Yritysasiakirjojen kieli ja tyyli. Erilaisten asiakirjojen kieli ja tyyli

Mitä virallisten asiakirjojen kielen ja tyylin piirteitä tulee ottaa huomioon virallisia papereita laadittaessa? Kuinka kirjoittaa pätevä teksti yleisesti hyväksyttyjen kielinormien mukaisesti? Mitä sihteerin tulee tietää liiketoiminnallisesta puhetyylistä?

Artikkelista opit:

Puhekielessä useimmat meistä sallivat epämääräisen kielen tai ilmaisujen käytön, joilla on kaksinkertainen merkitys. Olemme usein liian monisanaisia tai päinvastoin liian hillittyjä lausunnoissamme. Arkikielellä tämä käyttäytyminen on täysin hyväksyttävää. Kun on kyse kirjallisesta asiakirjasta, varsinkin virallisesta asiakirjasta, sinun on noudatettava tiukkoja sääntöjä. Jokaisella yrityspaperilla on tietty oikeudellinen arvo. Siksi on niin tärkeää, että sen sanamuoto on yksiselitteinen, täsmällinen ja moitteeton. Näihin tarkoituksiin, ja sitä käytetään virallisesti bisnestyyli viralliset asiakirjat, jotka mahdollistavat tarkimman ja tiiviimmän tiedonvaihdon.

Miten toimistoasiakirjojen tyyli eroaa muista?

Pitkän evoluution vuosien aikana venäjän kieleen on ilmestynyt useita toiminnallisia perustyylejä. Jokainen niistä on tiettyjen puhevälineiden järjestelmä ja sitä käytetään eri aloilla. . Niillä kaikilla on useita erityisiä leksikaalisia, syntaktisia ja morfologisia piirteitä.

Nykyaikaisessa tieteessä on tapana erottaa viisi pääkieligenreä:

		Käyttöalue
Puhekielen	Viestintä, tiedonvaihto kotimaisista asioista	Epävirallinen tunnelma
Taide	Vaikutus lukijan mielikuvitukseen, tekijän tunteiden välittäminen, estetiikka	Fiktio
journalistinen	Tiedon välittäminen laajalle yleisölle, yleisen mielipiteen muokkaaminen	varat joukkotiedotusvälineet
	Tiedon siirto ja sen totuuden vahvistaminen	Tieteellinen ympäristö
Virallinen bisnes	Tiedot, dokumentaatio	Muodollinen ympäristö, liiketoimintaympäristö

Kaikki luetellut toiminnalliset lajikkeet eroavat toisistaan toteutuksen muodossa, tyylin ominaisuuksia käytetty sanasto.

Jos puhumme virallisten asiakirjojen kielestä ja tyylistä, se on melko helppo erottaa muista. Sitä käytetään useimmiten , lainsäädäntö, hallinnollinen ja oikeudellinen toiminta. Useimmiten se toteutetaan kirjallisesti päättelyn, monologin muodossa. Sen päätehtävä on tiedon välittäminen. Liikekielessä ei ole sijaa emotionaalisuudesta, se on melko standardoitua ja käyttää erilaisia puhekliseejä, "toimistot". On virhe uskoa, että liikekielten korkeatasoinen standardointi mahdollistaa vain standardirakenteiden käytön. Tämä genre on melko joustava, ja sen hallitseminen korkealla tasolla on taidetta.

Yleiset säännöt virallisten asiakirjojen myöntämisestä

Virallisten asiakirjojen myöntämismenettely määräytyy lainsäädännön tasolla. Erilaiset GOST:t, määräykset säätelevät tiukasti yksityiskohtien koostumusta ja sijaintia sekä joissakin tapauksissa tekstin yksittäisten osien sisältöä. Toisaalta laki ei velvoita käyttämään virallista liiketapaa virallisia asiakirjoja myönnettäessä.

Kuitenkin, jotta virallinen paperi olisi kaikkien olemassa olevien standardien mukainen ja sillä olisi laillinen voima, tämän tyyppisen kielen käyttö on välttämätöntä.

Asiakirjojen virallistamiseksi tulee noudattaa seuraavia tiedon esittämisvaatimuksia:

noudattaa yleisesti hyväksyttyjä normeja kirjallinen kieli ja virallinen liike-elämän tyyli;
käyttää pääasiassa käytettyjä sanoja (tyypillisiä käännöksiä);
käyttää ammattiterminologiaa aiheen vuoksi;
ilmaisemaan sisällön vakionäkökohtia, käytä nimittäviä prepositioita, esimerkiksi: "auttaakseen apua", "jotta tapaamiseen";
rajoittaa lauseiden käyttöä, joissa on numeraatioita, partisiippeja ja adverbejä sekä muita monimutkaisia syntaktisia rakenteita.

Miksi tiedoksiantoasiakirjojen kieltä on yhtenäistettävä?

Yksi tiedoksiantoasiakirjojen kielen silmiinpistävistä piirteistä on sen yhtenäistäminen. Tämä prosessi jatkuu keskeytyksettä ja vaikuttaa ennen kaikkea vakiodokumentaation kieleen. Standardointi mahdollistaa tekstin esittämisen lyhyyden ja helpottaa paitsi sen kokoamista, myös sen havaitsemista. Tämän seurauksena sen rekisteröinti- ja käsittelyaika lyhenee. Yllä olevat prosessit ovat monella tapaa samanlaisia kuin tiedonhaku. Ne optimoidaan myös tehokkaasti käyttämällä avainsanoja ja kirjallisen kielen kirjoitettuja käänteitä. Toimistoasiakirjoissa yhtenä esimerkkinä voidaan pitää kaikenlaiset tilaukset, henkilöstötaulukot, rekisteröintipäiväkirjat ja kirjanpitoasiakirjat. Nuo. ne, joille laissa säädetään yhtenäisten lomakkeiden olemassaolosta.

Toisena syynä bisneskielen yhtenäistämiseen voidaan pitää trendiä . Vakiomuotoisten sanakaavojen ja syntaktisten mallien käyttö helpottaa standarditekstien laatimista. Tällaisen tekstin vakiorakenne toimii eräänlaisena kehyksenä sille. Tekijän tehtävä rajoittuu vain sen konkretisoimiseen itsenäisyyden asteikolla, joka määräytyy näytetekstin tyypin mukaan.

Virallisten asiakirjojen virallinen liiketyyli: ominaispiirteet

Tiedoksiantoasiakirjojen kielen päätehtävä on mahdollistaa tiettyjen tapahtumien objektiivinen, ytimekäs ja selkeä kattaminen. Tiedonvaihdolla liiketoimintaympäristössä on useita erityisiä ominaisuuksia. Tämän prosessin osallistujat ovat oikeushenkilöitä: yritykset, järjestöjen virkamiehet ja henkilöstö. Tietosuhteiden luonteen määrää sen päätoiminnan sisältö, osaaminen, paikka hierarkiassa ja monet muut tekijät.

Tällaisten tietojen välittämiseen on suositeltavaa käyttää virallisen liikekielen puhekeinoja.

Vastaanottaja ominaisuudet Liiketoimintaympäristössä viestimiseen ja dokumentointiin käytetty kieli voi sisältää:

Tarkkuus ja selkeys	Sanoja ja termejä käytetään perinteisissä merkityksissä, jotka eivät salli kaksinkertaista tulkintaa.
	Esitys pidetään mahdollisimman lyhyenä, toissijaisia yksityiskohtia ja toistoja kuvaamatta.
uskottavuus	Tietojen tulee olla luotettavia. Esityksessä logiikka on helposti jäljitettävissä, käytetään painavia argumentteja ja viittauksia normatiivisiin säädöksiin. Sanamuodon on oltava oikeudellisesti moitteeton.
Neutraali sävy	Teksti on kirjoitettu 3. persoonalla. Tapahtumien ja tosiasioiden emotionaalinen värittäminen ei ole sallittua.
Määrättyjen lauseiden käyttö	Useimpia sanoja käytetään vain rajoitetun sanaryhmän kanssa. Esimerkkejä kielikliseistä virallisissa asiakirjoissa: tilauksen yhteydessä ..., varmistaaksemme ..., pidämme tarpeellisena ... ottaen huomioon ... jne.
Yleisiä lyhenteitä käyttämällä	Lyhenteiden tulee olla vastaanottajalle selkeitä. Käytettyjen lyhenteiden on oltava samat koko tekstissä.

Sanaston valinta virallisia asiakirjoja laadittaessa

Virallisia papereita laadittaessa kiinnitetään erityistä huomiota sanaston ja terminologian huolelliseen valintaan. Liikekielten sanaston erityispiirteet ovat: fraseologisten yksiköiden, lyhenteiden, klerikalismien ja arkaismien esiintyminen. Käytettävän ammatillisen terminologian tulee olla yleisesti hyväksyttyä ja molemmille tiedonvaihdon osapuolille ymmärrettävää. Kaikkia sanoja tulee käyttää perinteisessä leksikaalisessa merkityksessä. Tämä on tärkeää, jotta vältetään saman sanamuodon erilaiset tulkinnat. Tämä mahdollisuus voi vaikuttaa haitallisesti tiedoksiantoasiakirjan oikeudelliseen voimaan.

Liiketoiminnan morfologiset ja syntaktiset piirteet

Toimistopapereita laadittaessa ja suunniteltaessa on tärkeää ottaa huomioon virallisen liiketavan morfologiset ja syntaktiset piirteet.

Virallisen kielen tunnusomaiset morfologiset piirteet:

infinitiivien toistuva käyttö (verbit epämääräisessä muodossa);
modaalisten sanojen käyttö ("mielestäni ...", "varmasti ...", "ensin...");
suhteellisten adjektiivien vallitsevuus;
suuren määrän johdannaisten prepositioiden ja verbaalisten substantiivien läsnäolo;
käyttö yhdyssanat muodostetaan useista emäksistä.

Mitä tulee palveluasiakirjojen kielen ja tyylin syntaktisiin ominaisuuksiin:

substantiivien käyttö genitiivissä nousevassa konstruktiossa: "yrityksen osastopäällikkö";
yhdistelmälauseiden valtaosa.

Virallista dokumentaatiota laadittaessa on otettava huomioon, että se on osa organisaation imagoa. Kuten keskustelukumppanin lukutaidoton puhe kääntää meidät pois kommunikoimasta hänen kanssaan, niin väärin laaditut paperit voivat saada meidät epäilemään yrityksen pätevyyttä. Siksi mikä tahansa tulee hallita virallisten asiakirjojen kieli ja olla käsitys sen ominaisuuksista.

Lähetä hyvä työsi tietokanta on yksinkertainen. Käytä alla olevaa lomaketta

Opiskelijat, jatko-opiskelijat, nuoret tutkijat, jotka käyttävät tietopohjaa opinnoissaan ja työssään, ovat sinulle erittäin kiitollisia.

Lähetetty http://www.allbest.ru/

Omskin alueen opetusministeriö

Omskin alueen budjetti ammatillinen oppilaitos

"Omskin osavaltion hallintoopisto ja ammattimainen tekniikka» (BPOU OGKUiPT)

Johtamisen ja humanististen tieteiden laitos

Kurssityöt

Toimistoasiakirjojen kieli ja tyyli

Pivina Veronika Andreevna

Johdanto

1. Palveluasiakirjaa koskevat käsitteet. Virallisen asiakirjan paikka ja rooli johtamisessa

1.1 Huoltoasiakirja

2.3 Muokkaus, virallisten asiakirjojen muokkaaminen

2.4 Yleisiä virheitä

Johtopäätökset

Sovellus

Johdanto

Jokaisen meistä on kirjoitettava bisnestekstejä. Työpaikkaa haettaessa kirjoitamme pääsyhakemuksia, monien on valmisteltava palveluskirjeen teksti, laadittava säädös, laadittava pöytäkirja tai raportti.

Mutta sellaisen tekstin kirjoittamiseksi oikein ja nopeasti, se on ainakin tärkeää yleisesti ottaen tietää tiedoksiantoasiakirjojen kielen erityispiirteet ja sille asetetut vaatimukset. Näiden vaatimusten noudattamatta jättäminen paras tapaus vaikeuttaa työskentelyä asiakirjan kanssa, pahimmillaan - riistää sen käytännön ja oikeudellisen merkityksen.

Johdon toiminnan dokumentointi on toimistotyön perusta ja yksi vaikeimmista asiakirjojen käsittelyssä ratkaistavista asioista. Päätösten ja toimien sanallisella muotoilulla on tärkeä rooli. Passiivinen kiinnitysaine ei vaikuta kieleen tehdyt päätökset, mutta suorittaa aktiivisen stimuloivan roolin johtamistoiminnassa.

Ammatillisen viestinnän kieli edellyttää yksiselitteistä tulkintaa keskeisistä termeillä ilmaistuista avainkäsitteistä. Johdon dokumentaarisen tuen kannalta tämä on erityisen tärkeää: liike-elämän viestinnän kieli liittyy läheisesti säädösten ja säädösten sanastoon, luottaa siihen ja tietyn termin epätarkalla käytöllä voi olla oikeudellisia seurauksia.

Tietyllä alueella käytetyn kielen tyyppi ihmisen toiminta, kutsutaan kielityyliksi.

Tyyli on toiminnallinen kieli. Kaikki tiedot tarvitsevat kielen, jolla ne tallennetaan, lähetetään ja vastaanotetaan. Tämä monimutkainen prosessi voidaan suorittaa erityisen terminologian avulla - mikä tahansa toiminnallisen tyylin pääkomponentti. Palveludokumentaation kieleen ja tyyliin sovelletaan tekstidokumenttien laatimisen lakeja ns. virallisen liike-elämän puhetyylin näkökulmasta. Tällä tyylillä on omat erityiset eronsa puhekielestä ja muista kirjallisen kielen tyyleistä (tieteellinen, journalistinen, taiteellinen). Ihmisten virallisen liikeviestinnän tyyli eri elämänaloilla: taloudellinen, sosiopoliittinen ja kulttuurinen, on kehittynyt sen vaikutuksesta, että tosiasiat on ilmaistava äärimmäisen tarkasti, lyhyinä, täsmällisesti ja välttää epäselvyyksiä.

Edellä olevan perusteella voidaan päätellä, että tutkimusaihe on relevantti sekä teoreettisesta että käytännön näkökulmasta.

Tämän työn tarkoitus: tunnistaa erottuvia piirteitä palveluasiakirjojen moderni kieli ja tyyli.

1. Tutustu palveluasiakirjan käsitteeseen. Selvitä virallisen asiakirjan paikka ja rooli johtamisessa.

2. Anna lyhyt kuvaus nykyaikaisen venäjän kielen tyyleistä. Tunnistaa toimistoasiakirjojen kirjoittamiseen käytetyn kielen modernin bisnestyylin erityispiirteet.

Kohde: palveluasiakirjat.

Aihe: Palveluasiakirjojen kieli ja tyyli.

Työn rakenne: Ensimmäinen luku on omistettu virallisten asiakirjojen tekstin laatimisen piirteiden ja niiden tehtävien tarkasteluun sekä virallisten asiakirjojen paikan ja roolin selvittämiseen hallinnossa.

Toisessa luvussa tarkastellaan nykyaikaisen venäjän kielen tyylejä, tunnistetaan modernin bisnestyylin erityispiirteet virallisten asiakirjojen kirjoittamiseen käytetyn kielen tyylinä.

