ለሰነዶች የሽፋን ደብዳቤ. የሽፋን ደብዳቤ ለቆመበት ምሳሌ እና ናሙና። ለሪፎርም የሽፋን ደብዳቤዎች ምሳሌዎች

ሰነዶችን ወደ አጋሮች, የመንግስት ኤጀንሲዎች, እና በሌሎች ጉዳዮች ላይ በሚልኩበት ጊዜ የንግድ ሥራ ሥነ-ምግባር የሽፋን ደብዳቤዎችን (ወይም, እነሱም እንደሚጠሩት, አጃቢ ደብዳቤዎች) መጻፍ ያዛል. ይህ በተለይ የፓኬጅ ወደ አድራሻው መተላለፉን ማረጋገጥ, ለመሠረታዊ ነጥቦች ትኩረት መስጠት, ለድርጊት ጥያቄ ወይም መመሪያ መላክ እና እንዲሁም የምላሽ እርምጃዎችን ጊዜ ማስተካከል በሚያስፈልግባቸው ሁኔታዎች ውስጥ በጣም ጠቃሚ ነው. ሁሉም ጠቃሚ መረጃከዚህ ጋር ተያይዞ መጥቀስ ይቻላል።

ብዙ ጊዜ ድጋፍ ይሰጣል፡-

• አስፈላጊ ሰነዶችን ሲያስተላልፉ (ለምሳሌ, ከተፈረመ በኋላ መመለስ);
• ወደ እርቅ ተግባር;
• ወደ የንግድ አቅርቦት;
• ወደ ሰነዱ ለግብር ቢሮ;
• ለሪፖርቶች, ቅጾች እና የቁጥጥር ባለስልጣናት ጥያቄዎች;
• ወደ ሥራ አስፈፃሚ ሰነዶች;
• ወደ የሰራተኞች መዝገቦች.

ሰነዶችን በአካል ሲያስተላልፉ እና በፖስታ ፣ በመደበኛ ደብዳቤ ወይም በኢሜል ሲልኩ ሁለቱንም መፃፍ ይችላሉ ።

እንደ አንድ ደንብ, ለተላኩት ሰነዶች ኃላፊነት ባለው ሰራተኛ ወይም የድርጅቱ ፀሐፊ የተጠናቀረ. ለማረጋገጫ ፊርማ በቂ ነው፣ ነገር ግን ማህተም ሊለጠፍም ይችላል። ዛሬ ድርጅቶች ክብ ማኅተም (82-FZ of 04/06/2015) እንዲኖራቸው አይጠበቅባቸውም. ማህተም ማድረግ በንግዱ ውሳኔ ነው፣ በተቀባዩ ካልተፈለገ (ለምሳሌ የፋይናንስ ተቋማት)።

በተናጠል, ሌላውን ለይተናል ጠቃሚ ተግባርተጓዳኝ ሰነዶች - ለአድራሻው የሚላኩ ሰነዶች ዝርዝር. ሁሉንም ወረቀቶች በጥንቃቄ መዘርዘር ተገቢ ነው, ይህም ሙሉ ስማቸውን ብቻ ሳይሆን ምን ያህል ሉሆች እንደተዘጋጁ, ተያያዥነት ያላቸው እና የትኞቹ እንደሆኑ, የእያንዳንዱ ሰነድ ምን ያህል ቅጂዎች እንደተላኩ ያሳያል. ወረቀቱ ከጊዜ በኋላ ከጠፋ፣ ተጓዳኝ ወረቀቱ ለአድራሻው ማስተላለፉን ያረጋግጣል። ስለዚህ, ተጓዳኝ ቅጂዎችን በሁለት ቅጂዎች ማዘጋጀት እና ተቀባዩ የተቀበሉትን ቀን እና ሰዓት, ​​እንዲሁም ከዕቃው ጋር ያለውን ስምምነት በግልባጭዎ ላይ እንዲያመላክት መጠየቅ አስፈላጊ ነው.

የሽፋን ደብዳቤ መዋቅር

የድርጅቶች ግንኙነት በ GOST R 6.30-2003 በ 03.03.2003 የተደነገገ ነው. አወቃቀሩ እና መስፈርቶቹ እንደ አጃቢው አይነት በዝርዝር ሊለያዩ ይችላሉ ነገርግን ባጠቃላይ ይህን ይመስላል።

1. አድራሻ (የድርጅቱ ስም እና አድራሻ, ሰነዶቹ የተላከለት ሰራተኛ ስም እና ቦታ).
2. ቁጥር እና ማመልከቻ ቀን.
3. ይዘት
4. የተያያዙ ሰነዶች ዝርዝር.
5. ትክክለኛነቱን የሚያረጋግጥ ሰው.
6. እውቂያዎች

አጃቢዎች በድርጅቱ የቢሮ ሥራ ደንቦች, እንዲሁም በሌሎች የደብዳቤ ልውውጥ መሰረት ተቆጥረዋል. በአሁኑ ጊዜ የቢሮ ሥራ ደንቦች ከድርጅቱ ውስጣዊ ጉዳዮች ጋር የተያያዙ እና በአካባቢያዊ ድርጊቶች የተመሰረቱ ናቸው. የ Gosstandart ደንቦች ኩባንያዎች የቢሮ ሥራን (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID) መርሆዎችን እንዲያዘጋጁ እና እንዲያስተካክሉ ይጠይቃሉ. ለአድራሻ ሰጪው ጥያቄ ምላሽ ለመስጠት አጃቢ ሲልኩ የወጪ ቁጥሩን እና ቀኑን በመነሻ ቁጥሩ ስር ማመልከት ይችላሉ። እንዲሁም ጽሑፉን በሚከተለው ሐረግ መጀመር ትችላለህ፡- “በእርስዎ ይግባኝ ላይ፣ ማጣቀሻ. አይደለም ... ከ ... ".

ከቀጥታ አስፈፃሚው ጋር መግባባት በሚፈጠርበት ጊዜ, የእሱ እውቂያዎች መጠቆም አለባቸው. ይህ መረጃ ብዙውን ጊዜ በቅጹ ታችኛው ግራ ጥግ ላይ ይለጠፋል። የአያት ስም, የመጀመሪያ ፊደሎች (ሙሉ ወይም አጭር), የስልክ ቁጥር ወይም የኢ-ሜይል አድራሻ ለመጠቆም ይመከራል.

በሽፋን ደብዳቤ ውስጥ ምን እንደሚጻፍ እንወቅ. ጽሑፉን በሀረጎች ለመጀመር ይመከራል: "እኛ እየላክንህ ነው ...", "እኛ እንልክልሃለን ..." ከዚያም አጃቢው የተያያዘባቸው ወረቀቶች አጭር አጠቃላይ ስም. ለዚህ የተለየ ክፍል ስለቀረበ እያንዳንዱን አካል በስም መዘርዘር አስፈላጊ አይደለም.

• እባክዎን ደረሰኝ ያረጋግጡ;
• እባክዎ ይፈርሙ እና በሰዓቱ ይመለሱ;
• እንዲስማሙ እና በአስተያየቶች እንዲመለሱ ወይም አለመግባባቶችን ፕሮቶኮል እንዲልኩ እጠይቃለሁ;
• እባክዎን በታቀደው ዓላማ መሰረት ይጠቀሙ;
• የምስጢር መረጃን ደህንነት እንዲያረጋግጡ እጠይቃለሁ;
• እባክዎን በጊዜው ያሳውቁኝ.

አጽንዖት ለመስጠት አስፈላጊ ቦታዎችን ደፍሮ ወይም ሰያፍ ማድረግ አይከለከልም.

የተያያዙ ሰነዶች ዝርዝር

ወደ ተቀባዩ የሚተላለፉ የወረቀት እቃዎች ዝርዝር ከጽሑፉ በኋላ በእያንዳንዱ ንጥል ቁጥር በቀላል ዝርዝር ውስጥ ተሰጥቷል. ዝርዝር ሲያዘጋጁ የእያንዳንዱን ንጥል ልዩነት ግምት ውስጥ ማስገባት አስፈላጊ ነው. በዚህ ሁኔታ ዝርዝሮቹን ሙሉ በሙሉ መግለጽ ይፈለጋል. በሽፋን ደብዳቤው ዓላማ ላይ በመመስረት, ማመልከቻው የእያንዳንዱን ሰነድ ቅጂዎች እና ሉሆች ብዛት ወይም በጠቅላላ ቆጠራ ሊያመለክት ይችላል.

ለምሳሌ:

1. ስምምነት ቁጥር 4 በ 06/01/2017 በ 2 ቅጂዎች. በ 10 ሉሆች ላይ.
2. የማጣቀሻ ውሎች በ 06/01/2017 በ 1 ቅጂ w / n. በ 3 ሉሆች ላይ.

