Giải thích giấc mơ Udilova 

Mô tả công việc của thư ký nhà ở và dịch vụ xã. Nhiệm vụ của một thư ký. Mô tả công việc thư ký

Mô tả công việc Thư ký

Bản mô tả công việc này đã được xây dựng và phê duyệt trên cơ sở hợp đồng lao động với Ivanova Natalya Vladimirovna và phù hợp với
quy định của Bộ luật lao động Liên bang nga và các quy định khác
các hành vi điều chỉnh quan hệ lao động ở Liên bang Nga.

1. Quy định chung

1.1. Thư ký thuộc loại chấp hành viên kỹ thuật, được thuê và miễn nhiệm theo lệnh của giám đốc xí nghiệp.
1.2. Một người có cao hơn giáo dục chuyên nghiệp, không cần trình bày yêu cầu về kinh nghiệm làm việc, hoặc trình độ trung cấp nghề và kinh nghiệm làm việc trong chuyên ngành ít nhất 2 năm.
1.3. Thư ký thủ trưởng báo cáo trực tiếp với thủ trưởng xí nghiệp.
1.4. Trong hoạt động của mình, thư ký của thủ trưởng được sự hướng dẫn của:
các văn bản quy phạm về công việc đã thực hiện;
tài liệu phương pháp luận liên quan đến các vấn đề liên quan;
Điều lệ của Doanh nghiệp;
quy tắc Lịch làm việc;
mệnh lệnh, mệnh lệnh của giám đốc xí nghiệp (quản đốc trực tiếp);
mô tả công việc này.

1.5. Thư ký của người quản lý phải biết:
các nghị quyết, mệnh lệnh, mệnh lệnh và các tài liệu hướng dẫn khác và các văn bản quy định liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp và lưu trữ hồ sơ;
cấu trúc và quản lý của doanh nghiệp và các bộ phận của nó;
tổ chức văn phòng làm việc;
phương thức đăng ký và xử lý hồ sơ;
kinh doanh lưu trữ;
bảng chữ;
quy tắc sử dụng thiết bị thu và liên lạc nội bộ;
tiêu chuẩn của hệ thống văn bản tổ chức và hành chính thống nhất;
quy tắc in ấn thư thương mại sử dụng các biểu mẫu tiêu chuẩn;
cơ sở của đạo đức và thẩm mỹ;
quy định giao tiếp kinh doanh;
những vấn đề cơ bản về tổ chức và quản lý lao động;
quy tắc hoạt động khoa học máy tính;
các nguyên tắc cơ bản của pháp luật hành chính và pháp luật lao động;
nội quy lao động;
nội quy, quy chế bảo hộ lao động.
1.6. Trong thời gian Bí thư cấp trưởng vắng mặt, cấp phó được bổ nhiệm thực hiện nhiệm vụ theo quy định, người đó hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng nhiệm vụ được giao.

2. CÁC CHỨC NĂNG

Thư ký điều hành chịu trách nhiệm về những việc sau:
2.1. Thực hiện các công việc về tổ chức và hỗ trợ kỹ thuật các hoạt động hành chính sự nghiệp của người đứng đầu doanh nghiệp.
2.2. Lưu trữ hồ sơ.
2.3. Tổ chức đón tiếp khách.

3. TRÁCH NHIỆM TRONG CÔNG VIỆC

Để thực hiện các chức năng được giao, thư ký người đứng đầu doanh nghiệp phải:
3.1. Thực hiện các công việc về tổ chức và hỗ trợ kỹ thuật cho các hoạt động hành chính và quản trị của người đứng đầu doanh nghiệp.
3.2. Chấp nhận các thư từ để người đứng đầu xem xét, chuyển nó theo quyết định được đưa ra cho các bộ phận cơ cấu hoặc những người thực hiện cụ thể để sử dụng trong quá trình làm việc hoặc chuẩn bị câu trả lời.
3.3. Tiến hành công việc văn phòng, thực hiện các hoạt động khác nhau bằng cách sử dụng công nghệ máy tính, được thiết kế để thu thập, xử lý và trình bày thông tin trong quá trình chuẩn bị và ra quyết định.
3.4. Chấp nhận các tài liệu, bản khai cá nhân đối với chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp.
3.5. Chuẩn bị các tài liệu, vật liệu cần thiết cho công việc của thủ trưởng.
3.6. Theo dõi việc xem xét, trình duyệt kịp thời của các đơn vị kết cấu và người thực hiện cụ thể đối với các văn bản nhận được để thi hành, kiểm tra tính đúng đắn của việc chuẩn bị các dự thảo văn bản trình Thủ trưởng ký, đảm bảo việc chỉnh sửa đạt chất lượng cao.
3.7. Tổ chức nói chuyện điện thoạiđứng đầu, ghi lại thông tin nhận được khi vắng mặt và chú ý đến nội dung của nó, truyền và nhận thông tin qua các thiết bị thu và liên lạc nội bộ (telefax, telex, v.v.), cũng như tin nhắn điện thoại, kịp thời đưa thông tin nhận được bằng kênh thông tin liên lạc.
3.8. Thay mặt thủ trưởng viết thư, yêu cầu, các tài liệu khác, chuẩn bị câu trả lời cho tác giả các bức thư.
3.9. Thực hiện công việc chuẩn bị các cuộc họp, cuộc họp do người đứng đầu tổ chức (thu vật liệu cần thiết, thông báo cho những người tham gia về thời gian và địa điểm cuộc họp, chương trình, đăng ký của họ), lưu giữ và lập biên bản cuộc họp và cuộc họp.
3.10. Kiểm soát việc thực hiện các mệnh lệnh, mệnh lệnh của người lao động trong doanh nghiệp cũng như việc chấp hành thời hạn thực hiện các chỉ thị, hướng dẫn của người đứng đầu doanh nghiệp chịu sự kiểm soát.
3,11. Duy trì một tệp kiểm soát và đăng ký.
3.12. Cung cấp nơi làm việcđầu tư các phương tiện cần thiết về tổ chức công nghệ, văn phòng phẩm, tạo điều kiện có lợi cho mình công việc hiệu quả.
3,13. In theo chỉ đạo của thủ trưởng các tài liệu văn phòng cần thiết cho công việc của mình hoặc nhập thông tin hiện tại vào ngân hàng dữ liệu.
3,14. Tổ chức đón tiếp khách, góp phần xem xét kịp thời các yêu cầu, đề xuất của nhân viên.
3,15. Tạo thành các trường hợp phù hợp với danh pháp đã được phê duyệt, đảm bảo an toàn của chúng và nộp chúng vào kho lưu trữ trong thời hạn đã thiết lập.
3,16. Sao chép tài liệu trên máy photocopy cá nhân.

