Thư xin việc cho các tài liệu. Thư xin việc cho sơ yếu lý lịch với ví dụ và mẫu. Ví dụ về thư xin việc cho sơ yếu lý lịch

Nghi thức kinh doanh quy định viết thư xin việc (hoặc, như chúng còn được gọi, thư đi kèm) khi gửi tài liệu cho đối tác, cơ quan chính phủ và trong các trường hợp khác. Điều này đặc biệt hữu ích trong các tình huống cần xác nhận việc chuyển gói hàng tới người nhận địa chỉ, chú ý đến các điểm cơ bản, gửi yêu cầu hoặc hướng dẫn hành động và cũng cố định thời gian của các hành động phản hồi. Tất cả các Thông tin quan trọng có thể được nêu trong phần đi kèm.

Thông thường, hỗ trợ được phát hành:

khi chuyển tài liệu quan trọng (ví dụ, trả lại sau khi ký);
đến hành vi hòa giải;
đến cung cấp thương mại;
lập hồ sơ gửi cơ quan thuế;
báo cáo, biểu mẫu và yêu cầu của cơ quan quản lý;
tài liệu điều hành;
hồ sơ nhân sự.

Bạn có thể viết chúng cả khi chuyển tài liệu trực tiếp và khi gửi bằng chuyển phát nhanh, thư thường hoặc e-mail.

Theo quy định, do nhân viên chịu trách nhiệm về các tài liệu được gửi hoặc thư ký của tổ chức biên soạn. Chữ ký là đủ để chứng nhận, nhưng cũng có thể đóng dấu. Ngày nay, các tổ chức không bắt buộc phải có con dấu tròn (82-FZ ngày 04/06/2015). Việc đóng dấu là tùy theo quyết định của doanh nghiệp, trừ khi có yêu cầu của người nhận (ví dụ: các tổ chức tài chính).

Riêng biệt, chúng tôi chọn ra một chức năng quan trọng tài liệu kèm theo - một kho tài liệu được gửi đến người nhận. Bạn nên liệt kê cẩn thận tất cả các giấy tờ, không chỉ cho biết họ tên mà còn cho biết chúng được vẽ lên bao nhiêu tờ, có tệp đính kèm hay không và những tài liệu nào, bao nhiêu bản sao của mỗi tài liệu đã được gửi đi. Nếu giấy sau đó bị mất, giấy kèm theo sẽ xác nhận rằng bạn đã chuyển nó cho người nhận. Vì vậy, điều quan trọng là phải sao chép một bản sao kèm theo và yêu cầu người nhận ghi rõ trên bản sao của bạn ngày và giờ nhận, cũng như đồng ý với bản kiểm kê.

Cấu trúc thư xin việc

Sự tương ứng của các tổ chức được quy định bởi GOST R 6.30-2003 ngày 23/03/2003. Cấu trúc và các điều kiện cần thiết có thể khác nhau về chi tiết, tùy thuộc vào loại hộ tống, nhưng nhìn chung chúng trông như thế này:

Người nhận (tên và địa chỉ của tổ chức, tên và chức vụ của nhân viên mà các tài liệu được gửi đến).
Số và ngày nộp đơn.
Các nội dung.
Danh sách các tài liệu đính kèm.
Người xác nhận tính xác thực.
Liên lạc.

Thư đi kèm được đánh số theo quy tắc làm việc văn phòng của tổ chức, cũng như các thư từ khác. Hiện nay, nội quy văn phòng làm việc liên quan đến các vấn đề nội bộ của doanh nghiệp và được thiết lập bởi các hành vi địa phương. Các quy tắc Gosstandart yêu cầu các công ty xây dựng và sửa chữa các nguyên tắc của công việc văn phòng (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID). Khi cử người hộ tống theo yêu cầu của người nhận, bạn có thể cho biết số và ngày đi của nó bên dưới số khởi hành. Bạn cũng có thể bắt đầu văn bản bằng cụm từ: “Về lời kêu gọi của bạn, giới thiệu. Số ... từ ... ".

Trong trường hợp cần trao đổi thông tin với người thi hành công vụ trực tiếp, phải chỉ rõ các địa chỉ liên lạc của người đó. Thông tin này thường được dán ở góc dưới bên trái của biểu mẫu. Bạn nên cho biết họ, tên viết tắt (đầy đủ hoặc ngắn gọn), số điện thoại hoặc địa chỉ e-mail.

Hãy tìm hiểu những gì cần viết trong một bức thư xin việc. Bạn nên bắt đầu văn bản bằng các cụm từ: "Chúng tôi đang gửi cho bạn ...", "Chúng tôi đang gửi cho bạn ..." sau đó là tên khái quát ngắn gọn của bài viết kèm theo phần đệm. Không cần thiết phải liệt kê từng phần tử theo tên trong phần cụ thể này của văn bản, vì phần khác được cung cấp cho phần này.

vui lòng xác nhận hóa đơn;
vui lòng ký và trả lại đúng giờ;
Tôi yêu cầu bạn đồng ý và quay lại với các nhận xét hoặc gửi một giao thức về những bất đồng;
vui lòng sử dụng phù hợp với mục đích của nó;
Tôi yêu cầu bạn đảm bảo an toàn cho thông tin bí mật;
xin vui lòng cho tôi biết trong quá trình thích hợp.

Không được phép in đậm hoặc in nghiêng những chỗ quan trọng cần nhấn mạnh.

Danh sách tài liệu đính kèm

Bản kiểm kê các giấy tờ được chuyển cho người nhận được đưa ra sau văn bản trong một danh sách đơn giản có đánh số của từng mục. Khi thiết kế một danh sách, điều quan trọng là phải ghi nhớ tính độc đáo của mỗi mục. Trong trường hợp này, bạn nên ghi rõ đầy đủ các chi tiết. Tùy thuộc vào mục đích của thư xin việc, đơn có thể được viết cho biết số lượng bản sao và số tờ của mỗi tài liệu hoặc bằng tổng số.

Ví dụ:

Thỏa thuận số 4 ngày 06/01/2017 thành 2 bản. trên 10 tờ.
Điều khoản tham chiếu w / n ngày 06/01/2017 thành 1 bản. trên 3 tờ.