በ 13 ሉሆች ላይ አጠቃላይ 2 ሰነዶች.

የሽፋን ደብዳቤ በመጻፍ ላይ

በአጠቃላይ ተቀባይነት ባለው የደብዳቤ ልውውጥ ደንቦች መሠረት ሁሉም የወጪ መልእክቶች በድርጅቱ ኦፊሴላዊ ደብዳቤ ላይ ይዘጋጃሉ ፣ ስሙን ፣ ዝርዝሮችን ፣ ሙሉ የፖስታ አድራሻን (ይህ በተለይ በመደበኛ ደብዳቤ ምላሽ ከተጠበቀው አስፈላጊ ነው) እና ሌሎች የእውቂያ ዝርዝሮችን ያመለክታሉ። .

ለጽሑፉ ንድፍ እና ይዘት ምንም መስፈርቶች የሉም, ደብዳቤው በነጻ መልክ ተዘጋጅቷል. ግን ደንቦቹን መከተል አለብዎት የንግድ ልውውጥእና በቃላት ውስጥ አሻሚነትን ያስወግዱ.

ለምን የሽፋን ደብዳቤ ያስፈልግዎታል

የሽፋን ደብዳቤዎችን የሚጽፉ ሰዎች የበለጠ ጥቅም እንዳላቸው የሚታወቅ እውነታ ነው.

ብዙ ጊዜ፣ ከስራ ደብተርዎ ጋር የተያያዘው የሽፋን ደብዳቤዎ ለቀጣሪው ከስራ ዝርዝሩ የበለጠ ሊነግረው ይችላል።

ይህ ሰነድ እራስዎን እንዴት ማቅረብ እንዳለቦት ምን ያህል እንደሚያውቁ ለቀጣሪው ማሳየት ይችላል, እና በደንብ የተጻፈ የሽፋን ደብዳቤ የአሰሪው (አሁንም እምቅ ችሎታ) ወደ ሰውዎ ትኩረት ሊስብ ይችላል.

በተጨማሪም የሽፋን ደብዳቤው ከበስተጀርባ ለመታየት ጥሩ አጋጣሚ መሆኑም እንዲሁ አስፈላጊ ነው. አጠቃላይ የጅምላአመልካቾች እና በቂ ስነምግባር እንዳለዎት ያሳዩ የንግድ ግንኙነት.

ይህ በመጀመሪያ በጨረፍታ የሚመስለውን ያህል አስቸጋሪ አይደለም. የስራ ሒሳብዎን ወደተጠቀሰው አድራሻ ከመላክዎ በፊት ለሚመለከተው ሰው ይግባኝ ይጽፋሉ፣በዚህም ለማንም ብቻ በጭፍን ሳይሆን ከዚህ ቀጣሪ ጋር እየተገናኘዎት እንዳልሆነ ግልጽ ያድርጉ።
እሱ በእሱ ውስጥ እንዳለዎት ሁሉ እሱ ለእርስዎ ፍላጎት እንዳለው አይርሱ ፣ ምክንያቱም እሱ ለተወሰነ ክፍያ በኩባንያው ውስጥ የተፈጠረውን ችግር የሚፈታ ሰው ይፈልጋል። ለስራ ደብተርዎ ትኩረት እንዲሰጥ በትህትና ይጠይቁት እና ለክፍት የስራ መደብ በትክክል ማመልከት እንደሚችሉ ለማረጋገጥ ይሞክሩ። እንደ ክርክሮች፣ እውነተኛ ስኬቶችዎን እና ቁልፍ ችሎታዎችዎን ይስጡ። ይህ በአሠሪው ቅድሚያ የሚሰጣቸውን ነገሮች እና ፍላጎቶች መሰረት በማድረግ መደረግ አለበት.
የሽፋን ደብዳቤዎ መጨረሻ ላይ፣ ለእጩነትዎ ፍላጎት ስላሎት ምስጋናዎን በአጭሩ መግለጽ ይችላሉ።

• "ከላይ በተጠቀሰው መሰረት፣ ለዚህ ​​የስራ መደብ ለማመልከት ክብር አለኝ፣ እባክዎን በድርጅትዎ ውስጥ ለመስራት ያለኝን ልባዊ ፍላጎት ግምት ውስጥ ያስገቡ።"
• “...ከአንድ ወር በፊት እንደነበረው ከድርጅትዎ የዜና ክፍል እንደተረዳሁት ጨረታውን እንዳሸነፉ እና በገበያ ላይ ያለዎትን አቋም በተሳካ ሁኔታ እንዳጠናከሩት… እርስዎ ... በቅርብ ጊዜ ስለነበረዎት ክፍት የስራ ቦታ አውቃለሁ፣ ስለዚህ እጩነቴን ማቅረብ እፈልጋለሁ ... "

የሽፋን ደብዳቤ መዋቅር

ከዚህ በታች የሽፋን ደብዳቤ ዓይነተኛ መዋቅር አለ ፣ በእሱ መጀመሪያ ላይ የንግድ ሥራ ደብዳቤ ርዕስ የሚታወቅ ስሪት ነው-

ለማን:
አቀማመጥ
የኩባንያው ክፍል
የኩባንያው ስም
የአድራሻ ስም

ውድ፣...!

የደብዳቤ አካል

የመጀመሪያ አንቀጽ.እዚህ ለምን እንደሚያመለክቱ ይነግሩዎታል ይህ ሰውእና ስለ ነባሩ ክፍት የስራ ቦታ እንዴት ሰሙ። እንዲሁም ስለራስዎ መረጃ በአጭሩ ያቅርቡ፣ ስለሚያመለክቱበት ኩባንያ፣ ስለ ምርቶቹ፣ ታሪኩ፣ ወዘተ የሚያውቁትን ያመልክቱ።

ሁለተኛ እና ሦስተኛ አንቀጾች.በዚህ ክፍል ውስጥ እራስዎን በዝርዝር ይገልጻሉ, ልምድዎን እና ትምህርትዎን ያጠቃልላሉ, እና ለምን እርስዎ ለተጠቀሰው ቦታ ተስማሚ እጩ እንደሆኑ ይግለጹ. አሰሪው ለእርስዎ ከፍተኛ ፍላጎት ሊያመጣ የሚችል መረጃ ማስቀመጥ ያለብዎት እዚህ ነው። አሁን ምን እየሰሩ እንደሆነ ይንገሩን. ይውሰዱ ልዩ ትኩረትየእርስዎ ባህሪያት እና ችሎታዎች. ለምን ለዚህ የተለየ ኩባንያ እንደሚጽፉ እና ለዚህ የስራ መደብ እንደሚያመለክቱ ያብራሩ። ለዚህ ኩባንያ ለመስራት ፍላጎትዎን ያብራሩ።

ራሴን እንደ... (የእርስዎን ሙያዊ ግንኙነት እና ሙያ በአጭሩ ያመልክቱ)
የዓመታት ልምድ አለኝ (እባክዎ የስራ ልምድዎን ይግለጹ)
የሰራሁት በ.../የተገኘሁበት መሰረታዊ እውቀት እና ክህሎት...(ብቃት ያለህበትን አካባቢ ጠቁም)
በጣም አስፈላጊው ልምድ ያገኘሁት በ... የስራ ዓመታት ውስጥ... (የኩባንያው ስም)
ይህ ሥራ ተካቷል ...
የስራ መደብ ፍላጎት አለኝ... (እባክዎ የትኛውን የስራ መደብ እንደሚያመለክቱ ይጠቁሙ)

የአንቀጹ ዓላማ- ለቃለ መጠይቅ ግብዣ ተስማሚ እጩ መሆንዎን ያሳዩ።

የመጨረሻው አንቀጽደብዳቤውን ለማንበብ ለአንባቢው ምስጋና ነው ፣ ስለሚቻልበት መረጃ አስተያየት, እንዲሁም ለማሳየት እድሉ የንግድ ሥነ-ምግባር, በውጤቶች ላይ ያላችሁ ትኩረት እና ለሥራ ፍላጎት.

ተጨማሪ ዝርዝር መረጃየእኔን ልምድ ከተያያዘው CV ውስጥ ያገኛሉ።
ለእርስዎ በሚመች በማንኛውም ጊዜ ለመገናኘት እና ሁሉንም ጥያቄዎችዎን ለመመለስ ደስተኛ ነኝ።
ለደብዳቤዬ ትኩረት ስለሰጡኝ አመሰግናለሁ
በአንተ ፍቃድ በሚቀጥለው ሳምንት እደውልልሃለሁ።
ብትደውሉልኝ አመስጋኝ ነኝ
ከሰላምታ ጋር፣...! ፊርማ
ጋር መልካም ምኞት, ...!
ፊርማ፣ የእውቂያ ዝርዝሮችዎ (ስልክ፣ ኢ-ሜይል)

አባሪከደብዳቤው ጋር የተያያዙ ሰነዶች ዝርዝር ይዟል.

