيب الكلمات في الخطاب الروسي المكتوب.	تحتوي الجملة الأولى على إشارة إلى التاريخ الذي أكمل فيه OJSC الأمر. الجملة الثانية تنص على أن OJSC قد استوفى الأمر. تشير الجملة الثالثة إلى هيئة الأوراق المالية التي أكملت الأمر
انتهاك خصوصيات استخدام عبارات الظرف	يعمل دوران الظرف كوسيلة لنقل فعل يحدث في وقت واحد أو فيما يتعلق بعمل آخر. باستخدام هذا الظرف ، يمكن نقل اللحظات الأخلاقية المختلفة من خلال دوران الظرف.	ليس تماما: "بدراسة مشاكل النقل الحضري ، حصل العلماء على نتائج مثيرة للاهتمام." بشكل صحيح: "عند دراسة مشاكل النقل الحضري ، حصل العلماء على نتائج مثيرة للاهتمام"
الاستخدام غير الصحيح لحروف الجر	في الخطاب الرسمي المكتوب ، فإن العبارة التي تحتوي على حرف الجر والأسماء التابعة في حالة الجر شائعة جدًا.	ليس تماما: وأشار مدير المصنع إلى أهمية المشكلة. بشكل صحيح: "أشار المدير إلى أهمية المشكلة".
اتفاق حالة خاطئ	غالبًا ما يقوم جامعو الوثائق الرسمية بعمل اتفاق غير صحيح في القضية. الأكثر شيوعًا هو الاستخدام غير الصحيح للاسم في الحالة المضافة بدلاً من حالة الجر	ليس تماما: "وفقا لطلبك..." بشكل صحيح: "وفقا لطلبك..."

المادة 7

أمثلة على الأخطاء المورفولوجية

استضافت على Allbest.ru

وثائق مماثلة

تسجيل ترويسة المؤسسة بطريقة زاوية وطولية وفقًا لـ GOST R6.30-2003. ميزات كتابة خطاب العمل والرد عليه والمذكرات والمذكرات. مثال على تسجيل الشهادات ، عمل ، بروتوكول ، ملخص ومذكرة توضيحية.

الاختبار ، تمت الإضافة في 05/09/2013


تاريخ التطور وتنظيم الدولة الحديثة للعمل المكتبي. تسجيل الوثائق الإدارية: التفاصيل ، نماذج الوثائق. ميزات لغة وأسلوب المستندات المكتبية. إعداد الوثائق التنظيمية والإدارية.

البرنامج التعليمي ، تمت إضافة 08/04/2010


تسجيل تفاصيل المستندات وتعبئتها بتفاصيل الاستمارة وتنسيق الوثائق الرسمية. أنواع نماذج المستندات وتنفيذ أنواع معينة من المستندات ؛ نماذج من المستندات: أمر ، تعليمات ، بروتوكول ، عمل ، مذكرة ، مذكرة.

الاختبار ، تمت إضافة 12/17/2009


إجراءات تجميع الوثائق الرسمية: متطلبات نص الوثيقة وعناصرها. التخزين الحالي للوثائق: مفهوم تسمية الحالات وتشكيل وتخزين الحالات. وثائق خدمة المعلومات والمرجعية - أنواعها وتجميعها وتنفيذها.

العمل الرقابي ، تمت إضافة 07/27/2008


الإجراء الخاص بكتابة حرف ، وفعل وشهادة على ورقة A4 مع موقع زاوي لتفاصيل الختم ، وقواعد معالجة هذه المستندات وقوتها القانونية. الإجراء الخاص بتجميع مذكرة ، وأمر بشأن الأفراد ، وبروتوكول ، ورسالة هاتفية.

الاختبار ، تمت إضافة 02/18/2011


القاعدة المعيارية القانونية للعمل المكتبي ، تنظيم عمل خدمة العمل المكتبي. متطلبات تسجيل التفاصيل في المجال الرسمي للوثائق. تجهيز الوثائق الواردة وخصائص استمارة التسجيل. إعداد تقرير.

الاختبار ، تمت الإضافة بتاريخ 04/03/2010


تنظيم الوثائق في المؤسسة. نموذج الطلب القياسي وأنواع الأوامر. تنظيم المستندات في حالات. أجزاء من خطاب العمل وموقعها. المتطلبات الأساسية لنص الرسالة. إعداد وتنفيذ طلب التحويل إلى وظيفة أخرى.

التحكم في العمل ، تمت إضافة 07/11/2011


توثيق أنشطة الإدارة. نماذج الوثائق وتسجيل بياناتها. إعداد وتنفيذ الأنواع الرئيسية من الوثائق. إعداد المستندات التي تحتوي على أسرار تجارية. ميزات العمل مع المستندات في شكل إلكتروني.

عرض تقديمي ، تمت الإضافة في 08/07/2013


المتطلبات العامة لنصوص مستندات الخدمة. قواعد استخدام الاختصارات المعجمية والرسومية والكلمات المركبة في نصوص الوثائق الرسمية. توحيد بعض أنواع الاختصارات المقبولة وكتابة التواريخ في المستندات التجارية.

الملخص ، تمت الإضافة في 08/02/2013


مفهوم الوثائق ومعناها. أنواع المستندات المحاسبية في المنشأة وتصنيفها. المحاسبة عن تكوين واستخدام صندوق الإهلاك. تكوين وترتيب تفاصيل الوثائق. أخطاء في إعداد الوثائق.

تُستخدم في صياغة المستندات والخطابات وأوراق العمل في المؤسسات والمحاكم وفي أي نوع من أنواع الاتصالات التجارية الشفوية ، وهذا هو أسلوب العمل الرسمي للكلام.

الخصائص العامة

هذا أسلوب راسخ ومستقر ومغلق إلى حد ما. بالطبع ، خضع أيضًا لبعض التغييرات بمرور الوقت ، لكنها كانت طفيفة. الأنواع التي تطورت تاريخيًا ، تضفي المنعطفات النحوية المحددة والتشكل والمفردات عليها طابعًا متحفظًا إلى حد ما.

لتوصيف أسلوب العمل الرسمي ، من الضروري إعطاء جفاف اللغة ، واكتناز الكلام ، والإيجاز وإزالة الكلمات المشحونة عاطفياً. أدوات اللغة موجودة بالفعل في مجموعة كاملة لكل مناسبة: هذه هي ما يسمى طوابع اللغة أو الكليشيهات.

قائمة ببعض المستندات التي تتطلب أسلوب العمل الرسمي:

• المعاهدات الدولية؛
• أفعال الدولة
• القوانين القانونية
• لوائح مختلفة
• المواثيق والمواثيق العسكرية للشركات ؛
• التعليمات بجميع أنواعها.
• المراسلات الرسمية
• أوراق عمل مختلفة.

الخصائص العامة لأسلوب اللغة

يمكن أن تتنوع الأنواع ، ويمكن أن يكون المحتوى مختلفًا ، لكن أسلوب العمل الرسمي يحتوي أيضًا على أهم الميزات المشتركة. أولا وقبل كل شيء: يجب أن يكون البيان دقيقا. إذا تم السماح بإمكانية وجود تفسيرات مختلفة ، فلن يعد هذا أسلوب عمل رسميًا. الأمثلة موجودة حتى في القصص الخيالية: لا يمكن العفو عن الإعدام. هناك فاصلة فقط مفقودة ، لكن عواقب هذا الخطأ يمكن أن تذهب بعيدًا.

لتجنب مثل هذه المواقف ، هناك ميزة رئيسية ثانية تحتوي على نمط العمل الرسمي للوثائق - هذه هي اللغة. هو الذي يساعد على اختيار الوسائل المعجمية والصرفية والنحوية في التصميم المستندات التجارية.

ترتيب الكلمات في الجملة صارم ومحافظ بشكل خاص ، وهنا يتعارض الكثير مع البنية المتأصلة للغة الروسية أمر مباشركلمات. يسبق الموضوع المسند (على سبيل المثال ، يتم تحرير البضائع) ، وتصبح التعريفات أقوى من الكلمة المحددة (على سبيل المثال ، العلاقات الائتمانية) ، وتأتي كلمة التحكم قبل الكلمة الخاضعة للرقابة (على سبيل المثال ، تخصيص قرض).

عادة ما يكون لكل عضو في الجملة مكانه الخاص ، والذي يتم تحديده من خلال بنية الجملة ونوعها ودورها الخاص من بين الكلمات الأخرى والتفاعل والعلاقات معهم. لكن الصفات الشخصيةأسلوب العمل الرسمي - سلاسل طويلة من القضايا الجينية ، على سبيل المثال: نداء رئيس الإدارة الإقليمية.

أسلوب المفردات

يتضمن نظام المفردات ، بالإضافة إلى كلمات الكتاب المحايدة الشائعة الاستخدام ، بعض الكليشيهات - الإكليريكية ، أي كليشيهات اللغة. يتم تضمين هذا في ميزات أسلوب العمل الرسمي. على سبيل المثال: بناءً على القرار ، المستندات الواردة ، المستندات الصادرة ، بعد تاريخ انتهاء الصلاحية ، المتابعة وما إلى ذلك.