Kurssityön tehtävien ratkaisemisessa käytettiin seuraavia tutkimusmenetelmiä:

· tutkimuskirjallisuuden analysointi;

Vertailut

analyysi ja synteesi;

järjestelmä;

Käytännön merkitys: tiedoksiantoasiakirjojen kielen vaatimusten noudattamatta jättäminen voi parhaimmillaan johtaa vaikeuksiin asiakirjan käsittelyssä ja pahimmillaan poistaa sen käytännön ja oikeudellisen merkityksen. Siksi, jotta et joutuisi sellaiseen asemaan, tämä kurssityö selventää joitain käytännön kysymyksiä tästä aiheesta.

1. Tiedoksiantoasiakirjan käsite. Virallisen asiakirjan paikka ja rooli johtamisessa

1.1 Huoltoasiakirja

Harkitse palveluasiakirjan määritelmää:

Virallinen asiakirja on virallinen asiakirja, jota käytetään organisaation nykyisessä toiminnassa. Asiakirjoja kutsutaan virallisiksi, koska. ne on laadittu yrityksen tai laitoksen puolesta ja niiden valtuutetut edustajat allekirjoittavat. Virallisessa asiakirjassa on käytettävä muodollista liiketapaa. Tämän asiakirjan tulee olla ytimekäs, johdonmukainen ja täsmällinen esittäessään tosiasiat ja tehdyt päätökset.

Palveluasiakirjalla on muoto- ja sisältöelementit. Virallisen asiakirjan muoto on joukko sen suunnittelun ja sisällön elementtejä, jotka arvioidaan niiden koostumuksen, tilavuuden, sijaintijärjestyksen ja keskinäisen yhteyden perusteella. Suunnitteluelementtejä ovat: nimi, erilaiset osoitteet, päivämäärät, rekisterinumerot jne.

Palveluasiakirjoissa on kieli, jonka on täytettävä seuraavat vaatimukset:

1. Virallisen bisnestyylin ja modernin kirjallisen kielen normien noudattaminen, erityisesti ne, jotka auttavat ilmaisemaan ajatuksen selkeämmin ja täydellisemmin.

2. Yleensä on olemassa sellaisia kielen muunnelmia, jotka ovat tarkoituksenmukaisimpia, tarkoituksenmukaisimpia ja siksi edullisimpia. Esimerkiksi valitessasi vaihtoehtoja, kuten "apua - apua", "tehdä virhe - tee virheitä", sinun on otettava huomioon tyyliperinteet, joita käytetään Tämä tapaus.

3. Virallisissa asiakirjoissa käytettyjen sanojen läsnäolo, juurtunut hallinnolliseen ja toimistopuheen.

4. Termien käyttö ja ammattitaidot, ensisijaisesti juridinen ja kirjanpito.

5. Monimutkaisten denominatiivisten prepositioiden laaja käyttö, joka ilmaisee sisällön vakionäkökohtia.

6. Rajoitettu monimutkaisten syntaktisten rakenteiden käyttö - lauseet, joissa on osa- ja osalausekkeita, erilaisia luetteloita.

Ja myös virallisilla asiakirjoilla on seuraavat pakolliset ominaisuudet:

Luotettavuus ja objektiivisuus;

Tarkkuus, pois lukien moniselitteinen tekstin ymmärtäminen;

Maksimaalinen lyhyys, sanamuodon lakonismi;

oikeudellinen moitteeton;

Kielen standardointi yritysviestinnän tyypillisten tilanteiden esittämisessä;

Neutraali esityksen sävy;

Virallisen etiketin normien noudattaminen, joka näkyy vakiintuneiden osoitemuotojen ja genreä vastaavien sanojen ja lauseiden valinnassa, lauseen ja koko tekstin rakentamisessa.

Viralliset asiakirjat on laadittava ja laadittava Unified State Record Keeping Systemin (EGSD) sääntöjen mukaisesti.

Virallisten asiakirjojen koostumuksen pääpiirre on, että sille on yhtenäiset vaatimukset ja säännöt, jotka vahvistetaan valtion asetuksissa. Näiden sääntöjen noudattaminen varmistaa niiden lainvoiman, asiakirjojen nopean ja laadukkaan valmistelun ja toteutuksen, asiakirjojen nopean haun järjestämisen sekä henkilökohtaisen sähköisen tietokoneen (PC) aktiivisemman käytön virallisten asiakirjojen valmistelussa.

Virallisten asiakirjojen tyypit:

Huoltoilmoitus (Liite 1);

Raportointihuomautus (Liite 2);

Hakemus (Liite 3);

laki (Liite 4);

sopimus;

Työsopimus;

Tilaus.

Kaikkien näiden asiakirjojen suunnittelu on yhtenäinen, mutta sisällöltään ne voivat olla täysin erilaisia:

1. Kokoamispaikan mukaan: sisäinen (muilta yrityksiltä, organisaatioilta ja henkilöiltä tulevat asiakirjat).

3. Muodon mukaan: yksittäinen - jokaisen asiakirjan sisällöllä on omat ominaisuutensa, kaava - osa asiakirjasta tulostetaan ja osa täytetään laadittaessa, standardi - luotu ryhmälle homogeenisia yrityksiä (kaikki standardi- ja stensiiliasiakirjat ovat painettu typografisesti tai monistuskoneille).

4. Määräaikojen mukaan: kiireelliset, jotka edellyttävät täytäntöönpanoa tietyn ajan kuluessa, eikä kiireellisiä, joille ei ole asetettu määräaikaa.

5. Alkuperän mukaan: virkamies, joka vaikuttaa yrityksen, organisaation etuihin ja henkilökohtainen, liittyy tiettyyn henkilöön ja on nimellinen.

6. Suunnittelutyypin mukaan: autenttiset, graafiset, valokuva- ja filmidokumentit jne.

Palveluasiakirjojen toiminnot:

Mikä tahansa asiakirja on monikäyttöinen, ts. sisältää erilaisia toimintoja, jotka muuttavat hallitsevaa arvoaan ajan myötä. On yleisiä ja erikoistoimintoja. Yleinen - on informaatiota, sosiaalista, kommunikatiivista, kulttuurista; erityinen - johtamis-, oikeudellinen-, historiallinen lähdetoiminto, kirjanpitotoiminto.

Tietotoiminto määräytyy tarpeen kaapata tietoja säilyttämistä ja välittämistä varten, ja se kuuluu poikkeuksetta kaikkiin asiakirjoihin. Syy minkä tahansa asiakirjan ilmestymiseen on tarve tallentaa tietoja tosiasioista, tapahtumista, ilmiöistä, käytännön ja henkisistä toiminnoista. Asiakirjoissa olevat tiedot voidaan jakaa:

1. Vastaava (menneisyyteen liittyen).

2. Toiminnallinen (nykyinen).

3. Perspektiivi (liittyy tulevaisuuteen).

Tiedoilla on muitakin luokituksia. Esimerkiksi jako ensisijaiseen ja toissijaiseen; genren mukaan; tyypit; kuljettajat ja muut.

Jokaisella asiakirjalla on tietokapasiteetti.

Tietokapasiteettia kuvaavat sellaiset indikaattorit: täydellisyys, objektiivisuus, luotettavuus, optimaalisuus, tiedon relevanssi, sen hyödyllisyys ja uutuus. Mitä korkeammat nämä indikaattorit ovat, sitä arvokkaampi asiakirja on.

Sosiaalinen tehtävä on myös luontainen monille asiakirjoille, koska ne on luotu täyttämään sekä koko yhteiskunnan että sen yksittäisten jäsenten erilaiset tarpeet. Asiakirja itsessään voi myös vaikuttaa heidän sosiaalisiin suhteisiinsa riippuen heidän tarkoituksestaan, roolistaan tietyssä yhteiskunnassa, ja se voi paitsi stimuloida heidän sosiaalisten prosessien kehittymistä, myös hidastaa niitä. Kommunikaatiotoiminto suorittaa tiedon välittämisen ajassa ja tilassa, tiedonvälitystä yhteiskunnan jäsenten välillä. Ilman tiedon, mielipiteiden ja ajatusten vaihtoa sosiaalisia siteitä ei voida ylläpitää. On olemassa kaksi asiakirjaluokkaa, joissa viestintätoiminto ilmaistaan selvästi:

1. Asiakirjat, jotka on suunnattu yhteen suuntaan (laki, asetukset, määräykset, määräykset jne.)

2. Kahdenväliset asiakirjat (liike- ja henkilökohtainen kirjeenvaihto, sopimusasiakirjat jne.)

3. Kulttuurinen tehtävä - asiakirjan kyky säilyttää ja välittää kulttuuriperinteitä, yhteiskunnassa hyväksyttyjä esteettisiä normeja (elokuva, valokuva, tieteellinen ja tekninen asiakirja jne.).

4. Johtamistehtävää hoitavat viralliset asiakirjat, jotka on luotu erityisesti hallintoa varten ja prosessin aikana (lait, määräykset, peruskirjat, pöytäkirjat, päätökset, yhteenvedot, raportit jne.) Näillä asiakirjoilla on suuri rooli tietotuki hallinta, ne ovat erilaisia, heijastavat eri tasoilla päätöksenteko.

5. Oikeudellinen tehtävä on luontainen asiakirjoille, jotka vahvistavat muutoksia oikeudellisiin normeihin ja rikoksiin. On mahdollista erottaa kaksi luokkaa asiakirjoja, joilla on oikeudellinen tehtävä: sen alun perin hallussapito ja sen hankkiminen jonkin aikaa. Ensimmäiseen ryhmään kuuluvat kaikki oikeusnormeja ja oikeussuhteita vahvistavat, vahvistavat, muuttavat tai lopettavat asiakirjat sekä muut asiakirjat, joilla on oikeudellisia seurauksia. Tämä sisältää kaikki viranomaisten säädökset valtion valtaa(lait, asetukset, päätökset jne.), oikeus-, syyttäjä-, notaari- ja välimiestoimet, kaikki sopimusasiakirjat, todistusasiakirjat (passit, passit, todistukset jne.) ja niitä tukevat rahoitusasiakirjat (rahtikirjat, kirjanpito- ja maksupyyntöjen kuittimääräykset, jne.) Toinen luokka sisältää asiakirjat, jotka saavat väliaikaisesti tämän tehtävän ja jotka ovat todisteita kaikista tosiseikoista tuomioistuimessa, tutkintaviranomaisissa ja syyttäjissä, notaarissa ja välimiesmenettelyssä. Periaatteessa mikä tahansa asiakirja voi olla todiste ja siten tilapäisesti oikeudellinen tehtävä.

6. Kirjanpitotoiminto ei anna taloudellisiin, demografisiin ja muihin yhteiskunnallisiin prosesseihin liittyvän tiedon laadullista vaan määrällistä ominaisuutta niiden analysointia ja valvontaa varten. Asiakirjan kirjoittaja yleensä antaa sille jonkin toiminnon, mutta objektiivisesti katsottuna tämä asiakirja sisältää myös muita toimintoja, ja ajan myötä tämän tai toisen toiminnon osuus muuttuu.

1.2 Virallisen asiakirjan paikka ja rooli hallinnossa

Johtamistoiminnassa on erittäin tärkeää pystyä puhumaan kirjallisesti, mikä näkyy virallisissa asiakirjoissa. Palveluasiakirjoja käytetään virallisesti tuotannon ja palvelutoiminnan johtamisen organisoinnissa. Joukko virallisia asiakirjoja, joita käytetään tietyllä toimialalla ja heijastelee sen erityispiirteitä, virallisen dokumentaation järjestelmä. Virallisen dokumentaation käyttö on yksi tärkeimmistä organisaation toiminnan muodoista.

Palveludokumentaation pääelementti lähes minkä tahansa organisaation toiminnan hallinnassa on kirjallinen asiakirja, joka kokoaa tietoa kirjallisen kielen viestinnän avulla leksikaalisten ja kielioppisäännöt valtion kieli, valtion standardit, osastojen ohjeet sekä vakiintuneet perinteet ja vakiintunut menettely toimistotyössä organisaatiossa.

Toimistoasiakirjat ovat siis tärkeä osa johtamistoimintaa. Toimistotyön parissa työskentelevälle työntekijälle on erittäin tärkeää tuntea toimistoasiakirjojen ominaisuudet ja toiminnot. Ominaisuuksia ja toimintoja tuntematta virallisten asiakirjojen kokoaminen voi kestää kauan.

2. Nykyaikaisen venäjän kielen tyypit ja lyhyt kuvaus tyyleistä. Virallisten asiakirjojen kirjoittamiseen käytetyn kielen modernin liike-elämän piirteet

2.1 Nykyaikaisen venäjän kielen tyylityypit ja lyhyt kuvaus

Tyyli on toiminnallinen kieli. Nykyaikaisessa venäjän kielessä on 5 tyyppiä:

1. Tieteellinen tyyli - toimiva tyyli kirjallisen kielen puhe, jolla on useita piirteitä: lausunnon ennakkopohdiskelu, monologinen luonne, tiukka kielivälineiden valinta, taipumus normatiiviseen puheeseen. Tieteelliselle tyylille on ominaista looginen esitysjärjestys, järjestetty viestintäjärjestelmä lausunnon osien välillä, tekijöiden tarkkuus, ytimellisyys, yksiselitteisyys säilyttäen ja sisällön kylläisyys. Logiikka tarkoittaa, mikäli mahdollista, semanttisten linkkien läsnäoloa tekstin peräkkäisten yksiköiden (lohkojen) välillä. Vain sellaisella tekstillä on johdonmukaisuutta, jossa johtopäätökset seuraavat sisällöstä, ne ovat johdonmukaisia, teksti on jaettu erillisiin semanttisiin segmentteihin, jotka heijastavat ajattelun liikettä erityisestä yleiseen tai yleisestä erityiseen. Selkeys kuin laatu tieteellinen puhe, tarkoittaa selkeyttä ja saavutettavuutta.

Tieteellisten tyylityylien alla:

1) tieteellinen ja liike;

2) populaaritiede;

3) tieteellinen ja tekninen;

4) koulutuksellinen ja tieteellinen;

5) tieteellinen ja journalistinen.

2. Kirjallinen ja taiteellinen - pääominaisuus on tyylillisesti taiteellista puhetta tulee taiteellisen tekstin erityispiirteiden etsintää, taiteilijan sanan luovaa ilmaisua. Koko kaunokirjallisuuden kielen piirteet määräytyvät useiden tekijöiden perusteella. Sille on ominaista laaja metafora, lähes kaikkien tasojen kieliyksiköiden figuratiivisuus, kaikentyyppisten synonyymien käyttö, monitulkintaisuus, erilaiset tyylilliset sanaston kerrokset. Taiteellisessa tyylissä (verrattuna muihin toiminnallisiin tyyleihin) on sanan havainnointilakeja. Sanan merkityksen määräävät pitkälti tekijän tavoitteet, taideteoksen genre- ja sommittelupiirteet, joista tämä sana on osa: ensinnäkin se voi saada tietyn kirjallisen teoksen kontekstissa taiteellista monitulkintaisuutta, joka on ei ole tallennettu sanakirjoihin. Toiseksi se säilyttää yhteytensä tämän teoksen ideologiseen ja esteettiseen järjestelmään ja on meidän mielestämme kaunis tai ruma, ylevä tai alhainen, traaginen tai koominen.

Kirjallisen ja taiteellisen tyylin alla:

1) runollinen;

2) proosa;

3) dramaattinen.

3. Virallinen - liiketyyli - tämä on arsenaali leksikaalisia - verbaalisia ja kieliopillisia keinoja, jotka auttavat puhujaa ja kirjoittajaa korostamaan viestinnän virallista luonnetta. Sanan ja sen muodon valinta, lauseen rakentaminen - kaikki nämä tekniikat, joiden avulla testin kirjoittaja ei vain välitä tietoa, vaan myös viestii vastaanottajalle sen tärkeydestä, kuinka vastata vastaanottamiseen viesti. Se kattaa kansainväliset suhteet, oikeuskäytännön ja sotateollisuuden.

