Ngôn ngữ và phong cách của tài liệu kinh doanh. Ngôn ngữ và phong cách của các loại tài liệu khác nhau

Những đặc điểm nào của ngôn ngữ và phong cách của các tài liệu chính thức cần được tính đến khi biên soạn các tài liệu chính thức? Làm thế nào để viết một văn bản có thẩm quyền theo các chuẩn mực ngôn ngữ được chấp nhận chung? Một thư ký cần biết gì về phong cách nói trong kinh doanh?

Từ bài viết bạn sẽ học được:

Trong bài phát biểu thông tục, hầu hết chúng ta cho phép sử dụng ngôn ngữ mơ hồ hoặc cụm từ có nghĩa kép. Chúng ta thường quá dài dòng hoặc ngược lại, quá kiềm chế trong các phát biểu của mình. Trong ngôn ngữ hàng ngày, hành vi này là hoàn toàn chấp nhận được. Khi nói đến một tài liệu bằng văn bản, đặc biệt là tài liệu chính thức, bạn phải tuân thủ các quy tắc nghiêm ngặt. Mỗi giấy tờ kinh doanh đều có giá trị pháp lý nhất định. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là từ ngữ trong đó phải rõ ràng, chính xác và hoàn hảo. Đối với những mục đích này, và được sử dụng chính thức phong cách kinh doanh tài liệu chính thức, cho phép trao đổi thông tin chính xác và ngắn gọn nhất.

Làm thế nào là phong cách của tài liệu văn phòng khác với những người khác?

Trải qua nhiều năm tiến hóa, một số phong cách chức năng cơ bản đã xuất hiện trong tiếng Nga. Mỗi người trong số họ là một hệ thống các phương tiện lời nói nhất định và được sử dụng trong các lĩnh vực khác nhau. . Tất cả chúng đều có một số đặc điểm từ vựng, cú pháp và hình thái cụ thể.

Trong khoa học hiện đại, người ta thường phân biệt năm thể loại ngôn ngữ chính:

			Phạm vi sử dụng
	Thông thường	Thông tin liên lạc, trao đổi thông tin về các vấn đề trong nước	bầu không khí thân mật
	Nghệ thuật	Tác động vào trí tưởng tượng của người đọc, sự chuyển tải cảm xúc, thẩm mỹ của tác giả	Viễn tưởng
	báo chí	Truyền đạt thông tin đến nhiều đối tượng, định hướng dư luận	Cơ sở truyền thông đại chúng
		Chuyển giao thông tin và xác nhận sự thật của nó	môi trường khoa học
	Kinh doanh chính thức	Thông tin, tài liệu	Thiết lập chính thức, môi trường kinh doanh

Tất cả các giống chức năng được liệt kê khác nhau ở dạng thực hiện, tính năng phong cách từ vựng đã sử dụng.

Nếu chúng ta nói về ngôn ngữ và phong cách của các tài liệu chính thức, thì khá dễ dàng để phân biệt nó với những tài liệu khác. Nó thường được sử dụng nhiều nhất trong pháp luật, hoạt động hành chính, pháp chế. Thông thường nó được hiện thực hóa bằng văn bản dưới hình thức lập luận, độc thoại. Chức năng chính của nó là truyền thông tin. Không có chỗ cho cảm xúc trong ngôn ngữ kinh doanh, nó khá chuẩn và sử dụng nhiều lối nói sáo rỗng, "văn phòng". Thật sai lầm khi tin rằng mức độ tiêu chuẩn hóa ngôn ngữ kinh doanh cao chỉ cho phép sử dụng các cấu trúc tiêu chuẩn. Thể loại này khá linh hoạt và để thành thạo nó ở cấp độ cao là cả một nghệ thuật.

Quy định chung về ban hành văn bản chính thức

Thủ tục ban hành tài liệu chính thức được xác định ở cấp độ lập pháp. Nhiều GOST khác nhau, các quy định quy định chặt chẽ thành phần và vị trí của các chi tiết, và trong một số trường hợp, nội dung của các phần riêng lẻ của văn bản. Mặt khác, pháp luật không bắt buộc phải sử dụng phong cách kinh doanh chính thức khi ban hành các văn bản chính thức.

Tuy nhiên, để bài báo chính thức tuân thủ tất cả các quy tắc hiện hành và có hiệu lực pháp lý, việc sử dụng loại ngôn ngữ này trở nên cần thiết.

Để làm cho tài liệu chính thức, phải tuân thủ các yêu cầu sau đối với việc trình bày thông tin:

• tuân thủ các tiêu chuẩn được chấp nhận chung ngôn ngữ văn học và phong cách kinh doanh chính thức;
• sử dụng các từ chủ yếu được sử dụng (lượt điển hình);
• vận dụng thuật ngữ chuyên môn, do chủ đề;
• để diễn đạt các khía cạnh tiêu chuẩn của nội dung, hãy sử dụng các giới từ chỉ định, ví dụ: “để cung cấp hỗ trợ”, “để tiến hành một cuộc họp”;
• hạn chế sử dụng các câu có liệt kê, cấu trúc tham gia và trạng từ, cũng như các cấu trúc cú pháp phức tạp khác.

Vì sao cần thống nhất ngôn ngữ tống đạt?

Một trong những đặc điểm nổi bật của ngôn ngữ của tài liệu tống đạt là tính thống nhất của nó. Quá trình này tiếp tục không bị gián đoạn và trước hết ảnh hưởng đến ngôn ngữ của tài liệu tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn hóa giúp đạt được sự ngắn gọn trong cách trình bày văn bản và tạo điều kiện thuận lợi không chỉ cho việc biên soạn mà còn cả nhận thức của nó. Do đó, thời gian đăng ký và xử lý của nó được giảm bớt. Các quy trình trên theo nhiều cách tương tự như truy xuất thông tin. Chúng cũng được tối ưu hóa một cách hiệu quả bằng cách sử dụng các từ khóa và lượt gõ của ngôn ngữ văn học. Đối với các tài liệu chính thức, một ví dụ về sự thống nhất có thể được coi là tất cả các loại đơn đặt hàng, bảng nhân sự, nhật ký đăng ký và tài liệu kế toán. Những thứ kia. những người mà pháp luật quy định về sự tồn tại của các hình thức thống nhất.

Một lý do khác cho việc thống nhất ngôn ngữ kinh doanh có thể được coi là một xu hướng . Việc sử dụng các công thức ngôn từ tiêu chuẩn và các mô hình cú pháp giúp việc soạn thảo các văn bản tiêu chuẩn trở nên dễ dàng hơn. Cấu trúc tiêu chuẩn của một văn bản như vậy đóng vai trò như một loại khung cho nó. Nhiệm vụ của tác giả chỉ là cụ thể hóa nó theo thang độ độc lập, được xác định bởi loại văn bản mẫu.

Phong cách kinh doanh chính thức của các tài liệu chính thức: các tính năng đặc trưng

Chức năng chính của ngôn ngữ của các tài liệu dịch vụ là làm cho nó có thể bao quát một cách khách quan, chính xác và rõ ràng các sự kiện nhất định. Việc trao đổi thông tin trong môi trường kinh doanh có một số tính năng cụ thể. Những người tham gia vào quá trình này là pháp nhân: công ty, cán bộ, nhân sự của các tổ chức. Bản chất của các mối quan hệ thông tin được xác định bởi nội dung của hoạt động chính, năng lực, vị trí trong hệ thống phân cấp và nhiều yếu tố khác.

Để truyền thông tin thuộc loại này, nên sử dụng phương tiện nói của ngôn ngữ kinh doanh chính thức.

ĐẾN đặc trưng Ngôn ngữ được sử dụng để giao tiếp và lập tài liệu trong môi trường kinh doanh có thể bao gồm:

Độ chính xác và rõ ràng	Các từ và thuật ngữ được sử dụng theo nghĩa truyền thống không cho phép hiểu hai lần.
	Bài thuyết trình được giữ càng ngắn càng tốt, không mô tả các chi tiết phụ và lặp lại.
sự uy tín	Thông tin phải đáng tin cậy. Logic dễ dàng được tìm thấy trong bài thuyết trình, các lập luận có trọng lượng được sử dụng, được hỗ trợ bởi các tham chiếu đến các hành vi quy phạm. Từ ngữ phải hoàn hảo về mặt pháp lý.
tông màu trung tính	Văn bản được viết ở ngôi thứ 3. Màu cảm xúc của các sự kiện và sự kiện không được phép.
Việc sử dụng các cụm từ thiết lập	Hầu hết các từ chỉ được sử dụng với một nhóm từ hạn chế. Ví dụ về ngôn ngữ sáo rỗng trong các tài liệu chính thức: liên quan đến mệnh lệnh ..., để đảm bảo ..., chúng tôi cho rằng cần thiết ..., có tính đến ..., v.v.
Sử dụng các từ viết tắt phổ biến	Chữ viết tắt phải rõ ràng đối với người nhận. Các chữ viết tắt được sử dụng phải giống nhau trong toàn bộ văn bản.

Lựa chọn từ vựng khi soạn thảo văn bản chính thức

Khi biên soạn các bài báo chính thức, đặc biệt chú ý đến việc lựa chọn cẩn thận từ vựng và thuật ngữ. Các đặc thù của từ vựng của ngôn ngữ kinh doanh là: sự hiện diện của các đơn vị cụm từ, chữ viết tắt, văn tự và kiến ​​\u200b\u200btrúc. Thuật ngữ chuyên môn được sử dụng phải được chấp nhận chung và dễ hiểu đối với cả hai bên trao đổi thông tin. Tất cả các từ phải được sử dụng theo nghĩa từ vựng truyền thống. Điều này rất quan trọng để tránh những cách hiểu khác nhau về cùng một từ ngữ. Khả năng này có thể ảnh hưởng bất lợi đến hiệu lực pháp lý của tài liệu tống đạt.

Đặc điểm hình thái và cú pháp của phong cách kinh doanh

Khi biên soạn và thiết kế các giấy tờ văn phòng, điều quan trọng là phải tính đến các đặc điểm hình thái và cú pháp của phong cách kinh doanh chính thức.

Đặc điểm hình thái đặc trưng của ngôn ngữ chính thức:

1. thường xuyên sử dụng động từ nguyên mẫu (động từ ở dạng không xác định);
2. việc sử dụng các từ tình thái (“theo ý kiến ​​​​của tôi ...", "chắc chắn ...", "trước hết ...");
3. ưu thế của tính từ tương đối;
4. sự hiện diện của một số lượng lớn các giới từ phái sinh và danh từ động từ;
5. cách sử dụng từ ghép hình thành từ nhiều bazơ.

Đối với các đặc điểm cú pháp của ngôn ngữ và phong cách của tài liệu dịch vụ, chúng bao gồm:

• việc sử dụng các danh từ trong trường hợp sở hữu cách trong xây dựng tăng dần: "người đứng đầu bộ phận của doanh nghiệp";
• ưu thế của câu ghép.

Khi biên soạn tài liệu chính thức, cần phải tính đến việc nó là một phần hình ảnh của tổ chức. Vì bài phát biểu mù chữ của người đối thoại khiến chúng ta không muốn giao tiếp với anh ta, nên các giấy tờ được soạn thảo không chính xác có thể khiến chúng ta nghi ngờ về năng lực của công ty. Đó là lý do tại sao bất kỳ phải thành thạo ngôn ngữ của các tài liệu chính thức và có ý tưởng về các tính năng của nó.

Gửi công việc tốt của bạn trong cơ sở kiến ​​thức là đơn giản. Sử dụng mẫu dưới đây

Các bạn sinh viên, nghiên cứu sinh, các nhà khoa học trẻ sử dụng nền tảng tri thức trong học tập và làm việc sẽ rất biết ơn bạn.

Đăng trên http://www.allbest.ru/

Bộ Giáo dục Vùng Omsk

Tổ chức giáo dục chuyên nghiệp ngân sách của vùng Omsk

"Đại học Quản lý và Quản lý Nhà nước Omsk công nghệ chuyên nghiệp» (BPOU OGKUiPT)

Khoa Quản lý và Nhân văn

khóa học

Ngôn ngữ và phong cách của tài liệu dịch vụ

Pivina Veronika Andreevna

Giới thiệu

1. Khái niệm về văn bản tống đạt. Vị trí và vai trò của công văn trong quản lý

1.1 Tài liệu dịch vụ

2.3 Biên tập, chỉnh sửa công văn

2.4 Những lỗi thường gặp

kết luận

Ứng dụng

Giới thiệu

Mỗi chúng ta phải viết văn bản kinh doanh. Khi đi xin việc, chúng ta viết đơn xin nhập học, nhiều người cần chuẩn bị nội dung của một bức thư dịch vụ, soạn thảo một hành động, soạn thảo một giao thức hoặc viết một báo cáo.

Nhưng để soạn một văn bản như vậy một cách chính xác và nhanh chóng, điều quan trọng là ít nhất trong trong các điều khoản chung biết các đặc thù của ngôn ngữ của các tài liệu dịch vụ và các yêu cầu đối với nó. Không tuân thủ các yêu cầu này trường hợp tốt nhất gây khó khăn khi làm việc với tài liệu, tệ nhất là - làm mất đi ý nghĩa thực tế và pháp lý của nó.

Hoạt động quản lý văn bản là cơ sở của công tác văn phòng và là một trong những vấn đề khó giải quyết nhất trong quá trình làm việc với văn bản. Việc xây dựng bằng lời nói của các quyết định và hành động đóng một vai trò quan trọng. Lưỡi không bị ảnh hưởng bởi bộ cố định thụ động quyết định đưa ra, nhưng thực hiện vai trò kích thích tích cực trong hoạt động quản lý.

Ngôn ngữ giao tiếp chuyên nghiệp đòi hỏi phải giải thích rõ ràng các khái niệm chính được thể hiện bằng thuật ngữ. Đối với tài liệu hỗ trợ quản lý, điều này đặc biệt quan trọng: ngôn ngữ giao tiếp kinh doanh có liên quan chặt chẽ đến từ vựng của các hành vi lập pháp và quy định, dựa vào nó và việc sử dụng không chính xác một thuật ngữ cụ thể có thể dẫn đến hậu quả pháp lý.

Loại ngôn ngữ được sử dụng trong một khu vực nhất định hoạt động của con người, được gọi là phong cách ngôn ngữ.

Phong cách là một loại chức năng của ngôn ngữ. Bất kỳ thông tin nào cũng cần một ngôn ngữ để ghi lại, truyền và nhận. Quá trình phức tạp này có thể được thực hiện với sự trợ giúp của thuật ngữ đặc biệt - thành phần chính của bất kỳ phong cách chức năng nào. Ngôn ngữ và phong cách của tài liệu dịch vụ phải tuân theo luật biên soạn tài liệu văn bản theo quan điểm của cái gọi là phong cách nói kinh doanh chính thức. Phong cách này có những điểm khác biệt cụ thể so với lời nói thông tục và các phong cách khác của ngôn ngữ văn học (khoa học, báo chí, nghệ thuật). Phong cách giao tiếp kinh doanh chính thức của mọi người trong các lĩnh vực khác nhau của cuộc sống: kinh tế, chính trị xã hội và văn hóa, đã phát triển dưới ảnh hưởng của nhu cầu trình bày sự thật với độ chính xác, ngắn gọn, cụ thể và tránh sự mơ hồ.

Dựa trên những điều đã nói ở trên, chúng ta có thể kết luận rằng chủ đề nghiên cứu là phù hợp, cả từ quan điểm lý thuyết và thực tiễn.

Mục đích của công việc này: để xác định tính năng đặc biệt ngôn ngữ, văn phong văn phòng hiện đại.

1. Nghiên cứu khái niệm về văn bản tống đạt. Xác định vị trí, vai trò của công văn trong quản lý.

2. Mô tả ngắn gọn về phong cách của ngôn ngữ Nga hiện đại. Để xác định các tính năng đặc biệt của phong cách kinh doanh hiện đại của ngôn ngữ được sử dụng để viết các tài liệu chính thức.

Đối tượng: tống đạt văn bản.

Chủ đề: ngôn ngữ và phong cách của tài liệu tống đạt.

Cấu trúc của công việc: chương đầu tiên dành cho việc xem xét các đặc điểm của việc soạn thảo văn bản chính thức và chức năng của chúng, cũng như thiết lập vị trí và vai trò của các tài liệu chính thức trong quản lý.