የሽፋን ደብዳቤ ምሳሌዎች

አማራጭ 1.
ሰላም, ውድ (የኩባንያው ኃላፊ ስም). ስሜ ነው (የመጀመሪያ እና የአያት ስምዎን ይግለጹ)። እኔ በዘርፉ (የእርስዎ የተግባር መስክ) ልዩ ባለሙያ ነኝ። ሙያዊ ትምህርት እና ልምድ አለኝ ይህ አቅጣጫ ___ አመት(ዎች)። እኔ የምጽፍልዎ በድርጅትዎ ውስጥ ለሚሰራው ሥራ ዓላማ በሚዛመደው አቋም ውስጥ ነው (የሚፈለጉትን የተግባር ኃላፊነቶች ይዘርዝሩ ፣ በጣም በአጭሩ ፣ በኩባንያው ውስጥ ካለው እንቅስቃሴዎ ግብ ጀምሮ ፣ እሱን ለማሳካት መንገዶችን ያበቃል) .

በኩባንያዎ ተደንቄያለሁ / ፍላጎት አለኝ (የሚያመለክቱበት ኩባንያ ጥቅሞችን ይዘርዝሩ ፣ እርስዎ የሚያውቁት ለምሳሌ ፣ ተወዳዳሪነት ፣ ክብር ፣ አመራር ለማግኘት መጣር ፣ መልካም ስም ፣ ሰራተኞችን መንከባከብ ፣ የዋጋ ዝርዝርዎ ከተመሳሳይ ኩባንያዎች ጋር በጥሩ ሁኔታ ይነፃፀራል) , የምርት ጥራት እና ሌሎች ብዙ). በእንደዚህ ዓይነት መዋቅር ውስጥ, ለኩባንያው ተጨባጭ ምላሾችን በማምጣት ሙያዊ ችሎታዬን ማዳበር እፈልጋለሁ.

ጠቃሚ እሆናለሁ (አከራካሪዎችን እና እውነታዎችን ያቅርቡ, ለኩባንያው ምን አይነት ጥቅሞችን በትክክል ሊያመጡ እንደሚችሉ ያብራሩ, ለአሰሪው ምን ጥቅም አለው, ለምሳሌ: ከፍተኛ ጥራት ያለው የሽያጭ መዋቅር ማደራጀት, የፋይናንስ እቅድ መተግበር, የመረጃ ደህንነት ማረጋገጥ እችላለሁ. , የአከፋፋይ አውታር መገንባት, ተጨማሪ ደንበኞችን ይስባል, የአቅርቦት ስርዓቱን ማረም, ወዘተ.).

ስለዚህ፣ የእኔን የሥራ ልምድ እንድታጤኑ እጠይቃችኋለሁ፣ እና ፍላጎት ካላችሁ፣ የግል ቃለ መጠይቅ እንድታዘጋጁ እጠይቃለሁ። የቅድሚያ ግንኙነት፡ ቴል. _____ ከልብ, (የአያት ስም, የመጀመሪያ ስም).

አማራጭ 2.
ጤና ይስጥልኝ ውድ (ክፍት ቦታውን የሚመለከተው ሰው ስም)። ስሜ (ራስህን አስተዋውቅ) እባላለሁ። ክፍት ቦታ (የክፍት ቦታው ስም) ላይ ፍላጎት አለኝ እና ለመተካት በሚደረገው ውድድር ላይ መሳተፍ እፈልጋለሁ።

የተገለጹትን መስፈርቶች ከመረመርኩ በኋላ ፣ ከዚህ አቋም ጋር በጣም መዛመድ እንደምችል መደምደሚያ ላይ ደረስኩ ፣ ምክንያቱም (መረጃውን ይዘርዝሩ ፣ ለምሳሌ ፣ የልምድ ልውውጥ ፣ ልዩ ትምህርት ፣ እርስዎ ከሚመለከተው መስክ ነዎት ፣ ለሌሎች መለኪያዎች ተስማሚ ነዎት) ).

የድርጅትዎን ቦታ በዝርዝር ካጠናሁ በኋላ ፣ አደንቃለሁ (የኩባንያውን ጥቅሞች እና ለእነሱ መሥራት የፈለጉበትን ምክንያቶች ይዘርዝሩ)። በእንደዚህ ዓይነት መዋቅር ውስጥ ያለኝን ልምድ እና እውቀት ተግባራዊ ማድረግ እፈልጋለሁ.

ስለዚህ፣ የእኔን የሥራ ልምድ እንድታጤኑ እጠይቃችኋለሁ፣ እና ፍላጎት ካላችሁ፣ የግል ቃለ መጠይቅ እንድታዘጋጁ እጠይቃለሁ። የቅድሚያ ግንኙነት፡ ቴል. _____

በአክብሮት እና በጋራ ጠቃሚ ትብብር, (የአያት ስም).

አማራጭ 3.
አት የቅርብ ጊዜ እትምየሞስኮ ታይምስ ለወጣት ባለሙያዎች ስለ ምልመላ ፕሮግራም ማስታወቂያ አነበበ. ብዙ ጊዜ ሰምቷል። አዎንታዊ ግምገማዎችለድርጅትዎ ስለመሥራት. ለዚህ ፕሮግራም የብቁነት መስፈርቶችን እንዳሟላ አምናለሁ። በዚ ምኽንያት እዚ፡ ካብ ርእሰ ምምሕዳር ንላዕሊ ኽንረክብ ኢና።

ዘንድሮ የመጀመሪያ ዲግሪዬን አገኘሁ። ላይ ስልጠና የኢኮኖሚክስ ፋኩልቲ RSUH በገበያ እና ፋይናንስ መስክ አስፈላጊውን እውቀት ሰጠኝ፣ ይህም በድርጅትዎ ውስጥ በምሰራበት ጊዜ በተሳካ ሁኔታ ማመልከት እችላለሁ።

በ2000 ዓ.ም በኩባንያው "ኩባንያ" ውስጥ የበረራ ስልጠና አልፏል. በሠራተኛ ክፍል ውስጥ ሥራ ከሠራተኞች ጋር የመሥራት መሠረታዊ ዘዴዎችን ማለትም ምልመላ እና ስልጠና እንዲሁም የሰራተኞች የስራ ሂደትን ለመቆጣጠር እድል ሰጠኝ።

እኔ ኮምፒውተር ማንበብና ማንበብ እና አቀላጥፎ መናገር እና መጻፍ እችላለሁ የእንግሊዘኛ ቋንቋየሚሰራ መንጃ ፍቃድ አለኝ።

በውጭ አገር የነበረው የሥራ ልምምድ በተለያዩ ኢንተርናሽናል ኩባንያ ውስጥ ለመሥራት ያለኝን ፍላጎት አረጋግጧል። ለወጣት ፕሮፌሽናል ምልመላ ፕሮግራም እጩነቴን ስላሰብከኝ አመሰግናለው። ለጥያቄዎችዎ በደስታ መልስ እሰጣለሁ. አስተያየትህን እጠብቃለሁ።

ከሰላምታ ጋር, ኢቫን ኢቫኖቭ
መተግበሪያዎች፡-
ማጠቃለያ
የምክር ደብዳቤዎች - 2 pcs.