Muodollisen bisnestyylin alatyylejä on seuraavat:

1) lainsäädännöllinen (käytetään hallinnon alalla);

2) hallinnollinen - toimistotyö (tämä on organisaation henkilökohtaisten yritysasiakirjojen ylläpito);

3) diplomaattinen (ilmenee kansainvälisellä tasolla).

Virallista liiketoimintatyyliä käytetään seuraavissa asiakirjoissa:

· Viite

· Selittävä huomautus

· Lausunto

Ohje

asetus

· Valtakirja

· Lainsäädäntösäädös

Monet virallisen bisnestyylin ominaisuudet, kuten tietty sanasto, fraseologia, syntaktiset käännökset, antavat sille konservatiivisen luonteen. Erottuva piirre on lukuisten puhestandardien - kliseiden - läsnäolo.

Virallisen bisnestyylin yleiset ominaisuudet:

1) tiiviys, kielityökalujen taloudellinen käyttö;

2) materiaalin vakiojärjestely;

3) terminologian laaja käyttö;

4) verbaalisten substantiivien, nimittävien prepositioiden yksityinen käyttö;

5) esityksen kerronnallinen luonne.

4. Journalistinen tyyli on toiminnallinen puhetyyli, jota käytetään genreissä: artikkeli, essee, reportaasi, haastattelu jne.

Publicistinen tyyli vaikuttaa ihmisiin median (sanoma- ja aikakauslehdet, julisteet, kirjaset) kautta. Sille on ominaista sosiopoliittinen sanasto, logiikka, emotionaalisuus, arviointi, vetovoima.

Neutraalin, korkean, juhlallisen sanaston ja fraseologian lisäksi siinä käytetään laajalti tunnevärisiä sanoja, lyhyiden lauseiden käyttöä, hienonnettua proosaa, sanattomia lauseita, retorisia kysymyksiä, huudahduksia, toistoja ja muita. Tämän tyylin kielellisiin piirteisiin vaikuttaa aiheiden laajuus: tarvitaan erityistä selitystä vaativaa sanastoa. Toisaalta monet tällaiset aiheet ovat julkisen huomion keskipisteessä, ja näihin aiheisiin liittyvä sanasto saa journalistisen värityksen. Tällaisista aiheista tulee nostaa esiin politiikka, talous, koulutus, terveydenhuolto, kriminalistiikka ja sotilaalliset aiheet.

Journalistisen tyylin alla:

1) tiedot;

2) todella journalistinen;

3) taiteellinen ja journalistinen.

Journalistisen tyylin toiminnot:

1) informatiivinen - tämä on halu tiedottaa ihmisille uutisista mahdollisimman pian;

2) vaikuttaminen - tämä on halu vaikuttaa ihmisten mielipiteisiin.

5. Keskustelutyyli on toiminnallinen puhetyyli, joka palvelee epävirallista kommunikointia, kun kirjoittaja jakaa ajatuksiaan tai tunteitaan muiden kanssa, vaihtaa tietoa arkipäiväisistä asioista epävirallisessa ympäristössä. Se käyttää usein puhekieltä ja puhekieltä.

Keskustelutyylissä eleillä, ilmeillä ja ympäristöllä on tärkeä rooli. Enemmän vapautta tunteiden sanojen ja ilmaisujen valinnassa aiheuttaa rento kommunikaatioilmapiiri.

Toteutusmuoto on dialogi, tätä tyyliä käytetään useimmiten suullisessa puheessa. Keskustelutyylillä on yleistyksen tehtävä.

2.2 Virallisten asiakirjojen kirjoittamiseen käytetyn kielen modernin bisnestyylin erityispiirteet

Virallisia asiakirjoja laadittaessa oikea sanavalinta on tärkeässä roolissa, joka välittää tarkasti tiedon merkityksen. Sanan ja sen muodon valinta, lauseen rakentaminen - kaikki nämä ovat tekniikoita, joilla tekstin kirjoittaja ei vain välitä tietoa, vaan myös viestii vastaanottajalle sen tärkeydestä, kuinka vastata vastaanotettuun viestiin. Tätä varten sinun on muistettava muutama sanaston perussääntö.

On erittäin tärkeää käyttää oikein termejä - sanoja tai lauseita, jotka nimeävät erityisen käsitteen miltä tahansa ihmisen toiminnan alueelta. Jos epäilet, että käyttämiesi termien merkitykset ovat vastaanottajalle selvät, tulee tekstin esittää tekstissä. Purkamisessa on käytettävä sanakirjaa (esimerkiksi selittävä, terminologinen, vieraita sanoja ja muita). Jos et käytä sanakirjaasi, käännös voi olla epätarkka. Esimerkiksi "sopimuksessa määrätään ylivoimaisesta esteestä (eli luonnonkatastrofitapauksista)"

Käsitteitä käytettäessä liikeasiakirjoissa on huolehdittava siitä, että ehdon on oltava selkeä sekä kirjoittajalle että vastaanottajalle ja tarvittaessa ehdon sisältö on julkistettava, mikä voidaan tehdä monella tavalla:

1) purkaa salaus;

2) antaa termille virallinen määritelmä;

3) korvaa termi yleisesti ymmärrettävällä sanalla tai ilmaisulla.

Käsitteen tulkinnan on oltava tarkka, selkeä ja täydellinen.

Yksi yleisimmistä virallisen tyylin sairauksista on pleonasmi (ylimäärä). Se johtuu siitä, että lauseessa on tarpeettomia, tarpeettomia sanan merkityksen kannalta. Esimerkiksi:

hienovarainen vivahde (substantiivi "vivahde" on johdettu ranskan kielestä - sävy, hienovarainen ero);

· pakottaa kiihdytetyllä tahdilla (verbi "voima" on johdettu ranskasta. Forcer - nopeuttaa toiminnan tahtia);

joulukuussa (joulukuu ei voi olla muuta kuin kuukausi);

· 375 tuhatta ruplaa rahaa (vain rahat lasketaan ruplissa);

· hinnasto (sanassa "hinnasto" on ranskalainen juurihinta - hinta). Mutta ilmaus "vähittäismyyntihintojen hinnasto" on hyväksyttävä;

· Pääasia("olemus" on tärkein asia) jne.

Jotkut pleonastiset lauseet ovat kuitenkin tulleet käyttöön ja hankkineet merkityksensä, jotka oikeuttavat niiden olemassaolon. Esimerkiksi "todellisuus", "viesti", "kokemus", selventää niiden merkitystä.

Palvelusanakirjoissa on usein myös tautologia - yksijuuristen sanojen toisto samassa lauseessa. Tämä tyylivirhe tekee tekstistä dissonanttia ja vaikeuttaa sen ymmärtämistä. Esimerkiksi: hyötyä jonkin käyttämisestä; tulee ottaa huomioon seuraavat tekijät, osoite osoitteeseen. Tällaiset lauseet tulisi korvata muilla merkityksensä menettämättä: "hyötyä jonkin käytöstä", "seuraavat tekijät on otettava huomioon", "lähetä osoitteeseen".

Asiakirjaa valmisteltaessa on muistettava, että kaikkia sanoja ei yhdistetä toisiinsa meille sopivalla tavalla. Kielessä on yhteensopivuussääntöjä.

Voit selventää niitä "Venäjän kielen sanojen yhteensopivuuden sanakirjan" mukaan. Jotkut tyypillisistä liikepuhe sanayhdistelmiä:

määräys - annettu

virallinen palkka - asetettu

varoitus - ilmoitti

epäluottamuslause - annetaan jne.

Erityistä huomiota tulee kiinnittää yhdistelmään "make a different" ja "play a role" äläkä koskaan vaihda niiden osia.

Moniselitteisiä termejä käytettäessä tulee muistaa, että kussakin yksittäistapauksessa termiä käytetään vain yhdessä sen merkityksestä. Jos samaa käsitettä merkitään useilla termeillä, termeillä on synonyymi.

Termit - synonyymeillä on erilainen ääni, mutta sama merkitys. Esimerkiksi termit "kyselylomake" ja "kyselylomake". Ne voivat olla täydellisiä tai osittaisia. Synonyymejä termejä käytettäessä on tärkeää kiinnittää huomiota siihen, mikä käsitteen puoli tai ominaisuudet on nimettävä, korostettava kontekstissa.

Esimerkiksi termit kuten "sopimus", "sopimus", "sopimus" eroavat käyttökäytännöstä: työlainsäädännössä monenvälisiä liiketoimia kutsutaan sopimuksiksi jne.

Kun työskentelet tekstin kanssa, paronyymit on erotettava - samantyyppisiä sanoja, soundiltaan samanlainen, mutta merkitykseltään ja yhteensopivuudeltaan erilainen. Joskus paronyymin korvaaminen sanalla aiheuttaa merkittäviä merkityksen vääristymiä. Paronyymien virheet ovat erityisen yleisiä:

Maksa - maksa (ero on näiden verbien kieliopillinen yhteensopivuus: sana "maksa" vaatii suoran lisäyksen: "maksa jostain"; "maksa" - epäsuora: "maksa jostain").

Virallisten asiakirjojen laatijat käyttävät usein väärin lyhenteitä, ottamatta huomioon sitä, että tämä voi vaikeuttaa asiakirjan tutkimista.

On vaikea arvata, että häviön lyhenne tarkoittaa mahdollisia häviöitä, että BV:n LU on liikkuvan aallon varautuneiden hiukkasten lineaarinen kiihdytin. Tällainen lyhenne ei ole sallittu liikekirjoituksessa.

Lyhennesäännöt:

1. Lyhenteen ei tulisi vastata muotoa olemassa oleva sana, leikkaavat tunnetun kollokaatiomallin tai vastaavat toista lyhennettä.

2. Supistuksen tulee olla käänteinen, ts. jotta se voidaan aina laajentaa koko nimeksi, jota se vastaa. Tämä sääntö ei kuitenkaan koske lyhenteitä, joista on jo tullut itsenäisiä sanoja.

3. Lyhenteiden tulee olla venäjän ääntämis- ja oikeinkirjoitusnormien mukaisia.

Nykyaikaisessa venäjässä on kolme tapaa muodostaa lyhenne:

1) lyhenteen sisältämien sanojen ensimmäisillä kirjaimilla;

2) supistukseen sisältyvien sanojen alkutavuilla;

3) ensimmäisen sanan yhden tai kahden alkutavun yhteys koko toiseen sanaan.

Lyhennetyypit:

alkulyhenteet - lyhenteet, jotka on muodostettu käsitettä ilmaisevien sanojen alkukirjaimista; ne puolestaan jaetaan:

ь Kirjeet: Hätätilanneministeriö, MP, KB;

l Ääni (äänet lausutaan luettaessa): GOST, liikennepoliisi, lämpövoimala;

ь Kirjainääni (luettaessa se lausutaan kirjaimilla ja toinen osa äänillä): GUVD, LLP.

tavujen lyhenteet - muodostettu osista, sanojen tavuista;

osittain lyhennetyt sanat - muodostetaan sanan osasta tai osista ja koko sanasta;

teleskooppiset lyhenteet - muodostetaan muodostavien sanojen alusta ja lopusta.

Oikeinkirjoitus on yhtä tärkeä asia virallisten asiakirjojen valmistelussa.

Useimmiten perustamisasiakirjassa on vaikeuksia kirjoittaa instituutioiden, organisaatioiden, yritysten nimiä. On muistettava, että korkeimpien hallitusten, tärkeimpien kansainvälisten järjestöjen nimissä kaikki sanat on kirjoitettu iso kirjain. Esimerkiksi:

Yhdistyneet kansakunnat.

Useimmissa nimissä ensimmäinen sana kirjoitetaan isolla kirjaimella:

Venäjän liittovaltion arkistopalvelu.

Venäjän aluehallinnollisten kokoonpanojen nimissä sanat reuna, alue, kansallinen piiri, piiri kirjoitetaan pienellä kirjaimella.

Asiakirjojen ja kulttuurimuistomerkkien yhdistelmänimissä iso kirjain ensimmäinen sana ja kaikki oikeat nimet kirjoitetaan:

Venäjän federaation perustuslaki, Pyhän Iisakin katedraali, Vapahtajan Kristuksen katedraali.

Oikeinkirjoitusvaikeudet johtuvat nimiin liittyvien nimien oikeinkirjoituksesta kunnollisia nimiä, mikä on aivan luonnollista, koska tässä venäjän oikeinkirjoituksen osassa ei ole täydellistä yhtenäisyyttä, ja muutoksia tapahtuu jatkuvasti.

2.3 Palveluasiakirjojen muokkaaminen

Muokkaus - (tämä on tekstin tarkistamista ja korjaamista) on yksi tärkeimmistä dokumentin työskentelyn vaiheista.

Kun aloitat tekstin muokkaamisen, on tärkeää ymmärtää selkeästi, mitä tavoitteita sinulle on asetettu. Muokkaus voi olla sekä puhtaasti tyylillistä että semanttista. Ensimmäisessä tapauksessa toimittajalta vaaditaan ensinnäkin moitteetonta lukutaitoa, sanan hienovaraista tajua. Toisessa - tämän ohella asian olemuksen perustavanlaatuinen merkitys, tosiasiallisen materiaalin hallussapito.

Virallinen - liiketyylillä on omat erityispiirteensä. Yksi virallisten asiakirjojen kielen perusvaatimuksista on lausunnon tarkkuus ja yksiselitteisyys. Ja vaikka tavallisesti saman sanan toistamista pienessä tekstissä pidetään tyylivirheenä, se on kuitenkin hyväksyttävää termien toistossa. Erikoissanastossa on useita ominaisuuksia, jotka on otettava huomioon. Termin merkitys on erityinen, sillä ei useimmiten ole absoluuttisia synonyymejä, eikä sitä voida korvata toisella sanalla muuttamatta lausunnon olemusta. Siksi ei ole harvinaista tehdä poikkeuksia terminologiarikkaille teksteille ja säilyttää sanalliset toistot merkityksen tarkkuuden vuoksi.

Tärkeitä periaatteita toimituksellisia muutoksia:

· asiakirjan sisällön pitäminen muuttumattomana;

kyky osoittaa, että tekstiin puuttuminen on tarpeen;

eheys ja johdonmukaisuus;

Selkeys ja tarkkuus

Toimitukselliset toiminnot katsotaan suoritetuiksi, kun kaikki epäilykset on ratkaistu ja asiakirjan reunoihin jää vain korjauksiin tarkoitetut huomautukset.

Toimituksellisia muutoksia on neljä päätyyppiä (Liite 5);

· Editointi - oikoluku;

· Editointi - käsittely;

· Editointi-muutos.

asiakirja korjattu pätevä toimittaja, on pakko:

· Ole täydellinen kirjoitustaito oikeinkirjoituksen ja välimerkkien suhteen;

optimaalinen äänenvoimakkuus;

Ole rakennettu logiikan lakien mukaan;

2.4 Yleisiä virheitä

Virheet adjektiivien täysien ja lyhyiden muotojen käytössä. Virallisten kirjeiden laatijien tulee ottaa huomioon, että adjektiivien lyhyitä muotoja käytetään enemmän virallisessa liikepuheessa.

Virallisten asiakirjojen tekstin laatiminen on työtä, johon liittyy melko korkea kielitaito. Et voi oppia kirjoittamaan asiakirjoja oikein tuntematta virallisen liiketavan ominaisuuksia. Nykyaikainen venäjän kieli on kerännyt arvokasta kokemusta liike-elämän kirjallisen viestinnän alalla, jota edustavat yhtenäiset ja kaavamaiset muodot.