Thư ký có quyền:
4.1. Làm quen với các dự thảo quyết định của ban lãnh đạo doanh nghiệp liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp.
4.2. Gửi các đề xuất cải tiến công việc liên quan đến trách nhiệm được quy định bởi hướng dẫn này.
4.3. Nhận từ các trưởng bộ phận cơ cấu, chuyên viên các thông tin, tài liệu cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ của mình.
4.4. Yêu cầu Ban lãnh đạo doanh nghiệp hỗ trợ trong việc thực hiện nhiệm vụ và quyền của mình.

5. TRÁCH NHIỆM

Thư ký có trách nhiệm:

5.1. Đối với việc không hoàn thành (hoàn thành không đúng) nhiệm vụ chính thức của họ được quy định trong bản mô tả công việc này, trong giới hạn được xác định bởi hiện tại luật lao động.
5.2. Đối với hành vi phạm tội trong quá trình thực hiện các hoạt động của mình - trong giới hạn quy định của pháp luật hành chính, hình sự và dân sự hiện hành.
5.3. Đối với việc gây ra thiệt hại về vật chất - trong giới hạn quy định của pháp luật về lao động, hình sự và dân sự hiện hành.

Làm quen với mô tả công việc này: Ngày. Chữ ký.

Mô tả công việc thư ký nên quy định các trách nhiệm được giao cho nhân viên này trong tổ chức (xét cho cùng, công việc của thư ký không có nghĩa là giới hạn trong việc trả lời các cuộc gọi và gặp gỡ khách đến thăm). Chúng ta hãy xem một hướng dẫn như vậy được tạo ra như thế nào và nó nên chứa những gì.

Thư ký điều hành có những trách nhiệm gì?

Ngay lập tức cần lưu ý rằng các thư ký là khác nhau. Vì vậy, trong các tổ chức nhỏ, thư ký của người đứng đầu không chỉ là trợ lý cá nhân của mình, mà trên thực tế, người đứng đầu của tất cả các công việc văn phòng và công việc văn thư. Trong các công ty lớn và hệ thống chính trị thư ký có thể không chỉ với người đứng đầu, mà còn với các cấp phó của anh ta. Điều này có nghĩa là phạm vi trách nhiệm của những người làm việc ở vị trí này có thể rất khác nhau.

Một số rõ ràng được đưa ra bởi KSD của người lao động, được Bộ Lao động Liên bang Nga phê duyệt vào năm 1998. Theo văn bản này, thư ký của thủ trưởng:

  • được tham gia vào hỗ trợ kỹ thuật và tổ chức công việc của người đứng đầu;
  • tiến hành công việc văn phòng, đặc biệt, ghi lại các thư từ nhận được với danh nghĩa của người đứng đầu, và chuyển các tài liệu cho những người biểu diễn theo lệnh của anh ta;
  • đảm bảo rằng các tài liệu được đệ trình để thi hành được xem xét một cách kịp thời;
  • Trình người đứng đầu ký đơn, dự thảo đơn đặt hàng và các tài liệu khác;
  • tổ chức các cuộc điện đàm;
  • trong trường hợp không có người đứng đầu, nắm bắt thông tin đến và đưa nó đến sự chú ý của người đứng đầu;
  • chuẩn bị các cuộc họp hoặc cuộc họp, lập biên bản;
  • tổ chức đón tiếp khách, v.v.

Trong mỗi tổ chức cụ thể, các nhiệm vụ khác có thể được quy định cho thư ký - cả hai đều do CSD cung cấp và không bao gồm trong đó. Đặc biệt, các nhiệm vụ của người quản lý văn phòng có thể được giao cho thư ký: cung cấp vật tư tiêu hao cho văn phòng, gọi thợ sửa chữa, v.v. trường hợp này KSD chỉ là mức tối thiểu mà bạn cần tập trung và có thể được bổ sung cùng lúc.

Lập bản mô tả công việc của thư ký thủ trưởng

Việc đăng ký, giống như bất kỳ tài liệu nào khác, phải được thực hiện theo các quy tắc làm việc văn phòng, đặc biệt là theo GOST R 6.30-2003. Theo tiêu chuẩn của nó, tài liệu này phải bao gồm:

  • tên của tổ chức mà tài liệu được phát triển;
  • tiêu đề của tài liệu ("Hướng dẫn Công việc");
  • chỉ dẫn về ngày phát triển và biên soạn;
  • số đăng ký theo Nội quy công tác văn phòng của tổ chức;
  • một chỉ dẫn về nơi biên soạn được thực hiện;
  • dấu phê duyệt;
  • tiêu đề thực tế và văn bản của hướng dẫn;
  • đánh dấu xem có ứng dụng hay không;
  • ghi chú về sự phối hợp nội bộ của tài liệu với các dịch vụ và bộ phận trong tổ chức (thông thường việc phối hợp được thực hiện với bộ phận nhân sự, bộ phận pháp lý, bộ phận tài chính, mặc dù nếu có nhu cầu đó, các bộ phận khác có thể tham gia vào việc điều phối).

Bạn có thể tìm thấy một mẫu mô tả công việc như vậy trên trang web của chúng tôi.