Trong chương thứ hai, các phong cách của ngôn ngữ Nga hiện đại sẽ được xem xét, các đặc điểm nổi bật của phong cách kinh doanh hiện đại cũng như phong cách của ngôn ngữ được sử dụng để viết các tài liệu chính thức sẽ được tiết lộ.

Trong quá trình giải quyết các nhiệm vụ của đề tài, các phương pháp nghiên cứu sau đây đã được sử dụng:

· phân tích tài liệu nghiên cứu;

so sánh

phân tích và tổng hợp;

hệ thống;

Ý nghĩa thực tiễn: tốt nhất là việc không tuân thủ các yêu cầu về ngôn ngữ của tài liệu tống đạt có thể dẫn đến khó khăn khi làm việc với tài liệu, và tệ nhất là làm mất đi ý nghĩa thực tiễn và pháp lý của tài liệu. Do đó, để không rơi vào tình trạng như vậy, bài báo này sẽ làm rõ một số vấn đề thực tế về chủ đề này.

1. Khái niệm về văn bản tống đạt. Vị trí và vai trò của công văn trong quản lý

1.1 Tài liệu dịch vụ

Xem xét định nghĩa của một tài liệu dịch vụ:

Một tài liệu chính thức là một tài liệu chính thức được sử dụng trong các hoạt động hiện tại của một tổ chức. Tài liệu được gọi là chính thức, bởi vì. chúng được soạn thảo thay mặt cho một doanh nghiệp hoặc tổ chức và được ký bởi đại diện được ủy quyền của họ. Các tài liệu chính thức phải sử dụng phong cách kinh doanh chính thức. Tài liệu này phải ngắn gọn, nhất quán và chính xác trong việc trình bày các sự kiện và quyết định được đưa ra.

Một tài liệu dịch vụ có các yếu tố hình thức và nội dung. Hình thức của một tài liệu chính thức là một tập hợp các yếu tố của thiết kế và nội dung của nó, được đánh giá về thành phần, khối lượng, trình tự vị trí và mối liên hệ lẫn nhau của chúng. Các yếu tố thiết kế bao gồm: tên, địa chỉ khác nhau, ngày tháng, số đăng ký, v.v.

Có ngôn ngữ của tài liệu tống đạt phải đáp ứng các yêu cầu sau:

1. Tuân thủ các chuẩn mực về phong cách kinh doanh chính thống và ngôn ngữ văn học hiện đại, đặc biệt là những ngôn ngữ giúp thể hiện ý tưởng rõ ràng và đầy đủ hơn.

2. Theo quy luật, thường có những biến thể của ngôn ngữ phù hợp nhất, phù hợp nhất và do đó được ưa chuộng hơn. Ví dụ: khi chọn các tùy chọn như "trợ giúp - trợ giúp", "mắc lỗi - mắc lỗi", bạn cần tính đến phong cách truyền thống được sử dụng trong trường hợp này.

3. Sự hiện diện của các từ được sử dụng trong các tài liệu chính thức, cố hữu trong lời nói hành chính và văn thư.

4. Sử dụng thuật ngữ và tính chuyên nghiệp, chủ yếu là pháp lý và kế toán.

5. Sử dụng rộng rãi các giới từ chỉ số phức thể hiện các khía cạnh tiêu chuẩn của nội dung.

6. Sử dụng hạn chế các cấu trúc cú pháp phức tạp - câu có cụm từ tham gia và tham gia, với các loại liệt kê.

Và các tài liệu chính thức cũng có những phẩm chất bắt buộc sau:

Độ tin cậy và khách quan;

Độ chính xác, loại trừ sự hiểu biết mơ hồ về văn bản;

ngắn gọn tối đa, từ ngữ ngắn gọn;

Pháp lý hoàn hảo;

Chuẩn hóa ngôn ngữ trong việc trình bày các tình huống giao tiếp kinh doanh điển hình;

giọng điệu trình bày trung lập;

Tuân thủ các quy tắc của nghi thức chính thức, xuất hiện trong việc lựa chọn các hình thức xưng hô ổn định và các từ và cụm từ tương ứng với thể loại, trong việc xây dựng cụm từ và toàn bộ văn bản.

Các tài liệu chính thức phải được soạn thảo và thực hiện trên cơ sở các quy tắc được quy định trong Hệ thống Lưu giữ Hồ sơ Thống nhất của Nhà nước (EGSD).

Đặc điểm chính của thành phần của các tài liệu chính thức là có các yêu cầu và quy tắc thống nhất cho nó, được thiết lập bởi các quy định của nhà nước. Việc tuân thủ các quy tắc này đảm bảo hiệu lực pháp lý của chúng, chuẩn bị và thực hiện tài liệu nhanh chóng và chất lượng cao, tổ chức tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, cũng như sử dụng tích cực hơn máy tính điện tử cá nhân (PC) để chuẩn bị tài liệu chính thức.

Các loại văn bản chính thức:

Ghi chú dịch vụ (Phụ lục 1);

Phiếu báo cáo (Phụ lục 2);

Đơn (Phụ lục 3);

Đạo luật (Phụ lục 4);

Hiệp định;

Hợp Đông lao động;

Đặt hàng.

Thiết kế của tất cả các tài liệu này là thống nhất, nhưng về nội dung, chúng có thể hoàn toàn khác nhau:

1. Theo nơi biên soạn: nội bộ (tài liệu đến từ doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khác).

3. Theo hình thức: cá nhân - nội dung của mỗi tài liệu có những đặc điểm riêng, stencil - một phần của tài liệu được in và một phần được điền vào khi biên dịch, tiêu chuẩn - được tạo cho một nhóm doanh nghiệp đồng nhất (tất cả các tài liệu tiêu chuẩn và stencil là được in theo cách đánh máy hoặc trên máy sao chép).

4. Theo thời hạn: khẩn cấp, yêu cầu thực hiện trong một thời hạn nhất định, không khẩn cấp thì không ấn định thời hạn.

5. Theo nguồn gốc: chính thức, ảnh hưởng đến lợi ích của một doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, liên quan đến một người cụ thể và mang tính danh nghĩa.

6. Theo loại hình thiết kế: tài liệu chân thực, đồ họa, ảnh, phim…

Chức năng của văn bản tống đạt:

Bất kỳ tài liệu nào cũng đa chức năng, tức là. chứa các chức năng khác nhau thay đổi giá trị chi phối của chúng theo thời gian. Có các chức năng chung và đặc biệt. Chung - là thông tin, xã hội, giao tiếp, văn hóa; đặc biệt - chức năng quản lý, pháp lý, nguồn lịch sử, chức năng kế toán.

Chức năng thông tin được xác định bởi nhu cầu nắm bắt thông tin cho mục đích bảo quản và truyền tải và vốn có trong tất cả các tài liệu mà không có ngoại lệ. Lý do xuất hiện của bất kỳ tài liệu nào là nhu cầu ghi lại thông tin về các sự kiện, sự kiện, hiện tượng, hoạt động thực tế và tinh thần. Thông tin chứa trong tài liệu có thể được chia thành:

1. Liên quan (liên quan đến quá khứ).

2. Hoạt động (hiện tại).

3. Viễn cảnh (liên quan đến tương lai).

Có những cách phân loại thông tin khác. Ví dụ, sự phân chia thành tiểu học và trung học; theo thể loại; các loại; người vận chuyển và những người khác.

Mỗi tài liệu có một dung lượng thông tin.

Năng lực thông tin được đặc trưng bởi các chỉ số sau: tính đầy đủ, tính khách quan, độ tin cậy, tính tối ưu, mức độ phù hợp của thông tin, tính hữu ích và tính mới của nó. Các chỉ số này càng cao thì tài liệu càng có giá trị.

Chức năng xã hội cũng vốn có trong nhiều tài liệu, bởi vì chúng được tạo ra để đáp ứng các nhu cầu khác nhau của cả xã hội nói chung và từng thành viên của nó. Bản thân tài liệu cũng có thể ảnh hưởng đến các quan hệ xã hội của họ, tùy thuộc vào mục đích, vai trò của họ trong một xã hội nhất định và không chỉ có thể kích thích sự phát triển của các quá trình xã hội mà còn làm chậm chúng lại. Chức năng giao tiếp thực hiện nhiệm vụ truyền tải thông tin theo thời gian và không gian, trao đổi thông tin giữa các thành viên trong xã hội. Nếu không có sự trao đổi thông tin, quan điểm và ý tưởng thì không thể duy trì các mối quan hệ xã hội. Có hai loại văn bản thể hiện rõ chức năng giao tiếp:

1. Văn bản định hướng một chiều (luật, nghị định, lệnh, mệnh lệnh,…)

2. Các tài liệu song phương (thư từ kinh doanh và cá nhân, tài liệu hợp đồng, v.v.)

3. Chức năng văn hóa - khả năng của một tài liệu lưu giữ và lưu truyền các truyền thống văn hóa, các chuẩn mực thẩm mỹ được xã hội chấp nhận (phim, ảnh, tài liệu khoa học và công nghệ, v.v.).

4. Chức năng quản lý được thực hiện bằng các văn bản chính thức được lập ra chuyên biệt cho mục đích và trong quá trình quản lý (luật, quy chế, điều lệ, nghị định thư, quyết định, tổng kết, báo cáo, v.v.). hỗ trợ thông tin quản lý, chúng rất đa dạng, phản ánh các cấp độ khác nhau quyết định.

5. Chức năng pháp lý vốn có của các văn bản ấn định sự thay đổi của quy phạm pháp luật và tội danh. Có thể chỉ ra hai loại tài liệu có chức năng pháp lý: ban đầu sở hữu nó và có được nó trong một thời gian. Nhóm thứ nhất bao gồm tất cả các văn bản xác lập, hợp nhất, thay đổi hoặc chấm dứt các quy phạm pháp luật và quan hệ pháp luật, cũng như các văn bản khác dẫn đến hậu quả pháp lý. Điều này bao gồm tất cả các hành vi pháp lý của các cơ quan có thẩm quyền quyền lực nhà nước(luật, nghị định, nghị quyết, v.v.), các hành vi tư pháp, truy tố, công chứng và trọng tài, tất cả các tài liệu hợp đồng, chứng nhận (hộ chiếu, giấy thông hành, giấy chứng nhận, v.v.) và các tài liệu tài chính hỗ trợ (vận đơn, lệnh biên nhận kế toán và yêu cầu thanh toán, v.v.) Loại thứ hai bao gồm các tài liệu tạm thời có được chức năng này, là bằng chứng của bất kỳ sự kiện nào trước tòa án, cơ quan điều tra và công tố viên, công chứng viên và trọng tài. Về nguyên tắc, bất kỳ tài liệu nào cũng có thể là bằng chứng và do đó tạm thời có chức năng pháp lý.

6. Chức năng kế toán không đưa ra đặc điểm định tính mà là định lượng của thông tin liên quan đến các quá trình kinh tế, nhân khẩu học và xã hội khác nhằm mục đích phân tích và kiểm soát chúng. Theo quy định, tác giả của tài liệu cung cấp cho nó một số chức năng, nhưng về mặt khách quan, tài liệu này cũng mang các chức năng khác và theo thời gian, tỷ lệ của chức năng này hoặc chức năng kia thay đổi.

1.2 Vị trí, vai trò của công văn trong quản lý

Trong hoạt động quản lý, nói năng bằng văn bản được thể hiện bằng văn bản chính thức là vô cùng quan trọng. Tài liệu phục vụ được sử dụng chính thức trong quá trình tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ. Một tập hợp các tài liệu chính thức được sử dụng trong một lĩnh vực hoạt động cụ thể và phản ánh các chi tiết cụ thể của nó, hệ thống tài liệu chính thức. Việc sử dụng các tài liệu chính thức tạo thành một trong những hình thức hoạt động chính của tổ chức.

Yếu tố chính của tài liệu dịch vụ trong việc quản lý các hoạt động của hầu hết mọi tổ chức là một tài liệu bằng văn bản tổng hợp thông tin bằng phương tiện giao tiếp bằng ngôn ngữ viết theo từ vựng và quy tắc ngữ pháp ngôn ngữ của tiểu bang, tiêu chuẩn của tiểu bang, hướng dẫn của bộ phận, cũng như các truyền thống đã được thiết lập và quy trình được thiết lập cho công việc văn phòng trong một tổ chức cụ thể.

Vì vậy, tài liệu văn phòng là một yếu tố quan trọng trong hoạt động quản lý. Đối với một nhân viên làm việc trong lĩnh vực văn phòng thì việc nắm rõ đặc điểm và chức năng của các loại tài liệu văn phòng là vô cùng quan trọng. Nếu không biết các tính năng và chức năng, quá trình biên soạn các tài liệu chính thức có thể mất nhiều thời gian.

2. Các loại và mô tả ngắn gọn về các phong cách của ngôn ngữ Nga hiện đại. Các đặc điểm nổi bật của phong cách kinh doanh hiện đại của ngôn ngữ được sử dụng để viết các tài liệu chính thức

2.1 Các loại và mô tả ngắn gọn về phong cách của ngôn ngữ Nga hiện đại

Phong cách là một loại chức năng của ngôn ngữ. Có 5 loại phong cách của ngôn ngữ Nga hiện đại:

1. Phong cách khoa học - phong cách chức năng lời nói của ngôn ngữ văn học, có một số đặc điểm: dự đoán trước câu nói, tính chất độc thoại, lựa chọn chặt chẽ các phương tiện ngôn ngữ, nghiêng về lời nói chuẩn mực. Phong cách khoa học được đặc trưng bởi một trình tự trình bày hợp lý, một hệ thống giao tiếp có trật tự giữa các phần của tuyên bố, mong muốn của các tác giả về tính chính xác, ngắn gọn, rõ ràng trong khi duy trì và bão hòa nội dung. Logic, nếu có thể, là sự hiện diện của các liên kết ngữ nghĩa giữa các đơn vị (khối) kế tiếp nhau của văn bản. Chỉ một văn bản như vậy mới có tính thống nhất, trong đó các kết luận xuất phát từ nội dung, chúng nhất quán, văn bản được chia thành các đoạn ngữ nghĩa riêng biệt, phản ánh sự vận động của tư tưởng từ cái riêng đến cái chung hoặc từ cái chung đến cái riêng. Rõ ràng như chất lượng bài phát biểu khoa học, hàm ý rõ ràng, dễ tiếp cận.

Dưới phong cách phong cách khoa học:

1) khoa học và kinh doanh;

2) phổ biến khoa học;

3) khoa học kỹ thuật;

4) giáo dục và khoa học;

5) khoa học và báo chí.

2. Văn học nghệ thuật - đặc điểm chính là văn phong bài phát biểu nghệ thuật trở thành việc tìm kiếm những chi tiết cụ thể của văn bản nghệ thuật, sự thể hiện sáng tạo của ngôn từ nghệ sĩ. Các tính năng của ngôn ngữ tiểu thuyết nói chung được xác định bởi một số yếu tố. Nó được đặc trưng bởi phép ẩn dụ rộng, nghĩa bóng của các đơn vị ngôn ngữ ở hầu hết các cấp độ, việc sử dụng các từ đồng nghĩa thuộc mọi loại, sự mơ hồ, các lớp từ vựng phong cách khác nhau. Trong phong cách nghệ thuật (so với các phong cách chức năng khác) có những quy luật cảm nhận ngôn từ. Ý nghĩa của một từ phần lớn được xác định bởi cách đặt mục tiêu của tác giả, thể loại và các đặc điểm cấu tạo của tác phẩm nghệ thuật, trong đó từ này là một yếu tố: thứ nhất, trong bối cảnh của tác phẩm văn học này, nó có thể có được sự mơ hồ nghệ thuật mà không ghi trong từ điển. Thứ hai, nó vẫn giữ mối liên hệ với hệ thống tư tưởng và thẩm mỹ của tác phẩm này và được chúng tôi đánh giá là đẹp hay xấu, cao siêu hay thấp hèn, bi kịch hay khôi hài.

Theo phong cách văn học nghệ thuật:

1) thơ mộng;

2) tục tĩu;

3) kịch tính.

3. Phong cách chính thức - kinh doanh - đây là kho vũ khí gồm các phương tiện từ vựng - lời nói và ngữ pháp giúp người nói và người viết nhấn mạnh bản chất chính thức của giao tiếp. Việc lựa chọn một từ và hình thức của nó, xây dựng một câu - tất cả những kỹ thuật này, với sự trợ giúp của tác giả bài kiểm tra không chỉ truyền tải thông tin mà còn báo hiệu cho người nhận về tầm quan trọng của nó, về cách phản hồi khi nhận được một thông điệp. Nó bao gồm quan hệ quốc tế, luật học, ngành công nghiệp quân sự.