Johtopäätös

Kurssityössä suoritettiin seuraavat tehtävät:

1. Tiedoksiantoasiakirjan käsitettä on tutkittu. Virallisen asiakirjan paikka ja rooli hallinnossa määritellään.

2. Nykyisen venäjän kielen tyylien tyypit ja yksittäiset ominaisuudet esitetään. Tunnistaa modernin bisnestyylin erityispiirteet virallisten asiakirjojen kirjoittamisen kielen tyylinä.

Siten tämän työn tarkoitus - tunnistaa nykyaikaisen palveluasiakirjojen kielen ja tyylin tunnusmerkit - on saavutettu.

Työssä tehtiin seuraavat johtopäätökset.

Ensinnäkin toimistotyön alalla työskentelevälle työntekijälle on erittäin tärkeää tuntea toimistoasiakirjojen ominaisuudet ja toiminnot. Asiakirjat on laadittava ja laadittava Unified State Recording System (EGSD) -järjestelmän sääntöjen mukaisesti. Palveluasiakirjat muodostavat palveludokumentaatiojärjestelmän, joka on yksi tärkeimmistä organisaatiotoiminnan muodoista.

Toiseksi asiakirjojen valmistelu on vaikea ja monimutkainen prosessi, joka vie paljon työaikaa. Kun tiedät nykyaikaisen venäjän kielen säännöt ja asiakirjojen virallisen liiketyylin erityispiirteet, voit lyhentää merkittävästi niiden valmisteluaikaa.

Modernin bisnestyylin tunnusomaisia piirteitä ovat:

Termien oikea käyttö - sanat tai lauseet, jotka nimeävät erityisen käsitteen miltä tahansa ihmisen toiminnan alueelta.

Kieliopin perussääntöjen tuntemus, kuten passiivisten ja persoonaton lauseiden käyttö, adverbilauseiden käyttö ja muut.

kyky järjestää, esittää aineisto siten, että se on mahdollisimman vastaanottajan saatavilla.

toimistoasiakirjan liikekieli

Lista viitteistä ja lähteistä

1. liittovaltion laki päivätty 26. joulukuuta 1995 No. 208-FZ "Päällä osakeyhtiöitä"(sellaisena kuin se on muutettuna ja täydennettynä 13.6.1996, 24.5.1999).

2. Liittovaltion laki nro 21. marraskuuta 1996 129-FZ "Kirjanpito" (muutettu 23. heinäkuuta 1998).

3. Kuznetsov S.L. Toimistotyö tietokoneella. -- M.: CJSC "Business School "Intel-Sintez", 1999, 208 s.

4. Kuznetsova T.V. Toimistotyöt (Johdon dokumentaarinen tuki). -- M.: CJSC "Business School "Intel-Sintez", 1999, 818 s.

5. Venäjän kielen sanojen yhteensopivuuden sanakirja. / Alla. Ed. P.N. Denisova, V.V. Morkovkin. M., 1983

6. Virallisten asiakirjojen laatiminen ja toteuttaminen: Käytännön opas kaupallisille yrityksille / T.V. Kuznetsova: ZAO "Business School", 1997.

7. Mikhalkina I.V. Venäjän kielen normien noudattaminen virallisessa liikekirjeenvaihdossa ja virallisissa asiakirjoissa / / Sihteerin ja toimistopäällikön käsikirja 2012. - Nro 4. - S. 61-67.

8. GOST R 51141-98. Toimistotyöt ja arkistointi. Termit ja määritelmät

9. I.N. Kuznetsov. Toimistotyöt: Opetus- ja hakuopas. - M .: "Dashkov ja Co", 2007. - 520 s.

10. N. Kushnarenko. Dokumentaatio: Oppikirja. - Kiova: Knowledge, 2008. - 459s.

11. N.S. Larkov. Dokumentaatio: Oppikirja. - M.: AST: East - West, 2006. - 427, s.

12. M.Yu. Rogozhin. Toimistotyö. Luentokurssi: opetusohjelma. - M.: TK Velby, Prospekt Publishing House, 2008. - 240 s.

13. K.B. Gelman-Vinogradov. Vaikeudet "asiakirjan" käsitteen tieteellisessä tulkinnassa ja tapoja voittaa ne // Otechestvennye-arkistot. 2005. Nro 6.

14. A.S. Demushkin. Väärennettyjen asiakirjojen tunnistaminen // Sihteeri-referenssi. 2003. Nro 4

15. L.N. Mazur. Venäjän valtionhallinnon byrokraattiset syklit XVIII-XX vuosisatojen aikana. ja toimistotyöjärjestelmän kehitys // 16. Toimistotyö. 2011. Nro 2.

17. V.F. Jankova. Alkuperäinen, kopio, kaksoiskappale // Sihteeri-viite. 2005. Nro 11

Liite 1

Malli muistioon

Liite 2

Esimerkki raporttimuistiosta

Liite 3

Esimerkki hakemuslomakkeesta

LLC "Desire" johtaja

Stepanov G.N.

myyntipäällikkö

Larionov Vasily Ivanovich

lausunto

Pyydän sinua erottamaan minut asemastani oma tahto 19.09.2013

Larionova

Liite 4

Näyte säädöksen rekisteröinnistä

Liite 5

Toimituksellisten muutosten tyypit

Muokkaustyyppi	lyhyt kuvaus
Editointi-oikoluku	Mahdollisimman lähellä oikolukutyötä. Se on kirjoitus- ja välimerkki- ja kirjoitusvirheiden korjaus. Tällaiset korjaukset eivät yleensä vaadi asiakirjan allekirjoittajan suostumusta.
Muokkaa lyhenteitä	Valmistetaan kahdessa pääasiallisessa tapauksessa: Ensinnäkin, kun asiakirjaa on tarpeen lyhentää millä tahansa tavalla; Toiseksi, kun teksti sisältää ylimääräistä tietoa - toistoja ja "yhteisiä paikkoja". Toimittaja on velvollinen poistamaan dokumentista yleisesti tunnetut tosiasiat, yleiset totuudet, tarpeettomat johdantosanat ja malleja. On tärkeää, että toimittaja tuntee materiaalin hyvin ja pystyy päättämään, onko samojen sanojen toistaminen perusteltua ja onko niiden korvaaminen synonyymeillä hyväksyttävää.
Editointi - käsittely	Edustaa asiakirjan tyylin parannusta. Virheet ja puutteet, jotka liittyvät sanojen yhteensopivuuden rikkomiseen, paronyymien erotteluun, tilaa vievien rakenteiden käyttöön jne., poistetaan.
Muokkaa-remake	Sitä käytetään niiden kirjoittajien käsikirjoitusten valmistelussa painamiseen, jotka hallitsevat huonosti kirjallisen kielen. Editointi-muutos on laajalti käytössä sanomalehtien toimituksissa, erityisesti kirjeosastoilla, koska lukijoiden lähettämät materiaalit ovat mm. eri syistä voi olla vaikeaa lähettää tulostettavaksi siinä muodossa, jossa ne saapuivat.

Liite 6

Esimerkkejä syntaksivirheistä

Virheiden tyyppi	Ominaista
Virheet, jotka liittyvät virheelliseen sanajärjestykseen lauseessa	Virallisten kirjeiden teksteissä on virheitä, jotka osoittavat, että niiden laatijat eivät noudata venäjän kirjoitetun puheen sanajärjestystä.	Ensimmäinen virke sisältää viitteen päivämäärästä, johon mennessä OJSC on saanut tilauksen valmiiksi. Toisessa virkkeessä todetaan, että OJSC on täyttänyt tilauksen. Kolmas virke ilmaisee, mikä JSC suoritti tilauksen
Adverbilauseiden käytön yksityiskohtien rikkominen	Adverbiaalinen vaihtuvuus toimii välineenä välittää toiminto, joka tapahtuu samanaikaisesti tai sen yhteydessä. Tätä seikkaa käyttämällä voidaan välittää erilaisia eettisiä hetkiä adverbivaihdon kautta.	Ei oikein: "Tutkiessaan kaupunkiliikenteen ongelmia tiedemiehet ovat saaneet mielenkiintoisia tuloksia." Oikein: "Tutkiessaan kaupunkiliikenteen ongelmia tiedemiehet ovat saaneet mielenkiintoisia tuloksia"
Väärä prepositioiden käyttö	Virallisessa kirjallisessa puheessa ilmaisu prepositio- ja riippuvaisten substantiivien kanssa prepositiotapauksessa on hyvin yleinen.	Ei oikein: "Tehtaan johtaja huomautti ongelman tärkeyden." Oikein: "Ohjaaja huomautti ongelman tärkeyden."
Väärä tapaussopimus	Virallisten asiakirjojen laatijat tekevät usein virheellisen sopimuksen asiassa. Yleisin on substantiivin virheellinen käyttö genitiivissä datiivin sijaan	Ei oikein: "Pyyntösi mukaan..." Oikein: "Pyyntösi mukaan..."

Sääntö 7

Esimerkkejä morfologisista virheistä

Isännöi Allbest.ru:ssa

Samanlaisia asiakirjoja

Yrityksen kirjelomakkeen rekisteröinti kulmikkaasti ja pituussuunnassa GOST R6.30-2003 mukaisesti. Liikekirjeen kirjoittamisen ja siihen vastaamisen ominaisuudet, muistiot ja muistiot. Esimerkki todistusten rekisteröinnistä, säädös, pöytäkirja, tiivistelmä ja selittävä huomautus.

testi, lisätty 9.5.2013

Toimistotyön kehityshistoria ja nykyaikainen valtionsääntely. Hallinnollisten asiakirjojen rekisteröinti: tiedot, asiakirjalomakkeet. Toimistoasiakirjojen kielen ja tyylin ominaisuudet. Organisaatio- ja hallintoasiakirjojen valmistelu.

opetusohjelma, lisätty 8.4.2010

Asiakirjojen tietojen rekisteröinti, lomakkeen tietojen täyttö, virallisten asiakirjojen koordinointi. Asiakirjamuotojen tyypit ja tietyntyyppisten asiakirjojen toteuttaminen; malliasiakirjat: määräys, ohje, pöytäkirja, asiakirja, muistio, muistio.

testi, lisätty 17.12.2009

Virallisten asiakirjojen laatimismenettely: asiakirjan tekstiä ja sen osia koskevat vaatimukset. Asiakirjojen nykyinen säilytys: tapausten nimikkeistön käsite, tapausten muodostaminen ja säilyttäminen. Tieto- ja viitepalveluasiakirjat - niiden tyypit, kokoaminen ja toteutus.

valvontatyö, lisätty 27.7.2008

Kirjeen, asiakirjan ja todistuksen kirjoittamismenettely A4-arkille, jossa leiman tiedot on kulmassa, näiden asiakirjojen käsittelysäännöt ja niiden oikeudellinen voima. Muistiinpanon laatimismenettely, henkilöstömääräys, pöytäkirja, puhelinsanoma.

testi, lisätty 18.2.2011

Toimistotyön normatiivis-oikeudellinen perusta, toimistotyöpalvelun työn sääntely. Vaatimukset tietojen rekisteröinnille viralliselle asiakirjakentälle. Saapuvien asiakirjojen käsittely, rekisteröintilomakkeen ominaisuudet. Raportin laatiminen.

testi, lisätty 3.4.2010

Asiakirjojen systematisointi yrityksessä. Vakiotilauslomake ja tilaustyypit. Asiakirjojen järjestäminen tapauksiksi. Liikekirjeen osat ja niiden sijainti. Kirjeen tekstin perusvaatimukset. Toiseen työhön siirtymishakemuksen valmistelu ja toteutus.

valvontatyö, lisätty 11.7.2011

Hallintotoimien dokumentointi. Asiakirjojen lomakkeet, niiden tietojen rekisteröinti. Pääasiallisten asiakirjojen valmistelu ja toteutus. Liikesalaisuuksia sisältävien asiakirjojen valmistelu. Sähköisessä muodossa olevien asiakirjojen käsittelyn ominaisuudet.

esitys, lisätty 8.7.2013

Yleiset vaatimukset tiedoksiantoasiakirjojen teksteille. Säännöt leksikaalisten ja graafisten lyhenteiden ja yhdyssanojen käytöstä virallisten asiakirjojen teksteissä. Joidenkin hyväksyttyjen lyhenteiden standardointi, päivämäärien kirjoittaminen yritysasiakirjoihin.

tiivistelmä, lisätty 8.2.2013

Asiakirjojen käsite, niiden merkitys. Yrityksen kirjanpitoasiakirjojen tyypit, niiden luokittelu. Poistorahaston muodostuksen ja käytön kirjanpito. Asiakirjojen kokoonpano ja yksityiskohtien järjestely. Asiakirjojen valmistelussa tehdyt virheet.

Käytetään asiakirjojen, kirjeiden ja liikepapereiden laatimiseen laitoksissa, tuomioistuimissa ja kaikenlaisessa suullisessa liikeviestinnässä. Tämä on virallinen liike-elämän puhetyyli.

yleispiirteet, yleiset piirteet

Tämä on pitkään vakiintunut, vakaa ja melko suljettu tyyli. Tietysti hän koki myös joitain muutoksia ajan myötä, mutta ne olivat vähäisiä. Historiallisesti kehittyneet genret, tietyt syntaktiset käännökset, morfologia ja sanasto antavat sille melko konservatiivisen luonteen.

Virallisen bisnestyylin luonnehtimiseksi on tarpeen antaa kielelle kuivuus, puheen tiiviys, tiiviys ja poistaa emotionaalisesti ladatut sanat. Kielityökaluja on jo valmiina kaikkiin tilaisuuksiin: nämä ovat niin sanottuja kielileimoja tai kliseitä.

Luettelo joistakin asiakirjoista, jotka vaativat virallista liiketapaa:

kansainväliset sopimukset;
valtion säädökset;
oikeudelliset lait;
erilaisia asetuksia;
sotilaalliset peruskirjat ja yritysten peruskirjat;
kaikenlaiset ohjeet;
virallinen kirjeenvaihto;
erilaisia yrityspapereita.

Kielityylin yleiset ominaisuudet

Tyylilajit voivat vaihdella, sisältö voi olla erilainen, mutta virallisella liiketyylillä on myös tärkeimmät yhteiset piirteet. Ensinnäkin: lausunnon on oltava oikea. Jos erilaisten tulkintojen mahdollisuus sallitaan, tämä ei ole enää muodollinen bisnestyyli. Esimerkkejä löytyy jopa saduista: teloitusta ei voi antaa anteeksi. Vain pilkku puuttuu, mutta tämän virheen seuraukset voivat mennä pitkälle.

Tällaisten tilanteiden välttämiseksi on olemassa toinen pääominaisuus, joka sisältää asiakirjojen virallisen liiketyylin - tämä on alue. Hän auttaa valitsemaan leksikaalisia, morfologisia, syntaktisia kielikeinoja suunnittelussa liikeasiakirjoja.

Sanajärjestys lauseessa on erityisen tiukka ja konservatiivinen, tässä on paljon vastoin venäjän kielen luontaista rakennetta suora tilaus sanat. Kohde edeltää predikaattia (esimerkiksi tavarat luovutetaan), ja määritelmät tulevat vahvemmiksi kuin määritelty sana (esimerkiksi luottosuhteet), ohjaussana tulee ennen ohjattua (esimerkiksi myönnä laina).

Jokaisella lauseen jäsenellä on yleensä oma paikkansa, jonka määräävät lauseen rakenne ja tyyppi, oma rooli muun muassa, vuorovaikutus ja suhteet niihin. MUTTA hahmon luonteenpiirteet virallinen bisnestyyli - pitkät ketjut geenitapauksia, esimerkiksi: aluehallinnon päällikön vetoomus.