هنا ، لا تكتمل بدون مفردات احترافية ، والتي تتضمن مصطلحات جديدة: عمل الظل ، والمتأخرات ، والنقد الأسود ، والأعذار ، وما إلى ذلك. يتضمن أسلوب العمل الرسمي أيضًا إدراج بعض الأثريات في الهيكل المعجمي ، على سبيل المثال: هذا المستند ، أنا أقر به.

ومع ذلك ، فإن استخدام كلمات غامضة وكلمات لها معنى رمزي، غير مسموح به على الإطلاق. هناك عدد قليل جدًا من المرادفات ونادرًا ما يتم تضمينها في أسلوب العمل الرسمي. على سبيل المثال ، الملاءة المالية والجدارة الائتمانية ، العرض والتسليم ، وكذلك الضمان ، والاستهلاك والإطفاء ، والإعانات والاعتمادات.

إنه يعكس التجربة الاجتماعية ، وليس الفردية ، كما هو الحال في المفردات الطابع المعمم. تفضل السلسلة المفاهيمية المفاهيم العامة التي تتناسب جيدًا مع أسلوب العمل الرسمي. أمثلة: الوصول بدلاً من الوصول ، تعال ، تطير ، وما إلى ذلك ؛ عربةبدلاً من السيارة أو الطائرة أو القطار أو الحافلة أو الزلاجات التي تجرها الكلاب ؛ مستوطنة بدلاً من قرية ، مدينة ، عاصمة سيبيريا ، قرية للكيميائيين ، وما إلى ذلك.

لذلك ، تنتمي العناصر التالية للإنشاءات المعجمية إلى أسلوب العمل الرسمي.

• نسبة عالية من المصطلحات في النصوص: القانونية - القانون ، المالك والملكية ، التسجيل ، نقل وقبول الأشياء ، الخصخصة ، التصرف ، الإيجار ، وما إلى ذلك ؛ الاقتصادية - التكاليف والإعانات والميزانية والبيع والشراء والدخل والمصروفات وما إلى ذلك ؛ الاقتصادية والقانونية - المصادرة ، فترة التنفيذ ، حقوق الملكية ، سداد القروض وما إلى ذلك.
• الطبيعة الاسمية لبناء الكلام بسبب العدد الكبير من الأسماء اللفظية ، وغالبًا ما تشير إلى إجراء موضوعي: شحن البضائع ، والدفع المؤجل ، وما إلى ذلك.
• تردد عالي مجموعات الجروحروف الجر الاسمية: إلى العنوان ، بحكم ، فيما يتعلق بالقضية ، إلى الحد ، وما إلى ذلك.
• انتقال المشاركين إلى الصفات والضمائر لتعزيز المعاني الكتابية: هذا العقد (أو القواعد) ، والمعدلات الحالية ، والتدابير المناسبة ، وما إلى ذلك.
• التوافق المعجمي المنظم: تتم المعاملة فقط ، ويتم تحديد السعر ، ويتم منح الحق ، ويتم الدفع.

أسلوب مورفولوجيا

تشمل السمات المورفولوجية لأسلوب العمل الرسمي ، أولاً وقبل كل شيء ، الاستخدام المتكرر (المتكرر) لأجزاء معينة من الكلام ، فضلاً عن أنواعها ، مما يساعد في سعي اللغة إلى الدقة والغموض في البيانات. على سبيل المثال ، هذه:

• الأسماء التي تسمي الأشخاص بناءً على أفعالهم (المستأجر ، دافع الضرائب ، الشاهد) ؛
• الأسماء التي تنادي الأشخاص حسب المنصب أو الرتبة ، بما في ذلك النساء بشكل صارم في صيغة المذكر (البائع سيدوروف ، أمين المكتبة بيتروف ، الرقيب إيفانوفا ، المفتش كراسوتسكايا ، وما إلى ذلك) ؛
• الجسيمات غير في الأسماء اللفظية (عدم الامتثال ، عدم الاعتراف) ؛
• استخدام حروف الجر المشتقة في نطاق واسع (بسبب ، فيما يتعلق ، إلى حد ، بحكم ، على أساس ، فيما يتعلق ، وما إلى ذلك) ؛
• الإنشاءات في صيغة المصدر (للمساعدة ، للتفتيش) ؛
• الفعل المضارع للأفعال بمعنى مختلف (يتم فرض غرامة على عدم الدفع) ؛
• الكلمات المركبة ذات السيقان أو أكثر (صاحب العمل ، المستأجر ، الصيانة ، الخدمات اللوجستية ، المسمى أدناه ، أعلاه ، وما إلى ذلك).

بناء جملة النمط

تتكون سمة أسلوب العمل الرسمي من السمات النحوية التالية:

• يتم استخدام جمل بسيطة مع العديد من صفوف الأعضاء المتجانسة. على سبيل المثال: يمكن أن تصبح الغرامات المفروضة على انتهاك حماية العمل والسلامة في البناء والصناعة والزراعة والنقل وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي عقوبة إدارية.
• هناك هياكل سلبية من هذا النوع: تتم المدفوعات بدقة في الوقت المحدد.
• تفضل الأسماء الحالة المضافة ومربوطة بالخرز: نتائج أنشطة وحدات الرقابة الجمركية.
• تمتلئ الجمل المعقدة ببنود شرطية: في حالات عدم موافقة المشتركين على معالجة بياناتهم الشخصية من حيث طرق وأغراض المعالجة أو بالكامل ، يوقع المشتركون بيانًا مطابقًا عند إبرام اتفاقية.

مجال أسلوب العمل الرسمي في تنوع النوع

هنا ، تحتاج أولاً إلى تسليط الضوء على مجالين من مجالات الموضوع: الوثائقي الرسمي وأساليب العمل اليومية.

1. ينقسم الأسلوب الوثائقي الرسمي إلى فئتين: الوثائق التشريعية المتعلقة بعمل هيئات الدولة - الدستور ، والمواثيق ، والقوانين لغة واحدة (J) ، والأفعال الدبلوماسية المتعلقة علاقات دولية، - مذكرات ، بلاغات ، بيانات ، أعراف - هذه لغة أخرى (ك).

2. ينقسم أسلوب العمل اليومي أيضًا: المراسلات بين المنظمات والمؤسسات هي لغة j ، وأوراق العمل الخاصة هي لغة k. تشمل أنواع أسلوب العمل اليومي جميع المراسلات الرسمية - المراسلات التجارية ، وخطابات العمل ، وكذلك الأوراق التجارية - سيرة ذاتية ، وشهادة ، وعمل ، وشهادة ، وبيان ، وبروتوكول ، وإيصال ، وتوكيل رسمي ، و قريباً. تسهل خاصية التوحيد القياسي لهذه الأنواع من إعداد الأوراق ، وتوفر الموارد اللغوية ولا تسمح بتكرار المعلومات.

توحيد أوراق العمل

توفر كلمات أسلوب العمل الرسمية المختارة خصيصًا دقة اتصال تعطي قوة قانونية للوثائق. يجب أن يكون لأي جزء من النص تفسير ومعنى فريد. لمثل هذه الدقة العالية ، تتكرر نفس الكلمات والمصطلحات والأسماء عدة مرات.

يكمل شكل الاسم اللفظي ميزات أسلوب العمل الرسمي بتعبير تحليلي للإجراءات والعمليات: بدلاً من كلمة "إكمال" ، يتم استخدام عبارة "جعل الإضافات" ، بدلاً من "يقرر" - "اتخذ قرارات" و قريباً. ما مدى صعوبة أن تكون "مسؤولاً" بدلاً من مجرد "استجابة".

التعميم والتجريد إلى أعلى درجة وفي نفس الوقت المعنى المحدد للنظام المعجمي بأكمله هما السمات الرئيسية لأسلوب العمل الرسمي. هذا المزيج الذي لا يمكن تصوره ، والذي يستخدم في وقت واحد ، يمنح الوثيقة إمكانية تفسير واحد ، وفي مجموع المعلومات ، القوة القانونية. النصوص نفسها مشبعة بالمصطلحات والمفردات الإجرائية ، وعلى سبيل المثال ، تحتوي مرفقات المعاهدات على مفردات المصطلحات. تساعد الاستبيانات والسجلات والتطبيقات والمواصفات على فك رموز المصطلحات.

بالإضافة إلى النص الملون عاطفياً ، فإن استخدام أي كلمات بذيئة ، أو مفردات مختصرة ، أو المصطلحات ، أو التعبيرات العامية أمر غير مقبول في المستندات. حتى المصطلحات المهنية ليست في مكانها في اللغة المراسلات التجارية. والأهم من ذلك كله ، لأنه لا يفي بمتطلبات الدقة ، لأنه مخصص فقط لمجال الاتصال الشفوي.

خطاب عمل شفوي

انعدام العاطفة والمنطق الجاف للنصوص ، الترتيب القياسي للمواد على الورق يختلف اختلافًا كبيرًا عن الكلام الشفوي ، والذي عادة ما يكون ملونًا عاطفياً وغير متماثل وفقًا لمبادئ تنظيم النص. إذا كان الكلام الشفوي منطقيًا بشكل قاطع ، فمن الواضح أن بيئة الاتصال رسمية.