Có các phong cách phụ sau đây của phong cách kinh doanh chính thức:

1) lập pháp (nó được sử dụng trong lĩnh vực chính phủ);

2) hành chính - văn thư (đây là việc duy trì các giấy tờ kinh doanh cá nhân của tổ chức);

3) ngoại giao (thể hiện ở cấp độ quốc tế).

Phong cách kinh doanh chính thức được sử dụng trong các tài liệu như:

· Thẩm quyền giải quyết

· Thư giải trình

· Tuyên bố

Chỉ dẫn

Án Lệnh

· Giấy ủy quyền

· Đạo luật lập pháp

Nhiều tính năng trong phong cách kinh doanh chính thức, chẳng hạn như từ vựng cụ thể, cụm từ, lượt cú pháp, mang lại cho nó một đặc điểm bảo thủ. Một tính năng đặc biệt là sự hiện diện của nhiều tiêu chuẩn lời nói - sáo rỗng.

Đặc điểm chung của phong cách kinh doanh chính thức:

1) ngắn gọn, sử dụng tiết kiệm các công cụ ngôn ngữ;

2) sắp xếp vật liệu theo tiêu chuẩn;

3) sử dụng rộng rãi thuật ngữ;

4) sử dụng riêng của danh từ động từ, giới từ chỉ định;

5) bản chất tường thuật của bài thuyết trình.

4. Phong cách báo chí là phong cách ngôn ngữ chức năng được sử dụng trong các thể loại: bài viết, chính luận, phóng sự, phỏng vấn, v.v.

Phong cách công khai phục vụ để gây ảnh hưởng đến mọi người thông qua các phương tiện truyền thông (báo, tạp chí, áp phích, tập sách nhỏ). Nó đặc trưng bởi sự hiện diện của từ vựng chính trị xã hội, logic, cảm xúc, thẩm định, kháng cáo.

Ngoài từ vựng và cụm từ trung tính, cao, trang trọng, các từ mang màu sắc cảm xúc, việc sử dụng các câu ngắn, văn xuôi chặt chẽ, cụm từ không động từ, câu hỏi tu từ, câu cảm thán, phép lặp lại, v.v. Các đặc điểm ngôn ngữ của phong cách này bị ảnh hưởng bởi bề rộng của các chủ đề: cần phải bao gồm các từ vựng đặc biệt cần giải thích. Mặt khác, một số chủ đề như vậy đang là tâm điểm chú ý của công chúng và từ vựng liên quan đến những chủ đề này mang màu sắc báo chí. Trong số các chủ đề như vậy, các chủ đề về chính trị, kinh tế, giáo dục, y tế, tội phạm học và quân sự nên được chọn ra.

Theo phong cách của phong cách báo chí:

1) thông tin;

2) báo chí thực sự;

3) nghệ thuật và báo chí.

Chức năng của phong cách báo chí:

1) thông tin - đây là mong muốn thông báo cho mọi người về tin tức càng sớm càng tốt;

2) ảnh hưởng - đây là mong muốn ảnh hưởng đến ý kiến ​​​​của mọi người.

5. Phong cách hội thoại là một phong cách nói chức năng phục vụ cho giao tiếp thân mật, khi tác giả chia sẻ suy nghĩ hoặc cảm xúc của mình với người khác, trao đổi thông tin về các vấn đề hàng ngày trong bối cảnh thân mật. Nó thường sử dụng từ vựng thông tục và thông tục.

Trong phong cách đàm thoại, cử chỉ, nét mặt và môi trường đóng một vai trò quan trọng. Sự tự do hơn trong việc lựa chọn từ ngữ và cách diễn đạt cảm xúc là do bầu không khí giao tiếp thoải mái.

Hình thức thực hiện là đối thoại, phong cách này thường được sử dụng trong lời nói. Phong cách hội thoại có chức năng khái quát hóa.

2.2 Đặc điểm nổi bật của phong cách kinh doanh hiện đại của ngôn ngữ được sử dụng để viết các tài liệu chính thức

Khi soạn thảo văn bản chính thức, việc lựa chọn từ ngữ chính xác đóng vai trò quan trọng, truyền tải chính xác ý nghĩa của thông tin. Việc lựa chọn một từ và hình thức của nó, xây dựng câu - tất cả đều là những kỹ thuật mà tác giả của văn bản không chỉ truyền tải thông tin mà còn báo hiệu cho người nhận về tầm quan trọng của nó, về cách phản hồi thông điệp nhận được. Để làm được điều này, bạn cần nhớ một số quy tắc cơ bản về từ vựng.

Điều rất quan trọng là sử dụng chính xác các thuật ngữ - từ hoặc cụm từ gọi tên một khái niệm đặc biệt từ bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào của con người. Nếu bạn nghi ngờ rằng ý nghĩa của các thuật ngữ bạn sử dụng không rõ ràng đối với người nhận, thì bản ghi phải được cung cấp trong văn bản. Khi giải mã, bạn phải sử dụng từ điển (ví dụ: giải thích, thuật ngữ, từ nước ngoài, v.v.). Nếu bạn không sử dụng từ điển của mình, bản dịch có thể không chính xác. Ví dụ: "hợp đồng quy định về trường hợp bất khả kháng (cụ thể là trường hợp thiên tai)"

Khi sử dụng thuật ngữ trong tài liệu kinh doanh, cần quy định rằng thuật ngữ phải rõ ràng đối với cả tác giả và người nhận, và nếu cần, nội dung của thuật ngữ phải được tiết lộ, có thể thực hiện theo nhiều cách:

1) giải mã;

2) đưa ra định nghĩa chính thức của thuật ngữ này;

3) thay thế thuật ngữ bằng một từ hoặc cách diễn đạt thông dụng.

Việc giải thích thuật ngữ phải chính xác, rõ ràng và đầy đủ.

Một trong những bệnh phổ biến nhất của phong cách chính thức là pleonasm (dư thừa). Nó nằm ở chỗ, trong cụm từ có những từ thừa, không cần thiết xét về nghĩa của từ. Ví dụ:

sắc thái tinh tế (danh từ "sắc thái" có nguồn gốc từ tiếng Pháp Nuance - sắc thái, sự khác biệt tinh tế);

· bắt buộc với tốc độ nhanh (động từ "buộc" có nguồn gốc từ tiếng Pháp. Forcer - để đẩy nhanh tốc độ hoạt động);

vào tháng Chạp (Tháng Chạp không thể là tháng gì ngoài tháng);

· 375 nghìn rúp tiền (tiền chỉ tính bằng rúp);

· bảng giá (trong từ "bảng giá" có gốc từ tiếng Pháp prix - giá). Nhưng cách diễn đạt “bảng giá theo giá bán lẻ” có thể chấp nhận được;

· điểm chính("bản chất" là điều chính), v.v.

Tuy nhiên, một số cụm từ đa nghĩa đã được sử dụng và có được các sắc thái ý nghĩa biện minh cho sự tồn tại của chúng. Ví dụ: "thực tế", "thông điệp", "kinh nghiệm", hãy làm rõ nghĩa của chúng.

Thông thường trong các từ điển dịch vụ cũng có một tautology - sự lặp lại của các từ đơn gốc trong cùng một cụm từ. Lỗi văn phong này làm cho văn bản không hài hòa và khó hiểu. Ví dụ: được lợi khi sử dụng cái gì đó; nên xem xét các yếu tố sau, địa chỉ đến địa chỉ. Những cụm từ như vậy nên được thay thế bằng những cụm từ khác mà không làm mất đi ý nghĩa: “được hưởng lợi từ việc sử dụng thứ gì đó”, “các yếu tố sau phải được tính đến”, “gửi đến địa chỉ”.

Khi chuẩn bị một tài liệu, cần phải nhớ rằng không phải tất cả các từ đều được kết hợp với nhau theo cách thuận tiện cho chúng ta. Có các quy tắc tương thích trong ngôn ngữ.

Bạn có thể làm rõ chúng theo "Từ điển tương thích của các từ trong tiếng Nga". Một số điển hình bài phát biểu kinh doanh kết hợp từ:

lệnh - ban hành

lương chính thức - thiết lập

khiển trách - công bố

kiểm duyệt - được ban hành, v.v.

Cần đặc biệt chú ý đến sự kết hợp giữa "tạo sự khác biệt" và "đóng vai trò" và không bao giờ tráo đổi các thành phần của chúng.

Khi sử dụng các thuật ngữ mơ hồ, cần lưu ý rằng trong từng trường hợp cụ thể, thuật ngữ này chỉ được sử dụng theo một trong các nghĩa của nó. Nếu cùng một khái niệm được biểu thị bằng một số thuật ngữ, thì có một từ đồng nghĩa của các thuật ngữ.

Thuật ngữ - từ đồng nghĩa có âm thanh khác nhau, nhưng cùng một ý nghĩa. Ví dụ: các thuật ngữ "bảng câu hỏi" và "bảng câu hỏi". Chúng có thể hoàn chỉnh hoặc một phần. Khi sử dụng các thuật ngữ đồng nghĩa, cần chú ý mặt nào hoặc thuộc tính nào của khái niệm cần được chỉ định, làm nổi bật trong ngữ cảnh.

Ví dụ: các thuật ngữ như "thỏa thuận", "hợp đồng", "thỏa thuận" khác nhau về thực tiễn sử dụng: trong luật lao động, các giao dịch đa phương được gọi là hợp đồng, v.v.

Khi làm việc với văn bản, cần phân biệt các từ đồng nghĩa - từ liên quan, giống nhau về âm thanh, nhưng khác nhau về ý nghĩa và khả năng tương thích. Đôi khi việc thay thế một từ cho một từ đồng nghĩa kéo theo những biến dạng đáng kể về nghĩa. Những lỗi với từ đồng nghĩa đặc biệt phổ biến:

Pay - pay (sự khác biệt nằm ở khả năng tương thích ngữ pháp của các động từ này: từ "pay" yêu cầu bổ sung trực tiếp: "pay for something"; "pay" - gián tiếp: "pay for something").

Người biên soạn các tài liệu chính thức thường lạm dụng chữ viết tắt, không tính đến thực tế rằng điều này có thể làm phức tạp quá trình nghiên cứu tài liệu.

Thật khó để đoán rằng chữ viết tắt của mất mát có nghĩa là tổn thất tiềm năng, rằng LU trên BV là một máy gia tốc tuyến tính của các hạt tích điện trên một làn sóng di chuyển. Viết tắt như vậy không được phép trong văn bản kinh doanh.

Quy tắc viết tắt:

1. Chữ viết tắt không được khớp về hình thức với từ hiện có, giao nhau với một mô hình sắp xếp thứ tự đã biết hoặc khớp với một chữ viết tắt khác.

2. Sự co lại phải được đảo ngược, tức là. để nó luôn có thể được mở rộng thành tên đầy đủ mà nó tương đương. Tuy nhiên, quy tắc này không áp dụng cho các từ viết tắt đã trở thành các từ độc lập.

3. Các từ viết tắt phải tuân thủ các quy tắc về phát âm và chính tả của tiếng Nga.

Trong tiếng Nga hiện đại, có ba cách để viết tắt:

1) bằng các chữ cái đầu tiên của các từ có trong từ viết tắt;

2) bằng các âm tiết đầu tiên của các từ được rút gọn;

3) kết nối của một hoặc hai âm tiết đầu tiên của từ đầu tiên với từ thứ hai đầy đủ.

Các loại viết tắt:

chữ viết tắt ban đầu - chữ viết tắt được hình thành từ các chữ cái đầu tiên của từ biểu thị một khái niệm; đến lượt chúng, được chia thành:

ь Thư từ: Bộ Tình trạng Khẩn cấp, MP, KB;

l Âm thanh (âm thanh được phát âm khi đọc): GOST, cảnh sát giao thông, nhà máy nhiệt điện;

ь Âm thanh chữ cái (khi đọc, nó được phát âm bằng các chữ cái và phần khác bằng âm thanh): GUVD, LLP.

viết tắt âm tiết - được hình thành từ các bộ phận, âm tiết của từ;

từ viết tắt một phần - được hình thành từ một phần hoặc nhiều phần của từ và một từ đầy đủ;

chữ viết tắt kính thiên văn - được hình thành từ đầu và cuối của các từ cấu thành.

Chính tả có tầm quan trọng không kém trong việc chuẩn bị các tài liệu chính thức.

Thông thường, tài liệu cấu thành gặp khó khăn trong việc viết tên của các tổ chức, tổ chức, doanh nghiệp. Cần phải nhớ rằng trong tên của các tổ chức quốc tế quan trọng nhất, chính phủ cao nhất, tất cả các từ được viết bằng chữ viết hoa. Ví dụ:

Liên Hiệp Quốc.

Trong hầu hết các tên, từ đầu tiên được viết hoa:

Dịch vụ Lưu trữ Liên bang của Nga.

Trong tên của các cơ quan hành chính-lãnh thổ của Nga, các từ cạnh, vùng, quận quốc gia, quận được viết bằng một chữ cái viết thường.

Trong tên ghép của tài liệu và di tích văn hóa với chữ viết hoa từ đầu tiên và tất cả các tên riêng được viết:

Hiến pháp Liên bang Nga, Nhà thờ Thánh Isaac, Nhà thờ Chúa Cứu thế.

Khó khăn về chính tả là do cách đánh vần các tên liên quan đến tên riêng, điều này là khá tự nhiên, vì trong phần này của chính tả tiếng Nga không có sự thống nhất hoàn toàn và những thay đổi liên tục diễn ra.

2.3 Biên tập dịch vụ chỉnh sửa tài liệu

Chỉnh sửa - (đây là kiểm tra và sửa chữa văn bản) là một trong những giai đoạn quan trọng nhất khi làm việc trên tài liệu.

Khi bắt đầu chỉnh sửa văn bản, điều quan trọng là phải hiểu rõ mục tiêu nào được đặt cho bạn. Chỉnh sửa có thể hoàn toàn là phong cách và ngữ nghĩa. Trong trường hợp đầu tiên, người biên tập trước hết phải có khả năng đọc viết hoàn hảo, cảm nhận tinh tế về từ này. Trong phần thứ hai - cùng với điều này, tầm quan trọng cơ bản của bản chất của vấn đề, việc sở hữu tài liệu thực tế.

Chính thức - phong cách kinh doanh có chi tiết cụ thể của riêng mình. Một trong những yêu cầu cơ bản đối với ngôn ngữ của các tài liệu chính thức là tính chính xác và rõ ràng của tuyên bố. Và mặc dù thông thường việc lặp lại cùng một từ trong một văn bản nhỏ được coi là lỗi văn phong, nhưng điều này có thể chấp nhận được khi nói đến sự lặp lại của các thuật ngữ. Từ vựng đặc biệt có một số tính năng phải được tính đến. Ý nghĩa của thuật ngữ này là cụ thể, nó thường không có từ đồng nghĩa tuyệt đối và không thể thay thế bằng một từ khác mà không làm thay đổi bản chất của câu. Do đó, không có gì lạ khi tạo ra các ngoại lệ cho các văn bản giàu thuật ngữ và giữ nguyên các từ lặp lại để đảm bảo độ chính xác của nghĩa.

Nguyên tắc quan trọng thay đổi biên tập:

· giữ nguyên nội dung của tài liệu;

khả năng chứng minh rằng việc can thiệp vào văn bản là cần thiết;

tính toàn vẹn và nhất quán;

Rõ ràng và chính xác

Các chức năng biên tập được coi là hoàn thành sau khi tất cả các nghi ngờ được giải quyết và chỉ các ghi chú dành cho việc chỉnh sửa vẫn còn ở bên lề tài liệu.

Có bốn loại thay đổi biên tập chính (Phụ lục 5);

· Biên tập - hiệu đính;

· Biên tập - xử lý;

· Chỉnh sửa-thay đổi.

tài liệu đã sửa trình biên tập đủ điều kiện, phải:

· Hoàn toàn biết chữ về chính tả và dấu câu;

Có khối lượng tối ưu;

Được xây dựng theo quy luật logic;

2.4 Những lỗi thường gặp

Sai lầm trong việc sử dụng các hình thức đầy đủ và rút gọn của tính từ. Người biên soạn các công văn nên tính đến việc các dạng tính từ ngắn được sử dụng nhiều hơn trong bài phát biểu kinh doanh chính thức.