10 በጣም የተለመዱ ስህተቶች

1. የሥራ ልምድ ያለሽፋን ደብዳቤ ይላኩ።
   በእርግጥ አንዳንድ ቀጣሪዎች (ምናልባትም አብዛኞቹ) አያነቡም። የሽፋን ደብዳቤዎች. ሆኖም ይህ ማለት አሠሪው ላይወደው ስለሚችል የሽፋን ደብዳቤውን ሙሉ በሙሉ መተው አለብዎት ማለት አይደለም.
2. የአሰሪውን ስም ሳያውቅ ኢሜል ይላኩ
   አዎ፣ አንዳንድ ጊዜ ደብዳቤ የምትልኩለትን ሰው ስም/ የአባት ስም ለማወቅ እና ከቆመበት ለመቀጠል በጣም ሰነፍ ነው። ከዚያ “ውድ የኩባንያው ባለቤት” ወይም “ውድ የሰው ኃይል ዳይሬክተር” እንግዳ ይመስላል። በአጠቃላይ ፣ ደብዳቤዎችን በዚህ መንገድ መላክ ይችላሉ ፣ ግን አንድ ሰው በስሙ ሰነድ ቢቀበል ጥሩ ነው ፣ እና ለመረዳት ለማይችል ሰው የተጻፈ መግለጫ አይደለም። እንዲህ ዓይነቱ ትንሽ ነገር እንኳን በዚያው የሰው ኃይል ዳይሬክተር ውሳኔ ላይ ተጽዕኖ ሊያሳድር ይችላል።
3. ከመጠን በላይ "እኔ"
   የሽፋን ደብዳቤህ የህይወት ታሪክ አይደለም። የህይወት ታሪክህን ሳይሆን የአሰሪውን ፍላጎት በምን መልኩ እንደምታሟላ ላይ አተኩር። በተለይ በግንኙነትህ መጀመሪያ ላይ "እኔ" የሚለውን ተውላጠ ስም ከልክ በላይ ከመጠቀም ተቆጠብ።
4. ወዲያውኑ ከኩባንያው የሆነ ነገር ይጠይቁ
   አብዛኛዎቹ አመልካቾች የሽፋን ደብዳቤ ከየት መጀመር እንዳለባቸው በማሰብ ይሰቃያሉ. ብዙ ጊዜ እንደ ልመና ወይም ጥያቄ ከማቅረብ የተሻለ ነገር አያመጡም፣ “በግንባሬ ደበደብኩህ…” ይላሉ። ድክመት ብቻ ሳይሆን ይመስላል. እንዲሁም እርስዎን አይለይም እና የአንባቢውን ፍላጎት አያነሳሳም.
   ለምሳሌ:
   • ደካማ አማራጭ; እባክዎን ለክፍት የስራ ቦታዎ የእኔን የስራ ሒሳብ አስቡበት.
   • የተሻለ ነው: በጣም ውጤታማ የሽያጭ ተወካዮች ፍላጎትዎ የእኔን የሶስት አመት ልምድ ለማረጋገጥ እና የድርጅትዎን ሽያጭ ለመጨመር ጥሩ አጋጣሚ ነው።.
5. የእርስዎን ዋና የውድድር ጥቅሞች አይርሱ።
   ውጤታማ ደብዳቤ ባለፉት ስራዎች ውስጥ በጣም አስፈላጊ ስኬቶችዎን ያጎላል እና ይዟል ፈጣን እውነታዎችየክፍት ቦታውን መስፈርቶች ማሟላት ማረጋገጥ. ለምሳሌ:
   የስራ መስፈርት፡-የግንኙነት ችሎታዎች.
   እርስዎ ይጽፋሉ፡-የአምስት ዓመት ልምድ የህዝብ ንግግርእና ከዋና ደንበኞች ጋር የመደራደር ሰፊ ልምድ።
   የስራ መስፈርት፡-የላቀ PC ተጠቃሚ.
   እርስዎ ይጽፋሉ፡-የሁሉም የ MS Office መተግበሪያዎች እውቀት እና በድር ጣቢያዎች ልማት ውስጥ ተሳትፎ።
   የአብነት ሀረጎች ስለ ቅልጥፍና፣ ማህበራዊነት እና ውጥረት እና ብዙ-ነገሮች-መቋቋም መፃፍ የለባቸውም - ግለሰብ ይሁኑ።
6. ደብዳቤህን በ" ጨርስ ለመልስህ በቅድሚያ አመሰግናለሁ»
   አሰሪዎች እንደዚህ ባለ ሀረግ የሚያልቁ ደብዳቤዎችን በቡድን ይቀበላሉ። የበለጠ ኦሪጅናል የሆነ ነገር ማምጣት ተገቢ ነው - ደህና ፣ ለምሳሌ ፣ “በቅርቡ ለቃለ መጠይቅ ተስፋ አደርጋለሁ ፣ ይህም ኩባንያዎ ምን ያህል እንደሚያስፈልገኝ ያሳያል ። በአጠቃላይ, እንደዚህ ያለ ነገር.
7. መደበኛ፣ አሰልቺ የሆነ ደብዳቤ ይጻፉ
   የርእሰ ጉዳይ መግቢያ የሆነውን መደበኛ እና አሰልቺ አንቀጽ በመጻፍ ጉልበትዎን አያባክኑ። ከሁሉም በላይ የአሠሪውን ትኩረት በሚስብ ነገር ይሳቡ, ለምሳሌ, ምን ማድረግ እንደሚችሉ ወዲያውኑ ይዘርዝሩ. በነገራችን ላይ "እንደምታየው የእኔ የስራ ሒሳብ በማመልከቻው ውስጥ አለ" ብለው መጻፍ የለብዎትም. ደብዳቤዎን የሚቀበለው ሰው አይታወርም, ለማንኛውም ይህንን ማጠቃለያ ያየዋል.
8. መሃይም ጻፍ
   በደብዳቤ ውስጥ ስህተቶችን ሊያደርጉ እንደሚችሉ ከፈሩ, ብቃት ያለው ጓደኛ / የሴት ጓደኛ እንዲፈትሽ መፍቀድ የተሻለ ነው, እና እንዲያውም የተሻለ - በ Word-a ያረጋግጡ. እመኑኝ ሰውን እንደ መሃይምነት የሚከለክለው ምንም ነገር የለም።
9. የሥራ ልምድዎን በሽፋን ደብዳቤዎ ላይ አይድገሙ።
   የሽፋን ደብዳቤዎ በቆመበት ቀጥል ላይ የተገኙ እውነታዎች መደጋገሚያ መሆን የለበትም። ስለ ቁልፍ ስኬቶችዎ እና ጥቅሞችዎ በሚናገሩበት ጊዜ ስለ እሱ በሌላ አገላለጽ እና የበለጠ በገለፃ ይፃፉ። መመዘኛዎችዎን የሚያረጋግጥ እና በሪፖርቱ ውስጥ ሊካተት የማይችል ታሪክ በአጭሩ መናገር ይችላሉ ፣ ለምሳሌ ፣ “የእኔ በጣም የተሳካ ሽያጭወይም “ቴክኒካል ችግርን እንዴት እንደፈታሁ።
10. ለተለያዩ ኩባንያዎች ተመሳሳይ ኢሜይሎችን አይላኩ።
    ለተለያዩ የስራ መደቦች የሚያመለክቱ ከሆነ፣ ብዙ የሽፋን ደብዳቤዎችዎን ማዘጋጀትዎን ያረጋግጡ። የተለያዩ ክፍት የስራ ቦታዎች፣ የተለያዩ መስፈርቶች, የተለያዩ ምሳሌዎች ... የኩባንያውን ስም, ቦታ እና የአድራሻውን ስም መቀየር እና ማብራራት አይርሱ. ከሆነ ለ አቶኢቫኖቭ ለወይዘሮ ፔትሮቫ የተላከ ደብዳቤ ይቀበላል, በእጩነትዎ አይደነቅም.

በቀን ውስጥ ብዙ ደብዳቤዎችን በመላክ, ለሰነዶች የሽፋን ደብዳቤ እንዴት እንደሚጻፍ ብዙ ጊዜ እናስባለን?

ለሰነዶች የሽፋን ደብዳቤ- ይህ ለአድራሻው የተላኩ ሰነዶችን ጥቅል የሚገልጽ የንግድ ደብዳቤ ነው. በዚህ መሠረት ለሰነዶቹ የሽፋን ደብዳቤ ሰነዶቹን የመላክ እውነታውን ያረጋግጣል, ዝርዝሩን እና እሱን ለመያዝ መመሪያዎችን ይሰጣል, እና የመጨረሻውን ጊዜ ለመወሰን ያስችልዎታል.

የሽፋን ደብዳቤ ይጻፉሰነዶች ያስፈልጋሉ የደብዳቤ ራስጌ, የሚወጣውን በማስቀመጥ ላይ የምዝገባ ቁጥርላኪ። የሰነዱ ጽሑፍ ራሱ በሁለት ዋና ብሎኮች ይከፈላል-ሰነዶችን ስለመላክ መልእክት ፣ ለእሱ ወቅታዊ ምላሽ ጥያቄ (መተዋወቅ ፣ ምላሽ ፣ ማፅደቅ ፣ ወዘተ)።

የሽፋን ደብዳቤው መግቢያ ክፍል የሚጀምረው በሚሉት ቃላት ነው።“እናቀርብላችኋለን…”፣ “እንልክልሃለን…” ወይም “እልክልሃለን…” እና “ለመፈረም”፣ “ለግምገማ”፣ “ለማጽደቅ”፣ “ በሚሉት ቃላት ይቀጥላል። ለመሙላት", ወዘተ. በሁለተኛው ክፍል የሰነዶቹ የሽፋን ደብዳቤ ከተያያዙት ሰነዶች ጋር ምን መደረግ እንዳለበት መረጃ ይዟል: "እባክዎ ይፈርሙ ...", "እባክዎ ግምት ውስጥ ያስገቡ እና ይላኩ ...", ወዘተ.