خصوصيات أسلوب العمل الرسمي هي أن الاتصال التجاري الشفهي ، على الرغم من الموضوع المهني ، يجب أن يستمر في مجال المشاعر الإيجابية - التعاطف والثقة والاحترام والنوايا الحسنة.

يمكن اعتبار هذا الأسلوب في تنوعه: الأسلوب الكتابي والعمل أبسط ، لكن لغة الإدارة العامة ، الدبلوماسية أو القانونية ، تتطلب اهتمامًا خاصًا. تختلف مجالات الاتصال في هذه الحالات تمامًا ، لذلك يجب أن يكون أسلوب الاتصال مختلفًا أيضًا. البيانات والبروتوكولات والأوامر والمراسيم - كل ما يتم التفكير فيه وكتابته وقراءته ليس خطيرًا مثل المفاوضات الشفوية واجتماعات العمل والخطابة العامة وما إلى ذلك. الكلمة ، مثل العصفور ، لا يمكن التقاطها إذا طارت للخارج.

السمات الرئيسية لأسلوب الكلام الرسمي للأعمال هي الإيجاز والدقة والتأثير. لتحقيق هذه الأهداف ، سيكون من الضروري استخدام الاختيار المناسب للكلمات ، والتركيبات الصحيحة ، والصياغة الصحيحة ، والتوحيد في ذهن الكتل الكاملة للخطاب المُعد. تمامًا كما هو الحال في نص العمل المكتوب ، لا يوجد مكان للمفردات الملونة عاطفياً في الكلام الشفوي. من الأفضل اختيار لغة محايدة ، لتكون أقرب إلى معايير لغة الكتاب ، من أجل تحديد خطتك بأكبر قدر ممكن من الدقة.

المتطلبات

السمة الأكثر لفتًا للنظر في أسلوب العمل الرسمي ليست حتى النص نفسه ، ولكن كل العناصر التي لا غنى عنها في تصميمه - التفاصيل. يحتوي كل نوع من المستندات على مجموعة المعلومات الخاصة به التي تقدمها GOST. يتم إصلاح كل عنصر بدقة في مكان معين في النموذج. دائمًا ما يتم تحديد التاريخ والاسم ورقم التسجيل والمعلومات المتعلقة بالمجمع وجميع التفاصيل الأخرى بنفس الطريقة - أحدهما في أعلى الورقة والآخر في الجزء السفلي.

يعتمد عدد التفاصيل على المحتوى ونوع المستند. يُظهر نموذج النموذج الحد الأقصى من التفاصيل والترتيب الذي توجد به في المستند. هذه هي شعار الدولة للاتحاد الروسي ، وشعارات منظمة أو مؤسسة ، وصور الجوائز الحكومية ، ورمز منظمة أو مؤسسة أو مؤسسة (مصنّف عموم روسيا للمؤسسات والمنظمات - OKPO) ، رمز نموذج المستند (الكل المصنف الروسي لوثائق الإدارة - OKUD) وهلم جرا.

الإستنسل

المعالجة الآلية ، العمل المكتبي المحوسب - حقبة جديدة في عملية التقييس. أصبحت الحياة الاقتصادية والاجتماعية والسياسية أكثر تعقيدًا ، ويكتسب التقدم التكنولوجي زخمًا ، وبالتالي ، فإن ميزات أسلوب العمل الرسمي هي لتبرير اقتصاديًا اختيار خيار لغة واحدة من بين جميع الخيارات الممكنة وتعزيزها في الممارسة.

باستخدام صيغة مستقرة ، واختصار مقبول ، وترتيب موحد لجميع المواد ، يكون من الأسرع والأسهل بكثير إعداد مستند. هذه هي الطريقة التي يتم بها تجميع جميع الرسائل القياسية والقوالب والجداول والاستبيانات وما إلى ذلك ، مما يسمح بترميز المعلومات ، وتوفير سعة إعلامية للنص ، مع إمكانية نشر هيكله الكامل. يتم إدخال هذه الوحدات في نص العقود (عقود الإيجار ، أداء العمل ، البيع والشراء ، إلخ.)

من خمسين إلى سبعين بالمائة من استخدام الكلمة في المستند عبارة عن مفردات ومصطلحات إجرائية. يحدد موضوع الوثيقة عدم غموض السياق. على سبيل المثال: يتعهد الطرفان بالامتثال للقواعد المذكورة أعلاه. كلمة "أحزاب" ، المستخدمة خارج الوثيقة ، غامضة للغاية ، لكنها تُقرأ هنا بحتة الجانب القانوني- الأشخاص الذين يدخلون في عقد.

أسلوب العمل هو ترسانة من الوسائل المعجمية - اللفظية والنحوية التي تساعد المتحدث والكاتب على التأكيد على الطبيعة الرسمية للاتصال. اختيار الكلمة وشكلها ، وبناء الجملة - كل هذه تقنيات لا يقوم مؤلف النص من خلالها بنقل المعلومات فحسب ، بل يشير أيضًا إلى المرسل إليه حول أهميتها ، حول كيفية الرد على الرسالة المستلمة.

عند تجميع الوثائق الرسمية ، يلعب الاختيار الصحيح للكلمات دورًا مهمًا ، حيث ينقل بدقة معنى المعلومات. هناك بعض قواعد المفردات الأساسية التي يجب وضعها في الاعتبار.

من المهم جدا أن تستخدم بشكل صحيح مصلحات(من المصطلح اللاتيني - الحدود ، الحد) - الكلمات أو العبارات التي تسمي مفهومًا خاصًا من أي مجال من مجالات النشاط البشري.

إذا كنت تشك في أن معاني المصطلحات التي تستخدمها واضحة للمرسل إليه ، فيجب أن يُذكر فك تشفيرها في النص. عند فك التشفير ، استخدم قاموسًا (توضيحيًا أو مصطلحات أو كلمات أجنبية أو غيرها). خلاف ذلك ، قد يكون تفسيرك غير دقيق. على سبيل المثال ، "ينص العقد على ظروف قاهرة (أي حالات الكوارث الطبيعية)".

يجب أن يكون تفسير المصطلح دقيقًا وواضحًا وكاملًا. أحد أكثر أمراض النمط الرسمي شيوعًا هو حشو(اليونانية pleonasmos - فائض). يكمن في حقيقة أن العبارة تحتوي على فائض ، وغير ضروري من وجهة نظر معنى الكلمة. فمثلا:

نحيففارق بسيط (اسم "فارق بسيط" مشتق من الفروق الدقيقة الفرنسية - الظل ، والاختلاف الدقيق) ؛

فرض بوتيرة متسارعة(الفعل "القوة" مشتق من المفرض الفرنسي - لتسريع وتيرة النشاط) ؛

في ديسمبر شهر(لا يمكن أن يكون شهر ديسمبر سوى شهر) ؛ 375 الف روبل من المال(يتم احتساب النقود فقط بالروبل) ؛ قائمة الاسعار الأسعار(يوجد في كلمة "قائمة الأسعار" سعر جذر فرنسي - السعر). لكن التعبير "قائمة أسعار أسعار التجزئة" مقبول ؛

الصفحة الرئيسيةالجوهر ("الجوهر" - هذا هو الشيء الرئيسي) ، إلخ.

ومع ذلك ، فقد دخلت بعض العبارات pleonastic حيز الاستخدام واكتسبت ظلال من المعنى تبرر وجودها. على سبيل المثال ، "الواقع" ، "الخبرة العملية" ، "رسالة المعلومات". إنها ليست متطابقة تمامًا في المعنى مع كلمات "الواقع" ، "الرسالة" ، "التجربة" ، إنها توضح معناها.

غالبا ما توجد في الكلمات الرسمية و الحشو(اليونانية tauto - نفس الشيء ، شعارات - كلمة) - تكرار الكلمات المشابهة في جملة واحدة. هذا الخطأ الأسلوبي يجعل النص غير متناسق ويجعل من الصعب فهمه. فمثلا: المنفعةمن استعمالشيئا ما؛ ينبغيتأخذ في الاعتبار ما يليعوامل إلى عنوانفي تبوك.يجب استبدال هذه العبارات بعبارات أخرى دون أن تفقد معناها: "الاستفادة من استخدام شيء ما" ، "يجب مراعاة العوامل التالية" ، "إرسال إلى العنوان".

عند إعداد وثيقة ، يجب أن نتذكر أنه ليس كل الكلمات يتناسبون معًابالطريقة التي تناسبنا. توجد قواعد التوافق في اللغة. يمكنك توضيحها حسب "قاموس توافق كلمات اللغة الروسية". فيما يلي بعض مجموعات الكلمات النموذجية لخطاب العمل: ترتيب - نشرت

الراتب الرسمي - تم تعيين التوبيخ - أعلن اللوم - المقدمةإلخ.

يجب إيلاء اهتمام خاص للتركيبات "تحدث فرقًا" و "تلعب دورًا" ولا تتبادل مكوناتها أبدًا.