Mô tả công việc của trợ lý thư ký - có gì khác biệt?

Trong một số tổ chức, thay vì một thư ký thông thường, có một chức vụ trợ lý thư ký. Trên thực tế, rất khó để phân biệt rõ ràng giữa các vị trí này, vì người được giới thiệu cũng có thể tham gia vào việc hỗ trợ tổ chức và kỹ thuật cho công việc của người đứng đầu và thực hiện các nhiệm vụ thư ký khác. Theo đó, những gì được nói về mô tả công việc thư ký quản lý, theo nhiều khía cạnh cũng áp dụng cho một tài liệu tương tự cho trợ lý thư ký.

Tuy nhiên, thông thường công việc của người giới thiệu ngụ ý rằng anh ta là một chuyên gia ở cấp độ cao hơn. Nói một cách đơn giản, nếu một thư ký bình thường chỉ cần in thư hoặc mệnh lệnh của giám đốc, sau đó trợ lý sẽ tự chuẩn bị và chỉ sau đó chuyển cho thủ trưởng ký.

Cần có hàm ý rằng người được giới thiệu không chỉ sở hữu công việc văn phòng mà còn hiểu khá nghiêm túc về lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt động. Thông thường, các trách nhiệm của người được giới thiệu cũng bao gồm:

  • lựa chọn vật liệu mà ban quản lý nên quen thuộc;
  • soạn thảo báo cáo về các chủ đề được yêu cầu;
  • tư vấn cho ban lãnh đạo về các vấn đề mà người được giới thiệu là chuyên gia.

Theo quy định, người được giới thiệu bắt buộc phải có giáo dục đại học và kiến ​​thức Tiếng nước ngoài(ít nhất tiếng Anh). Trên thực tế, người được giới thiệu là trợ lý cho người đứng đầu (nhưng không phải là cấp phó, vì người được giới thiệu thường không có quyền hành chính trong tổ chức).

Vì nghề nghiệp của trọng tài không được quy định trong các quy định, nên trong một số tổ chức, đây là tên được đặt cho các thư ký thông thường của người đứng đầu hoặc cấp phó của ông ta. Điều này dẫn đến một số nhầm lẫn, nhưng không bị pháp luật cấm. Do đó, khi xây dựng hướng dẫn cho trợ lý thư ký, hoàn toàn có thể lấy hướng dẫn của thư ký thông thường của thủ trưởng làm mẫu.

Tập thể lao động của bất kỳ tổ chức nào hoạt động, trực tiếp dựa vào một văn bản quy định mối quan hệ và trách nhiệm của từng người lao động tại nơi làm việc. Một chỉ dẫn như vậy là một mô tả công việc.

Chính cô ấy là người xác định quyền lợi và phân định trách nhiệm, giao quyền hạn. Tất cả các nhiệm vụ lao động, các xung đột có thể xảy ra, cũng như mức độ khối lượng công việc đều được giải quyết dựa trên tài liệu này.

Vị trí thư ký - chịu trách nhiệm

Để vẽ đúng và chính xác các hướng dẫn, bạn cần tính đến một số sắc thái:

  1. Thứ nhất, các nhà phát triển nhất thiết phải chú ý đến tính liên quan của nó, xác định cấu trúc của tổ chức.
  2. Thứ hai, có những cuốn sách tham khảo đặc biệt - sách phân loại, và thứ ba, các tiêu chuẩn chính để quản lý được xem xét.

Chúng ta hãy thử nghiên cứu vấn đề này chi tiết hơn bằng cách sử dụng ví dụ về vị trí thư ký. Theo quy định, vị trí tuyển dụng như vậy được coi là điển hình, vì vậy tài liệu có một số phần tiêu chuẩn chính:

  • "Các quy định chung" - ở đây bản thân chuyên môn làm việc được mô tả, sự phụ thuộc của nó, các điều kiện chính để có việc làm. Ngoài ra, nó làm rõ sự hiện diện của một số kiến ​​thức, kỹ năng nhất định có được trước đó và cũng tiết lộ vấn đề thay thế một nhân viên trong thời gian anh ta vắng mặt.
  • « Trách nhiệm công việc»- phần này cho biết khả năng của nhân viên. Về cốt lõi, thư ký tổ chức các cuộc họp, thuyết trình, hội họp. Ngoài ra, anh ta kiểm soát việc thực hiện theo cấu trúc đường dây của tất cả các mệnh lệnh do người đứng đầu đưa ra, thực hiện các cuộc điện đàm, đặt lịch hẹn và chịu trách nhiệm về các thư từ đến và đi. Tùy thuộc vào đặc điểm cụ thể của hoạt động của doanh nghiệp, nhiệm vụ của người lao động có thể được mở rộng.
  • "Quyền hạn" - ở đây các vị trí chính được giải thích, giúp bạn có thể khẳng định quyền hạn của bản thân. Nghĩa là, thư ký có quyền tiếp cận các tài liệu và thông tin thuộc một loại nào đó, cũng như làm việc để tối ưu hóa đúng quy trình của mình, quan tâm đến mức độ bằng cấp và thường xuyên nâng cao trình độ.
  • "Trách nhiệm" - đây là các lĩnh vực mà nhân viên trở thành trách nhiệm của người đứng đầu. Đối với hầu hết các phần, phần như vậy luôn là tiêu chuẩn.

Các chức năng chính của thư ký - giới thiệu

Nhiệm vụ chính của thư ký là thực hiện các chỉ thị của sếp

Mô tả công việc cho vị trí tuyển dụng này, như đã đề cập trước đó, là điển hình. Vì vậy, hầu hết các tổ chức đều lấy nó làm cơ sở. Vì vậy, những gì vẫn được bao gồm trong điều khoản tham chiếu của thư ký?