Soạn thảo văn bản chính thức là công việc đòi hỏi trình độ ngôn ngữ khá cao. Bạn không thể học cách viết tài liệu chính xác nếu không biết các tính năng của phong cách kinh doanh chính thức. Ngôn ngữ Nga hiện đại đã tích lũy kinh nghiệm vô giá trong lĩnh vực giao tiếp bằng văn bản kinh doanh, được thể hiện bằng các hình thức thống nhất và khuôn mẫu.

Phần kết luận

Các nhiệm vụ sau đây đã được hoàn thành trong khóa học:

1. Khái niệm về văn bản tống đạt đã được nghiên cứu. Vị trí và vai trò của một văn bản chính thức trong quản lý được xác định.

2. Các loại và đặc điểm duy nhất của các phong cách của ngôn ngữ Nga hiện đại được thể hiện. Để xác định các tính năng đặc biệt của phong cách kinh doanh hiện đại như một phong cách ngôn ngữ được sử dụng để viết tài liệu văn phòng.

Do đó, mục đích của công việc này - để xác định các tính năng đặc biệt của ngôn ngữ hiện đại và phong cách của các tài liệu tống đạt - đã đạt được.

Các kết luận sau đây đã được thực hiện trong công việc.

Thứ nhất, đối với một nhân viên làm việc trong lĩnh vực công việc văn phòng thì việc nắm rõ đặc điểm, chức năng của các loại tài liệu văn phòng là vô cùng quan trọng. Các tài liệu phải được soạn thảo và thực hiện trên cơ sở các quy tắc được quy định trong Hệ thống Lưu giữ Hồ sơ Thống nhất của Tiểu bang (EGSD). Tài liệu dịch vụ tạo thành một hệ thống tài liệu dịch vụ, tạo thành một trong những hình thức hoạt động chính của tổ chức.

Thứ hai, việc chuẩn bị tài liệu là một quá trình khó khăn và phức tạp, mất nhiều thời gian làm việc. Biết các quy tắc của ngôn ngữ Nga hiện đại và các tính năng đặc biệt của phong cách kinh doanh chính thức của tài liệu, bạn có thể giảm đáng kể thời gian chuẩn bị cho họ.

Đặc điểm nổi bật của phong cách kinh doanh hiện đại là:

Sử dụng đúng thuật ngữ - từ hoặc cụm từ gọi tên một khái niệm đặc biệt từ bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào của con người.

Kiến thức về các quy tắc ngữ pháp cơ bản, chẳng hạn như cách sử dụng câu bị động và câu khách quan, cách sử dụng cụm trạng từ và các dạng khác.

khả năng sắp xếp, trình bày tài liệu theo cách sao cho người nhận có thể tiếp cận được.

tài liệu văn phòng ngôn ngữ kinh doanh

Danh sách tài liệu tham khảo và nguồn

1. luật liên bang ngày 26 tháng 12 năm 1995 Số 208-FZ "Bật công ty cổ phần” (đã được sửa đổi, bổ sung ngày 13 tháng 6 năm 1996, ngày 24 tháng 5 năm 1999).

2. Luật Liên bang số 21 tháng 11 năm 1996 Số 129-FZ "Về Kế toán" (sửa đổi ngày 23 tháng 7 năm 1998).

3. Kuznetsov S.L. Văn phòng làm việc trên máy tính. -- M.: CJSC "Trường Kinh doanh "Intel-Sintez", 1999, 208 p.

4. Kuznetsova T.V. Công việc văn phòng (Hỗ trợ văn bản của cấp quản lý). -- M.: CJSC "Trường Kinh doanh "Intel-Sintez", 1999, 818 p.

5. Từ điển tương thích từ của tiếng Nga. / Dưới. biên tập. P.N. Denisova, V.V. Morkovkin. M., 1983

6. Soạn thảo và thực hiện văn bản chính thức: Hướng dẫn thực hành cho các hãng thương mại / T.V. Kuznetsova: ZAO "Trường kinh doanh", 1997.

7. Mikhalkina I.V. Tuân thủ các tiêu chuẩn của tiếng Nga trong thư từ kinh doanh chính thức và các tài liệu chính thức // Sổ tay của Thư ký và Giám đốc Văn phòng 2012. - Số 4. - S. 61-67.

8. GOST R 51141-98. Công tác văn phòng và lưu trữ. Thuật ngữ và Định nghĩa

9. IN Kuznetsov. Công việc văn phòng: Hướng dẫn giáo dục và tham khảo. - M.: "Dashkov và Co", 2007. - 520 tr.

10. N. Kushnarenko. Tài liệu: SGK. - Kiev: Tri thức, 2008. - 459s.

11. N.S. Larkov. Tài liệu: SGK. - M.: AST: Đông - Tây, 2006. - 427, tr.

12. M.Yu. Rogozhin. Công việc văn phòng. Khóa học bài giảng: hướng dẫn. - M.: TK Velby, Nhà xuất bản Prospekt, 2008. - 240 tr.

13. K.B. Gelman-Vinogradov. Những khó khăn trong việc giải thích khoa học về khái niệm "tài liệu" và cách khắc phục chúng // Kho lưu trữ Otechestvennye. 2005. Số 6.

14. A.S. Demushkin. Nhận dạng tài liệu giả // Người giới thiệu thư ký. 2003. Số 4

15. L.N. mazur. Các chu kỳ quan liêu của nhà nước Nga trong thế kỷ XVIII-XX. và sự phát triển của hệ thống văn phòng // 16. Văn phòng làm việc. 2011. Số 2.

17. V.F. Yankova. Bản gốc, bản sao, bản sao // Người giới thiệu thư ký. 2005. Số 11

phụ lục 1

Mẫu ghi nhớ

Phụ lục 2

Mẫu biên bản tường trình

Phụ lục 3

mẫu đơn xin việc

Giám đốc công ty trách nhiệm hữu hạn "Mong muốn"

Stepanov G.N.

Quản lý kinh doanh

Larionov Vasily Ivanovich

Tuyên bố

Tôi yêu cầu bạn sa thải tôi khỏi vị trí của tôi ý chí riêng 19/09/2013

Larionova

Phụ lục 4

Đăng ký mẫu của hành động

Phụ lục 5

Các loại thay đổi biên tập

Loại chỉnh sửa	một mô tả ngắn gọn về
Biên tập-Soạn thảo	Gần nhất có thể với công việc hiệu đính. Đó là sửa lỗi chính tả và dấu câu và lỗi chính tả. Những sửa chữa như vậy thường không yêu cầu sự đồng ý của người ký tài liệu.
sửa-viết tắt	Được sản xuất trong hai trường hợp chính: Thứ nhất, khi cần làm cho tài liệu ngắn hơn bằng mọi cách; Thứ hai, khi văn bản chứa thông tin dư thừa - sự lặp lại và "những nơi chung". Người biên tập có nghĩa vụ loại bỏ khỏi tài liệu những sự thật nổi tiếng, sự thật phổ biến, không cần thiết lời giới thiệu và thiết kế. Điều quan trọng là người biên tập phải thông thạo tài liệu và có thể xác định xem việc lặp lại các từ giống nhau có hợp lý hay không và liệu việc thay thế chúng bằng các từ đồng nghĩa có được chấp nhận hay không.
Biên tập - xử lý	Đại diện cho một nâng cao cho phong cách của tài liệu. Các lỗi và thiếu sót liên quan đến vi phạm khả năng tương thích của các từ, không phân biệt giữa các từ đồng nghĩa, sử dụng các cấu trúc cồng kềnh, v.v.
Chỉnh sửa-làm lại	Nó được sử dụng để chuẩn bị in bản thảo của những tác giả kém thông thạo ngôn ngữ văn học. Chỉnh sửa-thay đổi được sử dụng rộng rãi trong các tòa soạn báo, đặc biệt là trong các bộ phận văn thư, vì các tài liệu được gửi bởi độc giả, theo lý do khác nhau có thể khó gửi để in ở dạng mà chúng đã đến.

Phụ lục 6

Ví dụ về lỗi cú pháp

Loại lỗi	đặc trưng
Sai lầm liên quan đến thứ tự từ không chính xác trong một câu	Có lỗi trong văn bản của các công văn, cho thấy rằng trình biên dịch của họ không tuân theo thứ tự các từ trong bài phát biểu bằng văn bản của Nga.	Câu đầu tiên chứa chỉ dẫn về ngày OJSC hoàn thành đơn đặt hàng. Câu thứ hai nói rằng OJSC đã hoàn thành đơn đặt hàng. Câu thứ ba cho biết CTCP nào đã hoàn thành đơn hàng
Vi phạm các chi tiết cụ thể của việc sử dụng các cụm từ trạng từ	Doanh thu trạng từ đóng vai trò là phương tiện truyền đạt một hành động xảy ra đồng thời hoặc liên quan đến một hành động khác. Sử dụng tình huống này, các khoảnh khắc đạo đức khác nhau có thể được chuyển tải thông qua doanh thu trạng ngữ.	Sai: "Nghiên cứu các vấn đề về giao thông đô thị, các nhà khoa học đã thu được những kết quả thú vị." Phải: “Khi nghiên cứu các vấn đề về giao thông đô thị, các nhà khoa học đã thu được những kết quả thú vị”
Sử dụng sai giới từ	Trong bài phát biểu chính thức bằng văn bản, cụm từ có giới từ và với danh từ phụ thuộc trong trường hợp giới từ là rất phổ biến.	Sai: "Giám đốc nhà máy lưu ý tầm quan trọng của vấn đề." Phải: "Giám đốc lưu ý tầm quan trọng của vấn đề."
Trường hợp sai thỏa thuận	Người biên soạn các tài liệu chính thức thường đưa ra một thỏa thuận không chính xác trong trường hợp này. Phổ biến nhất là việc sử dụng sai danh từ trong trường hợp sở hữu cách thay vì tặng cách	Sai: "Dựa theo yêu cầu của bạn..." Phải: "Dựa theo yêu cầu của bạn..."

Quy định 7

Ví dụ về lỗi hình thái

Được lưu trữ trên Allbest.ru

Tài liệu tương tự

Đăng ký tiêu đề thư của doanh nghiệp theo góc cạnh và chiều dọc theo GOST R6.30-2003. Các tính năng viết thư kinh doanh và trả lời thư, ghi nhớ và ghi nhớ. Một ví dụ về đăng ký chứng chỉ, một hành động, một giao thức, một bản tóm tắt và một lưu ý giải thích.

kiểm tra, thêm 09/05/2013


Lịch sử phát triển và chế độ nhà nước hiện đại của công sở. Đăng ký văn bản hành chính: chi tiết, hình thức văn bản. Đặc điểm của ngôn ngữ và phong cách của văn bản văn phòng. Soạn thảo văn bản tổ chức, hành chính.

hướng dẫn, thêm 04/08/2010


Đăng ký chi tiết tài liệu, điền chi tiết biểu mẫu, phối hợp công văn. Các loại hình thức văn bản và thi hành một số loại văn bản; tài liệu mẫu: mệnh lệnh, hướng dẫn, giao thức, hành động, bản ghi nhớ, bản ghi nhớ.

kiểm tra, thêm 17/12/2009


Quy trình biên soạn tài liệu chính thức: các yêu cầu đối với nội dung của tài liệu và các yếu tố của nó. Lưu trữ tài liệu hiện tại: khái niệm về danh pháp của các trường hợp, sự hình thành và lưu trữ các trường hợp. Tài liệu dịch vụ thông tin và tham khảo - loại, biên soạn và thực hiện.

công tác kiểm soát, thêm 27/07/2008


Quy trình đánh máy một lá thư, hành động và chứng chỉ trên tờ A4 với vị trí góc của các chi tiết về con dấu, quy tắc xử lý các tài liệu này và hiệu lực pháp lý của chúng. Thủ tục biên soạn biên bản ghi nhớ, mệnh lệnh nhân sự, nghị định thư, điện thoại.

kiểm tra, thêm 18/02/2011


Cơ sở quy phạm pháp luật của văn phòng làm việc, quy định về công việc của dịch vụ văn phòng. Yêu cầu đăng ký chi tiết trên lĩnh vực tài liệu chính thức. Xử lý văn bản đến, đặc điểm của hình thức đăng ký. Chuẩn bị một báo cáo.

kiểm tra, thêm 03/04/2010


Hệ thống hóa chứng từ trong doanh nghiệp. Mẫu đơn đặt hàng tiêu chuẩn và các loại đơn đặt hàng. Sắp xếp tài liệu thành vụ án. Các phần của một bức thư kinh doanh và vị trí của chúng. Yêu cầu cơ bản đối với văn bản của bức thư. Soạn thảo và thực hiện đơn xin chuyển công tác khác.

công tác kiểm soát, bổ sung 11/07/2011


Tài liệu về hoạt động quản lý. Các hình thức tài liệu, đăng ký các chi tiết của họ. Chuẩn bị và thực hiện các loại tài liệu chính. Chuẩn bị các tài liệu có chứa bí mật thương mại. Các tính năng làm việc với tài liệu ở dạng điện tử.

trình bày, thêm 07/08/2013


Yêu cầu chung đối với văn bản tống đạt. Quy tắc sử dụng các từ viết tắt từ vựng và đồ họa và các từ ghép trong văn bản của các tài liệu chính thức. Tiêu chuẩn hóa một số kiểu viết tắt được chấp nhận, viết ngày tháng trong tài liệu kinh doanh.

tóm tắt, bổ sung 02/08/2013


Khái niệm về tài liệu, ý nghĩa của chúng. Các loại chứng từ kế toán tại doanh nghiệp, cách phân loại. Kế toán hình thành và sử dụng quỹ khấu hao. Thành phần và sắp xếp các chi tiết của tài liệu. Những sai lầm mắc phải trong quá trình chuẩn bị tài liệu.

Được sử dụng để soạn thảo tài liệu, thư từ và giấy tờ kinh doanh trong các tổ chức, tòa án và trong bất kỳ hình thức giao tiếp kinh doanh bằng miệng nào, đây là phong cách nói chính thức trong kinh doanh.

đặc điểm chung

Đây là một phong cách lâu đời, ổn định và khá khép kín. Tất nhiên, anh ấy cũng trải qua một số thay đổi theo thời gian, nhưng chúng không đáng kể. Các thể loại đã phát triển trong lịch sử, các cú pháp cụ thể, hình thái và từ vựng mang lại cho nó một đặc điểm khá bảo thủ.

Để đặc trưng cho phong cách kinh doanh chính thức, cần phải làm cho ngôn ngữ trở nên khô khan, ngắn gọn trong lời nói, ngắn gọn và loại bỏ những từ mang tính cảm xúc. Các công cụ ngôn ngữ đã tồn tại trong một bộ hoàn chỉnh cho mọi trường hợp: đây là cái gọi là tem ngôn ngữ hoặc khuôn sáo.

Danh sách một số tài liệu yêu cầu phong cách kinh doanh chính thức:

• Hiệp ước quốc tế;
• hành vi nhà nước;
• luật hợp pháp;
• các quy định khác nhau;
• điều lệ quân đội, điều lệ doanh nghiệp;
• hướng dẫn các loại;
• thư từ chính thức;
• giấy tờ kinh doanh khác nhau.

Đặc điểm chung của phong cách ngôn ngữ

Thể loại có thể đa dạng, nội dung có thể khác nhau, nhưng phong cách kinh doanh chính thức cũng có những đặc điểm chung quan trọng nhất. Đầu tiên và quan trọng nhất: tuyên bố phải chính xác. Nếu khả năng diễn giải khác nhau được cho phép, đây không còn là một phong cách kinh doanh chính thức. Ví dụ thậm chí có trong truyện cổ tích: hành quyết không thể tha thứ. Chỉ thiếu một dấu phẩy, nhưng hậu quả của lỗi này có thể đi rất xa.

Để tránh những tình huống như vậy, có một tính năng chính thứ hai chứa phong cách kinh doanh chính thức của tài liệu - đây là ngôn ngữ. Chính anh ấy là người giúp chọn ngôn ngữ từ vựng, hình thái, cú pháp có nghĩa là trong thiết kế tài liệu kinh doanh.