عند العمل مع نص المستند ، يجب على المرء أن يميز الأسماء المستعارة (اليونانية raga - قريب ، عند ؛ حافة - اسم) - كلمات ذات صلة ، متشابهة في الصوت ، لكنها مختلفة في المعنى والتوافق. في بعض الأحيان ، يؤدي استبدال كلمة باسم مرادف إلى تشويه كبير في المعنى. الأخطاء في الأسماء المستعارة شائعة بشكل خاص: يدفع - يدفع (يكمن الاختلاف في التوافق النحوي لهذه الأفعال: تتطلب كلمة "دفع" مفعولًا مباشرًا: "ادفع مقابل شيء ما" ؛ "ادفع" - غير مباشر: "ادفع مقابل شيء ما" ؛

منتدب - رحلة عمل (يتكون المفعول "المعار" من الفعل "إلى الثاني" ؛ "المُعَار" - "الشخص المُعار" ، على سبيل المثال ، موظف مُعَار ؛ صفة "رحلة عمل" مشتقة من الاسم "رحلة عمل" ولها معنى "متعلق برحلة عمل": "شهادة سفر").

الإملاء لا يقل أهمية في إعداد الوثائق الرسمية.

في أغلب الأحيان ، يواجه المستند المؤلف صعوبة في الكتابة أسماء المؤسسات والمنظمات والشركات. تذكر أنه في أسماء أعلى المنظمات الحكومية ، وأهم المنظمات الدولية ، يتم كتابة كل الكلمات بأحرف كبيرة. فمثلا: الأمم المتحدة؛ إدارة رئيس الاتحاد الروسي.

في معظم الأسماء ، يتم كتابة الكلمة الأولى بأحرف كبيرة: دائرة المحفوظات الفيدرالية في روسيا.

بالإضافة إلى الكلمة الأولى ، يمكن كتابة الكلمة الأولى من الجزء المستخدم كاسم بأحرف كبيرة:

معرض الدولة تريتياكوف (معرض تريتياكوف) ؛

البيت المركزي للممثل (بيت الممثل).

في المسميات والمسميات الوظيفية تتم كتابة أسماء أعلى المناصب وأعلى الألقاب الفخرية بحرف كبير: رئيس الاتحاد الروسي.تتم كتابة المواقف والألقاب الأخرى بأحرف صغيرة: رئيس قسم الموارد البشرية.

في المركب أسماء الوثائق والمعالم الثقافية يتم كتابة الكلمة الأولى بأحرف كبيرة (إذا لم تدل على مفهوم عام) وجميع أسماء العلم:

دستور الاتحاد الروسي ، كاتدرائية القديس إسحاق ، كاتدرائية القديس فيتوس ، كاتدرائية المسيح المخلص ، السمفونية الأولى لتشايكوفسكي.

تحدث الصعوبات الإملائية بسبب تهجئة الأسماء المرتبطة بـ أسماء العلم ، وهو أمر طبيعي تمامًا ، لأنه في هذا القسم من الإملاء الروسي لا يوجد توحيد كامل وتحدث التغييرات باستمرار. المؤسسات والمنظمات والمؤسسات الجديدة والمناصب تتلقى أسماء جديدة. لذلك ، لا شيء برنامج الحاسبلا يغطي المدقق الإملائي جميع أسماء العلم. من أجل عدم ارتكاب أخطاء في تهجئة الأسماء والعناوين ، من الضروري اتباع بعض القواعد العامة.

الصفات المكونة من الألقاب مكتوبة بحرف صغير (قصيدة نيكراسوف ، إرث تريتياكوف) - باستثناء الصفات في السماء ، والتي تعني "اسم شخص ما" ، "ذكرى شخص ما": قراءات بولجاكوف.

في اسماء جغرافية جميع الكلمات مكتوبة بحرف كبير ، باستثناء الكلمات الوظيفية والأسماء العامة المدرجة فيها: شمال أفريقيا، المحيط المتجمد الشمالي.

تتم كتابة الأسماء الشائعة في العناوين بحرف كبير إذا لم يتم استخدامها المعنى المباشر: مدينة نيجني تاجيل.

لكن في أسماء الشوارع: بطريرك بوندس ، كارتني رياض ، كوزنتسكي موست ، بوكروفسكي غيتس ، كاوز فال ،- تمت كتابتها بحرف صغير ، حيث كان لها تاريخياً معنى مباشر.

في أسماء الدول ، عادة ما تكتب جميع الكلمات بحرف كبير. في كثير من الأحيان - في الإصدارات غير الرسمية للأسماء - كلمات منفصلة - بأحرف صغيرة: مملكة هولندا ، دوقية لوكسمبورغ الكبرى ، المملكة المتحدة.

في أسماء التشكيلات الإدارية الإقليمية الروسية ، تتم كتابة الكلمات حافة ، المنطقة ، المقاطعة الوطنية ، المقاطعة بحرف صغير.

أصبح استخدام الكلمات والعبارات المختصرة (الاختصارات - منها. الاختصار) واسع الانتشار في الوثائق الرسمية ، مما يقلل من حجم الوثائق ويسرع من إدراك المعلومات.

قد تتكون الاختصارات من مقاطع لفظية (zavkhoz) ، الأصوات الأولية للكلمات المضمنة في العبارة أو أحرفها الأولية (GPU ، PVO). لا تكمن أهم أسباب استخدام الاختصارات في أنها تتيح لك توفير مساحة وتجنب العبارات المرهقة فحسب ، بل إنها تجعل من الممكن أيضًا تجنب التكرار اللفظي. حتى لا يواجه المرسل إليه من المستند صعوبة في فك رموزها ، يجب على الكاتب أن يضمن بصرامة أن الاختصارات المفهومة بشكل عام فقط أو تلك التي يشيع استخدامها في هذا المجال تدخل في الأوراق الرسمية.

من الضروري التمييز بين الاختصارات الرسومية والاختصارات الصحيحة - الرموز المكتوبة المشروطة التي لم يتم نطقها. وتشمل هذه الاختصارات الرسومية:

• 1) الاختصارات البريدية للكلمات التي تدل على التسويات (منطقة ، حي ، مدينة ، قرية (قرية - في الاسم) ، د. ، نقاط البيع) ؛
• 2) أسماء الأشهر (يناير) ؛
• 3) اختصارات التلغراف (نقطة)؛
• 4) رموز الكميات ووحدات القياس (m ، mm ، kg ، g ، c ، t ، ha ، atm ، A (ampere) ، s) ؛ مليون ، مليار ، ألف ، روبل. (فرك.)؛
• 5) الاختصارات المعتمدة في المحاسبة وإعداد التقارير التوثيق (رقم التسجيل ، رقم الفاتورة ؛ رقم حساب التسوية) ؛
• 6) اختصارات النص (وما إلى ذلك ؛ وما إلى ذلك ؛ مثل ؛ انظر ؛ على سبيل المثال ؛ مثال ؛ آخرون ؛ ص (نقطة) ؛
• 7) أسماء المناصب والألقاب والدرجات (الأستاذ ؛ العضو المراسل ؛ مرشح العلوم التقنية ؛ باحث أول ؛ رئيس ؛ نائب ؛ بالإنابة ؛ مساعد).يظهر بعضها ميلًا لأن تصبح مختصرات ؛
• 8) الاستئناف السيد (السيد)

والبعض الآخر.

تم تحديد تهجئة الاختصارات المقبولة عمومًا في قاموس الاختصارات في اللغة الروسية.

من المهم بنفس القدر أن يعرف المدير القواعد الأساسية للقواعد.

عند تجميع المستندات ، غالبًا ما يكون من الصعب التقديم حروف الجر السببية: في ضوء ، بسبب ، بسبب ، فيما يتعلق ، بسبب ، بسبب ، بسبب.يجب أن يكون التلميح إلى اختيارهم هو ظلال المعاني التي تحتوي عليها حروف الجر هذه:

• في العرض - في كثير من الأحيان حول السبب المتوقع في المستقبل: في ضوء الدورة القادمة ؛
• نتيجة لذلك - في كثير من الأحيان حول حقيقة منجزة: أطلب منكم تعديل الخطة بسبب التغيرات في أسعار الفائدة لدى البنك المركزي.
• شكرًا - في كثير من الأحيان حول الأسباب التي تسببت في النتيجة المرجوة: بفضل تسليم البضائع في الوقت المناسب ، تم حل مشكلة التوريد.

عادة ما تحكم حروف الجر اسمًا في حالة واحدة محددة.

لا أستطيع أن أقول: حسب التوجيهات ، حسب اقتراحك.ضروري: حسب اقتراحك(اسم في حالة الجرعات).

عند تجميع الوثائق الرسمية التي تحتوي على أرقاميجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه في معظم الحالات يتفق الرقم الأساسي مع الاسم في الحالة (باستثناء الاسم الرمزي والنصب):

خمسة كراسي مفقودة ، مرتبة في أربع صفحات ؛

غالبًا ما تحكم كلمة "ألف" الاسم: الدخل ، تصل إلى ثلاثمائة ألف روبل.

في الأرقام المركبة ، تنخفض جميع الأجزاء:

هدايا بقيمة ألف وخمسمائة روبل.

عند إعداد الخطب المصممة لإلقاء الخطب في مكان رسمي ، يتم تقديم فك شفهي للتعيينات الرقمية:

1150 (ألف ومائة وخمسون) تم قبولهم في الجامعة.