Tyylisanasto

Sanasto sisältää yleisesti käytettyjen neutraalien kirjasanojen lisäksi tiettyjä kliseitä - klerikalismia eli kielikliseitä. Tämä sisältyy viralliseen liiketoimintatyyliin. Esimerkiksi: päätöksen perusteella saapuvat asiakirjat, lähtevät asiakirjat, vanhenemispäivän jälkeen, seuranta ja niin edelleen.

Täällä se ei ole täydellinen ilman ammattisanastoa, joka sisältää neologismit: varjoliiketoiminta, maksurästit, musta käteinen, alibis ja niin edelleen. Viralliseen bisnestyyliin kuuluu myös joidenkin archaismien sisällyttäminen leksikaaliseen rakenteeseen, esimerkiksi: tämä asiakirja, minä todistan sen.

Kuitenkin käyttö moniselitteisiä sanoja ja sanoja, jotka ovat kuvaannollinen merkitys, ei ehdottomasti ole sallittua. Synonyymejä on hyvin vähän, ja ne sisältyvät viralliseen liiketyyliin erittäin harvoin. Esimerkiksi vakavaraisuus ja luottokelpoisuus, tarjonta ja toimitus sekä vakuudet, poistot, avustukset ja määrärahat.

Se heijastaa sosiaalista kokemusta, ei yksilöllistä, joten sanasto on yleistetty luonne. Käsitteellinen sarja suosii yleiskonsepteja, jotka sopivat hyvin viralliseen bisnestyyliin. Esimerkkejä: saapuu saapumisen sijaan, tule, lentää ja niin edelleen; ajoneuvoa auton, lentokoneen, junan, bussin tai koiravaljan sijaan; asutus kylän sijaan, kaupunki, Siperian pääkaupunki, kemistien kylä ja niin edelleen.

Joten seuraavat leksikaalisten rakenteiden elementit kuuluvat viralliseen liiketyyliin.

Suuri prosenttiosuus terminologiasta teksteissä: laki - laki, omistaja ja omaisuus, rekisteröinti, esineiden siirto ja hyväksyminen, yksityistäminen, toimi, vuokraus ja niin edelleen; taloudellinen - kustannukset, tuet, budjetti, myynti ja osto, tulot, kulut ja niin edelleen; taloudellinen ja oikeudellinen - takavarikointi, täytäntöönpanoaika, omistusoikeudet, lainan takaisinmaksu ja niin edelleen.
Puheen rakentamisen nimellinen luonne, joka johtuu verbaalisten substantiivien suuresta määrästä, mikä useimmiten tarkoittaa objektiivista toimintaa: tavaroiden lähetys, maksun lykkäys ja niin edelleen.
korkeataajuus prepositioyhdistelmiä ja nimelliset prepositiot: osoitteeseen, perusteella, suhteessa tapaukseen, laajuuteen ja niin edelleen.
Partiisiisien muuttaminen adjektiiveiksi ja pronomineiksi kirjallisten merkityksien parantamiseksi: tämä sopimus (tai säännöt), nykyiset hinnat, asianmukaiset toimenpiteet ja niin edelleen.
Säännelty leksikaalinen yhteensopivuus: kauppa vain tehdään ja hinta asetetaan, oikeus myönnetään ja maksu suoritetaan.

Tyylin morfologia

Virallisen bisnestyylin morfologisia piirteitä ovat ennen kaikkea tiettyjen puheen osien (toistuva) käyttö sekä niiden tyypit, jotka auttavat kielen pyrkimyksessä lausuntojen tarkkuuteen ja moniselitteisyyteen. Esimerkiksi nämä:

substantiivit, jotka nimeävät ihmisiä heidän tekojensa perusteella (vuokralainen, veronmaksaja, todistaja);
substantiivit, jotka kutsuvat ihmisiä aseman tai arvon perusteella, mukaan lukien naiset tiukasti maskuliinisessa muodossa (myyjä Sidorov, kirjastonhoitaja Petrov, kersantti Ivanova, tarkastaja Krasutskaja ja niin edelleen);
partikkeli ei-sanan substantiivit (non noudattamatta jättäminen, ei-tunnustus);
johdannaisten prepositioiden käyttö laajalla alueella (johtuen, sen yhteydessä, laajuudessa, perusteella, perusteella, suhteessa jne.);
rakenteet infinitiivissä (auttaa, tarkastaa);
verbien nykyaika eri merkityksessä (maksun laiminlyönnistä peritään sakko);
yhdyssanat, joissa on kaksi tai useampia varsia (työnantaja, vuokralainen, ylläpito, logistiikka, alla nimetty, ylhäällä ja niin edelleen).

Tyylin syntaksi

Virallisen liiketoimintatyylin ominaisuus koostuu seuraavista syntaktisista ominaisuuksista:

Yksinkertaisia lauseita käytetään monien homogeenisten jäsenten rivien kanssa. Esimerkiksi: Venäjän federaation lainsäädännön mukaisista sakoista työsuojelun ja -turvallisuuden rikkomisesta rakentamisessa, teollisuudessa, maataloudessa ja liikenteessä voi tulla hallinnollinen seuraamus.
On olemassa tämän tyyppisiä passiivisia rakenteita: maksut suoritetaan tiukasti määrättynä aikana.
Substantiivit suosivat genitiivia ja ovat helmillä pingotettuja: tullivalvontayksiköiden toiminnan tuloksia.
Monimutkaiset lauseet täytetään ehdollisilla lausekkeilla: jos tilaajat ovat eri mieltä henkilötietojensa käsittelystä käsittelytapojen ja -tarkoitusten osalta tai kokonaan, tilaajat allekirjoittavat vastaavan lausunnon sopimusta tehdessään.

Virallisen bisnestyylin ala genren monimuotoisuudessa

Tässä sinun on ensin korostettava kahta aihealuetta: virallista dokumenttia ja jokapäiväistä liiketoimintatyyliä.

1. Virallinen dokumentaarinen tyyli on jaettu kahteen luokkaan: valtion elinten työhön liittyvät lainsäädäntöasiakirjat - perustuslaki, peruskirjat, lait ovat yksi kieli (J) ja diplomaattiset asiakirjat kansainväliset suhteet, - muistiot, tiedonannot, lausunnot, sopimukset - tämä on toinen kieli (K).

2. Myös arkipäiväinen bisnestyyli on jaettu: organisaatioiden ja laitosten välinen kirjeenvaihto on j-kieli ja yksityiset yrityspaperit k-kieli. Arjen liike-elämän tyylilajeja ovat kaikki virallinen kirjeenvaihto - kaupallinen kirjeenvaihto, liikekirjeet sekä liikeasiakirjat - omaelämäkerta, todistus, asiakirja, todistus, lausunto, pöytäkirja, kuitti, valtakirja ja pian. Näille genreille ominainen standardointi helpottaa julkaisujen valmistelua, säästää kieliresursseja eikä salli tiedon redundanssia.

Yritysasiakirjojen standardointi

Erityisesti valitut viralliset bisnessanat tarjoavat kommunikaatiotarkkuutta, joka antaa asiakirjoille laillisen voiman. Jokaisella tekstillä on oltava ainutlaatuinen tulkinta ja merkitys. Näin suurella tarkkuudella samat sanat, termit, nimet toistetaan monta kertaa.

Verbaalisen substantiivin muoto täydentää virallisen liiketoimintatyylin piirteitä toimien ja prosessien analyyttisellä ilmaisulla: sanan "valmis" sijasta käytetään lausetta "tehdä lisäyksiä", "päätä" sijaan - "teke päätöksiä" ja pian. Kuinka paljon kovemmalta kuulostaakaan olla "vastuullinen" pelkän "vastaamisen" sijaan.

Yleistys ja abstraktisuus korkeimmalla tasolla ja samalla koko leksikaalisen järjestelmän erityinen merkitys ovat virallisen liiketavan pääpiirteitä. Tämä käsittämätön yhdistelmä, jota käytetään samanaikaisesti, antaa asiakirjalle mahdollisuuden yhtenäiseen tulkintaan ja tiedon kokonaisuutena lainvoiman. Itse tekstit ovat täynnä termejä ja menettelysanastoa, ja esimerkiksi sopimusten liitteet sisältävät nimikkeistön sanastoa. Kyselylomakkeet ja rekisterit, sovellukset ja spesifikaatiot auttavat terminologian tulkitsemisessa.

Emotionaalisesti väritetyn tekstin lisäksi asiakirjoissa ei voida hyväksyä kirosanojen, supistetun sanaston, ammattikieltä tai puhekielisiä ilmaisuja. Jopa ammattikieltä ei ole paikallaan kielessä liikekirjeenvaihto. Ja ennen kaikkea siksi, että se ei täytä tarkkuusvaatimuksia, koska se on osoitettu puhtaasti suullisen viestinnän alalle.

Suullinen liikepuhe

Tekstien tunteettomuus ja kuiva logiikka, materiaalin vakiojärjestys paperille poikkeaa merkittävästi suullisesta puheesta, joka on tekstin organisoinnin periaatteiden mukaan yleensä tunneväristä ja epäsymmetristä. Jos suullinen puhe on korostetusti loogista, viestintäympäristö on selvästi virallinen.

Virallisen bisnestyylin erityispiirteet ovat, että suullisen liikeviestinnän tulee ammatillisesta teemasta huolimatta edetä positiivisten tunteiden - sympatian, luottamuksen, kunnioituksen, hyväntahtoisuuden - piirissä.

Tätä tyyliä voidaan pitää erinäisinä: toimisto- ja liiketyyli on yksinkertaisempi, mutta hallituksen, diplomaattisen tai juridisen kieli vaatii erityistä huomiota. Viestinnän alueet ovat näissä tapauksissa täysin erilaisia, joten myös viestintätyylin on oltava erilainen. Lausunnot, pöytäkirjat, määräykset, asetukset - kaikki, mitä mietitään, kirjoitetaan, luetaan, ei ole yhtä vaarallista kuin suulliset neuvottelut, liiketapaamiset, julkinen puhuminen ja niin edelleen. Sanaa, kuten varpusta, ei voida saada kiinni, jos se lentää ulos.

Virallisen bisnespuhetyylin pääpiirteet ovat lyhyys, tarkkuus ja vaikuttavuus. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi on tarpeen käyttää asianmukaista sanavalintaa, oikeita konstruktioita, oikeaa syntaksia ja standardisointia kokonaisten valmistellun puhelohkojen mielessä. Aivan kuten kirjoitetussa bisnestekstissä, suullisessa puheessa ei ole sijaa emotionaalisesti väritetylle sanastolle. On parempi valita neutraali, olla lähempänä papiston kielen standardeja, jotta voit ilmaista suunnitelmasi mahdollisimman tarkasti.

Tarvikkeet

Virallisen liiketyylin silmiinpistävin ominaisuus ei ole edes itse teksti, vaan kaikki sen suunnittelun välttämättömät elementit - yksityiskohdat. Jokaisella asiakirjatyypillä on oma GOST:n tarjoama tietojoukko. Jokainen elementti on tiukasti kiinnitetty tiettyyn kohtaan lomakkeella. Päivämäärä, nimi, rekisteröintinumero, tiedot kääntäjästä ja kaikki muut tiedot sijaitsevat aina samalla tavalla - toinen arkin yläosassa, toinen alareunassa.

Tietojen määrä riippuu asiakirjan sisällöstä ja tyypistä. Esimerkkilomakkeessa näkyy enimmäistiedot ja järjestys, jossa ne sijaitsevat asiakirjassa. Nämä ovat Venäjän federaation valtion tunnus, organisaation tai yrityksen tunnukset, valtion palkintojen kuvat, organisaation, yrityksen tai laitoksen koodi (koko venäläinen yritysten ja organisaatioiden luokittelu - OKPO), asiakirjan lomakkeen koodi (koko venäläinen hallintoasiakirjojen luokitin - OKUD) ja niin edelleen.

Leimaus

Konekäsittely, tietokoneistettu toimistotyö - uusi aikakausi standardointiprosessissa. Taloudellinen ja yhteiskuntapoliittinen elämä monimutkaistuu, tekninen kehitys kiihtyy, ja siksi virallisen bisnestyylin erityispiirteet ovat taloudellisesti perustella yhden kielivaihtoehdon valinta kaikista mahdollisista ja vakiinnuttaa se käytännössä.

Käyttämällä vakaata kaavaa, hyväksyttyä lyhennettä, kaiken materiaalin yhtenäistä järjestelyä asiakirjan laatiminen on paljon nopeampaa ja helpompaa. Näin kootaan kaikki standardi- ja mallikirjeet, taulukot, kyselylomakkeet jne., mikä mahdollistaa tiedon koodaamisen, mikä tarjoaa tekstille informatiivisen kapasiteetin ja mahdollisuuden käyttää sen koko rakennetta. Tällaiset moduulit sisällytetään sopimusteksteihin (vuokrasopimukset, työn suorittaminen, myynti ja osto jne.)

50-70 prosenttia asiakirjan sanankäytöstä on proseduurisanastoa ja terminologiaa. Asiakirjan aihe määrittää kontekstin yksiselitteisyyden. Esimerkiksi: Osapuolet sitoutuvat noudattamaan yllä olevia sääntöjä. Asiakirjan ulkopuolella käytetty sana "puolueet" on hyvin moniselitteinen, mutta tässä se luetaan puhtaasti oikeudellinen puoli- henkilöt, jotka tekevät sopimuksen.

Liiketyyli on arsenaali leksikaalisia - verbaalisia ja kieliopillisia keinoja, jotka auttavat puhujaa ja kirjoittajaa korostamaan viestinnän virallista luonnetta. Sanan ja sen muodon valinta, lauseen rakentaminen - kaikki nämä ovat tekniikoita, joilla tekstin kirjoittaja ei vain välitä tietoa, vaan myös viestii vastaanottajalle sen tärkeydestä, kuinka vastata vastaanotettuun viestiin.

Virallisia asiakirjoja laadittaessa oikea sanavalinta on tärkeässä roolissa, joka välittää tarkasti tiedon merkityksen. On olemassa muutamia perussanaston sääntöjä, jotka on pidettävä mielessä.

On erittäin tärkeää käyttää oikein ehdot(latinalaisesta terminuksesta - raja, raja) - sanat tai lauseet, jotka nimeävät erityisen käsitteen miltä tahansa ihmisen toiminnan alueelta.

Jos epäilet, että käyttämiesi termien merkitykset ovat vastaanottajalle selvät, tulee niiden dekoodaus ilmoittaa tekstissä. Käytä tulkinnassa sanakirjaa (selittävää, terminologista, vieraita sanoja tai muita). Muuten tulkintasi voi olla epätarkka. Esimerkiksi "Sopimus sisältää ylivoimaiset esteet (eli luonnonkatastrofien tapaukset)."

Käsitteen tulkinnan tulee olla tarkka, selkeä ja täydellinen. Yksi yleisimmistä virallisista tyylisairauksista on pleonasmi(Kreikka pleonasmos - ylimäärä). Se johtuu siitä, että lauseessa on tarpeettomia, tarpeettomia sanan merkityksen kannalta. Esimerkiksi:

ohut vivahde (substantiivi "vivahde" on johdettu ranskan kielestä - sävy, hienovarainen ero);

pakottaa kiihdytetyllä tahdilla(verbi "voima" on johdettu ranskan sanasta forcer - nopeuttaa toiminnan vauhtia);

joulukuussa kuukausi(Joulukuu ei voi olla muuta kuin kuukausi); 375 tuhatta ruplaa rahasta(vain raha lasketaan ruplissa); hinta lista hinnat(sanassa "hinnasto" on ranskalainen juuriprix - hinta). Mutta ilmaus "vähittäismyyntihintojen hinnasto" on hyväksyttävä;

Koti olemus ("olemus" - tämä on tärkein asia) jne.