  • Thứ nhất, đây là việc thực hiện mệnh lệnh của anh ta. Ở đây, điểm chính là các đơn đặt hàng được tạo ra phải được truyền đạt đầy đủ đến các nhân viên điều hành.
  • Thứ hai, làm việc với thư từ là bắt buộc. Tất cả các thư đến được xem, phân tích và gửi đến các đơn vị cấu trúc khác nhau hoặc đến bàn giám đốc.
  • Thứ ba là trách nhiệm lưu trữ hồ sơ. Đó là, tất cả thông tin đến phải được dịch sang Dạng điện tử. Và, thứ tư, chức năng bổ sung được chỉ ra ở đây.

Trong ngày làm việc, thư ký làm việc với các tài liệu, tiếp nhận các loại đơn, thu thập các tài liệu cần thiết, lập các giấy tờ để ký. Tất cả các dự thảo quyết định qua tay anh ta đều phải được kiểm tra xem có sai sót và có khả năng xảy ra thiếu sót hay không. Ở đây, việc kiểm soát bản thân thiết kế là rất quan trọng, cũng như chỉnh sửa nếu cần thiết.

Ngoài ra, tất cả các ứng viên cuộc gọi điện thoại phải được đăng ký, và thông tin nhận được trong thời gian vắng mặt của người đứng đầu được ghi lại cẩn thận để truyền tải và xem xét thêm. Làm việc với máy fax, máy sao chép, tin nhắn điện thoại cũng trở nên quan trọng. Để tương ứng với vị trí này, điều quan trọng là phải có sự điềm tĩnh, đúng giờ, chính xác và biết đọc biết viết.

Chức vụ thư ký của tổ chức liên quan đến công việc tổ chức các cuộc họp.

Tại đây bạn cần thu thập tài liệu cần thiết, cung cấp để phân tích, xác định vòng kết nối của những người tham gia trong tương lai, thông báo cho họ. Ngoài ra, sự kiện được tổ chức vào ngày đã định liên quan đến việc chuẩn bị một nghi thức đặc biệt, do thư ký giải quyết. Một vị trí tuyển dụng khác liên quan đến việc điền vào hồ sơ đăng ký, đưa đơn đặt hàng đến người biểu diễn, giám sát thời hạn, cũng như cung cấp cho giám đốc của bạn văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng có thể sử dụng được.

Cần phải làm rõ rằng làm việc với thông tin cho thư ký khiến anh ta chịu trách nhiệm về thiết kế hoàn hảo của ngân hàng dữ liệu, quản lý kinh doanh, lưu trữ và an toàn của họ. Ngoài ra, liên hệ trực tiếp với nhóm quản lý cho phép bạn giúp xem xét các yêu cầu hoạt động, giải quyết câu hỏi quan trọng và quản lý những khách đặt lịch hẹn.

Trường hợp cần thiết, người này đi công tác, thời hạn do Thủ trưởng trực tiếp quyết định. Lịch trình tổng thể ngày lao động là tiêu chuẩn và giả định 40 giờ làm việc mỗi tuần với thời gian giải lao cho bữa trưa và. Tùy thuộc vào chi tiết cụ thể của các hoạt động của tổ chức, giờ làm việc có thể được điều chỉnh.

Quyền và trách nhiệm của thư ký - giới thiệu

Thư ký - tay phải trưởng phòng

Hãy xem xét tập hợp các quyền tiêu chuẩn có thể được yêu cầu từ người đứng đầu, người nắm giữ vị trí này:

  • Điều kiện làm việc - chúng phải bình thường, không mâu thuẫn với luật pháp Nga.
  • Hỗ trợ trong công việc là hỗ trợ trong việc thực hiện nhiệm vụ của một người để đạt được kết quả tốt nhất.
  • Hỗ trợ thông tin - truy cập vào bất kỳ loại tài liệu nào, liên quan đến thiết kế chính xácđơn đặt hàng, thỏa thuận, thư từ.
  • Đào tạo nâng cao - vượt qua các khóa học cần thiết.
  • Tiếp xúc với cấp quản lý - sát sao công việc về các vấn đề hiện tại, đưa ra các đề xuất, thảo luận về chúng.
  • Việc ký các tài liệu - giấy tờ tham khảo hoặc thông tin được thư ký xác nhận trong phạm vi thẩm quyền của mình.

Trách nhiệm của vị trí tuyển dụng này nằm ở việc bạn cần phải hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách chính xác, tiến hành các hoạt động phù hợp với Bộ luật lao động, không phạm tội và thường xuyên theo dõi hành động của họ để không gây tổn hại cho tổ chức.

Thư ký Toà án

Làm việc với các tài liệu giống như công việc của một thư ký

Các phần của hướng dẫn mô tả quyền và trách nhiệm được coi là gần như điển hình, nhưng trách nhiệm có những sắc thái riêng tùy thuộc vào công ty quy định chúng. Vì vậy, nếu bạn chạm vào Tư pháp nga, có thể xác định một số nét chính của công việc đó.

Nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng nhất của Thư ký phiên toà là đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, nhịp nhàng của bộ máy này. Ở đây cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thu thập chữ ký, soạn thảo thư và gửi cho người nhận, tiếp công dân, làm trích lục, gọi nhân chứng, v.v.

Ngoài ra, nhân viên này phân tích danh sách các trường hợp, biên soạn chúng và đưa chúng đi để xem xét thêm, giao bản sao kết luận, kiểm soát sự xuất hiện của tất cả các nhân chứng, lưu ý thời gian có mặt. Tất cả các phiên tòa được tổ chức đều được ghi vào sổ đăng ký và sau khi hoàn thành, các giao thức sẽ được soạn thảo. Anh ấy cũng tạo ra các bản sao bản án, tài liệu của việc thi hành án, giấy tờ về thi hành án.

Mọi giấy tờ cho người bị hại cũng thông qua thư ký.

Thư ký - thợ máy tòa án

Bản mô tả công việc của thư ký thủ trưởng sẽ chấm điểm i

Đây là một vị trí tuyển dụng cụ thể cần có kiến ​​thức về bản chất pháp lý. Nói chung, một người như vậy phải có đủ tư cách, năng lực, được thu thập, có khả năng tuân thủ những điều cấm và hạn chế nhất định.