Tổng số 2 tài liệu trên 13 tờ.

Viết thư xin việc

Theo tiêu chuẩn thư từ được chấp nhận chung, tất cả thư từ gửi đi đều được viết trên tiêu đề thư chính thức của tổ chức, cho biết tên, thông tin chi tiết, địa chỉ bưu điện đầy đủ (điều này đặc biệt quan trọng nếu dự kiến sẽ nhận được thư thường xuyên) và các chi tiết liên hệ khác .

Không có yêu cầu về thiết kế và nội dung của văn bản, bức thư được soạn thảo dưới dạng miễn phí. Nhưng bạn phải tuân theo các quy tắc thư từ kinh doanh và tránh sự mơ hồ trong cách diễn đạt.

Tại sao bạn cần một lá thư xin việc

Một thực tế ai cũng biết là những người viết thư xin việc có nhiều lợi thế hơn.

Thông thường, thư xin việc của bạn đính kèm với sơ yếu lý lịch của bạn có thể cho nhà tuyển dụng biết nhiều điều hơn là bản thân sơ yếu lý lịch.

Tài liệu này có thể cho nhà tuyển dụng thấy bạn biết cách trình bày bản thân đến mức nào và có thể là một lá thư xin việc được viết tốt có thể thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng (vẫn còn tiềm năng) đến con người của bạn.

Điều quan trọng không kém là thư xin việc là một cơ hội tốt để trở nên nổi bật so với phông nền. tổng khối lượngứng viên và thể hiện rằng bạn có đủ phép xã giao giao tiếp kinh doanh.

Điều này không khó như thoạt nhìn có vẻ như. Ngay trước khi gửi sơ yếu lý lịch đến địa chỉ đã chỉ định, bạn phải viết đơn kháng cáo cho người có liên quan, qua đó nói rõ rằng bạn không liên hệ mù quáng với bất kỳ ai, mà là với nhà tuyển dụng này.
Đừng quên rằng anh ấy cũng quan tâm đến bạn như bạn đang ở trong anh ấy, bởi vì anh ấy cần một người, với một khoản phí nhất định, sẽ giải quyết vấn đề nảy sinh trong công ty của anh ấy. Lịch sự yêu cầu anh ấy chú ý đến hồ sơ xin việc của bạn và cố gắng chứng minh rằng bạn có thể ứng tuyển một cách chính đáng cho vị trí đang trống. Như những lập luận, hãy đưa ra những thành tựu thực sự và những kỹ năng chính của bạn. Điều này cần được thực hiện dựa trên các ưu tiên và nhu cầu của nhà tuyển dụng.
Ở cuối thư xin việc, bạn có thể bày tỏ ngắn gọn lòng biết ơn của mình vì đã quan tâm đến ứng cử của bạn.

“Dựa trên những điều đã nói ở trên, tôi có vinh dự được ứng tuyển vào vị trí này, vui lòng xem xét mong muốn chân thành của tôi được làm việc trong công ty của bạn.”
“... gần đây nhất là một tháng trước, từ mục tin tức của công ty bạn, tôi được biết rằng bạn đã thắng thầu ... và củng cố thành công vị trí của mình trên thị trường ... liên quan đến điều đó tôi bày tỏ sự kính trọng chân thành bạn ... Tôi biết về vị trí tuyển dụng gần đây của bạn, vì vậy tôi muốn đề nghị ứng cử của mình ... "

Cấu trúc thư xin việc

Dưới đây là cấu trúc điển hình của thư xin việc, ở phần đầu của nó là phiên bản cổ điển của tiêu đề thư kinh doanh:

Cho ai:
Chức vụ
Bộ phận công ty
Tên của công ty
Tên Liên lạc
Thân mến, ...!

Phần thân thư

Đoạn đầu tiên.Ở đây, bạn cho biết lý do tại sao bạn đăng ký người này và làm thế nào bạn biết về vị trí tuyển dụng hiện có. Đồng thời cung cấp ngắn gọn thông tin về bản thân, cho biết những gì bạn biết về công ty bạn đang ứng tuyển, sản phẩm, lịch sử của công ty, v.v.

Đoạn thứ hai và thứ ba. Trong phần này, bạn mô tả chi tiết về bản thân, tóm tắt kinh nghiệm và học vấn của bạn, đồng thời tham khảo chúng để mô tả lý do tại sao bạn là ứng viên lý tưởng cho vị trí được chỉ định. Ở đây, bạn cần đặt những thông tin có thể khiến nhà tuyển dụng quan tâm nhất đến bạn. Hãy cho chúng tôi biết bạn đang làm gì bây giờ. Lấy Đặc biệt chú ý phẩm chất và kỹ năng của bạn. Giải thích lý do tại sao bạn lại viết thư cho công ty cụ thể này và ứng tuyển vào vị trí này. Giải thích sở thích của bạn khi làm việc cho công ty này.

Tôi có thể tự mô tả mình là ... (cho biết ngắn gọn lĩnh vực chuyên môn và nghề nghiệp của bạn)
Tôi có ... năm kinh nghiệm (vui lòng nêu rõ kinh nghiệm làm việc của bạn)
Tôi đã làm việc trong ... / Kiến thức và kỹ năng cơ bản có được trong ... (cho biết lĩnh vực mà bạn có năng lực)
Kinh nghiệm quan trọng nhất mà tôi có được trong ... năm làm việc tại ... (tên công ty)
Tác phẩm này bao gồm ...
Tôi quan tâm đến một vị trí ... (vui lòng cho biết bạn đang ứng tuyển vị trí nào)

Mục đích của đoạn văn- thể hiện rằng bạn là một ứng viên phù hợp cho lời mời phỏng vấn.

Đoạn cuối là một lời tri ân đến độc giả đã đọc bức thư, thông tin về một Phản hồi, cũng như cơ hội để chứng minh Văn hóa kinh doanh, bạn tập trung vào kết quả và hứng thú với công việc.