Jotkut pleonastiset lauseet ovat kuitenkin tulleet käyttöön ja hankkineet merkityksensä, jotka oikeuttavat niiden olemassaolon. Esimerkiksi "todellisuus", "käytännöllinen kokemus", "tietoviesti". Ne eivät ole merkitykseltään täysin identtisiä sanojen "todellisuus", "viesti", "kokemus" kanssa, vaan selventävät niiden merkitystä.

Löytyy usein virallisista sanoista ja tautologia(Kreikka tauto - sama, logos - sana) - sukulaissanojen toisto yhdessä lauseessa. Tämä tyylivirhe tekee tekstistä dissonanttia ja vaikeuttaa sen ymmärtämistä. Esimerkiksi: hyötyä alkaen käyttää jotain; pitäisi ottaa huomioon seuraavat tekijät osoitteeseen sisään osoite. Tällaiset lauseet tulisi korvata muilla merkityksensä menettämättä: "hyötyä jonkin käytöstä", "seuraavat tekijät on otettava huomioon", "lähetä osoitteeseen".

Asiakirjaa valmisteltaessa on muistettava, että kaikki sanat eivät Ne sopivat yhteen meille sopivalla tavalla. Kielessä on yhteensopivuussääntöjä. Voit selventää niitä "Venäjän kielen sanojen yhteensopivuuden sanakirjan" mukaan. Tässä on joitain tyypillisiä liikepuheen sanojen yhdistelmiä: Tilaus - julkaistu

virallinen palkka - varoitus on asetettu - epäluottamuslause julistetaan - renderöity jne.

Erityistä huomiota tulee kiinnittää yhdistelmiin "vaikuttaa" ja "estää roolia" äläkä koskaan vaihda niiden osia keskenään.

Asiakirjan tekstin kanssa työskennellessä on erotettava toisistaan paronyymit (kreikaksi raga - lähellä, at; reuna - nimi) - samankaltaiset sanat, jotka ovat samankaltaisia ääneltään, mutta eroavat merkityksestään ja yhteensopivuudesta. Joskus paronyymin korvaaminen sanalla aiheuttaa merkittäviä merkityksen vääristymiä. Paronyymien virheet ovat erityisen yleisiä: maksaa - maksaa (ero on näiden verbien kieliopillinen yhteensopivuus: sana "maksa" vaatii suoran objektin: "maksa jostain"; "maksa" - epäsuora: "maksa jostain";

toistettu - työmatka (Parsitiivi "seconded" on muodostettu verbistä "toiseksi"; "seconded" - "se, joka oli lähetetty", esimerkiksi lähetetty työntekijä; adjektiivi "työmatka" on johdettu substantiivista "työmatka" ja sen merkitys on "liikematkaan liittyvä": "matkustustodistus" ).

Oikeinkirjoitus on yhtä tärkeä asia virallisten asiakirjojen valmistelussa.

Useimmiten laatimalla asiakirjalla on vaikeuksia kirjoittaa laitosten, järjestöjen, yritysten nimet. Muista, että korkeimpien hallitusten, tärkeimpien kansainvälisten järjestöjen nimissä kaikki sanat kirjoitetaan isolla alkukirjaimella. Esimerkiksi: Yhdistyneet kansakunnat; Venäjän federaation presidentin hallinto.

Useimmissa nimissä ensimmäinen sana kirjoitetaan isolla kirjaimella: Venäjän liittovaltion arkistopalvelu.

Ensimmäisen sanan lisäksi itse nimenä käytettävän lauseen osan ensimmäinen sana voidaan kirjoittaa isolla kirjaimella:

valtion Tretjakovin galleria (Tretjakovin galleria);

Näyttelijän keskustalo (Näyttelijän talo).

AT työnimikkeitä ja nimikkeitä korkeimpien virkojen ja korkeimpien kunnianimikkeiden nimet kirjoitetaan isolla kirjaimella: Venäjän federaation presidentti. Muut asemat ja otsikot kirjoitetaan pienillä kirjaimilla: henkilöstöosaston johtaja.

Komposiitissa asiakirjojen ja kulttuurimuistomerkkien nimet ensimmäinen sana kirjoitetaan isolla (jos se ei tarkoita yleiskäsitettä) ja kaikki erisnimet:

Venäjän federaation perustuslaki, Iisakin katedraali, Pyhän Vituksen katedraali, Vapahtajan Kristuksen katedraali, Tšaikovskin ensimmäinen sinfonia.

Oikeinkirjoitusvaikeudet johtuvat nimiin liittyvien nimien oikeinkirjoituksesta omat nimet, mikä on aivan luonnollista, koska tässä venäjän oikeinkirjoituksen osassa ei ole täydellistä yhtenäisyyttä ja muutoksia tapahtuu jatkuvasti. Uudet laitokset, järjestöt, yritykset, tehtävät saavat uusia nimiä. Siksi ei yhtään tietokoneohjelma Oikeinkirjoituksen tarkistus ei kata kaikkia erisnimiä. Jotta et tekisi virheitä nimien ja otsikoiden oikeinkirjoituksessa, on noudatettava muutamia yleisiä sääntöjä.

Sukunimistä muodostetut adjektiivit kirjoitetaan pienellä kirjaimella (Nekrasovin runo, Tretjakovin perintö) - paitsi -taivaan adjektiiveja, jotka tarkoittavat "jonkun nimeä", "jonkun muistoa": Bulgakovin lukemat.

AT maantieteelliset nimet kaikki sanat kirjoitetaan isolla kirjaimella, paitsi niihin sisältyvät funktiosanat ja yleisnimet: Pohjois-Afrikka, Pohjoinen jäämeri.

Otsikoissa olevat yleiset substantiivit kirjoitetaan isolla kirjaimella, jos niitä ei käytetä suora merkitys: Nižni Tagilin kaupunki.

Mutta katujen nimissä: Patriarkan lammet, Karetny Ryad, Kuznetsky Most, Pokrovsky Gates, Cow's Val,- ne kirjoitetaan pienellä kirjaimella, koska historiallisesti niillä oli suora merkitys.

Osavaltioiden nimissä yleensä kaikki sanat kirjoitetaan isolla kirjaimella. Harvemmin - nimien epävirallisissa versioissa - erilliset sanat - pienillä kirjaimilla: Alankomaiden kuningaskunta, Luxemburgin suurherttuakunta, Yhdistynyt kuningaskunta.

Venäjän aluehallinnollisten kokoonpanojen nimissä sanat reuna, alue, kansallinen piiri, piiri kirjoitetaan pienellä kirjaimella.

Lyhennettyjen sanojen ja ilmausten (lyhenteet - siitä. lyhentäminen) käyttö on yleistynyt virallisissa asiakirjoissa, mikä vähentää asiakirjojen määrää ja nopeuttaa tiedon havaitsemista.

Lyhenteet voivat koostua tavuista (zavkhoz), lauseeseen sisältyvien sanojen alkuäänistä tai niiden alkukirjaimista (GPU, PVO). Tärkeimmät syyt lyhenteiden käyttöön eivät ole vain se, että niiden avulla voit säästää tilaa ja välttää hankalia lauseita, vaan myös se, että ne mahdollistavat sanallisen toiston välttämisen. Jotta asiakirjan vastaanottajalla ei olisi vaikeuksia niiden tulkitsemisessa, kirjoittajan on ehdottomasti varmistettava, että vain yleisesti ymmärrettävät tai tällä alueella yleisesti käytetyt lyhenteet pääsevät virallisiin papereihin.

Graafiset lyhenteet on erotettava varsinaisista lyhenteistä - ehdolliset kirjoitetut symbolit, joita ei lausuta. Nämä sisältävät graafiset lyhenteet:

1) siirtokuntia osoittavien sanojen postilyhenteet (alue, piiri, kaupunki, kylä (kylä - nimessä), d., pos.);
2) kuukausien nimet (tammikuu);
3) lennätinlyhenteet (piste);
4) suureiden ja mittayksiköiden symbolit (m, mm, kg, g, c, t, ha, atm, A (ampeeri), s); miljoonaa, miljardi, tuhat, hiero. (hieroa.);
5) kirjanpito- ja raportointiasiakirjoissa käytetyt lyhenteet (rekisterinumero, laskun numero; tilinumero);
6) tekstin lyhenteet (jne.; jne.; s.g.; katso; esim.; esim.; muut; p. (piste);
7) virkojen, arvonimien, tutkintojen nimet (Prof.; kirjeenvaihtaja; teknisten tieteiden kandidaatti; vanhempi tutkija; johtaja; sijainen; vt.; assistentti). Jotkut niistä osoittavat taipumusta muuttua lyhenteiksi;
8) valitus herra (herra)

ja jotkut muut.

Yleisesti hyväksyttyjen lyhenteiden oikeinkirjoitus on määritelty venäjän kielen lyhenteiden sanakirjassa.

Yhtä tärkeää on esimiehen tuntea kieliopin perussäännöt.

Asiakirjoja laadittaessa on hyvin usein vaikea hakea kausaaliprepositiot: huomioon ottaen, johtuen, johtuen, yhteydessä, johtuen, johtuen, johtuen. Vihje heidän valintaansa pitäisi olla näiden prepositioiden merkityssävyt:

mielessä - useammin tulevaisuuden odotettavissa olevasta syystä: tulevaa istuntoa silmällä pitäen;
seurauksena - useammin saavutetusta tosiasiasta: Pyydän teitä muuttamaan suunnitelmaa keskuspankin korkojen muutosten vuoksi;
kiitos - useammin syistä, jotka aiheuttivat halutun tuloksen: Tavaroiden oikea-aikaisen toimituksen ansiosta toimitusongelma ratkesi.

Prepositiot hallitsevat yleensä substantiivia yhdessä tietyssä tapauksessa.

Ei voi sanoa: ohjeiden mukaan, ehdotuksesi mukaan. Välttämätön: ehdotuksesi mukaan(substantiivi datiivissa).

Kun laaditaan virallisia asiakirjoja, jotka sisältävät numerot, On syytä muistaa, että useimmissa tapauksissa kardinaaliluku on sama kuin tapauksen substantiivi (paitsi nominatiivi ja akusatiivi):

Viisi tuolia puuttuu, jaettu neljälle sivulle;

Sana "tuhat" hallitsee useimmiten substantiivia: tulot, kolmesataa tuhatta ruplaa.

Yhdistelmäluvuissa kaikki osat laskevat:

Lahjat, joiden arvo on tuhat viisisataa ruplaa.

Valmistettaessa puheita, jotka on suunniteltu ääntämiseen virallisessa ympäristössä, digitaalisten nimitysten sanallinen dekoodaus annetaan:

Yliopistoon otettiin 1150 (tuhatsataaviisikymmentä) opiskelijaa.

Virallisen bisnestyylin tärkeimpiä ominaisuuksia ovat materiaalin esittämisen selkeys ja johdonmukaisuus. Lyhytyyteen on pyrittävä, mutta ei sisällön selkeyden kustannuksella. Useiden kielisääntöjen tunteminen auttaa selviytymään tästä vaikeasta tehtävästä.

Kun työskentelet tekstin parissa, on erittäin tärkeää löytää oikea predikaatin muoto. Sinun on valittava aktiivisen rakentamisen: "Olemme harkitseneet ehdotuksiasi" ja passiivisen: "Olemme harkitseneet ehdotuksianne." Erona on, että ensimmäisessä tapauksessa subjekti nimeää toiminnan tuottajan (hän toimii aktiivisena henkilönä), toisessa tapauksessa toiminnan kohteen.

Passiivirakenteen valinta antaa tekstille lisää muodollisuutta. Toimenpiteen suorittamisen tosiasiaa korostetaan riippumatta siitä, kuka sen suoritti. Tämä kirjoittajan asenne toteutuu vielä johdonmukaisemmin käytettäessä persoonatonta konstruktiota: "Tarjouksia harkitaan."

Passiiviset ja persoonattomat käännökset ovat pitkään olleet yksi virallisen tyylin tunnusomaisimmista piirteistä. Älä kuitenkaan käytä passiivista väärin. Ensinnäkin, mitä vähemmän verbejä tekstissä on, sitä raskaampaa se on, sitä vaikeampaa on ymmärtää sitä. Toiseksi passiiviset ja persoonattomat rakenteet näyttävät poistavan vastuun asiakirjan allekirjoittajalta.

Tämän päivän liikekirje ei sulje pois passiivisten ja persoonallisten lauseiden käyttöä, mutta haluaisin niiden olevan tekstissä vaatimattomalla paikalla.

Venäjän kieli on yksi niistä kielistä, joilla on vapaa, kiinteä sanajärjestys. Puhuja ja kirjoittaja voivat vapaasti järjestää lauseen sanat uudelleen, eikä yleistä merkitystä rikota:

1. Raportti laadittiin eilen.
2. Raportti valmisteltiin eilen.
3. Raportti laadittiin eilen.
4. Raportti laadittiin eilen.
5. Eilen valmisteltu raportti.
6. Raportti laadittiin eilen.

Vaikka kaikki lauseet sisältävät samat sanat, ei voida sanoa, että kaikki vaihtoehdot ovat samanarvoisia. Ilmeisesti sanajärjestyksestä riippuen korostamme, korostamme yhtä tai toista viestin osaa. Tässä tapauksessa lauseen lopun kohtaa korostetaan. Joten 1. ja 6. versiossa painopiste on itse raportissa, 2. ja 3. - sen valmistelun tosiasiassa, 4. ja 5. - valmisteluajassa.

Kuten näette, sanajärjestys antaa meille tiettyjä tyylimahdollisuuksia.

Nämä venäläisen syntaksin ominaisuudet vaativat epäilemättä asiakirjan laatijalta kielellistä vaistoa ja erityistä huomiota lauseen rakentamiseen. Koska kirjoitetussa puheessa ei ole niin tärkeää kielityökalua kuin intonaatio, on mahdollista kiinnittää vastaanottajan huomio yhteen tai toiseen viestin osaan vain laittamalla se lauseen loppuun - päivitettyyn asentoon.

Kysymykseen: " Valmistuuko käsikirjoitus määräaikaan mennessä?- Paras vastaus on:

Jos kysymys esitetään toisin: "Milloin käsikirjoitus valmistuu?"- kannattaa valita eri sanajärjestys:

Toimistoasiakirjojen kääntäjät ovat usein riippuvaisia osallistuvia vuoroja. Toisaalta on erittäin kätevää käyttää adverbikiertoa, koska sen avulla voit sanoa useista toiminnoista yhdessä lauseessa ja edistää siten esityksen lyhyyttä. Esimerkiksi: Tarkasteltuaan ministeriölle lähetettyjä lisäasiakirjoja hallitus tuli siihen tulokseen, että aikaisemmat päätökset olivat lainvastaisia. Toisaalta adverbiaaliseen vaihtumiseen liittyy tiettyjä vaikeuksia. Adverbiaalista vaihtuvuutta voidaan käyttää vain, kun sen ja predikaatin osoittamat toiminnot suorittaa yksi henkilö. Jos tilanne on erilainen, osallisen liikevaihdon sijaan tulisi käyttää alalausetta.

On vielä yksi sääntö, joka on otettava huomioon: adverbikiertoa voidaan käyttää vain lauseessa, jossa on subjekti (eli näyttelijä on nimetty). Esimerkiksi: Päätöstekstiä valmistellessaan hallituksen jäsenet tutustuivat eri vaihtoehtoihin.