ለ ለሰነዶች ትክክለኛ የሽፋን ደብዳቤ ይጻፉ, ዋናው ነገር አፕሊኬሽኖችን በትክክል ማዘጋጀት ነው, ምክንያቱም በእንደዚህ አይነት ደብዳቤዎች ውስጥ ዋናው ይህ ነው. ይህንን ለማድረግ ለሰነዶቹ የሽፋን ደብዳቤ መያዝ አለበት ሙሉ ዝርዝርበእያንዳንዳቸው ውስጥ የቅጂዎችን እና የሉሆችን ብዛት የሚያመለክት. የማመልከቻው ስም በደብዳቤው ጽሑፍ ውስጥ ካልተጠቀሰ ብቻ ነው. ብዙ አፕሊኬሽኖች ካሉ "መተግበሪያዎች:" ከሚለው ቃል በኋላ ተዘርዝረዋል.

የሰነዶቹ የሽፋን ደብዳቤ ትልቅ የመተግበሪያዎች ዝርዝር የያዘ ከሆነ, ከደብዳቤው ጋር የተያያዘው በተለየ ወረቀት ላይ እንደ የመተግበሪያዎች ዝርዝር ውስጥ ተዘጋጅተዋል. ለበርካታ ተቀባዮች ሰነዶች የሽፋን ደብዳቤ መጻፍ ሲያስፈልግ እና ማመልከቻው ወደ አንዱ ብቻ ሲላክ ይህ በደብዳቤው ውስጥም መጠቀስ አለበት.

ጥቂት ተጨማሪ ደንቦች አሉ ለሰነዶች የሽፋን ደብዳቤ እንዴት እንደሚጻፍ. ፊደሉ ዓባሪዎች ካሉት, በእሱ ላይ ተዛማጅ ምልክት ሊኖረው ይገባል, እና በእያንዳንዱ አባሪ ላይ, ከላይ በቀኝ በኩል, የትኛው የሽፋን ደብዳቤ እንደሆነ ይገለጻል. ደብዳቤው ይህን ለማድረግ መብት ያለው ባለሥልጣን የተፈረመ ነው. ነገር ግን በኋላ ላይ ስለ ማብራሪያዎች እንዳይረበሽ, የአስፈፃሚው ስም እና አድራሻዎች እንዲሁ መጠቆም አለባቸው.

እንዲሁም ለመጥቀስ አይመከርም ትክክለኛ ቀንድርጅትዎ ከፍተኛ የቁጥጥር ባለስልጣን ካልሆነ የደብዳቤውን መስፈርቶች ያሟሉ. በንግድ ልውውጥ ልምምድ ውስጥ አንድ ወር ብዙውን ጊዜ እንደዚህ ዓይነቶቹን ሰነዶች ግምት ውስጥ በማስገባት ይሰጣል. ቀደም ብለው መልስ ማግኘት ከፈለጉ, በጥያቄ መልክ መስጠቱ የተሻለ ነው.

ለወደፊቱ የሽፋን ደብዳቤ ወደ ሰነዶች እንደገና መጻፍ አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ ጊዜን ለመቆጠብ, ለእንደዚህ አይነት ደብዳቤ ቅፅ ማዘጋጀት እና እንደ አስፈላጊነቱ መሙላት ይመከራል. እንደሚመለከቱት, ጥያቄው ለሰነዶች የሽፋን ደብዳቤ እንዴት እንደሚጻፍ, በጣም የተወሳሰበ አይደለም.

የሽፋን ደብዳቤ ናሙና:

ከንግድ ደብዳቤዎች በተጨማሪ አንድ ሥራ ፈጣሪ በየጊዜው ለመንግስት ባለስልጣናት እና ባልደረባዎቹ መላክ አለበት የተለያዩ ሰነዶች. እነዚህ ኮንትራቶች, ደረሰኞች, ፕሮቶኮሎች, የማስተዋወቂያ ቁሳቁሶች ሊሆኑ ይችላሉ ... አንዳንድ ጊዜ እነዚህ ወረቀቶች ያለአጃቢ ማሳወቂያዎች እና ማብራሪያዎች ሊላኩ ይችላሉ, ነገር ግን የበለጠ ጠንቃቃ መሆን እና የሽፋን ደብዳቤን ወደ ሰነዶች ማያያዝ የተሻለ ነው.

ምንድን ነው እና ለምንድነው?

የሰነዶች የሽፋን ደብዳቤ ለአድራሻው የተላኩትን ሰነዶች (በዋነኛነት የአድራሻ ክፍል የሌላቸውን) የሚዘረዝር እና በአጭሩ የሚገልጽ የንግድ ሥራ ደብዳቤ ነው. ተጓዳኝ መልእክቱ የሚላኩ ሰነዶችን ስም ያመላክታል, እና እንዲሁም ተቀባዩ በእነዚህ ወረቀቶች ምን ማድረግ እንዳለበት መመሪያዎችን (ወይም ምክሮችን) ይዟል.

የሽፋን ደብዳቤ ሦስት ነገሮችን ይሠራል.

1. ሰነዶች መላካቸውን ያረጋግጣል። ማመልከቻው ይጠቁማል ሙሉ ዝርዝርወረቀቶች ተልከዋል, ስለዚህ አድራሻ ተቀባዩ ምንም አስፈላጊ ድርጊት እንዳልተቀበለ ሊናገር አይችልም.
2. ለተቀባዩ አስፈላጊ ማብራሪያዎችን ይሰጣል. ጽሑፉ የተወሰኑ ወረቀቶችን እንዴት መቋቋም እንደሚቻል መመሪያዎችን መያዝ አለበት፡ መፈረም፣ ማተም፣ ለውጦችን ማድረግ እና ወደ ላኪው መመለስ፣ ወዘተ.
3. በምዝገባ ውሂብ ምክንያት የማለቂያ ቀንን እንዲወስኑ ያስችልዎታል።

ይህ ሰነድ በየትኞቹ ጉዳዮች ላይ አስፈላጊ ነው?

• ከኮንትራክተሮች እና አጋሮች ጋር ባለው የንግድ ግንኙነት (የሰነድ ፍሰት እዚህ የማይቀር ነው);
• ሲያብራራ የግብር ተመላሽ;
• በግልግል ፍርድ ቤት የይገባኛል ጥያቄ ሲያቀርቡ;
• ከባንክ ጋር ሲገናኙ (በአንዳንድ ሁኔታዎች).

ከላይ ያሉትን ነጥቦች በዝርዝር እንመርምር።

ለመንግስት ባለስልጣናት ደብዳቤ ለምን አስፈለገዎት?

በጣም ብዙ ጊዜ, እንዲህ ዓይነቱ ደብዳቤ በፌደራል የግብር አገልግሎት ሰራተኞች ይፈለጋል. በጣም የሚያስደንቀው ነገር በታክስ ኮድ ውስጥ እንደዚህ ያሉ መስፈርቶች የሉም, እና ተቆጣጣሪዎቹ እራሳቸው የተሻሻለ መግለጫን ከተጓዳኝ መልእክት ጋር የማቅረብ ልምድን በይፋ አስተዋውቀዋል. በሽፋን ደብዳቤው ውስጥ በመግለጫዎች ውስጥ ማስተካከያ የተደረገባቸውን ምክንያቶች እንዲጠቁሙ ይፈልጋሉ. በተጨማሪም ፣ ስህተቱ የበለጠ ጉልህ በሆነ መጠን ፣ ብዙ ዝርዝሮች መገለጽ አለባቸው።

በሐሳብ ደረጃ፣ ሥራ ፈጣሪው ለእያንዳንዱ የተስተካከለ የማስታወቂያ መስመር ማብራሪያ መስጠት አለበት። በጣም ብዙ ከሆኑ ታዲያ አጠቃላይ የታክስ መጠን ብቻ ፣ ተጨማሪ የተከፈለ ዕዳ እና ቅጣቶች ሊገለጹ ይችላሉ። ተጨማሪ ክፍያ በሚከፈልበት ጊዜ, ከነዚህ መረጃዎች ጋር, ደብዳቤው አስፈላጊ የሆኑትን ዝርዝሮች ማመልከት አለበት የክፍያ ትዕዛዞች(ወይም የክፍያዎቹን ቅጂዎች ራሳቸው ያያይዙ)። በአጠቃላይ የግብር ባለሥልጣኖች ከሞላ ጎደል ረጅም ጊዜ ይፈልጋሉ ገላጭ ማስታወሻ, ግን አሁንም የሽፋን ደብዳቤ ይባላል. ትክክል አይደለም, ግን ምን ማድረግ ይችላሉ.