من بين أهم ميزات أسلوب العمل الرسمي الوضوح والاتساق في عرض المواد. من الضروري السعي وراء الإيجاز ، ولكن ليس على حساب وضوح المحتوى. تساعد معرفة عدد من قواعد اللغة في التعامل مع هذه المهمة الصعبة.

عند العمل على نص ، من المهم للغاية العثور على الشكل الصحيح للمسند. عليك أن تختار بين البناء النشط: "لقد نظرنا في مقترحاتك" ، والبناء السلبي: "لقد نظرنا في مقترحاتك". الفرق هو أنه في الحالة الأولى ، يقوم الفاعل بتسمية منتج الإجراء (يعمل كشخص نشط) ، في الحالة الثانية ، موضوع الإجراء.

يمنح اختيار البناء الخامل النص شكليًا أكثر. يتم التأكيد على حقيقة تنفيذ الإجراء ، بغض النظر عمن قام به. يتم إدراك موقف الكاتب هذا بشكل أكثر اتساقًا عند استخدام بناء غير شخصي: "العروض قيد النظر".

لطالما كانت المنعطفات السلبية وغير الشخصية من أكثر السمات المميزة للأسلوب الرسمي. ومع ذلك ، لا تسيء استخدام المبني للمجهول. أولاً ، كلما قل عدد الأفعال في النص ، زادت صعوبة فهمها. ثانيًا ، يبدو أن الإنشاءات السلبية وغير الشخصية تزيل المسؤولية عن الشخص الذي يوقع الوثيقة.

لا يستبعد خطاب العمل اليوم استخدام المبني للمجهول والجمل غير الشخصية ، لكني أود أن يحتلوا مكانهم المتواضع في النص.

اللغة الروسية هي إحدى اللغات ذات لغة حرة غير ثابتة ترتيب الكلمات.للمتكلم والكاتب الحرية في إعادة ترتيب الكلمات في الجملة ، ولا ينتهك المعنى العام:

• 1. تم إعداد التقرير أمس.
• 2. بالأمس تم إعداد التقرير.
• 3. تم إعداد التقرير أمس.
• 4. تم إعداد التقرير أمس.
• 5. تم إعداد التقرير أمس.
• 6. تم إعداد التقرير أمس.

على الرغم من أن جميع الجمل تحتوي على نفس الكلمات ، إلا أنه لا يمكن القول أن جميع الخيارات متساوية. من الواضح ، اعتمادًا على ترتيب الكلمات ، نؤكد ونؤكد على جزء أو جزء آخر من الرسالة. في هذه الحالة ، يتم التأكيد على الموقف في نهاية الجملة. لذلك ، في النسختين الأولى والسادسة ، ينصب التركيز على التقرير نفسه ، في الإصدارين الثاني والثالث - على حقيقة إعداده ، في الرابع والخامس - على وقت التحضير.

كما ترى ، يمنحنا ترتيب الكلمات بعض الاحتمالات الأسلوبية.

تتطلب خصائص بناء الجملة الروسية هذه بلا شك من الشخص الذي يقوم بتجميع المستند غريزة لغوية واهتمامًا خاصًا بتكوين العبارة. نظرًا لعدم وجود أداة لغوية مهمة مثل التنغيم في الكلام المكتوب ، فمن الممكن لفت انتباه المرسل إليه إلى جزء أو جزء آخر من الرسالة فقط من خلال وضعه في نهاية الجملة - في وضع محدث.

للسؤال: " هل ستكتمل المخطوطة بحلول الموعد النهائي؟- أفضل إجابة هي:

إذا تم طرح السؤال بشكل مختلف: "متى تنتهي المخطوطة؟"- يجب تفضيل ترتيب كلمات مختلف:

جامعي الوثائق المكتبية غالبًا ما يكونون مدمنين المنعطفات التشاركية.من ناحية أخرى ، من المريح جدًا استخدام دوران الظرف ، لأنه يتيح لك التحدث عن العديد من الإجراءات في جملة واحدة وبالتالي يساهم في إيجاز العرض التقديمي. فمثلا: وبعد دراسة الوثائق الإضافية المرسلة إلى الوزارة ، توصل المجلس إلى استنتاج مفاده أن القرارات السابقة كانت غير قانونية.من ناحية أخرى ، ترتبط بعض الصعوبات بالدوران الظرف. يمكن استخدام دوران الظرف فقط عندما يتم تنفيذ الإجراءات التي يشير إليها والمسند بواسطة شخص واحد. إذا كان الوضع مختلفًا ، فبدلاً من الدوران التشاركي ، يجب استخدام عبارة ثانوية.

هناك قاعدة أخرى يجب مراعاتها: لا يمكن استخدام دوران الظرف إلا في الجملة التي يوجد فيها موضوع (أي ، يتم تسمية الفاعل). فمثلا: عند إعداد نص القرار ، اطلع أعضاء مجلس الإدارة على الخيارات المقترحة المختلفة.

يتميز الأسلوب الرسمي باستخدام عدد كبير جمل معقدة(جمل تتكون من جزأين أو أكثر ، كل منها له أساسه النحوي الخاص (الموضوع والمسند أو أحد الأعضاء الرئيسيين)) ، خاصةً المعقدة منها ، أي تلك التي يكون فيها أحد الأجزاء هو الجزء الرئيسي ، والآخر هو المرؤوس (المعال). في الوثائق ، من المستحيل الاستغناء عن الإنشاءات الثانوية بشروط زمنية ("بعد تخصيص الأموال ، سنبدأ في البناء ..."إلخ) ، الشروط ("إذا تم تحويل الأموال ، فسنبرم عقدًا على الفور ..."إلخ) ، الأهداف ("من المفترض شراء شتلات لزراعة المساحات الخضراء في أراضي المدرسة ..."إلخ) وغيرها.

في كثير من الحالات ، يُفضل استخدام الجمل المعقدة بدلاً من التراكيب ذات العبارات التشاركية والظرفية. هذا يساعد على تجنب مثل هذا المرض الخطير من نمط رجال الدين مثل "عدم الصوت". إن عدم وجود الأفعال هو الذي يؤدي إلى "توتير" الحالات غير المباشرة ("مناقشة تحسين سير الأحداث") ،يجعل الكلام ثقيلًا ، ويعقد الفهم. غالبًا ما يتيح لك استبدال دوران المشاركة أو المشاركة بجملة ثانوية إعطاء وضوح الرسالة وديناميكياتها.

إلى جانب معرفة القراءة والكتابة المعجمية والنحوية والأسلوبية ، يحتاج الشخص الذي يتعامل مع الكلمة إلى القدرة على ترتيب وتقديم المواد بطريقة تجعلها في متناول المرسل إليه قدر الإمكان. تكوين (من التركيب اللاتيني) هو بناء وتنظيم النص. هناك حالات يصعب فيها فهم المستند الصحيح تمامًا من حيث اللغة والأسلوب لمجرد أن الفوضى تسود فيه ، ولا يوجد منطق في مزيج الأجزاء وسوء التكوين.

يجب أن يحتوي النص على كمية معقولة من المعلومات. يجب ألا تكرر ما هو معروف جيدًا ، فقم بإفساد المستند بالتفاصيل.

من المهم بشكل خاص إبراز الشيء الرئيسي والتأكيد عليه. العناوين الفرعية ، والمسافات البادئة للفقرة ، والمسافات المتزايدة بين السطور ، والتسطير ، وتغييرات الخط يمكن أن تخدم هذا الغرض. تمنح برامج تحرير الكمبيوتر الحديثة مجالًا كبيرًا لتصميم النص التعبيري.

ينبغي هيكلة النص وفقًا للمحتوى.

في حالة استخدام الترقيم ، يجب أن نتذكر أن الفقرة 1 تعني وجود الفقرة 2.

في العمل المكتبي اليوم ، تم اعتماد ترتيب معين لترقيم أجزاء المستند: يتضمن رقم كل جزء أرقام الأجزاء المكونةخطوات التقسيم الأعلى: 1.2.1 ، 2.9.1.

يتطلب الامتثال للقواعد المعجمية والنحوية والتركيبية المسماة موظفًا في مجال الإدارة مستوى عالالثقافة اللغوية والتركيز الكبير.

التحرير التحريري للوثائق الرسمية

يعد التحرير (بمعنى آخر ، تدقيق النص وتصحيحه) أحد أهم مراحل العمل على المستند.

عند البدء في تحرير النص ، من المهم أن تفهم بوضوح الأهداف المحددة لك. يمكن أن يكون التحرير أسلوبيًا بحتًا (أي لا يؤثر على المحتوى) أو دلالي. في الحالة الأولى ، يُطلب من المحرر ، أولاً وقبل كل شيء ، أن يكون لديه معرفة القراءة والكتابة التي لا تشوبها شائبة ، بمعنى خفي للكلمة. في الثانية ، إلى جانب هذا ، معرفة دقيقة بجوهر القضية ، وحيازة المواد الواقعية. ومع ذلك ، هناك مبادئ عامة.