Kinh nghiệm là quan trọng ở đây, nghiên cứu các luật trong mô tả hiện đại của họ, làm việc với Hiến pháp, Bộ luật Lao động và thực hiện chính xác các hướng dẫn cho công việc văn phòng.

Ngoài ra, nhân viên phải biết những kiến ​​thức cơ bản về tương tác với cấu trúc quản lý, có thể viết chính xác, thực hiện các điều chỉnh, hiểu phong cách kinh doanh và các tiêu chuẩn của ngôn ngữ Nga. Kỹ năng trong lĩnh vực này cũng được coi là quan trọng. công nghệ thông tin, kỹ năng quản lý tài liệu, v.v.

Đồng thời, phải lên kế hoạch hợp lý cho toàn bộ ngày làm việc để đảm bảo tiến độ thi hành án kịp thời. Tất cả thông tin đến phải được phân tích cẩn thận và được xử lý bằng cách sử dụng công nghệ hiện đại. Điều quan trọng là có thể hoạt động chính xác với Internet, sử dụng các chương trình đặc biệt.

Quyền của thư ký

Thứ nhất, vị trí tuyển dụng này liên quan đến việc làm quen với các dự thảo quyết định liên quan trực tiếp đến nó. Thứ hai, đây là bản phân tích các hoạt động và đưa ra đề xuất cho riêng mình, cũng như thảo luận về những thiếu sót hoặc những trở ngại có thể xác định được trong việc giải quyết các vấn đề.

Thứ ba, có quyền làm việc với tất cả các bộ phận cơ cấu, yêu cầu họ thực hiện các chỉ đạo của người đứng đầu, cũng như thông tin cần thiết và để thực hiện các nhiệm vụ của họ. Và, thứ tư, tin tưởng vào sự hỗ trợ của giám đốc trong việc thực hiện các quy trình lao động.

Video tư vấn sẽ cho bạn biết cách viết bản mô tả công việc cho nhân viên:

Thư ký - tên tập thể các loại các vị trí với các trách nhiệm chức năng khác nhau. Theo quy định, thư ký là những chuyên gia đảm bảo công việc của một quan chức, cơ quan hoặc tổ chức. Dựa trên các nhiệm vụ này, trách nhiệm công việc cụ thể của thư ký cũng được xây dựng.

Từ bài báo, bạn sẽ học:

Thuật ngữ tập thể “thư ký” có thể hiểu là thư ký của thủ trưởng hoặc cán bộ khác, thư ký, thư ký phiên toà, thư ký. cuộc họp chung cổ đông hoặc thành viên của công ty và các loại chuyên gia kỹ thuật khác.

Bất kỳ tổ chức nào có luồng tài liệu đi và đến, nhân viên, hệ thống phân cấp cơ quan quản lý cần thiết Thư ký. Chính anh ta là người đảm nhận chức năng đảm bảo quy trình làm việc, các hoạt động của người đứng đầu. Tùy thuộc vào kích thước thực thể pháp lý toàn bộ dịch vụ thư ký có thể được tạo ra. Ngoài ra, chức năng của chuyên gia này có thể áp dụng cho toàn bộ công ty và được “gắn bó” với một người quản lý cụ thể (duy nhất cơ quan điều hành hoặc người đứng đầu đơn vị cơ cấu - quản lý, sở, chi nhánh, văn phòng đại diện, v.v.).

Chức danh công việc cụ thể được phản ánh trong nhân sự các công ty. Tùy thuộc vào các điểm trên, các chức năng công việc cũng được xây dựng. Chức năng của thư ký được cố định trong mô tả công việc. Tại sao việc xây dựng các nhiệm vụ của một thư ký càng chi tiết và đầy đủ càng tốt là điều quan trọng? Để nhân viên ở vị trí này hiểu được đầy đủ các nhiệm vụ công việc tránh hiểu nhầm giữa người sử dụng lao động và người lao động, giảm rủi ro tranh chấp lao động. Đôi khi câu hỏi đặt ra là liệu chuyên gia này có nên đảm bảo rằng tổ chức có văn phòng phẩm, hóa chất gia dụng và những thứ khác cần thiết cho hoạt động của bất kỳ công ty nào hay không.

Câu trả lời ở đây là hiển nhiên - bạn cần xem xét mô tả công việc, nơi họ chỉ ra nhiệm vụ của một thư ký.

Tất nhiên, chức năng của các chuyên gia với các chức danh khác nhau sẽ khác nhau.

Trách nhiệm của Thư ký điều hành

Danh mục trình độ chuyên môn của các vị trí quản lý, chuyên viên và các nhân viên khác, được phê duyệt bởi Nghị định của Bộ Lao động Nga ngày 21 tháng 8 năm 1998 N 37, có mô tả về vị trí "thư ký của người đứng đầu". Khi hình thành một phần về trách nhiệm, có thể lấy mô tả chức năng đưa ra trong sổ tay làm cơ sở. Vì vậy, tóm lại, nhiệm vụ thư ký văn phòngđi xuống phần sau:

chấp nhận các thư từ gửi cho người đứng đầu công ty, cũng như các đơn kháng cáo gửi đến người đứng đầu nhân viên của công ty - ghi chú văn phòng, tuyên bố, báo cáo, báo cáo;

chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho công việc của người đứng đầu, bao gồm sử dụng máy tính, sao chụp và các thiết bị văn phòng khác;

theo dõi việc xem xét và trình kịp thời của các bộ phận cơ cấu và chấp hành viên đối với các văn bản trình họ để thi hành;

thẩm tra tính đúng đắn của thiết kế dự thảo văn bản trình thủ trưởng ký;

chuẩn bị các cuộc họp và cuộc họp với người đứng đầu (thu thập tài liệu, thông báo cho nhân viên về thời gian và địa điểm cuộc họp, về chương trình họp), đăng ký biên bản cuộc họp;

tổ chức điện đàm của người đứng đầu, tiếp nhận và khắc phục thông tin đến, tổ chức đón tiếp khách;

hình thành các trường hợp theo đúng danh pháp đã được phê duyệt, đảm bảo an toàn và chuyển vào kho lưu trữ.