ወደ ግልግል ፍርድ ቤት ሲያመለክቱ ይህ መልእክት ከይገባኛል ጥያቄ መግለጫ ጋር ተያይዟል። ከክስ ጋር አንድ ላይ ነጋዴዎች ሁል ጊዜ የሰነዶች ክምር ማስገባት አለባቸው - የሰነዶች ፣የተዋዋይ ወረቀቶች ፣ የኮንትራቶች ቅጂዎች ፣ ወዘተ. እነዚህ ሁሉ ሰነዶች በሽፋን ደብዳቤ ውስጥ መመዝገብ አለባቸው, አለበለዚያ የይገባኛል ጥያቄው የተቀመጠውን አሰራር በመጣስ ተቀባይነት የለውም.

ባንኮች የአሁኑን አካውንት ሲከፍቱ ወይም ባሉበት ሁኔታ ደብዳቤ ያስፈልጋቸዋል አስፈላጊ ለውጦች(ለምሳሌ, የተሳታፊዎች ስብጥር, ድርጅታዊ እና ህጋዊ ቅፅ, ወዘተ እየተለወጡ ናቸው). በእነዚህ ሁሉ ሁኔታዎች ሥራ ፈጣሪው የመሠረታዊ ሰነዶችን ፓኬጅ ያመጣል, ዝርዝሩ በሚከተለው መልእክት ውስጥ ይገለጻል.

መዋቅር እና ዝርዝሮች

የሽፋን ደብዳቤው የሌለው ተጨማሪ ማስታወቂያ ነው ብለው ማሰብ የለብዎትም ልዩ ጠቀሜታ. አይ ፣ ይህ ሙሉ በሙሉ የተሟላ ኦፊሴላዊ መልእክት ነው ፣ እና ስለሆነም እንደ ክላሲክ የንግድ ደብዳቤ በተመሳሳይ መርሆዎች መሳል አለበት። ከወጪ የምዝገባ ቁጥር ጋር በደብዳቤ ራስ ላይ መፃፍ አለበት። የተዋሃደ ቅፅ እና ነጠላ ናሙና የለም, ስለዚህ በሚሰበስቡበት ጊዜ, በአብዛኛው ይተማመናሉ አጠቃላይ መርሆዎችየንግድ መልዕክቶች.

አወቃቀሩ ይህ ነው።

• ከላይ (በርዕሱ ላይ) ቦታውን, ስለ ኩባንያው መረጃ (ወይም ስለ ግዛቱ) ያመልክቱ የመንግስት ኤጀንሲ) እና የተቀባዩ እና የላኪው ሙሉ ስም;
• የተጠናቀረበት ቀን እና የሰነዱ ቁጥር ከዚህ በታች ተያይዘዋል, ከዚያም ርእሱ ይፃፋል;
• በይዘቱ ክፍል ውስጥ ለአድራሻው ይግባኝ ይከተላል;
• ከዚያ - የመተግበሪያዎች ዝርዝር;
• ከታች - አቀማመጥ, ፊርማ እና የአያት ስም ከላኪው የመጀመሪያ ፊደላት ጋር.

የተሟላው የድጋፍ እቃዎች ዝርዝር ይህንን ይመስላል

• የድርጅትዎ ስም (ሙሉ እና አህጽሮተ ቃል);
• ስለ ኩባንያው የማጣቀሻ መረጃ;
• የድርጅት ኮድ;
• OGRN / ቲን;
• የደብዳቤው ምዝገባ ቁጥር;
• ስለ አድራሻው መረጃ (ስለ ኩባንያዎ የተሟላ አይደለም - ቦታውን, የድርጅቱን ስም እና ሙሉ ስም ለማመልከት በቂ ነው);
• ቀኑ;
• ርዕስ;
• ፊርማ;
• ስለ አርቲስቱ እና የመተግበሪያዎች መገኘት ምልክቶች.

የተረጋገጠ የደብዳቤ አብነት ስለሌለ, እነዚህ ዝርዝሮች አስገዳጅ ተብለው ሊጠሩ አይችሉም. ከሰነዶች ጋር ደብዳቤ ለባልደረባዎች እና ተቋራጮች ከላኩ, ስለ ኩባንያዎ ሁሉንም መረጃዎች ሙሉ በሙሉ መግለጽ አይችሉም. ርዕሱ እንዲሁ ሁልጊዜ የተጻፈ አይደለም - እንደ “ውድ ኢቫን ኢቫኖቪች!” ባሉ ይግባኝ ሊተካ ይችላል። ነገር ግን ለሰነዶች የሽፋን ደብዳቤ ለግብር ቢሮ ሲጽፉ ሁሉንም ዝርዝሮች መጠቀም የተሻለ ነው.

የደብዳቤው ዋናው ክፍል የአባሪዎች ዝርዝር ነው. ጽሑፉ አጭር ሲሆን ሁለት ክፍሎችን ያካትታል.

• ሰነዶችን የመላክ ማስታወቂያ;
• ወቅታዊ ምላሽ ለማግኘት ጥያቄ (ወይን ለመተዋወቅ ፣ ለማፅደቅ ፣ የተፈረመ ቅጂ መመለስ - ወረቀቶቹን በመላክ ዓላማ ላይ የተመሠረተ)።

የመልእክቱ ጽሑፍ በመደበኛ ሐረጎች ይጀምራል።

• "ወደ እርስዎ መላክ";
• "እናቀርብልዎታለን";
• "እንልክልሃለን"

የሰነዶቹ ስሞች እና ዝርዝሮቻቸው እዚህም ተገልጸዋል: ቀን እና ቁጥር. በደብዳቤው ሁለተኛ ክፍል ውስጥ ሰነዶቹን እንዴት መጣል እንዳለበት ለተቀባዩ መንገር ያስፈልግዎታል. ለምሳሌ:

• "እባክዎ ፈርሙ፣ ማህተም ያድርጉ እና አንድ ቅጂ ወደ አድራሻችን ይላኩ...";
• "በተላኩ ድርጊቶች እራስዎን በተቻለ ፍጥነት እንዲያውቁ እና ውሳኔዎን እንዲያሳውቁን እንጠይቃለን";
• "በተገቢው ሁኔታ የተፈፀመውን አንድ ቅጂ እንድትልክ እጠይቅሃለሁ..." በመልስ ደብዳቤ;
• ወዘተ.

የመጨረሻው ክፍል በመደበኛ መርሃግብሩ መሰረት ይዘጋጃል: በግራ በኩል - የላኪው አቀማመጥ, በቀኝ በኩል - ሙሉ ስም, በመሃል ላይ - ፊርማ. እርስዎ (እንደ ሥራ አስኪያጅ) ደብዳቤውን መፈረም ይችላሉ, ወይም ዋና የሂሳብ ሹም(ስለ ከሆነ የሂሳብ ሰነዶች, እና ተቀባዩ - IFTS). በመጨረሻው ክፍል ውስጥ እንኳን, ተቀባዩ ማንኛውንም ጥያቄ እንዲመልስለት ከፈለጉ አርቲስቱን መግለጽ ይችላሉ.

ለሰነዶች የሽፋን ደብዳቤ ናሙና እዚህ ሊገኝ እና ሊወርድ ይችላል.

ደብዳቤ በሚጽፉበት ጊዜ የሚከተሉትን መርሆዎች ያክብሩ.

1. ሁልጊዜ ለምን ዓላማ ወረቀቶች እንደሚልኩ እና ይህ ለአድራሻው ምን ማለት እንደሆነ ይጻፉ። ከእሱ ጋር የተስማሙበትን እና ለምን እነዚህን ሰነዶች በጭራሽ እንደሚያስፈልጋቸው እንዲያስታውስ ማስገደድ ጨዋነት የጎደለው ድርጊት ነው። በተቻለ መጠን በተለይ ተቀባዩን ያስተምሩ። እንደ "እባክዎ በዚህ ምን ሊደረግ እንደሚችል አስቡበት" አይነት ነገር መጻፍ አያስፈልግም. ግልጽ ግብ መኖር አለበት - ለመፈረም, ለሶስተኛ ወገን ያስተላልፉ, በተቀበሉት ወረቀቶች ላይ በመመስረት ስምምነትን ያዘጋጁ. ዓላማው ለፍርድ ቤት እና ለፌደራል ታክስ አገልግሎት የሽፋን ደብዳቤዎች ብቻ መጠቆም አያስፈልግም.
2. በሰነዶቹ ላይ ሪፖርት ካደረጉ በኋላ, ማብራሪያዎች እና ተጨማሪ ጥያቄዎች ሊቀርቡ ይችላሉ. ነገር ግን ሁሉም የዚህ አይነት አስተያየቶች "በጉዳዩ ላይ" መሆን አለባቸው, ማለትም, የሚላኩ ሰነዶችን ብቻ ያሳስባሉ. ሌሎች የንግድ ጉዳዮችን መጥቀስ ተገቢ አይደለም.
3. አንዳንድ ጊዜ ብዙ ተቀባዮች አሉ, እና አንዳንድ ማመልከቻዎች ወደ አንዱ ብቻ መላክ አለባቸው. በእንደዚህ ዓይነት ሁኔታዎች, ለተዛማጅ ማመልከቻ ማስታወሻ ሊደረግ ይችላል, ለምሳሌ "አባሪ 3: ለ 5 ሊትር. በ 2 ቅጂዎች. ወደ ሁለተኛው አድራሻ ብቻ.
4. የመላክ እውነታን ማረጋገጥ ብቻ ሳይሆን የተወሰነ የጊዜ ገደብ ለማሟላት አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ ሁኔታዎች አሉ. ከዚህ በታች ስለዚህ ጉዳይ የበለጠ እንነጋገራለን.