Hơn thông tin chi tiết Bạn sẽ tìm thấy kinh nghiệm của tôi trong CV đính kèm.
Tôi rất vui được gặp bất cứ lúc nào thuận tiện cho bạn và trả lời tất cả các câu hỏi của bạn.
Cảm ơn bạn đã chú ý đến lá thư của tôi
Được sự cho phép của bạn, tôi sẽ gọi cho bạn vào tuần tới.
Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể gọi cho tôi
Trân trọng, ...! Chữ ký
Với Lời chúc tốt nhất, ...!
Chữ ký, chi tiết liên lạc của bạn (điện thoại, e-mail)

ruột thừa chứa một danh sách các tài liệu kèm theo bức thư.

Ví dụ về thư xin việc

Lựa chọn 1.
Xin chào anh / chị (tên người đứng đầu công ty). Tên tôi là (nêu họ và tên của bạn). Tôi là chuyên gia trong lĩnh vực (lĩnh vực hoạt động của bạn). Tôi có trình độ học vấn chuyên nghiệp và kinh nghiệm trong hướng này ___ năm. Tôi viết thư cho bạn với mục đích làm việc có thể trong tổ chức của bạn, ở một vị trí liên quan đến (liệt kê các trách nhiệm chức năng mong muốn, chỉ rất ngắn gọn, bắt đầu với mục tiêu hoạt động của bạn trong công ty, kết thúc bằng các phương tiện để đạt được nó) .

Tôi ấn tượng / quan tâm đến công ty của bạn (liệt kê những ưu điểm của công ty bạn đang ứng tuyển, những gì bạn biết: ví dụ: khả năng cạnh tranh, uy tín, sự phấn đấu của lãnh đạo, danh tiếng tốt, quan tâm đến nhân viên, bảng giá của bạn so với những công ty tương tự , chất lượng sản phẩm, và nhiều thứ khác). Trong cơ cấu như vậy, tôi muốn phát triển các kỹ năng chuyên môn của mình, mang lại lợi nhuận hữu hình cho công ty.

Tôi có thể hữu ích (trình bày lý lẽ và dữ kiện, giải thích lợi ích mà bạn thực sự có thể mang lại cho công ty, lợi ích gì cho nhà tuyển dụng, ví dụ: Tôi có thể tổ chức cơ cấu bán hàng chất lượng cao, thực hiện kế hoạch tài chính, đảm bảo an toàn thông tin , xây dựng mạng lưới đại lý, thu hút thêm khách hàng, gỡ lỗi hệ thống cung cấp, v.v.).

Do đó, tôi yêu cầu bạn xem xét sơ yếu lý lịch của tôi và nếu quan tâm, hãy lên lịch một cuộc phỏng vấn cá nhân. Ưu tiên liên hệ: tel. _____. Trân trọng, (họ, tên).

Lựa chọn 2.
Xin chào, thân mến (tên người xử lý vị trí tuyển dụng). Tên tôi là (giới thiệu bản thân). Tôi quan tâm đến vị trí tuyển dụng (tên của vị trí tuyển dụng), và tôi muốn tham gia cuộc thi để thay thế nó.

Sau khi xem xét các yêu cầu đã nêu, tôi đi đến kết luận rằng tôi hoàn toàn có thể phù hợp với vị trí này, vì (liệt kê các bằng chứng, ví dụ: sự tương ứng về kinh nghiệm, giáo dục chuyên ngành, bạn đến từ lĩnh vực liên quan, bạn phù hợp với các thông số khác ).

Sau khi nghiên cứu chi tiết về địa điểm tổ chức của bạn, tôi đánh giá cao (liệt kê những lợi thế của công ty và lý do tại sao bạn muốn làm việc cho họ). Tôi muốn áp dụng kinh nghiệm và kiến thức của mình trong một cấu trúc như vậy.

Do đó, tôi yêu cầu bạn xem xét sơ yếu lý lịch của tôi và nếu quan tâm, hãy lên lịch một cuộc phỏng vấn cá nhân. Ưu tiên liên hệ: tel. _____

Với sự tôn trọng và hy vọng cho sự hợp tác cùng có lợi, (họ).

Tùy chọn 3.
TẠI vấn đề mới nhất Thời báo Moscow đã đọc một thông báo về một chương trình tuyển dụng các chuyên gia trẻ. Đã nghe nhiều lần đánh giá tích cực về làm việc cho công ty của bạn. Tôi tin rằng tôi đáp ứng các yêu cầu về tính đủ điều kiện cho chương trình này. Vì lý do này, tôi gửi cho bạn bản lý lịch của tôi.

Năm nay tôi đã lấy bằng cử nhân. Đào tạo về Khoa kinh tế RSUH đã cho tôi những kiến thức cần thiết trong lĩnh vực tiếp thị và tài chính mà tôi có thể áp dụng thành công khi làm việc tại công ty của bạn.

Trong năm 2000 Đã qua đào tạo bay trong công ty "Company". Làm việc trong bộ phận nhân sự đã cho tôi cơ hội để nắm vững các phương pháp cơ bản làm việc với nhân sự: tuyển dụng và đào tạo, cũng như quy trình làm việc nhân sự.

Tôi biết vi tính và có thể nói và viết thành thạo Ngôn ngữ tiếng anh Tôi có bằng lái xe hợp lệ.

Kỳ thực tập ở nước ngoài đã khẳng định mong muốn được làm việc trong một công ty đa quốc gia của tôi. Cảm ơn bạn đã xem xét ứng cử của tôi cho Chương trình Tuyển dụng Chuyên gia Trẻ. Tôi sẵn lòng trả lời câu hỏi của bạn. Tôi đang chờ ý kiến của bạn.

Trân trọng, Ivan Ivanov
Các ứng dụng:
Tóm lược
Thư giới thiệu - 2 chiếc.