Viralliselle tyylille on ominaista suuren numeron käyttö monimutkaisia lauseita(lauseet, jotka koostuvat kahdesta tai useammasta osasta, joista jokaisella on oma kieliopillinen perustansa (aihe ja predikaatti tai yksi pääjäsenistä)), erityisesti monimutkaiset alaosat, eli ne, joissa yksi osa on pääosa, toinen on alisteinen (riippuvainen). Dokumentaatiossa on mahdotonta tehdä rakennusten alistamista aikalausekkeilla ("Kun varat on myönnetty, aloitamme rakentamisen..." jne.), ehdot ("Jos rahat siirretään, teemme heti sopimuksen..." jne.), tavoitteet ("On tarkoitus ostaa taimia viherkasvien istuttamiseksi koulun alueelle ..." jne.) ja muut.

Monissa tapauksissa on parempi käyttää monimutkaisia lauseita kuin konstruktioita, joissa on osa- ja adverbilauseita. Tämä auttaa välttämään niin vakavan papistotyylin sairauden kuin "äänettömyyden". Verbien puute johtaa epäsuorien tapausten "jonoon". ("keskustellaan tapahtumien järjestämisen parantamisesta"), tekee puheesta raskasta, vaikeuttaa ymmärtämistä. Usein partisiitin tai partisiitin vaihtuvuuden korvaaminen alalauseella antaa viestille selkeyttä ja dynamiikkaa.

Sanan parissa työskentelevä tarvitsee leksikaalisen, kieliopillisen ja tyylillisen lukutaidon ohella kykyä järjestää ja esittää aineisto siten, että se on mahdollisimman vastaanottajan ulottuvilla. Sävellys (latinan sanasta compositio) on tekstin rakentaminen, organisointi. On tilanteita, joissa kieleltään ja tyyliltään ehdottoman oikeaa dokumenttia on vaikea hahmottaa vain siksi, että siinä vallitsee kaaos, osien yhdistämisessä ei ole logiikkaa ja huono sommittelu.

Tekstin tulee sisältää kohtuullinen määrä tietoa. Älä toista tuttua, sotke asiakirjaa yksityiskohdilla.

Erityisen tärkeää on korostaa ja korostaa tärkeintä. Alaotsikot, kappaleen sisennykset, suuremmat rivivälit, alleviivaukset, fontin muutokset voivat palvella tätä tarkoitusta. Nykyaikaiset tietokonemuokkausohjelmat tarjoavat runsaasti tilaa ilmeikkäälle tekstin suunnittelulle.

Pitäisi rakenna tekstiä sisällön mukaan.

Jos numerointia käytetään, on muistettava, että 1 kohta tarkoittaa 2 kohdan olemassaoloa.

Nykypäivän toimistotyössä on otettu käyttöön tietty asiakirjan osien numerointijärjestys: kunkin osan numero sisältää vastaavan osan numerot. osat korkeammat jakoasteet: 1.2.1, 2.9.1.

Nimettyjen leksikaalisten, kieliopillisten ja sommittelusääntöjen noudattaminen edellyttää johtamisalan työntekijää korkeatasoinen filologinen kulttuuri ja suuri keskittyminen.

Virallisten asiakirjojen toimituksellinen muokkaus

Muokkaus (eli tekstin tarkistaminen ja korjaaminen) on yksi tärkeimmistä dokumentin käsittelyn vaiheista.

Kun aloitat tekstin muokkaamisen, on tärkeää ymmärtää selkeästi, mitä tavoitteita sinulle on asetettu. Muokkaus voi olla joko puhtaasti tyylillistä (eli ei vaikuta sisältöön) tai semanttista. Ensimmäisessä tapauksessa toimittajalta vaaditaan ensinnäkin moitteetonta lukutaitoa, sanan hienovaraista tajua. Toisessa tämän ohella asian ytimeen perusteellinen tuntemus, asiaaineiston hallussapito. Yleisiä periaatteita on kuitenkin olemassa.

Toimittajan työn yleinen kaavio näyttää tältä:

käsitys - kritiikkiä - säädöt;
tosiasioiden tarkistaminen;
koostumusvirheiden tunnistaminen;
tyylivirheiden ja virheiden tunnistaminen;
kirjoitus- ja välimerkkivirheiden havaitseminen.

Muokkauksen ensimmäinen vaihe - tekstin havainto - on

erittäin tärkeä. Ennen kuin muutat mitään, sinun tulee lukea asiakirja kokonaisuudessaan. Osa kysymyksistä voidaan yleensä poistaa lukemisen aikana. Lisäksi vain kokonaisvaltaisella havainnolla toimittaja pystyy arvioimaan koostumuksen, havaitsemaan ristiriitoja, loogisia virheitä, asiakirjan osien epäsuhtaisuutta jne.

Kun asiakirja on luettu ja virheet ja epäilykset havaittu, monimutkaisin ja arkaluontoisin ongelma hyväksyttävää häiriötä tekstiin. Toimitustyön omaperäisyys piilee siinä, että jonkun muun tekstiin tehdään korjauksia. Näin ollen toimittajalla on oikeus muuttaa asiakirjan muotoa, mutta ei sen sisältöä. Ei suinkaan aina kysymys tekstin häiriöiden sallituista rajoista ratkaista yksinkertaisesti. Ensinnäkin tämä viittaa sanallisten toistojen ongelmaan.

Virallisella liiketoimintatyylillä on omat erityispiirteensä. Yksi asiakirjojen kielen perusvaatimuksista on lausunnon tarkkuus, yksiselitteisyys. Ja vaikka yleensä saman sanan (tai saman juuren sanojen) toistamista pienessä tekstissä pidetään tyylivirheenä, tämä on kuitenkin hyväksyttävää termien toiston osalta. Erikoissanastossa on useita ominaisuuksia, jotka on otettava huomioon. Termin merkitys on erityinen, sillä ei useimmiten ole absoluuttisia synonyymejä, eikä sitä voida korvata toisella sanalla muuttamatta lausunnon olemusta. Siksi on usein tarpeen tehdä poikkeuksia terminologisesti runsaille teksteille ja säilyttää sanalliset toistot merkityksen tarkkuuden vuoksi.

Esimerkiksi: SAC:n työn päätyttyä dekaanit laativat SAC:n pöytäkirjojen perusteella oppilaitoksen valmistumisesta määräyksen, joka toimitetaan opetusosastolle viiden päivän kuluessa oppilaitoksen valmistumisesta. SAC:n toimintaa.

GAK - valtion todistuskomissiota ei voi korvata merkitykseltään läheisellä lauseella. Kolminkertaisen toiston välttämiseksi voit käyttää sanaa "komissio" lyhenteen sijaan vain kerran.

Toimittajan tulee muistaa: jos joudut säästämään toistoja, sinun on mietittävä muita tapoja "keventää" tekstiä. Erityisesti voit kieltäytyä pitkistä, hankalia lauseista. Useimmiten monimutkainen lause voidaan helposti muuttaa useiksi yksinkertaisiksi.

Tärkein toimitukselliset periaatteet voidaan määritellä näin:

asiakirjan sisällön pitäminen muuttumattomana;
kyky osoittaa, että tekstiin puuttuminen on välttämätöntä;
eheys ja johdonmukaisuus (kaikki puutteet huomioidaan ja korjataan välittömästi, koska yksi muutos voi johtaa toiseen);
selkeys ja tarkkuus.

Jälkimmäinen näyttää ilmeiseltä. Ei ole kuitenkaan harvinaista, että toimittaja muokkaa käsin, ja jotkut sanat osoittautuvat "lukemattomiksi". Jatkossa joku, joka kirjoittaa tietokoneella, saattaa vahingossa tuoda asiakirjaan uuden virheen.

On täysin mahdotonta hyväksyä kysymysmerkkien tai muiden huomautusten jättämistä marginaaleihin toimituksellisen työn päätyttyä.

Toimitukselliset toiminnot katsotaan suoritetuiksi, kun kaikki epäilykset on ratkaistu ja asiakirjan reunoihin jää vain korjauksiin tarkoitetut huomautukset.

Muokkaustapoja on neljä:

editointi-oikoluku;
editointi-vähennys;
editointi-käsittely;
editointi-muutos.

Muokkaus-oikoluku on mahdollisimman lähellä oikolukutyötä. Se on kirjoitus- ja välimerkki- ja kirjoitusvirheiden korjaus. Tällaiset korjaukset eivät yleensä vaadi asiakirjan allekirjoittajan suostumusta.

Moderni tietokone teknologia vapautti dokumenttityöntekijät suuresta osasta oikolukutaakkaa: tekstieditorien avulla voit tarkistaa oikeinkirjoituksen ja tehdä korjauksia suoraan kirjoittaessasi. Mutta tämän ei pitäisi olla perusta täydelliselle huolimattomuudelle. Tässä asiassa, kuten monessa muussakaan, ihmisellä ei ole oikeutta luottaa kokonaan tekniikkaan.

Sinun on pidettävä mielessä, että tietokoneen tekstieditorit "eivät tiedä" monia erisnimiä. Sukunimet, nimikirjaimet, maantieteelliset nimet, yritysten ja laitosten nimet on tarkistettava erityisen huolellisesti.

Lisäksi tietokone ei pysty havaitsemaan kaikkia kirjoitusvirheitä. Hän "ei huomaa" esimerkiksi preposition "on" muuttumista prepositioksi "for", partikkelin "ei" muuttumista "ei kumpikaan": hänelle kaikki nämä ovat yhtä oikeita sanoja. Automaattinen vahvistus epäonnistuu, jos kirjoitat vahingossa "1897" "1997" sijaan. Vain henkilö, joka ymmärtää lausunnon merkityksen, pystyy havaitsemaan tällaiset virheet.

Muokkaa-leikkaa tuotetaan kahdessa päätapauksessa:

Ensinnäkin, kun on tarpeen lyhentää asiakirjaa millä tahansa tavalla (sitten voit vähentää sisällön määrää);

toiseksi, kun teksti sisältää ylimääräistä tietoa - toistoja ja "yhteisiä paikkoja".

Toimittaja on velvollinen poistamaan dokumentista tunnetut tosiasiat, yleiset totuudet, tarpeettomat johdantosanat ja konstruktiot. On tärkeää, että toimittaja tuntee materiaalin hyvin ja pystyy päättämään, onko samojen sanojen toistaminen perusteltua ja onko niiden korvaaminen synonyymeillä hyväksyttävää.

Editointi-käsittely edustaa parannusta asiakirjan tyyliin. Virheet ja puutteet, jotka liittyvät sanojen yhteensopivuuden rikkomiseen, paronyymien erottamattomuuteen, hankalia syntaktisten rakenteiden käyttöön jne., poistetaan.

Pätevän toimittajan lukeman asiakirjan tulee:

eivät sisällä asiavirheitä tai painovirheitä;
olla täysin taitava oikeinkirjoituksen ja välimerkkien suhteen;
on optimaalinen äänenvoimakkuus;
rakennettava logiikan lakien mukaan;
noudattaa venäjän kirjallisen kielen tyylinormeja ja virallisen liiketyylin erityisvaatimuksia.

Hallitse kysymyksiä ja tehtäviä

1. Mitkä ovat toimistoasiakirjojen kielen ja tyylin piirteet?
2. Mitä etuja asiakirjojen kokoamisesta ja käsittelystä on tietokoneella?
3. Miksi virallisen asiakirjan laadinnassa käytetyt termit on tiedettävä?
4. Miten lyhenteitä käytetään virallisissa asiakirjoissa?
5. Mikä on sanajärjestyksen merkitys lauseessa?
6. Mitkä ovat virallisten asiakirjojen kokoonpanon vaatimukset?
7. Määritä muokkausvaiheet.
8. Nimeä toimituksellisten muutosten tyypit.
9. Mitkä ovat toimituksellisen muokkauksen periaatteet?

Yhteensopivuussanakirja venäjän kielen sanoista / Toim. P.N. Denisova, V.V. Morkovkina, M., 1983.
Uusi sanakirja venäjän kielen lyhenteitä. M., 1995.

Virallisen asiakirjan (business paper) käsitettä käytetään julkisen käytännön hallinto- ja johtamisalueella.

Palveluasiakirjojen kieli- Tämä on eräänlainen virallinen liike-elämän kirjallinen kieli, jota käytetään liikeviestinnän alalla asiakirjojen valmisteluun. Faktat ja tapahtumat käsitellään objektiivisesti, lyhyesti ja selkeästi virallisten asiakirjojen kielellä.

Muodollinen bisnestyyli- tämä on virallisen viestinnän tyyli, liikekirjeenvaihto, määräykset, ilmoitukset, asiakirjat, oikeuskäsittelyt. Tämä tyyli on suljetuin ja konservatiivisin tyylijärjestelmässä. Sille on ominaista kuivuus ja ajatuksen esittämisen maksimaalinen tarkkuus.

Tälle tyylille on ominaista:

1) virallisen sanaston ja fraseologian käyttö, jota ei käytännössä käytetä muissa tyyleissä: uhkavaatimus, kumoaminen, diplomaattikunta jne. Virallinen bisnestyyli vaatii jossain määrin klerikalismia. Sanastossa voidaan myös huomata yhdyssanojen toistuva käyttö, jotka ovat taloudellisempia kuin vastaavat lauseet: oikeuskäsittelyt, vuokralainen jne. Verbaalisten substantiivien laaja käyttö: merkitys, päätös, kehitys; nimeävät prepositiot: aiheesta, rivin varrella, vanhenemisen (termin) jälkeen jne.
2) monimutkaisten syntaktisten rakenteiden käyttö: Kuluneen vuoden aikana työntekijämme ovat panostaneet ja luova aloitteellisuus kasvattaakseen käyttöpääoman määrää, laajentaakseen yrityskontakteja, vahvistaakseen asemaansa liike-elämässä, mikä on johtanut vaikutusvaltamme kasvuun taloudellisilla ja poliittisilla areenoilla.
3) nimilauseiden käyttö: Palkka työstä. Työsuojelu ja terveys.

Dokumentin teksti rakenteeltaan, hyväksytyltä sanamuodolta, vakailta syntaktisilta rakenteilta liittyy suoraan asiakirjan tyyppiin (kirje, määräys, pöytäkirja, määräys, säädös jne.) ja tyyppiin (päätoiminnan määräys tai henkilöstötilaus). , tarjouskirje tai takuukirje, kassan tarkastuslaki tai laki sellaisten asiakirjojen hävittämiseksi, joiden säilytysaika on umpeutunut, jne.).

Samalla voimme korostaa yleisiä vaatimuksia virallisten asiakirjojen teksteille:

- tiedon esittämisen lyhyys ja tarkkuus, epäselvän tulkinnan poissulkeminen;
- tiedon objektiivisuus ja luotettavuus;
- laatia mahdollisuuksien mukaan yksinkertaisia, eli yhden kysymyksen sisältäviä asiakirjoja niiden kanssa työskentelyn helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi;
- dokumentin tekstin jäsentäminen, jakaminen semanttisiin osiin, kuten johdanto, todiste, johtopäätös;
- mallipohjan ja vakiotekstien laaja käyttö toistuvien johtamistilanteiden kuvauksessa.