የሽፋን ደብዳቤን በወቅቱ የማዘጋጀት እና የመላክ ሃላፊነት በስራ ፈጣሪው ላይ ይወድቃል, እና ሰነዶቹን የመላክ ድርጅት እራሳቸው - ለቢሮ ሥራ አገልግሎት.

የንግድ ሥነ-ምግባር

እንደ ክላሲክ የንግድ ሥራ ደብዳቤ፣ በሽፋን ደብዳቤ ላይ ሥነ-ምግባር ሊረሳ አይገባም። ሁለቱም ለተቀባዩ ይግባኝ እና ለማቅረብ ጥያቄ የተወሰኑ ድርጊቶችከሰነዶች ጋር በጨዋነት እና በትክክለኛ መልክ መልበስ አለባቸው. አንዳንድ ስራ አስፈፃሚዎች እንደ "ለደብዳቤ ምላሽ የመስጠት ቀነ-ገደብ 3 የስራ ቀናት ነው" ያሉ ሀረጎችን ይወዳሉ። እንደዛ መጻፍ የለብህም። ያስታውሱ መደበኛ ምላሽ ጊዜ ለ የንግድ ደብዳቤዎች(በደንቦች መሰረት የንግድ ሥነ-ምግባር) ከአንድ እስከ ሠላሳ ቀናት ይለያያል. እሱን ለመቀነስ ምንም መብት የለዎትም, በተለይም - ስለዚህ ኡልቲማ.

“እባክዎ ውስጥ ምላሽ ይስጡ ሶስት ቀናቶች' ፍጹም ተቀባይነት አለው. ነገር ግን ቃሉን ለመገደብ ጥሩ ምክንያቶች በሚኖሩበት ጊዜ ብቻ እና እነዚህ ምክንያቶች መጠቆም አለባቸው. የመጨረሻው ሐረግ ይህን ይመስላል፡- “እባክዎ፣ ከተቻለ በሶስት የስራ ቀናት ውስጥ ምላሽ ይስጡ፣ ምክንያቱም እስከ ኦክቶበር 10 ቀን 2015 ለፌደራል የግብር አገልግሎት ምላሽ መስጠት ስላለብን። ጨዋነት ወደ ግልግል ፍርድ ቤት (ወይም ለሌሎች የመንግስት አካላት) ሰነዶች የሽፋን ደብዳቤ ላይ ብቻ ሳይሆን ለኮንትራክተሮች እና ለሌሎች ተቀባዮች መልእክትም ያስፈልጋል ።

የሽፋን ደብዳቤዎች ማከማቻ

ከባልደረባዎ የሽፋን ደብዳቤ ደርሶዎታል, የተቀበሉትን ሰነዶች ዝርዝር በእሱ ላይ ያረጋግጡ እና ሁሉም ነገር ትክክል መሆኑን ያረጋግጡ. በቀጣይ መልእክቱ ምን ይደረግ? በአፈፃፀሙ ላይ ምልክት ያድርጉ እና በጉዳዩ ውስጥ ያስቀምጡ. ከወረቀት ጋር ግራ መጋባት እንዳይፈጠር ፊደሉን ከአባሪዎች ለይቶ ማስቀመጥ የተሻለ ነው.

ብዙ ድርጅቶች በቀላሉ "የሽፋን ደብዳቤዎች" መያዣን ይፈጥራሉ, ይህም ለእንደዚህ አይነት መልዕክቶች እንደ "ቅርጫት" ያገለግላል. ከነሱ ጋር የተጣበቀው ነገር አግባብነት የለውም. እንዲሁም የበለጠ “የሰለጠነ” አማራጭ አለ - በሽፋን ደብዳቤዎች ላይ ብዙ ፋይሎችን መፍጠር እና በመዋቅራዊ ክፍሎች ጉዳዮች ስም ውስጥ ማስቀመጥ ። እንዴት እንደሚሰራ?

• ባልደረባው የአቅርቦት ውል ይልክልዎታል (ለምሳሌ);
• ይህንን ድርጊት በ "የመላኪያ ስምምነቶች" ፋይል ውስጥ ያስቀምጣሉ;
• እና "ኮንትራቶችን ለማቅረብ የሽፋን ደብዳቤዎች" ለጉዳዩ ደብዳቤ ይላኩት.

እንዲሁም ደብዳቤው በኩባንያው ውስጥ ለማከማቸት መቆየቱ ይከሰታል, ነገር ግን አፕሊኬሽኑ ራሱ አይሰራም.

በሽፋን ደብዳቤዎች፣ ልክ እንደሌሎች ቀላል የሚመስሉ ድርጊቶች፣ ዲያቢሎስ በዝርዝሮች ውስጥ አለ። በግልጽ የተቀመጠ ግብ አለመኖር, የመተግበሪያዎች ዝርዝር የተሳሳተ ንድፍ, የተሳሳተ አያያዝ - ይህ ሁሉ በሚከተሉት ላይ ይሠራል. ከባድ ጥሰቶች. እርግጥ ነው፣ በደብዳቤው የተሳሳተ ርዕስ ማንም አይቀጣህም፣ ነገር ግን ጥቂት ጥቃቅን ጉድለቶች እንኳን ደብዳቤውን ለመረዳት አስቸጋሪ ያደርጉታል እና ለእሱ የተሳሳተ ምላሽ ሊያስከትሉ ይችላሉ። ይህ በተለይ ከግብር ወይም ከሌሎች የመንግስት ተወካዮች ጋር "የሚዛመድ" ከሆነ በጣም ያሳዝናል.

አስተላላፊ ደብዳቤ - ሁለንተናዊ ሰነድበተለያዩ መስኮች ተተግብሯል የኢኮኖሚ እንቅስቃሴኢንተርፕራይዞች. በአግባቡ የተዘጋጀ "አጃቢ" ሁሉንም ወገኖች ከብዙ ድክመቶች እና አሻሚዎች ያድናል. ለሰነዶች የሽፋን ደብዳቤ እንዴት እንደሚፃፍ?

መቼ ነው የሚፈለገው?

የድርጅት ሥራ ፣ በተለይም ትልቅ ፣ ብዙውን ጊዜ በጽሑፍ መቅረብ ያለባቸው ከተለያዩ ጉዳዮች ጋር አብሮ ይመጣል። ተቃዋሚዎች በመካከላቸው መልእክቶችን እና ማሳወቂያዎችን ይለዋወጣሉ ፣ ሰነዶች በባንክ ይፈለጋሉ ፣ ግብር ፣ የጡረታ ፈንድመፈተሽ. ደንበኞች የበለጡት አቅርቦት ለማግኘት ጥያቄ ይጽፋሉ የተለያዩ መረጃዎችእና ሰነዶች.

በእነዚህ ሁሉ ሁኔታዎች የሽፋን ደብዳቤ ሕይወት አድን እና በተመሳሳይ ጊዜ የኩባንያው ብቁ ገጽታ ይሆናል ። በጠንካራ ቅጽ የተጻፈ ፣ በጥሩ ሁኔታ የተጻፈ እና በትክክል የተተገበረ ፣ በአድራሻው ላይ ትክክለኛውን ስሜት ብቻ ሳይሆን ለላኪው በርካታ ተግባራዊ ተግባራትን ያከናውናል ።

• ለእሱ የሚጽፈውን እና ለምን እንደሆነ ለተቀባዩ ያብራሩ;
• ተያያዥ ሰነዶችን ከትርጉም ጭነት ነፃ በማድረግ የመረጃ ሚናውን ይወስዳል ፣
• የተያያዙ ሰነዶችን ዝርዝር በዝርዝር ያስተካክላል;
• ይድናል ጥሬ ገንዘብ, አላስፈላጊ ፖስታዎችን ከእቃ ዝርዝር ጋር ማስወገድ;
• የሰነድ ቁልል ሙሉ በሙሉ ስለመሰጠቱ እንደ የታመቀ ማስረጃ ሆኖ ያገለግላል።

ይህ የተለመደው "አጃቢ" ከትክክለኛው አቀራረብ ጋር ምን ያህል ጠቃሚ ሊሆን ይችላል!