10 sai lầm phổ biến nhất

Gửi sơ yếu lý lịch mà không cần thư xin việc
Thật vậy, một số nhà tuyển dụng (có lẽ là đa số) không đọc thư xin việc. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn nên bỏ hoàn toàn thư xin việc, vì có thể nhà tuyển dụng sẽ không thích nó.
Gửi email mà không biết tên của nhà tuyển dụng
Vâng, đôi khi quá lười biếng để tìm ra tên / họ của người mà bạn đang gửi thư và sơ yếu lý lịch. Sau đó, nó trông khá lạ "Kính gửi Chủ sở hữu công ty" hoặc "Kính gửi Giám đốc nhân sự". Nói chung, bạn cũng có thể gửi thư theo cách này, nhưng thật tuyệt khi một người nhận được tài liệu có tên của mình chứ không phải là bản lý lịch gửi đến một người khó hiểu. Ngay cả chuyện vặt vãnh như vậy cũng có thể ảnh hưởng đến quyết định của chính giám đốc nhân sự đó.
"Tôi" quá mức
Thư xin việc của bạn không phải là một cuốn tự truyện. Tập trung vào việc bạn phù hợp với nhu cầu của nhà tuyển dụng như thế nào, chứ không phải câu chuyện cuộc đời của bạn. Tránh sử dụng quá nhiều đại từ "Tôi", đặc biệt là khi mới bắt đầu mối quan hệ của bạn.
Ngay lập tức yêu cầu một cái gì đó từ công ty
Hầu hết các ứng viên đều bị dày vò bởi suy nghĩ nên bắt đầu một lá thư xin việc từ đâu. Thường thì họ không nghĩ ra điều gì tốt hơn là đưa ra một điều gì đó như kiến nghị hoặc yêu cầu, họ nói, "Tôi đánh anh sứt đầu mẻ trán ...". Nó không chỉ giống một điểm yếu. Nó cũng không phân biệt bạn và không khơi dậy hứng thú của người đọc.
Ví dụ:
- Tùy chọn yếu: Vui lòng xem xét sơ yếu lý lịch của tôi cho vị trí tuyển dụng của bạn.
- Tốt hơn là: Việc bạn cần các đại diện bán hàng hiệu quả nhất là cơ hội tuyệt vời để tôi chứng minh ba năm kinh nghiệm của mình và tăng doanh số bán hàng của công ty bạn..
Đừng quên những lợi thế cạnh tranh chính của bạn.
Một bức thư hiệu quả nêu bật những thành tựu quan trọng nhất của bạn trong các công việc trước đây và chứa sự thật nhanh chóng xác nhận việc tuân thủ các yêu cầu của vị trí tuyển dụng. Ví dụ:
Yêu cầu công việc: kĩ năng giao tiếp.
Bạn viết: năm năm kinh nghiệm nói trước công chúng và có nhiều kinh nghiệm trong việc đàm phán với các khách hàng chính.
Yêu cầu công việc: người dùng PC cao cấp.
Bạn viết: kiến thức về tất cả các ứng dụng MS Office và tham gia vào việc phát triển các trang Web.
Không nên viết các cụm từ mẫu về hiệu quả, sự hòa đồng và căng thẳng và khả năng phục hồi nhiều thứ - hãy là từng cá nhân.
Kết thúc bức thư của bạn bằng " Cảm ơn trước vì hồi âm của bạn»
Các nhà tuyển dụng nhận được các lá thư kết thúc bằng một cụm từ như vậy gần như theo từng đợt. Bạn nên nghĩ ra một điều gì đó độc đáo hơn - ví dụ: "Tôi hy vọng sẽ sớm có một cuộc phỏng vấn, điều này sẽ cho thấy công ty của bạn cần tôi đến mức nào." Nói chung, một cái gì đó như thế này.
Viết một bức thư trang trọng, nhàm chán
Đừng lãng phí năng lượng của bạn để viết một đoạn văn trang trọng, nhàm chán, đó là phần giới thiệu một chủ đề. Hơn hết, hãy thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng bằng một điều gì đó thú vị, chẳng hạn, liệt kê ngay những việc bạn có thể làm. Nhân tiện, bạn cũng không nên viết "Như bạn có thể thấy, sơ yếu lý lịch của tôi có trong đơn." Người nhận được thư của bạn không phải là người mù, dù sao thì anh ta cũng sẽ nhìn thấy bản tóm tắt này.
Viết không biết chữ
Nếu bạn sợ rằng mình có thể mắc lỗi trong một bức thư, tốt nhất hãy để một người bạn / bạn gái có năng lực kiểm tra, và thậm chí tốt hơn - hãy kiểm tra bằng Word-a. Tin tôi đi, không gì có thể đẩy lùi một người như sự mù chữ.
Đừng lặp lại sơ yếu lý lịch của bạn trong thư xin việc của bạn.
Thư xin việc của bạn không nên là sự lặp lại các dữ kiện được tìm thấy trong sơ yếu lý lịch. Khi nói về những thành tựu và lợi thế chính của bạn, hãy viết về nó theo cách khác và cách ngôn hơn là trong sơ yếu lý lịch của bạn. Bạn có thể kể ngắn gọn một câu chuyện xác nhận trình độ chuyên môn của mình và câu chuyện đó không thể được đưa vào sơ yếu lý lịch, ví dụ: “phần lớn của tôi bán thành công hoặc "cách tôi đã giải quyết một vấn đề kỹ thuật."
Đừng gửi những email giống nhau đến các công ty khác nhau.
Nếu bạn đang ứng tuyển vào một số vị trí khác nhau, hãy nhớ chuẩn bị nhiều phiên bản thư xin việc của bạn. các vị trí tuyển dụng khác nhau, yêu cầu khác nhau, các ví dụ khác nhau ... Đừng quên thay đổi và làm rõ tên công ty, chức vụ và tên của người nhận. Nếu một Xin chào ngài Ivanov sẽ nhận được một lá thư gửi cho bà Petrova, ông ấy sẽ không ấn tượng với việc ứng cử của bạn.

Gửi nhiều thư từ trong ngày, chúng ta thường băn khoăn không biết viết thư xin việc cho tài liệu như thế nào?

Thư xin việc cho các tài liệu- Đây là một lá thư kinh doanh mô tả một gói tài liệu được gửi đến người nhận. Dựa trên điều này, thư xin việc cho các tài liệu xác nhận thực tế của việc gửi tài liệu, cung cấp danh sách và hướng dẫn xử lý tài liệu đó, đồng thời cho phép bạn xác định thời hạn.