يبدو المخطط العام لعمل المحرر كما يلي:

• المعرفة - نقد - التعديلات.
• التحقق من المواد الواقعية ؛
• تحديد العيوب التركيبية.
• تحديد الأخطاء والأخطاء الأسلوبية ؛
• الكشف عن الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم.

المرحلة الأولى من التحرير - تصور النص - لها

مهم للغاية. قبل أن تغير أي شيء ، يجب أن تقرأ الوثيقة ككل. يمكن عادةً حذف بعض الأسئلة أثناء القراءة. بالإضافة إلى ذلك ، فقط من خلال تصور شامل ، يكون المحرر قادرًا على تقييم التكوين ، واكتشاف التناقضات ، والأخطاء المنطقية ، وعدم تناسب أجزاء من المستند ، وما إلى ذلك.

بعد أن تمت قراءة المستند وتسجيل الأخطاء ونقاط الشك ، فإن المشكلة الأكثر تعقيدًا وحساسية هي درجة مقبولة من التدخل في النص.تكمن أصالة العمل التحريري في حقيقة أنه تم إجراء تصحيحات على نص شخص آخر. لذلك ، يحق للمحرر تغيير النموذج ، ولكن ليس محتوى المستند. بعيدًا عن حل مسألة الحدود المسموح بها للتدخل في النص ببساطة. بادئ ذي بدء ، يشير هذا إلى مشكلة التكرار اللفظي.

أسلوب العمل الرسمي له تفاصيله الخاصة. أحد المتطلبات الأساسية للغة المستندات هو دقة البيان وعدم غموضه. وعلى الرغم من أن تكرار نفس الكلمة (أو كلمات من نفس الجذر) في نص صغير يعتبر خطأً أسلوبيًا ، إلا أن هذا مقبول عندما يتعلق الأمر بتكرار المصطلحات. تحتوي المفردات الخاصة على عدد من الميزات التي يجب مراعاتها. معنى المصطلح محدد ، وغالبًا ما لا يحتوي على مرادفات مطلقة ولا يمكن استبداله بكلمة أخرى دون تغيير جوهر العبارة. لذلك ، غالبًا ما يكون من الضروري إجراء استثناء للنصوص الغنية بالمصطلحات ، والحفاظ على التكرار اللفظي من أجل دقة المعنى.

فمثلا: بعد انتهاء أعمال SAC ، يقوم العمداء ، على أساس بروتوكولات SAC ، بوضع أمر التخرج ، والذي يتم تقديمه إلى القسم التربوي في غضون خمسة أيام من تاريخ الانتهاء من أنشطة أنشطة الكلية. كيس.

GAK - لا يمكن استبدال لجنة التصديق الحكومية بعبارة قريبة من المعنى. لتجنب التكرار الثلاثي ، يمكنك فقط استخدام كلمة "عمولة" بدلاً من الاختصار مرة واحدة.

يجب أن يتذكر المحرر: إذا كان عليك حفظ التكرار ، فأنت بحاجة إلى التفكير في طرق أخرى "لتفتيح" النص. على وجه الخصوص ، يمكنك رفض الجمل الطويلة والمرهقة. في أغلب الأحيان ، يمكن بسهولة تحويل الجملة المعقدة إلى عدة جمل بسيطة.

الأكثر أهمية مبادئ التحريريمكن تعريفه على النحو التالي:

• الحفاظ على محتوى الوثيقة دون تغيير ؛
• القدرة على إثبات أن التدخل في النص ضروري ؛
• النزاهة والاتساق (يتم ملاحظة جميع أوجه القصور وتصحيحها على الفور ، حيث قد يؤدي تغيير واحد إلى آخر) ؛
• الوضوح والدقة.

هذا الأخير يبدو واضحا. ومع ذلك ، فليس من غير المألوف أن يقوم المحرر بالتحرير يدويًا ، وقد تبين أن بعض الكلمات "غير قابلة للقراءة". في المستقبل ، قد يقوم شخص يكتب على جهاز كمبيوتر بإدخال خطأ جديد في المستند عن غير قصد.

من غير المقبول إطلاقا ترك علامات استفهام أو ملاحظات أخرى في الهوامش بعد الانتهاء من العمل التحريري.

تعتبر وظائف التحرير مكتملة بعد حل جميع الشكوك وتبقى الملاحظات المخصصة للتصحيحات فقط في هوامش المستند.

هناك أربعة أنواع رئيسية من التحرير:

• التدقيق اللغوي
• تخفيض التحرير
• معالجة التحرير
• التحرير - التعديل.

إن التدقيق والتحرير هو أقرب ما يكون إلى أعمال التدقيق اللغوي. إنه تصحيح الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم والأخطاء المطبعية. عادة لا تتطلب مثل هذه التصحيحات موافقة الشخص الذي يوقع الوثيقة.

عصري تكنولوجيا الكمبيوترحرر عمال الوثائقي من جزء كبير من عبء التدقيق اللغوي: تسمح لك برامج تحرير النصوص بالتدقيق الإملائي وإجراء التصحيحات مباشرة أثناء الكتابة. لكن هذا لا ينبغي أن يكون أساس الإهمال التام. في هذا الشأن ، كما هو الحال في العديد من الأمور الأخرى ، لا يحق للإنسان الاعتماد كليًا على التكنولوجيا.

عليك أن تضع في اعتبارك أن محرري النصوص على الكمبيوتر "لا يعرفون" العديد من الأسماء الصحيحة. يجب التحقق من الألقاب والأحرف الأولى والأسماء الجغرافية وأسماء الشركات والمؤسسات بعناية خاصة.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن الكمبيوتر غير قادر على اكتشاف جميع الأخطاء المطبعية. هو "لا يلاحظ" ، على سبيل المثال ، تحويل حرف الجر "على" إلى حرف الجر "لـ" ، والجسيم "ليس" إلى "ولا": بالنسبة له كل هذه الكلمات صحيحة بنفس القدر. سيفشل التحقق التلقائي إذا كتبت عن طريق الخطأ "1897" بدلاً من "1997". فقط الشخص الذي يفهم معنى البيان قادر على اكتشاف مثل هذه الأخطاء.

تحرير قصأنتجت في حالتين رئيسيتين:

أولاً ، عندما يكون من الضروري جعل المستند أقصر بأي وسيلة (ثم يمكنك إجراء بعض التخفيض في حجم المحتوى) ؛

ثانيًا ، عندما يحتوي النص على معلومات زائدة عن الحاجة - التكرار و "الأماكن المشتركة".

يلتزم المحرر بإزالة الحقائق المعروفة والحقائق الشائعة والكلمات التمهيدية والتراكيب غير الضرورية من المستند. من المهم أن يكون المحرر على دراية جيدة بالمادة وأن يكون قادرًا على تحديد ما إذا كان تكرار نفس الكلمات له ما يبرره وما إذا كان استبدالها بمرادفات مقبول أم لا.

التحرير والمعالجةيمثل تحسنا في أسلوب المستند. يتم التخلص من الأخطاء وأوجه القصور المرتبطة بانتهاك توافق الكلمات وعدم القدرة على تمييز الأسماء المستعارة واستخدام التركيبات النحوية المرهقة وما إلى ذلك.

يجب أن يكون المستند المدقق من قبل محرر مؤهل:

• لا تحتوي على أخطاء واقعية أو أخطاء مطبعية ؛
• أن يكون متعلمًا تمامًا من حيث التهجئة وعلامات الترقيم ؛
• لديك الحجم الأمثل
• أن تُبنى وفق قوانين المنطق ؛
• الامتثال للمعايير الأسلوبية للغة الأدبية الروسية والمتطلبات الخاصة لأسلوب العمل الرسمي.

أسئلة التحكم والمهام

• 1. ما هي ميزات لغة وأسلوب مستندات الخدمة؟
• 2. ما هي مزايا تجميع المستندات ومعالجتها على الكمبيوتر؟
• 3. لماذا من الضروري معرفة المصطلحات المستخدمة في إعداد وثيقة رسمية؟
• 4. ما هي إجراءات استخدام الاختصارات في الوثائق الرسمية؟
• 5. ما هي أهمية ترتيب الكلمات في الجملة؟
• 6. ما هي متطلبات تكوين الوثائق الرسمية؟
• 7. تحديد خطوات التحرير.
• 8. قم بتسمية أنواع التغييرات التحريرية.
• 9. ما هي مبادئ التحرير التحريري؟

• قاموس توافق كلمات اللغة الروسية / إد. ب. دينيسوفا ، في. Morkovkina. م ، 1983.
• قاموس جديداختصارات اللغة الروسية. م ، 1995.

يستخدم مفهوم الوثيقة الرسمية (ورقة العمل) في المجال الإداري والتنظيمي للممارسة العامة.

لغة مستندات الخدمة- هذا نوع من الأعمال الرسمية المكتوبة بلغة أدبية تستخدم في مجال اتصالات الأعمال لإعداد الوثائق. الوقائع والأحداث مغطاة بموضوعية وإيجاز ووضوح بلغة الوثائق الرسمية.