Thứ tự các từ trong câu đặc biệt nghiêm ngặt và bảo thủ, ở đây phần lớn đi ngược lại cấu trúc vốn có của tiếng Nga đặt hàng trực tiếp từ. Chủ ngữ đứng trước vị ngữ (ví dụ: hàng hóa được giải phóng) và các định nghĩa trở nên mạnh hơn từ được xác định (ví dụ: quan hệ tín dụng), từ điều khiển xuất hiện trước từ bị kiểm soát (ví dụ: phân bổ khoản vay).

Mỗi thành viên của câu thường có vị trí riêng, được xác định bởi cấu trúc của câu và loại của nó, vai trò riêng của nó trong số các từ khác, sự tương tác và mối quan hệ với chúng. MỘT đặc điểm tính cách phong cách kinh doanh chính thức - chuỗi dài các trường hợp di truyền, ví dụ: khiếu nại của người đứng đầu chính quyền khu vực.

phong cách từ vựng

Hệ thống từ vựng bao gồm, ngoài các từ sách trung tính thường được sử dụng, một số từ sáo rỗng nhất định - chủ nghĩa giáo quyền, tức là những từ sáo rỗng trong ngôn ngữ. Điều này được bao gồm trong các tính năng của phong cách kinh doanh chính thức. Ví dụ: căn cứ vào quyết định, văn bản đến, văn bản đi, sau ngày hết hạn, theo dõi, v.v.

Ở đây, nó không hoàn chỉnh nếu không có từ vựng chuyên nghiệp, bao gồm các từ mới: kinh doanh bóng tối, nợ đọng, tiền đen, bằng chứng ngoại phạm, v.v. Phong cách kinh doanh chính thức cũng bao gồm việc đưa một số kiến ​​​​trúc cổ vào cấu trúc từ vựng, ví dụ: tài liệu này, tôi xác nhận nó.

Tuy nhiên, việc sử dụng những từ mơ hồ và những từ có nghĩa bóng, là hoàn toàn không được phép. Có rất ít từ đồng nghĩa và chúng cực kỳ hiếm khi được đưa vào phong cách kinh doanh chính thức. Ví dụ, khả năng thanh toán và uy tín tín dụng, cung cấp và giao hàng, cũng như an ninh, khấu hao và khấu hao, trợ cấp và phân bổ.

Nó phản ánh kinh nghiệm xã hội, không phải cá nhân, vì vậy từ vựng có nhân vật khái quát. Loạt khái niệm thích các khái niệm chung phù hợp với phong cách kinh doanh chính thức. Ví dụ: đến thay vì đến, đến, bay vào, v.v.; phương tiện giao thông thay vì ô tô, máy bay, xe lửa, xe buýt hoặc chó kéo xe; một khu định cư thay vì một ngôi làng, một thành phố, thủ đô của Siberia, một ngôi làng của các nhà hóa học, v.v.

Vì vậy, các yếu tố sau đây của cấu trúc từ vựng thuộc về phong cách kinh doanh chính thức.

• Một tỷ lệ cao các thuật ngữ trong các văn bản: pháp lý - luật, chủ sở hữu và tài sản, đăng ký, chuyển nhượng và chấp nhận các đối tượng, tư nhân hóa, hành động, cho thuê, v.v.; kinh tế - chi phí, trợ cấp, ngân sách, mua bán, thu nhập, chi phí, v.v.; kinh tế và pháp lý - thế chấp, thời hạn thực hiện, quyền tài sản, trả nợ, v.v.
• Bản chất danh nghĩa của việc xây dựng lời nói do số lượng lớn các danh từ bằng lời nói, thường biểu thị một hành động được khách quan hóa: vận chuyển hàng hóa, trả chậm, v.v.
• Tân sô cao kết hợp giới từ và giới từ danh nghĩa: đến địa chỉ, nhờ vào, liên quan đến trường hợp, đến mức độ, v.v.
• Việc chuyển đổi các phân từ thành tính từ và đại từ để tăng cường ý nghĩa văn thư: hợp đồng này (hoặc quy tắc), tỷ lệ hiện tại, các biện pháp thích hợp, v.v.
• Khả năng tương thích từ vựng được quy định: giao dịch chỉ được ký kết và giá được đặt, quyền được cấp và thanh toán được thực hiện.

hình thái phong cách

Các đặc điểm hình thái của phong cách kinh doanh chính thức bao gồm, trước hết, việc sử dụng thường xuyên (lặp đi lặp lại) một số phần nhất định của lời nói, cũng như các loại của chúng, giúp ngôn ngữ đạt được độ chính xác và sự mơ hồ của các câu nói. Ví dụ:

• danh từ chỉ tên người dựa trên hành động của họ (người thuê nhà, người nộp thuế, nhân chứng);
• danh từ gọi mọi người theo vị trí hoặc cấp bậc, bao gồm cả phụ nữ ở dạng nam tính (nhân viên bán hàng Sidorov, thủ thư Petrov, trung sĩ Ivanova, thanh tra Krasutskaya, v.v.);
• hạt không trong danh từ bằng lời nói (không tuân thủ, không công nhận);
• việc sử dụng các giới từ phái sinh trong một phạm vi rộng (do, liên quan đến, ở mức độ, nhờ, trên cơ sở, liên quan đến, v.v.);
• công trình xây dựng ở nguyên mẫu (để giúp đỡ, để kiểm tra);
• thì hiện tại của động từ theo một nghĩa khác (bị phạt nếu không thanh toán);
• từ ghép có hai hoặc nhiều gốc (chủ nhân, người thuê nhà, bảo trì, hậu cần, bên dưới có tên, bên trên, v.v.).

Cú pháp kiểu

Đặc điểm của phong cách kinh doanh chính thức bao gồm các tính năng cú pháp sau:

• Các câu đơn giản được sử dụng với nhiều hàng thành viên đồng nhất. Ví dụ: Tiền phạt vi phạm an toàn và bảo hộ lao động trong xây dựng, công nghiệp, nông nghiệp và giao thông theo luật của Liên bang Nga có thể trở thành hình phạt hành chính.
• Có các cấu trúc thụ động thuộc loại này: các khoản thanh toán được thực hiện đúng vào thời điểm đã chỉ định.
• Danh từ thích trường hợp sở hữu cách và được xâu chuỗi bằng hạt: kết quả hoạt động của các đơn vị kiểm soát hải quan.
• Các câu phức tạp chứa đầy các điều khoản có điều kiện: trong trường hợp người đăng ký không đồng ý với việc xử lý dữ liệu cá nhân của họ về phương pháp và mục đích xử lý hoặc toàn bộ, người đăng ký ký một tuyên bố tương ứng khi ký kết thỏa thuận.

Phạm vi của phong cách kinh doanh chính thức trong sự đa dạng thể loại

Ở đây, trước tiên bạn cần làm nổi bật hai lĩnh vực của chủ đề: tài liệu chính thức và phong cách kinh doanh hàng ngày.

1. Thể loại văn bản chính luận được chia thành hai loại: văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công việc của cơ quan nhà nước - Hiến pháp, hiến chương, luật là một ngôn ngữ (J), và văn bản ngoại giao liên quan đến quan hệ quốc tế, - bản ghi nhớ, thông cáo, tuyên bố, quy ước - đây là ngôn ngữ khác (K).

2. Phong cách kinh doanh hàng ngày cũng được chia nhỏ: thư từ giữa các tổ chức và cơ quan là ngôn ngữ j và giấy tờ kinh doanh tư nhân là ngôn ngữ k. Các thể loại của phong cách kinh doanh hàng ngày bao gồm tất cả các thư từ chính thức - thư tín thương mại, thư kinh doanh, cũng như giấy tờ kinh doanh - tự truyện, chứng chỉ, hành động, chứng chỉ, tuyên bố, giao thức, biên lai, giấy ủy quyền, và sớm. Đặc điểm tiêu chuẩn hóa của các thể loại này tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuẩn bị các bài báo, tiết kiệm tài nguyên ngôn ngữ và không cho phép dư thừa thông tin.

Tiêu chuẩn hóa giấy tờ kinh doanh

Các từ theo phong cách kinh doanh chính thức được lựa chọn đặc biệt cung cấp độ chính xác trong giao tiếp mang lại hiệu lực pháp lý cho các tài liệu. Bất kỳ đoạn văn bản nào cũng phải có cách diễn giải và ý nghĩa độc đáo. Để có độ chính xác cao như vậy, các từ, thuật ngữ, tên giống nhau được lặp lại nhiều lần.

Hình thức của danh từ bằng lời nói bổ sung cho các đặc điểm của phong cách kinh doanh chính thức với cách diễn đạt phân tích các hành động và quy trình: thay vì từ "hoàn thành", cụm từ "bổ sung" được sử dụng, thay vì "quyết định" - "ra quyết định" và sớm. "Trách nhiệm" thay vì chỉ "đáp trả" nghe có vẻ khắc nghiệt hơn biết bao.

Khái quát hóa và trừu tượng hóa đến mức cao nhất, đồng thời mang ý nghĩa cụ thể của toàn bộ hệ thống từ vựng là những đặc điểm chính của phong cách kinh doanh chính thức. Sự kết hợp không thể tưởng tượng này, được sử dụng đồng thời, mang lại cho tài liệu khả năng diễn giải duy nhất và, trong tổng hợp thông tin, có hiệu lực pháp lý. Bản thân các văn bản đã chứa đầy các thuật ngữ và từ vựng về thủ tục, và, ví dụ, các phụ lục của các điều ước có chứa từ vựng danh pháp. Bảng câu hỏi và sổ đăng ký, ứng dụng và thông số kỹ thuật giúp thuật ngữ được giải mã.

Ngoài văn bản có màu sắc cảm xúc, việc sử dụng bất kỳ từ chửi thề nào, giảm từ vựng, biệt ngữ, cách diễn đạt thông tục đều không được chấp nhận trong tài liệu. Ngay cả thuật ngữ chuyên nghiệp cũng không phù hợp với ngôn ngữ thư từ kinh doanh. Và trên hết, bởi vì nó không đáp ứng các yêu cầu về độ chính xác, vì nó được gán hoàn toàn cho lĩnh vực giao tiếp bằng lời nói.

Bài phát biểu kinh doanh bằng miệng

Văn bản thiếu cảm xúc và logic khô khan, cách sắp xếp tiêu chuẩn của tài liệu trên giấy khác hẳn với văn nói thường mang màu sắc cảm xúc và không đối xứng theo nguyên tắc tổ chức văn bản. Nếu lời nói rõ ràng hợp lý, môi trường giao tiếp rõ ràng là chính thức.

Điểm đặc biệt của phong cách kinh doanh chính thức là giao tiếp kinh doanh bằng lời nói, mặc dù có chủ đề chuyên nghiệp, nên diễn ra trong lĩnh vực cảm xúc tích cực - thông cảm, tin tưởng, tôn trọng, thiện chí.

Phong cách này có thể được coi là đa dạng: phong cách văn thư và kinh doanh đơn giản hơn, nhưng ngôn ngữ hành chính công, ngoại giao hoặc pháp lý, cần được chú ý đặc biệt. Các lĩnh vực giao tiếp trong những trường hợp này là hoàn toàn khác nhau, do đó phong cách giao tiếp cũng phải khác nhau. Tuyên bố, giao thức, mệnh lệnh, sắc lệnh - mọi thứ được nghĩ ra, viết ra, đọc đều không nguy hiểm bằng đàm phán miệng, họp kinh doanh, nói trước công chúng, v.v. Lời nói giống như con chim sẻ, bay ra ngoài thì không thể bắt được.

Các tính năng chính của phong cách kinh doanh chính thức của bài phát biểu là ngắn gọn, chính xác và ảnh hưởng. Để đạt được những mục tiêu này, cần phải sử dụng cách lựa chọn từ thích hợp, cấu trúc đúng, cú pháp chính xác và tiêu chuẩn hóa trong tâm trí của toàn bộ khối bài phát biểu đã chuẩn bị. Cũng giống như trong văn bản kinh doanh, không có chỗ cho từ vựng mang màu sắc cảm xúc trong lời nói. Tốt hơn hết bạn nên chọn một cách trung lập, gần với tiêu chuẩn của ngôn ngữ văn thư hơn, để trình bày kế hoạch của bạn một cách chính xác nhất có thể.

điều kiện tiên quyết

Đặc điểm nổi bật nhất của phong cách kinh doanh chính thức thậm chí không phải là văn bản, mà là tất cả các yếu tố không thể thiếu trong thiết kế của nó - các chi tiết. Mỗi loại tài liệu có bộ thông tin riêng do GOST cung cấp. Mỗi phần tử được cố định nghiêm ngặt ở một vị trí nhất định trên biểu mẫu. Ngày, tên, số đăng ký, thông tin về trình biên dịch và tất cả các chi tiết khác luôn được đặt theo cùng một cách - cái này ở đầu trang tính, cái kia ở dưới cùng.

Số lượng chi tiết phụ thuộc vào nội dung và loại văn bản. Biểu mẫu mẫu hiển thị các chi tiết tối đa và thứ tự chúng nằm trên tài liệu. Đó là Quốc huy Liên bang Nga, biểu tượng của một tổ chức hoặc doanh nghiệp, hình ảnh các giải thưởng của chính phủ, mã của một tổ chức, doanh nghiệp hoặc tổ chức (Phân loại doanh nghiệp và tổ chức toàn Nga - OKPO), mã mẫu tài liệu (Tất cả -Phân loại tài liệu quản lý của Nga - OKUD), v.v.

giấy nến

Gia công bằng máy, tin học hóa công việc văn phòng - một kỷ nguyên mới trong quá trình tiêu chuẩn hóa. Đời sống kinh tế và chính trị xã hội ngày càng trở nên phức tạp, tiến bộ công nghệ đang đạt được đà phát triển, do đó, đặc điểm của phong cách kinh doanh chính thức là biện minh về mặt kinh tế cho việc lựa chọn một ngôn ngữ trong số tất cả các ngôn ngữ có thể và củng cố nó trong thực tế.

Sử dụng một công thức ổn định, một chữ viết tắt được chấp nhận, một sự sắp xếp thống nhất của tất cả các tài liệu, việc soạn thảo một tài liệu sẽ nhanh hơn và dễ dàng hơn nhiều. Đây là cách tất cả các chữ cái, bảng, bảng câu hỏi, v.v. tiêu chuẩn và mẫu được biên soạn, cho phép mã hóa thông tin, cung cấp khả năng thông tin của văn bản, với khả năng triển khai cấu trúc đầy đủ của nó. Các mô-đun như vậy được đưa vào văn bản hợp đồng (cho thuê, thực hiện công việc, mua bán, v.v.)

Năm mươi đến bảy mươi phần trăm cách sử dụng từ trong một tài liệu là từ vựng và thuật ngữ thủ tục. Chủ đề của tài liệu xác định tính rõ ràng của ngữ cảnh. Ví dụ: Các bên cam kết thực hiện đúng các quy định trên. Từ "các bên", được sử dụng bên ngoài tài liệu, rất mơ hồ, nhưng ở đây nó được đọc một cách thuần túy khía cạnh pháp lý- người giao kết hợp đồng.

Phong cách kinh doanh là một kho vũ khí gồm các phương tiện từ vựng - lời nói và ngữ pháp giúp người nói và người viết nhấn mạnh bản chất chính thức của giao tiếp. Việc lựa chọn một từ và hình thức của nó, xây dựng câu - tất cả đều là những kỹ thuật mà tác giả của văn bản không chỉ truyền tải thông tin mà còn báo hiệu cho người nhận về tầm quan trọng của nó, về cách phản hồi thông điệp nhận được.

Khi soạn thảo văn bản chính thức, việc lựa chọn từ ngữ chính xác đóng vai trò quan trọng, truyền tải chính xác ý nghĩa của thông tin. Có một vài quy tắc từ vựng cơ bản cần ghi nhớ.

Nó là rất quan trọng để sử dụng một cách chính xác điều kiện(từ đầu cuối tiếng Latinh - biên giới, giới hạn) - từ hoặc cụm từ gọi tên một khái niệm đặc biệt từ bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào của con người.

Nếu bạn nghi ngờ rằng ý nghĩa của các thuật ngữ bạn sử dụng không rõ ràng đối với người nhận, thì việc giải mã chúng phải được đưa ra trong văn bản. Khi giải mã, hãy sử dụng từ điển (giải thích, thuật ngữ, từ nước ngoài hoặc những thứ khác). Nếu không, giải thích của bạn có thể không chính xác. Ví dụ: "Hợp đồng quy định về các trường hợp bất khả kháng (cụ thể là trường hợp thiên tai)."