Soạn thư xin việc tài liệu được yêu cầu cho bìa thư, bỏ đi số đăng ký người gửi. Bản thân nội dung của tài liệu được chia thành hai khối chính: thông báo về việc gửi tài liệu, yêu cầu phản hồi kịp thời đối với nó (làm quen, phản hồi, phê duyệt, v.v.).

Phần giới thiệu của thư xin việc bắt đầu bằng các từ:“Chúng tôi giới thiệu cho bạn ...”, “Chúng tôi đang gửi cho bạn…” hoặc “Chúng tôi đang gửi cho bạn…” và tiếp tục với các từ “để ký”, “để xem xét”, “phê duyệt”, “ để điền vào ”, v.v. Trong phần thứ hai, thư xin việc cho các tài liệu có thông tin về những việc cần làm với các tài liệu đính kèm: “Vui lòng ký tên…”, “Xin vui lòng xem xét và gửi…”, v.v.

Đến viết một lá thư xin việc thích hợp cho các tài liệu, điều chính là vẽ các ứng dụng đúng cách, vì đây là ứng dụng chính trong thư như vậy. Để làm được điều này, thư xin việc cho các tài liệu phải chứa chúng danh sách đầy đủ cho biết số lượng bản sao và số tờ trong mỗi loại. Tên của ứng dụng chỉ được nêu ra nếu nó không được đề cập trong văn bản của bức thư. Nếu có nhiều ứng dụng, chúng được liệt kê sau từ "Ứng dụng:".

Nếu thư xin việc của các tài liệu có chứa một danh sách lớn các ứng dụng, chúng sẽ được tập hợp trên một trang riêng biệt như một bản kiểm kê các ứng dụng, được liên kết từ thư. Khi cần viết thư xin việc cho các tài liệu cho nhiều người nhận và đơn chỉ được gửi đến một người trong số họ, điều này cũng cần được đề cập trong thư.

Có một số quy tắc khác cách viết thư xin việc cho tài liệu. Nếu bức thư có tệp đính kèm, nó phải có một dấu tương ứng trên đó và trên mỗi tệp đính kèm, ở trên cùng bên phải, nó phải được chỉ ra rằng nó thuộc về thư xin việc nào. Bức thư được ký bởi một viên chức có quyền làm như vậy. Nhưng để anh ta không bị quấy rầy sau này về việc làm rõ, tên và địa chỉ liên lạc của người biểu diễn cũng nên được nêu rõ.

Cũng thế không nên chỉ định ngày chính xác tuân thủ các yêu cầu của thư, nếu tổ chức của bạn không phải là cơ quan quản lý cao hơn. Trong thực tế giao tiếp kinh doanh, một tháng thường được dành cho việc xem xét các tài liệu đó. Nếu bạn muốn nhận được câu trả lời sớm hơn, tốt hơn là bạn nên đưa ra dưới dạng một yêu cầu.

Để tiết kiệm thời gian trong tương lai khi cần phải viết lại thư xin việc cho các tài liệu, bạn nên xây dựng mẫu cho một lá thư đó và điền vào nếu cần. Như bạn thấy, câu hỏi cách viết thư xin việc cho tài liệu, không quá phức tạp.

Mẫu thư xin việc:

Ngoài các bức thư kinh doanh, một doanh nhân thường xuyên phải gửi cho các quan chức chính phủ và các đối tác của mình các tài liệu khác nhau. Đó có thể là hợp đồng, hóa đơn, giao thức, tài liệu quảng cáo… Đôi khi những giấy tờ này có thể được gửi đi mà không có thông báo và giải thích kèm theo, nhưng tốt hơn hết bạn nên cẩn trọng hơn và đính kèm thư xin việc vào các tài liệu.

Nó là gì và nó dùng để làm gì?

Thư xin việc cho các tài liệu là một loại thư công việc liệt kê và mô tả ngắn gọn các tài liệu (chủ yếu là những tài liệu không có phần địa chỉ) được gửi đến người nhận. Thông báo kèm theo cho biết tên của tất cả các tài liệu sẽ được gửi, đồng thời chứa các hướng dẫn (hoặc khuyến nghị) về những gì người nhận nên làm với các giấy tờ này.

Thư xin việc thực hiện ba điều:

Xác nhận rằng tài liệu đã được gửi. Ứng dụng chỉ ra danh sách đầy đủđã gửi giấy tờ, vì vậy người nhận sẽ không thể khẳng định rằng anh ta đã không nhận được bất kỳ hành động quan trọng nào.
Đưa ra những lời giải thích cần thiết cho người nhận. Văn bản phải có hướng dẫn về cách xử lý một số loại giấy tờ: ký tên, đóng dấu, thay đổi và trả lại người gửi, v.v.
Cho phép bạn xác định ngày đến hạn do dữ liệu đăng ký.

Tài liệu này không thể thiếu trong những trường hợp nào?

trong các mối quan hệ kinh doanh với các nhà thầu và đối tác (dòng tài liệu là tất yếu ở đây);
khi làm rõ khai thuế;
khi nộp đơn kiện lên tòa án trọng tài;
khi liên hệ với ngân hàng (trong một số trường hợp).

Chúng ta hãy xem xét các điểm trên chi tiết hơn.

Tại sao bạn cần một lá thư cho các quan chức chính phủ?

Thông thường, một lá thư như vậy được yêu cầu bởi các nhân viên của Sở Thuế Liên bang. Điều thú vị nhất là không có yêu cầu này trong Bộ luật thuế, và chính các thanh tra viên đã giới thiệu một cách không chính thức cách thức nộp tờ khai cập nhật cùng với một thông báo kèm theo. Trong thư xin việc, họ yêu cầu bạn nêu lý do của những điều chỉnh trong các bản khai. Hơn nữa, sai sót càng nghiêm trọng thì càng phải làm rõ nhiều chi tiết hơn.

Tốt nhất, doanh nhân cần cung cấp giải thích cho từng dòng điều chỉnh của tờ khai. Nếu có quá nhiều thì chỉ có thể chỉ ra tổng số tiền thuế, số nợ đã nộp bổ sung và số tiền phạt. Trong trường hợp có phụ phí, cùng với những dữ liệu này, thư phải chỉ ra các chi tiết liên quan lệnh thanh toán(hoặc thậm chí đính kèm bản sao của chính các khoản thanh toán). Nhìn chung, cơ quan thuế yêu cầu gần như dài dòng. ghi chú giải thích, nhưng nó vẫn được gọi là thư xin việc. Nó không chính xác, nhưng bạn có thể làm gì.