Do đó, trách nhiệm công việc cơ bản của thư ký người đứng đầu được giảm xuống tổ chức và hỗ trợ kỹ thuật tác phẩm của mình.

Nếu những người khác được thêm vào các nhiệm vụ cơ bản được liệt kê, dựa trên các chi tiết cụ thể của một pháp nhân cụ thể, thì họ cũng cần được ghi lại trong bản mô tả công việc hiện tại.

Đọc thêm:

  • Những phẩm chất cá nhân và nghề nghiệp quan trọng của một thư ký

Nhân viên này báo cáo trực tiếp cho người quản lý. Để thực hiện thành công chức năng, cả cơ bản và bổ sung, chuyên gia này phải có kỹ năng và kiến ​​thức nhất định. Ví dụ, kiến ​​thức được yêu cầu:

cơ cấu tổ chức của công ty

tổ chức công việc văn phòng và lưu chuyển tài liệu

quy tắc làm việc với thiết bị văn phòng và thông tin liên lạc

phần mềm ứng dụng

đạo đức kinh doanh và kỹ năng giao tiếp kinh doanh

các quy tắc bảo hộ lao động, những điều cơ bản của pháp luật lao động và các kỹ năng và năng lực khác.

Một thư ký có năng lực, học vấn, khôn khéo, thu thập và có năng lực là một ơn trời cho một nhà lãnh đạo. Những chuyên gia như vậy không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức công việc của người giám sát trực tiếp mà còn xây dựng quy trình làm việc cần thiết cho toàn bộ công ty nói chung. Và thường thì thư ký là “bộ mặt” của tổ chức, là người lưu giữ những truyền thống của tổ chức, là trợ thủ đắc lực không thể thiếu của mọi nhân viên.

Trách nhiệm công việc của một thư ký kinh doanh

Một chuyên gia như vậy không “gắn bó” với một người quản lý cụ thể, mà thực hiện các chức năng cần thiết cho toàn bộ công ty nói chung. Theo quy định, công việc của anh ta được giảm xuống để duy trì luồng tài liệu của tổ chức. Nói chung, nhiệm vụ của một thư ký lục sự có thể giống như sau:

  • đăng ký và xử lý thư từ, hướng dòng chảy của chứng từ phù hợp với các quy tắc đã được phê duyệt và tập quán tại doanh nghiệp;
  • bảo đảm đăng ký, hạch toán, hệ thống hóa, lưu trữ toàn bộ khối lượng văn bản đi - đến, đi, đến;
  • duy trì một kho lưu trữ, theo dõi việc thực hiện danh pháp đã được phê duyệt;
  • chuẩn bị các dự thảo văn bản, biên tập, tổ chức trình người đứng đầu ký;
  • làm việc với các dịch vụ bưu chính và chuyển phát nhanh;
  • công việc sao chép, liên kết chéo, kiểm kê lưu trữ, chuẩn bị các chứng chỉ và tóm tắt và các chức năng khác.

Như một bộ chức năng lao động có thể không chỉ có vị trí thư ký mà còn có thư ký, thư ký, trợ lý cá nhân, nhân viên lưu trữ, chuyên viên tài liệu, v.v. được phản ánh trong mô tả công việc.

Mô tả các nhiệm vụ của thư ký văn thư, người ta có thể lấy làm cơ sở các chức năng được mô tả trong Hướng dẫn Tiêu chuẩn cho các vị trí của Nhân viên phân loại thư ký, Thư ký viên. Mặc dù ở dạng thuần túy, những vị trí như vậy không còn phù hợp do sự phát triển công nghệ máy tính và thiết bị văn phòng. Và một số nhiệm vụ thư ký giờ đây có thể được thực hiện ngay cả từ xa mà không cần sự hiện diện thường xuyên trong văn phòng.

Chúng tôi mang đến cho các bạn một ví dụ điển hình về bản mô tả công việc cho thư ký trưởng phòng, mẫu năm 2019. nên bao gồm các phần sau: vị trí chung, nhiệm vụ chính thức của thư ký thủ trưởng, quyền của thư ký thủ trưởng, trách nhiệm của thư ký thủ trưởng.

Mô tả công việc của thư ký thủ trưởng thuộc về phần Đặc điểm trình độ toàn ngành của các vị trí của người lao động làm việc tại các doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức".

Các mục sau đây cần được thể hiện trong bản mô tả công việc của thư ký thủ trưởng:

Trách nhiệm của Thư ký điều hành

1) Trách nhiệm công việc. Thực hiện các công việc về tổ chức và hỗ trợ kỹ thuật các hoạt động hành chính và quản trị của người đứng đầu doanh nghiệp. Nhận công văn đến để người đứng đầu xem xét, chuyển nó theo quyết địnhđến các bộ phận cơ cấu hoặc những người thực hiện cụ thể để sử dụng trong quá trình làm việc hoặc chuẩn bị câu trả lời. Tiến hành công việc văn phòng, thực hiện các hoạt động khác nhau bằng công nghệ máy tính được thiết kế để thu thập, xử lý và trình bày thông tin trong quá trình chuẩn bị và ra quyết định. Chấp nhận các tài liệu, bản khai cá nhân có chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp. Chuẩn bị các tài liệu, vật liệu cần thiết cho công việc của người đứng đầu. Theo dõi việc đơn vị kết cấu và người thực hiện cụ thể xem xét, trình duyệt kịp thời đối với văn bản nhận được để thi hành, kiểm tra tính đúng đắn của việc chuẩn bị các dự thảo văn bản trình thủ trưởng ký, đảm bảo việc chỉnh sửa đạt chất lượng cao. Tổ chức thực hiện các cuộc điện đàm của người đứng đầu, ghi lại thông tin nhận được khi vắng mặt và lưu ý nội dung của người đứng đầu, truyền và nhận thông tin trên các thiết bị thu và liên lạc (telefax, telex, v.v.), cũng như các tin nhắn điện thoại, mang lại để anh ta chú ý kịp thời thông tin nhận được thông qua các kênh truyền thông. Thay mặt thủ trưởng soạn thảo các đơn thư, yêu cầu, các tài liệu khác, chuẩn bị câu trả lời cho tác giả của các bức thư. Thực hiện công việc chuẩn bị các cuộc họp và cuộc họp do người đứng đầu tổ chức (thu thập các tài liệu cần thiết, thông báo cho người tham dự về thời gian và địa điểm cuộc họp, chương trình, đăng ký của họ), lưu giữ và lập biên bản cuộc họp và cuộc họp. Kiểm soát việc nhân viên của doanh nghiệp thực hiện các mệnh lệnh, mệnh lệnh đã ban hành, cũng như tuân thủ thời hạn thực hiện các chỉ thị, hướng dẫn của người đứng đầu doanh nghiệp chịu sự kiểm soát. Duy trì kiểm soát và tập tin đăng ký. Cung cấp cho người đứng đầu nơi làm việc các phương tiện cần thiết về công nghệ tổ chức, văn phòng phẩm, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của người đứng đầu đạt hiệu quả. In, theo chỉ đạo của người đứng đầu, các tài liệu văn phòng cần thiết cho công việc của mình hoặc nhập thông tin hiện tại vào ngân hàng dữ liệu. Tổ chức đón tiếp khách, góp phần xem xét kịp thời các yêu cầu, đề xuất của nhân viên. Lập các trường hợp phù hợp với danh pháp đã được phê duyệt, đảm bảo an toàn và nộp chúng vào kho lưu trữ đúng hạn. Sao chép tài liệu trên máy photocopy cá nhân.

Thư ký của trưởng phòng phải biết

2) Thư ký của Thủ trưởng khi thi hành công vụ phải biết: các nghị quyết, mệnh lệnh, mệnh lệnh và các tài liệu hướng dẫn khác và các văn bản quy định liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp và lưu trữ hồ sơ; cấu trúc và quản lý của doanh nghiệp và các bộ phận của nó; tổ chức văn phòng làm việc; phương thức đăng ký và xử lý hồ sơ; kinh doanh lưu trữ; bảng chữ; quy tắc sử dụng lễ tân và hệ thống liên lạc nội bộ; các tiêu chuẩn của một hệ thống tài liệu tổ chức và hành chính thống nhất; quy tắc in thư thương mại sử dụng các biểu mẫu tiêu chuẩn; cơ sở của đạo đức và thẩm mỹ; quy tắc giao tiếp trong kinh doanh; những vấn đề cơ bản về tổ chức và quản lý lao động; quy tắc hoạt động của công nghệ máy tính; các nguyên tắc cơ bản của pháp luật hành chính và pháp luật lao động; nội quy lao động; nội quy, quy chế bảo hộ lao động.

Yêu cầu đối với tư cách thư ký của người đứng đầu

3) Yêu cầu trình độ. Giáo dục nghề nghiệp đại học không có yêu cầu về kinh nghiệm làm việc hoặc trình độ trung cấp nghề và kinh nghiệm làm việc trong chuyên ngành ít nhất 2 năm.

1. Quy định chung

1. Thư ký thuộc ngạch Chấp hành viên kỹ thuật.

2. Người có trình độ chuyên môn cao hơn mà không có yêu cầu về kinh nghiệm làm việc hoặc trình độ trung cấp nghề và kinh nghiệm làm việc trong chuyên ngành ít nhất 2 năm được nhận làm thư ký.

3. Thư ký do giám đốc tổ chức thuê và miễn nhiệm.

4. Thư ký phải biết:

  • các nghị quyết, mệnh lệnh, mệnh lệnh và các tài liệu hướng dẫn khác và các văn bản quy định liên quan đến các hoạt động của tổ chức và lưu trữ hồ sơ;
  • cấu trúc và sự lãnh đạo của tổ chức và các bộ phận của nó;
  • tổ chức văn phòng làm việc;
  • phương thức đăng ký và xử lý hồ sơ;
  • kinh doanh lưu trữ;
  • bảng chữ;
  • quy tắc sử dụng thiết bị thu và liên lạc nội bộ;
  • tiêu chuẩn của hệ thống văn bản tổ chức và hành chính thống nhất;
  • quy tắc in thư thương mại sử dụng các biểu mẫu tiêu chuẩn;
  • cơ sở của đạo đức và thẩm mỹ;
  • quy tắc giao tiếp trong kinh doanh;
  • những vấn đề cơ bản về tổ chức và quản lý lao động;
  • quy tắc hoạt động của công nghệ máy tính;
  • các nguyên tắc cơ bản của pháp luật hành chính và pháp luật lao động;
  • nội quy lao động;
  • nội quy, quy chuẩn bảo hộ lao động, các biện pháp an toàn, vệ sinh công nghiệp và phòng cháy chữa cháy.

5. Trong các hoạt động của mình, thư ký được sự hướng dẫn của:

  • luật pháp của Liên bang Nga,
  • Điều lệ của tổ chức,
  • các mệnh lệnh và mệnh lệnh của nhân viên mà anh ta là cấp dưới của anh ta phù hợp với hướng dẫn này,
  • mô tả công việc này,
  • Nội quy lao động của tổ chức.