Việc giải thích thuật ngữ phải chính xác, rõ ràng và đầy đủ. Một trong những bệnh phong cách chính thức phổ biến nhất là tràn dịch màng phổi(tiếng Hy Lạp pleonasmos - thừa). Nó nằm ở chỗ, trong cụm từ có những từ thừa, không cần thiết xét về nghĩa của từ. Ví dụ:

gầy sắc thái (danh từ "sắc thái" có nguồn gốc từ tiếng Pháp sắc thái - bóng râm, sự khác biệt tinh tế);

lực lượng với tốc độ nhanh(động từ "lực" có nguồn gốc từ tiếng Pháp force - để đẩy nhanh tốc độ hoạt động);

Tháng 12 tháng(Tháng mười hai không thể là gì ngoài một tháng); 375 nghìn rúp tiền bạc(chỉ tiền được tính bằng rúp); bảng giá giá cả(trong từ "bảng giá" có gốc tiếng Pháp prix - giá). Nhưng cách diễn đạt “bảng giá theo giá bán lẻ” có thể chấp nhận được;

trang chủ bản chất ("bản chất" - đây là điều chính), v.v.

Tuy nhiên, một số cụm từ đa nghĩa đã được sử dụng và có được các sắc thái ý nghĩa biện minh cho sự tồn tại của chúng. Ví dụ: "thực tế", "kinh nghiệm thực tế", "thông điệp thông tin". Chúng không hoàn toàn giống nhau về nghĩa với các từ "thực tế", "thông điệp", "kinh nghiệm", chúng làm rõ nghĩa của chúng.

Thường được tìm thấy trong các từ chính thức và sự lặp lại(tiếng Hy Lạp taauto - giống nhau, logo - từ) - lặp lại các từ cùng nguồn gốc trong một cụm từ. Lỗi văn phong này làm cho văn bản không hài hòa và khó hiểu. Ví dụ: lợi ích từ sử dụng thứ gì đó; nên coi như sau đây các nhân tố Đến địa chỉ V Địa chỉ. Những cụm từ như vậy nên được thay thế bằng những cụm từ khác mà không làm mất đi ý nghĩa của chúng: “được hưởng lợi từ việc sử dụng thứ gì đó”, “các yếu tố sau phải được tính đến”, “gửi đến địa chỉ”.

Khi chuẩn bị một tài liệu, cần phải nhớ rằng không phải tất cả các từ Họ phù hợp với nhau theo cách phù hợp với chúng tôi. Có các quy tắc tương thích trong ngôn ngữ. Bạn có thể làm rõ chúng theo "Từ điển tương thích của các từ trong tiếng Nga". Dưới đây là một số kết hợp bài phát biểu kinh doanh điển hình của các từ: đặt hàng - được phát hành

lương chính thức - một lời khiển trách được thiết lập - một sự chỉ trích được công bố - kết xuất vân vân.

Cần chú ý đặc biệt đến các kết hợp "tạo sự khác biệt" và "đóng vai trò" và không bao giờ hoán đổi các thành phần của chúng.

Khi làm việc với văn bản của một tài liệu, cần phân biệt từ đồng nghĩa (Tiếng Hy Lạp raga - gần, ở; cạnh - tên) - các từ liên quan, giống nhau về âm thanh, nhưng khác nhau về nghĩa và khả năng tương thích. Đôi khi việc thay thế một từ cho một từ đồng nghĩa kéo theo những biến dạng đáng kể về nghĩa. Những lỗi với từ đồng nghĩa đặc biệt phổ biến: chi trả - chi trả (sự khác biệt nằm ở khả năng tương thích về mặt ngữ pháp của các động từ này: từ “pay” yêu cầu tân ngữ trực tiếp: “pay for something”; “pay” - gián tiếp: “pay for something”;

biệt phái - chuyến công tác (phân từ "biệt phái" được hình thành từ động từ "đến thứ hai"; "biệt phái" - "người được biệt phái", ví dụ: nhân viên biệt phái; tính từ "chuyến công tác" có nguồn gốc từ danh từ "chuyến công tác" và có nghĩa "liên quan đến chuyến công tác": "giấy chứng nhận du lịch" ).

Chính tả có tầm quan trọng không kém trong việc chuẩn bị các tài liệu chính thức.

Thông thường, tài liệu soạn thảo gặp khó khăn khi viết tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Hãy nhớ rằng trong tên của các tổ chức quốc tế quan trọng nhất, chính phủ cao nhất, tất cả các từ đều được viết hoa. Ví dụ: Liên Hiệp Quốc; Chính quyền của Tổng thống Liên bang Nga.

Trong hầu hết các tên, từ đầu tiên được viết hoa: Dịch vụ Lưu trữ Liên bang của Nga.

Ngoài từ đầu tiên, từ đầu tiên của phần của cụm từ được sử dụng làm tên có thể được viết hoa:

Phòng trưng bày Nhà nước Tretyakov (Phòng trưng bày Tretyakov);

Nhà trung tâm của diễn viên (House of the actor).

TRONG chức danh công việc và tiêu đề tên chức vụ cao nhất và danh hiệu cao quý nhất được viết hoa: Tổng thống Liên bang Nga. Các chức vụ, chức danh khác viết thường: trưởng phòng nhân sự.

trong tổng hợp tên các tài liệu và di tích văn hóa từ đầu tiên được viết hoa (nếu nó không biểu thị một khái niệm chung) và tất cả các tên riêng:

Hiến pháp Liên bang Nga, Nhà thờ Thánh Isaac, Nhà thờ Thánh Vitus, Nhà thờ Chúa Cứu thế, Bản giao hưởng đầu tiên của Tchaikovsky.

Khó khăn về chính tả là do cách đánh vần các tên liên quan đến tên riêng, điều này là hoàn toàn tự nhiên, vì trong phần này của chính tả tiếng Nga không có sự thống nhất hoàn toàn và những thay đổi liên tục diễn ra. Các tổ chức, tổ chức, doanh nghiệp, vị trí mới có tên mới. Vì vậy, không ai chương trình máy tính Trình kiểm tra chính tả không bao gồm tất cả các tên riêng. Để không mắc lỗi chính tả tên và chức danh, cần tuân theo một số quy tắc chung.

Tính từ được hình thành từ họ được viết bằng một chữ thường (bài thơ của Nekrasov, Di sản của Tretyakov) - ngoại trừ tính từ trong -sky, có nghĩa là "tên của ai đó", "ký ức của ai đó": Bài đọc của Bulgakov.

TRONG Tên địa lý tất cả các từ được viết bằng chữ in hoa, ngoại trừ các từ chức năng và tên chung có trong chúng: Bắc Phi, Bắc Băng Dương.

Danh từ chung trong tiêu đề được viết bằng chữ in hoa nếu chúng không được sử dụng trong ý nghĩa trực tiếp: thành phố Nizhny Tagil.

Nhưng trong tên đường phố: Ao của tộc trưởng, Karetny Ryad, Kuznetsky Most, Cổng Pokrovsky, Cow's Val,- chúng được viết bằng một chữ thường, vì trong lịch sử chúng có ý nghĩa trực tiếp.

Trong tên của các tiểu bang, thông thường tất cả các từ được viết bằng chữ in hoa. Ít thường xuyên hơn - trong các phiên bản tên không chính thức - các từ riêng biệt - với chữ thường: Vương quốc Hà Lan, Đại công quốc Luxembourg, Vương quốc Anh.

Trong tên của các cơ quan hành chính-lãnh thổ của Nga, các từ cạnh, vùng, quận quốc gia, quận được viết bằng một chữ cái viết thường.

Việc sử dụng các từ và cụm từ viết tắt (viết tắt - từ nó. viết tắt) đã trở nên phổ biến trong các tài liệu chính thức, giúp giảm khối lượng tài liệu và tăng tốc độ nhận thức thông tin.

Các từ viết tắt có thể bao gồm các âm tiết (zavkhoz), âm đầu của các từ có trong cụm từ hoặc các chữ cái đầu của chúng (GPU, PVO). Những lý do quan trọng nhất để sử dụng chữ viết tắt không chỉ vì chúng cho phép bạn tiết kiệm không gian và tránh các cụm từ rườm rà mà còn giúp tránh lặp lại lời nói. Để người nhận tài liệu không gặp khó khăn trong việc giải mã chúng, người viết phải đảm bảo nghiêm ngặt rằng chỉ những chữ viết tắt được hiểu phổ biến hoặc những chữ viết tắt thường được sử dụng trong lĩnh vực này mới được đưa vào các bài báo chính thức.

Cần phân biệt các chữ viết tắt đồ họa với các chữ viết tắt thích hợp - các ký hiệu viết có điều kiện không được phát âm. Bao gồm các chữ viết tắt đồ họa:

• 1) chữ viết tắt bưu chính của các từ biểu thị các khu định cư (khu vực, huyện, thành phố, làng (làng - ở tên), d., pos.);
• 2) tên tháng (Tháng một.);
• 3) chữ viết tắt điện báo (chấm);
• 4) ký hiệu đại lượng và đơn vị đo (m, mm, kg, g, c, t, ha, atm, A (ampe), s); triệu, tỷ, ngàn, chà. (chà.);
• 5) chữ viết tắt được sử dụng trong tài liệu kế toán và báo cáo (số rec., số hóa đơn; số tài khoản thanh toán);
• 6) văn bản viết tắt (v.v.; v.v.; s.g.; see; e.g.; ex.; others; p. (điểm);
• 7) tên chức vụ, chức danh, học vị (Giáo sư; Ủy viên tương ứng; Ứng viên Khoa học Kỹ thuật; Nghiên cứu viên cao cấp; Trưởng; Phó; Quyền; Trợ lý). Một số trong số chúng cho thấy xu hướng trở thành từ viết tắt;
• 8) kháng cáo ông (ông)

và một số người khác.

Chính tả của các từ viết tắt thường được chấp nhận được chỉ định trong từ điển các từ viết tắt của tiếng Nga.

Điều quan trọng không kém đối với người quản lý là phải biết các quy tắc ngữ pháp cơ bản.

Khi biên soạn tài liệu thường rất khó áp dụng giới từ nguyên nhân: theo quan điểm của, do, do, liên quan đến, do, do, do. Một gợi ý cho sự lựa chọn của họ nên là sắc thái ý nghĩa mà những giới từ này có:

• theo quan điểm - thường xuyên hơn về lý do được mong đợi trong tương lai: theo quan điểm của phiên sắp tới;
• kết quả là - thường xuyên hơn về một sự thật đã hoàn thành: Tôi yêu cầu bạn sửa đổi kế hoạch do thay đổi lãi suất của Ngân hàng Trung ương;
• cảm ơn - thường xuyên hơn về những lý do gây ra kết quả mong muốn: nhờ việc giao hàng kịp thời nên đã giải quyết được vấn đề nguồn cung.

Giới từ thường chi phối một danh từ trong một trường hợp cụ thể.

Không thể nói: theo chỉ dẫn, theo gợi ý của bạn. Cần thiết: theo gợi ý của bạn(danh từ trong trường hợp lặn).

Khi biên soạn các văn bản chính thức có chứa chữ số, cần lưu ý rằng trong hầu hết các trường hợp, chữ số chính đồng ý với danh từ trong trường hợp (ngoại trừ đối cách chỉ định và đối cách):

Năm chiếc ghế bị thiếu, được trình bày trên bốn trang;

Từ "nghìn" thường chi phối danh từ: thu nhập, lên tới ba trăm nghìn rúp.

Trong các số hợp chất, tất cả các bộ phận giảm:

Quà tặng trị giá một nghìn năm trăm rúp.

Khi chuẩn bị các bài phát biểu được thiết kế để phát trong môi trường chính thức, việc giải mã bằng lời nói của các chỉ định kỹ thuật số được đưa ra:

1150 (một nghìn một trăm năm mươi) sinh viên đã được nhận vào trường đại học.

Trong số các tính năng quan trọng nhất của phong cách kinh doanh chính thức là sự rõ ràng và nhất quán của cách trình bày tài liệu. Cần phải phấn đấu cho sự ngắn gọn, nhưng không làm mất đi sự rõ ràng của nội dung. Biết một số quy tắc ngôn ngữ giúp đối phó với nhiệm vụ khó khăn này.

Khi làm việc trên một văn bản, điều cực kỳ quan trọng là tìm đúng hình thức của vị ngữ. Bạn phải lựa chọn giữa một cách xây dựng chủ động: “Chúng tôi đã xem xét các đề xuất của bạn” và một cách bị động: “Chúng tôi đã xem xét các đề xuất của bạn.” Sự khác biệt là trong trường hợp đầu tiên, chủ thể đặt tên cho người tạo ra hành động (anh ta đóng vai trò là người tích cực), trong trường hợp thứ hai, đối tượng của hành động.

Sự lựa chọn của một cấu trúc thụ động làm cho văn bản trang trọng hơn. Thực tế của việc thực hiện hành động, bất kể ai thực hiện nó, được nhấn mạnh. Thái độ này của nhà văn càng được thể hiện một cách nhất quán hơn khi sử dụng cách xây dựng khách quan: "Đề nghị đang được xem xét."

Các lối rẽ thụ động và vô tư từ lâu đã trở thành một trong những đặc điểm đặc trưng nhất của phong cách chính thức. Tuy nhiên, đừng lạm dụng thể bị động. Thứ nhất, càng ít động từ trong văn bản thì càng nặng, càng khó hiểu. Thứ hai, các cấu trúc thụ động và không mang tính cá nhân dường như loại bỏ trách nhiệm đối với người ký tài liệu.

Bức thư kinh doanh ngày nay không loại trừ việc sử dụng câu bị động và câu khách quan, nhưng tôi muốn chúng chiếm một vị trí khiêm tốn trong văn bản.

Tiếng Nga là một trong những ngôn ngữ tự do, không cố định trật tự từ. Người nói và người viết có thể tự do sắp xếp lại các từ trong câu và ý nghĩa chung không bị vi phạm:

• 1. Báo cáo đã được chuẩn bị ngày hôm qua.
• 2. Hôm qua báo cáo đã được chuẩn bị.
• 3. Báo cáo đã được chuẩn bị ngày hôm qua.
• 4. Báo cáo đã được chuẩn bị ngày hôm qua.
• 5. Báo cáo chuẩn bị ngày hôm qua.
• 6. Báo cáo đã được chuẩn bị ngày hôm qua.

Mặc dù tất cả các câu đều chứa các từ giống nhau, nhưng không thể nói rằng tất cả các lựa chọn đều bình đẳng. Rõ ràng, tùy theo trật tự từ mà chúng ta nhấn mạnh, nhấn mạnh phần này hay phần khác của thông báo. Trong trường hợp này, vị trí ở cuối câu được nhấn mạnh. Vì vậy, trong phiên bản 1 và 6, trọng tâm là bản thân báo cáo, ở phiên bản 2 và 3 - về thực tế chuẩn bị, ở phiên bản 4 và 5 - về thời gian chuẩn bị.

Như bạn có thể thấy, trật tự từ cho chúng ta những khả năng phong cách nhất định.

Những thuộc tính này của cú pháp tiếng Nga chắc chắn đòi hỏi ở người biên soạn tài liệu một bản năng ngôn ngữ và sự chú ý đặc biệt đến việc xây dựng cụm từ. Vì không có công cụ ngôn ngữ quan trọng nào như ngữ điệu trong bài phát biểu bằng văn bản, nên chỉ có thể thu hút sự chú ý của người nhận vào phần này hoặc phần khác của thông điệp bằng cách đặt nó ở cuối câu - ở vị trí cập nhật.

Cho câu hỏi: " Bản thảo sẽ được hoàn thành trước thời hạn?- câu trả lời hay nhất là:

Nếu câu hỏi được hỏi khác đi: “Khi nào thì bản thảo hoàn thành?”- một trật tự từ khác nên được ưu tiên:

Người soạn thảo văn bản thường nghiện lượt tham gia. Một mặt, việc sử dụng trạng ngữ thay thế rất thuận tiện, vì nó cho phép bạn nói về một số hành động trong một câu và do đó góp phần tạo nên sự ngắn gọn cho bài thuyết trình. Ví dụ: Nghiên cứu các tài liệu bổ sung gửi đến Bộ, Hội đồng đã đi đến kết luận rằng các quyết định trước đó là trái pháp luật. Mặt khác, những khó khăn nhất định có liên quan đến doanh thu trạng từ. Doanh thu trạng từ chỉ có thể được sử dụng khi các hành động được biểu thị bởi nó và vị ngữ được thực hiện bởi một người. Nếu tình huống khác, thay vì doanh thu tham gia, nên sử dụng mệnh đề phụ.