ለሰነዶች የሽፋን ደብዳቤ እንዴት እንደሚፃፍ?

ለሰነዶች የሽፋን ደብዳቤ እንዴት እንደሚጻፍ ሁሉም ሰው አይያውቅም, ምንም እንኳን አስፈላጊ ቢሆንም.

"አጃቢ" ማጠናቀር በመግቢያ ሐረግ መጀመር አለበት፡ የመጪውን ጥያቄ ቁጥር ይመልከቱ ወይም የደብዳቤ ልውውጡ የሚካሄድበትን የጉዳዩን ፍሬ ነገር ይግለጹ። በሚቀጥሉት የደብዳቤው አንቀጾች ውስጥ፣ ለሰነዱ መሠረቶችን ማመላከቱ ምክንያታዊ ነው። ደንቦች, የውሉ አንቀጾች, የቁጥጥር ድርጊቶች, የቁጥጥር ባለስልጣናት መመሪያዎች እና ሌሎችም.

መግለጫው በጥያቄ፣ ፕሮፖዛል ወይም ፍላጎት ያበቃል። ጽሑፉ ከተዘጋጀ በኋላ, የተያያዙ ሰነዶች ዝርዝር በቁጥር, በርዕስ እና በዝርዝሮች እንዲሁም በተያያዙ ወረቀቶች ቁጥር ይገለጻል.

ለሰነዶቹ የሽፋን ደብዳቤ የግዴታ ዝርዝሮች

ለሰነዶች የሽፋን ደብዳቤ እንዴት እንደሚጻፍ, ከዚህ በላይ ተወያይተናል. አሁን ስለ ዲዛይኑ ትንሽ።

• የሰነዱ ራስጌ።ይህ የሚያመለክተው የኃላፊውን ወይም የሌላውን የአድራሻ ተወካይ, የድርጅቱን ስም ወይም ሙሉ የአያት ስም, የግል ስም እና የአባት ስም; ሙሉ አድራሻ እና የፖስታ ኮድ.
• የሽፋን ደብዳቤው የተጻፈበት ቀንላኪው ቢሆንስ? አካል, ከዚያም የምዝገባ ወጪ ቁጥር.
• በንግድ ደብዳቤ ደንቦች መሰረት ለአድራሻው ይግባኝ.የግልም ሆነ የድርጅት ኃላፊ፣ በስም እና በአባት ስም ያነጋግሩታል፣ ይግባኙን "ክብር" ጨምረውታል።
• የተያያዙ ሰነዶች ዝርዝር, ምክንያቱም ከስሙ እራሱ ደብዳቤው የተወሰነ ዋና መነሻን "አጅቦ" ይከተላል.
• ደብዳቤው የተፈረመው በድርጅቱ የመጀመሪያ ሰው ወይም በተፈቀደለት ተወካይ ነው, እሱም በዋና ኃላፊው እንደዚህ ያለ መብት ተሰጥቶታል. ደብዳቤው ከግል ሰው ከሆነ ላኪው ራሱ ወይም ወኪሉ በውክልና “አጃቢውን” ይፈርማል። ከፊርማው በፊት, ማረጋገጫውን "በአክብሮት" በእጅ መጨመር የተለመደ ነው.
• የደብዳቤው አስፈፃሚው የአያት ስም, የመጀመሪያ ፊደሎች እና የመገናኛ ዘዴዎች.

እነዚህ ለደብዳቤው ቅርፅ መሰረታዊ መስፈርቶች ናቸው.

ለሰነዶች የሽፋን ደብዳቤ ናሙና

በዝግጅቱ ውስጥ በጣም ጥሩ መመሪያ ለሰነዶች በተግባር የተፈተነ ናሙና የሽፋን ደብዳቤ ይሆናል. እርግጥ ነው፣ ይዘቱ በአቀናባሪው ፍላጎት ላይ በመመስረት ይለወጣል፣ ነገር ግን አጠቃላይ ዝርዝሩ ሳይለወጥ ይቆያል።

ኪትሩን አይ.ቪ.

ሴንት ቫሲሊቭስካያ ፣ 3 ፣

ኩኪኖ - 31005

ቊ ፭፻፹፪ በ04/05/2015 ዓ.ም

ውድ ኢቫን ቫሲሊቪች!

በ 04/01/2015 በተሰጠው ትዕዛዝ ቁጥር 12/389 በጣቢያ ላይ ያለ መርሐግብር የቆጣሪ ቁጥጥርን በተመለከተ, የሚከተለውን ሪፖርት እናደርጋለን.

ከፒኢ ጋር የውል ህጋዊ ግንኙነትን የሚመለከቱ ዶክመንቶች በጌዲዮን የተያዙት በ03/02/2015 በተሰጠው የመናድ ፕሮቶኮል መሰረት ነው (አንድ ቅጂ ተያይዟል) ሰነዶቹን በኩባንያው አወጋገድ አግባብ ባለው መልኩ እንልክልዎታለን። በአባሪው መሠረት የተረጋገጡ ቅጂዎች.

ማመልከቻ (ጠቅላላ ለ 6 ሉሆች)

1. በ 01/15/15 - 1 ሉህ ላይ በባንክ ምልክት ቁጥር 3 የክፍያ ትዕዛዝ ቅጂ.
2. በየካቲት 14, 2015 በባንክ ምልክት ቁጥር 6 የክፍያ ትዕዛዝ ቅጂ - 1 ሉህ.
3. በአቅርቦት ስምምነት ቁጥር 56 / ፒ በ 12/15/14 የተፃፈው የማስታረቅ ድርጊት ቅጂ - 1 ሉህ.
4. በ 02.03.15 - 3 ሉሆች ላይ ያለው የመናድ ፕሮቶኮል ቅጂ.

ጎሎክቫስቶቭ ኤፍ.ኢ.

አርቲስት: Pupko A.V.

እንዲህ ዓይነቱ "አጃቢ" በመንግስት ጥያቄ መሰረት ለብዙ ወጪ ቁሳቁሶች ተስማሚ ነው, ተቆጣጣሪ እና የህግ አስከባሪለፍላጎትዎ ተስማሚ እንዲሆን ትንሽ ማስተካከል ብቻ ያስፈልግዎታል.

ለኮንትራት ሰነዶች የሽፋን ደብዳቤ

የንግድ ስምምነቶችን በሚጨርሱበት ጊዜ, ተጓዳኞች እርስ በርስ በጂኦግራፊያዊ ርቀት ላይ ሲሆኑ እና ስምምነትን ለመፈረም ወደ ሌላ ከተማ ለመጓዝ በማይችሉበት ጊዜ አንድ ሁኔታ ይፈጠራል.

በዚህ ሁኔታ የሽፋን ደብዳቤው ንድፍ በህጋዊ መንገድ ትክክለኛ ውልን በርቀት ለመጨረስ የሚያስችልዎ የተወካዮች የግል ስብሰባ ሳይኖር እንደ ምልክት ዓይነት ይሆናል. በሽፋን ደብዳቤ በመታገዝ አንድ ተዋዋይ ወገኖች በእሱ የተፈረሙ የውል ቅጾችን ለግምት መላክ ብቻ ሳይሆን በስምምነቱ ቁሳዊ ጉዳዮች ላይ ያለውን አቋም በጽሁፍ መግለጽ ይችላል.

በተጨማሪም የሽፋን ደብዳቤው ምን እና ምን ያህል እንደተያያዘ እና ለአድራሻው እንደተላከ ለመመዝገብ ይፈቅድልዎታል. ለምሳሌ, ይዘቱ እንደሚከተለው ሊገለፅ ይችላል.

"ለአቅርቦት ሁለት የውል ቅጂዎችን እንልክልዎታለን የመረጃ አገልግሎቶችበእኛ የተፈረመ እና ማህተም የተደረገበት። ይህንን ረቂቅ ከግምት ውስጥ እናስገባለን እና ከተስማማን ከተፈረመባቸው ቅጂዎች አንዱን ወደ አድራሻችን በመመለስ ውሉን እንፈርም። አባሪ፡ ረቂቅ ውል በ 2 ቅጂዎች እያንዳንዳቸው በ6 ሉሆች ላይ።