6. Thư ký báo cáo trực tiếp với giám đốc tổ chức. (giám đốc tổ chức, trưởng phòng, v.v.)

7. Trong thời gian thư ký vắng mặt (đi công tác, nghỉ phép, ốm đau, v.v.), nhiệm vụ của thư ký do người do giám đốc tổ chức bổ nhiệm thực hiện theo cách thức quy định, người có quyền, nhiệm vụ phù hợp và chịu trách nhiệm. việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

2. Trách nhiệm công việc của thư ký thủ trưởng

Thư ký:

1. Thực hiện các công việc về tổ chức và hỗ trợ kỹ thuật cho các hoạt động hành chính và quản trị của Giám đốc tổ chức.

2. Chấp nhận các thư từ do giám đốc trình để xem xét, chuyển nó theo quyết định được đưa ra cho các bộ phận cơ cấu hoặc những người thực hiện cụ thể để sử dụng trong quá trình làm việc hoặc chuẩn bị câu trả lời.

3. Tiến hành công việc văn phòng, thực hiện các hoạt động khác nhau bằng cách sử dụng công nghệ máy tính được thiết kế để thu thập, xử lý và trình bày thông tin trong quá trình chuẩn bị và ra quyết định.

4. Chấp nhận các tài liệu và bản khai cá nhân có chữ ký của giám đốc tổ chức.

5. Chuẩn bị các tài liệu, vật liệu cần thiết cho công việc của giám đốc.

6. Theo dõi việc xem xét và trình duyệt kịp thời của các bộ phận cơ cấu và người thực hiện cụ thể đối với văn bản nhận được để thực hiện, kiểm tra tính đúng đắn của việc thực hiện các văn bản dự thảo đã chuẩn bị trình giám đốc ký, đảm bảo việc chỉnh sửa đạt chất lượng cao.

7. Tổ chức trao đổi qua điện thoại của Giám đốc, ghi lại những thông tin nhận được khi vắng mặt và lưu ý nội dung của Giám đốc, truyền và nhận thông tin qua các thiết bị thu, phát liên lạc (telefax, telex, v.v.), cũng như các tin nhắn điện thoại, kịp thời đưa để thông tin thông tin của mình nhận được thông qua các kênh truyền thông.

8. Thay mặt giám đốc soạn thảo các công văn, yêu cầu, các tài liệu khác, chuẩn bị câu trả lời cho tác giả của các bức thư.

9. Thực hiện công việc chuẩn bị các cuộc họp, cuộc họp do Giám đốc tổ chức (thu thập tài liệu cần thiết, thông báo cho người tham gia về thời gian và địa điểm cuộc họp, chương trình, đăng ký của họ), lưu giữ và lập biên bản cuộc họp, cuộc họp.

10. Chịu sự kiểm soát của các nhân viên của tổ chức đối với việc thực hiện các mệnh lệnh và chỉ thị đã ban hành, cũng như việc tuân thủ thời hạn thực hiện các chỉ thị và hướng dẫn của giám đốc tổ chức dưới sự kiểm soát.

11. Duy trì một tệp kiểm soát và đăng ký.

12. Cung cấp cho giám đốc nơi làm việc các phương tiện cần thiết về công nghệ tổ chức, văn phòng phẩm, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của giám đốc có hiệu quả.

13. In, theo chỉ đạo của giám đốc, các tài liệu chính thức cần thiết cho công việc của ông ta hoặc nhập thông tin hiện tại vào ngân hàng dữ liệu.

14. Tổ chức đón tiếp khách, góp phần xem xét kịp thời các yêu cầu, đề xuất của nhân viên.

15. Lập các trường hợp theo đúng danh pháp đã được phê duyệt, đảm bảo an toàn và nộp vào kho lưu trữ đúng thời hạn.

16. Sao chép tài liệu trên máy photocopy cá nhân.

17. Tuân thủ Nội quy lao động và các địa phương khác quy định các tổ chức.

18. Tuân thủ nội quy, quy chế bảo hộ lao động, an toàn, vệ sinh công nghiệp và phòng cháy chữa cháy.

19. Đảm bảo sự sạch sẽ và trật tự tại nơi làm việc của mình.

20. Thực hiện, trong khuôn khổ hợp đồng lao động, các mệnh lệnh của nhân viên mà anh ta là cấp dưới của anh ta phù hợp với hướng dẫn này.

3. Quyền của thư ký thủ trưởng

Thư ký có quyền:

1. Đệ trình các đề xuất cho giám đốc của tổ chức để cải tiến công việc liên quan đến các nhiệm vụ được quy định trong hướng dẫn này.

2. Yêu cầu từ các bộ phận cơ cấu và nhân viên của tổ chức những thông tin cần thiết để anh ta thực hiện nhiệm vụ của mình.

3. Làm quen với các văn bản quy định quyền và nghĩa vụ của anh ta trên cương vị, các tiêu chí đánh giá chất lượng thực thi công vụ.

4. Làm quen với các dự thảo quyết định của ban lãnh đạo tổ chức về các hoạt động của tổ chức.

5. Yêu cầu ban quản lý của tổ chức cung cấp hỗ trợ, bao gồm việc cung cấp các điều kiện về tổ chức và kỹ thuật và thực hiện các tài liệu đã thiết lập cần thiết cho việc thực thi công vụ.

6. Các quyền khác do pháp luật lao động hiện hành quy định.

4. Trách nhiệm của thư ký thủ trưởng

Thư ký chịu trách nhiệm về những việc sau:

1. Đối với việc thực hiện không đúng hoặc không thực hiện các nhiệm vụ chính thức của họ được quy định trong bản mô tả công việc này - trong giới hạn được quy định bởi luật lao động của Liên bang Nga.

2. Đối với các hành vi phạm tội được thực hiện trong quá trình hoạt động của họ - trong giới hạn được quy định bởi pháp luật hành chính, hình sự và dân sự hiện hành của Liên bang Nga.

3. Đối với việc gây ra thiệt hại vật chất cho tổ chức - trong giới hạn được thiết lập bởi luật lao động và dân sự hiện hành của Liên bang Nga.


Bản mô tả công việc thư ký trưởng phòng - mẫu năm 2019. Nhiệm vụ của thư ký thủ trưởng, quyền của thư ký thủ trưởng, trách nhiệm của thư ký thủ trưởng.