Có một quy tắc nữa phải được tuân thủ: doanh thu trạng ngữ chỉ có thể được sử dụng trong câu có chủ ngữ (tức là diễn viên được nêu tên). Ví dụ: Chuẩn bị nội dung nghị quyết, các thành viên của Hội đồng đã làm quen với các phương án khác nhau được đề xuất.

Phong cách chính thức được đặc trưng bởi việc sử dụng một số lượng lớn câu phức(câu gồm hai hoặc nhiều phần, mỗi phần có cơ sở ngữ pháp riêng (chủ ngữ và vị ngữ hoặc một trong các thành phần chính)), đặc biệt là những câu phức tạp, tức là những câu mà một trong các phần là chính, phần còn lại là cấp dưới (phụ thuộc). Trong tài liệu, không thể thực hiện được nếu không có các công trình phụ thuộc với các mệnh đề thời gian (“Sau khi kinh phí được phân bổ, chúng tôi sẽ bắt đầu xây dựng…” v.v.), điều kiện (“Nếu tiền được chuyển, chúng tôi sẽ ngay lập tức ký kết hợp đồng…” v.v.), mục tiêu (“Đáng lẽ phải mua cây giống để trồng cây xanh trên địa bàn của trường…” v.v.) và những người khác.

Trong nhiều trường hợp, nên sử dụng các câu phức tạp hơn là các cấu trúc có cụm từ tham gia và trạng từ. Điều này giúp tránh được căn bệnh nghiêm trọng của phong cách văn thư là "vô thanh". Chính việc thiếu động từ đã dẫn đến sự “xâu chuỗi” các trường hợp gián tiếp. (“thảo luận về việc cải thiện việc tiến hành các sự kiện”), làm cho lời nói trở nên nặng nề, khó hiểu. Thông thường, việc thay thế luân phiên phân từ hoặc phân từ bằng mệnh đề phụ cho phép bạn đưa ra thông điệp rõ ràng và năng động.

Cùng với khả năng đọc viết về từ vựng, ngữ pháp, phong cách, một người làm việc với từ cần có khả năng sắp xếp và trình bày tài liệu theo cách sao cho người nhận có thể tiếp cận được. Thành phần (từ tiếng Latinh compositio) là cấu trúc, tổ chức của văn bản. Có những tình huống khi một tài liệu hoàn toàn chính xác về ngôn ngữ và phong cách rất khó cảm nhận chỉ vì sự hỗn loạn ngự trị trong đó, không có logic trong sự kết hợp của các phần và bố cục kém.

Văn bản phải chứa lượng thông tin hợp lý. Bạn không nên lặp lại những chi tiết nổi tiếng, làm lộn xộn tài liệu.

Điều đặc biệt quan trọng là làm nổi bật và nhấn mạnh điều chính. Tiêu đề phụ, thụt lề đoạn văn, tăng khoảng cách giữa các dòng, gạch chân, thay đổi phông chữ có thể phục vụ mục đích này. Các chương trình chỉnh sửa máy tính hiện đại cung cấp nhiều phạm vi cho thiết kế văn bản biểu cảm.

Nên cấu trúc văn bản theo nội dung.

Nếu đánh số được sử dụng, cần phải nhớ rằng đoạn 1 ngụ ý sự hiện diện của đoạn 2.

Trong công việc văn phòng ngày nay, một thứ tự đánh số nhất định của các phần của tài liệu đã được áp dụng: số lượng của mỗi phần bao gồm các số tương ứng bộ phận cấu thành bậc chia cao hơn: 1.2.1, 2.9.1.

Tuân thủ các quy tắc từ vựng, ngữ pháp, thành phần được đặt tên đòi hỏi một nhân viên của lĩnh vực quản lý cấp độ cao văn hóa triết học và tập trung cao độ.

Biên tập biên tập tài liệu chính thức

Chỉnh sửa (nói cách khác là kiểm tra và sửa chữa văn bản) là một trong những giai đoạn quan trọng nhất của quá trình làm việc trên một tài liệu.

Khi bắt đầu chỉnh sửa văn bản, điều quan trọng là phải hiểu rõ mục tiêu nào được đặt cho bạn. Chỉnh sửa có thể hoàn toàn là phong cách (nghĩa là không ảnh hưởng đến nội dung) hoặc ngữ nghĩa. Trong trường hợp đầu tiên, người biên tập trước hết phải có khả năng đọc viết hoàn hảo, cảm nhận tinh tế về từ này. Trong lần thứ hai, cùng với điều này, kiến ​​​​thức thấu đáo về bản chất của vấn đề, sở hữu tài liệu thực tế. Tuy nhiên, có những nguyên tắc chung.

Sơ đồ chung về công việc của biên tập viên trông như thế này:

• sự nhận thức - sự chỉ trích - điều chỉnh;
• xác minh tài liệu thực tế;
• xác định các khiếm khuyết thành phần;
• xác định các lỗi và lỗi phong cách;
• phát hiện lỗi chính tả và dấu câu.

Giai đoạn chỉnh sửa đầu tiên - nhận thức về văn bản - có

vô cùng quan trọng. Trước khi bạn thay đổi bất cứ điều gì, bạn nên đọc toàn bộ tài liệu. Một số câu hỏi thường có thể được loại bỏ trong quá trình đọc. Ngoài ra, chỉ với nhận thức tổng thể, người biên tập mới có thể đánh giá bố cục, phát hiện mâu thuẫn, lỗi logic, sự không cân xứng giữa các phần của tài liệu, v.v.

Sau khi tài liệu đã được đọc và ghi nhận các lỗi và điểm nghi ngờ, vấn đề phức tạp và tế nhị nhất của mức độ can thiệp chấp nhận được trong văn bản. Tính độc đáo của công việc biên tập nằm ở chỗ các sửa chữa được thực hiện đối với văn bản của người khác. Do đó, người soạn thảo có quyền thay đổi hình thức, nhưng không thể thay đổi nội dung của tài liệu. Không phải lúc nào câu hỏi về giới hạn can thiệp cho phép trong văn bản cũng được giải quyết một cách đơn giản. Trước hết, điều này đề cập đến vấn đề lặp lại lời nói.

Phong cách kinh doanh chính thức có chi tiết cụ thể của riêng mình. Một trong những yêu cầu cơ bản đối với ngôn ngữ của văn bản là tính chính xác, rõ ràng của lời văn. Và mặc dù thông thường việc lặp lại cùng một từ (hoặc các từ cùng gốc) trong một văn bản nhỏ được coi là lỗi văn phong, nhưng điều này có thể chấp nhận được khi nói đến việc lặp lại các thuật ngữ. Từ vựng đặc biệt có một số tính năng phải được tính đến. Ý nghĩa của thuật ngữ này là cụ thể, nó thường không có từ đồng nghĩa tuyệt đối và không thể thay thế bằng một từ khác mà không làm thay đổi bản chất của câu. Do đó, thường cần phải tạo một ngoại lệ cho các văn bản giàu thuật ngữ và bảo tồn các lần lặp lại bằng lời nói vì mục đích chính xác của nghĩa.

Ví dụ: Sau khi kết thúc công việc của SAC, các trưởng khoa, trên cơ sở các giao thức của SAC, lập lệnh tốt nghiệp, nộp cho sở giáo dục trong vòng năm ngày kể từ ngày hoàn thành các hoạt động của SAC. SẮC.

GAK - hoa hồng chứng thực nhà nước không thể được thay thế bằng một cụm từ gần nghĩa. Để tránh lặp lại ba lần, bạn chỉ có thể sử dụng từ "hoa hồng" thay vì viết tắt một lần.

Biên tập viên nên nhớ: nếu bạn phải lưu các lần lặp lại, bạn cần nghĩ về những cách khác để "làm sáng" văn bản. Đặc biệt, bạn có thể từ chối những câu dài dòng, rườm rà. Thông thường, một câu phức tạp có thể dễ dàng biến thành một số câu đơn giản.

Điều quan trọng nhất nguyên tắc biên tập có thể được định nghĩa như thế này:

• giữ nguyên nội dung tài liệu;
• khả năng chứng minh rằng việc can thiệp vào văn bản là cần thiết;
• tính toàn vẹn và nhất quán (tất cả các thiếu sót đều được ghi nhận và sửa chữa ngay lập tức, vì thay đổi này có thể dẫn đến thay đổi khác);
• rõ ràng và chính xác.

Cái sau có vẻ hiển nhiên. Tuy nhiên, không hiếm trường hợp biên tập viên chỉnh sửa bằng tay, và một số từ thành ra “không thể đọc được”. Trong tương lai, ai đó gõ trên máy tính có thể vô tình đưa một lỗi mới vào tài liệu.

Hoàn toàn không thể chấp nhận được việc để lại dấu chấm hỏi hoặc các ghi chú khác bên lề sau khi hoàn thành công việc biên tập.

Các chức năng biên tập được coi là hoàn thành sau khi tất cả các nghi ngờ được giải quyết và chỉ các ghi chú dành cho việc chỉnh sửa vẫn còn ở bên lề tài liệu.

Có bốn loại chỉnh sửa chính:

• chỉnh sửa-hiệu đính;
• chỉnh sửa-giảm thiểu;
• biên tập-xử lý;
• chỉnh sửa-thay đổi.

Chỉnh sửa-hiệu đính gần nhất có thể với công việc hiệu đính. Đó là sửa lỗi chính tả và dấu câu và lỗi chính tả. Những sửa chữa như vậy thường không yêu cầu sự đồng ý của người ký tài liệu.

Hiện đại công nghệ máy tính giải phóng những người làm tài liệu khỏi phần lớn gánh nặng hiệu đính: trình soạn thảo văn bản cho phép bạn kiểm tra chính tả và sửa lỗi trực tiếp trong khi nhập. Nhưng điều này không nên là cơ sở cho sự bất cẩn hoàn toàn. Trong vấn đề này, cũng như nhiều vấn đề khác, con người không có quyền phụ thuộc hoàn toàn vào công nghệ.

Bạn phải nhớ rằng các trình soạn thảo văn bản trên máy tính "không biết" nhiều tên riêng. Họ, tên viết tắt, tên địa lý, tên của doanh nghiệp và tổ chức phải được xác minh cẩn thận.

Ngoài ra, máy tính không thể phát hiện tất cả các lỗi chính tả. Anh ta "không để ý", chẳng hạn như việc chuyển giới từ "on" thành giới từ "for", trợ từ "không" thành "không": đối với anh ta tất cả những từ này đều đúng như nhau. Xác minh tự động sẽ không thành công nếu bạn nhập nhầm "1897" thay vì "1997". Chỉ một người hiểu ý nghĩa của tuyên bố mới có thể phát hiện ra những lỗi như vậy.

chỉnh sửa cắt sản xuất trong hai trường hợp chính:

thứ nhất, khi cần làm cho tài liệu ngắn hơn bằng bất kỳ cách nào (khi đó bạn có thể giảm một số khối lượng nội dung);

thứ hai, khi văn bản chứa thông tin dư thừa - sự lặp lại và "những nơi chung".

Biên tập viên có nghĩa vụ loại bỏ các sự kiện nổi tiếng, sự thật phổ biến, các từ giới thiệu và cấu trúc không cần thiết khỏi tài liệu. Điều quan trọng là người biên tập phải thông thạo tài liệu và có thể xác định xem việc lặp lại các từ giống nhau có hợp lý hay không và liệu việc thay thế chúng bằng các từ đồng nghĩa có được chấp nhận hay không.

biên tập-xử lýđại diện cho một sự cải tiến trong phong cách của tài liệu. Các lỗi và thiếu sót liên quan đến việc vi phạm tính tương thích của các từ, không thể phân biệt được các từ đồng nghĩa, sử dụng các cấu trúc cú pháp rườm rà, v.v.

Một tài liệu được hiệu đính bởi một biên tập viên có trình độ phải:

• không chứa lỗi thực tế hoặc lỗi đánh máy;
• hoàn toàn biết chữ về chính tả và dấu câu;
• có khối lượng tối ưu;
• được xây dựng theo quy luật logic;
• tuân thủ các quy tắc phong cách của ngôn ngữ văn học Nga và các yêu cầu đặc biệt của phong cách kinh doanh chính thức.

Kiểm soát câu hỏi và nhiệm vụ

• 1. Ngôn ngữ và văn phong văn bản có những đặc điểm gì?
• 2. Soạn thảo và xử lý văn bản trên máy vi tính có ưu điểm gì?
• 3. Tại sao cần phải biết các thuật ngữ được sử dụng khi chuẩn bị một văn bản chính thức?
• 4. Quy trình sử dụng chữ viết tắt trong văn bản chính thức như thế nào?
• 5. Tầm quan trọng của trật tự từ trong câu là gì?
• 6. Yêu cầu về bố cục của văn bản chính thức là gì?
• 7. Nêu các bước chỉnh sửa.
• 8. Kể tên các loại thay đổi biên tập.
• 9. Nguyên tắc biên tập là gì?

• Từ điển tương thích của các từ tiếng Nga / Ed. P.N. Denisova, V.V. Morkovkina M., 1983.
• Từ điển mới viết tắt của tiếng Nga. M., 1995.

Khái niệm về một tài liệu chính thức (giấy tờ kinh doanh) được sử dụng trong lĩnh vực hành chính và quản lý của thực tiễn công cộng.

Ngôn ngữ của tài liệu dịch vụ- đây là một loại ngôn ngữ văn học viết kinh doanh chính thức được sử dụng trong lĩnh vực giao tiếp kinh doanh để chuẩn bị tài liệu. Các sự kiện và sự kiện được trình bày một cách khách quan, ngắn gọn và rõ ràng bằng ngôn ngữ của tài liệu tống đạt.

Phong cách kinh doanh trang trọng- đây là phong cách giao tiếp chính thức, thư từ kinh doanh, đơn đặt hàng, thông báo, tài liệu, thủ tục pháp lý. Phong cách này là khép kín và bảo thủ nhất trong hệ thống các phong cách. Nó được đặc trưng bởi sự khô khan và độ chính xác tối đa của việc trình bày suy nghĩ.

Phong cách này được đặc trưng bởi:

• 1) việc sử dụng từ vựng và cụm từ chính thức, thực tế không được sử dụng trong các phong cách khác: tối hậu thư, bãi bỏ, ngoại giao đoàn, v.v. Phong cách kinh doanh chính thức cần giáo quyền ở một mức độ nhất định. Trong từ vựng, người ta cũng có thể lưu ý việc sử dụng thường xuyên các từ ghép tiết kiệm hơn so với các cụm từ tương tự: thủ tục pháp lý, người thuê nhà, vv Sử dụng rộng rãi các danh từ bằng lời nói: ý nghĩa, quyết định, phát triển; giới từ chỉ số: về chủ đề, dọc theo dòng, sau khi hết hạn (thời hạn), v.v.
• 2) việc sử dụng các cấu trúc cú pháp phức tạp: Trong năm qua, nhân viên của chúng tôi đã nỗ lực rất nhiều và chủ động sáng tạo để tăng lượng vốn lưu động, mở rộng quan hệ kinh doanh, củng cố vị trí trong kinh doanh, điều này dẫn đến sự gia tăng ảnh hưởng của chúng tôi trong lĩnh vực kinh tế và chính trị.
• 3) việc sử dụng các câu chỉ định: Khen thưởng lao động. An toàn vệ sinh lao động.

Văn bản của tài liệu về cấu trúc, từ ngữ được chấp nhận, cấu trúc cú pháp ổn định có liên quan trực tiếp đến loại (thư, mệnh lệnh, giao thức, mệnh lệnh, hành động, v.v.) và loại tài liệu (thứ tự cho hoạt động chính hoặc mệnh lệnh cho nhân viên). , thư mời hoặc thư bảo lãnh, hành vi sửa đổi bàn thu ngân hoặc hành vi cấp phát để tiêu hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, v.v.).

Đồng thời, chúng ta có thể làm nổi bật các yêu cầu chung đối với văn bản của các văn bản chính thức:

• - sự ngắn gọn và chính xác của việc trình bày thông tin, loại trừ việc giải thích mơ hồ;
• - tính khách quan và độ tin cậy của thông tin;
• - soạn thảo, nếu có thể, đơn giản, tức là chứa một câu hỏi, tài liệu để tạo điều kiện thuận lợi và tăng tốc công việc với họ;
• - cấu trúc văn bản của tài liệu, chia nó thành các phần ngữ nghĩa như giới thiệu, bằng chứng, kết luận;
• - sử dụng rộng rãi các mẫu và văn bản tiêu chuẩn trong mô tả các tình huống quản lý lặp đi lặp lại.