Khi nộp đơn lên tòa án trọng tài, thông báo này được đính kèm với tuyên bố yêu cầu bồi thường. Cùng với một vụ kiện, doanh nhân luôn phải nộp một đống tài liệu - trích lục, giấy tờ cấu thành, bản sao hợp đồng, v.v. Tất cả các tài liệu này phải được liệt kê trong thư xin việc, nếu không yêu cầu sẽ không được chấp nhận do vi phạm quy trình đã thiết lập.

Các ngân hàng yêu cầu một lá thư khi mở tài khoản vãng lai hoặc trong trường hợp có những thay đổi quan trọng(ví dụ: thành phần người tham gia, hình thức tổ chức và pháp lý, v.v. đang thay đổi). Trong tất cả những trường hợp này, doanh nhân mang theo một gói các tài liệu cơ bản, danh sách các tài liệu này được chỉ ra trong tin nhắn kèm theo.

Cấu trúc và chi tiết

Bạn không nên nghĩ rằng thư xin việc chỉ là một thông báo bổ sung mà không có ý nghĩa đặc biệt. Không, đây là một thông điệp chính thức đầy đủ và do đó nó phải được soạn thảo theo các nguyên tắc giống như một bức thư thương mại cổ điển. Nó phải được viết trên giấy tiêu đề với việc gán một số đăng ký gửi đi. Không có một mẫu thống nhất và một mẫu duy nhất, vì vậy khi biên soạn, họ thường dựa vào nguyên tắc chung thông điệp kinh doanh.

Cấu trúc là:

ở trên cùng (trong tiêu đề) cho biết vị trí, thông tin về công ty (hoặc về lãnh thổ cơ quan chính phủ) và tên đầy đủ của người nhận và người gửi;
ngày soạn và số hiệu của tài liệu được dán bên dưới, sau đó viết tiêu đề;
trong phần nội dung, sau đây là lời kêu gọi người nhận;
sau đó - một danh sách các ứng dụng;
ở dưới cùng - vị trí, chữ ký và họ với tên viết tắt của người gửi.

Danh sách đầy đủ các đạo cụ trông như thế này:

tên tổ chức của bạn (đầy đủ và viết tắt);
dữ liệu tham khảo về công ty;
mã tổ chức;
OGRN / TIN;
số đăng ký của thư;
thông tin về người nhận (không đầy đủ như về công ty của bạn - chỉ cần nêu rõ chức vụ, tên tổ chức và họ tên);
cuộc hẹn;
Tiêu đề;
Chữ ký;
đánh dấu về nghệ sĩ và tính khả dụng của các ứng dụng.

Vì không có mẫu thư được thiết lập sẵn, những chi tiết này không thể được gọi là bắt buộc. Nếu bạn gửi một bức thư với tài liệu cho các đối tác và nhà thầu, bạn không thể mô tả đầy đủ tất cả các thông tin về công ty của bạn. Tiêu đề cũng không phải lúc nào cũng được viết - nó có thể được thay thế bằng một lời kêu gọi như “Ivan Ivanovich thân mến!”. Nhưng khi viết thư xin việc cho cơ quan thuế, tốt hơn hết bạn nên sử dụng tất cả các chi tiết.

Phần chính của bức thư là danh sách các tệp đính kèm. Văn bản ngắn gọn và bao gồm hai phần:

thông báo gửi tài liệu;
yêu cầu phản hồi kịp thời (hoặc làm quen, phê duyệt, trả lại bản sao đã ký - dựa trên mục đích gửi giấy tờ).

Nội dung của tin nhắn bắt đầu bằng các cụm từ tiêu chuẩn:

"gửi cho bạn";
"Chúng tôi giới thiệu cho bạn";
"chúng tôi đang gửi cho bạn".

Tên của các tài liệu và chi tiết của chúng cũng được chỉ ra ở đây: ngày và số. Trong phần thứ hai của bức thư, bạn cần cho người nhận biết họ nên xử lý tài liệu như thế nào. Ví dụ:

“Vui lòng ký tên, đóng dấu và gửi một bản đến địa chỉ của chúng tôi ...”;
“Chúng tôi yêu cầu bạn làm quen với các hành vi được gửi càng sớm càng tốt và thông báo cho chúng tôi về quyết định của bạn”;
“Tôi yêu cầu bạn gửi một bản sao của bản thi hành hợp lệ…” bằng thư trả lời;
vân vân.

Phần cuối cùng được vẽ theo sơ đồ chuẩn: bên trái - chức vụ người gửi, bên phải - họ tên, chính giữa - chữ ký. Bạn (với tư cách là người quản lý) có thể ký vào bức thư, hoặc Kế toán trưởng(nếu đó là về tài liêu kế toán và người nhận - IFTS). Ngay cả trong phần cuối cùng, bạn có thể chỉ định nghệ sĩ, nếu bạn muốn người nhận giải đáp bất kỳ câu hỏi nào cho anh ta.

Thư xin việc mẫu cho các tài liệu có thể được tìm thấy và tải xuống tại đây.

Khi viết thư, hãy tuân thủ các nguyên tắc sau.

Luôn viết cho mục đích bạn gửi giấy tờ và điều này có ý nghĩa như thế nào đối với người nhận. Thật bất lịch sự nếu buộc anh ấy phải nhớ những gì bạn đã đồng ý với anh ấy và tại sao anh ấy cần những tài liệu này. Hướng dẫn người nhận càng cụ thể càng tốt. Không cần phải viết một cái gì đó như "Hãy xem xét những gì có thể được thực hiện với điều này." Phải có mục tiêu rõ ràng - ký kết, chuyển giao cho bên thứ ba, lập thỏa thuận dựa trên các giấy tờ nhận được. Mục đích không cần chỉ được nêu trong thư giới thiệu cho tòa án và Sở Thuế Liên bang.
Sau khi báo cáo về các tài liệu, có thể làm rõ và yêu cầu bổ sung. Nhưng tất cả các bình luận kiểu này nên là "trên trường hợp", nghĩa là, chỉ quan tâm đến các tài liệu được gửi. Chuyện làm ăn khác không có gì đáng nói.
Đôi khi có một số người nhận và một số ứng dụng chỉ cần được gửi đến một người trong số họ. Trong những trường hợp như vậy, có thể ghi chú cho ứng dụng tương ứng, ví dụ “Phụ lục 3: cho 5 lít. thành 2 bản. chỉ đến địa chỉ thứ hai.
Có những trường hợp không chỉ cần chứng minh thực tế việc gửi mà còn phải đáp ứng một thời hạn cụ thể. Chúng tôi sẽ nói thêm về điều này dưới đây.