Palveluasiakirjojen kielellä on omat ominaisuutensa: muihin kielityyleihin verrattuna jyrkkä kaventaa käytettyjen puhevälineiden valikoimaa; yksittäisten kielten muotojen suuri toistoaste (taajuus) asiakirjatekstien tietyissä osissa. Nämä ominaisuudet näkyvät yrityspaperien ja -asiakirjojen suunnittelussa: niiden typologia, koostumus, tekstin osien järjestely, rubrikointi, fontti jne. Virallisen bisnestyylin standardointi edellyttää erityisten kielityökalujen käyttöä, jotka muodostavat suhteellisen suljetun liikepuheen järjestelmän.

Asiakirjojen tekstejä koottaessa käytetään bisnestyyliä, jolla on tietyt ominaisuudet:

- täydellisyys ja ajantasaisuus tiedot. Asiakirjan laatijan päätehtävänä on heijastaa selkeästi tiedot, joilla on (saa) lainvoimaa.
- neutraali (ei tunnevirtoja) sävy esitys, joka mahdollistaa tekstin esittämisen kolmannelta henkilöltä ("yritys lähettää", "pankki ei välitä"); tosiasioiden, tapahtumien emotionaalisen värityksen puute; henkilökohtaisen lähestymistavan puute tiedon arvioinnissa, koska kirjoittaja toimii organisaation puolesta.

Neutraali äänensävy on normi liiketoiminnan etiketti. Henkilökohtainen, subjektiivinen hetki tulee pitää minimissä. Siksi liikepuheen ulkopuolella ovat esimerkiksi muodot, joilla on emotionaalisesti ekspressiivinen väritys (substantiivit ja adjektiivit subjektiivisilla arviointiliitteillä, välilauseet). Puhe-, puhe-, murre- jne. sanojen ja fraseologisten yksiköiden käyttöä liikepuheessa ei voida hyväksyä.

Tämä ei tietenkään tarkoita, että virallisen tekstin esitystavan tulisi aina olla ehdottoman neutraali. Sitä ei tapahdu. Asiakirjassa voidaan ilmaista pyyntö tai kiitollisuus, vaatimus esitetään (usein kategorisessa muodossa) jne. Ensin tulee kuitenkin käyttää tilanteiden ja tosiasioiden loogisen eikä tunneilmaisullisen arvioinnin keinoja. kaikista.

- tarkkuutta ja selkeyttä esitys (kuvannollisten sanojen ja ilmaisujen poissulkeminen, selvennysten ja lisäysten käyttö jne.). Asiakirjojen tarkkuus ja selkeys saavutetaan huolellisella sanojen valinnalla; sanojen ja termien käyttö perinteisissä merkityksissä yleisen kirjallisen kielen normeihin, jotka eivät salli kirjoitetun muunlaista tulkintaa kuin kirjoittaja on tarkoittanut; suora sanajärjestys lauseessa (predikaatti seuraa subjektia, attribuutti tulee ennen määritettävää sanaa).
- ytimekkyys, tekstin lyhyys ja esityksen selkeys, pienten yksityiskohtien ja toistojen poissulkeminen, tarpeettomat yksityiskohdat, lakonisuus jne.). Kirjeiden, raporttien ja muistioiden sekä muiden asiakirjojen tekstit eivät pääsääntöisesti ylitä yhtä sivua.
- vakuuttavuus viralliset asiakirjat on saatu:
- luotettavan tiedon saatavuus;
- vahvojen perusteiden läsnäolo, jotka rohkaisevat asiakirjan vastaanottajaa suorittamaan tiettyjä toimia;
- esityksen logiikka;
- oikeudellisesti moitteeton sanamuoto;
- tekijän ehdotusten pätevyys (viittauksilla määräyksiin).
-kestävän käytön (malli) lauseita(vakiokäännökset). Joukkolauseet ovat useimpien sanojen käyttöä virallisissa asiakirjoissa, joissa on vain yksi tai rajoitettu sanaryhmä. Pysyvien tai vakiolausekkeiden (valmiiden kielikliseiden) käyttö mahdollistaa:
- kirjoittajat - laatimaan viipymättä asiakirjat;
- vastaanottajille - helpottaa asiakirjojen ymmärtämistä,
- luoda vakiomuotoisia (mallipohjaisia) asiakirjoja vakiotilanteita varten.

Eniten käytetyt ovat seuraavat lauseet: valvonta määrätään ..., huomautus ilmoitetaan ..., virkapalkka määrätään ..., vaikean tilanteen vuoksi ..., jotta ..., Pyynnönne mukaisesti ... , pidämme tarpeellisena ..., määräyksen mukaan ..., ottaen huomioon ..., tehtiin virheitä ..., hyväksyä ja panna täytäntöön ..., ilmoitamme lähetämme sen tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi ajanjaksolla ..., se on todettu todentamalla, mitä jne.

Liikepuhe muuttuu fraseologisesti vakaaksi, täynnä valmiita kielikaavoja, stensiilejä, leimoja. Esimerkkejä tällaisista leimoista ovat erityisesti rakenteet, joissa on nimellisprepositiot, jotka motivoivat toimintaan: päätöksen mukaisesti (määräys, määräys), alun yhteydessä (tilaisuus, välttämättömyys), parantamiseksi (rajoita, säästää), jne. ilmaisut (riippumatta siitä, onko puhuja tietoinen siitä vai ei) alkavat usein toimia termeinä, jotka vastaavat tietyn johtamistilanteen erityispiirteitä.

Sama rooli on niin sanotuilla klerikalismeilla: vetoomus, hyväksyntä, kuuleminen, oikea, ei-hyväksyminen (mittojen hyväksyminen), joita käytetään vähän muissa kielen tyyleissä.

- rajoitettu sanayhdistelmä.

oikein Ei kunnolla

Tee ehdotuksia Tee ehdotuksia

Myönnä lainaa Myönnä lainaa

Omista oikeudet Omista oikeudet

Voimaantulo Tulee voimaan

Yritysteksteissä käytettävien kieliyksikkötyyppien rajoitus ja asiakirjojen muotojen yleinen sääntely määräävät toisen tärkeän liikepuheen piirteen - yksittäisten kielilomakkeiden korkean esiintymistiheyden dokumenttitekstien tietyissä osissa. Yksinkertaisimpana esimerkkinä voidaan mainita nimeävien tapausmuotojen ehdoton ylivalta dokumenttisuunnittelun elementeissä, kyselylomakkeiden tai taulukoiden periaatteella rakennetuissa teksteissä.

"Luonnolliseen" johdonmukaiseen puheeseen perustuvilla teksteillä on tietysti monimutkaisempi kieliopillinen organisaatio. Kuitenkin myös tässä tapauksessa yksittäisten kielellisten yksiköiden toistettavuus on paljon korkeampi kuin muissa puhemuodoissa. Suurin syy tähän ilmiöön on tietoinen asenne kielen standardointiin esitettäessä tyypillisiä liikeviestinnän tilanteita.

Joten asiakirjoissa neologismien (jopa perinteisten mallien mukaan muodostettujen) käyttö ei ole yleensä sallittua, jos niillä ei ole terminologista merkitystä ja ne voidaan korvata yleisillä kirjallisilla sanoilla. Jos niitä käytetään, ne tarvitsevat selitykset tekstissä (yleensä suluissa).

Termejä käytettäessä (ja ne ovat hyvin yleisiä liikekielessä) ei saa vääristää niiden muotoa tai korvata niitä ammattitaidolla, ammattikielellä jne.

Liikepuheessa leksikaalisten sanojen yhteensopivuuden mahdollisuudet ovat rajalliset: virallinen kirje-- laadittu(ei kirjoitettu) ja lähetetty(ei lähetetty), varoitus-- ilmoitti, moittii-- vetäytynyt, palkka-- asennettu jne.

- verbaalisten substantiivien käyttöä.

oikein Ei kunnolla

Tarjoa apua Apua

Anna tukea Tuki

Tee korjaukset Korjaus

- erikoistermien käyttöä("päättänyt", "päättänyt", "tilaan");
- yleisten lyhenteiden käyttö. Tämän avulla voit vähentää asiakirjojen määrää ja nopeuttaa tiedon havaitsemista. Seuraavia vähennetään: yksittäiset sanat (esimerkiksi rupla - hiero.); lauseita (esimerkiksi ja niin edelleen - ja niin edelleen). Lyhenteitä käytettäessä on huomioitava, että niiden on oltava vastaanottajalle ymmärrettäviä, samat koko asiakirjan tekstissä (esim. sanan "herra" lyhennettä ei voida hyväksyä sanalla "Mr." ja "Herra." yhdessä tekstissä).
- yleisten sanojen käyttö, joilla on määrittelemätön merkitys;
- poissulkeminen arkaismien tekstistä("tänä vuonna", "tämän ohjaamme").

oikein Ei kunnolla

Pidennä kaatumista

ilmoitus ilmoitus

edustaa edustaa

Yritysten, tieteellisten, journalististen (sanomalehti) ja kirjallisten tekstien vertailu mahdollistaa joidenkin kieliopillisia ominaisuuksia virallinen bisnestyyli:

1. Ensisijainen käyttö yksinkertaisia lauseita(yleensä kerronnallinen, henkilökohtainen, yleinen, täydellinen). Kysely- ja huutolauseita ei käytännössä ole olemassa. Yksiyhdisteisistä vain persoonattomia käytetään aktiivisesti, ja tietyissä asiakirjoissa (määräykset, viralliset kirjeet) - ehdottomasti henkilökohtaisia:

Jotta... on tarpeen korostaa...; Jos... sinun täytyy leikata...; minä käsken...; Kiinnitä huomiosi...

Monimutkaisista lauseista epäyhtenäiset ja monimutkaiset lauseet, joilla on alisteiset selittävät, attribuutio-, ehdolliset, syyt ja tavoitteet sekä rakenteet, kuten:

täytti sopimuksen ehdot, mikä mahdollistaa ...

Laaja rakennusten käyttö nimittävillä prepositioilla.

Valvonnan kautta...; Kieltäytymisen yhteydessä...; ...materiaalien alitoimituksen vuoksi) avulla voit välttää monimutkaisten lauseiden käytön, joissa on alalauseet syyt, tavoitteet, ehdolliset. Paikan ja ajan alaosat ovat yleensä vähän hyödyllisiä.

2. Tarjousten käyttäminen suuri numero sanat johtuen:
1) ehdotusten yleisyys. Hyvin yleisiä ovat esimerkiksi rakenteet, joissa on peräkkäinen alisteinen samantyyppinen tapausmuoto (yleensä genitiiviset tapausmuodot):

Metallin lämpökäsittelyliikkeen apulaisjohtajan nimitys T.N. Nikolaev päällikön virkaan laitosinsinööri yrityksen koko tiimin tukemana;

2) runsaasti homogeenisiä jäseniä sisältäviä lauseita (niiden lukumäärä jopa lineaarisesti kirjoitetuissa lauseissa voi olla kaksikymmentä tai enemmän); Monimutkaisten luetteloiden ääritapaus ovat rubrikoidut rakenteet, joiden tyyppi on:

... päättää:

1. Määritellä... a)... b)... sisään)...;
2. Järjestää... a)... b)... sisään)...;
3.Määritä...,

lisäksi kukin otsikko voi olla minkä tahansa monimutkainen (sisältää lauseen homogeeniset jäsenet, täydennetty itsenäisillä lauseilla jne.); rubrikoidut listaukset voivat sisältää kymmeniä tai jopa satoja sanoja.

Liikekielellä lauseiden kokoon ei paljoa vaikuta edes erillisten käänteiden olemassaolo tai puuttuminen niissä. Samaan aikaan käytetään aktiivisesti vain osalauseita ja yksittäisiä lisäyksiä, joissa on motivoivia nominatiivisia prepositioita. Partisiipin käännökset ovat harvinaisia, ja yleensä ne ovat tyypiltään vakaita rakenteita:

perustuu...; kiinnitä huomiota...; olettaen että...

3. Passiivisten rakenteiden aktiivinen käyttö, kuten:

on mahdollista ..., komissio totesi ...

ja persoonattomia lomakkeita, vaikka yleensä asiakirja on laadittu pääsääntöisesti kolmannelta henkilöltä.

4. Käytä epätyypillistä muille kielityylejä taivutustavat, esimerkiksi monikkomuotojen kehittäminen abstrakteissa substantiiviissa. Hyvin erityisiä johtamismenetelmiä, kuten:

viimeistele rakennus, hyväksy laadukkaasti, luovuta omistuksen mukaan jne.

Huolimatta siitä, että tällaiset vaihtumiset ovat melko yleisiä liikepuheessa, niitä pitäisi ilmeisesti välttää, koska ne eivät vastaa yleisen kirjallisen sanan käytön normeja.

Siten yrityspuheen standardointiprosessi kattaa kaikki kielen tasot - sanaston, morfologian ja syntaksin. Seurauksena muodostuu vakaa puhestereotypia, jonka puhujat pitävät erityisenä, toiminnallisesti suuntautuneena tekstien kielellisenä normina, eli erityisenä toiminnallisena tyylinä.

Yleinen järjestely liikepuheen standardoimiseksi kokonaisuutena on melko yksinkertainen: tyypillinen tilanne on standardoitu puhetapa. Liikepuheen käyttämät kielityökalut ovat kuitenkin varsin monipuolisia: lisäksi ne ovat täydellisesti mukautettuja välittämään hyvin erityistä teollista, oikeudellista, taloudellista, hallinnollista ja hallinnollista tietoa.

Liikepuheeseen on kertynyt valtava määrä termejä, kaavoja, puheenkäänteitä, jotka on todistettu monien vuosien käytännöllä. Lisäksi yrityskäytössä vakiintuneiden valmiiden verbaalisten kaavojen ja rakenteiden käyttö antaa puhujalle (kirjoittajalle) olla tuhlaamatta aikaa standarditilanteita kuvaavien määritelmien etsimiseen. Liikepuheen standardointi (tarkemmin sanottuna terminologia) lisää merkittävästi asiakirjojen tietosisältöä, helpottaa merkittävästi asiantuntijoiden havaitsemista ja arviointia, mikä edistää koko työnkulun tehokkuutta.

Ne, jotka näkevät kirjallisen kielen "köyhyyden" ja jopa "vaurion" liikepuheen standardoinnissa, ovat täysin väärässä. Huono ei "virkailija" sellaisenaan - päinvastoin, sen kehitys vastaa yleisiä malleja modernin yhteiskunnan evoluutio, esimerkiksi työn automatisoinnin lisääntyminen, tietokonemenetelmien käyttöönotto tiedon käsittelyssä, siirtämisessä ja tallentamisessa. "Kacelarit" on huono väärinkäyttää siellä, missä se on sopimatonta - journalismissa, fiktiossa, jokapäiväisessä viestinnässä.

Yritysasiakirjojen kieli ja tyyli. Erilaisten asiakirjojen kieli ja tyyli

Artikkelista opit:

Miten toimistoasiakirjojen tyyli eroaa muista?

Yleiset säännöt virallisten asiakirjojen myöntämisestä

Miksi tiedoksiantoasiakirjojen kieltä on yhtenäistettävä?

Virallisten asiakirjojen virallinen liiketyyli: ominaispiirteet

Sanaston valinta virallisia asiakirjoja laadittaessa

Liiketoiminnan morfologiset ja syntaktiset piirteet

Virallisen kielen tunnusomaiset morfologiset piirteet:

Lähetä hyvä työsi tietokanta on yksinkertainen. Käytä alla olevaa lomaketta

Samanlaisia ​​asiakirjoja

yleispiirteet, yleiset piirteet

Kielityylin yleiset ominaisuudet

Tyylisanasto

Tyylin morfologia

Tyylin syntaksi

Virallisen bisnestyylin ala genren monimuotoisuudessa

Yritysasiakirjojen standardointi

Suullinen liikepuhe

Tarvikkeet

Leimaus

Samanlaisia asiakirjoja