Ngôn ngữ của tài liệu tống đạt có những đặc điểm riêng: sắc bén, so với các phong cách ngôn ngữ khác, thu hẹp phạm vi phương tiện lời nói được sử dụng; mức độ lặp lại (tần suất) cao của các hình thức ngôn ngữ riêng lẻ trong các phần nhất định của văn bản tài liệu. Các tính năng này được phản ánh trong thiết kế của các giấy tờ và tài liệu kinh doanh: kiểu chữ, thành phần, cách sắp xếp các phần của văn bản, cách đánh bóng, phông chữ, v.v. Việc tiêu chuẩn hóa phong cách kinh doanh chính thức đòi hỏi phải sử dụng các công cụ ngôn ngữ đặc biệt tạo thành một hệ thống bài phát biểu kinh doanh tương đối khép kín.

Khi biên dịch các văn bản của tài liệu, một phong cách kinh doanh với các tính năng cụ thể được sử dụng:

• - tính đầy đủ và kịp thời thông tin. Nhiệm vụ chính của người biên soạn tài liệu là phản ánh rõ ràng thông tin có (có được) hiệu lực pháp lý.
• - trung lập (không có âm bội tình cảm) tấn trình bày, quy định việc trình bày văn bản từ người thứ 3 (“công ty gửi”, “ngân hàng không phiền”); thiếu màu sắc cảm xúc của sự kiện, sự kiện; việc thiếu một cách tiếp cận cá nhân để đánh giá thông tin, bởi vì tác giả hành động thay mặt cho tổ chức.

Giọng trung tính là tiêu chuẩn văn hóa kinh doanh. Khoảnh khắc cá nhân, chủ quan nên được giữ ở mức tối thiểu. Do đó, bên ngoài bài phát biểu kinh doanh, ví dụ, các hình thức có màu sắc biểu cảm cảm xúc (danh từ và tính từ có hậu tố đánh giá chủ quan, xen kẽ). Việc sử dụng các từ và đơn vị cụm từ thông tục, thông tục, phương ngữ, v.v. trong bài phát biểu kinh doanh là không thể chấp nhận được.

Tất nhiên, điều này không có nghĩa là phong cách trình bày trong văn bản chính thức phải luôn luôn trung lập tuyệt đối. Điều đó không xảy ra. Một yêu cầu hoặc lòng biết ơn có thể được thể hiện trong một tài liệu, một yêu cầu được đưa ra (thường ở dạng phân loại), v.v. Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, trước tiên nên sử dụng các phương tiện logic hơn là đánh giá biểu cảm về các tình huống và sự kiện. .

• - độ chính xác và rõ ràng trình bày (loại trừ các từ tượng hình và cách diễn đạt, sử dụng các từ làm rõ và bổ sung, v.v.). Độ chính xác và rõ ràng của tài liệu đạt được bằng cách lựa chọn từ ngữ cẩn thận; việc sử dụng các từ và thuật ngữ theo nghĩa truyền thống cho các chuẩn mực của ngôn ngữ văn học nói chung, không cho phép bất kỳ cách giải thích nào khác về những gì được viết ngoài ý định của tác giả; trật tự trực tiếp của từ trong câu (vị ngữ đứng sau chủ ngữ, thuộc tính đứng trước từ được xác định).
• - súc tích, sự ngắn gọn của văn bản và cách trình bày rõ ràng, loại bỏ các tiểu tiết và lặp lại, các chi tiết không cần thiết, thiếu chính xác, v.v.). Văn bản của các bức thư, báo cáo và bản ghi nhớ, và các tài liệu khác, theo quy định, không vượt quá một trang.
• - sức thuyết phục tài liệu chính thức đạt được:
• - sự sẵn có của thông tin đáng tin cậy;
• - sự hiện diện của các lập luận mạnh mẽ khuyến khích người nhận tài liệu thực hiện một số hành động nhất định;
• - logic trình bày;
• - từ ngữ hoàn hảo trong các điều khoản pháp lý;
• - tính hợp lệ của các đề xuất của tác giả (có tham chiếu đến các quy định).
• -sử dụng bền vững (mẫu) cụm từ(lượt chuẩn). Đặt cụm từ là việc sử dụng hầu hết các từ trong các tài liệu chính thức chỉ với một hoặc một nhóm từ hạn chế. Việc sử dụng các cụm từ ổn định hoặc tiêu chuẩn (ngôn ngữ sáo rỗng làm sẵn) giúp bạn có thể:
• - tác giả - nhanh chóng soạn thảo tài liệu;
• - cho người nhận - để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhận thức các tài liệu,
• - tạo các dạng tài liệu (mẫu) tiêu chuẩn cho các tình huống tiêu chuẩn.

Được sử dụng nhiều nhất là các cụm từ sau: giao quyền kiểm soát ..., thông báo khiển trách ..., ấn định mức lương chính thức ..., do hoàn cảnh khó khăn ..., để đảm bảo ..., trong theo yêu cầu của bạn ... , chúng tôi cho rằng cần thiết ..., theo thứ tự ..., có tính đến ..., tính toán sai đã được thực hiện ..., để phê duyệt và đưa vào hiệu lực ..., chúng tôi thông báo bạn rằng trong khoảng thời gian ..., chúng tôi gửi nó để xem xét và phê duyệt, séc được thành lập , cái gì, v.v.

Bài phát biểu kinh doanh trở nên ổn định về mặt cụm từ, chứa đầy các công thức ngôn ngữ làm sẵn, giấy nến, tem. Đặc biệt, một ví dụ về những con dấu như vậy là các công trình có giới từ chỉ định thúc đẩy hành động: theo quyết định (lệnh, mệnh lệnh), liên quan đến sự khởi đầu (cơ hội, sự cần thiết), để cải thiện (giới hạn, tiết kiệm), v.v. các biểu thức (bất kể người nói có nhận thức được điều đó hay không) thường bắt đầu hoạt động như các thuật ngữ tương ứng với các chi tiết cụ thể của một tình huống quản lý cụ thể.

Vai trò tương tự cũng được thực hiện bởi cái gọi là chủ nghĩa giáo quyền: kiến ​​​​nghị, tán thành, nghe, thích hợp, không chấp nhận (các biện pháp), ít được sử dụng trong các phong cách ngôn ngữ khác.

- sự kết hợp hạn chế của các từ.

Phải Sai

Đưa ra đề xuất Đưa ra đề xuất

Cho vay Cho vay

Sở hữu quyền Sở hữu quyền

Có hiệu lực Có hiệu lực

Giới hạn của các loại đơn vị ngôn ngữ được sử dụng trong văn bản kinh doanh và quy định chung về hình thức tài liệu xác định một đặc điểm quan trọng khác của bài phát biểu kinh doanh - tần suất cao của các hình thức ngôn ngữ riêng lẻ trong một số phần nhất định của văn bản tài liệu. Lấy ví dụ đơn giản nhất, người ta có thể chỉ ra ưu thế tuyệt đối của các dạng trường hợp chỉ định trong các yếu tố thiết kế tài liệu, trong các văn bản được xây dựng trên nguyên tắc bảng câu hỏi hoặc bảng.

Tất nhiên, các văn bản dựa trên lời nói mạch lạc "tự nhiên" có tổ chức ngữ pháp phức tạp hơn. Tuy nhiên, ngay cả trong trường hợp này, khả năng tái tạo của các đơn vị ngôn ngữ riêng lẻ cao hơn nhiều so với các loại lời nói khác. Nguyên nhân chính của hiện tượng này là thái độ có ý thức đối với việc chuẩn hóa ngôn ngữ khi thể hiện các tình huống giao tiếp kinh doanh điển hình.

Vì vậy, trong các tài liệu, theo quy định, việc sử dụng các từ mới (thậm chí được hình thành theo các mô hình truyền thống) không được phép nếu chúng không có ý nghĩa thuật ngữ và có thể được thay thế bằng các từ văn học chung. Nếu chúng được sử dụng, thì chúng cần được giải thích trong văn bản (thường là trong ngoặc).

Khi sử dụng các thuật ngữ (và chúng rất phổ biến trong ngôn ngữ kinh doanh), không được phép bóp méo hình thức của chúng hoặc thay thế chúng bằng thuật ngữ chuyên nghiệp, biệt ngữ, v.v.

Trong bài phát biểu kinh doanh, khả năng tương thích từ vựng bị hạn chế: công văn-- vẽ lên(Không chính tả) Và đã gửi(Không đã gửi), khiển trách-- công bố, khiển trách-- rút tiền, lương-- Cài đặt vân vân.

- sử dụng danh từ bằng lời nói.

Phải Sai

Cung cấp hỗ trợ Hỗ trợ

Hỗ trợ Hỗ trợ

Sửa chữa Sửa chữa

• - sử dụng các thuật ngữ đặc biệt(“đã quyết định”, “đã quyết định”, “tôi ra lệnh”);
• - sử dụng các từ viết tắt phổ biến. Điều này cho phép bạn giảm khối lượng tài liệu, tăng tốc độ nhận thức thông tin. Những từ sau đây có thể được rút gọn: các từ riêng lẻ (ví dụ: rúp - chà.); cụm từ (ví dụ, v.v. - v.v.). Khi sử dụng các từ viết tắt, cần lưu ý rằng chúng phải dễ hiểu đối với người nhận, giống nhau trong toàn bộ văn bản của tài liệu (ví dụ: không thể chấp nhận sử dụng từ viết tắt của từ “mister” thành “Mr.” và “Mr.” trong một văn bản).
• - sử dụng các từ chung chung với ý nghĩa không xác định;
• - loại trừ khỏi văn bản của kiến ​​trúc cổ(“năm nay”, “với điều này chúng tôi chỉ đạo”).

Phải Sai

Mở rộng cuộn qua

thông báo thông báo

đại diện cho

So sánh các văn bản kinh doanh, khoa học, báo chí (báo) và văn học cho phép chúng tôi làm nổi bật một số đặc điểm ngữ pháp phong cách kinh doanh chính thức:

1. Công dụng chính những câu đơn giản(thường là tường thuật, cá nhân, chung, đầy đủ). Câu nghi vấn và câu cảm thán thực tế không tồn tại. Trong số các hợp chất đơn lẻ, chỉ những từ đơn lẻ được sử dụng tích cực và trong một số loại tài liệu (đơn đặt hàng, công văn) - chắc chắn là cá nhân:

Để... cần làm nổi bật...; Trường hợp... phải cắt...; Tôi ra lệnh...; Thu hút sự chú ý của bạn tới...

Trong số các câu phức tạp, không liên kết và câu phức với giải thích cấp dưới, quy kết, điều kiện, nguyên nhân và mục tiêu, cũng như các cấu trúc như:

hoàn thành các điều khoản của hợp đồng, cho phép ...

Sử dụng rộng rãi các cấu trúc với giới từ chỉ số.

Bằng cách giám sát...; Liên quan đến việc từ chối ...; ...do cung cấp thiếu nguyên vật liệu) cho phép bạn tránh sử dụng các câu phức tạp với các mệnh đề phụ thuộc lý do, mục tiêu, điều kiện. Các phần phụ thuộc về địa điểm và thời gian thường ít được sử dụng.

• 2. Sử dụng ưu đãi với một số lượng lớn từ do:
• 1) sự phổ biến của các đề xuất. Ví dụ, rất thường xảy ra các cấu trúc có sự phụ thuộc tuần tự của các dạng trường hợp giống nhau (thường là các dạng trường hợp sở hữu cách):

Bổ nhiệm Phó cửa hàng Nhiệt luyện kim loại T.N. Nikolaev lên chức trưởng phòng kĩ sư nhà máy được hỗ trợ bởi toàn bộ đội ngũ của doanh nghiệp;

2) rất nhiều câu có các thành viên đồng nhất (số lượng của chúng, ngay cả trong các cụm từ được viết tuyến tính, có thể lên tới hai mươi hoặc nhiều hơn); Một trường hợp cực đoan của phép liệt kê phức tạp là các cấu trúc kiểu rubricated:

... quyết định:

• 1. Định nghĩa... MỘT)... b)... V)...;
• 2. Tổ chức... MỘT)... b)... V)...;
• 3.Chỉ định...,

hơn nữa, mỗi tiêu đề có thể phức tạp bất kỳ (bao gồm các thành viên đồng nhất của câu, được bổ sung bởi các câu độc lập, v.v.); danh sách được đánh giá có thể bao gồm hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm từ.

Kích thước của câu trong ngôn ngữ kinh doanh không bị ảnh hưởng nhiều ngay cả bởi sự hiện diện hay vắng mặt của các lượt riêng biệt trong đó. Đồng thời, chỉ các cụm từ tham gia và các bổ sung riêng lẻ với các giới từ chỉ định thúc đẩy mới được sử dụng tích cực. phân từ lần lượt rất hiếm và thường chúng là những công trình ổn định thuộc loại:

dựa trên...; chú ý đến...; cho rằng ...

3. Sử dụng chủ động các cấu trúc bị động như:

có một khả năng ..., ủy ban tìm thấy ...

và các hình thức khách quan, mặc dù nói chung, tài liệu được soạn thảo, theo quy định, từ bên thứ ba.

4. Sử dụng không điển hình cho người khác phong cách ngôn ngữ các cách uốn, ví dụ, sự phát triển của các hình thức số nhiều trong danh từ trừu tượng. Các phương pháp quản lý rất cụ thể, chẳng hạn như:

thi công hoàn thiện, nghiệm thu chất lượng tốt, bàn giao đúng sở hữu và như thế.

Mặc dù thực tế là những cách quay vòng như vậy khá phổ biến trong bài phát biểu kinh doanh, rõ ràng, chúng nên tránh chúng, vì chúng không tương ứng với các tiêu chuẩn sử dụng từ ngữ văn học nói chung.

Do đó, quá trình tiêu chuẩn hóa bài phát biểu kinh doanh bao gồm tất cả các cấp độ của ngôn ngữ - từ vựng, hình thái và cú pháp. Kết quả là, một khuôn mẫu lời nói ổn định được hình thành, được người nói coi là một kiểu chuẩn mực ngôn ngữ đặc biệt, định hướng chức năng của văn bản, tức là một phong cách chức năng đặc biệt.

Kế hoạch chung để chuẩn hóa toàn bộ bài phát biểu kinh doanh khá đơn giản: một tình huống điển hình là cách nói được chuẩn hóa. Tuy nhiên, các công cụ ngôn ngữ được sử dụng bởi bài phát biểu kinh doanh khá đa dạng: hơn nữa, chúng được điều chỉnh hoàn hảo để truyền đạt thông tin công nghiệp, pháp lý, tài chính, hành chính và quản lý rất cụ thể.

Bài phát biểu kinh doanh đã tích lũy được một số lượng lớn các thuật ngữ, công thức, lượt nói đã được chứng minh qua nhiều năm thực hành. Ngoài ra, việc sử dụng các công thức và cấu trúc bằng lời nói làm sẵn đã được thiết lập vững chắc trong sử dụng kinh doanh cho phép người nói (người viết) không lãng phí thời gian tìm kiếm các định nghĩa đặc trưng cho các tình huống tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn hóa (chính xác hơn là thuật ngữ) của bài phát biểu kinh doanh làm tăng đáng kể nội dung thông tin của tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi đáng kể cho các chuyên gia nhận thức và đánh giá chúng, điều này góp phần nâng cao hiệu quả của toàn bộ quy trình làm việc.

Những ai nhìn thấy sự “bần hóa”, thậm chí là “thiệt hại” của ngôn ngữ văn học trong việc chuẩn hóa lời nói kinh doanh là hoàn toàn sai lầm. Xấu không "nhân viên bán hàng" như vậy - ngược lại, sự phát triển của nó tương ứng với mô hình chung sự phát triển của xã hội hiện đại, ví dụ, việc tự động hóa lao động ngày càng tăng, sự ra đời của các phương pháp máy tính để xử lý, truyền và lưu trữ thông tin. Thật tệ khi lạm dụng "kacelarit" ở những nơi không phù hợp - trong báo chí, tiểu thuyết, trong giao tiếp hàng ngày.