Trách nhiệm chuẩn bị và gửi thư xin việc kịp thời thuộc về doanh nhân, và bản thân tổ chức gửi tài liệu - đến cơ quan dịch vụ văn phòng.

Đạo đức kinh doanh

Như trong một bức thư thương mại cổ điển, đạo đức không nên bị lãng quên trong một bức thư xin việc. Cả một lời kêu gọi đối với người nhận và một yêu cầu thực hiện hành động nhất định với tài liệu phải ăn mặc lịch sự và đúng hình thức. Một số giám đốc điều hành thích các cụm từ thuận tiện như "Thời hạn trả lời một bức thư là 3 ngày làm việc." Bạn không nên viết như vậy. Hãy nhớ rằng thời gian phản hồi tiêu chuẩn cho thư thương mại(theo quy định đạo đức kinh doanh) thay đổi từ một đến ba mươi ngày. Bạn không có quyền giảm nó, đặc biệt là - tối hậu thư.

Từ ngữ “Vui lòng trả lời trong vòng ba ngày'là hoàn toàn có thể chấp nhận được. Nhưng chỉ trong những trường hợp có lý do chính đáng để hạn chế thời hạn, và những lý do này phải được chỉ ra. Cụm từ cuối cùng sẽ có dạng như sau: “Vui lòng, nếu có thể, hãy trả lời trong vòng ba ngày làm việc, vì chúng tôi phải gửi phản hồi cho Sở Thuế Liên bang trước ngày 10 tháng 10 năm 2015”. Sự lịch sự không chỉ được yêu cầu trong thư xin việc đối với các tài liệu gửi tới tòa án trọng tài (hoặc các cơ quan nhà nước khác), mà còn trong thông điệp gửi đến các nhà thầu và những người nhận khác.

Lưu trữ thư xin việc

Bạn đã nhận được thư xin việc từ đối tác của mình, kiểm tra danh sách các tài liệu đã nhận và đảm bảo rằng mọi thứ đều chính xác. Làm gì với tin nhắn tiếp theo? Đánh dấu nơi thực hiện và đặt trong trường hợp. Tốt hơn là giữ lá thư riêng biệt với các tệp đính kèm để không tạo ra sự nhầm lẫn với các giấy tờ.

Nhiều công ty chỉ đơn giản là tạo ra một hộp "Cover Letters", được sử dụng như một "giỏ" cho các thông điệp như vậy. Những gì đã gắn liền với họ là không liên quan. Ngoài ra còn có một lựa chọn “văn minh” hơn - để tạo một số tệp trên các thư xin việc và đặt chúng trong danh pháp của các trường hợp phân chia cấu trúc. Làm thế nào nó hoạt động?

đối tác gửi cho bạn hợp đồng cung cấp (ví dụ);
bạn đặt hành động này trong tệp "thỏa thuận giao hàng";
và gửi một lá thư cho anh ta về trường hợp “thư xin việc để cung cấp hợp đồng”.

Nó cũng xảy ra rằng bức thư vẫn được lưu trữ trong công ty, nhưng bản thân ứng dụng thì không.

Trong thư xin việc, cũng như trong những hành động tưởng như đơn giản khác, ma quỷ lại ở trong chi tiết. Việc thiếu mục tiêu được xác định rõ ràng, danh sách ứng dụng thiết kế không chính xác, xử lý không chính xác - tất cả những điều này áp dụng cho vi phạm nghiêm trọng. Tất nhiên, không ai phạt bạn vì viết sai tiêu đề của bức thư, nhưng ngay cả một vài sai sót nhỏ cũng có thể khiến bạn khó hiểu bức thư và gây ra phản ứng sai về nó. Điều này đặc biệt đáng buồn nếu bạn đang "tương ứng" với thuế hoặc các đại diện khác của tiểu bang.

Thư transmittal - tài liệu phổ quátáp dụng trong các lĩnh vực khác nhau hoạt động kinh tế doanh nghiệp. Một "bản nhạc đi kèm" được vẽ đúng cách sẽ cứu tất cả các bên khỏi nhiều thiếu sót và mơ hồ. Làm thế nào để viết một thư xin việc cho các tài liệu?

Khi nào nó được yêu cầu?

Công việc của một doanh nghiệp, đặc biệt là một doanh nghiệp lớn, đi kèm với rất nhiều vấn đề mà hầu hết thường phải được soạn thảo bằng văn bản. Các bên đối tác trao đổi tin nhắn và thông báo với nhau, các tài liệu được yêu cầu bởi ngân hàng, thuế, Quỹ hưu trí kiểm tra. Khách hàng cũng viết yêu cầu cung cấp nhiều nhất Thông tin linh tinh và tài liệu.

Trong tất cả những trường hợp này, thư xin việc sẽ trở thành cứu cánh và đồng thời là bộ mặt xứng đáng của công ty. Được viết trên một mẫu chắc chắn, được viết tốt và thực thi chính xác, nó sẽ không chỉ tạo ấn tượng thích hợp với người nhận mà còn thực hiện một số chức năng thực tế cho người gửi:

giải thích cho người nhận đang viết thư cho anh ta và tại sao;
sẽ đảm nhận vai trò cung cấp thông tin, giải phóng tài liệu đính kèm khỏi sự quá tải về ngữ nghĩa;
sửa chữa chi tiết danh mục tài liệu kèm theo;
sẽ cứu tiền mặt, loại bỏ bưu phí không cần thiết với hàng tồn kho;
sẽ là một bằng chứng nhỏ gọn về việc chuyển giao cả đống tài liệu.