أسلوب العمل الرسمي- هذا هو أسلوب الاتصال الرسمي ، والمراسلات التجارية ، والأوامر ، والإعلانات ، والتوثيق ، والإجراءات القانونية. هذا النمط هو الأكثر انغلاقًا وتحفظًا في نظام الأنماط. يتميز بالجفاف والدقة القصوى في عرض الفكر.

يتميز هذا النمط بما يلي:

• 1) استخدام المفردات والعبارات الرسمية ، والتي لا تستخدم عمليًا في الأنماط الأخرى: الإنذار ، الإلغاء ، السلك الدبلوماسي ، إلخ.يحتاج أسلوب العمل الرسمي إلى رجال الدين إلى حد ما. في المفردات ، يمكن للمرء أيضًا ملاحظة الاستخدام المتكرر للكلمات المركبة ، والتي تعتبر أكثر اقتصادا من العبارات المماثلة: الإجراءات القانونية ، المستأجر ، إلخ.انتشار استخدام الأسماء اللفظية: المعنى ، القرار ، التنمية ؛ حروف الجر المسمية: حول الموضوع ، على طول الخط ، بعد انتهاء الصلاحية (المصطلح) ، إلخ.
• 2) استخدام التركيبات النحوية المعقدة: في العام الماضي ، بذل موظفونا الكثير من الجهد والمبادرة الإبداعية لزيادة حجم رأس المال العامل ، وتوسيع الاتصالات التجارية ، وتقوية المواقف في الأعمال التجارية ، مما أدى إلى زيادة تأثيرنا في المجالات الاقتصادية والسياسية.
• 3) استخدام الجمل الاسمية: مكافأة العمل. السلامة والصحة المهنية.

يرتبط نص المستند من حيث الهيكل ، والصياغة المقبولة ، والتركيبات النحوية الثابتة ارتباطًا مباشرًا بالنوع (حرف ، أمر ، بروتوكول ، أمر ، فعل ، إلخ) ونوع المستند (ترتيب النشاط الرئيسي أو ترتيب الأفراد أو خطاب العرض أو خطاب الضمان، إجراء مراجعة لمكتب النقد أو إجراء بشأن التخصيص لإتلاف المستندات مع انتهاء فترات التخزين ، وما إلى ذلك).

في الوقت نفسه ، يمكننا إبراز المتطلبات العامة لنصوص الوثائق الرسمية:

• - إيجاز ودقة عرض المعلومات ، واستبعاد التفسير الغامض ؛
• - موضوعية المعلومات وموثوقيتها ؛
• - إعداد مستندات ، إن أمكن ، بسيطة ، أي تحتوي على سؤال واحد ، لتسهيل وتسريع العمل معهم ؛
• - هيكلة نص الوثيقة وتقسيمها إلى أجزاء دلالية مثل المقدمة والإثبات والاستنتاج ؛
• - الاستخدام الواسع للقالب والنصوص القياسية في وصف المواقف الإدارية المتكررة.

لغة وثائق الخدمة لها خصائصها الخاصة: حادة ، بالمقارنة مع أنماط اللغة الأخرى ، تضييق نطاق وسائل الكلام المستخدمة ؛ درجة عالية من التكرار (التكرار) لأشكال اللغة الفردية في أقسام معينة من نصوص المستندات. تنعكس هذه الميزات في تصميم أوراق العمل والوثائق: تصنيفها ، وتكوينها ، وترتيب أجزاء من النص ، وأحرف الكتابة بالحبر الأحمر ، والخط ، وما إلى ذلك. يستلزم توحيد أسلوب العمل الرسمي استخدام أدوات لغوية خاصة تشكل نظامًا مغلقًا نسبيًا لخطاب العمل.

عند تجميع نصوص المستندات ، يتم استخدام أسلوب عمل بخصائص محددة:

• - الاكتمال والتوقيتمعلومة. المهمة الرئيسية لمترجم الوثيقة هي أن يعكس بوضوح المعلومات التي (تكتسب) القوة القانونية.
• - محايد (بدون نغمات عاطفية) نغمة، رنهالعرض التقديمي ، الذي ينص على تقديم النص من الشخص الثالث ("الشركة ترسل" ، "البنك لا يمانع") ؛ قلة التلوين العاطفي للحقائق والأحداث ؛ عدم وجود نهج شخصي لتقييم المعلومات ، لأن المؤلف يعمل نيابة عن المنظمة.

نبرة الصوت المحايدة هي القاعدة آداب العمل. يجب أن تبقى اللحظة الشخصية والذاتية في حدها الأدنى. لذلك ، خارج خطاب العمل ، على سبيل المثال ، الأشكال التي لها تلوين معبر عاطفياً (الأسماء والصفات مع لاحقات التقييم الذاتي ، المداخلات). استخدام الكلمات العامية والعامية واللهجة وغيرها من الكلمات والوحدات اللغوية في خطاب الأعمال أمر غير مقبول.

بالطبع ، هذا لا يعني أن أسلوب العرض في النص الرسمي يجب أن يكون دائمًا محايدًا تمامًا. هذا لا يحدث. يمكن التعبير عن طلب أو امتنان في مستند ، يتم تقديم طلب (غالبًا في شكل قاطع) ، وما إلى ذلك ، ومع ذلك ، في أي حال ، يجب استخدام وسائل التقييم المنطقي بدلاً من التقييم العاطفي للمواقف والحقائق .

• - الدقة والوضوحعرض تقديمي (استبعاد الكلمات والتعبيرات التصويرية ، استخدام الإيضاحات والإضافات ، إلخ). يتم تحقيق الدقة والوضوح في الوثائق من خلال الاختيار الدقيق للكلمات ؛ استخدام الكلمات والمصطلحات في المعاني التقليدية لقواعد اللغة الأدبية العامة ، والتي لا تسمح بأي تفسير آخر لما هو مكتوب غير المقصود بالمؤلف ؛ ترتيب الكلمات المباشر في الجملة (يتبع المسند الموضوع ، وتأتي السمة قبل الكلمة التي يتم تعريفها).
• - الإيجاز، قصر النص ووضوح العرض ، استبعاد التفاصيل الصغيرة والتكرار ، التفاصيل غير الضرورية ، الإيجاز ، إلخ.). لا تتجاوز نصوص الخطابات والتقارير والمذكرات وغيرها من الوثائق كقاعدة عامة صفحة واحدة.
• - الإقناعتحققت الوثائق الرسمية:
• - توافر معلومات موثوقة ؛
• - وجود حجج قوية تشجع متلقي الوثيقة على القيام بإجراءات معينة ؛
• - منطق العرض.
• - صياغة لا تشوبها شائبة من الناحية القانونية ؛
• - صحة مقترحات المؤلف (مع الإشارة إلى اللوائح).
• -استخدام المستدام (قالب) عبارات(المنعطفات القياسية). عبارات التعيين هي استخدام معظم الكلمات في الوثائق الرسمية مع كلمة واحدة فقط أو مجموعة محدودة من الكلمات. يتيح استخدام العبارات الثابتة أو القياسية (الكليشيهات اللغوية الجاهزة):
• - المؤلفون - إعداد الوثائق على الفور ؛
• - للمخاطبين - لتسهيل فهم الوثائق ،
• - إنشاء نماذج قياسية (نموذجية) من المستندات للحالات القياسية.

الأكثر استخدامًا هي العبارات التالية: تعيين السيطرة ... ، إعلان التوبيخ ... ، تحديد راتب رسمي ... ، بسبب موقف صعب ... ، من أجل ضمان ... ، في بناءً على طلبك ... ، نعتبره ضروريًا ... ، وفقًا للأمر ... ، مع مراعاة ... ، تم إجراء حسابات خاطئة ... ، للموافقة والتنفيذ ... ، نبلغ لكم أنه خلال الفترة ... ، نرسله للنظر والموافقة ، والشيك الذي تم إنشاؤه ، وماذا ، إلخ.

يصبح خطاب العمل مستقرًا من الناحية اللغوية ، مليئًا بالصيغ اللغوية الجاهزة والاستنسل والطوابع. مثال على هذه الطوابع ، على وجه الخصوص ، الإنشاءات ذات حروف الجر المذهبية التي تحفز الإجراءات: وفقًا لقرار (أمر ، ترتيب) ، فيما يتعلق بالبداية (الفرصة ، الضرورة) ، من أجل تحسين (الحد ، الحفظ) ، غالبًا ما تبدأ التعبيرات (بغض النظر عما إذا كان المتحدث على دراية بها أم لا) في العمل كمصطلحات تتوافق مع تفاصيل موقف إداري معين.

يتم لعب نفس الدور من قبل رجال الدين المزعومين: الالتماس ، المصادقة ، الاستماع ، اللائق ، عدم القبول (الإجراءات) ، والتي لا تُستخدم إلا قليلاً في أنماط اللغة الأخرى.

- مجموعة محدودة من الكلمات.

بشكل صحيح ليس تماما

تقديم الاقتراحات تقديم الاقتراحات

امنح قرض امنح قرضًا

امتلك الحق امتلك الحق

الدخول حيز التنفيذ أدخل حيز التنفيذ

يحدد تقييد أنواع وحدات اللغة المستخدمة في النصوص التجارية واللوائح العامة لشكل المستندات ميزة أخرى مهمة لخطاب الأعمال - التكرار العالي لأشكال اللغة الفردية في أقسام معينة من نصوص المستندات. كأبسط مثال ، يمكن للمرء أن يشير إلى الغلبة المطلقة لأشكال الحالة الاسمية في عناصر تصميم الوثيقة ، في النصوص المبنية على مبدأ الاستبيانات أو الجداول.