Đây là cách hữu ích của "phần đệm" thông thường với cách tiếp cận phù hợp!

Làm thế nào để viết một thư xin việc cho các tài liệu?

Không phải ai cũng biết cách viết thư xin việc cho những tài liệu, mặc dù nó rất quan trọng.

Soạn một "phần đệm" nên bắt đầu bằng một cụm từ giới thiệu: đề cập đến số lượng yêu cầu gửi đến hoặc nêu thực chất của vấn đề mà thư từ đang diễn ra. Trong các đoạn sau của bức thư, thật hợp lý khi chỉ ra các cơ sở cho tài liệu: quy định, các điều khoản của hợp đồng, các hành vi kiểm tra, hướng dẫn của cơ quan quản lý và hơn thế nữa.

Tuyên bố kết thúc bằng một yêu cầu, đề xuất hoặc yêu cầu. Sau khi văn bản được soạn thảo, một danh sách các tài liệu đính kèm được đánh số, tiêu đề và chi tiết, cũng như số tờ đính kèm.

Chi tiết bắt buộc của thư xin việc đối với các tài liệu

Làm thế nào để viết một thư xin việc cho các tài liệu, chúng tôi đã thảo luận ở trên. Bây giờ một chút về thiết kế của nó.

Tiêu đề của tài liệu.Điều này cho biết chức vụ của người đứng đầu hoặc người đại diện khác của người nhận địa chỉ, tên doanh nghiệp hoặc họ, tên và tên viết tắt của một cá nhân; đầy đủ địa chỉ và mã bưu điện.
Ngày viết thư xin việcđiều gì xảy ra nếu người gửi thực thể, sau đó là số đăng ký đi.
Khiếu nại người nhận phù hợp với các quy tắc của một bức thư kinh doanh. Dù là tư nhân hay người đứng đầu doanh nghiệp, họ đều xưng hô bằng tên và từ quen, thêm phần hấp dẫn “được tôn trọng”.
Danh sách chi tiết hồ sơ đính kèm, bởi vì từ chính cái tên, nó theo sau rằng chữ cái "đi kèm" với một sự khởi hành chính nào đó.
Thư được ký bởi người thứ nhất hoặc đại diện có thẩm quyền của tổ chức, người được người đứng đầu trao quyền đó. Nếu thư là của một cá nhân, thì người gửi tự mình hoặc người đại diện của họ theo ủy quyền ký tên vào "phần đệm". Trước chữ ký, theo thông lệ, người ta thường thêm lời đảm bảo "với sự tôn trọng" bằng tay.
Họ, tên viết tắt và phương tiện giao tiếp của người thi hành công văn.

Đây là những yêu cầu cơ bản về hình thức của bức thư.

Mẫu thư xin việc cho tài liệu

Một hướng dẫn tuyệt vời trong việc chuẩn bị sẽ là một mẫu thư xin việc đã được kiểm nghiệm thực tế cho các tài liệu. Tất nhiên, nội dung của nó sẽ thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu của trình biên dịch, nhưng phác thảo chung vẫn không thay đổi.

Khitrun I.V.

st Vasilievskaya, 3,

Kukino - 31005

Số 562 ngày 04/05/2015

Ivan Vasilyevich thân mến!

Theo đơn đặt hàng số 12/389 ngày 04/01/2015 của Quý khách về vấn đề tiến hành kiểm tra đột xuất tại chỗ, chúng tôi xin báo cáo như sau.

Một phần tài liệu về quan hệ pháp luật hợp đồng với PE do Gideon thu giữ trên cơ sở biên bản thu giữ ngày 03/02/2015 (bản sao đính kèm) Chúng tôi gửi cho bạn tài liệu do công ty xử lý dưới hình thức hợp lệ bản sao có chứng thực theo phụ lục.

Ứng dụng (tổng cộng 6 tờ):

Bản sao Ủy nhiệm chi có dấu ngân hàng số 3 ngày 15/01/15 - 1 tờ.
Ủy nhiệm chi có dấu ngân hàng số 6 ngày 14/02/2015 - 1 tờ.
Bản sao hành vi hòa giải theo thỏa thuận cung cấp số 56 / P ngày 15/12/14 - 1 tờ.
Một bản giao thức thu giữ ngày 03/03.15 - 3 tờ.

Golokhvastov F. E.

Nghệ sĩ: Pupko A.V.

"Phần đệm" như vậy phù hợp với nhiều tài liệu gửi đi theo yêu cầu của chính phủ, cơ quan quản lý và hành pháp Bạn chỉ cần tinh chỉnh một chút cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Thư xin việc cho các tài liệu hợp đồng

Khi ký kết các hợp đồng kinh doanh, một tình huống thường phát sinh khi các đối tác cách xa nhau về mặt địa lý và không có khả năng đi đến thành phố khác để ký kết thỏa thuận.

Trong trường hợp này, thiết kế của thư xin việc trở thành một loại báo hiệu cho phép bạn ký kết một hợp đồng đúng đắn về mặt pháp lý ở một khoảng cách xa, mà không cần một cuộc họp cá nhân của các đại diện. Với sự trợ giúp của thư xin việc, một bên không chỉ có thể gửi các mẫu hợp đồng mà họ đã ký để xem xét mà còn nêu rõ quan điểm của mình bằng văn bản về các vấn đề quan trọng của thỏa thuận.

Ngoài ra, thư xin việc cho phép bạn ghi lại những gì và bao nhiêu đã được đính kèm và gửi cho người nhận. Ví dụ, nội dung có thể được phát biểu như sau.

"Chúng tôi đang gửi cho bạn hai bản sao của hợp đồng để cung cấp dịch vụ thông tinđược chúng tôi ký và đóng dấu. Chúng tôi đề nghị xem xét bản dự thảo này và, nếu đồng ý, ký hợp đồng bằng cách gửi lại một trong các bản sao đã ký đến địa chỉ của chúng tôi. Đính kèm: dự thảo hợp đồng thành 2 bản, mỗi bản 6 tờ.