النصوص المستندة إلى خطاب متماسك "طبيعي" ، بالطبع ، لديها تنظيم نحوي أكثر تعقيدًا. ومع ذلك ، حتى في هذه الحالة ، فإن استنساخ الوحدات اللغوية الفردية أعلى بكثير مما هو عليه في أنواع الكلام الأخرى. السبب الرئيسي لهذه الظاهرة هو الموقف الواعي تجاه توحيد اللغة عند عرض المواقف النموذجية للاتصالات التجارية.

لذلك ، في الوثائق ، كقاعدة عامة ، لا يُسمح باستخدام المصطلحات الجديدة (حتى لو تم تشكيلها وفقًا للنماذج التقليدية) إذا لم يكن لها معنى اصطلاحي ويمكن استبدالها بكلمات أدبية عامة. إذا تم استخدامها ، فإنها تحتاج إلى تفسيرات في النص (عادة بين قوسين).

عند استخدام المصطلحات (وهي منتشرة جدًا في لغة الأعمال) ، لا يُسمح بتشويه شكلها أو استبدالها بالمهنية والمصطلحات وما إلى ذلك.

في خطاب الأعمال ، تكون إمكانيات توافق الكلمات المعجمية محدودة: رسالة رسمية-- رسمت(ليس تهجئة)و أرسلت(ليس أرسل) ، توبيخ-- أعلن اللوم-- سحب الراتب-- المثبتةإلخ.

- استخدام الأسماء اللفظية.

بشكل صحيح ليس تماما

تقديم المساعدة المساعدة

قدم الدعم

إجراء إصلاحات إصلاح

• - استخدام المصطلحات الخاصة("قررت" ، "قررت" ، "أطلب") ؛
• - استخدام الاختصارات الشائعة. يتيح لك ذلك تقليل حجم المستندات وتسريع إدراك المعلومات. ما يلي قابل للتخفيض: الكلمات الفردية (على سبيل المثال ، روبل - فرك.) ؛ عبارات (على سبيل المثال ، وما إلى ذلك - وما إلى ذلك). عند استخدام الاختصارات ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه يجب أن تكون مفهومة للمرسل إليه ، وكذلك الأمر نفسه في نص المستند (على سبيل المثال ، من غير المقبول استخدام اختصار كلمة "السيد" كـ "السيد" و "السيد" في نص واحد).
• - استخدام كلمات عامة ذات معنى غير محدد;
• - الاستبعاد من نص القديمة("هذا العام" ، "بهذا نوجهه").

بشكل صحيح ليس تماما

تمديد التدحرج

إعلان إعلان

تمثل تمثل

تتيح لنا المقارنة بين النصوص التجارية والعلمية والصحفية (الصحف) والأدبية إبراز بعضها السمات النحويةأسلوب العمل الرسمي:

1. الاستخدام الأساسي جمل بسيطة(سردي ، شخصي ، مشترك ، كامل). جمل الاستفهام والتعجب غير موجودة عمليا. من بين المركبات ذات المركب الفردي ، يتم استخدام العناصر غير الشخصية فقط بنشاط ، وفي بعض أنواع المستندات (الأوامر ، الرسائل الرسمية) - شخصية بالتأكيد:

من أجل ... من الضروري تسليط الضوء على ... ؛ في حالة ... عليك أن تقطع ... ؛ أنا أمر...؛ ألفت انتباهكم إلى...

من الجمل المعقدة ، الجمل غير النقابية والمعقدة مع ثانوية تفسيرية ، إسناد ، شرطية ، أسباب وأهداف ، بالإضافة إلى تراكيب مثل:

استوفيت شروط العقد ، مما يسمح ...

استخدام واسع للتركيبات ذات حروف الجر المذهبية.

عن طريق الإشراف ... ؛ فيما يتعلق بالرفض ... ؛ ... بسبب عدم تسليم المواد)يسمح لك بتجنب استخدام الجمل المعقدة مع الجمل الثانوية أسباب ، أهداف ، شرطية. الأجزاء الثانوية من المكان والزمان ذات فائدة قليلة بشكل عام.

• 2. استخدام العروض مع عدد كبيركلمات بسبب:
• 1) انتشار المقترحات. متكرر جدًا ، على سبيل المثال ، الإنشاءات ذات التبعية التسلسلية لنفس النوع من أشكال الحالة (عادةً أشكال الحالة المضافة):

تعيين نائب رئيس ورشة المعالجة الحرارية للمعادن T.N. نيكولاييف لمنصب الرئيس مهندس المصنع بدعم من فريق المؤسسة بأكمله ؛

2) وفرة من الجمل ذات أعضاء متجانسين (يمكن أن يصل عددهم ، حتى في العبارات المكتوبة خطيًا ، إلى عشرين أو أكثر) ؛ الحالة القصوى للتعدادات المعقدة عبارة عن إنشاءات من النوع الأحمر:

... يقرر:

• 1. حدد... أ)... ب)... في)...؛
• 2. تنظم... أ)... ب)... في)...؛
• 3-تعيين ... ،

علاوة على ذلك ، يمكن أن يكون لكل عنوان أي تعقيد (بما في ذلك الأعضاء المتجانسة في الجملة ، وتكميلها بجمل مستقلة ، وما إلى ذلك) ؛ يمكن أن تتضمن القوائم المكتوبة بالحبر الأحمر عشرات أو حتى مئات الكلمات.

لا يتأثر حجم الجمل في لغة الأعمال كثيرًا حتى بوجود أو عدم وجود أدوار منفصلة فيها. في الوقت نفسه ، يتم استخدام العبارات التشاركية والإضافات المعزولة فقط مع حروف الجر التحفيزية بشكل نشط. يتحول Participleنادرة ، وعادة ما تكون تركيبات مستقرة من النوع:

على أساس...؛ انتبه على...؛ بشرط...

3. الاستخدام الفعال للإنشاءات السلبية مثل:

هناك احتمال ... وجدت اللجنة ...

وأشكال غير شخصية ، على الرغم من أن المستند بشكل عام يتم إعداده ، كقاعدة ، من شخص ثالث.

4. استخدام غير نمطي للآخرين أنماط اللغةطرق التصريف ، على سبيل المثال ، تطوير صيغ الجمع في الأسماء المجردة. طرق إدارة محددة للغاية ، مثل:

الانتهاء من البناء ، قبول بجودة جيدة ، والتسليم حسب الملكيةإلخ.

على الرغم من حقيقة أن مثل هذه التحولات شائعة جدًا في خطاب الأعمال ، فمن الواضح أنه يجب تجنبها ، لأنها لا تتوافق مع معايير استخدام الكلمات الأدبية العامة.

وبالتالي ، فإن عملية التوحيد القياسي لخطاب العمل تغطي جميع مستويات اللغة - المفردات والصرف والنحو. نتيجة لذلك ، يتم تشكيل صورة نمطية ثابتة للكلام ، والتي ينظر إليها المتحدثون على أنها نوع خاص ، موجه وظيفيًا من القواعد اللغوية للنصوص ، أي أسلوب وظيفي خاص.

إن المخطط العام لتوحيد خطاب الأعمال ككل بسيط للغاية: الوضع النموذجي هو أسلوب خطاب معياري. ومع ذلك ، فإن الأدوات اللغوية التي يستخدمها خطاب الأعمال متنوعة تمامًا: علاوة على ذلك ، فهي مكيفة تمامًا لنقل معلومات صناعية وقانونية ومالية وإدارية وتنظيمية محددة للغاية.

لقد تراكم خطاب العمل عددًا كبيرًا من المصطلحات والصيغ وتحولات الكلام التي أثبتتها سنوات عديدة من الممارسة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن استخدام الصيغ والتركيبات اللفظية الجاهزة التي أصبحت راسخة في استخدام الأعمال يسمح للمتحدث (الكاتب) بعدم إضاعة الوقت في البحث عن التعريفات التي تميز المواقف القياسية. يؤدي توحيد (المصطلحات بشكل أكثر دقة) إلى زيادة محتوى المعلومات في المستندات بشكل كبير ، ويسهل بشكل كبير إدراكها وتقييمها من قبل المتخصصين ، مما يساهم في زيادة كفاءة سير العمل ككل.

أولئك الذين يرون "الفقر" وحتى "الضرر" للغة الأدبية في توحيد خطاب الأعمال مخطئون تمامًا. سيئة لا "كاتب" على هذا النحو - على العكس من ذلك ، يتوافق تطورها مع الأنماط العامةتطور المجتمع الحديث ، على سبيل المثال ، زيادة أتمتة العمل ، وإدخال طرق الكمبيوتر لمعالجة ونقل وتخزين المعلومات. من السيء إساءة استخدام "kacelarit" حيث يكون من غير المناسب - في الصحافة ، في الخيال ، في الاتصال اليومي.